a) Cảng nhận hàng từ tàu.
Bước I: Giao danh mục hàng hóa nhập khẩu.
-_ Trước khi tàu đến, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest), sơ đ`ồh ân tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác như Hải quan, phòng Đi ôi độ (đặt ở ngoài cảng), cảng vụ tiến hành các thủ tục c3n thiết và bố trí phương tiện làm hàng.
Bước 2: Kiểm tra tình trạng h'ần tàu khi tàu cập cảng.
- Cang va đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hần tàu. Nếu phát hiện thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xôn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký (Biên bản xác nhận lượng
hàng vân chuyển và biên bản xác nhận hàng hư hỏng, đổ vỡ). Nếu tàu không chịu ký vào biên bản thì mời cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng.
Bước 3: Kí kết hợp đ`ng giữa Cảng và chủ hàng
Chủ hàng liên hệ với phòng kinh doanh kí kết hợp đồng dịch vụ bốc xếp hàng đóng bao qua Cảng Vật Cách. Xác định số lượng, trọng lượng, thời gian, dự kiến cước phí, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán.
(Mẫu chứng từ số 4: Hợp đỲềng dịch vụ).
Bước 4: Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng
Chủ hàng, người gửi hàng lấy lệnh nhập kho mà cảng đã phat dng thoi thông báo cho hải quan và thông báo cho kho hàng để chuẩn bị bãi tập kết hàng. (Mẫu chứng từ số 5: Phiếu giao hàng khiêm phiếu xuất kho).
Bước 5: Cảng tiến hành dỡ hàng khỏi tàu.
Dỡ hàng bằng c 3n cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho, bãi. Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiém tra v €tinh trang hàng hoá và ghi vào Tally sheet. (Mẫu chứng từ số 6: Phiếu kiểm đếm)
Bước 6: Chuyển hàng v`êkho.
Hàng sẽ được xếp lên ô tô để vận chuyển v`êkho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L. (Mẫu chứng từ số 7: Giấy vận chuyển hàng)
Bước 7: Kết toán hàng hóa.
Lập Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trên cơ sở Tally Sheet. Cảng
va tau d&1 ký vào Bản kết toán này, xác nhận số lương thực giao so với Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) va B/L.
b) Cảng giao hàng nhập khẩu cho chủ hàng.
Bước 8: Chuẩn bị trước khi giao hàng cho chủ hàng.
Đại diện tàu, đại diện chủ hàng và đại diện kho hàng cùng làm biên bản và ký xác nhận vào biên bản hàng hóa để xác nhận lại lần cuối khối lượng và loại hàng trước khi giao hàng cho chủ hàng. ( Mẫu chứng từ số 8: Biên bản hàng hóa)
Lầm thủ tục hải quan. (Mẫu chứng từ số 9 và 10: Danh sách hàng hóa đủ đi ôi kiện qua khu vực giám sát hải quan; Tơ khai hàng hóa nhập khẩi.) Chấp nhận thông báo sẵn sàng.
Bước 9: Tổ chức giao hàng cho chủ hàng.
Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vân đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (Mẫu chứng tử số l1: D/O) để xuất trình cho cán bộ quản lý kho kèm với giấy vận chuyển hàng và phiếu ra cổng cảng để ghi rõ lại quá trình vận chuyển hàng từ kho ra tàu. (Mẫu chứng từ số 12 và 13: Giấy vận chuyển hàng, Phiếu ra cổng cảng.) Tiến hành giao hàng cho chủ hàng. Trong khi đội công nhân cảng thực hiện quá trình làm hàng, hải quan giám sát nghiêm ngặt toàn bộ quá trình. Nhân viên kiểm đếm ghi số lượng hàng giao vào mục final report, bên phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm để ghi vào Tally sheet. (Mẫu chứng từ số 6:
Giấy kiểm hàng với tàu Tally Report)
Bước 10: Tập hợp chứng từ để tính toán chỉ phí của Cảng.
- Nhân viên kho sẽ tập hợp bộ chứng từ để quyết toán chỉ phí dịch vụ của Cảng bao gân: giấy kiểm nhận hàng với tàu, giấy vận chuyển, phiếu nhập kho, phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho (g ôn 4 liên, lưu trữ tại Phòng Kế toán, Kho hàng, Phòng Kinh doanh để lên hóa đơn cho chủ hàng và l liên gửi chủ hàng).
Bước 11: Xuất hóa đơn thanh toán với chủ hàng.
- Phòng kinh doanh của cảng xuất ra hóa đơn thanh toán cước phí cho người gửi hàng. Tùy thuộc vào đi âi khoản của hợp đ`ng mà chủ hàng có thể thanh toán toàn bộ hoặc một ph`ần cước phí. (Mẫu chứng tử số 14: Original B/L)
Bước 12: Chủ hàng lấy phiếu xuất kho.
- Cht hang mang 2 ban D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một D/O và làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng.
Chương 3: Y kiến, Quan điểm, Ð`êxuất cảu sinh viên 3.1. Phát hiện những tôn tại trong quy trình giao nhận.
Tốn thời gian trong việc lập nhỉ êi chứng từ gửi đi các phòng ban và bộ phận và lưu trữ. Ví dụ: Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho, nhân viên kho hàng phải lập thành 4 liên, gửi cho Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Chủ hàng và lưu trữ tại Kho hàng.
Trong suốt quy trình nghiệp vụ, thiếu sự đồng bộ trong việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận với nhau để nắm được tiến độ thực hiện các bước và kiểm soát được số lượng hàng hóa. Nếu như có bất kì sai sót nào xảy ra trong quy trình thì rất khó tìm ra được nguyên nhân và cách khắc phục.
Thủ tục chứng từ còn rưởm rà, phải sao lưu nhi ầi lần giữa các bộ phận với nhau.
Thiếu hệ thống camera giám sát và quản lí dữ liệu v`êxe ra vào cổng cảng vì phần lớn công việc này được thực hiện bởi nhân viên bảo vệ. Người lái xe chỉ ch mang phiếu ra cổng cảng trình cho nhân viên bảo vệ ngoài cổng, nên việc kiểm tra chưa sát sao, vẫn xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa.
3.2 Ð xuất biện pháp.
Để tiến hành công việc giám sát giữa các bộ phận, Cảng có thể sử dụng hệ thống truy &n dữ liệu điện tử. Cảng c3 nối mạng nội bộ giữa các bộ phận để các máy tính ở các bộ phận có liên quan có thể lấy thông tin của nhau v`ê hàng hóa và chứng từ của hàng hóa. Tránh tình trạng các bộ phận có liên quan cùng nhập dữ liệu v`êmột chuyến hàng hoặc nếu không lại phải mất thời gian tử bộ phận này sang bộ phận kia để lấy thông tin. Cảng Vật Cách nên áp dụng một ph m`ần quản lí dữ liệu chung cho toàn Cảng. Trong thực
tế, đã có rất nhỉ `âi Cảng lớn tại Việt Nam đã áp dụng thành công tiến bộ khoa học này. Ví dụ: Cảng Đã Nẵng, Cảng Đình Vũ hiện đang sử dụng phần m ền PL-TOS của công ty Portlogics.
Phần mn này có khả năng bao quát đ% đủ các tình huống nghiệp vụ thực tế đang diễn ra ở Cảng. Bao g ôn:
Sẵn sàng giao tiếp với hãng tàu ( MSC, K-Line, APL, ZIM, Yangmin, ...) thông qua mạng EDI
Lập kế hoạch xếp dỡ tàu, tự động lựa chọn phương tiện xếp dỡ
Tính cước phí: tất cả các dữ liệu gốc và chỉ tiết phát sinh được tập hợp tự động, sẵn sàng tính toán đầy đủ cước phí theo biểu cước chỉ tiết được lập sẵn.
Dễ dàng tích hợp thông tin v`êhàng hóa và tàu qua cảng thông qua nhi lâi phân hệ khác nhau như câu tàu, kho bãi, cổng cảng. Vì vậy rút ngắn được thời gian lập và truy ân chứng từ giữa các khâu, tránh sai xót.
LOT KET
Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trưởng, các th cô đã trang bị cho em rất nhi`âi kiến thức cũng như kinh nghiệm quý giá trong ngành vận tải biển.
Với việc được thực tập thực tế tại Công ty Cổ phần Cảng Vật Cách trong thơi gian qua đã mang lại cho em rất nhi âi kiến thức bổ ích, đồng thời em đã áp dụng được lý thuyết vào trong thực tế. Sự gắn kết giữa nhà trưởng và cảng đã mang lại cho chúng em những kiến thức thực tế nhất cho chuyên ngành học và cho công việc sau này.
Với đ Štài thực tập chuyên ngành kinh tế biển " Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng rởi tại cảng Vật Cách ". Em đã được tìm hiểu tình hình hoạt động của cảng trong năm vừa qua và học tập, áp dụng được rất nhỉ `âi những kiến thức chuyên môn trong quá trình thực tập.
Với sự giúp đỡ của giảng viên hướng dẫn cô Nguyễn Thị Thanh Bình và các cô chú trong Công ty Cổ phần Cảng Vật Cách đã giúp em rất nhi `âi để em hoàn thành bài báo cáo thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh Viên
Ngô Quốc Hưng