32 3.3MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬPKHẨU NGUYÊN CONTAINER FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY Trang 9 DANH MỤC VIẾT TẮTChữ viết tắtChú thích tiếng anhChú thích tiếng
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Mục tiêu chung
Tìm hiểu về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang để xem xét tìm ra những mặt hạn chế hoặc thiết sót cũng như các khó khăn trong quá trình giao nhận tại công ty, từ đó đề xuất ra giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận.
Mục tiêu cụ thể
- Nghiên cứu về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu, các giấy tờ cần thiết trong nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu.
- Tìm hiểu thực trạng, đánh giá nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang.
- Đề xuất giải pháp, kiến nghị để khắc phục những mặt hạn chế trong quá trình giao nhận cũng như phát huy ưu điểm trong việc thực hiên nghiệp vụ giao nhận.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp nghiên cứu định tính: Thu thập những thông tin từ việc phân tích và tổng hợp các tài liệu như tạp chí, báo cáo khoa học, sách, tài liệu lưu trữ, số liệu thống kê, thông tin đại chúng, internet, …
Phương pháp nghiên cứu thực nghiệm: Tổng hợp, đánh giá về tình hình hoạt động cũng như đưa ra những lý thuyết dựa trên cơ sở khoa học và mang tính thực tiễn.
Phương pháp phân tích: phân loại các loại thông tin và số liệu phù hợp với mục đích của việc nghiên cứu thông qua các dữ liệu thông tin thu thập được từ công ty Sau đó đánh giá, xem xét các mối quan hệ giữa các thông tin và sô liệu thống kê, qua đó đánh giá đúng thưc trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang.
Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp lại để phân tích và so sánh thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công tyTNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang Từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá và nêu ra giải pháp để hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang.
BỐ CỤC BÀI BÁO CÁO
Chương 1: Tổng quan về công ty THNN dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang.
Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang.
Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty THNN dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI GIẢI TRÍ PHÚ KHANG
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI GIẢI TRÍ PHÚ KHANG
Với quá trình đổi mới và hội nhập giao thương với các nước trên thế giới, nhiều công ty nước ngoài xem Việt Nam là một thị trường tiềm năng Từ đó, thúc đẩy hoạt động thương mại trao đổi hàng hóa với nước ta Chính vì lẽ đó, ngành giao nhận và vận tải của Việt Nam đã có những thay đổi kịp thời để đáp ứng nhu cầu về dịch vụ giao nhận và nhu cầu vận chuyển hàng hóa, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế, tăng trưởng và mở rộng thị trường giao nhận hàng hóa, đặc biệt là phát triển giao nhận hàng hóa bằng phương thức vận tải container đường biển.
Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang là một trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên, và công ty được thành lập ngày 22/08/2012 theo giấy phép kinh doanh số 0311938568 đăng ký quản lý bởi Chi Cục Thuế Quận 1 cấp.
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI GIẢI TRÍ PHÚ KHANG
- Tên giao dịch tiếng anh: PHU KHANG ENTERTAINMENT TRADING SERVICE COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: PHU KHANG ETS CO.,LTD
Hình 1.1 Logo Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang
- Trụ sở chính: 199/14 Đề Thám, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.HCM
- Văn phòng làm việc: Tầng 5, Thiên Sơn Plaza, 800 Nguyễn Văn Linh, Quận 7, TP.HCM
- Đại diện pháp luật: Nguyễn Hồng Phúc
- Ngày cấp phép: 22/08/2012 (Đã hoạt động được 9 năm)
- Website: www.beskare.vn Email: info@beskare.vn
- Giấy chứng nhận kinh doanh số: 0311938568
- Tài khoản ngân hàng: 14306719 (USD) ACB chi nhánh Tân Phong
Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang luôn phục vụ khách hàng của mình với tôn chỉ “Uy tín - Đảm bảo, An toàn và Chất lượng, Mọi lúc mọi nơi” Vì vậy, trong suốt thời gian hoạt động, công ty đã tạo dựng được chỗ đứng vững chắc trong hoạt động vận tải hàng hóa, đồng thời tạo dựng được mối quan hệ kinh doanh bền vững với nhiều khách hàng trong và ngoài nước.
Hiện nay, công ty đã là thành viên của Hiệp Hội Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế (FIATA) và Hiệp Hội Giao Nhận Kho Vận Việt Nam (VIFFAS) Công ty cũng đã hợp tác với mạng lưới đại lý vận tải biển toàn cầu nổi tiếng và có uy tín là GFG (Global Freight Group) Do đó, nhiều công ty lớn của nước ngoài như: Japan Vanline, Shinjyo Elements của Nhật, Orking của Trung Quốc… đều tin tưởng hợp tác và chọn Công ty TNHH Dịch vụ Giải trí Thương mại Phú Khang làm đơn vị giao nhận hàng hóa cho mình Và trong những năm gần đây công ty đã được đánh giá là một trong những công ty giao nhận kinh doanh hiệu quả tại Thành phố Hồ Chí Minh.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ LĨNH VỰC CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI GIẢI TRÍ PHÚ KHANG
VỤ THƯƠNG MẠI GIẢI TRÍ PHÚ KHANG
Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến vấn đề vận tải và giao nhận hàng hóa như:
- Đưa hàng ra cảng, làm thủ tục Hải Quan, tổ chức xếp dỡ, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định.
- Vận tải và giao nhận hàng hóa trong nước, quốc tế bằng đường bộ, đường biển và đường hàng không.
- Hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác cho các công ty, các tổ chức kinh tế khác theo chức năng và quyền hạn của công ty.
- Quản lý và tổ chức các trạm tiếp nhận và phát hàng lẻ theo quy định của cơ quan chức năng để tiến hành gom, gửi hàng các loại hàng mậu dịch và phi mậu dịch.
- Tổ chức thực hiện các dịch vụ có liên quan đến giao nhận vận tải như: Thay mặt chủ hàng xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục Hải Quan
- Tổ chức dịch vụ đại lý đường biển, đường hàng không, môi giới thuê phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa đến ga, cảng hoặc địa điểm nhận cuối cùng khác ờ trong nước và nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng.
- Chấp hành nghiêm túc các chế độ chính sách, pháp luật của nhà nước và tập quán quốc tế liên quan đến công tác giao nhận vận tải, các quy định về tài chính, tài sản cố định và tài sản lưu động.
- Lập kế hoạch kinh doanh và tổ chức hoạt động kinh doanh trong toàn công ty nhằm đạt mục tiêu đề ra.
- Đảm bảo đời sống cho nhân viên, phân phối công bằng hợp lý các khoản thu nhập và đảm bảo điều kiện làm việc an toàn.
TR ƯỞNG PHÒNG KẾỐ TOÁN TRƯỞNG TR ƯỞNG PHÒNG TR ƯỞNG PHÒNG
PHÒNG GIAO NH NẬ PHÒNG KẾỐ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG NHÂN SỰ
B ph n giao nh nộ ậ ậ Đ i xeộ
- Cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận chuyển hàng hóa tuyến nội địa và quốc tế (hàng nguyên container FCL và hàng lẻ LCL).
- Đại lí dịch vụ bưu chính, viễn thông và mua bán kí gửi hàng hóa.
- Vận tải hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không.
- Làm dịch vụ kê khai Hải Quan.
CƠ CẤU TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI GIẢI TRÍ PHÚ KHANG
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty)
1.3.2 Chức năng quản lý của các bộ phận trong công ty
Quản lý, điều hành công việc chung của công ty Là người đại diện và cũng là người chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất trước Cơ quan thẩm quyền của Nhà nước về mọi việc của công ty.
Hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý, điều hành công việc của công ty, thay mặt Giám đốc quyết định các vấn đề phát sinh trong công ty khi Giám đốc vắng mặt và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc mà mình quản lý, điều hành.
Tổ chức công việc kế toán cho công ty, chịu trách nhiệm về các vấn đề tài chính kế toán của Công ty Đồng thời kết hợp với các Phòng ban khác để lập kế hoạch thu chi sao cho hiệu quả tối ưu.
Là người hỗ trợ cho Giám đốc các công việc quản lý và điều hành các Phòng ban, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc giải quyết các giao dịch phát sinh của các Phòng ban do mình quản lý và điều hành.
-Phòng giao nhận bao gồm:
• Bộ phận giao nhận: Đến hãng tàu lấy lệnh, lấy Bill khi được nhân viên chứng từ thông báo.
Thực hiện nghiệp vụ thông quan xuất nhập khẩu cho hàng hóa tại Hải Quan, trả công nhận hàng tại Cảng, giao hàng đã làm thủ tục nhập khẩu và chứng từ cho khách hàng. Báo cáo với trưởng phòng về tiến độ thực hiện công việc, liên hệ với trưởng phòng hay chủ hàng nếu có sự cố liên quan đến lô hàng.
Nhiệm vụ chủ yếu là khai Hải Quan điện tử một cách chuẩn xác và nhanh chóng cho các lô hàng xuất hay nhập dựa trên một số chứng từ mà chủ hàng cung cấp.
Nắm rõ đặc điểm thông tin của các lô hàng để có thể giải trình cho Trưởng phòng. Hợp tác chặt chẽ với nhân viên giao nhận trong từng lô hàng để có thể liên kết hỗ trợ thông tin cho nhau khi cần thiết.
Có trách nhiệm huy động, điều phối phương tiện phù hơp để có thể vận chuyển hàng hóa giao cho khách hàng theo đúng thời gian và địa điểm đã quy định.
CÁC NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI GIẢI TRÍ PHÚ KHANG
Với quy mô hoạt động vừa và nhỏ nên số lượng nhân viên: 24 người nhân sự của công ty có trình độ Đại học, Cao đẳng giỏi chuyên môn và có kinh nghiệm công tác Nhìn chung cơ cấu lao động tại Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang những nay gần đây không có sự thay đổi nhiều:
Bảng 1.1 Cơ cấu nhân sự
Cơ cấu Năm Trình độ
1 Phòng Giám đốc 01 01 Đại học
2 Phòng phó Giám đốc 01 01 Đại học
3 Phòng kinh doanh 03 03 Đại học, Cao đẳng
4 Phòng marketing 02 02 Đại học, Cao đẳng
5 Phòng kế toán 01 02 Đại học
6 Phòng hành chính 02 02 Đại học, Cao đẳng
7 Phòng xuất nhập khẩu 02 03 Đại học, Cao đẳng
Bộ phận chứng từ 02 05 Đại học, Cao đẳng
Bộ phận giao nhận 04 05 Đại học, Cao đẳng
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty năm 2021)
Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0311938568 dưới sự đăng ký quản lý bởi Chi Cục Thuế Quận 1 cấp, vào ngày 22 tháng 8 năm 2012 Vốn điều lệ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 5.000.000.000đ (năm tỷ đồng).
Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang cùng với sự phát triển và vươn lên vượt bậc trong những năm gần đây, công ty đã được đánh giá là một trong những công ty giao nhận kinh doanh hiệu quả tại Thành phố Hồ Chí Minh Có trụ sở chính đặt tại: 199/14 Đề Thám, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.HCM và văn phòng làm việc ở: Tầng 5, Thiên Sơn Plaza, 800 Nguyễn Văn Linh, Quận 7, TP.HCM Văn phòng của công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị và văn phòng phẩm phục vụ tối đa.
Bảng 1.2 Cơ cở vật chất kỹ thuật chủ yếu của công ty
STT Loại thiết bị Số lượng
1 Máy tính để bàn có kết nối internet 20
6 Bàn ghế ngồi làm việc 22
7 Bàn họp – bàn tiếp khách 2
KHÁI QUÁT KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI GIẢI TRÍ PHÚ KHANG
Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2018 – 2020
(Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất - nhập khẩu Công ty)11
Hình 1.3 Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2018 - 2020
Nhìn chung, tình hình kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây tăng trưởng khá tốt về mặt giá trị Với kinh nghiệm và sự nỗ lực không ngừng của công ty đã nâng cao chất lượng dịch vụ, ngày càng gặt hái nhiều thành công Tính đến cuối năm 2020 doanh thu đã đạt 24.840 triệu đồng, tỷ suất lợi nhuận đạt 8.74% so với năm 2019.
Giai đoạn 2018 – 2019, doanh thu công ty đạt 20.774 triệu đồng, tăng 9,97% so với năm 2018 (tăng 2.073 triệu đồng) Nguyên nhân là do công ty đã áp dụng chính sách tín dụng hợp lý cho khách hàng, tăng điều kiện về thời hạn thanh toán hợp đồng cũng như áp dụng chiếc khấu khi khách hàng thanh toán đúng hạn, chính vì điều này đã giữ chân được khách hàng và đem lại cho công ty những đơn hàng một cách thường xuyên hơn. Giai đoạn 2019 – 2020, doanh thu công ty đạt 24.840 triệu đồng, tăng mạnh hơn 19,57% so với năm 2019 (tăng 4.066 triệu đồng) Do năm 2020, công ty đã mở rộng nhiều mối quan hệ, liên kết với nhiều công ty hơn, kèm theo đó nhu cầu của khách hàng đã tăng lên nên công ty đã gia tăng hoạt động dịch vụ của mình Mặc dù vậy, chi phí của năm 2020 là 17.489 triệu đồng, so với năm 2019 là 14.014 triệu đồng, đã tăng cao hơn3.475 triệu đồng, tăng 24.80% Nguyên nhân là do việc quản lí chi phí chưa phù hợp, chưa tận dụng tốt những cơ sở kỹ thuật hiện có, còn đầu tư nhiều vào máy móc thiết bị mới.
Nhìn chung, năm 2020 tình hình kinh doanh của công ty đã dần có hướng phát triển tốt hơn năm 2019, công ty cũng đã có những biện pháp nhằm kích thích, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh về nhiều mặt, song song với đó là mở rộng giao lưu, quan hệ hợp tác với các bên Tuy nhiên tốc độ tăng trưởng của doanh thu 2020 vẫn không tăng tương ứng với tốc độ tăng của chi phí Vì vậy, lợi nhuận của công ty chưa đạt hiệu quả cao như mong đợi, công ty cũng cần có những chính sách, biện pháp kịp thời để cắt giảm những chi phí không cần thiết Trong tương lai công ty cần phải nỗ lực để đẩy mạnh sự phát triển hơn.
ĐỊNH HƯỚNG VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI GIẢI TRÍ PHÚ KHANG
Tính đến này, công ty đã thành lập được hơn 9 năm, là khoảng thời gian vừa đủ để công ty có thể mở rộng, phát triển quy mô và xây dựng một chỗ đứng nhất định trong lĩnh vực vận tải quốc tế Với đội ngũ nhân lực năng động sáng tạo và nỗ lực không ngừng, đã và đang mở rộng mạng lưới hoạt động, thiết lập chặt chẽ các mối quan hệ đối tác chiến lược, cam kết gắn bó lâu dài, cùng nhau hợp tác phát triển, đồng thời cũng mở rộng tìm kiếm các đối tác, các khách hàng tiềm năng Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang đã trở thành một hạt nhân không thiếu của ngành xuất nhập khẩu Việt Nam và là một thương hiệu tin cậy của đối tác trong và ngoài nước.
Những năm tiếp theo, dự báo là sẽ có nhiều khó khăn và thách thức do càng ngày quy mô của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nổi lên càng nhiều, nhưng công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang sẽ kiên trì phấn đấu đề vượt qua Để giữ vững được vị thế như hiện tại thì ban lãnh đạo của công ty đã có những chiến lược, phương hướng phát triển công ty mang tính đột phá, và không ngừng đổi mới, phát triển, gia tăng các chất lượng dịch vụ để theo kịp xu hướng hiện tại, đồng thời điều hành quản trị vững chắc và định hướng phát triển cho tương lai Trước mắt vào năm 2024 này, công ty sẽ nâng cao năng lực hoạt động, khả năng cạnh tranh, phát huy thế mạnh của mình, hướng đến khách hàng bằng sự chuyên nghiệp trong tổ chức hoạt động, đa dạng sản phẩm dịch vụ và chu đáo, tận tâm trong cách phục vụ… (Nguồn: Phòng kinh doanh xuất – nhập khẩu công ty, 2021).
Qua 9 năm thành lập và phát triển với mục tiêu lâu dài, nâng cao uy tín và chất lượng trong mỗi dịch vụ cho khách hàng Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí PhúKhang đã và đang củng cố vị thế của mình là một công ty đáng tin cậy với nhiều dịch vụ ,thủ tục hải quan nhanh chóng,… bao gồm vận tải hàng không, vận tải đường biển,… Và qua đó biết được tình hình nhân sự, kết quả hoạt động, và cơ cấu doanh thu của công ty trong giai đoạn năm 2018 – 2020 một cách khái quát, từ đó thấy được với sự nỗ lực không ngừng của Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang và đang dần phát triển vượt bậc.
Ký kếết h p đồồng giao nh nợ ậ
Nh n và ki m tra b ch ng tậ ể ộ ứ ừ
Lấếy l nh giao hàng D/Oệ
L p t khai và khai báo h i quan đi n tậ ờ ả ệ ử
Kéo hàng ra và rút ru tộ
Quyếết toán và l u ch ng tư ứ ừ
THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
2.1.1 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
Hình 2.1 Sơ đồ nghiệp nhận giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty
2.1.2 Mô tả nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
- Người bán: UNION GLOBAL CO., LTD (KOREA). Địa chỉ: 102 – 203, 8, Convensia – Daero 42Beon-Gil, Yeonsu – Gu, Incheon, Korea.
- Người mua: Công ty TNHH Sao Vàng Vina (Việt Nam). Địa chỉ: 13-15 Đường số 9, Khu Dân Cư Ven Sông, Phường Tân Phong, Quận 7, Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Cảng đến: HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM.
- Phương thức thanh toán: TT trả trước 100%, người mua sẽ được thanh toán trong vòng 90 ngày kể từ ngày phát hành B/L
- Điều kiện giao hàng: CIF (INCOTERM 2010).
- Số hợp đồng: S/C NO UN-0107/21SG
- Mặt hàng: Nước gạo Hàn Quốc Rice Beverage.
- Trọng lượng hàng hóa: 922 boxes
- Giá trị lô hàng: 14,558.38 USD
Bước 1: Ký kết hợp đồng giao nhận:
Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang sẽ kí hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận với khách hàng là công ty TNHH Sao Vàng Vina Hai bên đã từng hợp tác với nhau nhiều lần, giao nhận nhiều lô hàng thành công, và là khách hàng thân thiết với công ty Trên tinh thần tin cậy lẫn nhau, hai bên đã thỏa thuận một lô hàng mới được thực hiện trên cơ sở ký kết hợp đồng mua bán giữa Công ty TNHH Sao Vàng Vina (Việt Nam) với UNION GLOBAL CO., LTD (KOREA) Hàn Quốc.
Thông tin về hợp đồng
- Người bán: UNION GLOBAL CO., LTD (KOREA).
- Địa chỉ: 102 – 203, 8, Convensia – Daero 42Beon-Gil, Yeonsu – Gu, Incheon, Korea.
- Người mua: Công ty TNHH Sao Vàng Vina (Việt Nam).
- Địa chỉ: 13-15 Đường số 9, Khu Dân Cư Ven Sông, Phường Tân Phong, Quận 7, Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Cảng đến: HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM.
- Phương thức thanh toán: TT trả trước 100%, người mua sẽ được thanh toán trong vòng 90 ngày kể từ ngày phát hành B/L
- Điều kiện giao hàng: CIF (INCOTERM 2010).
- Số hợp đồng: S/C NO UN-0107/21SG
- Mặt hàng: Nước gạo Hàn Quốc Rice Beverage loại 1.5l x 12.
- Trọng lượng hàng hóa: 922 boxes
- Giá trị lô hàng: 14,558.38 USD
Sau khi đã thỏa thuận với nhau về những điều khoản trong hợp đồng, khách hàng đồng đồng ý với giá dịch vụ của công ty, đại diện của các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng giao nhận Đối với Công ty TNHH Sao Vàng Vina là đối tác cũng như là khách hàng thân thiết của Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang nên hai bên cùng lựa chọn thỏa thuận và ký kết thông qua email để có thể tối ưu hóa tốc độ giải quyết công việc và tiết kiệm thời gian hơn.
Bước 2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi ký kết hợp đồng giao nhận, công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang với tư cách là bên thực hiện dịch vụ sẽ yêu cầu khách hàng là Công ty TNHH thương mại dịch vụ Trà Hàn cung cấp các chứng từ của lô hàng nhập khẩu do bên xuất khẩu cung cấp để Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang làm cơ sở hoàn thành bộ chứng từ cần thiết cho việc thông quan lô hàng.
Những chứng từ này bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Contract): bản chính
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): bản chính
- Phiếu đóng gói (Packing List): bản chính
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Surrendered Bill of Lading
- Giấy chứng nhận xuất xứ nguồn gốc (C/O): bản chính
- Một số chứng từ liên quan khác
Cần kiểm tra kỹ và đủ số lượng các loại chứng từ, đảm bảo về mặt chính xác, nếu có bắt kỳ sai lệch gì hay không hợp lệ giữa các chứng từ thì hải quan sẽ không chấp nhận đăng ký tờ khai nhập khẩu, các thông tin khác nhau giữa các loại chứng từ phải đảm bảo về mặt logic Thông thường, khi bộ chứng từ được gửi đến công ty thì đều đã được khách hàng kiểm tra trước, tính hợp lệ cũng như chỉnh sửa những sai sót Khi bên công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang nhận được bộ chứng từ từ công ty TNHH Sao Vàng Vina, nhân viên trong bộ phận chứng từ sẽ kiểm tra lại những nội dung quan trọng của 04 loại chứng từ bảo gồm: Hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa, vận đơn đường biển Xem xét chúng có khớp nhau về: tên, số vận đơn, tên hàng, khối lượng, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều kiện thanh toán…
Với mỗi loại chứng từ, nhân viên sẽ tiến hành từng mục khác nhau, cụ thể như sau: Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract):
Số và ngày hợp đồng, tên và địa chỉ của bên mua và bên bán, mô tả hàng hóa, sô lượng hàng hóa, phương thức thanh toán, tổng giá trị thanh toán cùng với điều kiện Incoterms, cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng theo như thỏa thuận Khi xem hợp đồng, cần phải đọc kĩ tên loại sản phẩm mà 2 bên kí kết để tìm mã HS và các chứng từ liên quan kèm theo.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):
Khi kiểm tra hóa đơn, cần kiểm tra các thông tin sau:
- Người bán: UNION GLOBAL CO., LTD (KOREA). Địa chỉ: 102 – 203, 8, Convensia – Daero 42Beon-Gil, Yeonsu – Gu, Incheon, Korea.
- Người mua: Công ty TNHH Sao Vàng Vina (Việt Nam). Địa chỉ: 13-15 Đường số 9, Khu Dân Cư Ven Sông, Phường Tân Phong, Quận 7, Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mô tả hàng hóa: Nước gạo Hàn Quốc Rice Beverage loại 1.5l x 12
- Số lượng hàng hóa: 922 boxes
- Tổng giá trị thanh toán theo điều kiện CIF: 14,558.38 USD
Sau khi kiểm tra và đối chiếu thì thấy thông tin trên hóa đơn hoàn toàn trên hợp đồng và đây là chứng từ hợp lệ Sau đó tiến hành kiểm tra bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List)
Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List):
Kiểm tra các thông tin sau trên phiếu đóng gói hàng hóa:
- Kiểm tra số Commercial Invoice trên Packing List: UG210712-1
- Người bán: UNION GLOBAL CO., LTD (KOREA). Địa chỉ: 102 – 203, 8, Convensia – Daero 42Beon-Gil, Yeonsu – Gu, Incheon, Korea.
- Người mua: Công ty TNHH Sao Vàng Vina (Việt Nam). Địa chỉ: 13-15 Đường số 9, Khu Dân Cư Ven Sông, Phường Tân Phong, Quận 7, Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Trọng lượng cả bì: 18,882 KGS
Sau khi đối chiếu những nội dung trên phiếu đóng gói hàng hóa thi hoàn toàn trùng khớp với những thông tin trên hóa đơn thương mại Đây là chứng từ hợp lệ. Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L):
- Người bán: UNION GLOBAL CO., LTD (KOREA). Địa chỉ: 102 – 203, 8, Convensia – Daero 42Beon-Gil, Yeonsu – Gu, Incheon, Korea.
- Người mua: Công ty TNHH Sao Vàng Vina (Việt Nam). Địa chỉ: 13-15 Đường số 9, Khu Dân Cư Ven Sông, Phường Tân Phong, Quận 7, Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Số Container/số Seal: TCLU3787388 / 210162305
- Cảng xếp hàng: BUSAN, KOREA
- Cảng dỡ hàng: HOCHIMINH, VIETNAM
- Trọng lượng cả bì: 18,882 KGS
- Hình thức vận chuyển: đường biển
Sau khi đối chiếu, so sánh các thông tin trên vận đơn đường biển (B/L) với hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói thì các thông tin đều trùng khớp và hợp lệ Đây là chứng từ hợp lệ.
Giấy chứng nhận xuất xứ Đây là chứng từ xuất sứ hàng hóa cần kiểm tra kĩ chứng này kiểm tra các phần sau:
- Goods consigned from: UNION GLOBAL CO., LTD (KOREA). Địa chỉ: 102 – 203, 8, Convensia – Daero 42Beon-Gil, Yeonsu – Gu, Incheon, Korea.
- Goods consigned to: Công ty TNHH Sao Vàng Vina (Việt Nam). Địa chỉ: 13-15 Đường số 9, Khu Dân Cư Ven Sông, Phường Tân Phong, Quận 7, Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Các thông tin về hàng hóa có trên C/O được kiểm tra và đúng với các chứng từ có liên quan đến hàng hóa Đây là chứng từ hợp lệ.
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng D/O
Sau khi tàu cập bến vào ngày 23/07/2021, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến trực tiếp cho công ty bằng cách gửi qua mail Khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên bộ phận chứng từ tiến hành kiểm tra các nội dung trên thông báo hàng đến:
- Tên tàu, số chuyến: POS BANGKOK V.0029S
- Tên cảng đi: BUSAN, KOREA
- Tên cảng đến: CAT LAI PORT, HOCHIMINH CITY
- Tên hàng: Nước gạo Hàn Quốc Rice Beverage.
Sau khi kiểm tra thông tin xong thì nhân viên bộ phận chứng từ cần đối chiếu với các thông tin trên B/L Nếu chính xác thì nhân viên chứng từ sẽ mang những chứng từ đó đến hãng tàu nhận Lệnh giao hàng (D/O), bộ chứng từ gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty (Recommenation Letter)
- Thông báo hàng đến (Notice of Arrival)
ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN
2.2.1 Phân tích chỉ tiêu đánh giá nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
Với 8 bước thực hiện giá nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển là thực tế của công ty và được trình bày đầy đủ Mỗi giai đoạn là từng bước rõ ràng được liên kết mạch lạc với nhau, bao gồm:
Bước 1: Ký kết hợp đồng giao nhận:
Bước 2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng D/O
Bước 4: Lập tờ khai và khai báo hải quan điện tử
Bước 5: Làm thủ tục hải quan
Bước 6: Kéo hàng ra và rút ruột
Bước 8: Quyết toán và lưu chứng từ
Các bước được đơn giản hóa, có sự kết hợp từ nhiều đối tác, cách sắp xếp hợp lý, logic thuận tiện cho việc trao đổi cũng như giải quyết các vấn đề bất cập Giúp nghiệp vụ trong từng bước thực hiện của công ty được giảm thiểu sai sót, dẫn đến ít rủi ro hơn trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu Và đây là một số tiêu chí đánh giá trong nghiệp vụ trên:
Các khoản chi phí thực hiện nghiệp vụ
Trong một số trường hợp, nhân viên chưa đóng đầy đủ phí cho hãng tàu hoặc phải cần có sự phê duyệt thanh toán các cước phí từ kế toán trưởng trước khi lấy D/O, làm cho thủ tục trở nên phức tạp và tốn nhiều thời gian hơn Nguyên nhân của việc này là do các bộ phận chưa thực sự đồng nhất, nhân viên công ty không có sự chuẩn bị kĩ càng trước khi đến cảng làm thủ tục nhận hàng Công ty cần phải thuê các phương tiện vận tải bên ngoài, gây khó khăn trong việc sắp xếp việc giao nhận cũng cũng như mất một khoảng chi phí vào việc thuê ngoài.
Nguồn lực trong nghiệp vụ
Ngoài ra, công ty có quy mô 2 cơ sở làm việc và 24 nhân viên nên việc quản lý chưa thực sự chặt chẽ còn lỏng lẻo giữa các cơ sở, thiếu vốn và công nghệ luôn là hai yếu tố khiến công ty không đủ sức cạnh tranh trên thị trường quốc tế so với những công ty phát triển khác, thiếu kinh nghiệm và tính chuyên nghiệp gây khó khăn trong gắn kết đồng bộ giữa các hoạt động dịch vụ Công ty chưa thực sự đủ năng lực để kinh doanh các chuỗi hoạt động Logistics mà chỉ là cung cấp các dịch vụ cơ bản và thiết yếu, nên chỉ thực sự tham gia một số công đoạn nhất định trong chuỗi cung ứng dịch vụ Logistics.
2.2.2 Đánh giá chung nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
Nghiệp vụ giao nhận được tách nhỏ ra thành các bước rõ ràng, mỗi bước là một công đoạn làm việc riêng Các bước đều thống nhất và liên kết với nhau một cách mạch lạc với sự tham gia nhiều bộ phận trong công ty, mỗi bộ phận có chuyên môn nên đều thể hiện được tính chuyên nghiệp Tuân thủ, đảm bảo, thực hiện đúng và chính xác thì nghiệp vụ diễn ra nhanh chóng và được tiêu chuẩn hóa. Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, tiếp cận khá nhanh với từng công việc được giao Trang thiết bị và phương tiện hoạt động liên tục, khi có hóa đơn, chứng từ, hàng hóa thì các bộ phận chia nhau xử lí để hoàn thành sớm sau đó xử lí tiếp các công việc tiếp theo Việc sử dụng khai hải quan điện tử là một cải tiến giúp đơn giản thủ tục, quá trình nhập khẩu đã được rút gọn, nhanh và chính xác hơn, hiệu quả hơn với phần mềm ECUS5/VNACCS tiết kiệm thời gian và chi phí một cách đáng kể.
Trong khâu thực hiện kiểm tra về các giầy tờ của bộ chứng từ, các thủ tục hải quan đều được đảm bảo an toàn và chính xác là một trong những tiêu chí quan trọng giúp công ty tạo niềm tin với khách hàng, thông qua việc đưa ra những cam kết bảo vệ, vận chuyển hàng hóa, chế độ bảo hành đầy đủ, chặt chẽ trong hợp đồng Ngoài ra đội ngũ nhân viên công ty luôn có thái độ làm việc tận tình, ứng xử của nhân viên đối với khách hàng tương đối tốt tạo được sự tin cậy và niềm tin nơi khách hàng.
2.2.2.2 Những điểm chưa hoàn thiện
Các bộ thực hiện nghiệp vụ trong công ty chưa phối hợp chặc chẽ với nhau, còn hạn chế trong việc lưu trữ và sắp xếp tài liệu, bộ chứng từ Nguyên nhân chủ yếu là do công ty có quá nhiều việc, các bộ phận xử lí chưa được nhanh chóng và phù hợp dẫn đến trì trệ, mất nhiều thời gian để xử lí một đơn hàng Tuy nhiên còn một số nhân viên mới với nghiệp vụ và chuyên môn chưa tốt đôi khi trong quá trình hỗ trợ các bộ phận khác cũng như việc kiểm tra bộ chứng từ còn nhiều sai sót cần khắc phục Đây là một công việc phức tạp, nhiều công đoạn và phải chuẩn bị tốt trong quá trình khai báo với nhiều giấy tờ như: hợp đồng, hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa, vận đơn đường biển, … Đôi khi, nhân viên giao nhận còn sai sót trong quá trình đối chiếu các thông tin trên giấy tờ so với ngoài thực tế và khi khai báo với hải quan với những thông tin không trùng khớp dẫn đến phải thay đổi và chỉnh sửa lại.
Sau khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu, để lấy được lệnh giao hàng D/O, công ty phải thanh toán các cước phí mà hãng tàu yêu cầu Vì vậy, khi nhân viên bộ phận giao nhận gửi cho nhân viên bộ phận kế toán và thực hiện việc chuyển khoản để nhân viên tiếp tục làm thủ tục hải quan để làm việc với hãng tàu Việc chuyển khoản sẽ xảy ra nhiều bất cập và chậm trễ vì cần có sự phê duyệt từ kế toán trưởng Chính vì thế, đối với một số lô hàng cần thanh toán gấp sẽ không được giải quyết kịp thời, mặc dù các thủ tục đã hoàn tất, và không thể kéo hàng ra khỏi cảng được Thêm vào đó, nhân viên của các bộ phận chưa thật sự đồng bộ với nhau, nhân viên bộ phận giao nhận luôn ở hiện trường để thực hiện các thủ tục đăng ký hải quan, kiểm tra hàng hóa nên không thể nhanh chóng lấy được các chứng từ cần thiết khi đã hoàn tất công việc kiểm tra Quảng đường di chuyển từ cảng đến công ty khá xa, nên sẽ mất nhiều thời gian hơn và các công việc không sắp xếp được tốt.
Sự hạn chế, lạc hậu và quá trình vận tải về kết cấu hạ tầng giao thông vận tải, phương tiện cũng như hệ thống các kho và công nghệ thông tin, máy móc chưa được hỗ trợ hiệu quả nên chi phí đối với dịch vụ Logistics ở công ty còn cao Tuy nhiên, hạn chế về nguồn lực về các trang thiết bị và phương tiện còn thiếu và còn lạc hậu so với mặt bằng chung. Nguyên nhân là do quy mô công ty và công việc còn khá nhiều, bộ phận đội xe và bộ phận kĩ thuật ít quan tâm tới các trang thiết bị cũng như phương tiện vận chuyển dẫn đến các trang thiết bị và phương tiện ít, làm cho việc giao hàng cho khách diễn ra chậm trễ, phải thuê xe ngoài mất nhiều thời gian và tiền bạc.
Qua chương 2, là thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty THNN dịch vụ thương mại giải trí PhúKhang Thông qua một lô hàng cụ thể, cho thấy mỗi giai đoạn là từng bước rõ ràng được liên kết mạch lạc với nhau Từ đó, phân tích rõ các chỉ tiêu đánh giá ảnh hưởng trong nghiệp vụ giao nhận, qua đó tổng hợp lại và đánh giá chi tiết những điểm hoàn thiện và chưa hoàn Những đánh giá trên là cơ sở để đưa ra những giải pháp và kiến nghị được đề cập ở chương 3.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆNNGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER(FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THNN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠIGIẢI TRÍ PHÚ KHANG.
ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THNN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI GIẢI TRÍ PHÚ KHANG
3.1.1 Định hướng tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, là điều kiện cho các ngành dịch vụ logistics phát triển theo, kéo theo những cầu về vận tải, giao nhận hàng hóa xuất nhâp khẩu, có dịch vụ hỗ trợ liên quan Đòi hỏi công ty phải tiếp tục duy trì, phấn đấu và nổ lực hơn nữa để vương lên, tiếp tục duy trì mối quan hệ thân thiết với các khách hàng cũ cũng như mở rộng thêm tìm kiếm các mối quan hệ với đối tác mới.
Xây dựng chiến lược kinh doanh đạt hiệu quả cao về vốn, nguồn vốn, tìm kiếm các đối tác chiến lược mới Mở rộng dịch vụ giao nhận và các dịch vụ mới, kết hợp với các cá nhân, các doanh nghiệp lớn, trong và ngoài nước hướng tới sự phát triển mạnh mẽ và quan hệ lâu dài, để mở rộng danh tiếng cũng như sự uy tín đối với các khách hàng.
Chú trọng trong việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn nguồn nhân lực, bắt kịp với xu hướng toàn cầu của thế giới Đầu tư vào hệ thống kho bãi, các loại hình phương tiện, các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho nghiệp vụ giao nhận hàng hóa.
3.1.2 Mục tiêu thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
Tiếp tục phấn đấu nổ lực khẳng định vị thế và trở thành công ty giao nhận có uy tín chất lượng cao trong 5 năm tới Mở rộng đại lý trong và ngoài nước, hợp tác liên kết với các đối tác, với các hãng vận chuyển nhằm nâng cao chất lượng cung cấp phương tiện vận tải một cách tốt nhất.
Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu đảm bảo tốt các tiêu chí, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng về chất lượng giao nhận, phương tiện vận tải, hàng hóa lưu kho, rút ngắn thời gian và hoàn thành nghiệp vụ giao nhận, điều chỉnh mức giá hợp lý tối ưu hóa với các như cầu khác nhau của khách hàng, tạo tiền đề cạnh tranh trên thị trường. Đầu tư xây dựng kho bãi, cải tiến trang thiết bị, các phương tiện vận tải để phục vụ cho quá trình vận chuyển hàng hóa.
Mở rộng thị trường, nâng cao doanh thu dịch vụ, tối ưu các mức chi phí ở mức thấp nhất và giảm thiểu các chi phí không cần thiết nhằm nâng cao lợi nhuận Củng cố năng lực nghiệp vụ tổ chức trong công ty, các nhân viên hoàn thiện về chuyên môn nghiệp vụ,nhạy bén hơn hơn so với đối thủ Công ty luôn sẵn sàng quan tâm và giúp đỡ, khuyến khích, đề cao vai trò của từng cá nhân, con người trong sự phát triển của công ty.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
3.2.1 Nâng cao chất lượng hiệu quả làm việc
Mục tiêu: Tránh những sai sót trong quá trình sắp xếp, lưu trữ các bộ chứng từ, hạn chế lãng phí thời gian thực hiện Tạo môi trường làm việc hiệu quả, kết nối giữa các bộ phận. Nâng cao chất lượng, nghiệp vụ cũng như tính chuyên môn của các nhân viên mới.
Công ty nên tổ chức, hình thành cơ cấu quản lý các bộ phận nhân viên của công ty một cách có hệ thống và hiệu quả Cần phối hợp một cách ăn ý giữa các phòng ban, phải cẩn trọng với các kỹ thuật nghiệp vụ nhập khẩu ở từng bước, từng khâu, việc lưu trữ các giấy tờ liên quan phải được sắp xếp logic, qua đó phát huy được những sở trường trong từng hoạt động từng khâu một cách bài bản chuyên nghiệp nhất, và từ đó có bất kỳ sai sót gì cũng có thể khắc phục một cách hợp lý, tạo tính chuyên nghiệp trong môi trường làm việc.
Tạo điều kiện cho nhân viên mới tham gia các buổi đào tạo và tái tạo nghiệp vụ cũng như tham gia các buổi hội thảo từ những người có chuyên môn cao nhằm tích lũy kinh nghiệm, cập nhật những kỹ thuật mới trong nghiệp vụ giao nhận, từ đó giảm thiểu các lỗi đã gặp Ở mỗi khâu trong nghiệp vụ, công ty cần giao trách nhiệm cho những người có chuyên môn hướng dẫn các nhân viên mới về cách kiểm tra bộ chứng từ cũng như việc khai báo hải quan Thường xuyên tổ chức các cuộc sát hạch, đánh giá hàng năm, và các khóa nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho nhân viên.
3.2.2 Nâng cao hiệu quả trong khâu thanh toán cước phí
Mục tiêu: Giải quyết vấn đề thời gian còn tồn đọng trong khâu thanh toán cước phí cho hãng tàu, đáp ứng tốt những thủ tục để các khâu diễn ra nhanh chóng hơn.
Mỗi bộ phận của công ty sẽ thực hiện các công việc cũng như liên hệ với nhau qua một ứng dụng chung, dễ dàng đồng bộ tiếp nhận một cách nhanh chóng Các nhân viên sẽ cũng nhau sắp xếp, quản lý công việc của mình triệt để, cùng nhau hỗ trợ các bộ phận nhân viên khác Các bộ phận sẽ cùng tham gia, nhân viên chứng từ khi nhận được thông báo về lô hàng lập tức cũng như gửi các giấy tờ liên quan đến hai bộ phận kia để chuẩn bị nhanh chóng Nhân viên kế toán có thể lên các tác vụ của mình để thực hiện nhiệm vụ cùng lúc với nhân viên giao nhận sẽ đi lấy lệnh sao cho phù hợp với thời gian giữa các tác vụ với nhau Khi chi phí được thanh toán và xuất hóa đơn, nhân viên đã sẵn sàng có mặt tại hãng tàu, điều này giúp cho quá trình làm việc trở nên gọn lẹ hơn, giải quyết được vấn đề thời gian giữa các bộ phận giao nhận, chứng từ và kế toán, đáp ứng được các thủ tục trong thánh toán cước phí và lấy lệnh giao hàng diễn ra nhanh chóng và đạt hiểu quả cao hơn.
3.2.3 Tăng cường cơ sở vật chất
Mục tiêu: Tạo điều kiện môi trường làm việc trong công ty diễn ra hiệu quả hơn, mở rộng quy mô, cơ sở hạ tầng để đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng cũng như tiết kiệm chi phí.
Nội dung thực hiện: Đầu tư cơ sở vật chất, mua sắm với các thiết bị như máy fax, máy in, máy tính, … đồng thời kiểm tra định kỳ các trang thiết bị, máy móc, tránh tình trạng bị hư hỏng trong quá trình phục vụ các công việc cho các phòng ban nhằm tạo môi trường thuận lợi và làm việc nhanh chóng hiệu quả cho nhân viên. Đầu tư, nâng cấp hệ thống kho bãi riêng, phương tiện vận chuyển để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, mặt khác công ty cần phải thuê các phương tiện bên ngoài, gây khó khăn hơn trong việc giao nhận cũng cũng như mất một khoảng lợi nhuận Việc đầu tư này là thiết yếu, có thể quảng bá hình ảnh của công ty trên thị trường trong nước và ngoài nước, giúp cho quy mô công ty trở nên lớn mạnh trong ngành dịch vụ hơn với hệ thống kho bãi, phương tiện chuyển chở, từ đó hỗ trợ hiệu quả chi phí đối với dịch vụ Logistics ở công ty, tiết kiệm chi phí thuê ngoài.
3.2.4 Nâng cao chất lượng dịch vụ
Mục tiêu: Mở rộng thị trường dịch vụ Logistics, tìm kiếm những khách hàng tiềm năng trong nước và ngoài nước Khẳng định sự uy tín chất lượng đối với khách hàng.
Công ty TNHH dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang nên đa dạng hóa các loại hình dịch vụ, để kịp thời đáp ứng những nhu cầu của khách hàng, vừa thể hiện được tính chuyên nghiệp và giúp công ty phát triển hơn nâng cao thị phần Trong hoạt động dịch vụ vận tải đường biển, chất lượng dịch vụ đem đến cho khách hàng sự tin tưởng, yên tâm về hàng hóa của họ sẽ đến người nhận một cách an toàn và nhanh chóng Ngoài ra, công ty cần có những chính sách ưu đãi về dịch vụ và giá với những khách hàng thân thiết, mọi thắc mắc và khiếu nại của khách hàng phải được công ty tiếp nhận và giải quyết nhanh chóng một cách hiệu quả Mở rộng thêm hình thức kinh doanh và các cơ sở mới là điều thiết yếu để mở rộng tìm kiếm đối tác mới giúp ta tăng thêm uy tín và doanh thu Việc cạnh tranh về chất lượng và sự uy tín hiện nay là rất cần thiết, nó giúp cho công ty đỡ canh tranh về mặt giá dịch vụ so với các công ty khác có nguồn lực mạnh về vốn.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
TY THNN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI GIẢI TRÍ PHÚ KHANG. Đối với nhà nước
Nhà nước có vai trò rất lớn trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao, đồng thời việc xây dựng hành lang pháp lý đồng bộ, khung pháp lý hoàn chỉnh, đảm bảo tính nhất quán, từ đó tạo môi trường pháp lý thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển dich vụ Logistics Việt Nam phù hợp với xu hướng hội nhập quốc tế của đất nước Nhà nước cần có những chính sách khuyến khích hoạt động của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới, vừa và nhỏ.
Hoàn thiện cơ sở vật chất, hạ tầng giao thông vận tải đa phương thức Hiện nay, nền kinh tế đang thực hiện chính sách mở cửa, quá trình xuất nhập khẩu của các công ty tăng những về mặt cơ sở hạ tầng giao thông vận tải của Việt Nam còn chưa được tốt về cả đường biển, đường hàng không đường sắt, đường bộ Điều này đã làm cho chi phí của các dịch vụ giao nhận Logistics tăng lên cao, do đó sẽ gây khó khăn cho các doanh nghiệp Việt Nam Vì vậy nhà nước cần đầu tư hợp lý, nâng cao cơ sở vật chất hạ tầng cho cảng, sân bây, … là điều thiết yếu và cần thiết.
Bộ giao thông vận tải nên đề xuất các giải pháp cần thiết để điều tiết nhằm hạn chế ùn tắc giao thông tại các tuyến đường chính ra vào cảng biển và cả khu vực nội thành để làm giảm thời gian chờ đợi cũng như nhanh chóng giao hàng hóa Cần giảm chi phí vận tải và tối ưu hóa các khoản phí lưu thông cầu đường để giảm gánh nặng cho doanh nghiệp.Nhà nước cần tiếp thu, lắng nghe những ý kiến của các doanh nghiệp thông qua các buổi thương thảo, hội nghị giữa nhà nước và doanh nghiệp Từ đó, tiếp cận được tình hình hiện tại để có những chính sach phù hợp, nhanh chóng và kịp thời Qua đó, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thành lập và hoạt động của công ty, đặc biệt là những công ty có vốn đầu tư nước ngoài.
Qua chương 3, là định hướng và những mục tiêu cho những năm tới về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty THNN dịch vụ thương mại giải trí Phú Khang Từ đó, có những giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu để nâng cao chất lượng dịch vụ để có thể phát triển hơn và cạnh tranh với các công ty khác Đồng thời, cũng có những kiến nghị về đối với Nhà nước để nâng cao hiệu quả trong dịch vụ logistics.