Trang 1 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: TĂNG THỊ THANH TRÚC CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER FCL BẰNG ĐƯỜNG
HIỆN TRẠNG
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VIỆT ĐAN
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Dịch vụ Thương Mại Việt Đan
➢ Giới thiệu khái quát về công ty
• Tên đầy đủ: Công ty TNHH Dịch vụ Thương Mại Việt Đan
• Tên giao dịch quốc tế: VIET DAN TRADING SERVICE COMPANY LIMITED
Hình 1.1: Logo Công ty TNHH Dịch vụ Thương Mại Việt Đan
• Trụ sở chính: số 52D đường Dương Công Khi, Ấp 6, xã Xuân Thới Sơn, Huyện Hóc Môn, Thành phố Hồ Chí Minh
• Cơ quan quản lý: Chi cục thuế khu vực Quận 12 – huyện Hóc Môn
• Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động
• Loại hình doanh nghiệp: Trách nhiệm hữu hạn
• Đại diện pháp luật: Giám đốc Huỳnh Sơn Thanh Lâm
Ngành nghề kinh doanh, sản xuất chính: Sản xuất balo, túi xách, vali và các loại sản phẩm tương tự, sản xuất yên đệm
➢ Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Việt Đan
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Việt Đan, được thành lập vào ngày 27/09/2004 bởi ông Huỳnh Sơn Thanh Lâm với sự hỗ trợ chính từ ông Henrik Andersen người Đan Mạch, là một thành viên của Dan Group Asia Là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu balo tại Việt Nam, công ty đã có ảnh hưởng đáng kể đến sự lưu thông hàng hóa toàn cầu.
Công ty đã trải qua những giai đoạn hình thành và phát triển:
Giai đoạn 2004 – 2007 đánh dấu thời kỳ xây dựng và hình thành công ty, trong đó doanh nghiệp chú trọng đầu tư vào cơ sở sản xuất và đào tạo đội ngũ nhân viên Đồng thời, công ty cũng tập trung vào việc thiết lập mối quan hệ giao dịch với các đối tác trong và ngoài nước.
Tuyển dụng đội ngũ nhân viên phù hợp và có trình độ chuyên môn
Củng cố khâu marketing và tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nước luôn được ưu tiên
Giai đoạn 2008 – 2015: Củng cố, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh
Nhìn nhận và đánh giá các điểm mạnh-yếu của công ty và vận hành cho phù hợp với sự phát triển của thị trường ở thời điểm hiện tại
Tìm kiếm thông tin và nhu cầu thị trường cả trong nước và quốc tế là bước quan trọng để thâm nhập thị trường hiệu quả Việc xác định khách hàng tiềm năng và các đối tác kinh doanh sẽ giúp tối ưu hóa cơ hội phát triển và mở rộng thị trường.
Tìm kiếm nhà cung ứng và nguồn nguyên vật liệu ổn định là yếu tố quan trọng để đảm bảo sản xuất sản phẩm chất lượng cao với giá cả hợp lý, từ đó giúp mở rộng kinh doanh hiệu quả.
Từ năm 2016 đến nay, doanh nghiệp đã tập trung vào việc phát triển và mở rộng thông qua việc củng cố bộ phận xuất nhập khẩu và nâng cao kỹ năng của đội ngũ nhân viên.
Là doanh nghiệp hàng đầu thế giới trong ngành sản xuất balo, chúng tôi tự hào là số 1 tại Việt Nam về sản xuất và xuất khẩu balo túi xách Chúng tôi cam kết mang đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng thông qua những sản phẩm có đường may chắc chắn, hiện đại và mẫu mã luôn cập nhật theo xu thế.
“Cung cấp sản phẩm an toàn, bền cùng bạn vượt thời gian và chất liệu tốt, bảo vệ môi trường từ nguồn nguyên liệu tái chế”
Xử lý khiếu nại từ khách hàng thỏa đáng
Quản lý và sản phẩm chất lượng quốc tế giá cả cạnh tranh
Chất lượng – Uy tín – Trách nhiệm – Cam kết – Hỗ trợ - Hợp tác
Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Ngành sản xuất vali, túi xách và các sản phẩm tương tự bao gồm nhiều lĩnh vực như sản xuất yên đệm, dệt thoi, vải dệt kim, và các loại vải khác như vải đan móc và vải không dệt Ngoài ra, ngành này còn liên quan đến giày dép, giấy nhãn, bìa nhãn, bao bì từ giấy và bìa, cũng như may trang phục, ngoại trừ trang phục từ da lông thú.
Bán buôn thực phẩm, vải, hàng may sẵn, giày dép, đồ dùng khác cho gia đình, máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải, hoạt động thiết kế chuyên dụng
Công ty không ngừng nỗ lực cải thiện và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm để xây dựng niềm tin và uy tín với các đối tác kinh doanh.
Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ, chính sách, quy định của nhà nước và chính quyền địa phương tại nơi trụ sở chính của công ty
Giám đốc công ty có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và ban hành quy chế tổ chức hoạt động của công ty, đồng thời thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của công ty TNHH Dịch vụ
Sơ đồ bộ máy tổ chức
( Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự Việt Đan)
Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức nhân sự tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương Mại
Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban
• Giám đốc: gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc
Giám đốc là người quan sát tất cả các hoạt động của công ty, đồng thời đề ra phương hướng phát triển và kế hoạch sản xuất kinh doanh Họ cũng đảm nhận trách nhiệm pháp lý của công ty trước cơ quan nhà nước.
Phó giám đốc chịu trách nhiệm nhận chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc và tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
• Phòng Hành chính – Nhân sự: gồm 01 trưởng phòng và 02 nhân viên
Hoạch định nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện chiến lược phát triển của công ty Để đạt được hiệu quả cao, cần lập kế hoạch và thực hiện quy trình tuyển dụng, bố trí và đào tạo nguồn lực một cách hợp lý.
Công tác quản trị hành chính như quản lý, văn thư, bố trí sử dụng trang thiết bị, phương tiện vận chuyển
• Phòng Kế toán tài vụ: gồm 01 kế toán trưởng và 04 nhân viên
Hằng ngày, kế toán cần thu nhận, ghi chép và lập bộ chứng từ cho các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến sản xuất kinh doanh của công ty Điều này bao gồm việc quản lý kế toán vốn bằng tiền, tài sản cố định và chi phí cho các hoạt động kinh doanh.
Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn
Tổng hợp các số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh và lập báo cáo tài chính trình lên cấp trên
• Phòng Quản lý sản phẩm – Kiểm tra chất lượng: gồm 01 trưởng phòng,
01 phó phòng và 04 nhân viên
Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn công ty và yêu cầu của khách hàng Tổ chức và quản lý kho lưu trữ một cách ngăn nắp và khoa học để đảm bảo chất lượng hàng hóa Thường xuyên báo cáo cho cấp trên về tình hình hàng hóa trong kho và lưu trữ số liệu để dễ dàng kiểm soát.
• Ban điện máy: gồm 01 trưởng phòng và 05 nhân viên
Chịu trách nhiệm điều hành và giám sát các thiết bị máy móc trong nhà máy, bộ phận kỹ thuật của công ty luôn theo dõi hoạt động của thiết bị điện máy Khi xảy ra sự cố, họ có khả năng điều chỉnh ngay lập tức để đảm bảo hiệu suất hoạt động liên tục.
• Phòng kế hoạch kinh doanh:
ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VIỆT ĐAN
NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VIỆT ĐAN
Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty bao gồm 12 bước rõ ràng và minh bạch, với việc thực hiện chứng từ nhanh chóng nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng.
Công việc tại các phòng ban được phân chia rõ ràng theo từng nhiệm vụ, giúp cá nhân phát huy tối đa năng lực chuyên môn và chủ động hơn trong công việc, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Công ty luôn chấp hành các quy định của nhà nước về thủ tục xuất nhập khẩu và luôn thực hiện nghĩa vụ đóng thuế đầy đủ
Hàng hóa được đóng gói cẩn thận và giao đúng thời gian, địa điểm theo thỏa thuận trong hợp đồng, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.
Công ty xây dựng đã thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác lâu năm, đồng thời không ngừng cập nhật và cải tiến công nghệ theo xu hướng hiện đại Một ví dụ tiêu biểu là việc áp dụng phần mềm ECUS5 để tối ưu hóa quy trình nhập liệu thông quan.
2.3.2 Vấn đề và nguyên nhân
Bộ phận chủ chốt trong hoạt động xuất nhập khẩu của công ty là phòng kế hoạch kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện quy trình xuất khẩu.
Bảng 2: Cơ cấu tổ chức nhân sự Phòng Kế hoạch kinh doanh Việt Đan
Phòng Kế hoạch kinh doanh của công ty có 21 nhân viên, phụ trách các vấn đề xuất nhập khẩu hàng hóa Nhân viên được phân chia theo các vị trí như chứng từ, kinh doanh, mua hàng và hiện trường Mặc dù có số lượng hàng hóa xuất khẩu lớn, công ty chưa có bộ phận riêng biệt cho xuất nhập khẩu, dẫn đến quy trình chưa đạt hiệu quả Số lượng đơn đặt hàng tăng cao khiến công ty phải gia tăng nhập nguyên liệu từ nước ngoài, trong khi nhân viên vừa lên kế hoạch kinh doanh vừa xử lý hoạt động xuất nhập khẩu, gây ra sai sót không thể tránh khỏi Một số vấn đề công ty thường gặp phải bao gồm
Quá trình chuẩn bị chứng từ có thể chậm chạp và xảy ra sai sót, đặc biệt khi số lượng đơn hàng tăng lên Nếu chỉ có ít đơn hàng, nhân viên có thể xử lý hiệu quả, nhưng khi số lượng đơn hàng lên đến năm hoặc mười, thời gian chuẩn bị chứng từ sẽ kéo dài Việc nhân viên chuẩn bị nhiều bộ chứng từ cùng lúc dễ dẫn đến nhầm lẫn thông tin giữa các lô hàng, gây ra trễ hạn hợp đồng và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
Khi thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan, nhân viên mới thường gặp khó khăn do thiếu kinh nghiệm, dẫn đến việc khai sai mã số container, số seal, hoặc nhầm cảng đi và cảng đến Mặc dù công ty đã áp dụng phần mềm điện tử để hỗ trợ khai báo, nhưng những sai sót này vẫn ảnh hưởng đến quy trình thông quan, gây tốn thời gian cho việc chỉnh sửa và làm chậm tiến trình giao nhận hàng hóa.
Mặc dù doanh nghiệp có kinh nghiệm lâu năm, khi gặp phải tình trạng quá tải đơn hàng và thiếu nhân sự, công ty buộc phải thuê dịch vụ bên ngoài để thực hiện các công việc như booking tàu, lấy báo giá và chuẩn bị tờ khai thông quan Việc này dẫn đến chi phí phát sinh, buộc doanh nghiệp phải tăng giá trị đơn hàng, gây không hài lòng cho một số đối tác và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Quá trình tìm kiếm khách hàng ở doanh nghiệp hiện nay còn khá bị động, với chỉ khoảng 10% khách hàng đến từ hoạt động tìm kiếm và trao đổi trực tiếp của bộ phận kinh doanh Đáng chú ý, 70% khách hàng đến từ mối quan hệ của các lãnh đạo công ty, chủ yếu tập trung vào các đơn hàng xuất khẩu sang Trung Quốc và Hoa Kỳ.
Kỳ, Scandinavia và các nước Nam Mỹ Doanh nghiệp hiện tại vẫn chưa có nhiều đơn hàng xuất đi các nước ở khu vực như châu Úc
Công ty chưa chú trọng đến việc thành lập phòng xuất nhập khẩu, dẫn đến việc nhân viên phòng kinh doanh phải kiêm nhiệm cả công việc lập kế hoạch kinh doanh và xử lý các đơn hàng xuất nhập khẩu Điều này gây ra tình trạng quá tải trong công việc, làm chậm tiến trình giao nhận hàng hóa.
- Số lượng nhân viên phòng kinh doanh có khoảng 21 nhân viên, trong đó có
Tại công ty, 52% nhân viên có trình độ đại học, trong khi 48% còn lại có trình độ cao đẳng Đặc biệt, 43% nhân viên trên 30 tuổi, cho thấy 57% còn lại là những người trẻ tuổi từ 22 đến 30 Điều này phản ánh rằng đội ngũ nhân viên chủ yếu là những cá nhân trẻ, nhiệt huyết nhưng thiếu kinh nghiệm chuyên môn, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót trong công việc là điều khó tránh khỏi.
Số lượng nhân viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu còn hạn chế, dẫn đến việc phân bổ công việc không hợp lý Điều này gây ra sự chồng chéo trong công việc, ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của quy trình xuất nhập khẩu.
Doanh nghiệp chưa xây dựng được hình ảnh thương hiệu trên thị trường Úc và New Zealand, dẫn đến việc ít nhà nhập khẩu biết đến, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và mời chào khách hàng Vì vậy, khi tiếp cận những thị trường này, công ty cần sự hỗ trợ kết nối từ các đối tác đã có kinh nghiệm.
GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VIỆT ĐAN
Qua phân tích hoạt động xuất khẩu hàng hóa nguyên container (FCL) bằng đường biển của công ty TNHH Dịch vụ Thương Mại Việt Đan, công ty sở hữu những điểm mạnh nổi bật, nhưng cũng gặp phải một số hạn chế cần khắc phục Dựa trên những phân tích trước đó, có thể đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu một cách hiệu quả hơn.
Chú trọng vào việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định thành công của mọi doanh nghiệp Trong bối cảnh toàn cầu hóa, lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa đang phát triển nhanh chóng Để phát triển bền vững, các doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Công ty nên cử nhân viên tham gia các khóa tập huấn tại các Hiệp hội giao nhận vận tải hàng hóa và chương trình của Bộ Giao thông Vận tải Đồng thời, việc tổ chức thường xuyên các buổi huấn luyện và kiểm tra chuyên môn cho nhân viên là cần thiết để đáp ứng kịp thời các yêu cầu mới của công việc.
Để quy trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao hơn, doanh nghiệp cần chú trọng tạo điều kiện môi trường làm việc tốt, có chính sách đãi ngộ phù hợp giúp nhân viên phát huy hết khả năng của mình Đồng thời, việc tạo sự gắn kết giữa các nhân viên trong phòng ban cũng đóng vai trò quan trọng, giúp nhân viên hỗ trợ lẫn nhau, giảm tình trạng quá tải công việc và đẩy nhanh tiến trình.
Chủ động tiếp cận nguồn khách hàng và thị trường mới
Việt Nam đang khẳng định vị thế trên thị trường mua bán hàng hóa quốc tế với tỷ lệ xuất khẩu cao, mở rộng thị trường tiêu thụ sẽ mang lại lợi nhuận lớn cho ngân sách nhà nước và doanh nghiệp Tuy nhiên, nhiều công ty hiện nay chỉ tập trung vào khách hàng cũ tại các thị trường quen thuộc như Hoa Kỳ và Châu Âu, trong khi bỏ qua thị trường tiềm năng như Châu Úc, điều này ảnh hưởng đến khả năng mở rộng tiêu thụ sản phẩm của họ.
Công ty đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và đã xây dựng được vị thế vững chắc, điều này tạo ra lợi thế lớn cho việc mở rộng và phát triển thị trường mới Để tối ưu hóa những lợi thế này, công ty nên chủ động tìm kiếm thông tin khách hàng thông qua việc gửi email chào hàng sản phẩm, tham gia các hội chợ và diễn đàn kinh tế, từ đó quảng bá hình ảnh thương hiệu Việt Nam ra thế giới và thu hút thêm khách hàng tiềm năng.
Khi tiếp nhận liên hệ từ khách hàng mới, công ty cần nhanh chóng lập kế hoạch tiếp cận để hiểu rõ nhu cầu của họ Việc đề xuất chính sách ưu đãi như giá cả hợp lý và giảm chi phí vận chuyển sẽ tạo ấn tượng tốt Điều này không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng mà còn góp phần nâng cao sự hài lòng và tin tưởng từ phía họ.
Để mở rộng xuất khẩu và nâng cao giá trị sản phẩm Việt Nam trên thị trường quốc tế, việc nghiên cứu thị trường mới và hiểu rõ thị hiếu người tiêu dùng ở các quốc gia xuất khẩu chính là rất quan trọng Công ty cần xây dựng các chiến lược linh hoạt để đáp ứng nhu cầu về số lượng và chất lượng, đồng thời phát triển các sản phẩm mới với mẫu mã đa dạng và độ bền cao, phù hợp với sở thích của khách hàng.
Một số giải pháp khác
Đầu tư vào cơ sở máy móc và trang thiết bị là cần thiết để nâng cao hiệu quả sản xuất và xuất khẩu của công ty Để theo kịp xu thế phát triển nhanh chóng và nhu cầu ngày càng tăng, doanh nghiệp cần nâng cấp nhà máy và đầu tư vào dây chuyền sản xuất hiện đại Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí nhân công mà còn tạo ra sản phẩm chất lượng, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Công ty nên đầu tư vào phương tiện vận tải để phục vụ việc chuyên chở hàng hóa nội địa và đáp ứng nhu cầu xuất khẩu Mặc dù chi phí đầu tư có thể lớn,
- Lựa chọn hợp tác với đơn vị giao nhận hàng hóa: Lâu nay Doanh nghiệp
Việt Đan đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc vận chuyển hàng hóa nội địa và thông quan, do công ty thiếu nhân viên chuyên trách về giao nhận.
Doanh nghiệp nên hợp tác với công ty giao nhận hoặc thuê nhân viên giao nhận có kinh nghiệm để dễ dàng thực hiện thủ tục hải quan Mặc dù việc này có thể tăng chi phí ban đầu, nhưng những chi phí phát sinh do vấn đề hải quan sẽ được bù đắp Hơn nữa, điều này giúp doanh nghiệp có thêm thời gian tập trung vào các công việc quan trọng khác.