GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT
Giới thiệu tổng quát về Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ Thuật
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát, tên giao dịch Gia Phat Technology Equipment Services Trading Co., Ltd, có trụ sở chính tại 70 Võ Oanh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Công ty được thành lập vào ngày 13/08/2015 và hiện có 25 nhân viên Mã số thuế của công ty là 0313396889, chuyên hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh máy vi tính, thiết bị ngoại vi và các phần mềm khác Đại diện pháp luật của công ty là ông Đỗ Văn Chiến.
Hình 1- 1: Logo Công ty TNHH Thương Mại DịchVụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ Thuật Gia Phát chính thức hoạt động từ ngày 13 tháng 8 năm 2015 tại trụ sở 70 Võ Oanh, phường 25, Quận Bình Thạnh, đánh dấu sự khởi đầu quan trọng của công ty Ông Đỗ Văn Chiến là giám đốc đầu tiên và hiện tại vẫn giữ chức vụ này, góp phần vào sự phát triển của công ty.
Từ năm 2016-2017, Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ Thuật Gia Phát chủ yếu hoạt động với các hợp đồng nhỏ lẻ, tập trung vào nhập khẩu thiết bị điện tử và camera từ nước ngoài để phân phối cho các nhà bán lẻ tại TP Hồ Chí Minh, khi thị trường camera đang có triển vọng Công ty đã tuyển dụng và đào tạo sinh viên thực tập để xây dựng đội ngũ trẻ, đánh dấu giai đoạn phát triển đầu tiên Sau năm 2017, công ty đã xây dựng được danh tiếng và uy tín, ký kết nhiều hợp đồng lớn với các doanh nghiệp trong và ngoài nước, chính thức tham gia vào thị trường thương mại với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận và mở rộng quan hệ đối tác quốc tế, đồng thời đa dạng hóa nguồn khách hàng trên toàn quốc và toàn cầu.
Tính đến năm 2023, Công ty Gia Phát đã có hơn 7 năm hoạt động và không ngừng phát triển qua từng năm, mặc dù gặp nhiều khó khăn Công ty đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường, đặc biệt là việc mở rộng ra các khu vực Châu Á Gia Phát luôn tìm kiếm giải pháp và cải thiện hoạt động kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu doanh thu tối đa.
Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát
Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát 1.3.1 Cơ cấu tổ chức và chức năng từng phòng ban của Công ty
TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát
Sơ đồ 1-1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sơ đồ cơ cấu tổ chức thể hiện rõ quyền hạn và trách nhiệm từ cấp cao xuống cấp thấp Mỗi bộ phận có chức năng và phương thức làm việc riêng, góp phần vào hoạt động chung của công ty Sự phân cấp này giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả và tối đa hóa lợi nhuận.
Giám đốc là người đứng đầu công ty, đóng vai trò lãnh đạo và điều hành quan trọng nhất trong tổ chức Phân cấp giám đốc là cấp bậc đầu tiên, thể hiện sự lãnh đạo và quản lý toàn diện của công ty.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm pháp lý và ký kết hợp đồng kinh tế với các đối tác và khách hàng Ngoài ra, giám đốc còn có quyền quản lý toàn bộ nhân sự trong công ty.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của công ty, bao gồm chi thu, nguồn vốn và chi trả lương cho nhân sự Bộ phận này thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh thông qua các con số cụ thể, đồng thời thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước Nhân viên kế toán có trách nhiệm ghi chép, hạch toán, bảo quản và báo cáo sổ sách một cách hệ thống, đảm bảo theo dõi chính xác tình hình kinh doanh, từ đó hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện nghiệp vụ cho các phòng ban khác.
Phòng Kinh Doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng và đại lý tiềm năng để hợp tác, đồng thời tư vấn trực tiếp các sản phẩm của công ty Bộ phận này cũng đề ra kế hoạch và mục tiêu kinh doanh, phát triển chiến lược cạnh tranh, và thực hiện các kế hoạch kinh doanh Ngoài ra, phòng còn chăm sóc và tiếp nhận phản hồi từ khách hàng, giữ mối quan hệ với khách hàng cũ, tiếp đón khách hàng, thỏa thuận và giải quyết vấn đề hợp đồng Đồng thời, bộ phận này cũng tìm kiếm nhân sự mới cho các phòng ban khác và đánh giá nguồn nhân lực hiện có.
Phòng xuất nhập khẩu của công ty Gia Phát đảm nhiệm các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu, bao gồm soạn thảo và kiểm tra chứng từ, hợp đồng, và hồ sơ thanh toán quốc tế Bộ phận này quản lý và lưu trữ hồ sơ, liên hệ với khách hàng và nhà cung ứng để thực hiện việc Booking, nhận thông báo hàng đến và lệnh giao hàng, đồng thời cập nhật thông tin pháp luật liên quan đến hàng hóa Bên cạnh đó, bộ phận giao nhận phối hợp với bộ phận chứng từ để hoàn tất các thủ tục hải quan, lấy C/O và giấy chứng nhận kiểm định, cũng như thực hiện các bước cần thiết để tiếp nhận hàng hóa tại cảng biển và kho.
Bảng 1-1: Cơ cấu nhân sự của Công Ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Nữ Nam 22-40 Trên 40 Trung cấp, lao động phổ thông
Nguồn: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát
Công ty Gia Phát có số lượng nhân viên tổng số lượng là 43 vào năm
Năm 2020, Công ty Gia Phát có 43 nhân viên, trong đó 81,4% là những người trẻ tuổi từ 22 đến 40, và con số này tăng lên 82,22% trong năm 2021 với tổng số 45 nhân viên Công ty chú trọng tuyển dụng nhân viên trẻ và yêu cầu ứng viên phải có bằng đại học hoặc cao đẳng trở lên để đáp ứng nhu cầu công việc đòi hỏi tri thức cao Tỷ lệ nhân viên có trình độ trung cấp trở xuống rất thấp, chỉ chiếm 18,6% vào năm 2020 và 20% vào năm 2021 Các nhiệm vụ cho nhân viên có trình độ thấp thường đã được thiết lập sẵn, dẫn đến việc chậm tiến độ do thiếu nhân lực Nhận thấy tầm quan trọng của nguồn nhân lực, năm 2021, công ty đã tuyển thêm một nhân viên có trình độ cao đẳng trở lên để xử lý chứng từ và giảm thiểu tình trạng chậm tiến độ, tuy nhiên, sự cải thiện này chỉ đáp ứng một phần nhu cầu công việc.
Hoạt động chính của Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát
Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát
Công ty Gia Phát chuyên xuất khẩu giường, tủ, bàn, ghế và các đồ nội thất khác, bao gồm đèn và bộ đèn điện, cùng với đồ dùng gia đình đến nhiều quốc gia tại khu vực Châu Á như Trung Quốc, Thái Lan, Malaysia, Indonesia và Nhật Bản.
Công ty Gia Phát chuyên tổ chức thực hiện các hợp đồng xuất khẩu ủy thác cho các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc nguồn lực để ký kết hợp tác với các công ty nước ngoài Trong quá trình hợp tác, Gia Phát sẽ đại diện cho đối tác, tuy nhiên, đối tác cần đảm bảo đủ điều kiện pháp lý và đáp ứng các yêu cầu cần thiết cho việc xuất khẩu.
Công ty chuyên nhập khẩu máy móc thiết bị như máy vi tính, máy ghi hình, thiết bị ngoại vi và phần mềm Sau khi nhập khẩu, công ty tiến hành bán lẻ các sản phẩm này, bao gồm máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông, tại các cửa hàng chuyên doanh trên toàn quốc.
Nhiệm vụ của Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát
Công ty Gia Phát cam kết tuân thủ các chế độ chính sách và pháp luật của nhà nước, đồng thời thực hiện các quy định quốc tế liên quan đến khai báo và vận tải Doanh nghiệp tập trung xây dựng kế hoạch kinh doanh hiệu quả, đảm bảo đời sống cho nhân viên qua việc phân phối thu nhập công bằng và tạo điều kiện làm việc an toàn Gia Phát không ngừng đổi mới trang thiết bị và nâng cao kỹ năng cho nhân viên, đồng thời quản lý nguồn vốn hiệu quả và đầu tư vào các dự án lớn để nâng cao hiệu quả kinh doanh Với mục tiêu trở thành "Đối tác về chất lượng", công ty cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Thị trường và đối thủ cạnh tranh
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát chuyên xuất nhập khẩu, chủ yếu hợp tác với các quốc gia Châu Á như Trung Quốc, Nhật Bản, Indonesia, Thái Lan và Malaysia Hoạt động xuất nhập khẩu của công ty chủ yếu diễn ra tại thành phố Hồ Chí Minh và Cảng Cái Mép.
Theo Tổng cục Thống kê, Việt Nam hiện có khoảng 30.000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics Số lượng này bao gồm các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics 3PL, doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp và doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài Sự phát triển mạnh mẽ của ngành logistics tại Việt Nam mở ra nhiều cơ hội cho các công ty như Công ty Gia.
Công ty Gia Phát đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường Trong lĩnh vực xuất khẩu đồ nội thất, Công ty Minh Tiến là một đối thủ lớn, chuyên sản xuất và xuất khẩu nội thất sang các nước Châu Á từ trụ sở tại quận 3, thành phố Hồ Chí Minh Về nhập khẩu thiết bị điện tử camera giám sát, thương hiệu EZVIZ đang chiếm ưu thế lớn trong thị trường Việt Nam Ngoài ra, trong lĩnh vực bán lẻ thiết bị vi tính và máy ghi hình, Công ty TNHH Tự Động Hóa Công Nghệ Mới tại Thủ Đức cũng là một đối thủ đáng gờm.
Kết quả kinh doanh chung của công ty những năm gần đây
Bảng 1-2: Tình hình kinh doanh 2019-2021 Đơn vị: triệu đồng
Chênh lệch năm 2020/2021 Tương đối Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2019 – 2021, Phòng Kế toán)
Doanh thu của Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Doanh thu của Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát đã có sự tăng trưởng liên tục từ năm 2019 đến 2021 Cụ thể, năm 2019, tổng doanh thu đạt 7.402,74 triệu đồng Năm 2020, mặc dù bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19, doanh thu vẫn ổn định và tăng nhẹ lên 8.558,05 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 15,6065% so với năm 2019, tương đương 1.155,31 triệu đồng Nguyên nhân của sự tăng trưởng này là nhờ vào việc duy trì lượng hàng hóa ổn định từ khách hàng cũ và nỗ lực không ngừng của đội ngũ nhân viên trong thời gian khó khăn.
Năm 2021, doanh thu của Công ty Gia Phát đạt 1.704,31 triệu đồng, tăng 19.9147% so với năm 2020, khẳng định uy tín và an toàn trong lĩnh vực kinh doanh Công ty đã tìm kiếm được nguồn khách hàng tiềm năng, cho thấy tình hình kinh doanh ổn định và ngày càng vững mạnh trên thị trường.
Chi phí của Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Năm 2020, chi phí của Công ty tăng 13,41%, tương đương 641,54 triệu đồng so với năm 2019, do đầu tư vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị để nâng cao hiệu quả kinh doanh Đến năm 2021, mặc dù chi phí tăng thêm 559,55 triệu đồng so với năm 2020, nhưng tốc độ tăng đã giảm xuống còn 10,31% so với năm 2019/2020, cho thấy Công ty đã áp dụng các biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả và hợp lý.
Lợi nhuận của Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Lợi nhuận của Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát trong giai đoạn 2019 – 2021 đã có sự tăng trưởng đáng kể, cụ thể năm 2019 đạt 2.618,69 triệu đồng, năm 2020 tăng lên 3.132,46 triệu đồng với tỷ lệ tăng trưởng 19,61%, chênh lệch 1.144,76 triệu đồng Năm 2021, lợi nhuận tiếp tục tăng, đạt 4.277,22 triệu đồng, cho thấy sự phát triển vững mạnh của công ty trên thị trường Thành công này hoàn toàn nhờ vào nỗ lực và cống hiến của toàn bộ nhân viên cùng bộ máy quản lý Công ty đang hướng tới những định hướng phát triển bền vững trong tương lai.
Trong năm 2022 – 2023, Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát đã triển khai các chính sách nhằm duy trì và phát huy dịch vụ, sản phẩm, tạo sự yên tâm cho khách hàng Công ty không ngừng mở rộng hoạt động và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường quốc tế, đồng thời giữ vững uy tín Ngoài việc thu hút các dự án mới, Công ty cam kết hoàn thành các dự án hiện tại và nâng cao hiệu quả hoạt động để tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1 Ở chương 1, tác giả đã giới thiệu tổng quan Công ty TNHH TMDV Thiết bị
Kỹ thuật Gia Phát đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển mạnh mẽ, với cơ cấu tổ chức rõ ràng bao gồm các phòng ban chức năng Trong năm 2019, công ty đã triển khai nhiều hoạt động chính nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, đạt được những kết quả khả quan và góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
2021 và định hướng phát triển của Công ty trong tương lai
Công ty TNHH TMDV Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát đã khẳng định được uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu máy vi tính, camera ghi hình, thiết bị ngoại vi và phần mềm Hoạt động kinh doanh gần đây của công ty rất hiệu quả, thu hút nhiều đối tác và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng tiềm năng, góp phần tạo ra doanh thu ổn định Trong chương tiếp theo, tác giả sẽ tiến hành đánh giá chi tiết về nghiệp vụ thủ tục nhập khẩu và thông quan điện tử của công ty.
THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT
Giới thiệu về công tác thực tập của sinh viên
2.1.1 Phòng ban được phân công
Theo phân công của bộ phận tuyển dụng, tác giả thực tập tại phòng Xuất nhập khẩu, nơi được hướng dẫn bởi nhân viên chính thức Tại đây, tác giả thu thập thông tin cần thiết để hoàn thành báo cáo thực tập.
2.1.2 Vị trí được phân công thực tập
Tác giả thực tập ở vị trí nhân viên chứng từ, chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ, hợp đồng xuất nhập khẩu và hồ sơ thanh toán quốc tế Ngoài ra, tác giả còn thực hiện nghiệp vụ khai báo Hải quan điện tử dưới sự giám sát của các nhân viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng mà cơ quan Hải quan dựa vào để thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa Nếu không có hoạt động truyền tờ khai, mọi hoạt động của phòng xuất nhập khẩu sẽ bị ngừng lại Hiện tại, Công ty sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử với phần mềm ECUS5VNACCS của Công ty Thái Sơn và phần mềm FPT VNACCS của công ty FPT Nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử cho hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát được thực hiện theo một quy trình cụ thể.
Sơ đồ 2-1: Sơ đồ quy trình khai báo hải quan điện tử hàng nhập khẩu tại Công ty
TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Nguồn: Tác giả tổng hợp
2.2.2 Phân tích các bước trong hoạt động thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
Công ty Gia Phát thực hiện quy trình khai báo hải quan điện tử cho hàng hóa nhập khẩu qua 8 bước, nhưng bài viết chỉ tập trung vào Bước 3 do hạn chế về thông tin bảo mật Để minh họa quy trình, bài viết sẽ nghiên cứu việc khai báo hải quan điện tử cho lô hàng Camera Wifi C22EP nhập khẩu từ Pantech Corporation, Nhật Bản Hiện tại, Công ty Gia Phát đang sử dụng phần mềm ECUS5VNACCS để thực hiện nghiệp vụ này.
Hình 2-1: Giao diện phần mềm ECUS5VNACCS
BƯỚC 1: Chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
BƯỚC 2: Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu
BƯỚC 3: Khai trước thông tin tờ khai
BƯỚC 4: Khai trước thông tin tờ khai (IDA)
BƯỚC 5: Khai chính thức tờ khai
BƯỚC 6: Nhận kết quả phân luồng
BƯỚC 7: Đính kém chứng từ tở khai
BƯỚC 8: Bổ sung sửa tờ khai (nếu có)
Một số thông tin cơ bản về lô hàng đã được tác giả tổng hợp, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin khi thực hiện từng bước phía dưới.
• Người xuất khẩu: PANTECH CORPORATION, JAPAN
• Người nhập khẩu: GIA PHAT TECHNOLOGY EQUIPMENT SERVICES TRADING COMPANY LIMITED, VIETNAM
• Tên hàng: CAMERA WIFI C22EP
• Nhận hàng: CAT LAI, HOCHIMINH VIETNAM
• Giao hàng: CFR HO CHI MINH, INCOTERM 2020
Bước 1: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Để hoàn thành việc khai báo hải quan điện tử, trước tiên cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan và kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu và điều kiện pháp lý.
Theo quy trình của Công ty Gia Phát, đối tác Pantech Corporation cần cung cấp các giấy tờ chứng từ qua email cho phòng kinh doanh Bộ chứng từ bao gồm hợp đồng ngoại thương (Sale Contract), hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) và vận đơn (Bill of Lading), sau đó sẽ được chuyển đến bộ phận chứng từ của phòng xuất nhập khẩu.
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ, việc kiểm tra chứng từ là rất quan trọng và yêu cầu độ chính xác cao Cần cẩn thận trong khâu này để tránh phát sinh vấn đề ảnh hưởng đến quá trình lên tờ khai và nhận hàng Các chứng từ cần phải trùng khớp và thống nhất với nhau Nếu phát hiện sai sót trong quá trình kiểm tra, nhân viên chứng từ sẽ có trách nhiệm điều chỉnh hoặc thông báo cho Pantech Corporation, giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí.
Trong lô hàng nhập khẩu này, nhân viên thuộc bộ phận chứng từ sẽ tiến hành
Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract): đính kèm phần phụ lục
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List) là những tài liệu quan trọng trong giao dịch thương mại, được đính kèm phần phụ lục Hóa đơn thương mại ghi nhận số tiền phải thanh toán, do đó thông tin trên hóa đơn cần phải chính xác, minh bạch và trình bày rõ ràng Trong khi đó, Phiếu đóng gói do Pantech Corporation lập nhằm thông báo cho người mua về số lượng hàng thực tế sẽ giao Cả thông tin trên Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói đều cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và khớp với thông tin trong hợp đồng bán hàng.
Trong lô hàng này, Phiếu đóng gói (packing list) và Hóa đơn thương mại (commercial invoice) được thể hiện trong cùng một bản
Vận đơn B/L (Bill of Lading): đính kèm phần phụ lục
Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra các thông tin quan trọng như tên người gửi và nhận hàng, tình trạng xếp dỡ, mô tả hàng hóa cùng số lượng và trọng lượng, tên tàu, ngày bốc hàng, ngày tàu khởi hành, số seal và số container Đặc biệt, trong lô hàng này, cước phí ghi trên Vận đơn là trả trước (Freight Prepaid) Cuối cùng, cần xác minh tính chính xác của các thông tin so với Hợp đồng, Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói.
Ngoài ra, các giấy tờ liên quan như Thông báo hàng đến (Arrival Notice) cũng rất quan trọng, giúp việc khai báo hải quan diễn ra dễ dàng và chính xác hơn.
Việc kiểm tra bộ chứng từ là rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi của Công ty và nhà nhập khẩu trong các tình huống phát sinh Nhờ vào kinh nghiệm của nhân viên, quá trình kiểm tra này được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm thời gian cho các bên liên quan.
Bước 2: Đăng ký tờ khai nhập khẩu mới là bước khởi đầu trong quy trình đăng ký trên phần mềm ECUS Ở bước này, người dùng chỉ cần mở cửa sổ để tiếp tục với các bước tiếp theo, không yêu cầu kỹ năng nghiệp vụ phức tạp.
Hình 2-2: Cửa sổ đầu tiên
Tiếp theo chỉ cần chọn “Tờ khai hải quan” trên góc trái và chọn “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”, có thể mở ra khung cho hình 2-4
Hình 2-3: Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu
Bước 3: Nhập thông tin vào tờ khai nhập khẩu (IDB)
Tại cửa sở "Tờ khai nhập khẩu", nhân viên cần nhập đầy đủ và chính xác thông tin vào các mục "Thông tin chung", "Thông tin chung 2" và "Danh sách hàng", dựa trên các chứng từ đã chuẩn bị.
Nhập mục “Thông tin chung” dựa trên hợp đồng, Vận đơn đường biển và các chứng từ liên quan Nhóm loại hình được xác định là Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát, với mục đích kinh doanh, do đó nhân viên chọn nhóm loại hình “Kinh doanh, đầu tư” cho đơn hàng nhập khẩu này.
▪ Mã loại hình: Nhân viên sẽ chọn mã loại hình A11 – “Nhập kinh doanh tiêu dùng” với lô hàng này (theo QĐ/QĐ-TCHQ2021)
Khi khai báo hải quan, nhân viên cần lưu ý khai báo chính xác mã loại hình để làm căn cứ liên quan đến việc nộp thuế và các chính sách của Nhà nước Để thực hiện khai báo, nhân viên cần nhập mã Chi cục Hải quan theo quy định, chẳng hạn như mã "02CI" cho "Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I" Ngoài ra, nhân viên cần nhập ngày dự kiến thực hiện nghiệp vụ IDC và phân loại cá nhân/tổ chức, trong trường hợp này là "4 – Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức" vì cả hai bên đều là tổ chức doanh nghiệp Cuối cùng, nhân viên cần chọn mã hiệu phương thức vận chuyển dựa trên phương thức vận chuyển thực tế, chẳng hạn như mã "2" cho đường biển (container) nếu đơn hàng nhập khẩu theo phương thức hàng nguyên công.
Hình 2-4: Thông tin chung - Nhóm loại hình
Đánh giá chung về nghiệp vụ khai báo hải quan hàng nhập khẩu của Công ty
Theo tác giả, việc khai báo hải quan điện tử trở nên dễ dàng nhờ vào quy trình tự động hóa Các chứng từ được chuẩn hóa giúp nhân viên nhanh chóng thiết lập thông số cần thiết, đồng thời kiểm tra thông tin một cách cẩn thận Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn hạn chế tình trạng hàng hóa bị hoãn trong quá trình thông quan.
Hoạt động khai báo hải quan điện tử được thực hiện theo từng bước rõ ràng, với nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban và bộ phận, giúp rút ngắn thời gian và nâng cao độ chính xác Tất cả các quy trình diễn ra tự động, giúp công ty tiết kiệm đáng kể nhân lực, thời gian và chi phí di chuyển.
Công ty Gia Phát đã nâng cao hiệu suất làm việc, cho phép nhân viên tập trung vào việc cung cấp dịch vụ tốt hơn và tối ưu hóa quy trình thông quan hàng hóa.
Công ty thực hiện khai báo hải quan đúng quy định của nhà nước và Tổng cục Hải quan, đảm bảo minh bạch trong quyền lợi và nghĩa vụ của các bên Thông tin khách hàng được bảo mật chặt chẽ, giúp giảm thiểu tình trạng tranh chấp và khiếu nại từ khách hàng cũng như đối tác.
2.3.2 Một số điểm khó khăn Đối với một số sản phẩm mới hoặc hiếm thì khá khó để doanh nghiệp xác nhận đúng mã HS của sản phẩm Mỗi lô hàng khác nhau sẽ gặp các trường hợp khác nhau, nên nhân viên công ty cần phải có kiến thức chuyên sâu, hiểu sâu về bộ chứng từ và lô hàng đang tiếp nhận để thực hiện đúng các bước trong quy trình Ví dụ: Mã HS đối với từng mặt hàng rất khó xác định, nhân viên sẽ dựa vào kinh nghiệm trước đây và nghiên cứu thêm dựa vào những lô hàng tương tự mà các công ty đã từng nhập khẩu mặt hàng này khai báo
Trong quá trình thực hiện khai báo, việc sai sót số liệu trên tờ khai có thể xảy ra, nhưng cần lưu ý rằng việc sửa đổi nhiều lần có thể khiến lô hàng bị phân vào luồng đỏ để kiểm tra Nếu không thể sửa thông tin sai, hậu quả sẽ rất phức tạp, như phải huỷ tờ khai do sai mã loại hình, không thể kéo hàng nếu khai sai số lượng hoặc số kiện, và có thể bị phạt nếu thông tin về số tiền invoice không chính xác.
Máy tính và thiết bị khác thường gặp tình trạng quá tải, dẫn đến treo máy Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, cần bảo dưỡng định kỳ, nâng cấp hệ thống và cập nhật phần mềm Ngoài ra, nâng cấp chất lượng internet trong công ty cũng rất quan trọng nhằm hạn chế lỗi đường truyền trong quá trình khai báo, giúp quy trình làm việc diễn ra thuận lợi hơn.
Đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát
quan điện tử hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát
2.4.1 Cơ sở đề xuất giải pháp Định hướng của doanh nghiệp trong tương lai: công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát vẫn sẽ tiếp tục phát huy nâng cao hiệu quả hoạt động khai báo hải quan cho công ty cũng như là trung gian Việt Nam trong nước hay chi nhánh nước ngoài 37 tại Việt Nam giúp cho khách hàng thực hiện hoạt động thông quan một cách hiệu quả và nhanh chóng Liên tục hoàn thiện nhằm đem lại sự uy tín và sự hài lòng của khách hàng
2.4.2 Một số giải pháp nhằm cải thiện hoạt động nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử hàng hóa nhập khẩu
Dựa trên những thách thức và hướng phát triển của doanh nghiệp, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện quy trình khai báo hải quan tại công ty.
Nhân viên xuất nhập khẩu cần thường xuyên cập nhật các nghị định, thông tư và biểu thuế mới nhất từ chính phủ để đảm bảo việc khai báo hải quan điện tử chính xác, tránh vi phạm hành chính do nhập sai dữ liệu thuế Để thực hiện điều này, họ phải truy cập vào các trang web về thuế và luật của Nhà nước, nhằm kịp thời đề xuất các sửa đổi cần thiết đến ban lãnh đạo công ty.
Công ty nên tổ chức định kỳ các cuộc họp và khóa tập huấn nhằm nâng cao chuyên môn cho nhân viên trong các phòng ban Điều này giúp triển khai và hướng dẫn quy trình khai báo hải quan điện tử, đồng thời nhắc nhở nhân viên chú ý để đảm bảo hiệu quả và đạt kết quả tốt nhất trong công việc.
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát cần đầu tư mạnh mẽ vào các thiết bị làm việc như máy tính, điện thoại, máy in, cũng như thực hiện cài đặt và nâng cấp cần thiết Đặc biệt, việc lắp đặt hệ thống internet với đường truyền mạnh mẽ và ổn định là rất quan trọng để tránh tình trạng gián đoạn trong quá trình làm việc, giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
Chương 2 đã mô tả chi tiết quy trình thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử cho hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Thương Mại Dịch.
Trong bài viết này, chúng tôi phân tích vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát, tập trung vào những điểm quan trọng cần lưu ý trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Chúng tôi đánh giá những ưu điểm và hạn chế của công ty, từ đó cung cấp cái nhìn chi tiết và bao quát hơn về quy trình Bài viết cũng rút ra kinh nghiệm cho tác giả trong việc thực hiện nghiệp vụ Ngoài ra, chúng tôi đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử, dựa trên ý kiến và phỏng vấn từ những nhân viên có kinh nghiệm trong công ty, cùng với kiến thức thu nhận được trong quá trình học tập và trải nghiệm thực tế.
Qua đề tài “THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ
Bài viết "Kỹ Thuật Gia Phát" đã cung cấp cái nhìn tổng quan về sự hình thành và phát triển của công ty, đồng thời phân tích quy trình khai báo hải quan