Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: HOÀNG THỊ NHƯ Ý CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG H
TỔNG QUAN VỀ BÁO CÁO
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Năm 2022, nền kinh tế thế giới đối mặt nhiều thách thức, đặc biệt là tác động từ cuộc xung đột Nga - Ukraine, dẫn đến đứt gãy nguồn cung và giá cả tăng cao Khủng hoảng năng lượng làm tăng chi phí vận tải, gây khó khăn cho hoạt động vận chuyển nội địa và quốc tế Trung Quốc tiếp tục phong tỏa do Covid-19, trong khi lạm phát gia tăng khiến các ngân hàng trung ương thắt chặt chính sách tiền tệ, ảnh hưởng đến nguồn cung và sức mua của người tiêu dùng Việt Nam cũng gặp khó khăn trong hoạt động xuất nhập khẩu, mặc dù tổng kim ngạch xuất khẩu năm 2022 đạt 371,30 tỷ USD, tăng 10,5% so với năm trước Tuy nhiên, trong nửa đầu năm 2023, kim ngạch xuất khẩu ước đạt gần 165 tỷ USD, giảm 12% so với cùng kỳ năm trước do lạm phát và suy giảm nhu cầu từ các thị trường quan trọng Trong bối cảnh này, vận tải đường biển tại Việt Nam ghi nhận sự tăng trưởng 13,3%, nhờ vào hiệu quả kinh tế và khả năng vận chuyển đa dạng hàng hóa, giúp giảm chi phí và tối ưu hóa logistics.
Sự cạnh tranh trong ngành Logistics tại Việt Nam đang ngày càng gay gắt với 43.568 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải kho bãi và 5.000 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ 3PL, trong đó 95% là doanh nghiệp vừa và nhỏ Môi trường đa dạng này buộc các công ty phải nỗ lực thu hút và giữ chân khách hàng Đặc biệt, với áp lực xuất khẩu hàng hóa, các công ty đang cạnh tranh để cung cấp dịch vụ vận chuyển và quản lý chuỗi cung ứng linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp xuất khẩu.
Chi phí dịch vụ Logistics của Việt Nam đang ở mức cao, chiếm 16,8% GDP, vượt xa mức trung bình toàn cầu 10,7% và cao hơn so với các nước ASEAN như Singapore, Malaysia và Thái Lan Điều này làm giảm khả năng cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế Các công ty Logistics cần liên tục tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa quy trình để giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ Việc áp dụng quy trình hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì và mở rộng thị phần mà còn thúc đẩy sự phát triển của ngành Logistics Công ty TNB Logistics, một doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực này, nhận thức được tầm quan trọng của việc cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu để đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả với yêu cầu của thị trường đang phát triển Do đó, việc nghiên cứu và tổ chức thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty là rất cần thiết.
TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TNB”.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích các hoạt động cụ thể và thủ tục liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận TNB Quy trình này bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ, đóng gói hàng hóa, sắp xếp vận chuyển và thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết để đảm bảo hàng hóa được giao nhận một cách hiệu quả và đúng thời gian Việc nắm rõ các bước trong quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động xuất khẩu và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
− Đề xuất những kiến nghị và giải pháp nhằm giúp công ty hoàn thiện hơn trong quá trình cung cấp dịch vụ đến khách hàng.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
− Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp các nhân viên trong phòng ban thực hiện công việc, sử dụng phần mềm khai báo hải quan
Phương pháp thu thập thông tin hiệu quả bao gồm việc thu thập dữ liệu nội bộ của công ty, số liệu về tình hình kinh doanh và các loại chứng từ từ các bộ phận liên quan Ngoài ra, việc tìm kiếm thông tin từ các báo cáo chuyên ngành và internet cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
Phương pháp phân tích, thống kê và tổng hợp được áp dụng để nghiên cứu hoạt động kinh doanh của công ty TNB Logistics Bằng cách sử dụng dữ liệu thu thập từ các năm gần đây, chúng tôi tiến hành phân tích thực trạng và năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường Ngoài ra, thông tin từ các trang báo điện tử và tin tức truyền thông cũng được kết hợp để hoàn thiện bài báo cáo.
MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
Vị trí thực tập: Thực tập sinh Sales Logistics
Vị trí Sales Logistics tập trung vào việc tìm kiếm và tư vấn khách hàng về các dịch vụ logistics của công ty như cước vận chuyển quốc tế, nội địa, dịch vụ trucking, khai báo hải quan, kho bãi và gom hàng lẻ Nhân viên Sales Logistics còn có trách nhiệm chăm sóc khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ, nâng cao trải nghiệm và gia tăng tỷ lệ khách hàng quay lại Họ cũng phải giải quyết các tình huống phát sinh và phối hợp với các phòng ban liên quan để hoàn thành công việc, nhằm tối đa hóa doanh thu và tăng sự hài lòng của khách hàng.
− Chăm sóc các khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ của công ty
− Tìm kiếm khách hàng mới, liên hệ khách hàng, chào bán cước dịch vụ vận chuyển của công ty
Để nắm rõ thông tin về lô hàng của khách, cần liên hệ và thu thập các dữ liệu quan trọng như tên hàng, mã HS, số lượng và đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm xuất phát và đích đến, cùng với các điều kiện Incoterm mà hai bên đã ký kết.
− Tư vấn dịch vụ, báo cước phí cho khách hàng
− Hỗ trợ kiểm tra bộ chứng từ được gửi đến từ khách hàng
Tìm kiếm, giới thiệu, chào bán các dịch vụ Logistics
Chăm sóc khách hàng cũ
Giải quyết tình huống phát sinh
Phối hợp cùng các phòng ban khác
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ nhiệm vụ vị trí Sales Logistics
Sơ đồ vị trí thực tập:
KẾT CẤU BÀI BÁO CÁO
Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp sẽ bao gồm 4 chương:
Chương 1 của báo cáo cung cấp cái nhìn tổng quan về đề tài nghiên cứu, bao gồm lý do thực hiện, mục tiêu nghiên cứu, và phương pháp nghiên cứu được áp dụng Ngoài ra, chương này cũng mô tả vị trí thực tập và cấu trúc của bài báo cáo, giúp người đọc hiểu rõ hơn về nội dung và cách trình bày của nghiên cứu.
− Chương 2: Tổng quan về công ty TNHH thương mại và tiếp vận TNB
Công ty thực tập hoạt động trong lĩnh vực [tên lĩnh vực], với cơ cấu nhân sự được tổ chức rõ ràng, bao gồm các phòng ban đảm nhận nhiệm vụ cụ thể nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh Các phòng ban này có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ để thúc đẩy hiệu quả công việc và phát triển doanh thu Tình hình kinh doanh của công ty hiện tại cho thấy sự tăng trưởng ổn định, phản ánh nỗ lực và chiến lược đúng đắn trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường.
− Chương 3: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại và tiếp vận TNB
Quy trình tổ chức giao nhận lô hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty bao gồm các bước cụ thể như sau: đầu tiên, xác định thông tin lô hàng và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết; tiếp theo, thực hiện việc đóng gói và kiểm tra hàng hóa; sau đó, tiến hành đặt chỗ trên tàu và hoàn tất thủ tục hải quan; cuối cùng, theo dõi quá trình vận chuyển và đảm bảo giao hàng đúng thời gian.
Rút ra những thuận lợi, khó khăn và đưa ra một số đề xuất góp phần giúp công ty khắc phục hạn chế và phát triển hơn
Tóm tắt sơ lược trọng tâm quy trình thực hiện và điểm lại những đề xuất giải pháp
Thực tập sinh Sale Như Ý
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ vị trí thực tập
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TNB
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TNB
Công ty TNHH thương mại và tiếp vận TNB, thành lập vào ngày 26/10/2020, là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế, vận tải nội địa và thủ tục hải quan.
Một số thông tin cơ bản về công ty:
• Tên công ty: Công ty TNHH thương mại và tiếp vận TNB
• Tên tiếng Anh: TNB Logistics and trading company limited
• Tên viết tắt: TNB Logistics
• Người đại diện: Bà Nguyễn Thị Hồng Trang
• Mã số thuế doanh nghiệp: 0316556548
• Trụ sở chính: Tầng 14, Tòa nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 05, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Lịch sử hình thành và phát triển:
Năm 2020: Công ty TNB Logistics được thành lập với mã số doanh nghiệp
0316556548, đăng ký và quản lý bởi Chi cục Thuế quận 3 với số vốn điều lệ là 5 tỷ đồng
Năm 2021: Công ty TNB Logistics kết hợp với đơn vị NNR mở thêm 1 share office tại Hồ Chí Minh
Năm 2022: Công ty TNB Logistics mở thêm văn phòng tại Hải Phòng
Năm 2023, TNB Logistics đã hợp tác với ALPS để mở thêm một văn phòng chia sẻ tại Hà Nội, nhằm thuận tiện cho việc xử lý chứng từ và hàng hóa tại các cụm cảng hàng không miền Bắc.
LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG
Hiện nay, TNB Logistics cung cấp các dịch vụ của ngành giao nhận vận tải nhằm hướng tới một TNB Logistics tiêu chuẩn quốc tế chuyên nghiệp:
Giao nhận vận tải quốc tế bao gồm việc đàm phán và sắp xếp booking với các hãng tàu uy tín, cung cấp dịch vụ vận tải biển chất lượng, bao gồm cả FCL (Full Container Load) và LCL (Less than Container Load).
• Dịch vụ vận tải nội địa: Với nhiều hình thức vận chuyển: LCL (từ 1,25-10 tấn, xe tải cánh mở), FCL (container thường/ container lạnh, xe tải)
Thủ tục hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc thông quan hàng hóa qua các phương thức vận chuyển như hàng không, đường biển và xe tải Quy trình này bao gồm việc thông quan ra vào kho ngoại quan và kho CFS, cũng như thực hiện tại cảng và biên giới.
• Kiểm hóa và giám sát
• Đóng gói, xếp dỡ bao kiện
• Dịch vụ cho thuê container lạnh nội địa
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ
Chức năng các phòng ban
• Thiết lập, xây dựng và thực hiện chức năng quản trị, chỉ đạo, thiết lập mục tiêu và điều hành mọi hoạt động của công ty
• Điều hành, giám sát hoạt động của các bộ phận trong công ty
• Trực tiếp quản lý nguồn vốn, lợi nhuận, tạo dựng các mối quan hệ đối ngoại ký kết các hợp đồng
Chịu trách nhiệm về các khoản chi của công ty và các khoản thu từ khách hàng:
• Theo dõi sổ sách kế toán và công nợ
• Nhận và kiểm tra chứng từ: tổng chi phí, giá bán, điều kiện thanh toán, …
• Làm việc với các phòng ban khác trong việc thanh toán các chi phí trong các hoạt động của công ty
• Báo cáo thuế theo tháng, quý, năm
• Lập bảng lương, thưởng cho nhân viên
Bộ phận Chăm sóc khách hàng
Đội ngũ nhân viên chứng từ chuyên nghiệp và có trình độ cao sẽ đảm nhận việc xử lý các thủ tục và chứng từ liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu, bao gồm việc lấy Booking và kiểm tra.
NV kế toán thuế NV kế toán nội bộ
BP CSKH BP Khai hải quan BP Hiện trường
NV hiện trường NV điều xe
Sơ đồ tổ chức công ty bao gồm các bước quan trọng như thông báo hàng đến, chuẩn bị kế hoạch đóng – trả hàng, lập Bill và theo dõi tình hình lô hàng để kịp thời thông báo cho khách hàng.
• Tìm kiếm, chào giá dịch vụ, tư vấn và mang khách hàng mới về cho công ty
• Phối hợp chặt chẽ cùng các bộ phận khác để hỗ trợ khách hàng các công việc liên quan đến lô hàng
• Giải quyết các tình huống phát sinh
• Theo dõi và kết hợp cùng kế toán để thu hồi công nợ khi đến hạn
Hợp tác với các đại lý trong và ngoài nước cùng với các nhà cung cấp dịch vụ khác là rất quan trọng để thương thảo và kiểm tra giá cả Điều này giúp đảm bảo mức giá cạnh tranh nhất, từ đó hỗ trợ bộ phận Sale trong việc chốt hợp đồng với khách hàng hiệu quả.
Bộ phận Khai hải quan
• Chuẩn bị hồ sơ và các tài liệu cần thiết để làm thủ tục hải quan
• Tư vấn cho khách hàng những vấn đề liên quan đến tờ khai
• Thay mặt khách hàng thanh toán trước các khoản thuế của lô hàng (nếu được khách hàng yêu cầu)
• Phối hợp công việc với các phòng ban khác
• Tiến hành lấy lệnh từ các hãng hoặc là đại lý hãng vận tải
• Đổi lệnh hàng nhập khẩu tại cảng hoặc sân bay
• Giao nhận hàng hóa tại kho, bãi, sân bay, cảng
• Làm các thủ tục ngoài hiện trường để giải quyết vấn đề phát sinh và giúp hàng hóa được xuất – nhập khẩu theo đúng tiến độ
• Làm việc với các tài xế xe
• Sắp xếp và lên kế hoạch cho các phương tiện để đóng/ trả hàng theo đơn hàng của khách hàng
• Kiểm soát chi phí, hóa đơn
• Xử lý các vấn đề phát sinh có liên quan đến việc giao hàng
• Tạo mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp khác có chất lượng cao, giá cả cạnh tranh
Tiêu chí Phân loại Số lượng Tỷ lệ
Trên 5 năm 4 23% Độ tuổi 20 – 25 tuổi 12 71%
Bộ phận chăm sóc khách hàng 2 12%
Bộ phận khai hải quan 2 12%
Bảng 2.1 Cơ cấu nhân sự trong công ty năm 2023
Bảng dữ liệu cho thấy tỷ lệ giới tính trong công ty có sự chênh lệch nhẹ, với 41% nam và 59% nữ Tất cả nhân viên trong các bộ phận kế toán, chăm sóc khách hàng và khai báo hải quan đều là nữ Trong khi đó, bộ phận hiện trường, do tính chất công việc yêu cầu thường xuyên ra ngoài, chỉ có sự tham gia của nam giới.
− Nhân viên của công ty đều đã tốt nghiệp cao đẳng, đại học với tỷ lệ 100%
Số lượng nhân viên hợp lý và có trình độ chuyên môn tại công ty quy mô nhỏ giúp tối ưu hóa hoạt động và tiết kiệm chi phí nhân sự Đội ngũ lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm kết hợp với 71% nhân viên trẻ tuổi từ 20-25, mang lại sự năng động và nhiệt huyết Những nhân viên trẻ này ham học hỏi và chấp nhận thay đổi, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng dẫn và phát triển Tuy nhiên, kinh nghiệm hạn chế của họ có thể gây khó khăn trong một số tình huống đặc biệt Để khắc phục, công ty khuyến khích sự hỗ trợ và trao đổi kinh nghiệm giữa nhân viên kỳ cựu và nhân viên trẻ, giúp họ nâng cao kỹ năng và xử lý công việc hiệu quả hơn.
Công ty có 6 phòng ban với số lượng nhân viên không nhiều nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc, bao gồm ban lãnh đạo, kế toán, kinh doanh, chăm sóc khách hàng, khai báo hải quan và hiện trường Mỗi phòng ban có vai trò và nhiệm vụ riêng, đồng thời duy trì sự kết nối chặt chẽ qua các hợp đồng và dự án, nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNB Logistics trong năm 2021 và
Bảng 2.2 Doanh thu và lợi nhuận của công ty trong năm 2021 và 2022
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm gần đây cho thấy sự tăng trưởng không ổn định và có nhiều biến động Mặc dù tổng doanh thu năm 2022 tăng đáng kể so với năm 2021, nhưng lợi nhuận lại giảm xuống.
Kể từ khi thành lập vào tháng 10/2020, công ty đã có những bước tiến vượt bậc và đang trên đà phát triển mạnh mẽ Đến năm 2022, doanh thu hoạt động của công ty đạt 2.851 triệu đồng, ghi nhận mức tăng trưởng 60,6% so với năm trước.
Năm 2021, trước những biến động của nền kinh tế do đại dịch Covid-19 tái bùng phát, TNB Logistics đã triển khai chiến lược kinh doanh hợp lý, tận dụng kinh nghiệm của ban lãnh đạo để thích ứng với tình hình.
Biểu đồ 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021 và 2022 Đơn vị: triệu đồng
Doanh thu và lợi nhuận của công ty đã tăng trưởng mạnh mẽ nhờ vào sự đóng góp của nhân viên trong giai đoạn khó khăn Chỉ sau hơn 2 năm hoạt động, công ty đã xây dựng được mối quan hệ với nhiều khách hàng thân thiết, tạo ra nguồn thu ổn định từ các dịch vụ chất lượng mà công ty cung cấp.
Vào năm 2022, chi phí tăng 92% so với năm 2021, tương đương 1.221 triệu đồng Mặc dù doanh thu cũng tăng, nhưng chi phí vẫn ở mức cao hơn đáng kể so với mức tăng doanh thu Sự gia tăng này chủ yếu do ảnh hưởng của đại dịch Covid, dẫn đến chi phí xuất nhập khẩu tăng mạnh.
Mặc dù doanh thu năm 2022 tăng so với năm 2021, nhưng lợi nhuận ghi nhận lại giảm 32% so với năm trước Nguyên nhân chính là do các biện pháp phong tỏa toàn cầu để kiểm soát dịch bệnh đã gây đứt gãy chuỗi cung ứng và làm tăng chi phí xuất nhập khẩu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của công ty.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
SƠ ĐỒ TÓM TẮT QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TNB
KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TNB
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TNB
3.2.1 Tìm kiếm, liên hệ với khách hàng
Mọi dịch vụ của công ty đều khởi nguồn từ bộ phận kinh doanh, nơi tìm kiếm và thu hút khách hàng Nhân viên phòng kinh doanh không chỉ chăm sóc khách hàng cũ để họ quay lại sử dụng dịch vụ, mà còn tích cực tìm kiếm những khách hàng mới nhằm mở rộng thị trường.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận TNB bao gồm việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua các trang web doanh nghiệp, trang B2B và các nhóm Logistics trên mạng xã hội Công ty thực hiện gọi điện chào bán dịch vụ trực tiếp đến bộ phận xuất nhập khẩu của các công ty dựa trên dữ liệu đã tìm kiếm, đồng thời tập trung phát triển mối quan hệ với họ Ngoài ra, công ty cũng chủ động gửi email báo giá đến khách hàng mới và đôi khi, khách hàng mới tự liên hệ để đặt dịch vụ.
3.2.2 Nhận yêu cầu từ khách hàng và ký kết hợp đồng
Sau khi tiếp cận Công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Vihaba, TNB Logistics sẽ thu thập thông tin cần thiết về mặt hàng xuất khẩu, bao gồm tên mặt hàng, trọng lượng, số lượng container, điều kiện giao hàng, lịch tàu chạy và phương thức thanh toán Sau khi thống nhất các thông tin này, TNB Logistics và Vihaba sẽ ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container FCL bằng đường biển.
3.2.3 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng
Bộ chứng từ nhận được bao gồm:
Hợp đồng ngoại thương yêu cầu nhân viên chứng từ kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ nhận được để đảm bảo quy trình làm hàng diễn ra suôn sẻ và không gặp sai sót Các thông tin quan trọng cần kiểm tra trong hợp đồng bao gồm điều khoản thanh toán, thông tin về hàng hóa, thời gian giao hàng và trách nhiệm của các bên liên quan.
• Thông tin người xuất khẩu:
Tên: Công Ty TNHH Thương Mại Và Xuất Nhập Khẩu Vihaba Địa chỉ: Số 10, ngách 16, ngõ 91 Lương Định Của, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội
• Thông tin người nhập khẩu:
Tên: H-YES ENTERPRISE Địa chỉ: NO.409, NOWAB CHAMBER D.T ROAD, KADAMTALI, CHITTAGONG, BANGLADESH
• Tên hàng hóa: Cơm dừa sấy khô
• Giá trị tổng đơn hàng: 25.200 USD
• Điều kiện Incoterm: CFR (Incoterm 2020)
• Cảng đi: Cảng Cát Lái (Hồ Chí Minh)
- Hóa đơn thương mại: Các thông tin cần kiểm tra trong hóa đơn thương mại như:
• Số hóa đơn: VHB-HYS/2023-2306
• Thông tin người xuất khẩu:
Tên: Công Ty TNHH Thương Mại Và Xuất Nhập Khẩu Vihaba Địa chỉ: Số 10, ngách 16, ngõ 91 Lương Định Của, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội
• Thông tin người nhập khẩu:
Tên: H-YES ENTERPRISE Địa chỉ: NO.409, NOWAB CHAMBER D.T ROAD, KADAMTALI, CHITTAGONG, BANGLADESH
• Mô tả hàng hóa: Cơm dừa sấy khô
• Điều kiện Incoterm: CFR (Incoterm 2020)
• Giá trị tổng đơn hàng: 25.200 USD
- Phiếu đóng gói: Các thông tin cần kiểm tra chi tiết:
• Thông tin người xuất khẩu:
Tên: Công Ty TNHH Thương Mại Và Xuất Nhập Khẩu Vihaba Địa chỉ: Số 10, ngách 16, ngõ 91 Lương Định Của, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội
Hình 3.2 Hóa đơn thương mại
• Thông tin người nhập khẩu:
Tên: H-YES ENTERPRISE Địa chỉ: NO.409, NOWAB CHAMBER D.T ROAD, KADAMTALI, CHITTAGONG, BANGLADESH
• Mô tả hàng hóa: Cơm dừa sấy khô
• Tổng trọng lượng hàng hóa: 30.600 KG
Nhân viên chứng từ cần phải kiểm tra thật chi tiết và tỉ mỉ ở bộ chứng từ đã nhận
Phiếu đóng gói là tài liệu quan trọng nhằm đảm bảo quy trình thông quan xuất khẩu diễn ra thuận lợi và tránh sai sót Các thông tin trong hợp đồng thương mại, phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại cần phải đồng nhất Nếu phát hiện sai sót, bộ phận chứng từ phải ngay lập tức thông báo cho khách hàng để họ có thời gian chỉnh sửa thông tin Việc kiểm tra và sửa đổi tài liệu cần thực hiện ngay khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng, vì nếu phát hiện sai sót ở giai đoạn khai báo hải quan, sẽ gây ảnh hưởng lớn đến quá trình làm hàng, dẫn đến mất thời gian và chi phí phát sinh không cần thiết.
3.2.4 Liên hệ đặt chỗ với hãng tàu
Bộ phận kinh doanh của công ty sẽ tìm kiếm và lập danh sách các tàu vận chuyển phù hợp, sau đó lựa chọn hãng tàu có lịch chạy hợp lý với thời gian xuất
Trên Booking Confirmation sẽ thể hiện những thông tin như sau:
− Tên tàu (Vessel): SITC QIUMING
− Cảng xếp hàng (Port of Loading): CÁT LÁI, HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM
− Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): CHATTOGRAM, CHITTAGONG PORT, BANGLADESH
− Nơi cấp công rỗng: SITC GIANG NAM
− SI & VGM cut off time: 26/06/2023 11:00
Thời gian đóng cửa: 28/06/2023 lúc 12:00 Yêu cầu hạ container về bãi, hoàn tất thủ tục hải quan và ghi vào sổ tàu tại điều độ cảng trước thời hạn "Thời gian đóng cửa" quy định Đây là thời gian quan trọng cần được chú ý đặc biệt.
Hình 3.4 Lệnh giao Container rỗng
3.2.5 Điều động xe container đến lấy và đưa hàng ra cảng
Để tránh phát sinh chi phí, cần xác định rõ ngày lấy container rỗng và ngày hạ container tại cảng Ngày lấy container rỗng được dựa trên thời gian DET, trong khi ngày hạ container phụ thuộc vào thời gian DEM Thông tin này thường được thể hiện trên Booking Confirmation hoặc có thể tự tra cứu trên website của hãng tàu, tùy thuộc vào quy định của từng hãng.
Khi đã xác định xong, nhân viên giao nhận của TNB Logistics sẽ phối hợp với khách hàng để đưa container rỗng đến kho nhằm đóng hàng đúng hạn Nhân viên giao nhận sẽ đến phòng điều độ theo quy định của hãng tàu để thực hiện thủ tục lấy container rỗng, mang theo lệnh cấp công rỗng và giấy giới thiệu Tại bãi container, nhân viên sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận thông tin về số container, vị trí container, số seal và trả lại lệnh cấp container.
Tài xế container sẽ đến bãi container được chỉ định để nhận container, đóng phí nâng hạ và nhận phiếu EIR từ nhân viên cảng Phiếu EIR không chỉ ghi lại tình trạng container mà còn chứa các thông tin quan trọng như số container, số xe kéo và chủ hàng.
Lúc nhận container cần phải kiểm tra tình trạng container thật kỹ:
Kiểm tra tình trạng bên ngoài container là rất quan trọng, bao gồm việc xác định có lỗ thủng hay biến dạng nào không Đặc biệt, phần mái và các góc của container thường bị bỏ qua nhưng lại là những khu vực cần chú ý nhất.
Kiểm tra tình trạng bên trong container rất quan trọng, bao gồm việc xác định sự hiện diện của các tia sáng xuyên qua để phát hiện vết nứt hoặc khe nứt Ngoài ra, cần kiểm tra các đinh tán để đảm bảo tính toàn vẹn của container.
− Kiểm tra cửa container: đảm bảo cửa container đóng mở an toàn
− Tình trạng vệ sinh container: vỏ container phải sạch sẽ, khô ráo, không có mùi hôi
Tài xế sẽ đưa container rỗng về kho của Công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Vihaba để đóng hàng Hàng hóa đã được công ty xuất khẩu chuẩn bị sẵn sàng trong kho để xếp lên container Sau khi hoàn tất quá trình đóng hàng, container sẽ được bấm seal bởi hãng tàu Tài xế sẽ chở container trở lại cảng Cát Lái, chờ xếp hàng lên tàu và hoàn tất các thủ tục hải quan trước thời gian cắt máng.
3.2.6 Làm thủ tục hải quan
Ngày khai báo hải quan cần thực hiện trước khi hạ container, và công ty phải kê khai chi tiết thông tin lô hàng để lập tờ khai hải quan dựa trên bộ chứng từ từ nhà xuất khẩu Tờ khai hải quan sẽ được thực hiện qua phần mềm ECUS5/VNACCS.
Bước 1: Thiết lập hệ thống khai Ecus
Mở phần mềm khai báo hải quan điện tử Sau khi vào được hệ thống, chọn vào phần
“Hệ thống” “1 Thiết lập thông số khai báo VNACCS” để thiết lập thông tin Hải quan tiếp nhận khai báo
Thiết lập hệ thống khai Ecus
Nhập liệu cho tờ khai hải quan
Truyền phân luồng tờ khai Đính kèm chứng từ tờ khai
Bổ sung - Sửa tờ khai (Nếu có)
Sơ đồ 3.1 Quy trình 5 bước khai báo hải quan
Hình 3.5 Thiết lập thông số khai báo VNACCS
• Chi cục Hải quan (VNACCS): 02CI – Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV1
• Bộ phận xử lý tờ khai nhập: 01 – Đội thủ tục hàng hóa Nhập khẩu
• Bộ phận xử lý tờ khai xuất: 02 – Đội thủ tục hàng hóa Xuất khẩu
Để thiết lập thông tin doanh nghiệp cho khách hàng lần đầu hợp tác, bạn cần tiếp tục chọn vào phần “Hệ thống” và sau đó chọn “3 Thông tin doanh nghiệp”.
• Tên doanh nghiệp: Công Ty TNHH Thương Mại Và Xuất Nhập Khẩu Vihaba
• Địa chỉ: Số 10, ngách 16, ngõ 91 Lương Định Của, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội
NHẬN XÉT NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TNB
Công ty TNB Logistics, thành lập năm 2019, được lãnh đạo bởi đội ngũ dày dạn kinh nghiệm và nhân viên năng động, nhiệt huyết với chuyên môn vững vàng Quy trình nghiệp vụ của công ty được thực hiện qua sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, giúp nắm bắt tình hình nhanh chóng, chính xác và kiểm soát chất lượng hàng hóa hiệu quả.
Mặc dù quy mô nhỏ, TNB Logistics vẫn nổi bật nhờ sự linh hoạt và tập trung vào khách hàng Một trong những lợi thế lớn của các công ty Logistics nhỏ là khả năng cung cấp dịch vụ tư vấn và chăm sóc khách hàng cá nhân hóa Sự linh hoạt trong việc tìm kiếm và liên hệ với khách hàng giúp xây dựng mối quan hệ chặt chẽ và nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu cụ thể Điều này không chỉ tăng cường tính tương tác mà còn củng cố sự tin tưởng giữa TNB Logistics và khách hàng, một yếu tố thiết yếu trong ngành vận chuyển.
TNB Logistics đã thành công trong việc thông quan nhiều lô hàng đa dạng, thực hiện quy trình giao nhận quốc tế một cách an toàn và nhanh chóng Công ty luôn chú trọng đến sự chỉnh chu trong quá trình làm việc với khách hàng, giảm thiểu sai sót và tạo dựng lòng tin vững chắc Nhờ đó, nhiều khách hàng đã tin tưởng lựa chọn và trở thành khách hàng thân thiết của TNB Logistics.
Công ty, do mới thành lập, đang gặp khó khăn trong việc tiếp cận khách hàng lớn, chủ yếu phục vụ những khách hàng quen thuộc Quy mô sản xuất và xuất nhập khẩu của công ty còn nhỏ, và hiện tại, việc tìm kiếm khách hàng chủ yếu dựa vào phương pháp truyền thống như telesale Công ty chưa có Fanpage hoặc Website, điều này hạn chế khả năng marketing và thu hút khách hàng tiềm năng.
Công việc kiểm tra chứng từ và khai báo hải quan thường gặp sai sót, do đó cần nhân viên có kinh nghiệm để đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng và chính xác Tuy nhiên, bộ phận khai báo hải quan của công ty lại chủ yếu là những nhân viên trẻ tuổi với ít năm kinh nghiệm Số lượng nhân viên hiện tại chỉ đủ để thực hiện công việc, nhưng trong thời gian cao điểm, tình trạng quá tải có thể xảy ra.
Một khía cạnh quan trọng trong quản lý logistics là khả năng theo dõi tình trạng chỗ trống với các hãng tàu Các công ty logistics nhỏ, đặc biệt là TNB Logistics, thường gặp khó khăn do sự biến động của thị trường vận chuyển biển, nơi thông tin chính xác về chỗ trống rất cần thiết để tránh thất thoát Việc linh hoạt điều chỉnh kế hoạch và duy trì liên lạc chặt chẽ là điều cần thiết, nhưng thường gặp khó khăn do hạn chế về công suất và nguồn lực của các doanh nghiệp nhỏ.
Công ty hiện chưa cung cấp đầy đủ dịch vụ do hạn chế về quy mô, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu đặc biệt của khách hàng Sự cạnh tranh về quy mô cũng tác động đến khả năng duy trì giá cả cạnh tranh.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển nội địa, nhưng gặp khó khăn trong việc đầu tư vào dịch vụ này do số lượng xe tải và đầu kéo container còn hạn chế Sự thiếu đa dạng về chủng loại xe dẫn đến xung đột trong lịch trình giao nhận, không đủ khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ
3.4.1 Giải pháp về thỏa thuận giữa công ty và khách hàng
Hiện tại, TNB Logistics chủ yếu thiết lập dịch vụ qua email, điện thoại và tin nhắn Zalo mà không có hợp đồng cụ thể, giúp quá trình phục vụ khách hàng diễn ra nhanh chóng Tuy nhiên, việc thiếu hợp đồng rõ ràng dẫn đến khó khăn trong việc giải quyết tranh chấp khi phát sinh vấn đề giữa công ty và đối tác Do đó, công ty cần xây dựng các mẫu hợp đồng phù hợp với từng nhóm dịch vụ và khách hàng, quy định rõ ràng các điều khoản, điều kiện, nghĩa vụ và trách nhiệm của cả hai bên.
3.4.2 Nâng cao nghiệp vụ kiểm tra chứng từ và khai báo hải quan
Nhân viên chứng từ cần nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và thường xuyên cập nhật thông tin để nắm bắt các thay đổi liên quan đến luật thương mại, chính sách mặt hàng và thuế trong quá trình khai báo hải quan Việc này giúp đảm bảo tờ khai chính xác, tránh việc phải sửa đổi, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro bị phạt bởi hải quan do sai sót.
3.4.3 Tiến hành, tăng cường hoạt động marketing để xây dựng hình ảnh công ty và thu hút khách hàng
Để tiếp cận khách hàng hiệu quả, công ty cần xây dựng một website và fanpage chuyên nghiệp, bên cạnh việc sử dụng phương pháp telesales truyền thống Các bài đăng chia sẻ kiến thức và tin tức mới nhất sẽ giúp tăng tương tác và nâng cao độ nhận diện thương hiệu, thu hút nhiều khách hàng tiềm năng Website và fanpage không chỉ là bộ mặt của công ty mà còn là nguồn thông tin đầu tiên mà khách hàng tìm đến Đầu tư vào các hoạt động trên nền tảng này sẽ tạo sự tin tưởng vào dịch vụ của công ty và là một cách tiếp cận thụ động hiệu quả để khách hàng tìm đến.
Công ty nên tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ tích cực với các hãng tàu để cập nhật thông tin liên tục, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục và đạt được ưu đãi tối đa về chi phí và chất lượng dịch vụ Qua việc đàm phán thỏa thuận với hãng tàu, TNB Logistics không chỉ cam kết cung cấp mức giá tốt nhất mà còn đảm bảo doanh thu hoặc lượng hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định.
3.4.4 Giải pháp về cơ sở hạ tầng
Công ty cần xây dựng chính sách mở rộng và đa dạng hóa các dòng xe, đặc biệt là đầu tư vào xe tải và đầu kéo container Điều này không chỉ gia tăng sức chứa mà còn giúp tối ưu hóa lịch trình giao nhận, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Công ty có thể hợp tác với các đối tác vận tải bên ngoài để giảm áp lực về nguồn lực và tài chính Hình thức hợp tác này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao khả năng phục vụ mà không cần đầu tư vào việc mua thêm xe mới.