Thực hàng quản trị mua hàng phân tích và Đánh giá quy trình mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Điện tử klaio việt nam
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung
Đề tài này nhằm tối ưu hóa quy trình mua hàng tại doanh nghiệp TMĐTKLAIOViệt Nam bằng cách phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến và phát triển hiệu quả hơn.
Mục tiêu cụ thể
Từ mục tiêu chung, đề tài đã thực hiện những mục tiêu cụ thể sau:
Phân tích quy trình mua hàng tại Công ty giúp xác định những ưu điểm và khuyết điểm hiện có Việc đánh giá này không chỉ mang lại cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động mà còn chỉ ra những điểm cần cải thiện Để nâng cao quy trình mua hàng, cần đề xuất một số giải pháp cụ thể và kiến nghị thực tiễn, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua sắm.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phân tích và tổng hợp là quá trình thu thập, phân tích và tổng hợp thông tin dựa trên dữ liệu thu được từ công ty Mục đích của phương pháp này là để hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động và đưa ra những quyết định chiến lược phù hợp.
2 việc nghiên cứu định lượng là đưa ra các kết luận thông qua việc sử dụng các phương pháp thống kê để xử lý dữ liệu và số liệu.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Dễ dàng thu thập dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình xử lý, phân tích và đánh giá.
Phương pháp so sánh và đối chiếu là quá trình phân tích và đánh giá nội dung dựa trên các tiêu chuẩn, chuẩn mực và kinh nghiệm thực tế Phương pháp này giúp xác định tính chính xác của nội dung phân tích thông qua việc đối chiếu với các yếu tố đã được thiết lập.
Ý nghĩa đề tài
Ý nghĩa thực tiễn
Bài viết đã phân tích và đánh giá quy trình mua hàng tại doanh nghiệp TMĐTKLAIO Việt Nam, từ đó đưa ra định hướng và giải pháp cải thiện hoạt động thu mua Những đề xuất này nhằm chuyên nghiệp hóa quy trình trong doanh nghiệp, đồng thời cung cấp ý tưởng đổi mới, nâng cao hiệu quả mua hàng, góp phần thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng của doanh nghiệp.
Ý nghĩa khoa học
Đề tài này giúp củng cố quy trình mua hàng, mang lại cái nhìn tổng quan về các khâu ảnh hưởng đến doanh nghiệp Từ đó, các nhà quản trị có thể xây dựng các chính sách tối ưu nhằm đáp ứng nhu cầu hiệu quả và giảm thiểu thời gian cũng như chi phí Ngoài ra, nghiên cứu này còn là nền tảng cho các nghiên cứu tiếp theo liên quan đến quy trình mua hàng.
Bố cục của bài báo cáo
Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài tiểu luận gồm 3 chương, cụ thể:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết
Chương 2: Phân tích và đánh giá quy trình thu mua tại doanh nghiệp thương mại điện tửKLAIOViệt Nam
Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái niệm mua hàng
Mua hàng là hoạt động thiết yếu đầu tiên để cung cấp nguồn hàng cho doanh nghiệp thương mại Nguồn hàng cần phải đầy đủ, kịp thời, đồng bộ và đúng quy cách, phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng cũng như kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp (Trần Bảo Trọng, 2019)
Mua hàng là quá trình trao đổi giữa người mua và người bán, liên quan đến việc thanh toán giá trị hàng hóa Đây là bước đầu tiên trong chuỗi lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp, chuyển đổi vốn từ tiền tệ sang hàng hóa (Đồng Thị Thanh Phương, 2018).
Mua hàng là quá trình mà doanh nghiệp tiến hành sau khi nghiên cứu và thảo luận với chủ hàng về các điều kiện mua bán Quá trình này bao gồm thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán, giao nhận và vận chuyển, nhằm tạo ra nguồn hàng hóa với số lượng và chất lượng phù hợp để đáp ứng nhu cầu dự trữ và bán hàng cho khách hàng, đồng thời tối ưu hóa chi phí.
Khái niệm quản trị mua hàng
Quản trị thu mua hàng là quá trình quan trọng trong các công ty sản xuất, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua sắm Mục tiêu chính của quản trị thu mua là đáp ứng nhu cầu sản xuất và đảm bảo phù hợp với kế hoạch sản xuất của công ty.
Quản trị mua hàng là quy trình tổ chức và điều hành toàn bộ hoạt động mua bán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, nhằm phục vụ cho hoạt động bán hàng hiệu quả.
Quản trị mua hàng là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát tất cả các hoạt động mua sắm của doanh nghiệp thương mại, nhằm đạt được mục tiêu bán hàng hiệu quả (Nguyễn Thị Mai Trâm, 2020).
Mục tiêu quản trị mua hàng
Quản trị thu mua hàng là yếu tố then chốt trong hoạt động kinh doanh, quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty Mục tiêu chính của quản trị thu mua là đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa chi phí để đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình thu mua.
Tầm quan trọng của hoạt động quản trị mua hàng
Thu mua hàng là một hoạt động thiết yếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty, giúp đảm bảo rằng các yếu tố đầu vào được cung cấp đầy đủ, kịp thời và đồng bộ Việc thu mua hàng cần phải phù hợp với các yêu cầu về quy cách, chủng loại và chất lượng, nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và kế hoạch kinh doanh của công ty.
Nhân tố bên trong ảnh hưởng đến quản trị mua hàng
Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp là kế hoạch tổng thể định hướng phát triển lâu dài, xác định rõ mục tiêu, phân khúc thị trường và đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp nhắm tới Chiến lược này không chỉ ảnh hưởng đến chính sách sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh, mà còn quyết định những mặt hàng mà doanh nghiệp lựa chọn mua vào.
Khả năng tài chính của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quá trình mua hàng Khi khả năng tài chính được đảm bảo, việc mua sắm sẽ diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, giúp doanh nghiệp kịp thời nắm bắt các cơ hội kinh doanh.
Kỹ thuật và công nghệ của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quá trình mua hàng, giúp nâng cao khả năng tìm kiếm thông tin và nắm bắt cơ hội kinh doanh kịp thời Hơn nữa, cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, bao gồm kho bãi và hệ thống dự trữ bảo quản hiệu quả, cũng có ảnh hưởng lớn đến quy trình mua sắm.
Khả năng của đội ngũ nhân sự, đặc biệt là nhân viên mua hàng, đóng vai trò quan trọng trong quy trình mua sắm của doanh nghiệp Một đội ngũ nhân viên có trình độ cao sẽ giúp quá trình mua hàng diễn ra thuận lợi, đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa tối ưu với chi phí hợp lý, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến quản trị mua hàng
Nhu cầu của thị trường và khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chính sách mua hàng của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến các yếu tố như loại mặt hàng, số lượng, chất lượng và thời điểm mua sắm.
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định của nguồn hàng cho doanh nghiệp, vì nhà cung cấp đáng tin cậy là điều kiện thiết yếu cho hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, đối thủ cạnh tranh cũng tác động đến giá cả và số lượng hàng hóa tiêu thụ, từ đó ảnh hưởng đến lượng hàng hóa đầu vào của doanh nghiệp Tuy nhiên, sự cạnh tranh cũng thúc đẩy doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong công tác mua hàng.
Cơ quan quản lý nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và giám sát hoạt động của doanh nghiệp Thông qua các chính sách như thuế nhập khẩu và thuế thu nhập, các cơ quan này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của các doanh nghiệp.
Ngoài các yếu tố chủ quan, những yếu tố khách quan như tỷ giá, lạm phát, lãi suất tín dụng và sự phát triển của khoa học công nghệ cũng có tác động lớn đến hoạt động mua sắm.
Đức tính một nhân viên mua hàng cần có
-Linh hoạt xử lý tình huống
- Biết cách lắng nghe, tôn trọng ý kiến người khác
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI
Giới thiệu về doanh nghiệp TMĐT KLAIO Việt
2.1.1 Sơ lược về công ty TNHHKLAIOViệt Nâm – Chi nhánh tp Hồ Chí Minh
Công ty mẹ KLAIOKorea ban đầu là văn phòng mua hàng của Samsung Hàn Quốc, sau đó tách ra và trở thành một thành viên thuộc tập đoàn Samsung KLAIOKorea chuyên xử lý việc tìm nguồn cung cấp sản phẩm phụ tùng thay thế, sửa chữa và vận hành trong các nhà máy, cũng như sản xuất các linh kiện.
Sau quá trình phát triển 13 năm và được Interpark mua lại
Năm 2011, KLAIO được thành lập và trở thành tập đoàn thương mại điện tử hàng đầu tại Hàn Quốc Đến năm 2013, KLAIO Việt Nam ra mắt tại Hà Nội và mở thêm chi nhánh ở Hồ Chí Minh vào năm 2014, tọa lạc tại đường Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.
Ngành buôn bán: Bán buôn chuyên doanh không chuyên doanh + Dịch vụ thu mua vật tự MRO:
Cung cấp dịch vụ thu mua chuyên nghiệp mặt hàng MRO có chi phí cao yêu cầu các đại lý được đào tạo đặc biệt.
+Dịch vụ thu mua hàng toàn cầu
+Dịch vụ thu mua nguyên liệu phụ trợ
+Trang thương mại điện tử B2B (IMVmall)
+Dịch vụ sửa chữa máy móc thiết bị điện, điện tử, quang học, phương tiện vận tải như ô tô
Tầm nhìn giá trị của công ty
+Tầm nhìn: Trở thành nhà phân phối vật liệu tầm cở đẳng cấp thế giớiSứ mệnh: muồn thúc đẩy quá trình bền vững chuỗi cung ứng.
Chúng tôi cam kết dẫn đầu trong việc tìm kiếm nguồn cung ứng và xây dựng hệ thống mua bán hàng chất lượng vượt trội Mục tiêu cuối cùng của chúng tôi là tối ưu hóa chi phí, mở rộng nguồn hàng và đảm bảo giao dịch an toàn, nhằm mang lại lợi nhuận cao cho khách hàng.
2.1.2 Tổ chức nhân sự công ty
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức
Nguồn: Bộ phận dân sự của công ty, năm 2024
+Giám đốc điều hành: Ông Chun Hoon chuyên phê duyệt điều hành đưa ra các quyết định quan trọng đưa ra các chiến lược quản lý công ty
+Giám đốc tài chính: người nắm quyền quyết định mua chi thu lớn ký duyệt hợp đồng của công ty,
Bộ phận thu mua có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng cung ứng hiệu quả với giá cả hợp lý, đồng thời quản lý sản phẩm và đánh giá chất lượng thường xuyên để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của công ty Trong khi đó, bộ phận marketing đóng vai trò cầu nối giữa các bộ phận nội bộ và bên ngoài, kết nối giữa thu mua và yêu cầu khách hàng, cũng như giữa nhà cung cấp và kế toán thông qua trang thương mại điện tử IMVmall Trang thương mại này thực hiện nghiên cứu thông tin, tìm hiểu nhu cầu khách hàng, xác định giá sản phẩm, quản lý đơn hàng và theo dõi hóa đơn một cách hiệu quả.
+ Bộ phận kế toán: trực tiếp kiểm tra số liệu đối chiếu các khoản thu chi báo cáo tổng hợp trình lên giám đốc phê duyệt.
+ Bộ phận kho vận: Nhận hàng kiểm tra căn cứ yêu cầu của cấp trên xuất vật tư
Theo dõi số lượng thực tế và phối hợp với các bộ phận kiểm tra kho theo quy định là cần thiết để lập báo thu mua hợp đồng Điều này giúp kế toán phải thu quản lý hiệu quả và sắp xếp hàng hóa gọn gàng, tránh tình trạng mất mát và thất thoát.
- Nhân tố ảnh hưởng đến quy trình mua hàng:
- Đối thủ cạnh tranh: Theo báo cáo hiệp hội thương mại điện tử Việt
Nam doanh thu tăng trung bình 29% giai đoạn 2021-2025, Việt Nam có quy mô 16 tỷ USD.
Hình 2.2 Chi tiêu thương mại điện tử
Nguồn: We are social, Hootsuite https://magenest.com/vi/dinh-hinh-thi-truong-thuong-mai-dien-tu-
Vào năm 2020, chính sách giá cả và dịch vụ sửa chữa khi mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cạnh tranh với các thương hiệu lớn Các nhà cung cấp có chính sách ưu tiên đối thủ cạnh tranh có thể tạo ra lợi thế cho công ty đối thủ trong cùng một phân khúc thị trường.
-Vốn và cơ sở vật chất
Cơ sở kỹ thuật công ty khá hạn chế hỗ trợ cho bộ phận việc nắm bắt thông tin nguồn hàng.
Trong thời gian dịch bệnh COVID-19, doanh thu của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng do sản phẩm không thể tiêu thụ, đồng thời việc nhập hàng cũng gặp nhiều khó khăn.
-Chính sách thuế nhập hàng
Do Hàn Quốc là thành viên của ASEAN, thuế nhập khẩu từ quốc gia này được hỗ trợ 0% Ngoài ra, chính sách thuế 10% đối với hàng hóa điện tử đã được giảm xuống còn 5%, giúp giảm chi phí mua sắm cho các công ty.
- Kết quản hoạt động kinh doanh
Năm 2018 do lãi ngân hàng tăng lên 17% tăng tỷ giá ngoại tệ
USD/VNĐ Nguyên giá các sản phẩm mua vào biên động tăng theo thị trường tình hình biến động tăng giá các mặt hàng
COVID-19 đã buộc công ty phải tạm ngừng hoạt động vào cuối năm, dẫn đến việc tồn kho sản phẩm Sự khó khăn trong việc duy trì hoạt động đã khiến công ty không thể giao hàng và bán sản phẩm.
Năm 2020-2021, công ty đã nỗ lực khắc phục tình trạng khó khăn do dịch bệnh, triển khai các chương trình nhằm đưa hoạt động trở lại bình thường, mặc dù việc nhập hàng ban đầu gặp nhiều trở ngại Gần đây, tình hình kinh doanh đã dần ổn định và phát triển.
Bắt đầu Số lượng tồn kho
Kế hoạch nhu cầu NVL cho sản xuất Đề nghị mua hàng
Yêu cầu báo giá Đơn hàng mua
Biên bản kiểm tra chất lượng
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ mua hàng của công ty thương mại điện tửKLAIOViệt
Nguồn: Bộ phận thu mua của công ty, 2024
2.2 Phân tích quy trình thu mua hàng tại doanh nghiệp
2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng
Để đáp ứng nhu cầu về vật tư hàng điện tử, cần xác định rõ chủng loại, quy cách, thời gian và hãng sản xuất của vật tư thành phẩm dựa trên từng đơn hàng từ phòng kinh doanh.
Khi nhận được báo cáo thống kê cần mua, bước đầu tiên là xác định số lượng tồn kho hiện tại, bao gồm các yếu tố như chủng loại, số lượng cần thiết, thời gian cần để bổ sung, số lượng tồn kho và nhà cung cấp.
Khi nhận được mức vật tư, nhu cầu, số lượng tồn kho, số lượng cần mua được xác định:
Lượng mua = Lượng hàng cần dùng trong sản xuất – Số lượng thực tồn kho ở thời điểm hiện tại + số lượng còn dự trữ nếu có
Việc kiểm soát lượng mua hàng ổn định là rất quan trọng, tuy nhiên, đôi khi gặp khó khăn do việc đặt hàng sai mã sản phẩm và mua nhiều lần Điều này dẫn đến việc các mặt hàng của khách bị chậm trễ, gây tốn kém chi phí mua và làm tăng giá thành sản xuất, bao gồm cả chi phí vận chuyển và tăng ca.
2.2.2 Tìm và chọn nhà cung cấp của công ty
+ Một số nhà cung cấp mà công ty có:
Công ty thường tiếp cận khách hàng thông qua trang thương mại điện tử IMVmall và các hội chợ triển lãm nhà cung cấp Ban giám đốc sẽ tìm kiếm và giới thiệu các nhà cung cấp phù hợp để chào hàng hiệu quả.
Dựa vào sự biến động của thị trường và tình hình cung cầu, việc lựa chọn nhà cung cấp cần được thực hiện một cách cẩn thận, dựa trên danh sách các nhà cung ứng đã được cung cấp.