Phân tích quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp Đồng xuất khẩu tại công ty tnhh sản xuất & thương mại sinh thái việt nam

Nhờ vào sự giúp đỡ tận tình của thầy, tôi đã hoàn thành bài báo cáo khóa luận về đề tài “ Phân tích quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức th

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

TRẦN KIM TUYỀN MSSV: 2021004151 – LỚP: 20DLG02

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ KIỂM TRA HÀNG HÓA

VÀ GIAO HÀNG CHO NGƯỜI VẬN TẢI TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI

SINH THÁI VIỆT NAM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TP HỒ CHÍ MINH – Tháng 12/2023

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

TRẦN KIM TUYỀN MSSV: 2021004151 – LỚP: 20DLG02

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ KIỂM TRA HÀNG HÓA

VÀ GIAO HÀNG CHO NGƯỜI VẬN TẢI TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI

SINH THÁI VIỆT NAM Chuyên ngành: Logistics và quản trị chuỗi cung ứng toàn cầu

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TP HỒ CHÍ MINH – Tháng 12/2023

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Nguyễn Xuân Hiệp – Trưởng khoa Thương Mại, trường Đại học Tài Chính – Marketing Thầy chính là người đã trực tiếp hướng dẫn tôi trong thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp Từ những bước đầu tiên trong việc xác định đề tài thực hiện đến khi kết thúc, thầy luôn lắng nghe và đưa ra lời khuyên hữu ích giúp tôi và các bạn sinh viên khác có thể hoàn thiện bài làm tốt nhất Nhờ vào sự giúp đỡ tận tình của thầy, tôi đã hoàn thành bài báo cáo khóa luận về đề tài “ Phân tích quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam”

Tiếp đến, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Công ty TNHH Sản xuất

& Thương mại Sinh Thái Việt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi và cho tôi có cơ hội được thực tập và làm việc tại đây Trong suốt quá trình làm việc và thực hiện bài báo cáo khóa luận tại công ty, tôi đã nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ các anh chị và tôi vô cùng trân trọng, biết ơn Quý công ty Đây chính là cơ hội và sự trải nghiệm quý báu của tôi ở thời điểm hiện tại và tương lai Nhờ vào sự giúp đỡ của Quý công ty, tôi đã hoàn thành bài báo cáo khóa luận của mình một cách trọn vẹn, bên cạnh đó, còn tích lũy cho bản thân nhiều kiến thức và kinh nghiệm làm việc thực tiễn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu

Tuy nhiên, trong quá trình học tập và tiếp thu kiến thức, những thiếu sót về kinh nghiệm và khả năng là điều không thể tránh khỏi Vì vậy, bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp này có thể chưa hoàn thiện và còn có nhiều sai sót Tôi rất mong nhận được sự thông cảm, lời nhận xét, góp ý và chỉ dạy từ Quý Thầy cô để bài báo cáo được hoàn thành một cách tốt nhất

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Tp.Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023

Trần Kim Tuyền

LỜI CAM ĐOAN

“Tôi cam đoan báo cáo khóa luận tốt nghiệp này là kết quả nghiên cứu, tìm hiểu của riêng tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Nguyễn Xuân Hiệp, đảm bảo tính trung thực về các nội dung báo cáo Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này”

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Tên đơn vị thực tập:

Họ và tên sinh viên: Lớp MSSV

NỘI DUNG NHẬN XÉT 1 Thời gian thực tập của sinh viên: từ đến

2 Ý thức chấp hành kỷ luật của sinh viên:

3 Ý thức học hỏi của sinh viên:

4 Mức độ cần thiết của đề tài đối với yêu cầu của đơn vị:

5 Số liệu được sử dụng trong khóa luận:

, ngày tháng năm

Đơn vị thực tập

(Ký tên và đóng dấu)

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

1 Mức độ phù hợp tên đề tài khóa luận:

2 Mức độ phù hợp về kết cấu nội dung và tính logic giữa các nội dung khóa luận:

3 Mức độ chuyên sâu, sáng tạo của các nội dung khóa luận:

4 Khả năng ứng dụng vào thực tiễn của khóa luận:

5 Mức độ phù hợp về mặt hình thức của khóa luận:

Điểm đánh giá khóa luận (ghi rõ bằng số và chữ):

TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023

Giảng viên hướng dẫn (Ký & ghi rõ họ tên)

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ KIỂM TRA HÀNG HÓA VÀ GIAO HÀNG CHO NGƯỜI VẬN TẢI TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 5

1.1.Khái quát về nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa 5

1.1.1.Khái niệm về nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa 5

1.1.2.Quy định về việc kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng 6

1.1.3.Các phương pháp kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng 7

1.2.Khái quát về nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải 7

1.2.1.Khái niệm về nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải 7

1.2.2.Các hình thức giao hàng cho người vận tải 8

1.2.2.1.Giao hàng LCL 9

1.2.2.2.Giao hàng FCL 9

1.3.Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu 9

1.3.1.Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa 9

1.3.2.Quy trình, nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải 11

1.3.2.1.Hàng LCL 11

1.3.2.2.Hàng FCL 12

1.4.Các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp 13

1.4.1.Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa 13

1.4.2.Quy trình, nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải 14

1.5.Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu 15

1.5.1.Nhóm yếu tố bên ngoài doanh nghiệp 15

1.5.1.1.Môi trường vĩ mô 15

1.5.1.2.Môi trường vi mô 16

1.5.2.Nhóm yếu tố bên trong doanh nghiệp 17

1.6.Kinh nghiệm và bài học kinh nghiệm về thực hiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa

của doanh nghiệp 18

1.6.1.Kinh nghiệm của Công ty TNHH Sản Xuất Mây Tre Xuất Khẩu Ngọc Động Hà Nam 18

1.6.2.Bài học kinh nghiệm về thực hiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu 19

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 20

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ KIỂM TRA HÀNG HÓA VÀ GIAO HÀNG CHO NGƯỜI VẬN TẢI TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI SINH THÁI VIỆT NAM 21

2.1.Tổng quan về công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam 21

2.1.1.Cơ sở hình thành và phát triển 21

2.1.2.Lĩnh vực và đặc điểm hoạt đông 21

2.1.3.Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty 22

2.1.4.Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 23

2.1.5.Định hướng phát triển của công ty 25

2.2.Phân tích quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam 25

2.2.1.Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa 26

2.2.1.1.Thực hiện kiểm tra tại kho 26

2.2.1.2.Liên hệ với đơn vị kiểm định 28

2.2.1.3.Thanh toán phí kiểm định 30

2.2.1.4.Đơn vị kiểm định thực hiện kiểm định lô hàng 30

2.2.1.5.Nhận báo cáo kết quả kiểm định 34

2.2.2.Quy trình, nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải 36

2.2.2.1.Thuê phương tiện vận tải 37

2.2.2.2.Chuẩn bị chứng từ 38

2.2.2.3.Xếp hàng lên xe 39

2.2.2.4.Vận chuyển hàng về kho 41

2.2.2.5.Nhận biên lai nhận hàng (FCR) 43

2.2.2.6.Nhận Invoice và thực hiện thanh toán 45

2.3.Đánh giá mức độ hoàn thiện của quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam 47

2.3.1.Phương pháp đánh giá 47

2.3.2.Kết quả đánh giá 47

2.3.2.1.Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa 47

2.3.2.2.Quy trình, nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải 50

2.4.Dự báo các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty trong giai đoạn hiện nay 52

2.4.1.Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 52

2.4.2.Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 57

2.4.3.Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng 59

2.4.3.1.Phương pháp đánh giá 59

2.4.3.2.Kết quả đánh giá 60

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 63

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ KIỂM TRA HÀNG HÓA VÀ GIAO HÀNG CHO NGƯỜI VẬN TẢI TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI SINH THÁI VIỆT NAM 64

3.1.Định hướng và mục tiêu hoàn thiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu trong giai đoạn 2023 – 2026 64

3.1.1.Định hướng 64

3.1.2.Mục tiêu 65

3.2.Một số giải pháp hoàn thiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam 65

3.2.1.Mở rộng và nâng cao nguồn nhân sự tại các phòng ban 65

3.2.2.Xây dựng, phát triển riêng bộ phận chứng từ và bộ phận thủ tục hải quan 67

3.2.3.Đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất trang thiết bị tại công ty 68

3.2.4.Ứng dụng ít nhất một công nghệ hiện đại trong quá trình kiểm tra chất lượng và giao hàng 69

3.3.Một số kiến nghị nhằm cải thiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam 69

3.3.1.Đối với Nhà nước 69

3.3.2.Đối với các cơ quan tổ chức kiểm định chất lượng 70

3.3.3.Đối với các đơn vị vận chuyển 71

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 71

KẾT LUẬN 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

B2B Business to Business – Hình thức giao dịch thương mại giữa “Doanh

nghiệp với doanh nghiệp”

B/L Bill of Lading – Vận đơn đường biển

CFS Container Freight Station – Nơi tập kết, thu gom hàng lẻ

CNF Cost And Freight – Điều kiện Incoterms 2010

Hay còn gọi là CFR – Điều kiện Incoterms 2020

CPTPP Comprehensive and Progressive Agreement for Trans-Pacific Partnership

– Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương

EXW EX Works – Điều kiện Incoterms 2020

EU European Union – Liên minh châu Âu

EVFTA EU-Vietnam Free Trade Agreement – Hiệp định thương mại tự do Việt

Nam – EU

FCR Forwarder’s Cargo of Receipt – Biên lai nhận hàng

FCL Full Container Load – Vận chuyển nguyên container

FOB Free On Board – Điều kiện Incoterms 2020

LCL Less than Container Load – Vận chuyển hàng lẻ

L/C Letter of Credit – Phương thức thanh toán theo thư tín dụng

PO Purchase order – Đơn đặt hàng

SGS Société Générale de Surveillance SA – Cơ quan kiểm tra chất lượng quốc

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng 10Hình 1.2 Quy trình, nghiệp vụ giao hàng LCL cho người vận tải 11Hình 1.3 Quy trình, nghiệp vụ giao hàng FCL cho người vận tải 12Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái

Việt Nam 23Hình 2.2 Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương

mại Sinh Thái Việt Nam 26Hình 2.3 Quy trình, nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải tại Công ty TNHH Sản xuất &

Thương mại Sinh Thái Việt Nam 36

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh

Thái Việt Nam từ năm 2020 đến năm 2021 24Bảng 2.2 Kết quả kiểm định lô hàng của STC 35Bảng 2.3 Kết quả phân tích các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện của quy trình, nghiệp

vụ kiểm tra hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam 48Bảng 2.4 Kết quả phân tích cho các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện quy trình, nghiệp

vụ giao hàng cho người vận tải tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam 50Bảng 2.5 Kết quả khảo sát các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng

hóa và giao hàng cho người vận tải tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam 60Bảng 2.6 Kết quả đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng

hóa và giao hàng cho người vận tải tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam 61

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nền kinh tế toàn cầu đang diễn ra hết sức mạnh mẽ và sôi nỗi cùng với sự phát triển của hoạt động hội nhập kinh tế Điều đó cho thấy hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Việt Nam đã và đang khẳng định được vị thế của mình trên thị trường thế giới Trên cơ sở nước

ta luôn khuyến khích đẩy mạnh các hoạt động xuất khẩu để thúc đẩy nền kinh tế và tạo cơ hội cho các sản phẩm của Việt Nam có mặt trên thị trường toàn cầu, thì việc đáp ứng các tiêu chuẩn xuất khẩu của nước ta cũng như các chính sách nhập khẩu của thị trường quốc

tế là một vấn đề mà các doanh nghiệp xuất khẩu cầu đặc biệt chú trọng Mặc khác, với sự tăng trưởng mạnh trong nhu cầu của khách hàng, lựa chọn những sản phẩm tốt, mang tính thẩm mỹ và chất lượng cao là điều mà khách hàng luôn luôn chú trọng Để đạt được mục đích đưa sản phẩm đến với người tiêu dùng quốc tế thì phải trải qua cả một quy trình xuất khẩu phức tạp với nhiều bước nghiệp vụ khác nhau, trong đó, thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một trong các bước quan trọng của quy trình, nó đóng vai trò quyết định đến việc hoàn thành quy trình xuất khẩu Chính vì vậy, các nghiệp vụ trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại doanh nghiệp là những yếu tố để tạo nên mức độ uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng Trong đó, có thể nói một trong những thành công của một quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là hàng hoá được giao đến tay khách hàng đáp ứng đúng hoặc vượt hơn mong đợi của họ Từ đó, hoạt động kiểm tra chất lượng hàng hoá và giao hàng từ chủ hàng đến các đơn vị vận tải là các quy trình ảnh hưởng trực tiếp đến sự toàn vẹn của hàng hoá đáp ứng nhu cầu khách hàng

Mặc khác, ngành hàng thủ công mỹ nghệ của Việt Nam đã phát triển với nhiều sản phẩm đa dạng và đang vươn lên theo chiều hướng tích cực Kinh doanh xuất khẩu ngành hàng này là hoạt động góp phần nâng cao bảo về môi trường sinh thái với việc sử dụng các nguyên liệu từ thiên nhiên, mặt khác điều này còn góp phần tập trung xây dựng, thúc đẩy các làng nghề truyền thống để nâng cao nền kinh tế ở địa phương nói riêng và cho kinh tế quốc gia nói chung Hiểu được tầm quan trọng đó, công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam được thành lập để nhằm mong muốn đưa các sản phẩm thủ công mỹ nghệ từ tre, dừa, cỏ được sản xuất bởi chính tay con người lao động Việt Nam sang thị trường quốc tế Tuy nhiên, đây cũng là ngành hàng đòi hỏi phải đảm bảo tuân thủ đúng theo tiêu chuẩn của thị trường nhập khẩu bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến người tiêu dùng Vì vậy, hoạt động kiểm tra chất lượng hàng hoá và sự tác động của quy trình giao

hàng trong trường hợp này cần được các doanh nghiệp xuất khẩu thực hiện nghiêm túc tránh gây nên sự không phù hợp về khuyết điểm của hàng hoá

Hiện nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu và kinh doanh ngành hàng thủ công mỹ nghệ ra quốc tế Đứng trước áp lực cạnh tranh cùng ngành trong

và ngoài nước, tuy quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam đã có những thành công nhất định nhưng còn nhiều điểm chưa hoàn thiện và hạn chế đặc biệt là trong quy trình kiểm tra chất lượng hàng hoá trước khi giao hàng và quy trình giao hàng cho đơn vị vận tải Vì vậy, trong thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội được trực tiếp quan sát và tìm hiểu các hoạt động kinh doanh xuất khẩu cũng như việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu diễn ra tại công ty, trên cơ sở đưa ra những giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

của công ty, tôi đã chọn đề tài “Phân tích quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam” nhằm mong muốn hoàn thiện và

thúc đẩy hoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty trong hiện tại và tương lai

2 Mục tiêu nghiên cứu

Một là, đánh giá những điểm hoàn thiện và chưa hoàn thiện, những tồn tại, hạn chế

và nguyên nhân dẫn đến những điểm chưa hoàn thiện của quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam

Hai là, đánh giá những thuận lợi và khó khăn đối với việc hoàn thiện quy trình, nghiệp

vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam trong giai đoạn hiện nay

Ba là, đề xuất một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện quy trình, nghiệp vụ kiểm

tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam trong giai đoạn 2023 –

2026

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

− Đối tượng nghiên cứu: Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Sinh Thái Việt Nam

− Phạm vi nghiên cứu:

• Phạm vi nội dung: Lý thuyết về quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu; các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thiện của hai quy trình, nghiệp vụ trên và dự báo các nhân tố ảnh hưởng

• Không gian: Nghiên cứu được thực hiện dựa trên việc tác giả tham gia vào các bộ phận của công ty như bộ phận bán hàng, bộ phận kho xưởng

• Thời gian: Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong những năm 2023 – 2026

• Thời gian thực hiện đề tài: từ tháng 10/2023 đến tháng 12/2023

4 Phương pháp nghiên cứu

− Sử dụng các kỹ thuật thống kê, phân tích, tổng hợp để tổng kết cơ sở lý thuyết về quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hoá và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của một doanh nghiệp; đánh giá thực trạng quy trình, nghiệp vụ trên tại công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam; tổng hợp các nghiên cứu, nhận định của các tổ chức kinh tế, các chuyên gia kinh tế về các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hoá và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu giai đoạn 2023 - 2026

− Sử dụng phương pháp chuyên gia: để tham khảo ý kiến của chuyên gia nhằm đánh giá mức độ hoàn thiện của quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hoá và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân;

dự báo xu thế ảnh hưởng của các nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó đưa

ra những thuận lợi và khó khăn đối với việc hoàn thiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hoá và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu giai đoạn

tâm là nêu được các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công

ty

• Chương 2: Phân tích quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Sản Xuất và Thương mại Sinh Thái Việt Nam

Chương này sẽ giới thiệu khái quát về công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Sinh Thái Việt Nam Bên cạnh đó, trọng tâm của chương là phân tích được thực trạng quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ của công ty nhằm đưa ra những điểm hoàn thiện

và chưa hoàn thiện để sử dụng các tiêu chí được đưa ra ở chương 1 để đánh giá mức độ hoàn thiện của các nghiệp vụ đó Từ đó, phân tích dự báo các nhân tố ảnh hưởng đến khâu kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty trong giai đoạn hiện nay

• Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Sinh Thái Việt Nam

Căn cứ vào kết quả phân tích và đánh giá ở chương 2, chương này sẽ đưa ra một số giải pháp và kiến nghị để hình thành các phương án hoàn thiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty

− Phần kết luận

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ KIỂM TRA HÀNG HÓA VÀ GIAO HÀNG CHO NGƯỜI VẬN TẢI TRONG TỔ CHỨC

THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1.1 Khái quát về nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa

1.1.1 Khái niệm về nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa

Khái niệm về kiểm tra hàng hóa trong hoạt động xuất khẩu lần đầu tiên được ghi nhận theo Luật Thương Mại 1997 (được sửa đổi, bổ sung năm 2005 và 2017), tại điều 61 như sau: “Trước khi giao hàng, người bán phải kiểm tra chất lượng hàng hoá, chịu chi phí kiểm tra và cung cấp giấy chứng nhận chất lượng theo các điều kiện đã thoả thuận với người mua Trong trường hợp không có thoả thuận cụ thể về việc kiểm tra thì người bán phải kiểm tra chất lượng hàng hoá theo các điều kiện thường được áp dụng đối với loại hàng hóa này”

Theo Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt (Quản trị xuất nhập khẩu năm 2010, tr.455) nêu rõ về nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa xuất khẩu là “Trước khi giao hàng, người xuất khẩu phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng (tức kiểm nghiệm) nếu hàng xuất khẩu là động, thực vật, hàng thực phẩm thì còn phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh (tức kiểm dịch) Việc kiểm nghiệm, kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở

và cửa khẩu Trong đó, việc kiểm tra ở cơ sở đóng vai trò quyết định Còn kiểm tra hàng hóa ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở”

Từ đó, nếu hiểu theo nghĩa của Luật Thương Mại 1997 thì việc kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi giao hàng hoàn toàn phụ thuộc vào trách nhiệm của bên bán và bên mua không có nghĩa vụ gì, điều này sẽ ảnh hưởng đến việc xác định trách nhiệm của các bên khi có lỗi xảy ra Tuy nhiên, đối với quan niệm thứ hai, chúng ta có thể hiểu kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng là việc bên bán phải có nghĩa vụ thực hiện kiểm tra chất lượng, số lượng, bao bì, trọng lượng, của hàng hóa xuất khẩu theo trách nhiệm của người bán tại chính cơ sở sản xuất của họ hoặc theo yêu cầu của người mua vì đây là hoạt động đảm bảo quyền lợi cho người mua nhằm tạo sự uy tín cho người bán Chính vì vậy, theo khái niệm thứ hai thì chúng ta sẽ có định nghĩa rõ hơn về nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng Đây là một trong hoạt động xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và tuân thủ các điều khoản của hợp đồng, tuân thủ pháp luật, và quản lý rủi ro trong các vấn đề liên quan đến vận chuyển Công tác kiểm tra hàng hóa xuất khẩu có thể được diễn ra trước khi người bán giao hàng cho người vận chuyển theo trách

nhiệm của bên bán hoặc do người mua trực tiếp kiểm tra hoặc do cơ quan có thẩm quyền kiểm tra để cấp giấy chứng nhận chất lượng tùy theo sự thỏa thuận của các bên tham gia

1.1.2 Quy định về việc kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng

Theo Luật Thương Mại 2017, tại điều 44 thì việc kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng được quy định rõ ràng, giúp các bên có thể xác định quyền và trách nhiệm của mình khi thực hiện kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng, để đảm bảo lợi ích cho mình:

“1 Trường hợp các bên có thỏa thuận để bên mua hoặc đại diện của bên mua tiến hành kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng thì bên bán phải bảo đảm cho bên mua hoặc đại diện của bên mua có điều kiện tiến hành việc kiểm tra

2 Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, bên mua hoặc đại diện của bên mua trong trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải kiểm tra hàng hóa trong một thời gian ngắn nhất mà hoàn cảnh thực tế cho phép; trường hợp hợp đồng có quy định về việc vận chuyển hàng hóa thì việc kiểm tra hàng hóa có thể được hoãn lại cho tới khi hàng hóa được chuyển tới địa điểm đến

3 Trường hợp bên mua hoặc đại diện của bên mua không thực hiện việc kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng theo thỏa thuận thì bên bán có quyền giao hàng theo hợp đồng

4 Bên bán không phải chịu trách nhiệm về những khiếm khuyết của hàng hóa mà bên mua hoặc đại diện của bên mua đã biết hoặc phải biết nhưng không thông báo cho bên bán trong thời hạn hợp lý sau khi kiểm tra hàng hóa

5 Bên bán phải chịu trách nhiệm về những khiếm khuyết của hàng hóa mà bên mua hoặc đại diện của bên mua đã kiểm tra nếu các khiếm khuyết của hàng hóa không thể phát hiện được trong quá trình kiểm tra bằng biện pháp thông thường và bên bán đã biết hoặc phải biết về các khiếm khuyết đó nhưng không thông báo cho bên mua.”

Tóm lại, trong hoạt động mua bán quốc tế nói chung và trong hợp đồng ngoại thương nói riêng thì các bên tham gia phải bị ràng buộc bởi các nghĩa vụ chặt chẽ để hạn chế rủi

ro phát sinh Tuy các bên có thể tự nguyện cùng nhau đặt ra các điều khoản, tự do thỏa thuận về nội dung hợp đồng và tự do xác định phạm vi quyền và nghĩa vụ của mình, nhưng không phải là tự do tất cả mà theo đó, pháp luật yêu cầu các bên tham gia phải tôn trọng đạo đức làm việc và đảm bảo quyền lợi của nhau Theo đó, việc kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng được coi là cần thiết để người bán và người mua phát hiện những sai sót,

khiếm khuyết và các lỗi khác để kịp thời khắc phục Điều này đảm bảo quyền lợi của cả người mua và người bán, đồng thời hạn chế xảy ra tranh chấp

1.1.3 Các phương pháp kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng

Kiểm tra mẫu sản phẩm: Đây là phương pháp kiểm tra được thực hiện bằng cách

lựa chọn ra một số mẫu theo ngẫu nhiên của lô hàng để kiểm tra Nếu các sản phẩm mẫu

đó đạt yêu cầu thì có thể cho rằng toàn bộ lô hàng đạt yêu cầu tương tự Phương pháp này

có thể do bên bán hoặc bên mua thực hiện với ưu điểm là tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình kiểm tra, tuy nhiên, nhược điểm là cách thức này chỉ mang tính chất đại diện và không đảm bảo chất lượng cho toàn bộ lô hàng xuất khẩu

Kiểm tra toàn bộ lô hàng: Đây là việc kiểm tra toàn bộ các sản phẩm thuộc về lô

hàng của một hợp đồng xuất khẩu Phương pháp này đa số được thực hiện bởi người bán

vì họ trực tiếp chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu nhưng người mua cũng có thể thực hiện nếu

có họ đủ nguồn lực về tài chính và thời gian Ưu điểm của phương pháp này là sẽ đảm bảo rằng không có sản phẩm nào có vấn đề trong lô hàng, tuy nhiên, nhược điểm là sẽ tốn kém

và mất nhiều thời gian tùy theo số lượng lô hàng lớn hay nhỏ mà thời gian kiểm tra sẽ nhiều hay ít

Kiểm tra theo yêu cầu của khách hàng: Đây là phương pháp kiểm tra có thể được

thực hiện song song cùng lúc với hai phương pháp trên về kiểm tra hàng hóa dựa theo các yêu cầu cụ thể đặt ra bởi người mua Điều này có thể bao gồm các tiêu chí đặc biệt mà người mua muốn đảm bảo trong sản phẩm Trong trường hợp khác, có thể hiểu phương pháp này bao gồm cả việc người mua yêu cầu người bán thực hiện kiểm tra, xác định và cấp chứng nhận xuất xứ hàng hóa để có lợi cho họ về các chính sách nhập khẩu

Kiểm tra theo quy định của pháp luật: Phương pháp này giúp doanh nghiệp có thể

kiểm tra hàng hóa của mình để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và quy định của quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu Đặc biệt đối với các quốc gia nhập khẩu sẽ có những tiêu chuẩn nghiêm khắc về chất lượng, bao bì, cách đóng gói, chứng nhận, , doanh nghiệp xuất khẩu phải ưu tiên kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng đáp ứng đúng với các tiêu chuẩn

đó để đảm bảo hoạt động xuất khẩu của mình

1.2 Khái quát về nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải

1.2.1 Khái niệm về nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải

Hiện nay chưa có khái niệm cụ thể cho nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải trong

tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Tuy nhiên, chúng ta có thể đưa ra một khái niệm chung về hoạt động giao hàng cho người vận tải dựa vào những cơ sở như sau:

− Giao hàng: trong hoạt động xuất khẩu thì đây là quá trình chuyển giao sở hữu và quyền lợi của hàng hóa từ bên xuất khẩu cho bên vận chuyển Thông thường, điều này được thể hiện trong các điều khoản giao hàng (Incoterms) được quy định trong hợp đồng

− Người vận tải hay còn gọi là người chuyên chở: Theo Quy tắc Hague Visby (1968), tại quy tắc 1 quy định người chuyên chở là bao gồm chủ sở hữu hoặc người thuê tàu giao kết một hợp đồng vận chuyển với người gửi hàng Vậy đây được hiểu là một công ty vận tải hay một công ty dịch vụ vận chuyển chịu trách nhiệm chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích dựa trên hợp đồng vận chuyển với người bán

Tóm lại, có thể hiểu giao hàng cho người vận tải trong hoạt động xuất khẩu là quá trình chuyển giao hàng hóa xuất khẩu từ người bán (doanh nghiệp xuất khẩu) cho bên đơn

vị vận chuyển (người vận tải), nhằm đưa hàng từ nơi sản xuất đến nơi đích Quá trình này

là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng và thường được điều chỉnh thông qua các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu

Sau khi thực hiện các bước chuẩn bị hàng hóa, kiểm tra hàng hóa, thuê phương tiện vận tải và làm thủ tục hải quan thì nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải mới được tiến hành nhằm đảm bảo sự chuẩn bị sẵn sàng của hàng hóa xuất khẩu mà không có bất kỳ khuyết điểm nào

1.2.2 Các hình thức giao hàng cho người vận tải

Theo điều khoản được quy định trong hợp đồng, đến thời gian giao hàng, doanh nghiệp xuất khẩu phải thực hiện việc giao nhận hàng hóa Hiện nay, trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu có nhiều hình thức vận tải ví dụ như giao hàng bằng đường hàng không, đường bộ, đường biển, đường sắt, , và mỗi hình thức có quy trình giao nhận hàng hóa khác nhau đối với chủ hàng xuất khẩu Tùy theo yêu cầu của người mua và các điều khoản Incoterms đã thỏa thuận trong hợp đồng mà người bán sẽ tiến hành giao hàng cho người vận tải theo hình thức nào, vì vậy các doanh nghiệp xuất khẩu phải nắm rõ các yêu cầu của việc giao hàng cho người vận tải để tránh phát sinh rủi ro Đa số các lô hàng xuất khẩu hiện nay chủ yếu được giao bằng đường biển theo hình thức LCL (hàng lẻ) hoặc FCL (hàng nguyên container)

Việc công ty xuất khẩu giao hàng theo hình thức LCL sẽ giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả hơn khi họ chỉ trả tiền cước vận chuyển cho không gian mà họ đã đặt trong một container Bên cạnh đó, công ty cũng sẽ tiết kiệm được thời gian giao hàng và chi phí lưu kho khi không phải chờ đủ một container mới giao hàng Tuy nhiên, công ty sẽ phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của mình đến điểm đóng hàng thường là kho CFS, và phải cung cấp các chứng từ cần thiết theo yêu cầu của công ty forwarder để nhận được B/L

1.2.2.2 Giao hàng FCL

Hàng FCL hay còn gọi là hàng nguyên container được hiểu là nếu công ty xuất khẩu

có lượng hàng hóa đồng nhất và đủ để đóng đầy một container thì công ty sẽ tiến hành giao hàng cho người vận tải theo hình thức FCL Theo đó, người gửi hàng tức là công ty xuất khẩu và người nhận hàng phải chịu trách nhiệm đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container Đối với hình thức này, tùy vào thỏa thuận và quyết định giữa hai bên mà có thể thực hiện qua công ty forwarder hoặc không

Thông thường, khi giao hàng cho người vận tải bằng hình thức FCL thì chất lượng hàng hóa được đóng đủ container sẽ đảm bảo về chất lượng sản phẩm cũng như an toàn về mọi mặt Không như đóng hàng theo LCL là hàng hóa được đóng ghép với nhiều chủ hàng khác, nếu đóng hàng theo FCL thì toàn bộ hàng hóa trong một container sẽ thuộc về một chủ hàng duy nhất Vì vậy, mà hàng hóa sẽ được vận chuyển thẳng đến cảng đích mà không phải qua khâu bốc dỡ trung gian Tuy nhiên, hình thức này đòi hỏi phải có đủ lượng hàng lớn, gây nên khó khăn cho các doanh nghiệp chỉ vận chuyển hàng hóa nhỏ lẻ Bên cạnh đó, chi phí vận chuyển có thể sẽ cao hơn hình thức LCL vì phải sử dụng riêng biệt một container cho lô hàng của công ty xuất khẩu

1.3 Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

1.3.1 Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa

Hình 1.1 Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng

(Nguồn: tác giả tự tổng hợp)

Bước 1: Kiểm tra hàng hóa tại cơ sở sản xuất: Khi kinh doanh hoạt động xuất

khẩu, công ty sẽ luôn có bộ phận kiểm tra, giám sát chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình tạo nên thành phẩm và kiểm tra hàng hóa lần cuối cùng bao gồm: chất lượng, số lượng, quy cách đóng gói, nhãn đóng gói, tất cả liên quan đến hàng hóa phải được công

ty cho kiểm tra để đảm bảo đáp ứng đúng theo điều khoản hợp đồng hay theo yêu cầu của khách hàng trước khi hàng được giao cho người vận tải

Bước 2: Yêu cầu kiểm tra giám định hàng hóa: phụ thuộc vào điều kiện và thỏa

thuận giữa người mua và người bán mà công ty sẽ thực hiện giám định hàng hóa bằng cách mời cơ quan giám định độc lập kiểm tra hoặc người mua sẽ chỉ định cơ quan giám định kiểm tra lô hàng của họ Và quy trình để thực hiện giám định hàng hóa được trình bày cơ bản theo giáo trình Quản trị xuất nhập khẩu (Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt) như sau:

− Nộp hồ sơ yêu cầu giám định cho lô hàng gồm có: giấy yêu cầu giám định, hợp

đồng và phụ kiện hợp đồng (nếu có), L/C và tu chỉnh L/C (nếu có)

− Cơ quan giám định sẽ tiến hành giám định hàng hóa tại hiện trường hoặc tại cơ

sở sản xuất bằng cách phân tích mẫu

− Cơ quan giám định thông báo kết quả và cấp giấy chứng nhận tạm để làm thủ tục

hải quan (nếu có yêu cầu)

− Kiểm tra vệ sinh hầm hàng (đối với những mặt hàng xuất khẩu gạo, nông sản, )

− Cơ quan giám định sẽ giám sát quá trình xuất hàng tại nhà máy, kho hàng hoặc

tại hiện trường

− Cơ quan giám định cấp chứng thư chính thức

Bước 3: Yêu cầu kiểm dịch hàng hóa (nếu có): Ở bước này, các công ty xuất khẩu

không cần thiết phải thực hiện Tuy nhiên, nếu hàng hóa xuất khẩu của họ là các hàng hóa thực vật thuộc diện phải làm thủ tục kiểm dịch thực vật xuất khẩu theo quy định tại Thông

tư số 30/2014/TT-BNNPTNT ngày 05/9/2014 Công ty xuất khẩu có thể tham khảo các mặt hàng thuộc danh sách này ở thông tư được ghi trên, nếu phát hiện hàng hóa mình xuất Kiểm tra hàng hóa tại

cơ sở sản xuất giám định hàng hóaYêu cầu kiểm tra Yêu cầu kiểm dịch hàng hóa (nếu có)

khẩu có trong đó thì công ty xuất khẩu loại hàng này sẽ đăng kí kiểm dịch thực vật để đảm bảo không có lây lan sâu bệnh theo đường xuất nhập khẩu, cũng như để chứng minh hàng hóa đảm bảo điều kiện về kiểm dịch và có thể xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài Và theo Thông tư 33/2014/TT-BNNPTNT, tại điều 10 nêu rõ trình tự, thủ tục kiểm dịch thực vật xuất khẩu như sau:

− Người yêu cầu kiểm dịch sẽ nộp hồ sơ đăng kí cho cơ quan kiểm dịch

− Cơ quan kiểm dịch thực vật phải có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra ngay tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký theo quy định Nếu không hợp lệ thì yêu cầu chỉnh sửa

− Căn cứ vào kết quả kiểm tra hồ sơ đăng ký, cơ quan kiểm dịch thực vật sẽ quyết định địa điểm kiểm dịch tại cơ sở sản xuất, nơi bảo quản nếu ở sâu trong nội địa hoặc tại cửa khẩu xuất và bố trí công chức kiểm tra ngay lô hàng

− Sau đó cơ quan kiểm dịch sẽ cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật cho lô hàng khi đã đạt yêu cầu

1.3.2 Quy trình, nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải

1.3.2.1 Hàng LCL

Hình 1.2 Quy trình, nghiệp vụ giao hàng LCL cho người vận tải

(Nguồn: tác giả tự tổng hợp)

Bước 1: Nhận booking từ forwarder: Trong thời gian chuẩn bị và kiểm tra hàng

hóa thì công ty xuất khẩu đã liên hệ và lựa chọn công ty forwarder để đặt chỗ cho lô hàng

lẻ của mình Sau đó, công ty forwarder sẽ gửi booking note cho công ty xuất khẩu tức là chủ hàng

Bước 2: Đóng gói hàng hóa: Sau khi nhận được booking note, chủ hàng cần tổ chức

đóng hàng lên phương tiện vận tải do forwarder cung cấp hoặc do chủ hàng tự thuê để chuẩn bị vận chuyển, giao hàng cho forwarder Lưu ý, đối với hàng lẻ thì trên kiện hàng lẻ (LCL) bắt buộc phải có Shipping Mark, điểu này rất quan trọng để phân biệt lô hàng của

Nhận booking từ

forwarder

Đóng gói hàng hóa

Chuẩn bị chứng

từ

Vận chuyển hàng về kho hàng lẻ

Gửi SI cho forwarder

Nhận và kiểm tra vận đơn nhápThanh toán

cước phí

chủ hàng với lô hàng của những người gửi khác, tránh sự nhầm lẫn vì trong container thường có hàng của nhiều chủ hàng khác

Bước 3: Chuẩn bị chứng từ: Chủ hàng phải chủ động chuẩn bị đầy đủ bọ chứng từ

cần thiết để giao cho công ty forwarder như Hợp đồng đặt hàng (Purchase Order), Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Phiếu kiểm định (nếu người mua yêu cầu)

Bước 4: Vận chuyển hàng về kho hàng lẻ: Tùy theo sự thỏa thuận của chủ hàng và

forwarder mà chủ hàng hoặc công ty forwarder sẽ vận chuyển hàng đã đóng gói về kho tập kết hàng lẻ được chỉ định theo đúng vị trí và thời gian thể hiện trên booking note

Bước 5: Gửi SI cho forwarder: Sau khi đã hoàn thành xong việc đóng gói và có

được thông tin cho lô hàng thì chủ hàng phải lập SI (Shipping Instruction) để forwarder căn cứ vào đó và cấp vận đơn Bill of lading cho chủ hàng

Bước 6: Nhận và kiểm tra vận đơn nháp: Sau khi hàng hóa được xác nhận đưa vào

kho tập kết thì forwarder sẽ ghi nhận khối lượng thực tế của hàng hóa và phát hàng B/L nháp cho chủ hàng để kiểm tra Bước này, chủ hàng và người nhận nên cùng nhau kiểm tra

để tránh sai sót trên B/L dẫn đến chậm trễ trong việc chỉnh sửa và giao hàng

Bước 7: Thanh toán cước phí: Sau khi phát hành vận đơn B/L, forwarder sẽ gửi

bảng Debit Note yêu cầu chủ hàng hoặc người nhận hàng thanh toán Thông thường, việc thanh toán sẽ dựa vào sự thỏa thuận của bên mua và bên bán để thuận tiện hơn cho việc giao hàng diễn ra

1.3.2.2 Hàng FCL

Hình 1.3 Quy trình, nghiệp vụ giao hàng FCL cho người vận tải

(Nguồn: tác giả tự tổng hợp)

Bước 1: Lấy container rỗng: Tùy theo sự lựa chọn của người bán mà họ sẽ thuê

hoặc không thuê công ty forwarder để thực hiện việc gửi hàng của mình Ở bước này, nếu như chủ hàng thuê forwarder thì forwarder sẽ thực hiện việc kéo công rỗng về kho của chủ

Lấy

container

rỗng

Đóng hàng vào container

Vận chuyển container

về bãi container

Nhận B/L Thanh toán cước phí

hàng để đóng hàng Còn nếu không thì chủ hàng sẽ dùng booking note đã nhận được từ hãng tàu để mượn container rỗng kéo về kho đóng hàng

Bước 2: Đóng hàng vào container: Thực hiện đóng hàng vào container kể cả việc

chất xếp, chèn lót hàng trong container để đảm bảo hàng đóng đầy và không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển Chủ hàng có thể mời đại diện hải quan, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến để kiểm tra và giám sát việc đóng hàng Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ thực hiện niêm phong, kẹp chì container

Bước 3: Vận chuyển container về bãi container: Tùy sự thỏa thuận hoặc chủ hàng

hoặc forwarder đưa container hàng đã được kẹp chì về bãi container hoặc cảng do người vận tải chỉ định để bốc lên tàu

Bước 4: Nhận B/L: Trước khi hàng xếp lên tàu thì chủ hàng hoặc forwarder sẽ nhận

được Mate’s receipt Và sau khi hàng được xếp lên tàu thì chủ hàng sẽ nhận được Master B/L hoặc nếu thông qua forwarder thì forwarder sẽ nhận Master B/L do hãng tàu cấp và phát hàng House B/L cho chủ hàng

Bước 5: Thanh toán cước phí: Tùy vào điệu kiện giao hàng và sự thỏa thuận giữa

các bên trong hợp đồng xuất khẩu mà sẽ quy định ai có nghĩa vụ thực hiện thanh toán cước phí cho lô hàng

1.4 Các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa

và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp

1.4.1 Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa

Dựa vào cơ hội được quan sát trực tiếp quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa trước

khi giao hàng diễn ra trong thời gian thực tập tại công ty, tác giả đã thực hiện cuộc phỏng vấn với những bộ phận trực tiếp tham gia vào quy trình này tại công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam, để có thể đưa ra được những tiêu chí đánh giá mang tính thực tế và chính xác nhất Vì vậy, mức độ hoàn thiện quy trình kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng được đo lường theo các tiêu chí sau đây:

a) Tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa sau khi thực hiện quy

trình kiểm tra chất lượng tại cơ sở sẽ đáp ứng đúng theo các tiêu chuẩn chất lượng mà người bán đã cam kết với người mua theo sự thỏa thuận hoặc theo như các chính sách nhập khẩu của quốc gia người mua

b) Sự phù hợp của không gian kiểm tra, giám định, kiểm dịch: Đánh giá mức độ ảnh

hưởng của không gian thực hiện quy trình kiểm tra, mức độ rộng rãi, phù hợp và môi trường làm việc của quy trình thực hiện kiểm tra, giám định, kiểm dịch hàng hóa trước khi giao hàng để đảm bảo hiệu quả và chất lượng của công tác thực hiện

c) Sự chính xác của phương pháp kiểm tra: Khả năng sử dụng các phương pháp kiểm

tra hiện đại, theo khoa học và có tính chính xác để đánh giá đúng chất lượng hàng hóa theo các tiêu chuẩn được đưa ra từ người mua và cơ quan kiểm định

d) Sự chính xác và phù hợp của chứng nhận đánh giá: Là đánh giá khả năng công ty

có các chứng nhận và đánh giá về chất lượng, an toàn sản phẩm từ các tổ chức uy tín hay không

e) Khả năng hoàn thành của các bộ phận tham gia: Đánh giá mức độ hoàn thành công

việc và kinh nghiệm làm việc, giải quyết sự cố, sự am hiểu của nhân viên thuộc các bộ phận tham gia vào quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa

f) Khả năng xử lý sự cố: Khả năng phát hiện và giải quyết các vấn đề liên quan đến

hàng hóa bị lỗi hoặc không đạt chất lượng, công ty có khả năng lập kế hoạch và xử lý nhanh chóng các vấn đề này để tránh ảnh hưởng đến các bước thực hiện tiếp theo

1.4.2 Quy trình, nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải

Để đánh giá mức độ hoàn thiện của quy trình, nghiệp vụ giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, cũng giống như quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi giao hàng, tác giả đã dựa trên cuộc phỏng vấn với những nhân viên trong công ty Theo đó, quy trình này được đo lường mức độ hoàn thiện dựa trên các tiêu chí sau:

a) Độ chính xác của lịch trình vận chuyển: Là đánh giá được sự tuân thủ của bên chủ

hàng và bên đơn vị vận chuyển đối với lịch trình giao hàng đã cam kết, đảm bảo quy trình làm việc đáng tin cậy của dịch vụ vận chuyển

b) Mức độ tin cậy của đơn vị vận chuyển: Là thể hiện sự tin tưởng hoàn toàn vào

phương tiện vận tải và quá trình giao hàng từ kho của công ty đến khi thực hiện thủ tục nhập kho hàng của đơn vị vận chuyển

c) Sự sẵn sàng của hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa của công ty xuất khẩu luôn trong

tình trạng chuẩn bị sẵn sàng bao gồm: đạt chất lượng theo yêu cầu, thực hiện hoàn tất các thủ tục kiểm tra, tránh tình trạng hàng bị lỗi hoặc thiếu sót gần ngày giao hàng

d) Mức độ hoàn hảo về đóng gói và dán nhãn hàng hóa: Kiểm tra sự chặt chẽ và an

toàn của quy trình đóng gói hàng hóa của người bán, cũng như tính chính xác của việc dán nhãn, ký mã hiệu để mang lại sự an toàn cho lô hàng xuất khẩu tránh thất lạc và hư hỏng hàng hóa bên trong dẫn đến không đạt chất lượng

e) Mức độ chính xác của chứng từ và thông tin: Khả năng cung cấp đầy đủ chứng từ

cần thiết, chính xác cho đơn vị vận chuyển trong thời gian quy định và bảo đảm tính chính xác, đầy đủ của thông tin cung cấp

f) Khả năng hoàn thành của các bộ phận tham gia: Đánh giá mức độ hoàn thành

công việc và kinh nghiệm làm việc, giải quyết sự cố, sự am hiểu của nhân viên thuộc các

bộ phận tham gia vào quy trình giao hàng cho người vận tải

g) Tự động hóa quy trình: Đánh giá khả năng sử dụng công nghệ, thiết bị hỗ trợ để

tự động hóa các phần của quy trình giao hàng như bốc xếp, theo dõi, để giảm thiểu sai sót và tăng tính hiệu quả

h) Sự phù hợp của chi phí: Đánh giá chi phí vận chuyển và chi phí bỏ ra trong quá

trình thực hiện giao hàng cho đơn vị vận tải phải phù hợp với chất lượng và dịch vụ được cung cấp từ đơn vị vận chuyển, để đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong giao dịch

i) Giải quyết sự cố: Đánh giá khả năng giải quyết sự cố nhanh chóng và hiệu quả của

công ty đối với các vấn đề xảy ra khi thực hiện quy trình giao hàng cho người vận tải, bao gồm cả vấn đề hải quan hay vấn đề giao hàng không đúng dự kiến

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

1.5.1 Nhóm yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

1.5.1.1 Môi trường vĩ mô

Môi trường kinh tế: Sự biến động của tỷ giá hối đoái, thị trường tài chính, và tình

hình kinh tế quốc gia có thể ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển và các yếu tố liên quan đến kiểm tra hàng hóa Sự không ổn định về kinh tế có thể tăng chi phí và tạo ra khả năng biến động trong quy trình xuất khẩu, đặt ra thách thức cho việc dự đoán và quản lý chi phí liên quan đến vận tải và kiểm tra hàng hóa

Môi trường chính trị: Đây là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức thực hiện hợp

đồng xuất khẩu của doanh nghiệp Nó có thể ảnh hưởng đến quy định và chính sách về xuất khẩu hay nhập khẩu của một quốc gia, bao gồm cả việc thay đổi các loại thuế quan, hạn chế thương mại hay biện pháp bảo vệ thương mại, điều này có thể làm tăng chi phí

xuất khẩu hoặc thay đổi quy trình kiểm tra hàng hóa cho phù hợp Sự bất ổn định về chính trị đặc biệt là ở cửa khẩu và cảng biển cũng có thể làm cho việc kiểm tra hàng hóa và giao hàng trở nên khó khăn hơn Vì vậy, doanh nghiệp phải chủ động nắm bắt tình hình chính trị của nước mình và quốc gia nhập khẩu để tránh xảy ra các rủi ro phát sinh trong các nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa, giao hàng cho người vận tải hoặc toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Môi trường pháp luật: Các quy định về luật xuất khẩu, nhập khẩu, cách đóng gói

hàng hóa, chứng từ, an toàn lao động cần được doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ trong cả quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung Môi trường pháp luật có thể quy định các tiêu chuẩn về chất lượng và an toàn của hàng hóa, doanh nghiệp xuất khẩu cần phải đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng các yêu cầu này trước khi được giao cho người vận tải Ngoài ra, các quy định của hải quan có thể yêu cầu kiểm tra hàng hóa ngay tại cửa khẩu, vì vậy các doanh nghiệp xuất khẩu phải đảm bảo rằng hàng hóa được kiểm tra, kiểm nghiệm, kiểm dịch đầy đủ để cấp giấy chứng nhận và đóng gói đúng cách Doanh nghiệp cần duy trì sự tuân thủ quy định pháp luật, luôn luôn chủ động cập nhật với các thay đổi và xây dựng quy trình làm việc rõ ràng để đảm bảo mức độ tuân thủ tốt nhất

Môi trường công nghệ: Sự thay đổi và cải tiến liên tục của công nghệ trong thời đại

ngày nay cũng là một tác động lớn đến quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Các yếu tố công nghệ thường được đề cập như trang thiết bị mới, xây dựng quy trình sản xuất mới, áp dụng phương pháp sản xuất mới, Điều này đòi hỏi doanh nghiệp xuất khẩu phải theo kịp sự ảnh hưởng này để cải tiến các nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải

Môi trường tự nhiên: Đây được xem là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực

hiện hợp đồng xuất khẩu và các bên tham gia không thể tác động được Đặc biệt là yếu tố thời tiết ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng từ khâu sản xuất đến khâu giao hàng Thời tiết thuận lợi thì mọi hoạt động được diễn ra dễ dàng, nhưng khi thời tiết sấu sẽ ảnh hưởng đến nguồn cung chất lượng nguyên vật liệu, kéo dài thời gian sản xuất

và dẫn đến kéo dài thời gian giao hàng, ngoài ra còn ảnh hưởng đến kết quả kiểm tra chất lượng Vì vậy, doanh nghiệp xuất khẩu cần chú ý đề xuất các kế hoạch để dự phòng cho quy trình thực hiện của mình

1.5.1.2 Môi trường vi mô

Khách hàng: Yêu cầu và việc đặt ra các tiêu chuẩn của khách hàng về chất lượng sản

phẩm và dịch vụ có thể ảnh hưởng đến quy trình kiểm tra hàng hóa và các yêu cầu vận chuyển đặc biệt Hình thức giao hàng và yêu cầu về thời gian của khách hàng cũng ảnh hưởng đến quá trình giao hàng của doanh nghiệp xuất khẩu

Nhà cung cấp: Chất lượng hàng hóa cung cấp từ nhà cung cấp uy tín hay không thì

có thể ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra hàng hóa và sự linh hoạt và đáp ứng từ phía nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến thời gian chuẩn bị hàng hóa và giao hàng cho đơn vị vận tải

Đối thủ cạnh tranh: Áp lực cạnh tranh có thể thúc đẩy các doanh nghiệp xuất khẩu

cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ cũng như tối ưu hóa quy trình kiểm tra hàng hóa

và giao hàng cho người vận tải để đáp ứng các tiêu chuẩn cạnh tranh Những đổi mới từ phía đối thủ cạnh tranh và sự cải tiến liên tục của họ cũng có thể yêu cầu các doanh nghiệp xuất khẩu phải theo kịp để duy trì vị thế của mình trên thị trường

1.5.2 Nhóm yếu tố bên trong doanh nghiệp

Nguồn nhân lực: Yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp, có thể làm cho việc thực hiện hợp

đồng nói chung và thực hiện quy trình kiểm tra hàng hóa hay giao hàng diễn ra nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả hơn hoặc ngược lại Trình độ năng lực lãnh đạo của các đội ngũ trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo được kế hoạch thực hiện Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu và đặc biệt là các nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa hay giao hàng cho người vận tải, họ sẽ là người kiểm tra, giám sát công việc cho đến khi hoàn thành Vì vậy, nguồn nhân lực của công ty sẽ là nhân tố quyết định đến hiệu quả của hoạt động xuất khẩu hay tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Tiềm lực tài chính: Đây là một nhân tố cho thấy mức độ đầu tư của doanh nghiệp cho

hoạt động xuất khẩu thông qua số lượng nguồn vốn được huy động hoặc đạt được từ các mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Tiềm lực tài chính của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến khả năng đầu tư vào các quy trình kiểm tra hàng hóa bằng các phương pháp kiểm tra chính xác hơn hoặc với quy trình giao hàng bằng các cách tối ưu hóa chi phí hơn Khi có nguồn lực tài chính đủ, doanh nghiệp có thể triển khai các biện pháp kiểm soát chất lượng cao cấp hơn, bao gồm cả việc sử dụng các thiết bị và công nghệ tiên tiến

Cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ: Các thiết bị và công cụ kiểm tra hàng hoá đóng

vai trò quan trọng trong quy trình kiểm tra chất lượng vì điều này ảnh hưởng đến chi phí

và lợi nhuận trực tiếp của công ty Cơ sở vật chất, kỹ thuật của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng

đến khả năng thực hiện kiểm tra một cách chính xác và đáng tin cậy Cơ sở vật chất, kỹ thuật bao gồm cả hệ thống thông tin và phần mềm quản lý dữ liệu, các hệ thống này giúp

tổ chức theo dõi và quản lý thông tin về hàng hóa, vận chuyển, và kiểm soát chất lượng Đầu tư vào cơ sở hạ tầng, trang thiết bị và công nghệ có thể giúp tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp xuất khẩu trên thị trường trong nước và quốc tế Và từ đó nâng cao được hiệu quả trong hoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu

1.6 Kinh nghiệm và bài học kinh nghiệm về thực hiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp

1.6.1 Kinh nghiệm của Công ty TNHH Sản Xuất Mây Tre Xuất Khẩu Ngọc Động Hà

Nam

Công ty TNHH Mây Tre Xuất Khẩu Ngọc Động Hà Nam được thành lập năm 1988, trước đây kinh doanh với mô hình hợp tác xã và chuyển đổi thành công ty TNHH vào năm

2004 Đây là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu hàng thủ công

mỹ nghệ, đồ gia dụng tại Việt Nam Với hơn 30 năm kinh doanh, nhà máy của công ty đã được được sự chứng nhận bởi nhiều khách hàng ở Hoa Kỳ, EU Và đạt được chứng nhận

hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 kèm theo đó là công ty có gần 3000 nhân công tại Hà Nam, Nam Định, Thái Bình, Hưng Yên, Ninh Bình, và mỗi năm có thêm 200 thợ làm việc thông qua các lớp đào tạo nghề thủ công Điều này cho thấy sự đảm bảo và kiểm soát tuyệt đối về chất lượng hàng hóa trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty

Mỗi sản phẩm có quy trình sản xuất riêng biệt và công ty có một hệ thống kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt theo yêu cầu của khách hàng Và công ty sẵn sàng thực hiện giám định hay kiểm dịch hàng hóa nếu mặt hàng đó thuộc danh mục cần kiểm tra Việc kiểm tra chất lượng cuối cùng được thực hiện 3-5 ngày trước khi giao hàng Công ty có nhiều loại sản phẩm khác nhau và mỗi loại sẽ có quy trình kiểm tra khác nhau tùy theo yêu cầu của người mua hay tính chất của mặt hàng đó Đối với mỗi đơn hàng, lô hàng gửi đi, công ty

sẽ sử dụng phương pháp kiểm tra ngẫu nhiên theo AQL 2.5/4.0 hoặc theo tiêu chuẩn của khách hàng để xác định chất lượng của cả lô hàng Nếu sản phẩm ổn, công ty có thể gửi hàng; nếu không thì toàn bộ lô hàng sẽ được làm lại Hướng dẫn bàn giao, danh sách kiểm tra chất lượng và mẫu đã được phê duyệt được đưa cho nhân viên QC để đối chiếu và kiểm tra Hồ sơ kiểm tra được lưu giữ cho từng đơn hàng, từng lô hàng Sản phẩm sẽ được chứa

trong các thùng carton và được đóng gói và theo dõi theo các mã vạch, ký hiệu hiện đại, được lưu trữ trong nhà kho rộng 2.000 mét vuông thông thoáng Kho bãi của công ty được chia thành nhiều khu dành cho các đơn hàng, lô hàng khác nhau Tất cả hàng hóa, sản phẩm được xếp lên bến Ngọc Động vào container và vận chuyển thẳng đến Cảng Hải Phòng để vận chuyển tiếp Trên cơ sở tối ưu hóa chi phí và thời gian cho mục đích hậu cần, cảng Hải Phòng nằm gần nhà máy của công ty khoảng 3 giờ Hiện công ty TNHH Mây Tre Xuất Khẩu Ngọc Động Hà Nam đang tiếp tục tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của mình trên cơ sở đảm bảo chất lượng cho hàng hóa, an toàn cho người lao động và đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng

1.6.2 Bài học kinh nghiệm về thực hiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và

giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Thông qua kinh nghiệm tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung và đặc biệt

là các nghiệp vụ chuẩn bị hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và giao hàng của công ty TNHH Sản Xuất Mây Tre Xuất Khẩu Ngọc Động Hà Nam, ta có thể rút ra được một số bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp như sau:

− Chất lượng sản phẩm là vô cùng quan trọng: Bất kì vấn đề nào liên quan đến chất

lượng của hàng hóa hay nguyên vật liệu đầu vào sẽ ảnh hưởng không ít đến thời gian cũng như chi phí phát sinh Vì vậy, đảm bảo chất lượng của đầu vào và đầu ra là một vấn đề không thể thiếu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Đây sẽ là cơ sở để việc thực hiện kiểm tra, kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa được diễn ra thuận lợi và tuân thủ theo đúng yêu cầu chất lượng của người mua

− Xây dựng quy trình rõ ràng: Việc phát triển một quy trình kiểm tra chi tiết và rõ

ràng, là một cách để doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ được chất lượng hàng hóa của mình và giảm được thời gian cho khâu kiểm tra trước khi giao hàng Bao gồm các bước cụ thể, xác định rõ ràng tiêu chí chất lượng và quy định liên quan để đảm bảo mọi người thực hiện quy trình đều hiểu rõ và được đào tạo đầy đủ

− Tuân thủ quy định kiểm tra theo chuẩn quốc tế: Tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng

và kiểm tra phù hợp với yêu cầu của khách hàng cũng như quy định xuất khẩu và nhập khẩu bằng cách sử dụng các hệ thống kiểm tra phổ biến để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác nhất về chất lượng của sản phẩm Đây là yếu đó tiên quyết để quyết định khả năng xuất khẩu hàng hóa được hay không của doanh nghiệp

− Sử dụng công nghệ hiện đại: Tận dụng các giải pháp công nghệ như hệ thống theo

dõi hàng hóa, các ứng dụng kết nối hiện đại, để giảm thiểu rủi ro mất mát, cải thiện quy trình giao hàng cho người vận tải và tăng cường khả năng theo dõi để nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh

− Đào tạo và nâng cao năng lực: Luôn đảm bảo rằng nhân viên tham gia vào các

nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu đã được đào tạo đầy đủ về quy trình và tiêu chuẩn chất lượng và hiểu rõ quy trình và quy định liên quan

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Nội dung chương 1 đã trình bày các cơ sở lý thuyết về quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa bao gồm lý thuyết về nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải Bên cạnh đó, tác giả còn nêu rõ các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện của quy trình, nghiệp

vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Đồng thời, tác giả cũng đưa ra các nhân tố ảnh hưởng cũng như cho thấy kinh nghiệm

và bài học kinh nghiệm về thực hiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp Chương 1 là cái nhìn tổng quát chung về các vấn đề cần phân tích, đây sẽ là tiền đề

để bước vào quá trình nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ KIỂM TRA HÀNG HÓA

VÀ GIAO HÀNG CHO NGƯỜI VẬN TẢI TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI SINH

THÁI VIỆT NAM 2.1 Tổng quan về công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam 2.1.1 Cơ sở hình thành và phát triển

Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam được thành lập bởi ông

Lê Quang Vũ Công ty có tên gọi tắt tiếng anh là ECO2GO VIETNAM CO., LTD (Sinh Thai Vietnam Manufacturing and Trading Company Limited) Công ty hướng đến việc cung cấp cho khách hàng các sản phẩm làm từ các nguyên liệu tự nhiên như tre, dừa, cỏ, tạo nên các sản phẩm thủ công mỹ nghệ đa dạng mẫu mã, mang chất lương cao và đảm bảo sức khỏe người tiêu dùng Với kinh nghiệm hơn 6 năm hoạt động và đã xuất khẩu sang các thị trường lớn, công ty đang hình thành chiến lược kinh doanh xuất khẩu mặt hàng thủ công mỹ nghệ đến với nhiều khách hàng trên toàn thế giới Quá trình hình thành và phát triển của công ty trải qua từng bước khác nhau:

Năm 2018: Đây là năm bắt đầu cột mốc hình thành của công ty khi chỉ có 2 người quyết định cùng nhau thành lập và đặt văn phòng tại 2/3C ấp Đông 1, xã Thới Tam Thôn, huyện Hóc Môn, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Tại đây, công ty đăng kí mã số thuế

là 0315945252 và được quản lý bởi Chi cục thuế khu vực Quận 12, huyện Hóc Môn Năm 2019: Sau khi chờ đợi cuối cùng công ty cũng đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Năm 2020: Do yêu cầu mở rộng thêm nên công ty chính thức thành lập văn phòng đại diện và kho xưởng chính thức tại 672/35 Thống Nhất, phường 15, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Năm 2021: Công ty quyết định chuyển văn phòng đại diện về địa chỉ 8/34/13 đường Thạnh Xuân 40, phường Thạnh Xuân, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam và hoạt động tại đây cho đến thời điểm hiện tại Lúc này, kho xưởng của công ty cũng được chuyển về địa chỉ Thạnh Lộc 39, phường Thạnh Lộc, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

2.1.2 Lĩnh vực và đặc điểm hoạt đông

Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam là công ty chuyên kinh doanh xuất khẩu mặt hàng thủ công mỹ nghệ với nhiều loại sản phẩm đa dạng mang tinh

thần của người lao động Việt Nam Các sản phẩm của công ty hoàn toàn được làm từ những nguồn nguyên liệu tự nhiên, thân thiện với môi trường như tre, dừa, cỏ, gỗ, Hiểu được

sự quý giá của sức khỏe người tiêu dùng, vì vậy, tất cả các sản phẩm của công ty đều được sản xuất hoàn toàn bằng tay, không sử dụng bất kỳ hóa chất hay chất phụ gia tẩy rửa độc hại nào Sản phẩm đã được chứng nhận bởi SGS - công ty kiểm tra, xác minh, thử nghiệm

và chứng nhận hàng đầu thế giới

Là một công ty sản xuất và thương mại, vì vậy lĩnh vực hoạt động chính của công ty là: Mua nguyên liệu dừa thô tại Bến Tre và các nguyên liệu thiên nhiên khác từ các tỉnh miền Tây Nam Bộ Đối với các tỉnh Bắc Trung Bộ, công ty chủ yếu hoạt động thu mua nguyên liệu thô, bán thành phẩm hoặc thành phẩm của tre và thực hiện sản xuất trực tiếp tại kho của công ty; Hoạt động kinh doanh thương mại các mặt hàng thủ công mỹ nghệ và sản phẩm của công ty trên Alibaba, đây là sàn giao dịch thương mại điện tử B2B toàn cầu Các sản phẩm thủ công mỹ nghệ của công ty được kinh doanh trên Alibaba bao gồm:

− Sản phẩm được làm từ tre: Ống hút tre, ly tre, tô tre, thớt tre, bộ dao muỗng nĩa tre, khay tre đựng xà phòng, nồi hấp tre, thang tre, gậy tre

− Sản phẩm được làm từ dừa: Ly dừa, chén gáo dừa, muỗng dừa, khay dừa đựng

xà phòng, bát đựng nến bằng dừa, chậu hoa xơ dừa, thảm xơ dừa,

kế hoạch mở rộng thị trường của mình để có thể mang đến các sản phẩm thể hiện tinh thần của con người Việt Nam đến cho người tiêu dùng khắp nơi trên thế giới

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty

Công ty đã và đang hoạt động ở mô hình kinh doanh vừa và nhỏ với tổng số nhân viên ở các bộ phận là từ 11 đến 50 người Vì vậy, sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty được trình bày theo cơ cấu tổ chức quản trị chức năng như sau:

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt

Nam

(Nguồn: Giám đốc của công ty)

Giám đốc: Là người có vị trí và quyền hạn cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm xét duyệt các hoạt động kinh doanh, trực tiếp theo dõi và giám sát các hoạt động diễn ra và

ra quyết định bạn hành các kế hoạch thực hiện đối với từng đơn hàng xuất khẩu

Bộ phận kho, xưởng: Trưởng kho chịu trách nhiệm giám sát và điều hành các công việc quản lý hàng hóa, quản lý kho, xưởng Còn nhân sự có trách nhiệm thực hiện các công đoạn sản xuát hàng hóa như khắc logo, quét dầu, đóng gói,

Bộ phận kế toán: Chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động liên quan đến tài chính của công ty như thu tiền bán hàng và chi tiền mua nguyên vật liệu, Bên cạnh đó, cần phải phân tích và kiểm tra các chứng từ liên quan đến thanh toán của khách hàng và báo cáo công việc trực tiếp cho giám đốc

Bộ phận thu mua: chia thành hai khu vực hoạt động chính như một số nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện tìm kiếm, thu mua nguyên liệu tre thô ở các khu vực phía Bắc, một

số khác tìm kiếm, thu mua nguyên liệu sản phẩm từ dừa thô ở các khu vực phía Nam Ngoài

ra, còn có nhân sự chịu trách nhiệm thu mua nguồn hàng từ những nguyên liệu khác

Bộ phận bán hàng: Đây được xem là bộ phận chính của công ty Trong đó gồm có trường phòng chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với Giám đốc để quyết định giá bán sản phẩm và tính toán giá cả của lô hàng, quản lý và điều hành các hoạt động, lập chứng từ liên quan đến đơn đặt hàng và việc kinh doanh trên Alibaba Ngoài ra, các nhân sự còn lại sẽ chịu trách nhiệm đăng bài quảng cáo sản phẩm, tìm kiếm khách hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng, liên hệ trực tiếp với các công ty forwarder để thực hiện hợp đồng

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Giám đốc

Bộ phận kho,

xưởng Bộ phận kế toán Bộ phận thu mua Bộ phận bán hàng

Trong những năm 2020 đến năm 2022 kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cũng

có chuyển biến rõ rệt như sau:

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái

Việt Nam từ năm 2020 đến năm 2021

(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)

Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ở trên, ta có thể thấy các chỉ số đều có sự biến đổi cụ thể như sau:

− Trong năm 2020: Thị trường phát triển tương đối ổn định ở các nước xuất khẩu chủ yếu của công ty, vì vậy, hoạt động kinh doanh của công ty được xem là diễn ra thuận lợi

và sôi nổi với doanh thu tăng Bên cạnh đó, ở thời điểm này, công ty đã hoạt động được 3 năm nên phần nào ổn định được tình hình chi phí và tập trung xuất khẩu sang cho các khách hàng thân thuộc và ít khách hàng tiềm năng nên không cần nhiều chi phí liên quan đến quảng bá thương hiệu và sản phẩm Do đó, công ty cố gắng đạt được mức chi phí ổn định

để tối đa hóa lợi nhuận

− Trong năm 2021: Hoạt động ngoại thương gặp khó khăn do ảnh hưởng nghiêm trọng của đại dịch, do đó, tình hình kinh doanh của công ty cũng có chuyển biến sụt giảm khi mức doanh thu có sự sụt giảm Mặc khác, công ty có sự tăng mạnh về chi phí vì trong đó

có bao gồm khoản hỗ trợ nhân viên bị ảnh hưởng bởi đại dịch và hoạt động duy trì kho xưởng để tránh tác động đến hàng tồn kho Vì vậy, tình hình lợi nhuận của công ty cũng biến động theo chiều hướng giảm

− Trong năm 2022: Giai đoạn này các hoạt động xuất khẩu dần được hồi phục và trở lại bình thường, các doanh nghiệp xuất khẩu cố gắng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của mình vì thế, công ty thu được doanh thu cao kỷ lục Bên cạnh đó, chi phí cũng giảm trở lại với mức ổn định hơn Theo đó, lợi nhuận của công ty cũng đã có chuyển biến tích cực

Điều này cho thấy công ty đã cố gắng phục hồi hoạt động kinh doanh xuất khẩu bằng cách

mở rộng sang các thị trường tiềm năng

2.1.5 Định hướng phát triển của công ty

Từ những thành tựu mà công ty đạt được trong thời gian qua, chúng ta cũng thấy được sự nỗ lực không ngừng của công ty nhằm đạt được mục tiêu công ty đề ra Bên cạnh những thành công đạt được, công ty cũng đã đặt ra những định hướng trong tương lai như:

− Công ty dự kiến tiếp tục mở rộng quy mô nhà xưởng, kho bãi trong vài năm tới nhằm tạo điều kiện mở rộng sản xuất và phát huy tối đa khả năng dự trữ hàng hóa của công

ty Ngoài ra, công ty mong muốn tận dụng được chất lượng, số lượng nguồn cung, hàng hóa, nguyên liệu đầu vào đồng thời có kế hoạch đầu tư thêm máy móc, thiết bị hiện đại để tăng năng suất, giảm giá thành, giảm thiểu giá thành, nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm

− Công ty sẽ chú trọng đến công tác đào tạo nguồn nhân lực vì đào tạo nguồn nhân lực được xem là xương sống và linh hồn của công ty nên sự phát triển của công ty phần lớn phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên của mình

− Công ty sẽ tập trung tiếp cận các khách hàng tiềm năng ở nhiều nơi trên thế giới

để mở rộng thương hiệu

− Cuối cùng, công ty sẽ tăng cường nỗ lực phát triển các sản phẩm thủ công mỹ nghệ mới, đồng thời không quên duy trì, cải tiến các sản phẩm cũ cho đến khi đạt chất lượng tốt nhất và mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng

2.2 Phân tích quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam

Để làm rõ cho việc công ty thực hiện quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa và giao hàng cho người vận tải, vì vậy, tác giả xin được phân tích cụ thể về hai quy trình quy trình trên trong lô hàng chén gáo dừa xuất khẩu sang Mỹ:

− Người bán: Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam

− Người mua: Star Link Global Group Llc

− Forwarder: Công ty TNHH Maersk Logistics & Services Vietnam

− Điều kiện giao hàng: FOB

− Tổng giá trị đơn hàng: 34,779.54 USD

2.2.1 Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa

Đối với từng lô hàng xuất khẩu của công ty, việc kiểm tra chất lượng hàng hóa luôn được đặt lên hàng đầu vì nó ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh của công ty với khách hàng Chính vì vậy, tuy là doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng công ty luôn khắt khe trong việc kiểm tra chất lượng ở khâu đầu vào nguyên vật liệu và khâu đầu ra của sản phẩm hoàn chỉnh Đặc biệt, đối với hàng thủ công mỹ nghệ thì nét đẹp của sản phẩm là không có sự sai sót hoặc bị khuyết điểm nào khi giao đến tay khách hàng, bởi vì, loại hàng này yêu cầu sự tỉ

mỉ và khéo léo, mang tinh thần của đất nước Do vậy, chất lượng luôn được kiểm tra và kiểm soát chặt chẽ để đáp ứng phù hợp với điều khoản trong hợp đồng

Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Sinh Thái Việt Nam thực hiện kiểm tra và kiểm định hàng hóa cho các lô hàng cơ bản theo các bước như sau:

Hình 2.2 Quy trình, nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại

Sinh Thái Việt Nam

(Nguồn: Trưởng phòng bán hàng của công ty)

2.2.1.1 Thực hiện kiểm tra tại kho

Sau khi hoàn thành việc sản xuất, Trưởng kho sẽ cho nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm Đối với sản phẩm dừa thì kiểm tra độ cứng của sản phẩm có phù hợp để xuất khẩu hay chưa, kiểm tra màu sắc của sản phẩm còn giữ được màu của dừa thô hay kiểm tra kích thước của từng sản phẩm, độ bóng đã đạt yêu cầu hay chưa, logo được khắc đúng

vị trí, không mờ Còn đối với các sản phẩm bằng tre thì kiểm tra mức độ nứt, kiểm tra

Thực hiện

kiểm tra

tại kho

Liên hệ với đơn vị kiểm định

Thanh toán phí kiểm định

Đơn vị kiểm định thực hiện kiểm định

lô hàng

Nhận báo cáo kết quả kiểm định

màu sắc, kiểm tra độ bền, kích thước, chất lượng logo Đối với các mặt hàng theo bộ thì kiểm tra sự đồng đều về màu sắc, kích thước Và các sản phẩm từ những nguyên liệu khác thì công ty cũng làm công tác kiểm tra tương tự

Tiếp theo khi đã chắc chắn hàng hóa đạt chất lượng thì các nhân viên kho, xưởng sẽ tiến hành kiểm đếm số lượng sản phẩm của từng lô hàng Đảm bảo không bị thiếu hụt số lượng Khi kiểm tra số lượng kết thúc thì nhân viên tiến hành kiểm tra cách đóng gói cũng như các phương thức đóng gói sản phẩm Nhân viên sẽ kiểm tra chất lượng của nguyên liệu đóng gói, kiểm tra thông tin trên bao bì đóng gói

Cuối cùng, khi đã chắc chắn đảm bảo chất lượng của sản phẩm thông qua quá trình kiểm tra của mình thì trưởng kho sẽ cho nhân viên thực hiện bước tiếp theo là đóng gói hàng hóa Thông thường, nếu người mua không yêu cầu chỉ định kiểm định hàng hóa thì công ty sẽ đóng gói và thực hiện giao hàng, nhưng trong trường hợp người mua yêu cầu thực hiện kiểm định hàng hóa thì công ty sẽ chuẩn bị công tác cho quá trình kiểm định diễn

ra và các bước kiểm định sẽ tùy theo các cơ quan kiểm định khác nhau

Đối với lô hàng chén gáo dừa được đề cập ở trên, thì công ty sẽ thực hiện kiểm tra nghiêm ngặt về chất lượng của từng chén và kiểm tra số lượng cũng như cách đóng gói để sao cho đáp ứng được các tiêu chuẩn khắt khe của thị trường Mỹ Cũng giống như những

lô hàng khác, công ty sẽ sắp xếp kiểm tra hàng hóa ngay khi quá trình sản xuất hoàn thành

Vì công ty đã có một quy trình kiểm tra đầu vào của nguyên liệu dừa thô nghiêm ngặt nên chất lượng của chén gáo dừa thành phẩm cũng đảm bảo đáp ứng đúng theo tiêu chuẩn đã được thỏa thuận với người mua Chính vì thế, quá trình kiểm tra chất lượng của hàng hóa trước khi giao hàng cũng đơn giản bằng cách: Trưởng kho sẽ cho nhân viên kiểm tra đo đạt từng chén gáo dừa để đảm bảo đúng kích thước yêu cầu là D (đường kính): 13.97 cm

x H (chiều cao): 6.35 cm Sau đó, nhân viên sẽ tiếp tục kiểm tra độ cứng của chén bằng cách thủ công là dùng tay để xác định Tiếp theo nhân viên sẽ kiểm tra bao bì đóng gói của sản phẩm, đối với lô hàng chén gáo dừa này thì công ty sẽ sử dụng giấy nến trắng đục để quấn quanh từng chén và xếp vào thùng carton có kích thước 65cm x 55cm x 55cm, nhãn dán trên thùng carton phải ghi đầy đủ thông tin do người mua yêu cầu

Tuy nhiên, lô hàng này thật chất là hàng chỉ định từ phía người mua nên theo sự thỏa thuận từ trước khi ký kết hợp đồng xuất khẩu thì người mua đã thông báo với công ty rằng

họ muốn đảm bảo chất lượng của lô hàng này trước khi xuất đi nên đã trực tiếp chỉ định đơn vị kiểm định chất lượng hàng hóa sau khi công ty thực hiện xong quy trình sản xuất