7CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ THÔNG QUAN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN TRUNG THỰC .... 82.1 Quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần
Lý do lựa chọn đề tài
Ở thời điểm hiện tại, chuyển đổi số là một xu hướng tất yếu của tất cả các ngành kinh tế, trong đó có cả logistics Chuyển đổi số sẽ giúp hoạt động logistics diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực Đặc biệt khi thương mại điện tử phát triển thì e-logistics (electric logistics hay logistics điện tử) ra đời Bản chất e-logistics là hoạt động logistics được áp dụng các công nghệ số để tương thích với các hoạt động trao đổi, mua bán của doanh nghiệp và người mua trong thương mại điện tử, đồng thời đẩy nhanh quá trình hậu cần cho những hoạt động này
Nghị định số 87/2012/NĐ-CP ngày 23 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại được ban hành đã đánh dấu một mốc quan trọng trong quá trình cải cách hiện đại hóa ngành Hải quan, chuyển đổi phương thức quản lý từ thủ công sang điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho cả doanh nghiệp và cơ quan Hải quan Việc áp dụng thủ tục hải quan điện tử đã giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu các hồ sơ, chứng từ giấy phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan Hải quan, rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa; đồng thời còn giúp cơ quan Hải quan quản lý rủi ro trong quản lý, kiểm tra hải quan, giảm tối đa sự can thiệp trực tiếp của công chức hải quan vào quy trình thủ tục
Qua đó, để tìm hiểu cụ thể hơn về thủ tục khai báo hải quan điện tử và quy trình xuất khẩu hàng hóa của một doanh nghiệp logistics em đã chọn đề tài “QUY TRÌNH
GIAO NHẬN VÀ THÔNG QUAN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN TRUNG THỰC” làm báo cáo kiến tập.
Mục tiêu nghiên cứu
Báo cáo tập trung nghiên cứu quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa tại Công ty CP Tiếp vận Trung Thực để đánh giá ưu, nhược điểm trong quy trình này Đồng thời, báo cáo phân tích những tiện lợi và bất cập trong thủ tục khai báo hải quan điện tử, từ đó đưa ra các đề xuất nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tại công ty và cải thiện thủ tục khai báo hải quan.
Phương pháp nghiên cứu
Thông qua các buổi đào tạo thực tập sinh và quan sát quy trình xuất khẩu hàng hóa thực tế tại công ty, em đã có thể hiểu rõ về quy trình xuất khẩu, các giấy tờ cần thiết của một bộ chứng từ để khai báo hải quan Để phục vụ cho việc viết báo cáo và phân tích quy trình trên, em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như sau:
₋ Phương pháp thu thập thông tin và xử lý số liệu: thu thập, tổng hợp số liệu thứ cấp liên quan, phù hợp với bài báo cáo thông qua các báo cáo tài chính, tài liệu nội bộ của công ty
₋ Phương pháp thống kê, phân tích dữ liệu: dựa trên số liệu thu thập được để tiến hành thống kê, phân tích và đánh giá tình hình hoạt động của công ty, những kết quả mà công ty đạt được trong những năm vừa qua.
Hạn chế của đề tài
Đề tài chỉ tập trung chủ yếu vào phân tích quy trình nội bộ công ty, chưa đánh giá hiệu quả của hoạt động giao nhận, cũng như xem xét đến các yếu tố ảnh hưởng bên ngoài doanh nghiệp và so sánh với các công ty trong cùng lĩnh vực Đồng thời, một số tài liệu được cung cấp bị hạn chế về mặt thông tin và tính chính xác do yêu cầu bảo mật nội bộ của công ty, vì vậy các nhận xét được đưa ra dựa trên quan điểm cá nhân, chưa thực sự khách quan dẫn đến sai lệch khi đề xuất các giải pháp cải thiện.
Kết cấu của đề tài
Cấu trúc của báo cáo kiến tập gồm có 03 chương như sau:
₋ Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực
₋ Chương 2: Quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty
Cổ phần Tiếp vận Trung Thực
₋ Chương 3: Một số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực
Mô tả vị trí kiến tập
Trong quá trình thực tập tại CTCP Tiếp vận Trung Thực, tôi được tiếp cận thực tiễn nghiệp vụ báo giá cước tàu cho hàng xuất và nghiệp vụ chứng từ Tôi được hướng dẫn tận tình bởi các cán bộ giàu kinh nghiệm, đảm nhiệm vai trò xử lý giấy tờ, kiểm tra thông tin chứng từ, liên hệ với người gửi hàng, thông báo sửa đổi thông tin và thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao Tôi còn phối hợp cùng các phòng ban liên quan để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN
Lịch sử hình thành và phát triển
Một số thông tin sơ lược của công ty
₋ Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN TRUNG THỰC
₋ Tên quốc tế: PROBITY LOGISTICS CORPORATION
₋ Tên viết tắt: PROBITY LOGISTICS CORP
₋ Địa chỉ trụ sở chính: Văn phòng 02, Tầng 08 Tòa nhà Pearl Plaza, 561A Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
₋ Người đại diện pháp luật: Lương Quốc Thịnh
₋ Loại hình pháp lý: Công ty cổ phần ngoài Nhà nước
Nguồn: Website Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực
CTCP Tiếp vận Trung Thực hay còn gọi là Probity được thành lập tại Thành phố
Hồ Chí Minh vào năm 2009, là một trong những công ty giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế hàng đầu tại Việt Nam, cũng là công ty tiên phong trong lĩnh vực vận tải hàng hóa giữa Việt Nam và Hàn Quốc Probity hiện được công nhận là một trong những nhà giao nhận uy tín tại thị trường Hàn Quốc, châu Á về vận tải đường biển và vận tải hàng không trong xuất khẩu thủy sản, hàng bách hóa và nhập khẩu hàng rời, hàng hóa quá khổ, quá tải v.v Hiện Probity là công ty con thuộc Công Ty TNHH Hàng Hải Và Công Nghiệp Delta
Ngoài văn phòng chính đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh, Probity còn thành lập chi nhánh tại Hà Nội vào tháng 10/2013 và mở thêm 02 văn phòng mới ở Đà Nẵng, Hải Phòng vào tháng 3/2014 Vào tháng 8 năm 2015, mạng lưới đại lý không độc quyền của Probity đã phủ sóng hơn 188 quốc gia trên toàn thế giới, đặc biệt là tại các thị trường tiềm năng như Hàn Quốc, Nhật Bản, châu Á, Mỹ, EU, cho phép Probity đáp ứng các nhu cầu cụ thể từ các thị trường này thông qua sự hiểu biết sâu sắc về văn hóa địa phương.
Tầm nhìn – Sứ mệnh của công ty
Trở thành thương hiệu toàn cầu hàng đầu trong ngành hậu cần, chúng tôi không ngừng nỗ lực cung cấp các dịch vụ vô song thông qua đội ngũ nhân sự, phương pháp, cấu trúc, đạo đức nghề nghiệp, chính sách, sự chân thành và quyết tâm đạt được sự hài lòng của khách hàng Bằng cách đó, chúng tôi có thể tạo ra lợi nhuận cao hơn cho tất cả các bên liên quan.
Nhiệm vụ của Probity là đáp ứng và vượt quá mong đợi của khách hàng thông qua tiêu chuẩn cao về chất lượng dịch vụ, tính minh bạch hoàn toàn, tính toàn vẹn, các biện pháp hiệu quả về chi phí và dịch vụ được cá nhân hóa Mục đích chính là tạo ra một di sản thông qua việc cung cấp dịch vụ đặc biệt trong một môi trường chuyển tiếp trong quá trình đổi mới.
Cơ cấu tổ chức
Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh hiện có 30 nhân sự từ cấp quản lý đến nhân viên, gồm có nhiều các phòng ban với các chức năng khác nhau của một công ty logistics, các phòng ban đều có sự phối hợp qua lại với nhau để hình thành nên một khối cấu trúc vững chắc cho sự phát triển của công ty Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức tại CTCP Tiếp vận Trung Thực:
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
₋ Chủ tịch Hội đồng quản trị: người đứng đầu Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm dẫn dắt, cung cấp thông tin cho các thành viên Hội đồng quản trị chính xác, kịp thời và đảm bảo việc truyền thông đến các cổ đông một cách hiệu quả Đồng thời cũng là người tổ chức, đánh giá hiệu quả làm việc của Hội đồng quản trị, các thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Ban điều hành công ty
₋ Ban Giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành, quản lý các hoạt động của công ty, đại diện, thực hiện ký kết các hợp đồng của công ty Trong đó, Tổng Giám đốc là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, đầu tư, quản lý nhân viên, cố vấn cho Chủ tịch các quyết định tương lai
₋ Phòng Kế toán: thực hiện nghiệp vụ về chuyên môn kế toán tài chính, theo dõi, phản ánh hiệu quả sử dụng vốn của công ty, lập kế hoạch tài chính, kinh doanh theo tháng, quý, năm
₋ Phòng Kinh doanh: giới thiệu và bán các dịch vụ công ty cung cấp, tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng cũ để duy trì mối quan hệ và phát triển khách hàng mới, phối hợp với các bộ phận liên quan
₋ Phòng Nhân sự: tuyển dụng nhân viên mới, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp với công ty; tổ chức các cuộc họp, sự kiện thường niên; hỗ trợ các bộ phận khác về tài liệu, hồ sơ
₋ Phòng Chứng từ: hoàn thành các chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa; kiểm tra chỉnh sửa chứng từ; khai báo hải quan; theo dõi quá trình đóng, xếp, dỡ hàng; kiểm tra chất lượng, giấy phép, xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa; lưu trữ chứng từ, hồ sơ; phối hợp với các bộ phận khác
₋ Phòng Pricing – Oversea: nghiên cứu thị trường, liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, đại lý để hỏi giá cước; cập nhật giá cho Phòng Kinh doanh theo tuần, tháng; xây dựng, mở rộng và duy trì mối quan hệ với hãng tàu, đại lý, hãng hàng không
Bộ phận OPS phụ trách việc khai báo hải quan tại cảng, quản lý điều hành các hoạt động bốc xếp và vận chuyển hàng hóa từ kho đến cảng, tiếp nhận và xử lý lệnh xuất nhập khẩu hàng hóa, đảm nhiệm trọng trách đảm bảo quá trình xuất nhập cảnh hàng hóa diễn ra thông suốt.
Các hoạt động chính của công ty
Probity Logistics cung cấp trọn bộ giải pháp hậu cần toàn cầu bằng đường hàng không, đường bộ và đường biển với mức giá cạnh tranh cho nhiều ngành công nghiệp.
Các loại hình dịch vụ hiện đang cung cấp của công ty gồm có: Vận tải đường biển; Vận tải hàng không; Vận chuyển hàng hóa; Môi giới hải quan; Đại lý vận chuyển; Vận chuyển nội địa; Kho bãi & phân phối; Dịch vụ giao hàng tận nơi trên toàn thế giới.
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây (giai đoạn 2020-2022)
Dựa trên số liệu báo cáo tài chính được cung cấp, dưới đây là bảng tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của CTCP Tiếp vận Trung Thực trong giai đoạn 3 năm gần đây (2020-2022)
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020-2022
(Đơn vị tính: triệu đồng)
Tổng Doanh thu 94.474 106.643 161.110 12,88% 51,07% Tổng Chi phí 84.499 100.622 144.819 19,08% 43,92% Lợi nhuận trước thuế 9.975 6.021 16.291 -39,64% 170,57% Lợi nhuận sau thuế 8.578 4.723 13.026 -44,94% 175,80%
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực
Trong 3 năm hoạt động gần đây, bất chấp ảnh hưởng của đại dịch COVID-19 tình hình hoạt động kinh doanh của công ty vẫn rất khả quan Doanh thu liên tục gia tăng qua từng năm, năm 2021 doanh thu tăng 12,88% so với năm 2020, năm 2022 doanh thu tăng 51,07% so với năm 2021 Chi phí trong giai đoạn này cũng tiếp tục tăng như doanh thu, cụ thể năm 2021 chi phí tăng 19,08% so với năm 2020, năm 2022 chi phí tăng 43,92%
Hình 3.3: Biểu đồ tình hình hoạt động kinh doanh của công ty (2020-2022)
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020-2022
Tổng Doanh thu Tổng Chi phíLợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế
Mặc dù trong giai đoạn 2020-2022 doanh thu gia tăng nhiều hơn chi phí nhưng vẫn có sự biến động về lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế Bởi vì trong năm
2021 trên cả nước áp dụng giãn cách xã hội, mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh lúc bấy giờ đều bị hạn chế, phải đóng cửa, phải đến những tháng cuối năm 2021 hoạt động kinh dần bình thường hóa trở lại, các thị trường xuất khẩu mở cửa trở lại hoạt động xuất khẩu mới có điểm sáng Vì vậy lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế năm 2021 lần lượt giảm so với năm 2020 là 39,64% và 44,94% Hoạt động xuất nhập khẩu tăng trưởng mạnh ngay ở những tháng đầu năm 2022, do đó lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế của công ty trong năm đã tăng lên đến 170,57% và 175,80%, gấp khoảng 4 lần so với năm 2021.
Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Với tham vọng mở rộng mạng lưới cung cấp dịch vụ trên toàn thế giới, trở thành nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba chuyên nghiệp nhất ngoài các thị trường chính ở châu Á, Mỹ và EU Probity luôn cố gắng duy trì các tiêu chuẩn được đặt ra bởi trí tưởng tượng chung về một công ty giao nhận hàng hóa vững chắc, đáng tin cậy kết hợp với các tiện nghi hiện đại như giải pháp công nghệ thông tin sáng tạo, dựa trên mối quan hệ kinh doanh bền vững với các đại lý ở nước ngoài Hơn nữa, Probity coi các mối quan hệ kinh doanh lâu dài là quan trọng để cùng có lợi hơn là kiếm tiền nhanh chóng một lần Để trở trở thành nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba chuyên nghiệp nhất, Probity đã và đang tạo ra một doanh nghiệp mạnh mẽ và tích hợp lấy con người làm trung tâm, phát triển một loạt các giá trị để dẫn dắt công ty đi đến thành công, không có thành kiến hoặc ưu tiên loại trừ đối với các đối tác kinh doanh tiềm năng
CTCP Tiếp vận Trung Thực với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế đã có cho mình chỗ đứng vững chắc, tạo được sự uy tín thương hiệu cho doanh nghiệp
Ban lãnh đạo công ty đã kịp thời có những thay đổi, cải tiến trong cơ cấu tổ chức và chiến lược kinh doanh để phù hợp với những thay đổi của tình hình kinh tế xã hội trong và ngoài nước Nhờ đó mà giúp công ty có thể đứng vững trên thị trường và mang về lợi nhuận nhất là giữa thời kỳ ảnh hưởng của dịch bệnh COVID-19
Tóm lại, mặc dù thị trường xuất nhập khẩu hiện nay đang trong giai đoạn khó khăn nhưng tin chắc rằng công ty sẽ có thể vượt qua giai đoạn này và tiếp tục phát triển lớn mạnh hơn nữa, đạt được mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba chuyên nghiệp nhất.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ THÔNG QUAN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN TRUNG THỰC
Quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực
2.1.1 Sơ đồ quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực
Dưới đây là tất cả các bước thực hiện trong một quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại CTCP Tiếp vận Trung Thực
Hình 4.1: Quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại công ty
Nguồn: Phòng Kinh doanh Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực
2.1.2 Phân tích quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty
Cổ phần Tiếp vận Trung Thực
Bước 1: Báo giá cước vận chuyển cho khách hàng
Dựa trên thông tin về mặt hàng, số lượng, nước xuất khẩu và thời gian xuất khẩu dự kiến do khách hàng cung cấp, nhân viên Sales sẽ tiến hành xác định cước phí vận chuyển.
Báo giá cước vận chuyển cho khách hàng
Request cho hãng tàu và nhận
Receipt Note cho khách hàng và xác nhận Booking
Xác nhận đặt chỗ với hãng tàu bằng Booking Confirmation
Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu
Làm thủ tục hải quan cho lô hàng
Thanh lý tờ khai vào sổ tàu
Cung cấp SI cho hãng tàu và nhận MBL gốc
Gửi bộ chứng từ cho bên nhập khẩu
Lập bộ chứng từ kế toán và lưu hồ sơ và hoàn giá
Bước 2: Nhận Booking Request từ khách hàng
Sau khi khách hàng chấp nhận giá cước với nhân viên Sales, tiếp theo sẽ gửi Booking Request cho công ty dựa trên mẫu có sẵn điền các thông tin cụ thể về người xuất khẩu, mô tả hàng hóa, trọng tải, loại container, nơi trả cước, điều kiện giao hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cụ thể
Bước 3: Gửi Booking Request cho hãng tàu và nhận Booking Receipt Note
Công ty tiếp nhận Booking Request của khách hàng gửi đến, kiểm tra lại thông tin với thông tin khách hàng cung cấp lúc báo giá và tiến hành gửi email hoặc đăng ký đặt chỗ trên hệ thống website hãng tàu
Bước 4: Gửi Booking Receipt Note cho khách hàng và xác nhận Booking
Sau khi nhận thông tin đặt chỗ từ công ty, hãng tàu sẽ gửi thư phản hồi và kèm theo số đặt chỗ Khi nhận được Booking Note từ hãng tàu, công ty sẽ gửi lại cho khách hàng để cùng kiểm tra thông tin như thời gian tàu chạy, số lượng hàng, giờ đóng hàng, phụ phí, thời gian lưu kho Nếu thông tin không phù hợp, công ty sẽ yêu cầu hãng tàu sửa lại.
Nhân viên chứng từ và khách hàng cần xác nhận thật kỹ các thông tin, nếu không có gì sai sót thì khách hàng xác nhận chấp nhận Booking với công ty
Bước 5: Xác nhận đặt chỗ với hãng tàu bằng Booking Confirmation
Khi chốt tất cả thông tin Booking Note công ty sẽ tiếp tục làm động tác xác nhận Booking với hãng tàu qua email và hãng tàu sẽ gửi phản hồi xác nhận việc đặt chỗ thành công bằng Booking Confirmation
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu
Sau khi nhận được Booking Confirmation của hãng tàu, công ty gửi Booking cho khách hàng để họ trình tại văn phòng đại diện của hãng tàu để đổi lấy Lệnh cấp container rỗng và sắp xếp đóng hàng Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty thì công ty sẽ giữ lệnh cấp container rỗng, phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng Sau khi đóng hàng xong sẽ kéo container hàng về hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng và đóng phí hạ container
Các chứng từ cần chuẩn bị để khai hải quan gồm:
₋ Tờ khai hải quan: 02 bản chính (01 bản dành cho người xuất khẩu, 01 bản dành cho hải quan lưu)
₋ Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract)
₋ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
₋ Phiếu đóng gói hàng (Packing List)
₋ Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu
Nội dung các chứng từ được trình bày cụ thể tại Phụ lục 1
Bước 7: Làm thủ tục hải quan cho lô hàng
Nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5- VNACCS để thực hiện truyền số liệu lên tờ khai đến hệ thống mạng của hải quan, hệ thống của cơ quan Hải quan sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và gửi trả kết quả phân luồng, thông tin số thuế xuất khẩu phải nộp, thuế giá trị gia tăng, lệ phí hải quan
Hàng hóa được phân luồng xanh sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa Luồng vàng chỉ kiểm tra lại chi tiết hồ sơ nhưng không kiểm tra hàng hóa Với luồng đỏ, cơ quan Hải quan kiểm tra cả hồ sơ lẫn hàng hóa Nếu hàng hóa đóng trong container phải cắt chì để hải quan kiểm tra Trong trường hợp lô hàng nhựa tái sinh dạng nguyên sinh Polypropylene trả về kết quả luồng vàng, cần kiểm tra lại hồ sơ Để kiểm tra lại hồ sơ, công ty cần chuẩn bị Tờ khai hải quan có chữ ký đóng dấu xác nhận, bản sao Hợp đồng mua bán hàng hóa, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói hàng để đối chiếu với cơ quan Hải quan Nếu cơ quan Hải quan kiểm tra không phát sinh bất cứ vấn đề gì về lô hàng, tờ khai sẽ được chấp thuận thông quan và in tờ khai mã vạch.
Quy trình các bước thực hiện khai báo hải quan điện tử trên hệ thống ECUS5- VNACCS xem tại Phụ lục 2
Bước 8: Thanh lý tờ khai vào sổ tàu
Nhân viên thực hiện khai eport trên hệ thống E-port của công ty Tân Cảng và thanh toán các loại chi phí liên quan đến xếp dỡ tại các cảng thuộc hệ thống cảng này Sau khi khai Eport xong, nhân viên giao nhận sẽ có tờ Phiếu đăng ký làm hàng Hạ bãi chờ xuất từ Cảng Trên tờ Phiếu này có số của tờ phiếu, nhân viên vào cảng liên hệ Phòng Thương Vụ của Cảng khai mã số này với nhân viên Thương vụ để in và lấy phiếu EIR (phiếu giao nhận container) Nhân viên trình phiếu EIR, Packing List, Booking Note và phiếu cân VGM tại cổng bảo vệ của cảng để thực hiện việc bấm giờ xác định thời điểm xe vào cảng
Sau đó cầm mã vạch và tờ khai thông quan đến quầy vô sổ tàu, căn cứ vào Booking để điền số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi vào ô 28 để tiến hàng vào sổ tàu Nộp tờ khai để hải quan vào sổ tàu, sau khi hải quan xác nhận vào sổ tàu trả lại tờ khai Để thanh lý tờ khai nhân viên giao nhận cầm tờ khai thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/số seal và thanh lý hải quan bãi ô 27 của tờ khai để thanh lý tờ khai, photo tờ khai hải quan điện tử và nộp tờ khai bản gốc tại phòng thanh lý Sau khi hải quan thanh lý kiểm tra đóng dấu xác nhận tờ khai bản gốc được trả lại
Bước 9: Cung cấp SI cho hãng tàu và nhận MBL gốc
Nhân viên chứng từ tiến hành làm và bổ sung SI, VGM để nộp cho hãng tàu trước giờ cắt máng và viết mail gửi cho hãng tàu thông báo đã nộp SI, VGM để hãng tàu phát hành B/L nháp
Nhận được thông tin từ công ty cung cấp, hãng tàu sẽ lên B/L nháp và gửi công ty kiểm tra Không chỉ mỗi nhân viên chứng phải kiểm tra B/L nháp, mà nhân viên cũng phải gửi cho khách hàng để cho họ cùng kiểm tra B/L nháp được xác nhận là căn cứ để phát hành B/L gốc sau này, do đó nhân viên và khách hàng cần xác nhận thật kỹ các thông tin về tên tàu, số chuyến, số container/ seal, và chỉnh sửa các thông tin khác nếu có Sau đó, nhân viên chứng từ xác nhận lại cho hãng tàu để hãng tàu phát hành MBL
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi 01 bộ vận đơn chủ cho bộ phận chứng từ công ty cùng với giấy báo nợ Bộ phận chứng từ nhận MBL từ hãng tàu, phòng Kế toán tiến hành thanh toán chi phí phát hành B/L cho hãng tàu và giao cho nhân viên đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất
Bước 10: Gửi bộ chứng từ cho bên nhập khẩu
Sau khi hoàn tất thủ tục, nhân viên chứng từ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và gửi thông báo đến người mua nước để bên nhập khẩu có thể theo dõi lộ trình và thời gian hàng đến cảng, thuận lợi cho việc sắp xếp các thủ tục nhận hàng Kèm theo thông báo, nhân viên chứng từ cũng gửi bản sao chứng từ hàng xuất, cụ thể là HBL, để phục vụ cho quá trình nhập khẩu.
Bước 11: Lập bộ chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
Đánh giá quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực
ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực
Thứ nhất, sự linh hoạt và liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban Môi trường làm việc cởi mở, hài hòa giữa nhân viên các phòng ban trong công ty góp phần tạo mối liên kết chặt chẽ và đạt được hiệu quả công việc từ những bước đầu trong quy trình giao nhận, sự phối hợp giữa các phòng ban luôn đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ
Thứ hai, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm chuyên môn Đội ngũ nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao, ý chí cầu tiến và kiến thức chuyên môn đa dạng về từng lĩnh vực trong nghiệp vụ giao nhận, tất cả đã phối hợp nhịp nhàng với nhau để cho quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa đảm bảo tuân thủ các quy định và tránh xảy ra những sai sót không mong muốn
Thứ ba, xây dựng được uy tín với khách hàng Công ty xây dựng hình ảnh thương hiệu của mình nhờ vào sự chuyên nghiệp trong công việc, tận tâm với khách hàng, mong muốn đem đến trải nghiệm sử dụng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng để từ đó nhận được niềm tin của khách hàng và trở thành một trong những lựa chọn hàng đầu khi khách hàng sử dụng các dịch vụ khác trong tương lai
Thứ tư, thiết lập mối quan hệ hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước Với mạng lưới rộng lớn hơn 188 quốc gia trên toàn thế giới, công ty chú trọng trong quan hệ hợp tác với các đối tác để nâng cao chất lượng dịch vụ của mình, nhờ đó tiếp cận thêm tệp khách hàng mới, tăng độ uy tín, đáng tin cậy hơn trong mắt khách hàng, đồng thời hỗ trợ quá trình giao nhận được diễn ra nhanh chóng
Thứ năm, áp dụng công nghệ trong quản lý Công ty có đủ khả năng áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ vào hệ thống quản lý và năng lực thích ứng nhanh với những đổi mới Việc áp dụng công nghệ vào quản lý tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình lưu trữ, xử lý và chuyển giao thông tin giữa các phòng ban cũng như giúp cho người quản lý dễ dàng kiểm tra, giám sát quy trình giao nhận
Thứ nhất, chưa thu hút được lượng lớn khách hàng mới Các công ty giao nhận và vận chuyển hàng hóa hiện nay đang trong giai đoạn khó khăn, nhận được rất ít đơn đặt hàng, số lượng xuất đi sụt giảm nặng nề so với năm 2022, do đó các lô hàng công ty hiện đang thực hiện chủ yếu đến từ những khách hàng cũ, quen thuộc
Thứ hai, sự thay đổi nhân sự thường xuyên Tình trạng hoạt động công ty ảm đạm do thiếu đơn hàng khiến công ty quyết định cắt giảm nhân sự, một số nhân viên thì nhảy việc, dẫn đến đội ngũ nhân viên thay đổi thường xuyên Công ty sẽ phải tiêu tốn nhiều nguồn lực và thời gian để tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, đồng thời gây ra ảnh hưởng đến tiến độ của quy trình, công việc của nhân viên trước đó phụ trách phải chuyển giao cho nhân viên khác do nhân viên mới cần một thời gian để làm quen với công việc
Thứ ba, năng lực chuyên môn không đồng đều giữa các nhân viên Đội ngũ nhân viên trẻ chiếm phần đông do đó chưa có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, thường phải chịu áp lực với những anh chị lâu năm, gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc được giao, tính cách không đủ tỉ mỉ, nhẫn nại Điều này dẫn đến việc xảy ra những sai sót trong công việc, không chỉ làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung, tiến độ của quy trình giao nhận mà còn làm suy giảm uy tín công ty
Thứ tư, nguồn vốn công ty bị chiếm dụng Bởi vì tất cả chi phí diễn ra trong quy trình giao nhận do công ty trả, sau khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu hàng hóa mới quyết toán và chuyển giao cho phòng Kế toán thu nợ nên có một số trường hợp khách hàng thanh toán chậm Thời gian chiếm dụng vốn càng lâu càng ảnh hưởng đến nguồn tài chính công ty, đặc biệt là trong những đợt xuất khẩu hàng hóa tăng mạnh như mùa vụ hàng nông sản
Chi phí và thời gian thông quan là những yếu tố đáng quan ngại Đối với các lô hàng được phân vào luồng vàng hoặc đỏ, quá trình kiểm tra chứng từ hoặc kiểm tra thực tế của cơ quan Hải quan có thể kéo dài, dẫn đến tăng chi phí Đặc biệt đối với các lô hàng lạnh, yêu cầu bảo quản khắt khe để đảm bảo không hư hỏng càng làm gia tăng chi phí và thời gian.
2.2.3 Tác động tích cực của việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử
Thủ tục hải quan điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể Nhờ không phải di chuyển đến Chi cục Hải quan nhiều lần, doanh nghiệp không còn tốn kém chi phí đi lại và thời gian in ấn giấy tờ mang theo.
Thứ hai, tốc độ thông quan nhanh giúp tiết kiệm chi phí Tốc độ tiếp nhận và xử lý hồ sơ nhanh chóng, tờ khai được phân luồng chỉ một cú click chuột và được thông quan ngay với những lô hàng thuộc luồng xanh miễn kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa Việc rút ngắn thời gian thông quan giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận được hàng hóa, giảm chi phí lưu kho, lưu bãi
Thứ ba, tính tiện lợi cho người dùng, giảm bớt thủ tục giấy tờ Việc khai báo thủ tục hải quan điện tử có thể thực hiện linh hoạt tại mọi lúc, mọi nơi, chỉ với điều kiện cần có một chiếc máy tính kết nối mạng internet và đã cài đặt phần mềm khai báo hải quan ECUS5-VNACCS trong máy tính
Thứ tư, đảm bảo tính chính xác, bảo mật thông tin Thông tin được đăng ký và quản lý đồng bộ trên máy tính, thủ tục hải quan điện tử được lưu giữ bởi cơ quan Hải quan nên sẽ giúp bảo mật an toàn thông tin, đồng thời còn giúp nhân viên giảm thiểu sai sót và làm đi làm lại nhiều lần trong quá trình khai báo
Thứ năm, các bên tham gia hoạt động khai báo hải quan điện tử có trách nhiệm tự giác tuân thủ quy định khai báo chính xác thông tin Bằng việc cung cấp và chia sẻ thông tin đúng sự thật, các doanh nghiệp góp phần nâng cao vai trò và trách nhiệm của mình đối với cơ quan hải quan, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, qua đó gia tăng khả năng hàng hóa được phân luồng xanh.
2.2.4 Hạn chế còn tồn tại khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
Hạn chế thay đổi nhân sự và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Nhân viên sẽ phát huy, cống hiến hết mình để hoàn thành tốt công việc khi họ được đáp ứng đầy đủ các điều kiện làm việc Do đó, để giữ chân những nhân viên tài năng, có trình độ chuyên môn cao làm việc lâu dài với công ty, công ty cần có chế độ làm việc và đãi ngộ phù hợp với từng trường hợp cụ thể về thời gian làm việc, nghỉ phép, lương, thưởng, các chế độ ưu đãi, khả năng thăng tiến trong công việc Đồng thời, công ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn và định hướng phát triển nghề nghiệp không chỉ dành cho mỗi nhân viên thực tập mà cho toàn thể nhân viên Điều này không những giúp nhân viên kịp thời cập nhật những sự thay đổi trong quy trình làm việc, những chính sách hải quan mới, mà đây còn là cơ hội để nhân viên mới, có ít kinh nghiệm làm việc thực tế được trao đổi, học hỏi những kinh nghiệm hết sức quý báu, những đúc kết trong công việc từ các anh/ chị thâm niên trong công ty và góp phần tạo động lực để họ có tinh thần làm việc hơn
Ngoài ra, mỗi phòng ban cần đưa ra những quy trình, phần việc nhất định của phòng mình, để nhân viên mới có cái nhìn toàn diện nhất về công việc mình phụ trách và chủ động thực hiện, tránh phải mất quá nhiều thời gian để học việc và gặp bỡ ngỡ trong công việc
Bên cạnh đó, công ty cũng có thể thường xuyên tổ chức các chương trình ngoại khóa hàng tháng, hàng năm để giao lưu, hòa nhập giữa nhân viên các phòng ban trong công ty, từ đó xây dựng được một môi trường làm việc mà mọi nhân viên đều có sự liên kết với nhau, cùng nhau hoàn thành công việc được giao.
Quản lý khoản phải thu và hạn chế nguồn vốn bị chiếm dụng
Để tránh tình trạng nguồn vốn của công ty bị chiếm dụng thời gian dài do khách hàng chậm thanh toán, phòng Kế toán cần theo dõi định kỳ các khoản phải thu, tránh để tình trạng khoản nợ chuyển thành nợ xấu, khó đòi
Để cân bằng giữa duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và thu hồi nợ hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp tài chính linh hoạt, chẳng hạn như áp dụng mức phạt vi phạm đối với giao dịch trả chậm Đối với khách hàng mới, có thể áp dụng chính sách đặt cọc để hạn chế rủi ro khách hàng trốn nợ hoặc không hoàn thành nghĩa vụ thanh toán.
Xây dựng uy tín để thu hút khách hàng
Uy tín luôn là ưu tiên hàng đầu của công ty trong quá trình làm việc với khách hàng, ngay cả khi có những tình huống không như mong muốn xảy ra Lãnh đạo công ty luôn nhanh chóng đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả Sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên cùng định hướng phát triển đúng đắn của công ty đã tạo dựng được niềm tin vững chắc của khách hàng Nhờ đó, công ty đã khẳng định vị thế vững chắc trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa.
Mặc dù quá trình tìm kiếm, mở rộng thêm tệp khách hàng mới không phải là điều dễ dàng nhất là trong giai đoạn hiện nay, nhưng với uy tín của mình công ty sẽ dễ dàng thu hút bởi những khách hàng là các công ty mới gia nhập thị trường.
Sử dụng dịch vụ công trực tuyến
Thực hiện thủ tục hải quan bằng hệ thống khai báo hải quan điện tử, sử dụng các dịch vụ công trực tuyến cho các thủ tục hành chính và thanh toán thuế và các lệ phí được thực hiện bằng phương thức điện tử đã tạo thuận lợi cho công ty, việc vận hành 24/7 góp phần giảm thời gian và chi phí thực hiện thủ tục hải quan
Thời gian tiếp nhận, xử lý và trả kết quả xử lý hồ sơ của các cơ quan kiểm tra chuyên ngành trên Cổng thông tin một cửa quốc gia diễn ra nhanh chóng; với thủ tục đơn giản đã làm giảm thời gian và chi phí chuẩn bị hồ sơ, thời gian và chi phí đi lại, từ đó tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho công ty trong quá trình thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.
Thường xuyên cập nhật phần mềm máy tính
Các bản cập nhật phần mềm mang lại một số thay đổi trong chương trình, cho phép sửa chữa các lỗi để bảo mật tốt hơn Việc không cập nhật phần mềm thường xuyên có thể dẫn đến hiệu suất hoạt động không ổn định Ngoài sửa lỗi, các bản cập nhật còn giúp cải thiện, bổ sung thêm các tính năng của phần mềm Điều kiện làm việc từ xa cũng làm gia tăng đáng kể rủi ro an ninh mạng Các thông tin cá nhân của khách hàng, đối tác và dữ liệu mật của công ty cũng có nguy cơ bị hack Các bản cập nhật phần mềm có thể gây khó chịu nhưng chúng lại rất cần thiết giúp đảm bảo an ninh mạng và an toàn kỹ thuật số
Bên cạnh đó, cần thường xuyên cập nhật và quét virus bằng phiên bản mới của phần mềm diệt virus để tăng cường khả năng phòng, chống virus cho máy tính, hạn chế tối đa nguy cơ lây nhiễm virus từ một máy tính cá nhân sau đó lan rộng khắp mạng lưới máy tính công ty.
