Giới thiệu về phòng Xuất nhập khẩu...7CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH...92.1.. LỜI MỞ ĐẦUTrong xu hướng hội nhập toàn cầu hi
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH
Thông tin cơ bản về Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình là công ty chuyên về sản xuất giày dép và túi xách các loại xuất khẩu ra thị trường thế giới, là công ty có 100% vốn Việt Nam, có uy tín trong ngành sản xuất mặt hàng này tại thị trường Việt Nam
Tên đầy đủ Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
Tên giao dịch quốc tế THAI BINH GROUP (TBS’GROUP) Địa chỉ trụ sở chính 5A – Xa lộ Xuyên Á – An Bình – Dĩ An – Bình Dương Thông tin liên lạc Điện thoại: (84 8) 37 241 241
Fax: (84 8) 38 960 223 Email: info@TBSgroup.vn
Tổng giám đốc Nguyễn Đức Thuấn
Năng lực sản xuất Năm 2015:
10 triệu sản phẩm túi xách
11 triệu ba lô Nguồn nhân lực 31600 cán bộ công nhân viên
- Sản xuất công nghiệp da giày
- Sản xuất công nghiệp túi xách
- Đầu tư – Kinh doanh quản lý hạ tầng bất động sản và hạ tầng công nghiệp
- Du lịch, thương mại và dịch vụ
Lịch sử hình thành và phát triển
Tiền thân của Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình là do một số cán bộ sỹ quan thuộc trung đoàn 165, sư đoàn 7, quân khu 4 kết hợp với một số kỹ sư mới ra trường thành lập năm 1989 Đến năm 1992, công ty chính thức thành lập với tên gọi Công ty TNHH Thái Bình theo quyết định số 141/GP-UB ngày 29/9/1992 của UBND tỉnh Sông Bé (hiện nay là tỉnh Bình Dương) Sau gần 20 năm thành lập, tháng 10/2010, công ty chính thức chuyển đổi thành mô hình Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình Sự chuyển đổi hình thức pháp lý của công ty thể hiện sự thích ứng của công ty với điều kiện kinh doanh trên thị trường hiện nay và phù hợp với tình hình kinh doanh và định hướng phát triển của công ty.
Trải qua gần 25 năm phát triển, công ty đã có những bước phát triển mạnh mẽ và vững chắc Bắt đầu từ một nhà máy nhỏ tại Bình Dương với vỏn vẹn một xưởng may, một xưởng gò, cho đến nay, đến nay TBS đã khẳng định vị thế một doanh nghiệp sản xuất tầm cỡ với những đối tác lớn như Skechers, Decathon, Wolverine trong ngành giày hay Coach, Lancaster, Tory Burch trong ngành túi xách, và Damco, APL, DHL, hay Geodis trong lĩnh vực logistics Đây không chỉ là thành công của một cá nhân, một doanh nghiệp, mà là thành công cho ngành công nghiệp nước nhà.
Với sự nỗ lực không ngừng của mình, công ty Thái Bình đã vinh dự nhận được rất nhiều phần thưởng cao quý Công ty được trao tặng huân chương lao động hạng Nhì năm 2005, tiếp nhận cờ thi đua của Chính phủ và Huân chương Lao động hạng Nhất năm 2014, bằng khen Top 5 doanh nghiệp tiêu biểu toàn diện ngành Da Giày Việt Nam năm 2009, bằng khen Doanh nghiệp tiêu biểu ngành Dệt May & Da Giày Việt Nam do Bộ Công thương trao tặng. Đặc biệt, trong năm 2015, công ty đã có những kết quả đáng ghi nhận với sự nỗ lực lớn của tập thể hơn 30 nghìn cán bộ - công nhân viên TBS
Về ngành SXCN Da Giày, công ty đã xây dựng riêng hai trung tâm phát triển sản phẩm tại Bình Dương cho hai nhãn hàng Decathlon và Skechers Ngành cũng vui mừng tổ chức buổi lễ mừng đôi giày thứ 100 triệu với Decathlon sau 18 năm là đối tác Cuối năm 2015, nhà máy đế Đà Nẵng chính thức hòa vào mạng lưới sản xuất toàn ngành với năng lực gần 100 nghìn đôi mỗi tháng, giúp nâng cao tổng năng suất ngành Cùng thời điểm, việc xây dựng nhà máy ở Kiên Giang cũng hoàn tất và đi vào hoạt động 2015, ngành tiếp tục nằm trong top các doanh nghiệp dẫn đầu ngành Da giày cả nước.
Về ngành SXCN Túi xách, năm 2015 ngành chào đón túi xách thứ 10 triệu với nhãn hàng Coach và bắt đầu phát triển các dòng sản phẩm cao cấp cũng trong năm này, công ty đã có những bước hợp tác đầu tiên với nhiều thương hiệu nổi tiếng như Nine West, Victoria’s Secret và Mark & Spencer.
Về ngành Đầu tư – Kinh doanh quản lý hạ tầng bất động sản và hạ tầng công nghiệp, ngành Bất động sản cũng đã chính thức đi vào khai thác khu biệt thự tầm cỡ quốc tế Montgomerie Links nằm giữa thành phố Đà Nẵng và phố cổ Hội An Trong tháng 7 năm 2015, công ty đã khởi động dự án Khách sạn và căn hộ dịch vụ cao cấp tại quận 3, thành phố Hồ Chí Minh với tổng diện tích đất 3500m 2
Về ngành Cảng và Logistics, trong năm 2015 công ty đã đưa vào khai thác nhà kho số 5 có quy mô lên tới 47500 m 2 với khả năng xuất nhập cùng lúc 174 container, đồng thời khai thác 100% diện tích bãi chứa kho rỗng rộng 4,5ha, nâng tỉ lệ làm dịch vụ từ 20% lên 50%, doanh thu và năng suất lao động toàn ngành lần lượt tăng 45% và 22%.
Doanh thu ngành Du lịch năm 2015 tăng 20% so với năm 2014, đón nhận 48 nghìn lượt khách đến với khu biệt thự nghỉ dưỡng – sân golf Montgomerie.
Về ngành thương mại, dịch vụ, TBS Sport đã thành công áp dụng hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp Retail Pro đồng thời đẩy mạnh phát triển hệ thống phân phối với việc mở thêm nhiều chi nhánh tại 5 thành phố lớn là thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Biên Hòa nâng tổng số cửa hàng lên con số 23.
Cơ cấu tổ chức của công ty CPĐT Thái Bình
1.3.1 Các đơn vị thành viên
Hiện nay, công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ, công ty con Công ty hiện có 7 phòng, ban nghiệp vụ (Hình 1.1) và 6 công ty con trực thuộc bao gồm:
(1) Công ty Thái Bình Dương (sản xuất giày dép)
(2) Công ty TNHH Thanh Bình (sản xuất đế và giày dép)
(3) Công ty TNHH công nghiệp khuôn giày TBS (sản xuất khuôn đế giày) (4) Công ty Hiệp Bình (sản xuất khuôn đế giày)
(5) Chi nhánh TBS Bình Phước (sản xuất khuôn đế giày)
(6) Công ty An Bình (sản xuất giày dép)
1.3.2 Sơ đồ tổ chức của công ty CPĐT Thái Bình
Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
Nguồn: Phòng Quản lý nhân sự Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Tổng giám đốc
Phòng tài chính Điều hành sản xuất
Khâu đầu vào sản xuất
Khối sản xuất đế, cán ép
1.3.3 Giới thiệu về phòng Xuất nhập khẩu
Là công ty lớn chuyên xuất khẩu các sản phẩm giày và túi xách ra thị trường thế giới do đó công việc của phòng Xuất nhập khẩu đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của Công ty.
Phòng Xuất nhập khẩu có nhiệm vụ:
- Theo dõi, xem xét hợp đồng và quá trình thực hiện hợp đồng.
- Phối hợp với bộ phận sản xuất để thực hiện giao hàng đúng hạn, đủ số lượng và đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của khách hàng.
- Đảm bảo quá trình giao nhận, vận chuyển an toàn với chi phí hợp lý.
- Phối hợp với phòng tài chính, kế toán theo dõi hoạt động thanh toán và thực hiện việc lập bộ chứng từ thanh toán nhanh chóng, chính xác theo đúng chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty.
- Phối hợp với phòng Kinh doanh – Thị trường hướng dẫn việc xếp dỡ, lưu kho, đóng gói, vận chuyển và giao nhận hàng theo đúng yêu cầu của khách hàng và kế hoạch sản xuất của công ty.
Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của phòng Xuất nhập khẩu
Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu
Trưởng phòng xuất nhập khẩu
Bộ phận giao nhận hàng hóa Bộ phận thanh khoản
Phòng xuất nhập khẩu của công ty hiện có 18 thành viên, trong đó có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 16 nhân viên Tất cả đều có trình độ cao đẳng trở lên Nhiệm vụ của từng thành viên trong phòng như sau:
- Quản lý mọi hoạt động của phòng XNK, chịu trách nhiệm điều hành đến công việc liên quan đến công tác tổ chức giao nhận hàng hóa cho công ty.
- Thay tổng giám đốc ký các chứng từ XNK và các văn bản giao dịch với khách hàng nước ngoài theo ủy quyền bằng văn bản của TGĐ công ty.
- Được quyền yêu cầu các đơn vị cung ứng nhanh chóng, chính xác các thông tin cần thiết phục vụ cho công tác XNK của công ty.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể, quy định thời gian hoàn thành công việc cho từng nhân viên trong phòng phù hợp với trình độ, năng lực của từng người.
Bộ phận này có nhiệm vụ lập các chứng từ liên quan đến quá trình thực hiện việc giao nhận hàng hóa và liên hệ với khách hàng trong việc lập bộ chứng từ thanh toán Ngoài ra, bộ phận còn có nhiệm vụ liên hệ với các hãng tàu để tiến hành đặt chỗ (Booking) cho từng lô hàng theo yêu cầu của những khách hàng khác nhau Bộ phận chứng từ còn có nhiệm vụ đi xin cấp C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ) và liên hệ với hãng tàu lấy vận đơn để lập bộ chứng từ đầy đủ phục vụ khâu thanh toán.
Bộ phận này có nhiệm vụ chuẩn bị bộ tờ khai để đi khai Hải quan và thực hiện các công việc đi khai Hải quan, giao nhận hàng hóa XNK, liên hệ với các công ty vận tải để thuê phương tiện vận tải, xin lệnh, lấy vận đơn, kiểm hóa Ngoài ra, bộ phận này cùng với bộ phận chứng từ lập hồ sơ thanh khoản, lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm để làm thủ tục thanh khoản với Hải quan.
Bộ phận thanh lý tờ khai:
Thường xuyên theo dõi, cập nhật số lượng hàng xuất khẩu, hàng nhập khẩu,định mức hàng xuất để lập các bảng biểu theo các biểu mẫu của cơ quan Hải quan quy định.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH
Tổng quan về hoạt động xuất khẩu của công ty CPĐT Thái Bình
2.1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2013 đến năm 2015
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2013 đến năm 2015 Đơn vị tính: USD
Doanh thu 126.277.862,56 159.891.337,19 170.633.138,75 Chi phí 96.501.865,44 121.562.835,51 116.748.989,67 Lợi nhuận sau thuế 29.775.997,12 38.328.501,68 53.884.149,08
Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu
Hình 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2013 đến năm 2015
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận sau thuế triệu USD
Nhận xét: Tình hình kinh doanh của công ty từ năm 2013 đến nay phát triển đồng đều và vững chắc theo từng năm Cụ thể:
Về doanh thu, năm 2013 doanh thu công ty đạt 126.277.862,56 USD, tăng31,5% so với năm 2012 (96.003.084,46 USD) Năm 2014, tổng doanh thu là159.891.337,19 USD, tăng 26,6% so với năm 2013 Đến năm 2015, tổng doanh thu đạt 170.633.138,75, tăng 6,7% so với năm 2014.
Về chi phí, năm 2013 công ty phải bỏ ra 96.501.865,44 USD cho chi phí và thuế, tăng 17,7% so với năm 2012 (82.001.547,16 USD) Năm 2014, chi phí tăng 26% so với năm 2013 và năm 2015, chi phí là 116.748.989,67, giảm 4,1% so với năm 2014 Việc giảm chi phí này có được là do công ty cải tiến kĩ thuật sản xuất và nhà kho lớn nhất Đông Nam Á của công ty bắt đầu hoạt động trong năm 2015 đã giúp công ty giải quyết được vấn đề lưu kho bãi, giúp giảm đáng kể chi phí cho hoạt động kinh doanh của mình.
Về lợi nhuận, qua bảng có thể thấy lợi nhuận tăng trưởng đều qua các năm thể hiện việc kinh doanh có hiệu quả của công ty Điều này đạt được là do dự án nhà máy túi xách đã đi vào hoạt động ổn định và cho doanh thu cao Bên cạnh đó, các dự án lớn của công ty trong các ngành công ty kinh doanh như Đầu tư – Kinh doanh quản lý hạ tầng bất động sản và hạ tầng công nghiệp, Logistic và cảng, Du lịch, thương mại và dịch vụ đều đã đi vào hoạt động và cho kết quả doanh thu khả quan.
2.1.2 Tổng kim ngạch xuất khẩu từ năm 2013 đến năm 2015
Bảng 2.2 Tổng kim ngạch xuất khẩu từ năm 2013 đến năm 2015 Đơn vị tính: USD
Tổng kim ngạch xuất khẩu 201,815,889 240,270,014 281,168,352
Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu
Nhận xét: Từ bảng trên cho thấy, tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty trong
3 năm gần đây luôn duy trì ở mức cao và tăng liên tiếp qua các năm Điều này được giải thích qua việc kinh doanh có hiệu quả và sự mở rộng các ngành đầu tư của công ty trong những năm qua.
2.1.3 Cơ cấu thị trường xuất khẩu năm 2015
Bảng 2.3 Cơ cấu thị trường xuất khẩu năm 2015 Đơn vị tính: USD
Tình hình xuất khẩu của công ty theo cơ cấu thị trường Lượng Trị giá (USD) Tỷ trọng
Các tiểu vương quốc Ả rập 5.442 54.431 0,02 Đài Loan 5.088 50.359 0,02
Tổng trị giá xuất khẩu trực tiếp 22.138.720 281.168.351 100
Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu
Nhận xét: Từ bảng trên ta có thể thấy thị trường xuất khẩu của công ty khá đa dạng với gần 20 quốc gia thuộc 4 châu lục Trong năm 2015, thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty tập trung vào châu Á (52,79%) và châu Mỹ (40,95%) Thị trường châu Phi không xuất hiện trong cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty trong năm
2015 Mỹ và Singapore là các nước nhập khẩu nhiều nhất các sản phẩm của TháiBình với tỉ trọng theo % lần lượt là 40,82 % và 40,2%.
Sơ đồ quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
Hình 2.2 Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu
Thanh lý hợp đồng xuất khẩu Những công việc đầu của khâu thanh toán
Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Thuê phương tiện vận tải Đăng ký thủ tục Hải quan
Giao hàng cho người vận tải
Khiếu nại và giải quyết khiếu nạiLàm thủ tục thanh toán
Diễn giải quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.3.1 Những công việc đầu của khâu thanh toán
Trong thanh toán, hai phương thức được công ty sử dụng chủ yếu là phương thức chuyển tiền trả sau 30 ngày (T/T) sau ngày giao hàng và phương thức tín dụng chứng từ (L/C) Trong đó, T/T là phương thức thanh toán thường được dùng trong những cuộc giao dịch với những đối tác làm ăn lâu năm, có mối quan hệ tốt, đáng tin cậy hoặc đối với những hợp đồng có giá trị nhỏ Đối với những khách hàng mới hợp tác lần đầu hoặc những đơn hàng có giá trị lớn, công ty sử dụng phương thức L/
C để phòng tránh những rủi ro có thể xảy ra trong thanh toán.
Hoạt động thanh toán của công ty thường được thực hiện qua hai ngân hàng là Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) chi nhánh TP Hồ Chí Minh và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (Agribank) chi nhánh Bình Dương.
Trong trường hợp hai bên thỏa thuận sử dụng phương thức L/C để thanh toán thì sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu, công ty sẽ gọi điện nhắc nhở người nhập khẩu mở L/C, thường là trong vòng 07 ngày kể từ ngày hai bên kí kết Trên thực tế, phần lớn khách hàng của công ty mở L/C đúng thời hạn quy định mà không đợi phía công ty nhắc nhở do nhu cầu của họ đối với các sản phẩm của công ty là khá cao.
Khi công ty nhận được điện thông báo là L/C đã được mở từ ngân hàng thông báo, nhân viên phòng XNK đến ngân hàng đóng phí thông báo và nhận L/C bản gốc Phí thông báo này tùy thuộc vào mỗi ngân hàng Ngân hàng Agribank thường được chọn là ngân hàng thông báo do khoảng cách giữa ngân hàng và công ty khá gần nên dễ dàng và thuận tiện cho việc đi lại, hơn thế nữa phí thông báo của ngân hàng này cũng thấp hơn so với ngân hàng Vietcombank nên công ty có thể giảm thiểu một phần chi phí
Sau khi nhận L/C từ ngân hàng, nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra L/C dựa trên những điều khoản của hợp đồng thương mại mà hai bên đã kí kết Các thông tin chính cần kiểm tra trên L/C là:
- Tiêu thức 27: Loại thư tín dụng
- Tiêu thức 31C: Ngày phát hành L/C
- Tiêu thức 50: Tên, địa chỉ ngân hàng mở L/C
- Tiêu thức 59: Tên, địa chỉ người thụ hưởng
- Tiêu thức 32B: Số tiền của L/C
- Tiêu thức 31D: Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C
- Tiêu thức 44C: Thời hạn giao hàng
- Tiêu thức 44E: Cảng bốc hàng
- Tiêu thức 44F: Cảng dỡ hàng
- Tiêu thức 43B: Cách giao hàng
- Tiêu thức 45A: Phần mô tả hàng hóa
- Tiêu thức 46A: Chứng từ xuất trình
- Tiêu thức 48: Thời hạn, địa điểm xuất trình chứng từ
- Tiêu thức 71B: Chi phí liên quan
- Các chi tiết khác trong L/C
Sau khi kiểm tra nếu thấy tất cả những nội dung trên L/C phù hợp thì mới chấp nhận và chuẩn bị tiến hành giao hàng Ngược lại, nếu nhận thấy có những chi tiết trên L/C sai khác với hợp đồng đã thỏa thuận, thường gặp nhất là sai số tiền, chuyển tải, giao hàng từng phần, sai tên cảng thì công ty sẽ điện hoặc fax cho bên nhập khẩu yêu cầu tu chỉnh, trong trường hợp này những chi phí liên quan do bên nhập khẩu chịu Trong trường hợp công ty không thể thực hiện được một trong những điều khoản của L/C như thay đổi thời gian giao hàng do công ty chuẩn bị hàng không kịp thì công ty sẽ liên hệ bên nhập khẩu để thỏa thuận tu chỉnh L/C.
2.3.2 Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Việc chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu là một trong những công việc rất quan trọng bao gồm việc tập trung hàng xuất, đóng gói bao bì và kí mã hiệu hàng hóa sao cho đúng với những yêu cầu của hợp đồng Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình là loại hình doanh nghiệp trực tiếp sản xuất và xuất khẩu Do đó, sau khi ký kết hợp đồng công ty sẽ tiến hành mua nguyên vật liệu, chuẩn bị nhân lực, máy móc và những điều kiện cần thiết để sản xuất sản phẩm và xuất khẩu.
Sản phẩm giày của công ty do phòng Thiết kế sản phẩm thiết kế Khi một khách hàng đặt hàng họ sẽ lựa chọn trong số mẫu này và công ty tiến hành sản xuất.
Trước hết, phòng Kinh doanh – Thị trường căn cứ vào những yêu cầu của hợp đồng như tên sản phẩm, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng, … và tình hình hoạt động của các phòng ban liên quan để lên kế hoạch sản xuất Quan trọng nhất là liên hệ với phòng Kế hoạch – Vật tư để theo dõi nguyên vật liệu tồn trong kho, xác định lượng nguyên vật liệu còn tồn và nhu cầu cần nhập thêm để đáp ứng cho việc sản xuất đơn hàng.
Khi xác định cần nhập thêm nguyên vật liệu, phòng Mua sẽ chịu trách nhiệm tìm nhà cung ứng tốt nhất đáp ứng được yêu cầu của công ty, sau đó lên kế hoạch mua nguyên liệu Việc tìm nhà cung ứng và liên hệ đặt hàng diễn ra rất nhanh chóng vì trước đó phòng Mua luôn thường xuyên nghiên cứu, thu thập thông tin của nhiều nhà cung ứng, đánh giá những nhà cung ứng này nhằm lựa chọn ra những nhà cung ứng tốt nhất sẵn sàng cho việc đặt mua nguyên liệu khi cần thiết Phần lớn nguyên vật liệu của công ty thường được nhập khẩu từ nhà cung ứng Đài Loan.
Nguyên vật liệu sau khi nhập về sẽ được lưu kho và phân bố xuống các phân xưởng để sản xuất Phòng sản xuất điều phối các phân xưởng và nhà máy để sản xuất sản phẩm theo kế hoạch và đơn hàng.
Khi sản phẩm đã hoàn thành, phòng Kinh doanh lên kế hoạch xuất hàng sau đó liên hệ với phòng Kế hoạch để các định có kịp xuất hàng hay không và số lượng thực xuất Trong trường hợp số lượng hàng không chuẩn bị kịp thì nhân viên XNK liên hệ với Consignee xin tách đơn hàng, nếu chuẩn bị kịp thì liên hệ với kho để biết khối lượng và yêu cầu kho chuẩn bị kiểm hàng để đóng hàng Việc xin tách đơn hàng sẽ kéo theo nhiều vấn đề khác như khách hàng có thể yêu cầu giảm giá, rắc rối trong việc thay đổi điều khoản khi thanh toán bằng L/C.
Sản phẩm của công ty là các mặt hàng giày và túi xách nên khi xuất hàng để tránh việc hàng hóa cọ xát với nhau, bị ẩm ướt hoặc bị xáo trộn thì những đôi giày hay những chiếc túi xách thường được bao bọc bới những túi PE, có những miếng đệm và đóng trong những thùng carton chắc chắn.
Một phần quan trọng khác trong công đoạn chuẩn bị hàng hóa là kí mã hiệu hàng hóa Việc này giúp cho việc giao nhận hàng hóa, vận chuyển và bốc xếp được thực hiện dễ dàng và an toàn Yêu cầu về bao bì cũng như kí mã hiệu hàng hóa được quy định trong hợp đồng đã thỏa thuận với đối tác Trên những thùng lô hàng của công ty thể hiện các thông tin sau:
2.3.3 Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Thông thường, khách hàng của công ty không yêu cầu Giấy chứng nhân chất lượng hàng hóa nên việc kiểm tra hàng hóa do chính công ty thực hiện nhằm mục đích chính là đảm bảo uy tín cả công ty Việc kiểm tra hàng hóa trước khi xuất khẩu được thực hiện tại cơ sở sản xuất và kho của công ty bao gồm cả kiểm tra về chất lượng và số lượng, việc kiểm tra này được thực hiện liên tục và xuyên suốt quá trình sản xuất sản phẩm.
2.3.4 Thuê phương tiện vận tải
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH
Phương hướng và mục tiêu hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
Với nền tảng gần 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giày dép xuất khẩu và sản xuất kinh doanh thương mại cùng với đội ngũ công nhân viên giàu nghiệp vụ và đồng lòng, Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình luôn hướng đến sự phát triển không ngừng qua các tiêu chí và hoạch định mục tiêu của tập đoàn:
Tầm nhìn: Top 10 nhà sản xuất giày tại Việt Nam
Thị phần: Mỹ: 40%, châu Âu: 40% và các nước khác: 20%
Khách hàng: Khách hàng mục tiêu là các thương hiệu hàng đầu trên thế giới
Sản phẩm: Các loại giày thể thao, sandals, giày thời trang và túi xách
Đầu tư, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ góp phần giúp cho ngành công nghiệp Việt Nam tham gia sâu hơn vào chuỗi giá trị toàn cầu.
Luôn cải tiến, sáng tạo, đồng hành cùng phát triển lớn mạnh và chia sẻ lợi ích, gắn trách nhiệm doanh nghiệp với cộng đồng, xã hội và luôn mang đến sự tin tưởng, an tâm cho khách hàng, đối tác và nhân viên
Bằng khát vọng, ý chí quyết tâm, cùng với tinh thần không ngừng đổi mới sáng tạo của một đội ngũ vững mạnh và tầm nhìn xa về chiến lược của nhà lãnh đạo, phấn đấu đến năm 2025, TBS sẽ vươn mình phát triển lớn mạnh thành công ty đầu tư đa ngành uy tín tại Việt Nam và trong khu vực, mang đẳng cấp quốc tế, thể hiện tầm vóc trí tuệ và niềm tự hào Việt Nam trên thế giới.
3.2 Cơ hội và thách thức
Ngành công nghiệp giày dép các loại (foot-wears) đã có những bước phát triển ấn tượng và là một trong 4 nhóm hàng xuất khẩu lớn nhất năm 2015 (Tình hình xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam tháng 12 và năm 2015, website Tổng cục Hải quan Việt Nam) Điều này chứng tỏ ngành giày dép đang là ngành ngành sản xuất và xuất khẩu chủ lực của Việt Nam Do vậy, chính phủ sẽ có những biện pháp thúc đẩy gia tăng xuất khẩu ngành giày, sẽ có chương trình hỗ trợ ngành trong việc tìm kiếm thị trường, đối tác hoặc thực hiện các chương trình triển lãm ngành giày Trong đó có Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình là một trong 10 doanh nghiệp có giá trị xuất khẩu giày dép cao nhất trong cả nước Với kinh nghiệm hoạt động trên 20 năm, công ty đã tạo được uy tín cao với các bạn hàng quốc tế cũng như thiết lập được mối quan hệ tốt với các ban ngành trong lĩnh vực kinh tế, thương mại, hải quan trong nước Công ty có nhiều khách hàng lớn có thương hiệu trên thị trường quốc tế như Reebok, DC shoes, Decathlon, Stiman (Piston, Aldo), …Với uy tín là một công ty lớn nên khi làm các thủ tục hải quan hay xin cấp C/O giảm được lượng giấy tờ, các thủ tục diễn ra nhanh chóng, giảm thời gian, chi phí cho công ty.
Sản phẩm chủ lực của công ty là giày thế thao ( chiếm 70% thị phần xuất khẩu của công ty) Đây là sản phẩm có uy tín của công ty và có ưu thế cao Sản phẩm giày thể thao luôn là sản phẩm được tiêu thụ nhiều nhất trên thế giới bởi tác dụng và phong cách thời trang cá tính của nó, đặc biệt là đối với giới trẻ
Tổng Giám Đốc TBS Nguyễn Đức Thuấn là chủ tịch Hiệp Hội Da Giày Việt Nam nên công ty có được những cập nhật kịp thời về thông tin cần thiết cho hoạt động xuất khẩu giày của mình như các chính sách mới, định hướng phát triển ngành, mối quan hệ hợp tác kinh doanh Điều này giúp cho hoạt động xuât nhập khẩu của công ty chủ động hơn so với doanh nghiệp khác trong nước
Biểu thuế XNK của nước ta rất dài, khá đầy đủ nhưng vẫn không tránh khỏi sự không rõ ràng ở một số mặt hàng dẫn đến những tranh chấp khi áp mã thuế
Sức ép cạnh tranh lớn trong giá sản xuất giày gia công nên công ty có nhiều khó khăn trong việc khai thác các hợp đồng gia công xuất khẩu Chất lượng sản phẩm của công ty mặc dù tốt hơn sản phẩm của Trung Quốc nhưng sản phẩm của Trung Quốc rất bắt mắt vầ kiểu dáng mẫu mã, màu sắc và giá cả lại rất cạnh tranh.
Hiện nay, hầu hết hàng xuất khẩu ở Việt Nam được ký hợp đồng theo điều kiện FOB và nhập khẩu theo điều kiện CIF Việc làm này đã hình thành ngay từ khi chúng ta tham gia buôn bán trong thị trường thế giới và trở thành một thói quen Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình cũng không phải là một trường hợp ngoại lệ Điều này làm cho công ty gặp nhiều khó khăn trong việc giành được quyền vận tải và bảo hiểm.
Một số đề xuất hoàn thiện tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
3.3.1 Đề xuất 1: Chủ động nguồn hàng xuất khẩu Để có thể chuẩn bị tốt nguồn hàng để xuất, công ty cần lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, sản xuất và chuẩn bị hàng một cách chi tiết và kiểm soát chặt chẽ. Đầu tiên là thu mua nguyên vật liệu đầu vào để sản xuất Nguyên vật liệu để sản xuất các sản phẩm của công ty chủ yếu nhập khẩu từ nước ngoài nên khó tránh khỏi rủi ro trong quá trình vận chuyển Công ty cần đầu tư nghiên cứu, thu thập thông tin của nhiều nhà cung ứng khác nhau để có thể lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất về các tiêu chí: giá rẻ, khoảng cách vận chuyển ngắn, mối quan hệ tốt, … để có thể giảm thiểu rủi ro và thời gian vận chuyển Hơn nữa, việc tìm kiếm nhà cung ứng có thể giúp công ty chủ động trong việc mua nguyên vật liệu, tránh bị phụ thuộc vào một nhà cung ứng dẫn đến bị ép giá.
Từ việc phải nhập khẩu nguyên vật liệu từ nước ngoài, công ty nên tận dụng những nguồn nguyên liệu tại chỗ trong nước để có thể giảm thiểu các chi phí, đặc biệt là chi phí vận chuyển và giảm được thời gian do tránh được các thủ tục nhập khẩu phức tạp.
Phòng sản xuất của công ty phải lên kế hoạch sản xuất một cách chi tiết, chuẩn bị nguồn nhân công, máy móc thiết bị đầy đủ, phân bổ việc sản xuất cho các đơn hàng một cách hợp lý để tránh việc các đơn hàng chồng chéo lên nhau Ngoài ra, phòng sản xuất cần phải thường xuyên kiểm tra tiến độ sản xuất, thực hiện đơn hàng, chất lượng của sản phẩm để kịp thời điều chỉnh.
Công ty nên áp dụng khoa học công nghệ hiện đại không chỉ vào các dây chuyền sản xuất mà còn nên áp dụng công nghệ vào việc quản lý và phân bổ nguyên vật liệu, quản lý tồn kho như sử dụng mô hình LEAN - mô hình sử dụng công cụ quản lý và kiểm soát việc xuất hàng, xuất nguyên vật liệu bằng các thẻ một cách khoa học và hiệu quả.
3.3.2 Đề xuất 2: Mở rộng phương thức thanh toán và nâng cao nghiệp vụ thanh toán
Do công ty ký hợp đồng dài hạn với các đối tác làm ăn lớn, có uy tín nên thường sử dụng phương thức thanh toán T/T (trả sau) thông qua ngân hàng đại diện của công ty là ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (Agribank) và ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) Nâng cao khả năng đàm phán hợp đồng để giảm phương thức thanh toán T/T vì chi phí cho phương thức thanh toán này khá cao, thay vào đó là thỏa thuận với các đối tác sử dụng phương thức L/C để giảm chi phí thanh toán mà vẫn đảm bảo an toàn trong thanh toán cho công ty.
Việc đa dạng hóa các hình thức thanh toán quốc tế là yêu cầu khách quan của quá trình kinh doanh Sử dụng nhuần nhuyễn các hình thức trong thanh toán quốc tế cũng làm giảm áp lực về vốn kinh doanh Vì vây, vấn đề cần được quan tâm là thanh toán bằng phương thức nào cho từng hợp đồng, từng đối tượng khách hàng cụ thể để có thể huy động vốn kịp thời cũng như hạn chế được vốn ứ đọng trong khâu lưu thông.
Thương mại quốc tế ngày một phát triển kéo theo các phương thức thanh toán quốc tế lại ngày một phức tạp, điều này đòi hỏi nhân viên xuất nhập khẩu luôn luôn trau dồi kiến thức không chỉ về nghiệp vụ XNK mà cả nghiệp vụ thanh toán quốc tế Công ty cần tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên học hỏi kinh nghiệm, nâng cao hiểu biết qua các cuộc hội thảo, diễn đàn, tham gia khóa học ngắn hạn.
3.3.3 Đề xuất 3: Xuất CIF thay cho xuất FOB
Các doanh nghiệp XNK Việt Nam có truyền thống xuất FOB và nhập CIF bởi vì khi xuất và nhập theo hai phương thức trên thì trách nhiệm của họ sẽ ít hơn Một trong những nguyên nhân đó là do điều kiện cơ sở vật chất, hệ thống ngân hàng, các hãng vận tải và bảo hiểm của nước ta vẫn chưa đủ mạnh để đáp ứng Nhưng trong những năm gần đây, các ngành liên quan phục vụ cho xuất nhập khẩu đã không ngừng phát triển Hơn thế nữa, Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình có một đội ngũ nhân viên đủ mạnh và giàu kinh nghiệm thì công cy nên thay đổi điều kiện giao hàng từ FOB sang CIF để có thể tối đa hóa lợi nhuận của mình.
Việc thực hiện này đòi hỏi công ty cần có những sự chuẩn bị kĩ lưỡng Trước mắt, công ty cần thu thập thông tin về những nhà vận tải, bảo hiểm tốt nhất cho công ty, đặc biệt dựa trên mối quan hệ hợp tác trước đây để đàm phán và được hưởng những mức ưu đãi Sau đó, công ty có thể thay đổi dần từ những đơn hàng nhỏ sau đó đến những đơn hàng lớn hơn để dần thích nghi.
3.3.4.1 Đào tạo trình độ nghiệp vụ cho nhân viên
Công ty nên thực hiện các công tác sau để đảm bảo tốt về nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên trong quá trình đổi mới:
- Cấp kinh phí đào tạo để nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn và trình độ ngoại ngữ cho các nhân viên Đồng thời, công ty nên có kế hoạch tuyển dụng thêm các cán bộ trẻ để đội ngũ làm việc luôn có sự trẻ hóa và được đào tạo để có năng lực trở thành đội ngũ kế cận xứng đáng.
- Cử cán bộ tham gia các cuộc họp, các hội thảo chuyên ngành về nghiệp vụ ngoại thương Công ty nên thường xuyên tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội cập nhật tin tức và sự thay đổi của các chính sách, các văn bản pháp lý và xu thế vận động của nền kinh tế trong nước cũng như nước ngoài.
- Bên cạnh việc tổ chức các khóa học để nâng cao trình độ nghiệp vụ, công ty cũng nên tổ chức các cuộc thi nghiệp vụ để mỗi cán bộ nhân viên tự giác trau dồi kiến thức Đây là một trong những cơ hội trực tiếp để bản thân mỗi người tự nỗ lực vươn lên trong công việc.
- Nhân viên có nhiệm vụ khai báo điện tử cẩn phải nâng cao kỹ năng hơn nữa để phục vụ cho việc khai báo chính xác hơn, tránh xảy ra nhiều sai sót Bởi vì thủ tục hải quan thường bị gián đoạn do liên quan đến nhiều yếu tố: xuất xứ hàng hóa, áp mã thuế cho hàng hóa không đúng hay chỉ là một lỗi nhỏ của Packing List Lỗi nhỏ đó có thể làm gián đoạn công việc, có khi kéo dài vài ngày, gây không ít khó khăn và tốn kém do phải trả chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí vận chuyển, …
3.3.4.2 Đầu tư trang thiết bị Để thực hiện tốt khâu Hải quan điện tử, công ty cần nâng cấp và đổi mới lại hệ thống máy tính và đường truyền Internet vì hiện nay một số máy tính của công ty, đặc biệt là phòng XNK đã cũ, ảnh hưởng đến công việc của nhân viên gây lãng phí thời gian.
3.3.4.3 Tạo lập hệ thống thu thập thông tin, phân tích dự báo
Hiện nay, ở cơ quan văn phòng công ty, hệ thống thu thập thông tin, phân tích dự báo vẫn chưa thực sự tốt, vẫn chưa có sự dự báo dài hạn và những thông tin chính xác về tình hình cung cầu nguyên liệu sản xuất giày, túi xách trên thế giới Nếu công ty thực hiện tốt hơn công tác này thì hoạt động xuất khẩu của công ty sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
3.3.4.4 Đầu tư, phát triển phòng Thiết kế
