Nghiệp vụ ngoại thương chuyên Đề 6 tìm hiểu về quy trình tổ chức thực hiện hợp Đồng ngoại thương

gồm: thông tin nhà cung cấp, thông tin nhà nhập khẩu, thông tin về hàng hoá,thông tin về các điều khoản khác liên quan đến hàng hoá cơ sở giao hàng, giaohàng, thanh toán,...Hình 6.3: Mẫu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HCM

-

 -NGHIỆP VỤ NGOẠI THƯƠNG

CHUYÊN ĐỀ 6: TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NGOẠI

THƯƠNG

NHÓM 2

- Lê Thị Diệu Thùy - Trần Ngọc Chiêu

- Lê Xuân Lai - Hồ Kỳ Duyên

- Trần Nguyễn Xuân Hương - Lâm Minh Trí

- Lê Văn Hưởng - Đặng Thị Kiều Na

- Huỳnh Bình Phương - Đoàn Thị Thanh Ngân

- Phan Kiều Vũ

TP HỒ CHÍ MINH, Tháng 11 năm 2024

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

I Vẽ sơ đồ thể hiện rõ các bước tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương 6 1 Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương 6

II Diễn giải các bước tổ chức thực hiện hợp đồng theo sơ đồ quy trình 6

2.1 Ký kết hợp đồng ngoại thương và tiền thanh toán 7

2.2 Tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu 8

2.3 Thực hiện hoàn tất khâu thanh toán 17

2.4 Tổ chức giao nhận hàng hoá nhập khẩu: 24

III GIẢI THÍCH RÕ CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐỂ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG? 32

3.1 Người Xuất Khẩu 32

3.2 Người nhập khẩu 33

3.3 Các cơ quan tài chính 34

3.4 Các cơ quan điều hành và quản lý 35

3.5 Người Vận Chuyển 36

3.6 Luật sư 37

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 6.1: sơ đồ tổng quát trong tổ chức thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế

6

Hình 6.2: Mẫu thư hỏi hàng 7

Hình 6.3: Mẫu báo giá hàng hóa 8

Hình 6.4: Booking mẫu 10

Hình 6.5: Tờ khai mẫu 15

Hình 6.6: Tờ khai mẫu 16

Hình 6.7: Hóa đơn thương mại mẫu 17

Hình 6.8: Phiếu đóng gói mẫu 18

Hình 6.9: Giấy chứng nhận giám định mẫu 19

Hình 6.10: Vận tải đơn mẫu 20

Hình 6.11: Giấy chứng nhận bảo hiểm mẫu 21

Hình 6.12: Mẫu hối phiếu đồi tiền 22

Hình 6.13: Giấy chứng nhận hun trùng (fumigation) 23

Hình 6.14: Mẫu giấy thông báo hàng đến 25

Hình 6.15: Mẫu lệnh giao hàng 26

Hình 6.16: Mẫu tờ khai nhập khẩu hàng hóa 27

Hình 6.17: Mẫu Tờ khai nhập khẩu hàng hóa 28

Hình 6.18: Mẫu Tờ khai nhập khẩu hàng hóa 29

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1: Sơ đồ các bước trong quy trình thông quan xuất khẩu hàng hóa 10Bảng 2: Xếp hàng lên tàu và nhận vận tải đơn 14Bảng 3: Quy trình các bước tiến hành thông quan nhập khẩu hàng hoá 29

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế và mở rộng quan hệ buôn bán với tất

cả các nước Sự trao đổi hàng hoá, dịch vụ giữa thương nhân của các quốc gia vớinhau ngày nay có một vị trí quan trọng bậc nhất trong hoạt động kinh tế đối ngoại.Đối với Việt Nam, số lượng và cơ cấu trao đổi hàng hoá với nước ngoài ngày cànggia tăng Sự phát triển thương mại trên thế giới đi liền với tranh chấp thương mại

Mà hình thức pháp lý cơ bản của trao đổi hàng hoá quốc tế là hợp đồng ngoạithương hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu Ngày nay, hợp đồng mua bánngoại thương thực sự là vấn đề quan trọng và có tính thời sự cao, giúp ích rất nhiềucho các doanh nghiệp khi bước vào lĩnh vực kinh doanh, hội nhập với các nước.Việc đàm phán đi đến thống nhất thỏa thuận và ký kết hợp đồng ngoạithương là cả một quá trình vất vả Do đó, những hoạt động sau khi ký kết hợp đồngngoại thương cũng không kém phần quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến kếtquả của hợp đồng Nhằm mục đích tìm hiểu về việc ký kết và thực hiện hợp đồngngoại thương, nhóm đã thực hiện đề tài tiểu luận “Tìm hiểu về quy trình tổ chứcthực hiện hợp đồng ngoại thương”

CHUYÊN ĐỀ 6: TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC

HIỆN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG

I Vẽ sơ đồ thể hiện rõ các bước tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương

1 Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương

Trong thương mại quốc tế việc đàm phán đi đến thống nhất thoả thuận và

ký kết được một hợp đồng là cả một quá trình vất vả Do đó, những hoạt động saukhi ký kết hợp đồng thương mại quốc tế cũng không kém phần quan trọng vì nóảnh hưởng trực tiếp lên kết quả của hợp đồng

Sau đây là quy trình tổng quát các bước khi tiến hành tổ chức thực hiện mộthợp đồng xuất nhập khẩu từ khâu đàm phán, ký kết và tổ chức giao nhận hàng hoáxuất nhập khẩu

Hình 6.1: sơ đồ tổng quát trong tổ chức thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế

II Diễn giải các bước tổ chức thực hiện hợp đồng theo sơ đồ quy trình

Trong thương mại quốc tế việc đảm phân đi đến thống nhất thoả thuận và kýkết được một hợp đồng là cả một quá trình vất vả Do đó, những hoạt động sau khi

ký kết hợp đồng thương mại quốc tế cũng không kém phần quan trọng vì nó ảnhhưởng trực tiếp lên kết quả của hợp đồng

2.1 Ký kết hợp đồng ngoại thương và tiền thanh toán

Bước 1: Viết thư hỏi hàng

Người nhập khẩu sẽ viết thư hỏi hàng và gửi cho các nhà cung cấp trên thịtrường quốc tế và nội địa để tìm nhà cung cấp nguyên vật liệu hay hàng hoá nhậpkhẩu Trên thư hỏi hàng thường bao gồm các nội dung như:

+ Thông tin của nhà nhập khẩu

+ Thông tin của nhà cung cấp (nếu cần),

+ Thông tin về hàng hoá hay nguyên vật liệu cần nhập khẩu

+ Các điều kiện khác liên quan đến hàng hoà (cơ sở giao hàng, thanh toán,giao hàng )

Hình 6.2: Mẫu thư hỏi hàng

Bước 2: Thư chào giá

Sau khi nhận được thư hỏi hàng từ nhà nhập khẩu, nhà cung cấp sẽ phải tậphợp thông tin, lên các phương án kinh doanh, kế hoạch sản xuất và đưa ra cácphương án chào giá để khách hàng lựa chọn Nội dung của báo giá thương bao

gồm: thông tin nhà cung cấp, thông tin nhà nhập khẩu, thông tin về hàng hoá,thông tin về các điều khoản khác liên quan đến hàng hoá (cơ sở giao hàng, giaohàng, thanh toán, )

Hình 6.3: Mẫu báo giá hàng hóa

Bước 3: Đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng ngoại thương

Sau khi hai bên thống nhất được thư chào giá thì tiến hành đàm phán và điđến thống nhất nội dung các điều khoản của hợp động ngoại thương và cử mộttrong hai bên tiến hành soạn thảo nội dung chi tiết các điều khoản của hợp đồng(đã nói chi tiết các điều khoản ở các chương trên)

Bước 4, 5, 6: Thực hiện các khâu tiền thanh toán

Nhà nhập khẩu sẽ tiến hành hoạt động tiền thanh toán (tuỳ vào phương thứcthanh toán và thời hạn thanh toán mà nhà nhập khẩu sẽ có các hoạt động cụ thểnhư: chuyển tiền ứng trước, yêu cầu mở thư tín dụng, thư cam kết thanh toán, mởcác tài khoản tín thác đề thanh toán, ) nhằm làm tăng độ tin cậy và thể hiện camkết mua hàng để nhà cung cấp yên tâm giao hàng theo hợp đồng Ngân hàng nướcnhập khẩu sẽ thực hiện yêu cầu của bước tiền thanh toán và ngân hàng xuất khẩu

sẽ thông báo cho nhà xuất khẩu về hoạt động tiền thanh toán của người nhập khẩu

2.2 Tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Bước 7, 8: Booking - thuê tàu và gửi xác nhận booking

Tuỳ vào nội dung điều khoản của hợp đồng thống nhất giữa người mua vàngười bán đã lựa chọn cơ sở giao hàng là gì mà hoạt động thuê tàu thuộc về ngườimua hay người bán (giả sử nghĩa vụ thuê tàu là của người bán)

Người xuất khẩu sẽ tiến hành booking để thuê tàu chuyên chở hàng hoá theođiều khoản giao hàng trong hợp dồng Khi tiến hành thuê tàu, người xuất khẩu cầnphải lựa chọn hãng tàu với tuyến đường, chuyến tùa và con àu phù hợp nhằm đảmbảo thực hiện đúng nội dung của hoạt động giao hàng đã thoả thuận trong hợpđồng ngoại thương Khi tiến hành thuê tàu, người xuất khẩu phải cung cấp cácthogno tin cần thiết về lô hàng cho hãng vân chuyển hoặc đại lý của họ như:+ Về hàng hoá cần vận chuyển: như tên hàng, số lượng, chủng loại, đặc điểmcủa hàng hoá,…

+ Về thời gian: thời gian dự kiến đến nước nhập khẩu, thời gian dự kiến khởihành, thời gian giao hàng trên hợp đồng đã thoả thuận với bên nhập khẩu,…+ Về địa điểm giao hàng: cảng dự kiến xuất khẩu, cảng nhập, nơi thực hiện

hạ bãi và vào sổ tàu cũng như nơi dự kiến thông quan xuất khẩu nhập khẩu củahàng hoá,…

+ Những thông tin khác có liên quan…

Hình 6.4: Booking mẫu

Bước 9, 10 ,11 ,12 ,13 : Hoàn thành các thủ tục thông quan cho hàng hóa.

Người xuất khẩu (hoặc đại lý của người xuất khẩu) tiến hành các bướcnhằm thông quan xuất khẩu cho hàng hoá)

Bảng 1: Sơ đồ các bước trong quy trình thông quan xuất khẩu hàng hóa

Nhân viên giaonhận và nhân viênchứng từ

_Hợp đồng nhậpkhẩu

− Hóa đơnthương mại

− Phiếu đóng gói

− Giấy giới thiệu

− Một số chứng từliên quan khác(tùy vào đặc tínhcủa hàng hóa)Booking và đi lấy

booking từ hãng

tàu

Nhân viên chứng

từ đăng kýbooking, nhânviên giao nhân đilấy booking vàcác chứng từ liênquan tại hãng tàu,làm biên bản cược

vỏ container (nếucần)

Nhân viên giaonhận và nhân viênchứng từ

Các chứng từ:

− CommercialInvoice

− Packing List − Hợp đồngBooking, Seal − Lệnh cấpcontainer

− Biên bản cược

vỏ containerLấy container

rỗng để đóng

hàng và cược vỏ

container (nếu có

Nhân viên cầmbooking đếndepot và lệnh cấpcontainer để lấy

vỏ container phùhợp về đóng hàngvào container(container chỉđịnh hoặc tự do)

có mang container

về kho riêng đónghàng hay không

Nhân viên giaohàng, tài xế

_Booking

− Lệnh cấpcontainer

và truyền tờ khaichờ kết quả phânluồng của hệthống

Tờ khai và bộchứng từ về hànghóa ( lưu ý: có cho

up lên hệ thốngcác chứng từ vềhàng hóa)

Nếu tờ khai bị

phân luồng

VÀNG

Chuẩn bị bộchứng từ đầy đủ(bao gồm cả tờkhai xuất khẩuhàng hóa nộp chohải quan chi cụcmình khai báo) đểkiểm tra và thôngquan hàng hóaLưu ý: có thể bịchuyển luồnghàng ĐỎ

Nhân viên giaonhận và nhân viênchứ

− Bộ chứng từhàng hóa

− Tờ khai hànghóa xuất khẩu

− Các chứng từđiều kiện để xuấtkhẩu hàng hóa

+ Nếu tờ khai bị

phân luồng ĐỎ

Chuẩn bị bộchứng từ đầy đủ(bao gồm cả tờkhai xuất khẩuhàng hóa nộp chohải quan chi cụcmình khai báo) đểkiểm tra nếu chưathông quan thìtiến hành kiểmhóa thực tế hànghóa Đăng kýkiểm hóa với bên

bộ phận hải quankiểm hóa Nếukhông có sai sót gìthì tiến hànhthông quan hàng

Nhân viên giaonhận và nhân viênchứng từ

− Bộ chứng từhàng hóa

− Tờ khai hànghóa xuất khẩu

− Các chứng từkhác theo yêu cầucủa hải quan

hóaĐăng ký kiểm

Nhân viên giaonhận

Phiếu đăng kýkiểm dịch

− Yêu cầu giámđịnh

− Đăng ký huntrùng

Tổ chức giao hàng

hóa và hạ tại cảng

xuất theo lịch tàu

Nhân viên tiếnhành tổ chức giaohàng đến cảng

Thanh lý tờ khaitại chi cục mở tờkhai , hạ bãi vàvào sổ tàu theođúng lịch tàu

Nhân viên giaohàng, tài xế

Nhân viên giaonhận

-Tờ khai xuất-Phiếu EIR-Booking( nếucần)

In mã vạch và

khai báo tờ khai

Tài xế cho xe chởcontainer hàngxuất vào cổngcảng và đi hạ bãitheo chỉ định củađiều độ và vào sổtàu

Nhân viên giaonhận, tài xế

-Mã vạch đã cóxác nhận của hảiquan giám sát-Phiếu EIR

Bước 14,15: Xếp hàng lên tàu và nhận vận tải đơn

Bảng 2: Xếp hàng lên tàu và nhận vận tải đơn

Nhân viên chứngtừ

Booking, PackingList, CommervialInvoice, ShippingInstruction, …

tử hóa hoàn toàn)

Nhân viên chứngtừ

Tờ khai đã thôngquan, c/o

Mua bảo hiểm nếu

Nhân viên chứng

từ và nhân viêngiao nhận

Giấy yêu cầu bảohiểm, đơn bảohiểm, PHYTO,Fumigation, …

Lưu hồ sơ/ thanh

lý với khách hàng

Lưu trữ hồ sơ Nhân viên chứng

từ, giao nhận, kếtoán

Tất cả các chứng từliên quan đến hợpđồng cung cấp dịchvụ

Hình 6.5: Tờ khai mẫu

Hình 6.6: Tờ khai mẫu

2.3 Thực hiện hoàn tất khâu thanh toán

Bước 17.1: Chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán

Sau khi hoàn tất thông quan xuất khẩu cho hàng hoá, người xuất khẩu tiếnhành chuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ để mang lên ngân hàng và yêu cầu thanhtoán Bộ chứng từ thanh toán thương gồm các chứng từ như sau:

Commercial Invoice: hoá đơn thương mại, là chứng từ thể hiện giá trị

thanh toán của lô hàng xuất khẩu và là căn cứ để người xuất khẩu lập hối phiếuhoặc giấy đòi nợ người nhập khẩu

Hình 6.7: Hóa đơn thương mại mẫu

Detail packing list: phiếu danh sách đóng gói hàng hoá, là chứng từ đính

kèm với hoá đơn thương mại, miêu tả chi tiết quy cách đóng gói hàng hoá xuấtkhẩu

Hình 6.8: Phiếu đóng gói mẫu

Certificate of original: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, là chứng từ

chứng nhận xuất xứ của hàng hoá xuất khẩu nhằm tạo lợi thế ưu đãi cho nhà nhậpkhẩu khi tiến hành nhập khẩu hàng hoá vào nước họ chứng từ này thường phảituân thủ quy định

Bước 17.2: Chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán

Certificate of Quality, quantity and weihgt: Giấy chứng nhận kết quả

giám định về chất lượng, số lượng và trọng lượng hàng hoá, là chứng từ mà ngườixuất khẩu phải tự chứng nhận hoặc phải thuê một công ty giám định độc lầm tiếnhành giám định và phát hành bản chứng nhận kết quả giám định theo yêu cầu củangười nhập khẩu

Hình 6.9: Giấy chứng nhận giám định mẫu

Bill of lading: Vận tải đơn, là chứng từ vận tải do người chuyên chở hoặc

đại diện hay thuyền trưởng ký phát sau khi đa xếp hàng lên tàu hoặc nhận hàng đểxếp lên tàu

Chứng từ này chứng nhận người chuyên hay đại diện của anh ta đã nhậnhàng để chở và sẽ giao cho người nhận hàng Chứng từ này rất quan trọng và làchứng từ có giá trị có thể cầm cố chuyển nhượng hoặc thế chấp được

Hình 6.10: Vận tải đơn mẫu

Insurance Policy: Chứng nhận bảo hiểm (nếu có), là chứng từ do công ty

bảo hiểm cấp phát cho hàng hoá được mua bảo hiểm, là biên bản cam kết sẽ bồithường cho những thiệt hại, mất mát hay hư hỏng liên quan đến hàng hoá trongquá trình vận chuyển chặng chính

Hình 6.11: Giấy chứng nhận bảo hiểm mẫu

Bill of Exchange: hối phiếu, là chứng từ đòi tiền người nhập khẩu (trừ

phương thức thanh toán chuyển tiền thì không cần phát hành hối phiếu) Hối phiếuđược người xuất khẩu lập dựa trên hoá đơn thương mại và sau khi hàng hoá đãđược giao lên tàu nhằm để đòi tiền người nhập khẩu về số tiền ghi trên hoá đơnthương mại

Hình 6.12: Mẫu hối phiếu đồi tiền

Bước 17.3: Chuẩn bị bộ Chứng từ thanh toán các chứng từ khác

Các chứng từ khác như: Chứng nhận y tế, kiểm dịch thực vật, chứng nhận

hun trùng, giấy phân tích thành phần kết cấu hàng hoá, và các chứng từ khác dongười nhập khẩu yêu cầu

Sau khi hoàn thành bộ chứng từ thì ngược xuất khẩu tiến hành gửi bộ chứng

từ này lên ngân hàng bên nước xuất khẩu và nhờ ngân hàng này chuyển sang ngân

hàng bên nước nhập khẩu và yêu cầu thanh toán tiền hàng.

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (PHYTO):

Phytosanitary Certificate hay còn gọi là kiểm dịch thực vật là một loại giấy

tờ mà bên công tác quản lý nhà nước cung cấp cho lô hàng để đảm bảo rằng hànghóa đó không chứa dịch bệnh, côn trùng nguy hiểm và đã được kiểm tra trước khixuất nhập khẩu

Hình 6.13: Giấy chứng nhận hun trùng (fumigation)

Hun trùng hàng hóa xuất khẩu là biện pháp thường sử dụng xịt hóa chất xử lýcác loại côn trùng, … để làm các khoang tàu, hàng có sử dụng bao bì, kệ bằng giấyhoặc gỗ hay các thùng bằng gỗ trở nên sạch, tránh bị ô nhiễm, … trong khi vậnchuyển hàng hóa, phòng trừ sự phát tán các vi sinh vật sống kí sinh trong các mạch

gỗ giữa các quốc gia trên thế giới

Chứng từ này sẽ được cấp sau khi cơ quan kiểm dịch và khử trùng y tế tiêmthuốc bảo vệ thực vật Sử dụng chứng từ hun trùng này sẽ giúp bảo vệ, làm sạch vàdiệt trừ các loại vi khuẩn, mối mọt trong các khoang tàu khi vận chuyển bằngđường biển Hóa chất chính được sử dụng trong quá trình hun trùng là Bromua.

Bước 18: Chuyển bộ chứng từ

Sau khi nhận được bộ chứng từ thanh toán mà người xuất khẩu trình lên thìngân hàng bên nước xuất khẩu sẽ tiến hành kiểm tra nội dung bộ chứng từ (tuỳhình thực thanh toán và yêu cầu của ngân hàng nhập khẩu thì mức độ kiểm trachứng từ thanh toán cho phù hợp) và sau đó sẽ chuyển bộ chứng tù này sang chongân hàng bên nước nhập khẩu để yêu cầu thanh toán cho người xuất khẩu

Bước 19: Thông báo chứng từ đến

Sau khi nhận được bộ chứng do ngân hàng bên nước xuất khẩu gửi sang thìngân hàng bên nước nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ (tuỳ hình thứcthanh toán thì mức độ kiểm tra cho phú hợp) sau đó thông báo cho người nhậpkhẩu biết và yêu cầu thanh toán

Bước 20, 21, 22: Thực hiện thanh toán tiền cho người bán

Khi nhận được thông báo bộ chứng từ đến, người nhập khẩu sẽ tiến hànhmọi thủ tục để đến nhận chứng từ Người nhập khẩu phải tiến hành thanh toán hoặcxác nhận sẽ thanh toán để đổi lấy bộ chứng từ vè hàng hoá và đi nhận hàng

2.4 Tổ chức giao nhận hàng hoá nhập khẩu:

Bước 23, 24, 25: Nhận thông báo hàng đến và đi lấy lệnh giao hàng

Nhận thông báo hàng đến và đi lấy lệnh giao hàng Sau khi lấy được bộchứng từ thành toán từ ngân hàng nhập khẩu và giấy thông báo hàng đến (Arivalnote) từ hãng tàu/đại lý hãng tàu thì người nhập khẩu hoặc đại diện của anh ta sẽtiế hành lên hãng tàu/đại lý hãng tàu trình vận đơn bản gốc và đóng khản phí đượcghi chú trên giấy thông báo hàng đến để lấy Lệnh giao hàng (Delivery order)