a) Các bên liên quan, cảng xếp, cảng dỡ... :
Người gửi hàng (Shipper): Công ty TNHH Dorco Vina (có địa chỉ trụ sở ở Hàn Quốc, địa chỉ công ty và nhà máy ở Việt Nam nằm tại Hưng Yên).
Đại lý của người gửi hàng phía xuất: Công ty CP Giao nhận và Vận tải Quốc tế Hải Khánh.
Người nhận hàng (Consignee): Công ty SHAAN tại nước cộng hòa Guatemala (nằm ở Trung Mỹ).
Đại lý của người nhận hàng phía nhập (đại lý trực tiếp làm việc với Hải Khánh):
Công ty Yicheng Logistics tai Guatemala.
Hãng tàu vận chuyển (Carrier): Wan Hai — Tên tàu (Vessel): Wan Hai 162 - Số chuyến (Voy. No): N419
Hình thức vận chuyển: FCL, CY/CY.
Di @ kién giao hang: FOB.
ETD: 1/8/2020 — ETA: 5/9/2020 — Laycan time: 31/7/2020 Cảng nhận và xép hang (Port of loading): cang Hai Phong, Viét Nam.
Chuyển tải tại cảng Kaohsiung, Đài Loan - Trung Quốc với ETA: 3/8/2020.
Cảng dỡ hang (Port of discharging): cang Puerto Quetzal, Guatemala.
Số HBL: HKHPHPRQỉ0720-13.
Số MBL/số Booking: 040AA05707.
Cước biển (freight): trả sau tại điểm đích (CC/Destination).
b) Mô tả hàng hóa:
Hàng hóa là Dao cao và lưỡi dao (Razor and Blade) của công ty TNHH Dorco Vina, đóng vào 591 thùng carton, xếp đầ% vào một containerainer khô tiêu chuẩn 20’ (FCL).
Tổng trọng lượng (Gross weight): 5521 KGS Do luong (Measurement): 16,874 CBM
27
® Số containerainer: WHLU0239090
@ S& chi (seal): WHLL38863 1 3.2.2 Các bước công việc trong quy trình
a) Báo giá và lịch tàu:
Theo phụ lục 1 - mail trao đổi giữa đại lý Yicheng Logistics và CUS bộ phận hàng xuất của công ty Hải Khánh, có thể thấy lô hàng này là lô hàng đại lý chỉ định Hải Khánh không làm giá do đại lý đã có số containerract service (hợp đồng dịch vụ) là GTGUA 01 10625068 với hãng tau Wan Hai. Do đó công việc của CUS bộ phận hàng xuất lúc này là liên hệ với người gửi hàng là công ty TNHH Dorco Vina xem hàng hóa ở nhà máy của họ đã sẵn sàng hay chưa, cũng như check lịch tàu chạy phù hợp của hãng tàu Wan Hai.
b) Lấy Booking:
Sau khi đại lý xác nhân đồng ý v lịch trình, CUS Hai Khánh tiến hành lấy Booking Confirmation tv hang tau Wan Hai (phụ lục 2). Ngoài các thông tin v lich trình, tên tau, số chuyến, số book„.. đã trình bày ở trên còn một số các thông tin trên Booking confirmation mà CUS Hải Khánh c ân lưu ý với shipper như:
O Deadline ctia viéc submit SI va VGM (SI cut off time, VGM cut off time): 12h ngay 31/7/2020.
O Thoi gian ct mang (Close Date): 15h ngày 31/7/2020.
O Lấy container rỗng tại bãi STTC Đình Vũ - cảng Đình Vũ.
O Ha container hang để bốc lên tàu tại bến cảng Tân Vũ.
c) Đề xuất và xác nhận phương án kinh doanh (phụ lục 3): CUS bộ phận hàng xuất
gửi đềxuất phương án kinh doanh ngoài những thông tin v*lô hàng đã nêu ở phía trên còn bao g ‘Gn:
Chi phí dự kiến: phí địa phương tại Việt Nam (local charge) hãng tàu Wan Hai thu Hải Khánh gầm: phí THC = 128/76 USD/container 20; phí chì = 9,01 USD/container 20”; phí chứng từ = 38,63 USD/bộ. Tuy nhiên ở xác nhận cuối cùng các chỉ phí trên đã có sự thay đổi đó là phí THC = 122/62 USD/container 20”; phí chì = 8,58 USD/container 20”; phí chứng từ = 36/79 USD/bộ.
=> Xác nhận tổng chi phí là 168 USD (chưa bao g ân VAT).
28
Doanh thu, lợi nhuận dự kiến và đó xỏc nhận ứ ụn:
®_ Lợi nhuận v cước biển chỉ thu từ đại lý là 35 USD, còn đối với hãng tàu thì đại lý Yicheng Logistics đã làm việc với họ.
e_ Thu lại phí địa phương từ shipper: phí THC = 135 USD/container 20°; phí chì = 10 USD/container 20”; phí chứng từ = 40 USD/bộ; phí làm hàng = 30 USD/lô hàng => xác nhận tổng doanh thu = 215 USD.
=> Xác nhận tổng lợi nhuận = 215 - 168 - 35 = 82 USD.
d) Làm chứng từ HBL/MBL:
Trong trưởng hợp này, shipper gửi Packing list (phụ lục 4) để CUS Hải Khánh submit SI lên hệ thống website của hãng tàu Wan Hai kèm VGM mà phía người gửi hàng đã xác nhận (phụ lục 5) (người gửi hàng tự thực hiện cân và xác nhận trọng lượng theo cách 2 v`ềxác định trọng lượng hàng hóa đã trình bày phía trên).
Phía Hải Khánh sẽ làm HBL (phụ lục 6) và nhận MBL từ hãng tàu (sau khi đã hoàn thiện việc khai và submit các thông tin) (phụ lục 7). Cuối cùng gửi cho người gửi hàng sau khi các khoản thanh toán giữa các bên hoàn thành.
e) Ðềxuất duyệt Debit nofe (giấy ghi nợ) và sửi cho các bên yêu c`âi thanh toán:
e Debit note cho khách hàng (người gửi hàng) (phụ lục 8):
Debit note gửi cho người gửi hàng ngày 31/7/2020 với tỷ giá 23.280 VND/USD theo số HBL HKHPHPRQO720- 13 yêu c`ầi thanh toán phí local charge với tổng số ti n là 5.505.720 đồng (tương đương 236,5 USD) (đã bao gân VAT 10%) và có hóa đơn xác nhận thanh toán của người gửi hàng (phụ lục 9).
e Debit note cho dai ly (phu luc 10):
Debit note giti cho dai ly Yicheng Logistics ngay 3/8/2020 voi tỷ giá 23.270 VND/USD yêu cầi họ xác nhận trong vòng 48h và thanh toán với số tin 35 USD trong thời hạn 30 ngày kể từ ETD.
? Thanh toán cho hãng tàu để lấy bộ chứng từ gốc cho đại lý:
Sau khi nhận được Debit note của hãng tàu Wan Hai (phụ lục 11) yêu cầi thanh toán phí local charge với số tỉ ồn 4.1 10.000 đ ông (đã bao g 'ân VAT 10%), bên kế toán sẽ xin ý kiến của lãnh đạo để có thể xuất tiền thanh toán số ti trên theo số MBL là 040AA05797.
29
Cuối cùng bộ phận kế toán hạch toán lại toàn bộ các khoản tin thu chỉ (phụ lục 12).
ứ) Theo dừi, cập nhật thụng tin lụ hàng (tracking):
Với số container, số bill đã có ở trên, phía Hải Khánh, phía đại lý Yicheng Logistics cũng như người gửi hàng và người nhận hàng hoàn toàn có thể kiểm tra trên website của hãng tàu Wan Hai xem container hàng của mình đang ở đâu, chuyển tải sang tàu nào hay có vấn đề gì phát sinh trên chặng vận chuyển. Mặc dù các bên đề có thể check nhưng CUS Hai Khanh vẫn nên tự kiểm tra trước, liên tục cập nhật và báo lại cho đại lý v`&mọi vấn đề Đi âi này vừa tạo sự tín nhiệm, vừa thể hiện sự tận tâm phục vụ khách hàng của công ty để có thể mở ra nhỉ i cơ hội hợp tác hơn trong tương lai.
*Ghi chú:
Phụ lục 1 là email trao đổi giữa đại lý hai phía nên các th% cô đọc từ dưới lên trên theo dấu thời gian.
Phụ lục 3 cũng là email trao đổi tương tự phụ lục 1 do đó mục 5.2 và 5.3 của Xác nhận đề xuất phương án kinh doanh nằm ở đầi của trang Ð xuất phương án kinh doanh.
Kính mong các thầy cô có thể thông cảm cho em v sự bất tiện này. Em xin chân thành cảm ơn.
30
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận
Kết thúc 4 tuần Thực tập chuyên ngành, bản thân em đã học được rất nhí Yêu đi ồn, đặc biệt là những kiến thức thực tế mà trên giảng đường em không được giảng dạy. Nếu như ở đợt thực tập cơ sở ngành năm 2019 vừa r ủ, em mới chỉ được cung cấp cỏi nhỡn tổng quan v`ềngành nghề v` các loại hình doanh nghiệp tham gia vào hoạt động logistics và chuỗi cung ứng nói chưng thì ở đợt thực tập In này, em đã có cơ hội được trực tiếp quan sát, thực hiện một vài hoạt động nhỏ trong quy trình giao nhận, tại một công ty cụ thể là Hải Khánh như công việc đi lấy lệnh, lấy booking hay báo giá. Không chỉ được đào tạo về nghiệp vụ và các bước công việc trong quy trình, bản thân em còn được các cô chú, anh chị trong công ty chỉ dạy những kỹ năng m`ãn như soạn mail, gửi và trả lởi mail từ đại lý, cách trao đổi, giao tiếp với những người là đối tác của công ty hay với khách hàng,.... Và quý báu hơn cả là em đã được làm quen với môi trường làm việc ngoài môi trường giảng đường, thử là một nhân viên của công ty làm việc một ngày 8 tiếng từ sáng tới tối. Dù chưa quen với môi trường làm việc hay đôi khi trong quá trình thực tập phát sinh một số các vấn đề mắc lỗi,.. nhưng em vẫn luôn cố gắng để cải thiện mình và hoàn thành tốt được đợt thực tập lân này.