LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI
Việt Nam có vị trí địa lý quan trọng tại châu Á với hơn 3260 km bờ biển, tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển vận tải biển và các dịch vụ liên quan Trong bối cảnh toàn cầu hóa, vận tải đường biển ngày càng được ưa chuộng nhờ chi phí thấp Theo Cục đường thủy nội địa Việt Nam, trong 9 tháng năm 2023, vận tải đường thủy tăng trưởng hơn 20% so với cùng kỳ năm trước, với ước tính đạt 323,1 triệu tấn hàng hóa Mặc dù gặp khó khăn từ lạm phát, xung đột quốc tế và thiên tai, vận tải biển Việt Nam vẫn có những bước tiến tích cực Tuy nhiên, các công ty dịch vụ vận tải và logistics trong nước vẫn đối mặt với nhiều thách thức do nguồn vốn hạn chế, quy mô nhỏ và thiếu kinh nghiệm chuyên môn.
Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa, tập trung chủ yếu vào vận tải đường biển Mặc dù còn mới mẻ trên thị trường, công ty đã nỗ lực không ngừng để khẳng định vị thế của mình trong ngành logistics.
Sau 6 năm hoạt động, công ty đã khẳng định uy tín và chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khách hàng Thực tập sinh tại Bộ phận chứng từ xuất khẩu đã có cơ hội tiếp xúc với quy trình làm chứng từ và xuất khẩu nguyên container (FCL), từ đó tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu.
Võ Trần Thị Thu Hương nhận thấy tầm quan trọng và lợi ích của xuất khẩu hàng hóa trong ngành thương mại thông qua trải nghiệm làm việc tại công ty vận chuyển Vì vậy, em đã chọn đề tài “NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THD LOGISTICS VIỆT NAM” cho bài báo cáo thực tập của mình Mục tiêu của em là củng cố kiến thức đã học, nâng cao kinh nghiệm thực tế và đóng góp vào sự phát triển của công ty.
MỤC TIÊU, ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI
Mục tiêu nghiên cứu
Bài nghiên cứu này nhằm khám phá quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) qua đường biển tại Công ty TNHH THD Qua quá trình nghiên cứu, bài viết đã chỉ ra những thuận lợi và khó khăn trong nghiệp vụ này Đồng thời, tác giả cũng đưa ra những nhận xét và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai.
Đối tượng nghiên cứu
Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam
- Về thời gian: Tháng 10/2023 – Tháng 12/2023
PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
Phương pháp thu thập thông tin bao gồm việc thu thập số liệu và chứng từ từ phòng kế toán, phòng kinh doanh và phòng chứng từ xuất khẩu, nhằm phân tích các báo cáo kinh doanh trong 3 năm gần đây.
Phương pháp phân tích, thống kê và tổng hợp giúp đánh giá hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty Bằng cách thống kê số liệu qua các năm, chúng ta có thể nhận diện những điểm mạnh trong quy trình và tổng hợp các vấn đề còn tồn tại, từ đó đưa ra giải pháp cải thiện hiệu quả công việc.
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 3 tồn đọng, năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường và tiềm lực phát triển của công ty trong tương lai.
GIỚI THIỆU KẾT CẤU BÀI BÁO CÁO
Với mục tiêu nghiên cứu và hoàn thành đề tài” NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG
HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH LOGISTICS VIỆT NAM”, bài báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm có 3 phần:
Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển của công ty, cùng với cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban Bài viết cũng đề cập đến các lĩnh vực kinh doanh chính, thị trường hoạt động và các đối thủ cạnh tranh Cuối cùng, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây cũng được phân tích để cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động.
Chương 2 của bài viết tập trung vào hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam Nội dung chính bao gồm bốn mục: Mục 1 mô tả công việc và hoạt động của thực tập sinh Chứng từ xuất khẩu tại phòng Xuất nhập khẩu; Mục 2 trình bày chi tiết các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa FCL bằng đường biển; và Mục 3 đưa ra nhận xét, đánh giá những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện nghiệp vụ này.
4 sẽ đề xuất và kiến nghị một số ý kiến, giải pháp nhằm khắc phục những khó khăn còn tồn đọng của công ty
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 4
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THD LOGISTICS VIỆT
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH
1.1.1 Lịch sử hình thành của công ty
1.1.1.1 Thông tin chung về công ty
Hình 1.1: Logo Công ty TNHH Logistics Việt Nam
(Nguồn: Website của công ty 2023)
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THD LOGISTICS VIỆT NAM
- Tên giao dịch: THD LOGISTICS VIET NAM CO.,LTD
- Trụ sở chính: 165/9A Bạch Đằng, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
- Đại diện pháp luật: Phan Thành Danh
- Giám đốc công ty: Phan Thành Danh
- Ngành kinh doanh chính: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải 1.1.1.2 Lịch sử hình thành của công ty
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 5
Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam, được thành lập vào ngày 06/09/2017 bởi giám đốc Phan Thành Danh, đã nỗ lực xây dựng thương hiệu đạt tiêu chuẩn quốc tế trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa Mặc dù là một công ty trẻ, THD Logistics đã không ngừng vươn lên và cạnh tranh hiệu quả với nhiều đối thủ lớn nhỏ trong và ngoài nước, từ đó khẳng định vị trí vững chắc trên thị trường giao nhận vận tải và xuất nhập khẩu hàng hóa.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm khai báo hải quan, hỗ trợ logistics, ghép hàng lẻ, và các dịch vụ cho hàng xuất và nhập Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu cho nhu cầu vận chuyển của khách hàng.
Từ những ngày đầu thành lập, THD đã chú trọng đến chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng Chất lượng dịch vụ không chỉ là ưu tiên hàng đầu mà còn là cam kết của công ty trong việc đồng hành cùng khách hàng để giải quyết các vấn đề và thách thức trong kinh doanh.
1.1.2 Sự phát triển của công ty
Công ty đã có gần 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải và xuất nhập khẩu hàng hóa cả trong nước và quốc tế Từ khi thành lập, công ty đã nhanh chóng nắm bắt cơ hội trong bối cảnh thị trường giao nhận vận tải đang phát triển và cạnh tranh, từng bước xây dựng sự vững chắc thông qua đội ngũ nhân viên, quy trình làm việc, và kết nối với khách hàng cũng như đối tác.
Năm 2020, dịch bệnh Covid-19 đã gây ra nhiều khó khăn cho ngành giao nhận vận tải và xuất nhập khẩu hàng hóa, khiến Công ty TNHH THD Logistics phải đối mặt với nhiều thử thách Tuy nhiên, mỗi nhân sự trong công ty đã nỗ lực hết mình để vượt qua giai đoạn khó khăn này, triển khai các chiến lược cấp bách nhằm ứng phó với tình hình dịch bệnh và lập kế hoạch cho tương lai Đến năm 2021 và 2022, sau thời kỳ dịch bệnh, kinh tế trong nước và thế giới đã dần phục hồi, nhờ vào những nỗ lực trong việc duy trì hoạt động kinh doanh của công ty.
SVTT, do Võ Trần Thị Thu Hương lãnh đạo, đã không ngừng phát triển và đạt được nhiều thành tựu đáng kể, khẳng định vị thế là một công ty uy tín trong lĩnh vực dịch vụ Logistics Công ty nhận được sự tin tưởng lớn từ khách hàng trong nước cũng như các đối tác quốc tế.
Công ty TNHH THD hiện sở hữu đội ngũ nhân viên năng động, có trình độ cao và trách nhiệm trong công việc THD đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, đồng thời tận dụng các điểm mạnh và cơ hội để mở rộng quy mô và phát triển trong lĩnh vực logistics.
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY
1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong công ty
Hình 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam
(Nguồn Báo cáo thường niên 2023, Phòng hành chính - Nhân sự )
Cơ cấu tổ chức quản lý nhân sự của Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam được thiết lập theo mô hình trực tiếp, với Giám đốc là người ra quyết định và giám sát các cấp dưới Phó giám đốc hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh Công ty có 4 phòng ban chính: Phòng Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán và Phòng Xuất nhập khẩu, trong đó Phòng Xuất nhập khẩu được chia thành 2 bộ phận.
Bộ phận Chứng từ và Bộ phận Giao nhận được phân công rõ ràng, giúp xác định trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân trong công ty Mỗi phòng ban đều có Trưởng phòng để quản lý và điều phối công việc hiệu quả.
Võ Trần Thị Thu Hương 7 đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phối hợp giữa các phòng ban, nhằm xây dựng các chiến lược phát triển cho công ty dưới sự chỉ đạo của Giám đốc và Phó giám đốc, góp phần tạo nên sự liên kết chặt chẽ giữa các cấp trong tổ chức.
- Nhiệm vụ, chức năng chính của các phòng ban
Giám đốc là người giữ vai trò quan trọng trong công ty, đại diện cho doanh nghiệp và chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động của công ty Tại Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam, Giám đốc Phan Thành Danh trực tiếp điều hành các hoạt động theo quy định pháp luật Ông cũng đảm nhiệm việc định hướng phát triển và thiết lập chiến lược kinh doanh, nhằm xây dựng một chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp.
Giám đốc công ty cần tìm kiếm và tận dụng nguồn lực hiệu quả để nâng cao khả năng vận hành và đáp ứng nhu cầu khách hàng Đồng thời, việc quản lý tài chính là rất quan trọng để đảm bảo công ty duy trì khả năng tài chính ổn định và xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp nhằm thúc đẩy sự tăng trưởng trong hoạt động kinh doanh.
Phó giám đốc Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động của công ty Khi được Giám đốc phân công, Phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trước những nhiệm vụ được giao, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả và tuân thủ pháp luật Hỗ trợ Giám đốc và chủ động triển khai các nhiệm vụ là những nhiệm vụ thiết yếu của Phó giám đốc, góp phần vào sự ổn định và phát triển của công ty, cũng như đảm bảo các hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.
Phòng Hành chính - Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực của công ty, đảm bảo hoạt động vận hành diễn ra hiệu
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 8 nhiều cơ hội Nhiệm vụ, chức năng chính của phòng Hành chính - Nhân sự trong Công ty THD là:
+ Hỗ trợ các phòng ban tuyển dụng nhân sự khi công ty thiếu nhân lực theo đề xuất của các phòng ban và yêu cầu của ban giám đốc
Công việc xuất hóa đơn trả lương cho nhân viên không chỉ đảm bảo tính chính xác trong việc thanh toán mà còn là cơ sở quan trọng để theo dõi hiệu suất làm việc và tình hình nhân sự trong công ty.
+ Thực hiện các chế độ, quy định, chính sách trong sử dụng lao động
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch và đề xuất các biện pháp liên quan đến thực hiện nguồn nhân lực, các chính sách phát triển nhân lực
Phòng Kinh doanh của Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và thu hút khách hàng mới, đồng thời chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ nhằm gia tăng doanh số bán hàng và đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của phòng bao gồm phát triển cơ hội tiếp cận khách hàng và thực hiện các chiến lược để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
+ Cầu nối giữa bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, thực hiện các chiến lược marketing nhằm quảng bá hình ảnh của công ty tới khách hàng
Dựa trên phân tích thị trường, chúng tôi xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả để duy trì và phát triển hoạt động của công ty Đồng thời, chúng tôi cũng tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận và khai thuê hải quan.
+ Báo giá và tư vấn dịch vụ cho khách hàng, đàm phán giá dịch vụ với khách hàng, chăm sóc khách hàng, xử lý khiếu nại khách hàng
Báo cáo doanh số bán hàng là cần thiết để theo dõi và phân tích xu hướng tiêu thụ, lựa chọn dịch vụ của khách hàng và đối thủ cạnh tranh Việc này giúp điều chỉnh kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả và phù hợp với thị trường.
Phòng Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát tài chính của công ty Nhiệm vụ của phòng bao gồm phối hợp với phòng Kinh doanh và các bộ phận khác để xác định giá bán dịch vụ, cũng như thực hiện các hoạt động thanh toán và thu nợ Những yếu tố này đều góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và thành công của công ty trên thị trường Phòng Kế toán đảm nhiệm nhiều công việc thiết yếu, bao gồm việc quản lý tài chính, lập báo cáo thu chi, và đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch tài chính.
Đảm bảo quản lý hiệu quả các hoạt động thu chi của doanh nghiệp, bao gồm vốn, doanh thu, chi phí, công nợ và tài sản cố định như công cụ, dụng cụ và nguyên vật liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho công ty.
+ Xây dựng quy chế tài chính như quy trình thu - chi, công nợ - vốn, định mức lương/thưởng, hàng tồn kho và các chính sách cần phải tuân thủ
+ Tham gia quản lý các khoản cho vay và đầu tư tài chính
+ Chấp hành đầy đủ các báo cáo tài chính, kế hoạch Thống kê theo quy định và báo cáo kết quả kinh doanh cho ban lãnh đạo
• Phòng Xuất nhập khẩu: Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty TNHH THD được chia làm hai bộ phận là Bộ phận Chứng từ và Bộ phận Giao nhận:
Bộ phận Chứng từ là một phần thiết yếu trong phòng xuất nhập khẩu, giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng Bộ phận này được chia thành hai phần chính: Chứng từ hàng nhập và Chứng từ hàng xuất.
LĨNH VỰC SẢN XUẤT, KINH DOANH CHÍNH CỦA CÔNG TY
Khai báo hải quan là dịch vụ nổi bật của công ty, nơi các chuyên viên tư vấn quy trình và thủ tục hải quan với mức giá cạnh tranh nhất Công ty cam kết xử lý mọi vấn đề phát sinh liên quan đến khai báo hải quan, bao gồm xử lý tạm giữ, đặt thuế và tranh chấp thương mại quốc tế Chúng tôi theo dõi tiến độ phê duyệt của hải quan, cung cấp thời gian dự kiến cho lô hàng và cập nhật tình trạng thủ tục hải quan liên tục để khách hàng luôn nắm rõ thông tin.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ khai báo hải quan cho tất cả các loại hình nhập khẩu, bao gồm kinh doanh, phi mậu dịch, đầu tư tạo tài sản cố định và gia công Các mặt hàng lợi thế mà công ty hỗ trợ bao gồm hạt nhựa, thức ăn cho gia súc và gia cầm, nguyên liệu thực phẩm, vải vóc, gốm sứ, cùng với nhiều loại hàng tiêu dùng khác.
THD Logistics tự hào có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và dịch vụ phục vụ tận tâm 24/7, cung cấp các dịch vụ như khai báo hải quan, ghép hàng lẻ, hàng xuất và hàng nhập Chúng tôi cam kết giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về quy trình, thủ tục và giá cả dịch vụ một cách chu đáo, nhằm mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
- Dịch vụ ghép hàng lẻ:
Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ ghép hàng lẻ, giúp tập hợp các mặt hàng nhỏ thành một lô hàng lớn để tối ưu hóa quá trình vận chuyển và giao nhận Dịch vụ này không chỉ tiết kiệm thời gian, tiền bạc mà còn giảm bớt công sức cho các bên liên quan trong xuất nhập khẩu hàng hóa Chúng tôi cam kết vận chuyển đơn hàng từ nhỏ đến lớn một cách nhanh chóng và uy tín.
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 13
Việt Nam chú trọng vào các tiêu chí quan trọng của một nhà xuất nhập khẩu chuyên nghiệp, bao gồm sự nhanh chóng, đúng hẹn và tiết kiệm thời gian.
Công ty TNHH THD Logistics cung cấp đầy đủ các hoạt động cần thiết cho quy trình xuất khẩu hàng hóa, bao gồm sắp xếp, vận chuyển, thông quan và giao nhận đến địa điểm yêu cầu Với chi phí vận chuyển phải chăng, công ty cam kết không phát sinh thêm phí khi giao nhận Quy trình vận chuyển hàng xuất được thực hiện chuyên nghiệp và đảm bảo đơn hàng của khách hàng sẽ được xử lý ngay khi tiếp nhận.
Người tiêu dùng có thể dễ dàng và nhanh chóng gửi nhận hàng hóa nhờ vào dịch vụ của công ty, mà không cần liên hệ trực tiếp với nhà vận chuyển tại quốc gia xuất khẩu Hiện tại, công ty cung cấp dịch vụ nhận hàng tại hơn 175 quốc gia và thực hiện vận chuyển nhanh chóng theo sự lựa chọn của khách hàng Công ty cũng đảm nhận thủ tục thông quan và chi trả mọi khoản thuế nhập khẩu theo yêu cầu, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức cho việc chuẩn bị hàng hóa nhập khẩu.
THỊ TRƯỜNG VÀ CÁC ĐỐI THỦ CẠNH TRANH CỦA CÔNG TY
1.4.1 Thị trường của công ty
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ logistics cho thị trường trong nước, phục vụ các cá nhân và doanh nghiệp như sản xuất, bán lẻ và thương mại điện tử có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong quá trình sản xuất và phân phối Ngoài ra, công ty còn đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng lớn và có giá trị cao cho các dự án xây dựng, cung cấp cơ sở hạ tầng và các hoạt động kinh doanh khác.
Công ty mở rộng hoạt động ra thị trường quốc tế, hợp tác với các đối tác thương mại điện tử lớn như Lazada và Amazon, nhằm cung cấp dịch vụ vận chuyển hiệu quả và tối ưu nhất cho khách hàng.
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương là một trong những đối tác quan trọng của công ty THD Công ty có mối quan hệ hợp tác với nhiều hãng tàu nổi bật như Maersk Line, Yang Ming, DHL, Wan Hai Line LTD, cùng với các hãng hàng không như Malaysia Airline.
1.4.2 Các đối thủ cạnh tranh
Trong bối cảnh thị trường giao nhận hàng hóa và logistics đang ngày càng cạnh tranh khốc liệt, Công ty TNHH THD Logistics phải đối mặt với nhiều đối thủ ngang hàng trong lĩnh vực này.
Công ty Đại Phúc Logistics nổi bật với khả năng vận chuyển hàng hóa giữa Việt Nam và Trung Quốc, đặc biệt là từ các sàn thương mại điện tử lớn như Tmall, Taobao và Alibaba Dịch vụ vận chuyển nhanh chóng đã giúp Đại Phúc Logistics xây dựng thương hiệu và uy tín vững chắc Trong khi đó, Công ty TNHH THD Logistics không chỉ cạnh tranh tại thị trường Trung Quốc mà còn mở rộng hoạt động ra nhiều khu vực khác như Đông Nam Á, châu Âu, châu Mỹ và châu Úc, tạo nên sự đa dạng trong dịch vụ giao nhận hàng xuất, nhập.
Công ty TNHH Vận tải Miên Sơn nổi bật với các dịch vụ vận chuyển đa dạng bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ, phục vụ cả trong và ngoài nước Công ty cung cấp nhiều dịch vụ như hải quan, logistics toàn cầu, và vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc và Mỹ về Việt Nam Với thị trường đa dạng, Công ty TNHH Vận tải Miên Sơn là một đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ của Công ty TNHH THD Logistics.
Công ty ITS Logistics Việt Nam, thành lập năm 2015, đã nhanh chóng xây dựng uy tín vững mạnh trong ngành logistics với nhiều giải pháp như vận chuyển nội địa, dịch vụ hải quan và làm chứng từ xuất nhập khẩu Mặc dù chỉ ra đời sau Công ty THD Logistics hai năm, ITS Logistics đã tạo dựng được thương hiệu mạnh mẽ và độ nhận diện cao trên truyền thông, trở thành đối thủ cạnh tranh đáng gờm của THD Logistics trên thị trường.
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 15
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty THD (2020-2022)
(Nguồn: Báo cáo thường niên các năm 2020,2021,2022 Phòng Kế toán Công ty
Nhận xét từ bảng số liệu về tình hình kinh doanh của Công ty TNHH THD Logistics trong giai đoạn 2020-2022 cho thấy sự biến động rõ rệt trong doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty.
Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối Doanh thu 1.870.579 2.129.455 2.338.218 258.876 13,8% 208.763 9,8% Chi phí 1.200.703 1.008.233 1.100.752 -192.470 -16,03% 92.519 9,1% Lợi nhuận 669.876 1.121.222 1.237.466 451.346 67,37% 116.244 10,3%
Hình 1.3: Biểu đồ thống kê kết quả hoạt động kinh doanh của
Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam (2020 - 2022)
Doanh thuChi phíLợi nhuận
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 16
Doanh thu của công ty từ năm 2020 đến 2022 liên tục tăng nhờ các chính sách của chính phủ nhằm hạn chế dịch bệnh, tạo điều kiện cho hoạt động giao nhận và vận tải hàng hóa Sự phát triển công nghệ số cũng giúp công ty mở rộng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khách hàng và gia tăng doanh thu Năm 2021, công ty ghi nhận mức tăng trưởng cao nhất đạt 13,8% (tương đương 258.876 nghìn đồng) Tuy nhiên, năm 2022, doanh thu tiếp tục tăng nhưng chỉ đạt 9,8% (tương đương 208.763 nghìn đồng) do nhu cầu tiêu dùng suy giảm và tình trạng suy thoái kinh tế ở nhiều nước.
Theo bảng số liệu 1.2, tổng chi phí năm 2020 đạt 1.870.579 nghìn đồng, là mức cao nhất trong 3 năm, chủ yếu do phát sinh chi phí không cần thiết như phí khai báo hải quan sai và lưu kho quá hạn do đơn hàng chậm tiến độ, cùng với tác động tiêu cực của dịch Covid-19 Năm 2021, chi phí giảm xuống còn 1.008.223 nghìn đồng, nhưng đến năm 2022, chi phí lại tăng 9,1% so với năm trước, đạt 1.100.752 nghìn đồng.
Trong giai đoạn 2021-2022, lợi nhuận của công ty đã tăng mạnh, đạt mức cao nhất là 1.237.466 nghìn đồng vào năm 2022, nhờ vào doanh thu tăng với tỷ trọng lớn hơn chi phí Sự gia tăng lợi nhuận này phần lớn là do số lượng đơn hàng tăng lên và giá trị các lô hàng cao hơn so với những năm trước, dẫn đến doanh thu và lợi nhuận tăng theo.
Mặc dù THD Logistics đối mặt với nhiều khó khăn trong giai đoạn 2020-2022, doanh nghiệp đã chứng minh khả năng thích nghi và nỗ lực của mình, giúp hoạt động dần trở lại quỹ đạo Từ năm 2021, tình hình tài chính của công ty đã bắt đầu khởi sắc và ổn định trở lại.
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 17
CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THD LOGISTICS VIỆT NAM
MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
Vị trí thực tập: Thực tập sinh Chứng từ xuất khẩu
Là một thực tập sinh Chứng từ xuất khẩu, tôi chủ yếu tập trung vào việc tìm hiểu và học hỏi quy trình làm các loại chứng từ xuất khẩu của công ty dưới sự hướng dẫn của các anh chị trong Bộ phận Chứng từ.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam ở vị trí thực tập sinh Chứng từ xuất khẩu thuộc phòng Xuất nhập khẩu, tôi đã tham gia vào nhiều công việc quan trọng Tôi hỗ trợ chuẩn bị và kiểm tra các chứng từ xuất khẩu, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin Ngoài ra, tôi cũng tham gia vào việc theo dõi tiến trình vận chuyển hàng hóa và phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh Qua đó, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu về quy trình xuất nhập khẩu và phát triển kỹ năng làm việc nhóm.
Phần mềm khai báo hải quan ECUS5 là công cụ điện tử hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện khai báo hải quan một cách hiệu quả Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách cài đặt và sử dụng phần mềm ECUS5, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và áp dụng vào quy trình khai báo của mình.
Trong bài viết này, tôi đã được anh chị hướng dẫn cách đọc bộ chứng từ xuất khẩu, cùng với những kinh nghiệm quý báu khi làm việc với các tài liệu này Việc so sánh và đối chiếu các chứng từ trong một lô hàng xuất khẩu là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Bạn có thể tham khảo các website để tra cứu thông tin về hãng tàu và các thông tin liên quan khi đặt vé, bao gồm ngày đi, ngày đến dự kiến, tên tàu, số chuyến và cách thức liên lạc với hãng tàu.
Ngoài ra, tôi đã được hướng dẫn chi tiết về việc chuẩn bị các hồ sơ và chứng từ liên quan đến hàng hóa, bao gồm giấy chứng nhận xuất xứ và mẫu kiểm dịch Bên cạnh đó, tôi cũng học cách liên hệ và làm việc với các cơ quan chức năng đối với hàng hóa đặc biệt.
Trong quá trình thực tập, tôi nhận được sự quan tâm và hỗ trợ nhiệt tình từ các anh chị, giúp tôi vượt qua những khó khăn Nhờ đó, tôi đã học hỏi được nhiều kiến thức bổ ích, góp phần hoàn thiện bản thân cho tương lai.
NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 18
2.2.1 Tổng quát nghiệp vụ bằng sơ đồ
Hình 2.1: Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam
(Nguồn: Báo cáo thường niên 2023, Phòng Kinh doanh)
2.2.2 Thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam
Ví dụ thực tế của một lô hàng do Công ty TNHH THD Logistics nhận làm dịch vụ xuất khẩu cho công ty ILSHIN VIỆT NAM CO., LTD
Khai báo hải quan điện tử Đóng hàng, vận chuyển ra cảng Thông quan, vô sổ tàu
Thanh toán phí dịch vụ và tiến hành phát hành HBL cho khách hàng
Gửi hồ sơ cho nhà nhập khẩu
Nhận MBL từ hãng tàu
Gửi SI/VGM cho hãng tàu
Làm thủ tục hải quan
Làm Booking Notice cho khách hàng
Tư vấn và lập bảng báo giá gửi cho khách hàng
Tiếp nhận thông tin và yêu cầu dịch vụ từ khách hàng
Liên hệ với hãng tàu để kiểm tra lịch tàu, chỗ trên tàu
Nhận booking request và ký hợp đồng dịch vụ hàng hóa
Giải quyết khiếu nại Sai
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 19
Nội dung cơ bản của bản hợp đồng như sau:
- Bên bán: Công ty TNHH ILSHIN Việt Nam; Địa chỉ: Lô 30-4, Đường N14, Khu Công nghiệp Phước Đông, Xã Bàu Đồn, Huyện Gò Dầu, Tỉnh Tây Ninh
- Bên mua: PT.WIN TEXTILE KP; Địa chỉ: CILEGONG RT.015 RW.04 DESA CILEGONG KEC.JATILUHUR, PURWAKARTA JAWA BARAT 41152 INDONESIA
+ 100PCT COMBED COTTON RING-SPUN SLUBY ARN, RAW WHITE, WAXED FOR KNITTING NE26S/1 BCI
+ 60PCT COMBED COTTON 40PCT POLYSTER MVS YARN, RAW WHITE, WAXED FOR KNITTING NE20S/1 BCI
- Điều kiện giao hàng: CIF INDONESIA, INCOTERMS 2020
- Cảng bốc hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ hàng: Jakarta, Indonesia
- Phương thức thanh toán: trả trước 100%
2.2.2.1 Tiếp nhận thông tin và yêu cầu dịch vụ từ khách hàng
Sau khi xác định được khách hàng tiềm năng, nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin và trao đổi về giá dịch vụ cùng các thông tin liên quan Đồng thời, họ cũng sẽ kiểm tra xem hàng hóa của khách hàng có thuộc danh mục hàng hóa bị cấm xuất khẩu hay không Nếu hàng hóa nằm trong danh mục cấm, cần xác định xem có cần xin giấy phép xuất khẩu hay không.
Công ty ILSHIN VIỆT NAM xuất khẩu sợi cotton 100% và sợi cotton 60%, 40 polyester, thuộc loại hàng hóa không cần giấy phép xuất khẩu Sau khi nhận thông tin từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ tìm kiếm hãng tàu phù hợp để vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu.
2.2.2.2 Liên hệ hãng tàu để kiểm tra lịch tàu, chỗ trên tàu
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 20
Website http://shippingschedule.com.vn là nguồn thông tin đáng tin cậy để tra cứu tên tàu, ngày khởi hành, ngày đến và cảng đi, cảng đến (ETA-ETD) của các hãng tàu Sau khi xác định được hãng tàu phù hợp với điều kiện vận chuyển, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ để đặt chỗ và xác nhận giá cước cùng với ngày đi, ngày đến dự kiến.
2.2.2.3 Tư vấn và lập bảng báo giá cho khách hàng
Nhân viên kinh doanh sẽ tính toán các chi phí và phụ phí cho lô hàng của khách hàng dựa trên bảng giá của công ty do phòng Kế toán đề ra và bảng giá của hãng tàu Sau đó, bảng báo giá dịch vụ xuất khẩu sẽ được gửi đến khách hàng qua email hoặc fax Toàn bộ tài liệu liên quan đến giá cả và lịch trình của lô hàng sẽ được lưu lại trên hệ thống để đối chiếu khi có tranh chấp xảy ra.
2.2.2.4 Nhận Booking request và ký hợp đồng dịch vụ với hàng hóa
Công ty ILSHIN VIỆT NAM sẽ nhận được Booking request từ Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam sau khi đồng ý với bảng báo giá dịch vụ Booking request này sẽ bao gồm các thông tin quan trọng như tên hàng hóa, thông tin người mua, trọng lượng hàng, số lượng container và loại container.
Công ty ILSHIN VIỆT NAM và Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam đã tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng dịch vụ, trong đó quy định các điều khoản cơ bản liên quan đến quyền và nghĩa vụ của hai bên.
Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam có trách nhiệm thực hiện các hoạt động như thuê phương tiện vận tải, khai báo hải quan cho lô hàng, đóng gói hàng hóa và vận chuyển nội địa đến cảng xuất, cũng như thực hiện các thủ tục hải quan tại cảng xuất.
Công ty ILSHIN VIỆT NAM sẽ thanh toán tất cả chi phí liên quan đến việc làm hàng và dịch vụ cho Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam sau khi hàng rời cảng Hồ Chí Minh Sau khi hoàn thành hợp đồng, Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam cần cung cấp bộ chứng từ của lô hàng xuất khẩu cho Công ty ILSHIN VIỆT NAM.
2.2.2.5 Lập Booking Notice cho khách hàng
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 21
Công ty ILSHIN VIỆT NAM xuất khẩu hàng hóa theo điều kiện CIF, do đó Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải cho lô hàng này.
Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ và cung cấp thông tin cần thiết về người gửi hàng, người nhận hàng, tên tàu, số chuyến, ngày đi và đến dự kiến, tên hàng, trọng lượng, thể tích hàng, loại container, cảng bốc và cảng dỡ Sau khi nhận được thông tin, hãng tàu sẽ xử lý và gửi Booking Confirmation cho Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam để xác nhận đặt chỗ thành công Booking Confirmation sẽ bao gồm các thông tin quan trọng.
+ Tên tàu/ Số chuyến: KMTC PENANG//3301S
+ Cảng bốc: Hồ Chí Minh, Việt Nam
Sau khi nhận được thông báo đặt chỗ, nhân viên phòng chứng từ sẽ chuyển thông tin đến phòng kinh doanh Nhân viên kinh doanh sau đó sẽ gửi thông tin này tới Công ty ILSHIN VIỆT NAM để chuẩn bị bộ chứng từ giao cho Công ty THD.
Sau khi bộ chứng từ được gửi đi, nhân viên bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ tiến hành kiểm tra Bộ chứng từ cần kiểm tra bao gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.
Nhân viên kiểm tra số lượng chứng từ mà Công ty TNHH ILSHIN Việt Nam đã gửi Nếu thiếu, nhân viên sẽ yêu cầu nhà xuất khẩu bổ sung Nếu đầy đủ, nhân viên tiến hành kiểm tra nội dung và tính pháp lý của các chứng từ như hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.
- Kiểm tra hợp đồng ngoại thương: đối với hợp đồng ngoại thương, nhân viên chứng từ kiểm tra các nội dung sau:
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 22
+ Ngày tháng, địa điểm ký kết trên hợp đồng, số hợp đồng
+ Hiệu lực của hợp đồng
Hợp đồng thương mại cần bao gồm các điều khoản quan trọng như tên hàng hóa, quy định về chất lượng sản phẩm, đóng gói, giấy phép kiểm dịch, thời gian giao hàng, điều kiện Incoterms, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng và phương thức thanh toán.
Khi thực hiện kiểm tra hợp đồng, nhân viên chứng từ hàng xuất của Công ty THD sẽ đảm bảo tính chính xác và đầy đủ về mặt pháp lý Hợp đồng sẽ được sử dụng làm chuẩn để đối chiếu với hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.
- Kiểm tra hóa đơn thương mại
NHẬN XÉT
Công ty xuất khẩu yêu cầu khách hàng thanh toán trước khi phát hành HBL Sau khi nhận được khoản thanh toán từ nhà xuất khẩu, nhân viên kế toán sẽ thông báo cho bộ phận chứng từ để gửi HBL cho khách hàng qua email.
Sau khi hoàn tất quy trình giao nhận lô hàng xuất khẩu container bằng đường biển cho Công ty TNHH ILSHIN Việt Nam, Công ty TNHH THD sẽ lưu trữ hồ sơ trong 5 năm Việc này nhằm tạo cơ sở dữ liệu cho các thỏa thuận mua bán trong tương lai và đảm bảo đáp ứng yêu cầu thanh tra, rà soát từ cơ quan hải quan.
Nguồn nhân lực chất lượng và các chính sách tiến bộ đã nâng cao dịch vụ của Công ty TNHH THD Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên chiếm 69%, với trình độ chuyên môn và trách nhiệm cao, giúp công ty đáp ứng tốt yêu cầu khách hàng Công ty thường xuyên tổ chức tập huấn cho cả nhân viên mới và cũ, nhằm cập nhật định hướng phát triển và xu hướng ngành logistics toàn cầu, nâng cao kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề trong quá trình giao nhận Nhờ đó, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa ngày càng hoàn thiện, củng cố uy tín và sự tin tưởng của khách hàng, nâng cao vị thế công ty trên thị trường trong nước và quốc tế.
Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container qua đường biển với quy trình chặt chẽ và đầy đủ, bao gồm 13 bước để đảm bảo hiệu quả và an toàn trong quá trình vận chuyển.
SVTT, do Võ Trần Thị Thu Hương 34 lãnh đạo, quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng bao gồm vận chuyển đường bộ, kho bãi, khai thuế hải quan và lập chứng từ hàng hóa Công ty đã thiết lập quy trình giao nhận hàng xuất khẩu chặt chẽ, đảm bảo hàng hóa được giao đúng địa điểm và thời gian, đồng thời tránh các rắc rối về thủ tục hành chính, giữ cho hàng hóa nguyên vẹn từ kho xuất khẩu đến khi giao hàng Sau mỗi lô hàng, bộ phận giao nhận tổng kết những khó khăn và thuận lợi để đề xuất phương án khắc phục, nhằm hoàn thiện quy trình ngày càng hiệu quả hơn.
➢ Ứng dụng tốt công nghệ thông tin trong quá trình giao nhận:
Công ty có thể thực hiện khai báo thủ tục hải quan nhanh chóng và tiết kiệm chi phí thông qua phần mềm điện tử ECUS5, giúp loại bỏ nhu cầu phải đến trụ sở hải quan.
➢ Xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tác:
Trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu, việc hợp tác với nhiều đối tác như hãng tàu, hải quan, công ty dịch vụ vận tải và ngân hàng là rất quan trọng Sự hợp tác này giúp công ty thực hiện các nghiệp vụ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và đạt chi phí tốt nhất, từ đó giảm giá dịch vụ để cạnh tranh hiệu quả Công ty thường xuyên tham gia các hội thảo logistics trong và ngoài nước để kết nối với các đối tác Ngoài ra, vào dịp lễ Tết, công ty còn chuẩn bị quà tặng để duy trì và tăng cường mối quan hệ hợp tác.
➢ Khó khăn trong việc sử dụng và nâng cấp phần mềm khai báo hải quan:
Mặc dù việc ứng dụng phần mềm điện tử trong khai báo hải quan mang lại lợi ích về tiết kiệm thời gian và chi phí, nhưng đôi khi phần mềm gặp phải sự cố như lỗi hệ thống, không thể truy cập hoặc tình trạng tắc nghẽn đường truyền Những vấn đề này có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian khai báo hải quan cho lô hàng, đặc biệt khi tờ khai đang trong quá trình gửi đến chi cục hải quan mà kết nối không ổn định hoặc bị ngắt.
SVTT: Võ Trần Thị Thu Hương 35 không thể gửi tờ khai, dẫn đến việc hải quan không tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp, từ đó công ty sẽ không thể thông quan hàng xuất.
➢ Số lượng nhân sự phòng Xuất nhập khẩu không đảm bảo tiến độ làm việc trong thời gian cao điểm:
Phòng Xuất nhập khẩu hiện có 6 nhân viên, đảm bảo tiến độ làm việc ổn định Tuy nhiên, với số lượng đơn hàng ngày càng tăng, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm từ tháng 8 đến tháng 10 và các tháng cận Tết, khối lượng công việc tăng cao dẫn đến tình trạng ứ đọng và quá tải Mặc dù đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm đã kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ và thông tin trên tờ khai xuất khẩu, nhưng sự quá tải có thể dẫn đến sai sót Thêm vào đó, sự nhầm lẫn từ phía khách hàng khiến tờ khai phải chỉnh sửa nhiều lần, gây mất thời gian và chi phí.
➢ Công ty còn thiếu sót về cơ sở vật chất: về kho bãi, container:
➢ Tệp khách hàng chưa đa dạng:
Khách hàng của công ty chủ yếu là những đối tác thân thiết đã có mối quan hệ hợp tác lâu dài, cùng với sự giới thiệu từ các khách hàng cũ.
Số lượng khách hàng mới biết đến dịch vụ và chất lượng của công ty còn thấp do công ty chưa đầu tư nhiều vào các chiến lược truyền thông quảng bá Việc chỉ tìm kiếm khách hàng qua các kênh truyền thống như gọi điện và gửi email đã hạn chế sự quan tâm của khách hàng đối với các dịch vụ mà công ty cung cấp.