Mục tiêu nghiên cứu
Công ty TNHH TM & DV Xuất Nhập khẩu Phát Khang được thành lập với mục tiêu phát triển bền vững trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Bài viết sẽ khám phá quá trình hình thành, lĩnh vực hoạt động, và thị trường kinh doanh của công ty, đồng thời phân tích đối tượng khách hàng và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Ngoài ra, sẽ có cái nhìn tổng quan về hiệu quả kinh doanh trong những năm gần đây, làm nền tảng cho việc đánh giá thực trạng doanh nghiệp và đề xuất giải pháp cải thiện trong các chương tiếp theo.
Cơ sở lý luận dịch vụ giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các lý thuyết liên quan đến lĩnh vực này, giúp tăng cường độ tin cậy cho các nội dung phân tích trong bài viết.
Bài viết này nhằm phân tích thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa tại công ty Phát Khang, đồng thời xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ Mục tiêu là tìm ra những điểm mạnh và hạn chế còn tồn tại, cũng như nguyên nhân gốc rễ của từng vấn đề, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả.
Đề xuất những giải pháp phù hợp với tình hình dịch vụ giao nhận hiện tại của công ty Phát Khang nhằm phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường giao nhận.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập số liệu:
- Dữ liệu sơ cấp có được thông qua:
Hoạt động quan sát, thực hành tại công ty và hỏi trực tiếp người hướng dẫn cũng như các nhân viên đang làm việc tại Công ty
Hoạt động làm việc và ghi chép các thông tin, các công việc và nội dung công việc làm hàng ngày
- Dữ liệu thứ cấp có được thông qua:
Công ty Phát Khang đã cung cấp các số liệu và báo cáo liên quan đến sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý cũng như kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm từ bộ phận xuất nhập khẩu, cùng với một số tài liệu khác trong quá trình nghiên cứu.
Tham khảo thêm các nguồn thông tin, tài liệu trên website
Phương pháp phân tích dữ liệu là quá trình nghiên cứu các số liệu và thông tin thu thập từ công ty nhằm đánh giá mối quan hệ giữa các thông tin và số liệu thống kê Bài viết này sẽ làm rõ và phân tích dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH TM & DV XNK Phát Khang.
Phương pháp tổng hợp được áp dụng để phân tích dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL qua đường biển tại Công ty TNHH TM & DV XNK Phát Khang Bài viết sẽ tổng hợp các điều kiện và số liệu liên quan, từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa tại công ty.
Kết cấu các chương
Nội dung chính của đề tài này gồm 4 chương:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH TM & DV XNK Phát Khang
Chương 2 trình bày cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL qua đường biển, nhấn mạnh các khái niệm và quy trình quan trọng trong lĩnh vực này Chương 3 phân tích chi tiết dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL tại Công ty TNHH TM & DV XNK Phát Khang, đánh giá hiệu quả hoạt động và những lợi thế cạnh tranh của công ty trong thị trường logistics hiện nay.
Chương 4: Giải pháp cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa tại công ty TNHH TM & DV XNK Phát Khang
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM&DV XNK PHÁT KHANG
Giới thiệu chung về công ty TNHH TM&DV Xuất nhập khẩu Phát Khang
1.1.1 Giới thiệu thông tin cơ bản về công ty TNHH TM&DV Xuất nhập khẩu Phát Khang
Tên công ty: Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phát Khang
Người đại diện: Nguyễn Văn Việt Địa chỉ: 17/6K, Đường số 22, Khu phố 7, Phường Linh Đông, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: (84) 948979229
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Nguồn: Công ty Phát Khang
Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Xuất nhập khẩu Phát Khang, được thành lập vào ngày 19/4/2017 và có mã số thuế 031370705, do anh Nguyễn Văn Việt đại diện Qua quá trình phát triển không ngừng, Phát Khang đã khẳng định vị thế là nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển uy tín, đồng thời phân phối và xuất khẩu các sản phẩm Việt Nam đạt tiêu chuẩn chất lượng ra thị trường quốc tế.
Trong suốt quá trình hoạt động, công ty không ngừng cải thiện cơ sở vật chất và nâng cao chất lượng dịch vụ bằng cách tuyển dụng nhân sự có trình độ chuyên môn cao Công ty tham gia vào các tổ chức như WCA, VCCI, VFA và các hiệp hội Logistics trong và ngoài nước, nhằm mở rộng thị trường và phát triển bền vững Phát Khang cam kết cung cấp sản phẩm đạt tiêu chuẩn, giao hàng nhanh chóng và dịch vụ chuyên nghiệp, từ đó duy trì lượng khách hàng và đối tác kinh doanh ổn định, ngay cả trong giai đoạn dịch Covid.
Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang chuyên tổ chức sản xuất và cung cấp các sản phẩm hàng đầu cho thị trường nội địa và quốc tế, đồng thời cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa chuyên nghiệp và cạnh tranh.
- Trực tiếp xuất nhập khẩu đa dạng các mặt hàng nội thất, nông sản, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu,
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về giao nhận và vận chuyển hàng hóa, bao gồm thủ tục hải quan và các vấn đề liên quan đến hàng hóa, bảo hiểm, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
- Trở thành đại lý cho các hãng tàu, hãng hàng không trong và ngoài nước, phục vụ cho quá trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu
Phát Khang luôn nỗ lực mở rộng mối quan hệ và hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước, nhằm đưa thương hiệu của mình đến gần hơn với khách hàng.
Công ty Phát Khang liên tục mở rộng thị trường hoạt động, đồng thời tập trung nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và công nghệ kỹ thuật để đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày càng tăng của thị trường.
Để đối phó hiệu quả với các đối thủ cạnh tranh và thích ứng nhanh chóng với biến động thị trường, việc xác định rõ ràng các mục tiêu và chiến lược kinh doanh hoàn hảo là vô cùng cần thiết.
- Thực hiện, chấp hành tốt các chính sách quản lý, nội quy, pháp luật nhà nước, đóng đầy đủ các loại thuế
Chúng tôi chú trọng vào việc đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, đồng thời cải thiện trình độ ngoại ngữ và các chế độ phúc lợi Mục tiêu là tạo ra một môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp, giúp nhân viên phát triển toàn diện.
Trở thành nhà sản xuất và cung ứng hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh nội địa và quốc tế, cũng như cung cấp dịch vụ Logistics chuyên nghiệp, được khách hàng và đối thủ công nhận Chúng tôi cam kết mở rộng và định hướng sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhiều phân khúc khách hàng.
Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng và tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức trong ngành Logistics Đồng thời, chúng tôi chú trọng tạo ra cơ hội nghề nghiệp đa dạng cho tất cả nhân viên và đảm bảo trách nhiệm xã hội trong việc cải thiện môi trường làm việc cũng như phúc lợi cho họ.
Phát Khang chuyên cung cấp các sản phẩm đa dạng trong lĩnh vực sản xuất, thu mua và phân phối, bao gồm nội thất, trái cây, nông sản và ngũ cốc, phục vụ nhu cầu của khách hàng cả trong và ngoài nước.
Phát Khang không chỉ chú trọng vào xuất nhập khẩu hàng hóa mà còn cung cấp các dịch vụ và giải pháp quốc tế đa dạng, bao gồm vận chuyển đường biển, đường hàng không và đường bộ, đặc biệt tập trung vào các tuyến châu Á, Mỹ, Úc Chúng tôi liên kết và phối hợp với các tổ chức trong và ngoài nước để thực hiện quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa một cách chuyên nghiệp, giúp khách hàng vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, an toàn và giảm thiểu rủi ro tối đa.
1.1.6 Thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh
Công ty Phát Khang đã thiết lập mối quan hệ hợp tác vững mạnh với các đại lý và nhà cung cấp địa phương, nhằm sản xuất và phân phối các mặt hàng nông sản chất lượng cao cho thị trường bán buôn và xuất khẩu, đặc biệt là trong các chuỗi siêu thị Sản phẩm chủ lực của công ty bao gồm nhiều loại nông sản đạt tiêu chuẩn tốt nhất.
+ Nông sản : Ngũ cốc, trái cây, chanh không hạt, tiêu, điều, trái cây sấy,
+ Đồ nội thất, ván ép,
Hình 1 2 Một số sản phẩm xuất khẩu tiêu biểu
Nguồn: Công ty Phát Khang
Phát Khang không chỉ phát triển xuất nhập khẩu hàng hóa mà còn chú trọng đến dịch vụ Logistics và vận chuyển hàng hóa cho doanh nghiệp trong và ngoài nước, đặc biệt tại các thị trường lớn như Hoa Kỳ, Trung Quốc, Nhật Bản và Hàn Quốc Công ty cũng mở rộng hoạt động tại các thị trường tiềm năng như Ấn Độ, Singapore và Brazil Bằng cách hợp tác với các hãng tàu và hãng hàng không lớn trên thế giới, Phát Khang hướng tới mục tiêu trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải hàng đầu tại Việt Nam.
Một số hãng tàu mà Phát Khang đã và đang hợp tác: Yang Ming, SITC, Wan Hai, OOCL, COSCO, EVERGREEN,…
Hình 1 3 Một số hãng tàu tiêu biểu
Nguồn: Tác giả tổng hợp, 2023
Công ty Phát Khang phục vụ đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp và đại lý có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa giữa Việt Nam và thị trường quốc tế để phục vụ cho hoạt động buôn bán, kinh doanh và sản xuất.
Bộ máy tổ chức của công ty
1.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
Hình 1.4 Bộ máy tổ chức của công ty TNHH TM & DV XNK Phát Khang
Nguồn: Công ty Phát Khang
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc là người điều hành trực tiếp các hoạt động kinh doanh và thiết lập mục tiêu, chiến lược phát triển cho công ty Họ cũng là người quyết định về quy trình tuyển dụng nhân sự và chính sách lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên.
Phó giám đốc đóng vai trò hỗ trợ Giám đốc điều hành trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty Họ có trách nhiệm quản lý và giám sát các bộ phận, đồng thời lên kế hoạch và xác định mục tiêu phát triển cho từng bộ phận Ngoài ra, Phó giám đốc thực hiện các nhiệm vụ được Giám đốc giao phó và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động diễn ra trong công ty.
Phòng Kinh Doanh: Gồm có hai bộ phận chính là bộ phận Marketing và bộ phận kế hoạch
Hai bộ phận này hợp tác chặt chẽ nhằm quảng bá và mở rộng thương hiệu cũng như dịch vụ của công ty Họ lên kế hoạch tổ chức các hoạt động kinh doanh, xác định giá cả và thực hiện hợp đồng Đồng thời, họ hoạch định và triển khai chiến lược kinh doanh để tiếp cận và mở rộng thị trường, cũng như tệp khách hàng, đảm bảo độ bao phủ cho công ty Việc nghiên cứu và nắm bắt nhu cầu, xu hướng thị trường trong và ngoài nước là cần thiết để xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Bộ phận chứng từ bao gồm hai mảng chính: chứng từ hàng nhập và chứng từ hàng xuất, đóng vai trò quan trọng trong việc soạn thảo hợp đồng và chứng từ xuất nhập khẩu Bộ phận này theo dõi quá trình xuất nhập của từng lô hàng để kịp thời báo cáo và cung cấp thông tin cho các bộ phận khác Đồng thời, họ cũng liên hệ với các hãng tàu để theo dõi lịch nhập hàng, ngày khởi hành và ngày đến của tàu.
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu là rất quan trọng, bao gồm tờ khai hải quan, đơn xin C/O, giấy cấp phép (nếu cần), và đơn đăng ký chất lượng cho một số sản phẩm Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu và phát hành thông báo cho khách hàng là bước tiếp theo Đồng thời, cần theo dõi quy trình hàng hóa và cập nhật tình hình cho khách hàng cũng như các bộ phận liên quan Bộ phận chứng từ cũng phải kiểm tra hồ sơ và liên hệ với khách hàng để xác nhận thông tin, kịp thời bổ sung hoặc sửa chữa nếu có sai sót.
Bộ phận hiện trường đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát quy trình xuất nhập khẩu tại cảng biển và cảng hàng không Nhiệm vụ chính của bộ phận này bao gồm xuất trình giấy tờ, nộp chứng từ và thực hiện thủ tục hải quan cho lô hàng Họ cũng liên hệ với bên vận tải để theo dõi tiến độ giao hàng và sắp xếp nhận hàng đúng thời gian Bộ phận hiện trường luôn có mặt tại cảng để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh, theo dõi quá trình làm hàng và thông báo tình trạng hàng hóa cho các bộ phận khác trong công ty Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa được giao đến tay khách hàng một cách nguyên vẹn.
Bộ phận sales đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng và tạo ra doanh thu cho công ty Họ xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng và nhà cung cấp, hỗ trợ nhu cầu xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa Qua việc gặp gỡ và tiếp cận khách hàng, bộ phận này giải đáp thắc mắc, tư vấn dịch vụ và giá cả, đồng thời đưa ra giải pháp phù hợp để ký kết hợp đồng Họ cũng lắng nghe phản hồi từ khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ của công ty.
Phòng kế toán là bộ phận chủ chốt trong việc quản lý tài chính và các khoản thu – chi của công ty, giúp ban giám đốc đưa ra quyết định đúng đắn Phòng cũng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính tối ưu, tính toán chi phí và đề xuất các phương án phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh Ngoài ra, phòng kế toán liên tục cập nhật tỷ giá và các văn bản pháp luật liên quan đến thuế để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Phân tích tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2020-
Đơn vị: Triệu đồng Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020 – 2022
Nguồn: Công ty Phát Khang
Từ bảng kết quả kinh doanh trên, có thể thấy được:
Doanh thu của công ty Phát Khang trong năm 2021 đạt 23.174 triệu đồng, tăng 2.188 triệu đồng so với năm 2020, mặc dù dịch Covid-19 đã gây ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế Nhờ vào sự nỗ lực và cố gắng của ban lãnh đạo cùng đội ngũ nhân viên, công ty đã nhanh chóng thích nghi và vượt qua giai đoạn khó khăn, biến thách thức thành cơ hội để thúc đẩy hoạt động phát triển đúng quỹ đạo.
Chi phí hoạt động năm 2021 của Phát Khang đạt 10.165 triệu đồng, tăng 114 triệu đồng so với năm 2020 Mặc dù gặp khó khăn do dịch bệnh ảnh hưởng đến nền kinh tế, Ban lãnh đạo đã triển khai chiến lược phát triển kịp thời và đúng đắn, giúp công ty duy trì vị thế trên thị trường biến động và ký kết nhiều hợp đồng với đối tác trong và ngoài nước.
Lợi nhuận sau thuế của công ty trong năm 2021 đạt 13.009 triệu đồng, tăng 2.074 triệu đồng so với năm 2020, tương ứng với mức tăng 118,96% so với cùng kỳ năm trước.
Năm 2020, lợi nhuận của công ty Phát Khang tăng đáng kể nhờ chiến lược đúng đắn, giúp doanh thu tăng nhanh hơn chi phí Chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện, mang lại sự an tâm và tin tưởng cho khách hàng.
Doanh thu năm 2022 giảm xuống ở mức 22.540 triệu đồng, giảm 634 triệu đồng so với năm
Năm 2021 chứng kiến sự bùng nổ mạnh mẽ của các công ty dịch vụ giao nhận sau đại dịch, dẫn đến sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường Mặc dù doanh thu không tăng trưởng mạnh như năm trước, nhưng điều này đã trở thành động lực thúc đẩy đội ngũ công ty nỗ lực hơn, phát triển các chiến lược mới, đánh dấu sự khởi sắc cho tương lai của công ty.
Chi phí năm 2022 đạt 9.789 triệu đồng, giảm 376 triệu đồng so với năm 2021 Sự sụt giảm doanh thu đã dẫn đến việc chi phí cũng giảm nhẹ, do ảnh hưởng của dịch bệnh vẫn còn tác động đến nền kinh tế.
Lợi nhuận sau thuế của công ty trong năm 2022 đạt 12.751 triệu đồng, giảm 258 triệu đồng so với năm 2021, khi lợi nhuận đạt 13.009 triệu đồng Mặc dù doanh thu tăng và chi phí giảm nhẹ, lợi nhuận trước thuế vẫn bị ảnh hưởng giảm theo.
Doanh thu và lợi nhuận của các công ty dịch vụ xuất nhập khẩu đã tăng trưởng ổn định hàng năm, cho thấy sự gia tăng cạnh tranh trong lĩnh vực này Mặc dù chịu ảnh hưởng từ tình hình dịch bệnh toàn cầu kể từ cuối năm 2020, các công ty vẫn nỗ lực không ngừng để đạt được những thành tựu đáng khích lệ Điều này không chỉ đảm bảo lợi nhuận mà còn góp phần vào việc mở rộng quy mô và phát triển bền vững trong tương lai.
Đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty
Trụ sở công ty tọa lạc tại TP Hồ Chí Minh, gần các cảng biển lớn như Cát Lái, VICT và Tân Thuận, giúp thuận tiện cho việc xuất nhập hàng hóa, rút ngắn thời gian và giảm chi phí vận chuyển Vị trí này cũng tiếp giáp với các khu vực kinh tế phát triển nhanh như Long An, Bình Dương, Bình Phước, Đồng Nai và Vũng Tàu, tạo điều kiện thuận lợi để mở rộng quan hệ khách hàng và quy mô hoạt động của công ty.
Mặc dù quy mô công ty còn nhỏ, nhưng với nguồn vốn ổn định, việc đầu tư vào các lĩnh vực kinh doanh để gia tăng lợi nhuận trở nên dễ dàng và thuận tiện Đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và có trình độ chuyên môn cao luôn biết cách sắp xếp và phối hợp công việc một cách hợp lý Họ theo sát từng lô hàng, kiểm tra tiến độ, xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh và kịp thời cập nhật tình hình cho khách hàng.
Cuối tháng, chúng tôi tổ chức họp mặt để tổng kết kết quả đạt được, nhận diện nhược điểm và lắng nghe ý kiến từ các bộ phận Qua đó, chúng tôi đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời và xây dựng kế hoạch, mục tiêu cho tháng tiếp theo.
Công ty Phát Khang chú trọng xây dựng văn hóa làm việc chuẩn mực, nơi mỗi cá nhân đều có trách nhiệm với công việc của mình Sự hỗ trợ và đoàn kết giữa các thành viên là yếu tố then chốt giúp đảm bảo chất lượng công việc được hoàn thành một cách tốt nhất.
Công ty Phát Khang đã xây dựng được niềm tin vững chắc từ khách hàng nhờ vào những điểm hoàn thiện trong dịch vụ Sự tin tưởng này đã dẫn đến sự gia tăng lượng khách hàng, từ đó giúp chiến lược kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng và phát triển.
1.4.2 Những hạn chế còn tồn đọng
Công ty hiện tại có quy mô vừa và nhỏ, đã hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nhiều năm nhưng vẫn chưa được biết đến rộng rãi Do đó, công ty chưa tiếp cận được nhiều khách hàng và doanh nghiệp trong nước, chủ yếu tập trung vào thị trường xuất nhập khẩu nước ngoài.
Hệ thống cơ sở vật chất và hạ tầng của công ty đang gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng sản phẩm, dịch vụ Văn phòng hiện tại chỉ đủ cho khoảng 25 nhân viên, gây trở ngại trong việc tuyển dụng thêm nhân sự trong tương lai Ngoài ra, máy móc và thiết bị cũ kỹ thường xuyên gặp sự cố như kẹt giấy, lỗi đường truyền và tốc độ xử lý chậm, dẫn đến gián đoạn quy trình làm việc.
Trang web của công ty còn chưa phát triển mạnh mẽ và còn sơ sài, chủ yếu do thiếu đầu tư và chưa chú trọng vào công tác truyền thông – Marketing Công ty cũng chưa thực hiện nhiều chiến lược hiệu quả để quảng bá thương hiệu và dịch vụ của mình.
Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quy trình hoạt động của công ty còn hạn chế, dẫn đến nhiều khâu vẫn thực hiện thủ công, gây ra sai sót và tốn thời gian Quản lý chứng từ và hồ sơ chủ yếu được lưu trữ qua các thư mục trên máy tính, trong khi một số tài liệu khác được in ra và lưu trữ trong tủ, làm chiếm diện tích và gây khó khăn trong việc tìm kiếm Điều này không chỉ làm tăng thời gian tìm kiếm mà còn ảnh hưởng đến tính an toàn và bảo mật của thông tin.
Trong thời gian cao điểm, lượng đơn hàng tăng cao khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc xử lý thông tin và đơn hàng, dẫn đến việc không đáp ứng kịp thời Ngoài ra, một số nhân viên trẻ chưa vững nghiệp vụ, dẫn đến sai sót trong khâu chứng từ và làm hàng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Tổng quan về dịch vụ giao nhận hàng hóa
2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa
Theo FIATA, dịch vụ giao nhận vận tải là chuỗi các dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa, bao gồm thu gom, lưu trữ, đóng gói và phân phối Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động hỗ trợ như tư vấn, khai báo thủ tục hải quan, tài chính và bảo hiểm hàng hóa Tất cả những hoạt động này được gọi chung là dịch vụ giao nhận hàng hoá.
Theo Luật thương mại năm 1997 của Việt Nam tại Mục 10 Điều 163 cũng định nghĩa:
Dịch vụ giao nhận hàng hoá là một hoạt động thương mại, trong đó nhà cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi và tổ chức các hoạt động vận chuyển, lưu kho, cũng như thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết để giao hàng cho người nhận Dịch vụ này được thực hiện theo sự uỷ thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác, được gọi chung là khách hàng.
Giao nhận hàng hóa là hoạt động quan trọng trong lưu thông và phân phối hàng hóa, đóng vai trò cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ Dịch vụ này bao gồm vận chuyển hàng hóa giữa người bán và người mua trong và ngoài nước thông qua các phương thức như đường bộ, đường biển và đường hàng không, kèm theo các dịch vụ như đóng gói, xếp dỡ, lưu kho và thủ tục hải quan Hoạt động giao nhận hàng hóa không chỉ thúc đẩy giao thương thương mại giữa các quốc gia mà còn góp phần quan trọng vào sự phát triển của nền kinh tế toàn cầu.
2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa
Theo Hoàng Văn Châu (2003), Nguyễn Thanh Hùng (2012) và các cộng sự, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu mang các đặc điểm sau:
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là một dịch vụ vô hình, không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng cụ thể và không tạo ra sản phẩm vật chất Nó bao gồm các hoạt động như bốc xếp, lưu kho và lưu bãi, nhằm hỗ trợ quá trình vận chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua mà không làm thay đổi bản chất của hàng hóa.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là một lĩnh vực mang tính thời vụ, chịu ảnh hưởng bởi tình hình thị trường và hoạt động xuất nhập khẩu Nhu cầu vận chuyển hàng hóa thay đổi theo sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu ở từng thời điểm, mùa vụ Điều này thể hiện mối liên hệ chặt chẽ giữa sản xuất thương mại và dịch vụ vận tải trong chuỗi cung ứng.
Chất lượng dịch vụ giao nhận hàng phụ thuộc vào cơ sở vật chất và kinh nghiệm của nhân viên Trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dạn sẽ tạo niềm tin cho khách hàng, thể hiện sự chuyên nghiệp trong dịch vụ Việc xử lý hiệu quả các vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hóa không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn thúc đẩy sự hợp tác của khách hàng với đơn vị giao nhận.
2.1.3 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng hóa
Theo Hoàng Văn Châu (2003) và Nguyễn Thanh Hùng (2012) căn cứ theo từng phạm vi, tính chất, nghiệp vụ sẽ phân loại dịch vụ giao nhận khác nhau:
➢ Theo phạm vi hoạt động bao gồm: Giao nhận hàng hóa nội địa và quốc tế
Giao nhận nội địa là hoạt động vận chuyển và phân phối hàng hóa trong một quốc gia, nhằm kết nối các tỉnh thành từ nhà máy đến nhà phân phối, đại lý, nhà bán lẻ và cuối cùng là người tiêu dùng.
Giao nhận quốc tế là hoạt động giao nhận hàng hóa diễn ra giữa nhiều quốc gia, giúp thúc đẩy thương mại toàn cầu Hoạt động này không chỉ mở rộng quan hệ hợp tác giữa các nước mà còn góp phần quan trọng vào sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế.
➢ Theo nghiệp vụ kinh doanh:
+ Giao nhận thuần tuý: chỉ đơn thuần trong việc gửi hàng xuất khẩu đi hoặc nhận hàng nhập khẩu đến;
+ Giao nhận tổng hợp sẽ bao gồm một chuỗi các hoạt động, dịch vụ đi kèm như đóng gói, bốc dỡ, vận chuyển, kho bãi,
➢ Theo phương thức vận tải sẽ có các loại hình vận tải: đường bộ, đường sắt, đường biển, đường hàng không, đường ống
Vận tải đường bộ và đường sắt chủ yếu được sử dụng để vận chuyển hàng hóa trong nước hoặc giữa các quốc gia gần biên giới như Lào, Thái Lan và Trung Quốc Tuy nhiên, việc vận chuyển quốc tế bằng hai phương thức này gặp nhiều hạn chế nhất định.
Vận tải bằng đường biển là dịch vụ phổ biến trong giao nhận hàng hóa quốc tế, sử dụng các tàu lớn như Yang Ming, Evergreen, SITC, và OOCL Phương thức này thích hợp cho việc vận chuyển hàng hóa có khối lượng lớn, cồng kềnh, giá trị thấp hoặc hàng lẻ như vải, nội thất, cà phê và máy móc, trên các tuyến đường dài mà không yêu cầu thời gian gấp rút.
Vận tải hàng không là lựa chọn lý tưởng cho các lô hàng nhỏ, có giá trị cao và cần giao hàng nhanh chóng Phương thức này sử dụng máy bay để vận chuyển hàng hóa đến các quốc gia một cách nhanh nhất, đồng thời giảm thiểu rủi ro ảnh hưởng đến hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Vận tải bằng đường ống là phương thức chủ yếu để chuyển giao xăng, dầu, chất lỏng và nhiên liệu giữa các quốc gia, đảm bảo tính an toàn và chặt chẽ trong suốt quá trình lưu thông.
Giao nhận riêng là hình thức mà người kinh doanh xuất nhập khẩu tự tổ chức quá trình giao nhận hàng hóa mà không cần sử dụng dịch vụ của Freight Forwarder (giao nhận bên thứ 3).
2.1.4 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa
Như V.Lênin đã nói: “Vận tải là phương tiện vật chất của mối liên hệ kinh tế với nước ngoài” Trong xu thế hội nhập quốc tế hiện nay, việc giao thương, buôn bán giữa các nước ngày diễn ra nhộn nhịp, đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc thúc đẩy nền kinh tế, hoạt động thương mại giữa các quốc gia trên thế giới ngày càng phát triển Cũng chính vì vậy mà dịch vụ giao nhận hàng hóa dần trở thành nghiệp vụ chủ chốt, không thể thiếu trong quá trình hội nhập hóa thương mại, đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng và nền kinh tế thế giới nói chung Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu: dịch vụ giao nhận hàng hóa đóng vai trò là cầu nối giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu trong quá trình vận chuyển hàng hóa đến thị trường các nước Điều này giúp cho các doanh nghiệp có cơ hội khai thác và thâm nhập vào các thị trường quốc tế tiềm năng Đồng thời khi sử dụng dịch vụ giao nhận, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian làm thủ tục, chứng từ, đảm bảo độ chính xác, giảm các chi phí trong quá trình lưu thông, phân phối hàng hóa Giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh, tiết kiệm tối ưu chi phí và giúp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hiệu quả nhất Đối với nền kinh tế quốc dân: dịch vụ giao nhận hàng hóa không những mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, các nước nói riêng mà còn mang lại lợi ích to lớn cho toàn bộ nền kinh tế thế giới nói chung Đóng góp tỷ trọng tăng trưởng, phát triển cao cho nền kinh tế xã hội thể hiện qua việc GDP tăng dần qua các năm Đồng thời gia tăng hội nhập, hợp tác sâu rộng giữa các quốc gia trên thế giới, thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế phát triển.
Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Theo TS Lê Phúc Hòa (2013), việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cần tuân thủ các cơ sở pháp lý, bao gồm các công ước quốc tế và luật pháp Việt Nam.
Công ước về vận đơn, vận tải, công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hóa,
+ Buôn bán quốc tế : Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế
+ Về vận tải: Công ước Brussels 1924, Hamburg 1978
+ Về bảo hiểm: Luật bảo hiểm hàng hải Anh 1906
+ Tập quán thương mại: Incoterms
Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam liên quan đến giao nhận vận tải như: Luật, bộ luật, nghị định, thông tư
+ Luật hải quan sửa đổi 2005
+ Luật kinh doanh bảo hiểm 2002
+ Nghị định 25CP, 200CP,330CP
+ Nghị định 154-2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 về thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất nhập khẩu
+ Quyết định số 2106 (23/8/1997) của Bộ trưởng bộ Giao thông vận tải về việc xếp dỡ, giao nhận hàng hóa tại cảng biển Việt Nam
Thông tư 128/2014 TT-BTC, ban hành ngày 10/9/2013 bởi Bộ Tài chính, quy định các thủ tục hải quan, thuế xuất nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu Thông tư này nhằm tạo ra khuôn khổ pháp lý rõ ràng, giúp các doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế một cách hiệu quả và minh bạch Việc tuân thủ các quy định trong thông tư sẽ hỗ trợ trong việc giảm thiểu rủi ro và tăng cường quản lý nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu.
Các hợp đồng liên quan bao gồm: hợp đồng ủy thác giao nhận giữa người giao nhận và khách hàng, hợp đồng mua bán (hợp đồng xuất nhập khẩu), hợp đồng vận tải, hợp đồng bảo hiểm và các hợp đồng khác.
Theo Luật thương mại Việt Nam (2005) quy định về nguyên tắc trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển ở Việt Nam như sau:
Việc giao nhận hàng hóa tại các cảng biển dựa trên hợp đồng đã ký giữa cảng và chủ hàng hoặc giữa người vận chuyển và người ủy thác Nguyên tắc chung là phương thức nhận hàng phải tương ứng với phương thức giao hàng.
Trong trường hợp hàng hóa không qua cảng và không lưu kho tại bãi, chủ hàng có thể đã giao nhận trực tiếp với người vận chuyển Ngược lại, nếu hàng hóa phải lưu kho tại bãi cảng, người thực hiện dịch vụ giao nhận cần phải thực hiện giao nhận trực tiếp với cảng và người vận chuyển.
Việc xếp hàng hóa tại cảng phải tuân theo quy định của cảng, và chủ hàng cần có sự đồng ý để đưa phương tiện vào cảng nhằm thực hiện xếp dỡ, kèm theo việc thanh toán các khoản phí liên quan Nếu hàng hóa đã rời khỏi bãi cảng và phát hiện vấn đề trong quá trình bao kiện, trong khi dấu xi vẫn còn nguyên, cảng sẽ không chịu trách nhiệm.
Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa
Cảng có trách nhiệm ký hợp đồng vận chuyển, bốc dỡ và lưu kho hàng hóa với chủ hàng, giao hàng xuất khẩu cho tàu và tiếp nhận hàng nhập khẩu Cảng sẽ bồi thường cho hàng hóa bị hư hỏng hoặc gặp vấn đề trong quá trình vận chuyển và xếp dỡ do lỗi của mình Tuy nhiên, nếu hàng hóa còn trong bao kiện, dấu xi còn nguyên hoặc ký mã hiệu không rõ ràng và đã ra khỏi kho bãi của cảng, thì cảng sẽ không chịu trách nhiệm.
2.3.2 Nhiệm vụ của các chủ hàng xuất nhập khẩu
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, chủ hàng xuất nhập khẩu cần cung cấp đầy đủ thông tin và chứng từ liên quan đến hàng hóa để thực hiện thanh toán chi phí và hỗ trợ cảng trong việc tổ chức giao nhận Ngoài ra, chủ hàng cũng phải ký kết hợp đồng giao nhận, vận chuyển, lưu kho và lưu bãi với cảng hoặc đơn vị giao nhận, đặc biệt trong trường hợp ủy thác cho cảng.
2.3.3 Nhiệm vụ của người vận chuyển (tàu)
Người vận chuyển cần cung cấp các chứng từ lô hàng như sơ đồ xếp hàng, bản lược khai hàng hóa và chi tiết hầm hàng cho cảng trước 24 giờ đối với hàng nhập khẩu và 8 giờ trước khi bốc hàng lên tàu đối với hàng xuất khẩu Họ cũng phải đảm bảo hầm hàng đủ ánh sáng và trang thiết bị để vận chuyển hàng hóa an toàn, tuân theo hợp đồng đã ký kết với cảng.
2.3.4 Nhiệm vụ của hải quan
Theo Công ước Kyoto, Hải quan là cơ quan của Chính phủ, có trách nhiệm thực hiện thủ tục hải quan, thu thuế hàng hóa và giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu cùng tàu biển theo quy định của Nhà nước Hải quan cũng có nhiệm vụ ngăn chặn và phát hiện kịp thời các hành vi buôn lậu và vận chuyển hàng hóa trái phép qua các cảng biển Ngoài ra, Hải quan còn chịu trách nhiệm thi hành các luật lệ liên quan đến vận chuyển, lưu kho và lưu bãi hàng hóa xuất nhập khẩu.
Quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển
Theo Đoàn Thị Hồng Vân (2010), để tối ưu hóa quy trình hoạt động kinh doanh, mỗi doanh nghiệp cần phát triển một quy trình riêng phù hợp với đặc thù của mình nhằm khai thác hiệu quả thế mạnh Đặc biệt, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa cũng cần áp dụng nguyên tắc này Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển thường bao gồm nhiều giai đoạn quan trọng.
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển
Nguồn: Giáo trình Quản trị Xuất Nhập Khẩu, 2010
Bước 1: Đàm phán, ký kết hợp đồng
Theo Đoàn Thị Hồng Vân (2010), đàm phán trong kinh doanh là quá trình trao đổi giữa các bên có nền văn hóa và quốc gia khác nhau nhằm đạt được thỏa thuận win-win Sau khi thống nhất các vấn đề, hai bên sẽ ký kết hợp đồng, trong đó hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận được thiết lập sau khi nhân viên sales chốt giá với khách hàng Hợp đồng này phải tuân thủ các quy định pháp luật và bao gồm các thông tin cần thiết như tên hợp đồng, thông tin các bên, tên hàng, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, khiếu nại và trọng tài Giai đoạn này rất quan trọng, yêu cầu sự cẩn thận và hiểu rõ nội dung hợp đồng để tránh tranh chấp sau này.
Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi ký hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận, công ty giao nhận sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp chứng từ lô hàng nhập khẩu từ bên xuất khẩu cùng các thông tin bổ sung Điều này giúp công ty hoàn thành bộ chứng từ cần thiết cho việc thông quan lô hàng Nhân viên chứng từ sẽ tiếp nhận và lập biên bản ký nhận các chứng từ đã nhận.
Thông thường, bộ chứng từ gửi đến công ty đã được khách hàng kiểm tra tính hợp lệ và chỉnh sửa sai sót Tuy nhiên, khi nhận bộ chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra lại nội dung để đảm bảo khớp nhau về số vận đơn, tên hàng, khối lượng và ngày nhận hàng.
Nhân viên chứng từ sẽ thực hiện các bước khác nhau cho từng loại chứng từ, đặc biệt là hợp đồng ngoại thương Hợp đồng này cần có số và ngày ký, tên cùng địa chỉ của bên mua và bên bán, mô tả hàng hóa, tổng giá trị tiền và điều kiện Incoterms, cũng như địa điểm xếp hàng và dỡ hàng Khi xem xét hợp đồng, việc đọc kỹ tên sản phẩm, mã HS Code và các chứng từ liên quan là rất quan trọng.
Hóa đơn thương mại bao gồm số và ngày hóa đơn, thông tin chi tiết của bên mua và bên bán, mô tả hàng hóa, tổng giá trị tiền, cùng với các điều kiện Incoterms, địa điểm xếp hàng và dỡ hàng theo thỏa thuận.
Phiếu đóng gói chỉ ghi khối lượng, trọng lượng và thể tích hàng hóa mà không mô tả chi tiết thông tin sản phẩm, do đó cần kiểm tra kỹ lưỡng để lập tờ khai Ngoài ra, cần lưu ý ngày xuất phiếu đóng gói, thông tin bên mua, bên bán và giá trị đơn hàng.
Vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng cần kiểm tra kỹ ngày phát hành và số B/L, vì số B/L là thông tin thiết yếu khi nhân viên chứng từ làm việc với hãng tàu Các thông tin khác cần lưu ý bao gồm bên mua bán, tên hàng hóa, tổng giá trị tiền, điều kiện Incoterms, địa điểm xếp và dỡ hàng, tên người vận chuyển, và tên tàu.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là tài liệu quan trọng trong quá trình xuất khẩu, trong đó ngày xuất C/O cần được kiểm tra kỹ lưỡng Ngày này phải trùng khớp với ngày tàu chạy ghi trên B/L; nếu không, việc làm thủ tục khai báo sẽ không thể thực hiện được.
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng DO
Khi hàng hóa cập bến, trước ngày dự kiến hàng đến (ETA) 2 ngày, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến (A/N) qua email cho công ty Nhân viên chứng từ cần kiểm tra các nội dung trên thông báo hàng đến (A/N) để đảm bảo tính chính xác.
Sau khi kiểm tra thông tin, nhân viên chứng từ cần đối chiếu với các thông tin trên B/L để đảm bảo tính chính xác Nếu phát hiện sự không khớp, họ có trách nhiệm liên lạc với khách hàng để kịp thời chỉnh sửa và thông báo cho công ty về những điều chỉnh cần thiết Nếu mọi thông tin đều chính xác, nhân viên chứng từ sẽ mang bộ chứng từ đến hãng tàu để nhận Lệnh giao hàng (D/O).
- Giấy giới thiệu của công ty (Recommenation Letter)
- Thông báo hàng đến (Notice of Arrival)
Vận đơn Surrendered cho phép nhận D/O mà không cần xuất trình Vận đơn gốc; nhân viên chỉ cần mang theo Giấy giới thiệu và Thông báo hàng để hoàn tất thủ tục nhận hàng.
Nhân viên giao nhận cần phải đối chiếu D/O với B/L và Thông báo hàng đến (A/N) các nội dung sau:
+ Số B/L, số container, số seal
+ Tên cảng đến, cảng đi
+ Số kiện/ số lượng container/ số kg
➢ Làm thủ tục mượn cont:
Một là làm thủ tục mượn cont của hãng tàu (cược cont) kéo về kho riêng
Khi thực hiện giao nhận hàng hóa theo phương thức FCL tại bãi cont (CY) của cảng, thủ tục cược container được tiến hành bởi nhân viên chứng từ ngay trong quá trình lấy D/O Nhân viên sẽ lập "Giấy xin mượn container" và đóng phí cược container cho hãng tàu, với mức phí dao động từ 500.000 VND đến 1.200.000 VND tùy thuộc vào từng hãng Phí này sẽ được hoàn trả khi công ty trả lại container rỗng ở địa điểm quy định trong "Giấy xin mượn container".
Số tiền này sẽ bị trừ bớt hoặc hãng tàu sẽ thu thêm nếu cont có hư hỏng so với lúc mượn
Việc thu phí cược container phụ thuộc vào từng hãng tàu Dấu “Hàng giao thẳng” hoặc “Hàng rút ruột” chỉ được thực hiện một lần tại nơi lấy D/O hoặc văn phòng hãng tàu tại cảng, tùy theo quy trình của từng hãng.
Bước 4: Đăng ký kiểm tra chất lượng
Sau khi nhận được Thông báo đến hàng (Arrival Notice), nhân viên hải quan sẽ dựa vào ngày dự kiến tàu đến (ETA) để tiến hành đăng ký kiểm tra chuyên ngành Họ sẽ lấy giấy chứng nhận hợp quy thông qua hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia tại địa chỉ https://vnsw.gov.vn để khai báo thông tin.
Các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển
Sau khi tờ khai hải quan được thông quan, nhân viên giao nhận sẽ sử dụng lệnh giao hàng cùng với giấy mượn container có ghi số đăng ký để giao cho nhà xe Việc này giúp đưa hàng vào cảng, kéo hàng về bãi, thực hiện rút ruột và cuối cùng giao hàng cho khách.
Sau khi giao hàng cho khách và xác nhận hàng hóa đầy đủ, nhân viên giao nhận sẽ chờ nhà xe trả container cho Depot và kiểm tra xem có phát sinh chi phí nào không Nếu không có phát sinh, nhân viên có thể quay lại hãng tàu để nhận lại tiền cược container đã đặt trước.
Bước 9: Quyết toán và lưu trữ hồ sơ
Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ Hải Quan và các hóa đơn liên quan, bao gồm tờ khai bản chính, hóa đơn lấy lệnh, hóa đơn đăng ký nguồn gốc xuất xứ, và giấy thỏa thuận mượn container về công ty Họ tổng hợp các chi phí đã đóng hộ cho khách hàng và gửi cho trưởng phòng xuất nhập khẩu để xem xét và duyệt Nhân viên chứng từ sẽ lập Debit Note thu khách và nhận lại chi phí dịch vụ theo hợp đồng đã ký Cuối cùng, họ sẽ quyết toán với bộ phận kế toán để giải chi và bàn giao các chứng từ gốc và hóa đơn của lô hàng cho bộ phận kế toán.
2.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển
Theo Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt (2021), các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa được phân thành hai nhóm chính.
Thời tiết có ảnh hưởng lớn đến quá trình vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là trên tuyến đường biển, nơi mà điều kiện thời tiết như gió mạnh và sóng lớn có thể gây khó khăn cho việc xếp dỡ hàng Sương mù dày đặc làm giảm tầm nhìn, kéo dài thời gian di chuyển và phát sinh thêm chi phí Ảnh hưởng của thời tiết có thể làm phát sinh chi phí cho các bên liên quan và là nguyên nhân chính dẫn đến việc hình thành các công ty bảo hiểm nhằm giảm thiểu rủi ro cho hàng hóa và phương tiện vận tải Ngoài ra, thời tiết cũng là nguyên nhân gây tranh chấp liên quan đến việc nhận hàng không đúng hợp đồng.
Các sản phẩm và mặt hàng khác nhau có đặc điểm và tính chất riêng, ví dụ như sản phẩm nông nghiệp có thời gian lưu trữ ngắn, trong khi thiết bị sản xuất và máy móc có thời gian sử dụng dài hơn nhưng kích thước lớn và cồng kềnh Do đó, mỗi loại hàng hóa cần có cách lưu trữ, sắp xếp và bao bọc phù hợp Bên cạnh đó, cần nhiều loại chứng từ khác nhau để phân biệt và cung cấp thông tin về hàng hóa Người giao nhận phải cung cấp đầy đủ giấy tờ theo bộ chứng từ thanh toán và theo quy định của cơ quan hải quan trong L/C.
Theo Nguyễn Thị Hường (2013), sự gia tăng số lượng đơn vị cung ứng dịch vụ giao nhận dẫn đến cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng dịch vụ và giá cả cạnh tranh Việc đầu tư vào nguồn nhân lực có kinh nghiệm và áp dụng công nghệ vào quy trình là rất quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh Sự khác biệt trong dịch vụ sẽ giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường giao nhận.
Cơ chế quản lý và chính sách của Nhà nước có ảnh hưởng lớn đến dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Biến động tỷ giá trên thị trường tạo ra thách thức cho chi phí và kết quả kinh doanh của công ty Chính sách điều tiết tỷ giá của Chính phủ nhằm "đẩy mạnh xuất khẩu và kìm chế nhập khẩu" làm cho việc kinh doanh của các công ty có lô hàng nhập khẩu gặp khó khăn hơn Thị trường xuất khẩu của doanh nghiệp trong nước cũng bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về luật thuế và thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu, làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến quá trình nhập khẩu.
Dịch Covid-19 đã gây ra gián đoạn nghiêm trọng cho chuỗi cung ứng toàn cầu, thậm chí dẫn đến sự phá sản của nhiều doanh nghiệp Tuy nhiên, sau giai đoạn phục hồi kinh tế, ngành dịch vụ vận tải đã có sự bùng nổ và phát triển mạnh mẽ hơn trước đại dịch Nhu cầu của khách hàng đối với dịch vụ này ngày càng tăng cao và đa dạng, mở ra nhiều cơ hội cho các công ty Mặc dù nguồn khách hàng phong phú, nhưng việc đáp ứng nhu cầu cao vẫn gặp một số khó khăn nhất định.
Để tham gia hiệu quả vào thị trường giao nhận hàng hóa, các công ty cần trang bị đầy đủ cơ sở hạ tầng, máy móc và phương tiện vận chuyển hiện đại Sự bùng nổ công nghệ thông tin giúp tối ưu hóa hoạt động giao nhận, quản lý thông tin khách hàng và hàng hóa thông qua phần mềm quản lý và hệ thống truyền dữ liệu điện tử EDI Điều này không chỉ rút ngắn thời gian giao nhận mà còn giảm chi phí, đồng thời đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Tài chính đóng vai trò quyết định trong việc hình thành chính sách và chiến lược kinh doanh của mỗi công ty Để đầu tư vào cơ sở vật chất và máy móc hiện đại, doanh nghiệp cần một nguồn vốn lớn Hơn nữa, trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc có đủ vốn để thanh toán cho đối tác là rất quan trọng, nhằm tránh tình trạng trì hoãn hoặc hủy giao hàng, gây thiệt hại cho cả hai bên Tùy thuộc vào khả năng tài chính, mỗi công ty có thể lựa chọn phương án tối ưu nhất để tối đa hóa lợi nhuận.
Nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định trong sự thành công của doanh nghiệp dịch vụ, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận Đội ngũ nhân viên có tay nghề cao và nghiệp vụ chuyên sâu sẽ thúc đẩy hiệu suất kinh doanh Để đảm bảo hoạt động giao nhận diễn ra chuyên nghiệp, cần nhân lực có trình độ chuyên môn vững vàng, kỹ năng xử lý vấn đề linh hoạt và khả năng ngoại ngữ tốt Có được nguồn nhân lực chất lượng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm hàng, phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Các chỉ tiêu đo lường về nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Trong bối cảnh thương mại hóa ngày càng phát triển, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp giao nhận ngày càng gay gắt, đòi hỏi việc xây dựng các chỉ tiêu đo lường hiệu suất dịch vụ là rất cần thiết Điều này giúp nhà quản lý theo dõi hoạt động doanh nghiệp và đưa ra các chiến lược đúng đắn, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện hiệu suất hoạt động Theo Alan MCKINNON (2015), các chỉ tiêu đo lường nghiệp vụ giao nhận được phân loại thành bốn nhóm: tỷ lệ chi phí trung bình, tỷ suất đo lường chuyến hàng lỗi, tỷ suất giao hàng đúng hạn và độ chính xác của hóa đơn hàng hóa.
❖ Tỷ lệ chi phí trung bình
Chi phí là yếu tố quan trọng hàng đầu trong các hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận, với cước phí vận chuyển đang trở thành vấn đề cạnh tranh khốc liệt giữa các đơn vị vận tải Điều này mang lại cho khách hàng nhiều cơ hội để lựa chọn công ty giao nhận có mức cước hợp lý nhất.
Trong quá trình giao nhận, các chi phí phát sinh từ việc vận chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua bao gồm cước phí, chi phí xếp dỡ, kho bãi và thủ tục hải quan Trong số đó, chi phí vận chuyển đóng vai trò quan trọng nhất, chiếm tỷ lệ lớn và quyết định đến tổng chi phí giao nhận.
Công thức tính: PC= TC/ R ×100 (%)
Trong đó: - PC: Tỉ suất chi phí thực hiện quy trình
- TC: Tổng chi phí sử dụng khi thực hiện quy trình
- R: Tổng doanh thu thực hiện
❖ Tỷ suất đo lường chuyến hàng lỗi
Chỉ số này đo lường tỷ lệ phần trăm mắc lỗi trong đơn hàng, với mục tiêu cải thiện quy trình vận chuyển hàng hóa bằng cách xác định và loại bỏ các khiếm khuyết theo thứ tự ưu tiên, nhằm giảm thiểu lỗi xuống mức tối thiểu Việc theo dõi đơn hàng không hoàn hảo giúp doanh nghiệp phát hiện nguyên nhân gây ra lỗi trong quá trình giao hàng, từ đó có phương án khắc phục và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Công thức tính: (∑Tổng số lần chuyến hàng lỗi) / ∑Tổng số đơn hàng) x 100
❖ Tỷ suất giao hàng đúng hạn
Tỷ suất giao hàng đúng hạn MABD là tỷ lệ trung bình giữa việc giao hàng đúng thời gian so với yêu cầu của khách hàng, giúp xác định thời gian giao hàng và thông báo cho khách Đối với các lô hàng yêu cầu thời gian cụ thể, số liệu này rất quan trọng, vì việc giao hàng muộn có thể dẫn đến phạt tiền và ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp Do đó, việc đo lường tỷ suất giao hàng đúng hạn trong dịch vụ là cần thiết để theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa một cách chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả dịch vụ cung ứng.
Công thức tính: (∑Tổng số lần giao hàng đúng hạn / ∑Tổng số đơn hàng) x 100
Độ chính xác của hóa đơn hàng hóa được xác định bằng cách chia số hóa đơn không mắc lỗi cho tổng số hóa đơn vận chuyển trong một khoảng thời gian nhất định Các lỗi có thể bao gồm giá không đúng, sai trọng lượng, địa chỉ hoặc thông tin hàng thiếu Việc đo lường độ chính xác này không chỉ giúp doanh nghiệp phát hiện các vấn đề nhỏ mà còn cho phép họ đưa ra các hành động cụ thể để giải quyết, từ đó tránh phát sinh chi phí không cần thiết Hóa đơn và thanh toán cước càng chính xác, lợi nhuận của doanh nghiệp càng cao.
Công thức tính: ∑Tổng hóa đơn hàng hóa di chuyển từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu / ∑Tổng số đơn hàng.
THỰC TRẠNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU
Tổng quan về dịch vụ giao nhận hàng hóa
Trong suốt quá trình hoạt động, công ty Phát Khang đã không ngừng mở rộng thị trường và đa dạng hóa sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Những nỗ lực này đã giúp nâng cao năng lực cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận Đội ngũ nhân viên của công ty đã đạt được nhiều kết quả đáng kể qua các năm, khẳng định cam kết phát triển bền vững và phục vụ tốt nhất cho khách hàng.
Bảng 3.1 Thị trường dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container tại Phát Khang Đơn vị tính : Tỷ đồng
Nguồn: Công ty Phát Khang
Thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container của Phát Khang đang phát triển và mở rộng qua các năm, mặc dù doanh thu tại các thị trường đang tăng nhưng tỷ trọng tăng trưởng lại giảm dần Điều này cho thấy mức độ cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, buộc công ty phải áp dụng những chiến lược mới nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và giá thành, đồng thời linh hoạt thích ứng với tình hình kinh tế hiện nay.
Thị trường quốc tế đóng góp một phần quan trọng vào tổng giá trị của công ty, với doanh thu năm 2020 đạt 2,65 tỷ đồng, chiếm 17,33%; năm 2021, doanh thu tăng lên 2,84 tỷ đồng nhưng tỷ trọng giảm còn 16,56%; và trong năm 2022, doanh thu đạt 2,90 tỷ đồng, tỷ trọng là 17,18% Tuy nhiên, năm 2021 ghi nhận sự giảm nhẹ trong tỷ trọng do ảnh hưởng tiêu cực của dịch Covid-19, khiến các hoạt động sản xuất và nhập khẩu bị đình trệ.
Trung Quốc dẫn đầu trong thị trường dịch vụ với doanh thu năm 2021 đạt 4,24 tỷ đồng, chiếm 24,71% tổng thị trường, tăng từ 3,20 tỷ đồng (20,92%) vào năm 2020, tương ứng với mức tăng 1,04 tỷ đồng Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu từ Trung Quốc bao gồm phụ tùng, máy móc, nguyên phụ liệu, nội thất và linh kiện.
Thị trường Nhật Bản đóng góp một tỷ trọng đáng kể trong cơ cấu dịch vụ, với doanh thu tăng trưởng qua các năm: 2,09 tỷ đồng (13,67%) năm 2020, 2,30 tỷ đồng (13,40%) năm 2021 và 2,29 tỷ đồng (13,56%) năm 2022 Đây là cơ hội lớn cho việc phát triển và nhập khẩu các sản phẩm tiềm năng như máy móc, thiết bị và phương tiện cho các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh trong nước.
Thị trường Hoa Kỳ đứng thứ 2 trong cơ cấu thị trường dịch vụ trong giai đoạn 2020 –
Từ năm 2020 đến năm 2022, giá trị tăng trưởng của công ty đã lần lượt đạt 3,12 tỷ đồng (20,41%), 3,40 tỷ đồng (19,81%) và 3,32 tỷ đồng (19,67%) Tốc độ tăng trưởng có xu hướng gia tăng, cho thấy rằng công ty cần tập trung vào việc đẩy mạnh hoạt động tại thị trường tiềm năng này.
Thị trường Hàn Quốc đang nổi lên như một cơ hội tiềm năng với các chính sách và chế độ ưu đãi thuế hấp dẫn Mặc dù doanh thu của các năm gần đây có sự tăng trưởng, cụ thể là 1,78 tỷ đồng (năm 2020), 1,86 tỷ đồng (năm 2021) và 1,78 tỷ đồng (năm 2022), tỷ trọng doanh thu lại giảm từ 11,64% (năm 2020) xuống 10,54% (năm 2022) Điều này cho thấy rằng các công ty cần tập trung hơn vào việc khai thác thị trường này, thông qua việc áp dụng các chính sách giá và ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng.
Thị trường Singapore đóng góp một tỷ trọng đáng kể trong tổng doanh thu của công ty nhập khẩu, với doanh thu năm 2021 đạt 2,52 tỷ đồng, chiếm 14,68% tổng doanh thu So với năm 2019, khi doanh thu đạt 2,45 tỷ đồng và chiếm 16,03%, Singapore đã ghi nhận sự tăng trưởng 700 triệu đồng trong giai đoạn này.
Sơ đồ quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển tại công ty Phát Khang
Hình 3.1 Sơ đồ quy trình dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCLcủa công ty Phát Khang
Nguồn: Công ty Phát Khang
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa
Nhân viên sales của công ty Phát Khang có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng và cung cấp thông tin về các dịch vụ hiện có Dựa vào nhu cầu của từng khách hàng, họ sẽ tiến hành trao đổi và đàm phán về giá cả, nhằm thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty Ngoài ra, các công ty và khách hàng có nhu cầu nhập khẩu cũng có thể chủ động liên hệ với nhân viên thông qua các mối quan hệ giới thiệu hoặc website của công ty.
❖ Những cách tìm kiếm khách hàng :
Các công ty nhập khẩu thường sử dụng các websites như: Alibaba.com, ec21.com,
Kompass.com, Tradekey.com, indiamart.com…để tìm kiếm sản phẩm, nhà cung cấp
Hình 3 2 Trang web Alibaba.com
• Website danh bạ công ty
Trang vàng (yellowpages) là nguồn tài nguyên phong phú, cung cấp thông tin chi tiết về doanh nghiệp, ngành nghề và các mặt hàng kinh doanh đa dạng Ngoài Trang vàng, còn có nhiều trang khác như hosocongty.vn và thongtindoanhnghiep.com, hỗ trợ người dùng tìm kiếm thông tin doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Hình 3 3 Trang web Trang Vàng
Với sự bùng nổ của công nghệ 4.0, việc tìm kiếm khách hàng trên mạng xã hội trở thành một phương pháp tiện lợi và hiệu quả Các nền tảng như Facebook, Zalo và LinkedIn, cùng với việc tham gia các nhóm liên quan, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và tương tác với khách hàng tiềm năng.
- Từ các đối tác, bạn bè giới thiệu
- Các hội chợ, triễn lãm như : Expo, Vietbuild,
- Bộ công thương và VCCI,
Trong quá trình tìm kiếm khách hàng, nhân viên kinh doanh đã liên hệ với Công ty HTE Global và xác định nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ Xingang (Tianjin) về Cát Lái, Hồ Chí Minh Sau khi báo giá dịch vụ, nhân viên sales đã tiến hành đàm phán và thỏa thuận các điều khoản hợp đồng phù hợp cho cả hai bên Cuối cùng, hai bên đã ký hợp đồng dịch vụ bằng văn bản, với đầy đủ chữ ký xác nhận.
Hình 3 4 Khách hàng hỏi giá dịch vụ và nhân viên sales báo giá
Nguồn: Công ty Phát Khang
Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi ký hợp đồng giao nhận, Công ty TNHH TM & DV XNK Phát Khang sẽ yêu cầu Công ty HTE Global cung cấp các chứng từ lô hàng từ bên xuất khẩu Điều này giúp Phát Khang hoàn thành bộ chứng từ cần thiết để thông quan lô hàng.
Lô hàng từ China nhập khẩu về Hồ Chí Minh, Việt Nam
Số lượng: 1120 pcs// 63 CBM// 4980 kgs Điều kiện giao hàng: FOB
Trị giá đơn hàng: USD 11.928
Nhà xuất khẩu: IDEAL Furniture Co.,LTD
Nhà nhập khẩu: HTE Global Co.,LTD
Bộ chứng từ cần kiểm tra bao gồm:
Hợp đồng ngoại thường (Sales Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin form E)
Giấy giới thiệu của công ty (Recommenation Letter)
Nhân viên chứng từ tại Phát Khang luôn cẩn thận trong việc kiểm tra thông tin lô hàng và kịp thời thông báo cho khách về những sai sót cũng như thông tin cần bổ sung Cụ thể, khi khách gửi chứng từ, đã xảy ra sai sót về địa chỉ người nhận, dẫn đến thông tin trên bộ chứng từ không khớp nhau Bộ phận chứng từ đã nhanh chóng phát hiện và yêu cầu khách sửa lại các thông tin cho chính xác.
+ Xử lý, giải quyết vấn đề phát sinh nhanh chóng, chính xác
+ Theo dõi lô hàng thường xuyên, kịp thời thông báo thông tin hàng hóa cho khách
Kỹ năng ngoại ngữ của nhân viên còn yếu kém, gây khó khăn trong việc giao tiếp với khách hàng Họ chủ yếu phải sử dụng email và Google Dịch khi làm việc với đối tác nước ngoài, dẫn đến việc truyền đạt thông tin không chính xác và không đúng yêu cầu.
Nhân viên Phát Khang xử lý hiệu quả và nhanh chóng các lô hàng phát sinh vấn đề thông thường Tuy nhiên, đối với những lô hàng yêu cầu nghiệp vụ chuyên sâu, quá trình xử lý gặp khó khăn và có thể xảy ra sai sót, buộc phải tham khảo ý kiến cấp trên.
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng D/O
Sau khi tàu cập bến, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến trực tiếp cho công ty qua email Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra các nội dung trên thông báo hàng đến khi nhận được bộ chứng từ.
- Số cont/seal: BEAU4326076/ YMAF011067
- Tên tàu, số chuyến: LYDIA
- Tên cảng đi: XINGANG(TIANJIN)
- Tên cảng đến: CAT LAI PORT, HOCHIMINH CITY
Sau khi kiểm tra xong thông tin, nhân viên chứng từ cần đối chiếu với các thông tin trên B/L Nếu mọi thứ chính xác, họ sẽ mang bộ chứng từ đến hãng tàu để nhận Lệnh giao hàng (D/O).
- Giấy giới thiệu của công ty (Recommenation Letter)
- Thông báo hàng đến (Notice of Arrival)
Bước 4: Đăng ký kiểm tra chất lượng và nhận giấy chứng nhận hợp quy
Sau khi nhận được Thông báo đến (Arrival Notice), nhân viên hải quan sẽ dựa vào Thời gian dự kiến đến (ETA) để đăng ký kiểm tra chuyên ngành và lấy giấy chứng nhận hợp quy từ hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia Đối với mặt hàng nhập khẩu nội thất bằng nhựa, công ty Phát Khang sẽ được hưởng thuế nhập khẩu Form E từ Trung Quốc là 0%.
Bước 5: Lên tờ khai và khai báo hải quan điện tử
Nhân viên Phát Khang sẽ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUSS VNACCS của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn để thực hiện khai báo hải quan cho lô hàng nhập khẩu Nhân viên chứng từ sẽ nhập thông tin chi tiết vào phần mềm dựa trên các chứng từ mà khách hàng đã cung cấp, bao gồm Sale Contract, Packing list, Invoice, Bill of Lading, C/O và D/O.
Khi thông tin trên tờ khai hải quan điện tử hợp lệ, hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản sao tờ khai nháp đã được truyền thành công Bộ phận chứng từ Phát Khang sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ thông tin trên tờ khai nháp và tổng số tiền thuế phải đóng, nhằm phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai sót trước khi truyền tờ khai chính thức.
Bước 6: Khai hải quan tại chi cục và đóng thuế
Khi hoàn thành thủ tục khai báo trên ECUS5 – VNACCS, hệ thống sẽ trả lại kết quả phân luồng tờ khai và thông tin về tiền thuế Đối với các lô hàng nhập đồ nội thất, tờ khai hải quan thường rơi vào luồng vàng, nơi cơ quan hải quan sẽ đối chiếu và kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ Nếu thông tin hợp lệ, tờ khai sẽ được thông quan và chuyển sang bộ phận tính thuế.
Sau khi nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận, nhân viên giao nhận sẽ lấy bảng kê nộp tiền và điền các loại giấy tờ cần nộp vào bảng kê Sau đó, họ chờ nhân viên thu tiền gọi tên để tiến hành nộp tiền.
Mô tả hàng hóa: Ghế ngồi bằng nhựa, không nhãn hiệu, mới 100%
Trị giá hóa đơn: 11.928 USD
Số lượng: 1.120 PCE Đơn giá hóa đơn: 10,65 USD/PCE
Trị giá tính thuế: 276.189.285 VND
Số tiền thuế = 0 VND, thuộc danh mục miễn/giảm thuế nhập khẩu
Trị giá tính thuế: 276.189.285 VND
Sau khi nộp tiền thuế, nhân viên giao nhận sẽ lấy “Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước” về bàn giao lại cho kế toán
Bước 7 Thông quan tờ khai
Các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển tại công ty Phát Khang
Hàng hóa vận chuyển bằng đường biển tại công ty Phát Khang chịu ảnh hưởng lớn từ biến động thời tiết, đặc biệt là bão, dẫn đến thay đổi lịch trình tàu và thiệt hại hàng hóa Những rủi ro này không chỉ ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển mà còn tác động đến các hãng tàu, doanh nghiệp giao nhận và khách hàng, gây ra tình trạng giao hàng chậm trễ và hàng hóa hư hỏng, làm giảm uy tín của công ty Để đảm bảo an toàn hàng hóa, các hãng tàu thường thông báo hoãn lịch trình xuất phát cho công ty Phát Khang, giúp tránh xáo trộn trong hoạt động giao nhận Nhân viên công ty cần cập nhật thông tin liên tục và thông báo kịp thời đến khách hàng cùng các phòng ban liên quan.
Hàng hóa là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến dịch vụ logistics của công ty Tính chất và đặc điểm của hàng hóa quyết định phương thức vận chuyển, lưu trữ và đóng gói Đặc biệt, hàng hóa như container lạnh, hàng dễ vỡ, và hàng có hạn sử dụng ngắn thường gặp nhiều rủi ro Trong năm 2021, công ty Phát Khang đã phải bồi thường 500 USD cho khách hàng do vận chuyển hàng gốm sứ bị vỡ do tàu gặp bão khi di chuyển từ Singapore về Cát Lái Sự cố này đã khiến công ty chú trọng hơn đến quy trình đóng gói và bảo hiểm hàng hóa Để đảm bảo an toàn tối đa cho từng loại hàng hóa, công ty sẽ đưa ra phương án phù hợp dựa trên yêu cầu đặc biệt của từng lô hàng.
Theo số liệu từ Diễn đàn Logistics Việt Nam, ngành Logistics tại Việt Nam đã ghi nhận tốc độ phát triển hàng năm từ 16% - 20% vào đầu năm 2022, trở thành một trong những lĩnh vực dịch vụ tăng trưởng nhanh nhất Dự báo, ngành này sẽ tiếp tục duy trì đà phát triển trong những năm tới Tại Thành phố Hồ Chí Minh, có hơn 100 công ty chuyên cung cấp dịch vụ đóng hàng FCL, trong đó Phát Khang đang tích cực mở rộng hoạt động Sự cạnh tranh trên thị trường giao nhận ngày càng gia tăng, buộc các công ty phải cải thiện chất lượng dịch vụ để tồn tại và phát triển.
Nhà nước đã tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thông qua các chính sách hỗ trợ kịp thời, như giảm thuế và phí, giúp công ty Phát Khang và các doanh nghiệp khác vượt qua khó khăn do Covid Tuy nhiên, tình trạng ùn tắc hàng hóa tại cảng đã làm tăng chi phí vận chuyển và ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận, dẫn đến chi phí lưu kho và chậm trễ trong nhận hàng Do đó, Việt Nam cần hoạch định kế hoạch mở rộng hạ tầng giao thông và quy hoạch các tuyến đường dành riêng cho container để tối ưu hóa hiệu quả kinh tế trong lĩnh vực giao nhận.
Khách hàng là yếu tố quyết định đến doanh thu và lợi nhuận của công ty Sự thay đổi trong yêu cầu của khách hàng so với thỏa thuận ban đầu có thể gây ra nhiều vấn đề, buộc các công ty giao nhận phải nỗ lực tối đa để hỗ trợ và giữ chân khách hàng.
Bảng 3.2 Số lượng khách hàng của Phát Khang qua các năm
Số lượng khách hàng cũ
Số lượng khách hàng mới
Nguồn: Công ty Phát Khang
Theo bảng thống kê, năm 2022, công ty ghi nhận số lượng khách hàng cao nhất với 153 khách, bao gồm 100 khách hàng cũ và 53 khách hàng mới Sự phục hồi mạnh mẽ trong hoạt động xuất nhập khẩu sau đại dịch đã thúc đẩy sự gia tăng này So với năm 2021, khi có 115 khách hàng, công ty đã tăng thêm 13 khách so với năm 2020 với 102 khách Điều này cho thấy nỗ lực không ngừng của ban giám đốc và đội ngũ công ty Phát Khang trong việc tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, giúp lượng khách hàng tăng đều qua các năm.
Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc
Sự yếu kém và quá tải của cơ sở hạ tầng cùng với phương tiện vận tải, kết hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin còn nhiều hạn chế, đã dẫn đến chi phí dịch vụ Logistics tại công ty cao Hơn nữa, cơ sở hạ tầng và quy mô nhỏ hạn chế, cùng với trang thiết bị và máy móc cũ kỹ, thiếu đồng bộ, làm giảm hiệu quả công việc.
Bảng 3.3 Cơ sở vật chất trong công ty Phát Khang
STT Loại thiết bị Số lượng
1 Máy tính để bàn có kết nối internet 28
5 Bàn ghế ngồi làm việc 30
Nguồn: Tác giả tổng hợp, 2023
Tài chính đóng vai trò then chốt trong việc xác định chiến lược và chính sách của các công ty trong hoạt động kinh doanh Để đầu tư vào cơ sở vật chất và máy móc hiện đại, doanh nghiệp cần một nguồn vốn lớn Công ty TNHH TM & DV XNK Phát Khang, được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0315947404, có vốn điều lệ là 3.000.000.000đ (ba tỷ đồng) theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Bảng 3.4 Vốn đầu tư phát triển của công ty giai đoạn 2020– 2022 Đơn vị: Triệu đồng
Nguồn: Công ty Phát Khang
Trong giai đoạn 2020 – 2022, tổng nguồn vốn đầu tư phát triển của công ty đã tăng từ 12.648 triệu đồng năm 2020 lên 14.987 triệu đồng năm 2021 và đạt 15.858 triệu đồng năm 2022 Mặc dù có sự gia tăng này, nguồn vốn vẫn chưa đủ lớn để công ty mở rộng và đầu tư vào hệ thống phương tiện, máy móc phục vụ cho hoạt động giao nhận, do đó, công ty vẫn phải thuê dịch vụ vận chuyển bên ngoài.
Bảng 3.5 Đội ngũ lao động của công ty Phát Khang
Tiêu chí Số lượng Tỉ lệ (%)
Nữ 16 64% Độ tuổi Dưới 25 tuổi 6 24%
Nguồn: Công ty Phát Khang
Công ty Phát Khang hiện có 25 nhân viên, trong đó 64% nhân viên, tương đương 16 người, có trình độ đại học.
Tại công ty, tỉ lệ nhân viên nữ gấp đôi nam, chủ yếu do đặc thù công việc và xu hướng nộp hồ sơ xin việc Nhân viên nữ thường thể hiện sự cẩn thận và tỉ mỉ khi xử lý hồ sơ chứng từ, cùng với khả năng giao tiếp nhẹ nhàng và kiên nhẫn với khách hàng Trong khi đó, nam giới đảm nhận các công việc di chuyển nhiều và vất vả hơn, như lấy lệnh, làm hàng tại cảng và sân bay, cũng như giao dịch với hải quan.
Đội ngũ nhân viên tại Phát Khang chủ yếu là những người trẻ tuổi từ 25 đến 30, chiếm 52% tổng số nhân viên Họ thường đảm nhiệm các vị trí công việc như chứng từ, kế toán và sales.
30% nhân viên công ty là những người có kinh nghiệm lâu năm, đảm nhận các vị trí trưởng phòng, trong khi đó, 24% còn lại chủ yếu là sinh viên mới ra trường, năng động và nhiệt huyết Nhân viên trẻ thường thực hiện các công việc như tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu thị trường và bán sản phẩm Tuy nhiên, vào mùa cao điểm, áp lực công việc gia tăng do chỉ có 3 nhân viên chứng từ, dẫn đến chậm trễ và sai sót trong quá trình thực hiện Do đó, công ty cần tuyển thêm nhân viên chứng từ có kinh nghiệm trên 1 năm để đảm bảo công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Các chỉ tiêu đo lường về nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Phát Khang
Trong những năm qua, công ty Phát Khang đã có những chuyển biến đáng kể trong việc xây dựng các chỉ tiêu đo lường nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển.
❖ Tỷ lệ chi phí trung bình
Công ty Phát Khang không chỉ cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa mà còn mang đến nhiều dịch vụ phụ trợ hữu ích giúp tiết kiệm thời gian và chi phí Các dịch vụ này bao gồm thay chủ hàng hoàn tất hồ sơ thông quan, nộp thuế xuất nhập khẩu, và xử lý các vấn đề liên quan đến chứng từ như vận đơn Bill of Lading và giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O.
Bảng 3 6 Tỷ lệ chi phí trung bình
Tổng chi phí sử dụng khi thực hiện quy trình (triệu đồng)
Tổng doanh thu thực hiện
Tỉ suất chi phí thực hiện quy trình(%)
Nguồn: Công ty Phát Khang
Tỉ suất chi phí thực hiện nghiệp vụ giao nhận tại công ty Phát Khang đã có sự cải thiện đáng kể qua các năm, cụ thể năm 2020 đạt 45,56%, giảm xuống 42,53% vào năm 2021 và tiếp tục giảm còn 41,31% vào năm 2022 Sự giảm này cho thấy công ty đã tối ưu hóa việc sử dụng cơ sở vật chất hiện có để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không cần đầu tư nhiều vào chi phí khác, từ đó hướng tới mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao vị thế trên thị trường giao nhận.
❖ Tỷ suất đo lường chuyến hàng lỗi
Công ty Phát Khang cam kết tiếp nhận và xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng, nhằm giảm thiểu lỗi và tối ưu hóa thời gian giao nhận hàng hóa cho khách hàng.
Bảng 3 7 Tỉ suất đo lường chuyến hàng lỗi
∑Tổng số đơn hàng không mắc lỗi
1.287 1.387 1.351 Độ chính xác của đơn hàng 97,5% 97,88% 98,04%
Nguồn: Công ty Phát Khang
Công ty Phát Khang luôn nỗ lực hoàn thiện dịch vụ giao nhận và khắc phục sai sót để đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng Qua bảng tỉ suất đo lường, tỉ lệ chính xác của đơn hàng đã cải thiện qua các năm 2020, 2021 và 2022, lần lượt đạt 97,5%; 97,88% và 98,04% Đây là tín hiệu tích cực cho sự phát triển của dịch vụ giao nhận của Phát Khang trong tương lai.
Công ty TNHH TM & DV XNK Phát Khang duy trì tỷ suất giao hàng đúng hạn ổn định, đảm bảo quy trình lấy hàng và vận chuyển hiệu quả, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Bảng 3.8 Tỷ suất giao hàng đúng hạn
Tổng số lần giao đúng hạn 1.200 1.327 1.297
Tỉ suất giao hàng đúng hạn 90,90% 93,64% 94,12%
Nguồn: Công ty Phát Khang
Tỷ lệ giao hàng đúng hạn của công ty Phát Khang đã cải thiện đáng kể qua các năm, từ 90,90% năm 2020 lên 93,64% năm 2021 và đạt 94,12% năm 2022 Sự gia tăng này là nhờ vào sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, hãng tàu, kho CFS và bộ phận cảng, giúp giải quyết nhanh chóng các sự cố và đảm bảo hàng hóa được giao đến tay khách hàng đúng tiến độ.
❖ Độ chính xác của hóa đơn hàng hóa
Nhân viên giao nhận Phát Khang cần chụp hình tình trạng hàng hóa trước khi nhận và xếp dỡ lên container để đảm bảo hàng hóa được giao chính xác và nguyên vẹn Nếu phát hiện hàng hóa bị hư hỏng hoặc sứt vỡ, nhân viên cần yêu cầu chủ hàng xác nhận với khách hàng bên kia Việc kiểm tra này rất quan trọng, vì nếu không thực hiện, công ty sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm và bồi thường cho hàng hóa bị hư hỏng.
Bảng 3.9 Độ chính xác của hóa đơn hàng hóa
Tổng số đơn hàng giao nhận bằng đường biển
Số lượng đơn hàng hoàn thành 1.313 1.412 1.375
Số lượng đơn hàng chưa hoàn thành
Phần trăm chưa hoàn thành 0,24% 0,14% 0,11%
Nguồn: Công ty Phát Khang
Theo bảng số liệu, số lượng đơn hàng hoàn thành chiếm tỷ lệ cao trong tổng số đơn hàng giao nhận bằng đường biển tại công ty Năm 2021, tỷ lệ đơn hàng chưa hoàn thành là 0,14%, giảm 0,1% so với năm 2020 (0,24%) Nguyên nhân của sự giảm này là do thay đổi trong cơ cấu vận hành giao nhận, như kẹt cảng và thời gian vận chuyển kéo dài do thời tiết xấu Công ty cần tính toán kỹ trước khi nhận đơn hàng để tránh tình trạng hàng giao đến cảng nhưng khách hàng không nhận, dẫn đến việc phải vận chuyển hàng về, tiêu hủy hoặc lưu kho, điều này ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận cuối cùng.
Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng trong năm 2022 đã có sự cải thiện đáng kể, cho thấy sự phát triển tích cực trong dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty.
Đánh giá thực trạng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển tại công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
Ban giám đốc với tầm nhìn chiến lược là yếu tố then chốt trong việc quản lý và phát triển đội ngũ công ty Họ không ngừng theo dõi tình hình kinh tế thị trường để đưa ra các chiến lược phù hợp, đồng thời cải tiến chất lượng dịch vụ và sản phẩm, hướng tới sự hoàn thiện liên tục.
Công ty sở hữu nguồn nhân lực dồi dào và năng động, cùng với trang thiết bị hiện đại, hoạt động liên tục để theo dõi tiến độ lô hàng, xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh và cập nhật kịp thời cho khách hàng Khi nhận hóa đơn và chứng từ, các bộ phận phối hợp chặt chẽ để hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả Để thích ứng với biến động thị trường, công ty cung cấp dịch vụ đa dạng, đáp ứng nhu cầu của nhiều phân khúc khách hàng Chất lượng dịch vụ tốt và sự tận tâm trong công việc giúp công ty luôn làm hài lòng khách hàng, đồng thời tư vấn nhiệt tình về hàng hóa.
Công ty thực hiện quy trình xử lý lô hàng qua nhiều bước, kết hợp chặt chẽ với quy trình xử lý nội bộ Nhân viên, thiết bị và phương tiện được sắp xếp hợp lý để đáp ứng nhanh chóng với tính chất công việc.
An toàn hàng hóa là tiêu chí hàng đầu của công ty, giúp xây dựng niềm tin với khách hàng thông qua cam kết bảo vệ và vận chuyển hàng hóa Công ty cung cấp chế độ bảo hành chặt chẽ trong hợp đồng và sẵn sàng đền bù thiệt hại nếu có rủi ro trong quá trình vận chuyển Chính sách này đảm bảo quyền lợi cho cả khách hàng và công ty, đồng thời tránh phát sinh rắc rối pháp lý Nhờ vậy, lượng khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận của Phát Khang đã tăng đều qua các năm.
❖ Những hạn chế còn tồn đọng
Công ty đang đối mặt với tình trạng thiếu nhân sự nghiêm trọng do khối lượng hàng hóa tăng nhanh, dẫn đến khối lượng công việc ngày càng lớn Quá trình tuyển dụng gặp khó khăn vì chưa có chỉ tiêu tuyển dụng rõ ràng Nhiều nhân viên có trình độ nghiệp vụ hạn chế, đặc biệt là về ngoại ngữ, gây cản trở trong việc làm việc với đối tác nước ngoài và xử lý tình huống một cách chủ động.
Trong quá trình chuẩn bị chứng từ, nhân viên công ty thường không phát hiện kịp thời các sai sót do số lượng nhân viên chỉ có 3 người, không đủ để xử lý khối lượng công việc ngày càng tăng Khách hàng thường gửi chứng từ chậm hoặc chia thành nhiều đợt, gây khó khăn trong việc tổng hợp và dẫn đến thiếu sót, ảnh hưởng đến công tác khai báo hải quan và thậm chí phải hủy tờ khai Nhiều khách hàng là các công ty mới tham gia xuất nhập khẩu hoặc thuê dịch vụ trọn gói, do đó họ không nắm rõ các thuật ngữ và thông tin cần thiết trong chứng từ.
Thị trường giao nhận đang mở rộng với sự gia tăng số lượng công ty, dẫn đến cạnh tranh giá cả gay gắt Khách hàng thường tham khảo và so sánh giá từ nhiều nguồn trước khi quyết định lựa chọn dịch vụ, điều này gây khó khăn trong việc báo giá Do đó, mức độ sử dụng dịch vụ của mỗi khách hàng thường không ổn định.
Cơ sở vật chất của công ty còn hạn chế với quy mô văn phòng và trang thiết bị không đủ để đáp ứng hiệu quả công việc Quá trình nhận hàng tại cảng và vận chuyển về kho khách hàng thường không đảm bảo đúng thời hạn, địa điểm, số lượng và chất lượng hàng hóa theo hợp đồng Công ty hiện vẫn phải thuê đội xe bên ngoài, dẫn đến sự phụ thuộc và chi phí gia tăng Điều này làm cho chi phí cho mỗi lô hàng cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của công ty vẫn còn hạn chế và chưa được khai thác triệt để Nhiều nghiệp vụ như quản lý đơn hàng, hồ sơ và chứng từ vẫn đang được thực hiện thủ công, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và phát sinh chi phí do sai sót và chậm trễ.
Công tác Marketing chưa được đầu tư phát triển, dẫn đến lượng khách hàng tiếp cận dịch vụ và thương hiệu công ty ở mức thấp Nhiều khách hàng thậm chí chưa từng nghe đến tên công ty, gây e dè trong quyết định sử dụng dịch vụ mới Website công ty chưa được đầu tư, thông tin sơ sài và không đầy đủ, cùng với việc chỉ sử dụng một ngôn ngữ là Tiếng Việt, đã hạn chế khả năng tiếp cận với khách hàng tiềm năng.
CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV
Cơ sở đề xuất giải pháp
4.1.1 Bối cảnh kinh tế, xã hội
Quá trình hội nhập quốc tế và chính sách mở cửa của Việt Nam đã thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa, đóng vai trò then chốt trong thương mại quốc tế Dịch vụ này không chỉ giúp chuyển dịch hàng hóa nhanh chóng mà còn tạo cơ hội lớn cho các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh Tuy nhiên, sự gia tăng doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực này dẫn đến cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có biện pháp thích ứng, nâng cao năng lực cạnh tranh và quản trị tốt hoạt động giao nhận để khẳng định vị thế trên thị trường quốc tế.
4.1.2 Định hướng kinh doanh và phát triển của công ty TNHH TM & DV XNK Phát Khang
Ngành Logistics hiện chiếm khoảng 25% GDP quốc gia, tạo ra cơ hội phát triển lớn cho doanh nghiệp Nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, Công ty Phát Khang đã lập kế hoạch và định hướng phát triển phù hợp.
Để giảm thiểu sai sót trong bộ chứng từ và hoàn thiện chúng một cách chính xác, công ty đã định hướng xây dựng đội ngũ nhân viên có trình độ cao, đồng thời thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên.
Xây dựng cơ sở nền tảng cho hoạt động kinh doanh là điều thiết yếu cho sự phát triển của công ty Tùy thuộc vào từng giai đoạn và tình hình thị trường, công ty cần xây dựng kế hoạch và chiến lược phát triển phù hợp với khả năng của mình Việc nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ không ngừng là yếu tố quan trọng để tăng cường khả năng cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận.
Công ty Phát Khang chú trọng xây dựng và đào tạo đội ngũ nhân viên Sales xuất sắc, tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh và nâng cao phúc lợi cho nhân viên Điều này giúp đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, mang lại sự hài lòng và tin tưởng không chỉ giữa công ty và khách hàng mà còn với các đối tác khác Đặc biệt, công ty định hướng phát triển đội ngũ chăm sóc khách hàng riêng biệt để hỗ trợ cho nhân viên Sales, từ đó thiết lập tinh thần đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các phòng ban.
Xây dựng mối quan hệ vững chắc với các đại lý hãng tàu, hải quan, ngân hàng và bảo hiểm là rất quan trọng để kịp thời nắm bắt thông tin hàng hóa Điều này giúp hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh hiệu quả hơn, đồng thời cải thiện giá cước vận chuyển và giảm thiểu chi phí phát sinh.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
4.2.1 Giải pháp về nguồn nhân lực
Công ty Phát Khang coi nhân lực là yếu tố then chốt cho sự phát triển, với đội ngũ trẻ, nhiệt huyết và trách nhiệm Tuy nhiên, kỹ năng xử lý nghiệp vụ của nhân viên còn hạn chế, đặc biệt trong mùa cao điểm khi số lượng đơn hàng tăng cao Điều này dẫn đến tốc độ xử lý công việc chậm và đôi khi xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến quy trình giao nhận của công ty.
Mục tiêu chính của công ty Phát Khang là tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Để hoàn thiện dịch vụ giao nhận, công ty cần thiết lập các tiêu chí rõ ràng trong quy trình làm việc và tuyển dụng nhân sự, từ đó đảm bảo hiệu quả tối ưu nhất trong mọi hoạt động.
Trong bối cảnh khối lượng công việc ngày càng gia tăng, việc tuyển chọn nhân viên tiềm năng trở nên cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển của công ty Để đạt được điều này, công ty cần xác định các tiêu chí tuyển dụng phù hợp với từng vị trí công việc, ưu tiên những ứng viên có nghiệp vụ vững vàng, khả năng ngoại ngữ tốt, cùng với kinh nghiệm phong phú trong xử lý công việc và giải quyết vấn đề Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giảm thiểu thời gian đào tạo lại và hạn chế những phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Bảng 4 1 Bảng đề xuất các tiêu chí tuyển dụng nhân sự bộ phận chứng từ tháng 4/2023 Tên đề xuất: Tuyển dụng 02 nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Nội dung công việc bao gồm kiểm tra và chuẩn bị chứng từ theo yêu cầu hợp đồng, thực hiện khai báo trên phần mềm hải quan, và báo cáo về việc xếp/dỡ hàng Ngoài ra, cần thu thập chứng từ giao nhận hàng hóa, thanh toán và quyết toán chi phí liên quan.
Theo dõi và hỗ trợ khách hàng giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa Đăng ký kiểm tra chuyên ngành cho hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu; xin giấy phép xuất nhập khẩu.
Lưu trữ hồ sơ hàng xuất vào ổ đĩa chung, nhập thông tin lô hàng vào hệ thống và thực hiện báo cáo công việc theo quy định.
Yêu cầu tuyển dụng Kinh nghiệm từ 1 năm ở vị trí tương đương
Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học các ngành Kinh doanh quốc tế, Logistics, Kinh tế quốc tế,
Tiếng anh giao tiếp và tiếng anh chuyên ngành tốt Nhanh nhạy, trung thực, có tinh thần trách nhiệm, tinh thần tập thể
Có kiến thức sâu về nghiệp vụ và khả năng phân tích, xử lý vấn đề hiệu quả Chủ động trong công việc và có khả năng làm việc dưới áp lực cao Mức lương hấp dẫn từ 8 đến 10 triệu đồng, tùy thuộc vào năng lực cá nhân.
Thử việc trong 2 tháng với mức lương 85% thu nhập, bạn sẽ được làm việc trong môi trường năng động và chuyên nghiệp, cùng với cơ hội thăng tiến cao Nhân viên sẽ được hưởng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của Bộ Luật lao động Ngoài ra, công ty còn thưởng vào các dịp lễ, lương tháng 13, thưởng Tết, và sinh nhật cá nhân cũng như công ty Bạn sẽ có cơ hội tham gia các hoạt động đào tạo nghiệp vụ và kỹ năng mềm Thời gian làm việc từ thứ 2 đến thứ 7, với 2 buổi làm việc offline vào thứ 7 Thời gian tuyển dụng diễn ra từ 1/5/2023 cho đến khi tìm được ứng viên phù hợp.
Hình thức đăng tuyển Trên Facebook, LinkedIn, Vietnamworks (đăng tuyển có phí) Thời gian phỏng vấn Sau khi được duyệt CV, 3-5 ngày
Thời gian đi làm dự kiến Sau thời gian phỏng vấn, bắt đầu từ thứ 2
Nguồn: Tác giả tổng hợp, 2023
Tổ chức cuộc thi khen thưởng hàng quý không chỉ kích thích tinh thần làm việc của nhân viên mà còn nâng cao hiệu quả công việc Điều này giúp xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa toàn thể nhân viên và giám đốc, cũng như giữa các bộ phận, tạo ra một môi trường làm việc vui vẻ và phối hợp nhịp nhàng.
Bảng 4.2 Bảng đề xuất cuộc thi khen thưởng, nâng cao hiệu quả công việc
Tên đề xuất: Cuộc thi “CUỘC ĐUA TARGET” Đối tượng tham gia Toàn thể nhân viên các phòng ban trong công ty
Diễn ra theo quý, chương trình tổng kết và khen thưởng nhằm tạo động lực và khuyến khích tinh thần làm việc cho toàn bộ nhân viên Mục tiêu là nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng dịch vụ, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc năng động và hiệu quả cho nhân viên.
Hình thức khen thưởng Khen thưởng theo phòng, theo cá nhân
Chi phí, cơ cấu giải thưởng Chi phí dự kiến: 30 triệu đồng
- Đạt target: Thưởng 5 triệu Theo cá nhân: Được mọi người bình chọn
- Sales xuất sắc, vượt KPI : Thưởng 1 triệu Sales được khách hàng tiềm năng, hàng hóa đi đều mỗi tháng
- Chứng từ xuất sắc: Thưởng 1 triệu
Giải quyết tốt các vấn đề liên quan đến hàng hóa, chứng từ, ít xảy ra sai sót
- Giao nhận xuất sắc: Thưởng 1 triệu Giải quyết tốt các vấn để thủ tục ở cảng, sân bay Giao nhận hàng hóa nhanh chóng, đúng thời gian cho khách
Kế toán giỏi sẽ nhận thưởng 1 triệu đồng khi giải quyết hiệu quả các vấn đề tài chính và thu chi của công ty Dự kiến, kết quả này sẽ tối ưu hóa hiệu quả công việc và tăng doanh thu lên 10%.
Tỉ lệ sai sót giảm ở mức thấp nhất Tinh thần làm việc của nhân viên được nâng cao, năng động, nhiệt huyết hơn
Nguồn: Tác giả tổng hợp, 2023
Hiện nay, tình trạng sai sót trong khâu chứng từ và hải quan vẫn đang diễn ra, đặc biệt trong mùa cao điểm với khối lượng công việc lớn, gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và phát sinh chi phí cho công ty Do đó, tác giả đề xuất một số giải pháp khắc phục nhằm cải thiện tình hình này.
Công việc chứng từ yêu cầu sự cẩn thận và chính xác, vì vậy nhân viên chứng từ cần kiểm tra thông tin kỹ lưỡng bằng cách in hóa đơn và chứng từ để đối chiếu Họ cũng lập danh sách các công việc cần thực hiện và ghi chú thông tin quan trọng nhằm giảm thiểu sai sót.
Nhân viên khâu hải quan cần chủ động trong việc sắp xếp thời gian thực hiện công việc để tránh phát sinh vấn đề không đáng có Trong thời gian chờ phản hồi tờ khai từ hải quan, họ có thể kiểm tra lại các chứng từ, sắp xếp và in bảng thông tin kẹp vào file để sao lưu, đồng thời cập nhật thông tin vào bảng theo dõi của công ty.
Đối với nhân viên sales, việc báo giá cho khách hàng cần được thực hiện một cách cẩn thận, tính toán kỹ lưỡng các chi phí và lợi nhuận Sử dụng file Excel sẽ giúp tránh tình trạng tính toán sai, dẫn đến việc báo giá thấp hơn giá mua Nếu khách hàng chấp nhận booking với mức giá này, công ty sẽ chịu lỗ.
Hình 4 1 Làm file excel tính toán các chi phí để báo giá cho một lô hàng
Nguồn: Tác giả tổng hợp, 2023
Công ty nên thường xuyên tổ chức các buổi training nghiệp vụ, ngoại ngữ cho nhân viên