Cơ cấu tổ chức của công ty 6 Nguyễn Thị Lan Hương – Lớp 43K25.2 Tổng giám đốc Người giám sát năng suất & báo cáo Quản lý tiếp nhận hàng hóa Giám sát nhận hàng / Trợ lý / Nhân viên
Trang 1BÁO CÁO ĐỀ ÁN
ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
Chủ đề nghiên cứu:
Họ và tên: NGUYỄN THỊ LAN HƯƠNG
Lớp: 43K25.2
GVHD: Th.S Nguyễn Ngân Hà
Đơn vị thực tập: Công ty TNHH MM Mega Market Đà Nẵng
QUY TRÌNH GIAO HÀNG
CỦA MM MEGA MARKET ĐÀ NẴNG
Đà Nẵng, tháng 12/2020
Trang 2MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
DANH MỤC HÌNH ẢNH 3
LỜI MỞ ĐẦU 4
Phần 1: Tổng quan về đơn vị kiến tập 5
I Giới thiệu về doanh nghiệp 5
1 Thông tin chung 5
2 Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi 5
2.1 Sứ mệnh 5
2.2 Giá trị cốt lõi 5
3 Lĩnh vực và sản phẩm kinh doanh 5
4 Cơ cấu tổ chức của công ty 6
5 Giới thiệu về vị trí kiến tập 7
II Chuỗi cung ứng của công ty 7
1 Sơ đồ chuỗi cung ứng của MM Mega Market 7
2 Các thành phần trên chuỗi cung ứng 7
2.1 Nguồn cung 7
2.2 Trụ sở chính 8
2.3 Nhà phân phối 8
2.4 Trạm trung chuyển 8
2.5 Khách hàng 8
3 Các dòng dịch chuyển trên chuỗi 8
3.1 Dòng thông tin 8
3.2 Dòng vật chất 9
3.3 Dòng vốn 10
Phần 2: Quy trình giao hàng của công ty MM Mega Market Đà Nẵng: 12
I Mô tả quy trình 12
1 Giới thiệu quy trình giao hàng của MM Mega Market Đà Nẵng: 12
2 Sơ đồ quy trình giao hàng của MM Mega Market Đà Nẵng: 12
3 Mô tả quy trình giao hàng 13
4 Các bộ phận có liên quan tới quy trình giao hàng 14
1
Trang 34.1 Bộ phận sales 14
4.2 Khách hàng 14
4.3 Bộ phận delivery 14
II Đánh giá 15
1 Những điểm nổi bật 15
2 Tồn tại 15
3 Giải pháp 16
Phần 3: Tổng kết bài học kinh nghiệm 17
I Tự đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của kỳ kiến tập 17
II Nhận định về những trải nghiệm có được sau kỳ kiến tập 17
1 Về đối chiếu kiến thức với thực tế 17
2 Về những trải nghiệm giúp ích cho quá trình làm việc sau này 19
2 Nguyễn Thị Lan Hương – Lớp 43K25.2
Trang 4DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Cơ cấu tổ chức của MM Mega Market 6
Hình 2: Sơ đồ chuỗi cung ứng thịt lợn của MM Mega Market Đà Nẵng 7
Hình 3: Dòng thông tin 8
Hình 4: Dòng vật chất 9
Hình 5: Dòng vốn 10
Hình 6: Sơ đồ quy trình giao hàng của MM Mega Market Đà Nẵng 12
Hình 7: Quy trình giao nhận hàng cơ bản 18
3
Trang 5LỜI MỞ ĐẦU
Để hoàn thành môn học Đề án chuỗi cung ứng và Bài báo cáo này, em đã nhận được sự giúp đỡ và hỗ trợ rất lớn từ Công ty TNHH MM Mega Market Đà Nẵng
và quý thầy cô của khoa Quản Trị Kinh Doanh
Em xin gửi lời cảm ơn tới tất cả anh chị công ty TNHH MM Mega Market
Đà Nẵng đã quan tâm, hỗ trợ, tạo điều kiện cho em có cơ hội được làm việc cũng như giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình làm Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Trần Thị Bích Hà – trưởng phòng delivery cùng các anh chị đang làm việc tại delivery đã tận tâm chỉ dạy, hướng dẫn em các công việc của một nhân viên giao hàng, luôn nhiệt tình giải đáp các thắc mắc giúp em hiểu rõ hơn về công việc, cũng như hoàn thiện tốt nhất bài báo cáo
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Nguyễn Ngân Hà cùng các thầy
cô trong Khoa đã luôn theo sát, quan tâm và hướng dẫn em cũng như cung cấp những tài liệu, thông tin trong quá trình làm báo cáo
Sau thời gian kiến tập tại công ty TNHH MM Mega Market Đà Nẵng, em được quan sát, làm việc cũng như tìm hiểu tình tình thực tế tại công ty Nhận thấy giao hàng là một trong những bộ phận quan trọng không thể thiếu trong nền kinh tế nói chung và công ty MM Mega Market nói riêng, em quyết định lựa chọn chủ đề “Quy trình giao hàng của MM Mega Market Đà Nẵng”
Bài báo cáo của em gồm 3 phần:
Phần 1: Tổng quan về đơn vị thực tập
Phần 2: Quy trình giao hàng của công ty MM Mega Market Đà Nẵng
Phần 3: Tổng kết bài học kinh nghiệm
4 Nguyễn Thị Lan Hương – Lớp 43K25.2
Trang 6Phần 1: Tổng quan về đơn vị kiến tập
I Giới thiệu về doanh nghiệp
1 Thông tin chung
Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam thuộc tập đoàn BJC/TCC khai trương trung tâm đầu tiên năm 2002 tại TP Hồ Chí Minh với trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh Sau hơn 18 năm hoạt động đã mở rộng lên 20 trung tâm trên toàn quốc
MM Mega Market Việt Nam (MMVN) hướng đến xây dựng chuỗi cung ứng hiện đại, kết nối trực tiếp đến nông dân và nhà sản xuất địa phương với kênh phân phối, đảm bảo nguồn hàng với trên 90% hàng hóa được sản xuất tại Việt Nam MM Mega
Market có 4 trạm trung chuyển: 1 trạm rau củ ở Đà Lạt, 2 trạm đồ tươi ở Hà Nội và Bình Dương; 1 trạm thủy hải sản ở Cần Thơ
Chi Nhánh Công Ty TNHH MM Mega Market (Việt Nam) tại thành phố
Đà Nẵng thành lập ngày 02-11-2005 tại địa chỉ Đường Cách Mạng Tháng 8, Phường Khuê Trung, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng
2 Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi 2.1 Sứ mệnh
Sứ mệnh của MM Mega Market Vietnam (MMVN) là trở thành đối tác kinh doanh tốt nhất và là nhà cung cấp uy tín dành cho các doanh nghiệp độc lập nhằm phục vụ nhu cầu chuyên nghiệp cũng như nhu cầu cá nhân và gia đình họ
2.2 Giá trị cốt lõi
Giá trị cốt lõi của MM Mega Market được viết tắt là CDSH: với C là
Customer Heart (Đặt khách hàng trong tim), D là Drive Change( Dám thay đổi); S là Strive for Excellence( Vươn tới Sự ưu việt) và H là Happy Workplace (Nơi làm việc vui vẻ)
3 Lĩnh vực và sản phẩm kinh doanh
Lĩnh vực kinh doanh: Buôn bán tổng hợp
5
Trang 7Sản phẩm kinh doanh: các sản phẩm tiêu dùng, hiện nay tại MM Mega Market gồm 11 ngành hàng được chia làm 3 nhóm: Fresh, Thực phẩm khô và Phi thực
phẩm
Fresh: Trái cây và Rau củ quả, Cá, Thịt, Bánh, Bơ sữa và đông lạnh Ngành hàng khô: Thực phẩm khô, Thức uống và bánh kẹo, Hóa mỹ phẩm Phi thực phẩm: Phi thực phẩm hàng cứng, Gia dụng, Phi thực phẩm mềm
4 Cơ cấu tổ chức của công ty
6 Nguyễn Thị Lan Hương – Lớp 43K25.2
Tổng giám đốc
Người giám sát năng suất & báo cáo
Quản lý
tiếp nhận
hàng hóa
Giám sát
nhận
hàng /
Trợ lý /
Nhân
viên
Người quản lý sàn
Giám đốc sales
Quản lý giao hàng
Giám đốc dịch vụ khách hàng
Các bộ phận hỗ trợ khác
Giám sát
bộ phận / Trợ lý / Nhân viên
Người quản lý tài khoản chính
Chuyên gia/ Giám sát sales
Điều hành lực lượng sales
Giám sát /
Hỗ trợ giao hàng
Pickers/
Tele Order Takers
Thu ngân chính
Bộ phận
Lễ tân &
Hậu mãi
Bộ phận trang trí
Checkout
HR, QA
IT/ALC
Phòng chống mất mát
Phòng bảo trì
Hình 1: Cơ cấu tổ chức của MM Mega Market
Trang 85 Giới thiệu về vị trí kiến tập
Vị trí kiến tập: Nhân viên giao hàng
Công việc: Nhận đơn hàng, kiểm tra số lượng hàng hóa còn trong kho và tại siêu thị, báo lại với khách hàng, soạn hàng, in lại đơn hàng, giao cho đơn vị vận
chuyển để đơn vị giao cho khách hàng
II Chuỗi cung ứng của công ty
1 Sơ đồ chuỗi cung ứng của MM Mega Market
2 Các thành phần trên chuỗi cung ứng 2.1 Nguồn cung
Các trang trại ở phía Nam: đây là nguồn cung thịt heo tươi và thịt heo đông lạnh cho các siêu thị trong chuỗi siêu thị của MM Mega Market, thịt heo ở các trang trại này sẽ được tập kết chuyển về trạm trung chuyển tại Đồng Nai, từ đó trạm trung chuyển chuyển tới các siêu thị
7
Công ty
MM
Mega
Market
Việt
Nam
Các trang trại các địa phương khác
Các trang trại phía Nam
Nhà cung
cấp hàng
nhập khẩu
Trạm trung chuyển Đồng Nai
Công ty
MM Mega Market
Đà Nẵng
Khách hàng cá nhân
Khách hàng tổ chức
Chú thích:
Dòng thông tin Dòng vật chất Dòng vốn
Hình 2: Sơ đồ chuỗi cung ứng thịt lợn của MM Mega Market Đà Nẵng
Chú thích:
+ Dòng vật chất:
+ Dòng thông tin:
+ Dòng vốn:
Trang 9Các trang trại ở địa phương khác như miền Bắc,… là nguồn cung cấp thịt heo tươi cho chuỗi siêu thị của MM Mega Market
Nhà cung cấp hàng nhập khẩu: Được mua từ các nhà cung cấp hàng nhập khẩu có liên kết với siêu thị MM Mega Market Đây là các nhà cung cấp uy tín, làm ăn lâu dài với siêu thị Thịt heo ở đây cũng có nhiều xuất xứ như Úc, Mỹ,…
2.2 Trụ sở chính
Là công ty MM Mega Market Việt Nam, có trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh Trụ sở chính tiếp nhận thông tin từ siêu thị MM Đà Nẵng và các nhà cung cấp, thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp
2.3 Nhà phân phối
Công ty MM Mega Market Đà Nẵng là một trong những nhà phân phối của công ty MM Mega Market Việt Nam tại khu vực Đà Nẵng (miền Trung) Công ty vừa bán lẻ cho khách hàng cá nhân vừa bán sỉ cho khách hàng tổ chức trên địa bàn thành phố Đà Nẵng và một số tỉnh lân cận
2.4 Trạm trung chuyển
Trạm trung chuyển thịt lợn ở tỉnh Đồng Nai, tập kết thịt của các địa phương tại miền Nam và giao đến cho MM Mega Market Đà Nẵng
2.5 Khách hàng
Khách hàng cá nhân bao gồm những cá nhân riêng lẻ hoặc hộ gia đình Khách hàng tổ chức: những cửa hàng, nhà hàng, quán café,…
3 Các dòng dịch chuyển trên chuỗi 3.1 Dòng thông tin
8 Nguyễn Thị Lan Hương – Lớp 43K25.2
Công ty
MM
Mega
Market
Việt
Nam
Các trang trại địa phương khác
Các trang trại phía Nam
Nhà cung cấp hàng nhập khẩu
Trạm trung chuyển Đồng Nai
Công ty
MM Mega Market
Đà Nẵng
Khách hàng cá nhân
Khách hàng tổ chức
Trang 10Dòng thông tin các nhà cung cấp với trụ sở chính: Các nhà cung cấp và trạm trung chuyển Đồng Nai thông tin về số lượng, chất lượng thịt cho trụ sở chính trụ sở chính từ đó tiếp nhận thông tin, báo lại số lượng đặt hàng
Dòng thông tin từ trụ sở chính với MM Mega Market Đà Nẵng: Trao đổi thông tin các mặt hàng thịt, về số lượng, chất lượng, giá cả, thông tin khuyến mãi và các thông tin của đối thủ cạnh tranh MM Đà Nẵng tiếp nhận thông tin và phản hồi về
số lượng, khối lượng, thời gian giao hàng
Dòng thông tin từ các nhà cung cấp với MM Market Đà Nẵng: Nhà cung cấp báo cho MM Đà Nẵng về số lượng thịt, loại thịt, chất lượng thịt, thời gian giao hàng… MM Mega Market Đà Nẵng sẽ xem xét và tiến hành đặt hàng, phản hồi lại cho nhà cung cấp
Dòng thông tin từ MM Mega Market Đà Nẵng với khách hàng: Đối với khách hàng cá nhân đặt hàng (qua web, số điện thoại…) hoặc trực tiếp đến mua sản phẩm MM tiếp nhận, thông báo về lượng hàng., tư vấn cho khách hàng các thông tin khuyến mãi, khách hàng phản hồi,… Đối với khách hàng tổ chức khách hàng đặt qua mail, fax của bộ phận delivery, MM tiếp nhận đơn, kiểm tra lại số lượng hàng, báo lại cho khách hàng
3.2 Dòng vật chất
9
Các trang
trại các địa
phương
khác
Các trang
trại phía
Nam
Nhà cung
cấp hàng
nhập khẩu
Trạm trung chuyển Đồng Nai
Công ty
MM Mega Market
Đà Nẵng
Khách hàng cá nhân
Khách hàng tổ chức
Hình 4: Dòng vật chất
Trang 11Dòng vật chất từ nhà cung cấp tới MM Mega Market Đà Nẵng:
- Nguồn cung các địa phương khác: hàng hóa sẽ được chuyển từ trang trại
địa phương đến trực tiếp MM Mega Market Đà Nẵng Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa phải đảm bảo được chất lượng, nếu không sẽ bị từ chối nhận hàng và trả về
- Nguồn các trang trại phía Nam: Hàng hóa được chuyển về tập kết tại
trạm trung chuyển Đồng Nai, hàng không đủ chất lượng trạm trung chuyển sẽ từ chối
và trả về, và từ kho trung chuyển đến siêu thị MM Mega Market Đà Nẵng cũng tương tự
- Nguồn cung từ các nhà cung cấp nhập khẩu: hàng hóa sẽ được chuyển
trực tiếp từ các nhà cung cấp hàng nhập khẩu đến MM Mega Đà Nẵng Khi kiểm tra
để nhập kho nếu chất lượng không được đảm bảo thì sẽ trả hàng cho nhà cung cấp
Dòng vật chất từ MM Mega Market Đà Nẵng tới khách hàng cá nhân: Khách hàng cá nhân có thể tới mua sắm trực tiếp tại siêu thị hoặc đặt hàng qua
website, số điện thoại, Sau khi nhận được hàng nếu hàng hóa không đảm bảo chất lượng thì khách hàng có quyền trả lại hàng cho siêu thị
Dòng vật chất từ MM Mega Market Đà Nẵng tới khách hàng tổ chức: Khách hàng tổ chức đặt hàng qua mail, fax Delivery sau khi soạn hàng sẽ giao lại cho đơn vị vận tải Đại Phát An giao tới cho khách hàng Khách hàng kiểm tra thấy hàng hóa không đảm bảo sẽ đem trả cho đơn vị vận tải Đơn vị vận tải trả về cho MM
3.3 Dòng vốn
10 Nguyễn Thị Lan Hương – Lớp 43K25.2
Công ty
MM
Mega
Market
Việt
Nam
Các trang trại địa phương khác
Các trang trại phía Nam
Nhà cung cấp hàng nhập khẩu
Công ty
MM Mega Market
Đà Nẵng
Khách hàng cá nhân
Khách hàng tổ chức
Hình 5: Dòng vốn
Trang 12Dòng vốn từ trụ sở chính tới nhà cung cấp: khi hàng hóa được nhập đủ số lượng, chất lượng, MM Mega Market Đà Nẵng và trụ sở chính sẽ đối chiếu nhau và trụ
sở chính sẽ thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc thông qua ngân hàng
Dòng vốn từ MM Mega Market Đà Nẵng tới trụ sở chính: sau khi bán hàng
và có được lợi nhuận, siêu thị MM Mega Market sẽ chuyển về lại cho trụ sở chính thông qua ngân hàng
Dòng vốn từ khách hàng tới MM Mega Market: Khách hàng khi mua hàng
sẽ thanh toán cho MM Mega Market Đối với khách hàng cá nhân mua tại siêu thị thanh toán ngay tại quầy bằng tiền mặt hoặc quẹt thẻ Khách hàng tổ chức tiến hành thanh toán thông qua ngân hàng
11
Trang 13Phần 2: Quy trình giao hàng của công ty MM Mega Market Đà Nẵng:
I Mô tả quy trình
1 Giới thiệu quy trình giao hàng của MM Mega Market
Đà Nẵng:
Tại MM Mega Market Đà Nẵng, khi khách hàng tổ chức đặt hàng, bộ phận giao hàng (delivery) sẽ là nơi tiếp nhận thông tin, kiểm tra hàng, soạn hàng và thông tin cũng như gửi hàng cho khách Tại sơ đồ, mỗi bộ phận sẽ có một công việc cụ thể thể hiện chi tiết qua các bước
2 Sơ đồ quy trình giao hàng của MM Mega Market Đà Nẵng:
12 Nguyễn Thị Lan Hương – Lớp 43K25.2
Khách
hàng
Bộ phận sales
ghi lại, kiểm tra Delivery
Kiểm tra tính hợp lệ của đơn, nhập đơn vào hệ thống
đặt hàng
Gửi đơn hàng cho từng ngành hàng kiểm tra
số lượng, mặt hàng
Gửi lại số lượng hàng hóa xác nhận với khách hàng
In đơn hàng mới đã xác nhận với khách hàng
Đi tới kho và từng ngành hàng để sọan hàng
Nhập lại đúng
số lượng đã soạn vào hệ thống
In hóa đơn
Đơn vị vận tải Đại Phát An
kiểm tra hàng hóa
giao lại hàng hóa, đơn hàng cho đơn vị vận tải
Hình 6: Sơ đồ quy trình giao hàng của MM Mega Market Đà Nẵng
Trang 143 Mô tả quy trình giao hàng
Tại công ty MM Mega Market Đà Nẵng, khi khách hàng tổ chức tiến hành đặt hàng, có thể thông qua hai cách Cách thứ nhất: gửi email, fax,… hoặc gọi trực tiếp đến bộ phận delivery của MM Cách thứ hai: đặt mua trực tiếp qua bộ phận sales, nhân viên bộ phận này sẽ ghi đơn, tiến hành kiểm tra, trao đổi những thông tin về mặt hàng,
số lượng sản phẩm, sau đó sẽ gửi lại thông tin đơn hàng xuống cho phòng delivery
Tại bộ phận delivery, sau khi nhận được đơn hàng từ khách hàng thông qua mail, fax,… hoặc thông tin đơn hàng từ bộ phận sales sẽ tiến hành kiểm tra sự hợp lệ của đơn hàng (tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng,… có phải là mặt hàng MM đang cung cấp hay là không,…) Sau đó bộ phận tiến hành nhập đơn hàng vào hệ thống
Sau đó, bộ phận delivery sẽ tiến hành gửi đơn hàng cho các bộ phận, ngành hàng khác để kiểm tra xem mặt hàng và số lượng khách hàng đặt hàng hóa có còn không, còn bao nhiêu Các ngành hàng tiến hành kiểm tra và báo lại cho delivery Ví dụ: khách hàng đặt 20 gói bánh bao Thọ Phát, delivery sẽ gửi đơn xuống cho ngành hàng Bơ sữa kiểm tra mặt hàng và số lượng, nếu đủ đơn ngành hàng sẽ xác nhận đủ, nếu thiếu hay không có thì ngành hàng cũng sẽ báo lại cho delivery
Sau khi đã nhận được thông tin về mặt hàng và số lượng từ các ngành hàng
Bộ phận delivery tiến hành gọi lại cho khách hàng để xác nhận đơn, báo về những mặt hàng thiếu và không có, hỏi xem có thay thế được sản phẩm khác hay là không Ví dụ: khách hàng đặt 1kg xà lách lolo xanh nhưng không có thì có thể thay bằng 1kg xà lách lolo tím được không Khách hàng sẽ xác nhận lại với delivery, quyết định có đặt hàng nữa hay không, đặt số lượng bao nhiêu,…
Delivery sẽ tiến hành in đơn hàng mới đã xác nhận với hàng hàng và đi soạn hàng
Nhân viên bộ phận delivery sử dụng xe đẩy hàng chuyên dụng đi đến kho của delivery và từng ngành hàng để soạn đúng số lượng hàng hóa và mặt hàng mà khách hàng mong muốn
Sau khi tiến hành lấy hàng hóa xong, bộ phận delivery sẽ kiểm tra lại hàng hóa một lần nữa, nhập đúng mã hàng, số lượng hàng và xuất hóa đơn
13