Tiểu luận cuối kì môn phát triển kĩ năng quản trị

Nếu không có sự chú ý đầy đủ đến quy trình này, hiệu quả của nhóm sẽ không được phát huy, và ngược lại, nếu có sự quản lý phù hợp, mô hình làm việc theo nhóm sẽ đạt hiệu quả gấp nhiều lầ

DAI HOC KINH TE THANH PHO HO CHi MINH

KHOA QUAN TRI

UEH

UNIVERSITY TIỂU LUẬN CUỚÓI KÌ

MON: PHAT TRIEN Ki NANG QUAN TRI

Họ và tên sinh viên

Lê Trương Thảo Nguyên

Vĩnh long, ngày 25 tháng 11 năm 2023

MỤC LỤC

LOI MO DAU

Andrew Carnepie từng cho rằng: “Lờm việc nhóm là khả năng làm việc cùng nhau hướng

đến tầm nhìn chung Là khả năng dân dắt những thành tích cá nhân vì các mục tiêu của tô chức Đây là nguôn nhiên liệu giúp những người bình thường có thể đạt được những kết

quá phi thường ” Làm việc nhóm là một yếu tô thiết yêu của hầu hết chúng ta đặc biệt 1a

các sinh viên, nhân viên, nhà quản lý và các nhà nghiên cứu, Tuy nhiên, việc hoạt động theo nhóm lại thường trở nên khó khăn khi làm việc và tương tác với nhau giữa các thành viên trong nhóm Thực tế cho thấy đã có những vấn dé nảy sinh trong mô hình làm việc theo nhóm thường liên quan đến nhiệm vụ được giao va qua trình trién khai công việc và bản

thân quy trình làm việc đội nhóm Nếu không có sự chú ý đầy đủ đến quy trình này, hiệu

quả của nhóm sẽ không được phát huy, và ngược lại, nếu có sự quản lý phù hợp, mô hình làm việc theo nhóm sẽ đạt hiệu quả gấp nhiều lần so với những øì một cá nhân riêng lẻ có thể làm được

Cũng xuất phát từ vấn đề này, và đang là một sinh viên trong quá trình phát triển và hoàn thiện bản thân mình Nhận thấy được tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm , em muốn phân tích và làm rõ về các kỹ năng làm việc nhóm nhằm giúp cho người đọc được hiểu biết

thêm về làm việc nhóm, và từ những vấn đề đó, giúp bản thân xây dựng một nhóm làm việc

hiệu quả

— NỘIDUNG CHUONG 1: TONG QUAN VẺ LÀM VIỆC NHÓM

1.1 Khái niệm nhóm:

Nhóm: là một tập hợp nhỏ các thành viên có các chức năng bổ sung nhau, cùng làm việc

dé đạt các mục tiêu cùng được chia sẻ, trong khi cùng chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động

Làm việc nhóm: là quá trình cách thành viên cùng làm việc để hoàn thành các mục tiêu nảy

1.2 Ưu điểm của làm việc nhóm:

Nó tạo được sự hợp lực, sự sáng tạo của làm việc nhóm tạo ra 1 tổng thể lớn hơn tổng các bộ phận hoạt động riêng lẽ hợp lại Nhiều lợi ích của nhóm và làm việc nhóm có thể tóm lại như sau:

Nhiều nguồn lực hơn để giải quyết vấn đề

Sáng tạo và cải tiến được nâng cao

Chất lượng của quyết định được cải thiện

Cam kết lớn hơn đối với các nhiệm vụ

Động viên cao hơn thông qua hoạt động tập thể

Kiểm soát và kỷ luật công việc tốt hơn

Thoã mãn nhu cầu cá nhân nhiều hơn

1.3 Bắt lợi của làm việc nhóm:

Trong nhóm có thể gặp phải sự lười biếng xã hội Vấn đề lười biếng xã

hội trong nhóm là xu hướng một số người tránh trách nhiệm bằng việc

“hưởng lợi miễn phí” trong nhóm, lười biếng qua việc để trách nhiệm khuyếch tán trong nhóm và người khác sẽ làm việc đó

Người lãnh đạo hay các thành viên trong nhóm làm gì khi có những

người “lười biếng xã hội”? Điều đó không dễ dàng, nhưng có thể được xác

định để xử trí vấn đề “ lười biếng xã hội “ như thực hiện các hành động làm cho các đóng góp cá nhân rõ ràng hơn, thường cho các cá nhân vì những đóng góp của họ, làm cho việc phân công nhiệm vụ hấp dẫn hơn,

và giữ cho quy mô nhóm nhỏ

1.4 Phân loại nhóm:

- _ Nhóm chính thức: Nhóm được chỉ định và hỗ trợ chính thức bởi tổ chức

- _ Nhóm phi chính thức: là nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu của mỗi thành viên của nhóm, thí dụ như nhóm bạn bè có cùng sở thích, nhóm người có cùng mối quan tâm, Trong một tổ chức thường tồn tại cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức Thời gian tồn tại của nhóm cũng là một yếu tố quan trọng Có nhóm tồn tại suốt thời gian tồn tại của tổ chức Có nhóm tồn tại theo từng dự

án Có nhóm lại chỉ hoạt động trong thời gian ngắn tính bằng phút

như các nhóm thực hiện các bài tập, trò chơi trong các buổi tập

huấn

1.5 Các giai đoạn phát triển của nhóm:

Phụ thuộc vào cách thức các quá trình và động lực nhóm được quản trị trên một nhóm,

mà hiệu quả của nó có thể tăng hay giảm Các nhóm trải qua các quá trình khác nhau trong các giai đoạn phát triên nhóm

Các giai đoạn phát triển nhóm

Giai đoạn đầu tiên này các thành viên nhóm chỉ mới tập hợp lại Họ

mang đến nhiều điểm khác biệt nhau từ tính cách đến cách làm

việc, kiến thức và kỹ năng Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè Họ cần thời gian để tìm hiểu và thăm dò lẫn nhau để có thể thể hiện

2

vai trò của mình đồng thời một người lãnh đạo nhóm/quản trị dự án

sự rõ ràng và chỉ đạo

Các mục tiêu được xây dụng bởi nhóm thường được đánh giá bằng các tiêu chí cụ thể, đo được đồng thuận, khả thi và có thời hạn xác định theo mô hình SMART

+ S = Specific: Đơn giản, hợp lí, cụ thể

+ M = Measurable: Do ludéng được

+ A = Achievable: Tính thực tế, có thể đạt được

+ R = Relevant: Tinh lién quan

+ T = Time-Bound: Thời hạn đạt được mục tiêu

Giai đoạn 2: Xung đột

Là giai đoạn xúc cảm cao và có thể là "giai đoạn khó nhất để vượt qua một cách thành công

Mâu thuẫn xuất phát từ sự khác biệt về phong cách làm việc, cách

cư xử, quan điểm, văn hóa, hoặc sự lo lắng của các thành viên nhóm khi không thấy sự tiến triển của công việc Dẫn đến nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đồng thuận, đổ lỗi lẫn nhau,

Giai đoạn 3: Định chuẩn

Giai đoạn ổn định bắt đầu khi tập thể hóa giải được những xung

đột, đạt đượcsự đồng nhất trong quan điểm Đây là giai đoạn hình thành chuẩn mực trên cơ sở tin tưởng và gia tăng sự hợp tác, gắn

bó giữa các thành viên Các cuộc đối thoại,tranh luận sẽ cởi mở và

hướng đến công việc nhiều hơn, tiến tới sự tự ý thức của từng cá

nhân về vai trò của mình trong đội Đồng thời nhóm thống nhất đượcnhững nguyên tắc và chuẩn mực chung trong cách thức tổ chức đội, phương pháp và quy trình làm việc (thay vì chỉ định một chiều từ trưởng nhóm).Các hành vi thường gặp trong giai đoạn định

chuẩn:

+ Chấp nhận tư cách thành viên trong đội

+ Thân thiện, tin tưởng lẫn nhau, chia sẻ những chuyện riêng tư + Có khả năng đưa ra những phê bình mang tính xây dựng

+ Cố gắng đạt được sự hoà hợp trong đội bằng việc tránh những xung đột

+ Hình thành và duy trì những quy tắc cơ bản cũng như những ranh giới của đội

+ Có cảm giác gắn kết, hoà mình, đồng thời có mục tiêu chung với đội

Giai đoạn 4: Hoàn thiện

Giai đoạn làm việc nhóm và tập trung vào hoàn thành nhiệm vụ Các thành viên làm việc nhiệt tình, chủ động và tích cực vì thành công chung của cả đội Các hành vi

thường gặp trong giai đoạn trôi chảy:

+ Các thành viên hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhau

+ Tự thay đổi có tính xây dựng

+ Khả năng đương đầu hay giải quyết vấn đề của đội

+ Có sự gắn bó chặt chẽ với đội

- Giai đoạn 5: Ngưng hoạt động

Các nhóm dự án tồn tại chỉ trong một thời gian nhất định và sẽ kết thúc saukhi dự án đã hoàn thành Với cảm nhận rằng các mục tiêu quan trọng đã đạt được Sẽ hữu ích khi tiến hành công nhận sự đóng góp của mỗi người,

và tôn vinh thành quả nhóm

1.6 Chuan mực và sự gắn kết:

Chuẩn mực là một hành vi được kỳ vọng của các thành viên nhóm

Đó là một “quy tắc” hay “tiêu chuẩn" hướng dẫn hành vi Tiêu chuẩn

thành quả, xác định mức nỗ lực và kết quả công việc mà các thành viên nhóm được kỳ vọng đóng góp Các chuẩn mực nhóm khác liên quan tới sự hỗ trợ, tham gia, tính đúng giờ, chất lượng công việc, sự sáng tạo và đổi mới Các nhóm làm việc không quy định tất cả các

hành vi thành chuẩn mực Thay vào đó, các nhóm này phát triển và

áp đặt các chuẩn mực liên quan đến các vấn đề cốt lõi Thường thì các

chuẩn mực được phát triển thông qua một trong số bốn cơ chế sau: + Các tuyên bố công khai: các tuyên bố công khai bởi các giám

sát và các đồng nghiệp có thể đưa các thông tin về các kỳ vọng của thành viên trong nhóm

+ Các sự kiện quan trọng: trong bất kỳ nhóm nào cũng sẽ xuất hiện các sự kiện quan trọng suốt lịch sử của nhóm và đặt tiền lệ cho tương lai

+ Người đúng đầu: như là một nguồn của các chuẩn mực và là khuynh hướng đối với mô hình hành vi đầu tiên mà nhóm thể hiện để thiết lập các kỳ vọng của nhóm

+ Các hành vi tiếp nối một số các chuẩn mực : Khi các thành viên

2

chia sẻ các thứ tương đồng các chuẩn mực sẽ được thiết lập một cách nhanh chóng

1.6.1 Quản trị chuẩn mực nhóm:

Các lãnh đạo nhóm sẽ trợ giúp và khuyến khích các thành viên phát triển các chuẩn mực tích cực Nguyên tắc thiết lập chuẩn mực liên mực nhóm tích cực bao gồm:

+ Hành động như một mô hình vai trò tích cực

+ Củng cố hành vi mong muốn bằng phần thưởng

+ Kiểm soát kết quả bằng việc xem xét thành quả và phản hồi đều

đặn

+ Đào tạo và định hướng các thành viên mới

+Tuyển mộ và tuyển dụng các thành viên mới thể hiện các hành vi

1.6.2.1 Các hệ quả từ sự gắn kết nhóm:

Sự gắn kết nhóm có thể đưa đến các kết quả rất khả quan đối với

sự tương tác và sự hài lòng đối với công việc Các thành viên của các nhóm gắn kết liên lạc thường xuyên hơn và cũng nhạy cảm hơn với nhau Sự gắn kết nhóm tác động đến sự cạnh tranh và mức độ ganh đua của một nhóm đối với nhóm khác

1.6.2.2 Các yếu tố quyết định của sự gắn kết nhóm:

Rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự gắn kết nhóm một cách tích

CỤC:

+ Các thái độ và giá trị tương đồng

+ + Các mối đe dọa bên ngoài

+ Các thành công to lớn tạo ra các cảm xúc tích cực mạnh mẽ về vai trò thành viên của nhóm

+ Các khó khăn khi gia nhập nhóm

+ Kích cỡ nhóm

1.6.2.3 Quản trị sự gắn kết nhóm:

Sự gắn kết cao và dẫn đến sự tuân thủ các chuẩn mực có một tác

động hữu ích trên thành quả nhóm Điều này có thể được thực hiện theo các cách sau:

+ Xây dựng sự đồng thuận các mục tiêu nhóm

+ Thưởng cho kết quả nhóm thay vì cá nhân

+ Tăng tính đồng nhất của các thành viên

+ Tăng sự tương tác giữa các thành viên

+ Tạo sự biệt lập với các nhóm khác

+ Giảm quy mô nhóm

+ Tạo sự cạnh tranh với các nhóm khác

Trong một nhóm làm việc, các cá nhân có nhiều vai trò khác nhau thí

dụ như một cá nhân có thể là chuyên gia trong một lĩnh vực Thêm vào

đó, với thực tế là mỗi cá nhân là một thành viên trong nhóm sẽ có các vai trò khác nhau cho cá nhân đó Vai trò phổ biến trong nhóm được chia làm

3 dạng như sau:

e Vai tro nhiém vu - nhém hỗ trợ nhóm phát triển và hoàn thành các mục tiêu bao gồm:

« Người mở đầu - cổng hiến: đưa ra các mục tiêu, đề xuất giải pháp

di cực, sự tiếp cận nhiệm vụ, giới thiệu thủ tục và các bước để tiếp cận một vấn đề hoặc nhiệm vụ

« Người tìm kiếm thông tin: tra hỏi về các thông tin, quan điểm và các đề nghị về một vấn đề hoặc nhiệm vụ

«_ Người cung cấp thông tin: cung cấp thông tin, quan điểm và các đề

nghị về một vấn đề hoặc nhiệm vụ

« Người phối hợp: làm rõ hoặc tổng hợp các ý tưởng khác nhau với

nỗ lực gắn kết chúng vào công việc của các thành viên

« Người định hướng: tóm tắt, chốt các điểm để khởi hành hướng tới

« Người tiếp sinh lực: kích thích nhóm để đạt được mức độ cao hơn trong công việc và chất lượng

e Vai tro duy tri Cac vai tro duy trì nhóm không giải quyết nhiệm

vụ một cách trực tiếp mà gieo trồng sự đoàn kết trong nhóm để làm việc chung một cách hiệu quả hơn Các vai trò duy trì gồm:

« Người động viên: bày tỏ sự nồng hậu và thân thiện đến các thành viên khác, khuyến khích và nhận thức được sự cống hiến của họ

« Người dung hòa; làm trung gian giải quyết các bất đồng giữa các thành viên và tìm cách hỗ trợ cho sự hòa hợp giữa các thành viên

2

« Người thiết lập chuẩn mực; đề ra các chuẩn mực cho việc nhóm

sẽ hoạt động như thế nào và kiểm tra liệu nhân viên có thỏa mãn với

sự hoạt động của nhóm hay không

« _ Người quan sát; quan sát các tiến trình nội bộ của nhóm và đưa

ra các phản hồi

về việc các thành viên làm việc ra sao và làm cách nào để các thành viên làm việc tốt hơn

« Người ủng hộ đồng thuận với cả nhóm và thường bị động một cách tương đối

e Vai tro tu dinh hưởng: liên quan đến các nhu cầu cá nhân của

các thành viên trong nhóm và có thể có các ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả của nhóm và bao gồm:

« Người công kích: đánh giá thấp sự cống hiến của các thành viên khác bằng cách đả kích các ý tưởng của họ, giễu cợt với cảm xúc hoặc thể hiện sự cạnh tranh một cách thái quá

« Người ngáng đường có khuynh hướng tiêu cực, cố chấp và cưỡng lại các ý tưởng mới, đôi khi bắt nhóm phải xem xét lại một quan điểm đã được thông qua

« Người đòi hỏi sự thừa nhận: tìm kiếm sự chủ ý, khoe khoang về các thành tích và năng lực và làm việc với mục đích không bị áp đặt vào các

vị trí thấp bé trong nhóm

« Người thống trị: cố gắng xác nhận sự kiểm soát và lôi kéo nhóm hoặc một số thành viên nhất định bằng cách tâng bốc, ra lệnh hoặc nư ngang lời người khác

Lãnh đạo nhóm có thể đảm nhân nhiều vai trò Ngoài ra, họ có thể sử

dụng các vai trò duy trì để giúp nhóm phát triển Tuy nhiên, lãnh đạo nhóm không thể đảm đương tất cả các công việc cần thiết và duy trì các

hành vi mà không có sự trợ giúp từ các thành viên của nhóm

Trong nhóm không có lãnh đạo thì các cá nhân dân có khuynh hướng nổi trội như thể lãnh đạo được nhìn nhận như là lãnh đạo luôn chủ động trong việc tiếp nhận các vai trò nhiệm vụ Ngay cả khi đã có một lãnh đạo chính thức trong nhóm, những người lãnh đạo phi chính thức có thể vươn lên từ nhóm với tầm ảnh hưởng sâu rộng và được nhận nhận như là

lãnh đạo dưới con mắt của các thành viên