Điều này nhằm đạt được mục tiêutrong kế hoạch phát triển kinh tế xã hội 5 năm của TP.HCM trong giai đoạn 2021-2025.Trong suốt thời gian 3 tháng thực tập tại Công ty TNHH Thương Mại DịchV
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐẠI NGHĨA PHÁT
Tổng quan về Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đại Nghĩa Phát
Trong bối cảnh đất nước đã và đang hòa mình vào xu hướng toàn cầu hóa, những hành lang pháp lý ngày càng được thông thoáng hơn thì hoạt động ngoại thương cũng theo đó mà phát triển Để đáp ứng nhu cầu đó, các Tập đoàn, các công ty chuyên về dịch vụ hàng hóa xuất nhập khẩu đã ra đời và Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đại Nghĩa Phát cũng không là một ngoại lệ.
1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty
Tên giao dịch tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
XUẤT NHẬP KHẨU ĐẠI NGHĨA PHÁT.
Tên giao dịch quốc tế: DAI NGHIA PHAT IMPORT EXPORT TRADING
Địa chỉ: 16 Đường 30, Phường Bình Trị Đông B, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đại Nghĩa Phát là một Công ty tư nhân với 100% vốn trong nước Công ty được thành lập năm 2021 theo Giấy phép kinh doanh số 0316693488 đăng ký ngày 25 tháng 01 năm 2021 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp.
Là một công ty tư nhân, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập, với phương châm phục vụ khách hàng: “Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chóng”, Đại Nghĩa Phát đã và đang làm tốt các dịch vụ của mình nhờ vào các đặc điểm khác biệt:
Dịch vụ uy tín, nhanh chóng, chất lượng.
Đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa với chất lượng dịch vụ luôn được đảm bảo tốt nhất.
Tư vấn và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhanh nhất để hàng hóa của quý khách đến nơi một cách an toàn và nhanh chóng.
Cũng chính vì điều đó, dù mới thành lập hơn 2 năm, công ty đã và đang tạo dựng cho mình một vị thế khá vững trong ngành dịch vụ giao nhận và đã được nhiều khách hàng tin cậy và chọn lựa Công ty không những mở rộng được mạng lưới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh như: khai thuê Hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác, dịch vụ gom hàng…
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
1.1.3.1 Chức năng của công ty
Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình giao nhận hàng hóa như: đưa hàng ra cảng, làm thủ tục Hải quan, tổ chức xếp dỡ, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định.
Giao nhận vận chuyển hàng hóa trong nước, và quốc tế bằng đường không, đường biển, đường bộ; vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu bằng phương thức FCL và LCL, thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu; dịch vụ ủy thác Xuất nhập khẩu hàng hóa và làm bộ chứng từ hoàn chỉnh.
Ngoài chức năng chính là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không Công ty còn đảm nhận thêm những dịch vụ khác như: tư vấn về khai thuế Hải quan, tính thuế, áp mã, áp giá và chính sách thuế liên quan; đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước; các vấn đề có liên quan về XNK tư vấn về hợp tác đầu tư, gia công, kinh doanh hàng xuất nhập khẩu…
Nhập khẩu và kinh doanh các mặt hàng máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp, ô tô và xe có động cơ, thiết bị và linh kiện điện tử, mô tô, xe máy,… phục vụ cho sản xuất và kinh doanh trong nước.
1.1.3.2 Nhiệm vụ của công ty
Công ty có nhiệm vụ kinh doanh và hoạt động theo đúng ngành nghề đã đăng ký và mục đích thành lập Nghiên cứu, thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp, nghiên cứu mở rộng thị trường nhằm đảm bảo kế hoạch đã đề ra.
Bảo đảm thực hiện tốt chế độ tài khoản, tài chính theo quy định của Nhà nước và nộp thuế đầy đủ theo đúng quy định của Nhà nước.
Tích cực chủ động trong việc tăng vốn hoạt động, nghiên cứu, thực hiện các biện pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng kinh doanh, dịch vụ, mở rộng thị trường, từng bước tăng dần hiệu quả kinh doanh.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty
Cho đến nay, sau hơn 3 năm thành lập và phát triển, Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đại Nghĩa Phát đã có khoảng 20 nhân viên Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty được thực hiện theo mô hình quản lý trực tiếp Vì vậy, bộ phận quản lý của Công ty tương đối gọn gàng và đơn giản Công ty luôn chú trọng cải tiến và hoàn thành bộ máy tổ chức của mình nên hiện nay Công ty đã có được bộ máy với những phòng ban và những nhiệm vụ, chức năng rất chặt chẽ và rõ ràng.
1.1.4.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đại Nghĩa
1.1.4.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban
Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh trong các bộ phận chức năng sẽ do cán bộ phụ trách chức năng quản lý Đối với những vấn đề chung của công ty sẽ có sự bàn bạc giữa Giám Đốc và Phó Giám Đốc, Giám đốc sẽ là người đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Phòng xuất nhập Phòng kinh doanh khẩu
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của công ty; vạch ra đường lối kinh doanh, tìm kiếm xu hướng kinh doanh mới để đạt được mức lợi nhuận cao nhất Chỉ đạo, điều hành phân công công tác cho các nhân viên công ty và kết hợp hài hòa công việc giữa các phòng ban đồng thời kiểm tra và quản lý tình hình tài chính của công ty, trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký hợp đồng.
Là người thay mặt Giám đốc điều hành công việc theo chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, hỗ trợ Giám đốc trong quản lý và hoạch định Đồng thời, Phó giám đốc cũng là người trực tiếp chỉ đạo thực hiện những hoạt động của phòng kinh doanh và điều hành phòng xuất nhập khẩu, kiêm trưởng phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu.
Là người vạch ra kế hoạch, tổ chức triển khai chiến lược kinh doanh, giao dịch với khách hàng Đồng thời còn là người cố vấn tham gia đóng góp ý kiến về bộ máy tổ chức của công ty, bố trí nhân sự phù hợp với năng lực chuyên môn của từng thành viên.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ TRÁNG MEN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU ĐẠI NGHĨA PHÁT NĂM 2023
Mối quan hệ các bên tham gia vào quy trình nhập khẩu hàng hoá
2.1.1 Sơ đồ mối liên hệ các bên
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ các bên liên quan trong hợp đồng.
2.1.2 Phân tích vai trò các bên tham gia
Khi nhận thông tin đặt hàng của khách hàng, Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đại Nghĩa Phát được uỷ thác đứng tên trên giấy tờ và tiến hành làm các thủ tục nhập hàng về với vai trò là Consignee
Nhà xuất khẩu: FOSHAN ZHENGHAO COATING EQUIPMENT CO.,
NHÀ NHẬP KHẨU: DAI NGHIA PHAT IMPORT EXPORT TRADING SERVICE COMPANY
LINE HÃNG TÀU: EVERGREEN LINE với hãng tàu để đặt tàu Khi hoàn tất họ còn nhiệm vụ là vận chuyển hàng hoá ra cảng xếp hàng theo điều kiện CIF.
Hãng tàu: EVERGREEN LINE tại Quảng Đông sẽ nhận thông tin đơn hàng và hàng hoá được nhận tại cảng Nansha, GuangDong Sau đó, vận chuyển hàng hóa đến sẽ được chuyển đến cảng Cát Lái, Việt Nam.
Cảng xếp hàng: tiếp nhận hàng hoá và load hàng lên tàu để xuất khẩu.
Hãng tàu EVERGREEN LINE tại Việt Nam gửi thông báo hàng đến cho Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đại Nghĩa, sau đó nhân viên giao nhận công ty sẽ chịu trách nhiệm ra cảng dỡ hàng và kiểm tra.
Cảng dở hàng: tiếp nhận đơn hàng, hạ hàng và xuống bến bãi.
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đại Nghĩa giao hàng cho khách hàng tại kho và hoàn thành quy trình giao hàng.
Phân tích các bước trong quy trình tổ chức nhập khẩu thiết bị tráng men tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đại Nghĩa Phát
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ các bước trong quy trình tổ chức hàng nhập khẩu.
Khách hàng của công ty Đại Nghĩa Phát đã đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu và gửi cho công ty một đơn đặt hàng Công ty Đại Nghĩa Phát được uỷ thác và đứng tên trên hợp đồng và nhận các thông tin về đơn hàng sau đó liên hệ với công ty Foshan Zhenghao để tiến hành thực hiện đơn hàng Các thông tin hợp đồng như sau:
Người bán: FOSHAN ZHENGHAO COATING EQUIPMENT CO., LTD
NHẬN THÔNG BÁO HÀNG ĐẾN VÀ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN
CHUẨN BỊ HÀNG VÀ CHUYỂN HÀNG RA CẢNG XẾP
LƯU HỒ SƠ THANH TOÁN
Người mua: DAI NGHIA PHAT IMPORT EXPORT TRADING SERVICE COMPANY LIMITED.
Tên hàng: Thiết bị tráng men
Giao hàng một phần: được phép
- Thông tin về thanh toán:
Thanh toán bằng USD theo điều khoản T/T ( trong vòng 90 ngày sau khi nhận hàng)
Các thông tin được thống nhất công ty Đại Nghĩa Phát ký hợp đồng mua hàng của công ty Foshan Zhenghao, sau đó công ty Foshan Zhenghao sẽ tiếp hành chuẩn bị, đóng gói và vận chuyển hàng hóa theo như hợp đồng.
2.2.2 Chuẩn bị hàng và vận chuyển hàng ra cảng xếp
Tên hàng: Thiết bị tráng men ( ENAMEL EQUIPMENT )
Tổng trọng lượng (Gross weight): 54,760 KGM
Nhà xuất khẩu: FOSSHAN ZHENGHAO COATING EQUIPMENT CO., LTD
Nhà nhập khẩu: DAI NGHIA PHAT IMPORT EXPORT TRADING SERVICE COMPANY LIMITED.
Cảng xếp hàng (POL): NANSHA, GUANGDONG
Cảng dỡ hàng (POD): HOCHIMINH, VIETNAM
Ngày dự kiến khởi hành: 13/11/2023
Tên tàu / Số chuyến: KANWAY LUCKY 0010 - 031A
Công ty xuất khẩu thuê phương tiện vận tải chuyển hàng từ Nansha, Quảng Đông về đến cảng Cát Lái ở Việt Nam Đối với lô hàng thiết bị tráng men được chọn theo điều kiện CIF nên người bán có trách nhiệm phải giao hàng đến tận cảng dỡ hàng và rủi ro về mất mát hay hư hỏng hàng hóa chuyển giao khi hàng được giao lên tàu về đến cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh.
Mua bảo hiểm hàng hoá: đối với mua bảo hiểm sẽ dựa trên đơn hàng được giao theo điều kiện nào để lựa chọn bảo hiểm phù hợp cho hàng hóa Trong hợp đồng, theo thỏa thuận chọn phương thức giao hàng CIF nên người bán sẽ tiến hành ký hợp đồng bảo hiểm cho lô hàng, đồng thời có trách nhiệm chi trả kinh phí vận chuyển lô hàng đến cảng đích được chỉ định.
Sau khi hàng đưa ra cảng hãng tàu gửi cho Foshan một bill nháp và nhà cung cấp chuẩn bị những giấy tờ về Invoice, Packing list, CO, B/L nháp để gửi cho nhà nhập khẩu là công ty Đại Nghĩa Phát Sau đó, nhà nhập khẩu sẽ kiểm tra và xác nhận các thông tin nếu sai sót sẽ báo cho nhà xuất khẩu chỉnh sửa ngược lại thông tin đã chính xác thì sẽ phát hành các giấy tờ gốc cho công ty Đại Nghĩa Phát lấy hàng khi hàng đến.
Khi hàng hoá đã được đóng gói và vận chuyển ra cảng xếp hàng, công ty Foshan Zhenghao làm thủ tục khai hải quan hàng xuất vận chuyển từ Quảng Đông về Việt Nam.
2.2.3 Nhận thông báo hàng đến và thực hiện thủ tục hải quan
Nhận thông báo hàng đến: Sau khi nhận bộ chứng từ gốc được chuyển phát nhanh như DHL Express gửi từ nhà xuất khẩu để nhận hàng Nhân viên công ty Đại Nghĩa Phát sẽ kiểm tra kỹ các giấy tờ có liên quan và đảm bảo tính chính xác với đơn hàng Các chứng từ cần thiết cho một lô hàng nhập khẩu bao gồm các chứng từ sau:
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn đường biển (Bill of lading)
C/O Form E (Giấy xác nhận hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, thường được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt)
Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate Of Origin)
Thủ tục hải quan: Tất cả các doanh nghiệp hiện nay đăng ký tờ khai xuất nhập khẩu phải tiến hành khai báo hải quan từ xa, có nhiều phần mềm khai báo hải quan điện tử nhưng Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đại Nghĩa Phát cũng như rất nhiều công ty khác thường chọn khai báo thông qua phần mềm ECUS của công ty Thái Sơn, sau nhiều lần thay đổi và cập nhật, việc khai báo hải quan đều thống nhất sử dụng phần mềm ECUS 5.
Khai Hải quan điện tử sẽ không giống như khai Hải quan giấy, sẽ không có phần dành cho Nhân viên Hải quan như trước, mà thay vào đó là phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy; phiếu ghi kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa tùy theo hàng nếu thuộc luồng vàng hay đỏ; bên cạnh đó việc phân luồng cũng do máy thực hiện. Đặc điểm của khai Hải quan điện tử là không cho phép người khai sai, vì một khi khai sai, việc chỉnh sửa sẽ rất phức tạp.
Bộ chứng từ kèm theo là cơ sở để tiến hành khai báo Hải quan điện tử và nhận hàng tại cảng Cát Lái.
Bước 1: Mở phần mềm ECUS5 và đăng nhập:
- Khởi động phần mềm khai báo hải quan điện tử: Đăng nhập: Trong hộp thoại ECUS Login, nhấn"Đăng nhập”, không điền
Hình 2.1: Giao diện khởi động phần mềm khai báo
Hình 2.2: Giao diện đăng nhập phần mềm
Bước 2 - Thiết lập thông số khai báo VNACCS :
Trên thanh công cụ, doanh nghiệp nhấn “Hệ thống”, chọn “1 Thiết lập thông số khai báo VNACCS”
Hình 2.3: Chọn thiết lập thông số khai báo VNACCS
• Chi cục Hải quan (VNACCS): 02CI – Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I
• Bộ phận xử lý tờ khai nhập: 01 – Đội thủ tục hàng hóa Nhập khẩu
• Bộ phận xử lý tờ khai xuất: 02 – Đội thủ tục hàng hóa Xuất khẩu
• Khi khai báo chính thức, doanh nghiệp chọn ô “Sử dụng chữ ký số khi khai báo” để truyền tờ khai hải quan.
Hình 2.4: Thiết lập thông số khai báo VNACCS
Bước 3: Khai thông tin doanh nghiệp
Tiếp tục trên thanh công cụ, tại mục “Hệ thống”, doanh nghiệp bấm chọn “3. Thông tin doanh nghiệp” để khai báo thông tin về doanh nghiệp của mình.
Hình 2.5: Chọn thông tin doanh nghiệp
Sau đó, hộp thoại “Đăng ký thông tin doanh nghiệp sử dụng chương trình” xuất hiện, doanh nghiệp điền các thông tin sau:
Mã doanh nghiệp: điền mã số thuế 0316693488
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH TM DV XNK ĐẠI NGHĨA PHÁT
Địa chỉ: 16 Đường 30, Phường Bình Trị Đông B, Quận Bình Tân, Thành phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hình 2.6: Đăng ký thông tin doanh nghiệp sử dụng chương trình
Bước 4: Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)
Tại bước này, doanh nghiệp vào “Tờ khai hải quan”, chọn “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”
Hình 2.7: Chọn đăng ký mới tờ khai nhập khẩu Sau đó, màn hình hiển thị tờ khai nhập khẩu
Lưu ý: Khi đăng ký tờ khai mới, doanh nghiệp chú ý các trường thông tin mang dấu “*” màu đỏ Đây là những ô bắt buộc nhập, trong quá trình nhập vào những ô chỉ tiêu nào, bên phần “Hướng dẫn nhập liệu” góc trái màn hình sẽ hiển thị những thông tin hướng dẫn tương ứng với ô chỉ tiêu đó Doanh nghiệp cần theo dõi để điền các thông tin phù hợp và chính xác.
Nhóm loại hình: Kinh doanh, đầu tư
Mã loại hình: A11 – Nhập kinh doanh tiêu dùng
Cơ quan Hải quan: 02CI – Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I
Phân loại cá nhân/tổ chức: 4 (Hàng hoá từ tổ chức đến tổ chức)
Mã bộ phận xử lý tờ khai: 01 – Đội thủ tục hàng hóa nhập khẩu
Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2 (Đường biển (Container))
Ngày khai báo (dự kiến): 24/11/2023
Hình 2.8: Khai thông tin chung
Đơn vị xuất nhập khẩu:
Người nhập khẩu: Thông tin sẽ tự động cập nhật
Tên: FOSSHAN ZHENGHAO COATING EQUIPMENT CO., LTD.
Địa chỉ: NO.1-1 NANSHUI HENGER ROAD, FENGCHONG VILLAGE, LISHUI TOWN, NANHAI DISTRICT, FOSHAN CITY, GUANGDONG PRIVINCE,CHINA.
Hình 2.9: Khai đơn vị xuất nhập khẩu
Số lượng kiện: 4.486 - PK (PACKAGE)
Tổng trọng lượng hàng (Gross): 54,760 - KGM (KILO-GRAMMES)
Mã địa điểm lưu kho chở hàng thông quan dự kiến: 02CIS01 – TONG CTY TAN CANG SG
Phương tiện vận chuyển: 9999 – KANWAY LUCKY 0010-031A
Địa điểm dỡ hàng: VNCLI – CANG CAT LAI (HCM)
Địa điểm xếp hàng: CNNSA - NANSHA
Hình 2.10: Khai thông tin vận đơn
Hình 2.11: Khai thông tin hợp đồng
Thông tin văn bản và giấy phép:
Mã văn bản pháp quy khác: MO - Với hàng hóa chưa qua sử dụng
Hình 2.12: Khai thông tin văn bản và giấy phép
Phân loại hình thứ hóa đơn: A
Mã phân loại giá hóa đơn: A
Phương thức thanh toán: TTR
Điều kiện giá hóa đơn: CIF
Tổng giá trị hóa đơn: 168,000.00
Mã đồng tiền của hóa đơn: USD
Hình 2.13: Khai thông tin hoá đơn thương mại
Mã xác định thời hạn nộp thuế: D - Trường hợp nộp thuế ngay
Hình 2.14: Khai báo thuế và bảo lãnh
Phần ghi chú: Hợp đồng Số; TZHT2023092701 Ngày 16/11/2023 C/o
Hình 2.15: Khai báo thông tin khác
Danh sách hàng: Doanh nghiệp nhấn “Danh sách hàng”, chọn “Thêm mới” và điền thông tin:
Mô tả hàng hoá: Dây chuyền tráng men Công suất Công suất 560Kw-380V Model ZHTZ202310TC.Không hiệu Hàng mới 100%
Mã số hàng hóa (HS): 84862019
Mã nước xuất xứ: CHINA
Lượng: 1 - Đơn vị tính: SET
Lượng 2: 4,486 - Đơn vị tính 2: PCE
Trị giá hàng hoá: 168,000 - Đơn giá tính: 4,051,320
Mã biểu thuế nhập khẩu: B05
Mã biểu thuế VAT: VB205
Hình 2.16: Thông tin danh sách hàng
Sau đó bấm “Ghi”, màn hình hiển thị danh sách hàng với những thông tin tương ứng đã khai báo và hiện Tổng TGKB: 168,000, Tổng TGTT: 4,051,320.000, Tổng tiền thuế: 324,105,600, Tổng lượng: 1.
Hình 2.17: Màn hình hiển thị danh sách hàng với những thông tin tương ứng đã khai báo
Bước 5: Khai trước thông tin tờ khai (IDA)
Sau khi điền các thông tin cần thiết, doanh nghiệp nhấn “Ghi” và chọn mã nghiệp vụ “2 Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” ở phía bên trái hộp thoại để gửi thông tin Lúc này, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số và thông tin của công ty đã được đăng ký hải quan qua VNACCS để nhập, sau đó chọn “Yes” và “Đồng ý” để khai trước thông tin tờ khai
Hình 2.18: Chọn khai trước thông tin tờ khai (IDA)
Hệ thống trả về kết quả khai báo thành công và được cấp số tờ khai:
Sau khi kiểm tra toàn bộ thông tin do hệ thống trả về, nếu các thông tin đã chính xác thì doanh nghiệp tiếp tục chọn mã nghiệp vụ “3 Khai chính thức tờ khai(IDC)” để đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan Ngược lại, nếu sai thông tin hoặc cần chỉnh sửa bổ sung, công ty sử dụng mã nghiệp vụ “1 Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB)” để gọi lại thông tin khai báo nhằm chỉnh sửa, sau đó tiếp tục chọn IDA khi thông tin chính xác và nhấn chọn IDC để khai chính thức tờ khai với Hải quan
Hình 2.19: Chọn khai chính thức tờ khai (IDC)
Bước 6: Lấy kết quả phân luồng, thông quan
Khi đã khai báo thành công, tờ khai nhập khẩu sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa Doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào “4 Lấy kết quả phân luồng, thông quan” để nhận được kết quả phân luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế, in tờ khai và tiến hành các bước tiếp theo.
Hình 2.20: Chọn lấy kết quả phân luồng, thông quan
Sau đó, doanh nghiệp chọn Lấy kết quả phản hồi từ HQ Lúc này, trạng thái tờ khai nhập khẩu hiện “Đã phân luồng” với phân luồng vàng
Hình 2.21: Lấy kết quả phân luồng
Hình 2.22: Hiển thị trạng thái và phân luồng tờ khai
Bước 7: Khai báo danh sách container
Chọn vào kết quả xử lý tờ khai và khai báo danh sách container cho tờ khai:
Hình 2.23: Khai báo danh sách container
Lô hàng gồm 6 container, nhập số vận đơn, số container và số seal vào danh sách:
Số vận đơn: 161123EGLV147301031B1 - Số container: BMOU 4791299 -
Số vận đơn: 161123EGLV147301031B1 - Số container: CAIU 9783640 - Số seal: EMCUWZ3962
Số vận đơn: 161123EGLV147301031B1 - Số container: EITU 1650010 - Số seal: EMCUWZ1662
Số vận đơn: 161123EGLV147301031B1 - Số container: TCNU 4884667 -
Số vận đơn: 161123EGLV147301031B1 - Số container: TLLU 5909668 - Số seal: EMCUWZ3982
Số vận đơn: 161123EGLV147301031B1 - Số container: TRHU 8296710 -
Hình 2.24: Khai báo danh sách container Sau đó bấm “ Ghi” và Đóng.
Bước 8: Danh sách đính kèm
Chọn “Quản lý tờ khai” để đính kèm danh sách khai báo chứng từ Nhập các chứng từ có liên quan đến hàng hoá nhập khẩu bao gồm:
Chứng từ khác ( Giấy giám định)
Hình 2.25: Danh sách khai báo chứng từ đính kèm Sau đó bấm “ Ghi” và Đóng.
2.2.4 Kéo hàng về kho và kiểm tra
Hàng về kho kiểm tra: Hàng hoá sau khi đem về kho sẽ được kiểm tra có trùng khớp với các thông tin trên chứng từ về đóng gói, mặt hàng, số lượng, sau đó sẽ giao hàng cho người mua theo hợp đồng đã thoả thuận.
KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
Đánh giá quy trình thực hiện hoạt động nhập khẩu của công ty
Nhìn chung, quy trình nhập khẩu của công ty được thực hiện qua nhiều bước nhằm giảm thiểu sai sót và tăng khả năng xuất khẩu hàng hóa một cách dễ dàng hơn
Hiện nay, công ty sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý dữ liệu, giúp cập nhật thông tin và tiết kiệm chi phí, cũng như dễ dàng lưu trữ và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban Điều này tăng hiệu suất và năng suất làm việc của nhân viên.
Các bộ phận trong công ty được kết nối chặt chẽ với nhau, giúp việc truyền thông tin nhanh chóng và tiết kiệm thời gian Công ty có sự phân chia rõ ràng trong mọi khâu thực hiện.
Nhờ sự uy tín và kinh nghiệm lâu năm, công ty có một danh sách khách hàng đa dạng và chất lượng.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng được thực hiện một cách chu đáo, nhiệt tình và lắng nghe khách hàng Do đó, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng cao và công ty có thể duy trì các mối quan hệ lâu dài.
Hàng về chậm do kẹt cảng có thể làm ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu của công ty, đặc biệt là trong giai đoạn cuối năm khi nhu cầu mua bán tăng cao vào do nhiều doanh nghiệp chuẩn bị cho mùa bán hàng sôi động, đồng thời người tiêu dùng thường tăng cường mua sắm trong giai đoạn này Khi có sự kẹt cảng, các tàu vận chuyển hàng hóa có thể gặp khó khăn trong việc cập cảng và xếp dỡ hàng hóa. Điều này dẫn đến việc hàng hóa chậm về đích và công ty phải đối mặt với thời gian chờ đợi kéo dài và có thể mất cơ hội kinh doanh và khách hàng có thể chuyển sang những đối tác cạnh tranh khác.
Ngoài ra, một yếu tố khác có thể gây trở ngại cho quy trình nhập khẩu là sự chậm trễ và lỗi trong phần mềm khai báo hải quan Việc khai báo hải quan là một bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu, và bất kỳ sự cố hoặc trục trặc nào trong phần mềm có thể dẫn đến việc chậm trễ trong xử lý thủ tục hải quan Điều này gây ra sự rắc rối và ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa Công ty có thể phải đối mặt với thủ tục phức tạp và tốn nhiều thời gian để xử lý các lỗi và sự cố này, gây mất thời gian và tăng chi phí.
Ngoài những vấn đề đã đề cập, một thách thức tiềm ẩn khác trong quy trình nhập khẩu có thể là thiếu nhân sự Nếu công ty gặp tình trạng thiếu nhân sự trong các bộ phận liên quan đến hoạt động nhập khẩu, điều này có thể gây ảnh hưởng đáng kể đến quy trình và hiệu suất làm việc.
Một phần đội ngũ nhân viên của công ty còn non trẻ về kinh nghiệm họ cần được đào tạo giúp nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng và hiểu biết về quy trình nhập khẩu, từ đó đảm bảo rằng các nhân viên có đủ năng lực để thực hiện công việc một cách hiệu quả và chất lượng
Bên cạnh đó, sự phối hợp giữa các phòng ban cũng đóng vai trò quan trọng trong quy trình nhập khẩu Quy trình nhập khẩu thường liên quan đến nhiều bộ phận và phải có sự tương tác và phối hợp chặt chẽ giữa chúng Các bộ phận như vận chuyển, hải quan, quản lý kho, kế toán và bộ phận bán hàng phải làm việc cùng nhau để đảm bảo thông tin và tài liệu được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời Điều này đảm bảo rằng quy trình nhập khẩu được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Một số kiến nghị
Hiện nay, quy trình khai báo hải quan được thực hiện thông qua hệ thống khai báo điện tử, giúp đơn giản hóa thủ tục và rút ngắn thời gian và chi phí khai báo Tuy nhiên, các thủ tục sau thông quan vẫn còn phức tạp Việc nhận phiếu xuất nhập bãi và xin xác nhận của nhân viên hải quan qua các giai đoạn có thể gây ra các chi phí ngoài luồng Lực lượng hải quan cần tăng cường hợp tác quốc tế với các cơ quan khác để chia sẻ thông tin và phát hiện kịp thời những hành vi gian lận từ cá nhân và doanh nghiệp, đồng thời ngăn chặn trong hoạt động trao đổi hàng hóa quốc tế Cục hải quan cần có biện pháp xử lý nghiêm khắc cho các trường hợp vi phạm nhằm hạn chế tình trạng tiêu cực gây trở ngại cho các doanh nghiệp Cần tiến hành khảo sát và đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức trong ngành Hải quan để xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng kế hoạch triển khai đào tạo, bồi dưỡng cho công chức có chuyên môn nghiệp vụ cao, hướng đến chuyên nghiệp và có tinh thần phục vụ văn minh lịch sự, tuân thủ kỷ cương, kỷ luật và trung thực Trên cơ sở đó,hàng năm, Tổng cục Hải quan sẽ ban hành kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ công chức, viên chức hải quan và tổ chức đào tạo theo chức danh đã chuẩn hóa, đảm bảo nội dung và giáo trình đã được chuẩn hóa.
3.2.2 Đối với doanh nghiệp Để đạt được thành công chung, công ty cần tăng cường bồi dưỡng và đào tạo nguồn nhân lực Điều này có thể đảm bảo qua việc áp dụng các chính sách thu hút nhân tài, hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự và đánh giá kết quả hoạt động của từng nhân viên Việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên là một yếu tố quan trọng không thể thiếu để đạt được thành công chung Hiện tại, rất nhiều nhân viên đảm đương nhiều công việc cùng một lúc, và thêm vào đó là làm việc không đúng chuyên môn, dẫn đến tình trạng trì trệ trong hoạt động và năng suất làm việc thấp, không ổn định.
Công ty cần có sự kiểm soát toàn diện đối với đội ngũ nhân viên Cần cử nhân viên có trình độ chuyên môn và tinh thần trách nhiệm cao để thực hiện khâu kiểm kê hàng hóa và nhập hàng Ngoài ra, công ty cũng có thể thực hiện những biện pháp sau:
Tạo nghiệp vụ và tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn vững vàng để bổ nhiệm vào các vị trí phù hợp. Định hướng hoàn thiện hoạt động kế toán-tài chính: Xây dựng và duy trì một hệ thống báo cáo kế toán để theo dõi và kiểm soát doanh thu, chi phí, lợi nhuận hàng tháng Điều này sẽ tạo cơ sở cho việc lập kế hoạch và đưa ra quyết định trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp.
Giải khắc phục nhược điểm và mặt hạn chế của quy trình nhập khẩu và đề xuất các giải pháp thích hợp nhằm cải thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa. Đóng góp vào việc thực hiện chính sách và chủ trương của nhà nước trong việc xây dựng và phát triển ngành xuất nhập khẩu của Việt Nam.
Những biện pháp này được áp dụng nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững cho công ty trong lĩnh vực nhập khẩu hàng hóa, đồng thời đóng góp vào sự phát triển của ngành xuất nhập khẩu của đất nước.
Đề xuất giải pháp
3.3.1 Đề xuất về cơ sở vật chất và nguồn nhân lực
Thứ nhất, công ty cần đầu tư thêm về cơ sở vật chất thiết yếu cần thiết cho nhân viên Hiện nay có rất nhiều công nghệ mới nên cần đầu tư vào hệ thống công nghệ thông tin hiện đại để quản lý và theo dõi các quy trình xuất nhập khẩu. Đảm bảo các tiêu chuẩn bảo mật và an ninh cho cơ sở vật chất, bao gồm cả hệ thống lưu trữ dữ liệu và hệ thống mạng.
Cần có thêm các buổi teambuilding để các nhân viên có thể hiểu nhau và hòa nhập hơn Tham gia các hiệp hội, tổ chức chuyên ngành để cập nhật thông tin mới nhất và chia sẻ kinh nghiệm với các doanh nghiệp khác trong ngành.
Việc quan trọng khác là những phúc lợi dành cho nhân viên để họ có thể làm việc hiệu quả và năng suất hơn Nhằm đóng góp và phát triển công ty lâu dài.
3.3.2 Đề xuất về chất lượng dịch vụ
Ngày nay, dịch vụ về xuất nhập khẩu đang được các khách hàng tìm kiếm, họ cần những công ty có thể đáp ứng nhiều nhu cầu mà họ cần Chính vì thế, công ty cần cải thiện thêm nhiều dịch vụ của mình như:
Quy trình hoạt động minh bạch: Tạo ra quy trình hoạt động rõ ràng và minh bạch để khách hàng có thể theo dõi tiến trình xuất nhập khẩu của hàng hóa Cung cấp thông tin đầy đủ về thời gian giao hàng, phí vận chuyển, thủ tục hải quan và các yêu cầu liên quan.
Chăm sóc khách hàng: Đặt khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động và tập trung vào việc cung cấp dịch vụ tận tâm và chu đáo Tạo ra kênh giao tiếp đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả với khách hàng, như qua điện thoại, email hoặc chat trực tuyến.
Kiểm soát chất lượng hàng hóa: Đảm bảo rằng hàng hóa xuất khẩu đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn Thực hiện quy trình kiểm tra, đóng gói và vận chuyển hàng hóa một cách cẩn thận để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Giải quyết khiếu nại và phản hồi: Xây dựng quy trình để giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các khiếu nại từ khách hàng Lắng nghe phản hồi từ khách hàng và sử dụng nó để cải thiện dịch vụ và quy trình làm việc. Đánh giá và cải tiến liên tục: Thực hiện đánh giá định kỳ về chất lượng dịch vụ và tiến hành cải tiến dựa trên phản hồi từ khách hàng và nhân viên Tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích đề xuất ý kiến từ tất cả các bộ phận và cấp bậc trong công ty.