Trang 1 TRƯỜNG ĐAỊ HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN: HOÀNG DUY LINH Mã số SV: 1821003282 Lớp: CLC18DTM2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG XU
Mục tiêu nghiên cứu
- Tổng kết các lý thuy t vế ề nghiệp v giao nh n hàng hóa xuụ ậ ất khẩu nguyên công bằng đường biể n.
- Tìm hiểu thực trạng quy tình thực tiễn và các hoạt động di n ra tễ ại doanh nghiệp thực tập để từ đó có th phân tích, đánh giá đ đưa ra nh n xét.ể ể ậ
- Từ các nhận xét, đưa ra các gi i pháp đ nhằm hoàn thiện nghi p vả ể ệ ụ giao nh n hàng ậ hóa xuất khẩu nguyên công bằng đư ng bi n cờ ể ủa công ty và đồng thời có thể đưa ra ki n ế nghị giúp nâng cao hi u quệ ả các nghiệp vụ này.
Đố i tượng và ph m vi nghiên cứu: 2 ạ 4 Phương pháp thu thập dữ liệu
Tên nghiệp vụ: “Nghiệp v giao nh n hàng hóa xuụ ậ ất khẩu nguyên công b ng đư ng ằ ờ bi n”ể Địa điểm: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Gia Việt
4 Phương pháp thu thập dữ liệ u:
+Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
Dữ liệu thu thập từ đề tài luận văn đều thuộc lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, Logistics
Báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh và các thủ tục chứng từ trong quá trình hoạt động tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Gia Việt
+ Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp quan sát thực tế thông qua quá trình tiếp xúc trực tiếp với các dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu của Công ty
Phương pháp xử lý số liệu:
+Phương pháp thống kê: Phương pháp thống kê được sử dụng để đánh giá thực trạng về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty, thông qua các tài liệu nội bộ mà Công ty cung cấp từ năm 2018 đến đầu năm 2020
+Phương pháp phân tích: Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của Công ty trong thời gian phân tích nhằm đánh giá sự hợp lí và không hợp lí của dữ liệu này
+Phương pháp so sánh: Tiêu chuẩn so sánh trong phạm vi đề tài là các chỉ tiêu chất lượng dịch vụ, hiệu quả sử dụng lao động, hiệu quả quản lý chi phí và kết quả đạt được của mỗi kỳ kinh doanh đã qua của Công ty
+Phương pháp tổng hợp: Phương pháp này sử dụng nhằm tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra nhận xét và đánh giá về thực trạng dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu tại Công ty, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty
+Phương pháp nghiên cứu tình huống: Đề tài so sánh đối chiếu giữa lý thuyết với hoạt động thực tiễn tại công ty được thể hiện qua những hợp đồng dịch vụ giao nhận mà Công ty đã hoàn thành với bên đối tác.
Bố cụ c bài nghiên c ứu
Nội dung bài báo cáo thực hành nghề nghiệp gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Gia Việt
Chương 2: Thực trạng tổ chứ dịch vụ giao nhận hàng nguyên công bằng đường biển c tại Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Gia Việt
Chương 3: Đề xuất gi i pháp hoàn thiả ện quy trình t chức nghiệp v giao nh n hàng ổ ụ ậ hóa xuất khẩu nguyên công bằng đư ng bi n cờ ể ủa Công Ty TNHH TM DV Gia Việt
GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP
Giới thiệu chung về củ a công ty TNHH Thương M ại Dịch Vụ Gia Việt
Tên đầy đủ: Logistics Gia Vi t ệ - Công Ty TNHH Thương Mạ - Dịi ch Vụ - Vận Tải Gia Việt
Tên quốc tế: GIA VIET TRADING -SERVICE -TRANSPOST COMPANY LIMITED
Mã số thuế: 0310679790 Địa chỉ: Số 1D7 đư ng cư xá 30/4, Phư ng 25, Qu n Bình Th nh, Thành phờ ờ ậ ạ ố Hồ Chí Minh, Việt Nam
348/13A Ung Văn Khiêm, Phư ng 25, Qu n Bình Th nh, TPHCMờ ậ ạ Đại diện pháp luật: Bùi Văn Trung
Ngày hoạt động:10/03/2011 Điện tho i: 0862 759 799 / 0835 122 199ạ
Email: cskh@giaviet.com/ info@vantaigiaviet.com
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH TM DV Gia Việt
Công ty Gia Việt là đơn vị đã có gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics tại Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng và toàn quốc nói chung Công ty được thành lập vào ngày 10/03/2011 theo giấy phép kinh doanh số 0310679790 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp
Công Ty TNHH - TM - DV Gia Việt luôn nghiên cứu, tìm tòi đ đáp ng cho tể ứ ất cả khách hàng nh ng dữ ịch vụ chất lượng nhất, ti t kiế ệm thời gian nh t và giá cấ ả cạnh tranh nhất nhằm ti n tế ới mục tiêu là trở thành m t trong nhộ ững công ty cung c p dấ ịch vụ giao nhận, kho v n hàng đ u Viậ ầ ệt Nam
Phương châm hoạt động: vTrân trọng ph c vụ ụ khách hàng vĐồng tâm hi p lệ ực v Không ngừng cải tiến v Cùng nhau phát triển
1.1.3.1 Vận tải và giao nhận hàng xuất nhập khẩu:
Công ty cung cấp cho khách hàng gi i pháp vận t i hàng hóa bằ đường bộ, đường ả ả sắt, đường biển từ các điểm trong nước và ngoài nư c theo l ch trình c a các hãng tàu hớ ị ủ ằng tuần
1.1.3.2 - Dịch vụ khai thuê hải quan:
FFFFF Tư vấn chu n bẩ ị hồ sơ, giấy phép, công bố chất lượng, hồ sơ thủ tục theo từng loại hình của tờ khai.
FFFFFTư vấn các xác định trị giá hải quan, mã HS, nọp thuế xuất nhập khẩu, kiểm soát hàng nhập khẩu, tham vấn giá, kiểm tra hàng sau thông quan, hoàn thuế XNK…
FFFFF Thực hiện các dịch vụ xếp d hàng b ng xe nâng, xe c u, xe xúc…ỡ ằ ẩ
FFFFFThực hiện dịch vụ xếp dỡ bằng công nhân bốc xếp…
FFFFFMua bán xe nâng, xe cơ giới
FFFFFCung cấp phụ tùng xe nâng xe cơ giới…
FFFFFĐại lý ký gửi hàng hóa
1.1.3.5 Mua bán cho thuê xe nâng:
FFFFF Cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi, quản lý kho bãi
FFFFFTư vấn xây dựng kho, quy trình vận hành kho cho các nhà máy sản xuất.
Phân tích tình hình nhân sự ở Công ty TNHH TM DV Gia Việt
Hình 1 1 Sơ đ phòng ban củồ a Công ty TNHH Giao nhận TM DV Gia Việt
Nguồn: Tác giả tổng hợp
PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH
NHÂN SỰ PHÒNG XUẤT NHẬP
-Phòng Giám đốc: xây dựng chi n lưế ợc, tâm nhiền, chính sách và mục tiêu hoạt động của công ty Tổ chức bộ máy, cung cấp mọi nguồ lực cầ thiết vn ề con người, th i ờ gian, ngân sách và các đi u ki n đề ệ ể thực hiện việc quản lý chất lượng tiêu chu n ẩ Giám đốc đưa ra quyết định cuối cùng cho m i ho t đọ ạ ộng của công ty, là người chịu trách nhiệm pháp lý của công ty trư c pháp luớ ật
- Phòng Phó giám đốc: là người chịu trách nhiệm trung gian giữa giám đ c và các ố phòng ban của cong ty, tiếp nhân nh ng ki n nghữ ế ị, đóng góp ý kiến từ các cá nhân hay tập thể trong công ty để tổ chức th c hiự ện k hoạch công ty đư c tế ợ ốt hơn Phó giám đốc phụ trách trực tiếp làm vi c vệ ới các phòng ban dưới và thay mặt khi Giám đốc vắng m t ặ
- Phòng nhân sự: Giúp việc cho giám đ c công ty và tố ổ chức th c hiự ện việ ổ chức t c lao động, qu n lý và bả ố trí nhân lực, tuyển d ng qu n lý nhân lụ ả ực, điều đ ng thuyên chuy n ộ ể lao động B o hả ộ lao động, các chế độ chính sách lương thưởng cho người lao động, chăm sóc sức kh e ngưỏ ời lao động, b o vả ệ theo lu t và quy chậ ế công ty Soạn th o văn b n, trình ả ả giám đốc ký Phát hành, lưu trữ và b o mả ật các con dấu Cung c p các tài li u chính xác, ấ ệ kị hờp t i, an toàn và bảo mật Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận khác trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của công ty.
- Phòng k toán: Quản lý các ngu n thu ế ồ – chi tài chính c a công ty theo pháp luủ ật hiện hành Ghi chép ph n ánh k p thả ị ời chính xác đầy đủ, lập các ch ng tứ ừ có liên quan về sự vận đ ng cộ ủa tả ải s n ra vào công ty Lưu trữ các chứng từ số liệu đó b o mả ật an toàn Đảm bảo cân b ng ngu n thu và chi phí, đằ ồ ủ lương thưởng cho công nhân viên Quản lý quỹ tiền mặt, tài sản của công ty
- Nghiên cứu và tri n khai thể ực hiện việc tiếp c n th trường mục tiêu và khách ậ ị hàng
- Xây dựng các chi n lưế ợc về việc giới thiệu s n phả ẩm và mở rộng th trường nhằm ị thu hút sự quan tâm của khách hàng.
- Lập k hoạch và th c hiế ự ện các ho t động kinh doanh cũng như tính toán và l p ạ ậ báo cáo v giá thành s n phề ả ẩm, dịch vụ, để có căn cứ ký h p đ ng vợ ồ ới khách hàng
- Cung cấp thông tin, tài li u và đệ ảm nhận việc biên phiên d ch các tài liị ệu cho Ban Giám đốc
- Theo dõi, giám sát tiến đ thực hiện các ộ kế hoạch, chiến lược kinh doanh của các bộ phận khác Đảm bảo việc th c hiự ện kế hoạch diễn ra đúng quy trình và ti n đế ộ sản xuất sản phẩm đáp ứng đúng yêu c u trong h p đ ng vầ ợ ồ ới khách hàng
- Xây dựng k hoạch th c hiế ự ện và phân bổ một cách hợp lý thời gian sản xuất kinh doanh cho các phân xư ng s n xuở ả ất và cho toàn bộ doanh nghiệp
- Thực hiện các l nh s n xuệ ả ất, để đảm bảo lư ng s n phợ ả ẩm cần thiết và có biện pháp gia tăng ngu n hàng đ đáp ng nhu c u cồ ể ứ ầ ủa thị trường
- Đề xuất các chiến lược marketing cũng như các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh theo t ng giai đo n cừ ạ ụ thể
- Lập k hoạch triểế n khai ho t động phát tri n th trường và viạ ể ị ệc nghiên cứu, phát triển s n ph m ả ẩ
- Xây dựng và phát tri n các mể ối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ và mở rộng mối quan hệ vớ khách hàng mới i
- Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đ c vố ề tất cả các hoạt động phát tri n kinh doanh ể của doanh nghiệp theo đúng quy n h n và nhi m vụ đã đượề ạ ệ c giao.
-Phòng xuất nh p kh u: là bộ ph n ch u trách nhiậ ẩ ậ ị ệm các v n đấ ề về điều phối và giám sát hoạt động của chu i cung ứỗ ng Đảm bảo tài s n cả ủa công ty đư c sợ ử dụng hi u ệ quả và sử dụng công nghệ logistics để tối ưu quy trình vận chuy n hàng hóa…ể Liên hệ nhà cung cấp để hỏi hàng, xin báo giá Phân tích báo giá nhận được, dự toán các chi phí nhập khẩu (phí v n tậ ải, thuế ập kh u…) Chu n bnh ẩ ẩ ị các chứng từ thanh toán (m L/C, chuyểở n tiền )Thực hi n các công vi c cệ ệ ần thi t vế ề vận tải quố ế để c t đưa hàng v kho.Tiến hành ề khai báo Hải quan Đưa hàng về nhập kho,chuy n hàng đ n nơi giể ế ao nhận.
Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giao nhận TM DV Vân
1.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh:
Bảng 1.1 Hoạ ột đ ng kinh doanh của công ty từ năm 2018-2020 Đơn vị: Tỷ VNĐ
Số tiền Tỉ lệ (%) Số tiền Tỉ lệ
Nguồn: Tác giả tổng h p, tính toán ợ Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2018, 2019, 2020 Công ty TNHH Thương mại
– Dịch vụ - Vận tải Gia Việt
Số liệu bảng 1.1 cho thấy
-Từ năm 2018 đ n năm 2019 doanh thu ế tăng lên 1,32 tỷ đồng tăng tương ứng 6,39% so với năm 2018, Chi phí của công ty năm 2019 tăng thêm 0,94 tỷ đồng tức tăng 5,17% so với năm 2018 Lợi nhuận công ty năm 2019 tăng lên 0,38 tỷ đồng tức tăng 15,38% so với năm 2018
- Từ năm 2019 2020 doanh thu - tăng lên 2,24 tỷ đồng tương ng 12,92%ứ , chi phí tăng lên 1,97 tỷ đồng tức tăng 10,3%, lợi nhuận tăng thêm 0,87 tỷ tức tăng 30,52% so với năm 2020
Trong năm 2019-2020, sự bùng phát dịch n Cov 19 và Sar- -Cov2 đã khi n cho ế dịch vụ giao nh n cậ ủa các nước phát tri n mể ột cách bùng nổ, điều này giúp cho dịch vụ giao nhận của công ty tăng nhan về doanh thu và lợi nhuậ Bên cạn nh đó công ty đã kí được nhiều h p đ ng vợ ồ ới các đ i tác nưố ớc ngoài như Hàn Qu c, Singapore nên đó là lý do khiố ến cho doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng mạnh
1.3.2 Phân tích lợi nhuận kinh doanh của công ty TNHH Gia Việt theo cơ cấu phương thức vận tải
Bảng 1.2 ể th hiện tình hình hoạt động kinh doanh thông qua chỉ số lợi nhuận của Công ty TNHH TM DV Gia Việt theo cơ c u phương thấ ức vận tải đường bi n và đư ng ể ờ bộ trong giai đoạn 2018 – 2020 như sau:
Bảng 1.2 Lợi nhuận theo cơ c u phương thấ ức giao nh n hàng hoá xu t kh u ậ ấ ẩ nhập kh u năm 2018ẩ -2020 Đơn vị: tỷ VNĐ
Nguồn: Tác giả tổng hợp, tính toán t báo cáo KQHĐKDừ Nhận xét:
Lợi nhuận của công ty tăng đ u qua các năm trong giai đo n 3 năm t 2018 đề ạ ừ ến
2020, trong đó năm 2020 là năm có mức tăng cao nhất do công ty đã có đư c nhiợ ều khách hàng quen thuộc, đơn đặt hàng ổn đ nh và đị ội kéo xe đường b đã l y đưộ ấ ợc lòng tin c a ủ khách hàng
Lợi nhuận của v n tậ ải đường bi n luôn chiể ếm tỷ trọng cao nhấ ần lượt l t là 63,92%, % 66 và 66,22% qua các năm 2018, 2019 và 2020
Vậ tản i đường bộ chiếm tỷ trọng nh hơn kho ng 3 l n trong cơ c u lỏ ả ầ ấ ợi nhuận theo phương thức giao nhận của công ty Cụ ể th là trong 3 năm 2018, 2019 và 2020, lợi nhuận của phương th c giao nhứ ận đư ng bờ ộ đạt 36,08%, 34% và 33.88% trong tổng lợi nhu n ậ của công ty
Qua phân tích bảng số liệ ợi nhuậu l n theo phương thức giao nhận của công ty thì ta có thể thấy được lợi nhuận theo phương thức vậ ải đường bi n chin t ể ếm đa số lợi nhuận của công ty Nguyên nhân là do vận tải b ng đư ng bi n là dằ ờ ể ịch v chính và chụ ủ lục c a công ủ ty trong khi dịch vụ vận tải bằng đư ng bờ ộ được thành lập trễ hơn Tuy nhiên qua các năm, tuy quy mô của lợi nhuận tăng nhưng tỉ lệ lợi nhuận của d ch vị ụ vậ ản t i đường bi n giể ảm và tỉ lệ dịch vụ vận tải đường bộ tăng, t đó có th đoán đưừ ể ợc là công ty đang cố gắng phát triển ngành dịch vụ đường bộ đồng thời duy trì vị ế củth a d ch vị ụ vận tải đường biển.
1.3.3 Phân tích lợi nhuận kinh doanh của công ty TNHH Gia Việt theo cơ cấu thị trường về lĩnh vực giao nhận hàng hóa
Bảng 1.3:Cơ cấu thị trường về lĩnh vực giao nhận hàng hóa của công ty từ 2018-
Thị trường Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Nguồn: Tác giả tổng hợp, tính toán t báo cáo KQHĐKDừ Nhận xét:
Dựa theo phương pháp so sánh số liệu đã được phân tích qua bảng bi u ta th y ể ấ doanh thu giao nh n hàng hóaậ của thị trường Châu Á chiếm vị trí cao nhất trong tổng doanh thu về giao nh n hàng hóa qua các năm Năm 2018 chiậ ếm 49,64% , năm 2019 chi m ế 52,98% và năm 2020 chiếm 51,59% trong tổng doanh thu qua các thị trường, thị trường Châu Á cũng là thị trường chính của công ty Th trường Châu Âu là th trường tiềm năng ị ị của công ty, cơ cấu doanh thu tăng qua các năm Doanh thu từ ị th trường Châu Âu năm
2018 chiếm 35,35%, năm 2019 chi m 36,96%, năm 2020 chi m 34.66% Nguyên nhân là ế ế do t năm 2018 đ n nay công ừ ế ty kí k t thêm nhiế ều h p đ ng vợ ồ ới các đ i tác, nên nhuố cầu xuất khẩu hàng hóa cũng như giao nh n, v n chuy n tăng cao làm cho doanh thu tậ ậ ể ừ các thị trường này cũng tăng lên nhanh chóng
1.3.4 Phân tích lợi nhuận kinh doanh của công ty TNHH Gia Việt theo phân loại dịch vụ công ty cung cấp
Bảng 1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo ph n loâ ại dịch vụ công ty cung c p tấ ừ năm 2018 2020 –
Chỉ tiêu thực hiện Tháng 2018 Tháng 2019 Tháng 2020
Dịch vụ khai b o Há ải quan 6,8 7,1 8,2
(Nguồn: Ph ng Kế To n) ò á Nhận xét:
Tại công ty TNHH Giao Nh n Giaậ Việt, đối v i hớ àng hóa đ ng bi n đườ ể ược chia ra làm 3 loại hình d ch vị ụ, đó là FCL/FCL, LCL/LCL và dịch vụ khai b o Há ải quan Từ bảng 1.7 cho thấy, dịch vụ FCL/FCL đóng vai tr quan tr ng trong hoò ọ ạt động kinh doanh của công ty, cụ ể th như sau:
Giai đoạn năm 2018: Doanh thu theo lo i hạ ình dịch vụ đạ 20,65 tỷ đồt ng, trong đó dịch vụ FCL/FCL chiếm 49,87%; ti p theo lế à dịch vụ hải quan chiếm 3 92%; cuối cùng 2, là 17,19% cho dịch v LCL/LCL Nguyên nh n cụ â ó sự chênh lệch t trọng l do c ng ty ỷ à ô chưa đủ ả năkh ng để đứng ra gom h ng, nh ng cà ư ó quan hệ tốt v i hớ ãng t u v gia c khai à à ả báo hải quan cạnh tranh.
Giai đoạn năm 2019: Doanh thu từ các lo i hìạ nh d ch vụ có tăng nh ng kh ng ị ư ô nhiều: 50 8,9 % cho dịch vụ FCL/FCL; 32, % c31 ho dịch vụ khai b o há ải quan và 16,7% cho dịch LCL/LCL Công ty v n t p trung v o thẫ ậ à ế mạnh là dịch vụ giao nh n FCL/FCL ậ và khai bao hải quan Công ty v n chẫ ưa đ nguồn v n đủ ố ể mở rộng quy m hoạt động ô
Giai đoạn năm 2020: Doanh thu từ dịch v FCL/FCL giảm 0ụ ,6% so với k trước, ì nhưng v n chiẫ ếm tỷ trọng cao nhất và đóng vai tr quan tr ng Dò ọ ịch vụ hải quan tăng 0,88% so với kì trước và dịch vụ LCL/LCL cũng t ng nh ng kh ng nhi u Nguy n nh n ă ư ô ề ê â là do c ng ty chô ưa tập trung tìm ki m khế ách hàng ở một lĩnh vực nhấ ịnh khi n lt đ ế ượng hàng h ng th ng kh ng đ u à á ô ề
Chương 1 là chương tổng quát giới thiệu về công ty TNHH Gia Việt Chương 1 trình bày về lịch sử h nh thành và phát tri n của công ty, chức năng vì ể à nhiệm vụ công ty, cơ cấu tổ chức của công ty, tình h nh hoạt động kinh doanh của ì công ty cũng như là định hướng phát tri n của công tể y
TH C TR Ự ẠNG TỔ CHỨ C D CH V Ị Ụ GIAO NH N HÀNG HÓA Ậ XUẤ T KH U NGUYÊN CÔNG B NG ĐƯ NG BI N CẨẰỜỂ ỦA CÔNG TY TNHH TM
Thực trạng quy trình tổ chức dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu nguyên công bằng đường biển tại Công ty TNHH TM DV Gia Việt
nguyên công bằng đường biển tại Công ty TNHH TM DV Gia Việt:
Công ty TNHH TM DV Gia Việt thực hiện quy trình tổ chức dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu nguyên công bằng đường biển theo các bước : l Nhận yêu cầu từ khách hàng và hỏi giá/chào giá l Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ l Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu l Thông quan hàng hóa xuất khẩu l Thanh lý bãi và nhận B/L l FWD lấy vận đơn từ hãng tàu lXin cấp C/O, giấy kiểm dịch l Gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu l Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ
Hình 2.1 Sơ đ quy trình t chức d ch vồ ổ ị ụ giao nhận hàng xuất nguyên công bằng đư ng bi n tờ ể ại Công ty TNHH TM DV Gia Việt
2.1.2 Các bước thực hiện sơ đồ qui trình
Bước 1: Nhận yêu c u t khách hàng và chào giá cho khách hàngầ ừ
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh ti p nh n t khách hàng như ế ậ ừ sau:
Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp ( u hàng tươi s ng , rau qunế ố ả tươi s chọẽ n cont lạnh:20’RF,40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối v i hàng cớ ồng k nh”) Cũng như ề các quy đ nh cị ủa nư c nhớ ập kh u vẩ ề mặt hàng đó Ví dụ như: hàng thực phẩm thì ph i có giả ấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì ph i khả ử trùng…
Nhận yêu cầu từ khách hàng và hỏi giá/chào giá
Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu
Thông quan hàng hóa xuất khẩu
Thanh lý bãi và nhận B/L
Gửibộ chứng từ cho nhà nhập khẩu
Lập hứng từ kết toán và lưu hồ sơ
FWD lấy vận đơn từ hãng tàu
Xin cấp C/O, giấy kiểm dịch
Cảng đi, c ng đ n: Đây là y u tả ế ế ố quyết định giá cước vận chuy n vì ể khoảng cách v n chuy n càng g n, thậ ể ầ ời gian vận chuy n càng ng n thì cưể ắ ớc phí càng thấp và ngượ ại c l
Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đ n c ng nào mà nhân viên ế ả kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng ch n dọ ịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty xem xét báo giá cước cho khách hàng đó biết
Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm mộ ịch trình tàu chạy phù t l hợp vvvvv Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường v Báo giá khách hàng và đàm phán với khách hàng
Khách hàng và nhân viên phòng Sales s đàm phán vẽ ới nhau về giá cước vận chuy n, lể ịch trình tàu chạy và các đi u ki n kèm theo N u khách hàng đ ng ề ệ ế ồ ý thì nhân viên ch ng tứ ừ sẽ gửi cho khách hàng Booking Request và yêu cầu khách hàng xác nh n các thông tin lậ ại m t lộ ần nữa v Gửi Booking Request cho hãng tàu
Khách hàng sẽ cung cấp các thông tin c n thi t cho booking request (yêu ầ ế cầu đặt chỗ) và thường thì nhân viên của công ty sẽ hỗ ợ tr điền giúp cho khách hàng Từ các thông tin này, nhân viên phòng Sales s tìm các hãng tàu phùẽ hợp với yêu cầu c u khách hàng ầ
Booking request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Ngư i ờ gửi hàng, ngư i nhờ ận hàng, tên hàng, tr ng lư ng, loọ ợ ại container, nơi đóng hàng (đóng kho người g i hàng hay đóng t i bãi container cử ạ ủa cảng), c ng hạ ả container có hàng để thông quan xu t khấ ẩu (hạ container ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), c ng đ n (nưả ế ớc nhập kh u), ngày tàu chẩ ạy…
Bước 2: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu của công ty sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng.Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng ( port of delivery), cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có), ETD/ETA (ngày đi/ngày dự kiến đến), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( losing time)…
Sau đây là một booking confirmation của công ty TNHH TM DV Gia Việt:
- Forwarder: ALPHA KING GLOBAL LOGISTICS 0005779775 001
- Vessel/Voyage: XPRESS KHYBER / 0AR1AN1NC
- Port Of Loading: HO CHI MINH CITY
- Loading Terminal: CAT LAI PORT
-Niêm chì Container (Seal) sẽ được giao trực tiếp tại Nơi giao Container rỗng (Bãi Container) Ngoại trừ, Nơi giao Container rỗng được chỉ định tại: Khu vực Thành phố Hồ Chí Minh/Vũng Tàu: Tân Cảng Hiệp Phước, TCIT, TCTT, thì Niêm chì (Seal) sẽ được giao tại Bãi Tâm Cảng Depot (Địa chỉ: Số 938/180 Nguyễn Thị Đinh, Phường Thạnh Mỹ Lợi, Quận 2, Tp Hồ Chí Minh
- Cut-Off Date/Time: 16-AUG-2020 12:00 PM
- VGM Cut Off Date/Tim- e: 17-AUG-2020 12:01 AM
Khi đã có Lệnh c p container r ng, nhân viên đấ ỗ ến c ng và thông qua ả hướng d n cẫ ủa nhân viên cảng để tiến hành l y container r ng Trưấ ỗ ớc khi lấy c n ầ phải kiểm tra kĩ container theo yêu cầu ch ng h n: container sẳ ạ ạch, khô, ch c chắ ắn, tình trạng còn mới không hư h i gì…ạ
Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của công ty thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó
Bước 3:Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu v Chuẩn bị hàng hóa:
Do là công ty dịch vụ nên bước này công ty không làm mà người xuất khẩu làm v Chuẩn bị phương tiện vận tải
Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu ( thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container Ớ bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm : packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng
Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy conttainer rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng
Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng ( theo trên booking confirm) và đóng phí hạ container cho cảng vụ v Chuẩn bị chứng từ khai hải quan
MỘT SỐ KIẾN NGH Ị NHẰM HOÀN THIỆ N QUY TRÌNH T Ổ CHỨC TH C HIỰ ỆN DỊ CH V Ụ GIAO NH N HÀNG XUẬ Ấ T KH Ẩ U NGUYÊN CÔNG C A CÔNG TY TNHH THƯƠNG MỦ ẠI DỊ CH V Ụ GIA VI ỆT
Đánh giá quy trình tổ chức th c hi ự ện dị ch v ụ giao nh ậ n hàng xu t kh u ấ ẩ nguyên công của Công ty TNHH dịch vụ Gia Vi 37 ệt
vNhững thành công đạt được
Thái độ làm việc chuyên nghiệp của nhân viên đã qua đào tạo chiếm được lòng tin vững chắc trong lòng khách hàng, giúp công ty có được nhiều khách hàng thân thiết Công ty có nhiều kinh nghiệm và uy tín và sự tận tâm trong nghề do đó công ty đã thiết lập một mối quan hệ tốt với các cơ quan hải quan cũng như các đại lý hãng tàu, hãng xe, kho bãi và các chủ hàng xuất nhập khẩu ở trong miền nam nói riêng và cả nước nói chung Ngày càng nhiều khách hàng chọn dịch vụ của công ty đó là tính hiệu tốt trong tình hình cạnh tranh khốc liệt như hiện nay
Khả năng lãnh đạo tài tình của cấp quản lý đã giúp công ty thích nghi tốt với tốc độ thay đổi của thị trường, góp phần tạo nên sự vững chắc của công ty vvvvv Những vấn đề cần khắc phục
Thói quen sử dụng chứng từ của mỗi hãng tàu là giống nhau dẫn đến tình trạng khó khăn trong việc lập chứng từ
Có xảy ra tình trạng sai lệch, không trùng khớp và thiếu sót trong quá trình chuẩn bị chứng từ dẫn đến tình trạng mất nhiều thời gian, chi phí của công ty và khách hàng Thị trường giao nhận của công ty còn hạn chế, chưa mở rộng ra nhiều quốc gia Chính sách mở cửa giúp nhiều công ty nước ngoài gia nhập vào thị trường trong nước, khó cạnh tranh vì năng lực nhân viên còn yếu so với công ty giao nhận nước ngoài Với nguồn lớn lớn nên các công ty nước ngoài thường có mức giá ưu đãi nên dễ thu hút khách hàng hơn.
M ụ c tiêu và định hư ng phát tri n c ớ ể ủ a công ty
Trong thời gian sắp tới, mục tiêu của công ty là tích cực chủ động, nghiên cứu và thực hiện các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng kinh doanh, dịch vụ và mở rộng thị trường trong và ngoài nước.Tạo thêm sự uy tín để có nhiều sự tính nhiệm của khách hàng đối quá trình giao nhận của công ty cũng như tạo ra cầu nối quan trọng đối với cơ quan hải quan, hãng tàu và các đại lý khác
Tích cực mở rộng mối quan hệ giao dịch với các tổ chức giao nhận quốc tế Đồng thời tích cực tìm kiếm khách hàng mới, tìm hiểu thông tin, nắm chắc khả năng , yêu cầu ủy thác của khách hàng trong và ngoài nước
Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng công nghệ marketing trong chiến lược kinh doanh của công ty với chiến lược dịch vụ mới, chiến lược giá cả mềm dẻo và linh hoạt. Ổn định mức chi phí tiền lương trong khâu kinh doanh dịch vụ giao nhận Củng cố gia và tăng cường cơ sở kỹ thuật phục vụ cho công tác giao nhận
3.3 Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ ức ch thực hiện dịch vụ giao nhận hàng xuất kh u nguyên công của công ty TNHH TM DV Gia Việt ẩ
3.3.1 Tối thiểu các lo i chi phí ạ
Giảm chi phí nhân công bằng việc chuyển các công việc bằng giấy tờ, khai báo hải quan bằng hệ thống điện tử Tận dụng tối đa những cơ hội được giảm giá dịch vụ bên ngoài, từ chối các dịch vụ không liên quan đối với công ty
Thương lượng và báo trước với khách hàng những khoản chi phí phát sinh trong quá trình giao nhận để tránh việc xảy ra tranh cãi và mất thời gian của đôi bên
Tận dụng tốt các phương tiện vận tải, kho bãi của công ty để vận chuyển cũng như bảo quản hàng hóa, hạn chế thuê ngoài để làm tăng các khoản chi phí không cần thiết Tuyển chọn và đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, hạn chế việc phải tốn nhiều chi phí cho việc đào tạo nhân viên không đúng chuyên môn.
3.3.2 Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Công ty phải luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng và giữ mối quan hệ song phương, thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng để nắm bắt được những thông tin phản hồi từ khách hàng trong quá trình cũng như sau khi hoàn thành quá trình giao nhận Khi nhận được các thông tin của các công ty mới thành lập có nhu cầu xuất khẩu hay nhập khẩu thì công thì phải chủ động tiếp cận, tư vấn cũng như tạo mối quan hệ tốt để gây ấn tượng ban đầu, góp phần giúp cho mối quan hệ bền vững về sau Sau đó đưa ra mức giá phù hợp để có thể tiến hành kí kết hợp đồng
Trong quá trình thực hiện dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viên giao nhận cần thực hiện đúng tiến độ cũng như kiểm tra chất lượng hàng hóa Mọi thắc mắc, khiếu nại và các vấn đề gặp phải trong quá trình giao nhận của khách hàng thì đội ngũ tư vấn của công ty phải phúc đáp và giải quyết thỏa đáng
Có chính sách ưu đãi đối với khách hàng, luôn không ngừng tìm kiếm khách hàng mới, tổ chức các hội thảo giữa công ty và khách hàng để quảng bá thương hiệu, dịch vụ của công ty tới khách hàng Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, giải thích các điều khoản ngoại thương và các vấn đề rắc rối phát sinh trong quá trình giao nhận
Quảng bá thương hiệu trên mạng internet, làm phong phú website của công ty để thu hút lượng người truy cập Đồng thời, có thể trao đổi và liên lạc dễ dàng qua mạng, tiết kiệm được thời gian và công sức.Tạo tài khoản cho khách hàng để khách hàng có thể theo dõi được lịch trình giao nhận hàng, khoản nợ… và công ty có thể thuận tiện thống kê theo dõi
3.3.3 Thâm nhập và mở rộng th trườngị
Tăng cường các phương pháp nghiên cứu thị trường Mỗi doanh nghiệp phải am hiểu thị trường mình thâm nhập Tìm hiểu nhu cầu và lượng của dịch vụ của công ty trên các thị trường và khả năng phát triển của các thị trường trong tương lai
Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh, học hỏi điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ để đưa ra các phương thức cạnh tranh cho công ty Từ đó, công ty mới phát huy được điểm mạnh của mình và hạn chế những thiếu sót
Công ty có thể tiến hành liên doanh, liên kết với các công ty nước ngoài để tận dụng nguồn vốn cũng như không mất công phải nghiên cứu thị trường mà có thể tăng thị phần đồng thời có thể hạn chế được rủi ro
Với những thị trường truyền thống công ty cần nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong nhưcng năm tới Hiện công ty có thể đáp ứng được nhu cầu như thế nào và khả năng đáp ứng trong tương lại ra sao Những thị truờng này là nguồn thu khổng lồ cho công ty vì vậy, công ty cần tích cực đẩy mạnh và mở rộng hơn
Công ty thực hiện việc đa dạng hóa các loại dịch vụ, kết hợp vận tải đa phương thức để thỏa mãn nhu cầu của mọi đối tượng khách hàng, làm cho khách hàng bị thu hút ngay với chất lượng và loại hình dịch vụ của mình
3.3.4 Nâng cao cơ sở hạ tầng, đ u tư phápầ triển thiết bị dụng cụ và phương ti n v n tệ ậ ải
Gi ải pháp hoàn thiệ n quy trình tổ chức th c hi ự ệ n dịch vụ giao nh ận hàng xuấ t kh u nguyên công của công ty TNHH TM DV Gia Việt 38 ẩ
Với những kiến thức đã được học tại trường cùng với kinh nghiệm tích lũy được trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Giao nhận TM DV Gia Việt về dịch vụ tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên công bằng đường biển, người viết đã hoàn thành phân tích các bước nghiệp vụ của công ty Qua bài báo cáo này, khát quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty, chức năng sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức cũng như các đặc điểm về quy trình xuất khẩu của công ty Qua đó ta thấy được công ty gặp không ít khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh Do vậy , cần có những biện pháp để phát triển và nâng cao hiệu quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty Gia Việt
Cùng với xu hướng hội nhập nền kinh tế thế giới nói chung và ngành giao nhận vận tải nói riêng, công ty cần đưa ra những biện pháp cụ thể để đẩy m nh kinh doanh, dịch ạ vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp về nhân sự, giải pháp về cơ sở hạ tầng , giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ… để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.