Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ T.P HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: NGUYỄN THỊ THU THU CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài:TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓ
HIỆN TRẠNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY HN GLOBAL LOGISTICS
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY HN GLOBAL LOGISTICS
2.1.1 Sơ lược về công ty
Công ty HN Global Logistics được thành lập vào ngày 15/7/2020
- Tên công ty: Công ty HN Global Logistics
- Tên giao dịch: HN GLOBAL LOGISTICS CO.,LTD
- Địa chỉ: 8/24 Đường số 54, Phường Phú Hữu, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
- Tình trạng: Đang hoạt động
- Người đại diện pháp luật: Nguyễn Thảo Nguyên
- Ngành nghề kinh doanh: dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải, giao nhận hàng hóa
- Quản lý bởi: Chi cục Thuế thành phố Thủ Đức
Hình 1 Logo của công ty
(Nguồn: Website của công ty)
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Kể từ lúc thành lập đến nay công ty đã hoạt động được hơn ba năm, trải qua quá trình sự xây dựng và phát triển của ban lãnh đạo và các nhân viên công ty đã cố gắng đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất, đem đến sự hài lòng, giữ được lòng tin tưởng của khách hàng và luôn luôn chúng trọng sự uy tín của công ty Mặc dù, công ty đã gặp nhiều khó khăn trong thời kỳ đầu mới thành lập vì quy mô chưa lớn, nhân lực không đủ nhưng chính vì những điều đó đã tạo nên động lực và tinh thần làm việc, cống hiến hết sức mình của các nhân viên để hoàn thành tốt những công việc được giao mang lại lợi ích cho công ty
Trong quá trình hoạt động, HN Global Logistics luôn luôn đổi mới để phù hợp với xu hướng khách hàng, cải thiện cơ sở vật chất, đảm bảo phúc lợi cho nhân viên của công ty, có chính sách lương thưởng rõ ràng, đa dạng thêm các dịch vụ để mang đến nhiều sự lựa chọn hơn cho khách hàng Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng trong và ngoài nước để tăng lợi nhuận cho công ty
2.1.3 Chức năng – nhiệm vụ của công ty
Công ty HN Global Logistics mang đến cho khách hàng trong và ngoài nước các dịch vụ vận chuyển, giao nhận hàng hóa như:
Nhận ủy thác xuất khẩu và nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa cho khách hàng
Dịch vụ vận tải giao nhận hàng bằng đường bộ, đường biển, đường hàng không, dịch vụ vận chuyển hàng lẻ (LCL), hàng nguyên container (FCL), hàng đông lạnh, hàng khô, hàng quá cỡ…
Cung cấp các dịch vụ khác về Logistics, kho bãi, thuê xe đầu kéo, thuê vỏ container
Thực hiện theo những yêu cầu của khách hàng, tổ chức, thực hiện vận chuyển và giao nhận hàng hóa
Luôn luôn tuân thủ tuyệt đối theo các quy định, những chính sách và các khoản thuế trong ngành xuất nhập khẩu mà pháp luật nhà nước đã ban hành
Không ngừng nâng cao cải thiện nghiệp vụ của các nhân viên tại công ty để hỗ trợ khách hàng một cách hiệu quả nhất
Tạo niềm tin và sự uy tín cho khách hàng để có thể hợp tác lâu dài và vững mạnh
2.1.4 Lĩnh vực hoạt động, đối tác và đối thủ cạnh tranh của công ty
- Lĩnh vực hoạt động: các dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển, đường bộ, đường hàng không, giao hàng tận nơi, vận tải nội địa và đa phương tiện, dịch vụ khai báo hải quan cho các lô hàng, các dịch vụ logistics Đặc biệt công ty còn có dịch vụ nhận ủy thác xuất và nhập khẩu các mặt hàng thực phẩm đông lạnh và nông sản quan Trung Quốc như đầu cá đông lạnh, tôm đông lạnh, chuối, sầu riêng, mít
Các công ty và những cá nhân có nhu cầu xuất và nhập khẩu hàng hóa chính là những đối tác chính của Công ty HN Global Logistics
Các hãng tàu, hãng máy bay và các đại lý logistics ở Việt Nam và các công ty logistics đa quốc gia trên khắp thế giới có thể kể đến như hãng tàu HMM, COSCO, MCC…các hàng hàng không như All Nippon Airways(NH), Vietnam Airlines(VN), Ethiopian(ET)… Các doanh nghiệp cho thuê kho bãi, xe đầu kéo để công ty có thuê giúp cho khách hàng khi có nhu cầu
- Đối thủ cạnh tranh của công ty:
Các đối thủ cạnh tranh trực tiếp với Công ty HN Global Logistics đó chính là những công ty cùng ngành, cùng hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu có thể kể đến như DHL, Bee Logistics, Viettel Post, Transimex, Vinafreight… Các đối thủ tiềm ẩn có thể nói đến đó chính là các hãng tàu, hãng hàng không, các công ty cho thuê kho bãi và vận chuyển hàng hóa mà công ty đang hợp tác vì họ cũng có những nhân viên kinh doanh, có thể lấy mất khách hàng của công ty vì vậy công ty phải có những chính sách vận hành, chiến lược hợp lý để giữ chân được khách hàng và hợp tác lâu dài
2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2021 đến 10/ 2023 Bảng 1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2021 đến tháng 10 năm 2023
(Đơn vị tính: triệu đồng)
(Nguồn: Phòng Kế toán và nhân sự của công ty)
Từ bảng 1, ta có biểu đồ sau
Biểu đồ 1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2021 đến tháng 10 năm 2023
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận trước thuế
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA
CÔNG TY TỪ NĂM 2021 ĐẾN THÁNG 10/2023
10/2023 so với năm 2022 Tuyệt đối
Tổng doanh thu từ hoạt động kinh doanh của năm 2022 đạt 2887.12 tỷ tăng 110 % so với năm 2021 Trong các lĩnh vực mà công ty hoạt động trong cơ cấu doanh thu, nhìn chung có sự tăng đáng kể Hiện nay chúng ta đang sống trong thời kỳ hội nhập quốc tế, giao thương hàng hóa giữa các nước được mở rộng, cơ hội mở ra cho các công ty kinh doanh lĩnh vực về xuất nhập khẩu cũng như các công ty dịch vụ logistics là rất lớn và chúng ta phải biết nắm tay thời cơ Bên cạnh những thuận lợi thì cũng gặp không ít khó khăn do căng thẳng chiến tranh giữa Nga- Ukraine, dịch bệnh bùng phát, lạm phát và giá dầu tăng cao từ đó làm cho doanh thu từ dịch vụ xuất khẩu hàng hóa giữa các nước trở nên khó khăn, vận tải quốc tế trở nên ít nhộn nhịp hơn Công ty đã cố gắng phát triển về mọi mặt để tăng doanh thu một cách đáng kể
Tính đến tháng 10 năm 2023 doanh thu có xu hướng tăng so với năm 2022 Nguyên nhân là do sau một khoảng thời gian dài xuất nhập khẩu toàn cầu bị đình trệ thì 2023 nhu cầu tiêu dùng của người tiêu dùng tăng mạnh trở lại để phục vụ cho nền kinh tế, không những thế doanh thu tăng còn nhờ các chính sách marketing và truyền thông đạt hiệu quả cao của công ty cùng với sự quản lý hiệu quả ban lãnh đạo, nỗ lực không ngừng nghỉ của các nhân viên Chính những điều đó đã giúp tăng doanh thu của công ty
Chi phí 2022 tăng mạnh so với 2021 Nguyên nhân là mặc dù năm 2022 đã nguồn khách hàng ổn định tuy nhiên trong năm 2022 công ty cần mở rộng về cơ sở vật hạ tầng cũng đồng thời đầu tư về cơ sở vật chất, đầu tư phát triển nghiệp vụ cho nhân viên và tuyển thêm nhân sự Nên chi phí 2022 khá cao
Chi phí tính đến tháng 10 năm 2023 chỉ tăng nhẹ Mặc dù các đơn hàng ngày một tăng nhưng sau khi đã đầu tư mở rộng vào năm 2022 thì năm 2023 công ty đã dần đi và sự ổn định và có các chính sách hợp lý nên chi phí chỉ tăng không đáng kể
Tuy chi phí năm 2022 khá cao so với 2021, tuy nhiên doanh thu 2022 lại cao hơn rất nhiều so với doanh thu năm 2021 Từ đó dẫn đến lợi nhuận trước thuế năm 2022 tăng 104% so với năm 2021
Còn về 10 tháng đầu của năm 2023, với việc doanh thu tăng so với năm 2022 và chi phí không tăng đáng kể đã góp phần làm cho lợi nhuận trước thuế của công ty đã tăng, tuy mới chỉ tính đến tháng 10 năm 2023 mà lợi nhuận đã tăng 61% so với năm
2.1.6 Bộ máy tổ chức, hoạt động của các phòng ban, phân bổ đội ngũ nhân sự
Hình 2 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán và nhân sự của công ty) Công ty đã chọn mô hình quản lý trực tiếp giúp người quản lý xác định và đạt được các mục tiêu trong doanh nghiệp một cách rõ ràng Người đứng đầu công ty là Giám đốc trực tiếp điều hành phân công cho mỗi phòng ban, mỗi nhân viên, đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau một cách rõ ràng
Qua sơ đồ, ta thấy được đứng đầu công ty là giám đốc và có 4 phòng ban chính đó là phòng kinh doanh, operation, kế toán và nhân sự, pricing
- Hoạt động của các phòng ban:
CÁC Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
Từ những điểm yếu ở quy trình giao nhận hàng hóa thì em xin được đưa ra một vài ý kiến hy vọng công ty có thể giải quyết được những vấn đề đang tồn tại Ý KIẾN CÁCH THỨC THỰC HIỆN
Triển khai khóa học cải thiện nghiệp vụ khai báo hải quan
- Lên kế hoạch những nhân viên cần được đào tạo
- Những nhân viên có kinh nghiệm trong nghề lâu năm tiến hành đào tạo những nhân viên này để tăng kiến thức cũng như nghiệp vụ ngành
- Thực hiện kiểm tra đầu ra cho những nhân viên được đào tạo, xác định tình hình kiến thức của họ
- Nếu nhân viên chưa đạt thì tiếp tục đào tạo thêm Khi tình trạng khai báo hải quan bị trục trặc hãy liên hệ với hải quan để xử lý nhanh chóng vấn đề và đưa ra phương án dự phòng để khai báo hải quan đó là đến tại cảng để khai báo trực tiếp Đẩy mạnh marketing để quảng bá công ty, tìm kiếm nhiều khách hàng
- Chỉnh sửa và nâng cấp lại website của công ty như thêm các thông tin về năng lực, kinh nghiệm, trình độ, đội ngũ nhân viên của công ty là chiến lược hiệu quả nhằm thu hút khách hàng, để khách hàng có được những ấn tượng tốt và sự tin tưởng về công ty
- Sử dụng các trang mạng xã hội khác như Facebook, diễn đàn Hiệp hội Xuất nhập khẩu, các hội nhóm Logistics để quảng bá công ty
- Nghiên cứu thị trường để xác định đối tượng khách hàng ví dụ như sắp đến mùa nông sản nào đó thì sẽ tìm kiếm những khách hàng mục tiêu để tiếp cận và chào giá cước dịch vụ của công ty Điển hình như đến mùa chuối thì sẽ vào các hội thu mua chuối xuất khẩu để tìm kiếm khách hàng hoặc là sắp đến Tết thì các khách hàng thường có nhu cầu nhập khẩu bánh kẹo Tết từ Thái Lan về nhân viên sale của công ty sẽ tiến hành tiếp cận những khách hàng có nhu cầu
- Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng như việc gặp hẹn trực tiếp để tư vấn các dịch vụ của công ty, giúp cho việc trao đổi dễ dàng hiểu và tin tưởng lẫn nhau hơn
- Có các chính sách hợp lý cho những khách hàng lâu năm và khách hàng mới Đối với khách hàng lâu năm thì luôn hỗ trợ khách hàng những thông tin cần thiết, báo giá cước ngay khi khách hàng có nhu cầu Đối với khách hàng mới thì xây dựng mối quan hệ hợp tác, đưa ra những chiết khẩu và ưu đãi đặc biệt khi là khách hàng lần đầu hợp tác với công ty Đầu tư thêm cơ sở vật chất như kho bãi, xe đầu kéo hoặc tạo mối quan hệ mật thiết với các đối tác kho bãi, vận tải
- Ban lãnh đạo nên cân nhắc việc đầu từ kho bãi, xe đầu kéo để phục vụ cho quá trình làm việc
- Tạo mối quan hệ mật thiết với các đối tác vận tải, kho bãi khi công ty có nhu cầu thì sẽ liên hệ hợp tác, nếu hợp tác lâu dài thì tiến hành đàm phán về chiết khấu giúp công ty có lợi nhuận hơn Đào tạo nhiên viên giao nhận tiến hành kiểm tra kỹ càng quy cách đóng gói hàng hóa của khách hàng trước khi đóng vào container
- Triển khai cho nhân viên giao nhận biết được những quy cách đóng gói hàng hóa chuẩn nhất cho từng loại hàng hóa
- Kiểm tra kỹ càng trước khi đóng vào container và xuất hàng đi
- Ghi nhận lại tình trạng hàng hóa sau khi đóng vào container
- Tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp khi hàng hóa xảy ra vấn đề
- Lên kế hoạch kiểm tra đột xuất quá trình làm việc của các nhân viên giao nhận để biết được tình trạng làm việc của họ từ đó mà xem xét trình độ nghiệp vụ của họ sau đó tiến hành đào tạo thêm khi nhân viên còn yếu kém nghiệp vụ Đào tạo thêm cho nhân viên về trình độ ngoại ngữ
- Ban lãnh đạo họp với phòng nhân sự lựa chọn những nhân viên tiềm năng để lập ra danh sách các nhân viên được đưa đi đào tạo thêm về trình độ ngoại ngữ khác như tiếng trung
- Tìm kiếm những trung tâm ngoại ngữ uy tín
- Báo cho phòng kế toán để ước tính chi phí, lên kế hoạch thực hiện
- Phòng kế toán báo cáo lên giám đốc để chờ xét duyệt kế hoạch
Cải tiến môi trường làm việc, đưa ra những chính sách lương thưởng
- Lên kế hoạch thường xuyên kiểm tra môi trường làm việc, vật dụng phục vụ cho công việc
- Phòng kế toán đưa ra bản chi phí thực hiện việc mua các vật dụng cần mua để cải thiện môi trường làm việc
- Ban lãnh đạo đưa ra những chính sách lương thưởng rõ ràng cho những nhân viên làm việc có hiệu quả để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên