Chuyên Đề tìm hiểu về quy trình xử lý hàng nhập khẩu nguyên container tại Đại lý hãng tàu hoiwa

Em đã có cơ hội được tiếpcận với môi trường làm việc chuyên nghiệp, tìm hiểu các nghiệp vụ của chi nhánh đại lý hãng tàu HOIWA tại Hải Phòng – một trong những công ty kinh doanh trong lĩ

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

KINH TẾ VẬN TẢI BIỂN

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦUTrong thời đại hiện nay, vận tải biển đóng một vai trò quan trọng trong việcthúc đẩy phát triển kinh tế thông qua mua bán, trao đổi, vận chuyển hàng hóa nội vàngoại địa

Vận tải đường biển là sự lựa chọn hàng đầu để có thể đáp ứng được sự chuyênchở hàng hóa với khối lượng lớn giữa các nước bởi những lợi ích ưu việt trong việcchuyên chở hàng hóa xuyên lục địa Nước ta có hơn 3200 km bờ biển kéo dài vànhiều vịnh tạo nên điều kiện thuận lợi cho việc thúc đẩy về ngành vận tải biển HảiPhòng là một thành phố cảng, là trung tâm Logistics quan trọng và là cửa ngõ ra vàocủa rất nhiều loại hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu của khu vực phía Bắc Cùng với sựphát triển kinh tế không ngừng, khối lượng hàng hóa vận chuyển hàng năm thông quahoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa bằng đường biển, đường thủy nội địa tăng liêntục, phục vụ các khu công nghiệp, nhà máy và các khu đô thị mới

Ngành kinh tế vận tải biển đã trang bị cho sinh viên khả năng vận dụng kiếnthức, kỹ năng quản lý nhà nước về vận tải biển, quản lý các doanh nghiệp vận tải biển

và doanh nghiệp cảng, có khả năng định hướng doanh nghiệp phát triển trong từngthời điểm, giai đoạn thích hợp

Trong thời gian một tháng thực tập chuyên ngành Kinh tế vận tải biển, dưới sựhướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình của cô Hồ Thị Thu Lan và ban giám đốc, cán bộ nhânviên của chi nhánh đại lý hãng tàu HOIWA tại Hải Phòng Em đã có cơ hội được tiếpcận với môi trường làm việc chuyên nghiệp, tìm hiểu các nghiệp vụ của chi nhánh đại

lý hãng tàu HOIWA tại Hải Phòng – một trong những công ty kinh doanh trong lĩnhvực vận tải biển, xuất nhập khẩu,… Điều đó giúp em có thêm những kinh nghiệm vàkiến thức thực tế để có cái nhìn sâu sắc hơn về chuyên ngành em đang theo học

Do thời gian thực tập có hạn cũng như thiếu kinh nghiệm thực tế nên bài báocáo của em khó tránh khỏi sai sót Em rất mong nhận được góp ý của thầy cô để bàibáo cáo hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG HOIWA AGENCIES VÀ VĂN PHÒNG TẠI HẢI PHÒNG

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của văn phòng

- Tên viết tắt: HOIWAH HAIPHONG

- Do Uỷ ban Nhân dân thành phố Hải Phòng cấp ngày 29 tháng 11 năm 2004; SởCông thương Hải Phòng cấp lại lần thứ nhất ngày 27 tháng 4 năm 2007; Điều chỉnh lần thứ hai ngày 06 tháng 1 năm 2010 và Gia hạn lần nhất ngày 3 tháng 4năm 2012 bởi Sở Công Thương Hà Nội

- Thời hạn hoạt động: từ ngày 03 tháng 04 năm 2012 đến ngày 02 tháng 04 năm 2017

- Địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện: Tầng 5, toà nhà Thuỳ Dương, 20A Lê Hồng Phong Ngô Quyền, Hải Phòng

- Điện thoại: 84 0225 8832729

1.1.2 Quá trình phát triển

- Trước năm 1996 công ty Hoiwah Agencies là một công ty vận tải biển có trụ sởchính ở Scotland có tàu và các giàn khoan hoạt động trên quy lớn Số lượng nhân viên khoảng trên 2000 người, chức năng chính của công ty khi đó là cung cấp tàu, vận tải biển trong khu vực Châu Á và khai thác giàn khoan

- Sau năm 1996 Hoiwah Agencies bán hết tàu và giàn khoan thực hiện một quyếtđịnh chiến lược tìm kiếm các hãng tàu để làm đại lý Đến năm 1997 Hoiwah Agencies đã mở văn phòng đầu tiên tại thành phố Hồ Chí Minh,Việt Nam và sau đó tiếp tục mở rộng Năm 2004, văn phòng Hoiwah Agencies Hải Phòng chính thức vào hoạt động với hoạt động chính là các dịch vụ về vận tải biển

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng

1.2.1 Chức năng

- Văn Phòng Hoiwah Agencies Hải Phòng là văn phòng chuyên cung cấp các dịch vụ

về vận tải biển các nước trong khu vực Châu Á Với hơn 150 năm làm việc trong lĩnhvực vận tải biển và là đại diện của 35 hãng tàu cho thấy Văn Phòng Hoiwah Agencies

có dễ dàng tiếp cận các doanh nghiệp và dễ tiếp cận được thị trường

Công ty có một số chức năng cụ thể như sau:

- Giúp các hãng tàu dễ tìm kiếm khách hàng mở rộng thị trường của họ ở Châu Á,giúp các hãng tàu cung cấp các loại tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng Với lợithế đại diện 35 hãng tàu Hoiwacung cấp các dịch vận tải biển vời các dịch vụ như:thuê tàu, dỡ hàng, kiểm tra hàng hóa Hỗ trợ khác hàng với hệ thống chuyển trở hànghóa một cách dễ dàng qua hệ thống toàn Châu Á

- Bên cạnh đó văn phòng cũng cấp các phương án để vận chuyển các loại máy móc,dây chuyền, giàn khoan, khó vận tải cho các công trình lớn

1.2.2 Nhiệm vụ

Thứ nhất: Với hình thức là hoạt động dịch vụ vận tải biển thì các hoạt động của văn phòng không ngừng làm phát triển tên tuổi cũng như uy tín của mình tại Việt Nam Thứ hai: Đáp ứng nhu cầu của khách hàng tận nơi, đúng lúc, đúng thời điểm.Thư ba: Tạo thu nhập cao cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong văn phòng Thứ tư: Bảo toàn và phát triển vốn

Thư năm: Tạo ra lợi nhuận cho văn phòng

Thứ sáu: Thực hiện phân phối theo lao động chăm lo không ngừng cải thịên đời sống vật chất, tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa, khoa học kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên

1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng

- Bộ máy quản lý của văn phòng tổ chức theo mô hình đa bộ phận với cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng và thực cơ chế quản lý theo chế độ một thủ trưởng

- Theo đó, trưởng văn phòng Hải Phòng là người toàn quyền quyết định mọi hoạt động của văn phòng và chịu trách nhiệm trước công ty Các nhân viên có quyền định trong việc kinh doanh của mình, tạo được sự chủ động sáng tạo của các thành viên, nhưng các kế hoạch và chính sách dài hạn phải nghiên chính tuân theo chỉ dẫn của cấp trên

Sơ đồ 1.1 Tổ chức bộ máy của Văn Phòng Hoiwah Agencies Hải Phòng

Nhân lực và đào tạo:

Phòng Marketing

TỔNG : 10 NGƯỜI

Phòng Chăm Sóc Khác Hàng

và Chứng Từ

TỔNG : 19 NGƯỜI

SIMBA LOGISTICS

TỔNG : 2 NGƯỜI

hiện các dịch vụ về vận tải biển như thuê tàu cũng như các thủ tục liên quan.

1.3.2 Chức năng , quyền hạn của văn phòng

Quản lý văn phòng

- Ch c năng :ứ

Chịu trách nhiệm về toàn bộ văn phòng Hoiwah Agencies Hải Phòng.Triển khai giám sát cụ thể các phương án hoạt động kinh doanh của Vănphòng

Điều hành, chỉ đạo và giám sát các hoạt động của nhân viên trong vănphòng

Làm tốt công tác tổ chức; nâng cao kỷ luật để văn phòng hoạt động đạthiệu quả cao

- Nhi m v :ệ ụ

Xây dưng chương trình Marketing (Martketing Plan), chính sáchMarketing (Marketing Policy) và trực tiếp tổ chức áp dụng cácchương trình chính sách này tại bộ phận Marketing

Phối hợp xây dựng biểu giá cước, chính sách cước

Quản lý chương trình bán hàng

Quản lý quan hệ khách hàng CRM (Customer RelationshipManagement)

Quản lý hệ thống thông tin về các đối thủ cạnh tranh

Lập các báo cáo về thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh.Phòng Quản Trị

Phát hành hóa đơn cước và các dịch vụ khác.

Hàng ngày thu cước, đặt cọc, phí lưu container, lưu vỏ và các loại phíkhác (phí chứng từ, phí vận đơn, phí D/O, phí vệ sinh, sửa chữaContainer…)

Trả tiền cược vỏ cho khách hàng (sau khi đã khấu trừ các khoản phíphát sinh)

Vào sổ quỹ, kiểm quỹ và lập biên bản quỹ hàng ngày

Thu thập thông tin thị trường (cơ cấu, luồng hàng, mùa vụ ).

Thu thập thông tin, xây dựng, cập nhật hệ thống quan hệ khách hàng.Sales support

- Chức năng:

Phối hợp và hỗ trợ đội ngũ Outdoor Sales trong việc bán hàng.Lập, gửi Booking Note

Thông báo cho khách hàng các loại phụ phí (nếu có)

Lấy xác nhận trả cước của người nhận hàng nếu cước trả sau.Tham gia xây dựng chương trình Marketing, chính sách Marketing.Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên

Thu thập thông tin, xây dựng, cập nhật hệ thống thông tin về các đối thủcạnh tranh.

Phòng CSD/DOCS

- Chức năng:

Lên kế hoạch cho phòng marketing

Phối hợp với các bộ phận khác giải quyết các đề nghị của khách hàngliên quan đến thời gian miễn phí ( Free time), phạt lưu bãi (Demuưage),phạt lưu container (Detention), phí bãi (Storage Charge)

Giải đáp các thắc mắc của khách hàng hoặc chuyển đến các bộ phậnliên quan

Theo dõi, đôn đốc, đảm bảo tàu chạy đúng lịch trình

Quản lý chi phí khai thác, thuê/cho thuê định hạn (nếu có)

- Nhiệm vụ:

Cập nhật, gửi lịch tàu cho khách hàng

Tham gia lập, cập nhật lịch tàu trên các tuyến

Đàm phán, theo dõi các hợp đồng thuê/cho thuê định hạn (nếu có)

Thu thập thông tin thị trường

Thu thập thông tin, xây dựng, cập nhật hệ thống quan hệ khách hàng.Phòng LOGISTICS PROJECT

1.3.3 Cơ cấu nguồn lao động

Bảng 1.1 Nhân viên đang làm việc tại văn phòng

TT Họ và tên Năm

sinh Tốt nghiệp Đại học

Kinh nghiệm công tác

1 Trịnh Minh Thúy 1976 ĐH ngoại thương 10 năm

2 Nguyễn Thị Hồng

Phương

1988 Học Viện Tài Chính

6 năm

3 An Việt Trinh 1989 Học Viện Tài Chính 7 năm

4 Tạ Thanh Bình 1985 ĐH Kinh Tế Quốc Dân 7 năm

5 Nguyễn Thị Thùy

Dương

1992 Đại Học Quốc Tế RMIT

2 năm

6 Nguyễn Thúy Hằng 1989 ĐH Kinh Tế Quốc Dân 5 năm

7 Nguyễn Vinh Quí 1988 Đại Học Quốc Gia 5 năm

8 Hồ Văn Hiết 1988 Đại Học Quốc Gia 5 năm

9 Nguyễn Văn Tùng 1988 Học Viện Tài Chính 5 năm

10 Nguyền Hồng Văn 1989 ĐH Kinh Tế Quốc Dân 6 năm

11 Nguyễn Minh

Thắng

1989 ĐH Ngoại Ngữ

5 năm

12 Trần Minh Kiên 1989 ĐH Ngoại Ngữ 6 năm

13 Vũ Đình Vui 1987 ĐH Kinh Tế Quốc Dân 8 năm

14 Đỗ Xuân Khao 1988 ĐH Bách Khoa 7 năm

15 Đoàn Duy Hưng 1989 ĐH Quốc Gia 8 năm

19 Bùi Thị Ngọc Lan 1987 ĐH Hàng Hải 8 năm

20 Nguyễn Hồng Liên 1989 ĐH Bách Khoa 7 năm

21 Đỗ Thị Thanh Lê 1990 ĐH Kinh Tế Quốc Dân 3 năm

22 Nguyễn Thùy

Dương

1991 ĐH Hàng Hải

2 năm

23 Nguyễn Thùy Trang 1992 ĐH Thương Mại 2 năm

24 Nguyễn Thị Hồng 1990 ĐH Thương Mại 1 năm

25 Hoàng Lê Huyền 1989 ĐH ngoại thương 5 năm

26 Nguyễn Ngọc Mai 1987 ĐH Thương Mại 8 năm

27 Lại Thị Thu Huyền 1988 ĐH Thương Mại 7 năm

28 Bùi Thị Lý 1989 ĐH ngoại thương 9 năm

29 Hoàng Lê Văn 1990 ĐH ngoại thương 5 năm

30 Nguyễn Thị Thùy

Dung

1987 ĐH Thương Mại

6 năm

31 Nguyễn Bích Diệp 1988 ĐH Quốc Gia 5 năm

32 Nguyễn Diệu Thu 1988 ĐH Ngoại Ngữ 7năm

33 Lê Tuấn Dương 1989 ĐH Kinh Tế Quốc Dân 8 năm

34 Lê Thị Tuyền 1988 Học Viện Tài Chính 6năm

35 Tống Thị Thu Trang 1986 ĐH Ngoại Ngữ 5 năm

36 Nguyễn Thị Minh

Nguyệt

1987 ĐH Kinh Tế Quốc Dân

5 năm

37 Nguyện Huệ Trâm 1986 ĐH Kinh Tế Quốc Dân 6 năm

38 Phạm Thi Hồng 1989 ĐH Bách Khoa 6 năm

39 Nguyễn Chí Thanh 1990 ĐH ngoại thương 2 năm

- Nhìn chung văn phòng Hoiwah Agencies Hải Phòng có đội ngũ nhân viên có trình

độ cao được đào tạo trong các trường đại học uy tín trên cả nước Bên cạch đó độingũ nhân viên tuổi đời còn rất trẻ, năng động tâm huyết với nghề

- Để văn phòng có thể hoạt động kinh doanh có hiệu quả trong thời gian tới thì trướchết phải có được tầm nhìn mới về khách hàng, về thị trường có kế hoạch tuyển dụngnhững cá nhân có năng lực Văn phòng cũng cần chú trọng đào tạo để nâng cao trình

độ của những nhân viên Cử đi học những lớp nâng cao nghiệp vụ, lớp nâng cao kĩnăng quản lý, kỹ năng đàm phán kí kết hợp đồng… nhằm đáp ứng tốt hơn các kỹnăng và kiến thức cần thiết, tạo điều kiện để người lao động thực hiện công việc củamình một cách tốt hơn

Bảng số 1.2: Cơ cấu lao động của công ty

Chi tiêu

Phòng

Quản Trị

Phòng KếToán

PhòngMarketing

PhòngCSD/DOCS

LOGISTICSPROJECT

SIMBALOGISTICSsố

ngườ

i

%

sốngười

%

sốngười

%

sốngười

%

sốngười

%

sốngười

- Cao

đẳng

-Trung

cấp

- Mức thu nhập bình quân của nhân viên trong văn phòng là 7.5 triệu đồng/tháng

- Do là công ty vận tải biển nên phòng marketing là nguồn thu chính của công ty, nêncác nhân viên của phòng kinh được nhận lương và tiền thưởng thêm theo từng hợpđồng mình ký kết chào mời được

- Về lương thưởng:

Thưởng theo hợp đồng

Thưởng theo tháng

- Bên cạnh đó văn phòng cũng có những buổi giải trí ví dụ như tổ chức sinh nhật, tổchức các ngày lễ, để nhân viên có thể hiểu nhau, giảm áp lực công việc và làm tănghiệu quả

Ngành nghề kinh doanh

- Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc

- Xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác của Hoiwah Hải Phòng

- Nghiên cứu thị trường để thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hoá, cung ứng và tiêudùng dịch vụ thương mại của Hoiwah Hải Phòng

- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký với các đối tác Việt Namhoặc liên quan đến thị trường Việt Nam của Hoiwah Hải Phòng

- Các hoạt động khác mà pháp luật Việt Nam cho phép

- Hoạt động chính của văn phòng Hoiwah Agencies Hải Phònglà lĩnh vực chạytàu trên tuyến cố định và giao nhận hàng hóa

- Văn Phòng Hải Phòng đến nay đại diện cho hơn 35hãng tàu (một số hãng lớnnhư SJJ, HASCO, …) đi khắp nơi trên thế giới Nhờ mối quan hệ này VănPhòng Hoiwah Agencies Hải Phòng có thể cung cấp cho các đối tác địa phươngnhững thông tin giá trị về tiềm năng thương mại Bên cạnh đó còn thu hút sựquan tâm của các hãng tàu đối với Việt Nam

1.4 Phương Hướng Phát Triển

1.4.1 Phương hướng phát triển của văn phòng tại Hải Phòng

- Trong “Định hướng phát triển công ty giai đoạn 2010 – 2020”, văn phòng vẫn tiếptục chiến lược mở rộng hợp tác, cùng với đa dạng hoá dịch vụ, tập trung phát triểnnguồn nhân lực, cải thiện phương tiện làm việc và hệ thống thông tin liên lạc Tiếp tục

giữ vững và phát triển các mảng dịch vụ: môi giới tàu biển, giao nhận vận tải, dịch vụcảng, kho bãi, dịch vụ logistic

1.4.2 Phương hướng để phát triển dịch vụ đại lý tàu biển

- Ngay trong định hướng chung của công ty, Hoiwah đã xếp hoạt động đại lý tàu biểnđứng lùi một bước trong thứ tự ưu tiên phát triển Điều này là phù hợp với xu thế củangành vận tải biển trong nước, với chiến lược phát triển kinh doanh độc lập Tuynhiên, đại lý tàu biển vẫn luôn được xác định là một hoạt động có tính chất then chốt,

và tất nhiên, sẽ không ngừng được quan tâm phát triển

1.4.3 Về sản phẩm và thị trường

- Mở rộng hơn nữa vai trò của đại lý trong việc cung cấp các sản phẩm vận tải và dịch

vụ vận tải đa phương thức, tiếp cận và nắm bắt thị trường, tăng cường công tácmarketing hình ảnh của Hoiwađến với các đối tác lớn trên thế giới, đồng thời, phốikết hợp để marketing cho dịch vụ đại lý đa dạng Hoiwa đang cung cấp tới các đốitượng khách hàng Không ngừng hoàn thiện các dịch vụ theo hướng chuyên môn hóacao, chú trọng hiệu quả công việc, bảo đảm chất lượng dịch vụ

1.4.4 Về công tác đầu tư

- Hoiwa chủ yếu tập trung cho vận tải biển, nhưng đồng thời cũng xác định phải tranhthủ uy tín, kinh nghiệm và các mối quan hệ sẵn có để thu hút được tối đa cầu vềchuyên chở hàng hóa đường biển trên các tuyến, các chuyến và các tàu có tên tuổi củacác hãng tàu lớn nước ngoài Bên cạnh đó, công ty tiếp tục phát triển hệ thống chinhánh, đặc biệt là đẩy mạnh việc phân cấp quản lý chặt chẽ hơn giữa các chi nhánhvới công ty

1.4.5 Về công tác đối ngoại và quan hệ khách hàng

- Hoiwa xác định sẽ tiếp tục duy trì quan hệ đại lý với các đối tác truyền thống, đồngthời, tăng cường công tác đối ngoại với các tổ chức, hiệp hôi, các đối tác… để khôngngừng nâng cao uy tín của Hoiwah, bảo đảm chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp,

cả với các hãng tàu và với khách hàng sử dụng dịch vụ đại lý tàu biển.

1.5 Thực Trạng Hoạt Động Kinh Doanh Của Văn Phòng

1.5.1 Báo kết quả kinh doanh qua một số năm

Bảng 2.1: Cơ cấu tài sản và nguồn vốn của công ty

( ĐV: nghìn đồng)Chỉ tiêu Năm

2010 Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

1 Theo nguồn vốn

Vốn chủ sở hữu 377.736 589.110 729.058 952.021 1.044.532

Nợ phải trả 687.113 845.993 974.310 1.046.999 1.168.684Tổng nguồn vốn 1.064.849 1.435.103 1.703.368 1.999.02 2.213.216

2 Theo tài sản

Tài sản cố định 253.662 304.724 365.720 438.327 525.993Tài sản lưu động 966.467 1.159.760 1.391.172 2.087.882 2.265.658Tổng tài sản 1.220.129 1.464.484 1.756.892 2.526.209 2.791.651

( Nguồn : phòng kế toán)

Bảng 2.2: Tỷ trọng của cơ cấu tài sản và nguồn vốn

(ĐV: %)Chỉ tiêu Năm

2010

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

Năm 20141.Theo nguồn vốn

Vốn chủ sở hữu 35.47 41.05 42.80 47.62 47.20