Chương 2: Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng lẻ nhập khẩu (LCL)
2.3. Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng lẻ nhập khẩu (LCL)
2.3.2. Quy trình giao nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng (LCL) tại công ty NF
Bước 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng từ đại lý nước ngoài
Trước khi lô hàng về tới Việt Nam, North Freight sẽ được Đại lý ở nước ngoài của mình gửi thông tin về lô hàng cho bộ phận hàng nhập, thông thường sẽ gồm những thông tin sau:
- Vận đơn chính (MB/L – Master Bill of Lading) - Vận đơn phụ (HB/L – House Bill of Lading) - Hóa đơn (Invoice).
- Bản kê khai hàng hóa (Manifest).
- Các giấy tờ khác (nếu có).
Nhận giấy báo hàng đến
Khai báo E-Manifest và thông báo hàng đến cho chủ hàng
Thanh quyết toán với tài vụ Lập và phát lệnh giao hàng
hoặc giấy ủy quyền
Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu với thông tin từ hãng tàu
Sau khi nhận được thông tin về lô hàng, bộ phận hàng nhập cần đối chiếu, kiểm tra thông tin đó có chính xác hay không: Kiểm tra về thông tin người gửi hàng, người nhận hàng, mã vận đơn chính, mã vận đơn phụ, tổng số lượng trên các HB/L phải khớp với trên MB/L. Nếu xác nhận thông tin chính xác thì phải phản hồi lại cho bên Đại lý nước ngoài. Trong trường hợp nếu có phát hiện bất kỳ sự sai sót, khác biệt nào giữa vận đơn chính và vận đơn phụ hoặc thiếu chứng từ, nhân viên hàng nhập cần gửi email hoặc điện trực tiếp cho đại lý nước ngoài để kiểm tra lại, sửa vận đơn chính hoặc vận đơn phụ.
Việc này phải làm ngay sau khi nhận được chứng từ và trước khi tàu vào Đồng thời, nhân viên hàng nhập cần theo dõi, cập nhập các thông tin từ tàu và hàng từ phía hãng tàu để chủ động trong việc giao nhận hàng hóa.
Bước 3: Nhận giấy báo hàng đến
Trước khi nhận được giấy báo hàng đến (ngày, giờ, nơi cập cảng chính xác) từ hãng tàu thì đại lý giao nhận bên mình sẽ nhận được Shipping Advice từ đại lý nước ngoài. Có thể căn cứ vào đó để tạo giấy báo hàng đến trước và lưu trữ thông tin trên ứng dụng của công ty.
Trước khi tàu cập cảng 1-3 ngày, hãng tàu hoặc Đại lý giao nhận ở nước ngoài sẽ gửi Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) đến cho North Freight.
Tùy theo từng hãng tàu khác nhau thì mẫu giấy báo hàng đến sẽ khác nhau, nhưng thông thường trên giấy báo hàng đến sẽ gồm những thông tin sau: tên tàu, chuyến, số vận đơn chính, thời gian dự kiến tàu vào, khối lượng, thể tích, số kiện, cảng bốc, cảng dỡ (cảng đích), kho khai thác (đối với hàng lẻ), mã số hồ sơ khai báo E-manifest, thời hạn phải khai báo E-manifest, mức phí áp dụng với đơn hàng, những lưu ý khi đến nhận hàng…
Sau khi nhận giấy báo hàng đến, nhân viên sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin trên giấy báo hàng đến và vận đơn chính xem có sửa đổi thông tin không, nếu có sự khác biệt phải thông báo ngược lại cho hãng tàu ngay lập tức để kịp thời sửa đổi.
Trong trường hợp chỉ còn 1 ngày trước ngày mà tàu cập cảng, nhân viên cần khẩn trương liên lạc với phía Đại lý nước ngoài để nhận thông báo hàng đến, để làm căn cứ báo hàng cho khách hàng và khai báo E-manifest.
Hình 2. 1. Báo giấy báo hàng đến trên ứng dụng của công ty
Bước 4: Khai báo E-Manifest và thông báo hàng đến cho chủ hàng Sau khi nhận được giấy báo hàng từ hãng tàu và xác nhận thông tin đã chính xác, nhân viên sẽ nhập các thông tin còn thiếu vào giấy báo hàng đến (hình 2.1)
Sau khi đã hoàn thành thông tin thì sẽ xuất file excel. Khi xuất file excel, hệ thống sẽ yêu cầu mã hồ sơ (tra mã từ Arrival Note).
Truy cập vào trang web https://vnsw.gov.vn để thực hiện khai báo E- Manifest. Đây là Cổng thông tin một cửa quốc gia – một{hệ thống{thông tin{tích hợp để thực hiện thủ tục hải quan và thủ tục hành chính khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh; người và phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.
Mỗi công ty đại lý, dịch vụ hàng hải sẽ được cấp tài khoản để đăng nhập vào hệ thống. Sau khi đăng nhập, chọn vào khung Cục hải quan, đưa con trỏ đến quản lý hồ sơ cấp phép. Một loạt hàng hóa xuất/nhập khẩu, quá cảnh sẽ hiện ra.
Dựa vào tên tàu, số chuyến hoặc mã hồ sơ để tìm đơn hàng cần khai báo.
Việc khai báo E-Manifest được gia hạn, nếu trước khi hết hạn, phát hiện lỗi sai thì có thể sửa chữa rồi cập nhật. Trong trường hợp phát hiện sai sót sau khi quá hạn khai báo thì cần ngay lập tức liên hệ cục Hải quan để sửa thông tin trước khi tàu cập vào cảng.
Căn cứ vào giấy báo hàng nhận được, North Freight sẽ làm thông báo hàng đến gửi cho khách hàng. Đối với hàng nguyên Container FCL, trên giấy báo hàng đến gửi cho khách thông thường sẽ bao gồm những
nội dung sau: người nhận hàng, tên tàu, chuyến, ngày tàu cập cảng, cảng.
Bước 5: Lập và phát lệnh giao hàng hoặc giấy uỷ quyền Trong trường hợp hàng nguyên Container và hàng gom lẻ do NorthFreight khai thác thì sẽ lập lệnh giao hàng (03 bản) còn đối với hàng lẻ không do Northfreight khai thác thì lập giầy uỷ quyền (03 bản) cho chủ hàng sang hãng tàu lấy lệnh giao hàng. Trong lệnh giao hàng phải quy định rõ giao hàng cho ai, giao tại đâu, số vận đơn, trọng lượng, thể tích hàng.
Nếu là lệnh giao hàng thì người lập lệnh trực tiếp ký và đóng dấu còn giấy uỷ quyền thì trưởng phòng Đại lý vận tải ký và đóng dấu.
* Đối với hàng gom lẻ LCL do NorthFreight khai thác : Hình 2. 2. Khai báo E-Manifest thành công
Trước khi lấy được lệnh giao hàng, người nhận hàng phải xuất trình các chứng từ sau đây:
- Giấy giới thiệu của công ty
- Giấy uỷ quyền (trường hợp chủ hàng uỷ quyền nhận hàng cho công ty khác)
- House Bill of Lading
Nếu chủ hàng đệ trình HB/L có đóng dấu Surrender hoặc Telex Release thì chỉ cần 02 bản sao. Trường hợp không có dấu Surrender hoặc Telex Release thì chủ hàng buộc phải đệ trình 01 bản gốc và 01 bản sao HB/L. Nếu là B/L theo lệnh của ai thì HB/L xuất trình phải được ký hậu bởi người đó.
Khi đó bộ phận hàng nhập sẽ thu giấy giới thiệu và uỷ quyền (nếu có), giao cho người nhận 02 lệnh giao hàng, 01 bản MB/L có chữ ký và đóng dấu của NorthFreight, 01 bản HB/L (bản sao) có chữ ký và đóng dấu của NorthFreight. Đồng thời thu lại của chủ hàng 01 bản HB/L trong đó chủ hàng đã ký nhận lệnh giao hàng.
Sau đó, bộ phận hàng nhập sẽ lưu vào hồ sơ các chứng từ sau:
- Giấy giới thiệu
- Giấy uỷ quyền (nếu có) - 01 lệnh giao hàng
- 01 bản HB/L (bản gốc nếu không có dấu Surrender hoặc Telex Release) đã được khách hàng ký nhận lệnh
* Đối với hàng gom lẻ LCL không do NorthFreight khai thác
Chủ hàng cũng phải xuất trình các chứng từ tương tự như trên và sẽ được nhận Giấy Uỷ Quyền của NorthFreight để sang hãng tàu lấy lệnh giao hàng.
Sau khi giao chứng từ cho khách, North Freight sẽ giữ lại 01 bản lệnh giao hàng/ giấy ủy quyền có chữ ký xác nhận và số điện thoại của khách hàng để làm bằng chứng cho việc hoàn thành việc giao chứng từ.
Bước 6: Thanh quyết toán với tài vụ
Các chi phí phải trả trong quá trình giao nhận hàng nhập khẩu Hàng lẻ do công ty North Freight khai thác:
- Phí khai thác CFS : VND 408.000/ CBM - Phí xếp dỡ THC : VND 144.000/ CBM - Phí phụ trội CIC : VND 96.000/ CBM - Phí chứng từ : VND 720.000/ shipment - Phí đại lý : VND 720.000/ shipment - Phí khai hải quan : VND 1.000.000/ shipment - Phí giao nhận D/O : VND 110.000/ shipment
Nếu là trường hợp cước vận tải biển thu hộ cho Forwarder đầu xuất thì bộ phận hàng nhập sẽ thu theo chỉ dẫn của bên đầu xuất.
Sau đó đưa hóa đơn cho chủ hàng ký và giao liên đỏ cho chủ hàng, giữ lại liên xanh và liên trắng phục vụ công tác thống kê.
Vào ngày giữa tuần của mỗi tuần, bộ phận hàng nhập có nhiệm vụ thống kê các dịch vụ bán ra trong tuần và nộp tiền cùng với hoá đơn liên xanh cho bộ phận tài vụ. Nộp tiền xong sẽ nhận được phiếu thu có chữ ký của nhân viên tài vụ. Bộ phận hàng nhập sẽ ký xác nhận vào đó và giữ lại một bản làm bằng chứng.