Lý do chọn đề tàiHoạt động xuất nhập khẩu là một trong những lĩnh vực được quan tâm hàng đầu và là hoạt động vô cùng quan trọng đối với nền kinh tế và sự phát triển của các quốc gia trên
Mục tiêu nghiên cứu
- Hiểu rõ, diễn giải và hệ thống hóa được quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.
- Chỉ ra được những điểm mạnh và điểm yếu còn tồn tại trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.
- Đưa ra những kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập các thông tin, dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, mạng internet… và các bản báo cáo của Công ty.
- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: điều tra các đánh giá từ chuyên gia về một câu hỏi, vấn đề Trong quá trình thực tập, tác giả may mắn nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình đến từ các anh chị phòng Xuất nhập khẩu và Kế toán và từ đó tác giả có cái nhìn sâu sắc hơn về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty.
- Phương pháp quan sát và tư duy biện chứng: thông qua việc dùng các giác quan để quan sát học hỏi, sử dụng các thiết bị hỗ trợ để lưu giữ những thông tin cần thiết phục vụ cho bài báo cáo và sử dụng tư duy logic để quan sát, phân tích và đưa ra những đánh giá dựa trên quan điểm cá nhân.
Kết cấu đề tài
Ngoài các phần lời cảm ơn, lời mở đầu và các phần phụ khác, kết cấu đề tài gồm 3 phần chính:
Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.
Chương 2: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.
Chương 3: Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CÔNG THÀNH ÚT HẠNH
Giới thiệu khái quát về công ty
Tên tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN CÔNG THÀNH ÚT HẠNH
Tên tiếng Anh: CONG THANH UT HANH LIMITED COMPANY
Tên viết tắt: CONG THANH UT HANH CO., LTD
Mã số thuế: 1100629925 Ngày bắt đầu hoạt động: 21/04/2004 Địa chỉ trụ sở chính: Số 919, quốc lộ 1, khu phố Thủ Tửu 2, phường Tân Khánh, thành phố Tân An, Long An Điện thoại: +84.272 3511512 Fax: +84.272 3513279
Ngành nghề kinh doanh: xay sát và sản xuất bột thô, xuất nhập khẩu lương thực Vốn điều lệ: 20.000.000.000 đồng (Bằng chữ: Hai mươi tỷ đồng)
Hình 1 1: Logo Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh
Quá trình hình thành và phát triển
Doanh nghiệp được thành lập vào năm 2004 với loại hình Doanh nghiệp tư nhân và chuyển đổi thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên vào năm 2017 để có thêm nhiều cơ hội mở rộng thị trường và nâng cao vị thế của mình trên thị trường quốc tế.
Ban đầu, doanh nghiệp Công Thành Út Hạnh là một doanh nghiệp nhỏ chỉ sản xuất và bán gạo trong nước Sau nhiều năm cải thiện và phát triển không ngừng, doanh nghiệp đã có giấy phép xuất khẩu gạo ra nước ngoài, gia nhập vào Hiệp hội Lương thực Việt Nam và xuất khẩu gạo trực tiếp đi nhiều nước khác nhau trên thế giới.
Trong gần 20 năm qua, doanh nghiệp đã không ngừng cải tiến máy móc sản xuất với kỹ thuật tiên tiến hiện đại đồng thời xây dựng thêm hơn 10 lò sấy lúa mới với công suất cao hơn nhằm đạt được mặt hàng đẹp với chất lượng tốt nhất nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đạt được sự uy tín, vị thế và thương hiệu của mình trong lĩnh vực xuất khẩu gạo Để có thể tồn tại, phát triển và đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường cũng như sự phát triển không ngừng của đất nước và thế giới, doanh nghiệp đã không ngừng cải thiện, thay đổi và có cho mình một bước đi riêng, một chiến lược kinh doanh riêng nhằm đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách hàng và giữ được sự uy tín, vị thế của mình trên thị trường trong nước và nước ngoài.
Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Chức năng: Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh là một công ty chuyên sản xuất, bán gạo trong nước và xuất khẩu gạo sang nước ngoài Đồng thời, tư vấn các vấn đề phục vụ nhu cầu của các khách hàng doanh nghiệp nội địa và quốc tế
Nhiệm vụ: Công ty chuyên cung cấp, xuất khẩu hàng hóa và luôn quan tâm đến chất lượng của sản phẩm, cùng nhau hợp tác và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nghiên cứu tổ chức thị trường, xây dựng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh để không ngừng củng cố và phát triển công ty ngày một lớn mạnh Tổ chức mạng lưới kinh doanh phù hợp với tình hình thực tế, huy động và sử dụng vốn một cách hợp lý và có hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty và tiết kiệm vốn.Luôn quan tâm đến lợi ích, trách nhiệm và đảm bảo đời sống tốt cho mỗi cá nhân trong công ty Cạnh tranh lành mạnh, tuân thủ chấp hành tốt các quy định và chủ trương chính sách của Nhà nước đã ban hành và làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách nhà nước.
Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh
Công ty Công Thành Út Hạnh có sơ đồ tổ chức cơ cấu bộ máy công ty được thiết kế khá gọn và tinh giản nhằm thúc đẩy nhanh tiến độ giữa các bộ phận với nhau hoạt động một cách có năng suất và hiệu quả Mỗi bộ phận có mỗi chức năng quan trọng khác nhau và có mối quan hệ chặt chẽ, cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao của công ty Nếu thiếu đi một trong các bộ phận này thì công ty không thể vận hành hoạt động, phát triển và đứng vững trên thị trường khốc liệt hiện nay Đứng đầu công ty là Ban giám đốc (gồm Giám đốc và Phó giám đốc) – là những người đứng đầu doanh nghiệp, người điều hành, quản lý và đưa ra tất cả các quyết định tối cao cho mọi hoạt động của công ty, là đại diện cho nghĩa vụ và quyền lợi của công ty trước pháp luật và các cơ quan của Nhà nước Dưới giám đốc là các bộ phận:
Bộ phận kế toán: thực hiện nhiệm vụ kế toán và hạch toán các khoản thu chi, lập báo cáo tài chính, thuế và hoạt động kinh doanh của công ty, theo dõi số lượng hàng hóa và tính giá thành sản phẩm, lập các chứng từ xuất nhập khẩu và giao nhận.
Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu: thực hiện các nghiệp vụ xuất khẩu, hoàn tất thủ tục xuất khẩu, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng mới, giao dịch, đàm phán và duy trì mối quan hệ tốt với các khách hàng.
Bộ phận giao nhận: quản lý và giám sát việc đóng hàng và xuất hàng, chịu trách nhiệm việc giao hàng theo đúng thời hạn hợp đồng và phối hợp với phòng xuất nhập khẩu để hoàn thành các chứng từ xuất khẩu cần thiết.
Bộ phận sản xuất: phụ trách sản xuất hàng xuất khẩu của doanh nghiệp tại các nhà máy sản xuất.
Bộ phận hành chính – nhân sự: thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng nhân sự mới vào các vị trí trống của công ty, thực hiện các chính sách về hợp đồng lao động, lương bổng, khen thưởng và phúc lợi của nhân viên, theo dõi việc thực hiện nội quy do công ty đề ra.
Hình 1 2: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh
Nguồn: bộ phận hành chính - nhân sự Công ty Công Thành Út Hạnh
Tình hình nhân sự
Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Giới tính
Tốt nghiệp THCS và THPT 36 41.9
Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu
Bộ phận hành chính – nhân sự 5 5.81
Bảng 1 1: Bảng hành chính nhân sự Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh
Nguồn: bộ phận hành chính – nhân sự Công ty Công Thành Út Hạnh
Qua thống kê, nhân sự lao động trẻ đạt tỷ lệ cao (62.8%) – đây là lứa tuổi năng động, đầy nhiệt huyết và có nhiều tiềm năng phát triển trong tương lai Tuy nhiên, vì chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc, kiến thức và chưa đạt được kỹ năng chuyên môn cao nên cần thời gian để doanh nghiệp bồi dưỡng và nâng cao kinh nghiệm.
Dựa theo trình độ học vấn, khoảng 37.2% nhân sự tốt nghiệp từ các trường Đại học và một số lượng nhân sự tốt nghiệp Cao đẳng đảm nhiệm nhiều vị trí ở các bộ phận kế toán, kinh doanh xuất nhập khẩu và hành chính – nhân sự Còn lại một phần nhân sự tốt nghiệp Cao Đẳng và 41.9% tốt nghiệp THCS, THPT đảm nhiệm các công việc giao nhận và bộ phận sản xuất.
Về giới tính, theo thống kê số lượng nhân viên nam chiếm tỷ trọng cao hơn nhân viên nữ và xu hướng tuyển dụng nhân viên nam ngày một gia tăng và ngược lại so với nữ Vì quy mô Công ty ngày một mở rộng, nhiều xưởng nhà máy mới được xây dựng cần tuyển dụng nhiều nhân lực với tính chất công việc có sức khỏe tốt phân bổ ở bộ phận sản xuất và giao nhận, do đó thích hợp hơn với nhân lực là nam Còn nhân viên nữ trong Công ty, tập trung chủ yếu ở các bộ phận Kinh doanh Xuất nhập khẩu, Kế toán và Nhân sự - những bộ phận cần sự cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác.
Bên cạnh đó, ta thấy bộ phận sản xuất chiếm tỷ lệ cao nhất (52.33%) – vì đây là bộ phận chuyên quản lý và làm việc tại các nhà máy sản xuất của công ty, yêu cầu nguồn nhân lực lớn để nhà máy hoạt động hết công sức và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng ngày một gia tăng Tuy nhiên, vì số lượng lao động trong bộ phận sản xuất khá lớn, quản lý chưa có nhiều kinh nghiệm nên việc quản lý vẫn chưa thực sự chặt chẽ và còn gặp nhiều khó khăn.
Tình hình kết quả kinh doanh của hoạt động Công ty
Các mặt hàng gạo của Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh được bán rộng rãi với nguồn khách hàng từ trong nước đến các thị trường truyền thống Châu Á đến nhiều quốc gia trên toàn thế giới (Indonesia, Thái Lan, Philippines, Đài Loan, Úc, NewZealand…)
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2019 – 2021 được thể hiện ở bảng sau: Đơn vị tính: triệu đồng
Bảng 1 2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh
Nguồn: bộ phận kế toán Công ty Công Thành Út Hạnh Nhận xét:
Từ bảng trên, ta thấy tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra khá thuận lợi, doanh thu và lợi nhuận đều tăng trưởng qua từng năm Cụ thể, lợi nhuận sau khi thực hiện đóng thuế thu nhập trong ba năm liên tiếp lần lượt đạt 13,602 triệu đồng; 20,086 triệu đồng và 17,940 triệu đồng Lợi nhuận sau thuế của năm 2020 tăng 6,484 triệu đồng (tăng 47.67%) so với năm 2019 và lợi nhuận sau thuế năm 2021 giảm 2,146 triệu đồng (giảm 10.68%) so với năm 2020 nhưng tăng 4,338 triệu đồng (tăng 31.89%) so với năm 2019.
Trong năm 2019, doanh thu đạt 563,121 triệu đồng, đến năm 2020 tăng trưởng cực mạnh với doanh thu đạt 902,601 triệu đồng nhờ việc mở rộng quy mô và xây dựng thêm nhiều nhà máy sản xuất mới với năng suất cao Cùng với đó, Công ty đã mở rộng thị trường thành công với nhiều đối tác mới từ khắp Châu Á và nhiều quốc gia khác với số lượng hợp đồng lớn đã giúp lợi nhuận trước thuế của Công ty tăng 339,480 triệu đồng (tăng 60.29%).
Tuy nhiên, có sự giảm sút trong năm 2021 với doanh thu đạt 854,047 triệu đồng,giảm 48,554 triệu so với năm 2020 (giảm 5.38%) Nguyên nhân của sự sụt giảm doanh thu vào năm này là do ảnh hưởng của hai đợt dịch Covid đã gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty, hoạt động tìm kiếm khách hàng gặp nhiều khó khăn và nhu cầu xuất nhập khẩu giảm sút, gây ảnh hưởng nghiêm trọng không chỉ riêng công ty Công Thành Út Hạnh mà còn ảnh hưởng đến nhiều công ty khác trên mọi lĩnh vực.
Về chi phí, chi phí có xu hướng tăng và giảm cùng chiều so với doanh thu Năm
2019, chi phí đạt 546,119 triệu đồng, đến năm 2020 chi phí đạt 877,494 triệu đồng – tăng 331,375 triệu đồng và tăng 60.68% so với 2020, trong khi doanh thu tăng 60.29% Đến năm 2021, chi phí giảm 5.05% trong khi doanh thu giảm 5.38% Điều này cho thấy chi phí bỏ ra chưa thực sự hiệu quả và Công ty nên đưa ra những chiến lược mới phù hợp hơn để cắt giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận.
Nhìn chung, kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm gần đây đều cho kết quả tích cực với lợi nhuận luôn đạt giá trị dương qua các năm Qua những số liệu này cho thấy công ty hoạt động khá hiệu quả và đặt biệt với sự tăng trưởng ngày càng vượt trội vào năm 2020 và 2021 đã giúp cho công ty có nhiều điều kiện thuận lợi phát triển sau này và chứng tỏ được tiềm năng mạnh mẽ của công ty trong thời gian sắp tới.
Nội dung chương 1 đã trình bày khái quát về Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh và tổng quan về tình hình nhân sự, hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019 – 2021.
Từ kết quả cho thấy, kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm gần đây luôn có sự tăng trưởng nhất định và đều cho kết quả tích cực với lợi nhuận luôn đạt giá trị dương qua các năm Bên cạnh đó, mặt hàng gạo là mặt hàng xuất khẩu chính của công ty và trong quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty, tác giả quyết định sẽ phân tích chuyên sâu quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gạo ở chương 2 của đề tài.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CÔNG THÀNH ÚT HẠNH
Khái quát về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH
Mỗi Công ty sẽ có một quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu riêng, và với Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh là một Công ty chuyên về xuất khẩu gạo và chuyên xuất khẩu theo điều kiện FOB Do đó, tác giả xin đề xuất và diễn giải quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh như sau:
Hình 2 1: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH
MTV Công Thành Út Hạnh
Về phương tiện vận tải: vì điều kiện Công ty áp dụng là FOB, nên đơn vị nhà nhập khẩu sẽ là bên chịu trách nhiệm thuê tàu và chịu các chi phí vận chuyển để đưa hàng hóa đến cảng của bên nhà nhập khẩu Nhân viên của Công ty sẽ được nhà nhập khẩu cung cấp lịch trình và tên chuyến để xác định ngày xuất hàng và chuyển hàng cho đơn vị vận tải.
Về giấy phép xuất khẩu của Công ty:
- Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 107/2018/NĐ-CP : “Thương nhân Việt Nam 1 thuộc mọi thành phần kinh tế, nếu đáp ứng đủ điều kiện quy định tại Điều 4 Nghị
1 Nghị định số 107/2018/NĐ-CP về Kinh doanh xuất khẩu gạo định này và được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo (sau đây viết tắt là Giấy chứng nhận), có quyền được kinh doanh xuất khẩu gạo theo quy định tại Nghị định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.”
- Với Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh (chuyên về xuất khẩu gạo), Công ty đã có đủ điều kiện xuất khẩu và được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo do Bộ Công thương cung cấp và có hiệu lực đến hết ngày
15/03/2026, giấy chứng nhận được đính kèm ở phụ lục.
Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH
Tác giả sẽ phân tích và diễn giải quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh dưới góc nhìn của tác giả trong thời gian tác giả được thực tập tại công ty kết hợp minh họa cụ thể với hợp đồng đơn hàng xuất khẩu gạo Thơm, 100% tấm, số: 17/UH-APC/2022 và được đính trong phần phụ lục.
Trong quá trình thực tập tại Công ty, tác giả nhận thấy khách hàng của doanh nghiệp đa số là những khách hàng thân thiết và làm ăn lâu dài do đó phương thức thanh toán công ty thường áp dụng là T/T, công ty sẽ yêu cầu khách hàng đối tác trả tiền cọc trước khoảng 15% giá trị hợp đồng và 85% còn lại sẽ được thanh toán sau khi người mua nhận được Bộ chứng từ Sau khi nhận hợp đồng, Công ty sẽ kiểm tra các thông tin trên hợp đồng Sau đó, Công ty sẽ tiến hành làm hóa đơn chiếu lệ (profoma invoice) gửi khách hàng để khách hàng chuyển tiền cọc.
Cụ thể với bước thanh toán (payment) của hợp đồng mua bán này của Công ty trong phụ lục như sau:
Hình 2 2: Điều khoản thanh toán Đối với điều khoản thanh toán trong hợp đồng của Công ty, nhân viên Công ty sẽ kiểm tra kỹ các thông tin về phương thức thanh toán và thông tin ngân hàng (tên ngân hàng, địa chỉ, swift code và số tài khoản) và sau đó yêu cầu nhà nhập khẩu chuyển tiền cọc qua tài khoản của Công ty tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam (Vietnam Joint Stock Commercial Bank for Industry and Trade).
Nhận xét : Ở bước này, Công ty thường ký kết, thảo luận hợp đồng với khách hàng qua điện thoại hay email do đa số khách hàng của Công ty là là những khách hàng thân thiết và làm ăn lâu dài Điều này có thể dẫn đến nhiều hạn chế và nhiều vấn đề khó khăn phát sinh trong quá trình làm việc vì đôi khi cả hai bên chưa hiểu được rõ ý nhau và bị trôi mất tin nhắn do có quá nhiều tin nhắn từ nhiều nguồn khách hàng ảnh hưởng đến sự chính xác và các thỏa thuận trong hợp đồng của hai bên.
Bên cạnh đó, phương thức thanh toán T/T tồn tại nhiều hạn chế và rủi ro tiềm ẩn vì nó phụ thuộc rất nhiều vào thiện chí và khả năng thanh toán của Công ty đối tác Nếu nhà nhập khẩu sau khi nhận được hàng không trả tiền hay trả tiền chậm sẽ ảnh hưởng rất lớn đến nguồn vốn và tài chính của Công ty Theo tác giả quan sát, hiện nay Công ty đang nhận được ngày càng nhiều hợp đồng từ các khách hàng mới do đó Công ty cần thận trọng hơn trong việc lựa chọn phương thức thanh toán.
2.2.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Công ty Công Thành Út Hạnh vốn là một công ty sản xuất gạo nên mọi công đoạn chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu đều do chính quý doanh nghiệp chuẩn bị Qua tìm hiểu và hỏi các anh chị bộ phận sản xuất, quy trình sản xuất gạo của Công ty như sau:
Hình 2 3: Quy trình sản xuất gạo tại Công ty
Về điều khoản hàng hóa, cần phải soạn đầy đủ các điều khoản như: tên hàng (Commodity), chất lượng (Quality), số lượng (Quantity), giá cả (Price), bao bì (Packing) và ký mã hiệu (Marking) Dưới đây là cụ thể về các điều khoản cần phải có về hàng hóa của hợp đồng mua bán này của Công ty được trích từ phụ lục như sau:
Hình 2 4: Điều khoản hàng hóa
Về bao bì và nhãn hiệu vận chuyển, sau khi nhận được yêu cầu về bao bì và nhãn hiệu vận chuyển của khách hàng, công ty sẽ liên hệ Công ty thiết kế để làm theo yêu cầu của khách hàng, sau đó Công ty sẽ gửi khách hàng xác nhận đã phù hợp yêu cầu hay chưa để Công ty thiết kế tiến hành làm và gửi bao bì cùng nhãn cho doanh nghiệp (Công ty thường yêu cầu Công ty thiết kế giao trước 7 – 10 ngày ngày giờ khởi hành dự kiến của lô hàng) Về điều khoản Packing – Marking (bao bì – ký mã hiệu) của hợp đồng mua bán này của Công ty trong phụ lục như sau:
Packing: 50kg in new single PP bag inner PE bag Brand: Buyer’s Marking.
Nhận xét : Ở bước này, nhờ việc tự sản xuất và chuẩn bị hàng hóa tại nhà máy và kho xưởng, Công ty luôn chủ động được việc chuẩn bị nguồn hàng khi có hợp đồng của khách hàng, đảm bảo được chất lượng của sản phẩm và không phải phụ thuộc từ các yếu tố bên ngoài Bên cạnh đó, Công ty có mối quan hệ tốt và làm ăn lâu năm với Công ty thiết kế bao bì và nhãn nên việc thảo luận và bàn giao mẫu thiết kế giữa hai bên diễn ra rất nhanh chóng và đúng hạn.
2.2.3 Kiểm tra và xuất hàng
Công ty sẽ nhận Booking (cần chú ý các thông tin như: tên tàu, cảng xếp hàng, thời gian cắt máng, ngày giờ khởi hành dự kiến và ngày giờ đến cảng đích dự kiến, số lượng container, nơi hạ container…) từ forwarder của bên khách hàng Sau khi hoàn tất thỏa thuận về hàng hóa giữa hai bên, bên khách hàng sẽ gửi booking confirmation cùng với lệnh cấp container rỗng gồm các thông tin như tên tàu, giờ cắt máng, cảng dỡ hàng và các thông tin chi tiết khác cho Công ty để Công ty tiến hành sắp xếp đóng hàng hóa
Trước khi giao hàng, Công ty sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa và xin một số giấy tờ chứng từ cần thiết sau:
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) – được cấp bởi Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam:
Bộ hồ sơ xin Giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm: đơn xin đề nghị cấp C/O form B, tờ khai hải quan, vận đơn và hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan và vận đơn sẽ được doanh nghiệp bổ sung sau sau khi hoàn tất việc giao hàng lên tàu Khi chuẩn bị xong nguồn hàng, nhân viên sẽ kiểm tra hàng hóa và khai báo C/O điện tử Sau khi được tổ chức C/O cung cấp mã số điện tử, Công ty sẽ in tờ giấy đó cùng form C/O theo quy định của Phòng Thương mại và Công nghiệp VN Trên lý thuyết thời hạn cấp C/O sẽ không quá 3 ngày làm việc kể từ thời điểm tổ chức C/O nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate):
Vì mặt hàng xuất khẩu của Công ty là gạo – có nguồn gốc thực vật nên Công ty cần xin giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật Công ty sẽ tiến hành khai báo trực tuyến trên phần mềm PQS và xin giấy phép kiểm dịch thực vật bởi cục bảo vệ thực vật trước thời gian tàu dự kiến khởi hành 1 tuần và kết quả sẽ có trong vòng 24 giờ kể từ ngày tiếp nhận hoàn tất đầy đủ hồ sơ Ngoài các thông tin quan trọng như: tên, địa chỉ người xuất khẩu và người nhận, số lượng và loại bao bì, ký, mã hiệu, nơi sản xuất, phương tiện vận tải … như nhiều loại chứng từ khác, nhân viên cần kiểm tra kỹ về tên, khối lượng sản phẩm và tên khoa học của sản phẩm Và các điều khoản này được cụ thể ở hợp đồng này như sau:
Tên và khối lượng sản phẩm: VIETNAMESE FRAGRANT RICE 100% BROKEN
N.W: 230,000.000 KGS, G.W: 230,736.000 KGS Tên khoa học: Oryza sativa
Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate):
Nhân viên sẽ đăng kí và tiến hành gửi yêu cầu kèm các giấy tờ: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn để tiến hành hun trùng nhằm đảm bảo chất lượng và an toàn cho hàng hóa, được thực hiện bởi Công ty COTECNA Giấy chứng nhận hun trùng sẽ được cấp trong vòng từ 1 đến 2 ngày kể từ sau khi hun trùng
Tiếp đến, doanh nghiệp sẽ gửi SI (shipping instruction) – hướng dẫn vận tải đến cho forwarder hoặc đại lý vận tải bên khách hàng chỉ định để đảm bảo cho hàng hóa được chuyển theo đúng yêu cầu và hạn chế sai lầm
Dựa trên thông tin về booking confirmation cùng với lệnh cấp container rỗng, bộ phận giao nhận của Công ty sẽ tiến hành sắp xếp đưa container rỗng vào kho riêng của Công ty để đóng hàng, sau đó Công ty sẽ yêu cầu một Công ty riêng về giám định để giám định về số lượng và chất lượng của hàng hóa và tiến hành hun trùng cho hàng hóa (Công ty giám định mà Công ty thường sử dụng là Công ty Cotecna, là một Công ty uy tín và có quan hệ tốt với quý Công ty), sau đó tiến hành đóng seal và vận chuyển ra cảng Tiếp sau đó sẽ tiến hành hoàn tất thủ tục thông quan cho hàng hóa xuất khẩu đó.
Đánh giá
- Nhìn chung, quy trình công ty xây dựng liền mạch và chặt chẽ, dễ dàng nắm bắt rõ các bước thực hiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu giúp cho nhân viên công ty luôn vận hành tốt.
- Về khâu chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh vốn là một công ty sản xuất gạo ra nên Công ty có thể luôn chủ động về nguồn hàng, đảm bảo chất lượng, đủ số lượng hàng hóa và chuẩn bị hàng hóa nhanh chóng.
- Nguồn nhân lực trẻ, năng động và nhiệt huyết, có sự phân bổ công việc rõ ràng và hợp lý, có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận phòng ban Các trưởng bộ phận Công ty giàu kinh nghiệm trong công việc chuyên môn, phân chia công việc hợp lý và luôn sẵn sàng lắng nghe ý kiến của nhân viên.
- Công ty khai báo hải quan trực điện tử nên được tiến hành nhanh chóng, đạt hiệu quả cao từ đó giảm thiểu được chi phí đi lại và rút ngắn, chủ động được thời gian làm việc,nâng cao năng suất và số lượng công việc Bên cạnh đó, Công ty được trang bị cơ sở vật chất tốt và hiện đại giúp cho việc tạo lập các chứng từ và khai báo hải quan được thực hiện trực tuyến thông qua Internet được xử lý nhanh và rút ngắn thời gian.
- Phương thức thanh toán bằng T/T tồn tại nhiều rủi ro, tuy phương thức này đơn giản, chi phí thấp nhưng nó phụ thuộc rất nhiều vào thiện chí và khả năng thanh toán của công ty đối tác Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro vì công ty có thể tổn thất lớn nếu người mua không hoàn thành nghĩa vụ thanh toán.
- Công ty thường ký kết, thảo luận hợp đồng với khách hàng qua điện thoại hay email do đa số khách hàng của Công ty là là những khách hàng thân thiết và làm ăn lâu dài. Điều này có thể dẫn đến nhiều hạn chế và nhiều vấn đề khó khăn phát sinh trong quá trình làm việc.
- Đôi khi các giấy tờ chứng từ được cấp trễ so với thời gian quy định làm ảnh hưởng đến kế hoạch của Công ty.
- Như đã được đề cập ở chương 1, nhân sự lao động trẻ đạt tỷ lệ cao, chưa có nhiều kinh nghiệm về kỹ năng chuyên môn và chưa được cọ xát thực tế nhiều nên còn phụ thuộc khá nhiều vào người có kinh nghiệm và còn nhiều sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan.
- Theo như tác giả quan sát, công ty hiện đang thiếu nhân lực đặc biệt là nhân viên có kỹ năng chuyên môn cao vì quy mô công ty ngày càng mở rộng và nhận được ngày càng nhiều hợp đồng từ các khách hàng mới Việc này gây ra nhiều khó khăn và áp lực cho nhân viên vì phải xử lý nhiều hợp đồng và ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả làm việc.
- Khi khai báo hải quan, có trường hợp nhân viên khai báo nhầm thông tin trên tờ khai hải quan dẫn đến trường hợp phải chỉnh sửa hoặc hủy tờ khai dẫn đến mất thời gian và phát sinh thêm chi phí khác.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2 Ở chương 2, tác giả đã khái quát và mô tả thực tế quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh bằng cách tham khảo tài liệu và kết hợp với phương pháp phỏng vấn chuyên gia Từ đó, tác giả đã đưa ra những điểm mạnh, điểm yếu và nhận xét cá nhân Và đây là cơ sở để tác giả đưa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty ở chương tiếp theo.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CÔNG THÀNH ÚT HẠNH
Định hướng phát triển chung của Công ty và cơ sở đề xuất giải pháp
Định hướng phát triển chung của Công ty: Xây dựng và phát triển thương hiệu Công ty, tạo được sự uy tín và giữ được vị thế trong lĩnh vực xuất khẩu gạo, tăng khả năng cạnh tranh giữa các đối thủ cùng ngành Mở rộng thêm thị trường mới và tìm kiếm được các khách hàng mới đồng thời giữ được các mối quan hệ với khách hàng thân thiết hiện có
Cơ sở đề xuất giải pháp: Phát triển và quản lý chặt chẽ quy trình xuất khẩu hàng hóa và phát huy tối đa năng suất các phòng ban bộ phận trong công ty, đào tạo được nhiều nhân viên có kỹ năng chuyên môn cao, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên Công ty như khai báo hải quan và hạn chế sai sót trong quá trình lập các chứng từ, khả năng quản lý, giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp và hạn chế tối đa rủi ro cho Công ty…
Đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của Công ty
Nhằm cải thiện và nâng cao quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty, tác giả đã đưa ra những kiến nghị dựa trên những điểm yếu còn tồn tại của Công ty nhằm giúp quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty diễn ra chặt chẽ hơn và đạt được hiệu quả tối ưu Các kiến nghị của tác giả như sau:
3.2.1 Kiến nghị về nguồn nhân sự
Mục tiêu: Các nhân viên được đào tạo đầy đủ các kiến thức và kỹ năng chuyên ngành, nâng cao hiệu quả xử lý công việc và hạn chế tối đa sai sót.
Thứ nhất, Công ty nên sắp xếp các buổi đào tạo cho các nhân viên những kiến thức và kỹ năng phù hợp với từng vai trò công việc Cụ thể, các buổi đào tạo ngắn hạn theo từng chủ đề như soạn thảo, ký kết hợp đồng, khai báo các giấy tờ trực tuyến, kỹ năng giải quyết vấn đề trước những sự cố, kỹ năng đàm phán và giao tiếp với khách hàng… hay đưa ra các bài kiểm tra để kiểm tra khả năng và trình độ hiểu biết về công việc chuyên môn của nhân viên từ đó đưa ra những kế hoạch và hướng dẫn cụ thể nhằm nâng cao chất lượng của nhân viên từ đó nâng cao hiệu suất và khả năng chuyên môn của nhân viên.
Thứ hai, trưởng phòng của các bộ phận cần phải quan tâm đến các thành viên trong bộ phận của mình và nên sắp xếp xen kẽ giữa những nhân viên làm việc lâu năm, giàu kinh nghiệm với các nhân viên trẻ giúp lớp trẻ có thêm nhiều cơ hội để học hỏi, cọ xát kinh nghiệm và nâng cao kỹ năng chuyên môn, khả năng hiểu biết về việc làm thực tế.
Thứ ba, Công ty nên tuyển thêm nhân viên và đưa ra các chính sách ưu đãi về đãi ngộ nhằm thu hút nhân tài và người có nhiều kinh nghiệm chuyên môn vì hiện Công ty đang thiếu nguồn nhân lực, các nhân viên phải làm nhiều công việc và phải xử lý nhiều hợp đồng khi mà hiện nay quy mô công ty ngày càng mở rộng và nhận được ngày càng nhiều hợp đồng từ các nguồn khách hàng mới Do đó, việc tuyển thêm nhân viên mới là điều hoàn toàn cần thiết và hợp lý Nó đảm bảo cho các nhân viên có thể chia đều việc xử lý công việc và giảm bớt áp lực công việc Từ đó, họ có thể làm việc với tâm lý thoải mái hơn, giảm bớt căng thẳng và áp lực trong công việc, nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc và tránh gặp phải các lỗi sai sót có thể xảy ra trong khi mệt mỏi.
3.2.2 Kiến nghị về ký kết hợp đồng và phương thức thanh toán
Mục tiêu: Đảm bảo hợp đồng được ký kết một cách tốt đẹp và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thanh toán.
Về ký kết hợp đồng: Khi trao đổi thông tin qua điện thoại và email với khách hàng, nhân viên cần chủ động ghi chú thông tin và thường xuyên gọi điện kiểm tra định kỳ nhằm xác định sự chính xác và bảo đảm cho hợp đồng không có trục trặc và sai sót.
Về phương thức thanh toán: Công ty cần phải đặc biệt quan tâm và tìm hiểu kỹ thông tin của khách hàng trước khi ký kết hợp đồng và lựa chọn phương thức thanh toán nhằm tránh những rủi ro có thể ảnh hưởng đến quá trình thanh toán và sự phát triển của công ty Đối với các khách hàng, đối tác thân thiết làm ăn lâu dài Công ty có thể lựa chọn phương thức thanh toán bằng T/T vì tính nhanh chóng, dễ dàng và chi phí thấp nhưng cần phải cẩn trọng vì nó phụ thuộc vào thiện chí, khả năng thanh toán của khách hàng và rất khó khăn để giải quyết khi xảy ra tranh chấp Đối với các khách hàng mới, chưa từng giao dịch và có khả năng tiềm ẩn rủi ro, Công ty nên áp dụng các phương thức thanh toán khác an toàn hơn như L/C và cần kiểm tra kỹ thông tin về khách hàng, kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng xem có sai sót, lỗi hay lỗ hổng gì hay không để kịp thời điều chỉnh và đảm bảo an toàn cho hoạt đông kinh doanh của Công ty.
3.2.3 Kiến nghị về thủ tục, quy trình thông quan xuất khẩu
Mục tiêu: tiết kiệm thời gian và khai báo thông tin một cách nhanh chóng nhất, nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm khai báo hải quan trực tuyến của nhân viên. Kiến nghị:
Thứ nhất, Công ty nên tiến hành đào tạo, nâng cao nghiệp vụ và hiểu biết cho nhân viên về cách thực hiện khai báo các nội dung và quy tắc thông quan điện tử, đảm bảo nhân viên kiểm tra kỹ các thông tin tờ khai một cách chắc chắn trước khi khai báo nhằm giúp cho việc thông quan thuận lợi tốt đẹp và không ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng của Công ty, tránh gây ảnh hưởng đến hợp đồng và đối tác.
Thứ hai, trưởng phòng xuất nhập khẩu nên kiểm tra lại kỹ và chặt chẽ các thông tin trên tờ khai hải quan trước khi khai báo và kiểm tra bộ chứng từ mở tờ khai để tránh xảy ra lỗi, sai sót làm phát sinh thêm chi phí và mất thời gian không cần thiết Và công ty có thể xem xét việc để cử một nhân viên có kinh nghiệm chuyên môn cao, có khả năng giao tiếp, giải quyết và xử lý vấn đề tốt để chuyên phụ trách và giám sát việc thủ tục hải quan.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3 Ở chương 3, tác giả đã đề ra những giải pháp kiến nghị dựa trên những nhược điểm trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHHMTV Công Thành Út Hạnh Qua đó, Công ty có thể xem xét và cân nhắc triển khai các giải pháp từ kiến nghị nêu trên để hoàn thiện và tối ưu hóa quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty và đồng thời cũng nâng cao hiệu suất làm việc và xây dựng Công ty phát triển ngày càng vững mạnh hơn.
Trải qua gần 20 năm phát triển, Công ty THHH MTV Công Thành Út Hạnh đã và đang không ngừng ngày càng nỗ lực, mở rộng quy mô và nâng cao sự uy tín của mình trong lĩnh vực xuất khẩu gạo với những mặt hàng phong phú, chất lượng cao xuất xứ đến từ Việt Nam đến với nhiều thị trường và khách hàng trên thế giới.
Trong khoảng thời gian thực tập tại Công ty, tác giả đã diễn giải và hệ thống hóa quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của Công ty Đồng thời chỉ ra những điểm yếu còn tồn tại trong quy trình của Công ty như về phương thức thanh toán T/T còn ẩn chứa nhiều rủi ro tiềm ẩn và hạn chế của việc thảo luận hợp đồng qua online, khó khăn trong việc làm thủ tục hải quan và các vấn đề về nhân sự Qua quá trình học hỏi, tìm tòi và quan sát, tác giả đã phân tích và đưa ra một số kiến nghị dựa trên quan điểm cá nhân của tác giả nhằm góp phần giúp quý Công ty hoàn thiện quy trình này trong tương lai Và những nội dung trên đã được tác giả tổng kết và trình bày trong bài báo cáo Thực hành nghề nghiệp 1 với đề tài mang tên: “Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh”.
Một lần nữa, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên hướng dẫn Ths.
Hồ Thúy Trinh vì đã hỗ trợ và giúp đỡ tác giả tận tình hoàn thành bài báo cáo Bên cạnh đó, tác giả không quên gửi lời cảm ơn đến quý Công ty đã giành thời gian quý báu để giúp đỡ tác giả trong quá trình thực tập, đặc biệt là sự hỗ trợ nhiệt tình đến từ các anh chị phòng Kế toán và phòng Xuất nhập khẩu Tác giả mong rằng những kiến nghị mà tác giả đề ra sẽ giúp ích trong việc hoàn thiện và tối ưu hóa quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của Công ty Do kiến thức và thời gian hoàn thành bài báo cáo còn hạn chế, bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những lỗi sai sót, rất mong nhận được sự thông cảm và sự đóng góp tích cực đến từ Quý Thầy Cô và Đơn vị thực tập để tác giả hoàn thiện bài báo cáo và tích lũy thêm những kiến thức thực tiễn phục vụ cho việc học tập, kinh nghiệm cho các bài báo cáo khác và công việc sau này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Phòng kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh, năm 2019 – 2021
2 Phòng hành chính – nhân sự, Báo cáo tình hình nhân sự Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh
3 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, Bộ chứng từ Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh
4 Theo Chính Phủ (15/08/2018), nghị định số 107/2018/NĐ – CP về kinh doanh xuất khẩu gạo
5 Tác giả Bùi Khánh Linh, Báo cáo thực hành nghề nghiệp 2: “Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng bã bột mì của Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất – công nghiệp Việt Delta (2018) – Trường Đại học Tài chính – Marketing”
6 Trang điện tử tham khảo:
- Trang chủ Công ty Công Thành Út Hạnh: https://www.congthanhuthanh.com/
- Hải quan Việt Nam: http://www.customs.gov.vn