Chuyên Đề 7 quy trình tổ chức thực hiện hợp Đồng ngoại thương

Người nhập khẩu sẽ viết thư hỏi hàng và gửi cho các nhà cung cấp trên thị trườngquốc tế và nội địa để tìm nhà cung cấp nguyên vật liệu hàng hóa nhập khẩu trên thư hỏi hàngthường bao gồm

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2024

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Hồng Thu Nhóm Sinh viên thực hiện: Nhóm 1 – QL2303A

Nguyễn Thanh Thùy

(Nhóm trưởng)

074305005309

 Tố chức thực hiện hợp đồng ngoại thương

Nguyễn Thanh

để thực hiện tổ chức hợp đồng ngoại thương

THÀNH

Phạm Minh Thuận 075203023508  Sơ đồ tổ chức thực hiện nghiệp

vụ ngoại thương

Phạm Kim Giàu 072305005903  Các chứng từ liên quan đến

việc tổ chức xuất – nhập khẩu hàng hoá theohợp đồng ngoại thương

Nguyễn Ngọc Trinh 072305003833

 Làm word

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2024

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại toàn cầu hóa, thương mại quốc tế không ngừng mở rộng, trở thành

động lực chính thúc đẩy nền kinh tế toàn cầu Tuy nhiên, để các giao dịch quốc tế diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được hiệu quả cao nhất, việc nắm vững quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương là vô cùng quan trọng Đây không chỉ là yếu tố quyết định

thành công của mỗi giao dịch mà còn là chìa khóa giúp các doanh nghiệp tận dụng tối đa cơhội trong thị trường quốc tế đầy cạnh tranh

Chuyên đề này được xây dựng nhằm cung cấp một cái nhìn toàn diện về quy trình tổchức thực hiện hợp đồng ngoại thương Các mục tiêu cụ thể bao gồm:

1 Phác thảo và minh họa chi tiết các bước cơ bản trong quy trình thực hiện hợp đồngngoại thương, từ việc chuẩn bị đến khi hoàn tất giao dịch

2 Phân tích và giải thích những thách thức và cơ hội mà các bên tham gia có thể gặpphải trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng

3 Làm rõ vai trò của từng bên liên quan và các công cụ hỗ trợ cần thiết để đảm bảo hợpđồng được thực thi hiệu quả

4 Trình bày các chứng từ quan trọng và cần thiết trong hoạt động xuất nhập khẩu, kèmtheo hình ảnh minh họa rõ ràng

Qua chuyên đề này, chúng tôi hy vọng sẽ mang đến cho các doanh nghiệp xuất nhậpkhẩu những kiến thức cần thiết để không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao hiệu quảhoạt động trong môi trường kinh doanh quốc tế

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

MỤC LỤC 2

MỤC LỤC HÌNH ẢNH 4

MỤC LỤC BẢNG 6

CHƯƠNG 1 SƠ ĐỒ THỂ HIỆN RÕ CÁC BƯỚC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 7

CHƯƠNG 2 CÁC BƯỚC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG 8

2.1 Ký kết hợp đồng ngoại thương và tiền thanh toán 8

2.1.1 Bước 1: Viết thư hỏi hàng 8

2.1.2 Bước 2: Thư chào giá (Quotation Letter) 10

2.1.3 Bước 3: Đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng ngoại thương 13

2.1.4 Bước 4,5,6: Thực hiện các khâu tiền thanh toán 13

2.2 Tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu 14

2.2.1 Bước 7,8: Booking – thuê tàu và gửi xác nhận booking 14

2.2.2 Bước 9,10,11,12,13: Hoàn thành thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa 15

2.2.3 Bước 14,15: Xếp hàng lên tàu và nhận vận tải đơn 20

2.3 Thực hiện hoàn tất khâu thanh toán 21

2.3.1 Bước 17: Chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán 21

2.3.2 Bước 18: Chuyển bộ chứng từ 52

2.3.3 Bước 19: Thông báo chứng từ đến 53

2.3.4 Bước 20,21,22: Thực hiện thanh toán tiền cho người bán 53

2.3.5 Bước 23,24,25: nhận thông báo hàng đến và đi lấy lệnh giao hàng 53

2.3.6 Bước 26,27,28: Tổ chức thực hiện thông quan hàng hóa nhập khẩu 54

CHƯƠNG 3 CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐỂ TỔ CHỨC HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 59

3.1 Bên mua (Importer) 59

3.2 Bên bán (Exporter) 59

3.3 Các bên cung cấp dịch vụ vận tải 59

3.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng 60

CHƯƠNG 4 CÁC CHỨNG TỪ TỔ CHỨC XUẤT KHẨU – NHẬP KHẨU HÀNG HÓA THEO HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 62

4.1 Chứng từ dùng trong mua bán thương mại quốc tế (bắt buộc phải có) 62

4.1.1 Hợp đồng thương mại (Sale Contract) 62

4.1.2 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) 63

4.1.3 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) 65

4.2 Bộ chứng từ xuất nhập khẩu liên quan tới giao nhận hàng hóa 66

4.2.1 Vận đơn vận tải (Bill of Lading) 66

4.2.2 Booking note (Phiếu đặt chỗ với hãng vận tải) 68

4.2.3 Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) 69

4.2.4 Hướng dẫn gửi hàng (Shipping Instruction – SI) 70

4.2.5 VGM (Phiếu xác nhận tải trọng container) 71

4.2.6 Tờ khai hải quan (Customs Declaration) 72

4.3 Các chứng từ xuất nhập khẩu thường theo lô hàng cần biết 75

4.3.1 Thư tín dụng (L/C) 76

4.3.2 Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate) 76

4.3.3 Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) 77

4.3.4 Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) Và chứng thư hun trùng ( Fumigation Certificate) 78

4.3.5 Một số chứng từ khác trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu 80

MỤC LỤC HÌNH ẢNH

CHƯƠNG 1 SƠ ĐỒ THỂ HIỆN RÕ CÁC BƯỚC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

NGOẠI THƯƠNG 9

Hình 1.1 Sơ đồ các bước tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương 6

CHƯƠNG 2 CÁC BƯỚC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG 10

Hình 2.1 Thư hỏi hàng (Mẫu) 7

Hình 2.2 Thư chào giá 10

Hình 2.3 Hình ảnh Booking Confirmation 14

Hình 2.4 Tờ khai mẫu 20

Hình 2.5 Hợp đồng Xuất khẩu (Sales contract) 22

Hình 2.6 Hợp đồng nhập khẩu (Purchases contract) 23

Hình 2.7 Bố cục phần đầu của hợp đồng ngoại thương 25

Hình 2.8 Mô tả phần nội dung của hợp đồng ngoại thương 27

Hình 2.9 Mô tả phần cuối của hợp đồng ngoại thương 27

Hình 2.10 Commercial Invoice 31

Hình 2.11 Hình ảnh Pasking List 34

Hình 2.12 Certificate Of Original (C/O) 35

Hình 2.13 Certificate of quality, quantity and weight (C/Q) 36

Hình 2.14  Đầu ngữ và số của các hãng tàu trong B/L 37

Hình 2.15 Bill of Lading SITC (Master Bill of Lading) 39

Hình 2.16 Bill of Lading do Fowarder cấp (House Bill – HB/L) 41

Hình 2.17 Straight Bill of Lading (vận đơn thẳng) 43

Hình 2.18 Vận tải đơn mẫu 45

Hình 2.19 Insurance Policy - Chứng nhận bảo hiểm 46

Hình 2.20 Bill of exchange - Hối phiếu 47

Hình 2.21 Chứng nhận thành phần chất bên trong hàng hóa 48

Hình 2.22 Chứng nhận an toàn cho sức khỏe 49

Hình 2.23 Giấy chứng nhận hun trùng 50

Hình 2.24 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật 51

Hình 2.25 Arrival Notice 52

Hình 2.26 Delivery Oder 53

Hình 2.27 Tờ khai thông quan hàng hóa 54

Hình 2.28 Tờ khai nhập khẩu hàng hóa 55

CHƯƠNG 4 CÁC CHỨNG TỪ TỔ CHỨC XUẤT KHẨU – NHẬP KHẨU HÀNG HÓA THEO HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 65

Hình 4.1 Hợp đồng Xuất khẩu (Sale Contract) 63

Hình 4.2 Commercial Invoice 64

Hình 4.3 Packing List 65

Hình 4.4 Bill of Lading 68

Hình 4.5 Booking Note 69

Hình 4.6 Arrival Notice 70

Hình 4.7 Shipping Instruction 71

Hình 4.8 VGM (Phiếu xác nhận tải trọng container) 72

Hình 4.9 Tờ khai xuất khẩu hàng hóa 75

Hình 4.10 Thư tín dụng L/C 76

Hình 4.11 Cargo Insurance Policy 77

Hình 4.12 Certificate of Origin (C/O) 78

Hình 4.13 Chứng thư hun trùng ( Fumigation Certificate) 79

Hình 4.14 Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) 80

Hình 4.15 Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of Analysis ) 81

Hình 4.16 Chứng nhận kiểm định chất lượng (CQ – Certificate of Quality) 82

Hình 4.17 Chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate) 83

Hình 4.18 Chứng nhận hợp chuẩn hợp quy, phân tích phân loại 84

Hình 4.19 Tem nhãn năng lượng cho hàng hóa 85

MỤC LỤC BẢNG

CHƯƠNG 2 CÁC BƯỚC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG 10

Bảng 2.1 Sơ đồ các bước trong quy trình thông quan xuất khẩu hàng hóa 16

Bảng 2.2 Bảng phân công xếp hàng lên tàu và nhận vận tải đơn 20

Bảng 2.3 Bảng bố cục phần thân của hợp đồng ngoại thương 26

Bảng 2.4 Bảng vai trò của Hợp đồng ngoại thương 29

Bảng 2.5 Quy trình các bước tiến hành thông quan nhập khẩu hàng hoá 56

CHƯƠNG 4 CÁC CHỨNG TỪ TỔ CHỨC XUẤT KHẨU – NHẬP KHẨU HÀNG HÓA THEO HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 65

Bảng 4.1 Bảng phân loại Vận đơn 66

CHƯƠNG 1 SƠ ĐỒ THỂ HIỆN RÕ CÁC BƯỚC TỔ CHỨC THỰC HIỆN

HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG

Hình 1.1 Sơ đồ các bước tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương

CHƯƠNG 2 CÁC BƯỚC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

Trong thương mại quốc tế việc đàm phán đi đến thống nhất thỏa thuận và ký kết một hợp đồng là cả một quá trình vất vả Do đó, những hoạt động sau khi ký kết hợp đồng thương mại quốc tế cũng không kém phần quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của hợp đồng.

2.1 Ký kết hợp đồng ngoại thương và tiền thanh toán

2.1.1 Bước 1: Viết thư hỏi hàng

Nếu bạn cần biết thêm các thông tin về sản phẩm hoặc các dịch vụ được cung cấp bởiđối tác, bao gồm như Giá cả, thời gian giao hàng, mẫu hàng, vận chuyển, cách đóng gói,trọng lượng, kích thước,… Thì bạn cần liên hệ đối tác đó Và thư hỏi hàng là phương tiện

mà đa số các doanh nghiệp sẽ thực hiện khi cần liên hệ các thông tin này

Hình 2.1 Thư hỏi hàng (Mẫu)

Người nhập khẩu sẽ viết thư hỏi hàng và gửi cho các nhà cung cấp trên thị trườngquốc tế và nội địa để tìm nhà cung cấp nguyên vật liệu hàng hóa nhập khẩu trên thư hỏi hàngthường bao gồm các nội dung như: thông tin của nhà nhập khẩu thông tin của nhà cung cấp(nếu cần), thông tin về hóa hay nguyên vật liệu còn nhập khẩu, các điều kiện khác liên quanđến hàng hóa (cơ sở giao hàng thanh toán giao hàng,…).

2.1.1.1 Tầm quan trọng của thư gửi hàng

Thử hỏi hàng là công cụ có thể giúp người hỏi biết được những thông tin mà họ cần

về mặt hàng hay đơn vị cung cấp mặt hàng đó hoặc nếu bạn muốn giới thiệu thêm một sốthông tin về bản thân/công ty Đó là lý do vì sao mà bạn cần phải thể hiện một cách rõ ràng

về nhu cầu trực tiếp của mình khi để cập các thông tin trong thư hỏi hàng

Khi bạn càng hỏi chi tiết, rõ ràng, thì lượng thông tin mà bạn nhận được sẽ nhiều vàđầy đủ hơn Tất nhiên vẫn cần phải phụ thuộc vào bên trả lời thư hỏi hàng của bạn

2.1.1.2 Cách viết thư hỏi hàng

Khi viết thư hỏi hàng bạn cần chú ý cả văn phong và nội dung chau chuốt

̶— Lời văn cần phải khéo léo và nhả nhặn, đặc biệt là khi bạn đang viết thư cho mộtcông ty mà bạn chưa từng giao dịch trước đây

̶— Thư hỏi hàng cần phải rõ ràng, tránh gây hiểu nhầm Cần diễn tả rỏ loại hàng, chấtlượng và số lượng của hàng mà bạn cần Tốt hơn bạn nên gửi hàng mẫu hoặc yêu cầuhàng mẫu từ nhà cung cấp để hai bên hiểu về hàng một cách chính xác hơn

̶— Bất cứ yêu cầu đặc biệt từ bạn – người mua, cần phải chú ý tới việc đóng gói và vậnchuyển và phải được đề cập rỏ ràng Dĩ nhiên, chi phí phát sinh cho việc đóng góiđặc biệt đó đã phải chiệu cho người mua

̶— Trong thư hỏi hàng cũng cần thể hiện sự hấp dẫn, sự hứa hẹn

̶— Lưu ý khi viết thư hỏi hàng cần: Để viết một thư hỏi hàng từ phía nhà cung cấp thìtrong thư hỏi hàng cần thể hiện một cách ngắn gọn, rõ ràng và chú trọng nội dung màbạn quan tâm Tránh lan man, khiến nhà cung cấp hiểu sai ý, khó trả lời đúng nhu cầucủa bạn và không được nhắc về giá giới hạn mà bạn có thể mua Vì người bán có thểđôn giá trong báo giá bằng giá cao nhất

̶— Hầu hết nhà cung cấp sẽ nêu điều khoản thanh toán trong mail trả lời, vì vậy hạnkhông cần phải hỏi về điều này, trừ khi bạn đang tìm kiếm một mức giá đặc biệt hoặccần sự nhượng bộ từ nhà cung cấp

Cách hành văn (Phraseology):

Bước 1: Phần mở đầu:

+ Tên công ty ở đầu bức thư

+ Địa chỉ công ty

+ Ngày tháng

Bước 2: Lời chào đầu thư hỏi hàng:

Để bắt đầu trang trọng, người ta thường dùng Dear Ví dụ: Dear Sir or Dear Madam

Bước 3: Giới thiệu về doanh nghiệp của bạn:

I am + tên + chức vụ + tên công ty + nước

We are one of the country’s leading with + tên lĩnh vực

Bước 4: Lý do mà bạn biết đối tác này:

Tôi biết đến quý công ty thông qua: trang facebook, Alibaba, Taobao, 1688, website,

…

We were give your name by + N

I see your advertising on website…

Bước 5: Đưa ra câu hỏi và yêu cầu cụ thể - Mục đích chính của thư hỏi hàng:

Hỏi về các mã hàng hóa và báo giá

May i have your current catalogue and price list for…?

Could you please send me an up to date price list…

Các thông tin về điều kiện giao hàng, thanh toán, mức chiết khấu,…

Bước 6: Cảm ơn và kết thúc thư hỏi hàng:

Nói rằng bạn muốn nhận phản hồi sớm từ quý công ty và hy vọng 2 bên sẽ có sự hợptác tốt đẹp

I am looking forward to hearing from you soon

Cuối thư ký tên và ghi rõ chức vụ của bạn

2.1.1.3 Cách trả lời thư hỏi hàng

Trả lời thư hỏi hàng cần đúng trọng tâm, chi tiết, thể hiện thái độ chuyên nghiệp củađơn vị cung cấp thì càng được đối tác đánh giá cao và lựa chọn dịch vụ

Nếu thư hỏi hàng đánh số thứ tự, thì thư trả lời cũng đánh số thứ tự và trả lời tươngứng Điều này giúp người hỏi dễ dàng nhận biết thông tin mình quan tâm

2.1.2 Bước 2: Thư chào giá (Quotation Letter)

Sau khi nhận được thư hỏi hàng tới nhà nhập khẩu nhà cung cấp sẽ phải tập hợpthông tin lên các phương án kinh doanh kế hoạch sản xuất và đưa ra các phương án chào giá

để khách hàng lựa chọn Nội dung cô báo giá thương thường bao gồm thông tin nhà cungcấp, thông tin và nhập khẩu, thông tin về hàng hóa, thông tin về các điều khoản khác liênquan đến hàng hóa (cơ sở giao hàng giao hàng thanh toán)

Hình 2.2 Thư chào giá

2.1.2.1 Tầm quan trọng của thư chào giá

Thư chào giá giúp người bán và người mua xác nhận các điều khoản cụ thể về giá cả,thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và các điều kiện khác Điều này đảm bảo rằng

cả hai bên đều hiểu rõ và đồng thuận về các điều khoản giao dịch trước khi tiến hành giaodịch

Cơ hội để các bên đàm phán thêm về các điều khoản, có thể là giá cả, phương thứcvận chuyển, hoặc các yếu tố khác Điều này giúp các bên đạt được thỏa thuận tốt nhất cóthể.

Bước đầu tiên trong quá trình hình thành hợp đồng chính thức Các điều khoản trongthư chào giá có thể được sử dụng để xây dựng hợp đồng, giúp giảm thiểu sự hiểu lầm vàtranh chấp sau này

Một thư chào giá chi tiết, rõ ràng và chuyên nghiệp giúp xây dựng niềm tin giữangười bán và người mua Nó cho thấy sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của doanh nghiệptrong việc hợp tác

Khi các điều khoản được làm rõ ngay từ đầu, rủi ro phát sinh do hiểu lầm hoặc thiếuthông tin sẽ được giảm thiểu Điều này đặc biệt quan trọng trong thương mại quốc tế, nơicác yếu tố như ngôn ngữ, luật pháp và văn hóa có thể gây ra sự khác biệt trong hiểu biết và

kỳ vọng

=> Thư chào giá, do đó, là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo sự thànhcông và hiệu quả trong các giao dịch thương mại, đặc biệt là trên thị trường quốc tế

2.1.2.2 Cách viết thư chào giá

Bước 1: Tiêu đề thư:

+ Thông tin người gửi, người nhận

+ Ngày tháng

Bước 2: Lời chào mở đầu:

+ Kính gửi [Tên người nhận]

+ Hoặc "Dear [Tên người nhận]

Bước 3: Giới thiệu ngắn gọn:

+ Giới thiệu ngắn gọn về công ty của bạn và sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chàobán

Ví dụ: "Chúng tôi rất hân hạnh được cung cấp cho quý công ty các sản phẩm/dịch vụ chấtlượng cao với giá cả cạnh tranh."

Bước 4: Nội dung chính của thư báo giá:

+ Mô tả sản phẩm/dịch vụ: Cung cấp mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ Bao gồm

các thông tin như kích thước, chất liệu, chức năng, và đặc điểm nổi bật

+ Bảng báo giá: Cung cấp bảng báo giá chi tiết Bảng này nên bao gồm: Tên sản phẩm,

số lượng, đơn giá (kèm đơn vị tiền tệ), tổng giá trị cũng như các khoản chiết khấu(nếu có)

+ Điều khoản và điều kiện: Bao gồm các thông tin như: Thời gian giao hàng, phương

thức thanh toán, thời hạn hiệu lực của báo giá và các chi tiết khác như bảo hành, dịch

vụ sau bán hàng,…

Bước 5: Lời kết:

+ Nhấn mạnh sự mong đợi hợp tác và sẵn sàng giải đáp thắc mắc

Ví dụ: "Chúng tôi rất mong sớm nhận được phản hồi từ quý công ty Nếu có bất kỳ câu hỏinào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email hoặc số điện thoại trên."

Bước 6: Lời chào cuối thư:

+ Trân trọng, (Hoặc "Best regards," nếu bằng tiếng Anh)

+ [Tên người gửi]

+ [Chức vụ]

+ [Tên công ty]

+ Bao gồm chữ ký của người gửi (nếu là bản cứng) và tên đầy đủ, chức vụ

2.1.2.3 Cách trả lời thư chào giá

Khi nhận được thư chào giá từ một nhà cung cấp hoặc đối tác, việc trả lời thư mộtcách lịch sự, rõ ràng và chuyên nghiệp là rất quan trọng

Trả lời thư hỏi hàng cần đúng trọng tâm, chi tiết, thể hiện thái độ chuyên nghiệp củađơn vị cung cấp thì càng được đối tác đánh giá cao và lựa chọn dịch vụ

Nếu thư hỏi hàng đánh số thứ tự, thì thư trả lời cũng đánh số thứ tự và trả lời tươngứng Điều này giúp người hỏi dễ dàng nhận biết thông tin mình quan tâm

2.1.3 Bước 3: Đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng ngoại thương

Sau khi hai bên thống nhất được thư chào giá thì tiến hành đàm phán và đi đến thốngnhất nội dung các điều khoản của hợp đồng ngoại thương và cử một trong hai bên tiến hànhsoạn thảo nội dung chi tiết các điều khoản của hợp đồng (đã nói chi tiết các điều khoản ở cácchương trên)

2.1.4 Bước 4,5,6: Thực hiện các khâu tiền thanh toán

Nhà nhập khẩu sẽ tiến hành hoạt động tiền thanh toán (tùy vào phương thức thanhtoán hay thời hạn thanh toán mai nhập khẩu sẽ có các hoạt động cụ thể như: chuyển tiền ứngtrước, yêu cầu mở thư tín dụng, thư cam kết thanh toán, mở cái tài khoản tên khác để thanh

toán…) nhằm làm tăng độ tin cậy vậy hiện cam kết mua hàng để nhà cung cấp yên tâm giaohàng theo hợp đồng.

Ngân hàng nước nhập khẩu sẽ thực hiện yêu cầu của bước tiền thanh toán, ngân hàngxuất khẩu sẽ thông báo cho nhà suất khẩu phải hoạt động tiền thanh toán của người nhậpkhẩu

2.2 Tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu

2.2.1 Bước 7,8: Booking – thuê tàu và gửi xác nhận booking

Tùy vào nội dung điều khoản của hợp đồng thống nhất giữa người mua và người bán

đã lựa chọn cơ sở giao hàng là gì mà hoạt động thuê tàu thuộc về người mua hay người bán (giả sử nghĩa vụ thuê tàu là của người bán)

Người xuất khẩu sẽ tiến hành Booking để thuê tàu chuyên chở hàng hóa theo điềukhoản giao hàng trong hợp đồng Khi tiến hành thuê tàu, người xuất khẩu cần phải lựa chọnhãng tàu với tuyến đường, chuyến tàu và con tàu phù hợp nhằm đảm bảo thực hiện đúng nộidung của hoạt động giao hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương khi tiến hànhthuê tàu có sức khẩu phải cung cấp các thông tin cần thiết về luôn hàng cho hãng vậnchuyển hoặc đã lấy của họ như:

̶— Về hàng hóa cần vận chuyển như: tên hàng, số lượng, chủng loại, đặc điểm của hànghóa,…

̶— Về thời gian: thời gian dự kiến đến nước nhập khẩu thời gian dự kiến khởi hành,thời gian giao hàng trên hợp đồng đã thỏa thuận với các bên nhập khẩu,…

̶— Về địa điểm giao hàng: dự kiến xuất khẩu thuế nhập, nơi thực hiện hạ bãi và vào sổtàu cũng như nơi dự kiến thông quan xuất khẩu nhập khẩu của hàng hóa,…

̶— Những thông tin khác có liên quan…

Hình 2.3 Hình ảnh Booking Confirmation 2.2.2 Bước 9,10,11,12,13: Hoàn thành thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa

Người xuất khẩu (hoặc đại lý của người xuất khẩu) tiến hành các bước nhầm thôngquan xuất khẩu cho hàng hóa.

Bảng 2.1 Sơ đồ các bước trong quy trình thông quan xuất khẩu hàng hóa

Các bước công việc Mô tả công việc Bộ phận chịu trách

nhiệm

Các chứng từ liên quan

Nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ

Hợp đồng nhập khẩu, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vân đơn đường biển,

PHYTO, Thông báohàng đến của hãng tàu vận chuyển, Giấy giới thiệu, Một số giấy tờ liên quan khác tuy thượcđặc tính hàng

Booking và đi lấy

booking từ hãng từ

Nhân viên chứng từđăng ký booking vànhân viên giao nhận

đi lấy booking và các chứng từ liên quan tại hãng tàu, làm biên bản cước

vỏ container nếu cần

Nhân viên chứng từ

và nhân viên giao nhận

Các chứng từ như Commercial Invoice, Packing List, hợp đồng booking, seal, lệnh cấp container, biên bản cước vở

và lệnh cấp

Nhân viên giao nhận, tài xế

Booking, lệnh cấp container

nếu có

container để lấy vỏ container phù hợp

về đóng hàng vào container Lưu ý container chỉ định hoặc tự do, có mangcontainer về kho riêng đóng hàng hay không

Mở tờ khai hải quan

hàng xuất khẩu

Nhân viên khai báo

tờ khai trên phần mềm Ecuss 5, và truyền tờ khai chờ kết quả phân luồng của hệ thống

Nếu tờ khai bị phân

luồng XANH

Thông quan trên hệ

Tờ khai và bộ chứng từ về hàng hóa – lưu ý là có cho up lên hệ thống các chứng từ về hàng hóa

Nếu tờ khai bị phân

luồng VÀNG

Chuẩn bị bộ chứng

từ đầy đủ, bao gồm

cả tờ khai nhập khẩu hàng hóa nộp cho hải quan chi cục mình khai báo

để kiểm tra và thông quan hàng hóa

Nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ

Bộ chứng từ hàng hóa và tờ khai hàng hóa xuất khẩu; các chứng từ điều kiện

để xuất khẩu hàng hóa

Lưu ý có thể bị chuyển sang luồng ĐỎ

Nếu tờ khai bị phân

luồng ĐỎ

Chuẩn bị bộ chứng

từ đầy đủ, bao gồm

cả tờ khai nhập khẩu hàng hóa nộp cho hải quan chi cục mình khai báo

để kiểm tra, nếu chưa thông quan thìtiến hành kiểm tra thucje tế hàng hóa

Đăng ký kiểm hàng hóa với bên bộ phậnhải quan Sau đó đóng thuế cho hàng hóa nhập khẩu và thông quan hàng hóa

Nhân viên chứng từ

và nhân viên giao nhận

Bộ chứng từ hàng hóa và tò khai hàng hóa xuất khẩu; Các chứng từ khác theo yêu cầu của bên hải quan

Nhân viên giao nhận

Phiếu đăng ký kiểmdịch, yêu cầu giám định và đăng ký hun trùng

Tổ chức giao hàng

hóa và hạ tại cảng

xuất theo lịch tàu

Nhân viên tiến hành

tổ chức giao hàng đến cảng Thanh lý

tờ khai tại chi cục

- Đăng kí hạ hàng

với thương vụ cảng

Nhân viên giao nhận tiến hành các thủ tục cần thiết để đăng kí hạ bãi tại cảng tại phòng thương vụ cảng, đóng phí và lấy phiếu EIR (lưu ý là khai trực tuyến trên eport)

Nhân viên giao nhận

Tờ khai xuất, phiếu EIR, booking nếu cần

- In mã vạch và

thanh lý tờ khai tại

hải quan giám sát

Nhân viên giao nhận in mã vạch (sau khi tờ khai thông quan) và đemxuống hải quan giám sát để thanh lý

tờ khai

Nhân viên giao nhận

(Tờ khai đã thông quan), mã vạch

- Giao hàng Hạ bãi

container hàng xuất

và vào sổ tàu

Tài xế cho xe chở container hàng xuất vào cổng cảng và đi

hạ bãi theo chỉ định của điều độ, và vào

sổ tàu

Nhân viên giao nhận, tài xế

Mã vạch đã có xác nhận của hải quan giám sát, phiếu EIR

2.2.3 Bước 14,15: Xếp hàng lên tàu và nhận vận tải đơn

Bảng 2.2 Bảng phân công xếp hàng lên tàu và nhận vận tải đơn

Lấy vận đơn (nhớ

kiểm tra kỹ nội

dung vận đơn trước

khi chấp nhận in

bản chính thức)

Nhân viên chứng từlập ShippingInstruction gửi chohãng tàu/ đại lýhãng tàu để đề nghịcấp vận đơn

Nhân viên chứng từ

Booking, PackingList, CommervialInvoice, ShippingInstruction,…

Xin cấp giấy chứng

nhận xuất xứ (C/O)

Nhân viên chứng từlàm hồ sơ để xincấp C/O cho lôhàng xuất nếu cần(điện tử hóa hoàntoàn)

Nhân viên chứng từ Tờ khai đã thông

Lưu hồ sơ/ thanh lý

với khách hàng Lưu trữ hồ sơ

Nhân viên chứng

từ, giao nhận, kếtoán

Tất cả các chứng từliên quan đến hợpđồng cung cấp dịch

vụ

Hình 2.4 Tờ khai mẫu

2.3 Thực hiện hoàn tất khâu thanh toán

2.3.1 Bước 17: Chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán

Sau khi hoàn tất thông quan xuất khẩu cho hàng hóa, người xuất khẩu tiến hànhchuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ để mang lên ngân hàng và yêu cầu thanh toán Bộ chứng

từ thanh toán gồm các chứng từ như sau:

2.3.1.1 Contract of purchase and sale of goods – Hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là sự thỏa thuận theo đó người bán có nghĩa vụ giao hàng,chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận thanh toán; người mua có nghĩa vụ

thanh toán cho người bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận” (Điều 3,Khoản 8) Trong Luật Thương mại Việt Nam 2005.

Đây là chứng từ trong thanh toán quốc tế quan trọng nhất khi hoạt động mua bánhàng hóa quốc tế được ký kết bởi người mua và người bán sau khi kết thúc quá trình trao đổi, thương lượng và đàm phán trong một khoảng thời gian và địa điểm xác định

Chủ thể của hợp đồng thường là các tổ chức (doanh nghiệp) có tư cách pháp nhân rõràng Hợp đồng nhằm xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong một giao dịchmua bán

Ví dụ: Hợp đồng mua bán hàng hoá giữa Việt Nam là người Nhập khẩu (Công ty Tráchnhiệm hữu hạn Thương mại hàng may mặc NGUYEN PHAT) và soạn hợp đồng với bênXuất khẩu là một khách hàng Hong Kong (BLUE OCEAN CLOTHING COMPANYLIMITED)

Hình 2.5 Hợp đồng Xuất khẩu (Sales contract)

Hoặc Hợp đồng mua bán hàng hoá giữa Việt Nam là người Nhập khẩu (Công tyTrách nhiệm hữu hạn THUẬN PHƯƠNG) và soạn hợp đồng với bên Xuất khẩu là mộtkhách hàng SINGAPORE (HOSHIMA INTERNATIONAL PTE LIMITED)

Hình 2.6 Hợp đồng nhập khẩu (Purchases contract)

A Nội dung cần có của hợp đồng ngoại thương

Trên hợp đồng ngoại thương thể hiện các thông tin cơ bản gồm:

̶w Hợp đồng có ghi rõ số có ngày (Các chứng từ sau dựa vào thông tin trên hợp đồng để

soạn thảo)

̶— Thông tin chi tiết về công ty của người bán và người mua (tên công ty, địa chỉ, chitiết liên hệ…)

̶— Chủ đề hợp đồng bán hàng (Subject )

̶— Mô tả hàng hóa (Description of the goods)

̶— Đơn giá hàng hóa, tổng số lượng hợp đồng và tổng số tiền phải trả cụ thể trong bảnhợp đồng

̶— Đóng gói và giao hàng (Package and shipment details)

̶— Discharging & Loading Port (Thông tin về cảng dỡ hàng & xếp hàng)

̶— Thời gian quy định cụ thể về ngày giao hàng hoặc thời gian giao hàng (Delivery date

or delivery period)

̶— Các hình phạt áp dụng khi bên bán giao thiếu hay trễ hàng (Penalties of lateshipment)

̶— Các điều khoản giao hàng theo Incoterm (phải có trong bản hợp đồng)

̶— Phương thức thanh toán (Thông thường sẽ áp dụng TTR và L/C)

̶— Các chứng từ cung cấp từ nhà xuất khẩu (Đó là những giấy tờ như Số bản gốc và bảnsao, thời gian chuyển giao cho nhà nhập khẩu)

̶— Bất khả kháng (áp dụng trong những trường hợp gặp phải chiến tranh, cấm vận,thiên tai, đình công,…)

̶— Giải quyết tranh chấp (thông qua trọng tài hoặc kiện tụng)

̶— Trong bản hợp đồng sẽ có chữ ký của người có quyền lực cao trong doanh nghiệp.(thông thường sẽ là giám đốc)

̶w Bản dịch của hợp đồng (Các doanh nghiệp nên làm bản hợp đồng song ngữ, trong

đó có quy định rõ về việc khi xảy ra tranh chấp sẽ sử dụng ngôn ngữ nào)

A1.

Phần mở đầu của hợp đồng ngoại thương

Hình 2.7 Bố cục phần đầu của hợp đồng ngoại thương

Tiêu đề hợp đồng: thường là “contract”, “Sale contract” hoặc “Purchases contract”.

Số và ký hiệu hợp đồng: ví dụ: No: VNT/EV-0123 ( số hợp đồng do 2 bên ký kết hợp

đồng tự soạn thảo và lưu lại)

Thời gian ký kết hợp đồng: Date: 04/03/2023 (Đây là thời gian ký hợp đồng ngoại

thương được 2 bên mua bán chấp thuận)

Chủ thể hợp đồng trình bày trên hợp đồng ngoại thương: Người bán – người mua Thông

tin người bán và người mua trên hợp đồng cần có các mục sau: Tên đơn vị : nêu cả tên đầy

đủ và tên viết tắt (nếu có); Địa chỉ công ty; thông tin liên hệ: Fax, điện thoại, email, ngườiđại diện ký hợp đồng cần nêu rõ tên và chức vụ của người đại diện, thông tin tài khoản ngânhàng…

A2 Phần nội dung của hợp đồng ngoại thương

Bố cục phần thân của hợp đồng ngoại thương gồm các điều khoản sau:

Bảng 2.3 Bảng bố cục phần thân của hợp đồng ngoại thương

Các phần cần thể hiện trên hợp

Thông tin về hàng hóa

 Commodity : tên hàng hóa, mô tả thông tin hàng

 Quality : Mô tả chất lượng hàng hóa

 Quantity : Số số lượng hàng hóaPrice : ghi rõ đơn giá theo điều kiện incoterm trên hợp đồng

Thông tin về hình thức giao

hàng  Port of loading: Thông tin cảng bốc hàng tại nước xuất khẩu

 Port of discharge: Thông tin cảng dỡ hàng tại nước nhập khẩu

 Time of delivery: Thời gian giao hàng

Transit/ Partial shippment: Hình thức giao hàng,

chuyển tải

Thông tin về hình thức đóng gói

Packing: Tiêu chuẩn đóng gói – có thể đóng gói theoyêu cuầ của người mua hoặc theo tiêu chuẩn xuấtkhẩu của người bán \: Packing and Marking: quycách đóng gói bao bì và nhãn hiệu hàng hóa

Phương thức thanh toán Payment term: Phương thức thanh toán được 2 bênthỏa thuận như T/T; L/C …

Điều khoản về chứng từ yêu cầu

Requirement document: Chứng từ yêu cầu trong hợpđồng ngoại thương: vd: Commercial invoice; bill of

lading, packing list…

Điều khoản về bảo hành hàng

 Claim: nêu các quy định cần thực hiện trong trườnghợp một bên trong hợp đồng muốn khiếu nại

Điều khoản về trọng tài Arbitration: quy định luật và ai là người đứng raphân xử trong trường hợp hợp đồng bị vi phạmNhững điều khoản quy định

khác Other terms and conditions : ghi những quy địnhkhác ngoài những điều khoản đã kể trên

Hình 2.8 Mô tả phần nội dung của hợp đồng ngoại thương

A3 Phần cuối của hợp đồng

Trong phần này bao gồm các nội dung như: số bản được soạn thảo theo thỏa thuận,ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng ngoại thương, hình thức của hợp đồng, hợp đồng có hiệulực từ ngày nào, nếu có phát sinh thì hướng xử lý ra sao Ký tên đầy đủ của 2 công ty

Hình 2.9 Mô tả phần cuối của hợp đồng ngoại thương

B Những lưu ý khi chuẩn bị ký hợp đồng ngoại thương

Trước khi ký hợp đồng ngoại thương 2 bên mua bán cần lưu ý các bước sau:

̶— Khi ký hợp đồng ngoại thương doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ về đối tác giao kết mua bán: Thông tin càng rõ ràng sẽ hạn chế được rủi ro trong giao dịch thương mại, cần

quan tâm các yếu tố như lịch sử hình thành của công ty, nghành nghề kinh doanh,webiste, văn phòng làm việc, tạo các buổi gặp trực tiếp hoặc online trực tuyến, thamquan nhà xưởng với những hợp đồng quan trọng nên nhờ giám định của bên thứ 3 vềnăng lực tài chính của đối tác

̶— Các yếu tố về luật pháp ký kết khi đưa vào hợp đồng ngoại thương: Hợp đồng ngoại

thương là căn cứ pháp lý để giải quyết các mẫu thuẫn phát sinh giữa 2 bên mua bán,

vì vậy việc dựa vào luật để soạn thảo hợp đồng ngoại thương là rất cần thiết, việc ápdụng luật quốc gia hay theo tập quán thương mại quốc tế cần được quy định cụ thểtrong hợp đồng ngoại thương

̶— Xác định rõ loại hình hợp đồng ngoại thương phù hợp trước khi lập dựng: Việc sử

dụng đúng loại hợp đồng ngoại thương như: Hợp đồng dài hạn, hợp đồng ngắn hạn,hợp đồng tư vấn, gia công, hợp đồng chuyển giao công nghê…

̶— Ai là người lập hợp đồng ngoại thương: Cần lưu ý với những hợp đồng quan trọng

cần để và giành quyền chủ động lập hợp đồng ngoại thương, thông thường ngườidành quyền chủ động lập hợp đồng sẽ thể hiện được đầy đủ những mong muốn củadoanh nghiệp cần thể hiện trên hợp đồng

C Tầm quan trọng của hợp đồng mua bán

Hợp đồng ngoại thương có vai trò rất quan trọng trong thương mại quốc tế:

Bảng 2.4 Bảng vai trò của Hợp đồng ngoại thương

Công ty A và B ký hợp đồng ngoại thươngdựa vào các điều khoản quy định bán hànggiá FOB, công ty A hiểu rằng mình có tráchnhiệm giao hàng tới cảng xuất, hàng đãthông quan mang lên boong tàu gửi chứng

từ theo thỏa thuận cho người mua là hếtnghĩa vụ Các công việc giao nhận còn lại B

Công ty A ký hợp đồng nhập khẩu từ công

ty B trong điều kiện đóng gói chỉ yêu cầu:Đóng gói theo điều kiện xuất khẩu Khi khaithác hàng bên A kiện bên B đóng gói khôngcẩn thận Điều này sẽ bị bác bỏ vì điều kiệnxuất khẩu của công ty B không yêu cầu gia

cố thêm cho sản phẩm, trong khi để vận

chuyển tới công ty A, qua trình giao nhậngặp nhiều bất lợi dẫn tới hàng hóa bị hỏngtrong quá trình vận chuyển.

Căn cứ để

thanh toán

Dựa vào số tiền trên hợp đồngngoại thương sẽ là căn cứ pháthành hóa đơn thương mại

Người mua dựa vào hợp đồng

để kiểm tra thông tin trên hóađơn, trả tiền cho người bán

Số tiền trên hợp đồng ghi nhận: 10.500usd.Nếu không có phát sinh về giao nhận hàngtừng phần, giảm hoặc tăng lượng mua thì sốtiền trên INV sẽ là 10.500 khớp với số tiềntrên hợp đồng

2.3.1.2 Commercial Invoice - Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là một chứng từ thương mại được dùng để thanh toán giữa cácbên xuất khẩu và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu phải thanh toán đúng số tiền đã đượcghi rõ trong thỏa thuận cho người xuất khẩu

Thường thì, hóa đơn thương mại được cấp bởi nhà sản xuất Hóa đơn thương mạiđược phát hành sau khi hàng hóa đã được gửi hoặc sau khi đóng hàng vào container Bởi vì

đó là thời điểm đã có đầy đủ thông tin chính xác về chủng loại, số lượng hàng hóa,…Đôikhi, hóa đơn thương mại cũng có thể phát hành đồng thời với hợp đồng giao hàng hoặc saukhi người mua thanh toán tiền hàng trước Mặc dù không có một form mẫu chuẩn cho tất cảcác lĩnh vực song hoá đơn thương mại thường gồm những nội dung cơ bản như sau:

̶— Người mua (Buyer/Importer): Bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty,

email, địa chỉ, số điện thoại, số fax và người đại diện Tùy theo điều kiện thanh toán,

có thể bao gồm thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu

̶— Người bán (Seller/Exporter): Tương tự như thông tin của người mua. 

̶— Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ được quy đỉnh bởi phía xuất khẩu. 

̶— Ngày Invoice: Theo thông lệ trong kinh doanh quốc tế, thường thì hóa đơn thương

mại được tạo sau khi hợp đồng giữa các bên được ký kết và trước ngày xuất khẩuhàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading) để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.  

̶— Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Có thể liệt kê một số phương thức

phổ biến như: T/T, L/C, D/A, D/P:

và tiện lợi, tuy nhiên lại mang rủi ro lớn nhất trong các hình thức khác chongười xuất khẩu Nếu người bán lo ngại về việc người mua không cam kếtthanh toán sau khi nhận hàng, nên tránh sử dụng phương thức này

+ L/C (Letter of Credit): Được sử dụng ít hơn, giúp giảm rủi ro cho người

xuất khẩu Chú ý, TTR về bản chất sẽ khác biệt với T/T (TelegraphicTransfer – Điện chuyển tiền, tiền được chuyển trực tiếp vào tài khoản ngườibán) TTR mặc dù cũng là hình thức điện chuyển tiền nhưng thường áp dụngtrong thanh toán L/C

tốt nhất, nhưng phức tạp khi yêu cầu kiểm tra và xác nhận chứng từ nhiều lần.Thường chỉ sử dụng khi không có sự tin tưởng giữa người mua và người bán,đặc biệt là trong các giao dịch mới

̶— Thông tin hàng hóa: Thông tin hàng hóa trên hợp đồng thương mại thường chỉ cơ

bản như: tên hàng, tổng trọng lượng, số khối, số lượng kiện tính theo đơn vị nhưbao/chiếc/cái/thùng,… và đơn giá để tính tổng số tiền cần thanh toán Thông tinhàng hóa chi tiết hơn thường xuất hiện trên Packing List, vận đơn, hoặc Chứng nhậnxuất xứ (C/O) nếu có

̶— Nước xuất xứ hàng hóa.

̶— Tổng tiền (Amount): Tổng giá trị của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ,

kèm theo đơn vị tiền tệ thanh toán

̶— Điều kiện Incoterms: Được ghi rõ đi kèm với địa điểm cụ thể Chẳng hạn như: CIF

HCM, Vietnam

̶— Ngoài ra, một số thông tin phổ biến khác cũng thường xuất hiện trong hợp đồngngoại thương, như: POL (Port of Loading – Cảng xếp hàng; )POD (Port ofDischarge – Cảng dỡ hàng); Vessel/Voyage (Tên tàu/Số chuyến); Đích đến(Destination)

̶— Cuối cùng, cần lưu ý đến việc áp dụng các khoản giảm giá hoặc chiết khấu nếu có

Lưu ý: Số tiền trên Hóa đơn thương mại không luôn là 100% giá của hàng tại xưởng sản

xuất Mỗi điều kiện Incoterms sẽ phản ánh trách nhiệm của người mua và người bán, vàtrách nhiệm mà người bán phải đảm nhận có thể làm tăng giá trị trên Hóa đơn thương mại

so với giá gốc tại xưởng Ví dụ, giá CIF thường cao hơn  giá FOB  vì giá CIF bao gồm cảcước biển, phí vận chuyển, và bảo hiểm (điều này cần chú ý khi thực hiện thủ tục hải quannhập khẩu)

Hình 2.10 Commercial Invoice

Trong đó:

̶— Số hóa đơn: WR/20160308/012: Đây là mã số duy nhất để xác định hóa đơn này.

̶— Ngày lập: Hóa đơn được lập vào ngày 08 tháng 3 năm 2016.

̶— Người bán (Seller): Công ty TNHH Phát triển Liên minh (ALLIED

DEVELOPMENT COMPANY)

̶— Người mua (Buyer): Công ty Cổ phần Kanematsu (KANEMATSU

CORPORATION)

̶— Người nhận hàng (Consignee): Công ty TNHH Phân phối Quốc tế Trung Nguyên

(CHINA RESOURCES NG FUNG INTERNATIONAL DISTRIBUTIONCOMPANY LIMITED)

̶— Cảng xếp hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Thông tin thanh toán:

̶— Ngân hàng người bán: Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Cần Thơ

(VIETCOMBANK CANTHO)

̶— Tài khoản người thụ hưởng: 011 1 37.002042.4

̶— Điều kiện thanh toán: Thanh toán bằng chuyển khoản

Các thông tin khác:

̶— Xuất xứ hàng hóa: Việt Nam

̶— Chữ ký và họ tên người ký: Hoàng Quốc Lập, Giám đốc Kinh doanh Xuất nhập

khẩu

Phân tích chi tiết hơn:

̶— Hóa đơn này là một chứng từ thương mại quốc tế, ghi nhận việc mua bán gạo

Việt Nam giữa một công ty Việt Nam và một công ty Nhật Bản

̶— Hàng hóa sẽ được vận chuyển từ cảng Hồ Chí Minh đến Hồng Kông.

̶— Người mua sẽ thanh toán cho người bán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.

Hóa đơn này là cơ sở để hải quan các nước tiến hành kiểm tra và thu thuế

2.3.1.3 Detail packing list - Phiếu danh sách đóng gói hàng hóa

Phiếu danh sách đóng gói hàng hóa là chứng từ đính kèm với hóa đơn thương mại(commercial invoice), miêu tả chi tiết quy cách đóng gói hàng hóa xuất Chứng từ trongthanh toán quốc tế này hoàn toàn có thể được lập chung (trên cùng file) với hóa đơn(Invoice), bởi thông tin cần có trên chứng từ này là chính thông tin trên invoice Tuy nhiênhầu hết người bán thường lập riêng packing list và chỉ khác so với nội dung trên Invoice ởmột số nội dung như sau:

̶— Quy cách đóng gói: cần thể hiện rõ hàng được đóng gói thế nào, bởi trong vậnchuyển có rất nhiều cách đóng gói như : carton, bao tải, cuộn, pallet, thùng gỗ…

̶— Trọng lượng: đương nhiên là hàng hóa khi xnk hoặc vận chuyển cần ghi rõ trọnglượng hàng hóa Và các bạn  nhớ là có 2 loại trọng lượng là trọng lượng hàng (Netweight) và trọng lượng cả bao gói (Gross weight)

̶— Trọng lượng từng kiện hàng: đặc biệt trong vận chuyển đường hàng không thì thôngtin này là khá quan trọng, bởi một số hang hàng không có quy định giới hạn trọnglượng trên một kiện hàng trong quá trình vận chuyển để đảm bảo an toàn bay hoặcchất xếp lên máy bay,…

̶— Kích thước: nó rất quan trọng nhưng trong một số trường hợp nhiều bạn chưa xácđịnh được nên thường không có thông tin này trên packing list Trong quá trình vậnchuyển thì kích thước chính xác sẽ giúp các bạn dễ dàng trong việc xếp hàng lênphương tiện, lựa chọn phương tiện,…

̶— Yêu cầu đặc biết khác: ví dụ hàng không được xếp chồng (non-stackable), trong rấtnhiều trường hợp nhà XK yêu cầu nhà vận chuyển không được phép xếp chồng hànghóa khóa lên hàng hóa của mình trong suốt quá trình vận chuyển, bởi có thể gây hưhỏng hoặc ảnh hưởng chất lượng hàng hóa

Hình 2.11 Hình ảnh Pasking List

2.3.1.4 Certificate Of Original (C/O): Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là chứng từ chứng nhận xuất xứ của hàng hóaxuất khẩu nhăm tạo lợi thế ưu đãi cho nhà nhập khẩu khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa vàonước họ Chứng từ này thường phải tuân thủ quy định của các hiệp định thương mại tự do

mà các nước tham gia vào hiệp định thỏa thuận với nhau và đi đến thống nhất Do cơ quan

có thẩm quyền hay đại diện có thẩm quyền tại nước xuất khẩu cấp để chứng nhận xuất xứsản phẩm của nước đó theo các quy tắc xuất xứ nhằm đảm bảo nguồn gốc xuất xứ của hànghoá được thể hiện rõ ràng thông qua chứng từ.

Hình 2.12 Certificate Of Original (C/O)

2.3.1.5 Certificate of quality, quantity and weight (C/Q) - Giấy chứng nhận kết quả giám định về chất lượng, số lượng và trọng lượng hàng hóa

Giấy chứng nhận kết quả giám định về chất lượng, số lượng và trọng lượng hàng hóa

là chứng từ mà người xuất khẩu phải tự chứng nhận hoặc phải thuê một công ty giám địnhđộc lập tiến hành giám định và phát hành bản chứng nhận kết quả giám định theo yêu cầucủa người nhập khẩu

Hình 2.13 Certificate of quality, quantity and weight (C/Q)

2.3.1.6 Bill of Lading (B/L): Vận đơn

Vận đơn là chứng từ vận tải do người chuyên chở hoặc đại diện hay bên hãng tàu kýphát sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc nhận hàng để xếp lên tàu, là bằng chứng của hợp đồngvận chuyển cũng như quyền sở hữu hàng hóa nếu là B/L gốc Chứng từ này chứng nhậnngười chuyên chở hay đại diện của anh ta đã nhận hàng để chở và sẽ giao cho người nhậnhàng Chứng từ này rất quan trọng và là chứng từ có giá trị có thể cầm cố chuyển nhượnghoặc thế chấp được

Hình 2.14  Đầu ngữ và số của các hãng tàu trong B/L

A Tầm quan trọng của Vận đơn trong Thương mại quốc tế

Tác dụng của Vận đơn (B/L):

̶w Người ta dựa vào vận đơn để làm căn cứ dể khai hải quan và thủ tục cho việc xuất

nhập khẩu hàng hóa

̶w Vận đơn được xem là tài liệu kèm theo hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ mà

người bán gửi cho người mua (hoặc ngân hàng) để thanh toán tiền hàng

̶w Được xem là chứng từ để cầm cố, chuyển nhượng hoặc mua bán hàng hóa.