19 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU BONG BÓNG CÁ TRA KHÔ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & XUẤT NHẬP KHẨU GREEN GARDEN .... Phân tích quy trình tổ chức thự
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & XUẤT NHẬP KHẨU GREEN GARDEN
Giới thiệu sơ lược chung về Công ty TNHH Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Green Garden Tên quốc tế: Green Garden Import Export & Trading Co., Ltd
Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế quận Bình Thạnh Địa chỉ: 860/60x/67 Xô Viết Nghệ Tĩnh, phường 25, quận Bình Thạnh Đại diện pháp luật: Lâm Ngọc Thùy
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH ngoài Nhà nước
Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, kinh doanh, bán lẻ tinh dầu thực vật
Hình 1.1 - Logo Công ty TNHH TM & XNK Green Garden
Công ty TNHH Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu Green Garden (Green Garden) đi vào hoạt động vào ngày 01/10/2019 Hoạt động chưa được bao lâu thì dịch bệnhCovid- 19 bùng phát khiến cho hoạt động của công ty gặp không ít khó khăn, hoạt động sản xuất kinh doanh bị ảnh hưởng nghiêm trọng và gần như là tạm ngưng Tuy nhiên, dịch Covid-19 đã được kiểm soát vào tháng 10/2020 nên hoạt động kinh doanh của công ty cũng dẫn khởi sắc trở lại Không dừng lại ở đó thì từ tháng 04/2021 đến nay, dịch Covid đã và đang tiếp tục lan rộng và ảnh hưởng nền kinh tế của cả nước, rất nhiều doanh nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh buộc phải tạm ngưng hoạt động và đứng trước nguy cơ phá sản Công ty Green Garden cũng đang trong quá trình lên những kế hoạch và định hướng hứa hẹn cho một tương lai tích cực ngay sau dịch Covid ngừng ảnh hưởng.
Lĩnh vực hoạt động của Công ty TNHH Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu Green Garden
Công ty TNHH Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu Green Garden hoạt động chủ yếu là tổ chức sản xuất kinh doanh, bán lẻ các sản phẩm từ sả, đặc biệt là tinh dầu sản xuất từ cây sả chanh.
Căn cứ giấy xác nhận kinh doanh của Công ty được cấp ngày 01/10/2019 ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của Công ty Green Garden như sau:
- Sản xuất, bán buôn các sản phẩm từ cây sả
- Kinh doanh xuất nhập khẩu tinh dầu thiên nhiên
- Kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng nông sản, thủy hải sản.
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu Green Garden
1.3.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty. Để giúp công ty hoạt động một cách logic và đạt được các mục tiêu đề ra thì các phòng ban cần liên kết chặt chẽ và biết cách hỗ trợ lẫn nhau ngoài nhiệm vụ chính của mỗi phòng.
Dưới đây là sơ đồ tổ chức của Công ty:
Hình 1.2 - Sơ đồ cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty Green Garden (Nguồn: Phòng nhân sự)
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban.
Tổng Giám đốc của công ty là ngươi điều hành hoạt động kinh doanh hàng này của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên;
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty;
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;
- Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên;
- Kiến nghị các phương án cơ cấu tổ chức công ty,…
Chức năng của Phó Giám đốc là giúp Tổng Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty, doanh nghiệp theo sự phân công của Giám đốc Bên cạnh đó, chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về kết quả hoạt động Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận.
- Quản lý nhân sự: phân công, bố trí nhân sự, đôn đốc và quản lý nguồn lực theo đúng quy định của công ty Ngoài ra còn đào tạo, đánh giá khen thưởng nhân viên, tham gia phỏng vấn và đào tạo nhân viên mới Dẫn dắt, phát triển đội ngũ nhân sự đáp ứng yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của họ.
- Kinh doanh/sản xuất: hỗ trợ các bộ phận, điều phối ngân sách, lập kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động trơn tru Trao đổi với Tổng Giám đốc, thảo luận về các lựa chọn để có quyết định chính sách phù hợp.
- Đề xuất xây dựng cơ cấu tổ chức cho từng phòng ban, ban hành quy chế, quy định về văn hóa doanh nghiệp, đề xuất biện pháp quản lý hiệu quả phù hợp với tổ chức.
1.3.2.3 Phòng Hành chính nhân sự
Tham mưu và hỗ trợ cho Ban Giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về các công việc đã thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.
- Quản lý công tác nhân sự: xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các phòng ban; xây dựng kế hoạch nhân sự và chiến lược phát triển nguồn nhân lực; xây dựng quy chế tiền lương, nội quy lao động, quy chế làm việc và quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với nhân viên; tổ chức và tiến hành các hoạt động nhân sự theo đúng quy định hiện hành.
- Quản lý công tác hành chính: xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý của công ty Đảm bảo các công tác hậu cần tại công ty như: lễ tân, tiếp khách, văn phòng phẩm, đồng phục,
…; soạn thảo các văn bản hành chính (lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc,…), và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của doanh nghiệp.
1.3.2.4 Phòng Tài chính – Kế toán
Tham mưu với Ban Giám đốc về công tác tài chính, kế toán, quản lý và sử dụng vốn, tài sản của công ty, đảm bảo cân đối nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển cho hoạt động của công ty.
- Hoạch toán các nghiệp vụ về kinh tế nảy sinh nhanh chóng và đầy đủ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh (kế toán doanh thu, chi phí, công nợ, )
- Thực hiện, tham gia vào trực tiếp quản lý các công tác đầu tư tài chính.
- Thực hiện theo chỉ đạo hoặc trực tiếp tiến hành kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính kế toán của nội bộ Công ty và củaNhà nước.
- Chủ trì và phối hợp với các phòng ban có liên quan khác để lập kế hoạch tài chính, kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho đơn vị mình Thực hiện đầy đủ các công tác lập báo cáo tài chính, thống kê kế hoạch tài chính theo quy định của Công ty và đúng với Pháp luật.
1.3.2.5 Phòng Kinh doanh nội địa
Thực hiện tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác phân phối thị trường cho sản phẩm của công ty, phụ trách trong công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát triển thị trường, xây dựng và phát triển mạng lưới khách hàng.
- Thực hiện việc tiếp cận và nghiên cứu thị trường khách hàng.
- Thực hiện các chiến lược giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới.
- Lên kế hoạch và tổ chức hoạt động kinh doanh, tính toán giá thành và lập hợp đồng với khách hàng.
- Lập kế hoạch và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Phát triển thị trường, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, xây dựng và phát triển các mối quan hệ khách hàng.
Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại & Xuát Nhập Khẩu Green Garden
& Xuát Nhập Khẩu Green Garden.
Là công ty thành lập và bắt đầu đi vào hoat động vào cuối năm 2019, thời điểm đầu năm 2020 là thời điểm bùng phát dịch Covid-19 và trận dịch này lại tiếp tục một lần nữa vào tháng 4 năm 2021 cho đến nay Qua đó, cho thấy rằng công ty đang phát triển trong giai đoạn hết sức khó khăn, yêu cầu công ty cần phải có ý chí vững mạnh và cả những chiến lược hoàn hảo nhất để bảo vệ cũng như là duy trì hoạt động cho chính công ty mình Về tổng quan công ty có các số liệu như sau:
Hình 1.3 - Biểu đồ cột về doanh thu, chi phí và lợi nhuận từ đầu năm 2020 đến giữa năm 2021
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Biến động (II/I) Biến động (I
Giá trị (trđ) % Giá trị (trđ)
3 Doanh thu thuần bán hàng 3290 6422 2002 3132 95.20 -4420
5 Doanh thu hoạt động tài chính 228 573 113 345 151.32 -460
7 Chi phí hoạt động tài chính 150 435 178 285 190.00 -257
11 Lợi nhuận thuần trước thuế 312 1000 -634 688 220.51 -1634
12 Tỉ suất lợi nhuận thuần trước thuế 18.93 32.28 -82.88
13 Thuế thu nhập phải nộp 20% 62.4 200 0
14 Lợi nhuận thuần sau thuế 249.6 800 -634 550.4 220.51 -1434
15 Tỉ suất lợi nhuận thuần (ROS) 15.15 25.82 -82.88
Bảng 1.1 - Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Green Garden từ khi đầu năm 2020 đến tháng 06/2021 (Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Dựa vào bảng 1.1 và hình 1.3 (ở trên) về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Green Garden ta thấy rằng:
- Lợi nhuận 6 tháng cuối năm 2020 đạt 800 triệu đồng tăng 220.51% so với 6 tháng đầu năm 2020, tức tăng 550.4 triệu đồng Nguyên nhân do:
Tổng doanh thu thuần tăng 87.99% tức tăng 1450 triệu đồng do tình hình vào cuối năm 2020 khởi sắc, dịch bệnh được kiểm soát, giao thương hoạt động bình thường trở lại Kinh doanh cả trong và ngoài nước cũng được tăng cao, việc tìm kiếm khách hàng cũng trở nên tích cực hơn.
Các loại chi phí cũng tăng theo do tích cực đẩy mạnh hoạt động sản xuất, xuất khẩu sau dịch Tổng chi phí tăng 762 triệu đồng, trong đó chi phí quản lý tăng nhiều nhất đạt 1378 triệu đồng, tăng 57.31% so với 6 tháng đầu năm 2020 Ta thấy tốc độ tăng chi phí thấp hơn tốc độ tăng doanh thu, điều này chứng tỏ là công ty vẫn đang kiểm soát chi phí tốt.
-Lợi nhuận thuần sau thuế 6 tháng đầu năm 2021 giảm mạnh so với 2 kỳ trước đó, làm cho lợi nhận âm Lợi nhuận đạt - 634 triệu đồng, giảm 1434 so với 6 tháng cuối năm
2020, tức giảm 179.25% Nguyên nhân do:
Tổng doanh thu thuần giảm 2333 triệu đồng, tức giảm 75.31% Một mức giảm không nhỏ đối với doanh nghiệp mới thành lập và đi vào hoạt động chưa được bao lâu do tình hình dịch bệnh Covid trở nặng kể từ tháng 4 trở đi.
Tổng chi phí hoạt động giảm 699 triệu đồng, tức giảm 33.32% Giảm nhiều nhất là chi phí hoạt động tài chính và chi phí quản lý Thời gian này do tình hình dịch bệnh kéo dài, nên công ty đã cắt bớt nhân sự, một số khâu và bộ phận cũng được giảm đi để tránh thiệt hại nặng hơn.
* Về tình hình xuất khẩu của công ty:
Chỉ tiêu Đơn vị tính 06/2020 12/2020 06/2021
Kim ngạch xuất khẩu Nghìn USD 54 102 38
Giá vốn hàng bán Triệu VNĐ 872 1577 650
Chi phí xuất khẩu Triệu VNĐ 290 344 100
Lợi nhuận từ xuất khẩu Triệu VNĐ 81.72 400.86 120.15
Bảng 1.2 - Tình hình xuất khẩu của Green Garden tính đến 06/2021 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Dựa vào tình hình xuất khẩu của công ty (Bảng 1.2) cùng với bảng tình hình doanh thu lợi nhuận tổng của công ty (Bảng 1.1) thì ta thấy:
- Doanh thu đến từ kinh doanh nội địa thì chiếm ưu thế hơn vào những tháng đầu năm
2020 Những tháng sau thì hoạt động nước ngoài mới dần chiếm ưu thế Vì là một trong những công ty trẻ nên việc làm quen với hoạt động nội địa đầu tiên là điều quan trọng.
- Tuy nhiên ta thấy hầu như lợi nhuận đều đến từ hoạt động xuất khẩu và tăng giảm không đều, có đột biến mạnh vì tình hình dịch Covid diễn biến khá phức tạp, làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh tại Công ty.
* Về tỷ lệ các loại sản phẩm xuất khẩu của công ty: Đơn vị: Nghìn USD
Loại sản phẩm xuất khẩu Kim ngạch xuất khẩu Tỷ lệ (%)
Các sản phẩm từ sả chanh 29 53.70
Bảng 1.3 – Cơ cấu tỷ trọng xuất khẩu theo loại sản phẩm (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Dựa vào bảng số liệu 1.3 thì ta thấy
- Tinh dầu sả chanh chiếm tỷ trọng cao nhất là 53.70% vì Công ty có riêng vùng trồng sả chanh, có công thức chế biến riêng về tinh dầu và đây cũng chính là mặt hàng mang lại lợi nhuận cao nhất.
- Các sản phẩm từ sả như sả khô sắt lát, sả bầm, sả nguyên cây (khoảng từ 20-25cm) có tỷ trọng xuất khẩu đứng thứ hai, vì hầu như là sử dụng chủ yếu trong nước.
BI U ĐỒỒ TRÒN VỀỒ T TR NG KIM NG CH XUẤẤT KH U THEO S N PH MỂ Ỷ Ọ Ạ Ẩ Ả Ẩ
Các sản phẩm từ sả chanhTinh dầu sả chanhCác loại nông sản
- Sản phẩm nông sản, thủy hải sản chiếm tỷ trọng xuất khẩu thấp nhất 14.81% vì đây là mặt hàng mà Công ty đang tìm hiểu để định hướng lâu dài, chưa thực sự tập trung vào loại mặt hàng này.
Hình 1.4 – Biểu đồ về tỷ trọng xuất khẩu theo sản phẩm (dựa vào cơ cấu tỷ trọng phía trên để vẽ)
Là một trong những công ty thương mại và xuất nhập khẩu mới nổi và đang phát triển Mặc dù, theo như phân tích thì tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty không yếu kém, nhưng lại biến động và thay đổi rõ rệt theo tình hình của xã hội mà chưa có một giải pháp cụ thể nào để đối phó những tình huống bất ngờ Vì vậy, Công ty TNHH Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu Green Garden cần phải cố gắng nhiều hơn nữa, đặc biệt là đưa ra nhiều chiến lược hơn để đối phó với các đối thủ cạnh trang và những mặt hàng thay thế cả trong và ngoài nước Tuy tinh dầu sả chanh là mặt hàng chủ lực nhưng cũng không nên bỏ qua những mặt hàng tiềm năng khác Nước ta có lợi thế về đường bờ biển dài, có nguồn thủy hải sản lớn, chất lượng cao nên việc hướng tới những sản phẩm liên quan đến nuôi trồng thủy hải sản là có triển vọng
Định hướng phát triển của Công ty TNHH Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu
- Tiếp tục duy trì chức năng chính là sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu;
- Về hoạt động xuất khẩu: công ty sẽ tập trung chủ yếu vào các sản phẩm như tinh dầu sả chanh, và phát triển rộng ra các mặt hàng nông sản khác;
- Về hoạt động kinh doanh nội địa: đầu tư vào sản xuất, mở rộng vùng trồng nguyên liệu và mạng lưới bán buôn, bán lẻ khắp cả nước.
- Mở rộng quy mô kinh doanh, xuất khẩu nhiều mặt hàng là thế mạnh của nước ta;
- Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường nước ngoài tiềm năng, xác định thị trường mục tiêu để nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất khẩu;
- Liên kết với các nông trại, vựa thu mua nông sản, các nhà máy sơ chế và chế biến có chất lượng tốt, giá cả hợp lý nhằm phục vụ xuất khẩu;
- Đẩy mạnh marketing thông qua kênh bán lẻ và hệ thống các siêu thị, cửa hàng chuyên doanh;
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, tao sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa các phòng ban.
Chương 1 đã giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu Green Garden Bên cạnh đó, chương 1 cũng đã khái quát về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn từ đầu năm 2020 đến tháng 6 năm 2021 Cụ thể hơn là phân tích về tình hình kinh doanh về từng loại sản phẩm, thông qua đó nêu ra những định hướng mà công ty hướng tới trong những năm tiếp theo Việc tìm hiểu những thông tin cơ bản này sẽ phục vụ cho việc phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Bong bóng cá tra khô của công ty trong chương 2.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU BONG BÓNG CÁ TRA KHÔ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & XUẤT NHẬP KHẨU GREEN GARDEN
Cơ sở lý thuyết
Hình 2.1 - Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
(Nguồn: Giáo trình Giao dịch Thương mại Quốc tế)
Quy trình gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần)
Bước 2: Mua bảo hiểm khi xuất khẩu theo điều kiện CIF, CIP và D
Bước 3: Giục người mua làm thủ tục ban đầu thanh toán
Bước 4: Thuê phương tiện vận tải khi xuất C, D (tàu chuyến hoặc tàu chợ) Bước 5: Chuẩn bị hàng hóa, đóng gói, ký mã hiệu
Bước 7: Giám định số lượng và chất lượng hàng xuất khẩu
Bước 8: Làm thủ tục Hải quan xuất khẩu
Bước 9: Giao hàng xuất khẩu
Bước 10: Làm bộ chứng từ thanh toán
Bước 11:Thông báo cho người mua
Cơ sở pháp lý
* Sản phẩm xuất khẩu: Bong bóng cá tra khô
- Căn cứ vào Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu (Kèm theo
Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ) thì mặt hàng Bong bóng cá tra khô không thuộc danh mục trên và được phép xuất khẩu.
- Mặt hàng này thuộc Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép điều kiện thuộc phạm vi quản lý của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn (Phụ lục III của Nghị định) Thẩm quyền quản lý CFS của mặt hàng này cũng là Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Phụ lục V của Nghị định).
- Căn cứ vào Điều 23 Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật An toàn thực phẩm việc kiểm tra những thực phẩm xuất khẩu được giao cho các Bộ thực hiện đối với từng sản phẩm cụ thể Nếu cơ sở hoạt động mà không xin giấy phép an toàn thực phẩm sản xuất chế biến thủy sản khô của mình thì sẽ bị vi phạm và xử phạt theo quy định tại Nghị định 115/2018/NĐ- CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính về an toàn thực phẩm.
Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Bong bóng cá tra khô của Công ty TNHH Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu Green Garden
Thông tin cơ bản về hợp đồng xuất khẩu Bong bóng cá tra khô (Dựa trên BCT kèm theo mục phụ lục):
- Nhà xuất khẩu: Green Garden Im-Ex & Trading Co., Ltd
- Địa chỉ nhà xuất khẩu: Xo Viet Nghe Tinh, Ward 25, Binh Thanh District, HCMC, Viet Nam.
- Nhà nhập khẩu: Fangchenggang City Yu Shun Trade Co., Ltd
- Địa chỉ nhà nhập khẩu: No 8, Tianhe Street, Dongxing City.
- Hai bên ký kết hợp đồng số VN156IVCN023 ngày 01 tháng 06 năm 2020
- Quốc gia xuất xứ: Việt Nam
- Ngày giao hàng: 03 tháng 06 năm 2020
- Cảng bốc: Bất kỳ cảng nào tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ: Bất kỳ cảng nào tại Qinzhou, Trung Quốc
- Thanh toán: T/T sau khi nhận hàng (T/T after shipment)
- Điều kiện giao hàng: CNF Sinzhou, China Incoterms 2010
- Tên hàng hóa: Dried Pangasius Fish Maw (bong bóng cá tra khô)
- Tổng tiền thanh toán: 74,332.50 USD
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Bong bóng cá tra khô:
Hình 2.2 - Quy trình thực hiện hợp đồng Bong bóng cá tra khô của Công ty Green Garden
2.3.1 Thực hiện ký kết hợp đồng mua bán thương mại quốc tế
Công ty TNHH Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu Green Garden tìm hiểu thông tin và gửi báo giá cho công ty Fangchenggang City Yu Shun Trade về tất cả các mặt hàng ở công ty ở Trung Quốc trên yêu cầu Sau thời gian đàm phán và thỏa thuận thì hai bên công ty đã đi đến ký kết hợp đồng với nội dung cơ bản sau:
- Thanh toán: TT after shipment
- Điều kiện giao hành: CNF Sinzhou Port, China Incoterms 2010
- Tổng giá trị lô hàng: 74,332.50 USD
2.3.2 Xin giấy phép xuất khẩu
Theo Nghị định số 69/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương Căn cứ vào phụ lục III ban kèm theo Nghị định này, Bong bóng các không thuộc danh mục các mặt hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu mới được xuất khẩu ra nước ngoài.
Vì vậy có thể nói, khi xuất khẩu Bong bóng cá tra khô thì không phải xin giấy phép xuất khẩu hàng đông lạnh mà chỉ cần thực hiện thủ tục hải quan và kiểm dịch tại hải quan theo quy định.
2.3.3 Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu
Sau một thời gian tìm kiếm nhà cung ứng và chọn lọc thì Green Garden đã quyết định đàm phán và thu mua thành phẩm này do Công ty Chế biến Thủy sản Bình Thới ( Lô T 4-6-8, đường 1A, khu công nghiệp Tân Tạo, phường Tân Tạo A, quận Bình Tân, Tp Hồ Chí Minh) sản xuất và chế biến.
Nguồn cá tra đến từ huyện Thoại Sơn, tỉnh An Giang là khu vực nuôi trồng thủy sản Biết đến là khu vực nuôi trồng thủy hải sản lớn, đạt sản lượng cao cho xuất khẩu mỗi năm và cũng là nơi có nguồn thủy sản chất lượng cao được kiểm định chặt chẽ.
2.3.4 Kiểm tra hàng xuất khẩu
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng,… (tức kiểm nghiệm) nếu hàng xuất khẩu là động, thực vật, hàng thực phẩm thì còn phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh (tức kiểm dịch).
Việc kiểm nghiệm, kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và cửa khẩu Trong đó, việc kiểm tra ở cơ sở đóng vai trò quyết định Còn kiểm tra hàng hóa ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở. Việc kiểm nghiệm ở cơ sở là do Phòng bảo vệ thực vật hoặc trạm thú y, trung tâm chuẩn đoán – kiểm dịch động vật tiến hành.
Trong nhiều trường hợp theo quy định nhà nước hoặc yêu cầu của người mua, việc giám định đòi hỏi được thực hiện bởi tổ chức giám định độc lập Ví dụ như: Vinacontrol, Foodcontrol, Cafecontrol, Davicontrol, Công ty giám định Sài Gòn (SIC),…
Quy trình giám định hàng hóa gồm các bước:
- Nộp hồ sơ yêu cầu giám định, hồ sơ gồm:
• Giấy yêu cầu giám định
• Hợp đồng + phụ kiện hợp đồng (nếu có)
• L/C và tu chỉnh L/C (nếu có)
- Cơ quan giám định tiến hành giám định hàng hóa tại hiện trường
• Phân tích mẫu tại phòng thí nghiệm
- Cơ quan giám định thông báo kết quả và cấp ngày chứng nhận tạm để làm thủ tục hải quan (nếu có yêu cầu)
- Kiểm tra vệ sinh hầm hàng
- Giám sát quá trình xuất hàng
• Tại nhà máy, kho hàng,…
- Cơ quan giám định cấp chứng thư chính thức : nếu hàng hóa đòi hỏi phải khử trựng thỡ phải làm đơn gửi đến : ô Cụng ty khử trựng – chi cục kiểm dịch thực vật ằ xin khử trựng Sau khi hàng húa được khử trựng, chủ hàng sẽ được nhận giấy chứng nhận.
Thực trạng kiểm tra hàng hóa của hợp đồng xuất khẩu Bong bóng cá tra khô tại Green Garden :
Công ty Green Garden đã thực hiện kiểm tra hàng hóa về kiểm định chứng nhận an toàn sức khỏe (Health Certificate) do Cục quản lý chất lượng kiểm định có :
- Trụ sở tại Số 30, đường Hàm Nghi, quận 1, TP Hồ Chí Minh.
- Email : branch4.nafi@mard.gov.vn
Theo đó, Giấy chứng nhận này chứng minh rằng :
- Sản phẩm Bong bóng cá tra khô xuất phát từ cơ sở được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
- Sản phẩm được sản xuất, đóng gói, bảo quản và vận chuyển trong điều kiện vệ sinh, dưới sự giám sát của cơ quan có thẩm quyền.
- Sản phẩm được kiểm tra và kiểm dịch bởi cơ quan có thẩm quyền, và không tìm thấy bất kỳ vi khuẩn gây bệnh, chất độc hại và các chất lạ theo quy định của Cộng hòa nhân dân Trung Hoa.
- Sản phẩm đáp ứng yêu cầu vệ sinh thú y và phù hợp với con người.
* Nhận xét về nghiệp vụ : Công ty đã hoàn thiện bước kiểm tra hàng xuất khẩu tốt và đảm bảo An toàn thực phẩm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP Ngoài ra,thông thường bên Trung Quốc thường sẽ đặt ra các tiêu chuẩn riêng cho các mặt hàng thủy hải sản xuất khẩu sang họ như : Tiêu chuẩn HACCP, tiêu chuẩn SQF,tiêu chuẩn Globalgap,… Tuy nhiên thì hợp đồng này, yêu cầu phía đối tác không cao, chỉ cần giấy chứng nhận An toàn sức khỏe do cơ quan có thẩm quyền xác nhận là được chấp nhận.
2.3.5 Thuê phương tiện vận tải Điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là C và D thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải Còn đối với E và F thì người nhập khẩu phải thuê phương tiện vận tải.
Green Garden ký kết hợp đồng mua bán thương mại theo điều kiện CNF nên nhà xuất khẩu phải thuê phương tiện vận tải Green Garden đã book trực tiếp với hãng tàu.
- Tên tàu : CAI YUN HE 379N
Tàu này vận chuyển container, được đóng vào năm 2000, đến nay đã hoạt động được 21 năm, hiện tại đang hoạt động mang cờ Panama.
Việc thuê tàu, lưu cước là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi phải có kinh nghiệm, có thông tin về tình hình vật giá và giá cước, hiểu biết tinh thông về các điều khoản của hợp đồng thuê tàu (charter – party) nên trong nhiều trường hợp, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thường ủy thác việc thuê tàu cho môi giới – các công ty vận tải thuê tàu (Vietfracht, Vitranschart, Vosco, Gemartrans, Viconship Saigon,…) Công ty Green Garden đã ủy thác việc thuê tàu cho Công ty tư nhân TNHH New Golden Sea Shipping có trụ sở tại Singapore.
Nhận xét và đánh giá điểm hoàn thiện và chưa hoàn thiện của hợp đồng
Công ty TNHH Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu Green Garden là một trong những công ty trẻ hiện nay, có nền tảng và tương lai phát triển Tuy đi vào hoạt động chưa được bao lâu nhưng thông qua kết quả kinh doanh cho ta thấy rằng công ty cũng đang trên đà cố gắng và hướng tới lợi nhuận ngày một cao hơn.
Hàng hóa lựa chọn đi xuất khẩu của Green Garden cũng được đảm bảo về nguồn cung và chất lượng Nền kinh tế ngày càng phát triển, đối thủ cạnh tranh cũng là một rào cản lớn đối với mọi doanh nghiệp với mọi loại hình kinh doanh. Một công ty muốn chỗ đứng lâu dài trên thị trường kinh doanh thì điều cần thiết là hoàn thiện và linh hoạt trong dây chuyển vận chuyển hàng hóa từ nơi hình thành đến với khách hàng Hay nói cách khác năng lực quản trị chuỗi cung ứng của công ty phải linh động và được vận động một cách logic.
Công ty vẫn không ngừng mở rộng các mặt hàng xuất khẩu Tích cực triển khai các chiến lược tìm kiếm nhu cầu mới của khách hàng, song song với đó là tìm kiếm nguồn cung ứng đảm bảo các điều kiện cần Vì vậy mặt hàng Bong bóng cá tra khô trở thành một trong những sự lựa chọn để giao thương Dưới đây là một số điểm hoàn thiện nổi bật của hợp đồng xuất khẩu đã phân tích phía trên: Điểm hoàn thiện nổi bật Nguyên nhân
Thực hiện đàm phán và ký kết hợp đồng nhanh chóng. Đội ngũ nhân viên về mặt đàm phán được đào tạo tốt kỹ năng, rộng kiến thức.
Chuẩn bị hàng hóa kịp thời Sự hiểu biết sâu rộng, nhạy bén trong việc tìm nguồn cung ứng.
Kiểm tra hàng xuất khẩu kỹ càng và đầy đủ.
Hiểu rõ về các quy định về chứng nhận an toàn thực phẩm, đáp ứng các nhu cầu liên quan tốt.
Giao hàng cho người vận tải một cách cẩn trọng và an toàn.
Cách thức hoạt động tốt, cẩn thận và tỉ mỉ trong khâu giao hàng.
Bất kỳ Công ty xuất nhập khẩu nào một khi thực hiện xong được một hợp đồng mua bán hàng hóa nào đó đều là kết quả của sự nổ lực không ngừng Tuy nhiên không ít công ty thiếu kinh nghiệm trong nhiều nghiệp vụ khác nhau, thậm chí là chỉ thấy lợi nhuận trước mặt mà không tính toán và né tránh các rủi to đi kèm Có những hợp đồng đôi khi nghiệp vụ không hẳn hoàn toàn đáp ứng nhưng lại suôn sẻ, thì một phần cũng có thể do hai bên quan hệ mật thiết, hoặc đơn giản hơn là họ chỉ cần hàng hóa nhất thời, không có ý định hợp tác lâu dài.
Vị thế của Công ty hiện tại chưa cao nên vấn đề cạnh tranh với các công ty đối thủ hoặc trực thuộc các mặt hàng thay thế khác sẽ không được cao cho lắm.
Sự không ngừng nổ lực học hỏi và tiếp thu nhiều kinh nghiệm là điều cần thiết.
Tình hình dịch bênh Covid-19 kéo dài cũng là một trong những khía cạnh gây khó khăn cho Công ty Green Garden phát triển Có những đơn hàng thỏa thuận gần như là thành công nhưng vì dịch đến bất ngờ mà Công ty chưa kịp xoay chuyển, bỏ lỡ một số đơn hàng khác Dưới đây là một vài điểm chưa hoàn thiện được đúc kết từ hợp đồng xuất khẩu trên: Điểm chưa hoàn thiện Nguyên nhân tổng quát
Lựa chọn hãng tàu – thuê phương tiện vận tải còn rủi ro.
Công ty mới đi vào hoạt động chưa được bao lâu, kinh nghiệm còn yếu
Việc lựa chọn phương thức thanh toán còn nhiều bất cập
Công ty đang lựa chọn phương thức thanh toán một cách liều lĩnh Bên cạnh đó, việc chưa tìm hiểu kỹ đối tác cũng sẽ gây đến những rủi ro không đáng.
Nội dung chương 2 đã vận dụng lý thuyết để phân tích hợp đồng xuất khẩu Bong bóng cá tra khô của Công ty TNHH Green Garden Trong đó tập trung ba nghiệp vụ sau: Kiểm tra hàng xuất khẩu; thuê phương tiện vận tải; Kiểm tra thanh toán tiền hàng Việc phân tích sâu hơn về ba nghiệp vụ này là tiền đề để so sánh với lý thuyết Bên cạnh đó, việc phân tích hợp đồng xuất khẩu trên còn hỗ trợ việc tìm ra những điểm hoàn thiện và chưa hoàn thiện của Công ty trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Từ đó, sẽ có những cơ sở để đưa ra những kiến nghị về các nghiệp vụ cụ thể ở Chương 3 nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng Bong bóng cá tra khô của Công ty TNHH Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu Green Garden.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU BONG BÓNG CÁ TRA KHÔ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & XUẤT NHẬP KHẨU GREEN GARDEN
Cơ sở đề xuất kiến nghị
Dựa vào sự phân tích các nghiệp vụ ở Chương 2 và tập trung vào ba nghiệp vụ chính gồm: kiểm tra hàng xuất khẩu, thuê phương tiện vận tải và kiểm tra thanh toán tiền hàng Bên cạnh đó dựa trên những chứng từ của lô hàng được công ty cung cấp, tác giả có một số kiến nghị về điểm hoàn thiện và chưa hoàn thiện như sau:
- Đối với điểm hoàn thiện: Công ty tiếp tục duy trì hoạt động, nâng cao thế mạnh hiện có về nguồn lực trẻ, vốn huy động được liên tục Bên cạnh đó, thường xuyên bồi dưỡng, đào tạo nâng cao năng lực trình độ cho cấp dưới để việc thực hiệp hợp đồng xuất nhập khẩu được hiệu quả và an toàn cho cả đôi bên hợp tác thu về lợi nhuận một cách tối ưu (Đã được trình bày ở mục
- Đối với điểm chưa hoàn thiện, tác giả có đưa ra một số kiến nghị như sau và được trình bày rõ ràng hơn ở mục 3.2:
• Kiến nghị về nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải (Đã được trình bày cụ thể ở mục 2.3.5 tại trang 26, 27, 28 và mục 2.3.2 tại trang 33, 34).
• Kiến nghị về nghiệp vụ kiểm tra thanh toán tiền hàng (Đã được trình bày cụ thể ở mục 2.3.10 tại trang 29, 30, 31 và mục 2.3.2 tại trang 33,34).
