3.1. Đánh giá chung về quá trình xử lý hàng FCL của công ty
- Công việc xử lý được phân chia rõ ràng trong từng bước từ khâu nhận chứng từ nhập khẩu đến khâu cuối cùng là giao hàng tận nơi cho khách hàng.
- Mỗi bước đã quy định cụ thể trách nhiệm của các nhân viên trong từng bộ phận, cũng đã được nhân viên nắm rõ, dựa vào quy trình để áp dụng linh hoạt trong từng lô hàng cụ thể.
- Quy trình đã hệ thống hóa bộ chứng từ cần thiết để nhân viên làm thủ tục với các bên liên quan như hãng tàu, hải quan, bãi cảng.
- Mỗi bước được thực hiện chính xác, cẩn thận, tránh sai sót xảy xa có thể dẫn tới hậu quả nghiêm trọng.
- Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận chứng từ và bộ phận hiện trường giúp giải quyết công việc nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.
3.2. Những thuận lợi trong quá trình xử lý hàng FCL của công ty
- Trong quá trình thực hiện hoạt động xử lý hàng hóa mỗi nhân viên đảm nhận từng mảng từng khâu khác nhau từ đó giúp công việc được thực hiện hiệu quả và hợp lý các bộ phận có sự phối hợp chặt chẽ với nhau.
- Với lợi thế gần các khu vực cảng và kho bãi thuận tiện cho việc làm các thủ tục hải quan và lấy hàng cho khách một cách nhanh chóng.
- Ngoài ra các phần mềm hỗ trợ khai báo điện tử và phần mềm thiết lập các giấy tờ như giấy báo hàng, lệnh giao hàng giúp cho khâu phát lệnh cho khách hàng diễn ra nhanh chóng kịp tiến độ giảm các khoản phí phạt theo quy định.
- Trong khâu thực hiện thủ tục nhận hàng tại cảng diễn ra nhanh chóng hơn nhờ vào chế tài một cửa tại cảng phòng thương vụ cảng giúp cho giảm thiểu thời gian chờ để đổi lệnh.
- Công ty có bộ máy ops nhiều kinh nghiệm việc thực hiện thủ tục kiểm hóa với bên hải quan cũng như kiểm tra cont hàng diễn ra hiệu quả chính xác hơn đảm bảo được hàng hóa giữ nguyên trạng đến tay khách hàng.
- Công ty cố gắng tìm kiếm, kết giao mối quan hê • tốt với nhiều hãng tàu, giúp công ty linh đô •ng hơn trong viê •c theo dõi, sắp xếp hành trình vâ •n chuyển hàng hóa.
3.3. Những khó khăn trong quá trình xử lý hàng FCL của công ty
- Tại chi nhánh của công ty đã có kho bãi riêng nhưng đội vận tải của doanh nghiệp còn hạn chế nên làm giảm khả năng vận chuyển hàng hóa.
- Trong quá trình vận chuyển hàng hóa việc công rỗng từ đầu khách hàng trở về phần nào làm giảm năng suất hoạt động vận tải vì không có hàng chiều về.
- Trong khâu lên hóa đơn thanh toán cho khách hàng doanh nghiệp vẫn còn sử dụng hóa đơn VAT thông thường làm giảm khả năng thanh khoản và khi xảy ra sai sót thì khó thể sửa chữa.
- Tại một số hãng tàu muốn lấy được lệnh giao hàng thì công ty buộc phải cược vỏ cont phần nào làm gia tăng thêm khoản chi phí tạm thời của công ty.
3.4. Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động xử lý hàng FCL của công ty HOIWAH Agencies
Nâng cao năng lực cạnh tranh thông qua chất lượng dịch vụ
- Giảm thời gian chờ đợi đối với bộ phận chứng từ và giao nhận đồng thời mở thêm kênh tiếp thị và chăm sóc khách hàng.
- Thường xuyên tạo lập mối quan hệ thân thiết và bền vững với khách hàng. Hỗ trợ khách hàng bằng cách tư vấn nhiệt tình, cụ thể.
- Thường xuyên cung cấp dịch vụ phụ trợ cho khách hàng, có những chính sách ưu đãi về giá cả cho khách hàng lâu năm. Chú trọng vào việc giải quyết khiếu nại của khách hàng khi có sự cố, đề xuất các giải pháp có lợi cho khách hàng, không làm mất lòng tin của khách hàng.
- Mở rộng thêm quy mô và tăng số lượng nhân viên để phát triển thị trường trong và ngoài nước.
- Với các đối thủ cạnh tranh, cần phải thăm dò những điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu, chính sách của họ. Với các điểm mạnh thì công ty nên học hỏi, còn các điểm yếu thì nên rút kinh nghiệm cho riêng mình.
Đẩy mạnh phát triển bộ phận vận tải hàng hóa
- Xây dựng tuyến vận chuyển hàng hóa đủ mạnh để đáp ứng yêu cầu của công ty. Tìm kiếm giải pháp nhằm giảm thiểu việc xe không hàng ở chiều về nhằm giảm thiểu chi phí mất không và nâng cao doanh thu của doanh nghiệp.
Phát triển nhờ vào việc áp dụng khoa học công nghệ
- Doanh nghiệp cần tiếp tục cải tiến công nghệ và các phần mềm hỗ trợ trong quá trình làm thủ tục và khai báo chứng từ điện tử. Đẩy mạnh tập trung vào việc sử dụng hóa đơn điện tử thanh cho hóa đơn thông thưởng nhằm tăng tính chính xác và minh bạch trong giao dịch với khách hàng.
Tăng cường chiến lược marketing xây dựng hình ảnh của công ty
- Thường xuyên nâng cấp và cập nhật thông tin trên website của công ty vì đây là phương thức dễ nhất giúp khách hàng bước đầu tiếp cận với công ty. Không chỉ vậy, một trang web được thiết kế bắt mắt sẽ tạo được sự ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với khách hàng.