TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: LÊ NGỌC TUYỀN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ HÀNG HÓA
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT
Giới thiệu tổng quát về Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ Thuật
Thiết bị Kỹ Thuật Gia Phát
• Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT
• Tên giao dịch: GIA PHAT TECHNOLOGY EQUIPMENT SERVICES TRADING CO., LTD
• Trụ sở chính: 70 Võ Oanh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh máy vi tính, thiết bị ngoại vi, các phần mềm khác
• Đại diện pháp luật: Đỗ Văn Chiến
• Số lượng nhân viên: 25 nhân viên
• Logo công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát
Hình 1- 1: Logo Công ty TNHH Thương Mại Dịch
Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát
Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát Đầu tiên, Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ Thuật Gia Phát chọn ngày 13 tháng 8 năm 2015 là ngày bắt đầu hoạt động tại trụ sở 70 Võ Oanh, phường
25, Quận Bình Thạnh Đây cũng là trụ sở đầu tiên của công ty Ngay thời điểm đó, ông Đỗ Văn Chiến cũng là người giữ chức giám đốc đầu tiên tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ Thuật Gia Phát
Tiếp theo, những năm 2016-2017, Công ty chỉ hoạt động và giao dịch trên những hợp đồng nhỏ lẻ Những hoạt động đó chủ yếu là nhập khẩu các thiết bị điện tử và camera từ nước ngoài về Việt Nam, nhằm phân phối cho các các nhà bán lẻ tại thành phố Hồ Chí Minh Lúc bấy giờ, thị trường Camera đang là thị trường có triển vọng Bên cạnh đó, Khi công ty chỉ là một startup, công ty đã chiêu mộ và đào tạo sinh viên thực tập để xây dựng một đội ngũ tài năng, trẻ trung, bước tiến này là giai đoạn phát triển đầu tiên của công ty Từ sau năm 2017, công ty đã tạo được danh tiếng, độ uy tín nhất định và hợp tác, ký được một số hợp đồng lớn từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ Thuật Gia Phát chính thức xuất hiện trên đường đua thương mại, với mục tiêu đạt lợi nhuận tối đa và tìm kiếm được các đối tác lớn ở nước ngoài, thêm vào đó là đa dạng nguồn khách hàng trên cả nước và thế giới
Thành lập từ năm 2015, tính đến thời điểm hiện tại thì Công ty Gia Phát đã hoạt động trên 7 năm, một doanh nghiệp phát triển theo từng năm, trải qua rất nhiều khó khăn để tồn tại trên thương trường Doanh nghiệp luôn tìm kiếm các giải pháp và cải thiện hoạt động kinh doanh và đạt mục tiêu doanh thu tối đa của doanh nghiệp đề ra.
Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát
Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát 1.3.1 Cơ cấu tổ chức và chức năng từng phòng ban của Công ty
TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát
Hình 1-1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát
Sơ đồ cơ cấu tổ chức chỉ rõ ra các quyền hạn, trách nhiệm, trách nhiệm từ trên cao xuống dưới khác Mỗi phân cấp, bộ phận đều có chức năng riêng, vận hành một hoạt động riêng của công ty cũng như có cách làm việc, giải quyết vấn đề riêng biệt, nhưng lại có hiệu quả và góp vào hoạt động kinh doanh chung quy của công ty để tối ưu hoạt động kinh doanh để đạt lợi nhuận tối đa
• Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, giữ vai trò lãnh đạo và đầu não điều hành của công ty Người này cũng đóng vai trò chịu trách nhiệm pháp lý, đứng ra ký kết hợp đồng kinh tế của các đối tác hợp tác hay các khách hàng
• Phòng kế toán: Là phòng quản lý tất cả các khoản tài chính của công ty, bao gồm: chi thu, nguồn vốn, chi trả lương cho nhân sự… Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty được bộ phận kế toán biểu thị rõ nhất bằng những con số rõ ràng, cụ thể và là nơi hoàn thành các số tiền đóng thuế cho Nhà nước Tại đây, nhân viên tổ chức ghi chép, hạch toán, bảo quản, báo cáo sổ sách cụ thể có hệ thống
• Phòng kinh doanh: Là phòng có chức năng đi tìm kiếm khách hàng, đại lý niềm năng có cơ hội hợp tác cao, thêm vào đó là tiếp cận, tư vấn trực tiếp các sản phẩm của công ty cho khách hàng Bộ phận này, còn đề ra các kế hoạch, mục tiêu kinh doanh, phát triển các chiến lược kinh doanh cạnh tranh, thực hiện các kế hoạch kinh doanh Phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ chăm sóc, tiếp nhận những phản hồi từ khách hàng, giữ các mối quan hệ từ khách hàng cũ Nhiệm vụ tiếp đón khách hàng, thỏa thuận và giải quyết các vấn đề trên hợp đồng ký kết hợp tác Bên cạnh đó, bộ phận còn đảm nhận việc tìm kiếm nhân sự mới khi các phòng ban khác cần và đánh giá các nguồn nhân lực đang hoạt động
• Phòng xuất nhập khẩu: Là phòng tập trung những công việc xuất nhập khẩu của công ty Gia Phát
• Bộ phận chứng từ: Soạn thảo, kiểm tra các chứng từ và hợp đồng xuất nhập khẩu, hồ sơ thanh toán quốc tế Quản lý và lưu trữ các hồ sơ liên quan của phòng xuất nhập khẩu Ngoài ra, bộ phận còn có nhiệm vụ liên hệ với các đối tác khách hàng, nhà cung ứng để làm Booking, nhận thông báo hàng đến, lệnh giao hàng… Sau cùng thông báo cho khách hàng về lịch trình giao nhận hàng, cập nhật các văn bản pháp luật của các mặt hàng tại Công ty Gia Phát
• Bộ phận giao nhận: Liên hệ với bộ phận chứng từ để nhận những chứng từ cần thiết, thực hiện các thủ tục hải quan để thông quan, đến cơ quan có thẩm quyền làm thủ tục lấy C/O, giấy chứng nhận kiểm định, giám định Còn có nhiệm vụ đến các hãng tàu lấy vận đơn, lệnh giao hàng, tiếp nhận hàng hóa từ khách hàng, tiến hành quá trình bốc dỡ và cân hàng tại các cảng biển, kho
Bảng 1-1: Cơ cấu nhân sự của Công Ty Gia Phát Nguồn: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát
Công ty Gia Phát có số lượng nhân viên tổng số lượng là 43 vào năm 2020, qua năm 2021 có 45 người Nhân viên với độ tuổi trẻ trung, từ 22 tuổi - 40 tuổi chiếm đa số công ty Gia Phát luôn chiêu mộ và tuyển dụng các nhân viên trẻ tuổi Công ty chỉ đào tạo và nhận những nhân viên có bằng đại học và cao đẳng trở lên, vì những nghiệp vụ của công ty cần đội ngũ có tri thức cao, có trình độ tương xứng với những phòng ban làm việc Tại phòng xuất nhập khẩu, có những đầu việc cần từ 2 đến 3 nhân viên xử lý, nên đôi khi sẽ chậm tiến độ vì nhân lực xử lý các việc không kịp tiến độ do thiếu nhân lực Nhận biết được tầm quan trọng của nhân lực lao động, năm 2021 công ty Gia Phát đã tuyển thêm 1 nhân viên có trình độ cao để xử lý các chứng từ và hạn chế việc chậm tiến độ cũng như đảm bảo sức khỏe cho các nhân viên của công ty Nhưng đó cũng chỉ là cải thiện vì cơ bản, nhân lực của công ty chỉ đáp ứng một phần nào cho tất cả các đầu việc
1.4 Hoạt động chính và nhiệm vụ của Công ty TNHH Thương mại
Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát
Hoạt động chính của Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát 15 1.5 Tình hình và kết quả kinh doanh chung của công ty những năm gần đây (2020- 2022) 16 TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát
• Xuất khẩu trực tiếp: Tổ chức thực hiện các Hợp đồng xuất khẩu giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác qua các nước khu vực Châu Á: Trung Quốc, Thái Lan, Malaysia, Indonesia, UAE
• Xuất khẩu ủy thác: tổ chức thực hiện các hợp đồng xuất khẩu ủy thác thay cho các công ty khác
• Nhập khẩu máy móc thiết bị về máy vi tính, máy ghi hình, thiết bị ngoại vi và phần mềm
• Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên kinh doanh tại Việt Nam
Nhiệm vụ của Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát
• Chấp hành nghiêm túc các chế độ chính sách, pháp luật của nhà nước và tập quán quốc tế liên quan đến công tác giao nhận vận tải, các quy định về tài chính Xây dựng và thực hiện tốt các nhiệm vụ và phương hướng, lập kế hoạch kinh doanh và tổ chức hoạt động kinh doanh trong toàn công ty để đạt mục tiêu đề ra
• Đảm bảo đời sống cho tất cả nhân viên tại công ty, phân phối công bằng hợp lý các khoản thu nhập, công việc, đãi ngộ và đảm bảo điều kiện làm việc an toàn
• Đổi mới các trang thiết bị và luôn nâng cao trình độ cũng như nghiệp vụ cho các nhân viên
• Quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả Đầu tư vào các dự án lớn, góp phần nâng cao hiệu quả trong kinh doanh Có nhiệm vụ thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc thật tốt, đảm bảo về mặt thời gian, chất lượng của dịch vụ
• Với nhiệm vụ được đặt ra từ những năm đầu thành lập là trở thành “Đối tác về chất lượng”, Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát cam kết cung cấp cho khách hàng sản phẩm với chất lượng, kèm dịch vụ tốt nhất Khách hàng của Gia Phát hoàn toàn có thể yên tâm khi lựa chọn sản phẩm của công ty Ngoài ra, Công ty còn đề ra các nhiệm vụ khác về việc xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình, không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đạt hiệu quả kinh doanh để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của quý khách hàng
1.5 Tình hình và kết quả kinh doanh chung của công ty những năm gần đây (2020-2022)
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2019 – 2021, Phòng Kế toán)
Doanh thu của Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Qua báo cáo kết quả kinh doanh trên, doanh thu của Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát trong giai đoạn từ năm 2019 – 2021 tăng đều qua từng năm, cụ thể năm 2019, tổng doanh thu của Công ty đạt 7.402,74 triệu đồng Sang năm 2020, mặc dù cả thị trường thế giới chịu sự ảnh hưởng của dịch Covid khiến nhiều ngành nghề tê liệt nhưng doanh thu Công ty vẫn khá ổn định và có xu hướng tăng tuy ít, đạt 8.558,05 triệu đồng So với năm 2019, doanh thu năm 2020 tăng 5,06% tương đương với 1.155,31 triệu đồng, nguyên nhân là vì Công ty vẫn duy trì được lượng hàng hóa ổn định từ khách hàng cũ, cũng như sự cố gắng và nhiệt huyết từ các nhân viên Công ty trong thời gian đó
Năm 2021, doanh thu tăng 19.91% so với năm 2020, tương đương 1.704,31 triệu đồng, lúc này Công ty đã có được sự uy tín, an toàn trong lĩnh vực kinh doanh của mình Đồng thời, Gia Phát đã tìm kiếm được nguồn khách hàng tiềm năng Chứng tỏ tình hình kinh doanh của Công ty qua các năm rất ổn định và ngày càng có chỗ đứng vững vàng trên thị trường
Chi phí của Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Chi phí năm 2020 của Công ty tăng 13,40%, tương đương với 641,54 triệu đồng so với năm trước (2019) Được biết, Công ty góp vốn vào cơ sở hạ tầng, trang thiết bị nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả dịch vụ và sản phẩm Do đã đầu tư một khoản chi phí vào năm 2021, nên đến năm 2021, Công ty đã giảm thiểu được chi phí đầu tư, cụ thể năm 2021 tuy chi phí tăng 559,55 triệu đồng so với năm 2020 nhưng tốc độ tăng đã giảm so với năm 2019/2020 là 10,31% Qua đó, Công ty đã có biện pháp kiểm soát dòng chảy của nguồn chi phí một cách hiệu quả và hợp lý
Lợi nhuận của Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Lợi nhuận của Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát trong thời gian từ năm 2019 – 2021 có xu hướng tăng trưởng đáng kể Năm 2019 lợi nhuận Công ty đạt 2.618,69 triệu đồng, trong năm 2020 đạt tới 3.132,46 triệu đồng với tốc độ tăng được cho là 19,61%, mức độ chênh lệch là 1.144,76 triệu đồng Lợi nhuận năm
2021 của Công ty vẫn tiếp tục tăng trưởng, đạt được 4.277,22 triệu đồng, chứng tỏ Công ty hoạt động trong thời gian qua rất hiệu quả, càng khẳng định tên tuổi của mình trên thị trường Để đạt được mức lợi nhuận đáng kể như trên, hoàn toàn là nhờ đến sự cố gắng và phấn đấu hết mình của toàn nhân viên cũng như bộ máy quản lý của Công ty Định hướng phát triển công ty trong thời gian tới
Trong năm 2022 – 2023, với tình hình kinh doanh ổn định, Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát quyết định đề ra các chính sách có thể duy trì và phát huy dịch vụ, sản phẩm của Công ty để khiến khách hàng yên tâm khi lựa chọn Công ty Bên cạnh đó, Công ty không ngừng mở rộng hoạt động, tăng sức cạnh tranh trên thị trường quốc tế, nâng cao khả năng cạnh tranh và giữ vững độ uy tín trên thị trường Bên cạnh việc thu hút thêm các dự án mới, Công ty vẫn sẽ tiếp tục hoàn thành các dự án đang triển khai và không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động, mang lại doanh thu lớn, tối đa lợi nhuận cho Công ty
TÓM TẮT CHƯƠNG 1 Ở chương 1, tác giả đã giới thiệu tổng quan Công ty TNHH TMDV Thiết bị
Kỹ thuật Gia Phát về quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức các phòng ban,hoạt động chính, tình hình kết quả kinh doanh trong năm 2019 –
2021 và định hướng phát triển của Công ty trong tương lai
Qua đó chứng mình được Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu máy vi tính, camera ghi hình, thiết bị ngoại vi, phần mềm và có chỗ đứng vững vàng cũng như uy tín trên thị trường Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong khoảng thời gian gần đây có hiệu quả, thu hút được nhiều đối tác và duy trì được mối quan hệ với những khách hàng thân quen tiềm năng, tạo ra doanh thu cho công ty Ở chương tiếp theo, tác giả sẽ tìm hiểu và đánh giá sâu hơn về nghiệp vụ thủ tục nhập khẩu và thông quan điện tử của Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát.
THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT
Giới thiệu về công tác thực tập của sinh viên
2.1.1 Phòng ban được phân công
Theo như bộ phận tuyển dụng ở phòng kinh doanh, tác giả được thực tập tại phòng ban Xuất nhập khẩu Tại đây, tác giả được hướng dẫn bởi những nhân viên chính thức làm việc tại phòng này và được thu thập các thông tin cần thiết cho bài báo cáo thực tập
2.1.2 Vị trí được phân công thực tập
Tác giả được phân công thực tập tại vị trí nhân viên chứng từ, được giao cho những nhiệm vụ như liên quan đến chứng từ Cụ thể, những nhân viên cần hỗ trợ trong việc kiểm tra lại những chứng từ, hợp đồng xuất nhập khẩu, hồ sơ thanh toán quốc tế, thêm vào đó là thực hiện nghiệp vụ khai báo Hải quan điện tử có sự giám sát của những nhân viên chính thức có kinh nghiệm trong các việc trên lâu năm.
Nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Một trong những chứng từ quan trọng trong đó có tờ khai hải quan, đây là chứng từ mà cơ quan Hải quan dựa trên để làm thủ tục thông quan cho hàng hóa Nếu không có hoạt động truyền tờ khai thì mọi hoạt động của phòng ban xuất nhập khẩu đều phải dừng lại Hiện tại, Công ty đã dùng hệ thống khai báo hải quan điện tử để để truyền tờ khai, cụ thể là phần mềm ECUS5VNACCS của Công ty Thái Sơn và phần mềm hải quan điện tử FPT VNACCS của công ty FPT Nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương Mại Dịch
Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát diễn ra theo sơ đồ thứ tự các nghiệp vụ dưới đây:
Sơ đồ 2-1 : Sơ đồ quy trình khai báo hải quan điện tử hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
2.2.2 Phân tích các bước trong hoạt động thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Tổng cộng có 8 bước thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử hàng hóa nhập khẩu tại Công ty Gia Phát nhưng vì thông tin bảo mật và thời lượng có giới hạn nên tác giả chỉ có thể tìm hiểu từ Bước 3 của quy trình thực nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử của Công ty Gia Phát Để có thể nắm rõ và dễ hiểu hơn, dưới đây sẽ trình bày vừa minh họa và vừa tìm hiểu quy trình khai báo hải quan điện tử của lô hàng Camera Wifi C22EP nhập khẩu từ công ty Pantech Corporation, Nhật Bản mà Công ty Gia Phát đã trực tiếp thực hiện Phần mềm mà hiện nay Công ty sử dụng là phần mềm ECUS5VNACCS
Hình 2-1: Giao diện phần mềm ECUS5VNACCS
Thông tin cơ bản về lô hàng:
• Người xuất khẩu: PANTECH CORPORATION, JAPAN
• Người nhập khẩu: GIA PHAT TECHNOLOGY EQUIPMENT SERVICES TRADING COMPANY LIMITED, VIETNAM
• Tên hàng: CAMERA WIFI C22EP
• Nhận hàng: CAT LAI, HOCHIMINH VIETNAM
• Giao hàng: CFR HO CHI MINH, INCOTERM 2020
Bước 3: Nhập thông tin vào tờ khai nhập khẩu (IDB)
Tại cửa sở “Tờ khai nhập khẩu - Import declaration” , nhân viên cần phải nhập thông tin vào chỗ trống tại “Thông tin chung”, “Thông tin chung 2”, “Danh sách hàng”, lưu ý thông tin nhập phải chính xác và đầy đủ ghi theo các chứng từ đã chuẩn bị
1 Nhập mục “Thông tin chung”: căn cứ vào thông tin trên hợp đồng, Vận đơn đường biển và các chứng từ liên quan nghiệp vụ
• Nhóm loại hình: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát nhập khẩu đơn hàng này với mục đích kinh doanh nên nhân viên sẽ chọn nhóm loại hình là “Kinh doanh, đầu tư” o Mã loại hình: Nhân viên sẽ chọn mã loại hình A11 – “Nhập kinh doanh tiêu dùng” với lô hàng này (theo QĐ/QĐ-TCHQ2021)
Lưu ý: Nhân viên khai báo phải khai báo chính xác mã loại hình nhằm mục đích làm căn cứ liên quan đến việc nộp thuế và các chính sách của Nhà nước o Cơ quan Hải quan: Nhân viên tiến hành tra khảo bảng “Mã Chi cục Hải quan – Đội thủ tục” trên website Hải quan: www.customs.gov.vn để tiến hành nhập mã Chi cục Hải quan theo quy định Với lô hàng nhập này, nơi đăng ký tờ khai hải quan là “Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I”, mã là: 02CI o Ngày khai báo (dự kiến): Nhập ngày/tháng/năm dự kiến thực hiện nghiệp vụ IDC o Phân loại cá nhân/ tổ chức: Trong trường hợp này, cả hai bên công ty GIA PHÁT và PANTECH đều là tổ chức doanh nghiệp nên sẽ chọn mã “4 – Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức” o Mã hiệu phương thức vận chuyển: Căn cứ phương thức vận chuyển để lựa chọn một trong các mã sau: “1” Đường hàng không; “2” Đường biển (container); “3” Đường biển (không container); “4” Đường bộ (xe tải); “5” Đường sắt; “6” Đường sông; “9” Phương thức khác Căn cứ vào Delivery status trên Vận đơn đường biển, nhân viên xác định đơn hàng này nhập khẩu theo phương thức hàng nguyên công nên thao tác chọn mã hiệu phương thức vận chuyển là mã “2”
Hình 2-2: Thông tin chung - Nhóm loại hình
Nguồn: tác giả tổng hợp
• Đơn vị xuất nhập khẩu: Vì Công ty Gia Phát là Người nhập khẩu đã được lưu trữ thông tin từ trước nên nhân viên chỉ cần điền thông tin của Người xuất khẩu cho lô hàng này dựa vào Sales Contract o Tên: Nhập tên người xuất khẩu (người bán) theo hợp đồng mua bán hàng hóa nhập khẩu, cụ thể ở đây chính là “PANTECH CORPORATION” o Địa chỉ: Nhập tên đường và số nhà/số hòm thư bưu điện, tên thành phố và tên nước Cụ thể, là “5-8, 4 CHOME, SETA, OTSUCITY, SHIGA-KEN, JAPAN 520-2134”
• Mã nước: Bao gồm 02 kí tự theo bảng mã UN LOCODE (Tham khảo tại Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan: Tổng cục Hải Quan Việt Nam, cụ thể ở đây là “JP” – JAPAN
Hình 2-3: Thông tin chung – Đơn vị xuất nhập khẩu
Nguồn: tác giả tổng hợp
• Vận đơn: Căn cứ vào thông tin của Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn Nhân viên thực hiện nhập thông tin và tích vào ô “Khai báo số định danh theo đề án quản lý giám sát Hải quan tự động tại Cảng biển” đối với lô hàng nhập khẩu này o Số vận đơn: cũng là số hiệu của đơn vận Nhân viên sẽ phải nhập số vận đơn cho lô hàng này, bao gồm cả phần số, phần chữ và các ký tự đặc biệt (B/L No), cụ thể là “22062023BX023785851” o Số lượng kiện: “5000 CT” o Tổng trọng lượng hàng (Gross): “2200 KGM” Trong đó, KGM là mã đơn vị trính của trọng lượng hàng theo chuẩn UN/ECE o Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: Lô hàng nhập này được chuyển về cảng Cát Lái nên sẽ có mã là “02CIS01 – TONG CTY TAN CANG SG” o Phương tiện vận chuyển: Vì thông tin cơ bản của tàu chưa được đăng kí vào hệ thống nên nhập “9999” vào ô 1 Nhập tên phương tiện cụ thể vào ô 2 (căn cứ vào chứng từ vận tải, B/L,) cụ thể là “WAN HAI 262/S043” o Ngày hàng đến: Nhập ngày hàng đến dựa trên Giấy thông báo hàng đến – Arrival Notice, cụ thể là “30/06/2023” o Địa điểm dỡ hàng: Ghi tên cảng, địa điểm (được thoả thuận trong hợp đồng thương mại) nơi hàng hoá được xếp lên phương tiện vận tải để chuyển đến Việt Nam, áp dụng mã ISO) Để khai báo được mục này, nhân viên cần phải biết nơi hàng chuyển về được ghi chú ở Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) Cụ thể là “VNCLI – CANG CAT LAI (HCM)” o Địa điểm xếp hàng: Ghi tên cảng, địa điểm nơi hàng hoá được dỡ khỏi phuơng tiện vận tải Áp dụng mã hoá cảng phù hợp với ISO Cụ thể là
“JPNKM – NAGOYA” o Số lượng container: Nhập số lượng container: Hệ thống tự động xuất ra số lượng container nếu đã được đăng kí trước đó Người khai hải quan sử dụng nghiệp vụ HYS để khai danh sách container (số hiệu, ký hiệu, số seal)
Hình 2-4: Thông tin chung – Vận đơn
Nguồn: Tác giả tổng hợp
2 Nhập mục “Thông tin chung 2”: Căn cứ vào thông tin trong Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, và các chứng từ có liên quan Nhân viên tiến hành nhập liệu
• Số hợp đồng: Dựa vào Hợp đồng thương mại, tiến hành nhập “PA/GP23.05
• Thông tin văn bản và giấy phép: Lô hàng nhập khẩu này không cần xin giấy phép nhập khẩu vì không nằm trong các trường hợp: hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu, kết quả kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan; hàng hóa nhập khẩu thuộc Danh mục trừ lùi; Danh mục đầu tư miễn thuế đăng ký ngoài hệ thống… nên không cần phải nhập cho mục này
• Hóa đơn thương mại: o Phân loại hình thức hóa đơn: Vì đây là đơn hàng thương mại nên nhân viên sẽ chọn mã “A – Hóa đơn thương mại” cho lô hàng này o Số hóa đơn: Nhập “PA/GP23.05” o Ngày phát hành: Nhập ngày phát hành hóa đơn thương mại
“10/06/2023” Trường hợp khi chúng ta không có hóa đơn thương mại thì nhập ngày thực hiện nghiệp vụ IDA o Phương thức thanh toán: Nhân viên sẽ nhập “KC – Khác (bao gồm cả thanh toán bằng hình thức T/T) vì lô hàng này được thanh toán theo phương thức T/T o Mã phân loại giá hóa đơn: Nhập mã phân loại giá hóa đơn/chứng từ thay thế hóa đơn với lô hàng nhập khẩu này là “A”: Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền Vì đây là đơn hàng có mục đích thương mại o Điều kiện giá hóa đơn: “CFR” Theo Incoterm đã thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai công ty trước đo o Tổng trị giá hóa đơn: Nhập cụ thể “100000” o Mã đồng tiền của hóa đơn: “USD”
• Tờ khai trị giá: o Mã phân loại tờ khai trị giá: Tiến hành nhập mã “6 – Áp dụng phương pháp trị giá giao dịch Phương pháp trên khai trị giá, giá bán thực tế của lô hàng Căn cứ vào khoản 1, Điều 6 của Thông ty 39/2015/TT- BTC của Bộ Tài Chính: “Trị giá giao dịch” là giá thực tế đã thanh toán hay sẽ phải thanh toán cho hàng nhập khẩu sau khi đã điều chỉnh theo quy định tại Điều 13 và Điều 15 của Thông tư này o Người nộp thuế: Điền số “1”
• Thông tin đính kèm: Nhân viên khai báo nhập mã “ETC- 721488302860”
• Thông tin khác: Nhân viên sẽ nhập phần ghi chú để nhập số và ngày hợp đồng
Hình 2-4: Thông tin chung 2: Hóa đơn thương mại, Tờ khai trị gia
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
1 Nhập mục “Danh sách hàng”: Tiến hành điền dựa vào thông tin thể hiện trên Packing List và chứng từ lên quan Ấn “Ghi” để lưu trên hệ thống
• Thông tin chung của hàng hóa: o Mã hàng hóa: Nhập mã hàng đại diện cho hàng hóa cụ thể trong lô hàng này là mã “8525” o Mã HS: “85258039”
Lưu ý: Mã hàng hóa và mã HS của hàng hóa có thể được tra cứu ở phần “Tra cứu
Đánh giá chung về nghiệp vụ khai báo hải quan hàng nhập khẩu của Công ty
Thao tác thực hiện khá dễ dàng vì đã được tự động hóa Chứng từ có tính tự động hóa và đồng nhất nên nhân viên có thể thực hiện thiết lập các thông số từ trước một cách nhanh chóng và gọn gàng, có thể kiểm tra thông tin cẩn thận nhất, từ đó giảm thiểu sai sót và hạn chế trường hợp hàng hoá bị hoãn lại trong quá trình thông quan
Hoạt động thực hiện khai báo hải quan điện tử có từng bước rõ ràng, phân bổ nhiệm vụ của từng phòng ban, từng khâu, từng bộ phận một cách cụ thể, khiến quy trình làm việc được rút ngắn thời và có tính chính xác cao Tất cả hoạt động diễn ra tự động, công ty đã tiết kiệm được nhiều nhân lực, thời gian và chi phí di chuyển Từ đó Công ty Gia Phát có hiệu xuất làm việc hiệu quả hơn, giúp nhân viên tập trung vào việc cung cấp dịch vụ tốt hơn và tối ưu hóa quá trình thông quan hàng hoá
Thực hiện khai báo hải quan của công ty thực hiện đúng quy định và yêu cầu của nhà nước nói chung và quy địng của Tổng cục Hải quan nói riêng Thể hiện rõ ràng các bước thực hiện và minh bạch trong quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên Thông tin của khách hàng được bảo mật chặt chẽ Chính vì thế, công ty đã hạn chế được tình trạng tranh chấp khiếu nại từ khách hàng cũng như đối tác
2.3.2 Một điểm chưa cải thiện Đối với một số sản phẩm mới hoặc hiếm thì khá khó để doanh nghiệp xác nhận đúng mã HS của sản phẩm Mỗi lô hàng khác nhau sẽ gặp các trường hợp khác nhau, nên nhân viên công ty cần phải có kiến thức chuyên sâu, hiểu sâu về bộ chứng từ và lô hàng đang tiếp nhận để thực hiện đúng các bước trong quy trình Ví dụ: Mã HS đối với từng mặt hàng rất khó xác định, nhân viên sẽ dựa vào kinh nghiệm trước đây và nghiên cứu thêm dựa vào những lô hàng tương tự mà các công ty đã từng nhập khẩu mặt hàng này khai báo Trong quá trình thực hiện có thể khai sai số liệu trên tờ khai mà không thể phát hiện được lỗi sai Vì phải nhập và đối chiếu nhiều với bộ chứng từ giấy nên có thể sai sót Tuy có thể sửa tờ khai, nhưng nếu khai báo và sửa tờ khai nhiều lần có thể dẫn đến lô hàng bị phân vào luồng đỏ để kiểm tra Trong trường hợp không thể sửa được thông tin sai sẽ dẫn đến các hậu quả phức tạp Ví dụ như: Sai mã loại hình tờ khai phải huỷ tờ khai, khai sai số lượng hoặc số kiện sẽ không kéo hàng được, khai sai số tiền invoice có thể phải nộp phạt…
Máy tính và các thiết bị khác hay gặp tình trạng quá tải treo máy Các thiết bị máy móc như máy tính, máy in phải hoạt động liên tục, cần phải có sự bảo dưỡng, nâng cấp hệ thống, cập nhật phần mềm, nâng cấp chất lượng internet trong công ty nhằm hạn chế phát sinh lỗi đường truyền trong quá trình khai báo để quy trình thuận lợi.
Đề xuất một số kiến nghị nhằm cải thiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát 1 Cơ sở của một số kiến nghị
2.4.1 Cơ sở của một số kiến nghị Định hướng của doanh nghiệp trong tương lai: công ty TNHH Thương Mại Dịch
Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát vẫn sẽ tiếp tục phát huy nâng cao hiệu quả hoạt động khai báo hải quan cho công ty cũng như là trung gian Việt Nam trong nước hay chi nhánh nước ngoài 37 tại Việt Nam giúp cho khách hàng thực hiện hoạt động thông quan một cách hiệu quả và nhanh chóng Liên tục hoàn thiện nhằm đem lại sự uy tín và sự hài lòng của khách hàng
2.4.2 Một số kiến nghị nhằm cải thiện hoạt động nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử hàng hóa nhập khẩu
Từ những điểm cần hoàn thiện và định hướng phát triển của doanh nghiệp tác giả xin được đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện thêm quy trình thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan tại công ty như sau: Đối với doanh nghiệp
Nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử dựa trên phần mềm ứng dụng công nghệ khoa học hiện đại, luôn được cải tiến và nâng cấp, đổi mới thường xuyên, vì vậy việc đào tạo đội ngũ nhân viên có năng lực luôn học hỏi nâng cao sự phát triển và tiến bộ trong mạng lưới chuyển đổi số 4.0 là bắt buộc và thiết thực hiện nay , đồng thời công ty cần cải thiện và nâng cao trình độ tay nghề trong nghiệp vụ khai báo hải quan của nhân viên, như vậy quá trình cập nhật thông tin đối tác khách hàng được diễn ra suôn sẻ, mạch lạc, nghiệp vụ cũng từ đó được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn Nhân viên phải luôn cập nhật những nghị định cũng như thông tư mới nhất của chính phủ liên quan đến việc thay đổi, đổi mới về nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử và những sự thay đổi của các loại thuế suất nhằm tránh việc nhập sai dữ liệu về thuế và dẫn đến vấn đề vi phạm về hành chính Để đảm bảo những quy định mới được cập nhật đầy đủ và nhanh chóng nhất, thì nhân viên phòng xuất nhập khẩu phải luôn truy cập vào các trang web về thuế và luật của Nhà nước để kịp thời đề suất đến ban lãnh đạo của công ty để sửa đổi Bên cạnh đó, công ty cần tổ chức các cuộc họp, các khóa tập huấn nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trong các phòng ban định kỳ để triển khai, hướng dẫn và nhắc nhớ nhân viên chú ý, qua đó giúp đảm bảo nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử được diễn ra hiệu quả và mang lại kết quả tốt nhất Đối với khai báo hải quan điện tử thì yếu tố cơ sở hạ tầng, internet là vô cần thiết và quan trọng Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát cần phải đầu 38 tư hơn vào các thiết bị phục vụ làm việc như máy tính, điện thoại, máy in, cài đặt và nâng cấp cần thiết và đặc biệt lắp đặt hệ thống internet với đường truyền mạnh mẽ, ổn định để tránh tình trạng nghiệp vụ đang thực hiện bị đứt quãng, gián đoạn, gây cản trở khó khăn cho nhân viên trong quá trình tác vụ 3.2.2 Đối với cơ quan Hải quan và Nhà nước Việc các thủ tục hải quan hiện nay được thực hiện chủ yếu qua phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và chi phí nhưng đồng thời dẫn đến những trở ngại cho doanh nghiệp khi nhân việc không thuần túc các thủ tục, nghiệp vụ trong quá trình cập nhật cải tiến phần mềm VNACCS gây ra sự phức tạp và nhầm lẫn khi đối chiếu thông tin lên hệ thống Do đó cơ quan Hải quan cần đơn giản hoá các thủ tục ví dụ như ở bước khai IDB cần giảm thiểu số lượng thông tin nạp vào nhưng vẫn đảm bảo quy trình diễn ra một cách đầy đủ cũng như khắc phục tình trạng chậm trễ trong quá trình thông quan, giúp đảm bảo hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp Cơ quan Hải quan cần có những biện pháp ngăn chặn, chống tiêu cực trong việc tiến hành các thủ tục hải quan nhằm tạo ra môi trường công bằng, đảm bảo việc thông quan hàng hoá được diễn ra theo đúng trình tự và không có bất kì trường hợp nào sơ suất hay “ưu tiên” thông quan trước, làm lũng đoạn nghiệp vụ này Hiện nay hệ thống giao thông yếu kém luôn gây ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp logistics trong và ngoài nước, do đó cơ quan Nhà nước cần có những chính sách tăng cường đầu tư xây dựng, hỗ trợ hệ thống giao thông, nâng cấp cơ sở vật chất giao thông để công tác vận chuyển và lưu thông hàng hoá được diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, qua đó góp phần giúp cho hàng hoá được thông quan nhanh chóng, quy trình khai báo hải quan và chứng nhận hợp quy hạn chế được trục trặc trong quá trình lưu thông hàng hoá Đối với cơ quan Hải quan và Nhà nước:
Việc các thủ tục hải quan hiện nay được thực hiện chủ yếu qua phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và chi phí nhưng đồng thời dẫn đến những trở ngại cho doanh nghiệp khi nhân việc không thuần túc các thủ tục, nghiệp vụ trong quá trình cập nhật cải tiến phần mềm VNACCS gây ra sự phức tạp và nhầm lẫn khi đối chiếu thông tin lên hệ thống Do đó cơ quan Hải quan cần đơn giản hoá các thủ tục ví dụ như ở bước khai IDB cần giảm thiểu số lượng thông tin nạp vào nhưng vẫn đảm bảo quy trình diễn ra một cách đầy đủ cũng như khắc phục tình trạng chậm trễ trong quá trình thông quan, giúp đảm bảo hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp Cơ quan Hải quan cần có những biện pháp ngăn chặn, chống tiêu cực trong việc tiến hành các thủ tục hải quan nhằm tạo ra môi trường công bằng, đảm bảo việc thông quan hàng hoá được diễn ra theo đúng trình tự và không có bất kì trường hợp nào sơ suất hay “ưu tiên” thông quan trước, làm lũng đoạn nghiệp vụ này Hiện nay hệ thống giao thông yếu kém luôn gây ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp logistics trong và ngoài nước, do đó cơ quan Nhà nước cần có những chính sách tăng cường đầu tư xây dựng, hỗ trợ hệ thống giao thông, nâng cấp cơ sở vật chất giao thông để công tác vận chuyển và lưu thông hàng hoá được diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, qua đó góp phần giúp cho hàng hoá được thông quan nhanh chóng, quy trình khai báo hải quan và chứng nhận hợp quy hạn chế được trục trặc trong quá trình lưu thông hàng hoá
Nội dung Chương 2 đã trình bày cụ thể quy trình các bước thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết
Bị Kỹ Thuật Gia Phát, phân tích những điểm cần lưu ý trong quá trình thực hiện nghiệp vụ cũng như đánh giá ưu điểm và hạn chế cần khắc phục của công ty, giúp đem lại được cái nhìn chi tiết cũng như bao quát hơn về quy trình, rút ra được kinh nghiệm cho bản thân tác giả khi thực hiện nghiệp vụ trên Tiếp theo Chương 3 tác giả sẽ đề xuất một số kiến nghị nhằm giúp hoàn thiện thêm nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử dựa trên cơ sở tham khảo ý kiến, phỏng vấn khảo sát của những nhân viên có kinh nghiệm trong công ty cũng như những kiến thức mà tác giả đã tiếp thu trong quá trình học tập và nghiên cứu, trãi nghiệm thực tế.