QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU ỦY THÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG ĐỒ ÁN NGHIỆP VỤ NGOẠI THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING GIỚI THIỆU: 1 PHẦN 1:NHẬT KÝ THỰC HIỆN HPĐA 2 PHẦN 2:GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG 4 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong 4 2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong 4 2.3 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong 6 2.4 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong giai đoạn 20182020 9 2.5 Định hướng phát triển Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong 11 TÓM TẮT PHẦN 2: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG 13 PHẦN 3:QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU ỦY THÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG 14 3.1. Khái niệm về nhập khẩu ủy thác 14 3.2. Quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác tại Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong 15 3.2.1. Xin giấy phép nhập khẩu 16 3.2.2. Mở LC 16 3.2.3. Thuê phương tiện vận tải 17
THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong
Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong cấp giấy phép ngày 10/09/2012 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0311960563 của sở Kế Hoạch Và Đầu
Tư Công ty hoạt động vào ngày 15/09/2012.
Tên giao dịch Tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG
Tên giao dịch quốc tế: TAN THUAN PHONG LOGISTICS JOINT STOCK COMPANY
Địa chỉ: 242 Bùi Văn Ba, khu phố 2, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh
Hình 2.1 LOGO CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG
(Nguồn:Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong)
Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong
Vốn điều lệ của công ty là 8 tỷ đồng, trong đó một phần được sử dụng để đầu tư vào cơ sở vật chất văn phòng, trong khi phần còn lại được dành hoàn toàn cho hoạt động kinh doanh.
Công ty hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực kinh doanh đòi hỏi vốn đầu tư ban đầu lớn, đặc biệt là trong ngành vận tải với nhu cầu đầu tư vào đầu kéo và xe tải chuyên chở Do thuộc loại hình kinh doanh tư nhân, nguồn vốn của công ty có hạn, vì vậy hầu hết cơ sở vật chất đều được thuê.
Ngành giao nhận hiện nay sử dụng các máy móc hiện đại như 4 đầu kéo container và 4 xe tải để nâng cao hiệu quả phục vụ và tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, do nguồn vốn hạn chế, công ty chưa thể đầu tư vào kho bãi và thùng container, mà chủ yếu phải thuê kho để đáp ứng nhu cầu vận chuyển.
Các loại hình kinh doanh:
-Bốc xếp, đóng gói hàng hóa
-Dịch vụ giao nhận, kho bãi
-Cho thuê phương tiện, thiết bị
-Dịch vụ vận tải hàng hóa
-Dịch vụ cung ứng tàu biển
-Thông quan hàng hóa XNK tại các cảng biển.
2.3 Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong:
Sơ đồ 2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ BỘ MÁY CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG
(Nguồn: Bộ phận kế toán) Đại hội đồng cổ đông:
-Gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty cổ phần bao gồm các chức năng:
-Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát.
Công ty có thể quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ, ngoại trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ thông qua việc bán thêm cổ phần mới, trong giới hạn số lượng cổ phần được phép chào bán theo quy định của điều lệ công ty.
6 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BỘ PHẬN KHAI THÁC ĐỘI KHOHÀNG
Cơ quan quản lý công ty có quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông.
Công ty sẽ thực hiện các quyết định chiến lược phát triển, bao gồm việc bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức giám đốc, phó giám đốc cùng kế toán trưởng Đồng thời, công ty cũng quyết định mức lương và các lợi ích khác dành cho các cán bộ quản lý này.
-Bảo đảm an ninh, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
-Tổ chức thanh tra và xử lý những vi phạm nội quy, quy chế và điều lệ.
Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm quản lý hoạt động hàng ngày của công ty, báo cáo trực tiếp với hội đồng quản trị về việc tổ chức và điều phối toàn bộ các hoạt động tác nghiệp diễn ra hàng ngày.
-Ký các báo cáo, văn bản hợp đồng, các chứng từ của Công ty theo sự phân cấp của Điều lệ.
Để quyết định số lượng nhân sự, mức lương, trợ cấp, lợi ích, cũng như các vấn đề liên quan đến việc bổ nhiệm và miễn nhiệm, cần tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị về các điều khoản trong hợp đồng lao động.
-Đề xuất những biện pháp nâng cao hoạt động và quản lý của công ty
-Có chức năng nắm bắt các thông tin kinh tế thị trường, xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư cho từng giai đoạn.
-Lập phương án kinh doanh cụ thể và giám sát thực hiện, tham mưu cho Tổng giám đốc công ty về đầu tư, sản xuất kinh doanh.
-Quản lý đội tàu, phân bổ tàu chạy các tuyến, lên kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa đảm bảo khả năng vận tải của đội tàu.
-Giải quyết các vấn đề trục trặc phát sinh khi lấy container tại bãi, chuyển tàu…
-Chủ động liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và sắp xếp theo tiến độ công việc
Để hoàn tất quy trình xuất nhập khẩu, cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ bao gồm danh sách đóng gói (packing list), hóa đơn (invoice), giấy chứng nhận giao hàng (D/O) và các chứng từ vận chuyển khác Bên cạnh đó, cần thực hiện các thủ tục giao nhận hàng và thanh toán để nộp cho bộ phận giao nhận.
Quản lý theo dõi hợp đồng và đơn hàng là rất quan trọng trong việc xác định thời gian xuất hoặc nhập hàng Cần lập kế hoạch vận chuyển lô hàng và liên hệ với các hãng tàu hoặc Forwarder để thực hiện đặt chỗ Tùy thuộc vào từng hợp đồng, nhân viên sẽ phối hợp với ngân hàng để mở L/C.
-Cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban hành nhằm đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật.
Cần có trách nhiệm trong việc báo cáo tài chính khi lãnh đạo yêu cầu, đồng thời nắm bắt rõ tình hình tài chính để thông báo kịp thời cho giám đốc trong quá trình ra quyết định Ngoài ra, cần giải quyết các chế độ liên quan đến tiền lương, thưởng, thai sản và quản lý doanh thu, thanh toán hợp đồng, công nợ cũng như tài sản cố định.
Lập báo cáo phản ánh kết quả kinh doanh của công ty là cần thiết để tổng kết, đánh giá và đề xuất phương hướng giải quyết những thiếu sót cho giai đoạn tiếp theo.
Đơn vị quản lý có trách nhiệm thực hiện giao nhận hàng hóa, lưu kho, bảo quản và giữ gìn hàng hóa thông quan tại cảng theo yêu cầu của đại lý và khách hàng.
-Chất xếp đúng kỹ thuật, quy cách theo lô, bill tàu, và độ thông thoáng cần thiết.
-Tổng kết, đối chiếu, báo cáo số liệu hàng hóa qua kho bãi do mình quản lý cho các bộ phận có liên quan.
-Khai thác tối đa diện tích kho, bãi thuộc đơn vị do mình quản lý.
-Giao nhận, kết toán tàu, thực hiện các báo cáo về phương án để thượng vụ thu cước phí với các bên liên quan.
-Quản lý hệ thống kho, bến bãi, đảm bảo an toàn hiệu quả đúng với các quy trình quy định của công ty.
-Báo cáo cập nhật hằng ngày sản lượng hàng hóa xếp dỡ.
-Theo dõi kết toán hàng hóa xuất nhập thông qua đảm bảo đầy đủ, chuẩn xác.
2.4.Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong giai đoạn 2018-2020:
2.4.1 Kết quả chung về hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong giai đoạn 2018-2020:
Kết quả kinh doanh của công ty phản ánh năng lực hoạt động trong xuất nhập khẩu, thể hiện sự phát triển qua các giai đoạn Điều này quyết định khả năng tiếp tục hoạt động hoặc yêu cầu điều chỉnh hợp lý về thu chi của công ty ĐVT: triệu đồng.
Tỷ suất lợi nhuận / doanh thu (%) 8.79 9.63 9.32
Bảng 2.3 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG GIAI ĐOẠN 2018-2020
Năm 2018, Công ty ghi nhận doanh thu 1.342 triệu đồng, trong đó chi phí chiếm 85,1%, tương đương 1.142 triệu đồng Lợi nhuận sau thuế đạt 118 triệu đồng, chiếm 8,79% trong cơ cấu doanh thu.
Năm 2019, doanh thu tăng 17,09%, chi phí tăng 19,62% chiếm 64,57% trong cơ cấu doanh thu.
Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong giai đoạn 2018-2020
2.4.1 Kết quả chung về hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong giai đoạn 2018-2020:
Kết quả kinh doanh của công ty phản ánh khả năng hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đồng thời thể hiện sự phát triển qua từng giai đoạn Những kết quả này quyết định việc công ty có tiếp tục hoạt động hay cần điều chỉnh chiến lược thu chi cho phù hợp ĐVT: triệu đồng.
Tỷ suất lợi nhuận / doanh thu (%) 8.79 9.63 9.32
Bảng 2.3 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG GIAI ĐOẠN 2018-2020
Năm 2018, Công ty ghi nhận doanh thu đạt 1,342 triệu đồng, trong đó chi phí chiếm 85,1%, tương đương 1,142 triệu đồng Lợi nhuận sau thuế đạt 118 triệu đồng, chiếm 8,79% tổng doanh thu.
Năm 2019, doanh thu tăng 17,09%, chi phí tăng 19,62% chiếm 64,57% trong cơ cấu doanh thu.
Doanh thu và lợi nhuận của công ty liên tục tăng trưởng qua các năm, cho thấy xu hướng phát triển tích cực Đây được coi là thành công đáng ghi nhận của công ty, mặc dù thị trường dịch vụ giao nhận vận tải đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt trong những năm gần đây.
Năm 2020, các doanh nghiệp Việt Nam đối mặt với nhiều thách thức do dịch COVID-19 bùng phát, dẫn đến tình hình kinh tế khó khăn và ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu Sự cạnh tranh gia tăng giữa các công ty trong khu vực cũng tác động tiêu cực đến nguồn hàng, khiến doanh thu và lợi nhuận giảm sút.
2.4.2 Kết quả kinh doanh theo cơ cấu hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong:
Từ khi thành lập, công ty luôn nỗ lực phục vụ khách hàng với mục tiêu mang lại sự tiện lợi tối đa về thời gian, thủ tục và tiết kiệm chi phí vận chuyển Dù là một công ty vừa, chúng tôi cam kết duy trì chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Sự phát triển nhanh chóng của công ty được thúc đẩy bởi sự cống hiến và gắn bó của đội ngũ nhân viên Chúng tôi tự hào khi được công nhận là một trong những công ty logistics hàng đầu tại TPHCM.
Bảng 2.4 LỢI NHUẬN THUẦN VỀ CƠ CẤU KINH DOANH CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG GIAI ĐOẠN 2018-2020
Trong năm 2018, doanh thu từ dịch vụ vận tải đạt 1,085 triệu đồng, chiếm 84% tổng doanh thu Sang năm 2019, doanh thu vẫn duy trì ở mức 1,085 triệu đồng, với tốc độ tăng trưởng 13,17% so với năm 2018.
Trong năm 2018, doanh thu từ hoạt động kinh doanh thủ tục Hải quan đạt 100 triệu đồng, chiếm 7,45% tổng doanh thu của công ty Năm 2019, doanh thu tăng lên 220 triệu đồng, chiếm 16,3% Tuy nhiên, năm 2020, doanh thu giảm xuống còn 180 triệu đồng, chiếm 12,47%.
Năm 2018, hoạt động thương mại ghi nhận mức 157 triệu đồng Tuy nhiên, vào năm 2020, các dịch vụ vận tải hàng hóa, thủ tục hải quan và hoạt động thương mại đã giảm mạnh do tác động của dịch Covid-19.
2.5 Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong: 2.5.1.Tầm nhìn và sứ mệnh:
-Trở thành doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hàng đầu khu vực thành phố Hồ Chí Minh, cạnh tranh với các khu vực lân cận.
- Chất lượng dịch vụ luôn được đặt lên hàng đầu.
- Cải tiến: Luôn không ngừng cải tiến chất lượng và dịch vụ
- Tôn trọng: Luôn tôn trọng nhân viên, khách hàng và đối tác.
- Trách nhiệm: Luôn có trách nhiệm với các dịch vụ mà mình cung cấp.
Mục tiêu khách hàng: gia tăng giá trị cung cấp cho khách hàng về chất lượng, tiến độ.
Mục tiêu phát triển năng lực:
+ Linh hoạt thích ứng với các biến động của thị trường.
+ Tăng hiệu quả sử dụng nhân lực, tăng hiệu quả quản trị chi phí.
2.5.3.Các giải pháp đưa ra:
-Xây dựng, chuẩn hóa hệ thống quy trình quản lý tài chính và thực hiện áp dụng nghiêm ngặt.
-Xây dựng kế hoạch tài chính định kỳ 1 năm – 3 năm.
-Nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân sự.
Quản trị nguồn nhân lực:
-Sắp xếp lại và tinh giản đội ngũ nhân sự, chính sách trả lương theo kết quả công việc.
-Tuyển dụng đào tạo và phát triển đội ngũ quản lý, kỹ thuật, kinh doanh đáp ứng yêu cầu chiến lược phát triển.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG
Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong đã trải qua quá trình hình thành và phát triển mạnh mẽ, đóng góp tích cực vào sự phát triển của ngành logistics và vận tải tại Việt Nam Với cơ cấu tổ chức rõ ràng và phân công trách nhiệm cụ thể, công ty áp dụng mô hình quản trị chức năng để nâng cao hiệu quả chuyên môn và phối hợp giữa các phòng ban Từ năm 2018 đến 2020, tình hình kinh doanh của công ty phát triển khả quan, với việc thiết lập các mục tiêu cụ thể về tài chính và khách hàng Công ty cũng đã triển khai nhiều giải pháp nhằm quản lý tài chính, nguồn nhân lực và hệ thống quản lý, đạt được hiệu quả tối ưu trong hoạt động kinh doanh.
Để nghiên cứu sâu về hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, phần 3 sẽ tập trung vào việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác tại Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong.
TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU ỦY THÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG
Khái niệm về nhập khẩu ủy thác
3.1.1.Hợp đồng nhập khẩu ủy thác:
Hợp đồng thương mại quốc tế là thỏa thuận giữa doanh nghiệp trong nước có vốn và ngoại tệ riêng, với nhu cầu nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ Doanh nghiệp này ủy thác cho một đơn vị có kinh nghiệm trong giao dịch ngoại thương để tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa theo yêu cầu Đổi lại, doanh nghiệp ủy thác nhận được một khoản thù lao gọi là phí ủy thác.
3.1.2 Đặc điểm của nhập khẩu ủy thác: a Về chủ thể:
• Chủ thể uỷ thác nhập khẩu
Tất cả các doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp pháp và/hoặc giấy phép đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều đủ điều kiện để thực hiện uỷ thác nhập khẩu.
• Chủ thể nhận uỷ thác nhập khẩu
Tất cả các doanh nghiệp có giấy phép đăng ký kinh doanh và mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều có quyền nhận uỷ thác nhập khẩu Điều này đảm bảo rằng các doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và đáp ứng các yêu cầu cần thiết để tham gia vào hoạt động nhập khẩu.
• Ðối với bên uỷ thác
- Có đăng ký kinh doanh hợp pháp và/ hoặc có giấy phép đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu
- Có hạn ngạch hoặc chỉ tiêu nhập khẩu, nếu uỷ thác nhập khẩu những hàng hoá thuộc hạn ngạch hoặc kế hoạch định hướng
- Ðược cơ quan chuyên ngành đồng ý bằng văn bản đối với những mặt hàng nhập khẩu chuyên ngành.
- Có khả năng thanh toán hàng hoá nhập khẩu uỷ thác
• Ðối với bên nhận uỷ thác
- Có giấy phép đăng ký kinh doanh và giấy phép đăng ký mã số xuất nhập khẩu
- Có ngành hàng phù hợp với hàng hoá nhận xuất nhập khẩu uỷ thác c Phạm vi:
- Uỷ thác và nhận uỷ thác nhập khẩu những mặt hàng không thuộc diện Nhà nước cấm nhập khẩu
- Bên uỷ thác chỉ được uỷ thác nhập khẩu những mặt hàng nằm trong phạm vi kinh doanh đã được quy định trong giấy phép đăng ký kinh doanh
- Bên uỷ thác có quyền lựa chọn bên nhận uỷ thác có đủ điều kiện theo quy định trên để ký hợp đồng uỷ thác.
3.2 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác tại Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong:
Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong chuyên thực hiện nhập khẩu hàng hóa để tiêu thụ trong nước thông qua hình thức nhập khẩu ủy thác Công ty ký hợp đồng với các doanh nghiệp Việt Nam có giấy phép xuất nhập khẩu nhưng thiếu kinh nghiệm và cơ sở vật chất Với khả năng đáp ứng các yêu cầu của đối tác, Tân Thuận Phong hợp tác thông qua hợp đồng ủy thác để thực hiện hoạt động nhập khẩu hiệu quả.
Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Tây đảm nhận toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa, từ việc đàm phán và ký kết hợp đồng cho đến các bước cuối cùng, đảm bảo thực hiện đúng theo cam kết trong "Hợp đồng ủy thác nhập khẩu".
Quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác tại Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong
Các bước tiến hành tổ chức hợp đồng nhập khẩu ủy thác theo mô hình sau:
Hình 3.1 – SƠ ĐỒ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU ỦY THÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG
(Nguồn: Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong)
3.2.1.Xin giấy phép nhập khẩu:
Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong sẽ không cần thực hiện thủ tục xin giấy phép nhập khẩu, mà thay vào đó, bên nhờ sẽ ủy thác cho công ty thực hiện việc này trực tiếp.
Khi ký hợp đồng nhận ủy thác, việc xem xét kỹ giấy phép nhập khẩu từ bên nhờ ủy thác là rất quan trọng Quy trình này quyết định khả năng nhập khẩu lô hàng về Việt Nam, vì nếu thiếu chứng từ này, việc nhập khẩu sẽ không thể thực hiện được.
Hình thức thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ (L/C) là phương thức phổ biến trong xuất nhập khẩu, nhờ vào tính an toàn và độ tin cậy cao.
Thuê phương tiện vận tải
Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Xin giấy phép nhập khẩu
Khiếu nại, giải quyết và thanh lý hợp đồng
Làm thủ tục thanh toán
Nhận hàng và kiểm tra hàng nhập khẩu
Làm thủ tục hải quan Để thanh toán bằng hình thức này thì công việc đầu tiên và bắt buộc đó là mở L/
C Trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác, trách nhiệm mở L/C thuộc về bên nhận ủy thác Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong.
Những giấy tờ cần thiết để đến ngân hàng xin mở L/C:
- Đơn xin mở L/C (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng) Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết.
- Hợp đồng ủy thác nhập khẩu.
- Quota (nếu là các hàng hóa quản lý bằng hạn ngạch).
- Phương án kinh doanh trả chậm (nếu L/C trả chậm).
Khi doanh nghiệp thực hiện mở L/C sẽ phải ký quỹ với Ngân hàng, đồng thời trả phí mở L/C.
3.2.3 Thuê phương tiện vận tải:
Tùy thuộc vào điều kiện giao hàng, trách nhiệm thuê phương tiện vận tải có thể thuộc về bên xuất khẩu hoặc bên nhập khẩu Đối với các điều kiện như EXW, FCA, FAS, và FOB, trách nhiệm vận tải hoàn toàn thuộc về bên nhập khẩu, người này sẽ chịu trách nhiệm tổ chức, chi phí và rủi ro liên quan đến quá trình vận tải.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, bên thuê phương tiện vận tải cần dựa vào khối lượng, đặc điểm hàng hóa và điều kiện vận tải để lựa chọn phương tiện phù hợp Việc này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
3.2.4 Mua bảo hiểm cho hàng hóa:
Theo điều kiện giao hàng CIF và CIP, người bán có trách nhiệm mua bảo hiểm tối thiểu theo điều kiện C Nếu bên nhập khẩu mong muốn có bảo hiểm tốt hơn cho hàng hóa, cần phải có quy định cụ thể trong hợp đồng.
Trên thế giới và Việt Nam thường áp dụng 3 điều kiện bảo hiểm chính sau:
- Điều kiện bảo hiểm tối thiểu C
3.2.5 Làm thủ tục hải quan:
Quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hóa gồm 3 bước:
Khai báo hải quan là quá trình mà chủ hàng phải kê khai chi tiết thông tin về hàng hóa trên tờ khai hải quan, bao gồm tên hàng, ký mã hiệu, phẩm chất, số lượng, khối lượng, đơn giá, tổng giá trị và xuất xứ Đồng thời, cần nộp kèm các chứng từ liên quan như giấy phép nhập khẩu, C/O, C/I, C/Q, hóa đơn và phiếu đóng gói.
Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong có trách nhiệm xuất trình hàng hóa tại địa điểm quy định và tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan hải quan trong việc kiểm tra hàng hóa thực tế.
Hải quan sẽ đưa ra quyết định sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hóa, bao gồm các lựa chọn như cho phép hàng hóa qua biên giới, cho phép với điều kiện nhất định, hoặc từ chối nhập khẩu.
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày mở tờ khai hải quan, Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong có trách nhiệm thay mặt bên giao ủy thác thực hiện nghĩa vụ thuế, bao gồm thuế nhập khẩu và thuế VAT.
3.2.6 Nhận và kiểm tra hàng nhập và giao hàng cho bên ủy thác:
Sau khi nhận hàng nhập khẩu, Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong sẽ phối hợp với bên giao ủy thác, công ty giám định hàng hóa, cũng như các cơ quan ga, cảng và cơ quan kiểm dịch động thực vật để tiến hành kiểm tra hàng hóa.
Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện tổn thất hư hỏng, Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong cần lập thư dự kháng và biên bản giám định ngay lập tức Biên bản này sẽ được ký nhận bởi các cơ quan kho cảng và công ty giám định do hai bên chọn, làm bằng chứng cho việc khiếu nại bên xuất khẩu Việc kiểm tra hàng hóa một cách kỹ lưỡng và kịp thời sẽ giúp phát hiện sai sót và bảo vệ quyền lợi của công ty.
18 đòi bên xuất khẩu bồi thường ngay thì sẽ đẩy nhanh tốc độ thực hiện hợp đồng, tránh rủi ro.
3.2.7 Làm thủ tục thanh toán:
Trong quy trình nhập khẩu ủy thác, nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán của Công ty
Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong bao gồm: thanh toán với nhà xuất khẩu và thanh toán với bên giao ủy thác.
Thanh toán với nhà xuất khẩu:
Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong thực hiện quy trình nhận và giao hàng cho công ty ủy thác, sau đó tiến hành thanh toán cho bên xuất khẩu Thông thường, công ty ủy thác đã thanh toán trước cho Tân Thuận Phong để công ty này thực hiện nghĩa vụ thanh toán Tuy nhiên, trong một số trường hợp, công ty có thể phải tự chi trả trước khoản thanh toán nếu chưa nhận được tiền ứng trước từ bên ủy thác.
Thanh toán quốc tế là một nghiệp vụ quan trọng, cho phép thực hiện giao dịch qua nhiều hình thức khác nhau như thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ, thanh toán nhờ thu, và chuyển tiền.
Thanh toán với bên ủy thác:
Sau khi Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong hoàn tất việc giao hàng cho bên ủy thác, bên ủy thác sẽ phải thanh toán khoản phí ủy thác, được tính theo tỷ lệ đã thỏa thuận.
% trên tổng giá trị hợp đồng, tỷ lệ này đã được hai bên thỏa thuận trước đó.
Nhận xét quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác tại Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong
Sau khi hoàn thành nghĩa vụ của hợp đồng, Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong sẽ được nhận khoản phí ủy thác còn lại.
Cuối cùng, bên ủy thác và bên nhận ủy thác sẽ thống nhất về ngày, giờ và địa điểm để ký biên bản thanh lý hợp đồng, chính thức kết thúc hợp đồng nhập khẩu ủy thác.
3.4 Ưu điểm, hạn chế trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác: 3.4.1.Ưu điểm:
+ Có những phương án hợp lý trong giao nhận hàng.
Sự phối hợp ăn ý giữa bên ủy thác và bên giao ủy thác, cùng với sự hợp tác hoàn hảo giữa bên xuất khẩu và bên nhận ủy thác, đảm bảo quy trình thực hiện hợp đồng diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.
Công ty thuê ngoài thực hiện các bước như làm thủ tục hải quan, nhận hàng và vận chuyển hàng từ cảng đến bên bán, dẫn đến việc phát sinh chi phí thuê ngoài cho các hoạt động này Hơn nữa, việc không tự thực hiện các quy trình này khiến Công ty mất đi tính chủ động trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh, vì phải phụ thuộc vào bên thứ ba.
Việc mở L/C có thể gặp khó khăn do sai sót trong nội dung hoặc cần chỉnh sửa, dẫn đến chi phí phát sinh và ảnh hưởng đến tiến độ hợp đồng Những chi phí này là không cần thiết và doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh được.
Một số kiến nghị về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác tại Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong
3.5.1 Kiến nghị về quá trình thực hiện hợp đồng:
Để đảm bảo tiến độ thực hiện hợp đồng, Tân Thuận Phong cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan đến lô hàng nhập khẩu khi thuê ngoài các nghiệp vụ Việc này giúp tránh tình trạng chậm trễ do thiếu giấy tờ và đảm bảo công ty dịch vụ thực hiện đúng thời hạn theo hợp đồng đã ký kết.
Trước khi mở L/C, Công ty nên tạo một mẫu L/C và gửi qua Fax cho đối tác để đối chiếu với hợp đồng Nếu các điều khoản trong L/C được chấp nhận, Tân Thuận Phong sẽ tiến hành mở L/C thật Đồng thời, Công ty cần phân công cán bộ có chuyên môn để tránh những lỗi nhỏ như sai chính tả hay nội dung, nhằm đảm bảo quy trình mở L/C diễn ra nhanh chóng và không ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng.
3.5.2 Kiến nghị chung phát triển công ty:
Để đảm bảo hiệu quả trong công việc, cần tạo ra nguồn nhân lực chất lượng cao, có kiến thức vững chắc về các nghiệp vụ chuyên môn, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, công ty cần chú trọng đến cơ sở vật chất và xây dựng một không gian làm việc thoải mái, thân thiện Điều này không chỉ giúp tăng cường sự đoàn kết giữa các bộ phận mà còn gắn kết các thành viên trong nội bộ, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc chung.
TÓM TẮT PHẦN 3: QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU ỦY THÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS TÂN THUẬN PHONG
Công ty Cổ phần Logistics Tân Thuận Phong có quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng chuyên nghiệp và rõ ràng, với sự phân chia nhiệm vụ và chuyên môn hợp lý giữa các phòng ban Điều này giúp tối ưu hóa trách nhiệm và vận dụng kiến thức sâu sắc trong từng khâu Ngoài ra, công ty cũng chú trọng đổi mới và cập nhật thông tin nhanh chóng, đảm bảo quy trình thực hiện hợp đồng đạt hiệu quả cao.