PHẦN MỞ ĐẦU
LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, xuất nhập khẩu trở thành mũi nhọn kinh tế, với các Hiệp định thương mại tự do (FTA) tạo điều kiện cho doanh nghiệp Việt Nam mở rộng thị trường Việt Nam đã thực hiện ba FTA thế hệ mới, nâng cao vị thế trong chuỗi giá trị toàn cầu và khuyến khích xuất khẩu thông qua thuế suất ưu đãi Hiệp định Thương mại Tự do Việt Nam - Vương quốc Anh (UKVFTA) có hiệu lực từ 01/05/2021 đã mở rộng thị trường xuất khẩu và giảm phụ thuộc vào một số thị trường nhất định Kim ngạch xuất khẩu tháng 10/2023 ước đạt 32,31 tỷ USD, phản ánh sự tăng trưởng kinh tế tích cực Hoạt động xuất khẩu không chỉ tăng thu nhập ngoại tệ mà còn hỗ trợ thực hiện chính sách đối ngoại của Nhà nước Công ty Việt Đan, với 19 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu túi xách, đã thành công trong việc mở rộng thị trường toàn cầu, đặc biệt trong xuất khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển, dù vẫn gặp nhiều khó khăn trong quy trình xuất khẩu.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của quy trình xuất khẩu trong hoạt động buôn bán hàng hóa quốc tế, tôi đã chọn đề tài “Phân tích nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Việt Đan” Mục tiêu của nghiên cứu là tìm hiểu thực trạng tổ chức nghiệp vụ xuất khẩu, từ đó đánh giá những khó khăn, thuận lợi, điểm mạnh và điểm yếu hiện có tại doanh nghiệp.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Thứ ba , đề xuất giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện nghiệp vụ giao nhân hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Bài báo cáo sử dụng các phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp nghiên cứu lý thuyết là cách thu thập thông tin bằng việc đọc sách báo, tài liệu lưu trữ, số liệu thống kê, thông tin đại chúng và internet.
Phương pháp quan sát thực tiễn là việc theo dõi quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty để thu thập thông tin thực tế Qua đó, chúng ta có thể
Phương pháp so sánh là kỹ thuật đối chiếu các số liệu theo tiêu chuẩn nhất định, sử dụng cùng một đơn vị so sánh phù hợp với mục đích nghiên cứu Phương pháp này giúp phân tích và so sánh các số liệu thu thập được liên quan đến tình hình kinh doanh chung và hoạt động nhập khẩu của công ty.
Phương pháp suy luận là quá trình sử dụng thông tin và số liệu thu thập được, kết hợp với việc đối chiếu và so sánh để xác định nguyên nhân, đưa ra nhận xét và đánh giá cho vấn đề đang được nghiên cứu.
MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
Thực tập sinh nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tìm kiếm và tiến hành giao dịch, gửi và nhận báo giá, cũng như thương lượng với khách hàng nước ngoài Ngoài ra, thực tập sinh còn thực hiện các công việc liên quan đến xuất khẩu hàng hóa như xin giấy chứng nhận xuất xứ (CO), thuê vận tải và mở tài khoản xuất khẩu, đồng thời quan sát các quy trình nghiệp vụ theo hướng dẫn của nhân viên chính thức.
Hình 1.1: Sơ đồ mô tả vị trí thực tập
KẾT CẤU BỐ CỤC
Nội dung báo cáo gồm có 3 chương chính như sau:
Chương 1 : Mở đầu : Giới thiệu về đề tài quy trình xuất khẩu hàng hóa FCL bằng đường biển
Chương 2:Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Dịch vụ Thương Mại Việt Đan Chương 3: Phân tích nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển của công ty TNHH Dịch vụ Thương Mại Việt Đan
Chương 4: Kiến nghị nhằm khắc phục những nhược điểm của nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa nguyên container ( FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Dịch vụ Thương Mại Việt Đan.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DVTM VIỆT ĐAN
GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH DVTM VIỆT ĐAN
Tên công ty: Công ty TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VIỆT ĐAN
Tên giao dịch Quốc tế: VIET DAN TRADING SERVICE COMPANY LIMTED Tên viết tắt: VIETDANST
MST: 0303484247 Địa chỉ: Số 52D Đường Dương Công Khi, Ấp 6, Xã Xuân Thới Sơn, Huyện Hóc Môn, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại: 02837107967
Website chính: https://dangroupasia.com/
Người đại diện pháp luật: Huỳnh Sơn Thanh Lâm (giám đốc)
Ngành nghề kinh doanh chính: Sản xuất vali ,túi xách và các loại sản phẩm tương tự Logo công ty:
Hình 2.1: Logo Công ty TNHH DVTM Việt Đan
Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại Việt Đan, được thành lập vào năm 2004, chuyên sản xuất túi sách, vali và các sản phẩm yên đệm tương tự Sau 19 năm hoạt động, công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, đồng thời cũng đối mặt với không ít khó khăn và thử thách trong quá trình phát triển.
Giai đoạn 1: (2004-2008) Giai đoạn công ty xây dựng và hình thành công ty Việt Đan
Giai đoạn 2: (2008-2015) Củng cố, đẩy mạnh phát triển hoạt động kinh doanh của công ty
Giai đoạn 3: (2015-2023) Phát triển và mở rộng , đẩy mạnh kinh doanh sản xuất công ty
2.1.2 Tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn Định hướng phát triển Việt Đan đến năm 2025 trở thành công ty chuyên gia công túi xách cho thị trường Châu Âu
Xây dựng và phát triển Công ty vững mạnh và ổn định về mọi mặt, hình thành tên tuổi được nhiều khách hàng nước ngoài lựa chọn hợp tác
Chất lượng- Uy tín- Trách nhiệm- Cam kết- Hỗ trợ- Hợp tác
2.1.3 Thực trạng hoạt động của công ty
Doanh nghiệp đã hoạt động và phát triển liên tục trong gần 19 năm, cung cấp nhiều sản phẩm đa dạng như túi xách, mũ, balo, túi du lịch, túi thể thao, sản phẩm cắm trại và yên đệm.
Giai đoạn 2004 – 2008 đánh dấu sự thành lập và phát triển ban đầu của công ty, với trọng tâm đầu tư vào trang thiết bị và xây dựng cơ sở sản xuất liên kết Công ty chú trọng đào tạo đội ngũ nhân viên chủ chốt để nâng cao hiệu quả trong quan hệ giao dịch với các đối tác trong và ngoài nước Ngành nghề chính của công ty là sản xuất balo và túi xách, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Giai đoạn 2008 – 2015, doanh nghiệp tập trung củng cố và phát triển hoạt động sản xuất bằng cách thu thập thông tin và thị hiếu khách hàng, nghiên cứu sản phẩm phù hợp, và tìm kiếm nguồn cung ứng mới để đảm bảo xuất khẩu ổn định Đồng thời, doanh nghiệp cũng đầu tư vào sản xuất các mặt hàng như máy móc, thiết bị và đồ dùng gia đình.
Từ năm 2015 đến nay, doanh nghiệp đã tập trung vào việc phát triển và mở rộng thông qua việc củng cố bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu, tìm kiếm các thị trường xuất khẩu ổn định, nâng cao chất lượng sản phẩm và cải thiện tay nghề của đội ngũ nhân viên.
Thành tựu của công ty
Công ty Việt Đan đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường nội địa với nhà máy sản xuất rộng hơn 6000 mét vuông tại Long An, Hóc Môn Nhà máy được trang bị nhiều thiết bị hiện đại, cho phép sản xuất tối đa 150.000 chiếc balo mỗi tháng, đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Công ty chúng tôi là một trong những nhà cung cấp sản phẩm dệt may hàng đầu cho các thương hiệu quốc tế nổi tiếng, phục vụ các thị trường lớn như Hoa Kỳ, Châu Âu, Scandinavia và các quốc gia Nam Mỹ.
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÔNG TY
Công ty Việt Đan chuyên nhập khẩu nguyên vật liệu và máy móc thiết bị phục vụ sản xuất Ngoài ra, Việt Đan hợp tác với các công ty trong và ngoài nước để sản xuất, cung cấp và xuất khẩu sản phẩm, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng cho thị trường nội địa và quốc tế theo đúng ngành nghề đã đăng ký.
Công ty Việt Ðan chuyên tổ chức sản xuất và cung cấp các sản phẩm cho khách hàng Ngoài ra, Việt Ðan còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ vận tải liên quan đến quá trình giao nhận hàng hóa.
Hợp tác với các cửa hàng và nhà bán lẻ trong và ngoài nước giúp tăng cường sản xuất hàng hóa, nâng cao nhận diện thương hiệu cho công ty Đồng thời, việc này cũng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước, góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển và đẩy mạnh xuất khẩu, từ đó hỗ trợ sự phát triển kinh tế quốc gia.
Công ty không chỉ hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh và sản xuất hàng hóa mà còn tham gia trực tiếp vào xuất khẩu Đồng thời, công ty cũng thực hiện việc nhập khẩu và nhận ủy thác các mặt hàng vật tư, máy móc, thiết bị công nghiệp, cũng như nguyên liệu hàng tiêu dùng.
Công ty Việt Đan liên tục nghiên cứu và áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa, từ đó gia tăng doanh số bằng cách mở rộng thị trường tiêu thụ cả trong và ngoài nước Đồng thời, Việt Đan cam kết thực hiện đầy đủ các chính sách và quy định hiện hành của Nhà nước, cũng như các hướng dẫn kinh doanh từ Bộ Thương Mại.
Công ty duy trì, phát triển và nâng cao niềm tin, uy tín của công ty với đối tác kinh doanh của mình
Đảm bảo thực hiện đúng các điều kiện trong hợp đồng kinh tế đã ký với các tổ chức doanh nghiệp trong và ngoài nước, đồng thời duy trì tiến độ sản xuất hợp lý Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và thương mại sẽ được thực hiện trong phạm vi ngành nghề được ghi rõ trong giấy phép kinh doanh của công ty.
Chúng tôi cam kết thực hiện nghiêm túc các chính sách và nghĩa vụ đối với Nhà nước, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật Để nâng cao chất lượng nhân lực, chúng tôi sẽ đẩy mạnh hoạt động đào tạo đội ngũ nhân viên và cán bộ, nhằm đạt được trình độ chuyên môn cao và hiểu biết sâu sắc về môi trường thương mại quốc tế.
Xây dựng phương án sản xuất và kế hoạch kinh doanh cho công ty là rất quan trọng Cần đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật, các chính sách quản lý của Nhà nước về xuất nhập khẩu, cũng như các chính sách ngoại thương của Việt Nam.
Tối ưu hóa lợi nhuận cho công ty và thúc đẩy tiêu dùng sản xuất trong và ngoài nước là những yếu tố quan trọng để phát triển kinh tế Đồng thời, việc thực hiện đúng các điều khoản hợp tác với các doanh nghiệp sẽ tạo ra nhiều công ăn việc làm cho người lao động.
Xây dựng và ban hành quy chế tổ chức hoạt động của công ty chỉnh chu, rõ ràng, thực hiện đăng ký đầy đủ giấy phép để kinh doanh
Đảm bảo bảo toàn và bổ sung vốn thông qua việc tự tạo nguồn vốn, đồng thời duy trì sự ổn định về tài chính Cần sử dụng nguồn vốn một cách hợp lý và hiệu quả, tuân thủ đúng chế độ, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách cho nhà nước.
CƠ CẤU TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP
2.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
2.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
Giám đốc là người chịu trách nhiệm pháp lý của Công ty, có nhiệm vụ điều hành và quản lý cao Ông có quyền chỉ đạo hoặc ủy quyền cho Phó Giám đốc hoặc những người có khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao, đồng thời nêu ra các phương án hành động Giám đốc cũng có trách nhiệm lập kế hoạch triển khai dự án và có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các cấp bậc quản lý trong Công ty nếu có vi phạm, ngoại trừ những chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng Quản trị.
Phó giám đốc đề xuất kế hoạch cho giám đốc và điều hành triển khai các dự án nhằm đạt được kết quả hoạt động Vị trí này có quyền thiết lập mục tiêu và chính sách quản lý cho các bộ phận trong tổ chức.
Phòng tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát công nợ và quản lý chi tiêu của công ty Đơn vị này có trách nhiệm tính toán chi phí nguồn vốn, lập kế hoạch chi tiêu cho từng quý và năm, đảm bảo sự ổn định tài chính cho doanh nghiệp.
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công ty chi lương thưởng cho các năm
Phòng hành chính nhân sự : đánh giá nguồn lực , quản lý nhân sự , xây dựng đội ngũ nhân sự đồng thời tuyển dụng nhân sự
Phòng Kế hoạch Kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh cho công ty theo từng tháng, quý và năm Đội ngũ tìm kiếm khách hàng tiềm năng cả trong và ngoài nước, gửi báo giá và giới thiệu sản phẩm của công ty đến tay khách hàng Bên cạnh đó, phòng cũng chú trọng chăm sóc nhu cầu của khách hàng và
Bộ Phận sản xuất: gồm Quản đốc phân xưởng và Nhân công chuyên sản xuất các loại sản phẩm để xuất khẩu
Nhà máy thực hiện sản xuất theo kế hoạch, đáp ứng nhu cầu của từng khách hàng và đảm bảo đúng đơn hàng Quy trình sản xuất hàng hóa được thực hiện từ khâu nhập liệu đầu vào cho đến khi hoàn thiện sản phẩm cuối cùng.
TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Công ty TNHH DVTM Việt Đan, thành lập từ năm 2004, chuyên cung cấp dịch vụ thương mại quốc tế Công ty luôn chú trọng tuyển chọn và đào tạo đội ngũ cán bộ, công nhân viên có chuyên môn cao, khả năng tiếng Anh tốt, cùng với kinh nghiệm làm việc trong môi trường cạnh tranh quốc tế.
Tổng số cán bộ nhân viên trong Công ty là 52
Tổng số nhân công trong phân xưởng là 430
Bảng 2.1: Cơ cấu nhân lực theo giới tính, trình độ học vấn và độ tuổi của Công ty TNHH DVTM Việt Đan tính đến đầu năm 2023
(Nguồn: Phòng kế toán tài vụ)
Qua bảng trên có thể thấy nhân viên nữ có xu hướng đông hơn nhân viên nam
Tất cả nhân viên làm việc tại văn phòng đều có trình độ từ Đại học trở lên, trong đó 34% tương đương với 52 nhân viên đã được đào tạo chuyên sâu và có chuyên môn nhất định.
66% nhân viên dưới đại học làm việc trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm của công ty Đội ngũ công nhân tại các phân xưởng đang đáp ứng nhu cầu gia tăng của các đơn hàng.
Công ty đã gặp khó khăn trong việc duy trì số lượng nhân công do biến động như dịch Covid-19, khiến nhiều nhân viên không thể làm việc Dù vậy, công ty vẫn tổ chức quản lý và phân công công việc một cách hợp lý để đảm bảo tiến độ đơn hàng Đáng chú ý, 76% nhân viên của công ty thuộc độ tuổi từ 22 đến 35, chủ yếu là dưới 27 tuổi Mặc dù sự nhiệt huyết của đội ngũ trẻ là một lợi thế cho sự phát triển, nhưng công ty vẫn phải đối mặt với thách thức trong việc ứng phó với biến động của môi trường thương mại quốc tế.
2.4.2 Tài lực ĐVT : triệu đồng
Bảng 2.2: Cơ cấu nguồn vốn của công ty giai đoạn 2021 – 2023
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Từ năm 2004, Công ty được thành lập với vốn điều lệ 2,5 tỷ đồng Theo bảng cơ cấu nguồn vốn giai đoạn 2021 – 2023, tình hình tài chính của Công ty duy trì ổn định và đạt lợi nhuận hàng năm Đặc biệt, nguồn vốn lưu động của Công ty trong năm 2021 cũng cho thấy sự phát triển khả quan.
Năm 2022, Công ty ghi nhận xu hướng tăng trưởng, cho thấy sự mở rộng trong phát triển Tuy nhiên, giai đoạn 2022 - 2023 lại chứng kiến sự suy giảm do ảnh hưởng nặng nề của dịch bệnh, gây cản trở cho các kế hoạch phát triển của Công ty.
Công ty TNHH DVTM Việt Đan huy động vốn từ hai nguồn chính: nguồn vốn nội sinh và nguồn vốn ngoại sinh Nguồn vốn nội sinh được tạo ra từ hoạt động kinh doanh trong nước và xuất khẩu, bao gồm lợi nhuận giữ lại để tái đầu tư và các quỹ trích lập từ lợi nhuận Ngược lại, nguồn vốn ngoại sinh là vốn huy động từ các hoạt động bên ngoài, tuy nhiên hiện tại Công ty chưa phát hành cổ phiếu, trái phiếu hay tín dụng thương mại, do đó nguồn vốn này chủ yếu đến từ các khoản vay cá nhân và cho thuê cơ sở sản xuất, với khả năng huy động tương đối thấp.
Công ty sở hữu nhà máy sản xuất rộng hơn 6000 mét vuông tại Hóc Môn, bao gồm khu văn phòng, kho và khu sản xuất Khu văn phòng được trang bị nội thất hiện đại và máy móc điện tử phục vụ cho nhân viên và khách hàng Kho được phân chia thành hai khu vực: một dành cho nguyên vật liệu và một cho sản phẩm hoàn thành Khu sản xuất áp dụng công nghệ tiên tiến với các loại máy móc như máy ép chuyển nhiệt logo, máy khắc dấu, máy cắt, máy tính điều khiển số và máy may vi tính, nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất với độ chính xác và tốc độ cao.
2.4.4 Kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 2.3: Kết quả hoạt động kinh doanh công ty TNHH DVTM Việt Đan giai đoạn 2020-2022
Tỷ suất lợi nhuận 25,1% 21,4% 20,1% ĐVT : Triệu đồng
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Trong giai đoạn 2021 – 2023, Công ty đã gặp nhiều biến động kinh tế, dẫn đến hiệu quả hoạt động không cao Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên tổng doanh thu đã giảm qua các năm, với mức thấp nhất ghi nhận vào năm 2023 là 20,1%.
Lợi nhuận sau thuế năm 2021 đạt 12,740 triệu đồng, chiếm 25,1% tổng doanh thu Nguyên nhân chính là do thị trường trong nước và quốc tế ổn định, ít biến động, cùng với nhu cầu tiêu dùng cao, đã thúc đẩy việc cung cấp hàng dệt may cho khách hàng cả trong và ngoài nước.
Tổng doanh thu năm 2022 thấp hơn năm 2021 là 5,495 triệu đồng, tuy nhiên chi phí năm 2022 tăng cao, cụ thể là tăng 6,369 triệu đồng về giá trị so với năm
2021 và tăng 15,48% về tỷ trọng so với năm 2021 Trong năm 2022, tổng doanh thu giảm, tổng chi phí tăng cao, nên lợi nhuận sau thuế mà Công ty đạt được
Chi phí đầu vào cho sản xuất trong năm 2022 đã tăng nhanh, vượt khỏi tầm kiểm soát của Công ty Sự biến động của các thị trường tiêu thụ đã dẫn đến việc giảm nhu cầu nhập khẩu nguyên phụ liệu và nhu cầu đặt hàng từ các khách hàng ở các nước lớn.
Trong năm 2023, tổng doanh thu đạt 54,132 triệu đồng, giảm 3,82% so với năm 2022, tương ứng với mức giảm 2,070 triệu đồng Tổng chi phí cũng giảm nhẹ 1,50%, tương đương 6,369 triệu đồng Kết quả là lợi nhuận sau thuế trong năm 2023 giảm 10,75%, tương ứng với 1,168 triệu đồng so với năm trước.
Công ty Việt Đan chuyên sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm may mặc theo đơn đặt hàng, với túi xách và ba lô là mặt hàng chủ lực Doanh nghiệp đã được khách hàng quốc tế từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Mỹ và một số nước EU tin tưởng lựa chọn để hợp tác xuất khẩu trong nhiều năm qua.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CÔNG TY
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Việt Đan đang thực hiện tái cơ cấu để phát triển mạnh mẽ và hiệu quả hơn, tập trung vào việc sử dụng hợp lý các nguồn lực và nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp Đội ngũ quản lý, kinh doanh và chuyên gia sẽ được xây dựng với sự chuyên nghiệp và bản lĩnh, nhằm đối phó với khó khăn và nắm bắt cơ hội Công ty sẽ đầu tư mạnh mẽ vào thiết bị, con người và ứng dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất kinh doanh, hướng tới mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực xuất khẩu ba lô và túi xách.
Chương 2 giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại Việt Đan Khái quát về quá trình hình thành và phát triển qua từng giai đoạn của Công ty Bên cạnh đó tìm hiểu thêm về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của công ty Nhận xét chân thật nhất tình hình doanh thu lợi nhuận của Công ty qua 3 năm từ năm 2021-2023 để nắm bắt được tình hình hoạt động của Công ty và đưa ra những định hướng phát triển cho tương lai Qua đó ta phần nào hình dung được cách thức vận hành và năng lực kinh doanh của đơn vị, Công ty Việt Đan tăng trưởng mạnh mẽ ngay cả trong thời kì nền kinh tế vừa trải qua những biến động lớn Góp phần vào sự thành công chung của toàn đơn vị không thể nào không nhắc đến bộ phận xuất nhập khẩu của công ty Để hiểu rõ hơn những tác động tích cực và hạn chế nhất định từ hoạt động xuất nhập khẩu và những công việc cần thực hiện để xuất khẩu hàng hóa, ta sẽ tìm hiểu rõ hơn ở Chương 3: “Phân tích nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Việt Đan”.
PHÂN TÍCH NGHIỆP XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VIỆT ĐAN
TỔNG QUAN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN
Hình 3.1: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH DVTM Việt Đan
( Nguồn : tác giả tự tổng hợp )
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN
Hình 3.1: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH DVTM Việt Đan
( Nguồn : tác giả tự tổng hợp )
3.2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DVTM VIỆT ĐAN
3.2.1 Đàm phán, ký kết hợp đồng và xin giấy phép xuất khẩu
3.2.1.1 Đàm phán và kí hợp đồng
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Việt Đan gửi báo giá sản phẩm cho European
Nhóm hàng hóa (EMG) đảm nhận tất cả các mặt hàng mà công ty yêu cầu Sau khi nhận báo giá, Nhóm hàng hóa chấp thuận giá và tiến hành gửi yêu cầu đặt hàng (Purchase Order – P/O) cho Công ty TNHH Dịch vụ Thương Mại Việt Đan.
Sau khi nhận được yêu cầu đặt hàng, Công ty Việt Đan tiến hành soạn thảo hợp đồng mẫu và gửi cho bên European Merchandise Group tham khảo
Sau khi hai bên hoàn tất đàm phán và thống nhất các điều khoản, việc ký kết hợp đồng thương mại sẽ được tiến hành Hợp đồng này cần đảm bảo tính hợp pháp và phải thể hiện đầy đủ thông tin về các bên giao dịch cùng các điều kiện, điều khoản đã được thỏa thuận.
Số hợp đồng: NO.9998/VDR-NOR/2023
Công ty TNHH Dịch vụ Thương Mại Việt Đan, có địa chỉ tại 52D Đường Dương Công Khi, Ấp 6, Xã Xuân Thới Sơn, Huyện Hóc Môn, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam, là đơn vị xuất khẩu hàng hóa.
Bên nhập khẩu: European Merchandise Group (EMG) Địa chỉ: Skagerrakvej 1, 6715 Esbjerg N, Denmark
Tên hàng hóa: Túi xách vải
Tổng trị giá hợp đồng: 92,045.50 (USD) Điều kiện giao hàng: điều khoản FOB cảng Hồ Chí Minh (Incoterm 2010)
Phương thức thanh toán: By TT 100% giá trị hóa đơn cho người bán trong vòng
60 ngày kể từ ngày ký hợp đồng
Thông tin giao hàng: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng
Cảng xếp hàng: Cảng Cát Lái, Việt Nam
Cảng dỡ hàng: Fredericia, Đan Mạch
Các chứng từ cần thiết:
- Hóa đơn thương mại: 03 bản gốc
- Phiếu đóng gói hàng: 03 bản gốc
Bộ 3/3 vận đơn sạch được đánh dấu "Freight collect" đã được ký gửi và thông báo cho người mua Hàng hóa được đóng gói và ký hiệu theo tiêu chuẩn xuất khẩu.
Hợp đồng này được thành lập thành bốn bản gốc có giá trị như nhau bằng tiếng
Hai bên ký hợp đồng thỏa thuận có chữ ký và đóng mộc
3.2.1.2 Xin giấy phép xuất khẩu
Tra danh mục các mặt hàng cấm xuất khẩu phụ lục 1-3 tại Nghị Định 69/2018/NĐ
Sau khi kiểm tra danh mục các mặt hàng cấm xuất khẩu, công ty xác nhận rằng túi xách không thuộc danh sách này Do đó, lô hàng túi xách không cần xin giấy phép xuất khẩu.
Sản phẩm túi xách của công ty, là mặt hàng chính và thường xuyên được xuất khẩu, thuộc nhóm sản phẩm không yêu cầu giấy phép xuất khẩu Điều này đã giúp công ty tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí trong quá trình xuất khẩu.
3.2.2 Đặt booking cho và lấy cont rỗng
Để tránh tình trạng hết vé tàu, bạn cần đặt chỗ trước ngày khởi hành Một trong những cách giúp bạn nắm rõ lịch trình tàu và dự đoán ngày đến chính xác là truy cập vào Lichtau.vn.
Theo thỏa thuận trong hợp đồng, điều kiện giao hàng là FOB, vì vậy công ty Việt Đan chỉ chịu trách nhiệm về chi phí vận tải nội địa mà không cần thuê tàu hay mua bảo hiểm cho lô hàng Người nhập khẩu sẽ đảm nhận việc thuê tàu, chi phí vận tải chính và gửi xác nhận đặt chỗ (Booking confirm) cho người xuất khẩu để lấy container đóng hàng.
Sau khi nhận được thông báo đặt chỗ từ công ty nhập khẩu, forwarder sẽ đến cảng để trình Booking tại văn phòng đại diện của hãng tàu ALPI nhằm đổi lệnh cấp container rỗng Tiếp theo, forwarder sẽ liên hệ với đội xe để tổ chức nhận container rỗng và đóng hàng dựa trên lệnh cấp container do hãng tàu ký phát Nhân viên cảng sẽ gửi phiếu EIR cho bên giao nhận để xác nhận rằng container đã được bàn giao.
Thông tin của Booking Receipt Notice bao gồm những thông tin:
Tên tàu/Số chuyến: ONE CRANE/V.021W
Cảng xếp hàng: HO CHI MINH CITY
Thời gian cắt máng (Cut-off time): 11h00 PM 01/07/2023
Kiểm tra tình trạng container là bước quan trọng sau khi nhận container rỗng Nhân viên Công ty Việt Đan sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng cả bên ngoài và bên trong container, bao gồm việc kiểm tra vỏ, các chốt seal, sàn và vách container để phát hiện bất kỳ hư hỏng nào Nếu container đảm bảo an toàn và nguyên vẹn, quá trình vận chuyển về kho để đóng hàng sẽ được tiến hành Ngược lại, nếu container không đạt yêu cầu, nhân viên kiểm tra phải thông báo cho cán bộ hải quan để được xác nhận tình trạng và cấp container mới.
3.2.3 Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa
Sau khi nhận được yêu cầu đơn hàng, công ty lập kế hoạch sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ về số lượng, chất lượng và thời gian mà khách hàng mong muốn Đối với đơn hàng này, công ty đã xây dựng quy trình sản xuất cụ thể để thực hiện.
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)
Công ty TNHH DV TM Việt Đan chú trọng vào quy trình sản xuất, đảm bảo hàng hóa được kiểm tra về chất lượng, số lượng, giấy chứng nhận xuất xứ, kích th
Tên thương nhân: CÔNG TY TNHH DVTM VIỆT ĐAN
Tiêu chí áp dụng: CTC
Tên hàng hóa: Túi xách vải
Mã HS của hàng hóa: 42022200
Hàng xuất khẩu theo các TKHQ hàng xuất (Số, ngày): 304854782800/E52 (30/06/2023)
3.2.4 Đóng hàng hóa vào container
Sau khi tiếp nhận container tại kho, nhân viên công ty TNHH DVTM Việt Đan sẽ tiến hành chuẩn bị hàng hóa để đóng vào container Hàng hóa được xếp lên các pallet và kèm theo thông tin đóng hàng từ kho Đại diện của công ty sẽ giám sát quá trình đóng hàng, đồng thời kiểm tra và ghi nhận số lượng hàng hóa được đóng vào container, đảm bảo đúng với đơn đặt hàng trong phiếu Container packing list.
Danh sách đóng gói container (CPL) là tài liệu chi tiết liệt kê hàng hóa được xếp trong container, kèm theo “Lệnh cấp container rỗng” khi Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Việt Đan mượn container từ hãng tàu.
Nhân viên giữ CPL để làm thủ tục giao container khi hàng tới bãi giao Lô hàng xuất khẩu của Công ty Việt Đan đi Đan Mạch cần phải hun trùng bằng Methy Bromide, vì không có chứng nhận hun trùng, hải quan Đan Mạch sẽ không chấp nhận hàng Công ty sẽ phun trùng hàng hóa 7 ngày trước khi đóng vào container Để tối ưu hóa diện tích pallet, nhân viên xếp thùng hàng sát cạnh pallet, tránh để thừa ra ngoài nhằm giảm hư hỏng và khó khăn trong vận chuyển Nếu hàng hóa vượt kích thước cho phép, sẽ bị trả về và phải xếp lại, gây mất thời gian và tăng chi phí Sau khi sắp xếp, đội ngũ dùng dây chằng D-ring để cố định thùng hàng trên pallet, vì loại dây này dễ sử dụng, gọn nhẹ và an toàn Khi hàng đã được cố định chắc chắn, xe nâng sẽ đưa hàng lên container Cuối cùng, nhân viên niêm phong container dựa vào số seal của hãng tàu ALPI để tránh trường hợp tráo hoặc mất hàng, thường niêm phong ở cửa bên phải.
3.2.5 Lập chứng từ hàng hóa
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
NHẬN XÉT NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VIỆT ĐAN
Nhân viên công ty luôn theo dõi chặt chẽ tình trạng các đơn hàng, từ vận chuyển đến chuẩn bị vào hoặc rời kho Họ liên tục cập nhật thông tin để nắm bắt nhanh chóng và kịp thời về lô hàng, nhằm giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh không mong muốn.
Công ty sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử giúp tối ưu hóa quy trình khai báo, rút ngắn thời gian và giảm chi phí cho doanh nghiệp.
Công ty duy trì quy trình thanh toán chặt chẽ và thiết lập mối quan hệ hợp tác hiệu quả với hầu hết các ngân hàng, do đó, sai sót trong quá trình thanh
Công ty duy trì mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan, giúp các lô hàng được xử lý nhanh chóng và đúng thời gian yêu cầu.
Quá trình giao nhận hàng hóa của công ty gặp một số hạn chế, mặc dù đã có quy trình rõ ràng và đội ngũ chuyên nghiệp Những yếu tố bất khả kháng như sự cố mạng internet và cảm xúc cá nhân của nhân viên đã ảnh hưởng đến các thủ tục xuất khẩu Những vấn đề này làm giảm hiệu quả trong quy trình xuất khẩu hàng hóa nguyên container của công ty.
Hệ thống kết nối chưa được gọi là ổn định vì rất hay bị yếu hoặc mất kết nối, đặc biệt là vào lúc cao điểm
Kiểm tra và bổ sung chứng từ là cần thiết khi phát hiện sai sót Việc thiếu chứng từ hoặc sử dụng chứng từ không hợp lệ có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian giao nhận và phát sinh chi phí không cần thiết.
Thiếu nhân công gây ảnh hưởng đến tiến độ có thể gây ra giao hàng chậm
Nguồn khách hàng chính của công ty Việt Đan chủ yếu là từ các khách hàng cũ và những người biết đến qua điện thoại, email hoặc hội thảo xuất nhập khẩu Tuy nhiên, việc chưa xác định rõ nhu cầu của khách hàng đã gây khó khăn trong quá trình đàm phán Hơn nữa, công ty chưa chú trọng vào việc phát triển truyền thông xã hội, dẫn đến việc khách hàng khó tìm kiếm thông tin về sản phẩm, từ đó giảm khả năng xuất khẩu.
Phương thức FOB thường được sử dụng tại công ty , có thể làm mất đi tính chủ động trong việc giao hàng
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
* Kiến nghị 1: Đầu tư, cải thiện cơ sở vật chất
Công ty sẽ lắp đặt thêm 3 cục wifi tại các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, xử lý hồ sơ tài vụ và hành chính nhân sự để nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ Để đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng, công ty dự kiến đầu tư thêm 10 máy may công nghệ, với chi phí ước tính 100 triệu đồng, đồng thời có kế hoạch thay thế máy móc lỗi thời bằng việc huy động vốn từ các ngân hàng thương mại và tổ chức tài chính Công ty cũng sẽ áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng quốc tế như ISO 9001, SA 8000 và WRAP, nhằm sản xuất sản phẩm trên dây chuyền may công nghiệp khép kín với quy trình công nghệ tiên tiến.
Việc triển khai đầu tư vào cơ sở vật chất hiện đại cần được xem xét kỹ lưỡng từ nhiều khía cạnh, bao gồm chi phí và lợi ích mà doanh nghiệp sẽ thu được Do đó, cần hoạch định chi tiết ngay từ đầu để đưa ra giải pháp tối ưu, nhằm tránh tình trạng cạn kiệt nguồn vốn cho công ty.
* Kiến nghị 2: Nâng cao sự hiệu quả của nghiệp vụ tiếp nhận, kiểm tra chứng từ để tránh sai sót
Tổ chức thêm các buổi đào tạo cho nhân viên với sự tham gia của chuyên gia nhằm nâng cao kỹ năng và tinh thần làm việc Đồng thời, cần xây dựng quy định chặt chẽ về quy phạm xử lý sai sót của nhân viên, đặc biệt là trong việc xác định chính xác mã HS và thuế cho từng mặt hàng.
Để mở rộng thị trường và duy trì khách hàng tiềm năng, cần huấn luyện đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, có trách nhiệm và ứng xử chu đáo với khách hàng Xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài sẽ giúp Việt Đan hoạt động năng động và hiệu quả hơn Đồng thời, mở rộng thêm các cơ sở sản xuất là cần thiết để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
*Kiến nghị 4: Chủ động hơn trong điều kiện thương mại , có thể thay FOB sang Cif để chủ động hơn trong việc thuê vận tải
Trong chương 3, bài viết phân tích chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Việt Đan, bao gồm các bước như ký kết hợp đồng và xin giấy phép xuất khẩu, đặt booking và lấy container rỗng, chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa, làm thủ tục hải quan, lập các chứng từ hàng hóa, đóng hàng vào container, vận chuyển container đến bãi CY, thanh lý tờ khai và vào sổ tàu, thực hiện công việc sau thông quan, giải quyết tranh chấp nếu có, và lưu hồ sơ tại doanh nghiệp Cuối cùng, chương 4 sẽ tổng kết quy trình và các vấn đề chung của công ty Việt Đan.