đề tài tìm hiểu về quy trình xuất kho của kho ngoại quan của công ty cổ phần logistics ui

Các dịch vụ kho vận và phân phối hàng hóa bao gồm: • Kho ngoại quan • Trung tâm phân phối dược phẩm • Trung tâm phân phối hàng hóa tiêu dùng • Kho thương mại điện tử • Quản lý hàng tồn k

TP Hồ Chí Minh, 2023

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

TP.HCM

ĐỀ TÀI: Tìm hiểu về quy trình xuất kho của kho ngoại quan của Công ty Cổ phần Logistics U&I

Thành viên nhóm:

Cao Hồ Thanh Trúc Văn Tú Mai

Bùi Minh Quân Nguyễn Lê Công Thành Nguyễn Ngô Minh Trường Nguyễn Bá Nhẫn

Nguyễn Văn Tín

1

Lời mở đầu

Trước hết chúng em xin cảm ơn Trường ĐH Công Nghệ TP HCM ( Hutech) và Công ty Cổ phần Logistics U&I đã phối hợp cùng nhau để tạo cơ hội cho sinh viên chúng em được tham gia vào hoạt động ngoại khóa vô cùng ý nghĩa và hữu ích cho quá trình học tập và rèn luyện của chúng em, cụ thể là chuyến đi tham quan kho ngoại quan

số 6 và 7 của Công ty Cổ phần Logistics U&I và Công Ty CP Logistics Dược Phẩm Đông Á

Thông qua chuyến đi chúng em đã quan sát thực tế được các bước để vận hành một kho hàng, bao gồm nhập kho, lưu trữ kho, làm hàng, xuất kho, Đây sẽ là những

tư liệu thực tế giúp cho chúng em hiện thực hóa và hiểu hơn được những kiến thức đã được giảng viên giảng dạy trên trường lớp Thông qua chuyến đi giúp chúng em có được một đề tài thú vị và hấp dẫn để hoàn thành bài tiểu luận Bài tiểu luận này nhằm tìm hiểu sâu về quy trình xuất kho và những yếu tố quan trọng liên quan đến nó Chúng

em đã xem xét các bước cơ bản trong quy trình xuất kho, từ việc chuẩn bị đơn hàng, kiểm tra hàng hóa, đóng gói, đánh dấu và giao hàng cho khách hàng Chúng ta cũng sẽ

đi vào chi tiết về các quy trình kiểm soát chất lượng và an toàn trong quá trình xuất kho

Chúng em cũng chân thành gửi lời cảm ơn đến giảng viên môn học Quản trị kho hàng và tồn kho - Thạc sĩ Huỳnh Chí Giỏi, người đã từng ngày truyền đạt cho chúng

em những kiến thức mới và vô cùng bổ ích về môn học này, nhờ có thầy mà chúng em nắm vững được kiến thức từ cơ bản đến nâng cao của môn học Qua đó, càng vững bước hơn trên con đường thực hiện ước mơ được làm trong ngành Logistics nói chung và Quản lí kho hàng nói riêng.

2

Phần I: Giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp

1 Tổng quan về doanh nghiệp:

• Công ty TNHH U&I chính thức gia nhập lĩnh vực logistics vào

15/8/1998 Trong suốt quá trình phát triển U&I logistics liên tục cải thiện

và không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, U&I logistics tự tin là đối tác tinh cậy cung cấp các dịch vụ logistics hiệu quả nhất, đáp ứng đúng nhu cầu từng khách hàng Để phục vụ khách hàng 1 cách chuyên nghiệp

và hiệu quả yêu cầu quản lý và điều hành của Công Ty thật chính xác và chặt chẽ từ đó giúp khách hàng tiết kiệm chi phí và thời gian, tăng cường cạnh tranh Công ty đã tự phát triển và áp dụng thành công hệ thống sinh thái các ứng dụng công nghệ thông tin quản lý doanh nghiệp vào tất cả hoạt động quản lý và điều hành của công ty

• Công ty Cổ phần Đầu tư U&I (U&I Investment Corporation) là tên gọi

của công ty mẹ bao gồm nhiều công ty thành viên và liên doanh hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như Logistics, bất động sản và xây dựng, dịch vụ tài chính, kế toán kiểm toán, bán lẻ, nông nghiệp và sản xuất hàng xuất khẩu

• U&I Logistics là một thành viên đứng đầu trong lĩnh vực logistics thuộc

Unigroup Được điều hành bởi những doanh nhân Việt Nam giàu kinh nghiệm, chúng tôi luôn tự hào là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam chuyên cung cấp các dịch vụ đại lý khai thuê hải quan, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, kho hàng hóa,vận tải nội địa bằng đường bộ, đường thủy nội địa, ven biển và đường sắt

3

2 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lỗi

❖ Tầm nhìn: Trở thành nhà cung cấp các dịch vụ logistics hiệu quả nhất

tại Việt Nam

❖ Sứ mệnh: Cung cấp các giải pháp logistics đáp ứng đúng nhu cầu của

từng khách hàng

❖ Giá trị cốt lõi:

• Trung thực: Là phẩm chất cần có đầu tiên đối với người lao động của U&I

Logistics

• Kỷ luật: Cái giá của sự vượt trội là kỷ luật

• Uy tín: Chữ tín quý hơn vàng

3 Loại hình kinh doanh

U&I Logistics hiện đang hoạt động trong các mảng chính: Đại lý thủ tục Hải quan, vận chuyển hàng hóa nội địa, đại lý vận chuyển hàng hóa quốc

tế, kinh doanh kho bãi, khai thác cảng, và vận hành sàn giao dịch vận chuyển hàng hóa trực tuyến

4 Các dịch vụ kho vận và phân phối hàng hóa bao gồm:

• Kho ngoại quan

• Trung tâm phân phối dược phẩm

• Trung tâm phân phối hàng hóa tiêu dùng

• Kho thương mại điện tử

• Quản lý hàng tồn kho

• Xử lý chứng từ

• Quản lý đơn hàng

• Các dịch vụ gia tăng (đóng hàng vào pallet, đóng gói/đóng gói lại, phân loại hàng hoá, in nhãn/dán nhãn, phân phối, barcode và các giải pháp

hỗ trợ, )

5 Các công ty thành viên và chi nhánh

❖ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI U&I (UNITRANS)

❖ CÔNG TY CỔ PHẦN KHO HÀNG HÓA U&I (U&I WAREHOUSE)

❖ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI U&I MIỀN BẮC (UNITRANS - NORTHERN JSC)

❖ CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN VÀ DỊCH VỤ HÀNG HÓA - CAO

SU (RUSCO)

❖ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS DƯỢC PHẨM ĐÔNG Á – DPL

4

Phần II: Giới thiệu tổng quan về kho:

❖ Cơ sở vật chất của kho:

Công ty Cổ phần Logistics U&I tự hào là đơn vị phát triển dịch vụ Kho vận và Phân

phối hàng hóa đáng tin cậy tại Việt Nam nhờ sở hữu hệ thống kho ngoại quan lớn nhất Đông Nam Á với tổng diện tích hơn 242.320 m² (tương đương 2.609.000 ft²)

Hệ thống kho vận và trung tâm phân phối có sức chứa hơn 2.000.000 m² (tương đương 21.527.820 ft²) được đặt tại các khu vực kinh tế trọng điểm trên cả nước.

Hệ thống kho vận U&I Logistics được trang bị cơ sở hạ tầng hiện đại, công nghệ đúng chuẩn C-TPAT của CBP Hoa Kỳ và đạt chứng nhận ISO 9001 như: Phần mềm quản lý kho hiện đại (WMS), hệ thống quản lý hàng hóa bằng mã code, hệ thống hút

ẩm tự động kiểm soát độ ẩm và côn trùng, v.v Nhờ đó, U&I Logistics đã nhận được

sự tin cậy từ nhiều đối tác chiến lược uy tín như Saigon Co.op và Trancy Logistics

và tự tin cung cấp những giải pháp thiết thực đáp ứng mọi nhu cầu khắt khe của từng khách hàng

❖ Khách hàng của kho:

Với hơn 200 khách hàng đã tin tưởng sử dụng dịch vụ, U&I Logistics tự hào là công

ty hàng đầu tại Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ logistics cho cả thị trường trong

nước và quốc tế, từ các cửa hàng nhỏ lẻ cho tới các doanh nghiệp lớn: A.R.T,

Magnussen, Trancy

5

❖ Đối tượng hàng hóa phục vụ:

- Đồ gỗ nội thất: Là một trong hệ thống kho ngoại quan ngành hàng gỗ nội thất lớn nhất Đông Nam Á Với tổng diện tích 242,320 m 2 và tổng diện tích lưu trữ trên 2 triệu m 2

- Năm 2006, xác định chọn phân khúc chủ lực là ngành sản xuất và phân phối đồ

gỗ gia dụng, U&I Logistics đã có một hành trình dài để chinh phục được một khách hàng lớn từ Bắc Mỹ, chứng minh được rằng đội ngũ Việt Nam có thể

làm được tất cả mọi công đoạn chuẩn từ khi nhập hàng tại các nhà máy sản

xuất ở Bình Dương, lưu trữ, thông quan, chuyển giao bằng vận tải đa phương thức đến tận các chuỗi cửa hàng tại Mỹ của khách hàng Kho ngoại quan của U&I Logistics đã vượt qua các yêu cầu khắt khe của Hải quan Mỹ với chứng chỉ C-TPAT, là một trong những chứng nhận khó để phản ánh năng lực đảm

bảo an ninh, an toàn cho hàng hóa Một trong những thách thức cho các nhà

cung cấp dịch vụ Kho cho hàng đồ gỗ là phải trang bị thiết bị hút ẩm chuyên

dụng để đảm bảo chất lượng lưu trữ

- Hệ thống kho ngoại quan ngành hàng gỗ nội thất là một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và xuất

khẩu đồ gỗ nội thất Để đảm bảo các mặt hàng gỗ nội thất của mình được bảo quản và vận chuyển an toàn

6

Phần III: Quy trình xuất kho

Được biết, hệ thống kho mà chúng em vừa được tham quan là kho ngoại quan ngành hàng gỗ nội thất lớn nhất Đông Nam Á của U&I Logistics, kho ngoại quan ngành hàng gỗ nội thất là một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu đồ gỗ nội

thất Cho nên quy trình xuất kho sẽ khác những kho thông thường, chị hướng

dẫn cho biết làhàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu; hoặc hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài

Trong lúc quan sát hàng hóa được vận chuyển ra bãi đóng hàng để xuất

kho, cùng với diễn giải của chị hướng dẫn, chúng em đã rút ra được quy trình

xuất kho tại kho ngoại quan của U&I Logistics

❖ Quy trình xuất kho:

1 Tiếp nhận thông tin xuất kho:

- Khi hàng được được đơn đặt hàng từ khách hàng bao gồm: Tên khách hàng, số lượng hàng, loại hàng hóa, mã hàng hóa, địa chỉ giao hàng, thông tin liên hệ

- Nhân viên xử lý dữ liệu tiếp nhận đơn hàng và thực hiện đặt chỗ vận chuyển từ phía chủ hàng Trong trường hợp khách hàng tự thực hiện đặt chỗ, Nhân viên xử lý dữ liệu sẽ tiếp tục quá trình đặt chỗ vận chuyển và thực hiện các thủ tục liên quan với hãng tàu Trong quá trình này, Nhân viên xử lý dữ liệu sẽ cẩn thận kiểm tra thông tin để đảm bảo rằng việc đặt chỗ vận chuyển phù hợp với đơn hàng của khách hàng

- Nhân viên xử lý dữ liệu sẽ thực hiện kiểm tra các chứng từ liên quan đến đơn hàng và so sánh chúng với thông tin về số lượng hàng tồn kho trong

hệ thống quản lý kho

- Nhân viên xử lý dữ liệu sẽ chuyển thông tin về đặt chỗ vận chuyển cho phòng vận tải để yêu cầu nhận container rỗng và đóng seal

- Nhân viên xử lý dữ liệu sẽ đề nghị tài xế kiểm tra một cách cẩn thận tình trạng của container và từ chối nhận bất kỳ container nào bị hỏng hoặc có vấn đề về cửa container, móp meo, hoặc có mùi hôi không thể đóng Trong trường hợp đơn hàng là LCL hoặc AIR, Nhân viên xử lý dữ liệu sẽ kiểm tra số lượng hàng tính bằng mét khối (CBM) để đảm bảo xe được đặt chỗ

7

phù hợp Đồng thời, thông tin về đặt chỗ và đơn hàng sẽ được chuyển đến Nhân viên Xử lý chứng từ qua email

- Nhân viên xử lý dữ liệu sẽ tạo phiếu xuất trên hệ thống quản lý kho (WMS) cho lô hàng xuất theo quy tắc nhất định Sau đó, Nhân viên xử lý

dữ liệu sẽ làm phiếu lấy hàng và phiếu kiểm hàng (nếu cần), và chuyển chúng cho nhân viên Điều phối trong kho

2 Kiểm tra hàng hóa:

- Nhân viên Điều phối sẽ tiến hành phân công công việc cho các tài xế xe nâng hạ, nhân viên Phụ lấy hàng để hạ hàng, và tiến hành lấy hàng từ kệ

và chuyển chúng ra bãi tập kết và đặt trên pallet được chỉ định

- Sau khi toàn bộ hàng cần xuất đã được đặt trên pallet, nhân viên kiểm hàng xuất sẽ tiến hành sử dụng máy quét Barcode, quét từng mã vạch được dán trên từng thùng hàng nhằm kiểm tra mã hàng, mẫu mã, thông số được lưu trên WMS đi theo hóa đơn kiện hàng của hàng cần xuất

- Nhân viên Giám sát sẽ thực hiện công việc đóng hàng (nếu hàng chưa được đóng thùng), và quá trình xếp hàng lên phương tiện vận chuyển

(thường là thùng xe cont) Nhân viên phải chụp hình khi xếp xong từng

lớp trong cont

- Trước khi hàng đi sẽ được nhân viên dán seal (do hãng tàu cấp) và dán

mã vạch (barcode) lên cont nếu được yêu cầu bởi khách hàng

3 Lập hồ sơ xuất khẩu và Khai báo hải quan:

- Khi toàn bộ quy trình xuất hàng hoàn tất, Nhân viên xử lý dữ liệu sẽ chuyển các chứng từ xuất cho Nhân Viên xử lý chứng từ và Thủ tục hải quan để mở tờ khai xuất và đóng dấu thông quan Nhân viên xử lý dữ liệu cũng sẽ lập phiếu xuất kho và niêm phong Hải Quan

- Sau khi hoàn thành hết các thủ tục Nhân viên xử lý dữ liệu đề nghị người nhận hàng ký nhận vào phiếu xuất kho

4 Lưu trữ hồ sơ:

- Cuối cùng, sau khi hoàn tất việc xuất hàng, Nhân viên xử lý dữ liệu sẽ gửi báo cáo về lô hàng xuất cho chủ hàng và gửi báo cáo hàng tháng cho Phòng Kế toán, đồng thời lưu trữ hồ sơ liên quan

8

❖ Phân tích ưu điểm và nhược điểm:

➢ Ưu điểm:

1 Quy trình rõ ràng: Từ việc tiếp nhận thông tin đơn hàng đến việc xuất

kho, mỗi bước đều được mô tả chi tiết, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi

và thực hiện

2 Tiết kiệm thời gian và chi phí: Quy trình xuất kho được thiết kế khoa

học, chặt chẽ và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả chủ hàng và kho ngoại quan

3 Sử dụng công nghệ: Sử dụng mã vạch và hệ thống quản lý kho (WMS)

giúp tăng cường tính chính xác trong quá trình kiểm tra và theo dõi hàng hóa Điều này giúp giảm lỗi do con người và tối ưu hóa quá trình

4 Đảm bảo chất lượng: Việc kiểm tra cẩn thận tình trạng container và

hàng hóa trước khi xuất kho giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đến tay khách hàng

5 Đảm bảo an toàn hàng hóa: Quy trình xuất kho được thực hiện theo

đúng quy định của pháp luật và có sự giám sát chặt chẽ của các cơ quan hải quan giúp đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình xuất kho

6 Báo cáo và theo dõi: Quy trình kết thúc bằng việc tạo báo cáo cho chủ

hàng và phòng kế toán, đồng thời lưu trữ hồ sơ liên quan Điều này giúp theo dõi hiệu suất và làm rõ trạng thái hàng tồn kho

➢ Nhược điểm:

1 Phụ thuộc vào con người: Quy trình này khá phụ thuộc vào con

người, từ việc kiểm tra thông tin đơn hàng đến việc kiểm tra hàng hóa Điều này có thể dẫn đến sai sót nếu nhân viên không tập trung

2 Tốn nhiều chi phí đầu tư hệ thống trang thiết bị hiện đại: Để áp

dụng quy trình xuất kho này, kho ngoại quan cần đầu tư hệ thống trang thiết bị hiện đại như máy quét barcode, hệ thống quản lý kho WMS

3 Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận: Để quy trình xuất

kho được thực hiện trơn tru và hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong kho ngoại quan, đặc biệt là bộ phận Xuất nhập kho, Vận tải và Thủ tục hải quan

4 Thời gian và công sức: Quy trình này đòi hỏi sự cẩn thận và công sức

lớn từ các nhân viên tham gia Việc kiểm tra từng mã vạch và tạo báo cáo hàng tháng có thể tốn nhiều thời gian

9

❖ Một số giải pháp:

• Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nhân viên: Để quy trình xuất kho được thực hiện hiệu quả, cần có đội ngũ nhân viên được đào tạo, bồi dưỡng bài bản về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và sử dụng thành thạo các hệ thống trang thiết bị hiện đại

• Tự động hóa quy trình: Tự động hóa quy trình xuất kho sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng tính chính xác và hiệu quả

• Tối ưu hóa các bước trong quy trình: Cần xem xét và tối ưu hóa các bước trong quy trình xuất kho để đảm bảo quy trình được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả

• Tăng cường hợp tác với các đối tác: Hợp tác với các đối tác uy tín sẽ giúp kho ngoại quan tiết kiệm thời gian và chi phí trong các thủ tục xuất khẩu

❖ Đánh giá chung:

Nhìn chung, quy trình xuất kho này được thiết kế khoa học, chặt chẽ và

có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng tính chính xác và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình xuất kho Tuy nhiên, để quy trình này được thực hiện hiệu quả, cần

có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong kho ngoại quan và đầu tư

hệ thống trang thiết bị hiện đại Để cải thiện quy trình, có thể cân nhắc áp dụng công nghệ tự động hóa và tối ưu hóa quá trình để giảm bớt nhược điểm và tăng cường hiệu suất

10

Kết luận

Đối với nền kinh tế của mỗi quốc gia muốn hoà mình vào tiến trình hội nhập khu vực và thế giới, muốn khẳng định vị thế của mình trên trường quốc tế sẽ không thể tách rời hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu Trong

đó, các hoạt động tại kho ngoại quan chính là một khâu quan trọng trong công đoạn này Kho ngoại quan đóng một vai trò hết sức quan trọng trong chuỗi cung ứng, là một trong những khâu không thể thể thiếu của những nhà nhập khẩu, xuất khẩu, xi nghiệp thi công sản xuất Sự ra đời của kho ngoại quan tối nâng công năng của kho lên một tầm cao mới, giúp nhà nhập khẩu yên tâm và là phương án đầu tư tối ưu giúp nhà nhập khẩu tiết kiệm được một khoản đầu tư đáng kể so với việc lưu kho tại bãi hoặc đầu tư và bảo trì một kho truyền thống Với mong muốn cải thiện các vấn đề được xem là cản trở đến sự phát triển và tăng trưởng tại công ty cổ phần Logistic U&I em đã phân tích, đánh giá từ những thực tế nhìn nhận được tại công

ty qua thời gian tham quan thực tế, từ đó có thể góp chút công sức của mình băng các giải pháp gửi đến với quý doanh nghiệp Trong thời gian thực hiện tiểu luận nhóm về công ty tuy còn nhiều bỡ ngỡ với cách thức làm việc thực tế của doanh nghiệp thực tế, nhưng em đã rất cố gắng học hỏi, làm quen dần với môi trường thực tế tại doanh nghiệp Nhờ vậy em đã học được rất nhiều kinh nghiệm làm việc và nhiều kiên thức bổ ích cho chuyên ngành em đang học Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên Huỳnh Chí Giỏi cùng các anh chị trong Công ty

cổ phần Logistic U&I đã giúp đỡ em có thể hoàn thành tiểu luận nhóm một cách tốt nhất Tuy nhiên do trình độ lý luận và thực tiễn còn nhiều hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết, em mong nhận được sự thầy và các bạn để bài viết được hoàn thiện hơn nữa