HIỆN TRẠNG
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THD LOGISTICS VIỆT NAM
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty THD Logistics Việt Nam
Giới thiệu chung về công ty TNHH THD Logistics Việt Nam
Tên giao dịch tiếng việt: Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam
Tên giao dịch quốc tế: THD Logistics Vietnam Company Limited
Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VNĐ Điện thoại: (028) 62 778009
Loại hình hoạt động: Công ty TNHH Hai Thành Viên trở lên
Hình 1.1:Logo Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam
Phương châm hoạt động:“ Kết nối giá trị - Hợp tác thành công”
Tầm nhìn:Phát triển bền vững trên cơ sở kết hợp sức mạnh tri thức, tình thần đoàn kết tập thể ở một tầm cao mới Với việc áp dụng quy trình làm việc khoa học, sở hữu tài chính ổn định và tuân thủ nguyên tắc kinh doanh, vị thế của công ty chúng
Sứ mệnh: Với tất cả sự nhiệt quyết, chân thành, chuyên nghiệp và không ngừng sáng tạo của đơn vị cung cấp dịch vụ logistics, THD Logistics Việt Nam cam kết luôn đồng hành, hỗ trợ trong mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa và dịch vụ để mang lại lợi ích đích thực và hiệu quả tốt nhất đến với khách hàng.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam ra đời vào ngày 06/09/2017 với chức năng chính là kinh doanh trong hoạt động dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải trong nước và quốc tế thông qua nhiều phương thức như đường biển, đường bộ và đường hàng không THD có trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh với Giám đốc công ty là ông Phan Thành Danh và Đại diện pháp luật là ông Đỗ Văn Hòa.
Công ty đi vào hoạt động vào năm 2017 với số vốn là 1.000.000.000 đồng, tuy so với các công ty dịch vụ khác còn non trẻ nhưng lãnh đạo và tập thể nhân viên Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam đã cố gắng không ngừng vươn mình vào thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu để cạnh tranh với các công ty lớn, nhỏ trong và ngoài nước, nhanh chóng trở thành một công ty xuất nhập khẩu và hoạt động dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải chuyên nghiệp tại khu vực phía nam. Hiện nay công ty hoạt động với các tuyến vận tải chính đi đến các cảng chính là Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ và Châu Úc.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động
Cung cấp cho nhà xuất khẩu, nhập khẩu các dịch vụ hậu cần nhằm thực hiện quá trình xuất nhập khẩu như: đăng kí tờ khai, làm thủ tục thông quan và các thủ tục liên quan, vận chuyển hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng hoá quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằng các phương tiện vận chuyển khác nhau.
Thực hiện đúng phạm vi hoạt động đăng kí trên giấy phép kinh doanh, chấp hành đầy đủ các chính sách, thực hiện, hạch toán kinh tế và báo cáo thường xuyên, trung thực theo đúng qui định về tài chính và quản lý xuất nhập khẩu và các nghĩa vụ đối với Nhà nước , chấp hành tốt những quy định của Nhà nước, bảo đảm quyền lợi cho người lao động. Đẩy mạnh, mở rộng các hoạt động kinh doanh dịch vụ trong và ngoài nước Đào tạo các cán bộ nhân viên, nâng cao trình độ để phục vụ tốt nhất cho quá trình hoạt động kinh doanh.
Tăng cường công tác, tạo mối quan hệ tốt đep với đối tác Mở rộng liên kết với các nhà đầu tư trong nước và ngoài nước để phát triển hoạt động kinh doanh.
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và hàng không.
- Dịch vụ gom hàng lẻ từ Thành phố Hồ Chí Minh đi hơn 2000 địa điểm trên thế giới và ngược lại.
- Dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container từ Việt Nam đi các nước trên thế giới và ngược lại.
- Dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ đóng kiện và giao hàng.
- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển, đường hàng không.
- Dịch vụ chuyển phát nhanh.
- Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự
Công ty TNHH THD Logistics đã được thành lập theo quy định của pháp luật và có bộ máy hành chính được cơ cấu và tổ chức như hình vẽ dưới đây:
Hình 1.2:Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH THD Logistics Việt Nam
Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty
- Giám đốc: Có vai trò trực tiếp quản lý, đưa ra quyết định và tổ chức triển khai các hoạt động kinh doanh của công ty Hơn nữa, Giám đốc có trách nhiệm quản lý tài chính, tiến hành các giao dịch và thương thảo trực tiếp với khách hàng, cũng như ký kết các hợp đồng.
- Phó giám đốc: Phó Giám đốc đảm nhiệm vai trò hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của Công ty, tuân thủ sự phân công từ phía Giám đốc và tự chủ trong việc triển khai và thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Phòng nhân sự: Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý chặt chẽ về khía cạnh nhân sự, đảm bảo thực thi nghiêm chỉnh các quy định trong điều lệ công ty, quản lý kỷ luật lao động, và giải quyết các chế độ liên quan đến tiền lương, nắm rõ và quản lý các chế độ lao động, đãi ngộ cũng như đề ra chính sách tuyển dụng, sử dụng, phân công lao động hiệu quả.
- Phòng Kinh doanh: Có trách nhiệm đưa các số liệu thống kê về khách hàng và thực hiện các chiến dịch marketing Phòng Kinh doanh tập trung vào việc chăm sóc khách hàng, báo giá, tư vấn dịch vụ, đàm phán giá cả, hỗ trợ kỹ thuật và tháo gỡ vướng mắc, giải quyết các yêu cầu khiếu nại về dịch vụ cho khách hàng.
- Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm đối với việc kiểm soát tài chính của doanh nghiệp, lập bảng thống kê tình hình tài chính định kỳ Nhiệm vụ bao gồm cả việc giám sát và cung cấp tiền mặt đối với nhân viên thu ngân một khi họ kết thúc nhiệm vụ.
- Phòng Xuất Nhập Khẩu có hai bộ phận: Bộ phận Chứng từ và Bộ phận Giao nhận, được cụ thể hóa như sau:
Bộ phận Chứng từ: Được chia thành hai nhóm con, bao gồm Chứng từ Hàng Nhập và Chứng từ Hàng Xuất Bộ phận này chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi và soạn thảo các chứng từ liên quan đến việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Nhiệm vụ cũng bao gồm giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng, cũng như quản lý việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu.
Bộ phận Giao nhận: Chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ lô hàng và lấy lệnh giao hàng từ đơn vị vận tải Thực hiện đóng gói, xếp hàng, kiểm tra hàng hoá, thực hiện việc đưa hàng ra cảng hoặc đưa về kho Bên cạnh đó, bộ phận này cũng có nhiệm vụ giám sát quá trình đóng mở container tại kho, mượn container rỗng, trả container, thu thập lệnh từ hãng tàu, và cung cấp thông tin hiện trường theo yêu cầu (bao gồm ảnh container, số container, số seal, shipping mark ).
Bảng 1: Cơ cấu nhân sự của công ty TNHH THD Logistics Việt Nam
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
2.1.1 Thực trạng chung Ở thời điểm hiện tại, THD vẫn đang nỗ lực phát triển và tập trung vào lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu, đặc biệt là hàng FCL Bởi vì, công ty nhận thấy được lợi ích của việc nhập hàng FCL như hàng hóa FCL thường có chi phí thấp hơn so với các hình thức vận chuyển khác như LCL hoặc vận chuyển hàng không do hàng hóa được vận chuyển trong một container nguyên chiếc, giúp tiết kiệm được chi phí xếp dỡ, bốc xếp, tiết kiệm thời gian và công sức trong việc vận chuyển hàng hóa Tuy nhiên, dù là một loại hình dịch vụ tiềm năng, song trong quá trình nhập khẩu hàng hóa nguyên container vẫn sẽ dễ xảy ra nhiều sai sót cần được khắc phục. Đối với loại hình dịch vụ này, Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam đang đầu tư, phát triển mạnh ở các tuyến châu Á với các quốc gia như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Australia v Malaysia.
Năm 2022 bộ phận kinh doanh hàng nhập của THD đã có gần 280 hợp đồng nhập khẩu, trong đó hàng FCL là 160 lô, chủ yếu được nhập khẩu từ Trung quốc ở cảng Shanghai, Nansha, Hong Kong, Chennai, đến cảng Cát Lái, Thành phố Hồ Chí Minh Có khoảng 90% hàng hóa là các mặt hàng bình thường, không yêu cầu các điều kiện đặc biệt khi nhập khẩu như hạt nhựa, vải sợi, linh kiện máy móc,.… Để nắm bắt được thực trạng về dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu của công ty,tác giả sẽ đánh giá chung qua tình hình thực hiện các hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa NK của công ty TNHH THD Logistics Việt Nam.
Bảng 3: Tình hình thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng FCL của công ty TNHH
Hợp đồng xảy ra sai sót 12 10 8
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam, 2022)
Theo phân tích, công ty đã thực hiện một lượng lớn hợp đồng trong thời gian gần đây Trong năm 2022, do những biến động xảy ra, số lượng hợp đồng có xu hướng giảm Tuy nhiên, qua quan sát thực tế, tất cả các hợp đồng đã ký kết đều được thực hiện đầy đủ Ngoài ra, số lượng hợp đồng có lỗi sai giảm dần qua các năm, cho thấy trình độ chuyên môn và khả năng xử lý vấn đề của đội ngũ nhân viên công ty được cải thiện đáng kể.
Cụ thể, trong năm 2020, công ty đã ký kết và thực hiện 163 hợp đồng Đến năm
2021 thì giảm xuống còn 156 hợp đồng và tăng lên 160 hợp đồng vào cuối năm
2022 Bên cạnh đó, mặc dù hợp đồng sai sót qua các năm có xu hướng giảm nhưng vẫn còn ở mức cao, vì vậy mà dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty cần được cải thiện để việc nhập khẩu được diễn ra suôn sẻ và hoàn thiện hơn.
2.2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty THD Logistics Việt Nam
Hình 2.1.Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL)
2.2.3 Ví dụ minh họa thực tế về một lô hàng công ty TNHH THD Logistics Việt Nam thực hiện.
Các bước trong quy trình nêu ở mục 2.1 là quy trình chung của công ty, tùy theo từng lô hàng mà sẽ có sự thay đổi để phù hợp nhằm nâng cao hiệu suất công việc.
Ví dụ bên dưới là công ty TNHH Logistics Việt Nam là trung gian thực hiện dịch vụ nhập khẩu hàng nguyên container bằng đường biển cho công ty HSB TOANCAU COMPANY LIMITED.
AUSTRALIA PTY LTD và liên hệ cho Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam để cung cấp thông tin lô hàng và yêu cầu tư vấn, báo giá dịch vụ nhập khẩu.
Sau khi đàm phán, thương lượng được giá cả hợp lý, bên phía Công ty HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED đã gửi email xác nhận cho Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam về việc chấp nhận đặt hàng và hai bên tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ.
Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam đã kiểm tra mặt hàng không thuộc chính sách phải xin giấy nhập khẩu nên tiến hành làm các bước kế tiếp.
2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Giai đoạn xử lý chứng từ là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu Thông thường, khách hàng của công ty sẽ thanh toán bằng chuyển tiền điện tử (TT), do đó bộ chứng từ thương mại (BCT) sẽ được gửi trực tiếp đến người nhập khẩu thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh mà không cần thông qua quá trình kiểm tra ngân hàng như trong trường hợp thanh toán bằng Thư tín dụng (L/C).
Vì vậy, nhân viên phụ trách bộ phận xử lý chứng từ cần phải kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng tất cả thông tin trên BCT đều chính xác và khớp với nội dung trong hợp đồng Việc kiểm tra này cần được thực hiện một cách tỉ mỉ, tránh những sai sót có thể dẫn đến chậm trễ trong quá trình làm thủ tục hải quan và phát sinh chi phí không đáng có Trong trường hợp phát hiện sai sót, nhân viên xử lý chứng từ cần phải thông báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh.
Sau khi hoàn tất các thủ tục liên quan đến hợp đồng, nhân viên bộ phận chứng từ của Công ty TNHH THD sẽ gửi thông báo nhắc nhở Công ty HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED về việc gửi bộ chứng từ tới THD Bộ chứng từ này gồm các tài liệu như:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Nhân viên sau khi nhận đầy đủ bộ chứng từ từ khách hàng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin trên bộ chứng từ như người gửi, người nhận, tên tàu, số cont và số seal xem có trùng khớp, chính xác với các thông tin với các chứng từ khác hay không, cụ thể như sau:
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
- Số hợp đồng: BNP/HSB23.10-01
- Nhà xuất khẩu: BNP AUSTRALIA PTY LTD
- Địa chỉ: UNIT 1, 32 HIGH STREET, BELLERIVE TASMANIA 7018, AUSTRALIA
- Nhà nhập khẩu: HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED
- Địa chỉ: 18 NAM QUOC CANG STREET, PHAM NGU LAO WARD, DISTRICT 1, HO CHI MINH CITY, VIET NAM
Các điều khoản cần phải chú ý trong hợp đồng:
Trị giá hợp đồng: 1,681.20 USD Điều kiện giao hàng: CFR (Incoterms 2020)
Nhân viên phải tiến hành kiểm tra mỗi chi tiết trên hợp đồng thương mại này một cách cẩn thận Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, họ phải thông báo ngay để có thể sửa chữa kịp thời, tránh việc phải điều chỉnh thông tin trên tờ khai sau này.
Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
Tên: BNP AUSTRALIA PTY LTD Địa chỉ: UNIT 1, 32 HIGH STREET, BELLERIVE TASMANIA 7018, AUSTRALIA
Tên: HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED Địa chỉ: 18 NAM QUOC CANG STREET, PHAM NGU LAO WARD, DISTRICT 1, HO CHI MINH CITY, VIET NAM
- Trị giá hợp đồng: 1,681.20 USD
- Phương thức thanh toán: TTR
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
- Số phiếu đóng gói: BNP/HSB23.10-01
Tên: BNP AUSTRALIA PTY LTD Địa chỉ: UNIT 1, 32 HIGH STREET, BELLERIVE TASMANIA 7018, AUSTRALIA
Tên: HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED Địa chỉ: 18 NAM QUOC CANG STREET, PHAM NGU LAO WARD,DISTRICT 1, HO CHI MINH CITY, VIET NAM
Nhân viên của THD sẽ tiến hành kiểm tra thông tin trên Phiếu đóng gói (P/L) và Hóa đơn (INV) với các dữ liệu trong hợp đồng liên quan Cụ thể, họ sẽ kiểm tra tên người gửi, người nhận hàng, số lượng hàng hóa, mô tả chi tiết về hàng hóa, số container và số seal Nếu có sự khác biệt giữa các tài liệu, nhân viên THD sẽ lập tức thông báo cho công ty HSB TOÀN CẦU để thực hiện điều chỉnh Ngoài ra, nhân viên THD cũng sẽ kiểm tra xem P/L và INV đã được người đại diện cho nhà xuất khẩu ký xác nhận hay chưa Nếu thông tin trên P/L và INV khớp với hợp đồng và có chữ ký của người đại diện cho nhà xuất khẩu, thì tài liệu sẽ được xem là hợp lệ.
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Ngày và nơi cấp: 08/06/2023 – MELBOURNE
Tên: BNP AUSTRALIA PTY LTD Địa chỉ: UNIT 1, 32 HIGH STREET, BELLERIVE TASMANIA 7018, AUSTRALIA
Tên: HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED Địa chỉ: 18 NAM QUOC CANG STREET, PHAM NGU LAO WARD,
- Tên tàu: CMA CGM LOIRE
- Cước phí vận tải: FREIGHT PREPAID
Tóm lại, nhân viên cần thực hiện việc kiểm tra để đảm bảo rằng các chứng từ phù hợp với nhau và khớp với hợp đồng thương mại ban đầu Việc kiểm tra này sẽ góp phần hạn chế những vấn đề có thể xảy ra giúp tiết kiệm thời gian cũng như tránh gia tăng chi phí phát sinh như lưu kho, lưu bãi,…
Thông báo hàng đến (Arrival Notice)
ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THD
- Thứ nhất là có hơn 30 công ty là khách hàng quen thuộc, luôn tín nhiệm và sẵn sàng giới thiệu dịch vụ công ty cho đối tác của họ trong các thương vụ.
- Tiếp theo, công ty có thể khai báo một cách nhanh chóng và dễ dàng thông qua hệ thống khai báo hải quan điện tử Có thể chủ động về mặt thời gian, có thể lựa chọn khai báo hải quan tại mọi thời điểm cần thiết và có thể đăng ký thực hiện thủ tục hải quan điện tử tại bất kỳ Chi cục Hải quan điện tử nào và được chấp nhận làm thủ tục Hải quan điện tử ở các Chi cục khác thay vì việc phải làm đăng ký tại từng Chi cục hải quan điện tử như trước đây.
- Bộ phận chứng từ được chia thành hai lĩnh vực riêng biệt là hàng xuất khẩu và hàng nhập khẩu Do đó, từng nhân viên có chuyên môn về nghiệp vụ đặc thù và mọi người xử lý công việc một cách nhanh chóng, chính xác và có khả năng linh hoạt trong việc đối phó với các tình huống không mong muốn.
- Cuối cùng là nhân viên chứng từ có nền tảng tốt, giàu kinh nghiệm giúp đẩy nhanh tiến độ việc chuẩn bị hồ sơ, hạn chế xảy ra sai sót, nhầm lẫn, từ đó tiết kiệm thời gian chỉnh sửa Những nhân viên của công ty luôn duy trì việc nhắc nhở khách hàng về việc gửi chứng từ trước ít nhất 3 ngày để tránh xảy ra bất kỳ sự cố hay gián đoạn nào trong quá trình thực hiện Điều này đảm
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
- Hạn chế đầu tiên là ở bước Lên tờ khai hải quan điện tử, tuy ứng dụng công nghệ được đưa vào trong khâu Khai báo hải quan, có thể giúp rút ngắn thời gian, và đơn giản hóa thủ tục và nâng cao hiệu quả khai báo hải quan Tuy nhiên hệ thống internet thường xuyên bị lỗi, làm gián đoạn quá trình khai Hải quan, đã có vài trường hợp xảy ra sai sót của nhân viên khi khai mà chưa ghi làm cho nhân viên chứng từ phải khai lại từ đầu mất rất nhiều thời gian. Thêm trường hợp nữa là, phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 khi cài đặt thỉnh thoảng lại bị lỗi phần mềm làm gián đoạn quá trình khai Hải quan và trong những tháng gần đây, đường truyền của phần mềm bị nghẽn làm thời gian gửi tờ khai quan kéo dài Thông thường chỉ cần 2, 3 ngày để nhận phản hồi nhưng gần đây thời gian kéo dài đến cả tuần gây nhiều khó khăn và trì hoãn cho các bước sau đó.
Vấn đề gặp khó khăn trong quá trình làm thủ tục thông quan tại cảng đã dẫn đến tình trạng chờ đợi kéo dài, gây lãng phí thời gian và chi phí cho doanh nghiệp Mặc dù công ty có đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm, nhưng việc tuyển dụng thêm nhân viên mới ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm, đã tạo ra thách thức trong việc xử lý các tình huống phát sinh Nhân viên mới thường thiếu tự tin khi làm việc với hải quan, dẫn đến việc không trả lời rõ ràng và đầy đủ các câu hỏi, từ đó làm giảm lòng tin của hải quan và yêu cầu kiểm tra lại hàng hóa Hơn nữa, tình trạng thiếu sót trong thủ tục và giấy tờ cũng khiến hàng hóa không được thông quan kịp thời, dẫn đến việc phải gia hạn lệnh và phát sinh phí lưu container, lưu bãi.
- Cuối cùng là vấn đề quá trình nhận hàng và giao hàng cho khách, phải thuê ngoài dịch vụ vận tải trong mùa cao điểm, nguyên nhân chủ yếu là do công ty chưa có đủ phương tiện vận tải để đáp ứng khi nhu cầu giao nhận tăng đột biến Điều này có thể dẫn đến những nguy cơ tạo ra rủi ro, mất kiểm soát và phát sinh thêm chi phí Dưới đây là bảng danh mục phương tiện vận tải hiện có tại công ty:
Bảng 4:Danh mục phương tiện vận tải tại công ty TNHH THD Logistics Việt Nam
STT Tên thiết bị Số lượng (cái) Trọng tải ( tấn)
Theo số liệu thống kê của công ty, trước năm 2022 số phương tiện được trang bị của THD là 1 xe nâng và 4 xe tải, do đó các container được kéo vào bãi để đóng và vận chuyển hàng hóa phần lớn là do thuê từ Đại lý hãng tàu. Đến năm 2022, THD đã trang bị thêm được 1 xe đầu kéo container để vận chuyển hàng nguyên và 3 xe tải Mặc dù công ty THD đã có thể trang bị thêm xe đầu vào năm 2022 tuy nhiên với số lượng cont để vận chuyển hàng FCL còn hạn chế nên công ty vẫn không thể đáp ứng kịp thời khi nhu cầu vận tải hàng hóa nhập khẩu gia tăng vào các dịp lễ tết, do đó THD vẫn phải bỏ ra một khoản chi phí để thuê ngoài phương phương vận tải với khoảng
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY
Đề xuất giải pháp ổn định hệ thống kết nối mạng của công ty
- Hệ thống internet của công ty thường xuyên bị lỗi làm gián đoạn quá trình Khai hải quan, vì vậy công ty cần chọn nhà cung cấp dịch vụ internet uy tín để đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp Lắp đặt một hệ thống mạng riêng cho việc khai quan, nâng cấp và cải thiện hệ thống cáp quang để giúp doanh nghiệp tăng tốc độ truyền dữ liệu, giảm thiểu nguy cơ gián đoạn dịch vụ và có thể có tăng cường khả năng bảo mật dữ liệu, ngăn chặn các cuộc tấn công mạng.
- Các thiết bị mạng như modem, router, switch, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo đường truyền internet ổn định vì vậy doanh nghiệp nên lựa chọn các thiết bị mạng chất lượng, có khả năng chịu tải tốt và được sản xuất bởi các thương hiệu uy tín Bên cạnh đó việc bảo trì, bảo dưỡng hệ thống mạng là hết sức cần thiết, bảo trì thường xuyên sẽ giúp phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề phát sinh, đảm bảo đường truyền internet luôn hoạt động ổn định.
- Kiến nghị với Cơ quan Hải quan để họ cải thiện và nâng cấp phần mềm khai thủ tục hải quan, máy chủ, khắc phục các lỗi do đường truyền, giúp hạn chế chế trường hợp thời gian truyền tờ khai của doanh nghiệp bị nghẽn, trì trệ. Đề xuất giải pháp đào tạo nhân viên để tăng hiệu quả thông quan
- Nhân sự là yếu tố quan trọng ảnh hưởng kinh doanh đến toàn bộ quy trình giao nhận Muốn nâng cao hiệu quả công việc thì phải cải thiện chất lượng nhân sự của công ty Cần nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng làm việc cũng như trau dồi kinh nghiệm thực tế của đội ngũ nhân viên, đặc biệt là bộ phận chứng từ.
- Khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học nghiệp vụ chuyên môn xuất nhập khẩu logistics và sau mỗi khóa học sẽ thực hiện kiểm tra để theo dõi trình độ của nhân viên từ đó thiết kế Chương trình đào tạo sao cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty và nhân viên Chương trình cần bám sát vào quy trình giao nhận hàng hóa FCL và quy định liên quan thích hợp giúp nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Bên cạnh đó cần tạo điều kiện cho nhân viên trau dồi ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh.
- Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các kiến thức và thông tin mới về xuất nhập khẩu, như các quy định của pháp luật, các chính sách mới của nhà nước, các quy tắc của Hải quan, các xu hướng mới của thị trường, để nhân viên có thể nắm bắt kịp thời những thay đổi và áp dụng vào công việc, nhằm thực hiện một cách đúng đắn, tiết kiệm chi phí và thời gian làm thủ tục, để giúp cho việc khai báo hải quan được thuận lợi được dễ dàng hơn, tránh mất thời gian trong khâu này.
- Làm việc với Hải quan một cách trung thực, tuân thủ các quy định của pháp luật Tôn trọng cán bộ Hải quan, hợp tác và phối hợp tốt với Hải quan trong quá trình thông quan hàng hóa Để từ đó tạo mối quan hệ và xây dựng niềm tin với Hải quan để các thủ tục hải quan sẽ được giải quyết nhanh chóng, thuận lợi hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng khả năng thông quan hàng hóa và nâng cao uy tín doanh nghiệp.
- Ngoài ra doanh nghiệp cần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy hết khả năng và năng lực của mình Đồng thời, công ty cũng nên có chế độ khen thưởng, tuyên dương những nhân viên Đề xuất giải pháp đầu tư vào phương tiện vận tải
- Trong ngắn hạn cần xây dựng kế hoạch thuê ngoài dịch vụ vận tải trong mùa cao điểm, bao gồm các nội dung như: lượng hàng hóa cần vận chuyển, thời gian vận chuyển, tuyến đường vận chuyển và yêu cầu về chất lượng dịch vụ. Cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải uy tín, có kinh nghiệm và đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp Đàm phán hợp đồng thuê ngoài dịch vụ vận tải chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi của công ty Giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện hợp đồng thuê ngoài dịch vụ vận tải, kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.
- Trong dài hạn, khi doanh nghiệp có thêm khách hàng và thị trường ngày càng mở rộng, việc đầu tư cho phương tiện vận tải là điều cần thiết Mua sắm và bảo trì các phương tiện vận chuyển như xe tải, xe nâng, xe đầu kéo và các thiết bị hỗ trợ khác để đảm bảo sự linh hoạt trong việc vận chuyển hàng hoá. Doanh nghiệp cũng cần tạo mối quan hệ thân thiết với nhà cung cấp phương tiện vận tải để khi mua sắm các trang thiết bị sẽ mua được với mức giá tốt. Bên cạnh đó việc thường xuyên kiểm tra tình trạng phương tiện vận tải để sửa chữa kịp thời nếu như phát hiện ra hư hỏng cũng vô cùng quan trọng
- Doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu (FCL) bằng đường biển, bao gồm việc cải thiện và mở rộng các yếu tố hạ tầng liên quan đến việc lưu kho, xử lý, và vận tải.Hiện nay công ty đang thuê ngoài kho bãi để lưu trữ hàng hóa, do đó công ty nên đầu tư cho mình một kho bãi riêng để có thể tự chủ trong việc lưu trữ hàng hóa, tiết kiệm chi phí lưu kho, đảm bảo an toàn cho hàng hóa và thuận tiện cho việc quản lý hàng hóa.
Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam là một doanh nghiệp đang phát triển, vẫn còn non trẻ trong ngành dịch vụ giao nhận cạnh tranh vô cùng gay gắt, nhưng công ty luôn biết tận dụng lợi thế linh hoạt của mình cùng với chiến lược và chính sách đúng đắn, công ty đang ngày càng khẳng định vị trí của mình trong thị trường giao nhận Tuy nhiên trong bối cảnh môi trường và điều kiện kinh doanh đang thay đổi liên tục, công ty cũng gặp không ít khó khăn và thách thức Để đứng vững và không ngừng phát triển, mở rộng thị trường của mình công ty cần có những chiến lược và thay đổi cho phù hợp.
Qua quá trình thực tập Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam, em học tập được rất nhiều điều, được gia nhập vào một môi trường mới, đầy năng động Được tiếp xúc trực tiếp và trải nghiệm thực tế công việc của một nhân viên bộ phận nhập khẩu và có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hành hóa bằng đường biển Đây cũng là cơ hội giúp em có thể trải nghiệm và đúc kết kinh nghiệm, nhìn nhận và hoàn thiện hơn những điểm mạnh, điểm cần khắc phục của bản thân.
Trong bài báo cáo em đã nêu ra một số vấn đề mà công ty đang gặp phải cũng như đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa nguyên cont bằng đường biển Tuy nhiên, do thời gian thực tập có hạn, kiến thức còn hạn chế và kinh nghiệm thực tế còn ít nên em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và nhận định chủ quan khi thực hiện bài báo cáo này Vì thế, em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô và anh chị trong công ty Đối với những thiếu sót còn tồn đọng, em xin được ghi nhận và cố gắng cải thiện hơn.
Phụ lục 1: Hợp đồng thương mại
Phụ lục 2: Hóa đơn thương mại
Phụ lục 3: Phiếu đóng gói hàng hóa
Phụ lục 4: Vận đơn đường biển
Phụ lục 5: Lệnh giao hàng điện tử
Phụ lục 6: Thông báo hàng đến
Phụ lục 7: Danh sách Container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan
Phụ lục 8: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu