Phụ Lục: Chứng Từ Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ ph3n Cảng Vật Cách, em nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của bác trưởng phòng tổng hợp Nguyễn Quang Tiến và dưới sự hướng
Chức năng và nhiệm vụ chính của Công ty Cổ phần Cảng Vật Cách
Chức năng của cÔng (y - chen reeriey 1.2.2 Nhiệm vụ chính của công y .xsesevevvee 1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phẦh Càng Vật Cách 1.3.1 So d6bd may tổ chức của Công ty Cổ phi Càng Vật Cách 1.3.2 Giải thớch sơ đ`ệbộ mỏy tổ chức của cụng ty cà cirirrererre 1.3.3 Đánh giá sự phù hợp của sơ đ`Ồtổ chức -.- ssssscsxscrrrersrrrrey 1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật và lao động cà St ntvvrrererrererrererree
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ bốc xếp hàng hóa, bao gồm các loại hàng như xi măng, lân đạm, hàng rời như clanhke, than, quặng, muối, thiết bị, và các loại cây như sắt, thép, gỗ Đội ngũ của chúng tôi cam kết mang đến sự an toàn và hiệu quả trong quá trình bốc xếp, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
- Kinh doanh cho thuê kho, bến bãi để chứa hàng
- Đại lý vận tải và giao nhận hàng hoá
- Vận tải đa phương thức
- Kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng, xấng d'âi
- Sữa chữa cơ khí, phương tiện cơ giới thủy bộ
1.2.2 Nhiệm vụ chính của công ty
- Ký hợp đồng xếp dỡ, giao nhận bảo quản lưu kho hàng hóa với chủ hàng
Chúng tôi đảm nhận việc xếp dỡ và bảo quản hàng hóa, cũng như nhận chuyển và giao hàng cho chủ hàng và các tàu bè được ủy nhiệm vận chuyển.
Cảng đảm nhận vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt các tàu ra vào, đồng thời cung cấp các nguyên liệu cần thiết như dầu mỡ, than và củi cho tàu Ngoài ra, cảng còn thực hiện sửa chữa cho các tàu, bao gồm cả tàu nước ngoài, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và an toàn trên biển.
Xây dựng và tu bổ các công trình tại Cảng nhằm đảm bảo tàu thuyền di chuyển thuận tiện và an toàn, bao gồm việc xây dựng bến, duy tu lạch, và sửa chữa phao đèn giao thông Đồng thời, bảo quản và sửa chữa các thiết bị, phương tiện hoạt động như tàu, canô, xà lan, cầu, và các phương tiện vận chuyển bộ trong cảng cũng là nhiệm vụ quan trọng để duy trì hiệu quả hoạt động.
- Thi hành các luật pháp, đi âi lệ và các chính sách, chủ trương của Chính phủ của Bộ Giao thông và Bưu điện đối với Cảng Vật Cách.
- Giao hàng xuất khẩu cho phương tiện vận tải và nhận hàng nhập khẩu tử phương tiện vận tải nếu được ủy thác
- Kết toán việc giao nhận hàng nhập khẩu và lập các chứng từ c3 thiết tiến hành xếp dỡ vận chuyển bảo quản lưu kho hàng hóa
1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ ph Càng Vật Cách
1.3.1 Sơ đ`ồbộ máy tổ chức của Công ty Cổ ph3n Càng Vật Cách
PGD KHAI THÁI ơ PGD KỸỸ THU AT
PHÒNG KINH DOANH _ „ PHÒNG TCK _„' | PHÒNGKHKTAT _y
PHềNG ĐIỀệUHỘ _„ PHềNG TH _„ |PHềNGKHDỆT _,
Hỡnh 1.2 Sơ đ ửcơ cấu tổ chức
1.3.2 Giải thích sơ đ`ồbộ máy tổ chức của công ty
Đại hội cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm quyết định các vấn đề quan trọng theo Luật Doanh Nghiệp và điều lệ công ty Đây là nơi thông qua các chủ trương và chính sách đầu tư ngắn hạn và dài hạn, quyết định cơ cấu vốn, bầu ban quản lý và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Hội đồng quản trị là cơ quan đại diện cho Đại hội đồng cổ đông, chịu trách nhiệm quản lý công ty trong khoảng thời gian giữa hai kỳ Đại hội Hội đồng có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến lợi ích của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Đồng thời, Hội đồng cũng định hướng các chính sách phát triển và hoạch định các nghị quyết hành động phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Ban kiểm soát có vai trò quan trọng trong việc đại diện cho cổ đông, giám sát mọi hoạt động kinh doanh và quản trị của công ty Nhiệm vụ chính của ban kiểm soát là bảo vệ lợi ích hợp pháp của các cổ đông, đảm bảo rằng các quyết định và hành động của công ty đều tuân thủ quy định pháp luật và mang lại lợi ích tối đa cho các nhà đầu tư.
Giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam và Nhà Nước về tất cả hoạt động kinh doanh Ông/bà là người lãnh đạo, đảm bảo thực hiện kế hoạch, mục tiêu và chiến lược sản xuất kinh doanh, đồng thời giám sát, kiểm tra các hoạt động của công ty để đạt được hiệu quả tối ưu.
Phó giám đốc khai thác chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác xếp dỡ hàng hóa và quản lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua Cảng Vị trí này cũng liên quan đến việc thiết lập quan hệ với các đơn vị cấp trên để giải quyết các nghiệp vụ kế hoạch Ngoài ra, phó giám đốc khai thác còn là người thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với chủ hàng và chủ tàu, đồng thời giải quyết các vướng mắc trong quá trình bốc xếp và giao nhận theo quy định của hợp đồng.
Phó giám đốc kỹ thuật có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Tổng Giám Đốc về các công việc trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật Vị trí này cần nắm vững tình trạng kỹ thuật của các thiết bị xếp dỡ, đồng thời lên kế hoạch sửa chữa các thiết bị này theo quy trình xếp dỡ Ngoài ra, phó giám đốc cũng chỉ đạo việc lắp đặt hệ thống chiếu sáng, hệ thống cấp thoát nước, và thực hiện nạo vét cảng, đảm bảo tiết kiệm và an toàn kỹ thuật.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Nhiệm vụ chính của phòng là tìm kiếm nguồn nguyên liệu phục vụ sản xuất, đồng thời phát triển thị trường tiêu thụ và tìm kiếm đối tác Ngoài ra, phòng cũng chịu trách nhiệm thu thập thông tin về các đối tác mà công ty hợp tác, bao gồm các mặt hàng và giá cả liên quan.
Phòng điều độ có nhiệm vụ quản lý hoạt động ra vào cảng của tàu, với đội ngũ 8 người thực hiện việc này Họ phải bố trí các ca sản xuất một cách hợp lý để khai thác cầu tàu hiệu quả nhất, đồng thời đảm bảo lưu thông các tàu diễn ra nhanh chóng, tránh tình trạng ùn tắc.
Phòng tài chính kế toán là bộ phận thiết yếu trong mọi đơn vị, có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tình hình tài chính, đồng thời tư vấn cho giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh Phòng này cũng hỗ trợ lãnh đạo trong việc đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh trong kỳ, tư vấn sử dụng và luân chuyển vốn, cũng như thực hiện các chế độ tài chính của công ty.
Phòng hành chính quản trị có nhiệm vụ theo dõi tình hình tang giảm số lượng cán bộ công nhân viên trong công ty và thực hiện các chính sách, chế độ theo quy định của Nhà nước Phòng cũng chịu trách nhiệm giám sát tình hình làm việc, thực hiện định mức công việc của cán bộ công nhân viên, tổ chức công tác lao động và tiền lương, lập định mức lao động cho từng sản phẩm, đồng thời đào tạo và nâng cao tay nghề cho công nhân viên.
Phòng khoa học kỹ thuật-an toàn gồm gần 7 nhân viên chuyên trách giải quyết các vấn đề liên quan đến an toàn lao động Đội ngũ này xây dựng quy trình an toàn lao động và xử lý các vấn đề kỹ thuật liên quan đến việc sử dụng và vận hành máy móc trong quá trình làm việc Ngoài ra, phòng còn lên kế hoạch cho việc đầu tư trang thiết bị, công nghệ và nguyên vật liệu mới nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Nguyên tắc giao nhận . 222 + 2t 2v 2t rerrrerrerrrrrrrrrrrrrre 26
- Nguyên tắc chính của giao nhận hàng hóa tại cảng là nhận theo phương thức nào thì giao theo phương thức đó
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng được thực hiện dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác, với cảng là bên thực hiện.
Đối với hàng hóa không lưu kho bãi, chủ hàng hoặc người ủy thác giao nhận sẽ làm việc trực tiếp với người vận tải Chủ hàng thực hiện việc thanh toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thỏa thuận về cảng hoặc địa điểm xếp dỡ cùng các khoản phí liên quan.
Việc xếp dỡ hàng hóa tại cảng được thực hiện bởi chính cảng Nếu chủ hàng muốn sử dụng phương tiện riêng để thực hiện xếp dỡ, họ cần thỏa thuận với cảng và thanh toán các khoản cước phí liên quan.
- Cảng không chịu trách nhiệm v êhàng hóa đã ra khỏi cảng
Khi nhận hàng, chủ hàng cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng, bao gồm vận đơn gốc, giấy giới thiệu từ cơ quan, và lệnh giao hàng.
- Việc giao nhận tại cảng có thể là do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng có thể làm trực tiếp.
Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa tại cảng biển
Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hóa với chủ hàng bao gồm các hình thức như hợp đồng ủy thác giao nhận, hợp đồng thuê mướn xếp dỡ, vận chuyển và lưu kho.
Giao hàng xuất khẩu cho phương tiện vận tải và nhận hàng nhập khẩu từ phương tiện vận tải nếu được ủy thác
Kết toán việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết để đảm bảo quy & loi cho chủ hàng
Chủ hàng xuất nhập khẩu phải chịu trách nhiệm về những tổn thất hàng hóa do mình gây ra trong quá trình giao nhận Tuy nhiên, họ không chịu trách nhiệm đối với hàng hóa bên trong nếu dấu niêm phong và bao bì vẫn nguyên vẹn.
Ký kết các hợp đồng ủy thác giao nhận với cảng khi hàng qua cảng Tiến hành giao nhận hàng hóa khi hàng không qua cảng
Ký kết các hợp đồng bốc xếp, lưu kho, vận chuyển với cảng
Cung cấp cho cảng những thông tin v ềhàng hóa, chứng từ ca thiết để giao nhận c Nhiệm vụ của hải quan
Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện việc kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan đối với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu
Để tuân thủ các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế và phí liên quan Đồng thời, cần tiến hành các biện pháp nhằm phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý các hành vi buôn lậu, gian lận thương mại, cũng như việc vận chuyển trái phép hàng hóa và ngoại hối qua cửa khẩu Việt Nam.
Quy trình giao nhận đối với hàng nhập Hóa đơn thương mại (Commercial [nvoice) Lược khai hàng hóa (Cargo ManIf€s†) - + tr nterrerererrke Lệnh giao hàng cà sosereierees Giấy kiểm nhận hàng với tàu (Tally sheet) 011180: 189 s2 ằ e 2.5 Quy trình nhập khẩu thực tế hàng cám cọ rời tại công ty Cổ phần
Đặc điểm hàng cám cọ rời
Cám cọ là ngu ôi nhiên liệu thức ăn quan trọng là sản phẩm phụ của việc sản xuat dW co
Công dụng: Nguyên liệu bổ sung trong thức ăn chăn nuôi, thủy sản
CHÍ TIỂU TRỌNG LƯỢNG HANG
Loại hàng Số lượng hàng hóa nhập
L1 Đặc tính chất lượng: oO oad ada n Độ đạm: 14% max
Dam và béo: 20% max Độ ẩm: 12% max
O Mùi: Mùi ôi di nhẹ đặc trưng có kèm mùi khét nhẹ
1 Không nhiễm sâu mọt và côn trùng sống
O Quy cách: Hàng xá, hàng bao
O Bao quan: Noi khô ráo thoáng mát
Trong quá trình bảo quản, xếp dỡ c3 lưu ý các điểm sau:
H Khi xếp dỡ: ( đối với cám cọ bao)
L1 Không gây chấn động mạnh, xếp xa các loại hàng có mùi, có đệm lót cách ly với sàn tưởng kho, đáy, thành tàu
H Không xếp bao lộn xôn trên dây cẩu
H Không quãng vứt bao hàng từ c`Âi tàu xuống sà lan
Trong kho và kho bán lộ thiên, cần tránh ánh nắng để hạn chế hiện tượng hút ẩm Công nhân phải luôn đeo đầy đủ trang thiết bị bảo hộ lao động khi thực hiện xếp dỡ hàng hóa Ngoài ra, cần thường xuyên kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm, màu sắc và mùi vị của hàng hóa để đảm bảo chất lượng.
Phải thông gió đúng lúc kịp thời để giảm nhiệt độ, độ ẩm
Để bảo quản hiệu quả, cần đảm bảo độ khô sạch và đậy kín nắp hầm tàu, không để thông hơi Trong trường hợp cần thiết, có thể bơm một ít oxy để duy trì điều kiện bảo quản tốt nhất.
Khi bảo quản hàng hóa tại cảng, có thể sử dụng kho chuyên dụng hoặc kho tổng hợp, đảm bảo chiều cao của đống hàng và thời gian bảo quản tuân thủ đúng quy định.
Hình 2.2 Phương tiện lưu kho hàng tại cảng Vật Cách
Quy trình nhập khẩu hàng cám cọ rời thực tế tại cảng Vật Cách
a) Cảng nhận hàng từ tàu
Bước I: Giao danh mục hàng hóa nhập khẩu
Trước khi tàu cập cảng, tàu hoặc đại lý cần gửi Bản lược khai hàng hóa và sơ đồ hầm tàu cho cảng Thông tin này giúp cảng và các cơ quan chức năng như Hải quan và phòng Đi ôi độ thực hiện các thủ tục cần thiết và chuẩn bị phương tiện làm hàng.
Bước 2: Kiểm tra tình trạng h'ần tàu khi tàu cập cảng
Cảng và đại diện tàu thực hiện kiểm tra tình trạng hầm tàu Nếu phát hiện hầm tàu ẩm ướt, hàng hóa bị lộn xộn, hư hỏng hoặc mất mát, cần lập biên bản để hai bên cùng ký, bao gồm biên bản xác nhận lượng hàng vận chuyển và biên bản xác nhận hàng hư hỏng, đổ vỡ Trong trường hợp tàu từ chối ký biên bản, cần mời cơ quan giám định lập biên bản mới để tiến hành dỡ hàng.
Bước 3: Kí kết hợp đ`ng giữa Cảng và chủ hàng
Chủ hàng cần liên hệ với phòng kinh doanh để ký kết hợp đồng dịch vụ bốc xếp hàng đóng bao qua Cảng Vật Cách Trong quá trình này, các bên sẽ xác định số lượng, trọng lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, dự kiến cước phí, phương thức giao hàng và phương thức thanh toán Mẫu chứng từ số 4 sẽ được sử dụng để ghi nhận hợp đồng dịch vụ.
Bước 4: Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng
Chủ hàng và người gửi hàng cần lấy lệnh nhập kho từ cảng, sau đó thông báo cho hải quan và kho hàng để chuẩn bị bãi tập kết hàng Mẫu chứng từ sử dụng là phiếu giao hàng kèm phiếu xuất kho Tiếp theo, cảng sẽ tiến hành dỡ hàng khỏi tàu.
Quá trình dỡ hàng từ tàu hoặc cảng bằng cẩu 3n bao gồm việc xếp hàng lên phương tiện vận tải để chuyển về kho hoặc bãi Trong suốt quá trình này, đại diện tàu và cán bộ giao nhận cảng sẽ kiểm đếm, phân loại hàng hóa, kiểm tra tình trạng hàng hóa và ghi chép vào Tally sheet, theo mẫu chứng từ số 6: Phiếu kiểm đếm.
Hàng hóa sẽ được xếp lên ô tô để vận chuyển theo phiếu vận chuyển, trong đó ghi rõ số lượng, loại hàng và số B/L.
Bước 7: Kết toán hàng hóa
Lập bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) dựa trên Tally Sheet là quy trình quan trọng Cảng và tàu sẽ ký vào bản kết toán này để xác nhận số lượng hàng hóa giao nhận so với Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L Sau đó, cảng sẽ giao hàng nhập khẩu cho chủ hàng.
Trước khi giao hàng cho chủ hàng, đại diện tàu, đại diện chủ hàng và đại diện kho hàng cần cùng nhau lập biên bản và ký xác nhận để kiểm tra lại khối lượng và loại hàng hóa Đây là bước quan trọng để đảm bảo mọi thông tin chính xác trước khi tiến hành giao hàng (Mẫu chứng từ số 8: Biên bản hàng hóa)
Lầm thủ tục hải quan liên quan đến mẫu chứng từ số 9 và 10, bao gồm danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan và tờ khai hàng hóa nhập khẩu Việc chấp nhận thông báo sẵn sàng là một bước quan trọng trong quy trình này.
Bước 9: Tổ chức giao hàng cho chủ hàng
Khi nhận thông báo hàng đến, chủ hàng cần mang theo vân đơn gốc và giấy giới thiệu từ cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (Mẫu chứng tử số L1: D/O) Lệnh này sẽ được xuất trình cho cán bộ quản lý kho cùng với giấy vận chuyển hàng và phiếu ra cổng cảng (Mẫu chứng từ số 12 và 13) Sau đó, hàng sẽ được giao cho chủ hàng, trong khi đội công nhân cảng thực hiện quy trình làm hàng dưới sự giám sát chặt chẽ của hải quan Nhân viên kiểm đếm sẽ ghi nhận số lượng hàng giao vào báo cáo cuối cùng, đồng thời bên tàu cũng có nhân viên kiểm đếm để cập nhật vào Tally sheet (Mẫu chứng từ số 6: Giấy kiểm hàng với tàu Tally Report).
Bước 10: Tập hợp chứng từ để tính toán chỉ phí của Cảng
Nhân viên kho sẽ thu thập các chứng từ cần thiết để quyết toán chi phí dịch vụ của cảng, bao gồm giấy kiểm nhận hàng với tàu, giấy vận chuyển, phiếu nhập kho và phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho (gồm 4 liên) Các tài liệu này sẽ được lưu trữ tại Phòng Kế toán, Kho hàng và Phòng Kinh doanh để lập hóa đơn cho chủ hàng, trong đó một liên sẽ được gửi cho chủ hàng.
Bước 11: Xuất hóa đơn thanh toán với chủ hàng
Phòng kinh doanh của cảng phát hành hóa đơn thanh toán cước phí cho người gửi hàng Tùy thuộc vào điều khoản trong hợp đồng, chủ hàng có thể thanh toán toàn bộ hoặc một phần cước phí (Mẫu chứng từ số 14: Original B/L)
Bước 12: Chủ hàng lấy phiếu xuất kho
Để tiến hành xuất kho, bộ phận kho vận sẽ nhận hai D/O còn lại từ CHT hàng Sau đó, bộ phận này sẽ giữ lại một D/O và tạo ra hai phiếu xuất kho cho chủ hàng.
Chương 3: Y kiến, Quan điểm, Ð`êxuất cảu sinh viên
3.1 Phát hiện những tôn tại trong quy trình giao nhận
Việc lập và gửi chứng từ cho các phòng ban như Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho tốn nhiều thời gian, khi nhân viên kho hàng phải tạo 4 liên để gửi đến Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Chủ hàng và lưu trữ tại Kho hàng.
Trong quá trình nghiệp vụ, việc thiếu đồng bộ trong trao đổi thông tin giữa các bộ phận dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi tiến độ thực hiện và kiểm soát số lượng hàng hóa Điều này khiến cho việc phát hiện nguyên nhân và khắc phục sai sót trở nên phức tạp.
Thủ tục chứng từ còn rưởm rà, phải sao lưu nhi ầi lần giữa các bộ phận với nhau