Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: TRẦN NGỌC THÁI BÌNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT
PHẦN MỞ ĐẦU
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Hoạt động ngoại thương là yếu tố then chốt trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và nâng cao vị thế quốc gia trên trường quốc tế Vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ giống như mạch máu trong cơ thể, giúp lưu thông hàng hóa trong toàn bộ nền kinh tế.
Năng lực và thứ hạng của ngành logistics Việt Nam đang được cải thiện nhờ sự chỉ đạo tích cực của chính phủ trong việc hoàn thiện cơ chế, chính sách và hạ tầng Theo tạp chí Công thương (số 10, 2022), thị trường logistics Việt Nam có khoảng hơn 3.000 doanh nghiệp, trong đó 89% là doanh nghiệp vừa và nhỏ Xếp hạng của Ngân hàng Thế giới năm 2023 cho thấy Việt Nam đứng thứ 43/160 quốc gia về phát triển logistics Chỉ số LPI của Việt Nam cũng ghi nhận sự tăng trưởng, đạt 3,3 điểm, cao nhất từ khi có xếp hạng LPI vào năm 2007, so với 3,27 điểm vào năm 2018.
Trong bối cảnh tăng trưởng mạnh mẽ của lĩnh vực xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa, số lượng doanh nghiệp tham gia vào thị trường này đã gia tăng đáng kể trong hơn một thập kỷ qua, dẫn đến sự cạnh tranh ngày càng gay gắt Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước đang phải đối mặt với áp lực từ cả đối thủ nội địa và quốc tế Để tồn tại và phát triển bền vững, các doanh nghiệp cần cải thiện điểm yếu và phát huy những ưu điểm, lợi thế riêng của mình trong môi trường cạnh tranh khốc liệt này.
Công ty TNHH Greek Fire với mảng vận tải chính là đường biển, phương thức này chiếm khoảng 60 - 65% trong tổng doanh thu của doanh nghiệp Tuy nhiên, với sự
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Trần Ngọc Thái Bình 2 nhấn mạnh tầm quan trọng của trình độ chuyên môn và nghiệp vụ vững vàng trong các khâu từ ký kết hợp đồng đến quy trình giao nhận hàng hóa Quy trình giao nhận hàng hóa thực hiện chuyên nghiệp không chỉ tạo niềm tin mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ của doanh nghiệp Qua quá trình thực tập tại công ty TNHH Greek Fire, tác giả nhận thấy cần thiết phải củng cố và nâng cao hoạt động kinh doanh để đáp ứng nhu cầu thị trường, tăng cường khả năng cạnh tranh và mang lại hiệu quả tốt nhất cho khách hàng Do đó, tác giả quyết định chọn đề tài: “Phân tích nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH GREEK FIRE”.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
− Tìm hiểu và phân tích nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng hóa FCL bằng đường biển tại công ty TNHH Greek Fire
Đánh giá quy trình giao nhận xuất khẩu hàng hóa FCL bằng đường biển của công ty TNHH Greek Fire nhằm xác định những điểm mạnh và hạn chế trong quy trình này Việc phân tích thực trạng sẽ giúp công ty cải thiện hiệu quả logistics và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH Greek Fire nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình.
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
− Đối tượng nghiên cứu: Quy trình xuất khẩu hàng hóa FCL bằng đường biển tại công ty TNHH Greek Fire
+ Phạm vi không gian: Công ty TNHH Greek Fire
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 3
+ Phạm vi thời gian: Nghiên cứu dữ liệu của công ty trong thời gian 3 năm (từ năm 2020 - 2022)
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Các phương pháp được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài gồm:
Phương pháp quan sát là cách thu thập thông tin bằng cách theo dõi quy trình xử lý chứng từ của nhân viên, sử dụng phần mềm khai báo hải quan, giao tiếp với khách hàng và xử lý các tình huống phát sinh Phương pháp này được áp dụng trong chương 3 để phân tích thực trạng quy trình xuất khẩu hàng hóa FCL của doanh nghiệp.
Phương pháp thu thập dữ liệu bao gồm việc thu thập thông tin nội bộ từ các bộ chứng từ, tài liệu lưu trữ và số liệu thống kê từ các phòng ban trong công ty Ngoài ra, dữ liệu cũng được thu thập từ tài liệu giáo trình chuyên ngành, báo chí và internet Phương pháp này chủ yếu nhằm thu thập dữ liệu thứ cấp để phục vụ cho nội dung của chương 2 và 3.
Phương pháp thống kê và phân tích dữ liệu thực tế giúp đưa ra nhận xét về tình hình kinh doanh của công ty, đồng thời xác định điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình xuất khẩu hàng hóa FCL bằng đường biển Dựa trên những phân tích này, chương 3 sẽ đề xuất các kiến nghị nhằm cải thiện quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động xuất khẩu.
MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
− Đơn vị thực tập: Công ty TNHH Greek Fire
− Bộ phận thực tập: Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu
− Vị trí thực tập: Thực tập sinh kinh doanh xuất nhập khẩu
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 4
Hình 1.1 Sơ đồ mô tả vị trí thực tập
+ Liên lạc với khách hàng cũ theo dữ liệu mà công ty lưu trữ, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới
+ Tiếp nhận thông tin đơn hàng và báo giá cho khách hàng
+ Soạn thảo, kiểm tra thông tin trên các chứng từ
KẾT CẤU CỦA BÀI BÁO CÁO
Bài viết này giới thiệu tổng quan về đề tài nghiên cứu, bao gồm lý do lựa chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu cụ thể, đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định rõ ràng Đồng thời, phương pháp nghiên cứu sẽ được trình bày chi tiết, cùng với mô tả vị trí thực tập và kết cấu của bài báo cáo nhằm cung cấp cái nhìn tổng thể về nội dung và mục đích của nghiên cứu.
Chương 2: Tổng quan về công ty TNHH Greek Fire
Doanh nghiệp chúng tôi chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao trong lĩnh vực [lĩnh vực hoạt động] Với cơ cấu tổ chức rõ ràng và hiệu quả, chúng tôi cam kết thực hiện các nhiệm vụ và chức năng của mình một cách tốt nhất Kết quả kinh doanh của chúng tôi trong những năm qua đã chứng minh sự phát triển bền vững và định hướng chiến lược rõ ràng cho tương lai Chúng tôi không ngừng nỗ lực để mở rộng thị trường và nâng cao giá trị cho khách hàng.
Chương 3: Thực trạng và giải pháp kiến nghị để nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển của công ty TNHH Greek Fire
Bộ phận tài chính - kế toán
Bộ phận nhân sự Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 5
− Quy trình xuất khẩu hàng hóa FCL bằng đường biển (sơ đồ tổng quát, thực trạng quy trình, ưu và nhược điểm của quy trình)
Bài báo cáo thực tập đã tóm tắt những ưu và nhược điểm của công ty TNHH Greek Fire trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL qua đường biển Đồng thời, báo cáo cũng đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình này.
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 6
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GREEK FIRE
THÔNG TIN VỀ DOANH NGHIỆP
Hình 2.1 Logo của công ty TNHH Greek Fire
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Greek Fire
Tên quốc tế: GREEK FIRE COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: GREEK FIRE CO., LTD Địa chỉ: 272/69/3 Đường An Phú Đông 27, Khu Phố 3, Phường An Phú Đông, Quận
12, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Người đại diện pháp lý: Bùi Văn Phước
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH ngoài nhà nước
Ngày đi vào hoạt động: 26/09/2018
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG
Công ty TNHH Greek Fire chuyên vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu cả trong nước và quốc tế Doanh nghiệp cung cấp đa dạng dịch vụ liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hóa, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực logistics.
• Chuyển hàng vào cảng - ra cảng
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 7
• Làm thủ tục hải quan
• Giao hàng cho người nhận tại nơi quy định
• Xuất nhập khẩu hàng hóa
Doanh nghiệp khai thác các tuyến vận tải chính đi đến các cảng ở châu Á và Úc như:
• TP Hồ Chí Minh, Việt Nam – Qingdao, Trung Quốc
• TP Hồ Chí Minh, Việt Nam – Kolkata, Ấn Độ
• TP Hồ Chí Minh, Việt Nam – Sydney, Úc
• TP Hồ Chí Minh, Việt Nam – Bangkok, Thái Lan
Doanh nghiệp không chỉ chuyên giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển và hàng không, mà còn đóng vai trò là đại lý tư vấn, hỗ trợ vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho các doanh nghiệp Ngoài ra, doanh nghiệp còn cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi, khai thuê hải quan, thu gom và buôn bán hàng hóa, cũng như gia công và kinh doanh các mặt hàng xuất nhập khẩu như máy móc, thiết bị, nông sản và lâm sản.
− Xây dựng, triển khai các kế hoạch kinh doanh dịch vụ và các kế hoạch có liên quan nhằm tăng thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp
Đảm bảo thực hiện đầy đủ và kịp thời các công việc tài chính là rất quan trọng, bao gồm trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ khai báo thuế Việc nộp thuế đúng hạn không chỉ giúp duy trì uy tín mà còn tránh được các hình phạt tài chính.
Quản lý vốn hiệu quả là yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp, đảm bảo việc sử dụng nguồn tiền tuân thủ quy định của nhà nước Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao khả năng sinh lời, đồng thời duy trì sự ổn định tài chính cho công ty.
Nghiên cứu thị trường trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa cả trong nước và quốc tế là rất quan trọng Chúng tôi luôn tìm kiếm các giải pháp để nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó mang lại lợi ích cho công ty, đối tác và khách hàng.
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 8
− Thỏa thuận, đề xuất những biểu cước mới theo nhu cầu thị trường nhưng vẫn đảm bảo theo đúng quy định của nhà nước
Để nâng cao hiệu quả lao động, cần thực hiện các chính sách về tiền lương và bồi dưỡng nhân viên Đồng thời, tạo điều kiện phát triển cho nhân viên thông qua các chính sách khen thưởng và tăng lương, góp phần nâng cao trình độ văn hóa và nghiệp vụ.
Doanh nghiệp hiện đang tham gia hoạt động kinh doanh vào 2 lĩnh vực chính:
− Dịch vụ liên quan đến vận tải, đại lý giao nhận hàng hóa xuất - nhập khẩu
− Dịch vụ khai báo hải quan và ủy thác xuất khẩu
− Cung cấp các dịch vụ vận tải nội địa, quốc tế, vận tải đa phương thức
− Cung cấp các dịch vụ như dịch vụ cho thuê kho bãi, lưu trữ hàng hóa, bốc xếp và dỡ hàng hóa từ phương tiện vận chuyển
− Cung cấp một số mặt hàng nông, lâm sản
− Kinh doanh một số thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 9
CƠ CẤU TỔ CHỨC
2.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Greek Fire
(Nguồn: Bộ phận nhân sự)
2.3.2 Nhân sự, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc công ty, ông Bùi Văn Phước, là người đứng đầu với quyền hạn cao nhất và là đại diện pháp lý cho mọi vấn đề của công ty Ngoài ra, ông còn đảm nhiệm nhiều công việc quan trọng khác.
− Đề ra những chiến lược, định hướng kinh doanh
− Phê duyệt tất cả các hoạt động của công ty
− Quản lý nhân viên thông qua quy chế
− Quyết định bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật
Bộ phận kế toán - tài chính:
− Phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của công ty
Chúng tôi đảm nhận việc lập kế hoạch thu chi cho công ty, hoàn thiện các nghiệp vụ kế toán, báo cáo số liệu kinh doanh và tổ chức các hoạt động kinh doanh hiệu quả.
− Thực hiện kê khai và đóng thuế cho nhà nước
Bộ phận tài chính - kế toán
Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 10
− Tính toán lương bổng cho nhân viên
− Quản lý việc chi trả lương và các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, trợ cấp, phúc lợi cho nhân viên
Bộ phận này quản lý nguồn nhân lực của công ty, với nhiệm vụ tìm kiếm và tuyển dụng ứng viên có chuyên môn cao trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu:
Phân tích và nghiên cứu thị trường tiềm năng là bước quan trọng để xây dựng các chiến lược khai thác hiệu quả Công ty cần chủ động tìm kiếm và mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng mới, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững Việc áp dụng các phương pháp tiếp cận sáng tạo sẽ giúp tối ưu hóa quy trình tiếp thị và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
− Bộ phận này hoạt động liên kết chặt chẽ với các phòng ban khác để theo kịp nhịp độ quá trình
Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động cần thiết để hoàn thành hợp đồng dịch vụ vận tải, giao nhận và hải quan xuất nhập khẩu Đồng thời, tổ chức theo dõi quá trình vận tải và giao nhận, nhằm ứng phó kịp thời với các tình huống phát sinh.
Để đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ, cần hoàn thành chính xác các bước quy trình và làm việc hiệu quả với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đặc biệt là trong các thủ tục hải quan liên quan.
− Cập nhật tình hình hàng hóa cho chủ hàng
− Thực hiện các thủ tục giám sát, soạn thảo, kiểm tra, lưu trữ các chứng từ giao nhận, chứng từ xuất nhập khẩu
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 11
2.3.3 Tình hình nhân sự của công ty
Bảng 2.1 Nhân sự của công ty TNHH Greek Fire năm 2022 Độ tuổi
Trình độ học vấn Giới tính Đại học Cao đẳng Nam Nữ
(Nguồn: bộ phận nhân sự)
Công ty TNHH Greek Fire hiện có 20 thành viên, trong đó 13 nhân viên (chiếm 65%) có trình độ Đại học.
7 nhân viên có trình độ Cao đẳng (chiếm 35%) Theo giới tính, số lượng nhân viên là nữ chiếm 30% (6 người), nhân viên nam chiếm 60% (14 người) tổng số nhân viên
Nhóm tuổi từ 30 trở lên chiếm 45% tổng số nhân viên trong công ty, cho thấy đây là nhóm đông đảo nhất, trong khi nhóm tuổi từ 22 – 25 chỉ chiếm 20%, là nhóm có số lượng nhân viên thấp nhất Điều này chứng tỏ lực lượng lao động tại công ty có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm vững vàng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Hàng năm, doanh nghiệp tạo cơ hội cho sinh viên các ngành kinh tế tham gia ứng tuyển vị trí thực tập sinh, giúp họ học hỏi và trải nghiệm thực tế.
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 12
KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP GIAI ĐOẠN 2020 –
Bảng 2.2 Doanh thu, chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp giai đoạn 2020 – 2022
Lợi nhuận 2.696 4.063 4.212 1.367 149 1,51 1,04 (Nguồn:Báo cáo quyết toán năm 2020, 2021, 2022, Bộ phận tài chính – kế toán)
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 13
Hình 2.3 Biểu đồ thể hiện doanh thu, chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp giai đoạn 2020 – 2022 (đơn vị tính: triệu đồng)
Qua bảng dữ liệu trên, có thể thấy được tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận biến động từ năm 2020 đến năm 2022 như sau:
Năm 2020, doanh thu của doanh nghiệp đạt 5.997 triệu đồng, phản ánh những khó khăn trong bối cảnh dịch Covid-19 ảnh hưởng sâu rộng đến nền kinh tế, đặc biệt là ngành logistics Sự tác động này đã dẫn đến việc doanh thu của doanh nghiệp giảm sút đáng kể.
Doanh thu của doanh nghiệp năm 2021 đạt 8.321 triệu đồng, tăng 2.324 triệu đồng (1,39%) so với năm 2020 Sự gia tăng doanh thu này phản ánh kinh nghiệm của doanh nghiệp trong việc ứng phó với khủng hoảng kinh tế và đại dịch Covid-19.
− Năm 2022, doanh thu của doanh nghiệp đạt 9.303 triệu đồng, tăng 982 triệu đồng so với năm 2021 (tương ứng 1,12%) Năm 2022, doanh thu của doanh
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 14 nghiệp tăng chậm, tuy nhiên tình hình kinh doanh của công ty đã bắt đầu đi vào quỹ đạo và có sự ổn định
Vào năm 2020, chi phí doanh nghiệp ghi nhận là 3.301 triệu đồng Đến năm 2021, chi phí này đã tăng lên 4.258 triệu đồng, cho thấy mức tăng 1,29% so với năm trước, tương ứng với sự gia tăng 957 triệu đồng.
Chi phí năm 2022 đạt 5.091 triệu đồng, tăng 1,2% (tương ứng 833 triệu đồng) so với năm 2021 Sự gia tăng này chủ yếu do công ty đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, quảng bá thương hiệu và cải tiến trang thiết bị giao nhận, qua đó mở rộng thị trường và thu hút nhiều khách hàng mới.
− Lợi nhuận của doanh nghiệp đạt được 2.696 triệu đồng (năm 2020) và 4.063 triệu đồng (năm 2021) Qua đó, lợi nhuận năm 2021 tăng 1,51%, tương ứng tăng 1.367 triệu đồng so với năm 2020
Lợi nhuận năm 2022 đạt 4.212 triệu đồng, tăng 1,04% so với năm 2021 với mức tăng 149 triệu đồng Mặc dù lợi nhuận tăng không đáng kể do doanh nghiệp đầu tư vào nâng cấp cơ sở hạ tầng và cải thiện chất lượng dịch vụ, đây vẫn là dấu hiệu tích cực cho thấy công ty đang chú trọng vào việc nâng cao trải nghiệm khách hàng Điều này không chỉ tạo niềm tin cho khách hàng hiện tại mà còn giúp thu hút thêm khách hàng mới.
Mặc dù doanh nghiệp còn non trẻ, nhưng kết quả kinh doanh trong 3 năm qua cho thấy hoạt động kinh doanh ổn định với doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng liên tục Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hoạch định chi phí hợp lý trong thời gian tới do mức chi phí đang có xu hướng tăng dần.
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 15
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GREEK FIRE NĂM
Công ty đặt mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ, duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng hiện tại và gây ấn tượng với khách hàng tiềm năng Chúng tôi hướng tới việc trở thành nhà cung cấp uy tín hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải biển và giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.
Công ty hướng tới việc duy trì mức tăng trưởng lợi nhuận 20% hàng năm so với năm trước, đồng thời tập trung vào sự phát triển bền vững trong dịch vụ và thương mại để tối ưu hóa lợi nhuận trong cơ cấu doanh thu.
Nâng cao trình độ nhân viên và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng để tăng cường sức cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn trong ngành Để đạt được điều này, cần tổ chức các buổi đào tạo hàng tháng và tạo cơ hội cho nhân viên tham gia các talkshow liên quan đến lĩnh vực logistics.
Tập trung vào phát triển thị trường trong nước và mở rộng đối tượng khách hàng là rất quan trọng Đồng thời, cần nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường nước ngoài để tìm kiếm cơ hội thâm nhập hiệu quả vào thị trường quốc tế.
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 16
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ ĐỂ NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GREEK FIRE
SƠ ĐỒ TỔNG QUÁT QUY TRÌNH KHẨU XUẤT HÀNG HÓA FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Hình 3.1 Sơ đồ quy trình thực hiện xuất khẩu hàng hóa FCL bằng đường biển tại công ty TNHH Greek Fire
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GREEK FIRE
3.2.1 Tìm kiếm khách hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng
Nhân viên bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu của Greek Fire sẽ chủ động tìm kiếm khách hàng mới thông qua thông tin từ Google, Trang Vàng và các hội nhóm xuất nhập khẩu trên Facebook Đồng thời, doanh nghiệp cũng duy trì liên lạc với khách hàng cũ, đặc biệt là những khách hàng quan trọng.
1 • Tìm kiếm khách hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng
2 • Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ
4 • Lấy container rỗng và đóng hàng
6 • Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu
7 • Quyết toán chi phí dịch vụ và lưu hồ sơ
Để giữ chân những khách hàng thân thiết và thường xuyên sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp Greek Fire đã áp dụng chính sách chiết khấu ưu đãi từ 3 – 5% Điều này không chỉ giúp duy trì lượng khách hàng quan trọng mà còn tạo động lực cho họ tiếp tục lựa chọn dịch vụ của doanh nghiệp.
3.2.2 Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ
Công ty TNHH Greek Fire đã nhận được các chứng từ liên quan đến thông tin lô hàng của công ty TNHH JK-BRIAN Việt Nam sẽ được vận chuyển.
Hợp đồng ngoại thương giữa công ty TNHH JK-BRIAN Việt Nam và công ty SOLID WAY OY chứa các thông tin quan trọng cần kiểm tra, bao gồm: nhà xuất khẩu (Seller) và địa chỉ của nhà xuất khẩu (Seller’s Address), nhà nhập khẩu (Buyer) cùng địa chỉ của nhà nhập khẩu (Buyer’s Address), tên hàng (Commodity), số lượng (Quantity), giá (Price), điều khoản giao hàng (Shipment) và điều khoản thanh toán (Payment).
Các thông tin sau trên hợp đồng (Phụ lục 1) cụ thể như sau:
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 18
− Loại hàng: CASHEW NUT KERNELS
− Điều kiện giao hàng: CIF KOTKA FINLAND
− Quy cách đóng gói: Packing IN BAG 22.68 KG AND 20 KGS NET PER CARTON
− Thời gian giao hàng: WITHIN JUN 2023
− Điều kiện thanh toán: PAYMENT MUST BE TRANSFERRED TO SELLER’S BANK: JOINT STOCK COMMERCIAL BANK FOR FOREIGN TRADE OF VIETNAM - HOCHIMINH CITY BRANCH BY TTR AGAINST COPY DOCUMENTS
Trong hợp đồng này, hạt điều không thuộc danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu và cũng không cần giấy phép xuất khẩu, do đó doanh nghiệp không phải thực hiện quy trình xin giấy phép Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
3.2.3 Liên hệ hãng tàu để order booking
Theo thông tin từ công ty TNHH JK-BRIAN Việt Nam, điều kiện giao hàng là CIF tại cảng KOTKA ở Phần Lan, yêu cầu nhà xuất khẩu phải thuê tàu, mua bảo hiểm
• Những thông tin trên Booking Confirmation (Phụ lục 2) bao gồm:
Tên tàu/Số chuyến: COSCO FAITH 058W
Cảng xếp hàng: HO CHI MINH PORT, VIET NAM
Cảng dỡ hàng: KOTKA, FINLAND
ETD (Ngày dự kiến hàng đi): 20 - JUN - 2023
ETA (Ngày dự kiến hàng đến): 27 - JUL - 2023
Giờ cắt máng (Closing time): 19 – JUN – 2023 06H30 A.M (Đây là thời điểm cuối cùng để doanh nghiệp đóng hàng và bàn giao hàng hóa cho cảng để xếp lên tàu)
3.2.4 Lấy container rỗng và đóng hàng
Nhân viên bộ phận giao nhận sẽ theo dõi và nhận thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu sau khi có Booking Confirmation từ hãng tàu Họ sẽ đưa container rỗng đến kho để tiến hành đóng hàng và sau đó vận chuyển container ra cảng Quy trình lấy container rỗng và đóng hàng được thực hiện một cách chặt chẽ và hiệu quả.
Nhân viên giao nhận phải mang lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để thực hiện việc đổi lệnh lấy container rỗng Tại đây, họ sẽ nhận một bộ hồ sơ từ phòng điều độ, bao gồm danh sách đóng gói, thông tin về niêm phong container, số seal, vị trí cấp container, và lệnh cấp container đã được ký bởi điều độ cảng, cho phép lấy container rỗng.
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho tài xế, người sẽ đến bãi chỉ định và xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được phê duyệt.
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 20 quy định phí nâng container cho phòng thương vụ bãi Phòng thương vụ bãi cấp phiếu EIR cho người nhận để xác nhận tình trạng container khi chuyển giao container rỗng Sau đó, tài xế sẽ vận chuyển container rỗng đến kho của nhà xuất khẩu ở tỉnh Đồng Nai để đóng hàng Người nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng container để đảm bảo an toàn cho lô hàng trong quá trình chuyên chở.
Bảng 3.1 Một số vị trí cần kiểm tra cơ bản container khi tài xế nhận container
Bên ngoài, dưới gầm, khung dầm và các góc của container
Kiểm tra các vết rách, lỗ thủng, trầy xước, vị trí biến dạng
Bên trong, bên ngoài cửa
Kiểm tra độ kín nước của container thông qua cách khép kín cửa container từ bên trong và xem tia sáng có lọt qua vỏ container hay không
Kiểm tra các đinh tán, ri vê tại vị trí gắn lỗ khóa niêm phong xem mức độ chắc chắn, hư hỏng
Mép hông, vách phải container
Kiểm tra các phần mép hông và các vách, đặc biệt là phần mép tiếp xúc với nền xem có bị gỉ sét, lỗ hổng
Mép hông, vách trái container
Trần, nóc, sàn ngoài Những phần này giống như tấm áo của container, giúp bảo vệ hàng hóa nên cần được kiểm tra kỹ lưỡng
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 21
Sàn trong container cần phải được giữ sạch sẽ và khô ráo, không có ẩm mốc, dầu mỡ hay mùi hôi Bởi vì sàn là phần tiếp xúc trực tiếp với mặt đất, nó dễ
Chủ hàng cần dựa vào thời gian cắt máng trong Booking Confirmation để tính toán thời gian đưa container đến cảng một cách hợp lý Việc này giúp tránh tình trạng đưa hàng quá sớm, gây phát sinh chi phí lưu bãi, hoặc đến sát giờ cắt máng, dẫn đến rủi ro hàng không kịp lên chuyến tàu như dự kiến Điều này có thể làm phát sinh thêm chi phí lưu bãi và ảnh hưởng đến thời gian giao hàng cho đối tác.
Trong quá trình đóng hàng vào container, nhân viên giao nhận sẽ ghi lại thông tin về lô hàng, số lượng và chất lượng hàng hóa Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, họ sẽ niêm phong container và thông báo kết quả giao hàng cho phòng chứng từ, so sánh với thông tin trong hợp đồng của nhà xuất khẩu Tiếp theo, nhà xuất khẩu sẽ lập chứng từ bao gồm Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List).
ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GREEK FIRE
Quy trình xuất khẩu được thiết kế hệ thống và tinh gọn, với các bước rõ ràng giúp nhân viên cập nhật tình hình lô hàng liên tục, mang lại thông tin minh bạch cho khách hàng Các chứng từ liên quan được liệt kê chi tiết theo từng bước, kèm theo quy trình kiểm tra tính hợp lệ trước khi thông quan hàng hóa Công ty cam kết thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu theo đúng quy định pháp luật Việt Nam.
Nghiệp vụ giao nhận tại công ty Greek Fire được thực hiện với sự phân chia công việc rõ ràng và phối hợp nhịp nhàng giữa nhân viên giao nhận và các bộ phận khác, đặc biệt là bộ phận chứng từ, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ Hồ sơ và chứng từ được kiểm tra cẩn thận, trong khi thủ tục hải quan được xử lý linh hoạt, giúp hạn chế sai sót và tăng tốc độ giao nhận hàng hóa Nhờ đó, hình ảnh công ty được xây dựng một cách chuyên nghiệp và uy tín, tạo niềm tin cho khách hàng và khuyến khích họ tiếp tục hợp tác trong các lô hàng tiếp theo.
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 36
Công ty áp dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử để thực hiện thủ tục thông quan cho các lô hàng, giúp giảm thiểu thời gian di chuyển của nhân viên chứng từ đến cơ quan hải quan Việc sử dụng phần mềm này mang lại sự linh hoạt về thời gian và địa điểm cho người khai báo, từ đó tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công việc Hơn nữa, khung thời gian khai báo hải quan không còn bị giới hạn như phương pháp truyền thống, nâng cao hiệu quả và sự tiện lợi trong quy trình khai báo.
Đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dạn luôn nỗ lực cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Họ cẩn thận trong từng công việc, từ việc kiểm tra chứng từ đến cập nhật tình hình vận chuyển hàng hóa Nhân viên cũng phản ứng kịp thời và xử lý các tình huống bất ngờ, đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn, đầy đủ số lượng và chất lượng trong quá trình giao nhận.
Bộ phận chứng từ sở hữu đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm, giúp cho việc xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả Nhờ vào mối quan hệ tốt với các đối tác trong ngành, thời gian xử lý hồ sơ được rút ngắn đáng kể.
Bên cạnh đó, các chứng từ được nhập liệu trong Excel chuyên biệt của công ty thuận tiện trong việc lưu trữ, tìm kiếm và nhập liệu
• Chính sách chăm sóc khách hàng
Tệp khách hàng thân thiết đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp Để duy trì mối quan hệ lâu dài, doanh nghiệp cần thiết lập các chính sách chiết khấu hấp dẫn và thường xuyên liên lạc với khách hàng thân thiết.
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 37
Công ty chưa có đội ngũ phương tiện vận tải riêng để giao nhận hàng hóa, chủ yếu phải thuê bên ngoài, dẫn đến sự phụ thuộc vào các nhà cung cấp Tình trạng này đôi khi gây ra chậm trễ trong việc vận chuyển hàng hóa cho khách hàng, đặc biệt vào mùa cao điểm khi lượng hàng hóa tăng cao.
• Hạn chế của việc tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Trong quá trình tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ, tiến độ thực hiện có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều nguyên nhân như chủ hàng gửi thiếu chứng từ cần thiết, thông tin trên chứng từ bị sai sót, chứng từ gửi đến chậm trễ, và nhân viên kiểm tra không phát hiện lỗi khi thông tin chưa nhất quán.
Thị trường dịch vụ giao nhận đang phát triển nhanh chóng với sự gia tăng cạnh tranh Tuy nhiên, tốc độ báo giá của nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu vẫn còn chậm, không đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng Điều này gây khó khăn trong việc đàm phán, đặc biệt khi có nhiều đối thủ cạnh tranh đưa ra các mức giá khác nhau.
Đội ngũ nhân viên hạn chế dẫn đến khó khăn trong mùa cao điểm, khi khối lượng công việc tăng cao nhưng công ty thiếu nhân lực, gây ra tình trạng đình trệ trong tiến độ công việc.
Chính sách lương thưởng chưa cao đang cản trở việc thu hút nhân sự có chuyên môn cao, dẫn đến năng suất làm việc bị ảnh hưởng Nhiều nhân viên có trình độ đã chuyển sang công ty khác do chế độ đãi ngộ không cạnh tranh.
• Khai báo hải quan điện tử
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 38
Phần mềm khai báo hải quan điện tử có thể gặp lỗi hệ thống bất ngờ trong một số trường hợp, dẫn đến sai sót thông tin và chậm trễ trong việc hoàn tất thủ tục khai báo hải quan cho lô hàng.
Khi khai báo hải quan điện tử, nhân viên cần thực hiện một cách cẩn thận vì lỗi khai báo sẽ khó phát hiện Một số tiêu chí có thể chỉnh sửa, nhưng có những thông tin không thể thay đổi khi đã sai sót Trong trường hợp không thể sửa đổi, nhân viên phải liên hệ với hải quan để hủy tờ khai cũ và khai lại tờ khai mới, dẫn đến việc chậm trễ trong vận chuyển và thông quan hàng hóa Điều này không chỉ gây tổn thất cho khách hàng và công ty mà còn làm tăng chi phí lưu kho và ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh.
Các thông tư và quy định thường xuyên thay đổi có thể gây khó khăn cho nhân viên thiếu kinh nghiệm trong việc cập nhật thông tin Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khai báo hải quan, dẫn đến sai sót và làm tăng thời gian cần thiết để chỉnh sửa tờ khai hải quan.
• Hạn chế của việc tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng ủy thác
Trong bối cảnh có nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics, khách hàng thường tìm kiếm những đơn vị chuyên nghiệp, uy tín và đáng tin cậy thông qua các hội nhóm, lời giới thiệu và cam kết từ đại diện doanh nghiệp Tuy nhiên, công ty Greek Fire, với tuổi đời còn non trẻ và quy mô nhỏ, đang gặp khó khăn trong việc thu hút khách hàng và nâng cao nhận diện thương hiệu.
GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ ĐỂ NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY
3.4.1 Mở rộng chiến lược tìm kiếm khách hàng (phát triển và duy trì mối quan hệ với khách hàng)
Công ty cần lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng mới bằng cách cử nhân viên tham gia các sự kiện hội chợ và hội thảo, nhằm mở rộng mối quan hệ với các doanh nghiệp sản xuất Thông qua đó, công ty có thể thu thập thông tin, giới thiệu thương hiệu và dịch vụ trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Một số sự kiện đáng chú ý bao gồm Hội chợ Thương mại Quốc tế Việt Nam lần thứ 33 (03/04 - 06/04/2024) và Triển lãm quốc tế về Xây dựng, Công nghiệp Mỏ và Giao thông (17/04 - 20/04/2024) Đội ngũ marketing cần tích cực quảng bá thương hiệu Greek Fire qua email quảng cáo, cung cấp thông tin doanh nghiệp, các tuyến vận tải và ưu đãi dành cho khách hàng mới.
Công ty có thể áp dụng chính sách chiết khấu và ưu đãi cho khách hàng hiện tại khi họ giới thiệu dịch vụ cho khách hàng mới.
Công ty cần mở rộng nghiên cứu để phát triển thêm các tuyến vận tải mới, nhằm thu hút khách hàng có nhu cầu dịch vụ vận chuyển đến nhiều khu vực khác nhau Bên cạnh 4 tuyến vận tải chính hiện tại, việc khai thác các tuyến vận tải phụ cũng có thể trở thành các tuyến chính, như tuyến vận tải từ Việt Nam đến châu Âu.
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 40
3.4.2 Đảm bảo chất lượng dịch vụ trong quy trình giao nhận (Khắc phục hạn chế của việc tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ, khai báo hải quan)
Công ty cần theo dõi chặt chẽ quá trình vận chuyển hàng hóa từ lúc khởi đầu cho đến khi hàng được giao đến địa điểm cuối, nhằm cập nhật tình hình cho chủ hàng Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, công ty nên hợp tác với các hãng tàu và dịch vụ vận chuyển uy tín như EVERGREEN và MAERSK.
Khi nhận bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên cần kiểm tra kỹ lưỡng và chuẩn bị đầy đủ văn bản pháp lý liên quan, đồng thời ghi chép vào sổ theo dõi để lập hồ sơ Độ chính xác của thông tin là rất quan trọng, vì vậy cần xác minh kỹ trước khi khai báo hải quan nhằm tránh gián đoạn, tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp, đặc biệt khi thanh toán bằng phương thức L/C Nếu phát hiện sai sót, nhân viên cần nhanh chóng thông báo cho trưởng bộ phận và yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc chỉnh sửa chứng từ Để nâng cao độ chính xác trong quá trình kiểm tra, nhân viên có thể phối hợp kiểm tra một bộ chứng từ qua hai người, nhằm hạn chế sai sót do chủ quan hoặc nhầm lẫn.
Sau mỗi lần cung cấp dịch vụ, bộ phận kinh doanh cần khảo sát ý kiến khách hàng về chất lượng dịch vụ Việc này giúp công ty nắm bắt được đánh giá của khách hàng, từ đó điều chỉnh các quy trình để nâng cao hiệu quả phục vụ.
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 41
3.4.3 Đầu tư cơ sở vật chất
Công ty cần phát triển cơ sở vật chất kho bãi và nâng cấp phương tiện vận tải hiện đại để cải thiện quản lý và tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường Để hạn chế chi phí, công ty nên ưu tiên đầu tư mua phương tiện vận tải, vì chi phí thuê phương tiện thường cao hơn so với chi phí lưu kho.
Chi phí thuê xe hiện nay chiếm tỷ lệ lớn trong tổng chi phí giao nhận hàng hóa, gây áp lực lên lợi nhuận của công ty Nếu vấn đề này được giải quyết, công ty sẽ giảm bớt sự phụ thuộc vào dịch vụ thuê xe bên ngoài, từ đó giảm gánh nặng về phương tiện vận tải, đặc biệt trong thời điểm cao điểm Điều này cho phép công ty điều chỉnh giá thành sản phẩm, nâng cao tính cạnh tranh và cải thiện uy tín cũng như chất lượng phục vụ khách hàng.
3.4.4 Đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên Ở bước đầu khi tuyển dụng nhân viên, công ty nên tuyển chọn các ứng viên một cách kỹ càng Ban lãnh đạo cùng nhân viên có kinh nghiệm tiến hành phỏng vấn để chọn lọc được tốt hơn các ứng viên tham gia phỏng vấn Đồng thời, công ty nên tổ chức cho các ứng viên có một buổi đánh giá kiến thức chuyên môn để chọn lọc sâu hơn, qua đó đánh giá kỹ càng hơn sự phù hợp trong các vị trí tuyển dụng, đảm bảo “chọn đúng người vào đúng việc” để các quy trình được đẩy nhanh tốc độ hoàn thành
Công ty TNHH Greek Fire cần triển khai nhiều biện pháp để nâng cao trình độ nhân viên, đặc biệt là khuyến khích họ học thêm các ngoại ngữ phổ biến như tiếng Anh, tiếng Nhật và tiếng Trung Việc này không chỉ cần thiết cho sự phát triển cá nhân của nhân viên mà còn giúp họ tiếp cận với khách hàng quốc tế, từ đó mở rộng quy mô hoạt động của công ty trong ngành logistics.
Công ty cần tổ chức định kỳ các khóa học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên, đồng thời cập nhật kiến thức về công nghệ và ứng dụng mới.
SVTH: Trần Ngọc Thái Bình 42 là một giải pháp tiện ích được thiết kế nhằm tối ưu hóa hiệu suất và khai thác tối đa các phương tiện vận tải cùng kho bãi của công ty, với mục tiêu giảm thiểu chi phí một cách hiệu quả nhất.
Việc tổ chức kiểm tra nghiệp vụ và đánh giá trình độ nhân viên là cần thiết để đảm bảo quy trình làm việc được thực hiện đúng cách Bên cạnh đó, các hoạt động giải trí thường niên sẽ giúp tăng cường sự hòa nhập giữa các phòng ban, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên Ngoài ra, tổ chức các cuộc thi nội bộ nhằm vinh danh nhân viên xuất sắc hàng tháng, quý hoặc năm cũng sẽ tạo động lực cho nhân viên phấn đấu trong công việc.