CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH CÁC VỊ TRÍ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BÁO ĐEN LOGISTICS
1.3. Phân tích các vị trí công việc tại công ty Báo Đen Logistics
1.3.3. Nhân viên chứng từ
1.3.3.1. Mô tả công việc
Chức danh vị trí công việc: Nhân viên chứng từ
Bộ phận của vị trí công việc: Bộ phận kinh doanh
Mục đích vị trí công việc: Nhân viên chứng từ là người đảm nhận trách nhiệm trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu. Nhân viên chứng từ thực hiện chuẩn bị soạn thảo và giám sát các tài liệu liên quan đến thương mại, đứng ra xử lý chúng để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên đối tác.
16
Trách nhiệm và nhiệm vụ:
Nhân viên hỗ trợ team Kinh Doanh kiểm tra thủ tục nhập khẩu bao gồm dựa vào thông tin hàng hoá của team Kinh doanh, kiểm tra các thông tin về VAT, thuế nhập khẩu, các loại thuế liên quan, thủ tục nhập khẩu cần thiết (hun trùng, kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy … ).
Nhân viên kinh doanh theo yêu cầu của các bộ phận khác và khách hàng làm hợp đồng, soạn thảo các chứng từ cần thiết cho các thủ tục hành chính và thông qua hàng hóa. Các công việc bao gồm:
- Làm hợp đồng, hoá đơn: Soạn thảo hợp đồng, hóa đơn, invoice, PO, Packing list, DO… theo yêu cầu.
- Soạn thảo bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Chuẩn bị hồ sơ chứng từ có liên quan đến đơn hàng xuất nhập khẩu như lấy mẫu kiểm định từ cơ quan chứng năng dành cho các nhóm hàng đặc biệt, chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu và cung cấp các thông tin cần thiết; Làm House Bill Telex Release, đối với các trường hợp cần thiết được yêu cầu; soạn thảo các hợp đồng liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu như thuê container, kho bãi, kiểm soát phí DEM/DET, hợp đồng vệ sinh, vận chuyển container…; khai báo hải quan.
- Thực hiện các thủ tục giao, nhận hàng hóa: Thực hiện lưu trữ và phân loại các chứng từ, sắp xếp lịch cho khách hàng, nắm bắt tình hình vận chuyển giao và nhận hàng…; giải quyết các thông tin về giao nhận, thông quan, thuê xe tải, kho bãi trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa; liên hệ với các đại lý nước ngoài để xử lý thủ tục vận chuyển, thông tin vận tải, giá cả cùng các vấn đề khác phối hợp cùng phòng kế toán và các bộ phận có liên quan để đảm bảo tiến độ công việc.
Nhân viên chứng từ có trách nhiệm kiểm tra và theo dõi quá trình thanh toán đối với đối tác nước ngoài, đảm bảo thanh toán đúng như thỏa thuận.
Mối quan hệ công việc: Nhân viên chứng từ đóng vai trò trung tâm trong hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, do vậy họ có mối quan hệ chặt chẽ và mật thiết với các bên liên quan bên trong và bên ngoài tổ chức.
Bên trong tổ chức:
Với các phòng ban khác:
Phòng kinh doanh: Trao đổi thông tin về đơn hàng, khách hàng, điều kiện thanh toán... để chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu.
17
Phòng kho: Phối hợp kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa trước khi xuất kho và sau khi nhập kho.
Phòng kế toán: Cung cấp chứng từ để hạch toán doanh thu, chi phí, thuế...
Lãnh đạo: Báo cáo tình hình công việc, đề xuất giải pháp xử lý các vấn đề phát sinh.
Bên ngoài tổ chức:
Đối tác nước ngoài: Trao đổi thông tin về hàng hóa, giá cả, điều kiện thanh toán... để soạn thảo hợp đồng, chứng từ.
Hãng vận chuyển: Trao đổi thông tin về lịch trình vận chuyển, phí vận chuyển...
để chuẩn bị vận đơn, chứng thư giao hàng.
Ngân hàng: Trao đổi thông tin về việc thanh toán, mở tín dụng... để chuẩn bị các chứng từ thanh toán.
Cơ quan hải quan: Khai báo và nộp hồ sơ thủ tục hải quan cho lô hàng xuất nhập khẩu.
Khách hàng: Cung cấp chứng từ cho khách hàng để hoàn thiện thủ tục thanh toán, nhận hàng.
Quyền hạn:
- Thu nhập: 8.000.000VNĐ - 15.000.000VNĐ
- Nhận 85% lương trong 02 tháng thử việc (Nếu đạt KPI thưởng 100% lương) - Hưởng các chế độ phúc lợi, bảo hiểm theo quy định nhà nước
- Thưởng hiệu suất thử việc
- Thưởng nóng với thành tích vượt trội - Thưởng các dịp lễ lớn
- Company trip - Phép năm - Lương thứ 13 - Đồ ăn nhẹ miễn phí
- Được cấp đồng phục chất lượng miễn phí - Chế độ hiếu hỷ
- Được tổ chức sinh nhật
- Được tổ chức các ngày lễ 8/3, 20/10
- Đào tạo nội bộ, nâng cao năng lực chuyên môn, quản lý
18
- Các hoạt động thể thao nâng cao sức khoẻ định kỳ - Được phụ cấp trong các chuyến đi công tác - Môi trường trẻ trung, năng động, cởi mở
- Xét tăng bậc dựa trên năng suất làm việc thay vì xét thâm niên
Chế độ báo cáo:
Cấp báo cáo trên
Báo cáo cấp trên trực tiếp trưởng nhóm kinh doanh và lãnh đạo cấp trên về các họat động liên quan đến chứng từ ( số lượng, thông tin vận chuyển, chi tiết về đối tác vận chuyển,…), báo cáo về các vấn đề và tranh chấp xảy ra trong quá trình vận chuyển giữa các bên đối tác để cấp trên kịp thời theo dõi và đưa ra các biện pháp khắc phục, báo cáo tài chính liên quan đến các hoạt động vận chuyển.
Điều kiện làm việc : Về không gian làm việc:
Nhân viên chứng từ thường làm việc tại văn phòng, được trang bị đầy đủ máy tính, phần mềm, dụng cụ cần thiết cho công việc.
Về thời gian làm việc:
Thời gian làm việc của nhân viên chứng từ thường tuân theo quy định chung của công ty, thông thường là 8 tiếng/ngày, 6 ngày/tuần. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nhân viên chứng từ có thể phải làm thêm giờ vào những thời điểm cao điểm xuất nhập khẩu hoặc khi có yêu cầu đột xuất từ cấp trên.
Về áp lực công việc:
Công việc chứng từ đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác cao, do đó nhân viên chứng từ thường phải chịu áp lực công việc nhất định. Áp lực công việc có thể tăng cao vào những thời điểm cuối tháng, cuối quý hoặc khi có lô hàng xuất nhập khẩu quan trọng.
Về cơ hội thăng tiến:
Cơ hội thăng tiến của nhân viên chứng từ khá tốt, đặc biệt là tại doanh nghiệp Báo Đen.
Với kinh nghiệm và năng lực của mình, nhân viên chứng từ có thể thăng tiến lên các vị trí cao hơn như quản lý bộ phận chứng từ, trưởng nhóm kinh doanh...