QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH MTV HÀO SINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI  TRƯƠNG MỸ HÂN Mã số SV: 2021009048 - Lớp: CLC_20DTM06 QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH MTV HÀO SINH BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH: 07/2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MAKETING KHOA THƯƠNG MẠI TRƯƠNG MỸ HÂN Mã số SV: 2021009048 - Lớp: 20CLC_DTM06 QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH MTV HÀO SINH Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: HỒ THÚY TRINH TP HỒ CHÍ MINH: 07/2022 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV HÀO SINH 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 1.1.1 Giới thiệu khái quát công ty Tên công ty: Công ty TNHH MTV Hào Sinh Mã số thuế: 3701858507 Điện thoại: 06503856468 Địa chỉ:  Trụ sở chính: Số 109, đường GS1, khu phố Tây B, Phường Đơng Hịa, Thị xã Dĩ An, Bình Dương  Chi nhánh:  Số 836 đường Lê Hồng Phong, Phường Phú Thọ, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam  137/18/12 đường số 59, Phường 14, Quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam  Số 03, Hẻm 06, đường Nguyễn Văn Rốp, Khu phố 6, Phường 4, Thành phố Tây Ninh, Tỉnh Tây Ninh, Việt Nam Lĩnh vực kinh doanh chính: Bán bn đồ dùng khác cho gia đình 1.1.2 Tóm lược q trình hình thành phát triển cơng ty: Công ty TNHH MTV Hào Sinh thành lập vào năm 2011 với vai trò nhà nhập phân phối thiết bị, dụng cụ điện dùng sinh hoạt gia đình  Cơng ty cấp phép ngày 8/4/2011 thức vào hoạt động từ ngày 8/4/2011  Ngày 10/10/2013, công ty mở chi nhánh bán lẻ bình gas số 836 đường Lê Hồng Phong, phường Phú Thọ, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương  Đến ngày 7/5/2019, cơng ty tiếp tục mở thêm chi nhánh bán buôn đồ dùng khác gia đình 137/18/12 đường số 59, phường 14, quận Gị Vấp, thành phố Hồ Chí Minh  Cùng năm đó, ngày 28/5/2019 chi nhánh tương tự khác đời số 03, hẻm 06, đường Nguyễn Văn Rốp, khu phố 6, phường 4, thành phố Tây Ninh, tỉnh Tây Ninh Trải qua 10 năm hình thành phát triển, cơng ty Hào Sinh có đường đắn dần trở thành đối tác tin cậy nhiều doanh nghiệp nước 1.2.Giới thiệu chức nhiệm vụ quý công ty: Hiện công ty đảm nhiệm chức nhiệm vụ khác như: Chức năng:  Nhập khẩu: Công ty chủ yếu nhập thiết bị, đồ dùng máy móc điện dùng gia đình  Phân phối: Bên cạnh hoạt động nhập khẩu, cơng ty mang vai trị phân phối nội địa mặt hàng nhập cho người tiêu dùng nước Nhiệm vụ:  Nghiên cứu, phân tích thị trường nước để nắm bắt, thấu hiểu nhu cầu khách hàng, từ nhập mặt hàng phù hợp  Chủ động tìm kiếm khách hàng tiềm nguồn cung ứng thiết bị phù hợp để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị ngắt đoạn  Tạo môi trường làm việc thân thiện tổ chức, liên kết, giúp đỡ phát triển Đảm bảo thực sách ưu đãi, lương thưởng cho nhân viên  Thực hiện, tuân thủ cam kết hợp đồng với tổ chức, doanh nghiệp nước  Mọi hoạt động kinh doanh đảm bảo theo chế độ quản lý hành Nhà nước  Cạnh tranh lành mạnh, thúc đẩy phát triển cho hoạt động kinh doanh nước nhà 1.3 Giới thiệu cấu máy tổ chức cơng ty: Dù có 10 năm thành lập phát triển, công ty TNHH MTV Hào Sinh doanh nghiệp trẻ, đà phát triển nên máy tổ chức cơng ty tinh giản Hình 1.1:Sơ đồ máy tổ chức công ty TNHH MTV Hào Sinh (Nguồn: Tác giả tổng hợp) Giám đốc điều hành: Đóng vai trị người đại diện chịu trách nhiệm pháp lý toàn hoạt động cơng ty trước nhà nước, pháp luật Tồn quyền giám sát quản lý, điều hành đưa định tối cao công việc kinh doanh doanh nghiệp Phó giám đốc: Là người có quyền hạn gần giám đốc, điều hành, quản lý phân công việc cho người, phải chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị pháp luật Phó giám đốc thay mặt xử lý công việc ủy quyền đưa định thay giám đốc giám đốc vắng mặt Phịng kế tốn: Chủ trì thực nhiệm vụ thu chi Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, phản ánh xác trung thực kết hoạt động cơng ty Theo dõi q trình tốn khách hàng, chịu trách nhiệm tốn cơng nợ với khách hàng Mở sổ sách lưu trữ chứng từ có liên quan đến việc giao nhận Phịng xuất nhập khẩu: Là phận thiếu công ty, phòng xuất nhập thực nghiệp vụ liên quan đến nhập lập chứng từ nhập khẩu, toán hợp đồng, đảm bảo tiến độ hợp đồng diễn theo quy định pháp luật Thường xuyên liên lạc, trì mối quan hệ tốt với khách hàng nhà cung cấp Phòng Marketing: Là cầu nối bên bên doanh nghiệp, sản phẩm khách hàng, phận marketing thực nghiên cứu dự báo thị trường, xác định phân khúc thị trường mục tiêu, đồng thời lên kế hoạch, chiến lược định vị thương hiệu Phòng Sale: Là phận tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công tác bán sản phẩm & dịch vụ Công ty Thực công việc nghiên cứu phát triển thị trường, xây dựng mối quan hệ với khách hàng 1.4 Tình hình kết kinh doanh công ty năm gần Trải qua 10 năm thành lập với hình thức kinh doanh khác nhau: Nhập khẩu, phân phối, mua bán, … công ty TNHH MTV Hào Sinh có thành tựu định cho riêng Cụ thể, kết kinh doanh doanh nghiệp năm gần sau: Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Doanh thu 72.50 59 45 Chi phí 61.30 52.05 40.03 Lợi nhuận 11.2 6.95 4.97 Bảng 1.1: Bảng báo cáo hoạt động kinh doanh công ty TNHH MTV Hào Sinh giai đoạn 2019-2021 (Nguồn: Báo cáo tài cơng ty TNHH MMTV Hào Sinh năm 2019,2020,2021) Theo số liệu cung cấp quý doanh nghiệp cho thấy, tổng doanh thu lợi nhuận cơng ty có dấu hiệu giảm dần qua năm giai đoạn 2019-2021 Đặc biệt đến năm 2021, tổng lợi nhuận cơng ty giảm trầm trọng cịn 4.97 tỷ đồng (giảm tỷ đồng so với năm 2019) Lý giải cho điều này, phần lớn dịch bệnh Covid 19 diễn vào đầu năm 2020, Virus Corona gây ảnh hưởng nghiệm trọng đến kinh tế giới, bao gồm Việt Nam khiến cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ phải lao đao nói chung cơng ty TNHH MTV Hào Sinh nói riêng Tuy nhiên, dịch bệnh phần kiểm soát chặt chẽ kinh tế dần khôi phục nên công ty TNHH MTV Hào Sinh dần vực dậy hứa hẹn phát triển mạnh mẽ tương lai 1.5.Định hướng phát triển công ty thời gian tới Tiếp tục phấn đấu, xây dựng phát triển Công ty TNHH MTV Hào Sinh trở thành đơn vị hàng đầu việc nhập phân phối thiết bị đồ dùng gia dụng Để làm điều đó, cơng ty đẩy mạnh nhập mặt hàng thiết bị, đồ dùng gia đình ngày chất lượng, đáp ứng nhu cầu thị trường nội địa, số định hướng phát triển cụ thể cơng ty đề ra:  Tích cực tìm kiếm đối tác làm ăn lớn để thiết lập uy tín, đồng thời tạo quan hệ hợp tác lâu dài tương lai  Liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm tăng giá trị gia tăng công tác phân phối  Ban hành sách hợp lý tối ưu hướng đến mối quan hệ lâu dài với khách hàng đối tác để kết hợp xây dựng, hỗ trợ, tương tác lẫn phát triển bền vững kinh tế Việt Nam  Xây dựng ban lãnh đạo có lĩnh, chuyên nghiệp đội ngũ quản lý, kinh doanh, chuyên gia giỏi 1.6.Kết luận chương Dựa liệu thứ cấp phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp so sánh, phương pháp vấn chuyên gia, tác giả giới thiệu khái quát công ty TNHH MTV Hào Sinh Hơn 10 năm thành lập phát triển, mặt hàng chủ lực công ty mặt hàng gia dụng bên cạnh buôn bán lẻ Gas, hoạt động kinh doanh công ty diễn hình thức phân phối bn bán lẻ Với tiềm nỗ lực không ngừng, công ty bước khẳng định vị thương trường CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HĨA CỦA CƠNG TY TNHH MTV HÀO SINH 2.1.Sơ đồ khái quát quy trình nhập hàng hóa cơng ty (Hình 2.1: Sơ đồ khái quát quy trình tổ chức thực nhập hàng hóa cơng ty TNHH MTV Hào Sinh) (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 10 đảm bảo an toàn cho hàng hóa mình, nhà nhập tiến hành mua bảo hiểm hàng hóa đường biển Nhân viên phịng xuất nhập thực nghiệp vụ sau để thực mua bảo hiểm hàng hóa:  Liên hệ cơng ty bảo hiểm PJICO Sài Gịn để gửi yêu cầu mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập  Nhận mẫu giấy yêu cầu bảo hiểm từ cơng ty PIJICO Sài Gịn điền đầy đủ, xác thông tin cần thiết văn bao gồm thông tin người hưởng bảo hiểm, hàng hóa bảo hiểm,…  Gửi lại giấy yêu cầu bảo hiểm đường fax cho công ty PIJICO Sài Gịn Cơng ty bảo hiểm PIJICO Sài Gòn sau nhận giấy yêu cầu bảo hiểm, tiến hành gửi hợp đồng bảo hiểm hàng hóa cho Công ty TNHH MTV Hào Sinh  Nhận hợp đồng kiểm tra, xem xét điều khoản cụ thể hợp đồng bảo hiểm tiến hành ký xác nhận  Thanh tốn phí bảo hiểm hàng hóa nhập cho cơng ty PIJICO Sài Gịn 2.2.2.Kiểm tra chứng từ nhận chứng từ Để hạn chế rắc rối lớn đến từ phía Hải quan, Cơ quan nhà nước, nhân viên công ty TNHH MTV Hào Sinh yêu cầu phía nhà xuất gửi email nháp loại chứng từ để kiểm tra trước shipper gửi chứng từ thức chuyển phát nhanh Các chứng từ cần thiết nhận bao gồm:  Hợp đồng (Purchase Contract)  Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)  Phiếu đóng gói (Packing List) 12  Vận đơn (Bill of Lading) 2.2.3.Nhận thông báo hàng đến Nhân viên phịng xuất nhập cơng ty chủ động thường xuyên liên hệ với phận nhập đại lỹ hãng tàu để nhận thông tin tàu đến kịp thời Thông thường, công ty nhận giấy thông báo chi tiết hàng đến từ hãng tàu trước tàu cập bến ngày, thông tin nhằm thông báo thời gian dự kiến cập bến lô hàng bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, mô tả hàng hóa,… 2.2.4.Làm thủ tục hải quan Sau hồn thành việc mua bảo hiểm hàng hóa nhận giấy tờ chứng từ cần thiết, nhân viên xuất nhập bắt đầu làm thủ tục hải quan  Bước 1: Chuẩn bị chứng từ liên quan đến hàng hóa để khai báo Nhân viên doanh nghiệp cho chuẩn bị chứng từ bước quan trọng trình làm thủ tục hải quan công ty Bởi chứng từ chuẩn bị sớm xác góp phần lớn đến tiến độ khai báo hải quan lô hàng, tiết kiệm chi phí hải quan cho cơng ty Vì vậy, sau nhận thơng báo hàng đến, phận xuất - nhập công ty chuẩn bị loại chứng từ hợp pháp giấy tờ hợp lệ liên quan đến lô hàng quy định điều kiện khác để hoàn thành việc khai báo hải quan trước đến quan Hải quan làm thủ tục nhập hàng hóa Bộ chứng từ bao gồm:  Hợp đồng (Purchase Contract)  Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)  Phiếu đóng gói (Packing List) 13  Vận đơn (Bill of Lading)  Thông báo hàng đến  Bước 2: Khai báo hải quan thông tin nhập qua phần mềm điện tử Sau hoàn tất công tác chuẩn bị loại chứng từ giấy tờ liên quan đến hàng hóa, nhân viên công ty bắt đầu khai báo hải quan qua phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS công ty Thái Sơn So với khai báo hải quan truyền thống khai báo hải quan điện tử mang lại nhiều thuận tiện cho doanh nghiệp Cụ thể doanh nghiệp thời gian đến trụ sở quan Hải quan mà khai báo hải quan địa điểm có máy tính kết nối internet, thơng quan lô hàng thuộc diện miễn kiểm tra hồ sơ giấy…Đây bước tiến giúp nâng cao quy trình khai báo hải quan cơng ty Các nghiệp vụ bước sau:  Nhân viên thuộc phận xuất nhập công ty tiến hành đăng nhập vào phần mềm điền đầy đủ xác thơng tin theo yêu cầu, sau cắm chữ ký số vào để truyền tờ khai thức lên hệ thống  Khi tờ khai truyền thức thành cơng, nhân viên tiếp tục tự khai báo xác đầy đủ hàng hóa thực tế mục dành cho người khai báo bao gồm xác định mã số hàng hóa, thuế suất, giá thuế mặt hàng nhập khẩu, đặc biệt tự tính số tiền thuế phải nộp loại thuế tờ khai hải quan  Cơng ty chủ động ước tính trước khoản chi phí tính tốn trước số tiền thuế phải nộp Tiếp theo nhận kết phân luồng, công ty chủ yếu nhận phân luồng xanh nên tiến trình sau đơn giản nhanh chóng nhận hàng 14  Bước 3: Làm thủ tục hải quan cảng Nhân viên công ty mang tờ khai hải quan chuẩn bị đầy đủ đến chi cục Cửa cảng Sài Gòn để làm thủ tục Hải quan Hồ sơ gồm có:  Tờ khai hải quan điện tử  Hợp đồng thương mại (Purchase Contract)  Hóa đơn thương mại (Commerce Invoice)  Phiếu đóng gói (Packing List)  Vận đơn (Bill of Lading)  Giấy đăng ký mang hàng kho Nếu hồ sơ khơng có sai xót, Hải quan kiểm tra toán thuế lên tờ khai thông quan cho lô hàng Sau nộp khoản chi phí thuế tờ khai báo hải quan thơng qua nhân viên cơng ty in mã vạch điền thông tin yêu cầu nhận file PDF Công ty nộp mã vạch tờ khai thông quan cho hải quan giám sát Hải quan đóng dấu lên mã vạch đưa lại cho công ty bộ, Hải quan giữ lại 2.2.5.Nhận hàng từ tàu chở hàng Hàng hóa nhập công ty TNHH MTV Hào Sinh thuộc loại hàng đủ container (FCL), “FCL cảng giao container cho chủ hàng nhận sở hải quan kiểm hóa sở Khi cân nhắc kỹ hiệu kinh tế, chủ hàng muốn nhận nguyên container, kiểm tra kho riêng” Sau hoàn thành thủ tục thông quan nhập khẩu, công ty bắt đầu nhận hàng Quy trình nhận hàng bao gồm : 15  Nhận lệnh giao hàng (D/O), nhân viên giao nhận công ty tiến hành làm thủ tục mượn container hãng tàu In phiếu EIR(phiếu Nhập-Xuất bãi container) Sau đó, đem D/O (có xác nhận phương án làm hàng đại lý tàu) đến thương vụ cảng để đóng lệ phí bao gồm: phí hạ container, phí chuyển bãi hàng hóa, phí xếp dỡ, nhân viên giao nhận cấp cho phiếu nâng hạ container rỗng quy định container rỗng trả bãi “Container phép đưa hàng kho đăng ký trước với Hải quan công nhận cấp giấy phép.”  Khi nhận hàng, nhân viên giao nhận công ty kiểm tra tình trạng container trước sau kéo khỏi cảng, phát container bị hư hỏng, móp méo phải yêu cầu điều độ bãi phê vào “Phiếu nhận Container” để sau có sở miễn trách hãng tàu  Cuối cùng, nhân viên giao nhận điều xe vào nhận container tiến hành lý cổng Tại công tác lý cổng, “nhân viên giao nhận mang theo tờ khai thông quan, tờ khai photo, lệnh giao hàng đóng dấu “Hàng giao thẳng” phiếu EIR từ thương vụ cảng đến hải quan giám sát cổng để lý cổng, phép mang hàng khỏi cổng, sau nhận lại hồ sơ xuất trình.”  Sau rút hàng xong tiến hành trả container rỗng bãi quy định đồng thời đóng phí hạ container rỗng đến đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cọc container 2.2.6.Kiểm tra hàng hóa Khi nhận hàng, nhân viên chuyên trách kiểm tra chất liệu, phẩm chất, số lượng … hàng hóa có giống phù hợp với miêu tả, thỏa thuận hợp đồng hay khơng Nếu xảy tình trạng thất giao hàng không mặt chất 16 lượng quy định hợp đồng, công ty lập biên giám định hàng hóa Biên ghi rõ:  Thời điểm kiểm tra hàng hóa (Ngày, tháng )  Tình trạng hàng hóa (Thiếu hàng, Phẩm chất; Chất lượng hàng hóa, Đóng gói bao bì, ) Và lưu lại hình ảnh kiểm tra để khiếu nại với nhà cung cấp hãng vận tải 2.2.7.Thanh toán Về phương thức tốn, có nhiều phương thức tốn hợp đồng nhập khẩu, nhà nhập gặp phải thuận lợi rủi ro với phương thức khác Để giảm thiểu rủi ro có thể, cơng ty có lựa chọn phù hợp vào mặt hàng, nguồn lực, quy mô công ty nhằm tiết kiệm khoản chi phí Đối với cơng ty TNHH MTV Hào Sinh, cơng ty thường sử dụng phương thức tốn T/T 100% vòng 30 ngày sau hàng giao đến Việt Nam Vì đối tác làm ăn lâu năm có mức độ tin cậy cao nên công ty sử dụng phương thức Công ty ủy nhiệm cho ngân hàng Việt Nam mà có tài khoản, trích từ tài khoản số tiền định chuyển cho người bán trước người bán thực việc gửi hàng Sau ngân hàng chuyển tiền lập thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng đại lý (hoặc chi nhánh) – ngân hàng trả tiền thông qua mã Swift Code ngân hàng trả tiền tiến hành toán cho người bán tức người thụ hưởng Việc toán phương thức có đặc điểm dễ thực mức phí lại thấp Đây xem nghiệp vụ quan trọng công ty, công ty ln ý thực nghĩa vụ theo hợp đồng ký kết 17 Sau kí hợp đồng nhập cơng ty cung cấp hồ sơ chuyển tiền cho Ngân hàng Vietcombank bao gồm:  Lệnh chuyển tiền (theo mẫu Ngân hàng)  Hợp đồng ngoại thương (chứa điều khoản toán ứng trước)  Giấy phép nhập (đối với mặt hàng cần có giấy phép) Ở nghiệp vụ tốn T/T này, nhân viên phòng Xuất-Nhập Khẩu Phòng Kế Tốn hỗ trợ để nắm bắt thơng tin, điều khoản hợp đồng Bộ phận Kế toán trực tiếp giao dịch với Ngân hàng Các thông tin cần nắm bắt thể toán hợp đồng để toán là:  Người thụ hưởng: XIAOXANG CO.,LTD  Ngân hàng người thụ hưởng: BANK OF CHINA, PIZHOU SUB-BRANCH  Mã swift: BKCHCNBJ28  Số tài khoản: 462250319838 Đồng tiền thường dùng để toán cho hợp đồng nhập công ty USD sử dụng phổ biến thương mại quốc tế Công ty dự trữ lượng ngoại tệ định trước ký hợp đồng ngoại thương để tránh gia tăng chi phí ảnh hưởng tỷ giá Vì đối tác làm ăn lâu dài, tác giả nhận thấy nghiệp vụ quan trọng công ty, công ty ý thực nghĩa vụ chấp hành nghiêm túc điều khoản ký kết hợp đồng 2.2.8.Khiếu nại hàng hóa (Nếu có) 18 “Từ thành lập đến nay, công ty TNHH MTV Hào Sinh chưa gặp trường hợp phải khiếu nại Tuy nhiên, trường hợp xảy dựa vào trách nhiệm nghĩa vụ bên để lựa chọn đối tượng khiếu nại hợp lý Đối tượng Nhà xuất hay Hãng vận tải.” -Chị Diễm phòng xuất nhập  Khiếu nại nhà xuất khẩu: Khi họ không giao hàng, giao hàng chậm thiếu… phẩm chất hàng khơng phù hợp với quy định hợp đồng, bao bì mã ký hiệu không đúng, …  Khiếu nại người vận tải: Khi họ vi phạm hợp đồng vận tải như: không mang tàu tàu đến chậm, hàng hóa bị hư hỏng tổn thất lỗi tàu, Bộ hồ sơ khiếu nại thường bao gồm:  Đơn khiếu nại  Các chứng từ kèm theo tùy vào đối tượng khiếu nại (chứng từ hàng hóa, vận tải, bảo hiểm, biên giám định kiểm hóa, )  Vận đơn, hợp đồng  Giấy tính tốn tổn thất Hội Đồng Trọng Tài Quốc Tế Tòa án nơi nhà nhập kiện đối tác hai bên tự giải giải không thỏa đáng vấn đề pháp lý Nhưng công ty hạn chế tối đa kiện tụng làm tốn nhiều thời gian, công sức tiền bạc công ty ”-Theo ý kiến chị Diễm - Quản lý Phịng Xuất-Nhập 2.3.Đánh giá cơng tác tổ chức thực hợp đồng nhập hàng hóa cơng ty: 19 2.3.1.Điểm mạnh Thứ nhất, đối tác suốt 10 năm với công ty cung cấp thiết bị đồ dùng gia đình, việc tốn điện chuyển tiền vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hóa giao đến Việt Nam xây dựng dựa lòng tin nhà cung cấp, việc tốn gặp rủi ro với phía công ty, giúp công ty chủ động việc tốn Thứ hai, biết cơng ty có mối quan hệ tốt với Ngân hàng Vietcombank-Chi nhánh Nam Sài Gịn Kế tốn cơng ty thường xun giao dịch hoạt động kinh doanh như: mua bán ngoại tệ, chuyển khoản toán hàng nhập khẩu, tiền gửi, Điều này, giúp cho nghiệp vụ toán tiến hành nhanh chóng, thuận lợi an tồn Thứ ba, nhờ vào kinh nghiệm với nỗ lực nhân viên phân tích lực cạnh tranh cơng ty, quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập thực kiểm soát nghiêm ngặt, phát sinh q trình nhập giải nhanh chóng Thứ tư, công ty TNHH MTV Hào Sinh với lượng khách hàng tương đối ổn định, mặt hàng đa dạng, tháng có hợp đồng mua bán thiết bị Bảng phân tích kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp năm 2018-2021 minh chứng rõ rệt cho nhận định 2.3.2.Điểm yếu Thứ nhất, tốc độ quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập hàng hóa cơng ty cịn chậm, đặc biệt q trình làm thủ tục nhập cịn gặp nhiều bất cập, làm công ty chậm trễ việc xử lý hợp đồng 20 Thứ hai, công ty gặp vấn đề thiếu nhân lực (theo nhận định chị Khuê- nhân viên kế toán) Với định hướng mở rộng quy mô công ty, khối lượng công việc ngày nhiều, điều gây sức ép lên nhân viên dẫn đến việc ảnh hưởng suất làm việc Thứ ba, phương thức toán cơng ty nhìn chung ổn định tồn bất cập, cụ thể với phương thức tốn tại, cơng ty khơng kiểm sốt tính chân thật độ xác chứng từ thực trạng hàng hóa, dẫn đến nhiều rủi ro trình nhập hàng hóa, gây tốn thời gian cho cơng ty phải khiếu nại địi bồi thường xảy tổn thất hàng hóa Thứ tư, Hợp đồng soạn thảo thường xuất lỗi tả Cho thấy bất cẩn, chưa cẩn thận nhân viên soạn thảo hợp đồng qua làm chuyên nghiệp công ty Như Sales Contract No URL/XLM-01, bên bán “Seller” hợp đồng “Sller”, bên bán xem bên A hợp đồng lại ghi xem bên B, mà bên B bên mua (hereinafter refer as “Party B” ) 2.4.Kết luận chương 2: Mặc dù quy trình nhập hàng hóa quy trình chung cách thức thực doanh nghiệp lại khác vài bước Quy trình nhập hàng hóa công ty TNHH MTV Hào Sinh quy trình khơng có q nhiều bước quy trình đầy đủ phù hợp Mặc dù có ưu điểm định quy trình nhập cơng ty TNHH MTV Hào Sinh cịn sai sót khơng thể tránh khỏi Tuy nhiên, cơng ty TNHH MTV Hào Sinh cố gắng nhìn vào nhược điểm hạn chế để hoàn thiện, góp phần 21 quy trình nhập hàng hóa nói riêng tồn cơng ty nói chung ngày phát triển 22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY 3.1.Định hướng mục tiêu công ty TNHH MTV Hào Sinh quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập giai đoạn 2022-2025 Tuy có vị trí định thương trường tồn thể cán cơng nhân viên công ty TNHH MTV Hào Sinh đề định hướng mục tiêu để công ty ngày phát triển Vào nửa đầu năm 2022, tổng công ty định đề mục tiêu định hướng chung giai đoạn 2022-2025 sau:  Nghiên cứu thị trường, đa dạng nguồn nhập  Duy trì, đồng thời tăng cường tìm kiếm đối tác, khách hàng  Mở rộng quy mô cơng ty  Tối giản quy trình tiết kiệm chi phí để nâng cao lực cạnh tranh công ty 3.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập công ty TNHH MTV Hào Sinh 3.2.1.Thiết lập mối quan hệ với quan pháp luật, quan chức  Cơ sở đưa giải pháp: Một điểm yếu công ty tốc độ làm thủ tục hải quan nhập chậm trễ.Mà thành công hợp đồng nhập phụ thuộc vào hiệu bước, giai đoạn tồn q trình thực hợp đồng Và hết, kết đạt không phụ thuộc vào nỗ lực thân Công ty 23 mà phụ thuộc vào việc quan chức có tạo điều kiện thuận lợi q trình làm thủ tục để nhập hàng hoá Công ty hay không  Nội dung giải pháp: Tạo mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với quan chức năng, pháp luật như: Bộ Thương mại, Tổng cục hải quan, Bộ Xây dựng,  Mục tiêu giải pháp: Giúp cho cơng ty dễ dàng nhanh chóng việc xử lý giấy tờ thủ tục nhập Qua đó, rút ngắn thời gian xin giấy phép nhập khẩu, góp phần nâng cao quy trình thực hợp đồng nhập cơng ty Mặc dù mối quan hệ ln có ý nghĩa chiến lược quan trọng hoạt động kinh doanh nói chung hoạt động nhập Cơng ty nói riêng vấn đề vơ nhạy cảm, cơng ty nên cẩn trọng nghiêm túc chấp hành, tôn thờ luật pháp 3.2.2.Mở rộng đào tạo, nâng cao nguồn nhân lực  Cơ sở đưa giải pháp: - Tình hình cơng ty cịn thiếu nhân - Vẫn cịn sai sót q trình thực nghiệp vụ - Mục tiêu phương hướng công ty tới mở rộng quy mô - Đội ngũ nhân viên xem loại tài sản có giá trị, giúp nâng tầm công ty thị trường, đặc biệt để mở rộng quy mô công ty khơng thể thiếu nguồn nhân lực dồi  Nội dung giải pháp: - Lên kế hoạch tổ chức tuyển dụng cách hiệu - Dành thời gian định hướng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực có 24 - Ngồi kỹ nhân viên có, cơng ty nên trang bị bổ sung kiến thức kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương cho cán nhân viên công ty kiến thức nâng cao có khóa học nghiệp vụ để nhân viên nắm rõ nghiệp vụ Và cơng ty phải cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên biết thêm công việc công đoạn khác, có trường hợp xấu nhân viên linh động thay lẫn nhau, dễ kiểm soát hạn chế rủi ro  Mục tiêu giải pháp - Bổ sung nhân sự, đem lại nguồn nhân lực chất lượng dồi cho công ty thời gian tới - Nâng cao trình độ tay nghề, đẩy mạnh suất làm việc, tạo tính chun nghiệp nghiệp vụ cho tồn nhân viên công ty 3.2.3.Thay đổi phương thức tốn từ T/T sang L/C (Phương thức tín dụng chứng từ):  Cơ sở đưa giải pháp: Với phương thức tốn tại, cơng ty khơng kiểm sốt tính chân thật độ xác chứng từ thực trạng hàng hóa  Nội dung giải pháp: Ngồi phương thức tốn T/T hai bên thương lượng chọn phương thức toán khác phù hợp với yêu cầu hai bên để tránh trường hợp xấu xảy Cơng ty suy xét nên chọn phương thức L/C trả trước phần giá trị hợp đồng Vì phương thức rủi ro lại tốn phức tạp Do cơng ty phải thực u cầu L/C lập chứng từ, lựa chọn nhân viên có tính cách phù hợp cho cơng việc cần kĩ 25 lưỡng xác cao Việc kiểm tra chứng từ khâu quan trọng nên sơ sài khâu này, có sai sót hay thiếu sót phải nhanh chóng sửa chữa  Mục tiêu giải pháp - Giảm thiểu rủi ro trình nhập hàng hóa, - Hạn chế tốn thời gian cho công ty phải khiếu nại địi bồi thường xảy tổn thất hàng hóa -Nâng cao quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập hàng hóa cơng ty 3.3.Tóm tắt chương Hơn 10 năm hoạt động thị trường Việt Nam, công ty TNHH MTV Hào Sinh không ngừng cố gắng nâng cao lực cạnh tranh Để đáp ứng nhu cầu thị trường nội địa đảm bảo nguồn cung ứng dồi dào, công ty ln ln hồn thiện nâng cao quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập Tác giả dựa thực tế Quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập kết hợp tham khảo tài liệu, sử dụng phương pháp tư biện chứng vốn kiến thức truyền đạt từ nhà trường để đề xuất số kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu tổ chức thực hợp đồng nhập hàng hóa cơng ty 26