Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: VƯƠNG THỊ THANH NGỌC CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ THIÊN NAM
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ THIÊN NAM
• Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam
• Tên quốc tế: Thien Nam International Freight And Trading Services Corporation
• Tên viết tắt: TN Freight Corp
• Tên người đại diện: Trần Văn Hiếu
• Địa chỉ: 9/26 Thăng Long, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan, làm chứng từ và tư vấn cho khách hàng về các thủ tục giao nhận hàng hóa Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ gom hàng và tổ chức giao nhận hàng hóa quốc tế, cùng với các hoạt động dịch vụ giao nhận liên quan khác.
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam, được thành lập vào ngày 24 tháng 5 năm 2010, chính thức hoạt động từ ngày 1 tháng 6 năm 2010 Công ty hoạt động theo Giấy phép kinh doanh số 0310031583/QĐ-KH&ĐT, do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.
Tư Thành phố Hồ Chí Minh với 100% vốn tư nhân
Trong những năm đầu thành lập, công ty đã gặp nhiều khó khăn trong việc xây dựng thương hiệu và tìm chỗ đứng Tuy nhiên, với triết lý kinh doanh đặt uy tín lên hàng đầu và sự tận tâm, trách nhiệm, linh hoạt trong công việc, công ty đã dần khẳng định vị thế trong ngành dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu Sau hơn 13 năm phát triển, công ty đã xây dựng được mối quan hệ với khách hàng trung thành cả trong và ngoài nước, luôn tin tưởng và đồng hành cùng nhau.
Trong quá trình phát triển, công ty đã chủ động mở rộng mạng lưới kinh doanh bằng cách tìm kiếm các thị trường tiềm năng mới và duy trì mối quan hệ với khách hàng thông qua chính sách đãi ngộ hấp dẫn Đồng thời, công ty cũng chú trọng vào việc tuyển chọn và đào tạo đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm, với mục tiêu tư vấn tận tình để xây dựng các kế hoạch vận chuyển hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro cho khách hàng.
Bộ máy tổ chức của công ty được thiết kế đơn giản và gọn nhẹ, giúp Tổng Giám đốc dễ dàng quản lý và nắm bắt tình hình hoạt động của các phòng ban Sự phân chia nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, cùng với mối gắn kết chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng và lãnh đạo, tạo nên một cơ cấu tổ chức hiệu quả.
Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải
(Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam)
2.1.4 Chức năng của các phòng ban
• Là người đại diện theo pháp luật và chịu trách nhiệm trực tiếp về mọi hoạt động của công ty với Nhà nước, là người đứng đầu công ty
• Là người ký kết hợp đồng trực tiếp với đối tác, điều khiển, phối hợp, duy trì nhịp nhàng mọi hoạt động của công ty
• Xây dựng kế hoạch, hoạch định chiến lược kinh doanh hàng năm, quản lý điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty
Ban hành quy chế quản lý nội bộ và quy chế tuyển dụng nhằm hỗ trợ nhân viên ở tất cả các bộ phận Đề xuất nhiệm vụ cho từng bộ phận và xây dựng chế độ lương thưởng hợp lý cho nhân viên.
• Tìm kiếm khách hàng mới, duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng cũ
• Chào giá dịch vụ mà khách hàng cần, tư vấn, quảng cáo dịch vụ, chăm sóc khách hàng
• Đàm phán, thương lượng với hãng tàu hoặc hãng hàng không để có giá cước ưu đãi tốt nhất
• Soạn thảo, làm thủ tục để ký kết hợp đồng mua bán
• Cập nhật thông tin các văn bản pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá, các thông tư liên quan
• Chịu trách nhiệm làm và xử lý các chứng từ xuất nhập khẩu, thủ tục khai báo hải quan hàng hoá
• Theo dõi quá trình lô hàng, liên lạc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết về lô hàng
Liên hệ với bên vận tải để đảm bảo tiến độ làm việc, bao gồm việc giao nộp chứng từ và lệ phí cho các bên liên quan như hải quan và hãng tàu.
• Ra cảng, sân bay để làm thủ tục vận chuyển hàng hoá
• Hỗ trợ phòng chứng từ kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của chứng từ
• Hoàn tất thủ tục với hải quan để thông quan hàng hóa
• Làm các thủ tục kiểm dịch thực vật, kiểm tra chất lượng, tùy theo yêu cầu của từng lô hàng
• Lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, theo dõi tình hình tài chính của công ty
• Kiểm tra các hợp đồng đã thực hiện, lập chứng từ thanh toán, quyết toán với khách hàng, thực hiện nộp các khoản thuế đúng thời hạn
• Tham gia quản lý chứng từ, sổ sách của công ty
• Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc sử dụng một cách hợp lý các tài sản của công ty và vốn, tiết kiệm chi phí
• Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc trích lập quỹ lương, đề ra các chính sách đãi ngộ để thu hút và giữ chân nhân viên
• Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực
• Tổ chức hoạt động tuyển dụng
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam hiện nay có
Công ty hiện có 34 nhân sự phân bố đều ở các phòng ban, cùng với 1 Tổng Giám đốc Dưới đây là bảng tổng hợp tình hình nhân sự của công ty để làm rõ hơn.
Bảng 2.1 Tình hình nhân sự của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam (2023)
Phân loại Số lượng Tỷ lệ (%)
(Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam)
Trong môi trường lao động, tỷ lệ nam và nữ tương đối cân bằng, với sự chênh lệch không đáng kể Tuy nhiên, trong các thủ tục kế toán, nữ giới thường được đánh giá cao hơn về sự tỉ mỉ, chính xác và cẩn thận Ngược lại, nam giới thường đảm nhận những công việc đòi hỏi sức khỏe, như giao nhận tại hiện trường và thường xuyên di chuyển.
Độ tuổi dưới 30 chiếm tỷ lệ lớn trong lực lượng lao động của công ty, điều này phù hợp với tính chất công việc yêu cầu xây dựng mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng Những nhân viên trẻ này thường năng động, nhanh nhẹn và nhiệt huyết, giúp họ dễ dàng thích nghi với sự biến động nhanh chóng của thị trường và các vấn đề phát sinh trong công việc.
2.1.6.1 Doanh thu, chi phí, lợi nhuận giai đoạn 2021 – 06/2023
Mặc dù quy mô hoạt động của công ty chỉ ở mức vừa phải và tiềm lực kinh tế còn hạn chế, nhưng nhờ vào chiến lược kinh doanh phù hợp cùng sự nỗ lực của toàn thể nhân viên và sự lãnh đạo nhiệt tình của cấp trên, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể Trong bài viết này, tôi sẽ phân tích số liệu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty trong giai đoạn 2021 đến tháng 6 năm 2023.
Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam giai đoạn 2021- 06/2023
(Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam)
Năm 2022, doanh thu đạt 195,46 triệu đồng, cao hơn so với năm 2021, trong khi chi phí giảm xuống 479,25 triệu đồng Mặc dù năm 2021 bị ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19, nhu cầu tiêu thụ hàng thiết yếu và dịch vụ logistics vẫn tăng, giúp doanh thu không bị tác động tiêu cực Tuy nhiên, tình trạng thiếu hụt container rỗng, cước vận tải tăng cao và các biện pháp giãn cách xã hội đã gây khó khăn trong việc vận chuyển hàng hóa, dẫn đến chi phí phát sinh Kết quả là lợi nhuận trước thuế năm 2021 thấp hơn 674,71 triệu đồng so với năm 2022.
Nửa đầu năm 2023, nhiều quốc gia đã trở lại trạng thái bình thường mới, tạo cơ hội cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, trong đó có Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam, phát triển tích cực Đến tháng 06/2023, công ty đã đạt lợi nhuận trước thuế 1.302,10 triệu đồng, cao hơn so với các năm trước Với giai đoạn hoạt động ổn định, công ty dự kiến sẽ đầu tư thêm vào việc tuyển dụng nhân viên và nâng cấp trang thiết bị vào cuối năm 2023 và đầu năm 2024, nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và nâng cao uy tín công ty.
2.1.6.2 Cơ cấu dịch vụ của công ty
Giao nhận đường biển và giao nhận đường hàng không là hai dịch vụ chính, đóng góp đáng kể vào nguồn thu của công ty Bảng dưới đây sẽ minh họa rõ ràng cơ cấu của các dịch vụ này.
Bảng 2.3 Cơ cấu dịch vụ của công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam giai đoạn 2021- 06/2023
Dịch vụ giao nhận đường biển
Dịch vụ giao nhận đường hàng không
(Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam)
QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ THIÊN NAM
2.2.1 Cơ sở lý luận về giao nhận hàng hóa bằng đường biển a) Tổng quan về giao nhận hàng hóa bằng đường biển:
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận tải phổ biến, sử dụng phương tiện và cơ sở hạ tầng phù hợp để đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu Với 2/3 bề mặt trái đất là biển, hình thức này rất thích hợp cho việc vận chuyển hàng hóa có khối lượng lớn và khoảng cách xa.
Với trọng tải lớn của các con tàu, khả năng chuyên chở hàng hóa qua đường biển ít bị hạn chế Bề mặt biển rộng lớn giúp giảm thiểu tình trạng ùn tắc và va chạm giữa các tàu Nhờ những yếu tố này, chi phí giao hàng bằng đường biển thường thấp hơn so với các phương thức vận chuyển khác Khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, cần lưu ý một số điều đặc biệt để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi.
❖ Ðối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng:
Chủ lô hàng hoặc người được ủy thác cần giao nhận hàng trực tiếp với tàu Để tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải
Tiến hành tiếp nhận hàng từ tàu yêu cầu lập các chứng từ cần thiết, bao gồm biên bản giám định hầm tàu để quy trách nhiệm cho tàu về tổn thất sau này Nếu có tổn thất rõ rệt, cần lập biên bản dỡ hàng (COR) và thư dự kháng (LOR) cho những tổn thất không rõ rệt Để xác nhận số lượng hàng thực tế đã nhận so với thông tin trên "bản lược khai" (manifest), cần lập bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) Để đảm bảo tính minh bạch và chính xác, việc lập biên bản giám định và giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập) là rất quan trọng.
❖ Ðối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng:
Quá trình nhận hàng từ tàu tại cảng bao gồm việc dỡ hàng và tiếp nhận do đội ngũ nhân viên cảng thực hiện Để đảm bảo tính minh bạch và chính xác, nhân viên giao nhận cùng với đội ngũ cảng lập các giấy tờ quan trọng Sau khi hoàn tất, hàng hóa được chuyển đến kho bãi cảng để tiếp tục quy trình vận chuyển và quản lý Sự khác biệt giữa phương thức giao nhận hàng hóa bằng đường biển và các phương thức khác nằm ở quy trình và thủ tục thực hiện.
❖ Phương thức vận chuyển đường biển sở hữu nhiều ưu điểm vượt bậc như:
• Vận chuyển tất cả hàng hóa có khối lượng và kích thước khổng lồ
• Dễ dàng kết hợp với các loại phương tiện, thiết bị và công cụ hỗ trợ khác trong quá trình vận tải
• Tiết kiệm chi phí hơn so với các phương thức chuyên chở khác
Hệ thống giao thông trên biển với tuyến đường tự nhiên thông thoáng và ít phương tiện di chuyển đảm bảo an toàn cho các tàu hàng, giảm thiểu tai nạn và va chạm Điều này không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa khỏi tình trạng thất lạc mà còn tăng cường an toàn nhờ vào việc hàng hóa được đóng trong container.
• Tận dụng được hệ thống cảng biển lớn
Nhiều quốc gia trên thế giới giáp biển, tạo điều kiện thuận lợi cho các tuyến đường di chuyển không bị hạn chế Điều này giúp quá trình vận chuyển hàng
❖ Nhược điểm của phương thức giao nhận hàng hóa bằng đường biển:
Vận chuyển đường biển có đặc điểm nổi bật là phụ thuộc vào thời tiết, với các hiện tượng bất thường như bão, mưa giông và sóng thần có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tàu chở hàng Đây cũng là phương tiện duy nhất có khả năng vận chuyển hàng hóa nặng và số lượng lớn Để đảm bảo an toàn cho người và hàng hóa, các tàu thuyền cần tuân thủ tốc độ di chuyển chuẩn mực.
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, vẫn tồn tại những rủi ro tiềm ẩn như va chạm giữa các tàu chở hàng, mắc cạn ở vùng nước nông, hoặc thậm chí là chìm tàu Mặc dù những sự cố này xảy ra rất hiếm, nhưng chúng vẫn là nguy cơ mà hàng hóa có thể gặp phải trong quá trình vận chuyển.
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, rủi ro liên quan đến con người là một vấn đề không thể tránh khỏi Hai rủi ro phổ biến nhất bao gồm việc tàu chở hàng bị cướp bởi băng nhóm cướp biển và khả năng bị cơ quan chức năng của một quốc gia nào đó bắt giữ do nghi ngờ về nguồn gốc hàng hóa.
Thủ tục hải quan thường phức tạp và rườm rà, ảnh hưởng đến tốc độ vận chuyển đường biển Thời gian thông quan phụ thuộc vào mức độ xét duyệt của hải quan, và hàng hóa có thể bị giữ lại vài ngày nếu thiếu sót hoặc chứng từ không hợp lệ Điều này dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình vận chuyển.
2.2.2 Phân tích thực trạng của đề tài
2.2.2.1 Mối liên hệ giữa các bên liên quan
Hình 2.3 Sơ đồ mối liên hệ giữa các bên liên quan
(Nguồn: Phòng Chứng từ công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam)
(1) Baihe Holding Co.,Ltd (Bên bán) thực hiện thương lượng ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với Protex Garment Accessories Co.,Ltd (Bên mua)
(2) Baihe Holding Co.,Ltd (bên bán) tiến hành gửi hàng thông qua King Freight International Corp (Forwarder)
(3) King Freight International Corp làm thủ tục xuất khẩu và giao hàng cho hãng tàu OOCL
Thiên Nam International Transport Trading and Service Joint Stock Company (Forwarder) is representing Protex Garment Accessories Co., Ltd (Buyer) in carrying out the necessary procedures for receiving goods.
(5) Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam (Forwarder) thực hiện thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng Cát Lái
2.2.2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển
Hình 2.4 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển
(Nguồn: Phòng Chứng từ và Phòng Giao nhận công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam)
2.2.2.3 Diễn giải quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển
2.2.2.3.1 Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam, với vai trò là Forwarder, đã tiếp nhận yêu cầu giải quyết lô hàng nhập khẩu cho công ty TNHH Vật liệu may mặc Protex Sau khi thu thập thông tin cơ bản như loại hàng, nơi xuất, cảng xếp và cảng dỡ, nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ liên hệ và gửi bảng báo giá chi tiết Nếu khách hàng đồng ý, hai bên sẽ tiến hành thoả thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.
Vì hai công ty đã có mối quan hệ hợp tác lâu năm nên quá trình làm hợp đồng diễn ra nhanh chóng
2.2.2.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ của khách hàng
Công ty TNHH Vật liệu may mặc Protex, sau khi nhận được bộ chứng từ từ người xuất khẩu, sẽ chuyển giao bộ chứng từ này cho Thiên Nam để tiến hành kiểm tra và thực hiện các thủ tục nhận hàng.
- Hợp đồng ngoại thương (Sales contract) (Phụ lục 1)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) (Phụ lục 2)
- Phiếu đóng gói (Packing List) (Phụ lục 3)
- Vận đơn đường biển (Bill Of Lading) (Phụ lục 4)
- Thông báo hàng đến (Arrival Notice) (Phụ lục 5)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (Phụ lục 6)
Nhân viên Phòng Chứng từ có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu tất cả các số liệu và thông tin trên chứng từ để đảm bảo tính chính xác Nếu phát hiện sai sót, họ sẽ thông báo cho khách hàng kịp thời để bổ sung và điều chỉnh trước khi thực hiện thủ tục hải quan Chứng từ chính xác không chỉ giúp nhân viên giao nhận hàng nhanh chóng mà còn tiết kiệm nhân lực, thời gian và chi phí không cần thiết Các thông tin trong bộ chứng từ cần được kiểm tra và đối chiếu một cách cẩn thận.
- Người bán: Baihe Holding Co.,Ltd Địa chỉ: Lianzhong Road 18#, Dadianxia Industrial Zone, Tingtian Town,
- Người mua: Protex Garment Accessories Co.,Ltd Địa chỉ: No 123 Provincial Highway 6, An Phu Quarter, An Hoa Ward, Trang Bang Town, Tay Ninh Province, Viet Nam
- Mô tả hàng hoá: Miếng dán băng vải dệt thoi – GRADE A, A-, B, C, D
- Điều kiện giao hàng: CIF
- Giao hàng từng phần: Không cho phép
- Tên tàu và số chuyến: GH BORA V.114S
- Cảng dỡ hàng: Cát Lái (TP Hồ Chí Minh)
- Cước tàu: Cước trả trước (Freight prepaid)
Lưu ý: Vì hợp đồng được thoả thuận theo điều kiện CIF nên Baihe Holding Co.Ltd
(bên bán) phải thực hiện nghĩa vụ thuê tàu và trả cước phí vận tải chính
2.2.2.3.3 Nhận thông báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng
NHẬN XÉT
Trong quá trình thực tập tại công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Vận tải Quốc tế Thiên Nam, tôi nhận thấy quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển có nhiều điểm mạnh nổi bật.
Sau hơn 13 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, công ty đã xây dựng quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển một cách hệ thống và chuyên nghiệp Các bước trong quy trình được phân chia rõ ràng, giúp các phòng ban phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo lô hàng được xử lý nhanh chóng và hiệu quả, từ đó giảm thiểu chi phí phát sinh Ngoài ra, mỗi giai đoạn của quy trình đều được theo dõi liên tục và kiểm tra kỹ lưỡng nhằm hạn chế rủi ro không mong muốn.
Đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và am hiểu nghiệp vụ tại công ty luôn cập nhật kịp thời các văn bản pháp luật liên quan đến thủ tục nhập khẩu L
Trong quá trình khai báo hải quan điện tử, việc sai sót thông tin do nhân viên đối chiếu không chính xác là điều thường gặp, dẫn đến việc phát hiện lỗi sau khi đã truyền tờ khai Một vấn đề phổ biến là tranh luận về mã HS giữa hải quan và nhân viên Thêm vào đó, những nhân viên mới thiếu kinh nghiệm thực tế thường gặp khó khăn trong việc giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, gây chậm trễ trong thủ tục nhập hàng và phát sinh thêm chi phí.
Công ty hiện chưa sở hữu phương tiện vận tải riêng, dẫn đến việc phải thuê xe bên ngoài cho mỗi lô hàng Điều này gây ra nhiều khó khăn, vì công ty phụ thuộc vào nhà xe, làm giảm khả năng kiểm soát thời gian giao hàng theo mong muốn của khách hàng Hơn nữa, nhân viên thường gặp khó khăn trong việc liên lạc với tài xế, không nắm bắt được tình trạng lô hàng Việc thuê xe bên ngoài cũng làm tăng chi phí vận chuyển, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh về giá và gia tăng rủi ro cho hàng hóa.
Cơ sở vật chất và kỹ thuật của công ty còn hạn chế, với máy tính và máy in thường xuyên gặp lỗi, gây cản trở cho quá trình làm việc của nhân viên Hệ thống wifi không ổn định, kéo dài thời gian giải quyết công việc và dẫn đến sai sót trong khai báo hải quan điện tử.
Khi hàng hóa đã về cảng nhưng công ty chưa nhận được bộ chứng từ từ khách hàng, hoặc gặp khó khăn do phản hồi chậm, quá trình lấy hàng sẽ bị kéo dài Điều này dẫn đến chi phí lưu kho và gia hạn lệnh tăng cao, đồng thời có thể làm giảm uy tín của công ty do giao hàng chậm.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ
TẬP TRUNG ĐẦU TƯ ĐỘI NGŨ XE CHUYÊN CHỞ HÀNG HÓA
Để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa kịp thời, công ty cần chuẩn bị nguồn vốn đầu tư cho xe tải, lương tài xế, bãi đỗ và thiết bị nâng dỡ Khi lựa chọn
Để tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa, công ty cần linh hoạt trong việc tổ chức thời gian giao hàng, tránh những giờ cao điểm gây tắc nghẽn Bên cạnh đó, việc lựa chọn các tuyến đường thuận lợi và ngắn nhất là rất quan trọng nhằm đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng và hiệu quả cho khách hàng.
TĂNG CƯỜNG ĐẦU TƯ VÀO CƠ SỞ VẬT CHẤT, KỸ THUẬT CỦA CÔNG
3.3 TĂNG CƯỜNG ĐẦU TƯ VÀO CƠ SỞ VẬT CHẤT, KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY
Công ty nên tiến hành bảo trì và sửa chữa thiết bị công nghệ như máy tính, máy in và hệ thống wifi vào những ngày cuối tuần để đảm bảo kết nối wifi ổn định và tối ưu hóa tốc độ truyền tải dữ liệu Đối với thiết bị cũ thường xuyên gặp sự cố, việc đầu tư vào thiết bị hiện đại hơn là cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên Trước khi mua sắm, công ty cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh mua phải hàng kém chất lượng, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí sửa chữa.
Các phần mềm liên quan đến khai báo hải quan, quản lý doanh nghiệp và khách hàng cần được cập nhật thường xuyên để giảm thiểu lỗi và rủi ro Việc này giúp hệ thống phần mềm đồng bộ với các quy định mới Nếu gặp sự cố như đơ màn hình khi sử dụng UltraViewer, công ty có thể chuyển sang TeamViewer để khắc phục Để xử lý sự cố kịp thời, công ty nên xem xét tuyển thêm 1-2 nhân viên công nghệ thông tin Đồng thời, cải thiện môi trường làm việc và nghỉ ngơi cho nhân viên là cần thiết để nâng cao tinh thần và sức khỏe Do hạn chế về vốn, công ty nên ưu tiên đầu tư vào những cơ sở vật chất cần thiết theo từng năm.
CHỦ ĐỘNG LIÊN HỆ ĐỐC THÚC KHÁCH HÀNG
Nhân viên chứng từ cần sẵn sàng và chủ động liên hệ để nhận các chứng từ cần thiết từ các bên khác, vì không phải tất cả chứng từ đều do công ty phát hành Họ cũng phải đặc biệt chú trọng đến thời gian và hạn chót của từng khâu, nhằm theo dõi và nhắc nhở kịp thời đối tác cung cấp thông tin và chứng từ cần thiết cho quá trình làm hàng.
Sau khi kiểm tra hàng dự kiến sắp cập bến, cần đôn đốc khách hàng hoàn thành bộ chứng từ để giao cho công ty kiểm tra Cần thỏa thuận rõ ràng về thời gian giao chứng từ và quy định gửi trước khi hàng hóa đến cảng nhập bao nhiêu ngày, nhằm tránh trách nhiệm của công ty Thiên Nam trong trường hợp xảy ra sự cố chậm trễ hoặc vấn đề liên quan đến lô hàng.