nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container fcl bằng đường biển tại công ty cổ phần logistics ui

39 3.2.1 Quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container FCL bằng đường biển của Công ty Cổ phần Logistics U&I .... Vì vậy, các công ty giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩ

Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu sẽ tiến hành đánh giá và phân tích quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container (FCL) tại công ty Cổ phần Logistics U&I Bằng cách xem xét các chỉ tiêu liên quan đến quy trình nghiệp vụ, nghiên cứu sẽ đánh giá những khía cạnh đã được hoàn thiện và những khía cạnh vẫn còn cần cải thiện trong hoạt động này Đánh giá những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Logistics U&I

Từ những phân tích và đánh giá, nghiên cứu sẽ đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Logistics U&I

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Logistics U&I

Phạm vi nghiên cứu: Các vấn đề về quy trình, các chỉ tiêu đánh giá, các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container tại Công ty U&I Logistics

Phạm vi nghiên cứu: Từ tháng 1/2024 đến tháng 4/2024

Số liệu dùng để phân tích: Từ năm 2020 đến năm 2023

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp quan sát: được sử dụng để quan sát, ghi lại và phân tích hành vi, cách thức hoạt động làm việc của nhân viên trong công ty Từ đó có những thông tin chính xác để thực hiện bài báo cáo tốt nghiệp tốt nhất

Phương pháp thu thập thông tin: được sử dụng để thu nhập các thông tin thứ cấp từ nhiều nguồn khác nhau Các thông tin có thể được lấy từ website chính thống, trang báo điện tử, trang tin tức truyền thông, các bài luận văn hoặc bằng cách trao đổi với các thành viên trong công ty

Phương pháp thống kê, mô tả: được sử dụng sau khi đã thu thập và nắm bắt được những thông tin, số liệu cần thiết Sắp xếp thống kê, thông tin phù hợp để có thể phân tích, đánh giá từ đó đưa ra kết quả về hoạt động kinh doanh của công ty được chuẩn xác

Phương pháp tổng hợp cho phép tổng hợp tất cả thông tin và dữ liệu đã thu thập được thành một tập dữ liệu chặt chẽ làm cơ sở cho báo cáo Dựa trên dữ liệu này, báo cáo sẽ đánh giá ưu điểm và nhược điểm trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container (FCL) tại Công ty Logistics U&I Từ đó, báo cáo đưa ra các giải pháp để hoàn thiện quy trình, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Kết cấu của đề tài

Bài báo cáo gồm 4 chương chính:

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Logistics U&I

Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển

Chương 3: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Logistics U&I

Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Logistics U&I

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS U&I

Thông tin chung về Công ty Cổ phần Logistics U&I

1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty

Công ty Cổ phần Logistics U&I được thành lập ngày 19/03/2003 Công ty có tên tiếng Anh là U&I Logistics Corporation, gọi tắt là U&I Logistics Trụ sở chính của U&I Logistics đặt tại địa chỉ 158 Ngô Gia Tự, phường Chánh Nghĩa.

TP Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương, Việt Nam

Ngoài ra, U&I Logistics còn có các văn phòng chi nhánh tại:

- Văn phòng TP Hồ Chí Minh, bao gồm: Tầng 10, toà nhà An Phong (AP Tower), số 518B, đường Điện Biên Phủ, phường 21, quận Bình Thạnh/ Tầng trệt, toà nhà TTM, số 16, đường Sông Thao, phường 2, quận Tân Bình

- Văn phòng Bình Dương: tại D6, khu công nghiệp Nam Tân Uyên, thị xã Tân Uyên

Người đại diện theo pháp luật : Ông Nguyễn Xuân Phúc

Quốc gia : Việt Nam Điện thoại : (+84) 274 3816486 / (+84) 274 3832751

Logo của Công ty Cổ phần Logistics U&I:

Hình 1 1: Logo Công ty Cổ phần Logistics U&I (Nguồn:Website Công ty Cổ phần Logistics U&I www.unilogistics.vn)

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành Logistics, U&I Logistics đã trải qua rất nhiều cột mốc quan trọng được liệt kê dưới đây:

Tháng 4/1988: Công ty TNHH U&I được thành lập tại Bình Dương bởi 6 người sáng lập với số vốn đầu tư ban đầu là 200 triệu đồng, Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực tư vấn đầu tư, khai thuê hải quan và giao nhận hàng hóa

Tháng 3/2003: Đánh dấu một bước ngoặt quan trọng khi Công ty TNHH U&I chuyển đổi thành Công ty Cổ phần, mang tên mới là Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải U&I Đồng thời, công ty cũng ra quyết định thành lập bộ phận vận tải nội địa mở rộng hoạt động kinh doanh của mình

Tháng 01/2007: Nhà kho đầu tiên chính thức hoạt động với diện tích tổng cộng lên đến 39.600 mét vuông Sự kiện này được coi là một bước tiến lớn đánh dấu sự phát triển của công ty trong lĩnh vực này

Năm 2008: Thành lập Công ty Cổ phần Vận tải U&I (UNITRANS), mở rộng phạm vi của mình Đồng thời trong năm này, nhà kho thứ hai được đưa vào hoạt động với tổng diện tích lên đến 37.664 mét vuông

Năm 2010 – 2013: Công ty thành lập Công ty Cổ phần Vận tải U&I (U&I Frieght) tại TP.HCM, hoàn thành và đưa vào hoạt động kho ngoại quan thứ ba rộng 9.776 mét vuông gia tăng khả năng lưu trữ hàng hoá của Công ty, đầu tư vốn vào Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa và Vận tải – Kho bãi Cao su (RUSCO) Ngoài ra, Công ty đã triển khai vận hành nhà kho thứ tư, tiếp tục mở rộng khả năng phục vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Năm 2015 - 2016, công ty tiếp tục mở rộng hoạt động kinh doanh của mình bằng cách khai thác kho thứ năm, sáu và bảy tại Trung tâm Hậu cần Thái Bình Dương với diện tích rộng 19.000 mét vuông Các kho này tọa lạc tại Khu công nghiệp Sóng Thần 2, thị xã Dĩ An, tỉnh Bình Dương.

Năm 2018 – 2022: Thành lập Công Ty Cổ Phần Logistics U&I – Miền Bắc, Công ty Cổ phần Vận tải U&I Miền Bắc, kho thứ tám, chín và thứ mười chính thức đi vào hoạt động, Cuối cùng, Chi nhánh mới tại TP.HCM được hoàn thành, mở rộng sự hiện diện của Công ty tới một trung tâm kinh tế quan trọng của Việt Nam

1.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi

U&I Logistics xác định rõ tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi nhằm định hình và thúc đẩy sự phát triển bền vững trong lĩnh vực Logistics

Tầm nhìn của U&I Logistics là trở thành nhà cung cấp các dịch vụ logistics hiệu quả nhất tại Việt Nam Công ty không chỉ hướng tới việc đạt được sự thành công trong kinh doanh mà còn nhấn mạnh vào việc tạo ra giá trị thực cho khách hàng

Với sứ mệnh cung cấp các giải pháp logistic đáp ứng nhu cầu khách hàng, U&I Logistics cam kết đồng hành, thấu hiểu từng mong muốn và mang đến những giải pháp linh hoạt, hiệu quả, vượt qua mọi thách thức trong lĩnh vực này.

- Trung thực: Là phẩm chất cần có đầu tiên đối với người lao động của U&I Logistics

- Kỷ luật: Cái giá của sự vượt trội là kỷ luật

- Uy tín: Chữ tín quý hơn vàng

Chức năng và lĩnh vực hoạt động

U&I Logistics là một thành viên đứng đầu trong lĩnh vực Logistics thuộc Unigroup Với sự điều hành của những doanh nhân Việt Nam giàu kinh nghiệm Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ Logistics hiệu quả, đáp ứng nhu cầu cho từng khách hàng

U&I Logistics có 4 lĩnh vực dịch vụ chính bao gồm đại lý hải quan; kho vận và phân phối hàng hóa; vận tải nội địa; vận tải đường biển và hàng không quốc tế Đại lý thủ tục hải quan: dịch vụ giao nhận, dịch vụ khai thuê hải quan, xin cấp C/O, lập báo cáo quyết toán cho loại hình sản xuất xuất khẩu và gia công, tư vấn thuế

Kho vận và phân phối hàng hoá: trung tâm phân phối dược phẩm, trung tâm phân phối hàng hoá tiêu dùng, kho ngoại quan, kho thương mại điện tử, kho lưu trữ chứng từ, dịch vụ In – House Logistics, quản lý hàng tồn kho, xử lý chứng từ, quản lý đơn hàng, các dịch vụ gia tăng (đóng hàng vào Pallet, đóng gói/ đóng gói lại, phân loại hàng hoá, in nhãn/ dán nhãn, phân phối, barcode và các giải pháp hỗ trợ,…)

Vận tải nội địa: vận chuyển đường bộ bằng container, vận chuyển đường sắt, vận chuyển đường biển ven bờ, vận chuyển đường thuỷ nội địa

Vận tải đường biển và hàng không quốc tế: dịch vụ vận chuyển đường biển, dịch vụ vận chuyển đường hàng không, dịch vụ chuyển phát nhanh, dịch vụ hàng dự án, dịch vụ gom hàng lẻ, khai thác từ cảng đến cảng, vận tải đa phương thức, giao nhận hàng hoá xuyên biên giới, giao/nhận hàng door to door

Bộ máy quản lý của công ty

1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Hình 1 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần LogistisU&I

(Nguồn:Công ty Cổ phần Logistics U&I)

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Tổng Giám Đốc: Đóng vai trò đầu mối làm việc với các Khối/ Ban/ Đơn vị trong các hoạt động kinh doanh dịch vụ của Công ty, đốc thúc triển khai kế hoạch hành động đúng tiến độ và chất lượng theo yêu cầu

Ban thư ký: Thực hiện các công tác thư ký cho Tổng Giám Đốc

Ban kiểm soát nội bộ: Kiểm tra, đánh giá và đưa ra các ý kiến đảm bảo mang tính độc lập, khách quan, tuân thủ theo đúng các quy định, chính sách, quy trình nội bộ, quy chế và điều lệ của Công ty

Khối phát triển kinh doanh có trách nhiệm xây dựng chiến lược toàn diện để thúc đẩy sự tăng trưởng và thành công của doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của khối là nghiên cứu thị trường, phân tích dữ liệu, phát triển các sản phẩm, dịch vụ và quy trình mới, đồng thời đưa ra tư vấn để cải tiến và nâng cao hiệu suất hoạt động Ngoài ra, khối này còn có nhiệm vụ đánh giá kết quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và báo cáo định kỳ lên Ban Giám đốc.

Khối giao nhận nội địa: Tổ chức bộ máy, điều phối nhân lực thực hiện các công việc của Khối Phụ trách lĩnh vực thủ tục hải quan Tổ chức công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của công ty, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát triển thị trường Quản lý hợp đồng, chăm sóc khách hàng Quản lý điều hành công tác vận tải nội địa Cập nhật các văn bản và thủ tục pháp lý về thuế XNK của nhà nước để cung cấp đầy đủ cho khách hàng Thực hiện các báo cáo về số lượng hàng xuất, nhập cho Ban Giám Đốc theo định kỳ hoặc đột xuất

Khối kho vận: Điều phối, hoạch định, dự báo, lập kế hoạch cơ cấu nguồn nhân lực kho vận Điều hành công tác quản lý, vận hành hàng hoá trong kho Tổ chức công tác bán các sản phẩm và dịch vụ của Công ty, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát triển thị trường Quản lý hợp đồng, chăm sóc khách hàng Thực hiện các báo cáo về số lượng hàng xuất, nhập, diện tích kho cho Ban Giám Đốc theo định kỳ hoặc đột xuất

Khối giao nhận Quốc tế: Tổ chức bộ máy, điều phối, phát triển nhân sự, đảm bảo đội ngũ nhân sự có đủ năng lực và kỹ năng thực hiện các công việc của Khối Tham mưu, đề xuất cho Tổng Giám Đốc chiến lược tăng trưởng doanh số, chiến lược, giải pháp phát triển mạng lưới kinh doanh hiệu quả, thực hiện bán các sản phẩm, dịch vụ của Công ty trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế (IFF) Triển khai xây dựng,

10 phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng, khách hàng mới, thực hiện công tác chăm sóc và duy trì hoạt động kinh doanh với các khách hàng cũ định kỳ và đột xuất Phối hợp với các Khối/Ban/Đơn vị tham mưu giúp Tổng Giám Đốc về công tác phát triển các sản phẩm dịch vụ mới liên quan đến vận chuyển hàng hóa quốc tế, phát triển thị trường của công ty nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Khối tài chính – kế toán: Phụ trách công tác điều hành điều hành về công tác kế toán, tài chính để đảm bảo các hoạt động của Công ty luôn đạt hiệu quả cao và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp với các quy định của pháp luật Phản ánh sát sao sự biến động của tài sản và nguồn vốn đến Tổng Giám Đốc

Khối hành chính nhân sự: Tham mưu đề xuất cho Tổng Giám Đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức nhân sự Tuyển dụng, đào tạo, chính sách - tiền lương Phụ trách các công tác thu mua, công tác đối nội - đối ngoại, công tác quản trị hành chính, văn thư và lưu trữ Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường và công tác quản lý tài sản.

Các nguồn lực của Công ty Cổ Phần Logistics U&I

Tính đến năm 2022, Công ty Cổ phần Logistics U&I có tổng số 118 nhân sự trong 6 khối ban Các nhân viên đều được đào tạo bài bản về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, sở hữu kinh nghiệm thực tế và có thái độ tích cực với công việc Về nhân khẩu học, công ty thống kê theo giới tính, độ tuổi và trình độ học vấn như sau:

Bảng 1.1 Tình hình nhân sự tại Công ty Cổ Phần Logistics U&I

Giới tính Độ tuổi Trình Độ

Khối phát triển kinh doanh 30 16 14 25 5 20 10

Khối giao nhận nội địa 23 10 13 11 12 12 11

Khối giao nhận quốc tế 25 10 15 22 3 18 7

(Nguồn: Công ty Cổ Phần Logistics U&I)

Dựa trên dữ liệu trong bảng 1.1, có thể thấy rằng tỷ lệ nam giới trong công ty là 48.3%, không có sự chênh lệch đáng kể giữa số lượng nam và nữ Đối với phân bố theo độ tuổi, số lượng nhân viên dưới 30 chiếm khoảng 62% tổng số nhân sự, cho thấy sự trẻ trung, năng động và cam kết của đội ngũ nhân sự đối với công việc, điều

12 này có thể được xem là một ưu điểm quan trọng cho công ty Đối với trình độ học vấn, nhóm nhân sự có bằng Đại học trở lên chiếm 67% tổng số, cho thấy rằng nhân sự của công ty đạt được trình độ chuyên môn cao

Cơ cấu nhân sự của Công ty đóng góp vào việc tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và sáng tạo, đáp ứng nhu cầu không ngừng của ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Với sự biến động liên tục của các yếu tố như thay đổi về pháp lý và chính sách, yêu cầu ngày càng khắt khe về hiệu suất do khách hàng đặt ra, cùng với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong ngành, cơ cấu nhân sự này đóng vai trò quan trọng trong việc đối phó và thích ứng với những thách thức đa dạng và phức tạp

U&I Logistics đã sở hữu hơn 40 xe đầu kéo và hơn 100 rơ-moóc, cùng với một mạng lưới đối tác vận tải rộng lớn, có khả năng đáp ứng hơn 1.000 TEUs/ngày U&I Logistics đã mở văn phòng tại các khu vực kinh tế trọng điểm trên khắp Việt Nam như Bình Dương, TP.HCM, Hà Nội, Hải Phòng, Hưng Yên, và nhiều nơi khác Mạng lưới kho của Công ty có tổng diện tích lên đến 2 triệu mét vuông Đồng thời, U&I Logistics còn là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực Kho Ngoại quan ngành

Gỗ & Nội thất tại Đông Nam Á

Công ty đã xây dựng hệ thống điện mặt trời trên mái tại Kho Ngoại quan số 3 và

Với công suất gần 2 MWp, hệ thống điện mặt trời mái nhà này góp phần đáng kể vào việc cắt giảm chi phí điện, đồng thời tăng cường hiệu quả hoạt động của kho bãi nhờ khả năng giảm nhiệt độ bên dưới mái nhà, qua đó tiết kiệm đáng kể chi phí điều hòa không khí.

Bảng 1.2 : Cơ sở vật chất của Công ty tính đến năm 2023

1 Máy vi tính để bàn 100 cái

2 Máy vi tính xách tay 40 cái

4 Máy tin văn phòng 5 cái

(Nguồn: Công ty cổ phần Logistics U&I)

Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020-2022

Bảng 1.3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty U&I Logistics trong giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị tính: Tỷ đồng

Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ

Giá vốn hàng bán 3.111,47 5.835,01 5.998,15 2.723,54 87,53 163,14 2,80 Lợi nhuận gộp từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ

Chi phí quản lý doanh nghiệp 98,23 159,65 173,87 61,42 62,53 14,22 8,91 Lợi nhuận từ việc kinh doanh 208,64 386,61 476,07 177,97 85,30 89,46 23,14

Tổng lợi nhuận trước thuế 208,64 386,61 476,07 201,38 85,30 89,46 23,14

Thuế TNDN 32,30 74,95 101,82 42,65 132,04 26,87 35,85 Lợi nhuận sauthuế 176,34 311,66 374,25 135,32 76,73 62,59 20,08

(Nguồn: Khối Tài Chính - Kế Toán)

Từ bảng số liệu trên ta có thể thấy được tình hình kết quả kinh doanh của Công ty phát triển tăng dần qua từng năm Cụ thể doanh thu năm 2022 đạt 6.648,09 tỷ đồng so với lần lượt năm 2021 là 6,381,27 tỷ đồng và 2020 là 3,418,34 tỷ đồng Tỷ lệ doanh thu năm 2022 so với 2021 tăng 4,18 % và tỷ lệ doanh thu năm 2021 so với với 2020 tăng 86,68% Lợi nhuận năm 2022 đạt 649,94 tỷ đồng so với lần lượt năm 2021 và năm 2020 là 546,26 tỷ đồng và 306,87 tỷ đồng Tỷ lệ lợi nhuận năm 2022 so với 2021 tăng 18,98 % và tỷ lệ lợi nhuận năm 2021 so với với 2020 tăng 78,01%

Trong năm 2020, tình hình kinh tế toàn cầu trở nên phức tạp và không ổn định, đặt ra nhiều thách thức cho hoạt động thương mại quốc tế Sự phức tạp này phản ánh qua sự xuất hiện của nhiều yếu tố gây biến động, đa dạng và khó lường, bắt nguồn từ cuộc xung đột thương mại giữa Mỹ và Trung Quốc, cũng như sự dao động trong quan hệ kinh tế và chính trị giữa các nền kinh tế hàng đầu Đặc biệt, đại dịch Covid-19 đã gây ra những ảnh hưởng tiêu cực rộng rãi đến mọi lĩnh vực của nền kinh tế và xã hội

Do đó, tình hình kết quả kinh doanh của Công ty U&I Logistics cũng bị ảnh hưởng Tuy nhiên, Công ty Logistics U&I đã áp dụng một chiến lược quản lý cẩn thận và linh hoạt để đối phó với tình hình khó khăn này, đồng thời thiết lập một hướng đi phát triển bền vững trong bối cảnh khó khăn do đại dịch gây ra Kết quả là, năm 2021, U&I đã đạt được sự tăng trưởng đáng kể khi lợi nhuận tăng 78,01% so với năm 2020 Tuy nhiên, năm 2022, Công ty đối mặt với nhiều thách thức trong hoạt động kinh doanh Các thị trường lớn mà Việt Nam xuất khẩu hàng hóa đến như Mỹ và Liên minh châu Âu liên tục bị ảnh hưởng do tác động của lạm phát và căng thẳng trong chiến tranh Nga - Ukraine Tuy nhiên, đối mặt trước với tình hình khó khăn này, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ Phần Logistics U&I vẫn duy trì mức tăng trưởng ổn định Điều này cho thấy sự không ngừng nỗ lực và cố gắng của Công ty, cùng với việc đề xuất và duy trì một tầm nhìn và định hướng chiến lược phù hợp.

Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Logistics U&I

Triển khai các chính sách tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho quản lý và công nhân viên chức Ngoài ra, cần liên tục cập nhật thường xuyên các chính sách, nội quy, quy định của công ty đến nhân viên, quan tâm đào tạo nhân viên

15 như nâng cao tay nghề, nhận thức, văn hóa công ty, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy Tổ chức các chương trình như thăm khám sức khỏe định kì cho nhân viên hay Các hoạt động ngoại khóa như giải đá banh, cầu lông, cũng giúp nhân viên cảm thấy vui vẻ, thoải mái tiếp tục cống hiến cho công ty

Kết nối với các trường đại học hay các đơn vị đào tạo khác để tổ chức các cuộc thi về logistics nhằm tìm kiếm thực tập sinh, tài năng trẻ đồng thời cũng thu hút nhiều nguồn nhân lực và các đối tác khác từ cuộc thi Hiện nay U&I đang làm nhà tài trợ kim cương cho cuộc thi Viet Nam Young Logistics Talents, qua cuộc thi này công ty cũng tìm kiếm được rất nhiều thực tập sinh tiềm năng và sau khoảng thời gian đào tạo cũng đã có nhiều bạn trở thành thành viên chính thức của công ty Bên cạnh đó, công ty cũng có thể tìm kiếm thực tập sinh thông qua các kênh mạng xã hội nhằm tìm nguồn nhân lực dự phòng cho công ty Tham gia các buổi tọa đàm, hội thảo cho sinh viên để quảng bá hình ảnh của công ty Đối với chiến lược kinh doanh

Mở rộng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, tuy nhiên phải nghiên cứu thị trường và chú trọng vào những lĩnh vực có khả năng phát triển lâu dài Bên cạnh việc mở rộng, công ty cũng cần phải đáp ứng được chất lượng dịch vụ, đảm bảo dịch vụ mà công ty cung cấp mang đến trải nghiệm tốt đẹp cho khách hàng Mở rộng mối quan hệ hợp tác với các văn phòng đại diện nước ngoài hoạt động tại Việt Nam nhằm đưa hình ảnh công ty vươn xa ra quốc tế Ngoài ra, cũng phải hợp tác với các hãng tàu, hãng hàng không, đại lý vận tải, các nhà cung cấp dịch vụ khác để từ đó tận dụng mạng lưới và nguồn lực của đối tác để cung cấp các giải pháp vận chuyển hiệu quả

Xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp lý để phát triển dịch vụ logistics phù hợp với tập quán, văn hóa quốc tế, tạo nên mối quan hệ đồng nhất giữa các môi trường pháp lý với các đối tác tham gia Đầu tư vào công nghệ hiện đại vào các hệ thống quan trọng: hệ thống quản lý kho, phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, phần mềm khai báo hải quan, hệ thống theo dõi vị trí hàng hóa, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và đối tác

Áp dụng các quy trình và quy định quản lý chất lượng nhằm đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế (ISO 9001) hoặc tiêu chuẩn ngành riêng Công ty cũng cần tổ chức, kiểm soát và điều chỉnh để đảm bảo hiệu quả hoạt động Tạo môi trường cải tiến liên tục, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến Đa dạng dịch vụ, đầu tư trang thiết bị và mở rộng cơ sở vật chất để tăng lợi nhuận Xây dựng mối quan hệ với các đại lý độc quyền và tham gia các hiệp hội ngành để nắm bắt thông tin và hợp tác với các doanh nghiệp khác.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Khái quát về giao nhận

2.1.1 Khái niệm giao nhận và người giao nhận

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa

Theo Luật Thương mại Việt Nam (2005), khái niệm giao nhận hàng hóa được định nghĩa thông qua định nghĩa về Logistics Tuy nhiên, trước đó, Luật Thương mại Việt Nam (1997) có định nghĩa riêng về dịch vụ giao nhận hàng hóa, coi đây là hành vi thương mại, trong đó, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa có trách nhiệm nhận hàng từ người gửi, thực hiện các hoạt động như tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và cung cấp các dịch vụ liên quan khác, nhằm mục đích giao hàng đến người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải và người giao nhận khác.

Vậy từ 2 định nghĩa trên, nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận (forwarder/ freight forwarder/ forwarder agent) Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất cứ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá Theo luật Thương mại Việt Nam (1997) thì người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá Ngày nay, người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong thương mại và vận tải quốc tế không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc thuê tàu mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hoá

2.1.2 Phạm vi của dịch vụ giao nhận

Theo PGS.TS Nguyễn Như Tiến (2011) cho rằng phạm vi của dịch vụ giao nhận là tập trung chủ yếu vào việc vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích Trong hầu hết các trường hợp, người gửi hoặc người nhận hàng không cần tham gia trực tiếp vào các thủ tục vận chuyển hoặc xử lý tài liệu chứng từ Thay vào đó, người giao nhận hoặc đại diện của họ sẽ đảm nhận trách nhiệm lo liệu mọi công đoạn trong quá trình vận chuyển, từ khi hàng được gửi cho đến khi đến tay người nhận cuối cùng Các dịch vụ giao nhận có thể được cung cấp trực tiếp bởi người giao nhận hoặc thông qua các đại lý và họ có thể thuê các bên thứ ba khác để hỗ trợ trong quá trình này

Dịch vụ giao nhận bao hàm nhiều khâu quan trọng trong quá trình vận chuyển Người giao nhận chuẩn bị hàng hóa, tổ chức vận chuyển từ điểm xuất phát đến điểm đích, thực hiện xếp dỡ, tư vấn vận chuyển và ký hợp đồng vận tải Họ cũng xử lý thủ tục gửi, nhận hàng, hải quan và kiểm dịch Ngoài ra, họ còn mua bảo hiểm, lập chứng từ và thực hiện giao dịch tài chính Người giao nhận nhận hàng từ chủ hàng, giao cho người vận chuyển và cuối cùng giao tới người nhận Họ cũng gom hàng, lựa chọn tuyến đường và phương thức vận chuyển, đóng gói và cung cấp dịch vụ lưu kho.

Sau đó, người giao nhận cũng phải thực hiện việc nhận và kiểm tra các chứng từ quan trọng liên quan đến vận chuyển của hàng hóa Họ cũng chịu trách nhiệm thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho và lưu bãi, đồng thời thông báo tình hình di chuyển của các phương tiện vận chuyển cho các bên liên quan Nếu có tổn thất hàng hóa xảy ra trong quá trình vận chuyển, người giao nhận cũng phải thông báo cho người chuyên chở và hỗ trợ chủ hàng trong việc khiếu nại và đòi bồi thường khi cần thiết Điều này đảm bảo rằng quá trình vận chuyển được thực hiện một cách trơn tru và hiệu quả, đồng thời bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan

2.1.3 Vai trò của giao nhận

Do sự công nghiệp hóa và hiện đại hóa của đất nước, cùng với ảnh hưởng từ việc mở cửa thị trường quốc tế, các hoạt động giao nhận đang trở nên ngày càng phát triển và mạnh mẽ hơn Điều này đóng góp vào việc tích lũy dự trữ ngoại tệ, thúc đẩy sự giao thương kinh tế và tạo ra sự kết nối giữa các khu vực kinh tế trong nước và với các quốc gia khác Điều này làm cho nền kinh tế của đất nước phát triển một cách đồng đều và ổn định hơn

Phát triển dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế ở Việt Nam mang ý nghĩa cực kỳ quan trọng, đóng góp vào việc tăng cường giao lưu hàng hoá xuất nhập khẩu với các quốc gia trên thế giới Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đơn giản hóa các chứng từ, thủ tục thương mại, hải quan và các thủ tục pháp lý khác, thu hút sự quan tâm của các đối tác nước ngoài với các doanh nghiệp trong nước Kết quả là, sức cạnh tranh của hàng hoá Việt Nam trên thị trường quốc tế được nâng cao, góp phần vào việc tăng thu nhập ngoại tệ và cải thiện một phần cán cân tài chính của đất nước (PGS TS Nguyễn Như Tiến, 2011)

2.2 Nhiệm vụ của các bên tham gia quá trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu tại cảng biển

Hình 2.1: Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

(Nguồn: Vũ Thị Hải (2018), Nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hoá quốc tế)

2.2.1 Nhiệm vụ của cảng biển

Các hoạt động trong quá trình giao nhận hàng hóa tại cảng bao gồm việc thực hiện hợp đồng giao nhận, bốc dỡ, bảo quản và lưu kho hàng hoá với chủ tàu Để đảm bảo hiệu quả, cảng cần công bố các định mức bốc dỡ phù hợp với từng loại hàng và loại tàu, dựa trên khả năng thực tế của cảng Ngoài ra, cảng thực hiện việc giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu, khi được ủy thác; thực hiện kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hoá và lập các tài liệu cần thiết để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng ngoại thương Cảng cũng tiến hành việc giao nhận hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo yêu cầu của chủ hàng ngoại thương Ngoài các nhiệm vụ trên, cảng cũng thực hiện các công việc như bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản và lưu kho hàng hoá trong khu vực cảng Trong trường hợp hàng hoá lưu kho bị hỏng hoặc mất mát, cảng phải bồi thường cho chủ hàng, miễn là có biên bản hợp lệ và cảng không thể chứng minh được rằng mình không có lỗi Tuy nhiên, cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá bên trong nếu bao bì, kiện hoặc dấu xi chì bị hỏng hoặc mất vẹn do thông tin về mã hiệu hàng hoá không chính xác hoặc không rõ ràng

2.2.2 Nhiệm vụ của doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Thực hiện giao nhận hàng hoá với tàu hoặc uỷ thác cho cảng về việc giao nhận đóng vai trò quan trọng, đặc biệt khi không tự mình thực hiện giao nhận và nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với cảng trong trường hợp cần lưu kho hoặc lưu bãi tại đó Đồng thời, việc ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản và lưu kho với cảng được tiến hành Cung cấp thông tin về hàng hoá và tàu cho cảng cũng là một phần không thể thiếu Theo dõi quá trình giao nhận và lập các chứng từ cần thiết để có cơ sở pháp lý khiếu nại các bên liên quan là điều cần thiết Cuối cùng, việc thanh toán các loại phí cho cảng là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quá trình này

2.2.3 Nhiệm vụ của người vận chuyển

Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để thực hiện việc giao nhận hàng hoá là một phần quan trọng của quy trình Đối với hàng nhập khẩu, tàu cần chuẩn bị các tài liệu như lược khai hàng hoá, sơ đồ xếp hàng, chi tiết hầm hàng, và vận đơn đường biển (nếu giao nhận được uỷ thác cho cảng) Tất cả những giấy tờ này phải

21 được giao cho cảng trước ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu Trong trường hợp hàng container được lưu trữ tại kho bãi cảng, người nhận hàng cũng phải cung cấp lệnh giao hàng (được hải quan xác nhận) và bản sao của vận đơn Đối với hàng xuất khẩu, tàu cũng cần chuẩn bị các tài liệu tương tự và giao cho cảng ít nhất 8 giờ trước khi bắt đầu quá trình bốc hàng lên tàu Đồng thời, việc chăm sóc đủ ánh sáng trong hầm hàng và các khu vực khác, cũng như cung cấp các thiết bị an toàn cần thiết để bốc dỡ hàng hoá là rất quan trọng Cuối cùng, các chi phí liên quan đến việc bốc dỡ, đóng gói… cũng cần được thanh toán theo các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng với cảng

2.2.4 Nhiệm vụ của hải quan

Thực hiện thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát và kiểm soát hải quan đối với tàu biển và hàng hoá nhập khẩu là một phần quan trọng của quá trình giao nhận tại cảng biển Đồng thời, cần đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nước về xuất khẩu, cũng như các quy định về thuế xuất khẩu và thuế nhập khẩu Thực hiện các biện pháp nhằm phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý các hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hoá, ngoại hối và tiền Việt Nam qua cảng biển cũng là một phần không thể thiếu của quá trình này Ngoài ra, quá trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại cảng biển còn liên quan đến nhiều cơ quan khác như đại lý tàu biển, chủ hàng nội địa với các chức năng và nhiệm vụ riêng biệt.

Các chứng từ sử dụng trong giao nhận hàng hóa xuất khẩu hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển

Theo Trần Quang Vũ (2020), bộ chứng từ giao nhận hàng hóa là cực kì quan trọng và bắt buộc phải có trong quá trình xuất khẩu hàng hóa để mua bán quốc tế:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng được ghi trên hóa đơn Hóa đơn thương mại đóng vai trò không thể phủ nhận trong quá trình thanh toán và giao dịch mua bán Đây là trung tâm của các thủ tục thanh toán, cung cấp căn cứ cho việc đòi tiền và thanh toán trong các giao dịch kinh doanh Đồng thời, hóa đơn thương mại còn là chứng từ cần thiết cho việc khai báo hải quan, thể hiện giá trị của hàng hóa và chứng minh sự thỏa thuận mua bán giữa hai bên Thông qua việc cung

Giấy tờ thông tin hóa đơn thương mại thường bao gồm 22 mục nội dung cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa Nó giúp hỗ trợ thống kê và đối chiếu hàng hóa với nội dung hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng một cách chính xác Ngoài ra, phát hành hóa đơn thương mại dưới dạng nhiều bản còn phục vụ các mục đích khác nhau như giải trình cho ngân hàng, cung cấp thông tin cho bên bảo hiểm khi xảy ra vấn đề với hàng hóa, hoặc đáp ứng các yêu cầu cụ thể trong từng tình huống.

Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là sự thỏa thuận giữa người cung cấp hàng hoặc dịch vụ và bên mua hàng Mục đích của hợp đồng này là để xác định, điều chỉnh hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình mua bán hàng hoặc dịch vụ

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) là một bản kê khai chứa thông tin chi tiết và số lượng hàng hóa được đóng gói trong một kiện hàng Phiếu này thường được lập vào thời điểm thực hiện quá trình đóng gói hàng hóa

Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Vận đơn đường biển, hay còn được gọi là Bill of Lading (B/L) là một loại bằng chứng về các điều khoản quy định trong hợp đồng vận tải đường biển Đây là tài liệu chứng minh rằng hàng hóa sẽ được chuyển giao cho người có quyền nhận hàng thông qua việc chuyển nhượng vận đơn đường biển Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) có những công dụng quan trọng như là căn cứ để thực hiện các thủ tục khai báo hải quan và làm thủ tục xuất nhập khẩu cho hàng hóa Là tài liệu pháp lý chứng minh quyền sở hữu và quyền điều khiển hàng hóa, được sử dụng để mua bán hoặc chuyển nhượng hàng hóa giữa các bên Ngoài ra, vận đơn đường biển còn đóng vai trò là tài liệu kèm theo trong bộ chứng từ thương mại mà người bán gửi cho người mua hoặc cho ngân hàng, nhằm mục đích nhận thanh toán tiền hàng

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O) là một loại chứng từ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền như Bộ Công Thương hoặc Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam, để xác nhận rằng hàng hóa đã được sản xuất hoặc chế tạo tại một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cụ thể Hiện nay, có nhiều loại C/O khác nhau, phụ

23 thuộc vào từng quốc gia và khu vực xuất nhập khẩu và mỗi loại sẽ sử dụng mẫu Form C/O được quy định tương ứng

Tờ khai hải quan là tài liệu bắt buộc phải khai báo đầy đủ thông tin về hàng hóa nhập khẩu hoặc xuất khẩu cho cơ quan hải quan Tờ khai này đóng vai trò quan trọng trong quá trình thông quan hàng hóa, thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp xuất nhập khẩu và cơ quan quản lý nhà nước (hải quan) trong thực hiện các thủ tục liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu.

Thông báo hàng đến (Arrival Notice - AN)

Thông báo hàng đến là chứng từ thông báo cho nhà nhập khẩu về chi tiết hàng hóa và thời gian tàu cập cảng dự kiến Thông tin trong thông báo này giúp nhà nhập khẩu chuẩn bị các thủ tục hải quan cần thiết khi hàng về đến cảng.

Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

Lệnh giao hàng là một chứng từ được gửi từ hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc công ty giao nhận đến nhà nhập khẩu Chứng từ này được sử dụng để thông báo cho cơ quan giám sát kho hoặc bãi lưu hàng để chuẩn bị việc lấy hàng ra khỏi kho hoặc bãi sau khi đã nhận được thông báo hàng đến Lệnh giao hàng có thể được hiểu đơn giản là một loại giấy chỉ thị, hướng dẫn cơ quan giám sát kho hoặc cảng biển để bàn giao hàng lại cho người đã được chỉ định trong lệnh giao hàng, tức là người nhận hàng (Consignee).

Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển

Để đảm bảo quy trình giao hàng hiệu quả, cần đáp ứng các yêu cầu về giao hàng nhanh chóng, kết toán chính xác, đồng thời chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ để thanh toán Trình tự giao hàng thông thường bao gồm các bước chính sau: chuẩn bị hàng hóa, nắm thông tin về lịch tàu, kiểm tra hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng lên tàu và lập bộ chứng từ để thanh toán các chi phí phát sinh tại cảng.

2.4.1 Chuẩn bị hàng hoá, nắm tình hình tàu

Trong quá trình chuẩn bị hàng hoá để vận chuyển, việc nắm vững tình hình của tàu và thực hiện các bước chuẩn bị cần thiết là vô cùng quan trọng Cụ thể trước

24 tiên, chúng ta cần tiến hành nghiên cứu hợp đồng mua bán và thư tín dụng (L/C) để đảm bảo việc chuẩn bị hàng hoá được thực hiện đúng theo cam kết Việc kiểm tra xem người mua đã thực hiện thanh toán hoặc mở L/C chưa sẽ giúp chúng ta lập kế hoạch vận chuyển một cách chính xác

Tiếp theo, cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan, bao gồm hợp đồng mua bán, hoá đơn thương mại, giấy phép kinh doanh, bản kê khai chi tiết và giấy phép xuất khẩu (nếu cần) Việc này sẽ giúp đảm bảo rằng quá trình hải quan diễn ra một cách trơn tru và không gặp trở ngại Đồng thời, việc cần thiết là nắm vững tình hình của tàu hoặc tiến hành các thủ tục như lưu cước, đăng ký chuyến tàu để đảm bảo hàng hoá được vận chuyển đúng hạn và an toàn Lập danh sách hàng (Cargo list) và gửi cho hãng tàu, đồng thời yêu cầu cấp “Lệnh giao container rỗng” nếu cần thiết Cuối cùng, việc khai và nộp tờ khai hải quan cùng với các giấy tờ khác là bước quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hoá Việc này đòi hỏi sự chính xác và chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh bất kỳ trở ngại nào trong quá trình hải quan

2.4.2 Làm thủ tục kiểm nghiệm, giảm định, kiểm hóa, tính thuế

Theo yêu cầu, Hải quan tiến hành kiểm tra hàng hóa thực tế sau khi nhận đủ hồ sơ Tuy nhiên, hiện nay Hải quan thường kiểm tra sau thông quan thay vì trước thông quan, đặc biệt đối với những chủ hàng tuân thủ Luật Hải quan nghiêm túc Quá trình thông quan gồm các bước: kiểm nghiệm, giảm định, kiểm dịch (nếu yêu cầu), thu thập giấy chứng nhận và biên bản liên quan; kiểm tra thực tế hàng hóa theo quy định của Hải quan; tính thuế và thông báo cho chủ hàng, hoàn thành thủ tục hải quan theo quy định.

2.4.3 Giao hàng hoá xuất khẩu cho tàu

* Đối với hàng đóng trong container

Nếu gửi hàng nguyên (FCL/FCL)

Chủ hàng hoặc người được uỷ thác điền và ký giấy lưu cước (Booking Note) và nhận lệnh giao vỏ container từ hãng tàu, cùng với phiếu đóng gói (Packing List) và niêm phong (Seal) Container rỗng được đưa về địa điểm quy định để chủ hàng đóng hàng vào container và lập phiếu đóng gói hàng hoá Sau đó hàng hoá (hoặc

25 container đã đóng hàng) được đưa ra cảng để làm thủ tục hải quan, có thể được miễn kiểm tra tuỳ loại hàng Phiếu đóng gói (Packing List) được gửi cho Phòng Thương vụ của cảng để tiến hành thủ tục, đồng thời cảng đăng ký hạ bãi container và lập hướng dẫn gửi hàng (Shipping Instruction) để chuẩn bị cho việc lập vận đơn đường biển (B/L) Container được vận chuyển ra bãi và tiến hành thủ tục hạ bãi trước khi bắt đầu xếp hàng và khi hải quan đã đóng dấu xác nhận, việc giao hàng được coi là hoàn tất Trước khi xếp container lên tàu, đại lý tàu biển sẽ lập danh sách hàng xuất khẩu, sơ đồ xếp hàng và thông báo thời gian bắt đầu làm hàng để cảng có thể bố trí người và phương tiện Container sẽ được bốc lên tàu bởi cảng và cán bộ giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý để lấy vận đơn đường biển (B/L) hoặc đóng dấu ngày tháng bốc hàng lên tàu vào B/L nhận để có B/L đã xếp

Nếu gửi hàng lẻ (LCL/LCL)

Chủ hàng gửi danh sách hàng (Cargo list) cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu hoặc người giao nhận Sau khi thông tin được xác nhận, hãng tàu hoặc người giao nhận sẽ thống nhất về thời gian và địa điểm nhận hàng Chủ hàng hoặc đại diện của chủ hàng đưa hàng đến cảng, tiến hành kiểm tra hải quan và giao hàng cho người vận chuyển (kèm theo hướng dẫn gửi hàng (SI) để tạo vận đơn đường biển) hoặc giao nhận tại CFS hoặc ICD quy định và nhận vận đơn đường biển (B/L) Khi nhận hàng tại cảng, không cần xuất trình House B/L gốc, người nhận hàng cần thông báo cho đại lý của mình tại cảng để đại lý có thể giao hàng cho người nhận Người vận chuyển chịu trách nhiệm đóng hàng vào container, bốc container lên tàu và vận chuyển tới đích, hoặc nếu thông qua người giao nhận, người giao nhận sẽ đóng hàng của nhiều chủ vào container và giao nguyên container cho hãng tàu để lấy Biên lai vận chuyển chủ (master B/L) Cuối cùng, thực hiện thanh lý và thanh khoản tờ khai hải quan

* Đối với hàng rời khác

Chủ hàng trực tiếp giao hàng cho tàu hay uỷ thác cho cảng để cảng giao hàng cho tàu, cũng có thể giao nhận tay ba (chủ hàng, cảng, tàu) Trước khi tiến hành xếp hàng, cần tổ chức vận chuyển hàng từ kho cảng, lấy lệnh xếp hàng, xác định số máng xếp hàng và bố trí xe, công nhân cũng như người áp tải nếu cần thiết Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu được thực hiện dưới sự điều hành của công nhân cảng Quá trình này diễn ra dưới sự giám sát của cán bộ hải quan Trong quá trình giao hàng, nhân

26 viên kiểm đếm của cảng ghi số lượng hàng giao vào Biên bản kiểm đếm (Tally report) Cuối ngày, thông tin được ghi vào Biên bản kiểm đếm theo ngày (Daily report), và khi xếp xong mỗi tàu, thông tin được ghi vào Biên bản kiểm đếm cuối cùng (Final report) Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Phiếu kiểm kiện (Tally sheet) Có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện để thực hiện công việc kiểm đếm Sau khi hoàn tất việc xếp hàng lên tàu, dựa vào thông tin ghi trong phiếu kiểm kiện hàng (Tally sheet), cảng sẽ lập bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General loading report) và cùng ký xác nhận với tàu Đây cũng là cơ sở để lập vận đơn đường biển (B/L) Lấy biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) để tạo điều kiện cho việc lập vận đơn đường biển (B/L) Thông báo cho người mua về quá trình giao hàng và gợi ý mua bảo hiểm cho hàng hoá nếu cần

2.4.4 Lập bộ chứng từ thanh toán

Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C (nếu thanh toán theo L/C), cán bộ giao nhận phải lập hay lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán và xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm các chứng từ sau đây: B/L; Hối phiếu; Hoá đơn thương mại; Phiếu đóng gói; Giấy chứng nhận trọng lương; Giấy chứng nhận số lượng; Giấy khử trùng (nếu có); Giấy chứng nhận xuất xứ C/O; Giấy chứng nhận kiểm dịch Phyto (nếu có); Giấy chứng nhận của người hưởng thụ; Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu xuất khẩu CIF/CIP)

2.4.5 Thanh toán các chi phí cần thiết

Sau khi hoàn thành việc giao hàng; người giao nhận cần thanh toán các chi phí cho cảng như: chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho…

Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu hàng hoá nguyên container (FCL) bằng đường biển

Chính trị và Pháp luật Ổn định chính trị giữa các quốc gia có thể tác động đến quy trình hải quan và vận chuyển hàng hóa trong lĩnh vực Chính trị Quốc tế Các mâu thuẫn có thể gây ra không chắc chắn và làm thay đổi các lợi ích dự kiến Sự thay đổi trong pháp luật và quy định có thể yêu cầu thêm thủ tục hải quan hoặc tăng chi phí vận chuyển

Khí hậu và Thời tiết

Thời tiết khắc nghiệt ở biển có thể làm chậm tiến độ và đe dọa an toàn của hàng hóa trên biển

Kinh tế và Thị trường

Biến động về giá cả và tỷ giá ngoại tệ ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển cũng như giá trị thực của hàng hóa Nhu cầu thị trường biến động tác động đến quy mô vận chuyển và nhu cầu lưu trữ.

Hạ tầng và Vận tải

Vấn đề liên quan đến hạ tầng giao thông như tình trạng của đường sắt và đường bộ có thể gây trễ lịch và khó khăn trong việc chuyển đổi giữa các phương tiện vận chuyển, đồng thời cản trở sự linh hoạt của quy trình Logistics Cảng biển quá tải hoặc hiệu suất kém không chỉ làm chậm quá trình xếp dỡ và đóng gói hàng hóa trên biển, mà còn gây ra sự bất tiện và tổn thất cho các doanh nghiệp thương mại Đối thủ cạnh tranh

Các công ty giao nhận lớn và nhỏ, cùng các doanh nghiệp vận tải biển cạnh tranh trực tiếp với nhau Sự cạnh tranh giữa các công ty này có thể ảnh hưởng đến giá cả, chất lượng dịch vụ và khả năng cung ứng

Loại hàng hóa và đóng gói

Các sản phẩm nhạy cảm với nhiệt độ hoặc độ ẩm yêu cầu điều kiện vận chuyển đặc biệt để bảo đảm chất lượng Việc sử dụng phương pháp đóng gói không chất lượng có thể dẫn đến tổn thất và hỏng hóc của hàng hóa trong quá trình vận chuyển

Quản lý Chuỗi Cung ứng

Thiếu kế hoạch lập trình và quản lý kho không hiệu quả có thể dẫn đến trễ và nhầm lẫn, ảnh hưởng đến sự liên tục và hiệu suất của chuỗi cung ứng Sự cố trong hệ thống theo dõi và thông tin không chính xác có thể gây ra rắc rối trong quá trình giao nhận và làm mất đồng bộ giữa các bên liên quan

Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh giao nhận Mỗi khách hàng có những yêu cầu riêng biệt, doanh nghiệp cần phải linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu đó và đảm bảo sự hài lòng của họ

Trình độ người tổ chức điều hành quy trình

Trong quá trình giao nhận, có thể phát sinh các vấn đề không mong muốn như sự cố vận chuyển hoặc lỗi trong chứng từ Trình độ của người tổ chức điều hành hoạt động giao nhân đóng vai trò vô cùng quan trọng Nhân viên có trình độ cao thường có khả năng xử lý những tình huống này một cách chuyên nghiệp, giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả Những người có trình độ cao và kinh nghiệm sẽ có khả năng tổ chức công việc một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối ưu hóa quy trình

Công nghệ và Thông tin

Sử dụng công nghệ thông tin để giám sát lịch trình, vận chuyển và truyền thông giữa các bên liên quan là không thể thiếu để giảm thiểu nguy cơ và tăng cường tính minh bạch Giao tiếp và tương tác hiệu quả giữa các bên có vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu sự hiểu lầm và cải thiện quản lý hoạt động trong chuỗi cung ứng

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI

Tình hình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công

Bảng 3.1 Tình hình giao nhận hàng xuất khẩu theo mặt hàng của

Công ty Logistics U&I trong giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị tính: TEU

Hàng linh kiện điện tử 15.450 46,57 21.534,15 41,65 23.756,62 40,19

Máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng

Gỗ và sản phẩm gỗ 2.400 7,23 4.500 8,71 4.865 8,23

Các loại mặt hàng khác 1.132 3,42 1.754 3,39 1.521 2,57

(Nguồn: Khối giao nhận quốc tế)

Năm 2020, sản lượng xuất khẩu của công ty U&I Logistics giảm do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 và cuộc xung đột thương mại Mỹ - Trung Tuy nhiên, năm 2021, Việt Nam duy trì được tốc độ tăng trưởng xuất khẩu cao, giúp U&I Logistics đạt sản lượng giao nhận hàng xuất khẩu 51.698,9 TEU, tăng 55,83% Năm 2022, sản lượng tiếp tục tăng lên 59.118,09 TEU, tăng 14,35% so với năm trước Thành công này cho thấy khả năng phục hồi của ngành xuất khẩu Việt Nam và sự nỗ lực của U&I Logistics trong việc thích ứng với những biến động của thị trường.

Sản lượng xuất khẩu của mặt hàng linh kiện điện tử năm 2020 chiếm tỷ trọng cao nhất với tỷ trọng 46,57 % Đứng thứ hai là mặt hàng máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng với tỷ trọng 41,07 % Tuy nhiên đến năm 2021 và năm 2022, tỷ trọng của mặt hàng linh kiện điện tử giảm và lùi xuống vị trí thứ hai sau mặt hàng máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng Nguyên nhân có thể là vì trong thời gian đó, ngành điện tử đối mặt với thách thức lớn nhất là sự thiếu hụt nguyên liệu đầu vào cho quá trình sản xuất Một số khu vực ở Trung Quốc đã phải đóng cửa do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, dẫn đến việc giảm hoặc tạm dừng hoạt động của các nhà máy sản xuất tại đó Việc này gây ra sự chậm trễ và không đúng tiến độ trong việc giao hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi cung ứng sản xuất của ngành và buộc nhiều nhà máy sản xuất tại Việt Nam phải giảm công suất Ngoài ra, với sự tăng trưởng của mặt hàng thiết bị dụng cụ phụ tùng qua từng năm có thể thấy được sự tin cậy và hiệu quả của dịch vụ giao nhận của công ty trong lĩnh vực máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng và

31 đặc biệt là sự tăng trưởng trong lĩnh vực sản xuất hoặc xuất khẩu máy móc và thiết bị dụng cụ phụ tùng

Về mặt hàng gỗ và sản phẩm gỗ, Từ năm 2020 đến năm 2022, số lượng giao nhận hàng gỗ và sản phẩm gỗ đã tăng từ 2.400 TEU lên 4.865 TEU, tăng gấp hơn 2 lần so với năm 2020 Điều này cho thấy một sự tăng trưởng đáng kể trong hoạt động giao nhận của Công ty U&I trong lĩnh vực này Mặc dù số lượng giao nhận tăng, tỷ trọng của hàng gỗ và sản phẩm gỗ trong tổng số giao nhận lại giảm từ 8,71 % xuống 8,23 % Điều này cho thấy rằng, mặc dù hàng gỗ và sản phẩm gỗ đang tăng trưởng nhưng các ngành hàng khác cũng đang phát triển mạnh mẽ hơn trong cơ cấu sản phẩm của Công ty U&I

Từ năm 2020 đến năm 2022, số lượng giao nhận hàng dệt may đã tăng từ 567,87 TEU lên 1.740,8 TEU, tăng gấp hơn 3 lần so với năm 2020 Điều này cho thấy một sự tăng trưởng vượt bậc trong hoạt động giao nhận của Công ty U&I trong lĩnh vực này Trong năm 2020, tình hình xuất khẩu dệt may gặp khó khăn do ảnh hưởng nặng nề của đại dịch Covid-19 Các nhà máy sản xuất phải đối mặt với sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng nguyên liệu và lao động, cũng như sự suy giảm của nhu cầu từ các thị trường tiêu thụ chính Điều này dẫn đến sự giảm mạnh trong sản lượng và giá trị xuất khẩu của ngành Đến năm 2021, mặc dù tình hình dịch bệnh vẫn còn phức tạp, nhưng ngành dệt may đã bắt đầu phục hồi dần qua việc áp dụng các biện pháp phòng ngừa và kiểm soát dịch bệnh hiệu quả hơn Sản lượng sản xuất và giá trị xuất khẩu đã có sự tăng trưởng nhất định so với năm trước, nhờ vào việc thích ứng linh hoạt với tình hình mới và khả năng tìm kiếm các thị trường tiềm năng mới Trong năm 2022, ngành dệt may tiếp tục đối mặt với những thách thức từ biến động của thị trường và tình hình kinh tế toàn cầu Tuy nhiên, sự ổn định hơn trong việc kiểm soát dịch bệnh cũng như việc thúc đẩy hợp tác quốc tế và mở rộng thị trường xuất khẩu đã giúp ngành dệt may đạt được một số bước phát triển tích cực Đối với các loại mặt hàng khác thì số lượng giao nhận tăng giảm liên tục nguyên nhân có thể là do ảnh hưởng của biến động thị trường, chiến tranh thương mại, ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 Tuy nhiên, việc duy trì sự đa dạng trong cơ cấu sản phẩm của công ty là một chiến lược quan trọng, giúp giảm thiểu rủi ro và tạo ra cơ hội tăng trưởng trong nhiều ngành hàng khác nhau Các mặt hàng khác đóng

32 vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính ổn định và sự phát triển bền vững của Công ty U&I

Tổng thể, các số liệu cho thấy rằng Công ty U&I đã trải qua một giai đoạn tăng trưởng ổn định trong hoạt động giao nhận của mình từ năm 2020 đến năm 2022 Sự tăng trưởng này có thể được giải thích bởi sự phát triển của nhiều ngành công nghiệp khác nhau và nhu cầu thị trường tăng lên Tuy nhiên, việc duy trì tỷ trọng của từng ngành được quản lý tốt, cho thấy một sự điều chỉnh hợp lý trong cơ cấu sản phẩm của công ty

Bảng 3.2: Tình hình giao nhận hàng hoá xuất khẩu theo thị trường của

Công ty Logistics U&I trong giai đoạn năm 2020 – 2022 Đơn vị tính: TEU

(Nguồn: Khối giao nhận quốc tế)

Năm 2020, tình hình giao nhận hàng hoá xuất khẩu đã phản ánh sự ảnh hưởng sâu rộng của đại dịch COVID-19 đối với thị trường toàn cầu Các quốc gia và khu vực đã thực hiện các biện pháp phòng chống dịch bệnh, bao gồm giãn cách xã hội, hạn chế di chuyển và đóng cửa biên giới, làm gián đoạn chuỗi cung ứng và giao nhận hàng hoá Tình hình giao nhận hàng xuất khẩu đến các thị trường chủ đạo như Trung Quốc, Mỹ, và châu Âu cũng đã phải đối mặt với sự chậm trễ và gián đoạn trong chuỗi cung ứng do ảnh hưởng của đại dịch Một số quốc gia đã tăng cường các biện pháp an toàn và kiểm soát dịch bệnh tại các cảng biển và cơ sở sản xuất để đảm bảo sự liên tục trong giao nhận hàng hoá Mỹ là thị trường Công ty U&I thực hiện giao nhận hàng xuất lớn nhất với số lượng đạt 13.450 TEU, chiếm tỷ trọng 42,43%; tiếp đến là Trung Quốc đạt 9.625 TEU với tỷ trọng 30,36%; thị trường EU đạt 6.567 TEU; thị trường ASEAN và Nhật Bản chiếm tỷ trọng không cao trong giai đoạn này nguyên nhân có thể là do các biện pháp hạn chế di chuyển và giãn cách xã hội đã làm chậm quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hoá ASEAN và Nhật Bản có thể gặp khó khăn trong việc vận chuyển hàng hoá ra nước ngoài hoặc nhập khẩu nguyên liệu từ các quốc gia khác

Trong năm 2021, các thị trường mà công ty thực hiện giao nhận xuất khẩu chủ yếu vẫn là Mỹ, EU và Trung Quốc Thị trường Mỹ tiếp tục giữ vị trí dẫn đầu với tổng số lượng xuất khẩu đạt 17.534 TEU, chiếm tỷ trọng 33,86% Đồng thời, việc khai thác các hiệp định thương mại tự do đã đem lại kết quả tích cực, đặc biệt là hiệp định với EU, đã thúc đẩy mạnh mẽ tăng trưởng xuất khẩu Do đó, số lượng xuất khẩu sang

EU trong năm 2021 đã tăng đáng kể, đạt 14.579 TEU.Sự tăng số lượng xuất khẩu đối với thị trường Nhật Bản và ASEAN, mặc dù tỷ trọng chiếm nhỏ trong tổng lượng xuất khẩu của công ty, thể hiện một xu hướng tích cực Dù đã chiếm một phần nhỏ, nhưng việc tăng cường xuất khẩu đến các thị trường này cho thấy sự quan tâm và nỗ lực của công ty trong việc mở rộng thị trường và đa dạng hóa thị trường Sự tăng trưởng này có thể phản ánh nỗ lực của công ty trong việc phát triển mối quan hệ với các đối tác kinh doanh trong khu vực và cải thiện hiệu suất vận chuyển và logistics

Trong năm 2022, công ty U&I tiếp tục duy trì hoạt động giao nhận hàng xuất với sự tập trung vào việc phát triển các thị trường chính và đa dạng hóa hệ thống khách hàng Công ty tiếp tục chú trọng vào các thị trường lớn như Mỹ, EU và Trung Quốc, nơi mà lượng hàng xuất khẩu vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng lượng giao nhận của công ty.Đối với thị trường Mỹ, số lượng tăng từ năm 2021 đến năm 2022 (từ 17.534 TEU lên 21.756 TEU) Mỹ vẫn là thị trường chủ chốt chiếm tỷ lệ phần trăm cao nhất trong tổng số các thị trường Điều này ngụ ý rằng thị trường Mỹ vẫn đóng vai trò quan trọng và có ảnh hưởng lớn đối với Công ty U&I Logistics.Riêng đối với thị trường Trung Quốc, sản lượng tăng khá ít, chỉ tăng khoảng 119 TEU so với năm 2021 nguyên nhân có thể là do các biện pháp kiểm soát COVID-19 đã kìm hãm hoạt động tiêu dùng Tuy nhiên, thị trường Trung Quốc trong 3 năm vẫn chiếm tỷ lệ đứng thứ hai trong trong tổng số các thị trường Điều này cho thấy Trung Quốc có vị trí đặc biệt và có tiềm năng phát triển lớn trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu Việc chiếm vị trí thứ hai liên tiếp trong tỷ lệ tổng số thị trường cho thấy rằng Trung Quốc không chỉ là một thị trường quan trọng mà còn là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh của Công ty U&I Ngoài ra, sự duy trì vị trí thứ hai trong ba năm liên tiếp cũng có thể cho thấy rằng thị trường Trung Quốc mang lại một mức độ ổn định đáng tin cậy cho hoạt động của công ty Xung đột giữa Nga và Ukraine đang kéo dài từ đầu năm 2022 đã tạo ra những tác động tiêu cực đối với nền kinh tế toàn cầu, đặc biệt là ở khu vực Châu Âu Tác động của xung đột này đã làm giảm sản lượng hàng hóa giao nhận xuất khẩu EU, từ mức 14.579 TEU xuống còn 12.865 TEU. Năm 2022, các nước trong khu vực Châu Á có thể đã chứng kiến sự phục hồi đáng kể sau đại dịch COVID-19, dẫn đến sự tăng trưởng trong ngành giao nhận hàng hóa và xuất khẩu ASEAN và Nhật Bản là hai trong số những quốc gia chứng kiến mức tăng trưởng đáng kể, với sản lượng tăng mạnh lần lượt là 1945 TEU và 1767 TEU Nhìn chung, trong bối cảnh biến động của thị trường và sự ảnh hưởng của các yếu tố toàn cầu như dịch bệnh và biến đổi khí hậu, công ty U&I đã thực hiện các biện pháp linh hoạt để thích ứng và tối ưu hóa hoạt động giao nhận Mặc dù vẫn còn những thách thức và khó khăn, nhưng sự linh hoạt và cam kết của công ty U&I trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và mở rộng thị trường có thể tạo ra cơ hội mới cho sự phát triển bền vững trong năm 2022 và các năm tiếp theo

Tóm lại, mỗi thị trường có những yếu tố đặc trưng riêng gây ra sự thay đổi trong tỷ trọng sản lượng từ năm 2020 đến năm 2022 Điều này có thể bao gồm các yếu tố kinh tế, thương mại và chính sách ảnh hưởng đến nhu cầu và sử dụng dịch vụ giao nhận trên mỗi thị trường

Bảng 3.3: Doanh thu của các loại hình dịch vụ của công ty giai đoạn 2020-2022 (Đơn vị tính: tỷ đồng)

Kho vận và phân phối hàng hoá 867 25,36 954 14,95 1.153 17,34

Vận tải quốc tế 713 20,86 3.093 48,47 3.142 47,26 Đại lý thủ tục hải quan 1.254 36,69 1.378 21,60 1.389 20,89

(Nguồn: Khối Tài Chính - Kế Toán)

Nhận xét: Ở năm 2020, doanh thu chính của công ty đến từ dịch vụ Đại lý thủ tục Hải quan với 1.254 tỷ đồng, chiếm 36,69 % tổng doanh thu Do ảnh hưởng của đại dịch nên doanh thu của Vận tải quốc tế khá thấp với 713 tỷ đồng Tuy nhiên đến năm 2021, doanh thu ở mảng này đã tăng gấp 4,3 đạt 3.093 tỷ đồng so với năm trước, chiếm 48,47% tổng doanh thu Ở các năm 2021 và 2022 thì doanh thu đến từ Vận tải quốc tế là doanh thu chính khi có sự tăng đều qua các năm tuy nhiên tỷ trọng lại có dấu hiệu giảm dần qua các năm Đại lý thủ tục Hải quan là loại hình dịch vụ có sự cạnh tranh khá lớn trong ngành vì có khá nhiều công ty cung cấp dịch vụ này, điều này có

36 thể khiến cho U&I Logistics phải chuyển hướng phát triển sang các loại hình dịch vụ khác có tiềm năng tăng trưởng cao hơn

Năm 2020 là năm bị ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch Covid-19, gây ra sự suy thoái kinh tế và gián đoạn trong chuỗi cung ứng và giao thương Trong bối cảnh này, doanh thu từ cả kho vận và phân phối hàng hoá lẫn vận tải nội địa đều gặp khó khăn. Năm 2021 là giai đoạn mà nhiều quốc gia đã bắt đầu triển khai các biện pháp phòng chống dịch và khôi phục kinh tế sau đợt suy thoái Sự phục hồi kinh tế này có thể đã tạo ra cơ hội cho công ty trong việc tăng cường doanh thu từ cả kho vận và phân phối hàng hoá lẫn vận tải nội địa Doanh thu từ cả hai loại hình dịch vụ đều tăng mạnh so với năm 2020, nhưng đặc biệt là vận tải nội địa đã có sự bứt phá đáng kể Cụ thể, vận tải nội đia tăng từ 584 tỷ đồng lên đến 956 tỷ đồng Năm 2022 thường là giai đoạn mà sự phục hồi kinh tế tiếp tục và một số nước có thể đã đạt được sự ổn định hơn sau đại dịch Sự ổn định này có thể đã tạo ra môi trường thuận lợi cho công ty để tiếp tục tăng trưởng doanh thu từ cả hai loại hình dịch vụ Doanh thu từ cả kho vận và phân phối hàng hoá lẫn vận tải nội địa đều tiếp tục tăng, cho thấy sự phục hồi và ổn định của hoạt động kinh doanh

Doanh thu các dịch vụ của U&I tăng trưởng tích cực từ 2020 đến 2022, tập trung vào mảng vận tải quốc tế Dịch vụ đại lý thủ tục hải quan vẫn đóng góp đáng kể, dù tỷ trọng giảm so với tổng doanh thu.

Bảng 3.4: Tình hình giao nhận hàng hoá Xuất Nhập Khẩu nguyên Container bằng đường biển (FCL) của Công ty Cổ phần Logistics U&I trong giai đoạn 2020 –2022

(Nguồn: Khối Tài Chính - Kế Toán)

Trong năm 2020, việc giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container bằng đường biển của U&I đạt 25.567 TEU, chiếm tỷ trọng 55,55%, trong khi hàng hoá nhập khẩu chiếm tỷ trọng 44,45% Sự xuất hiện của đại dịch Covid-19 đã tạo ra những tác động tiêu cực đáng kể đối với hoạt động kinh tế, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa Các biến động và khó khăn này đã khiến nhiều quốc gia dần chuyển từ việc sử dụng hàng hoá nhập khẩu sang hàng hoá sản xuất nội địa, thông qua việc áp đặt biện pháp đóng cửa biên giới để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh Nhiều nước đã thực hiện các biện pháp bảo hộ thương mại và áp đặt rào cản kỹ thuật để bảo vệ sản phẩm nội địa.Tuy nhiên, nhờ vào sự điều hành thông minh và quyết đoán của Chính phủ, với mục tiêu "đồng thời phòng chống dịch bệnh và thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội", hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam đã vượt qua được các thách thức của môi trường thương mại quốc tế đầy biến động Mặc dù năm

2020 đầy khó khăn với sự ảnh hưởng lớn từ đại dịch Covid-19, nhưng Việt Nam vẫn duy trì được mức xuất siêu cao và thậm chí lập kỷ lục mới Mặc dù mức xuất siêu kỷ

Phân tích hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container(FCL) bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Logistics U&I

3.2.1 Quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container

(FCL) bằng đường biển của Công ty Cổ phần Logistics U&I

Hình 3.1: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển tại Công ty Logistics U&I

(Nguồn: Khối Giao Nhận Quốc Tế)

Diễn giải các bước trong quy trình chuẩn giao nhận hàng xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty Logistics U&I

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng

Có thể nói có đa dạng cách để tìm kiếm khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hoá của công ty Điều này có thể thông qua việc tìm kiếm trên các cơ sở dữ liệu khách hàng, liên hệ với các tổ chức thương mại, tham gia triển lãm và hội chợ quốc tế, hoặc thông qua các kênh truyền thông và mạng xã hội như Facebook, Linkedin, Google, …Khi có liên hệ, nhân viên kinh doanh họ có thể tạo liên hệ lần đầu bằng cách gọi điện, gửi email…

Cụ thể, nhân viên kinh doanh của Công ty U&I thường truy cập các website thương mại điện tử như Amazon, Alibaba, Taiwan Trade; website Trang Vàng …Sau đó sẽ tìm kiếm công ty theo mặt hàng sản phẩm như gạo, gỗ, đồ thủ công mỹ nghệ… Tại đó sẽ có đầy đủ thông tin công ty, người phụ trách bộ phận xuất nhập khẩu, phương thức liên hệ Nhân viên kinh doanh của U&I sẽ thống kê thành một danh sách khách hàng và tiến hành tạo liên hệ lần đầu thông qua Zalo Trong đó cần phải giới thiệu bản thân và phải xin được thông tin xuất nhập khẩu của khách hàng sắp tới, cảng đi, cảng đến, loại cont… để chào giá dịch vụ của công ty qua mail hoặc qua zalo

Sau khi đã trao đổi với khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ cung cấp các thông tin cần thiết cho bộ phận báo giá Các thông tin này bao gồm: Thông tin về nước xuất khẩu và nhập khẩu; Cảng đi và cảng đến; Thông tin về cảng chuyển tải (nếu có); Thông tin người xuất khẩu và nhập khẩu; Loại hàng hóa cụ thể; Thông tin về loại container được sử dụng; Điều kiện giao hàng; Thời gian dự kiến cho việc khởi hành Nhân viên báo giá của U&I sẽ tiếp tục liên hệ trực tiếp với các hãng tàu để cập nhật giá cả tốt nhất có thể, đồng thời xác định lịch trình tàu gần sát với yêu cầu thời gian của khách hàng Sau khi có thông tin này, họ sẽ chuyển các dữ liệu liên quan đến giá cả và lịch trình cho nhân viên kinh doanh để tiến hành tính toán các chi phí và đưa ra mức giá chào bán hợp lý cho khách hàng

Mục tiêu chính của U&I là đảm bảo rằng giá cước được thiết lập cạnh tranh và hợp lý Quyết định về giá cả của công ty cũng phụ thuộc vào mối quan hệ hợp tác với các hãng tàu, nhằm đảm bảo được mức giá mua tốt nhất có thể Công ty U&I đặt sự tập trung vào việc xây dựng một đội ngũ chuyên về cước, giúp công ty tự tin cung cấp cho khách hàng một mức giá cước tốt nhất trong ngành

Bước 2: Đàm phán thương lượng và ký kết hợp đồng

Bước này được coi là cực kỳ quan trọng để thực hiện một giao dịch giữa người gửi hàng và công ty cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa Đối với các công ty xuất nhập khẩu đã có mối quan hệ làm việc và quen thuộc với Công ty U&I, họ thường ưu tiên liên hệ lại để tiến hành đặt tàu Tuy nhiên, đối với những công ty chưa từng hợp tác với U&I, nhân viên kinh doanh phải liên tục trao đổi và cập nhật giá mới mỗi khi có thay đổi Trong trường hợp này, sự kiên trì của nhân viên kinh doanh là vô cùng

41 quan trọng Nếu có hàng cần xuất khẩu đi nước ngoài, việc duy trì liên lạc thường xuyên và cung cấp thông tin chi tiết về dịch vụ của U&I sẽ giúp khách hàng nhớ đến công ty Nếu U&I có giá cả hợp lý và đáp ứng đủ các yêu cầu xuất khẩu của khách hàng, khách hàng sẽ chấp nhận sử dụng dịch vụ của U&I

Bước 3: Liên hệ với hãng tàu đặt chỗ

Khi nhận được thông tin lô hàng và yêu cầu đặt chỗ từ khách hàng, nhân viên báo giá sẽ tiến hành đặt chỗ với hãng tàu Có hai cách để đặt chỗ với hãng tàu đó là đặt trực tiếp thông qua nhân viên kinh doanh của hãng Cách thứ hai là truy cập website của hãng Mỗi phương thức đặt chỗ này đều có những ưu và nhược điểm riêng, cụ thể như sau: Đặt chỗ trực tiếp qua email nhân viên kinh doanh của hàng tàu Đối với việc đặt chỗ với hãng tàu trực tiếp qua nhân viên kinh doanh của hãng thì công ty U&I sẽ gửi mail đến nhân viên kinh doanh hãng tàu các thông tin về lô hàng Khi gửi email thì yêu cầu nhân viên báo giá chỉ cần gửi đúng các thông tin mà khách hàng gửi Điểm cộng khi sử dụng phương thức đặt chỗ này chính là không cần phải tốn phí đặt cọc và không bị mất phí nếu như khách hàng thay đổi không muốn đi chuyến này nữa Đặt chỗ trực tiếp bằng website của hãng tàu Đối với việc đặt chỗ trực tiếp qua các website thì có ưu và nhược điểm ngược lại so với đặt chỗ qua nhân viên kinh doanh của hãng tàu Cụ thể đó là, nhân viên báo giá sẽ tự truy cập website của hãng tàu Khi đã truy cập thành công, nhân viên sẽ tiến hành đăng nhập theo tài khoản mà công ty đã đăng ký trước đó Giao diện đặt chỗ của hãng tàu sẽ hiện ra và nhân viên báo giá sẽ phải điền các thông tin bao gồm nơi đi, điểm đến, thời gian dự kiến khởi hành, loại container và nhấn tìm kiếm Khi điền thông tin xong thì website của hãng sẽ hiện ra các tuyến mà hãng tàu sẽ đi đến Trong lúc liên hệ lấy xác nhận đặt chỗ, nhân viên của U&I phải hỏi về thời hạn miễn phí DEM, DET… mức phí phải trả mỗi ngày nếu trễ DEM, DET…để tránh vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận Khi nhận được xác nhận đặt chỗ của hãng tàu thì cần phải kiểm tra kỹ lại các thông tin quan trọng như số booking, thời gian cắt máng, ghi chú và gửi khách hàng

Bước 4: Nhận booking lấy container rỗng đóng hàng

Việc đóng hàng để xuất khẩu tại U&I thường sẽ có hai trường hợp xảy ra, đó là đóng hàng tại kho, nhà máy sản xuất của khách hoặc có thể sẽ đóng hàng tại cảng

Cụ thể như sau: Đóng hàng ở kho, nhà máy sản xuất

Trong trường hợp khách hàng của Công ty U&I là chủ hàng và cũng là nhà máy sản xuất đóng hàng tại kho, nhân viên giao nhận của công ty sẽ tiến hành các bước sau:

- Nhân viên giao nhận sẽ cấp lệnh cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu để lấy container rỗng Khi lấy container, cần chú ý thời gian được miễn phí DET, tức là thời gian từ lúc lấy container rỗng đến khi hạ container đã đóng hàng tại bãi định Trong quá trình lấy container rỗng, cần đóng phí nâng container cho Phòng thương vụ tại bãi và vận chuyển container về kho người xuất khẩu đóng hàng

- Khi lấy container rỗng, phải kiểm tra tình trạng của container Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường như móp méo, thủng, thiếu nút cao su, cần ghi chú vào phiếu giao nhận container (EIR) và chụp hình tình trạng của container để làm bằng chứng cho trường hợp có vấn đề xảy ra sau này

- Sau khi tài xế lấy được khóa niêm phong container (seal container), sẽ chụp hình và gửi về cho nhân viên chứng từ Nhân viên chứng từ sẽ gửi số container và số seal cho nhân viên kinh doanh để thông báo cho khách hàng

- Container rỗng sau đó sẽ được vận chuyển đến kho của người gửi để tiến hành đóng hàng Thông thường, nếu kho của khách hàng tại các khu công nghiệp, cần phải đăng ký thông tin cho tài xế trước thời điểm xe đến, thông tin này gồm tên tài xế, số CMND/CCCD, số điện thoại, biển số xe, số container Việc đóng hàng tại kho khách hàng với hàng nguyên container thường sẽ được bố trí công nhân hoặc các phương tiện bốc xếp như xe nâng, xe cẩu, băng chuyền

Trong quá trình đóng hàng, nhân viên kho phải tiến hành kiểm đếm hàng hóa, kiểm tra số lượng kiện, trọng lượng, và các thông tin khác để so sánh với phiếu đóng gói hàng (Packing List) Sau đó, tài xế sẽ vận chuyển container chứa hàng đến điểm hạ bãi tại cảng, nơi hàng sẽ được sắp xếp theo thứ tự đã được xác định trước Trước khi nhập cảng, container chứa hàng sẽ được cân lại để đảm bảo rằng trọng lượng của container đúng như quy định của hãng tàu Đồng thời, container cũng cần phải hoàn

43 tất thủ tục đổi lệnh hạ hàng và thanh toán phí hạ container cho cảng vụ Sau đó, hàng hóa sẽ được chờ đợi để được chuyển lên tàu và bắt đầu hành trình tới điểm đến Đây là quy trình đóng hàng nguyên container đối với khách hàng có nhà máy sản xuất

Đánh giá kết quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container của Công

Công ty có đội ngũ khai báo hải quan chuyên nghiệp

U&I Logistics cam kết hỗ trợ khách hàng trong mọi hoạt động khai báo hải quan một cách thuận lợi, hợp pháp và tối ưu, đảm bảo mọi tình huống với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, được trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ đầy đủ Đội ngũ này gồm 25 nhân sự, đều đã đạt chứng chỉ từ Tổng Cục Hải Quan, có khả năng đáp ứng mọi loại hình khai báo và mọi ngành hàng một cách chuẩn xác và hiệu quả Công ty U&I Logistics cam kết xử lý mọi dịch vụ xuất nhập khẩu trong vòng 3 giờ, đặc biệt, thời gian xử lý cho tác vụ thông quan tờ khai chỉ cần 30 phút kể từ khi truyền lên hệ thống Hải quan Điều này đảm bảo rằng quy trình làm thủ tục hải quan diễn ra

57 nhanh chóng và linh hoạt, đồng thời giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình của họ

Dịch vụ vận tải hàng hoá nội địa riêng biệt

Sở hữu trên 140 xe đầu kéo và 200 rơ mooc cùng thiết bị giám sát hành trình, U&I cung cấp giải pháp vận tải đường bộ kết nối các khu kinh tế trọng điểm Bắc - Trung - Nam Nhờ ứng dụng công nghệ, vị trí của xe đầu kéo và rơ mooc luôn được theo dõi chính xác, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển tối ưu cho khách hàng.

Công ty U&I có hệ thống theo dõi hành trình hàng hóa sử dụng công nghệ GPS, cùng với phần mềm quản lý vận tải (TMS) và ứng dụng di động dành cho tài xế Nhờ vào những công nghệ này, U&I Logistics đã vận chuyển thành công 20.000 TEUs/tháng Các dịch vụ vận tải hàng hóa nội địa gồm vận chuyển đường bộ bằng container, đường thủy nội địa, đường biển ven bờ; đường sắt

Hệ thống kho ngoại quan ngành gỗ và nội thất rộng lớn

U&I Logistics sở hữu hệ thống kho ngoại quan lớn, với tổng diện tích hơn 242.320 m² (tương đương 2.609.000 ft²) Hệ thống kho vận và trung tâm phân phối của U&I Logistics có sức chứa hơn 2.000.000 m² (tương đương 21.527.820 ft²), được đặt tại các khu vực kinh tế trọng điểm trên cả nước Hệ thống kho vận của U&I Logistics được trang bị cơ sở hạ tầng hiện đại và áp dụng công nghệ tiên tiến, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quốc tế như chuẩn C-TPAT của Cục Biên phòng Hoa Kỳ và chứng nhận ISO 9001 U&I sử dụng các công nghệ tiên tiến như phần mềm quản lý kho hiện đại (WMS), hệ thống quản lý hàng hóa bằng mã code, và hệ thống hút ẩm tự động để kiểm soát độ ẩm và ngăn chặn sự xâm nhập của côn trùng Nhờ vào sự đầu tư và nỗ lực không ngừng, U&I Logistics đã xây dựng được mối quan hệ đáng tin cậy với nhiều đối tác chiến lược hàng đầu như Saigon Co.op và Trancy Logistics

Cung cấp đa dạng các loại hình dịch vụ vận tải quốc tế

U&I Logistics mang đến các dịch vụ vận tải quốc tế đa dạng, từ Việt Nam đi/đến các quốc gia trên toàn thế giới U&I Logistics luôn đặt mục tiêu cao về tính chuẩn xác về thời gian vận chuyển và cam kết cung cấp các tuyến dịch vụ đa dạng, kết nối với tất cả các cửa ngõ chính Nhờ vào mạng lưới liên minh giao nhận hàng

58 hóa rộng lớn của U&I Logistics, bao gồm WCA, FNC, PPL, JC Trans, và nhiều hơn nữa, hàng hóa có thể dễ dàng được vận chuyển đến mọi nơi trên thế giới

U&I Logistics cung cấp một loạt các dịch vụ cước quốc tế đường biển và hàng không, bao gồm vận chuyển đường hàng không, đường biển, gom hàng lẻ, vận tải đa phương thức và dịch vụ hàng dự án Ngoài ra, U&I Logistics còn cung cấp các dịch vụ như giao/nhận hàng door to door và giao nhận hàng hóa xuyên biên giới Đối tác vận tải đa dạng và phong phú

U&I tự hào là đối tác đáng tin cậy của hơn 20 hãng tàu vận chuyển hàng hàng đầu, bao gồm cả các tuyến vận tải Nội Á và xuyên đại dương Với một mạng lưới vận tải rộng lớn như vậy, U&I không chỉ kết nối các điểm giao hàng quan trọng mà còn mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cho quy trình vận chuyển của khách hàng

Ngoài ra, U&I cũng hợp tác chặt chẽ với 16 hãng hàng không hàng đầu trong và ngoài nước Bằng cách này, Công ty không chỉ cung cấp các dịch vụ vận tải đa dạng mà còn đảm bảo sự an toàn và tin cậy cho khách hàng Với khả năng phục vụ hàng chục ngàn container nhập – xuất hàng hàng năm, U&I là lựa chọn hàng đầu cho mọi nhu cầu vận chuyển của khách hàng

3.3.2 Hạn chế còn tồn tại

Nhân viên kinh doanh thiếu kinh nghiệm xử lý vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận

Mặc dù nhân sự mới thường thiếu kinh nghiệm giải quyết vấn đề, dẫn đến sai sót gây lãng phí thời gian, tổn thất hàng hóa và phát sinh chi phí xử lý Đặc biệt, họ gặp khó khăn trong lập kế hoạch giao nhận, dẫn đến hàng hóa không được tập kết trước thời hạn, gây nên các vấn đề như rớt lại không được lên tàu, tốn thêm chi phí lưu bãi, lưu container Ngoài ra, sự thiếu hiểu biết về quy trình, chính sách công ty cũng khiến nhân sự mới không tuân thủ đúng quy định, dẫn đến rủi ro hậu quả Trong một số trường hợp, yêu cầu đặc biệt về giao nhận hàng hóa từ khách hàng cũng có thể gây khó khăn cho nhân sự mới do thiếu kinh nghiệm xử lý.

59 bảo quản, hoặc yêu cầu về vận chuyển đặc biệt Việc thiếu kinh nghiệm có thể làm cho nhân viên không đáp ứng được các yêu cầu này một cách hiệu quả có thể làm giảm sự hài lòng của khách hàng, gây ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh và uy tín của công ty

Xử lý công việc mang tính lặp lại chưa được tối ưu

Mỗi hợp đồng hoặc quy trình trong công ty đều kết hợp nhiều bộ phận và liên quan đến nhiều khách hàng khác nhau Sự phức tạp và đa dạng của các dự án và yêu cầu từ khách hàng đặt ra đồng nghĩa với việc nhân viên phải xử lý một lượng thông tin lớn hàng ngày Tuy nhiên, khối lượng thông tin này không chỉ đến từ các yêu cầu khách hàng mà còn từ các hệ thống thông tin nội bộ và quy trình làm việc của công ty Các nhân viên phải tiếp nhận, xử lý và cập nhật thông tin liên tục từ các nguồn khác nhau, điều này tạo ra khối lượng công việc đáng kể Đặc biệt, khối lượng tiếp nhận thông tin trong một ngày thường rất lớn và khó lường trước, gây ra tình trạng quá tải cho nhân viên Điều này làm mất đi sự tập trung và hiệu suất trong công việc, đồng thời tạo ra áp lực lớn về thời gian và tài nguyên Một hậu quả không mong muốn của tình trạng quá tải này là việc xử lý các công việc mang tính lặp lại Trong tình hình áp lực và cần hoàn thành công việc trong thời gian ngắn, nhân viên có thể dễ dàng mắc phải sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lý số liệu Điều này có thể dẫn đến sự không chính xác trong dữ liệu, có thể dẫn đến sự mất mát về thời gian và tài nguyên của công ty Do đó, cần phải giải quyết tình trạng này để giúp tăng cường hiệu suất và giảm bớt áp lực cho nhân viên, đồng thời tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và tích cực hơn

Sử dụng Container rỗng chưa hiệu quả

Sử dụng Container rỗng chưa hiệu quả đề cập đến việc công ty sử dụng container vận chuyển hàng hóa mà không tận dụng được tối đa dung lượng của container hoặc không điều chỉnh thời gian và địa điểm vận chuyển sao cho hợp lý, dẫn đến việc container trở về trống hoặc chứa ít hàng hóa Điều này có thể gây lãng phí về chi phí vận chuyển và tạo ra tác động tiêu cực đối với môi trường do tăng lượng khí thải từ vận chuyển container rỗng

Ngoài ra, việc sử dụng không hiệu quả container rỗng là nguyên nhân chính gây ra lãng phí trong chi phí nâng hạ container Việc sử dụng các thiết bị nâng

60 container không hiệu quả hoặc việc không có kế hoạch vận chuyển đúng đắn có thể dẫn đến lãng phí về thời gian

Thời gian xử lý chứng từ phụ thuộc vào tiến độ của khách hàng

Lịch trình làm việc của nhân viên phụ thuộc nhiều vào yêu cầu của khách hàng Do đó, thời gian làm việc không đồng đều, có lúc nhân viên phải xử lý nhiều yêu cầu cùng lúc, có lúc lại không có việc gì Tình trạng này gây mất cân bằng trong việc phân bổ thời gian làm việc Ngoài ra, một số khách hàng còn gửi chứng từ trễ, buộc nhân viên phải xử lý gấp trong thời gian ngắn.

Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên

Mối quan hệ khách hàng: Sở hữu nhiều kho ngoại quan và có một trong những kho ngoại quan ngành gỗ và nội thất rộng lớn giúp U&I duy trì một mạng lưới mối quan hệ vững chắc với các khách hàng đã từng hợp tác Trong những năm gần đây, các kho ngoại quan của U&I luôn được sử dụng đến mức tối đa, với các doanh nghiệp thuê kho để lưu trữ hàng hóa Tuy nhiên, trong năm 2023, tình hình kinh tế khó khăn đã dẫn đến việc nhiều doanh nghiệp giảm sản xuất, dẫn đến tình trạng trống chỗ tại kho của U&I

Tính chất lô hàng: Liên quan đến các yếu tố như loại hàng, trọng lượng, điều kiện bảo quản cần thiết trong quá trình vận chuyển và xếp dỡ Mỗi loại hàng hóa khác nhau sẽ yêu cầu các phương pháp vận chuyển, điểm thu gom hoặc giao trả, và thiết

Việc xác định không khoa học và không phù hợp các lệnh đóng gói có thể dẫn đến gia tăng thời gian giao hàng, rủi ro về chất lượng hàng hóa Tính chất lô hàng liên quan đến quy định nhập - xuất cảnh của chính phủ Hàng hóa cần trải qua kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp, an toàn như kiểm tra dịch tễ, quy định khác Hoạt động kiểm tra này làm tăng thời gian giao hàng, ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.

Trình độ nhân viên: Trình độ của nhân viên trong công ty cổ phần Logistics U&I đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển Sự thành thạo trong kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ, khả năng tiếp cận thông tin, kỹ năng giao tiếp và tinh thần đồng đội là những yếu tố quyết định Nhân viên cần phải có kiến thức sâu rộng về quy trình giao nhận hàng hoá, từ các quy định về hải quan, luật vận tải đến các quy định liên quan đến từng loại hàng hóa cụ thể Sự thành thạo trong việc sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý logistics cũng như kỹ năng tổ chức công việc và giải quyết vấn đề là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ

Tình hình kinh tế: Việc ký kết các thỏa thuận thương mại tự do (FTA) đang tạo ra một lợi thế cho các doanh nghiệp, thúc đẩy sự phát triển và tăng trưởng trong giao thương với các quốc gia Điều này dẫn đến việc quy trình xuất nhập khẩu giữa các quốc gia diễn ra một cách thuận lợi hơn, giúp các công ty giao nhận như U&I dễ dàng hơn trong việc liên kết giữa các bên Đối thủ cạnh tranh: Trong ngành logistics, có sự hiện diện của nhiều công ty hoạt động với các quy mô khác nhau, từ các tên tuổi lớn đã có mặt từ hàng chục năm trước đến các doanh nghiệp mới nổi trong vài năm gần đây Điều này ngụ ý rằng U&I Logistics phải đối mặt không chỉ với các đối thủ có quy mô lớn và thâm niên mà còn với các đối thủ mới nổi có thể mang lại sự cạnh tranh đáng kể Sự cạnh tranh trong ngành logistics đặt áp lực lớn lên việc cải thiện chất lượng dịch vụ và hàng hóa Các doanh nghiệp cạnh tranh phải liên tục nâng cao và tối ưu hóa các quy trình và tiêu chuẩn để duy trì và củng cố vị thế trên thị trường Trong số các đối thủ cạnh tranh, có

62 thể đề cập đến một số tên tuổi nổi bật trong ngành logistics tại Việt Nam như DHL Việt Nam, Công ty Transimex, và Gemadept… Những công ty này đều có vị thế mạnh mẽ và uy tín trong ngành, là những đối thủ đáng gờm mà U&I Logistics phải cạnh tranh trên thị trường Điều này đặt ra thách thức lớn và đòi hỏi U&I Logistics phải liên tục cải thiện và đổi mới để duy trì và mở rộng vị thế của mình trên thị trường

Thời tiết và khí hậu: Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hoá bằng đường biển Thời tiết xấu như sóng lớn, gió mạnh hoặc bão có thể gây ra các điều kiện nguy hiểm cho tàu vận chuyển hàng hóa có thể phải hoãn hoặc hủy chuyến đi, làm chậm quá trình giao hàng Trong quá trình vận chuyển nếu gặp băng tuyết, sóng lớn có thể gây hỏng hóc đối với các hàng hoá nhạy cảm với môi trường như thực phẩm hoặc hoá chất Ngoài ra, thời tiết xấu có thể gây ra các chi phí không lường trước được như việc sửa chữa thiệt hại hoặc phải chi trả cho các dịch vụ phụ trợ như tàu chở hàng hoặc xe tải

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS U&I

Phương hướng và định hướng phát triển của công ty trong tương lai

Mở rộng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng là một mục tiêu quan trọng Tuy nhiên, điều này đòi hỏi sự nghiên cứu kỹ lưỡng về thị trường và tập trung vào các lĩnh vực có tiềm năng phát triển bền vững Đồng thời, việc đảm bảo chất lượng dịch vụ cũng là một ưu tiên hàng đầu, nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng

Mở rộng mối quan hệ hợp tác với các văn phòng đại diện nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam là một phần quan trọng trong việc nâng cao sự hiện diện của công ty trên tầm quốc tế Bên cạnh đó, việc hợp tác với các hãng tàu, hàng không, đại lý vận tải và các nhà cung cấp dịch vụ khác cũng là điều cần thiết, nhằm tận dụng mạng lưới và nguồn lực của họ để cung cấp các giải pháp vận chuyển hiệu quả

Hoàn thiện hệ thống pháp lý là một bước quan trọng trong việc phát triển dịch vụ logistics, nhằm đảm bảo phù hợp với các quy định, tập quán và văn hóa quốc tế Điều này giúp xây dựng mối quan hệ đồng nhất giữa các môi trường pháp lý và các đối tác tham gia.

Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên

Nâng cao năng lực nhân viên là chìa khóa để cải thiện hiệu suất làm việc Đào tạo nhân lực có chuyên môn và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời mang lại nhiều lợi ích hơn Bằng cách cải thiện kỹ năng làm việc và khả năng xử lý tình huống của nhân viên, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu chi phí không cần thiết và gia tăng lợi nhuận.

Cách thức thực hiện giải pháp: Đầu tiên, Công ty tổ chức buổi đào tạo định kỳ cho các nhân viên trẻ nhằm giúp họ hiểu rõ nhiệm vụ của từng vị trí và quy trình làm việc, cũng như tìm hiểu sâu về tình hình hoạt động của công ty hiện tại Buổi đào tạo này được tổ chức 2 lần/

64 tuần, tập trung vào các chủ đề thực tế Các nhân viên có nhiều kinh nghiệm hơn sẽ chia sẻ những kinh nghiệm và cách giải quyết các vấn đề khó khăn trong công việc, đặc biệt là khi gặp phải rủi ro hoặc sự cố trong quá trình giao nhận hàng hóa Qua các buổi đào tạo như vậy, nhân viên mới có cơ hội tích lũy kinh nghiệm, học hỏi kiến thức thực tế và phát triển kỹ năng xử lý vấn đề Đặc biệt, việc tạo ra một môi trường gắn kết giữa các phòng ban sẽ nâng cao tinh thần làm việc đội nhóm, từ đó giúp quá trình cung cấp dịch vụ diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả hơn

Tiếp theo, Công ty cần thường xuyên tạo điều kiện cho các nhân viên tham gia các khóa học ngắn hạn của Viện Nghiên cứu và Đào tạo Logistics Việt Nam như về nghiệp vụ ngoại thương, nâng cao nghiệp vụ giao nhận….Viện Nghiên cứu và Phát triển Logistics Việt Nam (VLI) là tổ chức Khoa học – Công nghệ đầu tiên của ngành Logistics Việt Nam, tiên phong trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu về Logistics và Quản trị Chuỗi Cung Ứng Ngoài ra, đào tạo thêm về luật pháp nhằm nâng cao trình độ cho các nhân viên Tránh các trường hợp sử dụng luật cũ và xảy ra các sai sót không đáng có, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian Có thể kế đến như khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ đại lý và môi giới hàng hải của hiệp hội VISABA Thông qua các khóa đào tạo này nhân viên của công ty sẽ có cơ hội học hỏi được những kiến thức cũng như kỹ năng cần thiết trong việc thực hiện công việc Yêu cầu buổi đào tạo ngắn hạn này:

- Tần suất triển khai: 2 lần/ năm

- Số lượng nhân viên đào tạo: 5 người/ lần

- Đối tượng tham gia: nhân viên kém chuyên môn kỹ năng

- Chi phí tham gia: 2.100.000 – 3.200.000 VND/khoá/ nhân viên

Bảng 4.1: Khoá học ngắn hạn của Viện Nghiên cứu và Đào tạo Logistics Việt Nam

STT Tên khoá học Thời gian đào tạo Chi phí đào tạo

Trade Management (Quản lý thương mại và vận tải quốc tế)

Offline: 3.200.000 VND (Chưa bao gồm VAT) Online: 2.450.000 VND (Chưa bao gồm VAT)

Offline: 2.800.000 VND (Chưa bao gồm VAT) Online: 2.100.000 VND (Chưa bao gồm VAT)

Offline: 3.200.000 VND (Chưa bao gồm VAT) Online: 2.450.000 VND (Chưa bao gồm VAT)

Offline: 2.800.000 VND (Chưa bao gồm VAT) Online: 2.100.000 VND (Chưa bao gồm VAT)

Offline: 2.800.000 VND (Chưa bao gồm VAT) Online: 2.100.000 VND (Chưa bao gồm VAT)

(Nguồn: Viện Nghiên cứu và Đào tạo Logistics Việt Nam)

Bên cạnh đó, Công ty thiết lập chính sách đãi ngộ và thưởng phạt minh bạch nhằm khuyến khích tinh thần làm việc tự giác Điều này thường được thực hiện thông

66 qua hệ thống lương thưởng dựa trên hiệu suất làm việc của nhân viên Bằng cách xây dựng các chế độ lương thưởng và chính sách đãi ngộ phù hợp với năng lực và đóng góp của từng nhân viên, công ty có thể động viên và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc Cụ thể đối với nhân viên kinh doanh, công ty có thể xem xét việc thưởng từ 500.000 đến 2.000.000 VND cho các hợp đồng lớn, tùy thuộc vào giá trị và quy mô của hợp đồng

Kết quả dự kiến đạt được:

Bảng 4.2: Kết quả dự kiến đạt được sau khi tham gia các khoá đào tạo

Nội dung cải thiện Trước khi thực hiện

Kiến thức chuyên môn thực tế Nhân viên trẻ chỉ nắm khoảng 60%

Thời gian trung bình để xử lý một đơn hàng

Số lượng rủi ro hoặc sự cố trong quá trình giao nhận hàng hóa 3 trường hợp/tháng 1 trường hợp/tháng

Giải pháp 2 :Tối ưu hóa xử lý công việc mang tính lặp lại bằng phần mền Tự động hoá quy trình bằng Robot (Robotic Process Automation)

RPA (Robotic Process Automation) là Tự động hóa quy trình bằng robot Ngành sản xuất/bán lẻ, tài chính ngân hàng, viễn thông và hậu cần là những lĩnh vực điển hình phù hợp với ứng dụng RPA Các doanh nghiệp trong các lĩnh vực này đã áp dụng RPA thành công để xử lý nhiều công việc như thủ tục, thanh toán, xử lý dữ liệu.

67 quản lý vận chuyển, hoạch định cung cầu, và chăm sóc khách hàng RPA tập trung vào những công việc lặp lại hàng ngày, chẳng hạn như việc kiểm tra mail, đọc thông tin trong thư mục đó rồi nhập lên hệ thống, thì RPA hoàn toàn làm tự động 100% công việc đó

Tối ưu hóa việc xử lý các công việc mang tính lặp lại, giảm bớt thời gian cần thiết cho việc thực hiện các tác vụ lặp lại giúp Công ty tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn

Tăng cường độ tin cậy bằng cách loại bỏ sai sót từ quy trình thủ công, mang lại sự ổn định và thống nhất cho quy trình, nâng cao hiệu suất và độ chính xác trong quy trình làm việc.

Cách thức thực hiện giải pháp:

Hiên nay, tại Việt Nam FPT SortWare AkaBot cũng phát triển công nghệ RPA

So với các giải pháp từ những đơn vị nước ngoài, chi phí tự động hóa của AkaBot được đánh giá là cạnh tranh và hợp lý hơn có thể tiết kiệm từ 30% đến 50% chi phí cùng lợi thế tự chủ về công nghệ Với uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực RPA, akaBot đã và đang là đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam

Do đó, Công Ty U&I có thể tin tưởng và trực tiếp liên hệ với FPT SortWare, để được tư vấn và thiết lập hệ thống RPA

Với tính năng tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, bắt chước hành động của con người để hoàn thành các công việc Công ty U&I có thể ứng dụng phần mềm RPA để xử lý các công việc như tự động hoá khai báo hải quan trên phần mềm ECUSS thông qua việc trích xuất thông tin từ bộ chứng từ của từng lô hàng; Tự động hoá khai trực tuyến SI, VGM lên trên hệ thống INTRRA

Quy trình tự động hóa này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi trong việc khai báo SI và VGM Bot được lập trình để đọc thông tin từ bảng tính Excel và tự động thêm vào hệ thống INTRRA theo thứ tự Khi quá trình hoàn tất, tất cả thông tin khách hàng trong tệp Excel đã được cập nhật thành công vào hệ thống, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình khai báo.

Hình 4.1: Quy trình tự động hoá khai báo trực tuyến SI, VGM trên hệ thống INTRRA

Kết quả dự kiến đạt được:

Bảng 4.3: Kết quả dự kiến đạt được sau khi áp dụng phần mềm RPA

Trước khi thực hiện Sau khi thực hiện

Chậm (Con người thao tác)

Nhanh hơn (Bot thao tác tự động) Độ chính xác Vẫn còn sai sót 100% chính xác

Giải pháp 3: Tối ưu chi phí bằng cách tái sử dụng Container rỗng

Tối ưu hóa hoạt động vận tải hai chiều và giảm thiểu chi phí vận chuyển tiết kiệm thời gian và tiết kiệm được chi phí nâng hạ cont Đặc biệt, việc tái sử dụng container rỗng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển mà còn đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả toàn cầu của ngành này

Từ góc độ phát triển bền vững, việc tái sử dụng container rỗng cũng là một giải pháp quan trọng để giảm thiểu lượng phát thải carbon Điều này giúp ngành logistics đóng góp tích cực vào nỗ lực chung của cộng đồng quốc tế trong việc giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực đối với môi trường và hỗ trợ sự phát triển bền vững