8 CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN THEO PHƯƠNG THỨC FCL/FCL TẠI CÔNG TY TNHH GS GLOBAL LOGISTICS .... 11 2.2 Tình hình thực tế nghiệp vụ gia
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung của báo cáo là đề xuất hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển theo phương thức FCL/FCL tại Công ty TNHH GS Global Logistics Để thực hiện mục tiêu này, báo cáo cần xác định và đạt được các mục tiêu cụ thể liên quan đến quy trình và hiệu quả giao nhận hàng hóa.
Mục tiêu 1: Đánh giá tổng quan về Công ty TNHH GS Global Logistics để làm cơ sở cho việc để xuất các kiến nghị cải thiện
Mục tiêu 2 của bài viết là phân tích tình hình tổ chức hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL/FCL tại Công ty TNHH GS Global Logistics Bài viết sẽ tập trung vào quy trình, hiệu quả và các thách thức trong việc thực hiện giao nhận hàng hóa, từ đó đề xuất giải pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu suất và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Mục tiêu 3 của bài viết là đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL/FCL tại Công ty TNHH GS Global Logistics Các giải pháp này sẽ tập trung vào việc cải thiện quy trình logistics, tối ưu hóa thời gian vận chuyển và giảm thiểu chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của khách hàng Việc áp dụng công nghệ mới và đào tạo nhân viên cũng sẽ được xem xét để đảm bảo quy trình giao nhận hàng diễn ra một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được thực hiện dựa trên việc phân tích và đánh giá các nghiệp vụ trong quá khứ, kết hợp với những trải nghiệm thực tế của cá nhân người thực tập tại công ty Do đó, nghiên cứu áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để thu thập và phân tích thông tin.
Phân tích là quá trình chia nhỏ một tổng thể thành các phần khác nhau để nghiên cứu sâu về các mối quan hệ nội tại và sự phụ thuộc giữa các sự vật, hiện tượng (PGS.TS Lê Anh Dũng - PGS.TS Bùi Mạnh Hùng, 2018).
Phương pháp được áp dụng trong bài viết nhằm đảm bảo tính chính xác của các phân tích và sự phù hợp của các đánh giá Những phương pháp này được triển khai trong chương 1, 2 và 3.
Tổng hợp là quá trình kết nối các kết quả phân tích để rút ra những kết luận chung nhất và quan trọng nhất (PGS.TS Lê Anh Dũng - PGS.TS Bùi Mạnh Hùng, 2018) Tác giả đã áp dụng phương pháp này để trình bày những kết luận ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ và hoàn chỉnh, được sử dụng trong các chương 1, 2 và 3 của bài viết.
Quan sát là phương pháp nhận thức giúp chúng ta có cái nhìn trực tiếp về sự kiện, hiện tượng và quá trình, từ đó thu thập thông tin một cách hiệu quả (Đại học Sư phạm Hà Nội, 2020).
Tác giả đã áp dụng phương pháp quan sát thực tế tại doanh nghiệp như một công cụ chính để thu thập thông tin cho nghiên cứu Phương pháp này được triển khai trong Chương 1 và Chương 2 của bài viết.
Phương pháp phân tích được sử dụng để phản ánh sự biến động của các chỉ tiêu và thành phần cấu thành, theo Học viện Tài chính (2018) Trong chương 1, phương pháp này được áp dụng để phân tích kết quả hoạt động kinh doanh và các nguồn lực của doanh nghiệp Phương pháp so sánh bao gồm hai hình thức: so sánh tuyệt đối và so sánh tương đối.
So sánh tuyệt đối là phương pháp xác định sự chênh lệch giữa các kỳ bằng cách lấy giá trị của chỉ tiêu hoặc nhân tố tại kỳ nghiên cứu trừ đi giá trị tương ứng của chúng ở kỳ gốc (Học viện tài chính, 2018).
Để xác định tốc độ biến động, chúng ta cần thực hiện so sánh tương đối, bằng cách lấy thương giữa hiệu số của giá trị so sánh tuyệt đối và giá trị ở kỳ nghiên cứu gốc (Học viện tài chính, 2018).
Kết cấu bài nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung bài nghiên cứu gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu về công ty TNHH GS Global Logistics
Chương 2: Tình hình tổ chức thực hiện nghiệp giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL/FCL tại Công ty TNHH GS Global Logistics
Chương 3: Kiến nghị hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL/FCL tại Công ty TNHH GS Global Logistics
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH GS GLOBAL LOGISTICS
Quá trình hình thành, phát triển
Công ty GS Global, được thành lập vào tháng 8 năm 2021 tại TP.HCM dưới sự lãnh đạo của giám đốc Đới Xuân Tuyên, đã trải qua 4 năm phát triển và mở rộng quy mô từ một doanh nghiệp nhỏ với số vốn hạn chế lên 14 nhân viên Hiện tại, GS Global cung cấp dịch vụ chất lượng cao trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa và đã xây dựng được uy tín vững chắc cùng lượng khách hàng ổn định Công ty cũng thiết lập mối quan hệ hợp tác với nhiều đại lý quốc tế tại các thị trường như Trung Quốc, Hàn Quốc và Nhật Bản.
-Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Giao Nhận Toàn Cầu GS
-Tên quốc tế: GS GLOBAL LOGISTICS COMPANY LIMITED
-Tên viết tắt: GS GLOBAL LOGISTICS CO., LTD
-Địa chỉ liên lạc: Lầu 8 Tòa Nhà PTS Sài Gòn, 118 Huỳnh Tấn Phát, Phường Tân Thuận Tây, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Chức năng, nhiệm vụ
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế, bao gồm bán cước biển và cước hàng không, vận chuyển hàng hóa từ kho ra cảng và ngược lại Chúng tôi cũng hỗ trợ khai thuê thủ tục hải quan và chuẩn bị báo cáo xuất nhập khẩu, đồng thời liên kết với các tổ chức liên quan để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.
5 kinh doanh trong nước trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, vận chuyển Hiện nay công ty đang cung cấp danh mục dịch vụ như sau:
-Nhận uỷ thác nhập khẩu đa chủng loại các mặt hàng
-Nhận khai thuê thủ tục hải quan, chuẩn bị các chứng từ cần thiết
-Tư vấn, cung cấp giải pháp liên quan đến xuất nhập khẩu
-Vận chuyển nội địa bằng đường bộ, đường sắt
Cơ cấu tổ chức
Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức phòng ban của Công ty TNHH GS Global
Cơ cấu tổ chức của công ty GS Global được chia thành 5 phòng ban chuyên môn hóa: Phòng kinh doanh, phòng chứng từ, phòng pricing, phòng giao nhận và phòng tài chính kế toán Hình thức quản lý trực tiếp giúp ban quản lý dễ dàng giám sát hoạt động kinh doanh của từng phòng ban Sự chuyên môn hóa này cho phép các phòng ban tập trung vào nghiệp vụ riêng, đồng thời tạo điều kiện cho việc trao đổi và liên kết chặt chẽ giữa các phòng, từ đó nâng cao hiệu quả chuỗi dịch vụ của công ty.
Gồm 1 trưởng phòng và 5 nhân viên Hoạt động phòng kinh doanh mang tính chủ chốt quyết định đến các hoạt động tiếp theo của các phòng ban Các hoạt động của phòng kinh doanh bao gồm việc tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận thông tin xuất nhập khẩu của
Chúng tôi tư vấn dịch vụ và cung cấp báo giá cước vận tải cho khách hàng, làm việc với các đại lý và hãng tàu để đảm bảo giá cước cạnh tranh nhất Chúng tôi cũng hỗ trợ khách hàng trong việc thương thảo và ký kết hợp đồng, đồng thời đồng hành trong suốt quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Gồm 1 trưởng phòng và 1 nhân viên Thực hiện chức năng kiểm tra và lập chứng từ xuất nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng như Invoice, Parking List, C/O, DO,… -Phòng Pricing:
Gồm 1 trưởng phòng và 1 nhân viên Thực hiện chức năng đàm phán với các hãng tàu, lấy báo giá định kỳ cho các tuyến cụ thể
Gồm 1 trưởng phòng và 1 nhân viên Thực hiện việc chuẩn bị những chứng từ cần thiết để giao nhận hàng hoá Phối hợp với phòng chứng từ để cung cấp thông tin đến khách hàng về những chứng từ đặc biệt cần thiết cho lô hàng như giấy kiểm dịch thực vật hoặc động vật, chúng nhận hun trùng,… Thực hiện lên tờ khai hải quan cho lô hàng và làm thủ tục hải quan tại cảng
-Phòng hành chính kế toán:
Gồm 1 trưởng phòng và 1 nhân viên Thực hiện chức năng quản lý về sổ sách, tính toán và ghi sổ các khoản thu chi, lưu trữ các hồ sơ tài chính cho công ty Ngoài ra còn đảm nhiệm thêm về vai trò quản lý nhân sự, tiếp nhận thông tin ứng tuyển và tìm kiếm nhận sự cho công ty.
Kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 1-1 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty GS Global giai đoạn
2021-2023 Đơn vị: triệu đồng (VNĐ)
CHỈ TIÊU NĂM TĂNG/GIẢM GIAI ĐOẠN 2021-2022
(Nguồn: Công ty TNHH GS Global, 2021 - 2023, Báo cáo kết quả kinh doanh)
Năm 2022, doanh thu của công ty tăng 60.79% so với năm 2021 nhờ vào việc duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ và mở rộng tìm kiếm khách hàng mới, dẫn đến việc cung ứng nhiều dịch vụ hơn Chi phí cũng tăng 55.21% do công ty còn mới trên thị trường, chưa có nhiều mối quan hệ với các hãng tàu và đại lý, cùng với việc thiếu kinh nghiệm trong tối ưu hóa chi phí hoạt động Lợi nhuận năm 2022 tăng mạnh 67.66% so với năm trước, cho thấy công ty đã bắt đầu ổn định và tham gia hiệu quả vào thị trường dịch vụ Logistics.
Trong giai đoạn 2022-2023, GS Global ghi nhận sự tăng trưởng ổn định với doanh thu (DT) tăng 29.61% so với năm 2022, cho thấy công ty vẫn thu hút được khách hàng mới Chi phí (CP) cũng tăng nhẹ 15.93% do nhu cầu cung ứng dịch vụ cho nhiều đơn hàng hơn Mặc dù lợi nhuận (LN) không tăng mạnh như năm 2022, nhưng vẫn có xu hướng tăng đáng kể 45.22% so với năm trước Những số liệu này chứng tỏ GS Global đã hoạt động ổn định và phát triển tích cực chỉ sau 2 năm hoạt động, khẳng định được uy tín trên thị trường.
Định hướng phát triển đến năm 2030
Chúng tôi tiếp tục phát triển mạnh mẽ hoạt động kinh doanh để trở thành nhà cung cấp dịch vụ logistics đa năng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng Đồng thời, chúng tôi đang tiến tới tiêu chuẩn hóa các hoạt động theo chuẩn quốc tế, đặc biệt chú trọng vào nghiệp vụ xuất khẩu.
Nhập khẩu đường biển là một lĩnh vực quan trọng, giúp nâng cao chuyên môn trong việc xử lý hàng nhập khẩu Công ty cần tập trung vào lợi thế cạnh tranh trong thị trường của các quốc gia mà Việt Nam chủ yếu nhập khẩu, như Trung Quốc, Hàn Quốc và Nhật Bản.
Để trở thành một Forwarder uy tín và nổi bật trên thị trường, đơn vị cần cải thiện năng lực quản trị, nâng cao chính sách đãi ngộ nhằm thu hút nhân tài, nâng cấp chất lượng phục vụ và áp dụng công nghệ cao vào hệ thống.
Chương 1 về “Giới thiệu công ty TNHH GS Global Logistics” đã trình bày tổng quan các thông tin của doanh nghiệp như về cơ cấu tổ chức, kết quả kinh doanh những năm vừa qua để từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá làm cơ sở đưa ra các kết luận phù hợp ở những nội dung sau
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN THEO PHƯƠNG THỨC FCL/FCL TẠI CÔNG TY
Quy trình lý thuyết về tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL/FCL
Theo Phạm Mạnh Hiền trong cuốn "Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương" (2012), quy trình giao nhận hàng nguyên container bằng đường biển được thể hiện qua một sơ đồ cụ thể Sơ đồ này mô tả các bước cần thiết để thực hiện nghiệp vụ giao nhận, giúp tối ưu hóa hiệu quả vận chuyển và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình lý thuyết về tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu theo phương thức FCL/FCL bằng đường biển
Nguồn: Phạm M H (2012) Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương
2.1.1 Chuẩn bị để nhận hàng
Khi khai thác chứng từ, khách hàng cần cung cấp đầy đủ các tài liệu cần thiết để thực hiện thủ tục nhập khẩu lô hàng Công ty sẽ tiến hành kiểm tra và đối chiếu các chứng từ này nhằm đảm bảo tính đồng nhất của báo cáo kiểm tra (BCT).
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng cùa người bán (nếu mua FOB, CFR, FCA, )
- Lập phương án giao nhận hàng
- Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp
- Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao nhận tay ba ngay dưới cần cẩu ở cảng
2.1.2 Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải
- Lập “Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” giao cho cảng
- Nhận và ký NOR ( nếu là tàu chuyến)
Chủ hàng nội địa cần được thông báo về thời gian giao hàng, đặc biệt trong trường hợp giao tay ba Đồng thời, việc kiểm tra lại kho bãi chứa hàng là cần thiết nếu hàng hóa được đưa về kho hàng riêng.
- Khi nhận được Notice of Arrival, người nhận hàng mang O.B/L và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O
Khi đến Hải quan để thực hiện thủ tục, Mang D/O cần nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa Chủ hàng có thể yêu cầu đưa container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan, tuy nhiên, cần phải trả vỏ container đúng hạng; nếu không, sẽ bị phạt.
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ đến văn phòng quản lý tàu để xác nhận D/O
- Lấy phiếu xuất kho đến kho cảng để nhận hàng
- Kiểm tra sơ bộ hầm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên cont)
- Chở hàng về kho riêng của mình
2.1.3 Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng
Trong quá trình nhận hàng từ tàu, công ty cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng trong trường hợp hàng hóa bị hư hại do bên vận chuyển Các giấy tờ này bao gồm biên bản giao nhận, hóa đơn vận chuyển, và các tài liệu liên quan khác để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho chủ hàng.
- Biên bản kiểm tra sơ bộ - Survey Record
- Thư dự kháng – Letter of Indemnity/ Reservation (LOR) (Thay thế Notice of Claim)
- Biên bản hư hỏng đổ vỡ - Cargo outturn Report (COR)
- Biên bản quyết toán nhận tới tàu – Report on receipt of Cargo (ROROC)
- Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với lược khai – Certificate of Shortover landed Cargo and Outturn Report (CSC)
- Biên bản giám định – Survey Cargo/ Certificate of Survey
Sau khi nhận hàng, chủ hàng sẽ mời Vinacontrol, hoặc nếu hàng hóa có bảo hiểm thì sẽ mời giám định viên của công ty bảo hiểm, để tiến hành giám định toàn bộ lô hàng Mục đích của việc này là xác định rõ số lượng hàng hóa bị tổn thất cụ thể.
- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận
Để tiến hành khiếu nại về tổn thất hàng hóa, bạn cần tập hợp đầy đủ các chứng từ cần thiết và theo dõi kết quả khiếu nại của mình với các cơ quan liên quan.
Khi bàn giao báo cáo tài chính (BCT) cho khách hàng, công ty sẽ kèm theo một giấy đề nghị thanh toán Tùy thuộc vào sự lựa chọn của khách hàng, họ có thể thực hiện thanh toán ngay lập tức hoặc ký hợp đồng công nợ với công ty.
Tình hình thực tế nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL/FCL tại Công ty TNHH GS Global Logistics
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển (FCL/FCL) tại công ty GS
Để minh họa quy trình, tác giả đã sử dụng một BCT theo lô hàng cụ thể mà GS Global nhận từ Công ty TNHH Kỹ Thuật Liên Á Mặt hàng là Bộ máy phát điện hiệu SAONON, nhập khẩu từ Trung Quốc theo điều kiện CIF, kèm theo C/O form E do khách hàng tự làm Khách hàng đã sử dụng dịch vụ khai TTHQ và vận chuyển nội địa về kho của người mua, với bộ chứng từ được đính kèm trong phần phụ lục.
1) Nhận thông tin từ KH
Nhân viên kinh doanh tại GS tiếp nhận thông tin từ khách hàng nhập khẩu có nhu cầu Để phục vụ tốt nhất, nhân viên yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin cần thiết như tên hàng, số lượng, loại container, địa điểm giao nhận và điều khoản Incoterm.
Ngày 19/1/2020, nhân viên phòng kinh doanh nhận được thông báo có nhu cầu nhập hàng từ KH là Công ty TNHH Kỹ Thuật Liên Á với các thông tin sau:
• Tên hàng: SAONON DIESEL GENERATOR SET
• Điều kiện giao nhận hàng hoá (Điều khoản Incoterm): CIF HOCHIMINH
• Địa điểm giao nhận hàng hoá: o Cảng xuất: SHEKOU, CHINA o Cảng nhập: CAT LAI, HOCHIMINH
2) Gửi báo giá và ký hợp đồng
Sau khi nhận thông tin từ khách hàng, nhân viên Sale sẽ liên hệ với bộ phận Pricing để kiểm tra giá từ Agent nước ngoài Sau khi nhận được giá, nhân viên Sale sẽ căn cứ vào loại hàng hóa và mối quan hệ với khách hàng để điều chỉnh báo giá, đảm bảo lợi nhuận hợp lý và lợi ích cho cả hai bên.
Quá trình đàm phán và thỏa thuận với khách hàng về quyền và nghĩa vụ của cả hai bên là bước quan trọng Nếu đạt được thỏa thuận, chúng ta sẽ tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng dịch vụ.
3) Nhận và kiểm tra BCT
Khi tàu khởi hành, GS sẽ chủ động liên lạc với khách hàng để nhận báo cáo tình trạng (BCT) Sau khi nhận BCT, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra tính chính xác của các giấy tờ, so sánh và đối chiếu nội dung để đảm bảo tính đồng nhất trước khi tiến hành thủ tục hải quan Trong trường hợp thiếu sót hoặc sai sót, nhân viên sẽ nhanh chóng liên hệ với khách hàng để bổ sung thông tin cần thiết.
Khi nhận lô hàng, nhân viên chứng từ cần kiểm tra các tài liệu bao gồm Hợp đồng mua bán hàng hóa, Vận đơn đường biển, Hóa đơn thương mại, Danh sách đóng gói và Giấy chứng nhận xuất xứ C/O Form E để đảm bảo tính thống nhất của thông tin trong bộ chứng từ.
Khi thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa và hóa đơn thương mại, cần kiểm tra sự đồng nhất của các thông tin quan trọng như số hợp đồng, ngày ký, thông tin nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu, tên hàng, giá trị hợp đồng, trọng lượng, số lượng, cũng như điều kiện giao hàng Việc này đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các tài liệu liên quan đến giao dịch thương mại.
Hình 2.3 Thông tin trên hợp đồng mua bán hàng hoá
Hình 2.4 Thông tin trên hoá đơn thương mại
Số HĐ, ngày ký (IV200114-YFY/ Date: 14/01/2020), Tên hàng (SAONON Diesel Generator Set), giá trị HĐ (USD 18,100), số lượng (1 Set), điều kiện giao hàng (CIF HOCHIMINH, VIETNAM)
• Danh sách đóng gói: Kiểm tra thông tin tên hàng, số lượng, trọng lượng đã khớp với Hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại hay chưa
Hình 2.5 Thông tin trên Phiếu đóng gói
Phiếu đóng gói thể hiện mô tả hàng hoá (SAONON Diesel Generator Set), số lượng
(1 Set), Số HĐ, ngày ký (IV200114-YFY/ Date: 14/01/2020) trùng khớp với Hoá đơn thương mại bên trên
• Vận đơn đường biển: Kiểm tra sự phù hợp của các thông tin với Shiping
Instruction đã gửi đến hãng tàu.
Hình 2.6 Thông tin kiểm tra trên B/L
Số vận đơn 025A507029 liên quan đến tàu IRENES ROSE (số hiệu S114), xuất phát từ cảng Shekou, Trung Quốc và đến cảng Ho Chi Minh, Cát Lái Container với số seal WHSU2820833 và WHLJ619674 đã được xếp lên tàu vào ngày 28/01/2020, với số lượng 1 container 20 feet Cước phí đã được thanh toán trước (Freight Prepaid) và chứng từ được phát hành vào ngày 28-01-2020 tại Trung Quốc Cần kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ liên quan.
Tên hàng, Số lượng, Gía trị (FOB USD 17,974.00), số và ngày Invoice (IV200114- YFY/ Date: 14/01/2020) xem đã trùng khớp với các chứng từ khác chưa
4) Khai báo và truyền tờ khai hải quan
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra và thu thập đầy đủ bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành khai báo hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUS5 Quy trình này bao gồm bốn bước chính.
Bước 1: Thiết lập hệ thống, nhập thông tin công ty
Việc khai báo hải quan tại GS có thể được làm trên máy tính của khách hàng thông qua phần mềm điều khiển máy tính Team Viewer
Nhân viên công ty nhập khẩu đăng nhập vào phần mềm ECUS5 bằng tài khoản của công ty mình.
Bước 2: Nhập thông tin chung, thông tin hàng hóa
Vào thanh menu, chọn “Tờ khai hải quan”, mục “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”
1 - Nhập thông tin chung của tờ khai tại mục “Thông tin chung”
Công ty Liên Á chuyên nhập khẩu máy phát điện từ nước ngoài nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh và sản xuất Thông tin cần khai báo bao gồm các chi tiết liên quan đến sản phẩm và quy trình nhập khẩu.
Hình 2.8 Mục thông tin chung khai hải quan điện tử
• Mã loại hình: Nhập kinh doanh tiêu dùng - A11
• Cơ quan hải quan: Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I - 02CI
• Mã bộ phận xử lý: Đội thủ tục hàng hóa nhập khẩu - 01
• Ô mã hiệu phương thức vận chuyển: “02” (Đường biển )
❖ Thông tin đơn vị nhập khẩu & xuất khẩu
• Các ô như thông tin người xuất khẩu thông tin người nhập khẩu sẽ được điền tự động do đã thiết lập thông tin doanh nghiệp trên hệ thống ở Bước 1
Hình 2.9 Khai thông tin vận đơn trên khai hải quan điện tử
• Đơn vị tính: KGM (Kilograms)
• Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: 02CIS01
• Phương tiện vận chuyển: Tàu biển
• Địa điểm xếp hàng: Shekou, China
2 - Nhập thông tin chung 2 tại mục “Thông tin chung 2”
❖ Văn bản pháp quy và giấy phép: Phần này đa phần do hệ thống tự điền cho công ty
Hình 2.10 Khai hoá đơn thương mại trên mục thông tin chung 2
• Số hóa đơn: IV200114-YFY
• Mã phân loại hóa đơn: A
• Phương thức thanh toán: TTR
• Điều kiện giá hóa đơn: CIF
• Mã đồng tiền của hóa đơn: USD
• Tổng trị giá hóa đơn: USD 18,100
• Mã phân loại khai trị giá: 6 - Áp dụng phương pháp trị giá giao dịch
• Phí vận chuyển: A - Khai trong trường hợp chứng từ vận tải ghi Tổng số tiền cước phí chung cho tất cả hàng hóa trên chứng từ
• Người nộp thuế: 1 – Người xuất khẩu/ nhập khẩu
❖ Thông tin khác: Phần ghi chú: C/O form E số: E207711907030008 ngày 29/01/2020
3 - Nhập thông tin hàng hóa
Nhập thông tin hàng hóa từ danh sách bằng cách thiết lập dữ liệu và tải lên file Excel theo mẫu Cần thêm các thông tin như tên hàng, nhãn hiệu, model, mã HS, xuất xứ, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, mã biểu thuế nhập khẩu, thuế suất VAT và các loại thuế suất khác nếu có.
Bước 3: Truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng
1 - Khai trước thông tin tờ khai (IDA)
Sau khi hoàn tất việc khai báo tất cả thông tin cần thiết, hãy nhấn “ghi” để lưu tờ khai Tiếp theo, chọn mã nghiệp vụ “2 Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” và kiểm tra kỹ lưỡng tất cả thông tin đã khai để đảm bảo khớp với bộ chứng từ của lô hàng nhập.
Phần mềm tự động yêu cầu xác nhận chữ ký số khi thực hiện khai báo Người dùng chỉ cần chọn chữ ký số từ danh sách và nhập mã PIN tương ứng Sau khi cập nhật thành công, phần mềm sẽ trả về kết quả.
Nhân viên Giao nhận cần kiểm tra thông tin trên tờ khai, sau đó nhấn lệnh In tờ khai ở góc dưới bên phải màn hình Tờ khai sau đó sẽ được gửi cho bộ phận Xuất nhập khẩu của Công ty Liên Á để kiểm tra và xác nhận tính chính xác của tờ khai.
2 - Đăng ký chính thức tờ khai hải quan (IDA)
KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN THEO PHƯƠNG THỨC FCL/FCL TẠI CÔNG TY TNHH GS GLOBAL LOGISTICS
Định hướng và mục tiêu nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL/FCL tại Công ty TNHH GS Global Logistics
Để đề xuất các kiến nghị phù hợp với thực tế của công ty, tác giả đã tổng hợp những điểm chưa hoàn thiện từ chương 2 và tham khảo ý kiến của ban quản lý công ty GS về định hướng và mục tiêu Dựa trên những phân tích này, tác giả đưa ra các kiến nghị nhằm khắc phục những điểm còn thiếu sót, với mục tiêu cụ thể đến năm 2030, được tổng hợp trong bảng dưới đây.
Bảng 3-1 Danh sách kiến nghị kèm định hướng, mục tiêu Điểm chưa hoàn thiện Định hướng Mục tiêu Kiến nghị
Sai sót trong kiểm tra thông tin của
BCT Ứng dụng công nghệ vào kiểm tra chứng từ
Giảm thiểu sai xót kiểm tra BCT còn 0.1% trên tổng số BCT kiểm tra
Sử dụng phần mềm tự động hoá kiểm tra BCT
Sai sót khi kê khai thông tin hải quan điện tử
Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban
Giảm thiểu sai sót khi kê khai hải quan điện tử còn 0,1% trên tổng số lần khai báo
Phối hợp kê khai hải quan giữa bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận
Giao hàng đến kho khách trễ Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng
Cải thiện về số lượng và chất lượng đội xe hiện có
Tăng số lượng xe kéo cont của công ty
Giảm thiểu tình trạng khách hàng chậm thanh toán với công ty
Khắc phục vấn đề chậm thanh toán với mọi lô hàng
Thống nhất với KH về vấn đề thanh toán trước khi ký hợp đồng
Một số giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
3.2.1 Sử dụng phần mềm tự động hoá kiểm tra BCT
Quá trình kiểm tra BCT tập trung vào việc đảm bảo sự đồng nhất của các trường thông tin trên các chứng từ Việc áp dụng tự động hóa vào quy trình kiểm tra là khả thi nhờ vào nguyên tắc thống nhất và cụ thể Tuy nhiên, nhân viên chứng từ vẫn cần thực hiện kiểm tra một số nội dung mà phần mềm không thể xử lý Để triển khai phần mềm, công ty sẽ cần đầu tư thời gian và chi phí đáng kể Mặc dù vậy, việc ứng dụng công nghệ vào kiểm tra chứng từ sẽ mang lại lợi ích lâu dài, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực, đồng thời hỗ trợ đạt được các mục tiêu đề ra.
Công ty có thể lựa chọn mua quyền sử dụng phần mềm kiểm tra có sẵn trên thị trường hoặc thuê một công ty phần mềm để thiết kế một phần mềm riêng, phù hợp với nhu cầu và nghiệp vụ của mình.
- Lộ trình và dự kiến kết quả đạt được:
• Năm 2025 – 2026: Tiến hành mua bản quyền sử dụng hoặc đặt thiết kế tại công ty phần mềm
• Năm 2027 – 2029: Đào tạo nhân viên và ứng dụng phần mềm vào quy trình kiểm tra
• Đến năm 2030: Đạt được mục tiêu sai sót BCT giảm còn 0.1% trên tổng số BCT được kiểm tra
3.2.2 Phối hợp kê khai hải quan giữa bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận
Việc kê khai hải quan điện tử yêu cầu nhân viên giao nhận phải nắm vững thông tin trên BCT để thực hiện khai báo hiệu quả Hiện nay, sai sót thường xảy ra do nhân viên chứng từ giao BCT cho nhân viên giao nhận mà không lưu ý đến các thông tin quan trọng cần kiểm tra khi nhập liệu Do đó, sự phối hợp chặt chẽ giữa hai khâu này là cần thiết để giảm thiểu sai sót trong khai báo hải quan, đặc biệt là với các thông tin phức tạp như danh sách hàng hóa và container.
Sau khi nhân viên chứng từ kiểm tra BCT từ khách hàng, họ sẽ thông báo kết quả cho bộ phận giao nhận Nhân viên giao nhận cần chủ động nắm bắt thông tin để tiến hành khai báo hải quan.
- Lộ trình và dự kiến kết quả đạt được:
• Năm 2025: Training nhân viên 2 bộ phận về cách thức phối hợp
• Năm 2026 – 2029: Áp dụng cách thức làm việc mới vào khâu khai báo hải quan và đánh giá kết quả định kỳ theo 3 tháng
• Năm 2030: Tỷ lệ sai xót khi khai báo giảm xuống 0.1% trên tổng số lần khai báo
3.2.3 Tăng số lượng xe kéo container của công ty
Để vận chuyển nhiều lô hàng nội địa một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tránh tình trạng không điều động xe container ngay khi hàng thông quan Việc thuê xe kéo container từ đơn vị vận chuyển khác có thể phát sinh chi phí cao Do đó, việc mở rộng đội xe hiện có của công ty là giải pháp tiết kiệm chi phí và đảm bảo hàng hóa được giao về kho khách đúng giờ.
Để đảm bảo sự linh hoạt trong việc vận chuyển hàng hóa, cần tìm kiếm sự hợp tác lâu dài với một đơn vị vận chuyển nội địa Đơn vị này nên có khả năng cung cấp một số xe container để đáp ứng nhu cầu điều động xe cho GS khi cần thiết.
- Lộ trình và dự kiến kết quả đạt được:
• Năm 2025 - 2026: Nghiên cứu và tìm kiếm đối tác công ty chuyên chở phù hợp
• Năm 2026 - 2027: Ký kết hợp đồng, tăng số lượng đội xe thêm 5 xe
• Năm 2027 – 2029: Tăng cường hợp tác, tăng số lượng đội xe thêm 10 xe
• Năm 2030: Giải quyết hoàn toàn tình trạng giao hàng trễ cho khách từ vấn đề thiếu xe cont chuyên chở
3.2.4 Thống nhất với KH về vấn đề thanh toán trước khi ký hợp đồng
Việc thiếu sự thống nhất về phương thức thanh toán trước khi ký hợp đồng dịch vụ có thể dẫn đến tình trạng khách hàng không chuẩn bị sẵn sàng, gây ra chậm trễ trong thanh toán hoặc lựa chọn ký công nợ Điều này khiến công ty gặp khó khăn trong việc quản lý dòng tiền và chi trả các khoản chi phí cho các lô hàng tiếp theo, trong khi chi phí của các lô hàng trước vẫn chưa được thanh toán Do đó, việc hỏi ý kiến khách hàng về thời gian và cách thức thanh toán trước khi ký hợp đồng là rất cần thiết.
Sau khi khách hàng đồng ý với các chi phí trong báo giá, nhân viên kinh doanh sẽ thu thập thông tin về phương thức thanh toán, bao gồm việc thanh toán trước hay sau khi hoàn thành lô hàng Đồng thời, nhân viên cũng sẽ xác nhận xem có ký công nợ với công ty hay không và liệu khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
- Lộ trình và dự kiến kết quả đạt được:
• Năm 2024 – 2025: Xây dựng các điều khoản về quy định phạt của công ty về thanh toán chậm, quá hạn
• Năm 2025 – 2029: Áp dụng các điều khoản vào nghiệp vụ và thông báo đến KH trước khi ký kết hợp đồng
• Năm 2030: Đạt mục tiêu quản lý nguồn tiền hiệu quả, không còn tình trạng KH chậm thanh toán
Chương 3 của bài viết tập trung vào việc "Kiến nghị hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL/FCL tại Công ty TNHH GS Global Logistics" Chương này trình bày các định hướng và mục tiêu tương lai của công ty GS nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ Dựa trên từng mục tiêu cụ thể, tác giả đề xuất các giải pháp phù hợp để đạt được những mục tiêu đó.
Bài báo cáo này tổng hợp những trải nghiệm thực tế của tác giả trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Giao Nhận GS Global, tập trung vào nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển Nội dung được chia thành 3 chương, tương ứng với 3 mục tiêu mà tác giả mong muốn khám phá từ kỳ thực tập của mình.
Một là, tìm hiểu tổng quan các thông tin về đơn vị nơi tác giả thực tập, là công ty
GS Global, để từ đó lấy làm cơ sơ, nguồn thông tin để đưa ra các kết luận và giải pháp ở chương 2 và chương 3
Bài viết này mô tả chi tiết quy trình tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển tại công ty TNHH Giao Nhận GS Global Sau khi phân tích quy trình thực tế, chúng tôi sẽ so sánh với quy trình lý thuyết để xác định các điểm khác biệt Từ đó, chúng tôi sẽ đưa ra những điểm hoàn thiện và chưa hoàn thiện, làm cơ sở cho các kiến nghị trong chương 3.
Bài viết này sẽ xác định các định hướng và mục tiêu của GS, đồng thời từ những điểm chưa hoàn thiện được nêu ra ở chương 2, tác giả sẽ đề xuất từng kiến nghị phù hợp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại.
Quá trình làm bài và thực tập đã mang lại cho tác giả cơ hội áp dụng kiến thức học tập vào môi trường thực tế, đồng thời giúp tác giả hiểu rõ hơn về nghiệp vụ tại công ty Forwarder Việc hoàn thành báo cáo không chỉ nâng cao kỹ năng trình bày và khai thác thông tin mà còn góp phần trau dồi kinh nghiệm quý giá cho sự nghiệp tương lai.
Do thời gian hạn chế và thiếu kinh nghiệm, bài viết có thể chứa những nhận định sai hoặc thông tin không chính xác Để cải thiện cho các báo cáo sau và nâng cao kỹ năng cá nhân, tác giả cam kết sẽ không ngừng trau dồi kiến thức và cải thiện thái độ làm việc.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể nhân viên công ty GS Global đã hỗ trợ em nhiệt tình, đặc biệt là Ts Phạm Ngọc Dưỡng, người đã tận tâm hướng dẫn em trong quá trình hoàn thiện bài báo cáo này.