GIỚI THIỆU
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Từ giữa thế kỷ XIX, dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển đã phát triển mạnh mẽ và trở thành phương thức vận tải phổ biến cho nhiều quốc gia Hiện nay, vận tải biển không chỉ là lựa chọn hàng đầu cho các đơn hàng lớn mà còn là nền tảng thúc đẩy sự phát triển kinh tế toàn cầu Để tận dụng tối đa lợi ích từ phương thức này, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và logistics cần xây dựng quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển một cách chuyên nghiệp và hoàn thiện.
Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển là hoạt động chính của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam, đóng góp lớn vào doanh thu và lợi nhuận Hoạt động này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty cũng như các bên liên quan như hãng tàu, cảng và khách hàng Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa tăng cao, tạo ra cả cơ hội và thách thức cho Ship Link trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh và chất lượng dịch vụ Mặc dù có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, công ty vẫn đối mặt với một số vấn đề như khó khăn trong khai quan điện tử và hạn chế về cơ sở vật chất Do đó, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Ship Link Việt Nam” cho bài báo cáo thực tập, nhằm phân tích và đánh giá quy trình hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp cụ thể để nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển bền vững trong thị trường nội địa và thương mại quốc tế.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
- Nắm vững quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển và các thủ tục liên quan
- Phân tích và nhận xét ưu, nhược điểm của công ty trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Ship Link Việt Nam sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững Những cải tiến trong quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí, mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó thúc đẩy sự phát triển lâu dài của công ty trong ngành logistics.
ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
- Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
- Về không gian: giới hạn không gian nghiên cứu tại Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
- Về thời gian: nghiên cứu dữ liệu của công ty từ năm 2020 đến quý 3 năm 2023 1.3.3 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập thông tin và số liệu bao gồm việc thu thập số liệu thứ cấp từ các hồ sơ và bộ chứng từ của công ty Các báo cáo về tình hình hoạt
MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
- Vị trí thực tập: Thực tập sinh chứng từ
- Thời gian thực tập: từ ngày 9/10/2023 đến ngày 15/12/2023
+ Lập và kiểm tra các chứng từ xuất nhập khẩu;
+ Theo dõi và cập nhật tình trạng vận chuyển hàng hóa;
+ Sắp xếp và lưu trữ các bộ hồ sơ và tài liệu xuất nhập khẩu.
KẾT CẤU CỦA BÁO CÁO THỰC TẬP
Chương 2: Tổng quan về Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
Chương 3: Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Ship Link Việt Nam
Chương 4: Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Ship Link Việt Nam
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SHIP LINK VIỆT NAM
THÔNG TIN SƠ LƯỢC VÀ LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CÔNG TY
2.1.1 Thông tin sơ lược về công ty
Hình 2.1 Biểu tượng Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH SHIP LINK VIỆT NAM
- Tên quốc tế: SHIP LINK VIETNAM COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: SHIP LINK VIETNAM CO., LTD
- Thời gian bắt đầu hoạt động: 15/06/2018
- Người đại diện: Nguyễn Thị Bé Thảo
- Địa chỉ: 33 Lê Quốc Hưng, phường 13, quận 4, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận 4
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên
2.1.2 Lịch sử hình thành công ty
Với sự phát triển nhanh chóng của kinh tế và thương mại, nhu cầu xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa tại Việt Nam ngày càng gia tăng Doanh thu ngành logistics Việt Nam đã tăng 6,8% từ 305.825 tỷ đồng năm 2017 lên 325.924 tỷ đồng năm 2018, và dự kiến thị trường logistics sẽ đạt 65,34 tỷ USD vào năm 2029 với tốc độ tăng trưởng CAGR 6,34% Để đáp ứng nhu cầu này, Công ty TNHH Ship Link Việt Nam được thành lập vào giữa năm 2018, với sứ mệnh cung cấp giải pháp logistics chuyên nghiệp và đáng tin cậy, bao gồm vận chuyển biển, hàng không, đường bộ, kho bãi, hải quan và bảo hiểm hàng hóa.
Trong những năm đầu hoạt động, Ship Link đã đối mặt với nhiều thách thức và cạnh tranh khốc liệt, đặc biệt là đại dịch Covid-19 chỉ sau hơn một năm thành lập Tuy nhiên, nhờ sự linh hoạt, sáng tạo và kiên trì của ban lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên, công ty đã tìm ra giải pháp phù hợp để duy trì hoạt động kinh doanh, đảm bảo an toàn cho khách hàng và nhân viên, đồng thời hỗ trợ các hoạt động phòng chống dịch tại địa phương Qua đó, Ship Link đã chứng minh khả năng thích ứng và vượt qua khủng hoảng hiệu quả.
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam là biểu tượng cho sự phát triển của doanh nghiệp Việt trong kỷ nguyên số, cam kết tuân thủ các nguyên tắc kinh doanh minh bạch, trách nhiệm và bền vững Công ty không chỉ chú trọng đến lợi ích khách hàng mà còn tích cực bảo vệ môi trường và tham gia các hoạt động từ thiện xã hội Nhờ đó, Ship Link góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY
Ship Link Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ hợp đồng và ủy thác cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và khai thuê hải quan Công ty tập trung vào giao nhận hàng hóa qua đường biển và đường hàng không, thực hiện các công việc như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục hải quan, tổ chức xếp dỡ, nhận và giao hàng cho người nhận tại địa điểm chỉ định.
Ship Link cung cấp nhiều chức năng phụ như thu gom và chia lẻ hàng, kho bãi, cũng như tư vấn hợp tác đầu tư và kinh doanh hàng xuất nhập khẩu Những dịch vụ này không chỉ đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng mà còn nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam có 5 nhiệm vụ chính như sau:
- Thứ nhất, xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh để đáp ứng chức năng hoạt động của công ty;
- Thứ hai, xây dựng sự uy tín và niềm tin đối với khách hàng;
- Thứ ba, đảm bảo thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty một cách hoàn hảo và liền mạch;
- Thứ tư, quản lý tài chính hiệu quả để đảm bảo hoạt động kinh doanh và mở rộng quy mô công ty;
- Thứ năm, quản lý nhân sự hiệu quả và phát triển trình độ nhân viên.
LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
Để giữ vững vị thế và nâng cao khả năng cạnh tranh trong ngành logistics, Ship Link tập trung vào các thế mạnh của mình nhằm phát triển những lĩnh vực chính có tiềm năng mang lại doanh thu lớn Các dịch vụ chủ yếu của công ty bao gồm:
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu;
- Dịch vụ vận tải đường bộ;
- Dịch vụ cung cấp túi Flexi và thùng đựng hóa chất.
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY
Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
- Giám đốc điều hành hiện tại của công ty là chị Nguyễn Thị Bé Thảo
Chị Thảo là người có quyền hành động cao nhất trong công ty, chị chịu trách nhiệm về quyết định chiến lược, kế hoạch kinh doanh, và hoạt động hàng ngày của công ty Đây là vai trò quan trọng nhằm đảm bảo tầm hoàn cảnh toàn diện và quyết định tốt nhất đối với tổ chức Chị Thảo cũng có nhiệm vụ quản lý các hoạt động hàng ngày, đảm bảo rằng mục tiêu và chiến lược của công ty được triển khai và thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
Phòng Kinh doanh của Ship Link đóng vai trò then chốt trong việc bán và phân phối dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa của công ty, đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
- Phòng Kinh doanh được chia thành 3 đội: đội bán hàng, đội phát triển khách hàng và bộ phận Pricing Các chức năng cụ thể của 3 đội này gồm:
Đội bán hàng chịu trách nhiệm chào bán dịch vụ của công ty trực tiếp đến khách hàng Các hoạt động chính bao gồm tìm kiếm khách hàng, xử lý yêu cầu và thắc mắc, đàm phán và ký kết hợp đồng, cũng như chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng.
Đội phát triển khách hàng hỗ trợ đội bán hàng trong việc mở rộng tệp khách hàng thông qua nghiên cứu thị trường và xu hướng ngành logistics Họ tạo danh sách khách hàng tiềm năng, liên hệ và giới thiệu dịch vụ, đồng thời theo dõi và xử lý phản hồi từ khách hàng.
+ Bộ phận Pricing: Liên hệ và cập nhật định kỳ những thông tin về giá cước và phụ phí của các hãng tàu theo tuần/tháng
• Phòng Hành chính – Nhân sự:
- Quản lý và phát triển nguồn nhân lực cho công ty, bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, thưởng phạt và chăm sóc nhân viên
Tính toán và lập bảng lương cho nhân viên, sau đó chuyển bảng lương đến phòng kế toán và giám đốc để kiểm tra và phê duyệt.
Thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết cho hoạt động của công ty, bao gồm lập hợp đồng, báo cáo, cũng như quản lý văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng.
- Là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc
• Phòng Tài chính – Kế toán:
- Lập và thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính định kỳ
- Hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của công ty
- Phối hợp với các phòng ban khác để cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho hoạt động kinh doanh của công ty
• Phòng Chứng từ - Giao nhận:
Phòng Chứng từ - Giao nhận được chia thành ba bộ phận chính: bộ phận chứng từ, bộ phận giao nhận và đội điều phối xe Mỗi bộ phận đảm nhiệm những chức năng cụ thể, góp phần vào quy trình làm việc hiệu quả trong việc quản lý chứng từ và giao nhận hàng hóa.
Bộ phận chứng từ đảm nhận vai trò quan trọng trong việc lập, kiểm tra và lưu trữ các tài liệu liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, bao gồm hóa đơn, tờ khai hải quan và giấy báo nợ cho khách hàng.
Bộ phận giao nhận có trách nhiệm thực hiện việc giao nhận chứng từ và làm thủ tục thông quan tại cảng Ngoài ra, bộ phận này cũng đảm nhiệm việc kiểm tra và giám sát quá trình bốc xếp, đóng gói, cũng như niêm phong hàng hóa.
Đội điều phối xe chịu trách nhiệm quản lý và điều phối các phương tiện vận chuyển hàng hóa của công ty, bao gồm việc lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi các tuyến đường, thời gian và chi phí vận chuyển một cách hiệu quả.
Chức vụ/Phòng ban Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Phòng Hành chính – Nhân sự 3 13,6
Phòng Tài chính – Kế toán 3 13,6
Phòng Chứng từ - Giao nhận 8 36,4
Bảng 2.1 Tình hình nhân sự phân bổ theo phòng ban năm 2023
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Yếu tố Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Bảng 2.2 Tình hình nhân sự phân bổ theo giới tính, độ tuổi, trình độ và thâm niên năm 2023
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Vào năm 2023, Ship Link, một doanh nghiệp nhỏ, có tổng cộng 22 nhân viên Theo thống kê từ phòng Hành chính – Nhân sự, công ty đã phát triển một đội ngũ nhân sự ổn định trong suốt 5 năm hoạt động.
Công ty có sự phân bổ nhân sự hợp lý giữa các phòng ban, trong đó phòng Kinh doanh và phòng Chứng từ - Giao nhận có số lượng nhân viên vượt trội, cho thấy vai trò quan trọng của hai bộ phận này trong dịch vụ logistics Sự phân bổ này phản ánh sự chú trọng của công ty vào hoạt động mua bán, tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới, cũng như việc xử lý chứng từ và thực hiện giao nhận một cách chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
Tỷ lệ nhân sự nam và nữ trong công ty khá cân bằng, tuy nhiên phòng giao nhận và bộ phận điều phối xe có nhiều nhân viên nam hơn do yêu cầu công việc đòi hỏi sức khỏe và kỹ năng cụ thể mà nam giới thường được ưu tiên Ngược lại, phòng Kinh doanh và bộ phận chứng từ không yêu cầu giới tính cụ thể, mà tập trung vào khả năng giao tiếp, kiến thức kinh doanh và xử lý tài liệu, dẫn đến sự bình đẳng giữa nam và nữ trong hai phòng ban này.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và sáng tạo, giúp tiếp cận khách hàng hiệu quả và nắm bắt xu hướng thị trường nhanh chóng Tinh thần hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên tạo ra mối quan hệ tốt đẹp, hiếm khi xảy ra mâu thuẫn, làm cho Ship Link nổi bật với môi trường làm việc thân thiện và thoải mái.
Đội ngũ nhân viên của Ship Link được khách hàng đánh giá cao về thái độ và trình độ chuyên môn, với hầu hết các thành viên sở hữu kỹ năng và kinh nghiệm vững chắc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Công ty áp dụng các chính sách hợp lý để duy trì và tăng cường lòng trung thành của nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc tốt Điều này đảm bảo rằng các nhân viên của Ship Link sẽ luôn đồng hành và gắn bó lâu dài với công ty.
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Bảng 2.3 Tình hình hoạt động của công ty giai đoạn 2020 - nửa đầu 2023
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Bảng 2.4 Mức độ tăng/giảm doanh thu, chi phí và lợi nhuận so với năm trước/cùng kỳ năm trước
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Chỉ sau một năm hoạt động, Ship Link đã đối mặt với khủng hoảng do đại dịch Covid-19, dẫn đến doanh thu giảm 10,2% trong năm 2020 so với năm trước Nguyên nhân chính là sự gián đoạn chuỗi cung ứng, giảm nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế và các hạn chế trong hoạt động kinh doanh do biện pháp phòng dịch, tạo ra nhiều thách thức cho Ship Link.
Đến năm 2021, lợi nhuận của Ship Link giảm 17,8%, nhưng công ty đã nhanh chóng thích nghi và tìm kiếm cơ hội phát triển Năm 2022, Ship Link ghi nhận mức tăng trưởng lợi nhuận ấn tượng 25,8%, cho thấy nhu cầu sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu phục hồi mạnh mẽ sau giai đoạn giãn cách xã hội Công ty đã tối ưu hóa quy trình vận chuyển, giảm chi phí 9,2% so với năm 2021 và khai thác các thị trường mới, giúp duy trì lợi nhuận ổn định trong giai đoạn này.
Nửa đầu năm 2023, Ship Link ghi nhận kết quả kinh doanh khả quan với doanh thu tăng 1,5% và lợi nhuận tăng 33,03% so với cùng kỳ năm 2022 Sự tăng trưởng này đến từ việc khai thác cơ hội từ sự phát triển của thị trường logistics tại Việt Nam và sự phục hồi của nền kinh tế Giám đốc điều hành Nguyễn Thị Bé Thảo dự đoán công ty sẽ tiếp tục duy trì đà phát triển trong nửa cuối năm 2023.
Ship Link đã vượt qua giai đoạn khó khăn do đại dịch Covid-19, dẫn đến giảm doanh thu và lợi nhuận Tuy nhiên, công ty đã thích nghi và phục hồi vào năm 2022 thông qua việc tối ưu hóa chi phí và tìm kiếm cơ hội mới Với sự tăng trưởng tích cực trong nửa đầu năm 2023 và thị trường logistics sôi động, Ship Link cam kết nỗ lực mỗi ngày để khẳng định vị thế trong tương lai.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
Trong năm 2024, Ship Link cam kết củng cố uy tín và chất lượng dịch vụ thông qua việc nâng cấp cơ sở hạ tầng để thu hút khách hàng mới, đồng thời tổ chức các lớp đào tạo định kỳ nhằm nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên.
Từ năm 2025 đến năm 2030, công ty đặt ra định hướng phát triển dài hạn như sau:
- Duy trì mức tăng tổng doanh thu trên 3% mỗi năm
- Khai trương một chi nhánh mới tại tỉnh Bình Dương vào năm 2027
- Mở rộng thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đặc biệt chú trọng thị trường Châu Âu
Để duy trì và phát triển đội ngũ bán hàng hiệu quả, công ty tổ chức huấn luyện và nâng cao trình độ nhân viên định kỳ ít nhất 4 lần mỗi năm, đồng thời tuyển dụng nhân viên mới hàng năm để mở rộng tệp khách hàng và củng cố mối quan hệ lâu dài với khách hàng hiện tại.
Ban điều hành Ship Link tin tưởng rằng với nỗ lực và sáng tạo của toàn thể nhân viên, cùng sự ủng hộ từ khách hàng, công ty sẽ vượt qua mọi thách thức và phát triển bền vững trong tương lai, dựa trên các định hướng phát triển ngắn hạn và dài hạn.
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SHIP
CÁC HOẠT ĐỘNG TIỀN ĐỀ CHO QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SHIP LINK VIỆT NAM
3.1 CÁC HOẠT ĐỘNG TIỀN ĐỀ CHO QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SHIP LINK VIỆT NAM
3.1.1 Tạo mối quan hệ với các hãng tàu
Trong lĩnh vực vận tải đường biển, các hãng tàu đóng vai trò quan trọng, và việc hợp tác với họ mang lại nhiều lợi ích cho Ship Link Đến nay, Ship Link đã thiết lập mối quan hệ với nhiều hãng tàu lớn như Yang Ming, Wan Hai, và Evergreen Để tối ưu hóa quy trình xuất khẩu hàng hóa, đội ngũ Pricing sẽ liên hệ với các hãng tàu để kiểm tra cước vận tải trước khi tiếp cận khách hàng Sau khi thảo luận với ban giám đốc về mục tiêu lợi nhuận, họ sẽ lập bảng giá cước và phụ phí của các hãng tàu để gửi cho đội ngũ bán hàng Bảng giá này cũng sẽ được cập nhật định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng nhằm theo kịp xu hướng thị trường.
3.1.2 Tìm kiếm khách hàng Để tìm kiếm khách hàng, các nhân viên sales của công ty luôn nỗ lực duy trì và mở rộng mối quan hệ với các đối tác và khách hàng tiềm năng Mỗi nhân viên sales không chỉ phụ trách việc bán hàng đơn thuần, mà còn lại đại diện của công ty tham gia các hội thảo, chương trình xuất nhập khẩu và các sự kiện ngành hàng Qua những sự kiện này, các nhân viên sales không chỉ cập nhật thông tin thị trường, mà còn tìm kiếm cơ hội kinh doanh với các khách hàng tiềm năng
Phần lớn doanh thu của Ship Link đến từ khách hàng cũ, cho thấy công ty đã xây dựng một mạng lưới khách hàng thân tín lâu dài Sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng là tài sản quý giá mà công ty không ngừng duy trì và nâng cao Mặc dù đã có mạng lưới khách hàng ổn định, Ship Link vẫn chưa tận dụng tối đa các nền tảng mạng xã hội để tiếp cận khách hàng mới.
Tạo mối quan hệ với các hãng tàu và tìm kiếm khách hàng là yếu tố quan trọng cho mọi hoạt động giao nhận tại Ship Link Hai bước này sẽ được điều chỉnh phù hợp với từng loại dịch vụ, góp phần quan trọng vào việc phát triển và duy trì mạng lưới khách hàng của công ty.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Ship Link Việt Nam được thực hiện qua 10 bước như sau:
• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu và gửi báo giá cho khách hàng
• Bước 2: Đàm phán và ký kết hợp đồng
• Bước 3: Liên hệ hãng tàu và gửi Booking Note cho khách hàng
• Bước 4: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng
• Bước 5: Lấy Container rỗng, đóng hàng vào Container và vận chuyển đến cảng
• Bước 6: Thực hiện khai báo hải quan điện tử
• Bước 7: Thanh lý tờ khai và vô sổ tàu
• Bước 8: Nhận SI và VGM từ khách hàng và gửi hãng tàu
• Bước 9: Nhận Master Bill từ hãng tàu, phát hành House Bill cho khách hàng và gửi hồ sơ cho nhà nhập khẩu
• Bước 10: Lưu trữ hồ sơ, chăm sóc khách hàng và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Sơ nét về lô hàng xuất khẩu được sử dụng để minh họa cho quy trình xuất khẩu hàng nguyên Container tại Công ty TNHH Ship Link Việt Nam:
- Người bán: Công Ty TNHH Sản xuất và Xuất khẩu Nông sản Đa Kao
- Người mua: Royal Country Marketing
- Tên hàng hóa: Cashew nut kernels
- Cảng bốc hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ hàng: Manila North, Philippines
- Điều kiện giao hàng: FOB, Ho Chi Minh
- Điều khoản thanh toán: TT 100%
3.2.2 Diễn giải chi tiết quy trình
3.2.2.1 Tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu và gửi báo giá cho khách hàng
Công ty TNHH Sản xuất và Xuất khẩu Nông sản Đa Kao, có trụ sở tại TP.HCM, là một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất nông sản Trong nhiều năm qua, Đa Kao đã xây dựng mối quan hệ tin cậy và bền vững với Ship Link, trở thành một trong những khách hàng thân thiết của công ty này.
Vào tháng 6 vừa qua, Ship Link đã hợp tác với Da Kao Production để xuất khẩu một lô hàng qua Philippines Phòng Kinh doanh của Ship Link nhanh chóng ghi nhận thông tin quan trọng như hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, cùng với các yêu cầu đặc biệt từ Da Kao Production Nhờ vào hệ thống quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, quy trình xử lý yêu cầu đã diễn ra suôn sẻ.
Trưởng phòng Bán hàng sẽ chỉ định nhân viên sales phù hợp để quản lý lô hàng từ Da Kao Production Nhân viên này sẽ sử dụng bảng giá cước từ phòng Pricing, kiểm tra lịch tàu trên trang Lichtau.vn và gửi báo giá cho Da Kao Production qua email.
Phòng Pricing đóng vai trò then chốt trong việc định giá dịch vụ xuất khẩu hàng hóa của công ty, cung cấp bảng giá cước sẵn có giúp nhân viên sales xác định giá cả phù hợp cho khách hàng Ngoài ra, hệ thống dữ liệu khách hàng quen thuộc của Ship Link cũng góp phần giảm thiểu thời gian và công sức khi tiếp nhận yêu cầu mới từ khách hàng, nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
3.2.2.2 Đàm phán và ký kết hợp đồng
Sau khi nhận báo giá từ nhân viên sales, Da Kao Production có thể đồng ý và ký hợp đồng hoặc yêu cầu thương lượng giá Nếu đồng ý, hai bên sẽ thảo luận các điều khoản cụ thể qua email, giúp lưu trữ thông tin và giải quyết tranh chấp Khi các điều khoản được chấp thuận, hợp đồng sẽ được ký kết, đảm bảo cam kết của cả hai bên được ghi lại và thực hiện đúng theo hợp đồng.
Nếu Da Kao Production không đồng ý với mức giá, nhân viên sales sẽ tiến hành thương lượng giá qua email để lưu trữ thông tin và theo dõi tiến trình Trong quá trình này, nhân viên có thể đề xuất điều chỉnh về giá hoặc các điều khoản khác nhằm đạt được thỏa thuận có lợi cho cả hai bên Khi thương lượng thành công, quy trình sẽ tiếp tục với việc đàm phán và ký kết hợp đồng.
Da Kao Production và Ship Link có cơ hội thương lượng để đảm bảo giá cả và điều khoản hợp đồng phù hợp Việc sử dụng email mang lại sự tiện lợi và rõ ràng trong quá trình thương lượng, nhưng cũng có thể làm giảm tương tác trực tiếp và mất đi thông tin phi ngôn ngữ, dẫn đến hiểu lầm Hơn nữa, sự chênh lệch về thời gian hoạt động hoặc sự trì hoãn trong việc kiểm tra email có thể gây chậm trễ trong việc nhận phản hồi, ảnh hưởng đến tiến độ thương lượng và ký kết hợp đồng.
3.2.2.3 Liên hệ hãng tàu và gửi Booking Note cho khách hàng
Ngay sau khi ký hợp đồng thành công, nhân viên sales sẽ liên hệ với hãng tàu SITC Container Line để gửi yêu cầu đặt chỗ Hãng tàu này được lựa chọn vì thời gian tàu chạy và cước phí phù hợp Nhân viên sales sẽ cung cấp cho hãng tàu các thông tin chi tiết về lô hàng của nhà xuất khẩu, bao gồm loại hàng hóa, loại Container, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, và thời gian đi dự tính.
Sau khi nhận thông tin và xác nhận, hãng tàu sẽ gửi xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation) cho nhân viên sales Do đây là hàng FCL, tờ xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu sẽ
Nhân viên chứng từ sẽ tạo Booking Note và gửi cho Da Kao Production Bên cạnh đó, nhân viên sales cần thông báo cho khách hàng về thời gian cắt máng để tránh phát sinh chi phí không cần thiết và đảm bảo tuân thủ quy định của hãng tàu.
Các thông tin chính trong Booking Note như sau:
- Cảng bốc hàng: Cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ hàng: Manila North, Philippines
- Ngày khởi hành dự kiến: 11/07/2023
- Ngày đến cảng đích dự kiến: 15/07/2023
- Thời gian cắt máng chứng từ: 12:00 ngày 09/07/2023
- Thời gian cắt máng CY: 14:00 ngày 10/07/2023
- Nơi lấy Container rỗng: Depot Tân Cảng – Mỹ Thủy
3.2.2.4 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng
Bước tiếp theo, Ship Link sẽ yêu cầu Da Kao Production cung cấp bộ chứng từ xuất khẩu gồm Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List
Hợp đồng bán hàng (Sales Contract) là thỏa thuận ngoại thương giữa Công ty Da Kao Production và Royal Country Marketing, với số hợp đồng là 2803/DK/2023.
+ Nhà xuất khẩu: Công ty TNHH Sản xuất và Xuất khẩu Nông sản Đa Kao
+ Nhà nhập khẩu: Royal Country Marketing
+ Hàng hóa: Cashew nut kernels
+ Tổng giá trị hợp đồng: 50,400 USD
+ Điều kiện giao hàng: FOB, Ho Chi Minh
+ Phương thức thanh toán: TT 100%
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là tài liệu quan trọng phục vụ cho việc thanh toán giữa Da Kao Production và Royal Country Marketing, đồng thời là cơ sở để tính thuế và thực hiện các thủ tục hải quan liên quan Một trong những thông tin chính trong hóa đơn thương mại này là số hóa đơn: 238/EX/2023.
+ Tên tàu, số chuyến: SITC SHANDONG V.2318N
+ Cảng đi: Hồ Chí Minh, Việt Nam
+ Cảng đến: Manila North, Philippines
+ Mô tả hàng hóa: Cashew nut kernels
+ Giá trị hóa đơn: 50,400 USD
+ Phương thức thanh toán: TT 100%
Packing List là danh sách chi tiết các mặt hàng trong một lô hàng xuất khẩu, hỗ trợ quá trình kiểm tra hải quan Các thông tin chính trong Packing List bao gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng và thông tin về người gửi và người nhận.
+ Mô tả hàng hóa:Cashew nut kernels
+ Tổng trọng lượng hàng sau khi đã đóng gói: 8,844 KGS
Sau khi tiếp nhận và kiểm tra kỹ lưỡng từng chứng từ, nhân viên sẽ so sánh thông tin trên ba tài liệu để đảm bảo tính chính xác và sự khớp nhau của các dữ liệu Quy trình này rất quan trọng để phát hiện sai sót, nếu có, nhân viên sẽ nhanh chóng thông báo cho các bên liên quan.
3.2.2.5 Lấy Container rỗng, đóng hàng vào Container và vận chuyển đến cảng Hiện tại, Ship Link chưa trang bị xe đầu kéo để vận chuyển hàng FCL, chỉ có sẵn các xe để di chuyển hàng lẻ, do đó, công ty phải thuê dịch vụ từ bên ngoài để thực hiện nghiệp vụ này May mắn là Ship Link đã sở hữu đội tài xế lành nghề, vì vậy, để tối ưu hóa chi phí, công ty chỉ cần thuê xe mà không cần phải thuê tài xế kèm theo Để tìm được giá thành phù hợp cho việc thuê xe, nhân viên OPS của Ship Link sẽ sử dụng mạng lưới quan hệ cá nhân của mình để tìm được đại lý cung cấp dịch vụ cho thuê xe với giá cả hợp lý Điều này giúp Ship Link tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc đàm phát giá cả và tìm kiếm đối tác phù hợp
ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
3.3.1 Thuận lợi Đầu tiên, quy trình này được liên tục được cập nhật và cải tiến để bắt kịp xu hướng hiện đại, bao gồm việc áp dụng khai quan điện tử thay cho khai quan bằng giấy Điều này cho phép công ty tối ưu hóa thời gian thực hiện quy trình, đảm bảo tính hiệu quả và đáp ứng yêu cầu của khách hàng
Mạng lưới khách hàng trung thành là yếu tố then chốt giúp công ty duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, hệ thống quản lý thông tin khách hàng hiện đại của Ship Link cũng mang lại lợi ích tiết kiệm thời gian trong việc ghi nhận thông tin từ khách hàng.
Sở hữu đội ngũ tài xế lái xe đầu kéo chuyên nghiệp và có tay nghề cao là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa an toàn và hiệu quả Những tài xế dày dạn kinh nghiệm sẽ giảm thiểu rủi ro tai nạn và tổn thất không mong muốn trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Quy trình OPS có một trong số những ưu điểm đáng chú ý là mạng lưới quan hệ rộng của nhân viên Liên hệ với nhiều nhà cung cấp dịch vụ xe đầu kéo giúp nhân viên OPS tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình tìm kiếm và liên lạc với các đối tác bên ngoài Điều này cho thấy tầm quan trọng của mối quan hệ tốt với các đối tác, giúp quy trình OPS chạy hiệu quả hơn.
Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận như nhân viên sales, pricing, chứng từ và OPS là yếu tố then chốt trong quy trình Hòa hợp giữa các bộ phận này đảm bảo thông tin và yêu cầu của khách hàng được truyền đạt chính xác và nhanh chóng, từ đó giúp quy trình diễn ra một cách liền mạch và toàn vẹn.
3.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Doanh thu của công ty chủ yếu phụ thuộc vào khách hàng cũ do thiếu đa dạng trong chiến lược marketing Trang mạng xã hội duy nhất của công ty là Facebook, với chỉ 18 lượt thích và 22 người theo dõi, cùng với ít bài viết và tương tác thấp, gây khó khăn trong việc thu hút khách hàng mới Một số nhân viên quảng bá dịch vụ qua mạng xã hội cá nhân, trong khi phần lớn vẫn sử dụng phương thức truyền thống như email và telemarketing, khiến mức độ nhận diện thương hiệu trên mạng xã hội gần như không có Công ty chưa có kế hoạch mở phòng Marketing riêng để quản lý và triển khai các chiến lược quảng bá Theo báo cáo tài chính, doanh thu nửa đầu năm 2023 của Ship Link đạt 15.343, nếu tình trạng này kéo dài, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc đối phó với áp lực cạnh tranh và hạn chế mở rộng kinh doanh.
Tỷ trọng tổng doanh thu theo nguồn khách hàng nửa đầu năm 2023 (%)
Cũ Đã sử dụng dịch vụ 1 lần 33,7
84,3 Đã sử dụng dịch vụ trên 1 lần 50,6
Bảng 3.1 Tỷ trọng tổng doanh thu theo nguồn khách hàng nửa đầu năm 2023
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Ship Link đang afflicted with the challenge of only possessing trucks for small-scale cargo transport, lacking the necessary resources to own and maintain Container-hauling tractors As a small business, financial limitations often hinder Ship Link's ability to purchase and maintain such vehicles, which require substantial investment including acquisition costs, maintenance, repairs, and additional fees Moreover, the company's annual financial plan does not accommodate the acquisition of additional Container-hauling tractors Consequently, Ship Link continues to outsource this service, effectively managing expenses within the predetermined budget.
Một trong những khó khăn hiện tại là một số nhân viên phòng Chứng từ chưa thành thạo phần mềm khai quan ECUS5, dẫn đến việc kéo dài quy trình khai hải quan điện tử Theo báo cáo từ phòng Hành chính – Nhân sự, mỗi nhân viên mới trong bộ phận này thường phải chịu phạt vi phạm hành chính từ 1 đến 2 lần trong tháng đầu làm việc do sai sót trong khai báo hải quan điện tử Nguyên nhân chủ yếu là do phần lớn nhân viên có thâm niên ngắn, thiếu kinh nghiệm sử dụng hệ thống ECUS5, gây trì hoãn quy trình khai báo và ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình xuất khẩu.
Hạn chế lớn nhất trong quy trình của công ty Ship Link là sự không ổn định của hệ thống kết nối mạng Với quy mô nhân sự nhỏ, công ty ưu tiên đầu tư vào hệ thống cáp quang cho hộ gia đình thay vì cho doanh nghiệp, dẫn đến tốc độ truy cập internet chậm và thường xuyên bị rớt mạng Theo báo cáo từ phòng Hành chính – Nhân sự, mỗi tuần có khoảng 3 đến 5 lần mất kết nối đột ngột, gây gián đoạn trong quá trình truyền dữ liệu với khách hàng, ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của họ và có thể làm giảm uy tín của công ty Thêm vào đó, sự không ổn định này còn gây trì hoãn trong quá trình khai báo hải quan điện tử của nhân viên chứng từ.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SHIP LINK VIỆT NAM
Để nâng cao hoạt động marketing, công ty cần đa dạng hóa các kênh truyền thông, không chỉ giới hạn ở Facebook Việc tạo ra nội dung video, podcast và bài báo sẽ giúp giới thiệu dịch vụ và hoạt động của Ship Link, từ đó tăng cường nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng tiềm năng và xây dựng sự tin tưởng, gắn kết với khách hàng hiện tại.
Công ty cần tăng cường tương tác với khách hàng trên trang Facebook bằng cách đăng bài thường xuyên, phản hồi bình luận và tổ chức các cuộc khảo sát, trò chơi để thu hút sự tham gia Đồng thời, khuyến khích nhân viên chia sẻ và bình luận vào các bài đăng sẽ giúp tăng tính phổ biến của trang.
Việc xem xét mở phòng marketing riêng biệt là một giải pháp khả thi để chuyên trách các hoạt động quảng bá công ty Phòng Marketing sẽ lên kế hoạch, thiết kế, thực hiện và đánh giá các chiến dịch truyền thông, nghiên cứu thị trường và đề xuất các chiến lược phù hợp Nhân viên marketing đóng vai trò cầu nối giữa công ty và khách hàng, đảm bảo niềm tin và sự hài lòng của khách hàng hiện tại, đồng thời tìm kiếm và mở rộng thị phần cho công ty Ngoài ra, công ty có thể thuê ngoài dịch vụ marketing để tiết kiệm nguồn lực và tập trung chi phí vào các hoạt động cốt lõi trong lĩnh vực logistics.
• Đề xuất giải pháp cho việc trang bị xe đầu kéo vận chuyển hàng nguyên container
Giải pháp hiệu quả cho Ship Link là thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác cho thuê xe vận chuyển Qua việc này, công ty có thể thương thảo mức giá thuê dịch vụ thấp hơn so với hình thức thuê ngắn hạn Điều này không chỉ giúp đảm bảo nguồn cung phương tiện vận chuyển ổn định mà còn giảm thiểu rủi ro thiếu xe khi cần thiết.
Huy động vốn hỗ trợ là giải pháp quan trọng giúp công ty có thêm nguồn lực đầu tư vào phương tiện vận tải Công ty có thể kêu gọi vốn từ các tổ chức, chương trình hoặc quỹ tài trợ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Việc mua xe đầu kéo đã qua sử dụng thay vì xe mới giúp tiết kiệm chi phí và giảm áp lực duy trì xe ở tình trạng hoàn toàn mới Tuy nhiên, công ty cần kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng và hiệu suất của xe trước khi mua để đảm bảo đáp ứng yêu cầu vận chuyển hàng FCL.
Để nâng cao chất lượng đầu ra của phòng Chứng từ, bộ phận nhân sự cần cải thiện tiêu chí tuyển chọn nhân viên chứng từ bằng cách lựa chọn những ứng viên có năng lực và trình độ phù hợp Cụ thể, ứng viên cần có kiến thức và kinh nghiệm sử dụng phần mềm ECUS5, kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và tinh thần trách nhiệm cao Ngoài ra, công ty nên ưu tiên những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải hàng hóa, giúp họ dễ dàng thích nghi và làm việc hiệu quả trong môi trường công ty.
Trưởng phòng Chứng từ nên tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho nhân viên nhằm cập nhật kiến thức về phần mềm ECUS5 và các quy định liên quan đến chứng từ hàng hóa Để tạo môi trường làm việc thân thiện, ban lãnh đạo cần khuyến khích nhân viên có kinh nghiệm hỗ trợ nhân viên mới, chia sẻ kinh nghiệm và mẹo sử dụng phần mềm ECUS5 cũng như làm việc với cơ quan Hải quan Điều này không chỉ giúp nhân viên mới nâng cao kỹ năng mà còn tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty.
Bộ phận chứng từ cần thiết lập một hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời xây dựng các tiêu chí và chỉ số để khen thưởng những cá nhân có thành tích xuất sắc Ngoài ra, hệ thống cũng nên bao gồm cơ chế nhắc nhở và xử lý đối với những nhân viên vi phạm hoặc mắc lỗi.
Để ổn định hệ thống kết nối mạng của công ty, việc đầu tiên cần thực hiện là nâng cấp hệ thống cáp quang từ hộ gia đình lên doanh nghiệp.
Hệ thống cáp quang cho doanh nghiệp mang lại tốc độ truyền dữ liệu cao, ổn định và bảo mật Các nhà cung cấp internet hiện nay thường có nhiều chương trình ưu đãi cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với giá cả hợp lý và dịch vụ bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật ưu tiên Việc nâng cấp hệ thống cáp quang sẽ cải thiện chất lượng kết nối mạng, nâng cao hiệu suất công việc Ngoài ra, doanh nghiệp cần dự trù chi phí cho dữ liệu di động để đảm bảo hoạt động liên tục trong trường hợp internet gặp sự cố Dữ liệu mạng di động sẽ là phương án dự phòng quan trọng, giúp duy trì kết nối nội bộ và với khách hàng Cuối cùng, doanh nghiệp nên tính toán kỹ lưỡng chi phí đăng ký mạng di động và lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chất lượng.