nâng cao dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container fcl bằng đường biển tại công ty tnhh mtk logistics

Theo đó, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho ngư

Mục tiêu nghiên cứu

Thứ nhất, hệ thống hóa và mô tả lại quy trình dịch vụ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu cơ bản bằng đường biển của các công ty Forwarder nhằm làm rõ quy trình về lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, từ đó là cơ sở để phân tích quy trình dịch vụ giao nhận cụ thể tại công ty MTK Logistics

Thứ hai, đề xuất những giải pháp thích hợp nhằm nâng cao dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu thông qua những vấn đề còn tồn đọng như đã phân tích, nhằm hướng tới mục tiêu cuối cùng là thúc đẩy hiệu quả thực hiện và cung cấp dịch vụ cho khách hàng của công ty MTK Logistics.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Phương pháp thu thập số liệu bằng cách quan sát thực tế, thu thập, tham khảo một số tài liệu, giáo trình, thông tin báo chí, tài liệu báo cáo của công ty từ các bộ phận và phòng ban để làm phong phú hơn cho bài viết

Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích và tổng hợp các dữ liệu trong quá trình nghiên cứu, để thuận tiện cho việc đút kết và đưa ra những giải pháp phù hợp.

Kết cấu đề tài

Nội dung chính của bài báo cáo này gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH MTK Logistics

Chương 2: Cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển

Chương 3: Thực trạng về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH MTK Logistics

Chương 4: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH MTK Logistics

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTK LOGISTICS

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTK LOGISTICS

1.1.1 Thông tin chung về công ty

Hình 1.1 Logo công ty TNHH MTK Logistics

(Nguồn: Công ty TNHH MTK Logistics)

Một số thông tin cơ bản về công ty TNHH MTK LOGISTICS:

- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MTK LOGISTICS

- Tên giao dịch: MTK LOGISTICS CO., LTD

- Địa chỉ trụ sở: Số 1 Đinh Lễ, Phường 13, Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Website: www.mtklogistics.com.vn

- Nơi đăng ký cấp phép: Chi cục Thuế quận 4

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Ngày nay, nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển và hội nhập vào nền kinh tế thế giới Nên lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu trở thành một trong những lĩnh vực mang lại nguồn thu ngoại tệ chính của đất nước, đóng góp vai trò thúc đẩy và phát triển các ngành kinh tế khác, đồng thời tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho người lao động Nhằm đáp ứng kịp thời sự phát triển đó, hàng loạt công ty lớn nhỏ chuyên cung cấp về dịch vụ liên quan đến xuất nhập khẩu được thành lập Đặc biệt, việc vận chuyển hàng hóa đóng một vai trò

Công ty TNHH MTK Logistics là doanh nghiệp tư nhân, hoạt động hoạch toán độc lập, thành lập ngày 24-01-2019, số vốn điều lệ 5 tỷ đồng, do ông Trần Hùng làm đại diện theo pháp luật Với phương châm phục vụ đa dạng các phương thức vận chuyển, MTK Logistics đã khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực giao nhận, kinh doanh vận tải biển.

Công ty TNHH MTK Logistics là doanh nghiệp năng động và sáng tạo Mặc dù đã có rất nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển hoạt động kinh doanh của mình trong một thị trường rộng lớn và đa dạng Nhưng bên cạnh đó, công ty đã gặp không ít khó khăn trong những ngày đầu mới thành lập, về nhân lực, trang thiết bị, tài chính còn hạn hẹp, sự cạnh tranh gay gắt với nhiều công ty giao nhận khác và đặc biệt là đại dịch Covid-19 đã kéo dài từ đầu năm 2020 đến nay Vậy nên, công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực vận tải xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không Nhưng với tinh thần vượt khó, học hỏi, luôn trau dồi kinh nghiệm, luôn nâng cao kĩ năng và kiến thức chuyên môn cho đội ngũ nhân viên, đặc biệt MTK Logistics luôn nổ lực nhằm đem đến cho khách hàng sự tin tưởng, dịch vụ tiêu chuẩn mang tầm quốc tế với giá cả và chi phí hợp lý Công ty đã ký thành công các hợp đồng cung cấp các dịch vụ trọn gói cho các công ty thương mại như: làm thủ tục hải quan, dịch vụ lưu kho, lưu bãi, …

1.1.3 Lĩnh vực hoạt động của công ty

MTK Logistics là công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với mạng lưới đại lý rộng khắp tại hàng trăm quốc gia Với mối quan hệ chặt chẽ cùng các hãng hàng không và tàu biển uy tín, MTK Logistics đảm bảo cung cấp đa dạng các dịch vụ Logistics, đáp ứng mọi nhu cầu trong và ngoài nước của khách hàng.

- Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu FCL và LCL chủ yếu bằng đường biển và đường hàng không

- Đại lý tàu biển và môi giới hàng hải

- Dịch vụ khai báo hải quan, lập các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở Dịch vụ hậu cần tổng hợp đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

- Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu người gửi hàng có yêu cầu Theo dõi, giải quyết khiếu nại về tổn thất hàng hóa trong quá trình giao nhận vận tải (nếu có)

- Đồng thời thanh toán các chi phí liên quan

Trong môi trường thương mại quốc tế ngày càng cạnh tranh, việc hàng hóa được giao kịp thời và an toàn là một trong những yếu tố dẫn đến thành công Công ty TNHH MTK Logistics với cam kết cung cấp dịch vụ vận tải chất lượng cao cho khách hàng theo những tiêu chí sau:

- Đặt quyền lợi của khách hàng lên trên hết

- Thực hiện công việc một cách trung thực với tinh thần, trách nhiệm cao

- Xây dựng, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh dịch vụ và các kế hoạch có liên quan nhằm đáp ứng các chức năng hoạt động của công ty.

CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ CÔNG TY TNHH MTK LOGISTICS

Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động công ty MTK Logistics

(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH MTK Logistics)

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Giám đốc Ông Trần Hùng

- Là người có quyền điều hành lớn nhất và quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh, hoạt động khác của công ty, có trách nhiệm ban hành quy chế nội bộ, quyết định thành lập các bộ phận trực thuộc, bổ nhiệm các trưởng phó bộ phận, quản lý giám sát điều hành các bộ phận Dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, các nhiệm vụ sẽ được phân công đến các phòng ban và cùng nhau thực hiện nhiệm vụ

- Là người chịu trách nhiệm trực tiếp với pháp luật, đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật nhà nước

- Là người lập ra kế hoạch và chiến lược, định hướng phát triển cho công ty trong tương lai, xây dựng và giữ gìn mối quan hệ hợp tác với các khách hàng trong và ngoài nước

Phó Giám đốc Ông Võ Doãn Mẫn

- Hỗ trợ điều hành và quản lý các hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc Chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân viên trong công ty

- Là người trực tiếp quản lý phòng sales cước vận tải đường hàng không

- Là người phụ trách quản lý và điều hành các hoạt động của phòng chứng từ và kế toán

Phó giám đốc điều hành có vai trò triển khai các quyết định của giám đốc, điều hành các hoạt động của công ty và giải quyết các vấn đề phát sinh khi giám đốc vắng mặt hoặc khi được ủy quyền.

- Là bộ phận nghiên cứu thị trường, đưa ra các phương án, chiến lược kinh doanh mới cho nhiều thời điểm khác nhau

- Tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng, thiết lập mối quan hệ với khách hàng, thực hiện các hoạt động đàm phán, kí kết hợp đồng, giới thiệu quảng bá hình ảnh, dịch vụ của công ty cho đối tác kinh doanh, chăm sóc và trực tiếp giải quyết các vấn đề với khách hàng trong và ngoài nước

- Thường xuyên cập nhật các quy định của Nhà nước về các chính sách xuất nhập khẩu, các thông tin mới nhất về giá cả, lịch tàu, nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng như tư vấn giá, báo giá, thời gian tàu chạy, … các vấn đề liên quan đến việc giao nhận

- Đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong công ty vì nó mang về nguồn lợi nhuận cho công ty giúp công ty tăng trưởng và phát triển ngày càng thêm vững mạnh

- Tiếp nhận thông tin, lập hồ sơ theo yêu cầu của khách hàng, xử lý hồ sơ chứng từ như nhận và kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ liên quan đến hàng hoá, làm thủ tục hải quan, thuê phương tiện vận tải nội địa, kho bãi, đặt chỗ, thông báo chi tiết hành hóa với hãng tàu hoặc hãng hàng không, cấp phát vận đơn thứ cấp cho khách hàng, thanh lý hợp đồng,

- Liên hệ với các đại lý, đối tác trong và ngoài nước về việc giao nhận hàng hóa

- Nhận và chuyển các chứng từ liên quan đến khách hàng

- Lưu trữ chứng từ về lô hàng và các chứng từ khác sau khi hoàn thành xong nghiệp vụ giao nhận Giải quyết các vấn đề phát sinh của lô hàng

- Bộ phận này cũng đóng vai trò rất quan trọng vì mỗi sai sót đều sẽ làm ảnh hưởng đến việc giao nhận hàng và vấn đề kinh doanh sau này của công ty

- Hỗ trợ bộ phận chứng từ trong việc hoàn thiện các chứng từ xuất nhập khẩu

- Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ và thực hiện các công việc như nộp cước phí, kiểm tra hàng hóa thực hiện việc lưu kho, lấy hàng, lấy lệnh, giám sát thực hiện đóng hàng container, gia hàng cho khách, linh động giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, nắm thời gian, số lượng, chủng loại hàng hóa

- Làm các thủ tục hải quan để nhận hàng và đem hàng về kho của công ty hay dịch vụ cho công ty khác Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

- Có nhiệm vụ cũng như trách nhiệm để quản lý, kiểm soát mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán

- Thực hiện hạch toán việc thu và chi, báo cáo lưu trữ thống kê hiện hành, báo cáo tài chính hàng tháng với giám đốc, bảo quản đầy đủ những chứng từ của kế toán, xuất hóa đơn cho khách hàng, giải quyết việc thu hồi công nợ, quyết toán thuế đối với nhà nước và quản lý thu chi thanh toán lương cho nhân viên theo đúng định kì

1.2.3 Tình hình nhân sự của công ty

Tại bất kỳ công ty hay tổ chức nào thì nhân sự luôn là một trong những nhân tố quan trọng nhất tác động đến sự tồn tại và phát triển của công ty, tổ chức đó Vì thế mà người lãnh đạo luôn cố gắng tìm kiếm những nhân tố có đủ tiềm năng và tố chất để làm việc cho họ Công ty MTK cũng đã và đang xây dựng chế độ nhân sự phù hợp với cơ cấu công ty và mục tiêu mà công ty muốn đạt được Đa số nhân sự công ty MTK Logistics có trình độ học vấn cao, trình độ đại học chiếm 80% tổng số nhân viên công ty năm 2023 Khi trình độ nhân sự cao sẽ giúp công ty làm việc hiệu quả và đạt năng suất tốt Sau đây là các bảng thể hiện tình hình nhân sự hiện nay của công ty:

Bảng 1.1.Phân bố nhân sự tại các phòng ban theo số lượng và trình độ học vấn

STT Chức vụ Số lượng Trình độ

2 Phó giám đốc 2 Đại học

3 Nhân viên chứng từ 5 Đại học, Cao đẳng

4 Nhân viên kinh doanh 20 Đại học, Cao đẳng

5 Nhân viên kế toán 3 Đại học, Cao đẳng

6 Nhân viên giao nhận 1 Cao đẳng

32 nhân viên ( 24 nhân viên có trình độ đại học, 8 nhân viên có trình độ cao đẳng)

(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH MTK Logistics)

KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2021-2023

Bảng 1.2 Doanh thu hoạt động kinh doanh công ty từ năm 2021 – 2023

(Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH MTK Logistics)

Hình 1.3 Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021– 2023

(Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH MTK Logistics)

Nhìn vào bảng 1.2 có thể thấy mặc dù trong năm 2021 toàn bộ doanh nghiệp, nhà nước nói chung và các công ty Logistics nói riêng phải chống chọi lại với đại dịch Covid cực kỳ khó khăn, khắc nghiệt Hầu hết mọi người đều phải làm việc trực tuyến tại nhà, không có đầy đủ cơ sở vật chất, thế nhưng đây cũng là thời điểm huy hoàng của Logistics, cũng như tính đến năm 2021 công ty cũng chỉ mới thành lập 3 năm và đang từng bước khẳng đinh vị trí của mình trên thị trường và dần được nhiều khách hàng biết đến, chính vì thế công ty vẫn không ngừng nỗ lực và cố gắng hết mình đem về doanh thu 7.560.000.000 đồng vào năm 2021 Lợi nhuận sau thuế của công ty 4.127.200.000 đồng, con số không quá đáng kể nhưng đủ cho thấy thời điểm này là thời điểm mà công ty đánh dấu mình ở một vị trí mới trong thị trường giao nhận, cung cấp cho khách hàng một dịch vụ hoàn hảo, chất lượng mặc dù dưới sự cản trở của đại dịch Covid-19 khi mà nhiều doanh nghiệp, công ty, nhà máy đóng cửa sản xuất để xuất nhập khẩu hàng hóa

Tiếp đến là năm 2022, sau khi tình hình dịch Covid-19 đã dần được kiểm soát, một số doanh nghiệp bắt đầu lên kế hoạch sản xuất cũng như xuất nhập khẩu hàng hóa trở lại sau thời gian dài trì hoãn do đại dịch Có thể thấy doanh thu năm 2022 đạt 10.555.000.000 đồng, tăng 2.995.000.000 đồng tương ứng 39% so với năm 2021 Bên cạnh đó, trong năm

Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty MTK Logistics năm 2021 – 2023

Doanh thu Chi phí Lợi nhuận

2022 công ty đã có chỗ đứng trên thị trường, mở rộng nhiều mối quan hệ với hãng tàu để hưởng các mức giá ưu đãi cũng như các bên dịch vụ để tìm các nhà cung cấp có giá dịch vụ tốt nhất nhằm hướng đến giảm giá vốn hàng bán, cũng như chi phí kinh doanh, vì thế mà năm 2022, giá vốn hàng bán chỉ tăng 244.000.000 đồng tương ứng với 15% so với năm

Trong bối cảnh kinh tế phục hồi và vận chuyển đường biển ổn định, doanh nghiệp cần có chiến lược mở rộng tiếp cận khách hàng tiềm năng Đồng thời, nâng cao chất lượng dịch vụ là yếu tố then chốt để giữ chân khách hàng hiện tại Doanh nghiệp nên ký kết hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng vận tải hàng đầu như ONE, KMTC, COSCO, OOCL, YANGMING để nhận được mức giá ưu đãi trên nhiều tuyến vận chuyển hơn, góp phần giảm giá vốn hàng bán và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Năm 2023, doanh thu công ty MTK Logistics tăng 4,3 tỷ đồng (41%) so với 2022, kéo theo giá vốn hàng bán và chi phí kinh doanh cũng tăng Sự gia tăng này phần lớn là do chi phí nguyên liệu, nhân công tăng Công ty cũng mở rộng mặt bằng, tuyển thêm nhân sự, thực tập sinh, khiến chi phí kinh doanh tăng 328 triệu đồng so với 2021 Tuy nhiên, lợi nhuận công ty vẫn đạt 9,2 tỷ đồng, tăng 3,2 tỷ đồng so với 2022 nhờ lượng hàng hóa bán ra tăng và lượng khách hàng ổn định Trong tương lai, công ty cần tiếp tục đề xuất các giải pháp giảm giá vốn hàng bán, duy trì chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp để hiệu quả kinh doanh tốt hơn.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN

2.1.1 Định nghĩa về giao nhận

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là:

“Bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.”

Theo Luật thương mại Việt nam thì:

“Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại Theo đó, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.” Đặc điểm nổi bật đối với hình thức buôn bán quốc tế là người mua và người bán ở các quốc gia khác nhau Người bán thực hiện việc giao hàng cho người mua sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, tức là lúc này hàng hóa sẽ được vận chuyển từ quốc gia người bán sang quốc gia người mua Để cho quá trình vận chuyển đó có thể bắt đầu diễn ra và đi đến kết thúc, tức là lúc này cần phải thực hiện hàng loạt các công việc liên quan đến việc vận chuyển để hàng hóa có thể đến tay người mua như: đóng gói, bao bì, lưu kho, lưu bãi, vận chuyển hàng hóa đến cảng, làm các thủ tục để hàng hóa được thông quan, chuyển tải lên tàu, dỡ hàng hóa ra khỏi tàu và cuối cùng là giao hàng đến tay người mua, toàn bộ những công việc đó được gọi là dịch vụ giao nhận

Giao nhận là quá trình thực hiện các nghiệp vụ, thủ tục liên quan đến vận tải, đảm bảo hàng hóa được di chuyển từ nơi gửi đến nơi nhận.

2.1.2 Phạm vi của dịch vụ giao nhận

Theo PGS TS Nguyễn Hồng Đàm và cộng sự (2003), Vận tải và giao nhận trong Ngoại thương Phạm vi của dịch vụ giao nhận chính là nội dung cơ bản của dịch vụ giao nhận kho vận Trừ trường hợp bản thân người gửi hàng hoặc người nhận hàng muốn tự mình xử lý và tham gia vào bất kỳ thủ tục hoặc chứng từ nào đó, nhưng đa số người giao nhận sẽ thay thế người gửi hàng hoặc người nhận hàng thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa thông qua các giai đoạn để đến tay người nhận hàng cuối cùng Người giao nhận có thể tự mình làm tất cả các dịch vụ đó hoặc thông qua đại lý và thuê ngoài dịch vụ từ các bên thứ ba khác

Những dịch vụ mà người giao nhận thường thực hiện gồm:

- Chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển,

- Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho bên chuyên chở và giao cho người nhận hàng, thu xếp chuyển tải hàng hóa,

- Gom hàng, lựa chọn dịch vụ vận tải, phương thức vận tải và bên chuyên chở thích hợp,

- Tổ chức thực hiện chuyên chở hàng hóa trong phạm vi kho, cảng, đóng gói, phân loại bao bì, lưu kho, bảo quản hàng hóa,

- Tổ chức xếp dỡ hàng hóa, nâng hạ container,

- Tư vấn cũng như đưa ra giải pháp cho chủ hàng trong việc chuyên chở hàng hóa,

- Ký kết hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, cước vận tải,

- Làm thủ tục hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, mua bảo hiểm cho hàng hóa,

- Hoàn tất các thủ tục liên quan đến nhận hàng, gửi hàng,

- Chuẩn bị, kiểm tra các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận hàng hóa,

- Thanh toán tất cả các chi phí liên quan như: cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho, phát sinh khác…,

- Theo dõi và thông báo tình hình, hành trình vận chuyển của hàng hóa,

TỔNG QUAN NGƯỜI GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN

- Thông báo tổn thất với người chuyên chở, giúp chủ hàng trong việc khiếu nại bồi thường…

Ngoài ra, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ đặc biệt được yêu cầu từ người gửi hàng như: mang container hàng hóa từ cảng về kho của người nhận hàng hoặc ngược lại, vận chuyển hàng hóa triễn lãm sang nước ngoài, vận chuyển thiết bị máy móc đến các công trình lớn, …Đặc biệt, có thể thấy trong những năm gần đây, người giao nhận thường mở rộng cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức, được xem vai trò như là MTO và phát hành cả chứng từ vận tải

2.2 TỔNG QUAN NGƯỜI GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

2.2.1 Định nghĩa về người giao nhận (FWD)

Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa được vận chuyển đến nhiều quốc gia khác nhau, từ quốc gia của người bán đến quốc gia của người mua Người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent)trong trường hợp đó sẽ là người tổ chức các công đoạn để có thể di chuyển hàng và thực hiện tất cả các thủ tục liên quan đến việc vận chuyển Người giao nhận lúc này có thể đóng vai trò là người giao nhận chuyên nghiệp, chủ tàu, chủ hàng, bên xếp dỡ, kho hàng hay bất cứ bên nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Theo Luật Thương mại Việt Nam, cá nhân hay tổ chức làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh về lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa

Trước đây, có thể thấy người giao nhận đa số chỉ làm đại lý (Agent) đảm nhiệm một số công việc do các nhà xuất nhập khẩu ủy thác, có thể kể đến như: làm thủ tục chứng từ, xếp dỡ, lưu kho hàng hóa cũng như vận tải trong khu vực nội địa và có thể là thanh toán tiền hàng… Tuy nhiên, sự tiến bộ kỹ thuật trong ngành vận tải biển cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế vì thế mà dịch vụ giao nhận cũng được mở rộng hơn so với trước đây Người giao nhận ngày nay đóng vai trò quan trọng trong vận tải quốc tế và thương mại Người giao nhận lúc này không chỉ thuê tàu hay làm các thủ tục hải quan mà còn cung cấp trọn gói về toàn bộ quá trình phân phối và vận tải hàng hóa từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu Ở mỗi quốc gia khác nhau, người kinh doanh dịch vụ giao nhận sẽ có những

16 tên gọi khác nhau, chẳng hạn như: “Đại lý Gửi hàng và giao nhận” (Shippine and Forwarding Agent), “Đại lý hải quan” (Customs House Agent), “Đại lý thanh toán” (Clearing Agent), “Môi giới hải quan” (Customs Broker) …

2.2.2 Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế

Như đã nói ở trên, ngày nay do sự phát triển của vận tải đa phương thức, vận tải container, người giao nhận không chỉ đảm nhiệm vai trò là một đại lý, người ủy thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải và đóng vai trò như một bên chính – người chuyên chở Theo

PGS TS Nguyễn Hồng Đàm và cộng sự, Giáo trình Vận tải và giao nhận trong Ngoại thương (2003), ngườigiao nhận đã làm chức năng và những công việc sau đây:

Thuở ban đầu, người giao nhận chỉ hoạt động giới hạn ở phạm vi trong nước Lúc bấy giờ, nhiệm vụ của người giao nhận là thực hiện các thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu vào lãnh thổ Việt Nam Sau đó mở rộng hoạt động sang cả hàng xuất khẩu và lĩnh vực vận chuyển hàng hóa trong vận tải quốc tế hoặc tùy thuộc vào hợp đồng mua bán mà thực hiện lưu cước với các hãng tàu thông qua sự ủy thác của người xuất nhập khẩu Trên cơ sở dưới sự chấp thuận của Nhà Nước, người giao nhận được sự ủy thác từ nhà xuất khẩu, nhập khẩu lúc này được phép thay mặt để thực hiện khai báo hải quan, hoàn tất thủ tục như một nhà môi giới hải quan

Trong quá trình giao nhận vận tải, người giao nhận đảm nhiệm vai trò cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở Xét về bản chất pháp lý, họ hoạt động như là đại lý của bên gửi hàng hoặc bên chuyên chở, không phải là người trực tiếp vận chuyển hàng hóa Các dịch vụ mà người giao nhận thực hiện được ủy thác theo hợp đồng, bao gồm nhận và giao hàng, làm thủ tục hải quan, hoàn thiện chứng từ, cũng như lưu kho.

2.2.2.3 Người gom hàng (Cargo Consolidator) Ở Châu Âu, người giao nhận đã cung cấp dịch vụ gom hàng nhằm phục vụ cho vận tải đường sắt từ lâu Tuy nhiên điều đặc biệt đối với dịch vụ vận tải giao nhận bằng container, dịch vụ gom hàng là một trong những dịch vụ không thể thiếu được nhằm tích

17 hợp những lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên container (FCL) để có thể tận dụng toàn bộ sức chứa của container, cũng như nhằm mục đích giảm cước phí vận tải và các chi phí liên quan khác Người giao nhận có thể là người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý khi họ đóng vai trò là người gom hàng

Người giao nhận ngày nay trong nhiều trường hợp đóng vai trò là người chuyên chở, có nghĩa là người giao nhận ký hợp đồng trực tiếp với người gửi hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác Trong trường hợp ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở thì người giao nhận sẽ đóng vai trò là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier) và ngược lại sẽ là người chuyên chở thực tế (Actual Carrier)

2.2.2.5 Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO)

Người giao nhận trong trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt hay còn gọi là hình thức vận tải “từ cửa đến cửa”, thì lúc này người giao nhận sẽ đóng vai trò là người kinh doanh vận tải đa phương thức (Multimodal Transport Operator – MTO) MTO cũng chính là người chuyên chở và phải chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển

Người giao nhận còn được gọi là “kiến trúc sư của vận tải” (Architect of Transport) vì người giao nhận có khả năng tổ chức, thực hiện quá trình vận tải một cách tốt nhất, tiết kiệm nhất và an toàn nhất

2.3 CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ NGUYÊN TẮC GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Theo PGS TS Nguyễn Hồng Đàm và cộng sự (2003), Vận tải và giao nhận trong Ngoại thương, việc giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển phải dựa trên cơ sở pháp lý như: các Quy phạm Pháp luật quốc tế, các Công ước quốc tế về vận đơn, vận tải như: Nghị định Thư Visby 1968 sửa đổi công ước Quốc tế để thống nhất một số vấn đề về vận đơn đường biển; Công ước Quốc tế về quy định thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển ký tại Brussel 25/8/1924; …Bên cạnh đó là Công ước của Liên Hiệp Quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển 1978,Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hoá

18 như Công ước của Liên Hợp Quốc về hợp đồng mua bán quốc tế (Công ước Viên 1980), quy tắc thực hành thống nhất tín dụng chứng từ (UCP-600), các điều kiện Incoterm 2010, 2020…

CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Theo TS Nguyễn Xuân Quyết (2017), Giao nhận và vận tải hàng hóa quốc tế, khi hàng hoá được xuất khẩu bằng đường biển, người giao nhận dưới sự uỷ thác của người gửi hàng tiến hành chuẩn bị cho hàng hoá từ khi bắt đầu lên kế hoạch xuất khẩu cho đến khi hàng hóa được xếp lên tàu Các chứng từ được sử dụng trong quá trình giao nhận gồm:

 Chứng từ với cảng và tàu

Là văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa người cho thuê và người thuê một phần con tàu về việc đồng ý xếp hàng lên tàu Khi ký vào Booking Note (Booking Confirmation), chủ tàu hay người chuyên chở đã đồng ý cung cấp cho người gửi hàng diện tích hầm hàng hoặc số lượng container mà chủ hàng đăng ký Đây là trường hợp chủ tàu làm việc trực tiếp với người gửi hàng Tuy nhiên, rất ít trường hợp chủ tàu và người gửi hàng làm việc trực tiếp với nhau, thường sẽ thông qua hãng tàu, người gửi hàng sẽ làm việc trực tiếp với các hãng tàu và gián tiếp với chủ tàu thông qua hãng tàu Khi đó, hãng tàu cũng sẽ phát

20 hành cho người gửi hàng xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation – Booking Note) gồm các thông tin như sau:

- Ngày đi dự kiến (ETD): ngày dự kiến tàu khởi hành tại cảng đích POL,

- Loại container (Type of container): thông thường sẽ gồm container 20’DC, 40’DC, 40’HC, 20’RF, 40’RF, 40’RH ……

- Tên hàng xuất khẩu (Commodity): nêu rõ tên hàng và HS CODE,

- Nơi lấy container rỗng (Pick up empty container): nơi tập kết container rỗng để lấy về kho đóng hàng,

- Nơi hạ bãi (Full container returns at): nơi tập kết container hàng hóa,

- Lộ trình (Route): chẳng hạn như Ho Chi Minh – Singapore…

- Trọng lượng hàng (Cargo Weight): Gross Weight dự kiến của lô hàng,

Các chứng từ hải quan cần thiết cho một lô hàng xuất khẩu gồm:

- 01 bản chính văn bản được phép xuất khẩu của Bộ Công thương hoặc Bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện) nhằm đối chiếu với bản sao phải nộp

- 01 bản giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (tại mỗi điểm làm thủ tục hải quan chỉ nộp một lần khi đăng ký làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên)

- 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc có thể là giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng

- 02 bản chính tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu

- 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng không đồng nhất)

Tờ khai hải quan là văn bản bắt buộc đối với chủ hàng hoặc chủ phương tiện khi xuất nhập hàng hóa, phương tiện qua lãnh thổ Việt Nam Việc khai báo hải quan được quy định chặt chẽ theo Thông lệ quốc tế và pháp luật Việt Nam Cơ quan hải quan sẽ xử lý theo luật định đối với các hành vi vi phạm như không khai báo hoặc khai báo sai sự thật.

2.4.2.2 Hợp đồng mua bán ngoại thương

Hợp đồng mua bán ngoại thương đóng vai trò là sự thống nhất giữa các đối tác kinh doanh hoạt động ở các quốc gia khác nhau Theo đó, bên xuất khẩu (người bán) có trách nhiệm chuyển giao quyền sở hữu đối với sản phẩm cụ thể được gọi là hàng hóa cho bên nhập khẩu (người mua) Ngược lại, bên nhập khẩu có nghĩa vụ tiếp nhận hàng hóa và thanh toán khoản tiền tương ứng cho hàng hóa đã nhận.

2.4.2.3 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp

Trước đây doanh nghiệp XNK phải nộp giấy phép kinh doanh XNK loại 7 chữ số do

Bộ Thương mại cấp Hiện giờ tất cả các doanh nghiệp chỉ cần hội đủ một số điều kiện (về pháp lý, về vốn ) là có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp

2.4.2.4 Danh sách hàng hoá cần vận chuyển (Cargo List)

Muốn hàng hóa được xếp hàng lên tàu, người giao nhận hoặc chủ hàng cần phải lập và xuất trình cho đại diện của người vận chuyển, người chuyên chở một bảng kê các hàng hóa mà mình gửi đi, còn được gọi là danh sách hàng hóa cần vận chuyển hoặc bảng đăng ký hàng vận chuyển

Danh sách hàng hóa cần vận chuyển là chứng từ chi tiết về hàng hoá của lô hàng đó

Nó là căn cứ để người vận chuyển thiết lập sơ đồ xếp hàng hóa lên tàu (Cargo Plan), cũng như tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá và để công ty vận tải, giao nhận xem xét và sắp xếp thứ tự ưu tiên hàng vận chuyển Ngoài ra, nó là căn cứ để tính các chi phí liên quan như phí lưu kho, phí kiểm đếm, phí bốc xếp … Nội dung của danh sách hàng hóa cần vận chuyển bao gồm: tên người nhận, tên tàu, tên hàng, trọng lượng và thể tích của hàng hóa, ký mã hiệu

2.4.3 Chứng từ với cảng và tàu

Dưới sự uỷ thác của chủ hàng (người xuất khẩu), người giao nhận sẽ trực tiếp liên hệ với cảng và tàu để chuẩn bị các thủ tục cần thiết cho hàng hóa được xếp lên tàu Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn này gồm:

 Chỉ thị xếp hàng (Shipping Note)

 Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt)

 Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

 Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest)

 Phiếu kiểm đếm (Dock sheet & Tally sheet)

 Sơ đồ xếp hàng (Cargo plan)

Vận đơn đường biển đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, là bằng chứng hợp đồng vận chuyển và giao dịch hàng hóa giữa người gửi, người vận chuyển và người nhận hàng Sau khi hàng hóa được xếp lên tàu hoặc nhận để xếp, người chuyên chở hoặc đại diện sẽ cấp vận đơn cho người gửi hàng hoặc người giao nhận theo ủy quyền của chủ hàng.

Vận đơn đường biển rất phong phú và đa dạng, trong thương mại quốc tế và thương mại hàng hải, tùy theo nội dung mà nó thể hiện vận đơn sẽ được sử dụng vào nhiều công việc khác nhau Trong thương mại quốc tế, việc nhận biết và phân loại ý nghĩa của các loại vận đơn là vấn đề hết sức quan trọng đối với những người sử dụng vận đơn

Hình thức và nội dung của vận đơn đường biển

Trong kinh doanh, thông thường hãng tàu sẽ phát hành thành mẫu in sẵn vận đơn đường biển để sử dụng vì thế mỗi hãng tàu khác nhau có thể thiết kế, nghiên cứu để chọn một loại mẫu vận đơn phù hợp với, mang nét đặc trưng riêng trên thị trường vận tải đường biển Có nhiều cách thể hiện như “Bill of Lading” và in logo của hãng tàu, “Sea Way Bill”,

“Ocean Bill of Lading”, “Liner Bill of Lading”, “Through Bill of Lading”, “Port to port Bill of Lading”…

Mặt trước của vận đơn đường biển

Theo luật hàng hải và quốc tế, chỉ người vận chuyển hoặc đại diện của họ có quyền phát hành vận đơn Tuy nhiên, trong thực tế, có trường hợp vận đơn được phát hành không phải bởi người vận chuyển thực sự.

23 đường biển, có thể ở trường hợp này là người tổ chức vận chuyển cũng có trách nhiệm như người vận chuyển và thông thường đó là các fowarder

Để phục vụ mục đích giao dịch, vận đơn đường biển phải ghi rõ mục đích sử dụng và bản chất là bản gốc hay bản sao Vận đơn gốc là văn bản thể hiện quyền sở hữu hàng hóa, được ký bằng tay, đóng dấu "Original" Ngược lại, vận đơn bản sao không được chuyển nhượng nhưng có nội dung giống bản gốc, không có chữ ký tay, đóng dấu và có dòng chữ "COPY-NON NEGOTIABLE" Tên gọi vận đơn đường biển thường gặp là "Bill of Lading", "Sea Way Bill" hoặc "Ocean Bill of Lading".

Số Booking: Là số của Booking Confirmation đặt chỗ trên tàu Đôi khi, tùy thuộc vào mỗi hàng tàu sẽ không có mục này

QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN

Yêu cầu đối với dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container: Giao hàng nhanh chóng, lập bộ chứng từ đầy đủ để quyết toán tiền hàng một cách chính xác

Quy trình hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển cơ bản gồm các bước sau:

Theo PGS TS Nguyễn Hồng Đàm và cộng sự (2003), Vận tải và giao nhận trong Ngoại thương, quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container FCL bằng đường biển cơ bản sẽ gồm các bước sau:

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container

(Nguồn: PGS.TS Nguyễn Hồng Đàm-Vận tải và giao nhận trong Ngoại thương) Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa, nắm tình hình tàu

- Nghiên cứu hợp đồng mua bán giữa người bán và người mua

- Chuẩn bị các chứng từ cẩn thiết để làm hải quan chẳng hạn như: Packing List, Commercial Invoice…

- Nắm tình hình tàu hoặc tiến hành lưu cước thông qua các hãng tàu

- Lập Cargo List gửi hãng tàu

Bước 2: Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu

- Kiểm tra về số lượng, trọng lượng, phẩm chất xem có phù hợp với hợp đồng mua bán hay không

- Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu cần) để lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp

Bước 3: Làm thủ tục hải quan: Đăng ký tờ khai Hải quan, Tính thuế sơ bộ và ra thông báo thuế, Kiểm hóa, Tính lại thuế và nộp thuế

Sau khi khai báo hải quan điện tử, lên tờ khai qua hệ thống Hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa: Luồng xanh hoặc luồng vàng hoặc luồng đỏ

Chuẩn bị hàng, nắm tình hình tàu Kiểm tra hàng Làm thủ tục Hải quan

Giao hàng cho tàu Lập bộ chứng từ Thanh toán các chi phí

30 Đối với luồng xanh (luồng 1): Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa

Bước 1: Đến hải quan làm thủ tục xuất khẩu

Sau khi lô hàng được phân luồng xanh, Hải quan sẽ đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai Người làm thủ tục hải quan đóng lệ phí Hải Quan và nhận tờ khai

Bước 2: Thanh lý hải quan bãi

Hồ sơ cần chuẩn bị để thanh lý tờ khai vào sổ tàu gồm:

- Giấy giới thiệu của công ty (nếu được ủy thác)

- Phiếu đăng kí vào sổ tàu (do bộ phận thanh lý tờ khai cung cấp)

- Làm thủ tục thanh lý & đăng kí vào sổ tàu

Sau khi nhận tờ khai, Nhân viên giao nhận sẽ đến hải quan thanh lý hàng xuất ở cảng để nộp tờ khai tại phòng thanh lý để thanh lý tờ khai Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc

Bước 3: Vào sổ tàu hàng xuất

Dựa vào Booking Confirmation, nhân viên giao nhận sẽ điền thông tin số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container và số seal vào tờ khai Sau đó, họ nộp tờ khai này để Hải quan ghi vào sổ tàu Khi thủ tục thông quan hoàn tất, hàng hóa sẽ được xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.

Lưu ý là phải vào sổ tàu (closing time) trước khi cắt máng, nếu không hàng sẽ không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan Điều này gây tốn phí và làm chậm trễ quy trình xuất khẩu Các hồ sơ luồng vàng (luồng 2) sẽ được kiểm tra chi tiết, nếu hợp lệ sẽ được chuyển qua lãnh đạo chi cục duyệt và đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu Các bộ hồ sơ cần được sắp xếp theo thứ tự quy định.

- Tờ khai Hải quan đã phân luồng

- Phiếu đóng gói (packing list)

Sau khi nộp hồ sơ lãnh đạo chi cục sẽ phân quyền cho cán bộ tiếp nhận tờ khai Cán bộ tiếp nhận tờ khai phụ trách tờ khai sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, kiểm tra hợp lệ sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống công ty sẽ tiến hành thanh lý hải quan bãi và vào sổ tàu như luồng xanh Đối với luồng đỏ (luồng 3): Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế

Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra Quy trình kiểm hoá như sau:

- Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và rút ruột container

- Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa

- Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal

- Hải quan tiến hành kiểm hoá

- Sau khi quá trình kiểm hoá hoàn tất, nhân viên giao nhận bấm lại seal mới (gồm seal Hải quan và hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bộ phận bấm seal ở cảng

- Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra chứng từ và kiểm hoá, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống và công ty sẽ tiến hành thanh lý hải quan bãi và vào sổ tàu như luồng xanh

Bước 4: Giao hàng hóa xuất khẩu cho tàu

- Chủ hàng hoặc có thể là người được chủ hàng ủy thác sẽ lấy và ký vào Booking Confirmation rồi đưa lại cho đại diện hãng tàu hay đại lý tàu biển để xác nhận ký cùng với danh mục hàng xuất khẩu (Cargo List),

- Sau khi hoàn tất lấy Booking Confirmation, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ Container, Packing List và Seal để chủ hàng tiến hành lấy container rỗng về kho đóng hàng Đối với lệnh cấp container rỗng: Sau khi hãng tàu nhận được thông tin mà chủ hàng đặt chỗ trên Booking về hàng hóa cần xuất khẩu, cũng như số lượng và loại container thì văn phòng của hãng tàu sẽ cung cấp cho chủ hàng một tờ lệnh cấp container rỗng (Empty Release Order) để chủ hàng có thể tiến hành đi lấy và lựa chọn rỗng thích hợp để đóng hàng

- Sau khi quá trình đóng hàng được hoàn tất, chủ hàng có thể trực tiếp hoặc ủy thác cho người giao nhận tiến hành làm thủ tục hải quan tại cảng Lúc này sẽ tiến hành nộp Packing List, các chứng từ liên quan cho Phòng Thương vụ của cảng để cảng hoàn tất thủ tục và đi đến Hải quan để đăng ký hạ bãi Container đồng thời cũng sẽ thực hiện hoàn thành Hướng dẫn xếp hàng (Shipping Oder) để có thể dựa vào đó để hoàn thành vận đơn đường biển (Bill of Lading) Chủ hàng hoặc người giao nhận được ủy thác sẽ liên hệ với hãng tàu để lấy B/L và tiến hành kiểm tra, cũng như hoàn thiện các chứng từ liên quan

- Sau khi đã hoàn tất, Container hàng hóa sẽ được vận chuyển ra bãi để tiến hành thủ tục hạ bãi (thông thường là chậm nhất 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và đóng phí cho phòng Thương vụ của cảng Khi Hải quan đóng dấu xác nhận thì việc giao hàng gần như đã hoàn tất, còn việc xếp Container lên tàu dưới sự phụ trách của cảng làm và lúc này chủ hàng có thể nhận vận đơn và tiến hành kiểm tra

CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG TỚI HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Theo nghiên cứu của Nguyễn Thị Thùy Dung và Ngô Nữ Mai Quỳnh (2020), các yếu tố tác động đến dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển bao gồm:

Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển có mối liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau Môi trường luật pháp được hiểu ở đây không chỉ của quốc gia hàng hoá được xuất khẩu đi mà còn của quốc gia hàng hoá chuyển tải đi qua, quốc gia hàng hoá được nhập khẩu đến và cả luật pháp quốc tế Bất kỳ một sự thay đổi nào xảy ra như sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của Chính phủ hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế ở một trong những môi trường luật pháp nói trên, cũng sẽ dẫn đến sự hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Ngoài các quy định của hệ thống pháp luật, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng phải tuân theo các thông lệ quốc tế, các quy định của các tổ chức quốc tế mà chính phủ có tham gia Ví dụ như:

- Các qui định của luật pháp đối với hoạt động xuất khẩu (thuế, thủ tục hải quan…)

- Các hiệp ước, hiệp định thương mại mà quốc gia có doanh nghiệp xuất khẩu tham gia

- Các vấn đề về pháp lý và tập quán quốc tế có liên quan đến việc xuất khẩu (Công ước Viên 1980, Incoterm…)

- Qui định về vấn đề bảo về môi trường, tiêu chuẩn chất lượng, giao hàng, thực hiện hợp đồng

Môi trường chính trị cũng là yếu tố hàng đầu tác động trực tiếp đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu Hoạt động thương mại sẽ bị ảnh hưởng đầu tiên khi một quốc gia bất ổn về chính trị, các hãng tàu giảm dần dịch vụ đến các Quốc gia này vì nhu cầu của người dân mua bán hàng hóa với nước ngoài dần giảm sút Từ đó ảnh hưởng đến hoạt động dịch vụ giao nhận của các công ty giao nhận

Ngoài yếu tố về bất ổn chính trị thế giới, các công ty giao nhận hàng hóa xuất khẩu cũng gặp nhiều thách thức như: lạm phát gia tăng từ các nước phát triển, rủi ro gián đoạn

35 chuỗi cung ứng dẫn đến giảm nhu cầu mua sắm, tiêu dùng Theo cuộc khảo sát của Vietnam Report cho biết về lượng đơn hàng các doanh nghiệp Logistics nhận được có một số doanh nghiệp mức giảm lên tới 30 - 40% so với cùng kỳ năm trước, có đến 52,6% cho biết lượng đơn hàng giảm sút Do đó có thể thấy hoạt động giao nhận Logistics cũng chịu sự ảnh hưởng tiêu cực do nhiều tuyến đường vận chuyển quan trọng bị cắt đứt dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về gián đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu

2.6.1.2 Yếu tố về công nghệ

Công nghệ là một yếu tố đóng góp quan trọng cho sự đổi mới và phát triển của ngành giao nhận xuất nhập khẩu Công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng nhiều trong lĩnh vực này có thể kể đến như: khai báo hải quan điện tử, ứng dụng theo dõi lịch trình thực tế của lô hàng, sử dụng công nghệ, quản lý vận hành đội xe, quản lý container, robot tự động trong quản lý kho và sắp xếp hàng hóa…Công nghệ đổi mới sẽ giúp cho các công ty giao nhận kịp thời nắm bắt và tận dụng vào thực tế để đem lại hiệu quả tối đa nhất cho công ty, cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ, đem đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt hơn Các phần mềm ứng dụng công nghệ giúp cho hoạt động giao nhận tiết kiệm được chi phí, thời gian, nâng cao hiệu quả và năng suất giao nhận Vì vậy nếu không cập nhật công nghệ mới, hoạt động giao nhận sẽ ngày càng lạc hậu, kém năng suất, giảm hiệu quả

2.6.1.3 Điều kiện tự nhiên, vị trí địa lý…

Thời tiết là vấn đề ảnh hưởng rất lớn đến việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và kể cả quá trình chuyên chở hàng cũng như đến thời gian giao nhận hàng hoá và tốc độ làm hàng Thời tiết luôn luôn chuyển biến, biến động bất lường, đặc biệt thời tiết trên biển biến đổi cực kì phức tạp Thời tiết có thể nói là một trong những yếu tố được kể đến đầu tiên đối với quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Vận chuyển đường biển tuy được đánh giá là phương thức vận chuyển tiết kiệm chi phí nhất, tuy nhiên cũng là phương thức có thời gian vận chuyển dài nhất

Ngoài ra không thể không nhắc tới vị trí địa lý của các khu vực trên thế giới, những nơi diễn ra hoạt động vận chuyển hàng hóa trên biển Vào ngày 17/11/1869, kênh đào Suez đã bắt đầu mở cửa, đây là con đường ngắn nhất cho tàu bè đi từ châu Âu đến Ấn Độ Dương,

36 Đông Nam Á và các khu vực khác trên hành tinh Trước đây khi chưa có kênh đào này hầu hết tàu bè di chuyển theo hướng đi vòng quanh châu Phi Cũng như với kênh đào Panama, được xây dựng với mục đích nối Đại Tây Dương với Thái Bình Dương, cắt ngang eo đất Panama tại Trung Mỹ, nhằm để tàu bè giữa 2 đại dương có thể rút ngắn thời gian di chuyển và qua lại dễ dàng

Việc xây dựng hai kênh đào đã đóng góp to lớn vào việc giảm thiểu chi phí vận tải đường biển, tạo điều kiện cho tàu bè rút ngắn thời gian vận chuyển Tuy nhiên, cả hai kênh đào vẫn đang phải đối mặt với nhiều thách thức Kênh đào Panama chịu ảnh hưởng của biến động khí hậu, trong khi kênh đào Suez phải đối mặt với bất ổn địa chính trị Đại dịch và xung đột Nga-Ukraine chỉ là những sự kiện mang tính nhất thời, nhưng các tác động tiêu cực từ chúng, bên cạnh những rủi ro địa chính trị gia tăng và biến đổi khí hậu, vẫn là lời nhắc nhở về tình trạng mất cân bằng trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Hàng hóa cũng là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Khi xuất khẩu bất kỳ mặt hàng nào, việc xác định loại hàng hóa đó là hàng gì, có những đặc điểm gì cần chú ý, cũng như cách đóng gói hàng hóa, bảo quản để tránh xảy ra những hư hỏng trong quá trình vận chuyển hàng hóa Ngoài ra đối với mỗi mặt hàng sẽ đều có mã HS riêng Mã HS rất quan trọng, nó cung cấp căn cứ để doanh nghiệp kiểm tra chính sách thuế và các quy định liên quan đến mặt hàng xuất khẩu

2.6.2.1 Cơ sở vật chất và quy mô

Cơ sở vật chất là nền tảng thiết yếu cho hoạt động và phát triển doanh nghiệp Bao gồm văn phòng, kho hàng, phương tiện vận chuyển và thiết bị công nghệ, cơ sở vật chất hỗ trợ hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, nhanh chóng và dễ dàng kiểm soát chất lượng dịch vụ Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực cạnh tranh và hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.

2.6.2.2 Nguồn lực tài chính Để hoạt động giao nhận diễn ra thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả, các doanh nghiệp giao nhận cần đầu tư cơ sở vật chất hoàn thiện Tuy nhiên điều này đòi hỏi lượng vốn đầu tư không hề nhỏ Bên cạnh đó ngày nay khách hàng ngày càng có xu hướng tìm kiếm các công ty có chính sách công nợ tốt, đây cũng là yếu tố được nhiều doanh nghiệp chọn làm thế mạnh cạnh tranh của họ Tuy nhiên để làm được điều này công ty cần phải có nguồn lực tài chính ổn định Ngoài ra, các công ty giao nhận thường ứng tiền trước cho việc thuê tàu, vận tải nội địa, tiền làm thủ tục hải quan, nộp thuế…vì vậy nếu nguồn lực tài chính yếu, hoạt động kinh doanh của công ty sẽ vô cùng khó khăn

Tính chung cả năm 2022, khu vực dịch vụ được ghi nhận có sự tăng lên mạnh và đạt 19,7 triệu người (chiếm 38,9%), tăng 1,1 triệu người so với năm 2021, tỷ lệ lao động được qua đào tạo ước tính đạt khoảng 67% Vấn đề đưa nhân lực đi làm việc, công tác ở nước ngoài đã được phục hồi tích cực sau khi tình hình bệnh dịch Covid-19 được kiểm soát, các nước trên thế giới dần khôi phục lại việc tiếp nhận, chào đón sự trở lại của lao động nước ngoài Hầu hết tất cả doanh nghiệp tại Việt Nam luôn không ngừng trau dồi nguồn nhân lực, đặc biệt với sự phát triển của công nghệ thông tin nếu được trang bị tốt, nguồn nhân lực của doanh nghiệp sẽ là chìa khóa để cung cấp thông tin trên thị trường, là một trong những nguồn lực then chốt, gắn kết giữa cung cầu đào tạo, cũng như sự mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ thương mại quốc tế Họ là người mang lại giá trị, niềm tin, uy tín cho công ty Điều này phụ thuộc rất lớn vào trình độ, sự am hiểu pháp luật, nghiệp vụ chuyên môn chuyên sâu cũng như là kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa Bên cạnh đó người điều hành doanh nghiệp lại có vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA

Theo Đoàn Thị Hồng Ánh (2022), mức độ hiệu quả của hoạt động giao nhận được đánh giá thông qua: mức độ an toàn của hàng hóa, thời gian giao hàng trong quá trình giao nhận, chi phí, mức độ hoàn thành dịch vụ Theo Phan Hồng Tuyết (2019), các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động giao nhận gồm ba tiêu chí: thời gian, chi phí, an toàn và chính xác

Theo Martin (2016), một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bao gồm:

Chi phí dịch vụ: Chi phí dịch vụ hợp lí là một trong những thế mạnh cạnh tranh hàng đầu của các công ty giao nhận Chỉ tiêu chi phí cho mỗi đơn vị trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu được tính bằng tổng chi phí vận chuyển và các hoạt động hậu cần chia cho tổng chi phí số lượng đơn hàng hoàn thành Chi phí dịch vụ bao gồm cước vận tải biển, phí xếp dỡ và các khoản chi phí khác

Thời gian vận chuyển: Mặc dù thời gian vận chuyển phụ thuộc vào tình hình tàu bè đi trên biển nhưng đây cũng là tiêu chí đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ và quyết định sử dụng dịch vụ của công ty ở những lần tiếp theo Chỉ số này giúp đánh giá khả năng vận chuyển hàng hóa đến địa điểm đúng thời gian cần thiết

Mức độ an toàn: Cũng là tiêu chí bắt buộc để đánh giá chất lượng dịch vụ của một công ty bởi mục đích của vận chuyển là vận chuyển hàng hóa đảm bảo chất lượng như ban đầu đến tay người nhận hàng

Tính chính xác của thủ tục: bao gồm tỷ lệ hoàn tất chứng từ đúng hạn, hạn chế tối thiểu những sai sót không đáng có Những chỉ tiêu này được sử dụng để đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý thủ tục hồ sơ trong chuỗi cung ứng

Chăm sóc khách hàng: Đây là yếu tố luôn được khách hàng đánh giá cao, giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng Công ty giao nhận phải cập nhật thông tin kịp thời, liên tục, nhanh chóng để khách hàng có thể theo dõi và nắm bắt tình hình lô hàng của mình Bên cạnh đó các công ty giao nhận cần hỗ trợ khách hàng, đưa ra những giải pháp cũng như hướng dẫn khách hàng giải quyết các tình huống không đáng xảy ra khi phát sinh những khó khăn, tình huống bất ngờ, như sai chứng từ, đóng sai hay thiếu hàng…trong quá trình giao nhận hàng hóa

THỰC TRẠNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MTK

TỔNG QUAN VỀ LÔ HÀNG VÀ CÁC BÊN LIÊN QUAN

Để hiểu rõ và cụ thể về quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) đường biển tại Công Ty TNHH MTK Logistics Tác giả đã được sự đồng ý của công ty và được phép chọn lọc thông tin của một lô hàng cụ thể đã được thực hiện quá trình xuất khẩu và giao nhận vào tháng 9/2023 với đầy đủ bộ chứng từ được cung cấp bởi công ty TNHH Hoàng Lâm và công ty TNHH MTK Logistics Sau đây là thông tin chi tiết về lô hàng và các bên liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu:

Người gửi hàng - Shipper: HOANG LAM CO LTD

Lot B2-53 Tan Dong Hiep B Industrial Park, Di An City, Binh Duong Province, Vietnam

Người nhận hàng - Consignee: TETRA PAK SOUTH EAST ASIA PTE LTD

Email: MaiTrucQuyen.Nguyen@tetrapak.com

- Bồn chứa (bồn rỗng) 20m 3 bằng thép không gỉ, dùng để chứa chất lỏng, hàng mới 100%

- Bồn chứa (bồn rỗng) 750L bằng thép không gỉ, dùng để chứa chất lỏng, hàng mới 100%

- Bồn chứa (bồn rỗng) 500L bằng thép không gỉ, dùng để chứa chất lỏng, hàng mới 100%

- Bồn chứa (bồn rỗng) 0.7m 3 bằng thép không gỉ, dùng để chứa chất lỏng, hàng mới 100%

Hãng tàu - Carrier: YANGMING MARINE TRANSPORT CORP (YML)

Số lượng - Quantity: 1x20RF và 1x40’HC

QUY TRÌNH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN

NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY

Sau đây là sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) của công ty TNHH MTK Logistics mà tác giả đã tổng hợp dựa vào thực tế tại công ty đã và đang thực hiện, thể hiện đầy đủ các bước được bắt đầu sau bước tìm kiếm khách hàng của bộ phận kinh doanh đến khi kết thúc giao hàng cho người nhập khẩu Tuy nhiên cũng sẽ tùy vào đặc điểm của từng mặt hàng xuất khẩu, cũng như từng khách hàng khác nhau mà có thể thêm hoặc tối giản một số bước trong quy trình để tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty cũng như khách hàng những vẫn đem lại chất lượng và hiệu quả cao

Bước 9: Quyết toán với hãng tàu, khách hàng và lưu hồ sơ

Bước 6 : Vận chuyển hàng tới cảng xếp và làm thủ tục hạ bãi

Bước 7 : Phát hành vận đơn - Bill of Lading

Bước 8 : Hoàn thành bộ chứng từ và bàn giao bộ chứng từ cho khách hàng

Bước 4 : Giao hướng dẫn làm vận đơn (SI) và phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ của hàng hoá (VGM) đến hãng tàu

Bước 5 : Chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ để khai báo hải quan điện tử và làm thủ tục hải quan tại cảng

Bước 1 : Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ khách hàng

Bước 2 : Đặt chỗ với hãng tàu, nhận Booking

Bước 3 : Mượn container rỗng của hãng tàu đóng hàng

Hình 3.1 Sơ đồ quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container FCL tại công ty MTK Logistics (Nguồn: Phòng Chứng từ công ty TNHH MTK Logistics)

3.2.1 Đàm phán và kí kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng

Hình 3.2 Email yêu cầu báo giá từ khách hàng Hoàng Lâm

(Nguồn: Phòng Chứng từ công ty TNHH MTK Logistics)

Sau một thời gian tìm hiểu và trao đổi, Công ty TNHH Chế tạo cơ khí Hoàng Lâm bắt đầu trở thành khách hàng thân thiết của công ty với những đơn đặt hàng thường xuyên vào hàng tháng Cả hai bên tiến hành kí kết hợp đồng để thuận lợi trong quá trình làm việc với nhau Các thông tin đàm phán và ký kết hợp đồng Kinh tế gồm:

- Thời gian, địa điểm thực hiện công việc - Thanh toán

- Phạt vi phạm hợp đồng, trường hợp bất khả kháng

- Tranh chấp và giải quyết tranh chấp

Hình 3.3 Hợp đồng Kinh tế giữa MTK và Hoàng Lâm

(Nguồn: Phòng Chứng từ công ty TNHH MTK Logistics)

Sau khi hợp đồng mua bán dịch vụ giao nhận được ký kết, khách hàng sẽ cung cấp hợp đồng ngoại thương và thông tin liên quan về lô hàng cho MTK Logistics để tiến hành thủ tục xuất khẩu Bộ phận chứng từ của công ty sẽ tiếp nhận hợp đồng, lập bộ chứng từ hàng xuất và bắt đầu quá trình xuất khẩu lô hàng.

3.2.2 Đặt chỗ với hãng tàu, nhận Booking Confirmation

Sau khi tiếp nhận hợp đồng, thông tin xác nhận từ khách hàng, nhân viên chứng từ căn cứ ngày dự kiến hàng hóa sẵn sàng giao hàng lên tàu rồi tiến hành gửi yêu cầu đặt chỗ với hãng tàu và gửi thông báo cho khách hàng đi nhận container về đóng hàng theo kế hoạch trên Booking Các nội dung trên yêu cầu đặt chỗ cần nêu đầy đủ và chính xác tránh trường hợp sai sót phát sinh nhiều vấn đề

Công ty TNHH Chế tạo cơ khí Hoàng Lâm kí kết hợp đồng với công ty TETRA PAK SOUTH EAST ASIA PTE LTD xuất khẩu lô hàng dụng cụ bồn chứa theo điều kiện CIF nên phía công ty TNHH Chế tạo cơ khí Hoàng Lâm sẽ là người kí hợp đồng thuê tàu Sau khi kiểm tra và khảo sát giá, dịch vụ của tất cả các hãng tàu về tuyến Hồ Chí Minh – Singapore cho container 20FR và container 40HC, MTK Logistics và Hoàng Lâm đã đồng ý, quyết định đặt chỗ với hãng tàu YangMing Tùy vào mỗi hãng tàu sẽ có cách thức làm việc, quy trình khác nhau Đối với YML, tiến hành lấy booking thông qua website: https://www.yangming.com/e-service/member_area/change_password.aspx và hãng tàu sẽ xác nhận Booking và gửi Booking qua email đã đăng ký tài khoản trước đó

Hình 3.4 Giao diện website hãng tàu YML

(Nguồn: Phòng Chứng từ công ty TNHH MTK Logistics)

Sau khi nhận được các thông tin yêu cầu lấy Booking từ Hoàng Lâm, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành lấy Booking với hãng tàu YML Nhân viên chứng từ sẽ truy cập vào website của YML và cập nhật đầy đủ các thông tin yêu cầu trên Booking, sau đó hãng tàu nhận được yêu cầu đặt chỗ sẽ kiểm tra, xác nhận và gửi Booking qua email Và dưới đây là Booking Confirmation của YML cho lô hàng của khách hàng Hoàng Lâm:

Hình 3.5 Booking Confirmation của YML tuyến HCM- SINGAPORE

(Nguồn: Phòng Chứng từ công ty TNHH MTK Logistics)

Nhìn vào Booking, các dữ liệu cần được quan tâm và chú ý:

- Số Booking của lô này: YMLUI490480310

- Tên con tàu/ số chuyến: YM INTERACTION 248S

- Số lượng container: 1X40HQ,1X20FR

- Cảng loading (POL): Cát Lái

- Cảng dỡ hàng (POD): Singapore

- Nơi cấp cont rỗng: SOTRANS ICD

- Nơi hạ full container: CAT LAI PORT TERMINAL

- Closing time (Cut-off CY): TRƯỚC 06:00 GIỜ NGÀY 25/09/2023 (hạn để hạ container tại cảng Cát Lái) Đây là thời gian hãng tàu thường yêu cầu người giao hàng phải hoàn tất mọi thủ tục hải quan trước giờ quy định trên Booking Confirmation để có thể xếp hàng lên tàu trước ngày tàu chạy Nếu hàng hóa không được giao tại bãi CY trước thời gian closing time này, Booking Confirmation sẽ hết hiệu lực, hàng sẽ bị rớt lại

Ngoài ra sẽ là các thông tin cần lưu ý mà hãng tàu ghi chú ở phía dưới để khách hàng chú ý trong việc lấy và hạ container

Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ của hãng tàu, nhân viên chứng từ kiểm tra và sẽ gửi cho khách hàng file Booking cùng với thông tin về cut-off CY, SI/VGM để khách chú ý theo đúng thời gian để tiến hành lấy container và đóng hàng tránh những chi phí phát sinh không đáng có

Thông thường, khi gửi Booking cho khách hàng, về thời hạn Cut-off CY sẽ cho khách theo như thông tin trên Booking, hãng tàu cho như thế nào thì cho khách thời hạn y như vậy, còn về thời hạn của SI/VGM trên booking là thời hạn mà hãng tàu cho nhân viên chứng từ MTK để submit, tuy nhiên khi cho khách hàng, cần phải lùi lại so với thời hạn mà hãng tàu đã đưa ra, điều này sẽ an toàn cho mình làm B/L cũng như sửa B/L

Hình 3.6 Form Email release Booking đến khách hàng

(Nguồn: Phòng Chứng từ công ty TNHH MTK Logistics)

3.2.3 Mượn container rỗng của hãng tàu đóng hàng

Tùy vào mỗi hàng tàu sẽ có những quy định khác nhau, có hãng yêu cầu cần phải duyệt lệnh để lấy container rỗng như: CMA, COSCO, HMM, CSL… nhưng cũng có hãng

47 không cần phải duyệt lệnh, chẳng hạn như YML, KMTC, HEUNG-A…Vì vậy đối với lô hàng của Hoàng Lâm, khách hàng sẽ dùng Booking để trực tiếp đi lấy container rỗng với địa điểm được ghi trên Booking mà không cần phải duyệt lệnh Đối với một số mặt hàng đặc thù như thực phẩm, trái cây, giấy…cần được đóng trong container loại A không bị gỉ sắc, bị hư hỏng…chính vì vậy mà khi lấy booking hoặc khi duyệt lệnh cần phải lưu ý với hãng tàu về việc cấp container sạch tốt để đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt nhất và không bị ảnh hưởng

Địa điểm lấy container rỗng (ICD, DEPOT) do hãng tàu sắp xếp tại những khu vực còn nhiều container rỗng Nếu khu vực lấy container quá xa hoặc bất tiện, khách hàng có thể yêu cầu hãng kiểm tra và cấp phép lấy container tại khu vực lân cận thuận tiện hơn Ví dụ, lô hàng này được lấy rỗng tại SOTRANS ICD Khi nhận container rỗng, nhân viên cảng sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận Phiếu trao đổi thiết bị (EIR) để xác nhận việc bàn giao container.

Khi lấy container rỗng, nhân viên chứng từ luôn nhắc khách hàng phải kiểm tra kỹ tình trạng vỏ container để hàng hoá được bảo quản một cách an toàn, ngoài ra để tránh trường hợp nhà nhập khẩu khi trả container bị hư hại sẽ phải bồi thường chi phí sửa chửa container cho hãng tàu Khi nhận container rỗng, tài xế cần phải kiểm tra kĩ:

- Bên ngoài container: Vỏ container có bị méo mó không, số container có bị mờ không, cửa container có chắc và khóa an toàn không, các chốt bấm seal như thế nào…

- Bên trong container: Sàn, vách, nóc container, container đã được vệ sinh chưa, có bị hư hại hay trầy xước gì không…

CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG TỚI DỊCH VỤ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH MTK

3.3.1 Các nhân tố khách quan

Thứ nhất, về môi trường chính trị pháp luật, MTK Logistics cũng đã gặp một số trường hợp về hàng hóa xuất khẩu qua thị trường Mỹ, thị trường này yêu cầu tất cả bao bì, kiện hàng đóng gói bằng gỗ khi nhập khẩu vào phải được ghi ký mã hiệu và xử lý theo quy

65 định chỉ ngoại trừ những trường hợp được miễn trừ Trường hợp hàng hóa sẽ bị tái xuất khi các bao bì gỗ của hàng hóa đó không thực hiện đúng theo các yêu cầu trên hoặc thậm chí không cho phép xử lý hoặc tiêu hủy Hàng đóng gói bằng kệ (pallet) nhựa, nhưng dùng gỗ không phù hợp để chèn, lót… cũng sẽ tái xuất lại nước xuất khẩu ban đầu Hoặc cũng có một vài lô hàng khi đi từ HCM – BRISBANE, nhưng tàu lại chuyển tải tại NINGBO Trung Quốc, buộc hàng hóa phải tiến hành khai AFS cho hàng hóa vào lãnh thổ Trung Quốc

Hình 3.22 Pallet gỗ dùng để đóng hàng hóa

(Nguồn: Phòng Chứng từ công ty TNHH MTK Logistics) Để đánh giá ảnh hưởng của sự kiện chính trị quốc tế đối với ngành Vận tải logistics nói chung và công ty MTK Logistics nói riêng, cụ thể là tình hình xung đột chính trị giữa Nga và Ukraine đã dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng làm cắt đứt nhiều tuyến đường, dịch vụ qua các tuyến này buộc phải tạm ngừng cung cấp, bên cạnh đó giá cước đường biển tăng vọt cũng gây gián đoạn nghiêm trọng chuỗi cung ứng toàn cầu, đồng thời làm cho hoạt động giao nhận hàng hóa đường biển của các công ty đến các cảng thương mại lớn ở Nga như Novorossiysk, Vladivostok, Saint Petersburg ngày càng khó khăn, rất ít tàu bè có thể đến các cảng này, giá cước lại cao ngất ngưỡng, có thể thấy giá một container 40HC rơi vào khoảng USD 7500 Ảnh hưởng lớn dẫn đến việc tăng chi phí đầu vào ngành vận tải biển như vậy xuất phát từ việc giá dầu leo thang do chiến sự tại Ukraine Thế nhưng, tăng trưởng về xuất nhập khẩu tạo động lực để vận tải biển hưởng lợi từ việc giá cước tăng

Trong bối cảnh kinh tế thế giới chao đảo cùng giá cả hàng hóa tăng cao chóng mặt, tích tụ hàng hóa liên tục tạo ra áp lực lớn đối với ngành vận tải biển Doanh nghiệp logistics đang phải đối mặt với tình trạng "kẻ ăn không hết, người lần chẳng ra", đòi hỏi phải chuẩn bị những kế hoạch dài hạn hiệu quả hơn để giải quyết vấn đề thừa thiếu hàng hóa và đảm bảo hoạt động thông suốt của hệ thống.

Hoặc có thể kể tới tình hình chính trị tại biển Đỏ, gần 15% hàng hóa nhập khẩu được vận chuyển từ châu Á và vùng Vịnh bằng đường biển vào Trung Đông, Bắc Phi và châu Âu, đa phần đều là đi qua Biển Đỏ Tuy nhiên để đi đến Biển Đỏ, các tàu cần đi qua kênh đào Suez Kênh đào Suez là một trong những tuyến đường thủy vận chuyển khoảng 12% thương mại toàn cầu nhộn nhịp nhất thế giới.Trước tình hình an ninh không được đảm bảo, các tập đoàn vận tải lớn có thể kể đến như tập đoàn năng lượng BP hay Maersk Line đã bắt đầu chuyển hướng các tàu ra khỏi khu vực này Có thể thấy có khoảng 23.583 tàu (theo thống kê năm 2022) sử dụng tuyến đường vận chuyển này, chính vì thế đã gây ra tác động dây chuyền nghiêm trọng cho sản xuất, thương mại toàn cầu khi mà các con tàu hạn chế đi qua kênh đào Suez và Biển Đỏ Các tàu phải đi vòng xuống mũi Hảo Vọng (Nam Phi) nếu như không đi qua kênh đào Suez khi đi từ châu Á sang châu Âu và ngược lại Tuy nhiên, khi di chuyển giữa Tây Âu và Đông Á, nếu đi theo con đường vòng này, thời gian có thể tăng khoảng 25% đến 35% so với đi qua kênh đào Suez Các chủ tàu cho biết trong trường hợp các tàu vẫn muốn đi qua kênh đào Suez và Biển Đỏ, họ phải thuê lực lượng bảo vệ có vũ trang để giúp đẩy lùi, ngăn chặn các cuộc tấn công và cho mỗi chuyến hành trình đi qua Biển Đỏ khiến họ tốn thêm khoảng 40.000 USD Điều này có tác động to lớn đến thời gian vận chuyển hàng hóa của công ty MTK nói chung và các công ty giao nhận nói riêng, cụ thể nếu không có tình trạng này xảy ra thì trung bình một lô hàng được vận chuyển từ Hải Phòng – Gothenburg chỉ mất khoảng tầm một tháng, nhưng kể từ sự cố biển Đỏ, các lô hàng được vận chuyển với thời gian tăng gấp đôi, bên cạnh đó giá cước vận tải biển cũng ngày càng tăng Nếu tàu thuyền đi qua kênh Suez sẽ tốn chi phí nhiều hơn, số tiền này có thể lên đến 900.000 USD cho một tàu chở 23.000 container Ngoài ra nếu tàu đi qua mũi Hảo Vọng sẽ tiêu tốn chi phí nhiều hơn 10% theo một nghiên cứu vào năm 2022 Con số này có thể thay đổi phụ thuộc vào loại tàu, giá nhiên liệu, kích cỡ

Thứ hai, về môi trường công nghệ, sự đổi mới ngày càng tiến xa về mặt công nghệ đã không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, giảm thiểu được các chi phí khai thác trong vận tải biển Chẳng hạn như việc chuyển sang sử dụng hình thức điện giao hàng TELEX RELEASE những năm gần đây, vì một lô hàng xuất khẩu không phải lúc nào bộ chứng từ và Bill gốc cũng được vận chuyển nhanh chóng và diễn ra một cách thuận lợi Chính vì thế nhà nhập khẩu lúc này sẽ phải đối mặt với việc mất thêm phí lưu kho, lưu bãi từ đó dẫn đến chậm tiến độ giao hàng…khi mà gặp phải những lô hàng đi tuyến ngắn, đi nhanh mà khi hàng cập cảng rồi nhưng chứng từ vẫn chưa đến, sẽ gây ra nhiều rắc rối cho chủ hàng và người nhận hàng

Telex Release lúc này chỉ đơn giản là một thông báo được gửi trực tiếp bởi hãng tàu, hoặc đại lý tại cảng xếp hàng đến hãng tàu, đại lý của họ tại cảng dỡ hàng nhằm thông báo rằng người xuất khẩu hoặc người gửi hàng đã nộp các vận đơn ban đầu đã được cấp cho họ Đồng thời, Telex Release cũng cho phép nhà nhập khẩu hoặc người nhận hàng dễ dàng chuyển quyền sở hữu của hàng hóa cho bên thứ ba mà không cần B/L giấy gốc để có thể giúp giảm thời gian và chi phí liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu Hình thức này được thực hiện hoàn toàn trực tuyến giữa các đại lý trên quốc gia xuất và nhập khẩu với nhau Lúc này hàng hóa sẽ được vận chuyển và việc nhận hàng cũng sẽ diễn ra nhanh hơn so với các phương thức vận chuyển thông thường, giúp các khâu tiếp theo diễn ra nhanh chóng, giảm thiểu được nhiều rủi ro và dễ dàng hơn Vì thế hiện nay hầu hết các đơn hàng mà MTK đã và đang thực hiện, đa phần đều sử dụng hình thức điện giao hàng này, giúp cho việc thả hàng được diễn ra một cách thuận lợi giữa MTK với khách hàng và đại lý, cũng như các hãng tàu với nhau

Hoặc với cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đi với đó những công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, internet vạn vật, mô hình công nghệ thông tin…cho thấy số liệu thống kê về hiện trạng công nghệ hiện nay của Việt Nam chủ yếu tập trung nhiều vào các chỉ tiêu về tình hình sử dụng Email, trang thiết bị công nghệ thông tin và các công cụ mạng khác Chính vì thế hầu hết các hoạt động liên quan đến giao nhận xuất nhập khẩu hoàn toàn được diễn ra trong môi trường mạng internet, với hệ thống mạng lưới bao phủ trên hàng trăm quốc gia trên thế giới, giúp cho việc liên kết, liên lạc với nhau diễn ra một cách ổn định, thuận lợi nhất Công ty MTK Logistics hoạt động trao đổi công việc với khách hàng, đại

68 lý toàn cầu và các hãng tàu hoàn toàn qua phần mềm Outlook, với phần mềm quản lý hiện đại, dễ dàng tiếp cận và sử dụng mà hầu hết công ty nào hiện nay cũng sử dụng không riêng gì MTK Logistics MTK Logistics có thể quản lý các hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, chứng từ hàng hoá qua hệ thống lưu trữ đám mây trên Google Drive hiện đại và truyền dữ liệu điện tử để mọi người trong công ty đều có thể nắm bắt và tiếp cận nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin Không thể không kể đến phần mềm quản lý công việc và xử lý chứng từ hiện nay công ty đang dùng là phần mềm SMS Live, phần mềm chuyên dụng để quản lý chứng từ của công ty, nơi phát hành chứng từ điện tử để phù hợp với tình hình công nghệ hiện nay Hơn 98% doanh nghiệp xuất khẩu hài lòng với chứng từ điện tử Theo phản ánh của doanh nghiệp trong cuộc khảo sát “Chỉ số giao dịch thương mại qua biên giới năm 2020”, một trong những nguyên nhân quan trọng đã giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và thời gian thực hiện các thủ tục giấy tờ thương mại qua các quốc gia trên thế giới đối với hàng hóa xuất khẩu là việc điện tử hóa các chứng từ như: các chứng từ kiểm tra chuyên ngành được gửi qua Hệ thống Một cửa quốc gia, áp dụng C/O điện tử, hoặc hình thức điện giao hàng như được phân tích ở trên… Đặc biệt là quy định về nộp chứng từ điện tử trong việc thực hiện thủ tục hải quan theo Nghị định 59/2018/NĐ-CP ngày 20/4/2018 của Chính phủ và Thông tư 39/2018/TT- BTC ngày 20/4/2018 của Bộ Tài chính

Thứ ba, về thời tiết, theo thống kê, mỗi năm có hơn 35% con số tàu biển bị trì hoãn, cũng như đối mặt với nguy hiểm vì thời tiết xấu Các vấn đề về thời tiết như mưa gió, bão, sóng thần…là những vấn đề nằm ngoài khả năng dự đoán, nó có thể diễn ra bất cứ lúc nào và sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như việc tàu bè bị chìm dưới đáy đại dương dẫn đến hàng hóa bị thất thoát, làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá, có thể là nguyên nhân diễn ra những tranh chấp Nhất là vào khoảng thời gian của mùa Đông, thường sẽ rơi vào tháng chín, tháng mười dương lịch hằng năm, thời tiết bắt đầu có mưa, không khí lạnh, áp thấp nhiệt đới… khiến cho thời tiết trên biển diễn ra phức tạp hơn

Hình 3.23 Hàng hóa gặp sự cố khi tàu đi trên biển

(Nguồn: Tin tức từ hãng tàu Ocean Network Express)

Chẳng hạn như việc hạn hán, mức nước qua Kênh đào Panama thường đối mặt với hạn hán nghiêm trọng, phụ thuộc vào nước ngọt để vận hành các âu thuyền, kênh đào Panama hơn 100 năm tuổi đang phải đối diện với một trong những đợt hạn hán tồi tệ nhất từ trước đến nay Kênh đào Panama đóng vai trò quan trọng khi khoảng 3% lượng hàng hóa thương mại của thế giới được vận chuyển qua tuyến đường thủy huyết mạch này Do hạn hán, lượng tàu đi qua kênh đào Panama so với mức trung bình sẽ bị hạn chế xuống còn

25 chiếc/ngày, so với mức 31 chiếc/ngày từ đầu năm 2023 Đến trước tháng 2-2024, kênh đào này sẽ chỉ cho phép 18 tàu đi qua mỗi ngày

Thứ tư, về đặc điểm hàng hóa, mỗi loại hàng hoá lại có những đặc điểm khác biệt của nó Đối với các mặt hàng nông sản là loại hàng rất dễ dàng bị hư hỏng khi để trong khoảng thời gian dài dẫn đến hàng hóa dễ bị biến đổi chất lượng Còn đối với các mặt hàng máy móc, thiết bị thường có khối lượng, kích cỡ lớn, cồng kềnh…Chính vì những đặc điểm riêng biệt này của hàng hoá sẽ quy định cách đóng gói, bao bì, xếp dỡ, cài đặt nhiệt độ, chằng buộc hàng hoá sao cho phù hợp, đúng quy cách nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá trong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hoá MTK Logistics đã và đang thực hiện các lô hàng xuất khẩu nông sản hàng tháng, cụ thể là xuất khẩu mặt hàng trái cây tươi như: chanh tươi, chuối, dưa hấu sang thị trường UAE, BAHRAIN và Ấn Độ Vì là trái cây

70 nên hàng hóa cần phải được cài đặt nhiệt độ thông thường từ 2-5’C và độ thông gió khoảng 25CBM/h

Hình 3.24 Temperature + Vent cho lô hàng trái cây xuất khẩu qua hãng KMTC

(Nguồn: Phòng Chứng từ công ty TNHH MTK Logistics)

Có thể thấy Việt Nam có rất nhiều loại trái cây tươi thơm ngon, giàu chất dinh dưỡng và được nhiều người yêu thích, đặc biệt là thị trường nước ngoài Điều này là một trong những lợi thế để thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất khẩu trái cây trong nước ra thị trường nước ngoài.Theo quy định hiện hành của Việt Nam, hoa quả và trái cây không nằm trong nhóm hàng cấm xuất khẩu hay hạn chế xuất khẩu.Tuy nhiên, để xuất khẩu mặt hàng này, hầu hết người xuất khẩu cũng như người giao nhận được ủy thác cần phải quan tâm và lưu ý về những đặc điểm và quy cách để đóng gói cũng như bảo quản hàng hóa một cách tốt nhất trong quá trình vận chuyển trên biển cũng như giao đến tay khách hàng

Và đặc điểm đối mặt hàng đông lạnh xuất khẩu không chỉ riêng trái cây đông lạnh nói chung mà các mặt hàng đông lạnh khác nói riêng mà công ty MTK Logistics đã và đang có nhiều lưu ý như sau:

Một là, đóng gói đúng cách, đóng gói trong các loại thùng chuyên dụng như thùng xốp, thùng giữ nhiệt, sau khi đóng gói và hàng hóa sẽ được dán nhãn đầy đủ

NHẬN XÉT VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN

Dịch vụ FCL tại MTK Logistics luôn được thực hiện chặt chẽ theo quy trình giao nhận chuẩn, từ khâu tiếp nhận thông tin đến đóng hàng, đảm bảo an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm Sự phối hợp ăn ý giữa đội ngũ chứng từ và kinh doanh giúp xử lý lô hàng theo đúng trình tự, thời gian, hạn chế sai sót tối đa, mang lại nhiều thành công đáng kể.

Thứ nhất, về thị trường, nhờ vào dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty MTK Logistics ngày càng phát triển đã giúp cho thị trường công ty gia nhập ngày càng mở rộng Trước đây thị trường chủ yếu của công ty là các khu vực nội Châu Á lân cận, sau đó ngày càng mở rộng sang thị trường châu Âu, châu Mỹ, châu Úc và cả châu Phi, hầu hết hiện nay MTK đã đi qua tất cả các cảng ở các châu lục, am hiểu được đặc điểm và thị trường của từng khu vực để có thể tư vấn và đảm bảo dịch vụ tốt nhất đến với khách hàng

Thứ hai, về hàng hóa, hàng hóa hiện nay cũng được xuất khẩu đa dạng hơn, các hàng hóa cồng kềnh, kích thước lớn cũng được cấp phép vận chuyển với đa dạng các thức đóng gói khác nhau để thuận tiện nhất trong việc vận chuyển Hàng hóa chủ đạo của công ty như đã được thống kê có thể kể đến: thức uống đóng chai, giấy, trái cây…luôn chiếm tỷ trọng nhiều nhất trong danh mục hàng hóa xuất khẩu của công ty, đem lại cho công ty nhiều lợi nhuận cũng như nâng cao kinh nghiệm, chất lượng dịch vụ cho các mặt hàng này

Thứ ba, về khách hàng, việc phát triển dịch vụ giao nhận xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty MTK Logistics góp phần to lớn trong việc thúc đẩy mua bán giao thương giữa các quốc gia khác nhau Khách hàng có cơ hội mở rộng thị trường, đưa hàng hóa phân phối khắp thế giới đồng thời quảng bá thương hiệu của mình Vì MTK có được mối quan hệ tốt với các hãng tàu, nên hầu hết các tuyến đi các nước khác nhau MTK đều có mức giá hợp lí và khá cạnh tranh, chính vì điều này đã tạo điều kiện cho khách hàng có nhiều cơ hội, lựa chọn dịch vụ để có thể mở rộng xuất khẩu hàng hóa sang nhiều nước

Chất lượng dịch vụ của MTK Logistics đã dần ổn định sau thời kỳ suy thoái kinh tế Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hồi phục, tạo nhiều cơ hội cho công ty mở rộng và nâng cao dịch vụ Hoạt động giao nhận hàng hóa suôn sẻ giúp MTK khẳng định vị thế, được khách hàng tin cậy Dịch vụ cạnh tranh, khả năng xử lý chứng từ, an toàn và thời gian vận chuyển là những yếu tố xây dựng uy tín và lợi thế của MTK Logistics.

Ngoài ra, trải qua hơn 5 năm hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu công ty TNHH MTK Logistics không những không ngừng phấn đấu thực hiện tốt kế hoạch đề ra mà còn tạo cho mình được một chỗ đứng trong thị trường hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và vận tải biển Nhờ vào sự phát triển và mở rộng giao thương đã giúp cho hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng gia tăng Từ đó, công ty đã nắm bắt cơ hội và có lượng lớn khách hàng ổn định Nguồn khách hàng chủ yếu là đối tác quen thuộc nên

89 quy trình có thể giảm bớt một số bước không cần thiết, giúp làm giảm chi phí, tăng lợi nhuận

Công ty hiện đang nắm bắt được một thị phần khách hàng khá tiềm năng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu với kế hoạch xuất khẩu liên tục theo hàng tháng đã giúp cho công ty có nguồn doanh thu ổn định Có thể kể tới một số khách hàng lớn nổi tiếng trên thị trường hiện nay như MOTUL, BETRIMEX, SABECO… là những khách hàng thân thiết, gắn kết lâu năm để cùng nhau hỗ trợ phát triển Bên cạnh đó công ty cũng còn nhiều phân khúc khách hàng với các mặt hàng hóa xuất nhập khẩu khác nhau với nhu cầu xuất khẩu khá đều đặn vào hàng tháng, cũng góp phần không nhỏ vào doanh thu của công ty

Qua hơn 5 năm thành lập và phát triển, MTK Logistics nằm trong Top 20 thương hiệu Việt Nam Hội nhập Quốc tế, đã và đang tham gia rất nhiều Hiệp hội ngành Logistics nước ngoài như BNI, G7N…MTK Logistics có thể cung cấp cho khách hàng các dịch vụ hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển, hàng không, thủ tục hải quan, kho hàng, đưa hàng vào kho Amazon…

Vào ngày 30/11/2022, đại diện Công ty MTK Logistics và Ủy ban Hỗ trợ Kinh tế Việt Nam – Hàn Quốc (KVECC) đã có buổi họp mặt và ký kết thỏa thuận chung cho các dự án hợp tác và các dự án liên quan vì lợi ích chung Mục đích của bản ký kết thỏa thuận này là thiết lập một hệ thống hợp tác chặt chẽ giữa MTK và KVECC Co., Ltd và cùng nhau hợp tác hiệu quả trong các dự án liên quan với nhau xoay quanh các vấn đề về kết nối các công ty có nhu cầu xuất nhập khẩu của hai nước Việt Nam và Hàn Quốc; cùng nhau hỗ trợ các vấn đề về cung cấp dịch vụ Logistics như vận chuyển hàng hóa, thông quan và kho bãi Tính đến năm 2030, nhu cầu của ngành Logistics Việt Nam đang rất lớn Đây là một trong những bước tiến bộ của ngành Logistics Việt Nam trong thời gian gần đây và MTK Logistics được đánh giá là đứng thứ 11 trong 50 thị trường Logistics mới nổi

3.5.2 Những hạn chế còn tồn đọng

Là công ty có 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển, MTK Logistics đã gặt hái được nhiều thành tựu Tuy nhiên, so với những đối thủ cùng ngành, quy mô của MTK Logistics vẫn còn nhỏ, dẫn đến một số hạn chế nhất định trong quá trình hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty.

Doanh nghiệp giao nhận hàng hóa xuất khẩu đang đứng trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt từ các công ty đối thủ Là một doanh nghiệp còn khá non trẻ, doanh nghiệp này cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định Nhận thức được điều này, việc xác định và khắc phục các hạn chế càng sớm càng tốt là điều cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ Sau khi nghiên cứu và phân tích, tác giả đã chỉ ra những vấn đề tồn đọng và nguyên nhân cốt lõi dẫn đến những vấn đề này trong doanh nghiệp.

Hoạt động logistics của MTK Logistics bị ảnh hưởng bởi cơ sở vật chất và thiết bị công nghệ yếu kém Cơ sở vật chất không đáp ứng nhu cầu phát triển gây khó khăn trong việc mở rộng thị trường giao nhận Dung lượng lưu trữ của Google Drive không đủ, Outlook thường xuyên bị treo do không đủ tài nguyên Phần mềm SMS Live hạn chế trong việc quản lý và xử lý chứng từ, không tích hợp lưu trữ dữ liệu, dẫn đến tình trạng lưu trữ thủ công bằng Excel và Word Quy mô và nguồn vốn đầu tư hạn chế khiến MTK Logistics chưa đầu tư đủ trang thiết bị công nghệ và bảo trì, gây khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi khối lượng vận chuyển tăng cao.

Thứ hai, mục đích ban đầu công ty hướng đến chủ yếu là hình thức bán cước vận tải, bán dịch vụ vận chuyển, tuy nhiên thì với vai trò của các công ty giao nhận được mở rộng như ngày nay, đa số người xuất khẩu sẽ ủy thác cho công ty giao nhận thực hiện tất cả các thủ tục liên quan để hàng hóa được xuất khẩu và giao đến tay người nhập khẩu Thay vì trước đây MTK Logistics chỉ hoàn tất các thủ tục liên quan đến cước biển, phát hành

B/L, nhưng đối với những lô hàng sau này đều nhận ủy thác từ khách hàng để thực hiện thêm các dịch vụ như: vận tải nội địa, khai báo hải quan, thông quan, hun trùng, một số chứng từ khác…Và để thực hiện thì MTK Logistics sẽ thuê ngoài và làm trung gian qua các bên dịch vụ thứ ba Nguyên nhân này cũng xuất phát từ chính sách của công ty còn eo hẹp, chưa có khả năng để mở rộng thêm phòng ban và lên kế hoạch để mỗi phòng ban đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể Điều này gây nên rất nhiều hạn chế cho công ty, làm giảm đi sự chủ động trong công việc, khó kiểm soát được hết chất lượng dịch vụ, cũng như am hiểu rõ để tư vấn và hỗ trợ cho khách hàng, dẫn đến mất uy tín với khách hàng nếu xảy ra sai sót Bên cạnh đó thì hầu như giá thuê dịch vụ bên ngoài thì luôn cao hơn dẫn đến công ty khó cạnh tranh và giữ chân khách hàng

Thứ ba, những hạn chế về mặt nhân sự, nguồn nhân lực của công ty Tình hình nhân sự không ổn định ảnh hướng đến kết quả làm việc của công ty, khi nhân viên nghỉ việc với tần suất cao, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty, khiến công việc bị ảnh hưởng và khách hàng, đối tác của công ty lo lắng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ Những hạn chế này xuất phát từ các nguyên nhân sau:

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) TẠI CÔNG TY MTK

CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU

Ngành Logistics là một lĩnh vực có tiềm năng phát triển mạnh mẽ, với nhiều cơ hội hấp dẫn, đặc biệt là đối với hoạt động giao nhận hàng hoá Cùng với sự phát triển không ngừng của thương mại toàn cầu và nhu cầu ngày càng cao về vận chuyển hàng hoá, dịch vụ giao nhận hàng hóa đang đón nhận nhiều cơ hội hấp dẫn ở thời điểm hiện tại và trong tương lai, MTK Logistics đặt mục tiêu và nỗ lực phấn đấu trở thành một thương hiệu mạnh trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam Để đạt được mục tiêu đó công ty không ngừng chú trọng nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận trong những năm tới

Dựa vào những phân tích hạn chế còn tồn đọng của công ty cùng với định hướng phát triển của công ty, tác giả đưa ra một số giải pháp nâng cao dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển, với mong muốn công ty có thể cải thiện những vấn đề còn tồn động nhằm hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động giao nhận hàng hoá Các giải pháp được đề xuất trên cơ sở nhìn nhận, phân tích thực trạng tại công ty trong thời gian dài mà tác giả được làm việc và tiếp cận với công việc ở vị trí nhân viên chứng từ hàng xuất nhập khẩu.

ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU

4.2.1 Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất, thiết bị tại công ty

 Mục tiêu của giải pháp

Cơ sở vật chất, thiết bị hiện đại giúp cho hoạt động giao nhận diễn ra dễ dàng, trơn tru và hiệu quả hơn Tuy nhiên cơ sở vật chất hiện nay ở công ty vẫn còn chưa hoàn thiện một cách chỉnh chu nhất Việc hoàn thiện cơ sơ vật chất, thiết bị là yếu tố tiên quyết để hoàn thiện chất lượng dịch vụ giao nhận của công ty MTK Logistis Công ty cần chú trọng

93 vào việc đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng cũ, hiện đại hóa các trang thiết bị có sẵn và sẵn sàng mua sắm, đầu tư các trang thiết bị mới Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho dịch vụ giao nhận hàng hóa cũng như quản lý hoạt động của công ty diễn ra một cách tốt, đồng thời đạt được hiệu quả cao, năng suất chất lượng trong quá trình phát triển hoạt động kinh doanh

 Đề xuất cách thức thực hiện

Thứ nhất, công ty MTK Logistics cần chú trọng và đầu tư vào cơ sở vật chất và thiết bị tại văn phòng làm việc của công ty Thường xuyên kiểm tra và bảo trì hệ thống cơ sở vật chất để đảm bảo mọi hoạt động được diễn ra ổn định và tốt nhất Bên cạnh đó, công ty cần đầu tư thêm nhiều trang thiết bị máy móc hiện đại để hỗ trợ cho công việc, giúp tăng tốc độ cũng như tính hiệu quả cao hơn của công việc và chất lượng dịch vụ, cũng như cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên

Bảng 4.1 Thống kê tình trạng các máy tính làm việc của công ty tại thời điểm tháng

PHÒNG CHỨNG TỪ PHÒNG KINH

Tình trạng Ổn định, mượt mà

Thường xuyên bị treo máy, hết dung lượng lưu trữ

Có 2 máy cần phải thay RAM vì hết dung lượng

(Nguồn: Phòng Kế toán của công ty TNHH MTK Logistics)

Bảng 4.2 Giải pháp đề xuất của tác giả về cơ sở vật chất, thiết bị cần sửa chữa

Cơ sở vật chất, thiết bị cần sửa chữa Đề xuất Chi phí

Dung lượng lưu trữ chứng từ

Mua thêm dung lượng Google Drive cho tài khoản của công ty khoảng 100GB

RAM máy tính Thay RAM cho 7 máy ( gồm 5 máy của nhân viên chứng từ và 2 máy của quản lý kinh doanh)

Bảo trì Tăng cường đưa người đến kiểm tra và bảo trì định kỳ

(Nguồn: Tác giả tự tham khảo và tổng hợp)

Hình 4.1 Giá mua dung lượng trên Google Drive

Để phát triển trong xu thế chuyển đổi số và nâng cao hiệu suất hoạt động, doanh nghiệp cần chủ động đổi mới ứng dụng công nghệ hiện đại Việc trang bị phần mềm quản lý chuyên dụng như phần mềm F.A.S.T Pro (Freight Forwarder and Shipping Transport Professional) là giải pháp thiết yếu cho hoạt động quản lý vận đơn và giao nhận hàng hóa, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Assistant System Technology Professiona) là phần mềm dẫn đầu trên thị trường hiện nay để quản lý dữ liệu tốt hơn và không phải nhập thủ công qua excel, word… như hiện nay FAST PRO là phần mềm tích hợp tất cả các tiện ích tối đa bao gồm: B/L Sea, Air, Trucking, Logistics, Invoice, Packing List, Consol, CRM, báo cáo tài chính, quản lý công nợ, liên kết hóa đơn điện tử, ECUS, AFR, AMS, AFS, eManifest, track and trace…Những lợi ích mà phần mềm này hỗ trợ nhân viên gồm:

Với F.A.S.T Pro, nhân viên kinh doanh (Sales Logistics) có thể dễ dàng nắm bắt thông tin của khách hàng nhờ khả năng truy xuất dữ liệu vô hạn Điều này giúp họ hỗ trợ và giải đáp thắc mắc của khách hàng nhanh chóng hơn Ngoài ra, F.A.S.T Pro còn hỗ trợ thiết lập bảng báo giá chuyên nghiệp, giúp nâng cao hiệu suất công việc của Sales.

- Nhân viên chứng từ (Document Staff): Là công cụ để hoàn thành dễ dàng và nhanh gọn các chứng từ của một lô hàng như: Bill of Lading, Thông báo hàng đến, Lệnh giao hàng, xuất E-Manifest theo chuẩn Hải quan, nhận dữ liệu từ hãng tàu, liên kết tiện lợi, nhanh chóng mà không cần nhập lại các dữ liệu các tờ khai từ phần mềm ECUS…

Nhân viên kế toán đảm nhiệm trách nhiệm trọng yếu trong xử lý và quản lý công nợ chính xác, hiệu quả Họ thu thập dữ liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, giúp dễ dàng theo dõi và xử lý công việc Ngoài ra, kế toán còn hệ thống hóa, lưu trữ và quản lý các phiếu kế toán, chi phí, hóa đơn đầu vào/đầu ra, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các hoạt động tài chính.

Ngoài tất cả các tính năng hỗ trợ công việc của các bộ phận trong công ty, F.A.S.T Pro còn được thiết kế các tính năng đi kèm như chúc mừng sinh nhật, backup dữ liệu tự động, khen thưởng, cảnh báo…Nó không đơn giản chỉ là một phần mềm vô tri vô giác, mà còn là một công cụ tăng cường sự nỗ lực làm việc của mọi nhân viên trong công ty, cũng như tạo sự đoàn kết cùng nhau Chi phí mua phần mềm FAST PRO: 75 triệu đồng cho năm đầu tiên, chi phí duy trì hàng năm 20 triệu đồng/năm

Hình 4.2 Giao diện phần mềm F.A.S.T Pro (Nguồn: Công Ty TNHH Giải Pháp Kiến Thức Kỹ Thuật Phần Mềm-SOFTEK)

4.2.2 Mở rộng phòng ban thực hiện thủ tục khai báo hải quan

Hiện nay ngày càng nhiều doanh nghiệp đẩy mạnh xuất khẩu, tuy nhiên họ chưa có nhiều kinh nghiệm trong khâu làm thủ tục hải quan, không có bộ phận chuyên trách lĩnh vực này cũng như muốn đẩy nhanh quá trình, hạn chế những rủi ro chính vì thế các doanh nghiệp luôn ưu tiên thuê dịch vụ từ các công ty FWD Theo thống kê số liệu từ phòng Chứng từ của công ty MTK Logistics, trong 100 lô hàng thì có hết 30 lô hàng khách hàng yêu cầu thực hiện trọn gói cả khâu hải quan, vì vậy việc đề xuất và mở ra phòng ban khai báo hải quan là vấn đề công ty nên xem xét và đưa ra quyết định sớm nhất Thủ tục hải quan là một trong những khâu rất quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa của mỗi công ty, công ty nên nắm bắt để có thể cung cấp trọn gói dịch vụ cho khách hàng vừa tăng thêm doanh thu vừa đem lại hiệu quả, sự uy tín và chuyên nghiệp đến với khách hàng

Hiện nay, công ty MTK Logistics chỉ có 4 phòng ban: Giám đốc, Chứng từ, Kinh doanh, Kế toán Dựa trên tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cũng như thống kê về nhu cầu thực hiện thủ tục hải quan chiếm 1/3 trên tổng tất cả các lô hàng trước đây, công ty cần tuyển dụng thêm một nhân sự cho vị trí khai báo hải quan này Việc thực hiện các thủ tục khai báo hải quan cần nhân viên có nhiều kinh nghiệm, sự linh hoạt để có thể xử lý các vấn đề liên quan phát sinh trong quá trình làm việc Tiêu chí đầu tiên khi tuyển dụng nhân viên khai báo hải quan đó chính là trình độ học vấn và các bằng cấp liên quan Công ty nên chú tâm, ưu tiên các nhân sự tốt nghiệp một số ngành như: ngoại thương, kinh doanh quốc tế, kinh tế, xuất nhập khẩu hoặc một số ngành liên quan, cũng như cần nắm rõ những quy định pháp luật, thủ tục hải quan hay quy trình xử lý chứng từ xuất nhập khẩu Ngoài ra tiêu chí quan trọng cho vị trí này đối với công ty MTK Logistics đó chính là đã từng có kinh nghiệm về lĩnh vực khai báo hải quan, không thể tuyển nhân sự mới chưa có kinh nghiệm gì ở vị trí này, bởi các nguyên nhân như sau: Thứ nhất, công ty không có nhân viên nào có kinh nghiệm về lĩnh vực này chính vì thế sẽ không có ai có thể đào tạo và chỉ dạy lại công việc cho nhân sự mới Thứ hai, sẽ mất rất nhiều thời gian để đào tạo cũng như am hiểu, nắm bắt được toàn bộ công việc và chi phí đào tạo cũng khá cao cho vị trí này Theo khảo sát về mức lương vị trí Nhân viên Khai báo hải quan hiện nay trung bình rơi vào khoảng 9.600.000VND/tháng Công ty cần tuyển ứng viên với kinh nghiệm tối thiểu một năm với mức lương thỏa thuận và hợp lý cho đôi bên

Hình 4.3 Mức lương của nhân viên khai báo hải quan tại VietNamSalary

Bên cạnh tuyển một nhân sự cho vị trí này, thì công ty còn cần chuẩn bị cơ sở vật chất, thiết bị gồm: 1 bộ bàn ghế làm việc, 1 bộ máy tính, phần mềm hỗ trợ khai báo hải quan ECUS… Hiện nay, phần mềm kê khai hải quan ECCUS 5 – VNACCS được sử dụng phổ biến ở hầu hết tất cả các công ty từ năm 2002 Ở bất kỳ đâu có máy tính kết nối internet và bất cứ thời gian nào thay vì giờ hành chính như trước đây đều có thể thực hiện việc kê khai hải quan điện tử Đây là phần mềm được phát triển bởi Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn đã được Cục CNTT Tổng Cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn cho phiên bản thông quan điện tử và khai từ xa, đã được nhận giải thưởng sao khuê 3 năm liên tiếp cho sản phẩm phần mềm ưu việt (năm 2009,2010,2011) Ngoài việc hỗ trợ các công ty kê khai các tờ khai điện tử đến hệ thống của Hải quan, phần mềm ECUS còn giúp doanh nghiệp kết nối đến các hệ thống nội bộ, theo dõi xuất nhập tồn, thanh lý tự động và quản lý được số liệu xuất nhập khẩu Căn cứ vào loại hình công ty và phân hệ phần mềm để lựa chọn các gói dịch vụ phù hợp khi sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS

Hình 4.4 Báo giá phần mềm khai hải quan điện tử ECUS của Thái Sơn

Hình 4.5 Bộ máy tính để bàn đã qua sử dụng cho nhân viên khai báo hải quan

Bảng 4.3 Đề xuất chi phí cho giải pháp mở rộng bộ phận khai báo hải quan

STT Đề xuất Chi phí

1 Tuyển dụng một nhân viên khai báo hải quan có kinh nghiệm trên 1 năm

2 Mua phần mềm khai hải quan điện tử

3 Bộ máy tính để bàn 3.000.000VND

4 Bộ bàn ghế làm việc 1.000.000VND

(Nguồn: Tác giả tự tham khảo và tổng hợp)

4.2.3 Giải pháp ổn định và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Là một công ty cung cấp dịch vụ thì con người chính là trung tâm của mọi hoạt động, mang tính quyết định, một tổ chức muốn vững mạnh phải có một đội ngũ nhân viên xuất sắc Chính vì thế việc ổn định cơ cấu nhân sự là yếu tố cấp thiết của mỗi công ty và sau đó là hướng đến đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên để đáp ứng được nhu cầu công việc, đảm bảo hoạt động giao nhận hàng hoá của công ty diễn ra hiệu quả và bền vững

Thứ nhất, ngay từ khâu tuyển dụng của công ty nên có một cơ chế hợp lý nhằm thu hút nhân viên giỏi, am hiểu về nghiệp vụ Nên nghiêm túc, chặt chẽ, khách quan để chọn ra nhân viên thực sự có tài và nhiệt tình trong công việc, không nên chọn lọc, tuyển dụng một cách ồ ạt nhưng không có nhiều nhân sự chất lượng, nếu đầu vào nhân sự kém thì đào tạo mấy cũng rất khó giỏi được, điều này vừa gây lãng phí chi phí cũng như mất thời gian Như vậy sẽ đảm bảo được nhân viên nắm vững được nghiệp vụ giúp tạo thuận lợi cho việc đào tạo sau này Chính vì thế cần nghiêm túc và xử lý chuyên nghiệp trong quy trình tuyển dụng:

- Xác định nhu cầu tuyển dụng: cần tuyển bao nhiêu nhân sự vào vị trí nào, xác định các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho vị trí

- Lập kế hoạch tuyển dụng: lên kế hoạch chi tiết các bước cần thực hiện, thời gian thực hiện và ngân sách của công ty

- Phân tích công việc: nêu rõ yêu cầu, trách nhiệm, nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết cho vị trí công việc đang tuyển dụng, xác định mô tả công việc chi tiết, tạo cơ sở cho việc tìm kiếm và đánh giá ứng viên phù hợp Đối với các vị trí Nhân viên Kinh doanh yêu cầu đặt ra tối thiểu của mỗi ứng viên: có kiến thức về Logistics, khả năng Tiếng Anh tốt, khả năng giao tiếp và đàm phán với khách hàng Đối với vị trí Nhân viên Chứng từ, ngoài những yêu cầu trên còn cần có sự tỉ mỉ, cẩn thận…