5.1.1.1 Thanh toán bằng L/C Letter of Credit - Thanh toán bằng L/C Letter of Credit: là hình thức thanh toán quốc tế phổ biến hiện nay, đây là hình thức mà ngân hàng thay mặt Người nhập
Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
5.1.1 Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán
Thanh toán là mắt xích trọng yếu trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán Vì vậy, cần thực hiện tốt những công việc bước đầu của khâu này Với mỗi phương thức cụ thể, những công việc này sẽ khác nhau.
5.1.1.1 Thanh toán bằng L/C (Letter of Credit)
- Thanh toán bằng L/C (Letter of Credit): là hình thức thanh toán quốc tế phổ biến hiện nay, đây là hình thức mà ngân hàng thay mặt Người nhập khẩu cam kết với Người xuất khẩu/Người cung cấp hàng hóa sẽ trả tiền trong thời gian quy định khi Người xuất khẩu/Người cung cấp hàng hóa xuất trình những chứng từ phù hợp với quy định trong L/C đã được Ngân hàng mở theo yêu cầu của người nhập khẩu, chỉ có những tổ chức tín dụng mới có quyền thực hiện các giao dịch này.Người bán cần:
+ Nhắc nhở người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C theo đúng thỏa thuận
+ Kiểm tra tính chân thực của L/C
- Nên nhận L/C qua ngân hàng thông báo vì NHTB có thể kiểm tra tính chân thực của L/C
- Nếu L/C mở bằng thư (Kiểm tra chữ ký của người phát hành)
- Nếu L/C mở bằng điện (Kiểm tra mã số kiểm tra mục TEST ở trên L/C)
Kiểm tra L/C là khâu cực kỳ quan trọng, bởi nếu không phát hiện được sự không phù hợp giữa L/C và hợp đồng mà người xuất khẩu cứ chấp nhận và giao hàng thì người xuất khẩu sẽ không đòi được tiền.
Cơ sở để kiểm tra L/C là hợp đồng xuất nhập khẩu mà đôi bên đã kí.
Khi phát hiện thấy nội dung L/C không phù hợp với hợp đồng, trái với luật lệ, không có khả năng thực hiện thì người xuất khẩu cần đề nghị người nhập khẩu và ngân hàng mở L/C tu chỉnh L/C.
- Các nội dung cần kiểm tra kĩ:
+ Kiểm tra kỹ nội dung L/C
+ Số hiệu, địa điểm,ngày mở L/C
+ Tên, địa chỉ ngân hàng mở L/C
+ Tên, địa chỉ ngân hàng thông báo hoặc ngân hàng xác nhận, ngân hàng trả tiền (nếu có)
+ Tên, địa chỉ người yêu cầu mở L/C
+ Tên, địa chỉ người thụ hưởng
+ Ngày và địa điểm hết hiệu lực L/C
+ Cách giao hàng, cách vận tải
+ Phần mô tả hàng hóa
+ Chứng từ xuất trình và thời hạn, địa điểm xuất trình chứng từ
+ Các chi tiết khác: Quy cách trả tiền (TT hay MT…), các cam kết của ngân hàng, nguồn áp dụng…
Trong một số trường hợp, người bán có thể chấp nhận lỗi chính tả trong L/C Ví dụ: cà phê “Rubusta” nhưng trong L/C lại ghi “Robusia”, loại lỗi này có thể không cần tu chỉnh, song lập chứng từ phải viết giống L/C để tránh bị ngân hàng bắt lỗi.
*Các bên tham gia thư tín dụng chứng từ L/C:
- Người xin mở thư tín dụng chứng từ (Applicant): Người mua, người nhập khẩu hàng hóa.
- Người hưởng lợi thư tín dụng (Beneficiary): Người bán, người xuất khẩu hàng hóa.
- Ngân hàng mở thư tín dụng (Issuing bank): Là ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu có thể cấp tín dụng cho người nhập khẩu.
- Ngân hàng thông báo thư tín dụng: Thường là ngân hàng đại lý của ngân hàng mở thư tín dụng hoặc ngân hàng bên bán.
- Ngân hàng xác nhận (Confirming Bank), ngân hàng chiết khấu (Negotiating bank), ngân hàng trả tiền (Reimbursing Bank): Các ngân hàng này có thể có hoặc không tùy thuộc vào yêu cầu của người mua trong đơn xin mở L/C và sự ủy nhiệm của ngân hàng mở L/C.
*Thông thường có 4 loại thư tín dụng chứng từ phổ biến nhất đó là:
- Thư tín dụng có thể huỷ ngang (Revocable L/C): Đây là loại thư tín dụng mà sau khi đã được mở thì việc bổ sung sửa chữa hoặc hủy bỏ có thể tiến hành một cách đơn phương.
- Thư tín dụng không thể huỷ ngang (Irrevocable L/C): Là loại thư tín dụng sau khi đã được mở thì việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ chỉ được ngân hàng tiến hành theo thoả thuận của tất cả các bên có liên Trong thương mại quốc tế thư tín dụng này được sử dụng phổ biến nhất.
- Thư tín dụng không thể huỷ bỏ có xác nhận (Confirmed irrevocable L/C) : Là loại thư tín dụng không thể huỷ bỏ, được một ngân hàng khác đảm bảo trả tiền theo yêu cầu của ngân hàng mở thư tín dụng.
- Thư tín dụng chuyển nhượng (Transferable L/C): Là loại thư tín dụng không thể huỷ bỏ, trong đó quy định quyền của ngân hàng trả tiền được trả hoàn toàn hay trả một phần của thư tín cho một hay nhiều người theo lệnh của người hưởng lợi đầu tiên.
Rủi ro và lưu ý khi sử dụng L/C:
Kiểm tra tính chính xác của chứng từ phải khớp với L/C
Ngân hàng chỉ kiểm tra chứng từ ko kiểm tra hàng hóa nên hàng hóa vẫn có thể không đúng chất lượng
Người mua vẫn phải ký quỹ một khoản tiền (thậm chí là 100% giá trị hợp đồng)
+ Ngân hàng sẽ thanh toán đúng như trong thư tín dụng bất kể việc người mua có trả tiền hay không.
+ Hạn chế việc chậm trễ trong chuyển chứng từ
+ Khách hàng có thể chiết khấu L/C để có tiền trước sử dụng cho việc thực hiện hợp đồng.
+ Chỉ khi nhận được hàng thì người mua mới trả tiền.
+ Người nhập khẩu yên tâm rằng người bán sẽ phải tuân thủ quy định trong L/C để đảm bảo được thanh toán, nếu không người bán sẽ mất tiền.
+ Thu phí dịch vụ (Phí mở L/C, chuyển tiền, phí chỉnh sửa L/C, )
+ Mở rộng quan hệ thương mại quốc tế.
+ Nếu không xuất trình bộ chứng từ theo quy định trong L/C sẽ không được thanh toán tiền hàng.
+ Thư tín dụng hoạt động độc lập với hợp đồng mua bán và làm việc theo bộ chứng từ Do đó, nếu doanh nghiệp xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ phù hợp thì ngân hàng phát hành có nghĩa vụ phải thanh toán mà không quan tâm liệu hàng hóa thực tế có được giao đúng hay không, thậm chí hàng hóa không được giao.
1.Ký kết hợp đồng mua bán với điều toán phương thức
2.Nhà nhập khẩu gửi yêu cầu ngân hàng phục vụ mình phát hành L/C
3.Ngân hàng phát hành lập L/C và thông qua ngân hàng đại lý hoặc chi nhánh của mình tại nước người xuất khẩu thông báo cho nhà xuất khẩu
4.Ngân hàng thông báo kiểm tra L/C, nếu chân thật thì thông báo L/C cho nhà xuất khẩu
5.Nhà xuất khẩu kiểm tra L/C, nếu không sai sót thì tiến hành giao hàng như thỏa thuận, nếu không phù hợp thì yêu cầu sửa đổi L/C
6.Sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ và xuất trình cho ngân hàng được chỉ định để được thanh toán
7.Ngân hàng được chỉ định kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp thì tiến hành thanh toán, lại thì từ chối thanh toán
8.Ngân hàng được chỉ định gửi bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành để được hoàn trà
9.Ngân hàng phát hành kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp thi tiến hành thanh toán
10.Ngân hàng phát hành đội tiến nhà nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu sau khi đã nhận được tiến hoặc được chấp nhận thanh toán.
11.Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp thì trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu.
5.1.1.1 Thanh toán CAD (Cash Against Document)
- Thanh toán CAD (Cash Against Document): là phương thức thanh toán giao chứng từ trả tiền, trong đó nhà nhập khẩu yêu cầu ngân hàng mở tài khoản tín thác (Trust Account) để thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu, khi nhà xuất khẩu sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng sẽ xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng để nhận tiền thanh toán.
- Quy trình sử dụng CAD:
+ Ký kết hợp đồng mua bán trong đó thỏa thuận thanh toán bằng phương thức CAD
+ Nhà nhập khẩu đến ngân hàng người xuất khẩu ký một bản ghi nhớ, đồng thời ký thực hiện việc ký quỹ 100% trị giá của thương vụ để lập tài khoản ký thác Bản ghi nhớ sẽ là cơ sở để ngân hàng dịch vụ trả tiền theo chỉ thị của người nhập khẩu, khi thực thanh toán CAD Nội dung của bản ghi nhớ là:
Nhà nhập khẩu cam kết ký quỹ đầu tư 100% trị giá của thương vụ
Các chứng từ kế toán mà nhà sản xuất phải xuất trình khi lãnh tiền ở ngân hàng
Mức phí dịch vụ mà ngân hàng được hưởng và ai phải trả phí này (thường là nhà xk phải trả)
+ Ngân hàng thông báo cho nhà xuất khẩu rằng: nhà nhập khẩu đã ký quỹ, tài khoản ký thác đã bắt đầu hoạt động
+ Nhà xuất khẩu giao hàng cho nhà nhập khẩu dưới sự kiểm soát của đại diện nhà nhập khẩu
+ Nhà xuất khẩu xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ mà nhà nhập khẩu yêu cầu rút tiền
+ Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ và trả tiền cho nhà xuất khẩu + Ngân hàng giao bộ chứng từ cho người đại diện nhà nhập khẩu
5.1.1.2 Thanh toán bằng TT trả cước
- Thanh toán bằng TT trả cước: Telegraphic transfer - điện chuyển tiền - có 2 loại
TT trước và TT sau:
+ TT trước: là người mua chuyển tiền trước cho người bán để sau đó mới nhận hàng (nguy hiểm cho bên mua - chỉ dùng khi thật sự tin tưởng)
+ TT sau: sau khi nhận hàng bên mua mới thanh toán.
5.1.2 Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
5.2.1 Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán
Phương thức thanh toán chuyển tiền trả trước: Nhà nhập khẩu thanh toán tiền đủ và đúng hạn
Phương thức thanh toán CAD: Nhà nhập khẩu mở tài khoản tín thác để thanh toán cho bên xuất khẩu.
Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ L/C: Nhà nhập khẩu tiến hành mở L/C dựa trên hợp đồng mua bán.
* Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C thì cần thực hiện các công việc sau:
1) Làm đơn đề nghị, giấy yêu cầu phát hành L/C Điều kiện để mở L/C:
- Người nhập khẩu phải có ngoại tệ tại Ngân hàng.
- Thực hiện đầy đủ các quy định của ngân hàng về thủ tục xin mở L/C.
- Đối với L/C trả ngay Những giấy tờ cần nộp khi đến ngân hàng xin mở L/C? + Giấy phép NK hàng hóa (nếu hàng quản lý bằng giấy phép)
+ Đơn xin mở L/C trả ngay
+ Giấy phép nhập khẩu hàng hóa (nếu hàng quản lý bằng giấy phép)
+ Phương án kinh doanh hàng trả chậm
+ Bảng quyết toán tài chính của đơn vị trong thời điểm gần nhất.
+ Thế chấp tài sản khi công ty thực hiện vay vốn của ngân hàng để ký quỹ.
+ Đơn xin mở L/C trả chậm.
2) Thực thi ký quỹ mở L/C
Ký quỹ mở L/C có thể 100% hoặc dưới 100% tùy mức độ uy tín của doanh nghiệp theo đánh giá của Ngân hàng nơi mở L/C.
- Trường hợp: Ký quỹ 100% trị giá mở L/C
+ Thông thường với những DN mới tham gia kinh doanh, uy tín với ngân hàng chưa cao hoặc không có các máy móc hay tài sản thế chấp tại ngân hàng thì khi đó ngân hàng thường yêu cầu DN sẽ ký quỹ 100% trị giá mở L/C.
- Trường hợp: Ký quỹ dưới 100%
+ Ngược lại, nếu DN đã giao dịch với ngân hàng nhiều lần, có uy tín tài chính với ngân hàng hoặc có các tài sản đảm bảo thì ngân hàng sẽ đồng ý cho DN mở L/C ký quỹ dưới 100% Cụ thể tối thiểu 10% trị giá mở L/C được áp dụng Ví dụ L/C trị giá 100.000 USD thì DN cần chuẩn bị số tiền tối thiểu 10.000 USD để chuẩn bị mở L/C.
*Cơ sở để xác định người NK phải thuê phương tiện vận tải?
Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DEQ, DDU, DDP thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì người nhập khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải.
Khi hợp đồng mua bán quốc tế thỏa thuận áp dụng một trong những điều kiện thương mại quốc tế của Incoterms, đó sẽ là cơ sở để xác định nghĩa vụ thuê tàu/thuê phương tiện vận tải thuộc về người xuất khẩu hay người nhập khẩu Theo Incoterms 2010, công việc này sẽ thuộc về người nhập khẩu nếu hợp đồng sử dụng một trong các điều kiện thuộc nhóm E hoặc F và sẽ là nghĩa vụ của người xuất khẩu nếu hợp đồng sử dụng Incoterms nhóm C hoặc D.
Phương thức thuê tàu chợ: Quá trình thuê tàu chợ được tiến hành qua các bước sau:
Xác định số lượng hàng chuyên chở, tuyến đường chuyên chở, thời điểm giao hàng và tập trung hàng hóa cho đủ số lượng quy định trong hợp đồng.
Nghiên cứu các hãng tàu về các mặt như: lịch trình tàu chạy, dự kiến tàu đến, cước phí, uy tính của hàng và các quy định khác.
Lựa chọn hãng tàu vận tải
Lập bảng kê khai và ký đơn lưu khoang sau khi hãng tàu đồng ý nhận chuyên chở, đồng thời trả cước phí vận chuyển
Tập kết hàng để giao cho tàu và nhận vận đơn.
Phương thức thuê tàu chuyến: Quá trình thuê tàu chuyến bao gồm nội dung sau:
Xác định nhu cầu vận tải gồm: hành trình, lịch trình của tày, trọng tải cần thiết của tàu, trọng lượng tàu, đặc điểm của tàu.
Xác định hình thức thuê tàu:
- Thuê tàu một chuyến Single Voyage
- Thuê khứ hồi Round Voyage
- Thuê nhiều chuyến liên tục Consecutive Voyage
- Thuê bao bì cả tàu Lumpsum
Nghiên cứu các hãng tàu trên các nội dụng: chất lượng tàu, chất lượng và điều kiện phục vụ, mức độ đáp ứng nhu cầu về vận tải giá cước, uy tín, để lựa chọn những hãng tàu có tiềm năng nhất. Đàm phán và ký hợp đồng thuê tàu với hãng tàu
Chú ý khi thực hiện nghiệp vụ thuê tàu: Để thuê tàu cần có đầy đủ thông tin về các hãng tàu trên thế giới, về giá cước vận tải, các loại hợp đồng vận tải, các Công ước và Luật quốc tế, quốc gia về vận tải,…
Có thể áp dụng các hình thức trực tiếp đi thuê tàu hoặc ủy thác viên cho một Công ty hàng hải có uy tín
5.2.2 Mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu
Cơ sở để xác định người nhập khẩu nên mua bảo hiểm hàng hóa:
- Bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu là công việc mua bảo hiểm cho lô hàng Việc mua bảo hiểm dựa trên tinh thần tự nguyện, thông thường bên nào có rủi ro nhiều hơn thì sẽ tự nguyện mua bảo hiểm Trong trường hợp điều kiện bán hàng là CIF và CIP, người xuất khẩu bắt buộc phải mua bảo hiểm cho lô hàng và tính chi phí đó vào giá hàng bán Đối với các điều kiện bán hàng khác, việc mua bảo hiểm hay không phụ thuộc vào ý muốn của mỗi bên.
- Khi mua bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu người mua bảo hiểm cần cung cấp các chứng từ như vận đơn, hợp đồng bán hàng, hóa đơn và danh sách đóng gói Phí bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu tùy thuộc vào loại hàng hóa, cách đóng gói trong quá trình xuất nhập khẩu như đóng trong container hay chở xá Giá trị bảo hiểm tính theo FOB, CIF …
Theo quy định của Nhà nước “các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hóa đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị nhập khẩu, theo lệnh giao hàng của đơn vị vận tải (hãng tàu, đại lý ) đã nhận hàng đó”.
Do đó, khi hàng nhập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng, rồi đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi Chủ hàng phải kí hợp đồng ủy thác cho cảng làm việc này.
Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gửi “Giấy báo tàu đến” cho người nhận hàng, để họ biết và tới nhận “Lệnh giao hàng” (Delivery order – D/O) tại đại lý tàu Khi đi nhận D/O cần mang theo: Original B/L và giấy giới thiệu đơn vị Đại lý giữ lại B/L gốc và trao 3 bản D/O cho chủ hàng Một số đại lý có thu lệ phí nhận D/O, mức thu không thống nhất Có D/O nhà nhập khẩu cần nhanh chóng làm thủ tục để nhận lô hàng của mình Bởi nếu nhận chậm sẽ phải trả phí lưu kho, bã nhiều và chịu mọi rủi ro tổn thất phát sinh Nếu gặp trường hợp: hàng đến nhưng chứng từ chưa đến, nhà nhập khẩu cần suy nghĩ để chọn một trong hai giải pháp: tiếp tục chờ chứng từ hoặc gửi đến ngân hàng mở L/C xin giấy cam kết của ngân hàng để nhận hàng khi chưa có B/L gốc.
Hình 5.2.11 4 loại bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu
Nhận hàng rời (số lượng không lớn, không đủ một tàu) hoặc hàng container rút ruột tại cảng (gửi theo phương thức LCL/LCL): chủ hàng sẽ đến cảng hoặc chủ tàu (nếu hãng tàu thuê bao kho) để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai Sau đó đem: biên lai lưu kho và 3 bản D/O, Invoice và packing list đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một D/O Chủ hàng mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. Đem hai phiếu xuất đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để chờ hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” hàng sẽ được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm quy định.
5.2.3.2 Nhận nguyên container, hải quan kiểm tra tại kho riêng:
Sau khi cân nhắc kỹ thuật hiệu quả kinh tế, chủ hàng muốn nhận nguyên container, kiểm tra tại kho riêng, trong trường hợp cần làm những việc:
- Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng: Nộp cùng bộ hồ sơ đăng ký thủ tục hải quan Container chỉ được phép đưa về kho riêng khi đăng ký trước với hải quan và kho đã được hải quan công nhận đủ điều kiện và cấp giấy phép (hiện nay hải quan quy định kiểm tra hàng hóa ngay tại cửa khẩu)
- Làm thủ tục mượn container tại hãng tàu: đóng tiền, ký quĩ, phí xếp dỡ, tiền vận chuyển container từ cảng về kho riêng (nếu thuê xe của hãng tàu). Đem bộ chứng từ:
- D/O (3 bản) có chữ kí của nhân viên hải quan khâu đăng kí thủ tục, đóng dấu “đã tiếp nhận tờ khai”
- Biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu.
- Biên lai thu tiền phí lưu trữ container.
- Đơn xin mượn container đã được chấp thuận. Đến văn phòng đại lý hãng tàu để làm giấy phép container khỏi bãi Tại đây giữ một D/O Cùng nhân viên phụ trách tìm bãi container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container và SEAL (kẹp chì) Nhận hai bản “Lệnh vận chuyển” của nhân viên kho bãi. Mang toàn bộ hồ sơ đến hải quan kho bãi để nhân viên hải quan kiểm tra, ký xác nhận số container và số seal, tờ khai và lệnh vận chuyển Xuất container ra khỏi bãi, nộp một lệnh vận chuyển cho hải quan cổng cảng, một cho bảo vệ cảng, đưa container về kho riêng. Đến phòng giám quản, hải quan thành phố để đón hải quan đi kiểm tra Kiểm tra xong, nếu không có vấn đề gì sẽ được xác nhận “Hoàn thành thủ tục hải quan”.
5.2.3.3 Nhận nguyên tàu hoặc nhận với số lượng lớn:
