báo cáo kiến tập quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại công ty cổ phần tiếp vận trung thực

7CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ THÔNG QUAN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN TRUNG THỰC .... 82.1 Quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT

KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI 

BÁO CÁO KIẾN TẬP

QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ THÔNG QUAN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT

KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI 

BÁO CÁO KIẾN TẬP

QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ THÔNG QUAN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Phương pháp nghiên cứu 1

1.4 Các hoạt động chính của công ty 5

1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây (giai đoạn 2020-2022) 5

1.6 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 7

Kết luận chương 1 7

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ THÔNG QUAN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN TRUNG THỰC 8

2.1 Quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực 8

2.1.1Sơ đồ quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực 8

2.1.2Phân tích quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực 8

2.2 Đánh giá quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực 12

2.2.1Điểm mạnh 12

2.2.2Điểm yếu 12

2.2.3Tác động tích cực của việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử 13

2.2.4Hạn chế còn tồn tại khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử 14

Kết luận chương 2 15

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ THÔNG QUAN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN TRUNG TRỰC 16

3.1 Hạn chế thay đổi nhân sự và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 16

3.2 Quản lý khoản phải thu và hạn chế nguồn vốn bị chiếm dụng 16

3.3 Xây dựng uy tín để thu hút khách hàng 17

3.4 Sử dụng dịch vụ công trực tuyến 17

3.5 Thường xuyên cập nhật phần mềm máy tính 17

3.6 Nâng cấp hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin 18

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020-2022 6

DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Logo công ty 3

Hình 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 4

Hình 1.3: Biểu đồ tình hình hoạt động kinh doanh của công ty (2020-2022) 6

Hình 2.1: Quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại công ty 8

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Số TT Từ viết tắt Tên tiếng Anh Nghĩa của từ viết tắt

Receipt Phiếu giao nhận container

5 HBL House Bill of Lading Vận đơn nhà 6 MBL Master Bill of Lading Vận đơn chủ

11 VGM Verified Gross Mass Xác nhận khối lượng toàn bộ công-te-nơ vận chuyển quốc tế

LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý do lựa chọn đề tài

Ở thời điểm hiện tại, chuyển đổi số là một xu hướng tất yếu của tất cả các ngành kinh tế, trong đó có cả logistics Chuyển đổi số sẽ giúp hoạt động logistics diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực Đặc biệt khi thương mại điện tử phát triển thì e-logistics (electric logistics hay logistics điện tử) ra đời Bản chất e-logistics là hoạt động logistics được áp dụng các công nghệ số để tương thích với các hoạt động trao đổi, mua bán của doanh nghiệp và người mua trong thương mại điện tử, đồng thời đẩy nhanh quá trình hậu cần cho những hoạt động này

Nghị định số 87/2012/NĐ-CP ngày 23 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại được ban hành đã đánh dấu một mốc quan trọng trong quá trình cải cách hiện đại hóa ngành Hải quan, chuyển đổi phương thức quản lý từ thủ công sang điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho cả doanh nghiệp và cơ quan Hải quan Việc áp dụng thủ tục hải quan điện tử đã giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu các hồ sơ, chứng từ giấy phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan Hải quan, rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa; đồng thời còn giúp cơ quan Hải quan quản lý rủi ro trong quản lý, kiểm tra hải quan, giảm tối đa sự can thiệp trực tiếp của công chức hải quan vào quy trình thủ tục

Qua đó, để tìm hiểu cụ thể hơn về thủ tục khai báo hải quan điện tử và quy trình

xuất khẩu hàng hóa của một doanh nghiệp logistics em đã chọn đề tài “QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ THÔNG QUAN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN TRUNG THỰC” làm báo cáo kiến tập

2 Mục tiêu nghiên cứu

Báo cáo nhằm mục đích tìm hiểu về quy trình xuất khẩu và thông quan hàng hóa của một công ty giao nhận cụ thể là CTCP Tiếp vận Trung Thực Thông qua quy trình sẽ đưa ra nhận xét về những điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình này, tiện ích và bất cập còn tồn đọng của thủ tục khai báo hải quan Đồng thời đưa ra một số khuyến nghị, đề xuất để cải thiện chất lượng dịch vụ tại công ty cũng như các thủ tục hành chính trong khai báo hải quan điện tử

3 Phương pháp nghiên cứu

Thông qua các buổi đào tạo thực tập sinh và quan sát quy trình xuất khẩu hàng hóa thực tế tại công ty, em đã có thể hiểu rõ về quy trình xuất khẩu, các giấy tờ cần thiết

của một bộ chứng từ để khai báo hải quan Để phục vụ cho việc viết báo cáo và phân tích quy trình trên, em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như sau:

₋ Phương pháp thu thập thông tin và xử lý số liệu: thu thập, tổng hợp số liệu thứ cấp liên quan, phù hợp với bài báo cáo thông qua các báo cáo tài chính, tài liệu nội bộ của công ty

₋ Phương pháp thống kê, phân tích dữ liệu: dựa trên số liệu thu thập được để tiến hành thống kê, phân tích và đánh giá tình hình hoạt động của công ty, những kết quả mà công ty đạt được trong những năm vừa qua

4 Hạn chế của đề tài

Đề tài chỉ tập trung chủ yếu vào phân tích quy trình nội bộ công ty, chưa đánh giá hiệu quả của hoạt động giao nhận, cũng như xem xét đến các yếu tố ảnh hưởng bên ngoài doanh nghiệp và so sánh với các công ty trong cùng lĩnh vực Đồng thời, một số tài liệu được cung cấp bị hạn chế về mặt thông tin và tính chính xác do yêu cầu bảo mật nội bộ của công ty, vì vậy các nhận xét được đưa ra dựa trên quan điểm cá nhân, chưa thực sự khách quan dẫn đến sai lệch khi đề xuất các giải pháp cải thiện

5 Kết cấu của đề tài

Cấu trúc của báo cáo kiến tập gồm có 03 chương như sau:

₋ Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực

₋ Chương 2: Quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực

₋ Chương 3: Một số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực

6 Mô tả vị trí kiến tập

Trong quá trình thực tập tại CTCP Tiếp vận Trung Thực, em đã có cơ hội được trải nghiệm, học hỏi thêm nhiều kiến thức thực tiễn về nghiệp vụ báo giá cước tàu cho hàng xuất tại phòng Kinh doanh cũng như nghiệp vụ chứng từ và được các anh/chị có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề tận tình chỉ dẫn Công việc chính của em thực tập tại công ty là xử lý các giấy tờ, hồ sơ liên quan đến bộ chứng từ của từng lô hàng; kiểm tra các thông tin của bộ chứng từ có đầy đủ, khớp với nhau hay không; liên hệ với người gửi hàng để lấy giấy tờ liên quan để khai báo hải quan; thông báo cho người gửi hàng về việc sửa đổi các thông tin nếu có; thực hiện một số công việc chuyên môn khác được giao bởi cấp trên; đồng thời phối hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện và hoàn thành yêu cầu của khách hàng

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN TRUNG THỰC

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Một số thông tin sơ lược của công ty

₋ Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN TRUNG THỰC ₋ Tên quốc tế: PROBITY LOGISTICS CORPORATION

₋ Tên viết tắt: PROBITY LOGISTICS CORP ₋ Mã số thuế: 0309585925

₋ Địa chỉ trụ sở chính: Văn phòng 02, Tầng 08 Tòa nhà Pearl Plaza, 561A Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam ₋ Người đại diện pháp luật: Lương Quốc Thịnh

₋ Điện thoại: (+84) 28 3899 2788 ₋ Ngày thành lập: 02/12/2009

₋ Loại hình pháp lý: Công ty cổ phần ngoài Nhà nước

Hình 1.1: Logo công ty

Nguồn: Website Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực

CTCP Tiếp vận Trung Thực hay còn gọi là Probity được thành lập tại Thành phố Hồ Chí Minh vào năm 2009, là một trong những công ty giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế hàng đầu tại Việt Nam, cũng là công ty tiên phong trong lĩnh vực vận tải hàng hóa giữa Việt Nam và Hàn Quốc Probity hiện được công nhận là một trong những nhà giao nhận uy tín tại thị trường Hàn Quốc, châu Á về vận tải đường biển và vận tải hàng không trong xuất khẩu thủy sản, hàng bách hóa và nhập khẩu hàng rời, hàng hóa quá khổ, quá tải v.v Hiện Probity là công ty con thuộc Công Ty TNHH Hàng Hải Và Công Nghiệp Delta

Ngoài văn phòng chính đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh, Probity còn thành lập chi nhánh tại Hà Nội vào tháng 10/2013 và mở thêm 02 văn phòng mới ở Đà Nẵng, Hải Phòng vào tháng 3/2014 Vào tháng 8 năm 2015, mạng lưới đại lý không độc quyền của Probity đã phủ sóng hơn 188 quốc gia trên toàn thế giới, đặc biệt là tại các thị trường tiềm năng như Hàn Quốc, Nhật Bản, châu Á, Mỹ, EU, cho phép Probity đáp ứng các nhu cầu cụ thể từ các thị trường này thông qua sự hiểu biết sâu sắc về văn hóa địa

phương

1.2 Tầm nhìn – Sứ mệnh của công ty

Tầm nhìn

Trở thành thương hiệu toàn cầu tốt nhất trong ngành hậu cần bằng cách cung cấp các dịch vụ chưa từng có thông qua con người, phương pháp, cấu trúc, đạo đức, chính sách, sự chân thành và ý chí để đạt được sự hài lòng của khách hàng, trong khi đạt được lợi nhuận cao hơn cho tất cả

Sứ mệnh

Nhiệm vụ của Probity là đáp ứng và vượt quá mong đợi của khách hàng thông qua tiêu chuẩn cao về chất lượng dịch vụ, tính minh bạch hoàn toàn, tính toàn vẹn, các biện pháp hiệu quả về chi phí và dịch vụ được cá nhân hóa Mục đích chính là tạo ra một di sản thông qua việc cung cấp dịch vụ đặc biệt trong một môi trường chuyển tiếp trong quá trình đổi mới

1.3 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh hiện có 30 nhân sự từ cấp quản lý đến nhân viên, gồm có nhiều các phòng ban với các chức năng khác nhau của một công ty logistics, các phòng ban đều có sự phối hợp qua lại với nhau để hình thành nên một khối cấu trúc vững chắc cho sự phát triển của công ty Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức tại CTCP Tiếp vận Trung Thực:

Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

₋ Chủ tịch Hội đồng quản trị: người đứng đầu Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm dẫn dắt, cung cấp thông tin cho các thành viên Hội đồng quản trị chính xác, kịp thời và

đảm bảo việc truyền thông đến các cổ đông một cách hiệu quả Đồng thời cũng là người tổ chức, đánh giá hiệu quả làm việc của Hội đồng quản trị, các thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Ban điều hành công ty

₋ Ban Giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành, quản lý các hoạt động của công ty, đại diện, thực hiện ký kết các hợp đồng của công ty Trong đó, Tổng Giám đốc là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, đầu tư, quản lý nhân viên, cố vấn cho Chủ tịch các quyết định tương lai

₋ Phòng Kế toán: thực hiện nghiệp vụ về chuyên môn kế toán tài chính, theo dõi, phản ánh hiệu quả sử dụng vốn của công ty, lập kế hoạch tài chính, kinh doanh theo tháng, quý, năm

₋ Phòng Kinh doanh: giới thiệu và bán các dịch vụ công ty cung cấp, tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng cũ để duy trì mối quan hệ và phát triển khách hàng mới, phối hợp với các bộ phận liên quan

₋ Phòng Nhân sự: tuyển dụng nhân viên mới, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp với công ty; tổ chức các cuộc họp, sự kiện thường niên; hỗ trợ các bộ phận khác về tài liệu, hồ sơ

₋ Phòng Chứng từ: hoàn thành các chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa; kiểm tra chỉnh sửa chứng từ; khai báo hải quan; theo dõi quá trình đóng, xếp, dỡ hàng; kiểm tra chất lượng, giấy phép, xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa; lưu trữ chứng từ, hồ sơ; phối hợp với các bộ phận khác

₋ Phòng Pricing – Oversea: nghiên cứu thị trường, liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, đại lý để hỏi giá cước; cập nhật giá cho Phòng Kinh doanh theo tuần, tháng; xây dựng, mở rộng và duy trì mối quan hệ với hãng tàu, đại lý, hãng hàng không

₋ Bộ phận OPS: khai báo hải quan tại cảng, điều hành, kiểm tra các hoạt động bốc dỡ, vận chuyển hàng từ kho đến cảng, giao – nhận lệnh xuất nhập hàng, đảm bảo quá trình xuất nhập cảnh hàng hóa diễn ra suôn sẻ

1.4 Các hoạt động chính của công ty

Probity Logistics cung cấp đầy đủ các giải pháp hậu cần trên không, trên mặt đất và trên biển cho các lô hàng trên toàn cầu và cho nhiều ngành công nghiệp với mức giá tốt nhất

Các loại hình dịch vụ hiện đang cung cấp của công ty gồm có: Vận tải đường biển; Vận tải hàng không; Vận chuyển hàng hóa; Môi giới hải quan; Đại lý vận chuyển; Vận chuyển nội địa; Kho bãi & phân phối; Dịch vụ giao hàng tận nơi trên toàn thế giới

1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây (giai đoạn 2020-2022)

Dựa trên số liệu báo cáo tài chính được cung cấp, dưới đây là bảng tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của CTCP Tiếp vận Trung Thực trong giai đoạn 3 năm gần Lợi nhuận trước thuế 9.975 6.021 16.291 -39,64% 170,57% Lợi nhuận sau thuế 8.578 4.723 13.026 -44,94% 175,80% Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực

Trong 3 năm hoạt động gần đây, bất chấp ảnh hưởng của đại dịch COVID-19 tình hình hoạt động kinh doanh của công ty vẫn rất khả quan Doanh thu liên tục gia tăng qua từng năm, năm 2021 doanh thu tăng 12,88% so với năm 2020, năm 2022 doanh thu tăng 51,07% so với năm 2021 Chi phí trong giai đoạn này cũng tiếp tục tăng như doanh thu, cụ thể năm 2021 chi phí tăng 19,08% so với năm 2020, năm 2022 chi phí

Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020-2022

Tổng Doanh thu Tổng Chi phí Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế

Mặc dù trong giai đoạn 2020-2022 doanh thu gia tăng nhiều hơn chi phí nhưng vẫn có sự biến động về lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế Bởi vì trong năm 2021 trên cả nước áp dụng giãn cách xã hội, mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh lúc bấy giờ đều bị hạn chế, phải đóng cửa, phải đến những tháng cuối năm 2021 hoạt động kinh dần bình thường hóa trở lại, các thị trường xuất khẩu mở cửa trở lại hoạt động xuất khẩu mới có điểm sáng Vì vậy lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế năm 2021 lần lượt giảm so với năm 2020 là 39,64% và 44,94% Hoạt động xuất nhập khẩu tăng trưởng mạnh ngay ở những tháng đầu năm 2022, do đó lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế của công ty trong năm đã tăng lên đến 170,57% và 175,80%, gấp khoảng 4 lần so với năm 2021

1.6 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Với tham vọng mở rộng mạng lưới cung cấp dịch vụ trên toàn thế giới, trở thành nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba chuyên nghiệp nhất ngoài các thị trường chính ở châu Á, Mỹ và EU Probity luôn cố gắng duy trì các tiêu chuẩn được đặt ra bởi trí tưởng tượng chung về một công ty giao nhận hàng hóa vững chắc, đáng tin cậy kết hợp với các tiện nghi hiện đại như giải pháp công nghệ thông tin sáng tạo, dựa trên mối quan hệ kinh doanh bền vững với các đại lý ở nước ngoài Hơn nữa, Probity coi các mối quan hệ kinh doanh lâu dài là quan trọng để cùng có lợi hơn là kiếm tiền nhanh chóng một lần Để trở trở thành nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba chuyên nghiệp nhất, Probity đã và đang tạo ra một doanh nghiệp mạnh mẽ và tích hợp lấy con người làm trung tâm, phát triển một loạt các giá trị để dẫn dắt công ty đi đến thành công, không có thành kiến hoặc ưu tiên loại trừ đối với các đối tác kinh doanh tiềm năng

Kết luận chương 1

CTCP Tiếp vận Trung Thực với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế đã có cho mình chỗ đứng vững chắc, tạo được sự uy tín thương hiệu cho doanh nghiệp

Ban lãnh đạo công ty đã kịp thời có những thay đổi, cải tiến trong cơ cấu tổ chức và chiến lược kinh doanh để phù hợp với những thay đổi của tình hình kinh tế xã hội trong và ngoài nước Nhờ đó mà giúp công ty có thể đứng vững trên thị trường và mang về lợi nhuận nhất là giữa thời kỳ ảnh hưởng của dịch bệnh COVID-19

Tóm lại, mặc dù thị trường xuất nhập khẩu hiện nay đang trong giai đoạn khó khăn nhưng tin chắc rằng công ty sẽ có thể vượt qua giai đoạn này và tiếp tục phát triển lớn mạnh hơn nữa, đạt được mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba chuyên nghiệp nhất

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ THÔNG QUAN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN TRUNG THỰC 2.1 Quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực

2.1.1 Sơ đồ quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực

Dưới đây là tất cả các bước thực hiện trong một quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại CTCP Tiếp vận Trung Thực

Hình 4.1: Quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại công ty

Nguồn: Phòng Kinh doanh Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực

2.1.2 Phân tích quy trình giao nhận và thông quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Trung Thực

Bước 1: Báo giá cước vận chuyển cho khách hàng

Dựa trên các thông tin về loại hàng hóa, số lượng, nước xuất khẩu, thời gian xuất khẩu dự kiến do khách hàng cung cấp nhân viên Sales tiến hành báo giá cước vận chuyển

Báo giá cước vận

và hoàn giá

Bước 2: Nhận Booking Request từ khách hàng

Sau khi khách hàng chấp nhận giá cước với nhân viên Sales, tiếp theo sẽ gửi Booking Request cho công ty dựa trên mẫu có sẵn điền các thông tin cụ thể về người xuất khẩu, mô tả hàng hóa, trọng tải, loại container, nơi trả cước, điều kiện giao hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cụ thể

Bước 3: Gửi Booking Request cho hãng tàu và nhận Booking Receipt Note

Công ty tiếp nhận Booking Request của khách hàng gửi đến, kiểm tra lại thông tin với thông tin khách hàng cung cấp lúc báo giá và tiến hành gửi email hoặc đăng ký đặt chỗ trên hệ thống website hãng tàu

Bước 4: Gửi Booking Receipt Note cho khách hàng và xác nhận Booking

Sau khi nhận được booking của công ty thì hãng tàu sẽ gửi phản hồi kết quả, số booking được đính kèm theo phản hồi Sau khi nhận được Booking Note từ hãng tàu phía công ty tiến hành gửi Booking Note cho khách hàng để cả 2 bên đồng thời cùng kiểm tra lại các thông tin như thời gian tàu chạy, số lượng, giờ cắt máng, lệ phí áp dụng, thời gian lưu kho bãi được gia hạn có phù hợp với mong muốn của khách hàng hay không, nếu không phù hợp thì công ty sẽ yêu cầu sữa đổi với hãng tàu

Nhân viên chứng từ và khách hàng cần xác nhận thật kỹ các thông tin, nếu không có gì sai sót thì khách hàng xác nhận chấp nhận Booking với công ty

Bước 5: Xác nhận đặt chỗ với hãng tàu bằng Booking Confirmation

Khi chốt tất cả thông tin Booking Note công ty sẽ tiếp tục làm động tác xác nhận Booking với hãng tàu qua email và hãng tàu sẽ gửi phản hồi xác nhận việc đặt chỗ thành công bằng Booking Confirmation

Bước 6: Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu

Sau khi nhận được Booking Confirmation của hãng tàu, công ty gửi Booking cho khách hàng để họ trình tại văn phòng đại diện của hãng tàu để đổi lấy Lệnh cấp container rỗng và sắp xếp đóng hàng Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty thì công ty sẽ giữ lệnh cấp container rỗng, phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng Sau khi đóng hàng xong sẽ kéo container hàng về hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng và đóng phí hạ container

Các chứng từ cần chuẩn bị để khai hải quan gồm:

₋ Tờ khai hải quan: 02 bản chính (01 bản dành cho người xuất khẩu, 01 bản dành

cho hải quan lưu)

₋ Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract) ₋ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) ₋ Phiếu đóng gói hàng (Packing List)

₋ Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu

Nội dung các chứng từ được trình bày cụ thể tại Phụ lục 1

Bước 7: Làm thủ tục hải quan cho lô hàng

Nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS để thực hiện truyền số liệu lên tờ khai đến hệ thống mạng của hải quan, hệ thống của cơ quan Hải quan sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và gửi trả kết quả phân luồng, thông tin số thuế xuất khẩu phải nộp, thuế giá trị gia tăng, lệ phí hải quan

Hàng hóa được phân luồng xanh được thông quan miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa; luồng vàng chỉ kiểm tra lại chi tiết hồ sơ nhưng không kiểm tra hàng hóa; còn với luồng đỏ cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra cả hồ sơ lẫn hàng hóa, hàng hóa đóng trong container phải cắt chì để hải quan kiểm tra Trong trường hợp lô hàng nhựa tái sinh dạng nguyên sinh Polypropylene hệ thống trả về kết quả luồng vàng, cần kiểm tra lại hồ sơ

Để thực hiện kiểm tra lại chi tiết hồ sơ công ty cần chuẩn bị Tờ khai hải quan có chữ ký đóng dấu xác nhận, bản sao Hợp đồng mua bán hàng hóa, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói hàng để đối chiếu với cơ quan Hải quan Nếu cơ quan Hải quan kiểm tra không có bất cứ gì phát sinh về lô hàng thì cơ quan Hải quan quyết định thông quan tờ khai và sẽ in tờ khai mã vạch

Quy trình các bước thực hiện khai báo hải quan điện tử trên hệ thống ECUS5-VNACCS xem tại Phụ lục 2

Bước 8: Thanh lý tờ khai vào sổ tàu

Nhân viên thực hiện khai eport trên hệ thống E-port của công ty Tân Cảng và thanh toán các loại chi phí liên quan đến xếp dỡ tại các cảng thuộc hệ thống cảng này Sau khi khai Eport xong, nhân viên giao nhận sẽ có tờ Phiếu đăng ký làm hàng Hạ bãi chờ xuất từ Cảng Trên tờ Phiếu này có số của tờ phiếu, nhân viên vào cảng liên hệ Phòng Thương Vụ của Cảng khai mã số này với nhân viên Thương vụ để in và lấy phiếu EIR (phiếu giao nhận container) Nhân viên trình phiếu EIR, Packing List, Booking Note và phiếu cân VGM tại cổng bảo vệ của cảng để thực hiện việc bấm giờ xác định thời