TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SX TM PHÁT HOÀNG LONG 6 1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp
Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH SX TM Phát Hoàng Long thuộc loại hình công ty TNHH
2 thành viên trở lên, được cấp phép và đi vào hoạt động từ năm 2008 dưới sự điều hành của ông Trịnh Ngọc Long (đại diện pháp lý).
Lĩnh vực hoạt động
Công ty TNHH SX TM Phát Hoàng Long đang kinh doanh các ngành nghề sau:
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng (Ngành chính
- Bán lẻ đồ ngũ kim , sơn, kính và các thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh
- Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng khác
Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
- Tổ chức sản xuất và kinh doanh các mặt hàng theo đúng ngành nghề đăng ký và mục đích thành lập công ty
- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của luật lao động và luật công đoàn
- Tìm kiếm và kí kết hợp đồng kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước
- Thực hiện các chế độ báo cáo, thống kê định kì theo quy định của nhà nước
- Hoạt động trong khuân khổ pháp luật và điều lệ công ty
- Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty với phương châm cao hơn năm trước
- Tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các luật khác có liên quan
- Thực hiện chính sách BHXH, BHYT; luôn cải thiện điều kiện làm việc; trang bị đầu tư bảo hộ lao động.
Giới thiệu về cơ cấu bộ máy của công ty
Để công ty hoạt động kinh doanh tốt thì mỗi phòng ban ngoài hoàn thành tốt công việc của mình thì cần phải có sự phối hợp tốt với các phòng ban khác Dưới đây là sơ đồ về cơ cấu bộ máy của công ty TNHH SX TM Phát Hoàng Long
Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn nhân lực, để nâng cao năng lực cạnh tranh doanh nghiệp đã tiến hành phân loại lao động
Chính sách phát triển nguồn nhân lực trong kinh doanh giàu tính kỉ luật luôn được sự quan tâm đặc biệt Công ty xác định việc xây dựng sức mạnh cốt lõi thông qua chính sách phát triển nguồn nhân lực và xem đây là quyết định thành công của công ty
Số lượng (người) % tăng Số lượng
Hình 1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy của công ty
Tổng 70 80 0.5 87 0.52 Đại học, cao đẳng 20 20 0.5 30 0.6
Bảng 1 Cơ cấu tổ chức lao động
Tổng số lao động của Phát Hoàng Long tăng qua hằng năm giao động 0.5% đa dạng ngành nghề, độ tuổi, và trình độ chuyên môn Công ty luôn giữ vững quan điểm tôn trọng và đối xử bình đẳng đối với nhân viên Mỗi người dù ở lĩnh vực nào đều được tạo điều kiện để thể hiện giá trị của mình và là một phần thành công chung của tổ chức
Số lao động nam giới các năm luôn chiếm cao hơn lao động nữ cụ thể vào năm 2020 lao động nam chiếm 65/70 tổng số lao động và 2021 là 70/80 Và hơn thế nữa số lao động gắn bó với công ty trên 10 năm là 65% Điều này cho thấy nguồn nhân lực ở Phát Hoàng Long là nguồn nhân lực mạnh và có trình độ tay nghề cao do được công ty đào tạo qua các buổi tập huấn mỗi tuần Và nguồn lực của Phát Hoàng Long được đánh giá có chất lượng cao dù là lao động trực tiếp tại các xưởng hay lao động gián tiếp tại văn phòng Số lượng nhân sự có bằng đại học tăng hằng năm cu thể 6 tháng đầu năm 2022 tăng 0.6% so với cùng kì năm ngoái
Bên cạnh đó có đội ngũ quản lí hùng hậu, nhiệt tình và giàu kinh nghiệm gắn bó lâu dài với công ty Chủ tịch ông Trịnh Ngọc Long có 15 năm kinh nghiệm rong ngành nghề gỗ và giữ vai trò chủ chốt trong quá trình phát triển của công ty cho đến hôm nay
Một số hạn chế: Hiện nay tại các phân xưởng công ty Phát Hoàng Long đã nhập khẩu nhiều loại máy và thiết bi hiện đại ở nước ngoài nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng sản phẩm tạo ra Song, các nhân sự hầu như không biết cách vận hành máy khiến cho hoạt động sản xuất chậm đi Công ty đã thấy và khắc phục hạn chế này bằng cách mở các lớp tập huấn cách vận hành máy cũng như tránh xảy ra các tai nạn nghề nghiệp Sau 3 tháng rèn luyện thì hơn 60% nhân sự đã hiểu được cách sử dụng của các loại máy này và công ty cũng đang tuyển thêm các vị trí như kĩ sư tài năng.
Phân tích kết quả hoạt động chung của công ty trong những năm gần đây
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Bảng 2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2019 –2021 Nhận xét:
Giai đoạn 2019-2020: Doanh thu toàn công ty giảm gần 17%, lợi nhuận sau thuế giảm xấp xỉ 18%, và chi phí giảm theo gần 14% Trong giai đoạn này, doanh thu và lợi nhuận sau thuế đều giảm mạnh do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 tại Việt Nam và các nước trên thế giới
Từ năm 2020 đến năm 2021: Doanh thu tăng trở lại 10,5%, và lợi nhuận sau thuế của công ty tăng nhẹ 11,77% So với giai đoạn 2019-2020, doanh thu giai đoạn này tăng đáng kể và lợi nhuận sau thuế vẫn thấp hơn, nhưng có xu hướng cải thiện so với giai đoạn trước à Công ty Phát Hoàng Long đang hồi phục ở mức trung bình, giai đoạn khó khăn nhất vào tâm điểm dịch các tỉnh ở miền Nam thực hiện chỉ thị 16 của chính phủ gần 4 tháng vào năm 2021 Bên cạnh đó có sự tiếp cận hỗ trợ từ chính phủ đã cải thiện đáng kể trong giai đoạn bắt đầu mở cửa xã hội những tháng cuối năm 2021
Sự bùng phát dịch Covid-19 đã mang lại những thách thức chưa từng có, đem đến những tác động đáng kể đến sự phát triển của công ty Phát Hoàng Long Đối với công ty, lợi nhuận chính là mối quan tâm hàng đầu, vì lợi nhuận là thước đo kinh tế rõ ràng nhất để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh Công ty đã nghiên cứu được điểm mới và hướng đi mới của mình trong kinh doanh ở thời kì bệnh dịch và chuẩn bị sẵn sàng tâm lí khi đối mặt với bất kì dịch bệnh nào có thể xảy ra trong tương lai sắp tới và từ đó có thể phần nào giảm thiểu rủi ro cho công ty mình.
Thị trường xuất khẩu của công ty
Công ty xuất khẩu hàng hoá chủ yếu ở Hàn Quốc:
Hiệp hội Gỗ và Lâm sản Việt Nam (Viforest) đã đánh giá: Viên nén là một trong những mặt hàng xuất khẩu quan trọng trong ngành chế biến, xuất khẩu gỗ ở Việt Nam Hàn Quốc và Nhật Bản là thị trường nhập khẩu viên nén quan trọng nhất của Việt Nam, với lượng xuất sang 2 thị trường này chiếm trên 90% trong tổng lượng viên nén xuất khẩu hằng năm Tuy nhiên công ty Phát Hoàng Long chỉ xuất khẩu duy nhất sang Hàn Quốc
Công ty Phát Hoàng Long đang tìm cách mở rộng thị trường xuất khẩu cho viên nén ngoài Hàn Quốc à Tránh bỏ trứng vào một giỏ Thị trường tiềm năng có nhất có thể mở rộng là Nhật Bản và EU EU Bởi các thị trường này ngày càng chú trọng hơn tới việc sử dụng nguồn nhiên liệu sạch, đảm bảo vệ sinh môi trường Năm 2020, các nước tiêu thụ viên nén chính trên thế giới đã chi gần 4,55 tỉ USD để nhập khẩu 25,85 triệu tấn viên nén, tăng 4% về giá trị và 5% về lượng so với năm 2019 Theo VIFOREST, nhu cầu về viên nén trên thế giới được dự báo ngày càng tăng Hiện nay Hàn Quốc là thị trường tiêu thụ sản phẩm này nhiều nhất nhưng từ năm 2023, Nhật Bản sẽ vươn lên dẫn đầu về lượng tiêu thụ
Khó khăn khi xuất khẩu ở hai thị trường khó tính này là phải có các chứng chỉ quản lý rừng bền vững (FSC) còn ít Về vấn đề này, ngành lâm nghiệp đã có kế hoạch đẩy mạnh việc cấp chứng chỉ FSC.
Định hướng và phát triển của công ty trong thời gian tới
Xây dựng Công ty TNHH SX TM Phát Hoàng Long mạnh hơn, hiệu quả hơn trên cơ sở thực hiện tái cơ cấu, sử dụng hợp lý các nguồn lực; Nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp, liên kết cao hơn về tài chính, công nghệ và thị trường
Xây dựng đội ngũ lãnh đạo có bản lĩnh và chuyên nghiệp, đồng thời xây dựng đội ngũ quản lý, kinh doanh và chuyên gia giỏi
Thực hiện sắp xếp lại và thay đổi cơ cấu doanh nghiệp Nhà nước, tạo ra loại hình doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu, trong đó có đông đảo người lao động, để quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn, tài sản của Nhà nước, tạo động lực mạnh mẽ và cơ chế quản lý năng động cho doanh nghiệp Đầu tư và phát triển hơn nữa vào việc nghiên cứu thị trường nước ngoài tiềm năng như Nhật Bản và thị trường EU, đồng thời phân tích đánh giá các đối thủ cạnh tranh để xác định được thị trường mục tiêu, định hướng chiến lược để nâng cao hiệu quả kinh doanh
Thông qua chương 1 của đề tài, dựa vào các dữ liệu thứ cấp và các phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp so sánh để giới thiệu khái quát về công ty TNHH SX TM PHÁT HOÀNG LONG.
Tóm tắt chương 1
2.1 Thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH SX
Mặt hàng xuất khẩu: Viên gỗ nén
Sự cạn kiệt của các nguồn nguyên liệu tự nhiên, các vấn đề về môi trường, sức khỏe… đã buộc con người phải tìm ra nguồn năng lượng mới “xanh” hơn,
“sạch” hơn và có hiệu quả tương đương
Trong đó, năng lượng sinh khối với viên nén gỗ là một đại điện tiêu biểu và là sự lựa chọn của không chỉ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày mà còn cho mục đích sản xuất công nghiệp
Viên nén gỗ có tên tiếng anh là Wood Pellet, là một loại nhiên liệu sinh học được sản xuất từ phụ phẩm nông nghiệp, lâm nghiệp như mùn cưa, gỗ vụn, trấu… Qua quá trình sàng lọc, sấy và ép với nhiệt độ và áp lực cao, viên nén gỗ có mật độ và giá trị năng lượng cao, có thể thay thế các nguyên liệu hóa thạch
2.1.1 Quy trình Để đảm bảo cho hoạt động xuất khẩu được thực hiện một cách an toàn và thuận lợi đòi hỏi công ty phải tổ chức tiến hành theo các khâu sau của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Trong quy trình gồm nhiều bước có quan hệ chặt chẽ với nhau bước trước là cơ sở, tiền đề để thực hiện tốt bước sau Tranh chấp thường xảy ra trong tổ chức thực hiện hợp đồng là do lỗi yếu kém ở một khâu nào đó Để quy trình xuất khẩu được tiến hành thuận lợi thì làm tốt công việc ở các bước là rất cần thiết Trong quá trình kiến tập tại doanh nghiệp, em xin phép đề xuất quy trình hỗ trợ cho việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu như sau.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT HOÀNG LONG
Thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH SX TM Phát Hoàng Long
Mặt hàng xuất khẩu: Viên gỗ nén
Sự cạn kiệt của các nguồn nguyên liệu tự nhiên, các vấn đề về môi trường, sức khỏe… đã buộc con người phải tìm ra nguồn năng lượng mới “xanh” hơn,
“sạch” hơn và có hiệu quả tương đương
Trong đó, năng lượng sinh khối với viên nén gỗ là một đại điện tiêu biểu và là sự lựa chọn của không chỉ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày mà còn cho mục đích sản xuất công nghiệp
Viên nén gỗ có tên tiếng anh là Wood Pellet, là một loại nhiên liệu sinh học được sản xuất từ phụ phẩm nông nghiệp, lâm nghiệp như mùn cưa, gỗ vụn, trấu… Qua quá trình sàng lọc, sấy và ép với nhiệt độ và áp lực cao, viên nén gỗ có mật độ và giá trị năng lượng cao, có thể thay thế các nguyên liệu hóa thạch
2.1.1 Quy trình Để đảm bảo cho hoạt động xuất khẩu được thực hiện một cách an toàn và thuận lợi đòi hỏi công ty phải tổ chức tiến hành theo các khâu sau của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Trong quy trình gồm nhiều bước có quan hệ chặt chẽ với nhau bước trước là cơ sở, tiền đề để thực hiện tốt bước sau Tranh chấp thường xảy ra trong tổ chức thực hiện hợp đồng là do lỗi yếu kém ở một khâu nào đó Để quy trình xuất khẩu được tiến hành thuận lợi thì làm tốt công việc ở các bước là rất cần thiết Trong quá trình kiến tập tại doanh nghiệp, em xin phép đề xuất quy trình hỗ trợ cho việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu như sau
Hình 2 Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty đề xuất
Sau khi hợp đồng được kí kết, khách hàng chuyển tiền cho công ty thì hợp đồng đó được coi là thành công Sau khi nhận được tiền đặt cọc nhân viên ở các phòng chức năng thực hiện quy trình tổ chức hợp đồng xuất khẩu theo sơ đồ trên
2.1.2 Phân tích chi tiết quy trình
2.1.2.1 Xin giấy phép xuất khẩu:
Công ty căn cứ pháp lý quy định về xuất khẩu viên gỗ nén và công ty chỉ được xuất khẩu khi có hồ sơ lâm sản hợp pháp theo quy định của pháp luật như sau:
Thông tư 01/2012/TT – BNNPTNT: Quy định về hồ sơ lâm sản hợp pháp Thông tư 40/2015/TT – BNNPTNT: Sửa đổi, bổ sung Thông tư 01/2012/TT – BNNPTNT về hồ sơ lâm sản
Văn bản 07/VBHN-BNNPTNT(2016): Hợp nhất hồ sơ lâm sản hợp pháp và kiểm tra lâm sản
Thông tư 24/2017/TT-BNNPTNT: ban hành bảng mã số Hs đối với hàng hóa chuyên ngành xuất khẩu, nhập khẩu thuộc phạm vi quản lý của bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn
Lưu ý: công ty Phát Hoàng Long chỉ xuất khẩu theo điều kiện hoặc theo giấy phép và khi xuất khẩu, công ty phải kê khai hàng hoá với cơ quan Hải quan về số lượng, chủng loại và chịu trách nhiệm với pháp luật Và từ trước đến nay, công ty đều trong quá trình thực hiện xuất khẩu đều chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của nhà nước đề ra, vì thế mà trong khâu cấp giấy phép, công ty đều làm đúng theo quy định của pháp luật
* Mặt hàng xuất khẩu của công ty là gỗ viên nén mùn cưa
Gỗ rừng trồng và các sản phẩm qua chế biến như gỗ ván ép (gỗ dán), gỗ viên nén mùn cưa (wood pellet) được phép xuất khẩu và HS code và thuế xuất khẩu gỗ viên nén mùn cưa là 44013100 Theo biểu thuế xuất nhập khẩu 2018, mặt hàng gỗ viên nén mùn cưa có thuế xuất khẩu 0% Vậy khi xuất khẩu gỗ viên nén, doanh nghiệp sẽ không phải nộp thuế xuất khẩu
* Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kiểm dịch thực vật
Công ty tiến hành khai báo thông tin lô hàng thông qua trang web của Chi Cục Kiểm Dịch Thực Vật Vùng II Trong vòng 24 giờ cơ quan sẽ gửi lại bản nháp chứng thư cho người đăng ký – thủ tục xuất khẩu viên gỗ nén mùn cưa Sau đó sẽ có bản nháp kiểm dịch thực vật, gửi nhà nhập khẩu cùng kiểm tra nếu các thông tin đã chính xác và đạt yêu cầu thì đến chi cục kiểm dịch thực vật đóng tiền lấy giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật
* Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hun trùng
Sau khi hàng đóng container và mang ra cảng rồi thì gọi nhà cung cấp dịch vụ hun trùng đến hun Thông thường việc này thường nhân sự bộ phận này cần phải tính toán được thời gian Cut Off của hãng tàu để không bị rớt tàu
Lưu ý: Việc hun trùng hay kiểm dịch thực vật hoàn toàn do yêu cầu của bên nhập khẩu Bởi vì khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu viên gỗ nén mùn cưa, cơ quan hải quan sẽ không yêu cầu doanh nghiệp làm hai bước hun trùn hay kiểm dịch Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của công ty thì công ty sẽ làm đủ cả hai bước trên Tránh việc buộc phải tái xuất khi đến POD (cảng đến), và sản phẩm được chế biến 100% từ gỗ nên viên nén gỗ mùn cưa hoàn toàn có khả năng mang theo mầm mống dịch hại nếu chưa được xử lý cẩn thận Điều này không chỉ làm giảm chất lượng viên nén gỗ mà còn có khả năng lây lan sang thực vật ở các nước nhập khẩu, vì thế, các sản phẩm từ gỗ cần có thêm chứng chỉ về kiểm dịch thực vật và hun trùng trước khi xuất khẩu
Nhận xét: Tại công ty Phát Hoàng Long sau khi hàng đã đóng tại container tại xưởng của công ty và sau đó sẽ chạy ra cảng (Cát Lái) thì công ty sẽ gọi cho các nhà cung cấp dịch vụ hun trùng đến hun, sau đó bên hun trùng cấp cho bạn giấy chứng nhận hun trùng
Vấn đề mà công ty thường gặp khi hoàn thiện bước này chính là: Vào năm
Đánh giá công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH
SX TM PHÁT HOÀNG LONG
Căn cứ vào thực trạng của công ty đang vướng mắc và những hạn chế:
1 Trong quá trình đàm phán, công ty vẫn duy trì việc thực hiện hợp đồng theo phương thức FOB, nhưng đó có phải là phương thức đảm bảo nhất hay không, việc thay đổi phương thức ký kết hợp đồng nếu công ty mạnh dạn hơn sẽ giúp mang lại nhiều lợi nhuận hơn cho công ty Hiện công ty vẫn đang ký kết các hợp đồng theo phương thức thanh toán L/C, T/T Trong đó phương thức T/T có rủi ro và bất lợi cho nhà xuất khẩu Các điều khoản T/T trên có lợi cho nhà nhập khẩu vì họ chậm thanh toán cho công ty Còn phương thức T/T trả sau sẽ làm cho công ty bị đọng vốn nhiều, chỉ nên áp dụng với những khách hàng đã quen biết lâu năm và có uy tín trong việc thanh toán Đối với các điều kiện bổ sung ngoài điều kiện chính, điều kiện bất khả kháng về trọng tải, công ty cần có những quy định rõ ràng hơn nhằm tránh những tình huống mà khi xảy ra tranh chấp khó có thể giải quyết ổn thỏa Và hiện tại có một khó khăn nữa mà công ty phải gánh chịu đó là chi phí bốc xếp (THC - Terminal Operating Charge) do công ty chịu Mức phí này khá cao và ảnh hưởng nhiều đến lợi nhuận của công ty Trong quá trình thương lượng, nếu công ty được ký kết theo giá CIF thì còn được hưởng hoa hồng từ việc thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm hàng hóa Nhưng hầu hết các công ty đều xuất hàng theo giá FOB và chịu chi phí bốc xếp nên lợi nhuận của công ty sẽ giảm đi rất nhiều Điều đó gây khó khăn cho công ty Cần nghiên cứu để đưa ra các chính sách phù hợp nhằm duy trì mức doanh thu ổn định mà vẫn giữ chân được khách hàng và thu hút được nhiều khách hàng đến với công ty
2 Hiện tại, công ty chưa có bộ phận nhân sự về xuất nhập khẩu nên công ty mất nhiều lợi thế trong nhiều việc như thuê phương tiện chuyên chở, mua bảo hiểm, vì vậy công ty cần tuyển thêm nhân sự xuất nhập khẩu có kinh nghiệm và am hiểu các điều kiện thương mại, nghiệp vụ ngoại thương Công ty chưa có phòng nhân sư xuất nhập khẩu nên những nghiệp vụ thanh toán hay nghiệp vụ ngoại thương còn chưa phối hợp ăn ý và hoàn thiện một cách hiệu quả hơn các phòng ban có sẵn
3 Giao hàng và làm thủ tục tại cảng còn gặp khó khăn khi làm thủ tục tại cảng: Mất thời gian để các nhân viên trong công ty có thể liên hệ với nhau để làm xong việc một cách nhanh chóng như nhân viên đi làm hàng tại cảng phải đợi nhân viên đi lấy lệnh giao hàng nhiều giờ đồng hồ gây lãng phí thời gian.Vào thời gian công ty có nhiều hợp đồng, số lượng nhân viên trong công ty còn hạn chế gây khó khăn đôi lúc sai sót trong khâu làm thủ tục tại cảng làm mất thời gian trong việc chỉnh sửa Khi có sự thay đổi trong quy trình làm việc các hãng tàu, một số nhân viên công ty chưa thích ứng kịp thời và từ đó làm giảm tiến trình hoàn thành công việc
4 Quyết toán và thu tiền khách hàng còn gặp khó khăn bởi các chi phí phát sinh: Các nhân viên vẫn chưa kiểm soát hết được những chi phí, phụ phí có thể phát sinh trong quá trình giao hàng tại cảng ngay từ lúc ban đầu Dẫn đến việc chi phí đó không được dự trù trước Ảnh hưởng đến kết quả doanh thu, lợi nhuận sau này Đóng phụ phí tại bãi nhiều trường hợp phát sinh không đáng có, ảnh hưởng chi phí lợi nhuận Điểm hiệu quả:
1.Khai báo thủ tục hải quan một cách thành thạo, tiết kiệm, chi phí: Công ty Phát Hoàng Long đã chủ động nhanh chóng triển khai hướng dẫn ngay cho nhân viên khi công tác hải quan được chuyển sang hình thức điện tử Các nhân sự đã được cập nhật về những thông tin cơ bản khi thông quan hàng hoá qua mạng, thủ tục, phương thức tiến hành khi sử dụng phần mềm ECUSKD của công ty Thái Sơn
Ngoài ra việc khai báo thủ tục thuế quan điện tử không cần sử dụng các giấy tờ khai báo phức tạp giúp công ty có thể tiết kiệm được thời gian, nguồn nhân lực mà từ đó chi phí cũng được giảm bớt
2.Nhận lệnh giao hàng (D/O) kịp thời
Phát Hoàng Long có mối quan hệ tốt và lịch sự hợp tác lâu năm với các hãng tàu, công ty vận tải tạo thế mạnh trong vận chuyển hàng hóa, lấy D/O, gia hạn lệnh, Công ty thường xuyên cập nhật mới các văn bản liên quan đến giao nhận hàng hóa kịp thời nắm bắt thông tin thuận lợi cho quá trình thực hiện nghiệp vụ, quy trình thủ tục hải quan điện tử tạo sự tiện lợi cho nghiệp vụ.Tất cả mọi thành viên trong công ty đều tuân thủ các quy định của nhà nước, của công ty ban hành như đi làm đúng giờ, làm việc hết khả năng của mình, có tinh thần đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc Nhân viên giao nhận đã không ngại khó khăn sẵn sàng làm việc ngoài giờ để có thể nhận hàng sớm hơn giảm được chi phí lưu kho lưu bãi, lưu container.
Tóm tắt chương 2
Nội dung trong chương 2 đã đề cập cụ thể quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH SX TM Phát Hoàng Long Trong quá trình mô tả cụ thể các bước trong quy trình, tác giả đã cố gắng bám sát những thực tế mình đã quan sát được trong quá trình thực tập ở công ty Cùng với sự tham vấn ý kiến của nhân viên tại công ty đã đưa ra những đánh giá khách quan khi thực hiện quy trình này.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN THỦ TỤC HẢI QUAN ĐỐI VỚI HÀNG XUẤT KHẨU KINH DOANH TẠI CÔNG TY
Căn cứ vào thực trạng công ty đang vướng mắc
* Cơ sở vật chất của công ty: Nhà kho, bãi tập kết hàng của công ty sẽ ảnh hưởng tới tiến độ giao nhận hàng hoá xuất khẩu cũng như có thể tiết kiệm được chi phí
* Phân khúc khai báo hải quan: Việc khai báo hải quan đòi hỏi nhân viên khai báo phải là người có nhiều kinh nghiệm và xử lý được các tình huống bất ngờ xảy ra Phải có tác phong nhanh nhẹn, một trong những kỹ năng đòi hỏi trong nghiệp vụ ngoại thương Trong quá trình khai báo có thất lạc tờ khai thì nhân viên xuất nhập khẩu chưa có cách ứng biến phù hợp, chưa bình tĩnh giải quyết vấn đề và để lại nhiều hậu quả
* Phân khúc kiểm tra hàng xuất khẩu: Như chúng ta đã biết, hàng hoá như viên nén gỗ rất khó tiêu chuẩn hóa Việc kiểm tra chủ yếu dựa trên sản phẩm mẫu và kinh nghiệm của người kiểm tra Đa số người thử nghiệm đưa vào phương pháp cảm quan để so sánh sản phẩm mẫu nên kết quả thử nghiệm thường mang tính chủ quan Vì vậy, việc kiểm tra hàng hóa xuất khẩu thường gặp nhiều khó khăn, hiệu quả chưa cao, mất nhiều thời gian
* Nghiệp vụ quản trị thuê phương tiện vận tải: Một số trường hợp công ty chưa đảm bảo được giao hàng đúng tiến độ, và chưa đảm bảo sự an toàn của hàng hoá
* Nghiệp vụ thanh toán quốc tế: Thanh toán là một nghiệp vụ phức tạp là một khâu quan trọng trong hợp đồng xuất khẩu Tuy nhiên, khách hàng Hàn Quỗ là những người khá uy tín và có nhu cầu nên công ty hầu như không gặp khó khăn trong quá trình thanh toán Tuy nhiên, hoạt động thanh toán luôn tiềm ẩn nhiều phức tạp có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty
Từ những tồn tại trên em xin đưa ra một số ý kiến nhỏ góp phần nào đó giải quyết được những vấn đề tồn tại ở công ty nhằm làm cho công tác của công ty hoàn thiện hơn nữa.
Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
* Giải pháp hoàn thiện cho các điều kiện thương mại:
Việc lựa chọn điều kiện thương mại phù hợp là rất quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng Đa số những hợp đồng của Công ty đều thực hiện theo điều kiện FOB, còn lại số ít theo FCA Một phương thức mà từ trước tới nay đều được coi là phương thức an toàn, ít rủi ro đảm bảo cho công ty nhưng đây có phải là phương thức mua bán tốt nhất cho hầu hết các doanh nghiệp nói chung và với công ty TNHH SX TM Phát Hoàng Long hay không thì cần phải xét về mặt lợi nhuận thì nó không thể mang lại nhiều lợi nhuận cao trong quá trình kinh doanh của công ty, nếu xét về tính an toàn ít rủi ro thì đây là phương thức đảm bảo nhất Nếu công ty có chủ trương thay đổi thì nên xem xét điều kiện CIF, phương thức này tuy đòi hỏi đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ ngoại thương, có khả năng thuê phương tiện vận tải và bảo hiểm cùng với những nghiệp vụ liên quan khác à Trước tiên công ty nên xem xét việc chuyển đổi dần điều kiện thương mại từ mức độ từ thấp đến cao, để chuyển dần từ FOB sang FCA hoặc FAS trong quá trình đàm phán nếu chúng ta chưa thể ký kết được điều kiện CIF Khi đàm phán chúng ta có thể trình bày nói nên ý kiến, thuyết phục đối tác biết rằng nếu áp dụng điều kiện thương mại mới này sẽ có lợi cho cả hai bên Khi đàm phán với đối tác nếu thấy đối tác có thiện chí và đồng ý với điều kiện thương mại mới ta đưa ra thì cần tiến hành ngay việc ký kết, vì để lâu sẽ có tác động khác nhau có thể kéo dài quá trình đàm phán và có khi không ký kết với ta như thỏa thuận lúc đầu Do đó trong quá trình đàm phán nhân viên đàm phán phải là người am hiểu rõ về các điều kiện thương mại và lập luận vững chắc, có tính thuyết phục nhằm tạo sự tin tưởng với đối tác Vì vậy nâng cao trình độ và tích lũy kinh nghiệm về đàm phán, thuê thương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, để từ đó công ty mạnh dạn ký kết hợp đồng với các điều kiện có lợi cho công ty khi chúng ta có đủ khả năng thực hiện được với điều kiện CIF, thì sẽ giúp công ty mang lại nhiều lợi nhuận trong việc chủ động thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm Đa dạng hóa các điều kiện thương mại thì chúng ta có thể đa dạng hóa được giá cả và đa dạng hóa những yêu cầu của khách hàng hơn
* Giải pháp hoàn thiện cho phương thức thanh toán: Đối với phương thức thanh toán thì công ty nên có lựa chọn cho công ty mình nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: T/T (100%),D/P at sight, L/C áp dụng cho nhiều thị trường khác nhau và cho đối tác khác nhau
Nếu sử dụng T/T và D/P thì công ty nên xem xét đến nhiều yếu tố của đối tác, đó là khả năng thanh toán có đối tác có mạnh hay không, có uy tín không, nhanh hay chậm, khi sử dụng T/T và D/P thì công ty phải chủ động được về mối quan hệ và thiết lập được uy tín của cả hai bên đối tác, đây phải là đối tác có uy tín, có quan hệ lâu năm và công ty có khả năng khống chế được mức độ rủi ro trong quá trình thanh toán tiền hàng
Nếu phía đối tác có quan hệ lâu dài tin tưởng lẫn nhau thì công ty cũng nên ít dùng phương thức L/C vì mỗi lần tu bổ L/C là rất tốn kém, không những cho bên người mua và cả bên người bán Tuy nhiên, nếu đối tác là lần đầu hợp tác với công ty thì L/C là phương thức đảm bảo nhất giúp công ty tránh được những rủi ro trong quá trình thanh toán tiền hàng
Nhận xét: đối với công ty thì lựa chọn ngân hàng có uy tín trong thanh toán cũng là giải pháp tốt cho công ty, với một ngân hàng có uy tín, khả năng thanh toán nhanh, chi phí dịch vụ ưu đãi giúp ích cho công ty cả về hoạt động xuất và nhập khẩu và nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên xuất nhập khẩu về nghiệp vụ thanh toán để khi lập bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng tốt hơn, giảm thiểu rủi ro khi lập bộ chứng từ bất hợp lệ vì bộ chứng từ bất hợp lệ sẽ kéo dài thời gian thanh toán chậm, chi phí cao, vốn ứ đọng, lãi suất ngân hàng phát sinh
* Hoàn thiện khai báo hải quan:
Thủ tục Hải Quan là cơ sở pháp lý để xác nhận rằng hàng hóa đã thông quan giữa hai quốc gia Nhưng đó chưa phải là hoàn thiện việc khai báo Hải Quan, khai báo hải quan còn là nghĩa vụ của doanh nghiệp Để giải quyết các hạn chế của bước này công ty cần có các giải pháp sau:
Chuẩn bị kiến thức về nghiệp vụ khai báo điện tử ( tờ khai điện tử ) và các văn bản pháp luật có liên quan, đồng thời đăng ký chứ ký mã hóa cho cơ quan hải quan
- Thực hiện tốt các quy định của hải quan, tạo mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan Nếu công ty thực hiện tốt các quy định hải quan thì hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu của công ty sẽ không phải kiểm tra trước khi thông quan, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nhân lực để hỗ trợ hải quan kiểm tra
- Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết để cho thủ tục thông quan hàng hóa
- Hoàn thành đầy đủ chính xác tờ khai hải quan
- Chuẩn bị, kiểm tra kỹ hàng hóa để hàng hóa phải trong tình trạng sẵn sàng thông quan
Các nhân viên xuất nhập khẩu phải am hiểu về nghiệp vụ hải quan, nắm vững những quy định của nhà nước về thủ tục hải quan để từ đó dễ dàng hơn trong khâu khai báo
Việc khai báo hải quan đòi hỏi nhân viên khai báo phải là người có nhiều kinh nghiệm và xử lý được các tình huống bất ngờ xảy ra Phải có tác phong nhanh nhẹn, một trong những kỹ năng đòi hỏi trong nghiệp vụ ngoại thương
Trong quá trình khai báo nếu có thất lạc tờ khai thì nhân viên xuất nhập khẩu phải có ứng biến sao cho phù hợp, bình tĩnh giải quyết vấn đề tránh hậu quả đáng tiếc
Khi làm thủ tục hải quan các chứng từ trên tờ khai phải cẩn thận, vì mỗi lô hàng có giá trị rất lớn, nếu ta tính toán sơ sài thì khai báo sẽ mất đi khoản tiền lợi nhuận lớn cho công ty Để kịp xu hướng hiện nay cải cách thủ tục hành chính đã có khai báo hải quan điện tử, giúp cho các công việc khai báo thuận tiện hơn, tuy nhiên quá trình thử nghiệm nên đôi khi vẫn còn vướng mắc cần sớm tháo gỡ
* Hoàn thiện phân khúc kiểm tra hàng xuất khẩu: Để giải quyết vấn đề này, công ty cần thực hiện các giải pháp sau: + Chỉ những nhân viên có kinh nghiệm, chuyên môn, am hiểu về sản phẩm được kiểm tra mới được thực hiện công việc kiểm tra nhập khẩu, nhằm loại bỏ những sản phẩm bị lỗi ảnh hưởng đến toàn bộ chất lượng của hàng hóa
+ Kiểm tra sự phù hợp của bao bì, kiểm tra nhãn hiệu, đảm bảo rằng bao được bảo quản tốt, có chức năng thương mại Nếu trong hợp đồng quy định cơ quan nhà nước cấp giấy chứng nhận kiểm dịch và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu thì công ty nên tổ chức thực hiện đồng thời hai nghiệp vụ đó
* Hoàn thiện nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải: bảo đảm an toàn hàng hóa và tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng Để làm được điều này, công ty cần thực hiện các giải pháp sau:
Kiến nghị
- Xây dựng hệ thống chính sách thống nhất và hoàn thiện hơn trong lĩnh vực hải quan
Các văn bản quy phạm pháp luật quy định cùng một lĩnh vực phải thống nhất Việc ban hành thêm các văn bản pháp luật liên quan đến giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là cần thiết, nhằm tạo điều kiện ngày càng thuận lợi hơn cho dịch vụ này
- Cải thiện và hoàn thiện hệ thống, kết cấu hạ tầng đường bộ, đường sắt, đường thủy và đường hàng không, đáp ứng nhu cầu giao thông thuận lợi, nhanh chóng và an toàn hơn Đẩy mạnh công tác phòng, chống tham nhũng, góp phần xây dựng bộ máy nhà nước trong sạch, vững mạnh
- Mở cửa thị trường giúp doanh nghiệp có thể giao thương với các doanh nghiệp trong cả nước, nhưng các doanh nghiệp vừa và nhỏ khó có đủ năng lực và nguồn lực để mở rộng hoạt động kinh doanh
Vì vậy, Nhà nước cần soạn thảo và ban hành các chính sách hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong hoạt động thương mại quốc tế nói chung và giao nhận nói riêng
- Hạn chế tình trạng kéo dài thời gian, gây khó khăn cho người khai hải quan Có luật và các biện pháp cụ thể để ngăn chặn các hành vi tiêu cực, quan liêu trong quá trình làm thủ tục - Các bước làm thủ tục tại cảng, làm thủ tục hải quan cần phải có quy trình chuẩn được niêm yết bên ngoài một cách công khai thông tin rõ ràng, dễ hiểu để vừa hướng dẫn nhân viên giao hàng cách làm vừa thông báo thời gian hoàn thành thủ tục để khách hàng tranh thủ làm việc khác Ngoài ra, việc có quy trình làm việc chuẩn mực sẽ tránh được tình trạng quan liêu trong quá trình làm thủ tục cũng như việc cán bộ làm khó nhân viên giao hàng dẫn đến thời gian làm thủ tục kéo dài và tăng chi phí tình trạng cán bộ hải quan thiếu trách nhiệm, quan liêu, tham nhũng gây khó khăn cho người khai hải quan
* Đối với các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp: Tập trung đào tạo cho sinh viên nắm chắc và hiểu rõ nghiệp vụ và các chứng từ trong hoạt động xuất nhập khẩu Ngoài ra, các trường nên có hợp tác chính sách, liên kết với các doanh nghiệp để sinh viên có thể áp dụng lý thuyết vào thực tế Chú trọng hơn vào hành động, tức là bên ngoài học trên lớp, sinh viên sẽ được quan sát cách làm hoặc thậm chí là được hướng dẫn để tự làm một lô hàng cụ thể Qua đó vừa ghi nhớ được kiến thức, vừa nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Với những nhìn nhận về các điểm hoàn thiện và chưa hoàn thiện sau quá trình thực tập tại công ty TNHH SX TM Phát Hoàng Long ở chương 2 thì tác giả tổng hợp và đưa ra những giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH SX TM Phát Hoàng Long
1 Giấy phép kinh doanh và một số tài liệu về Công ty TNHH SX TM Phát Hoàng Long
2 Thông tin và nguồn từ phòng Kế toán của Công ty TNHH SX TM Phát Hoàng Long
3 Quy trình cơ bản thủ tục hải quan hàng hóa xuất khẩu Khai thác từ: https://www.customs.gov.vn/Lists/HaiQuanVietNam/Details.aspx?Listtc6b c0
%2Df976%2D4544%2Da90e%2Da90f0cbefddc&ID95&Webdaeed%2 D98 8b%2D468d%2Db27c%2D717ca31ae3ff
4 Phần mềm khai hải quan điện tử của Thái Sơn Ecus_K4
5 Luật thương mại: https://thuvienphapluat.vn/van-
6 Khai báo và thanh toán Hải quan: https://thuvienphapluat.vn/van-