Phát triển kỹ năng nghề nghiệp tại công ty báo Đen logistics

 Quyền hạn:  Nhân viên sales order có quyền liên lạc và giao tiếp với khách hàng để xác nhậnthông tin đơn hàng, thông báo về tình trạng đơn hàng, giải quyết các vấn đề hoặc khiếunạ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT HÀN

KHOA KINH TẾ SỐ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Giảng viên hướng dẫn: TS Võ Thị Thanh Thảo

Đà Nẵng, tháng 04 năm 2024

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT HÀN

KHOA KINH TẾ SỐ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Giảng viên hướng dẫn: TS Võ Thị Thanh Thảo

Đà Nẵng, tháng 04 năm 2024

2

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

CHỦ ĐỀ: PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG NGHỀ NGHIỆP

TẠI CÔNG TY BÁO ĐEN LOGISTICS

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Thu Nguyệt 22EL097

Lê Thị Bi 22EL070

Lê Ý Thư 22EL118

Giảng viên hướng dẫn: TS Võ Thị Thanh Thảo

Chuyên ngành: Quản trị Logistics và chuỗi cung ứng số

1 Nhận xét:

………

………

………

………

………

………

………

………

2 Kết luận □ Đồng ý để sinh viên được báo cáo □ Không đồng ý để sinh viên được báo cáo Đà Nẵng, ngày… tháng… năm… Giảng viên hướng dẫn

3

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện các kĩ năng mới trong phân tích dịch

vụ khách hàng trong Logistics Em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm đặc biệt, tậntình của cô TS Võ Thị Thanh Thảo

Lời đầu tiên, chúng em muốn dành một lời cảm ơn chân thành đến cô TS VõThị Thanh Thảo đã đồng hành cùng chúng em xuyên suốt một quãng đường học tập vàthực hành Đề án 3 Đề án 3 đã giúp em biết được rất nhiều điều, từ đó có thể hìnhthành các kĩ năng đó trong công việc cũng như trong học tập sau này Cô đã giảng chochúng em nhiều điều từ bài học đến cách mô tả vị trí công việc chuyên môn trong mộtdoanh nghiệp Logistics cụ thể, biết phân tích và đưa ra nhận định về công việc tronglĩnh vực Logistics

Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thầy cô Khoa Kinh tế số

& Thương mại điện tử Thầy cô đã mở đường dẫn dắt từng bước đi vững chắc trêncon đường Đại học Chúng em sẽ cố gắng nhiều hơn nữa để tương lai có thể thànhcông trong cuộc sống, công việc Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Đà Nẵng, ngày 24 tháng 4 năm 2024

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thu Nguyệt

Lê Thị Bi

Lê Ý Thư

4

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN iv

DANH MỤC HÌNH ẢNH vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU viii

MỞ ĐẦU ix

CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH CÁC VỊ TRÍ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BÁO ĐEN LOGISTICS 1

1.1 Giới thiệu chung về công ty Báo Đen Logistics 1

1.2 Sơ đồ tổ chức của công ty Báo Đen Logistics 2

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 2

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận 3

1.3 Phân tích các vị trí công việc tại công ty Báo Đen Logistics 6

1.3.1 Nhân viên kinh doanh Sales Order 6

1.3.1.1 Mô tả công việc 6

1.3.1.2 Yêu cầu công việc 8

1.3.2 Nhân viên xuất nhập khẩu 9

1.3.2.1 Mô tả công việc 9

1.3.2.2 Yêu cầu công việc 15

1.3.3 Nhân viên chứng từ 16

1.3.3.1 Mô tả công việc 16

1.3.3.2 Yêu cầu công việc 19

CHƯƠNG 2: ĐỊNH HƯỚNG VÀ PHÁT TRIỂN NGHỀ NGHIỆP 22

2.1 Nguyễn Thị Thu Nguyệt - Nhân viên kinh doanh Sales Order 22

2.1.1 Khám phá bản thân 22

2.1.2 Xác định kỹ năng cần thiết 27

2.2 Lê Thị Bi - Nhân viên xuất nhập khẩu 28

2.2.1 Khám phá bản thân 28

2.3 Lê Ý Thư – Nhân viên chứng từ 38

2.3.1 Khám phá bản thân 38

2.3.2 Xác định kỹ năng cần thiết 44

CHƯƠNG 3: KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN NGHỀ NGHIỆP 46

5

3.1 Nguyễn Thị Thu Nguyệt - Nhân viên kinh doanh Sales Order 46

3.1.1 Mục tiêu ngắn hạn 46

3.1.2 Mục tiêu dài hạn 47

3.2 Lê Thị Bi - Nhân viên xuất nhập khẩu 50

3.2.1 Mục tiêu ngắn hạn 50

3.2.2 Mục tiêu dài hạn 51

3.3 Lê Ý Thư – Nhân viên chứng từ 52

3.3.1 Mục tiêu ngắn hạn 52

3.3.2 Mục tiêu dài hạn 53

TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

6

DANH MỤC HÌNH ẢNHHình 1 Logo Báo Đen Logistics 11 Hình 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Báo Đen Logistics 13

7

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1 Phân tích SWOT - Nguyễn Thị Thu Nguyệt 33

Bảng 2 Phân tích Trait map - Nguyễn Thị Thu Nguyệt 34

Bảng 3 Đánh giá kỹ năng của bản thân - Nguyễn Thị Thu Nguyệt 38

Bảng 4 Phân tích SWOT - Lê Thị Bi 39

Bảng 5.Trait Map Big Five Report – Lê Thị Bi 41

Bảng 6.Trait Map Personality Profile – Lê Thị Bi 43

Bảng 7.Trait Map Work Attributes – Lê Thị Bi 46

Bảng 8 Đánh giá các kỹ năng của bản thân - Lê Thị Bi 48

Bảng 9 Phân tích SWOT - Lê Ý Thư 49

Bảng 10 Phân tích Trait map - Lê Ý Thư 51

Bảng 11 Đanh giá các kỹ năng của bản thân - Lê Ý Thư 55

Bảng 12 Kế hoạch đạt mục tiêu ngắn hạn - Nguyễn Thị Thu Nguyệt 57

Bảng 13 Kế hoạch học tập - Nguyễn Thị Thu Nguyệt 60

Bảng 14.Bảng kế hoạch phát triển nghề “Nhân viên Xuất nhập khẩu” – Lê Thị Bi 61

Bảng 15 Mục tiêu ngắn hạn - Lê Ý Thư 63

8

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngành Logistics, trong thập kỷ qua, đã trở thành một ngành kinh tế hết sứcquan trọng, đóng vai trò cốt lõi trong việc kết nối nền kinh tế toàn cầu Đặc biệt, với sựphát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và số hóa, Logistics đã trở thành một lĩnhvực đòi hỏi sự chuyên môn hóa cao và kỹ năng nghề nghiệp tinh vi Điều này đặt rayêu cầu cao đối với nhân viên trong ngành, đòi hỏi phải có những kỹ năng nghềnghiệp đáp ứng được sự phức tạp và đa dạng của công nghệ hiện đại Việc phát triển

kỹ năng nghề nghiệp trong lĩnh vực này là một yêu cầu cấp thiết để cải thiện năng suất,tăng cường sự đổi mới và tạo ra lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngàycàng khốc liệt Hơn nữa, ngành Logistics và quản lý chuỗi cung ứng số đang ngàycàng trở nên hấp dẫn và tiềm năng với nhiều cơ hội nghề nghiệp Việc phát triển kỹnăng nghề nghiệp trong lĩnh vực này không chỉ giúp chúng ta đáp ứng được yêu cầucủa công việc hiện tại, mà còn mở ra cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp trongtương lai

Xuất phát từ tính cấp thiết này đã tạo tiền đề cho việc chọn đề tài “ Phát triển

kỹ năng nghề nghiệp tại Công Ty Báo Đen Logistics” làm đề tài nghiên cứu Từ đó,

chúng em có thể đưa ra những đánh giá về năng lực, kỹ năng của bản thân với côngviệc đó và kế hoạch phát triển nghề nghiệp của bản thân phù hợp

2 Mục tiêu nghiên cứu

Vận dụng các kiến thức liên quan đến học phần Quản Trị Nguồn Nhân Lực để

mô tả được các vị trí công việc tại Báo Đen, phân tích và đưa ra nhân định về côngviệc trong lĩnh vực Logistics và lập kế hoạch phát triển bản thân

3 Đối tượng nghiên cứu

 Các vị trí công việc tại công ty Báo Đen Logistics

 Bản thân sinh viên

4 Phạm vi nghiên cứu

 Về không gian: đề tài được nghiên cứu về công ty Báo Đen Logistics

 Về thời gian: các số liệu sử dụng trong tài liệu về công ty trong năm 2024

5 Cấu trúc bài báo cáo

Cấu trúc báo cáo bao gồm 65 trang (tính cả bìa), 15 bảng, 02 hình Ngoài phần

mở đầu, danh mục hình ảnh, bảng biểu, tài liệu tham khảo, đề tài được kết cấu thành

9

03 chương chính như sau:

CHƯƠNG 1 Phân tích các vị trí công việc tại Công Ty Báo Đen LogisticsCHƯƠNG 2 Định hướng và phát triển nghề nghiệp

CHƯƠNG 3 Kế hoạch phát triển nghề nghiệp

10

CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH CÁC VỊ TRÍ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BÁO

ĐEN LOGISTICS 1.1 Giới thiệu chung về công ty Báo Đen Logistics

1.1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp

Công ty MTV Tiến Đà được thành lập vào năm 2017 Tháng 10 năm 2020 công

ty đổi tên thương hiệu thành Báo Đen Logistics Cho đến nay công ty đã đi vào hoạtđộng được 7 năm và đang tiếp tục hoàn thiện và phát triển thương hiệu trong lĩnh vựcdịch vụ vận chuyển và đặt hàng tại Đà Nẵng và phát triển thị trường ra toàn quốc Công ty Báo Đen Logistics là một trong những công ty đầu tiên tại Đà Nẵngkhai thác mảng dịch vụ đặt hàng trên các trang TMDT của Trung Quốc như: TaoBao,Tmall, 1688 và vận chuyển hàng hoá trực tiếp giữa Trung Quốc và Đà Nẵng

Hình 1 Logo Báo Đen Logistics

 Tên công ty: Công ty TNHH Báo Đen Logistics

 Hoạt động kinh doanh vận chuyển:

Dịch vụ ký gửi đơn hàng từ Trung Quốc về Việt Nam và ngược lại.

1

 Dịch vụ Order: Đây là hoạt động mang về lợi nhuận cao nhất tại công ty, vớiviệc thực hiện đặt hàng hộ cho khách hàng từ các trang TMDT lớn của Trung Quốcnhư TaoBao, Tmall, 1688 nhận đơn hàng từ kho tại Trung Quốc vận chuyển đơn hàng

 Hình thức vận chuyển: Báo Đen có 3 hình thức vận chuyển như sau:

 Vận chuyển đường bộ: sử dụng ô tô, xe container, xe tải và các loại phươngtiện đường bộ khác… đi qua cửa khẩu

Vận chuyển bằng đường biển: Hàng hóa sẽ được đóng vào các thùng lớn, cáccontainer và được bộ phận cầu cảng và tàu thuyền hỗ trợ vận chuyển

 Vận chuyển bằng đường hàng không

1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh

Tầm nhìn:

Trở thành Tập đoàn đa ngành và đa quốc gia, sở hữu:

 Cộng đồng 10.000 khách hàng ở đa quốc gia, kinh doanh tử tế, thịnh vượng vàhạnh phúc

 Cộng đồng 1000 nhân viên đa quốc gia, có 1 sự nghiệp bền vững và 1 cuộc sốngviên mãn

1.2 Sơ đồ tổ chức của công ty Báo Đen Logistics

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

2

Hình 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Báo Đen Logistics

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

 Điều hành và quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của công

ty, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh các dự án đầu tư

 Đôn đốc, chỉ đạo cho các phòng ban thực hiện các kế hoạch đã đề ra

 Có quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện cácquyền của công ty

 Đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên cấp quản lý

 Thực hiện thiết lập mối quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước

 Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển,đánh giá hiệu năng nhân sự.

 Xây dựng các chính sách về tuyển dụng, phổ biến an toàn lao động, bảo hiểm xãhội và các chế độ chính sách theo quy định của nhà nước, các đãi ngộ cho người laođộng

 Chi trả các khoản lương, chính sách, chế độ nhân viên, theo dõi nguồn doanh thu

và chi phí của công ty, cân đối lợi nhuận

d Phòng kinh doanh.

 Phòng kinh doanh là nơi kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ của công ty và đốitác, quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty

 Giới thiệu, tư vấn, kinh doanh và thực hiện giao dịch các sản phẩm dịch vụ dịch

vụ của công ty

 Tổ chức và thực hiện lập kế hoạch kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ của công ty

 Tìm kiếm, duy trì, phát triển mạng lưới khách hàng và giữ liên hệ với khách hàng

cũ, hiểu rõ mối quan tâm và nhu cầu của khách hàng, giải quyết các vấn đề của kháchhàng đang gặp phải

 Tham mưu, đề xuất cho Ban giám đốc về chiến lược kinh doanh, mở rộng thịtrường Hỗ trợ cho các bộ phận khác lập kế hoạch, tham gia xúc tiến các hoạt động củacông ty và hỗ trợ bộ phận kế toán đốc thúc công nợ

Taobao, Tmall, 1688,

 Hướng khách hàng có ý tưởng kinh doanh và đang tìm nguồn hàng sử dụng dịch

vụ order của công ty thông qua việc giải đáp các thắc mắc của khách hàng

 Phối hợp với phòng kinh doanh để hoàn thành đơn đặt hàng cho khách hàng

 Theo dõi quá trình đơn hàng từ lúc lên đơn, báo giá, đặt cọc đến lúc vận chuyển

và hoàn thành đơn hàng

 Xử lý các vấn đề phát sinh và những khiếu nại của khách hàng liên quan đến đơnhàng

 Hỗ trợ cho các bộ phận khác tìm kiếm và phát triển thị trường khách hàng và lập

kế hoạch, tham gia xúc tiến các hoạt động của công ty

f Phòng Marketing

 Lên ý tưởng về chiến lược và kế hoạch xây dựng và phát triển thương hiệu củadoanh nghiệp

 Đưa ra được phương hưởng giúp khách hàng có thể tiếp cận được sản phẩm, dịch

vụ hiệu quả mà tiết kiệm được nhiều chi phí

 Theo dõi, nghiên cứu và phân tích thị trường để tìm ra cơ hội tiếp cận thị trường

 Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược Marketing, nhu cầu, mong muốn

 của khách hàng, đặc biệt phối hợp cùng phòng kinh doanh xây dựng hoàn thiệncác hoạt động Marketing Online

 Tham mưu với Giám đốc về phương hướng phát triển Marketing và phối hợp với

bộ phận khác trong doanh nghiệp để triển khai kinh doanh dịch vụ một cách năng suấtnhất

g Kho hàng

 Tiếp nhận hàng hoá, theo dõi nhập hàng - xuất hàng trong kho theo đơn củakhách hàng

 Soạn hàng, phân loại hàng và chuẩn bị xuất kho giao hàng cho khách hàng

 Tiếp nhận thông tin của khách hàng để tiến hành bàn giao hàng hoá với kháchhàng

 Sắp xếp, quản lý giữ gìn vệ sinh cho khu vực hàng hoá trong kho Phối hợp vớiphòng kinh doanh để tiến hành kiểm soát và giải phóng lượng hàng tồn

Nhận xét: Cơ cấu tổ chức bộ phận chức năng của công ty khá chặt chẽ Việc

phân chia dựa vào chức năng nhiệm vụ theo đặc điểm của từng phòng, ban giúp công

5

ty có thể quản lý hiệu quả toàn bộ hoạt động kinh doanh và tạo điều kiện cho nhânviên từng phòng ban có thể tập trung đúng chuyên môn của mình Ngoài ra, các phòng,ban này vừa thực hiện đúng nhiệm vụ trong phòng của mình, vừa có thể phối hợp và

hỗ trợ cho các phòng ban khác trong việc quản lý và xử lý thông tin của công ty

1.3 Phân tích các vị trí công việc tại công ty Báo Đen Logistics

1.3.1 Nhân viên kinh doanh Sales Order

1.3.1.1 Mô tả công việc

 Chức danh công việc: Chuyên Viên Kinh Doanh (Sale Order)

 Bộ phận của vị trí công việc: Phòng kinh doanh

 Mục đích vị trí công việc:

 Tìm kiếm khách hàng

 Giới thiệu và tư vấn sản phẩm

 Hỗ trợ khách hàng

 Thực hiện các yêu cầu công việc từ Trưởng nhóm Kinh Doanh

 Nhiệm vụ chính của công việc:

 Phát triển mạng lưới khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ order Taobao Tmall - 1688; vận chuyển hàng hóa giữa Trung Quốc - Việt Nam

- Tiếp cận khách hàng thông qua Telesale và các nền tảng xã hội như: Facebook,Zalo, (50% data do công ty cung cấp, 50% tự tìm kiếm khách hàng)

 *Lưu ý: Chỉ tập trung khai thác khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ order và vậnchuyển, không phải thực hiện các công việc liên quan đến chứng từ XNK, khai báo hảiquan,

 Giới thiệu và tư vấn sản phẩm phù hợp với nhu cầu khách hàng

 Đàm phán, chốt deal, ký kết hợp đồng

 Phối hợp với đội CSKH và các phòng ban để kịp thời hỗ trợ khách hàng

 Mối quan hệ công việc:

+ Mối quan hệ bên trong:

Nhân viên kinh doanh sales order cần tương tác chặt chẽ với đồng nghiệp trongphòng kinh doanh, bao gồm trưởng nhóm kinh doanh, các nhân viên bán hàng khác và

bộ phận hỗ trợ kinh doanh

Cần làm việc nhóm để đạt được mục tiêu doanh số, chia sẻ thông tin khách hàng

và sản phẩm, hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình bán hàng và đảm bảo tương tác hiệu quả

6

giữa các bộ phận.

+ Mối quan hệ bên ngoài:

Nhân viên kinh doanh sales order là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Cầnxây dựng và duy trì một mối quan hệ chuyên nghiệp, tận tâm và đáng tin cậy vớikhách hàng Điều này bao gồm việc lắng nghe và hiểu nhu cầu của khách hàng, giớithiệu và tư vấn sản phẩm phù hợp, giải quyết các vấn đề và khiếu nại, và đảm bảo sựhài lòng của khách hàng trong quá trình giao dịch

 Quyền hạn:

 Nhân viên sales order có quyền liên lạc và giao tiếp với khách hàng để xác nhậnthông tin đơn hàng, thông báo về tình trạng đơn hàng, giải quyết các vấn đề hoặc khiếunại từ khách hàng và cung cấp thông tin hỗ trợ liên quan đến đơn hàng

 Quyền xác nhận và kiểm tra thông tin đơn hàng từ khách hàng, quản lý quá trình

xử lý đơn hàng, thay đổi thông tin đơn hàng sau khi xác nhận

 Quyền báo cáo và theo dõi tình trạng đơn hàng, doanh số bán hàng và các chỉ sốliên quan khác để đảm bảo sự hoàn thành đúng hạn và cung cấp thông tin liên quancho các bộ phận khác trong công ty

 Chế độ báo cáo:

Báo cáo cấp trên: báo cáo công việc cho các cấp quản lý và lãnh đạo cấp trên

trong công ty Báo cáo về tình trạng đơn hàng, doanh số bán hàng, lợi nhuận, tiến độcông việc, vấn đề phát sinh và các chỉ số hiệu suất liên quan đến hoạt động kinhdoanh

Báo cáo cấp dưới: báo cáo cho những nhân viên hoặc đội làm việc dưới quyền

quản lý Báo cáo về chỉ đạo công việc, phân công nhiệm vụ, hướng dẫn và đào tạonhân viên mới, đánh giá hiệu suất làm việc của đội ngũ dưới quyền và cung cấp phảnhồi cho nhân viên về hiệu suất làm việc của họ

 Hưởng các chế độ phúc lợi, bảo hiểm theo quy định nhà nước.

 Thưởng hiệu suất thử việc

 Thưởng nóng với thành tích vượt trội

 Đào tạo nội bộ, nâng cao năng lực chuyên môn, quản lý

 Các hoạt động thể thao nâng cao sức khoẻ định kỳ

 Được phụ cấp trong các chuyến đi công tác

 Xét tăng bậc dựa trên năng suất làm việc thay vì xét thâm niên

 Điều kiện làm việc:

 Làm việc trong môi trường trẻ trung chuyên nghiệp, năng động cởi mở có cơ hộithăng tiến lên cấp quản lý

 Thời gian làm việc : Sáng từ 8:00 - 12:00; chiều từ 13:30 - 17:30; từ thứ 2 - thứ7

1.3.1.2 Yêu cầu công việc

 Trình độ văn hoá, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ có liên quan đến công việc:

 Bằng cấp: Cao đẳng

 Kiến thức chuyên môn: Giao tiếp tốt, thành thạo các kỹ năng bán hàng như :chốtsale, xử lý từ chối Nắm vững kiến thức về sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty đangbán, hiểu biết về các khía cạnh kinh doanh như quản lý doanh số, phân tích thị trường

Có khả năng thuyết phục, đàm phán với khách hàng Chủ động trong việc quản lýcông việc

 Ngoại ngữ: Giao tiếp tốt bằng tiếng Anh và tiếng Trung

 Kinh nghiệm công tác :

8

 Có ít nhất 06 tháng kinh nghiệm làm việc ở các vị trí Sale/CSKH

 Có kỹ năng telesale

 Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với các chủ shop, chủ hộ kinh doanh,

am hiểu thị trường

 Kỹ năng làm việc với người khác với thiết bị và thông tin, dữ liệu:

 Với con người:

 Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng để thiết lập và duy trìmối quan hệ tốt với khách hàng, đồng nghiệp và đối tác Cần phải có khả năng lắngnghe, diễn đạt ý kiến một cách rõ ràng và thuyết phục người khác

 Kỹ năng giải quyết vấn đề: Có khả năng tư duy logic, phân tích vấn đề và tìm racác giải pháp để đảm bảo quá trình trao đổi với khách hàng diễn ra suôn sẻ

 Kỹ năng đàm phán: Đây là một kỹ năng quan trọng khi làm việc với các kháchhàng Nhân viên kinh doanh sales order cần phải thỏa thuận được các điều khoản vàgiá cả tốt nhất

 Với thiết bị, thông tin và dữ liệu:

 Cần phải nắm vững cách sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng để nhận đơn, xácnhận đơn đã được giao và cập nhật tình trạng vận chuyển

 Cần nắm vững cách sử dụng các hệ thống báo cáo của Báo đen để ghi lại thôngtin liên quan đến việc giao hàng và tình trạng hàng hóa

 Các phẩm chất, đặc điểm cá nhân cần thiết để đảm bảo thực hiện công việc thành công:

 Trách nhiệm, cam kết với mục tiêu

 Cầu tiến, chủ động trong công việc

 Luôn có tinh thần đoàn kết, hỗ trợ đồng đội

 Nhạy bén trong việc nắm bắt thị hiếu khách hàng

 Quyết liệt với mục tiêu cá nhân và đội nhóm

 Chịu khó, không ngại đi thị trường trao đổi, đàm phán, ký kết hợp đồng vớikhách hàng

1.3.2 Nhân viên xuất nhập khẩu

1.3.2.1 Mô tả công việc

Chức danh vị trí công việc: Nhân viên xuất nhập khẩu.

Bộ phận: Phòng Quản lý xuất nhập khẩu.

9

Mục đích của công việc nhân viên xuất nhập khẩu tại doanh nghiệp

- Tìm kiếm khách hàng

- Tối ưu chi phí

- Sale & chăm sóc khách hàng

 Quảng bá mở rộng thị trường các sản phẩm dịch vụ mà công ty xuất khẩu

 Tư vấn dịch vụ nhập khẩu hàng, mua bán hàng hóa từ Trung Quốc thôngqua các hình thức Telesale/Chatsale hoặc gặp mặt trực tiếp

- Tối ưu chi phí:

 Tìm và làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc để lấy thông tin về sảnphẩm

 Làm việc với đối tác vận chuyển

 Tối ưu chi phí và làm báo giá cho khách hàng

- Sale & CSKH

 Chốt Sale, chuyển đổi khách hàng

 Cập nhật về thị trường kinh doanh xuất nhập khẩu cũng như các đối thủcạnh tranh

 Thực hiện các thao tác mua hàng, quản lý đơn hàng

 Duy trì mối quan hệ và thức đẩy tần suất lên đơn

 Xây dựng kế hoạch kinh doanh đảm bảo đạt doanh thu theo chỉ tiêu công ty

đề ra

Mối quan hệ của công việc

- Bên trong: Ban lãnh đạo, trưởng phòng quản lý xuất nhập khẩu, các bộ phận khác

10

- Bên ngoài: Nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan quản lý hải quan và các cơ quan chức năng khác.

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên trong

- Ban lãnh đạo: Báo cáo khi có yêu cầu thông qua trưởng phòng xuất nhập khẩu

-Trưởng phòng quản lý xuất nhập khẩu: Làm việc chặt chẽ với bộ phậnquản lý để hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp Cần thông tin đầy đủ

và hỗ trợ từ cấp quản lý trong việc xử lý các vấn đề phức tạp liên quan đến nhậpkhẩu và xuất khẩu hàng hóa

 Bộ phận vận chuyển: đảm bảo hàng hóa được vận chuyển và giao đúngthời gian và địa điểm quy định, giám sát hiệu suất của các nhà cung ứng và đốitác vận chuyển

 Bộ phận pháp lý: Cần hợp tác với bộ phận pháp lý và hợp đồng để đảm bảorằng tất cả các hợp đồng và thủ tục pháp lý liên quan đến việc xuất nhập khẩuđều được tuân thủ và thực hiện đúng cách

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài

- Nhà cung cấp:

 Tham gia vào quá trình đàm phán hợp đồng, thỏa thuận các điều khoảnthương mại như giá cả, điều kiện thanh toán, điều khoản vận chuyển và các điềukhoản khác liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa

 Giám sát chất lượng và tiến độ sản xuất của nhà cung cấp

11

Giải quyết các vấn đề phát sinh như trễ giao hàng, hàng hóa bị hỏng, thấtlạc.

- Khách hàng:

 Cung cấp thông tin và tư vấn cho khách hàng về các quy trình, thủ tục vàyêu cầu hải quan liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa, cung cấp thôngtin chi tiết về các loại hàng hóa, giấy tờ cần thiết, và các yêu cầu về vận chuyển

và bảo hiểm

 Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, có thể xảy ra các vấn đề như trễ giaohàng, hỏng hóc hoặc thất lạc hàng hóa Nhân viên xuất nhập khẩu phải làm việcvới khách hàng để giải quyết các vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả,đồng thời đảm bảo rằng khách hàng nhận được sự hỗ trợ cần thiết

 Thu thập phản hồi từ khách hàng về dịch vụ và trải nghiệm của họ trong quá trình vận chuyển hàng hóa

- Các cơ quan quản lý khác:

 Chuẩn bị và cung cấp các báo cáo và tài liệu liên quan đến quá trình xuấtnhập khẩu cho các cơ quan quản lý

 Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động xuất nhập khẩu tuân thủ các quy định vàluật pháp liên quan của cơ quan quản lý

 Duy trì một mối quan hệ tốt đẹp và hợp tác với các cơ quan quản lý, có thể cần liên lạc và làm việc chặt chẽ với các cơ quan này để giải quyết các vấn đề phát sinh và nhận được sự hỗ trợ khi cần thiết

Các trách nhiệm chính

- Các nhiệm vụ có tính chiến lược:

 Nghiên cứu và phân tích thị trường để đánh giá tiềm năng của các thịtrường xuất khẩu mới, xác định các cơ hội kinh doanh và dự đoán xu hướngtrong ngành

 Xác định các thị trường mới, phát triển các sản phẩm và dịch vụ phù hợpvới thị trường đích, và tối ưu hóa quy trình vận chuyển và hải quan

12

 Xác định và tận dụng những cơ hội hợp tác chiến lược để tối ưu hóa quátrình xuất nhập khẩu.

 Quản lý rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và luật pháp liênquan đến xuất nhập khẩu hàng hóa

- Công việc tác nghiệp:

 Cung cấp tư vấn và hỗ trợ cho khách hàng về các quy trình, thủ tục và yêucầu pháp lý liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa

 Xác định phương pháp vận chuyển phù hợp nhất dựa trên loại hàng hóa,địa điểm và thời gian giao hàng yêu cầu

 Chuẩn bị và xử lý các giấy tờ và tài liệu liên quan đến quá trình xuất nhậpkhẩu, bao gồm hóa đơn, vận đơn, và các giấy tờ hải quan

 Liên lạc và làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp và đối tác vận chuyển đểsắp xếp vận chuyển hàng hóa

 Thực hiện các thủ tục hải quan bao gồm khai báo hải quan, thanh toán thuế

và phí, và tuân thủ các quy định hải quan

 Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu như trễ giaohàng, hỏng hóc hoặc thất lạc hàng hóa

 Theo dõi tiến độ của các đơn hàng và báo cáo về trạng thái và vấn đề liênquan đến quá trình xuất nhập khẩu

- Công việc báo cáo: Báo cáo theo định kỳ đã được quy định trước đó,

thường là hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng

Chế độ báo cáo

- Đối với cấp trên:

 Báo cáo theo định kỳ đã được quy định trước đó, thường là hàng ngày,hàng tuần, hoặc hàng tháng Trong báo cáo, nhân viên xuất nhập khẩu cần cungcấp thông tin chi tiết về công việc đã thực hiện, tình hình thị trường, vấn đề phátsinh trong quá trình làm việc

13

 Báo cáo về tiến độ của các đơn hàng, số lượng hàng hóa đã xuất nhập khẩu,thông báo về bất kỳ trục trặc nào trong quá trình vận chuyển hàng hóa để cấptrên có thể đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.

 Thông báo về tình hình thị trường, cạnh tranh từ đối thủ, xu hướng mới,xuất khẩu và nhập khẩu của các đối tác kinh doanh để cấp trên có thể đưa ra cácquyết định phù hợp

 Cần đưa ra báo cáo về hiệu suất làm việc của bản thân, cũng như đề xuấtcác cải tiến trong công việc để nâng cao hiệu suất làm việc

 Thông báo cho cấp trên về các chính sách, quy định mới của pháp luật liênquan đến ngành xuất nhập khẩu và đề xuất cách thức thích ứng với những thayđổi đó

Từ đó giúp nhân viên xuất nhập khẩu và cấp trên duy trì một hệ thống báocáo hiệu quả và thông tin luôn được cập nhật và có những quyết định hợp lýtrong việc quản lý và điều hành hoạt động xuất nhập khẩu của công ty

- Đối với cấp dưới:

 Thông tin về số lượng hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu, giá trị hàng hóa,tình hình tồn kho và các vấn đề liên quan đến việc thông quan và vận chuyển

 Thông tin về tình trạng vận chuyển hàng hóa, bao gồm thời gian giao hàng,vấn đề liên quan đến logistics như đóng gói, bảo hiểm và vận chuyển

 Báo cáo về các vấn đề pháp lý liên quan đến quy định nhập khẩu/xuấtkhẩu, chính sách thương mại và các biện pháp cần thiết để đảm bảo tuân thủ

 Báo cáo về xu hướng thị trường, cạnh tranh trong ngành, các chính sách mới của các quốc gia về thương mại

Quyền hạn của công việc

- Thu nhập:

 Thu nhập không giới hạn (lương cơ bản: 6.000.000 – 7.000.000VNĐ)

 Có thưởng KPI dựa trên hiệu suất công việc (10% - 15% lợi nhuận lôhàng)

14

 Nhận 85% lương trong 02 tháng thử việc (nếu đạt KPI thưởng 100%lương).

- Phúc lợi:

 Hưởng các chế độ phúc lợi, bảo hiểm theo quy định nhà nước

 Thưởng hiệu suất thử việc

 Thưởng nóng với thành tích vượt trội

 Được đào tạo trực tiếp bởi Trưởng nhóm Kinh doanh và các cấp lãnh đạo

 Được tài trợ chi phí tham gia các khóa học của chuyên gia bên ngoài nhằmphát triển năng lực

- Phát triển:

 Môi trường làm việc năng động, cơ hội phát triển nghề nghiệp và thăng tiếntrong công việc

 Xét thưởng xuất sắc hằng tháng/quý/năm và các đợt thi đua trong năm

1.3.2.2 Yêu cầu công việc

15

- Giới tính: không yêu cầu.

- Độ tuổi: 1995 – 2001

- Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành kinh tế, ngoạithương, thương mại, Marketing, Quản trị kinh doanh, quản trị chuỗi cung ứng,kinh doanh quốc tế, tiếng trung thương mại…, bằng tin học văn phòng, bằngtiếng anh

- Kinh nghiệm: có tối thiếu 1 năm làm sale (ưu tiên làm trong lĩnh vực logistics,xuất nhập khẩu, bất động sản, chứng khoán)

- Ưu tiên: có ngoại ngữ Trung là một lợi thế (không bắt buộc)

 Linh hoạt, nhạy bén

 Thân thiện, hòa đồng

1.3.3 Nhân viên chứng từ

1.3.3.1 Mô tả công việc

 Chức danh vị trí công việc: Nhân viên chứng từ

 Bộ phận của vị trí công việc: Bộ phận kinh doanh

 Mục đích vị trí công việc: Nhân viên chứng từ là người đảm nhận trách nhiệm

trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu Nhân viên chứng từ thực hiện chuẩn bị soạn thảo vàgiám sát các tài liệu liên quan đến thương mại, đứng ra xử lý chúng để đảm bảo thanhtoán kịp thời cho các bên đối tác

16

 Trách nhiệm và nhiệm vụ:

Nhân viên hỗ trợ team Kinh Doanh kiểm tra thủ tục nhập khẩu bao gồm dựavào thông tin hàng hoá của team Kinh doanh, kiểm tra các thông tin về VAT, thuếnhập khẩu, các loại thuế liên quan, thủ tục nhập khẩu cần thiết (hun trùng, kiểm trachất lượng, công bố hợp quy … )

Nhân viên kinh doanh theo yêu cầu của các bộ phận khác và khách hàng làmhợp đồng, soạn thảo các chứng từ cần thiết cho các thủ tục hành chính và thông quahàng hóa Các công việc bao gồm:

- Làm hợp đồng, hoá đơn: Soạn thảo hợp đồng, hóa đơn, invoice, PO, Packinglist, DO… theo yêu cầu

- Soạn thảo bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Chuẩn bị hồ sơ chứng từ có liên quanđến đơn hàng xuất nhập khẩu như lấy mẫu kiểm định từ cơ quan chứng năng dành chocác nhóm hàng đặc biệt, chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu và cung cấp các thôngtin cần thiết; Làm House Bill Telex Release, đối với các trường hợp cần thiết được yêucầu; soạn thảo các hợp đồng liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu như thuêcontainer, kho bãi, kiểm soát phí DEM/DET, hợp đồng vệ sinh, vận chuyểncontainer…; khai báo hải quan

- Thực hiện các thủ tục giao, nhận hàng hóa: Thực hiện lưu trữ và phân loại cácchứng từ, sắp xếp lịch cho khách hàng, nắm bắt tình hình vận chuyển giao và nhậnhàng…; giải quyết các thông tin về giao nhận, thông quan, thuê xe tải, kho bãi trongquá trình xuất nhập khẩu hàng hóa; liên hệ với các đại lý nước ngoài để xử lý thủ tụcvận chuyển, thông tin vận tải, giá cả cùng các vấn đề khác phối hợp cùng phòng kếtoán và các bộ phận có liên quan để đảm bảo tiến độ công việc

Nhân viên chứng từ có trách nhiệm kiểm tra và theo dõi quá trình thanh toánđối với đối tác nước ngoài, đảm bảo thanh toán đúng như thỏa thuận

 Mối quan hệ công việc: Nhân viên chứng từ đóng vai trò trung tâm trong hoạt

động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, do vậy họ có mối quan hệ chặt chẽ và mậtthiết với các bên liên quan bên trong và bên ngoài tổ chức

Phòng kho: Phối hợp kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa trước khi xuất kho

và sau khi nhập kho

Phòng kế toán: Cung cấp chứng từ để hạch toán doanh thu, chi phí, thuế Lãnh đạo: Báo cáo tình hình công việc, đề xuất giải pháp xử lý các vấn đề phátsinh

Bên ngoài tổ chức:

Đối tác nước ngoài: Trao đổi thông tin về hàng hóa, giá cả, điều kiện thanhtoán để soạn thảo hợp đồng, chứng từ

Hãng vận chuyển: Trao đổi thông tin về lịch trình vận chuyển, phí vận chuyển

để chuẩn bị vận đơn, chứng thư giao hàng

Ngân hàng: Trao đổi thông tin về việc thanh toán, mở tín dụng để chuẩn bịcác chứng từ thanh toán

Cơ quan hải quan: Khai báo và nộp hồ sơ thủ tục hải quan cho lô hàng xuấtnhập khẩu

Khách hàng: Cung cấp chứng từ cho khách hàng để hoàn thiện thủ tục thanhtoán, nhận hàng

 Quyền hạn:

- Thu nhập: 8.000.000VNĐ - 15.000.000VNĐ

- Nhận 85% lương trong 02 tháng thử việc (Nếu đạt KPI thưởng 100% lương)

- Hưởng các chế độ phúc lợi, bảo hiểm theo quy định nhà nước

- Thưởng hiệu suất thử việc

- Thưởng nóng với thành tích vượt trội

- Các hoạt động thể thao nâng cao sức khoẻ định kỳ

- Được phụ cấp trong các chuyến đi công tác

- Môi trường trẻ trung, năng động, cởi mở

- Xét tăng bậc dựa trên năng suất làm việc thay vì xét thâm niên

 Chế độ báo cáo:

Cấp báo cáo trên

Báo cáo cấp trên trực tiếp trưởng nhóm kinh doanh và lãnh đạo cấp trên về cáchọat động liên quan đến chứng từ ( số lượng, thông tin vận chuyển, chi tiết về đối tácvận chuyển,…), báo cáo về các vấn đề và tranh chấp xảy ra trong quá trình vận chuyểngiữa các bên đối tác để cấp trên kịp thời theo dõi và đưa ra các biện pháp khắc phục,báo cáo tài chính liên quan đến các hoạt động vận chuyển

 Điều kiện làm việc :

Về không gian làm việc:

Nhân viên chứng từ thường làm việc tại văn phòng, được trang bị đầy đủ máytính, phần mềm, dụng cụ cần thiết cho công việc

Về thời gian làm việc:

Thời gian làm việc của nhân viên chứng từ thường tuân theo quy định chungcủa công ty, thông thường là 8 tiếng/ngày, 6 ngày/tuần Tuy nhiên, trong một sốtrường hợp, nhân viên chứng từ có thể phải làm thêm giờ vào những thời điểm caođiểm xuất nhập khẩu hoặc khi có yêu cầu đột xuất từ cấp trên

Về áp lực công việc:

Công việc chứng từ đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác cao, do đó nhân viênchứng từ thường phải chịu áp lực công việc nhất định Áp lực công việc có thể tăngcao vào những thời điểm cuối tháng, cuối quý hoặc khi có lô hàng xuất nhập khẩuquan trọng

Về cơ hội thăng tiến:

Cơ hội thăng tiến của nhân viên chứng từ khá tốt, đặc biệt là tại doanh nghiệpBáo Đen

Với kinh nghiệm và năng lực của mình, nhân viên chứng từ có thể thăng tiếnlên các vị trí cao hơn như quản lý bộ phận chứng từ, trưởng nhóm kinh doanh

1.3.3.2 Yêu cầu công việc

 Trình độ văn hoá, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ có liên quan đến công

19

việc : Tốt nghiệp cao đẳng, đại học các chuyên ngành thương mại, ngoại thương, xuất

- Linh hoạt, nhạy bén

- Thân thiện, hòa đồng

Các thuật ngữ

Invoice (Tên đầy đủ của Invoice là Commercial Invoice, viết tắt là CI Đây làhóa đơn thương mại, một chứng từ quan trọng trong các tờ khai hải quan và ngoại

20

Packing list (bảng kê/phiếu chi tiết hàng hóa/phiếu đóng gói hàng hóa) là mộttrong những chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu do người bánphát hành sau khi hoàn thiện vai trò đóng hàng gửi cho người mua.Trên Packing Listthể hiện rõ người bán đã bán những gì cho người mua.

Phí D/O được viết tắt từ Delivery Order fee là lệnh giao hàng, là chứng từ dohãng tàu phát hành dùng để nhận hàng mà doanh nghiệp nhập khẩu nhận được để trìnhcho cơ quan giám sát kho hàng (cảng đến) trước khi có thể rút hàng ra khỏi container,kho, bãi,… Để lấy được hàng, consignee bắt buộc phải có chứng từ này, khi chứng từ

có ghi trong lệnh giao hàng_consignee

House Bill: House Bill of Lading viết tắt là HBL trong tiếng việt gọi là Vận đơnphụ là một loại Bill of Lading ( Vận đơn đường biển ) được công ty giao nhận(Forwarder) hoặc NVOCC (chủ tàu không tàu) phát hành cung cấp cho người gửi hàngthực tế (chủ hàng)

Telex Release: Telex release là một hình hình thức giao hàng cho người nhậnhàng consignee mà shiper không cần gởi bill gốc cho consignee Nó giúp cho việcnhận hàng được nhanh hơn thuận tiện hơn trong trường hợp người nhận hàng khôngyêu cầu lấy bill gốc

DEM/ DET:

DEM ( Demurrage) là phí lưu container tại bãi (cảng) Loại phí này được hãngtàu thu của chủ hàng trả cho viê ’c container lưu quá hạn cho phép của hãng tàu PhíDEM áp dụng từ khi container được dỡ trên tàu xuống bãi hoặc chủ hàng kéo ra hàng

ra bãi chờ sếp lên tàu

DET (Detention): là phí lưu container tại kho riêng của khách hàng Phí nàyđược áp dụng khi hàng kéo về kho của khách quá thời gian freetime của hãng tàu Lúcnày doanh nghiệp mất phí thuê cont và nếu kéo hàng về bãi có thể bị charged thêm cảphí DEM và phí Storage

21

CHƯƠNG 2: ĐỊNH HƯỚNG VÀ PHÁT TRIỂN NGHỀ NGHIỆP 2.1 Nguyễn Thị Thu Nguyệt - Nhân viên kinh doanh Sales Order

2.1.1 Khám phá bản thân

a) Phân tích SWOT

Bảng 1 Phân tích SWOT - Nguyễn Thị Thu Nguyệt

 Là một sinh viên năm 2 ngành

E-Logistics, em đã học được kiến thức cơ bản về

quy trình vận chuyển, quản lý chuỗi cung ứng

trong lĩnh vực Logistics

 Hiểu biết về các hệ thống thông tin như

CRM, ERP, OMS, WMS, SCM

 Thành thạo các kỹ năng bán hàng sử

dụng thành thạo một số hệ thống quản lý đơn

hàng, bán hàng như: odoo, sapo, abit…

 Kỹ năng giao tiếp tốt, hoà đồng và tích

cực với mọi người xung quanh

 Khả năng làm việc nhóm tốt, chia sẻ

thông tin và làm việc cùng đồng đội, biết lắng

nghe ý kiến và giải quyết các vấn đề về bài tập

nhóm hiệu quả

 Thiếu kinh nghiệm thực tếtrong ngành bán hàng và kinhdoanh Tuy nhiên, có thể tăngcường bằng cách tìm hiểu thêm vàtham gia vào các hoạt động liênquan đến lĩnh vực này

 Trình độ ngoại ngữ trungbình khá

 Ngại nêu ý kiến cá nhântrước đám đông

 Kỹ năng lập lịch biểu cánhân chưa được tối ưu

Cơ hội (Opportunities) Thách thức (Threats)

 Đang theo học trong môi trường Đại học

công lập hàng đầu đào tạo chuyên sâu công

nghệ thông tin và kinh tế số của miền Trung –

Tây Nguyên và cả nước

 Sử dụng kiến thức Logistics để hiểu và

quản lý quy trình giao hàng, đặt hàng hiệu quả

 Kết hợp kỹ năng Logistics với kỹ năng

bán hàng để tạo ra giá trị gia tăng cho khách

hàng

 Sự phát triển về công nghệ và sự ra đời

 Cạnh tranh từ các nhân viênbán hàng khác có kinh nghiệm vàkiến thức chuyên sâu về bán hàng

 Áp lực thời gian trong việc

xử lý đơn hàng và đảm bảo giaohàng đúng thời hạn

 Khách hàng có nhu cầu đặcbiệt hoặc phức tạp có thể đòi hỏikiến thức và kỹ năng đặc thù

23