CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI
2.1 Giới thiệu về doanh nghiệp TMĐT KLAIO Việt
2.1.1 Sơ lược về công ty TNHHKLAIOViệt Nâm – Chi nhánh tp Hồ Chí Minh
Ban đầu công ty mẹKLAIOKorea là văn phòng mua hàng của Samsung Hàn Quốc rồi tách thành lập thuộc tập đoàn Samsung chuyên xử lý tìm nguồn mua sản phẩm phụ tùng thay thế sửa chửa vận hành trong nhà máy hay sản xuất các sản phẩm linh kiện.
Sau quá trình phát triển 13 năm và được Interpark mua lại 2011 thuộc tập đoàn thương mại điện tử số một tại Hàn Quốc, Sau đó 2013KLAIOViệt Nam ra đời tại Hà Nội chí nhánh ở Hồ Chí Minh năm 2014.
rung Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Vốn điều lệ: 1.000.000 USD
Ngành buôn bán: Bán buôn chuyên doanh không chuyên doanh + Dịch vụ thu mua vật tự MRO:
Cung cấp dịch vụ thu mua chuyên nghiệp mặt hàng MRO có chi phí cao yêu cầu các đại lý được đào tạo đặc biệt.
+Dịch vụ thu mua hàng toàn cầu
+Dịch vụ thu mua nguyên liệu phụ trợ
+Trang thương mại điện tử B2B (IMVmall)
+Dịch vụ sửa chữa máy móc thiết bị điện, điện tử, quang học, phương tiện vận tải như ô tô
Tầm nhìn giá trị của công ty
+Tầm nhìn: Trở thành nhà phân phối vật liệu tầm cở đẳng cấp thế giớiSứ mệnh: muồn thúc đẩy quá trình bền vững chuỗi cung ứng.
+ Gía trị: Khẳng định muốn dẫn đầu trong tìm nguồn cung ứng, hệ thống mua bán hàng chất lượng vượt trội, bên cạnh đó việc cạnh tranh giảm chi phí hay mở rộng nguồn hàng giao dịch an toàn tối ưu cao trong mua hàng lợi nhuận cao là mục địch cuối cùng.
2.1.2 Tổ chức nhân sự công ty
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức
Nguồn: Bộ phận dân sự của công ty, năm 2024
-Chức năng nhiệm vụ
+Giám đốc điều hành: Ông Chun Hoon chuyên phê duyệt điều hành
đưa ra các quyết định quan trọng đưa ra các chiến lược quản lý công ty
+Giám đốc tài chính: người nắm quyền quyết định mua chi thu lớn ký duyệt hợp đồng của công ty,
+Bộ phận thu mua: đảm nhiệm tìm nguồn hàng cung ứng hiệu quả giá cả hợp lý quản lý tốt các sản phẩm nắm rõ tính năng
đánh giá chất lượng thường xuyên đăng kí quản lý đáp ứng nguồn cung cho công ty.Bộ phận marketing: làm cầu nối giữa các bộ phận bên trong và bên ngoài, giữa các bộ phận thu mua với yêu cầu khách hàng giữa nhà cung cấp với kế toán thông qua trang thương mại điện tử (IMVmall). Trang thương mại thực hiện nghiên cứu thông tin tìm hiểu nhu cầu khách hàng, xác định giá sản phẩm quản trị đơn hàng cả hoạt động theo dõi ghi nhận hóa đơn.
+ Bộ phận kế toán: trực tiếp kiểm tra số liệu đối chiếu các khoản thu chi báo cáo tổng hợp trình lên giám đốc phê duyệt.
+ Bộ phận kho vận: Nhận hàng kiểm tra căn cứ yêu cầu của cấp trên xuất vật tư
Theo dõi số lượng thực tế phối hợp với các bộ phận kiểm tra kho theo quy định lập báo thu mua hợp đồng sư dụng cho kế toán phải thu quản lý, sắp xếp lắp gọn gàng không để mất mát thất thoát.
- Nhân tố ảnh hưởng đến quy trình mua hàng:
- Đối thủ cạnh tranh: Theo báo cáo hiệp hội thương mại điện tử Việt
Nam doanh thu tăng trung bình 29% giai đoạn 2021-2025, Việt Nam có quy mô 16 tỷ USD.
Hình 2.2 Chi tiêu thương mại điện tử Nguồn: We are social, Hootsuite
https://magenest.com/vi/dinh-hinh-thi-truong-thuong-mai-dien-tu- 2020/ Chính sách giá cả hay dịch vụ sửa chửa khi mua cùng uy tín hay
thương hiệu lớn mạnh của đối thủ cạnh tranh có cùng vị trí thương hiệu nhà cung cấp có chính sách ưu tiên các đối thủ cạnh tranh làm cho công ty đối thủ.
-Vốn và cơ sở vật chất
Cơ sở kỹ thuật công ty khá hạn chế hỗ trợ cho bộ phận việc nắm bắt thông tin nguồn hàng.
Trong quá trình dịch bệnh COVID – 19 khoản doanh thu công ty bị hạn chế rất lớn các sản phẩm không bán được quá trình nhập hàng về cũng khó khăn.
-Chính sách thuế nhập hàng
Do Hàn Quốc là nước trong ASEAN nên thuế nhập khẩu được hổ
trợ 0%. Bên cạnh đó chính sách thuế 10% giảm 5% với các hàng hóa điện tử giảm chi phí mua hàng công ty
12
- Kết quản hoạt động kinh doanh
Năm 2018 do lãi ngân hàng tăng lên 17% tăng tỷ giá
ngoại tệ
USD/VNĐ. Nguyên giá các sản phẩm mua vào biên động tăng theo thị trường tình hình biến động tăng giá các mặt hàng
Năm 2019 diễn biến dịch COVID- 19 khiến công ty phải đóng cửa tạm thời vào cuối năm các sản phẩm tồn kho việc duy trì công ty khó khăn không thể giao được hàng không thể bán được hàng
Năm 2020 – 2021 khắc phục tình trạng vượt qua dịch bệnh đảy các chương trình
và đưa công ty vào trở lại mặc dù việc nhập hàng lúc đầu vẫn còn khó khăn lớn.
Gần đây việc kinh doanh đã dần ổn định
Bắt đầu Số lượng tồn kho Kế hoạch nhu cầu NVL cho sản xuất
Đề nghị mua hàng
Lựa chọn NCC:
Yêu cầu báo giá
Đơn hàng mua (PO)
Không duyệt
Duyệt PO
Duyệt Nhà cung cấp
Giao hàng Phiếu nhận hàng/
Phiếu nhập mua
Biên bản kiểm nhận:
Tốt
- Tình trạng Công nợ
Biên bản kiểm tra chất lượng
Kết thúc
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ mua hàng của công ty thương mại điện tửKLAIOViệt
Nam
Nguồn: Bộ phận thu mua của công ty, 2024
14
2.2 Phân tích quy trình thu mua hàng tại doanh nghiệp TMĐTKLAIOViệt Nam
2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng
Nhận được nhu cầu vật tư hàng điện tử cần dùng gồm: Chủng loại quy cách, thời gian, hãng sản xuất vật tư thành phẩm theo từng đơn từ phòng kinh doanh
Khi nhận được thống kê báo cáo cần mua sẽ tiến hành xác định số lượng tồn kho hiện tại như chủng loại, số lượng thời gian cần, số lượng tồn trong kho, hãng nhà cung cấp,..
Khi nhận được mức vật tư, nhu cầu, số lượng tồn kho, số lượng cần mua được xác định:
Lượng mua = Lượng hàng cần dùng trong sản xuất – Số lượng thực tồn kho ở thời điểm hiện tại + số lượng còn dự trữ nếu có
Từ cách trên việc kiếm soát lượng mua ổn định nhưng một số thời điểm gặp khó khăn do mua hàng sai 1 mã mua nhiều lần làm các mặt hàng khách bị chậm tốn chi phí mua và chịu mức giá khá cao để kịp sản xuất chi phí vận chuyển, tăng ca,.
2.2.2 Tìm và chọn nhà cung cấp của công ty
+ Một số nhà cung cấp mà công ty có:
Thông thường công ty tìm tiếp cận khách hàng qua trang thượng mại điện tử IMVmall, hội chợ triễn lãm nhà cung cấp để chào hàng, ban giám đốc sẽ tìm giói thiệu nhà cung cấp.
Dựa vào thị trường biến động, tình hình cung cầu của thị trường để chọn nhà cung cấp một phần danh sách nhà cung ứng được cung cấp bởi nhà cung ứng,
Công ty cũng dựa trên các tiêu chí thông thường để đánh giá chọn nhà cung cấp như đúng đủ hàng, giá bình ổn, mức thanh toán hợp đồng hợp lý, trách nhiệm xã hội cùng tác phong làm việc, chất lượng, xuất xứ thương hiệu hàng hóa mà các nhà cung cấp có.
Vì là trang thương mại điện tử nên viêc giao hàng chăm sóc khách hàng, thời gian giao hàng để không bị ảnh hưởng đến doanh thu, chưa xậy dựng thang đó tiêu chí cụ thể nên chỉ dựa vào quan sát các mối quan hệ để tìm nhà cung cấp theo cảm tính. Việc sản thảo điều kiện chính sách giá sẽ được hợp đồng mua hàng thể hiện:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————
HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA Số: …../…../HĐMBHH
Hôm nay, ngày … tháng … năm ……,
Tại ……….
Chúng tôi gồm có:
BÊN BÁN (Bên A)Tên doanh nghiệp:
………………
Địa chỉ trụ sở chính: ……….
………
….
Số điện thoại: ……….. Fax:
……….
Tài khoản số:
………..
Mở tại ngân hàng:
………..
Đại diện là: ……….
Chức vụ:
………..
Giấy ủy quyền (nếu ký thay Giám đốc) số: ……… ngày … tháng ….
năm ………
Do ……….. chức vụ ……….. ký.
BÊN MUA (Bên B) Tên doanh nghiệp:
………..
Địa chỉ trụ sở chính:
………..
Điện thoại: ……… Fax:
……….
Tài khoản số:
………..
Mở tại ngân hàng:
………..
Đại diện là:
………..
Chức vụ:
………..
Giấy ủy quyền (nếu ký thay Giám đốc) số: ……… ngày …. tháng ….
năm ………
Do ………. chức vụ ……….. ký.
Hai bên đã thống nhất thỏa thuận các nội dung hợp đồng như sau:
Điều 1: Nội dung công việc giao dịch Bên A bán cho bên B:
S Tên Đơn
vị
Số lượng
Đơ n
Thàn h
Ghi chú
18
T
hàn g T
1
2
3
giá tiền
Cộng: ………..
Tổng giá trị (bằng chữ):
……….
Điều 2: Giá cả
Đơn giá những mặt hàng trên là giá ………. theo văn bản ………..
(nếu
có) của ………
Điều 3: Chất lượng và quy cách của hàng hóa
1. Chất lượng mặt hàng được quy định theo ………
2. Chất lượng quy cách được quy định theo ………
Điều 4: Bao bì và ký mã hiệu
1. Bao bì làm bằng:
………
2. Quy cách ……….. kích cỡ: ………kích thước:…….
3. Cách đóng gói: ………..
4. Trọng lượng : ………
5. Khối lượng : ………..
Điều 5: Phương thức giao nhận
Bên A sẽ giao hàng cho bên B theo lịch sau:
ST Tên Đơn Số Thời Đị
a đ Ghi chú
T hàng vị lượng gian
iể
19
m
1
2
Hàng hóa có thể giao trong nhiều lần hoặc một lần tùy sự thỏa thuận của hai bên.
3. Phương tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển do bên
……… chịu.
Chi phí bốc xếp (mỗi bên chịu một phần hoặc
………)
4. Bên mua không đến nhận hàng theo quy định thì phải chịu chi phí lưu kho bãi là ……… đồng/ngày.
Trường hợp phương tiện vận chuyển của bên mua đến mà bên bán chưa có hàng giao thì chi phí thực tế để điều động phương tiện do bên bán chịu.
5. Khi nhận hàng, bên mua phải có trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm, quy cách hàng hóa tại chỗ.
Trường hợp phát hiện thiếu hàng hoặc tiêu chuẩn chất lượng không đúng,v.v… thì sẽ lập biên bản tại chỗ và yêu cầu bên bán xác nhận.
Khi hàng đã ra khỏi kho thì bên bán không chịu trách nhiệm (ngoại trừ loại hàng hóa có quy định thời gian bảo hành).
6. Trường hợp các bên giao nhận hàng theo nguyên kiện, nguyên đai, nếu bên mua sau khi chở hàng về nhập kho mới phát hiện có vi phạm thì ngay lúc đó phải lập biên bản và gọi cơ quan kiểm tra trung gian (..
……….) đến xác nhận và trong thời hạn 10 ngày tính từ khi lập biên bản phải gửi đến
bên bán.
Khi bên bán đã nhận được biên bản, sau thời hạn 15 ngày mà không có ý kiến phản hồi thì xem như đã đồng ý chịu trách nhiệm bồi thường cho lô hàng đó.
20
7. Mỗi lô hàng khi giao nhận thì phải có xác nhận chất lượng bằng biên bản
kiểm nghiệm hoặc bằng phiếu
Khi đến nhận hàng, đại diện bên nhận phải có đủ các giấy tờ sau:
– Giấy giới thiệu của đơn vị bên mua;
– Phiếu xuất kho của đơn vị bên bán;
– Giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân
Điều 6: Nghĩa vụ đảm bảo về quyền sở hữu đối với hàng hóa Bên bán phải bảo đảm:
1. Không bị tranh chấp về quyền sở hữu đối với hàng hóa bởi bên thứ ba;
2. Hàng hóa đó phải hợp pháp;
3. Việc chuyển giao hàng hoá là đúng pháp luật.
Điều 7: Bảo hành và thông tin hướng dẫn sử dụng hàng hóa 1.Bên bán có trách nhiệm về bảo hành chất lượng, giá trị sử dụng đối với loại hàng ……….. cho bên mua trong thời hạn là ..
……… tháng.
2. Bên bán phải cung cấp đầy đủ giấy hướng dẫn sử dụng cho mỗi đơn vị hàng hóa (nếu cần).
Điều 8: Phương thức thanh toán
Bên B sẽ thanh toán cho bên A bằng hình thức ……….. trong thời
gian ………
Điều 9: Giải quyết tranh chấp hợp đồng
1. Hai bên nên chủ động thông báo cho nhau về tiến độ thực hiện hợp đồng. Nếu có vấn đề bất lợi xảy ra thì các bên phải kịp thời thông báo cho nhau để biết và tích cực thương lượng giải quyết (lập biên bản ghi chép toàn bộ nội dung).
2. Trường hợp các bên không thể tự giải quyết được thì mới đưa vụ tranh chấp ra tòa án.
Điều 10: Các thỏa thuận khác (không bắt buộc)
21
Các điều kiện, điều khoản khác không được ghi trong hợp đồng này thì sẽ được các bên thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành về loại hợp đồng này.
Điều 11: Hiệu lực của hợp đồng
Hợp đồng này có hiệu lực từ: ngày … tháng … năm ……. đến ngày
… tháng
… năm ………
Sau khi hết hiệu lực không quá 10 ngày, hai bên cần tổ chức họp và lập thành biên bản thanh lý hợp đồng này. Bên ……….. có trách nhiệm tổ chức và chuẩn
bị thời gian địa điểm thanh lý.
Hợp đồng này được lập thành … bản, có giá trị ngang nhau. Mỗi bên giữ …..
bản.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Bên cạnh đó lựa chọn lại các nhà cung cấp cũ thường được công ty lựa chọn vì tiêu chí thanh toán, chất lượng cùng sự thân thiết ở những lần giao dịch trước. Việc tìm kiếm nhà cung cấp mới Ban giám độc tìm vì nhân viên công ty rất ít thời hạn để chọn nhà cung cấp.
2.2.3 Đàm phán đặt hàng tại công ty
+Nhà cung cấp cũ: nhân viên thu mua ưu tiêm thương lượng nhà cung cấp các nội dung hợp đồng số lượng, chất lượng hàng, hạn thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng, các điều kiện khác, để so với các thông tin đã nhập mua thời gian gần nhất của 3 nhà cung cấp nếu có tăng giá hay chất lượng và thời gian bị thay đổi thì công ty sẽ lựa chọn trườn hợp công ty cần gấp hay gặp các trường hợp khó khăn sẽ xin ý khiến giám đốc tiến hành bước tiếp theo.
22
Công ty đã thành công khi đàm phán giá hợp lý cùng với miễn phí vận chuyển vì số lượng mỗi lần đặt khác nhau ít hoặc nhiều điều này giảm chi phí lớn cho công ty.
2.2.4 Kiểm tra nhận hàng theo dõi tiến độ sản xuất thời gian nhập hàng
Bộ phận kho và đơn vị giao hàng và sự giám sát của các bên sẽ hạ hàng và kiểm tra chất lượng khi mở khui hàng vì hàng điện tử nên các mạch chất lượng sẽ được test mẫu trước sau đó cất kho và khi gặp hàng có vấn đề sẽ gửi trả hà cung cấp kiểm tra và thực hiện gửi hàng mới hay hoàn tiền vào điều kiện nhà cung ứng.
Các dụng cụ kiểm tra chỉ ở mức cở bản khui hàng kiểm tra tốn thời gian chất lượng hàng được phát hàng khi công ty trưng bán nên việc giải quyết các vấn đề được giải quyết khá lâu phụ thuộc rất lớn nhà cung cấp.
Các hợp đồng được cất giữ chặt chẽ và được kế toán ghi chép đúng thời gian mục đích, Các thiết bị không đảm bảo thì công ty sẽ thay đổi nhà cung cấp hay đàm phán lại cùng thống nhất các phương án để phù hợp sản xuất ở thời điểm hiện tại.
2.2.5 Đánh giá công tác quản trị thu mua hàng của công ty.
+ Nhân sự
Bảng 2.2 Đánh giá công tác quản trị thu mua của công ty Nguồn: Bộ phận thu mua tại công ty, 2024
Chức vụ
Số người Chức năng công việc
Quản lý + kiêm chức năng nhân viên mua hàng
Trưởng phòng 1
một số vật tư chính: Giấy, mực in,…
23
Nhân viên 3
Thu mua hàng gián tiếp một số vật tư , mua trực tiếp
tại hội chợ, cửa hàng,…và gia công vật tư bên ngoài.
Công tác kiểm tra chất lượng hàng mua về với các thiết bị còn thủ công sơ sài và cảm tính, do công ty cũng chưa đầu tư trang bị thiết bị, dụng cụ đo chuyên dùng để phục vụ công tác kiểm tra chất lượng đạt kết quả chính xác hơn.
Qúa trình soạn thảo chứng từ nhập khi thanh toán rất dễ phát sịnh do hợp đồng đôi lúc thay đổi theo ý kiến nhà cung ứng khách hàng yêu cầu
2.3 Đánh giá ưu/ nhược điểm của quy trình mua hàng tại doanh nghiệp TMĐTKLAIOViệt Nam
2.3.1 Ưu điểm
Nhờ mối quan hệ nên việc tìm hay lựa nhà cung cấp cũng diễn ra nhanh hơn,
Các hợp đồng thỏa thuận nhanh chóng nhờ sự ut tín và yêu cầu thường xuyên giúp quá trình đàm phán điều kiện giao hàn nhanh chống, nếu công ty cần số lượng gấp giao hàng đơn hàng giá trị ít
Việc quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc mua hàng rõ ràng từng người từng đơn hàng giúp công ty có thể giải quyết các vấn đề nhanh hơn, việc truy trách nhiệm sẽ diễn ra nhanh do phân chia theo hợp đồng từng người.
Quy mô hoạt đông vừa và nhỏ, đội ngũ nhân sự ít, nên công ty cũng có ưu điểm dễ quản lý, kiểm soát tình hình mọi hoạt động của công ty, dễ dàng phân chia, quản lý và phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn gắn với các công việc giao phó cho từng nhân sự trong phòng, do công tác tổ chức nhân sự trong phòng đơn giản
24