Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tử bằng đường biển tại công ty tnhh thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật gia phát

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI Họ tên sinh viên: Đặng Mai Thao MSSV: 1821003405 Lớp: CLC_18DTM05 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH: 4/2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI Họ tên sinh viên: Đặng Mai Thao MSSV: 1821003405 Lớp: CLC_18DTM05 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT Chuyên ngành: Thương mại quốc tế BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TS LÊ QUANG HUY TP HỒ CHÍ MINH: 4/2021 LỜI CAM ĐOAN “Tôi cam đoan báo cáo thực hành nghề nghiệp kết nghiên cứu, tìm hiểu riêng tôi, thực hướng dẫn khoa học TS Lê Quang Huy, đảm bảo tính trung thực nội dung báo cáo Tơi xin chịu hồn toàn trách nhiệm lời cam đoan này” LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn TS Lê Quang Huy, giảng viên khoa Thương mại, trường ĐH Tài – Marketing Với hướng dẫn giúp đỡ thầy, em hoàn thành báo cáo thực hành nghề nghiệp “Phân tích quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập thiết bị điện tử đường biển công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát” Đồng thời, em gửi lời cảm ơn đến quý công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát tạo điều kiện học tập tìm hiểu thực tiễn lĩnh vực nhập quý công ty Trong suốt trình thực đề tài, em nhận nhiều giúp đỡ nhiệt tình từ anh chị cơng ty Với góp ý hướng dẫn giúp em tích lũy kinh nghiệm, học quý báu cho chuyên ngành Bên cạnh đó, em chân thành cám ơn thầy Khoa Thương Mại, thầy cô trường phổ cập kiến thức cho em qua mơn ngành Chính thầy cung cấp cho em kiến thức, tảng chuyên môn để em hồn thành đề tài cách tốt Tuy nhiên, kiến thức chun mơn cịn hạn chế thân chưa có nhiều kinh nghiệm nên nội dung đề tài tránh khỏi sai sót Vì vậy, em mong nhận thơng cảm, lời góp ý bảo tận tình q thầy đơn vị cơng ty để đề tài hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn ! NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Mức độ phù hợp mặt hình thức báo cáo: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Mức độ phù hợp kết cấu nội dung tính logic nội dung: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Mức độ bám sát thực tiễn hoạt động nghề nghiệp báo cáo: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Mức độ chuyên sâu nội dung báo cáo: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Giá trị thực tiễn báo cáo: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2021 Giảng viên hướng dẫn (ký, ghi rõ họ, tên) MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 1.1.1 Sơ lược công ty 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển 1.2 Chức nhiệm vụ Công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát 1.2.1 Chức công ty 1.2.2 Nhiệm vụ công ty 1.3 Cơ cấu tổ chức, máy nhân công ty 1.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức 1.3.2 Chức nhiệm vụ phòng ban 1.3.3 Phân tích tình hình nhân công ty 1.4 Kết hoạt động kinh doanh công ty năm (2018-2020) 1.4.1 Kết hoạt động kinh doanh theo cấu sản phẩm kim nghạch nhập thiết bị điện tử công ty Gia Phát (2018-2020) 1.4.2 Kết hoạt động kinh doanh năm 2018 – 2020 Cơng ty Gia Phát 10 TĨM TẮT CHƯƠNG .11 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT .12 2.1 Qui trình tổ chức thực hợp đồng nhập thiết bị điện tử đường biển công ty TNHH TMDV thiết bị kỹ thuật Gia Phát 12 2.2 Phân tích quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập đường biển thiết bị camera ghi hình cơng ty TNHH thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát 13 2.2.1 Ký kết hợp đồng nhập 13 2.2.2 Làm thủ tục toán 14 2.2.3 Mua bảo hiểm hàng hóa 14 2.2.4 Nhận chứng từ từ nhà xuất kiểm tra chứng từ 15 2.2.5 Nhận thông báo hàng đến tới hãng tàu lấy D/O cược container .17 2.2.6 Khai hải quan điện tử nhận kết phân luồng phần mềm ECUS5 VNACCS/VCIS .19 2.2.7 Làm thủ tục hải quan cảng 25 2.2.8 Nhận hàng chở hàng kho 26 2.2.9 Trả vỏ container rỗng lấy tiền cược container 28 2.2.10.Quyết toán, lưu hồ sơ giải khiếu nại (nếu có) 28 2.3 Đánh giá chung quy trình tổ chức thực hoạt động nhập công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát 29 2.3.1 Thuận lợi .29 2.3.2 Khó khăn 29 TÓM TẮT CHƯƠNG .30 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT .31 3.1 Định hướng mục tiêu phát triển công ty TNHH TMDV thiết bị kỹ thuật Gia Phát 31 3.2 Cơ sở đề xuất kiến nghị .31 3.3 Các kiến nghị .32 3.3.1 Tiết kiệm chi phí thời gian khâu vận chuyển, đầu tư trang thiết bị sở vật chất cho công ty: 32 3.3.2 Hoàn thiện khâu khai báo hải quan : .32 3.3.3 Đẩy mạnh hoạt động marketing trì mối quan hệ tốt với đối tác 33 3.2.4 Khắc phục hạn chế lỗi, sai sót khâu kiểm tra chứng từ 33 3.2.5 Phát triển nguồn nhân lực, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ nhân viên 34 KẾT LUẬN .35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC CHỨNG TỪ 37 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên tiếng Anh Nghĩa từ viết tắt B/L Bill of Lading Vận đơn đường biển C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ CY Container yard Bãi container CFR Cost and Freight Giá thành cước D/O Delivery Order Lệnh giao hàng ECUS E-CUSTOMS Phần mềm khai hải quan điện tử HS Code – Mã HS Harmonized Systerm Code Mã phân loại hàng hóa đƣợc quốc tế quy chuẩn NV1 - Nhân viên NV2 - Nhân viên Telegraphic 10 TTR Transfer Chuyển tiền điện Reimbursement 11 TNHH - Trách nhiệm hữu hạn 12 TMDV - Thương mại dịch vụ 13 USD United States dolla Đô la Mỹ Vietnam Automated 14 VNACCS Cargo And Port Consolidated system Hệ thống thơng quan hàng hóa tự động DANH MỤC HÌNH Hình1 1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát Hình 1: Qui trình tổ chức thực hợp đồng nhập thiết bị điện tử đường biển công ty TNHH TMDV thiết bị kỹ thuật Gia Phát 12 Hình 2: Màn hình phần mềm khai hải quan Ecus5 – Vnaccs 19 Hình 3: “Đăng kí tờ khai nhập (IDA)” .20 Hình 4: Màn hình khai báo “Thơng tin chung” hình 20 Hình 5: Màn hình khai báo “Thông tin chung ” phần mềm 22 Hình 6: Màn hình khai báo “Thơng tin chung 2” phầm mềm 23 Hình 7: Màn hình khai báo “Danh sách hàng” phầm mềm .23 DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Một số nghành hàng kinh doanh công ty Bảng 2: Cơ cấu nguồn nhân theo trình độ học vấn theo độ tuổi Công ty Gia Phát (2018-2020) Bảng 3: Cơ cấu doanh thu theo sản phẩm thiết bị điện tử từ năm 2018-2020 Bảng 4: Kết hoạt động kinh doanh năm 2018 – 2020 Công ty Gia Phát 10 • Khắc phục hạn chế lỗi, sai sót khâu kiểm tra chứng từ để nhận hàng • Phát triển nguồn nhân lực, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ nhân viên 3.3 Các kiến nghị 3.3.1 Tiết kiệm chi phí thời gian khâu vận chuyển, đầu tư trang thiết bị sở vật chất cho công ty: v Mục tiêu: Khâu vận chuyển khâu ảnh hưởng lớn đến thời gian giao hàng nên cần quan tâm xử lí tốt Bên cạnh đó, cơng ty cần đầu tư cho sở vật chất để tự chủ khâu vận chuyển, giảm bớt chi phí th dịch vụ bên ngồi cho cơng ty v Các bước triển khai: - Công ty cần khảo sát trường kỹ chi tiết để có phướng án xử lý, thay trường họp có trở ngại Đưa nhiều phương án chuyên chở thích hợp khác tuyến đường phương tiện vận chuyển để có phương án dự phịng cần thiết - Cần tăng cường khả tổ chức điều hành việc tiến hành quy trình nghiệp vụ Để điều động xe làm hàng cơng ty cần trì quan hệ thuê liên kết với nhiều công ty đại lý giao nhận khác công ty vận tải khác bên cạnh đội xe công ty lái xe mà cơng ty có quan hệ lâu dài - Cơng ty cần có sách đầu tư vào sở vật chất , trước mắt phải mua thêm phương tiện vận tải nhằm phục vụ kịp thời nhu cầu khách hàng Kêu gọi thêm vốn đầu tư để mua thêm máy móc thiết bị sử dụng trình kinh doanh - Bên cạnh đó, cơng ty cần đầu tư cho hệ thống công nghệ thông tin để phù hợp vơi nhu cầu Hiện đa phần công ty ứng dụng cơng nghệ vào q trình knh doanh, cơng ty thay đổi để theo kịp xu hướng 3.3.2 Hoàn thiện khâu khai báo hải quan : v Mục tiêu : Nâng cao kĩ nhân viên thường xuyên kiểm tra hệ thống máy tính mạng internet cơng ty để hạn chế sai sót chậm trễ v Các bước triển khai : - Trước thực khai báo hải quan điện tử, nhân viên cần đọc kĩ thơng tin khách hàng lơ hàng Sau tiến hành khai báo để tránh sai sót khơng đáng có 32 - Cơng ty cần đào tạo nhân viên kĩ khai báo hải quan điện tử để tránh sai sót thao tác Đặc biệt giai đoạn này, công ty nên thường xuyên cho nhân viên học lớp khai báo hải quan điện tử để làm quen hoàn thiện kĩ - Yêu cầu nhân viên phải cẩn thận bước khai báo hải quan Tất nhân viên phải cập nhật thông tin, thông tư nghị định phủ Bên cạnh đó, nhân viên cần hạch định chi phí rõ ràng để phịng ngừa rủi ro phát sinh thực khai báo - Vì khâu khai báo hải quan thực phần mềm nên công ty cần thường xuyên kiểm tra sửa chữa thay đổi hệ thống máy tính cho nhân viên Cơng ty cần kiểm tra liên tục tốc độ đường truyền mạng internet để không làm gián đoạn trình khai báo 3.3.3 Đẩy mạnh hoạt động marketing trì mối quan hệ tốt với đối tác v Mục tiêu: Giúp công ty mở rộng thị trường định hướng chung tìm kiếm nhiều nguồn khách hàng tiềm cho công ty v Các bước triển khai: - Nâng cao trình độ nhân viên phận marketing để tìm kiếm nhiều khách hàng tiềm Nhân viên cần chủ động tìm kiếm khách hàng có kĩ thuyết phục khách hàng - Trong kinh tế động nay, công nghệ thông tin mạng internet phát triển mạnh cơng ty cần áp dụng cơng nghệ vào trình tìm kiếm khách hàng Cần xây dựng thường xuyên cập nhật thông tin website cơng ty để khách hàng chủ động tìm kiếm thơng tin 3.2.4 Khắc phục hạn chế lỗi, sai sót khâu kiểm tra chứng từ v Mục tiêu: Khâu chuẩn bị chứng từ có ảnh hưởng đến bước quan trọng quy trình thực hợp đồng khai hải quan, nhận D/O Do đó, chuẩn bị tốt hạn chế rủi ro không kéo dài thời gian nhận hàng v Các bước triển khai: - Cần đôn đốc khách hàng gởi chứng từ sớm thời gian để khơng ảnh hường đến q trình nhậ hàng, làm tốn thêm chi phí kho bãi - Khi nhận bộc chứng từ từ nhà xuất cần tiến hành kiểm tra ngay, nên kiểm tra kỹ chi tiết thơng tin có liên quan đến toán hay khai hải quan để 33 tránh sai sót Khi thơng tin có sai sót bên nhà xuất cần thơng báo để kịp thời sửa chữa - Khơng ngừng nâng cao trình độ nhân viên phận chứng từ Bên cạnh cần liên tục cập nhật thông tin văn hướng dẫn quan nhà nước để thực 3.2.5 Phát triển nguồn nhân lực, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ nhân viên v Mục tiêu : Nâng cao tình độ chun mơn kĩ cho nhân viên để giảm thiểu sai sót mắt phải kiểm tra chứng từ v Các bước triển khai : - Tuyển chọn nhân viên chuyên môn nghiệp vụ để dễ dàng thích nghi với cơng việc Đào tạo nhân viên phận chứng từ kiến thức đòi hỏi nhân viên phải kiểm tra cẩn thận kĩ lưỡng thông tin theo yêu cầu trước giao chứng từ cho bên có liên quan - Để giảm thiểu rủi ro nhân viên phận chứng từ cần biết cách xếp hồ sơ để rút ngắn thời gian kiểm tra tránh sai sót Nhân viên chủ động phân loại xếp chứng từ cụ thể lô hàng theo thời gian để thuận tiện cho việc tìm kiếm kiểm tra 34 KẾT LUẬN Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát doanh nghiệp phát triển lĩnh vực xuất nhập thiết bị kỹ thuật điện tử Qua quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập thiết bị điện tử Công ty, em nhận thấy thuận lợi, khó khăn hoạt động Về thuận lợi, Công ty bước đầu tạo uy tín thị trường trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng, rút ngắn thời gian đàm phán, ký kết thực hợp đồng, thị trường nhập từ quốc gia có cơng nghiệp điện tử phát triển có uy tín lâu năm thị trường quốc tế, đội ngũ nhân viên sáng tạo, có nhiều kinh nghiệm đặc biệt áp dụng cơng nghệ đại vào q trình trao đổi thơng tin thực hợp đồng nhập hàng hóa Về khó khăn, Cơng ty chưa có đội xe riêng, phụ thuộc nhiều vào bên vận tải, chưa thực đầu tư chiến lược marketing rõ ràng, sách quản lý chi phí cho hoạt động nhập chưa thực hiệu quả, chi phí vận tải chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí hoạt động nhập Cơng ty cịn phụ thuộc nhiều vào nguồn vốn vay Những điểm yếu gây ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu, gián tiếp ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Công ty Dựa sở khó khăn, mục tiêu định hướng phát triển Công ty, em đề xuất số kiến nghị nhằm nâng cao kết hoạt động nhập thiết bị điện tử Công ty Gia Phát giảm thiểu chi phí liên quan đến vận chuyển, tăng nguồn vốn công ty, xây dựng chiến lược Marketing nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Nếu khắc phục hạn chế đó, Cơng ty Gia Phát nhanh chóng phát triển 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Các tài liệu từ phịng kế tốn, nhân chứng từ Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, Quản trị Xuất nhập khẩu, NXB Thống kê ThS Nguyễn Thanh Hùng, Giáo trình Vận tải Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, NXB Kinh tế ThS Lý Văn Diệu, ThS Nguyễn Việt Tuấn, Giáo trình nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, NXB Kinh tế Nghiệp vụ khai Hải quan điện tử - Hệ thống VNACCS Nghiên cứu, tìm hiểu cơng văn từ website: https://www.customs.gov.vn/default.aspx Nghị định 69/2018/NĐ-CP Một số thông tin, tài liệu tham khảo từ Website: www.gov.customs.vn www.tailieuxnk.com www.luanvan.net.vn www.xuatnhapkhauleanh.edu.vn 36 PHỤ LỤC CHỨNG TỪ Sales contract – Hợp đồng thương mại Commercial Invoice – Hoá đơn thương mại Packing List – Phiếu đóng gói (thể bảng) Bill of Lading – Vận đơn đường biển Delivery Oder (D/O) – Lệnh giao hàng Tờ Khai hải quan Arrival Notice – Thông báo hàng đến 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46