CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀHOẠT DONG GIAO NHAN HANG HOA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Khái quát v`ềhoạt động giao nhận 1.2.4 Trách nhiệm của người giao nhận 1.2.5 Mối quan hệ của người giao nhận v
Văn hóa doanh nghiỆp LH nhh HH HH HH rời 19
Công ty Hải Khánh làm việc từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7 Một ngày làm việc 8 tiếng, sáng từ 8h sáng tới 12h trưa, chi âi từ 13h30 đến 17h30 Buổi trưa nhân viên có thể ăn trưa và nghỉ trưa tại công ty Riêng buổi sáng thứ 7 nhân viên trong công ty chủ yếu là don dep lai văn phòng và sấp xếp các giấy tờ cũng như tổng kết công việc trong tuần Trong tuần, khoảng giữa tuần và cuối tuần sẽ có các buổi họp trực tuyến qua phần mn Skype, trao d6i giữa trụ sở tại Hải Phòng với các văn phòng tại Hà Nội, Tp.HCM,, hoặc là họp báo cáo công việc với giám đốc Mọi thông tin, mọi diễn biến bất thưởng trong công việc hoặc sự kiện bất ngờ gây gián đoạn hoạt động làm việc (như văn phòng ở
Gần đây, TP.HCM đã trải qua trận ngập nặng, gây hư hỏng cho máy tính và một số thiết bị điện tử, sự việc này sẽ được báo cáo lên tổng giám đốc để các văn phòng khác có thể hỗ trợ lẫn nhau Tất cả nhân viên công ty được yêu cầu mặc đồng phục của Hải Khánh và đeo thẻ khi đến nơi làm việc; nam sẽ mặc áo sơ mi đồng phục kết hợp với quần âu, trong khi nữ sẽ kết hợp áo sơ mi với chân váy đen kiểu công sở.
Trong quá trình làm việc, công ty khuyến khích nhân viên có sự giao tiếp, trao đổi với nhau để công việc có thể đạt hiệu quả cao nhất
CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT
TẠI CÔNG TY HẢI KHÁNH
3.1 Quy trình chung v giao nhận hàng xuất tại doanh nghiệp
3.1.1 Các loại hàng xuất mà công ty thực hiện giao nhận a) Hàng xuất sale (các lô hàng xuất theo đi`âi kiện nhóm C và D trong Incoterms): Hàng xuất sale là hàng xuất do sale của Hải Khánh yêu cầi báo giá và làm hàng Cán bộ của Hải Khánh bán cước biển và các dịch vụ liên quan trực tiếp cho người xuất khẩu ở Việt Nam và thu v`êti` chênh lệch
Người gửi hàng là khách hàng của bộ phận kinh doanh, vì vậy mọi yêu cầu về báo giá, đặt chỗ và thông tin lô hàng sẽ được CUS làm việc trực tiếp với nhân viên kinh doanh Sau đó, nhân viên kinh doanh sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng để truyền đạt lại yêu cầu cho CUS Đối với hàng xuất chỉ định, bao gồm các lô hàng xuất theo điều kiện nhóm E trong Incoterms.
Hàng xuất chỉ định là hang xuất Hải Khánh tiến hành làm hàng theo chỉ định, yêu c3 của đại lý (nước ngoài hoặc trong nước)
CUS làm việc theo chỉ thị và xác nhận cuối cùng từ đại lý Bên cạnh đó CUS cũng c3 liên tục cập nhật, báo cáo tiến độ công việc cho đại lý nắm được để họ biết và báo lại cho khách hàng Đối với hàng xuất chỉ định lại tiếp tục được chia thành:
Hàng xuất đại lý chỉ định Hải Khánh sẽ được CUS Hai Khánh kiểm tra giá với các bên liên quan và thông báo giá cho đại lý Sau khi đại lý thông báo lại với khách hàng và nhận được sự xác nhận giá, đại lý sẽ thông báo cho CUS để tiến hành làm hàng theo chỉ định.
Hàng xuất từ đại lý chỉ định Hải Khánh không bị làm giá, vì đại lý trực tiếp thỏa thuận giá với hãng tàu cho hàng FCL hoặc với co-loader cho hàng LCL, kèm theo hợp đồng dịch vụ container Hải Khánh chỉ cần liên hệ với hãng tàu hoặc co-loader để lấy booking dựa trên số service containerract mà đại lý cung cấp Do Hải Khánh không can thiệp vào việc làm giá, lợi nhuận chia sẻ sẽ phụ thuộc vào đại lý.
3.1.2 Chi tiết quy trình chung giao nhận hàng xuất
Hình 3.1 Sơ đ'ôquy trình chung giao nhận hàng xuất
Ngu ân: Tác giả a) Báo giá: (áp dụng đối với hàng xuất đại lý chỉ định Hải Khánh làm giá và hàng tử sale của Hải Khánh)
H_ Đại lý/Sale Hải Khánh tiếp nhận yêu c3 hỏi giá từ khách hàng sau đó gửi email, chuyển cho CUS Hải Khánh yêu cầi báo giá
O CUS Hai Khanh check gid tr cdc Sale cla vendor (hang tau, forwarder va các dịch vụ khác) Tổng hợp các báo giá đã nhận, xem giá của bên nào tốt, phương án nào tối ưu và báo giá cho đại lý kèm theo lịch tàu (xác định rõ giá mua là NET - bằng giá cước mà hãng tàu báo) đ ng thời thông báo với đại lý lợi nhuận được chia sẻ thêm cho phía Hải Khánh
Hình 3.2 Các bên liên quan trong bước báo giá
Để lấy booking, cần liên hệ với hãng tàu và thực hiện theo giá đã thỏa thuận hoặc theo S/C đối với hàng chỉ định, trong đó Hải Khánh không tham gia vào việc định giá.
Khi đại lý hoặc nhân viên bán hàng xác nhận rằng khách hàng đồng ý với báo giá, họ sẽ cung cấp thông tin shipper để CUS Hải Khánh liên hệ Shipper sẽ xác định lịch tàu đi hoặc thông tin lô hàng đối với hàng sale, cập nhật tình trạng hàng hóa và thời gian dự kiến xuất hàng Để lấy booking, CUS Hải Khánh cần gửi email cho sale hoặc khách hàng của hãng tàu.
Sau khi nhận booking, CUS sẽ gửi thông tin cho đại lý, nhân viên bán hàng hoặc khách hàng để tiến hành xử lý hàng hóa Trong suốt quá trình này, CUS sẽ liên tục cập nhật và trao đổi với đại lý về các vấn đề phát sinh như lịch tàu thay đổi hoặc các khoản phí phát sinh Cuối cùng, CUS sẽ gửi xác nhận booking cho người gửi hàng để họ thực hiện đóng hàng Nếu người gửi hàng có bất kỳ thay đổi nào về số kiện hoặc trọng lượng hàng hóa, họ sẽ yêu cầu Hải Khánh cập nhật thông tin và nhận booking mới từ hãng tàu.
Sau khi nhận được booking và xác nhận từ agent, sale hoặc khách hàng, CUS sẽ lập phương án kinh doanh bao gồm doanh thu, chi phí và lợi nhuận dự kiến, đồng thời đề xuất tạm ứng với deadline trước ETD để gửi cho kế toán trình lãnh đạo duyệt Phương án này sẽ được CEO công ty xem xét; nếu lợi nhuận không đạt yêu cầu, CEO sẽ yêu cầu CUS thương thảo lại giá với các bên liên quan.
23 đ) Làm chứng từ HBL/MBL:
Sau khi CUS Hải Khánh gửi booking cho khách hàng, họ sẽ lấy container rỗng từ hãng tàu dựa trên booking để đóng hàng Đối với hàng LCL, họ sẽ mang hàng đến kho CFS để tiến hành đóng hàng.
Cơ sở làm chứng từ bao gồm SI và VGM do khách hàng cung cấp và booking Đối với HBL, CUS Hải Khánh sử dụng SI của người gửi hàng, có thể kèm theo Packing List, để tiến hành làm HBL trên phần mềm SMS của công ty Sau khi hoàn tất, HBL sẽ được gửi lại cho người gửi hàng để kiểm tra và xác nhận thông tin cũng như loại BL sẽ lấy Đối với MBL, CUS Hải Khánh sẽ dựa trên HBL để tạo SI của Hải Khánh, kèm theo VGM, gửi cho hãng tàu nhằm lấy MBL Việc khai báo VGM và gửi SI cần phải thực hiện trước thời gian cut-off của hãng tàu, nếu không hàng sẽ không được lên tàu.
Khai báo VGM (người gửi hàng hoặc CUS Hải Khánh khai tùy theo điều kiện thương mại hoặc thỏa thuận) là việc thông báo toàn bộ trọng lượng hàng hóa trước khi xếp lên tàu, thực hiện qua website của hãng tàu hoặc email Theo quy định mới của SOLAS, có hai cách xác định VGM Cách 1: Sau khi hoàn tất việc đóng hàng và niêm phong container, khách hàng có thể cân container tại trạm cân của mình hoặc tại một trạm cân thứ ba đạt tiêu chuẩn chính xác và được cấp phép theo quy định Việt Nam Khách hàng và trạm cân cần ký và đóng dấu xác nhận trọng lượng, chịu trách nhiệm về việc khai báo trọng lượng đó.
TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHÂN HÀNG XUẤT TẠI CÔNG TY HẢI KHÁNH is ch HH nh HH ng HH HH gè 21
Quy trình giao nhận một lô hàng xuất FCL thực tế tại doanh nghiệp
3.2.1 Thông tin lô hàng a) Các bên liên quan, cảng xếp, cảng dỡ :
Người gửi hàng là Công ty TNHH Dorco Vina, có trụ sở chính tại Hàn Quốc và nhà máy tại Hưng Yên, Việt Nam Đại lý xuất khẩu của người gửi hàng là Công ty CP Giao nhận và Vận tải Quốc tế Hải Khánh.
Người nhận hàng là Công ty SHAAN tại Guatemala, Trung Mỹ, với đại lý nhập khẩu là Công ty Yicheng Logistics.
Hãng tàu vận chuyển (Carrier): Wan Hai — Tên tàu (Vessel): Wan Hai 162 - Số chuyến (Voy No): N419
Hình thức vận chuyển: FCL, CY/CY
Di @ kién giao hang: FOB
Cảng nhận và xép hang (Port of loading): cang Hai Phong, Viét Nam
Chuyển tải tại cảng Kaohsiung, Đài Loan - Trung Quốc với ETA: 3/8/2020 Cảng dỡ hang (Port of discharging): cang Puerto Quetzal, Guatemala
Số MBL/số Booking: 040AA05707
Cước biển (freight): trả sau tại điểm đích (CC/Destination) b) Mô tả hàng hóa:
Hàng hóa của công ty TNHH Dorco Vina bao gồm dao cao và lưỡi dao, được đóng gói trong 591 thùng carton và xếp đầy trong một container khô tiêu chuẩn 20’ (FCL) Tổng trọng lượng hàng hóa đạt 5521 KGS.
3.2.2 Các bước công việc trong quy trình a) Báo giá và lịch tàu:
Theo phụ lục 1 trong email trao đổi giữa đại lý Yicheng Logistics và bộ phận hàng xuất của công ty Hải Khánh, lô hàng này được chỉ định bởi đại lý và Hải Khánh không thực hiện việc điều chỉnh giá Điều này được xác nhận bởi việc đại lý đã có hợp đồng dịch vụ container là GTGUA 01.
Công việc của bộ phận xuất hàng CUS là liên hệ với công ty TNHH Dorco Vina để xác nhận tình trạng hàng hóa tại nhà máy, đồng thời kiểm tra lịch trình tàu của hãng Wan Hai để đảm bảo việc vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
Sau khi đại lý xác nhận đồng ý với lịch trình, CUS Hải Khánh sẽ tiến hành lấy Booking Confirmation từ hãng tàu Wan Hai Trong Booking Confirmation này, ngoài các thông tin về lịch trình, tên tàu, số chuyến, và số booking đã được đề cập, CUS Hải Khánh cũng cần lưu ý một số thông tin quan trọng khác để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.
O Deadline ctia viéc submit SI va VGM (SI cut off time, VGM cut off time): 12h ngay 31/7/2020
O Thoi gian ct mang (Close Date): 15h ngày 31/7/2020
O Lấy container rỗng tại bãi STTC Đình Vũ - cảng Đình Vũ
Container hàng được bốc lên tàu tại bến cảng Tân Vũ Để đảm bảo hiệu quả kinh doanh, bộ phận hàng xuất cần gửi đề xuất phương án kinh doanh, bao gồm các thông tin chi tiết về lô hàng đã nêu trước đó.
Chi phí dự kiến cho dịch vụ vận chuyển của hãng tàu Wan Hai tại Việt Nam bao gồm các khoản phí như sau: phí THC là 128/76 USD/container 20, phí chì là 9,01 USD/container 20, và phí chứng từ là 38,63 USD/bộ Tuy nhiên, sau khi xác nhận cuối cùng, các khoản phí đã được điều chỉnh: phí THC còn 122/62 USD/container 20, phí chì giảm xuống 8,58 USD/container 20, và phí chứng từ còn 36,79 USD/bộ.
=> Xác nhận tổng chi phí là 168 USD (chưa bao g ân VAT)
Doanh thu và lợi nhuận dự kiến của đại lý Yicheng Logistics được xác định thông qua các khoản phí cụ thể Đối với lợi nhuận từ cước biển, đại lý chỉ thu được 35 USD từ các đại lý, trong khi đó, họ đã làm việc trực tiếp với các hãng tàu để xác định mức phí này Ngoài ra, đại lý cũng thu phí địa phương từ các shipper, bao gồm phí THC (135 USD/container 20”), phí chì (10 USD/container 20”), phí chứng từ (40 USD/bộ) và phí làm hàng (30 USD/lô hàng), tổng doanh thu dự kiến là 215 USD.
=> Xác nhận tổng lợi nhuận = 215 - 168 - 35 = 82 USD d) Làm chứng từ HBL/MBL:
Trong trường hợp này, shipper cần gửi Packing list (phụ lục 4) cho CUS Hải Khánh để thực hiện việc submit SI lên hệ thống website của hãng tàu Wan Hai Đồng thời, cần kèm theo VGM đã được người gửi hàng xác nhận (phụ lục 5), trong đó người gửi hàng tự thực hiện cân và xác nhận trọng lượng theo cách 2 đã trình bày trước đó.
Phía Hải Khánh sẽ thực hiện HBL (phụ lục 6) và nhận MBL từ hãng tàu sau khi hoàn tất việc khai báo và nộp thông tin (phụ lục 7) Cuối cùng, tài liệu sẽ được gửi cho người gửi hàng sau khi các khoản thanh toán giữa các bên được hoàn tất Đề xuất duyệt Debit note (giấy ghi nợ) sẽ được gửi cho các bên yêu cầu thanh toán, bao gồm Debit note cho khách hàng (người gửi hàng) (phụ lục 8).
Vào ngày 31/7/2020, một debit note đã được gửi đến người gửi hàng với tỷ giá 23.280 VND/USD theo số HBL HKHPHPRQO720-13, yêu cầu thanh toán phí local charge tổng cộng 5.505.720 đồng (tương đương 236,5 USD, đã bao gồm VAT 10%) Đồng thời, có hóa đơn xác nhận thanh toán từ người gửi hàng (phụ lục 9) và debit note cho đại lý (phụ lục 10).
Vào ngày 3/8/2020, Yicheng Logistics đã phát hành một debit note với tỷ giá 23.270 VND/USD, yêu cầu xác nhận trong vòng 48 giờ và thanh toán số tiền 35 USD trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ETD.
? Thanh toán cho hãng tàu để lấy bộ chứng từ gốc cho đại lý:
Sau khi nhận được Debit note từ hãng tàu Wan Hai yêu cầu thanh toán phí local charge với số tiền 4.100.000 đồng (đã bao gồm VAT 10%), bộ phận kế toán sẽ xin ý kiến lãnh đạo để tiến hành xuất tiền thanh toán theo số MBL 040AA05797.
Cuối cùng bộ phận kế toán hạch toán lại toàn bộ các khoản tin thu chỉ (phụ lục 12) ứ) Theo dừi, cập nhật thụng tin lụ hàng (tracking):
Với số container và bill đã cung cấp, Hải Khánh cùng đại lý Yicheng Logistics và các bên liên quan có thể dễ dàng theo dõi vị trí và tình trạng hàng hóa trên website của hãng tàu Wan Hai Dù mọi người có thể kiểm tra thông tin, CUS Hải Khánh vẫn nên tự kiểm tra thường xuyên và cập nhật cho đại lý về bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình vận chuyển Hành động này không chỉ tạo dựng sự tín nhiệm mà còn thể hiện cam kết phục vụ khách hàng, từ đó mở ra nhiều cơ hội hợp tác trong tương lai.
Phụ lục 1 là email trao đổi giữa đại lý hai phía nên các th% cô đọc từ dưới lên trên theo dấu thời gian
Kiến nghị nh HH TH TH TH TH TH ky 31
Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô bộ môn Logistics đã tạo điều kiện và hướng dẫn chi tiết cho em cùng các bạn sinh viên lớp LỌC trong quá trình thực tập chuyên ngành In Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn tới cô Nguyễn Thị Nha Trang, giảng viên trực tiếp hướng dẫn, đã theo sát quá trình thực tập của em và cả nhóm, tổ chức các buổi online để chúng em có thể kịp thời sửa chữa bài báo cáo Em mong rằng quý thầy cô sẽ tiếp tục tạo điều kiện thuận lợi để chúng em hoàn thành tốt đợt thực tập này và chuẩn bị cho kỳ học mới trước khi đến kỳ thực tập tốt nghiệp.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới công ty Hải Khánh, nơi em thực tập Em đặc biệt cảm ơn bác Trần Anh Dũng và toàn thể nhân viên đã hỗ trợ em trong suốt quá trình thực tập Đặc biệt, em xin cảm ơn chị Lê Thị Thơm, Trưởng phòng kinh doanh và chăm sóc khách hàng, người đã hướng dẫn và giúp em giải quyết những thắc mắc trong quy trình công việc Mặc dù đợt thực tập chuyên ngành đã kết thúc, em vẫn mong muốn được tiếp tục thực tập tại công ty để phục vụ cho đợt thực tập tốt nghiệp và hy vọng có thể trở thành nhân viên chính thức trong tương lai Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn.
1 Bộ Tư pháp, Luật Thương mại, 2005
2 FIATA, FIATA Model Rules for Freight Forwarding Services (Quy tắc mẫu của FIATA v dịch vụ giao nhận), 2019
3 Công ty CP Giao nhận và Vận tải Quốc tế Hải Khanh, HFJ Profile, 2019
PHỤ LỤC I1 MAIL CHỈ ĐỊNH LAM HANG CUA DAI LY YICHENG LOGISTICS GỬI CÔNG TY HẢI KHÁNH
PHỤ LỤC 2 BOOKING CONFIRMATION CỦA HÃNG TÀU WAN HAI
PHỤ LỤC 3 ĐỀ XUẤT VÀ XÁC NHÂN PHƯƠNG ÁN KINH DOANH
PHỤ LỤC 4 PAKING LIST ĐỂ TIẾN HÀNH SUBMIT SI
LỤC 5 VGM CỦA NGƯỜI GỬI HÀNG
PHỤ LỤC 8 DEBIT NOTE YÊU CẦU NGƯỜI GỬI HÀNG
PHU LUC 9 HOA DON XÁC NHẬN THANH TOÁN CỦA SHIPPER
PHỤ LỤC 10 DEBIT NOTE GỬI ĐẠI LÝ YICHENG LOGISTICS YÊU CẦU THANH TOÁN KHOẢN LỢI NHUẬN
PHU LUC 11 DEBIT NOTE CUA HANG TAU WAN HAI YEU CAU HAI KHANH THANH TOAN LOCAL CHARGE