hoàn thiện dịch vụ giao nhận xuất khẩu nguyên container fcl fcl bằng đường biển tại công ty cổ phần đầu tư thái bình

Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình là công ty có lĩnh vực hoạt động bao gồm các dịch [VH2]vụ liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa như: logistic, dịch vụ thông quan,

Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu tổng quan công ty cổ phần đầu tư Thái Bình

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

- Phân tích dịch vụ giao nhận xuất khẩu nguyên containner bằng đường biển tại công ty cổ phần đầu tư Thái Bình

- Đưa ra giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức hoạt động xuất khẩu nguyên container tại công ty cổ phần đầu tư Thái Bình

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu thống kê và tổng hợp: Thống kê và tổng hợp các dữ liệu, số liệu có được từ các bảng báo cáo của doanh nghiệp qua các năm 2020-2023 để nắm được tình trạng kinh doanh của công ty

Với phương pháp quan sát, nghiên cứu viên đã theo dõi hoạt động giao nhận hàng hóa theo nguyên container xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp Bằng cách này, nghiên cứu viên đã tự đánh giá hiệu quả của nghiệp vụ này, đồng thời đưa ra một số kiến nghị cá nhân nhằm cải thiện hoạt động giao nhận, tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất xuất khẩu Những kiến nghị này được dựa trên những quan sát trực tiếp về các điểm mạnh, điểm yếu và những lĩnh vực cần cải thiện trong nghiệp vụ giao nhận FCL/FCL của doanh nghiệp.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THÁI BÌNH

Thông tin chung về công ty

Tên Tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH

Tên quốc tế: THAI BINH INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: TBS GROUP LOGISTICS

Người đại diện: Nguyễn Đức Thuấn Địa chỉ: 5A Xuyên Á , Phường An Bình , Tp Dĩ An, Tỉnh Bình Dương Điện thoại: 0888333499

Loại hình doanh nghiệp: Công ty CP đầu tư

Hình 1.1 Biểu tượng Công ty CP đầu tư Thái Bình

Nguồn: Dữ liệu TBS Group

Quá trình hình thành và phát triển

TBS Logistics được thành lập năm 2009 với tư cách là thành viên trẻ của TBS Group Ban đầu, công ty được thành lập nhằm hỗ trợ TBS Group cung cấp dịch vụ logistics để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh chủ động hơn, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh Tận dụng lợi thế về vị trí địa lý ưu việt, đồng thời được đầu tư và hạ tầng giao thông hiện đại, cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghiệp và thương mại dịch vụ, đã hình thành động lực mạnh mẽ thúc đẩy TBS Logistics phát triển không ngừng, không chỉ đảm bảo cho hoạt động sản xuất của mình, hoạt động mà còn tối ưu hóa dịch vụ tốt phục vụ đối tác, khách hàng

LỊCH SỬ HÌNH THÀNH TBS LOGISTICS TRÊN CÁC CỘT MỐC CHÍNH:

• 3/2009: Khánh thành và vận hành Kho ngoại quan và CFS số 1 quy mô 21.000m2

• 10/2009: Khai trương kho ngoại quan và CFS số 2 quy mô 16.500m2 [VH6]

• 10/2010: Khai trương ICD và Depot Tân Vạn quy mô 20.000m2

• 3/2011: Khánh thành nhà kho số 3 quy mô 22.500m2

• 8/2015: Khánh thành kho ngoại quan và CFS quy mô 47.500m2

• 11/2018: Khánh thành nhà kho số 6, Trung tâm phân phối quy mô 51.000m2

• 9/2019: Mở rộng hệ thống Trung tâm phân phối mới đến KCN Sóng Thần

36.000m2; Khai trương TBS Depot qua cao tốc Mỹ Phước, Tân Vạn 60.000m2

Tính đến 2019, TBS Logistics hiện đang sở hữu hơn 220.000m2 nhà kho và

Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị được đầu tư đồng bộ, với hệ thống kệ cao 6 tầng và pallet đa năng, phù hợp với nhiều ngành nghề: điện tử, nội thất, tiêu dùng, tư liệu sản xuất ; hơn 70 xe nâng các loại; 33.000 vị trí pallet; hệ thống chữa cháy tự động Hơn 200 camera quan sát hoạt động 24/24, máy phát điện dự phòng

Bảng 1.1 Hệ thống kho và phương tiện của Công ty CP đầu tư Thái Bình

Hệ thống kho bãi Địa điểm Diện tích

KCN Sóng Thần 500 m 2 Đồng Nai 500 m 2

Hệ thống phương tiện vận tải

Xe tải 1.5 tấn – 5 tấn 30 chiếc

Xe nâng 3,5 tấn, 5 tấn và 25 tấn 5 chiếc

Xe cẩu 2,5 tấn 5 tấn và 25 tấn 5 chiếc

Cho đến thời điểm hiện tại, Công ty CP đầu tư Thái Bình đã vươn lên là một tên tuổi hàng đầu trong ngành cung cấp các dịch vụ liên quan đến logistics, vận chuyển hàng hóa bao gồm hàng đường hàng không và biển, dịch vụ khai báo hải quan, quản lý dự án vận tải và cả vận chuyển nội địa Với sự hiện diện và hoạt động tại sáu văn phòng trải rộng tại các đô thị lớn như Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng, Hà Nội và Bình Dương, công ty đã thiết lập một hệ thống đại lý mạnh mẽ tại hơn 150 quốc gia khác nhau như Mỹ, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Pháp, Italia, Ba Lan Điều này đảm bảo rằng công ty không chỉ có khả năng cung cấp dịch vụ xuất sắc mà còn cạnh tranh vô cùng trong việc đưa ra mức giá cước cạnh tranh.

Tầm nhìn, sứ mệnh

- Tầm nhìn: Với mong muốn tạo ra giá trị cho khách hàng, tăng năng suất và nâng cao chức năng logistics, TBS Logistics kỳ vọng sẽ trở thành trung tâm logistics đáng tin cậy và quan trọng tại Việt Nam, đồng thời là đối tác logistics chiến lược cho khách hàng trong và ngoài nước

- Sứ mệnh: TBS Logistics liên tục cải tiến hiệu quả các giải pháp logistics, cung cấp chất lượng dịch vụ cạnh tranh thị trường và tối ưu hóa giá trị cốt lõi của từng hoạt động, đó là: tính linh hoạt, tính chuyên nghiệp và tính ứng dụng.

Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của công ty

TBS group có chức năng chính là cung cấp các dịch vụ vận tải và quản lý logistics cho khách hàng Bao gồm việc vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, đường biển và hàng không, quản lý kho bãi, lưu trữ và xếp dỡ hàng hóa, quản lý chuỗi cung ứng và đảm bảo vận chuyển an toàn và hiệu quả

TBS group cam kết cung cấp dịch vụ logistics chất lượng, tuân thủ trách nhiệm xã hội và bảo vệ môi trường Công ty luôn đặt sự uy tín và thương hiệu lên hàng đầu, tạo giá trị gia tăng và lợi ích cho các bên liên quan TBS group đầu tư vào phát triển nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực và tập trung vào cạnh tranh và đổi mới Đồng thời tuân thủ quy định pháp luật, tối ưu hóa quản lý tài chính và đảm bảo ổn định trong doanh nghiệp

Lĩnh vực hoạt động : - Thuê kho, bãi

- Xếp dỡ quản lí hàng hóa

- Đại lí thủ tục hải quan

Bộ máy tổ chức của công ty

Hình 1.2: Cơ cấu tổ chức của Công ty CP đầu tư Thái Bình

1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

Hội đồng quản trị: Quyết định các vấn đề liên quan đến giá cổ phần, trái phiếu được ban hành; Các giải pháp phát triển hoạt động trung và ngắn hạn của Công ty như: Chiến lược phát triển hằng năm, mở rộng thị trường, các hoạt động marketing, đổi mới công nghệ; Quyết định các dự án đầu tư trong thẩm quyền; Quyết định việc thành lập các công ty con, chi nhánh, hay việc mua lại cổ phần của các doanh nghiệp khác

Ban giám đốc: Là cấp quản lý điều hành mọi hoạt động của Công ty, đứng đầu là

Giám đốc được bổ nhiệm bởi Hội đồng Quản trị và có nhiệm vụ điều hành hoạt động kinh doanh của công ty theo nghị quyết, điều lệ và quy định Vai trò của Giám đốc là lãnh đạo toàn bộ hoạt động của công ty theo sự chỉ đạo của chủ tịch HĐQT.

Bộ phận kế toán: Có chức năng tham mưu, trợ giúp công việc cho Giám đốc về công tác quản lý sử dụng nguồn vốn được giao, quản lý công tác thu chi, đảm bảo đúng chế độ đóng thuế cho cục thuế theo đúng thời gian, chính sách và pháp luật của nhà nước; Quản lý các nguồn thu chi trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Lập dự toán theo tháng, quý, năm; Tạm ứng thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho nhân viên sau mỗi tháng, quý, năm

Bộ phận hành chính nhân sự: Có chức năng quản lý tổng vụ và quản lý nhân sự, tiền lương, bảo hiểm xã hội, các chính sách cho người lao động về an toàn lao động, bảo hiểm lao động và các chính sách về đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỉ luật Thực hiện công tác tổ chức hành chính, văn phòng và tuyển dụng; Trực tiếp thực hiện công tác đào tạo và tái đào tạo Phân công điều độ nhân sự, đánh giá nhận xét kết quả năng lực công tác của người quản lý và người lao động

Bộ phận giao nhận xuất nhập khẩu: Thực hiện mọi thủ tục hải quan của Nhà

Nước quy định đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại TBS Logistics (bao gồm: kho ngoại quan và kho CFS), riêng hàng hóa ra vào kho nội địa không thực hiện; Lập kế hoạch giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, kịp thời và đúng hạn theo cam kết đã kí với khách hàng; Tham mưu đề xuất cho BGĐ, hỗ trợ cho các bộ phận khác về thủ tục, chính sách, các quy định của nhà nước về hoạt động kho ngoại quan và ICD…; Hỗ trợ khách hàng về các thủ tục Hải quan khi được yêu cầu; Hỗ trợ Hải quan giám sát các công việc về quản lý Hải quan đối với các hàng hóa xuất nhập bao gồm kho ngoại quan, kho CFS và hoạt động của ICD; Thực hiện tất cả các hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty; Tham gia mọi hoạt động khác của Công ty khi được yêu cầu

Phòng Chứng từ đảm nhiệm chức năng quản lý, điều hành và tổng hợp số liệu phục vụ tư vấn dịch vụ kho bãi Phòng chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành hoạt động dịch vụ kho bãi theo kế hoạch đã đề ra Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn đầu vào và đầu ra, soạn thảo hợp đồng và thực hiện dịch vụ theo đúng cam kết của hợp đồng Bên cạnh đó, phòng cũng thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về các mặt công tác khác liên quan.

1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh [VH9]của TBS Logistics

Khách hàng trung thành của TBS Logistics thường kết hợp sử dụng nhiều dịch vụ trong hệ thống logistics, chẳng hạn như kho bãi, vận chuyển và thủ tục hải quan Họ cũng có thể sử dụng các công ty giao nhận bên thứ ba để cung cấp thêm các dịch vụ vận tải, cho thấy nhu cầu phân chia các dịch vụ logistics của khách hàng.

Nhìn chung, mảng dịch vụ logistics của TBS Logistics đã đạt được những kết quả khả quan về doanh thu và lợi nhuận, qua đó có thể thấy được sự tăng trưởng ổn định của công ty trong giai đoạn từ năm 2020 – 2023 cụ thể qua bảng số liệu sau:

Bảng 1.2 : Hoạt động kinh doanh của công ty

Nguồn: Bộ phận kinh doanh của công ty

Năm 2021, TBS Group đã có những tháng đầu năm vô cùng tích cực với những điểm sáng:

 Sáp nhập nhà máy Mỹ Phong vào chuỗi sản xuất công nghiệp, nâng cao công suất toàn hệ thống

 Tái cấu trúc bộ máy Quản lý điều hành phù hợp với thực tiễn mới, xây dựng tầm nhìn 2030

 Thay đổi bộ nhận dạng thương hiệu TBS Retail và Montgomerie Links Golf Club, khẳng định chiến lược định vị mới của Tập đoàn

 Tổng kết kết quả kinh doanh các ngành đều cho thấy tính lạc quan về khả năng phục hồi và tăng trưởng mạnh mẽ của TBS Group trong năm 2022 sắp tới

 Vượt qua mọi thứ thách cùng những nỗ lực không ngừng nghỉ, ngành giày ghi nhận chỉ số khôi phục một cách ấn tượng Sản lượng và doanh thu toàn ngành đạt 93% so với kế hoạch đề ra, đánh dấu một năm khó khăn nhưng cũng gặt hái nhiều thành tựu:

 Một số chuỗi đã đi vào thiết kế sản phẩm bằng phần mềm 3D, giúp việc tinh chỉnh nhanh chóng, dễ dàng hình dung ý tưởng thiết kế

 Ngành giày TBS đánh dấu năm 2021 với trung tâm R&D mới, quy mô 5.000m2, trở thành cột mốc quan trọng khẳng định mối quan hệ hợp tác, phát triển lâu dài giữa TBS và đối tác

Hệ thống điện mặt trời tại nhiều nhà máy như Thoại Sơn, Kiên Giang đã hoàn thiện, góp phần đáng kể vào việc giảm thiểu lượng khí thải CO2 ra môi trường Đây là nỗ lực được đánh giá cao của các doanh nghiệp trong việc đảm bảo tính bền vững và bảo vệ môi trường.

 Bên cạnh việc giữ vững số lượng cửa hàng, TBS Retails đẩy mạnh thương mại điện tử trên cả 3 sàn lớn ở Việt Nam là Shopee, Lazada và Tiki, thúc đẩy doanh số Kết quả doanh thu đạt 90% so với cùng kỳ năm ngoái

 Khẳng định tầm quan trọng và vị thế, TBS Logistics tiếp tục đà tăng trưởng, đạt 118% doanh thu so với năm 2020 Đội ngũ nhân lực liên tục được đào tạo chuyên sâu; nâng cao nghiệp vụ, chất lượng dịch vụ với nhiều cuộc thi như: Teamleader 2021, Cuộc thi Nhân viên chứng từ, khuyến khích người lao động cải tiến sáng tạo với quỹ Innovation Award

Nhận xét giai đoạn 2022-2023 [VH11]

Năm 2023, mặc dù tình hình kinh tế, chính trị thế giới bất ổn nhưng với sự nỗ lực chung của mọi người, TBS đã hoàn thành hơn 80% mục tiêu kế hoạch, với hơn 40 triệu sản phẩm phục vụ hơn 35.000 nhân thành viên tại 12 tỉnh, thành trên toàn; cả nước Duy trì công việc ổn định Ngoài ra, TBS đã không ngừng xây dựng nền tảng hệ thống với cấu hình cơ sở kế hoạch tái sử dụng và có kế hoạch, đồng thời đào tạo thành công hơn 700 toàn bộ chiến lược Đây là đội ngũ huấn luyện viên huấn luyện viên doanh nghiệp Ngoài ra, TBS tiếp tục nghiên cứu chuyên sâu về đầu tư, xây dựng máy ở nước ngoài, hướng tới mục tiêu trở thành doanh nghiệp quốc tế đầu tiên của Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất thời trang Đến năm 2024 và hướng tới năm 2030, TBS đã xác định định hướng phát triển bền vững Liên tục cải tiến hệ thống nền tảng, kế hoạch tái sử dụng toàn bộ hệ thống và tích lũy năm trong một các chỉ số tiêu chuẩn về cấu hình cơ sở tổ chức-chức danh chuyên môn- nền tảng kỹ thuật-công cụ-nền tảng tiêu chuẩn Đẩy nhanh quá trình chuyển đổi kỹ thuật số ở cấp độ nhà máy/tổ hợp công nghiệp chuỗi đẩy nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ mạnh vào quá trình sản xuất Phát triển và sử dụng hiệu quả năng lượng mặt trời trong khu phức hợp/nhà máy Quản trị doanh nghiệp vững chắc trên nền tảng kỹ thuật số

Kết quả hoạt động kinh doanh của TBS Logistics

HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Khái niệm chung về dịch vụ giao nhận hàng hóa

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa

Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục, giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi mã ký hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao (Theo Điều 233 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005)

Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ kể trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa (Theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA )

Tóm lại, dựa trên hai khái niệm trên, giao nhận hàng hóa là toàn bộ những hoạt động từ lúc nhận chứng từ đến lúc giao hàng cho khách hàng sau đó tiến hành quyết toán, lưu hồ sơ

2.1.2 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa

Dịch vụ giao nhận trong xuất nhập khẩu hàng hóa là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối hàng hóa, nối liền sản xuất với tiêu thụ, do đó dịch vụ giao nhận hàng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong xuất nhập khẩu Ở bất kỳ lô hàng nào, nếu dịch vụ giao nhận hàng hóa không được tiến hành suôn sẻ, trơn tru sẽ dẫn đến phát sinh nhiều vấn đề như: chi phí lưu kho/ bãi/ cont cao, thời gian lấy hàng kéo dài, xuất nhập khẩu kém hiệu quả,…

Cụ thể, theo Nguyễn Như Tiến (2011), vai trò của giao nhận hàng hóa nhập khẩu bao gồm:

 Đối với doanh nghiệp nhập khẩu: giúp hàng hóa được lưu thông nhanh, tiết kiệm thời gian và tiền bạc Khi muốn nhập hoặc xuất một lô hàng, doanh nghiệp chỉ tập trung vào sản xuất, kinh doanh, tiết kiệm được chi phí đầu tư vào kho cảng, bến bãi

 Đối với nền kinh tế Việt Nam: làm tăng trưởng xuất nhập khẩu và tăng trưởng GDP

2.1.3 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa

Theo Nguyễn Như Tiến (2011), các đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa như sau: Không tạo ra sản phẩm vật chất cụ thể nào: dịch vụ giao nhận chỉ làm thay đổi vị trí, không gian của hàng hóa mà không có tác động về mặt kỹ thuật đến hàng hóa

 Hàng hóa sẽ được vận chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ mà vẫn đảm bảo không có sự thay đổi tính chất trong quá trình giao nhận

 Dịch vụ giao nhận không là hoạt động hoàn toàn chủ động mà mang tính thụ động Do việc vận chuyển một hàng hóa từ nơi này đến nơi khác phụ thuộc vào nhiều yếu tố: sự chuẩn bị hàng hóa của người xuất khẩu (người gửi hàng); phương tiện vận tải; hình thức vận chuyển; chính sách pháp luật tập quán ở nước xuất, nước nhập, nước thứ ba, nhu cầu của khách hàng;,,,

 Dịch vụ giao nhận mang tính thời vụ Cụ thể, dịch vụ giao nhận xuất hiện khi khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu, tức là hoạt động xuất nhập khẩu xảy ra, mà hoạt động xuất nhập khẩu có tính thời vụ (có thời điểm diễn ra mạnh mẽ và có thời điểm hoạt động xuất nhập khẩu ít diễn ra), do đó dịch vụ giao nhận cũng mang tính thời vụ

 Dịch vụ giao nhận phụ thuộc rất nhiều vào cơ sở vật chất, kỹ thuật, kinh nghiệm Muốn thực hiện dịch vụ giao nhận thành công (giao hàng đúng thời điểm, đúng chất lượng, đúng quy định của nhà nước ban hành) thì không chỉ cần hệ thống kho bãi, phương tiện vận chuyển,… tốt và phù hợp nhất mà người làm giao nhận còn phải có kinh nghiệm, kiến thức về nghiệp vụ giao nhận Có như vậy, khi có vấn đề xảy ra, người làm giao nhận mới đủ bản lĩnh và kiến thức giải quyết nhanh chóng, không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ

2.1.4 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng hóa

* Phân loại dịch vụ giao nhận hàng hóa theo [VH12] Nguyễn Như Tiến (2011) như sau: Phân loại dựa trên phạm vi hoạt động

 Giao nhận quốc tế : dịch vụ giao nhận có sự chuyển dịch qua biên giới của một quốc gia

 Giao nhận nội địa : dịch vụ giao nhận chỉ diễn ra trong phạm vi một nước Phân loại dựa trên phương thức vận chuyển

 Giao nhận bằng đường biển : là phương thức giao nhận sử dụng tàu biển để vận chuyển hàng hóa, đây là phương thức vận tải phổ biến nhất hiện nay

Dịch vụ giao nhận vận tải đa phương thức là phương thức sử dụng kết hợp nhiều phương tiện vận tải khác nhau để tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển, trong khi giao nhận vận tải đơn phương thức chỉ sử dụng một hình thức vận tải duy nhất (đường ống, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường hàng không).

 Giao nhận thuần túy : dịch vụ giao nhận chỉ bao gồm việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến Giao nhận tổng hợp: hoạt động giao nhận bao gồm tất cả các hoạt động như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển,… Phân loại dựa trên tính chất giao nhận

 Giao nhận riêng biệt : do người kinh doanh xuất nhập khẩu tự tổ chức, không sử dụng dịch vụ giao nhận

 Giao nhận chuyên nghiệp : là dịch vụ giao nhận nhà sản xuất nhập khẩu thuê các công ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận

* Các hình thức giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Gồm 3 phương thức giao nhận chính - theo Nguyễn Như Tiến (2011):

Hàng nguyên container (FCL – Full Container Loaded)

Hàng hóa được sắp xếp vào container là phương thức vận chuyển phù hợp khi lượng hàng lớn cần vận chuyển đủ để lấp đầy một container hoặc nhiều container Người gửi hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng hóa vào container, trong khi người nhận hàng chịu trách nhiệm dỡ hàng khỏi container khi nhận.

Hàng lẻ (LCL - Less than Container Loaded) là phương thức dành cho hàng hóa số lượng nhỏ, được ghép chung với các lô hàng khác vào cùng một container Trong container sẽ chứa nhiều loại hàng hóa khác nhau từ nhiều người gửi Thể tích hàng hóa (CBM - khối) sẽ được xác định để tính toán cước phí và giúp đơn vị gom hàng bố trí sắp xếp hàng hóa hợp lý theo thể tích.

Khái quát chung về xuất khẩu hàng hóa

2.2.1 Khái niệm về xuất khẩu hàng hóa

- Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực Hải quan riêng theo quy định của pháp luật ( Điều 28 Luật thương mại Việt Nam , 2005 )

- Xuất khẩu là bán hàng hay đưa hàng ra nước ngoài Hàng hóa xuất khẩu rất đa dạng: hàng công nghiệp, hàng nông nghiệp, hàng tiêu dùng,… kiến thức khoa học kỹ thuật (phát minh sáng chế, bí mật sản xuất,…), các dịch vụ (tư vấn kỹ thuật, sửa chữa, dịch vụ vận tải, giao nhận, bảo hiểm, ngân hàng, dịch vụ du lịch, thông tin quảng cáo,…) Hay nói một cách khác, xuất khẩu được hiểu như hàng hóa sẽ được vận chuyển từ người xuất khẩu (người bán hàng) đến nước của người nhập khẩu (người mua hàng) thông qua việc vận chuyển hàng hóa Trong quá trình này, người vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm về mọi thủ tục liên quan đến việc xuất khẩu lô hàng mà mình đảm nhận, đảm bảo việc xuất khẩu hàng hóa đó ( PGS TS Trần Văn Chu , 1999 )

 Có thể nói xuất khẩu đã và đang đóng một vai trò cực kỳ quan trọng đối với nền kinh tế của mỗi quốc gia trên toàn thế giới nói chung cũng như Việt Nam nói riêng Hoạt động xuất khẩu luôn tạo ra những cơ hội mới để mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ, làm đa dạng hóa các sản phẩm cũng như thị trường cung cấp cho người tiêu dùng có nhu cầu những sản phẩm có chất lượng tốt khi hàng hóa được xuất khẩu nhờ vào sự lưu thông hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác Việc tăng nhu cầu của các quốc gia xuất nhập khẩu tăng kéo theo hoạt động sản xuất hàng hóa cũng tăng, góp phần không nhỏ vào việc thúc đẩy nền kinh tế trong nước cũng như quốc tế phát triển không ngừng

 Mang một ý nghĩa chiến lược, nhờ vào hoạt động xuất khẩu hàng hóa mà nền kinh tế ngày càng phát triển, công nghiệp hóa – hiện đại hóa Bên cạnh đó, hàng hóa được mở rộng thị trường tiêu thụ lớn, nâng cao uy tín cũng như thương hiệu của các sản phẩm cùng với tên tuổi của những doanh nghiệp nội địa trên thị trường quốc tế Làm gia tăng sự hợp tác, từ đó làm tiền đề để mở rộng hơn nữa về hoạt động xuất khẩu ra khắp thị trường quốc tế.

Khái quát về container và quy trình chu chuyển trong vận tải biển

Container là một công cụ vận tải có đặc tính bền vững và đủ độ chắc tương ứng phù hợp cho việc sử dựng lại, được thiết kế đặc biệt để có thể chở hàng bằng một hay nhiều phương thức vận tải mà không cần phải dỡ ra và đóng lại dọc đường, được lắp đặt thiết bị cho phép xếp dỡ thuận tiện, đặc biệt khi chuyển từ một phương thức vận tải này sang phương thức vận tải khác, được thiết kế dễ dàng cho việc đóng hàng vào và rút hàng ra khỏi container, có thể tích bên trong bằng hoặc hơn 1 mét khối (35,3 feet khối) Container là một đơn vị hàng hóa đặc biệt, có kích thước tiêu chuẩn hóa, dùng được nhiều lần và có sức chứa lớn Chuyên chở hàng hóa bằng container giúp giảm thời gian vận chuyển, giảm chi phí vận tải, và tăng tính an toàn cho hàng hóa và phương tiện vận tải trong suốt quá trình vận chuyển Các container đạt yêu cầu theo ISO 668:1995 đều có chiều rộng là 2,438m Về chiều cao của container, được chia làm 2 loại: cont thường có chiều cao 8 feet 6 inch (8’6’), loại cont cao có chiều cao 9 feet 6 inch (9’6’) ( Trần

Nguyễn Hợp Châu , 2018 ) Ưu điểm của vận tải container:

Vận chuyển bằng container là lựa chọn hàng đầu của nhiều khách hàng bởi những lợi ích của nó như: bền, chống gỉ tốt, có thể tái sử dụng được Được thiết kế thuận tiện cho việc xếp dỡ, từ phương tiện vận tải này sang phương tiện vận tải khác Khả năng bảo vệ hàng hóa cực kỳ tốt làm giảm nguy cơ hàng hóa bị hư hỏng, ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa

2.3.2 Quy trình chu chuyển container

Một container chứa hàng có thể được vận chuyển đến cơ sở của người nhận hàng bằng xe tải từ bãi container ở cảng biển hoặc thông qua vận tải đa phương thức Sau khi hàng hóa được dỡ, container rỗng có thể được trả lại cho cảng biển hoặc bãi container rỗng, hoặc vận chuyển hàng hóa trở lại Đôi khi, các container rỗng có thể được luân chuyển giữa các vùng thông qua một bãi container rỗng hoặc kho bãi trong mạng lưới vận tải đa 19 phương thức Các container rỗng cũng có thể được vận chuyển đến cơ sở của người gửi hàng thông qua hình thức vận tải đa phương thức hoặc từ bãi container rỗng Sau khi được lấp đầy hàng tại cơ sở của người gửi hàng, container này sẽ được giao tới bãi Container Yard (CY) ở cảng biển hoặc tới một cảng trong mạng lưới vận tải đa phương thức để xuất khẩu Bãi CY ở cảng biển và bãi container rỗng cũng có thể trao đổi vỏ container với nhau để lưu trữ hoặc vận chuyển những container rỗng mà hãng tàu không sử dụng sau một cảng biển đang có nhu cầu ở một quốc gia khác Các container rỗng có thể di chuyển giữa các cảng hàng hải và bãi container rỗng hoặc giữa các bãi container rỗng khác nhau nhằm mục đích cân bằng nhu cầu thị trường Một số cảng biển vận hành các kho chứ container rỗng vệ tinh để tăng thêm dung lượng, tránh ùn tắc lại cảng biển và cung cấp dịch vụ gia tăng cho các hãng vận tải biển Ở các bãi container, các container lâu năm, đặc biệt là những container được lưu trữ trong thời gian dài, có thể được bán ra ngoài mạng lưới vận tải cho thị trường thứ cấp Đối với container cũ nát và không thể sửa chữa thì sẽ được đem đi hủy bỏ ( Theo Theofanis và Boile , 2009 )

Người giao nhận

Người giao nhận đóng vai trò trung gian trong quá trình xuất nhập khẩu, xử lý các thủ tục, chứng từ và lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu, tiết kiệm chi phí nhất cho lô hàng Họ đại diện cho người ủy thác, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng và hành động vì lợi ích của người ủy thác, mặc dù bản thân không trực tiếp thực hiện việc vận chuyển.

2.4.1 Vai trò của người giao nhận

Người giao nhận mang cho mình những vai trò quan trọng theo Nguyễn Như Tiến (2011) như sau: Là mô giới Hải quan: người giao nhận sẽ làm thủ tục Hải quan đầu nhập, đặt chỗ lưu cước đối với hãng tàu theo ủy thác của người xuất khẩu hoặc nhập khẩu nếu người nhập khẩu giành được quyền nhập khẩu Là đại lý: người giao nhận sẽ làm trung gian giữa người gửi hàng và người chuyên chở, nhận ủy thác từ người gửi hàng hoặc người chuyên chở để nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục Hải quan, lưu kho,… trên cơ sở hợp đồng ủy thác Là người gom hàng: người giao hàng tiến hành gom nhiều hàng lẻ thành hàng nguyên container nhằm tận dụng tối đa có thể sức chứa của container Là người kinh doanh vận tải đa phương thức: đối với dịch vụ vận tải Door to 21 door, người giao nhận đóng vai trò là người vận chuyển đa phương thức (MTO), cũng là người chuyên chở và phải chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt hành trình vận tải

2.4.2 Quyền và nghĩa vụ người giao nhận Điều 235 của Luật Thương Mại quy định về quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics (người giao nhận) quy định rằng:

1 Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có các quyền và nghĩa vụ sau đây: a) Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác; b) Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng; c) Khi xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được một phần hoặc toàn bộ những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng để xin chỉ dẫn; d) Trường hợp không có thỏa thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý

2 Khi thực hiện việc vận chuyển hàng hóa, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics phải tuân thủ các quy định của Pháp luật và tập quán vận tải.

Các chứng từ của giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Vận đơn giữ vai trò là chứng từ vận chuyển, xác nhận rằng người vận chuyển đã tiếp nhận hàng hóa với số lượng, loại hình và tình trạng như ghi chép trong vận đơn để vận chuyển đến đích Đây cũng là giấy tờ thể hiện quyền sở hữu hàng hóa, cho phép người sở hữu nhận hàng Ngoài ra, vận đơn còn là bằng chứng hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển (Theo Điều 148, Bộ luật Hàng hải Việt Nam).

Luật Hàng Hải Việt Nam, 2015)

Về các khái niệm chứng từ, theo Thạc Sĩ Nguyễn Thị Thùy Giang (04/2021):

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ thể hiện số lượng cũng như giá cả hàng hóa thực giao, do người bán lập để yêu cầu người mua phải thanh toán số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn

 Phiếu đóng gói (Packing List): là chứng từ hàng hóa do người bán lập, thể hiện cách thức đóng gói hàng hóa, liệt kê tất cả hàng hóa trong từng kiện hàng và toàn bộ lô hàng

 Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (VGM): là chứng từ xác định khối lượng toàn bộ container chứ hàng

 Phiếu hướng dẫn chi tiết (SI): là chứng từ thông tin hướng dẫn lập vận đơn

 Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality): là chứng từ hàng hóa, xác nhận chất lượng của hàng hóa được giao

 Giấy chứng nhận kiểm dịch: Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại Chứng thư bảo hiểm: là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người mua bảo hiểm, xác nhận đã bảo hiểm cho lô hàng Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: là văn bản hoặc các hình thức có giá trị pháp lý tương đương do cơ quan, tổ chức thuộc nước, nhóm nước, hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cấp dựa trên quy định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa đó.

Quy trình chung dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển

Hình 2.1: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu [VH13]đường biển

Nguồn: Giáo trình Quản trị Xuất nhập khẩu

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu diễn ra sự phối hợp của nhiều bên như: khách hàng, phòng giao nhận, nhân viên giao nhận, đại lý nước ngoài, cơ quan Hải quan, hãng tàu Khách hàng khởi xướng quy trình bằng việc quyết định dịch vụ, phương tiện giao nhận và thanh toán hợp đồng Phòng giao nhận kết nối thông tin giữa khách hàng và nhân viên giao nhận, đặc biệt là tư vấn dịch vụ theo yêu cầu khách hàng Nhân viên giao nhận thực hiện các công việc chính như lấy chứng từ liên quan, hoàn thiện thủ tục Hải quan, nhận hàng từ chủ hàng, chịu trách nhiệm chính trong toàn bộ quy trình để hàng hóa được xuất khẩu nhanh chóng và chính xác.

Các bước trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng

Trước khi thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu, hàng hóa được khách hàng yêu cầu xuất khẩu sẽ được tiến hành kiểm tra xem hàng hóa có thuộc danh sách hàng hóa cấm xuất khẩu hay hàng hóa phải xin giấy phép xuất khẩu hay không Trường hợp hàng hóa này thuộc hàng hóa buộc phải xin giấy phép thì tùy mỗi mặt hàng khác nhau sẽ có giấy xin phép theo Bộ ngành quản lý mặt hàng đó Trường hợp hàng thông thường được sự cấp phép của ban ngành xuất khẩu thì không cần thiết phải xin giấy phép

Bước 2: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ và chuẩn bị bộ chứng từ

Sau khi tiếp nhận thông tin lô hàng, doanh nghiệp giao nhận tiến hành kiểm tra giá và lịch trình của tàu chạy phù hợp với yêu cầu của khách hàng, sau đó thông báo cho khách hàng Nếu khách hàng đồng ý với giá cước và lịch trình đã được thông báo thì sẽ gửi yêu cầu để hãng tàu xác nhận thông qua Phiếu xác nhận đặt chỗ Sau khi nhận Phiếu xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, bộ phận giao nhận tiến hàng lấy container rỗng tại bãi Nhân viên giao nhận sẽ đến nơi cấp container (mang theo phiếu xác nhận đặt chỗ, giấy giới thiệu từ công ty, ghi tên, số điện thoại lên phiếu xác nhận rồi đưa cho nhân viên của bãi container) Nhân viên bãi sẽ đưa cho nhân viên giao nhận một danh sách liệt kê những vị trí container có thể chọn Nhân viên giao nhận xuống bãi tìm những container trong danh sách đó mà phải phù hợp với yêu cầu của hàng hóa Chụp rõ thông tin trên container, chụp rõ seal, số seal để nhân viên chứng từ làm Khai báo Hải quan Tiến hành

25 thông báo cho chủ hàng để nắm bắt được quy định đóng hàng của chủ hàng (tổng khối lượng hàng, mỗi container sẽ quy định khối lượng bao nhiêu)

Trong bước này, bộ phận giao nhận chuyển cho bộ phận chứng từ thông tin về lô hàng để kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa

Bước 3: Thông quan hàng xuất khẩu

Hình 2 2: Quy trình thông quan lô hàng

Nguồn: Giáo trình Quản Trị Xuất Nhập Khẩu

Thủ tục Hải quan là những thủ tục quan trọng để hàng hóa và phương tiện vận tải có thể được xuất khẩu qua biên giới quốc gia Dựa trên những chứng từ mà nhà xuất khẩu cung cấp cho bộ phận chứng từ như:

- Hóa đơn thương mại (Invoice)

- Hợp đồng mua bán (Purchase order)

- Chi tiết đóng gói (Packing list)

- Các loại giấy chứng nhận (nếu có)

Khi đã tổng hợp và kiểm tra tất cả thông tin của lô hàng cần xuất trên chứng từ, nhân viên chứng từ tiến hành lên tờ khai Hải quan điện tử cho lô hàng này bằng phần mềm ECUS-VNACCS Trong quá trình khai báo Hải quan điện tử, nhân viên chịu trách nhiệm khai báo Hải quan phải đảm bảo nhập chính xác từng thông tin của bộ chứng từ để hạn chế nhất có thể những lỗi phát sinh

Khi số liệu được truyền lên hệ thống Hải quan đều đúng và hợp lệ về thông tin, nhân viên sẽ nhận dược thông tin phản hồi về kết quả phân luồng cho lô hàng từ cơ quan Hải quan Tùy thuộc vào kết quả phân luồng của tờ khai mà nhân viên giao nhận hiện trường sẽ làm thủ tục thông quan tại cảng

Có ba kết quả phân luồng:

- Trường hợp kết quả phân luồng là luồng xanh: lô hàng sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ cũng như miễn kiểm tra thực tế hàng hóa

- Trường hợp kết quả phân luồng là luồng vàng: lô hàng này sẽ bị kiểm tra hồ sơ Hải quan nhưng miễn kiểm tra thực tế hàng hóa

- Trường hợp kết quả phần luồng là luồng đỏ: lô hàng này sẽ bị kiểm tra hồ sơ Hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa

Tiếp theo, Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa, công ty sẽ cung cấp bộ hồ sơ giấy cho hải quan Sau khi được phê duyệt, lô hàng sẽ được chuyển tới cho bộ phận kiểm hóa

Có thể kiểm tra hàng hóa bằng hai cách:

- Kiểm hóa bằng máy soi: Trường hợp kiểm hóa bằng máy soi có thể là do hệ thống tự động phân loại, hoặc theo yêu cầu của cơ quan hải quan/cơ quan chuyên ngành khác

 Đầu tiên cần phải đăng ký thủ tục để kéo hàng đến trạm máy soi cotainer của hải quan

 Sau đó, xe container sẽ chạy qua máy soi mà không cần phải cắt chì niêm phong

Căn cứ vào hình ảnh thu được từ máy soi, cơ quan hải quan sẽ quyết định thông quan hàng hóa Tuy nhiên, nếu có dấu hiệu nghi ngờ, họ có thể yêu cầu kiểm tra thủ công bằng cách mở container.

- Kiểm hóa thủ công: tức là cơ quan hải quan sẽ tiến hành việc mở container hàng hóa và tiến hành kiểm tra các yếu tố sau:

 Xác nhận hàng hóa có khớp với mã HS hay không

 Kiểm tra tính chuẩn của tem mác

 Kiểm đếm số lượng hàng hóa để đảm bảo tính chính xác

 Kiểm tra sự tồn tại của thừa thiếu hàng hóa

Bước 5: Giao hàng lên tàu

Sau khi hãng tàu nhận được tờ khai gốc và mã vạch, nhân viên hiện trường sẽ chuyển cho Hải quan để kiểm tra Hải quan sẽ đóng dấu mộc vào mã vạch, trả lại mã vạch có dấu và tờ khai gốc cho nhân viên hiện trường Sau đó, Hải quan sẽ tiến hành trả lại tờ khai và kết thúc quá trình làm thủ tục lô hàng xuất khẩu Cuối cùng, container sẽ được hạ tại bãi và hàng hóa được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.

Nhân viên hiện trường cần căn cứ thông tin trên Phiếu đặt chỗ để điền các thông tin cần thiết như tên tàu, số tàu, số chuyến, số container, số seal Sau đó, tiến hành vào số tàu trước giờ cắt máng để cảng bốc xếp container lên tàu đúng thời gian Nếu không thực hiện bước này, hàng hóa có thể bị bỏ sót và phải đợi chuyến tàu sau Trong trường hợp đó, nhân viên giao nhận phải báo gấp cho bộ phận chứng từ để thông báo cho hãng tàu Hãng tàu sẽ dựa theo lịch trình chạy tàu để sắp xếp chuyến tàu tiếp theo và gửi lại Phiếu xác nhận đặt chỗ cho công ty.

Khi vào sổ tàu, cơ quan Hải quan sẽ giao cho nhân viên giao nhận tờ khai mã vạch giấy xác nhận gồm liên trắng và liên vàng để ký tên xác nhận vào cả hai liên Cơ quan Hải quan sẽ giữ liên trắng và nhân viên giao nhận sẽ giữ liên vàng để sau này làm cơ sở cho việc khiếu nại hãng tàu nếu hàng bị rớt lại, không lên tàu được

Bước 6: Gửi bộ chứng từ cho đại lý nước ngoài

Bộ phận chứng từ sẽ tiến hành gửi thông tin lô hàng sang cho bộ phận chứng từ của đại lý đầu nhập khẩu bên kia để khi hàng hóa đến nước nhập khẩu, bên đại lý sẽ tiếp

28 tục tiến trình của lô hàng này Sau khi hoàn thành bộ chứng từ, nhân viên chứng từ hàng xuất sẽ tiến hành gửi thông báo mô tả về lô hàng đang vận chuyển sang đại lý bên nhập khẩu gồm các thông tin như: tên hàng (Commodity), thể tích (Volume), cảng xếp hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), điều kiện Incoterm, dự kiến ngày đi (ETD), dự kiến ngày đến (ETA), Draft MBL, hóa đơn, phiếu đóng gói,… để đại lý nước nhập khẩu có thể nắm bắt thông tin cũng như chủ động liên hệ với người nhận hàng đầu nhập để kiểm tra thông tin trên vận đơn một lần nữa

Khi tàu chạy, nhân viên chứng từ hàng xuất sẽ gửi tờ vận đơn gốc (MBL) cho đại lý đầu nhập khẩu, kèm theo thông tin về loại vận đơn Đại lý đầu nhập khẩu sẽ hỗ trợ người nhận hàng thực sự thông quan hàng nhập khẩu.

Bước 7: Thanh toán và lưu hồ sơ

Lập chứng từ kế toán

Dựa vào các điều khoản trong Phiếu xác nhận đặt chỗ, trường hợp cước phí là trả trước (Freight Prepaid):

PHÂN TÍCH DỊCH VỤ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU NGUYÊN

Quy trình tổng quát giao nhận xuất khẩu tại Công ty CP đầu tư Thái Bình

Trong hợp đồng dịch vụ giao nhận [VH16]sẽ có những thỏa thuận khác nhau và chi tiết về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng sẽ có sự thay đổi Tuy nhiên, xét về cơ bản quy trình này vẫn bao gồm các bước

Hình 3.1: Sơ đồ dịch vụ [VH17] giao nhận hàng nguyên container (FCL/FCL) xuất khẩu tại Công ty CP đầu tư Thái Bình

1 • Nhận thông tin từ khách hàng

2 • Tư vấn và Báo giá

3 • Ký hợp đồng và xác nhận vận chuyển

4 • Lấy Booking từ hãng tàu

5 • Nhận và Kiểm tra Bộ chứng từ

7 • Đóng hàng và vận chuyển hàng ra nơi tập kết

8 • Lập SI, VGM và Container Packing List

9 • Làm thủ tục hải quan

10 • Thông quan hàng tại cảng

11 • Thanh lý Hải quan và vô số tàu

12 • Lấy H.B/L và làm giấy chứng nhận hun trùng

13 • Gửi BCT cho khách hàng, quyết toán, lưu hồ sơ

Nguồn: Công ty CP đầu tư Thái Bình

Nhận thông tin từ khách hàng

Sau khi bộ phận kinh doanh tìm được khách hàng, tìm hiểu thông tin khách hàng và đơn hàng, bắt đầu lập hồ sơ thông tin chi tiết và những thông tin liên quan của đơn hàng

Tư vấn và báo giá

Tư vấn những thông tin cần thiết để khách hàng nắm rõ quy trình của công ty, giải đáp những thắc mắc cho khách và báo giá cho khách cũng như cho khách lựa chọn những mức giá phù hợp

Ký hợp đồng và xác nhận vận chuyển

Sau khi thỏa thuận đã xong, đi đến ký kết và lập hợp đồng Bắt đầu lấy thông tin chi tiết của đơn hàng cũng như lên kế hoạch vận chuyển

Lấy Booking từ hãng tàu

Khi xuất nhập khẩu hàng hóa, việc đặt chỗ tàu (Booking) là điều kiện tiên quyết Trách nhiệm này thuộc về bên mua hoặc bán theo thỏa thuận trước đó Để đảm bảo đặt được tàu nhanh chóng và tiết kiệm, các công ty thường nhờ đến các công ty giao nhận (Forwarder) Sau khi đặt chỗ thành công, cần kiểm tra lại các thông tin quan trọng như số lượng container, loại container, ngày khởi hành dự kiến, ngày cập bến, cảng xuất phát và cảng đích.

Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Trong hành trình giao nhận, người xuất khẩu phải gửi đầy đủ chứng từ cho người nhập khẩu Ban đầu, nếu không thể thu thập và gửi đầy đủ chứng từ gốc thì người bán phải gửi file mềm để người mua có đầy đủ thông tin liên quan đến quá trình giao hàng Sau đó, trước khi tàu đến, người bán cần gửi đầy đủ chứng từ gốc Cung cấp dịch vụ thông quan và bốc dỡ hàng hóa cho người mua Các tài liệu cần gửi sẽ tùy thuộc vào yêu cầu của người mua Thông thường chúng sẽ bao gồm: phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, vận đơn…

Sau khi nhận được bộ hồ sơ, người nhập khẩu có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác của chứng từ và giảm thiểu rủi ro xuất khẩu có thể gặp phải trong quá trình thông quan

Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, công ty bắt đầu gửi thông tin liên lạc cho các bên liên quan để lấy container rỗng để chuẩn bị cho việc vận chuyển Đóng hàng và vận chuyển hàng ra nơi tập kết

Hàng được kiểm tra và đóng gói kỹ càng, không để có sai sót và liên lạc người vận chuyển để chuyển hàng ra nơi vận chuyển

Lập SI, VGM và Container Packing List

Một khâu quan trọng không thể thiếu, cần sự chỉnh chu, tỉ mỉ trong từng giai đoạn từ việc cân lô hàng, gửi thông tin và xác nhận

Làm thủ tục hải quan

Tổng hợp và kiểm tra tất cả những thông tin liên quan đến lô hàng, cần sự tập trung và tỉ mỉ

Thông quan hàng tại cảng Để thông quan cần dùng đến tờ khai hải quan Sau khi tờ khai hải quan được nộp cần có lệnh để xuất tàu

Thanh lý hải quan và vô sổ tàu Ở bước này công ty cần mang tờ khai đã thông quan đến bộ phận giám sát để nộp hồ sơ và chờ được duyệt để làm bước tiếp theo

Lấy H.B/L và làm giấy chứng nhận hu trùng

Cần hun trùng để đảm bảo hàng hóa không bị ẩm mốc, hư hại, tuân theo quy định bảo vệ môi trường

Gửi Bộ chứng từ cho khách hàng, quyết toán, lưu hồ sơ

Bước cuối cùng của việc giao nhận là kiểm tra, sắp xếp và gửi bộ chứng từ đến tay khách hàng sau đó quyết toán để hoàn thành một đơn hàng

Minh họa chi tiết dịch vụ giao nhận Xuất khẩu hàng Chậu nhựa từ Việt Nam sang thị trường Mỹ nguyên container (FCL/FCL) bằng đường biển tại Công ty CP đầu tư Thái Bình

Hình 3.2: Mối liên hệ giữa các bên liên quan trong quy trình giao nhận xuất khẩu hàng Chậu nhựa

Nguồn: Dữ liệu của công ty

AUTO EATONE PRO SERVICE TRADING COMPANY LIMITED (VIETNAM)

- Người bán: Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Auto Eatone Pro

- FOWARDER: Công ty CP đầu tư Thái Bình Với lô hàng này, TBS Logistics được Auto Eatone Pro thuê để làm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu TBS Logistics có trách nhiệm book cước vận chuyển, đến kho của Auto lấy hàng, chở hàng ra cảng và làm Thủ tục Hải quan xuất khẩu sang Mỹ cho lô hàng Chậu nhựa

- NVOCC: CIF LOGISTICS VIETNAM Vì xuất khẩu sang Mỹ nên TBS Logictics không thể book cước vận chuyển trực tiếp từ hãng tàu mà phải book qua đại lí NVOCC

- Đại lí của NVOCC: DYNA LOGISTICS INC

(1) Ngày 15 tháng 6: Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Auto Eatone Pro (Việt Nam) ký kết hợp đồng bán 37,800 cái chậu nhựa gồm 2 loại: chậu nhựa 7 GL (lỗ 2 inch) và chậu nhựa 7 GL với Cug llc (USA) theo điều kiện CIF Incoterm

(2) Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Auto Eatone Pro (Việt Nam) tiến hành kí hợp đồng dịch vụ vận tải của Công ty CP đầu tư Thái Bình bao gồm các dịch vụ: Trucking + Cước vận chuyển + Local Charge + Thủ tục hải quan

(3) Ngày 16 tháng 6: Công ty CP đầu tư Thái Bình gửi mail đến NVOCC là CIF LOGISTICS VIETNAM yêu cầu báo giá theo những thông tin về lô hàng cần vận chuyển cụ thể như sau:

Bảng 3.1: Bảng thông tin về lô hàng cần vận chuyển

POL/POD Cảng Cái Mép (Việt Nam) đến cảng Miami (USA)

(4) Ngày 16 tháng 6: CIF LOGISTICS VIETNAM thông báo thông tin và giá cước như sau:

● Giá cước từ cảng Cái Mép (Việt Nam) đến cảng Miami (USA):

Bảng 3.2: Bảng giá cước từ cảng Cái Mép đến cảng Miami

CARRIER 20GP 40GP 40HC CLS ETD T/T ROUTE

(5) Ngày 16 tháng 6: Công ty CP đầu tư Thái Bình gửi bảng báo giá đến đại lý Công

Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Auto Eatone Pro bằng mail

(6) Ngày 16 tháng 6: Công ty CP đầu tư Thái Bình gửi mail đến CIF LOGISTICS VIETNAM để lấy booking và cung cấp một số như sau:

Bảng 3.3: Bảng thông tin về việc lấy Booking

SHIPPER AUTO EATONE SERVICE TRADING COMPANY LIMITED

Address: No 115 Street 11, Quarter 9, Truong Tho Ward, Thu Duc District, Ho Chi Minh City, Vietnam

Address: 5001 sw ,37th Ave , Ft lauderdale ,FL 33312 USA Tel: +1 954-372-

POL/POD Cai Mep Port to Miami Port

(7) Ngày 17 tháng 6: CIF LOGISTICS VIETNAM gửi Booking Confirmation đến Công ty CP đầu tư Thái Bình bằng mail

(8) Ngày 17 tháng 6: Công ty CP đầu tư Thái Bình gửi mail đến Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Auto Eatone Pro nhằm thông báo đã lấy booking, gửi Booking Confirmation, yêu cầu chuẩn bị hàng hóa để đóng và gửi BCT về lô hàng cho TBS Logistics

(9) Ngày 17 tháng 6: Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Auto Eatone Pro gửi BCT đến Công ty TNHH Thương mại và công ty CP đầu tư Thái Bình bằng mail gồm:

(10) Ngày 18 tháng 6: Công ty CP đầu tư Thái Bình gửi mail lại cho CIF LOGISTICS VIETNAM để yêu cầu họ mail cho hãng tàu để duyệt lệnh cấp container rỗng để đóng hàng

(11) Hãng tàu ZIM duyệt lệnh và gửi lệnh cấp container rỗng cho CIF LOGISTICS VIETNAM Sau đó, CIF sẽ chuyển tiếp lệnh cấp container rỗng cho Công ty CP đầu tư Thái Bình

(12) Ngày 19 tháng 6: Công ty CP đầu tư Thái Bình gửi mail đến Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Auto Eatone Pro nhằm thông báo thông tin xe tải để chở hàng như sau:

- Thời gian: 14h – ngày 20 tháng 6 sẽ tiến hành đóng hàng và kéo ra ICD Phước Long

- Địa điểm lấy hàng: Thành phố Sadec, Đồng Tháp

(13) Công ty CP đầu tư Thái Bình gửi các thông tin như số container, số seal, để Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Auto Eatone Pro lập SI, VGM, Container Packing List

(14) Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Auto Eatone Pro gửi SI, VGM, Container Packing List qua mail cho Công ty CP đầu tư Thái Bình Nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra lại một lần nữa về tính chính xác và chỉnh sửa nếu có

(15) Công ty CP đầu tư Thái Bình gửi SI cho CIF LOGISTICS VIETNAM để phát hành Draft Bill và gửi cho nhân viên OPS để cung cấp VGM, Container Packing List đến ICD Phước Long (Hồ Chí Minh) đúng thời hạn như trên Booking Confirmation

(16) Công ty CP đầu tư Thái Bình tiến hành khai báo hải quan điện tử và gửi tờ khai thông quan cho Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Auto Eatone Pro qua mail

(17) Ngày 22 tháng 6: CIF LOGISTICS VIETNAM gửi House Bill of Lading (COPY) đến Công ty CP đầu tư Thái Bình bằng mail

(18) Công ty CP đầu tư Thái Bình tiến hành liên hệ với đơn vị Vinacontrol để tiến hành hun trùng cho container Sau đó tiến hành gửi Giấy chứng nhận hun trùng và H.B/L cho Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Auto Eatone Pro

Đánh giá thực trạng dịch vụ giao nhận tại công ty

3.3.1 Kết quả thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container

(FCL) bằng đường biển tại công ty TBS Logistics theo [VH20]thời gian

Bảng 3.7: Kết quả thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại TBS Group [VH21]theo thời gian

Che nh le ch (TEU)

Nguồn: Phòng kế toán của công ty

Qua bảng thể hiện số container xuất khẩu theo tháng năm 2021 và năm 2022 tại TBS Group, có thể nắm được tình hình xuất khẩu của công ty trong hai năm qua

Năm 2021, bối cảnh [VH22]kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng phải chịu sự ảnh hưởng nặng nề từ đại dịch COVID-19 làm cho thương mại toàn cầu suy giảm, các công xưởng, nhà máy buộc phải tạm dừng sản xuất, nhiều tàu hàng không thể rời cảng Làn sóng đại dịch COVID-19 tác động tiêu tực lên hoạt động xuất khẩu của cả nước nói chung và TBS Group nói riêng Quý I/2021, sản lượng hàng hóa xuất khẩu tại công ty đạt mức thấp so với các quý còn lại, tháng 3 năm 2021 sản lượng chỉ đạt 35 TEU

Tuy nhiên, từ quý II/2021, sản lượng hàng hóa xuất khẩu đã ổn định trở lại, thời điểm mà cầu tiêu dùng đang từng bước phục hồi, tháng 6 năm 2021 sản lượng đạt 69 TEU, con số này đã phản ánh được tình hình xuất khẩu đang dần được cải thiện Những tháng cuối năm 2021, đây là thời điểm tốc độ tiêm vaccine cho người dân ngày càng tăng, nhờ vào phong trào chống dịch hiệu quả của nước ta, đồng thời là các thị trường quốc tế thực hiện mở cửa và nhu cầu thị trường gia tăng phục vụ cho dịp mua sắm cuối năm Vì vậy, trong những tháng cuối năm, sản lượng ở mức ổn định ở mức 78-87 TEU, đặc biệt ở tháng 11 sản lượng đạt 105 TEU, chiếm 12,5% tổng tỷ trọng trong cả năm 2021 Đối với những tháng đầu năm 2022, giữa khó khăn chung của kinh tế toàn cầu, những ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh tế thế giới và cũng là thời kỳ bối cảnh kinh tế có nhiều biến động dẫn đến việc sản lượng xuất khẩu hàng hóa trong quý I/2022 còn hạn chế Nhưng nhờ vào việc kiểm soát tốt đại dịch, xác định đúng thời điểm mở cửa nên kinh tế nên đã mở ra cơ hội với các thị trường đang khan hiếm về hàng hóa để đẩy mạnh xuất khẩu, vì vậy các tháng sau đó công ty đã xuất khẩu hàng hóa với sản lượng tương đối cao và được duy trì, tháng 8 có sản lượng cao nhất trong cả hai năm 2021 và 2022 (111 TEU)

Tỷ trọng chênh lệch giữa năm 2022 với năm 2021 là 2,6%, cho thấy sự nỗ lực của công ty và niềm hy vọng vào một sản lượng cao hơn nữa trong những năm tới, khi đã khắc phục được những hậu quả của đại dịch

3.3.2 Kết quả thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container

(FCL) bằng đường biển tại công ty TBS Group theo thị trường

Bảng 3.8: Kết quả thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại TBS Group theo thị trường

So sánh (%) Sản lượng (TEU)

Nguồn: Phòng Kế toán của công ty

Qua bảng thống kê trên, có thể thấy TBS Logistics hoạt động chuyên về xuất khẩu hàng hóa sang các quốc gia như Mỹ, Ấn Độ, Indonesia, Thái Lan, Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn mở rộng thị trường sang nhiều quốc gia khác, hướng đến mục tiêu trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu trong khu vực.

Nhờ tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhiều khách hàng tiềm năng, TBS Group đã được ký kết những hợp đồng cung cấp dịch vụ trọn gói cho hàng loạt dự án lớn với các đối tác uy tín như: Công ty TNHH Connel Bros (Vietnam), Công ty TNHH USG BORAL và Mead Johnson Những hợp đồng này chính là minh chứng cho uy tín và chất lượng dịch vụ của TBS Group, hứa hẹn mở ra nhiều cơ hội hợp tác mới trong tương lai.

Nutrition, Bayer Việt Nam,… với các loại hàng hóa chủ chốt gồm hàng hóa chất, thực phẩm, nguyên phụ liệu, thuốc bảo vệ thực vật, máy móc thiết bị, hạt giống,…

Vì vậy, các thị trường nêu trên là những thị trường chủ lực mà công ty sẽ xuất khẩu hàng hóa sang theo yêu cầu của khách hàng, ngoài ra còn một số thị trường khác

Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container FCL là một trong những nghiệp vụ chính của TBS Group Từ bảng trên, ta có thể thấy được sản lượng của dịch vụ này năm 2022 là 864 TEU, so với năm 2021 tăng 2,6%, đây là khoảng thoài gian mà công ty TBS Group nói riêng cũng như những doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực logistics nói chung đều bị ảnh hưởng nặng nề bởi hậu quả của đại dịch Covid19, tuy nhiên công ty cũng đã nổ lực và giải quyết hậu quả của đại dịch một cách có hiệu quả nên sản lượng công ty không giảm mà vẫn ở mức ổn định Cụ thể:

Sản lượng xuất khẩu qua thị trường này năm 2021 và 2022 chiếm tỷ trọng cao nhất và luôn chiếm hơn 1/3 tổng tỷ trọng trong tất cả các thị trường mà TBS Group thực hiện dịch vụ xuất khẩu (năm 2021: 289 TEU, 34,3% tỷ trọng; năm 2022: 318 TEU, chiếm 36,8%)

Thị trường Mỹ là thị trường tiềm năng của TBS Group với danh mục hàng hóa xuất khẩu đa dạng, đáp ứng yêu cầu chất lượng và mẫu mã của thị trường này Đối với các sản phẩm nông nghiệp và thực phẩm xuất khẩu sang Mỹ, TBS Group phải tuân thủ luật kiểm dịch thực vật của Philippines, bao gồm các quy trình kiểm tra nghiêm ngặt để đảm bảo hàng hóa không nhiễm sâu bệnh Các cơ quan chịu trách nhiệm thực thi các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm tại Mỹ là Cục Thực phẩm và Thuốc (BFAD) và Cục Tiêu chuẩn sản phẩm nông nghiệp và thủy sản (BAFPS).

Thị trường Ấn Độ là thị trường xuất khẩu lớn của TBS Group Theo CAROTAR 2020, doanh nghiệp xuất khẩu phải cung cấp thông tin chi tiết về xuất xứ hàng hóa (CCO) cho Ấn Độ để đảm bảo chất lượng Nhập khẩu theo FTA sẽ được hưởng mức thuế ưu đãi nếu có đầy đủ vận đơn, khai báo xuất xứ và giấy chứng nhận xuất xứ Hội chợ Hóa chất Ấn Độ là sự kiện lớn giới thiệu sản phẩm hữu cơ và lọc hóa dầu, thu hút 20 quốc gia tham dự Sản lượng xuất khẩu sang Ấn Độ ổn định và tăng dần, chủ yếu là hàng hóa hóa chất, với năm 2022 tăng 22 TEU so với 2021.

Tiếp theo là thị trường Indonesia, mặc dù được coi là thị trường khá tiềm năng và triển vọng, nhưng có thể thấy lượng hàng công ty thực hiện dịch vụ này còn ít và lượng hàng chủ yếu là nông sản có xu lướng giảm Ở thị trường Indonesia, sản lượng giảm 6.7% so với năm trước Tuy nhiên, để đưa được các sản phẩm Việt vào nhóm thị trường này, các doanh nghiệp và nhà sản xuất trong nước sẽ phải tuân thủ các quy định rất đặc thù rất đặc thù của cộng đồng người hồi giáo bao gồm Indonesia, được gọi tắt là chứng nhận HALAL Với chứng nhận này, ngoài các yêu cầu mang tính kỹ thuật về an toàn thực phẩm, xuất xứ hàng hóa thông thường thì còn kèm theo các yêu cầu bắt buộc mang yếu tố tín ngưỡng Chứng nhận HALAL không đơn giản chỉ là đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm mà tất cả mọi thứ sẽ phải nghiêm ngặt và đảm bảo việc loại trừ mọi chất cấm theo quy định của luật Hồi giáo như cồn, mỡ động vật,

Tiếp theo, công ty TBS Group đã thực hiện dịch vụ qua thị trường Thái Lan, là một thị trường khá tiềm năng của nước ta Tuy nhiên, sản lượng xuất khẩu hàng hóa năm 2021 và 2022 của Đại Quốc vẫn còn thấp Năm 2022 sản lượng đạt 158 TEU, tăng 23 TEU so với năm 2021, tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được chỉ tiêu mà công ty đã đề ra Những hàng hóa xuất qua Thái Lan chủ yếu là hạt cà chua, hạt bắp,… Về các mặt hàng thực phẩm nhập khẩu vào Thái Lan phải tuân thủ theo yêu cầu về y tế và an toàn, cụ thể: mặt hàng thực phẩm bắt buộc phải có giấy chứng nhận kiểm dịch y tế kèm theo, ngoài ra mặt hàng phải phù hợp tiêu chuẩn vệ sinh quy định, được phép xuất/nhập khẩu và phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng

Ngoài thị trường Trung Quốc, TBS Group còn mở rộng xuất khẩu sang các quốc gia khác như Pakistan và Campuchia Mặc dù lượng hàng xuất khẩu đến những thị trường này không đáng kể, song nó cũng góp phần thúc đẩy sản lượng xuất khẩu chung của công ty ra thị trường quốc tế.

3.3.3 Kết quả thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container

(FCL) bằng đường biển tại công ty TBS Group theo loại container

Bảng 3.9: Kết quả thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại TBS Group theo loại container

Năm 2021 Năm 2022 Chênh lệch (TEU)

So sánh (%) Sản lượng (TEU)

Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu

Nhận xét về quy trình giao nhận xuất khẩu của công ty

Nhìn chung, quy trình giao nhận tại Công ty CP đầu tư Thái Bình có nhiều ưu điểm, có sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho nhân viên từ các phòng ban đảm bảo quy trình giao nhận được thực hiện một cách tốt nhất, nhanh chóng nhất

Giám đốc điều hành công việc với tinh thần trách nhiệm cao cùng với trình độ chuyên môn giỏi Luôn chú trọng đến việc khuyến khích và động viên nhân viên, góp phần tạo dựng tinh thần đoàn kết, từ đó giúp công ty ngày càng phát triển ổn định hơn Không chỉ vậy, còn thường xuyên cập nhật những thông tin mới về chính sách liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, và chia sẻ thông tin này với nhân viên để họ có thể nắm bắt kịp thời và cung cấp tư vấn cho khách hàng, tránh những trở ngại trong quá trình thực hiện thủ tục Nhờ những cải tiến này, quy trình giao nhận luôn đạt được hiệu quả cao nhất

Nhân viên trẻ trung, năng động và đầy nhiệt huyết, có kiến thức chuyên sâu về các loại chứng từ Thường xuyên cập nhật các Thông tư, Quyết định và văn bản pháp luật mới của Nhà nước liên quan đến quản lý các mặt hàng dịch vụ giao nhận của công ty Nhờ trình độ chuyên môn cao, các nhân viên đã xây dựng được niềm tin vững chắc với các cơ quan liên quan như cơ quan kiểm định chất lượng, kiểm dịch thực vật, Vì vậy đối với các mặt hàng yêu cầu phải có các chứng từ này thì thời gian làm việc hoàn tất kiểm tra diễn ra nhanh chóng và thuận tiện Điều này đã đẩy nhanh quá trình giao nhận, giúp rút ngắn thời gian giao hàng đáng kể

Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải, Công ty CP đầu tư Thái Bình có nhiều mối quan hệ tốt với các phòng ban, cơ quan chức năng, đó là điều kiện thuận lợi trong việc làm chứng từ, giải quyết các vướng mắc trong thủ tục, đặc biệt hiệu quả trong các hợp đồng giao nhận bằng đường biển Hợp đồng giao nhận của công ty khá chặt chẽ, nêu rõ quy định các điều khoản về giá và phương thức thanh toán cũng như phân rõ quyền hạn trách nhiệm của hai bên Các tranh chấp và khiếu nại của khách hàng ít xảy ra

Bên cạnh đó, lượng khách hàng của công ty tương đối ổn định và đa phần là đối tác lâu năm nên đã thành thạo trong cách thức cũng như quy trình làm việc Vì vậy về mặt nghiệp vụ quy trình sẽ trở nên quá quen thuộc

Tình hình tài chính khá thông thoáng nên dễ dàng cho việc tạm ứng các khoản tiền cho nhân viên giao nhận, đội ngũ xe container, …

Cung cấp đa dạng loại hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho khách hàng, hoạt động giao nhận rất linh hoạt vì vậy việc tìm kiếm khách hàng trở nên dễ dàng hơn Tránh phụ thuộc quá nhiều vào một nhóm khách hàng, cũng như đề phòng chống rủi ro khi có một khách hàng vì một lý do nào đấy đột ngột cắt hợp đồng với công ty

Với số vốn ban đầu còn hạn chế, công ty CP đầu tư Thái Bình đã khéo léo và linh hoạt trong việc thiết kế các phòng ban và bố trí nhân viên làm việc một cách hợp lý, không gò ép nhân viên theo một khuôn khổ nhất định mà tùy vào tính chất công việc mà phân bổ công việc thích hợp.Thường xuyên mở các khóa huấn luyện nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên để mỗi nhân viên đều là một cá thể làm việc chuyên nghiệp nhưng không tách rời với tập thể

Giám đốc luôn quan tâm đến các hoạt động các phòng ban và nhân viên, luôn lắng nghe những khó khăn và ý kiến của nhân viên đồng thời sẵn sàng hướng dẫn khi nhân viên gặp khó khăn trong công việc

Với loại hình kinh doanh đa dạng, đại lý rộng khắp, công ty CP đầu tư Thái Bình luôn khéo léo đáp ứng các dịch vụ trọn gói, đồng thời có các chính sách khuyến mãi cho khách hàng và luôn uy tín trên mỗi đơn hàng, từ đó mang lại cho công ty CP đầu tư Thái Bình một lượng khách hàng trong và ngoài nước ổn định đặc biệt là thị trường Đông Nam Á

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, Công ty CP đầu tư Thái Bình vẫn còn một vài hạn chế trong dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Thứ nhất, bộ phận chứng từ đang đối diện với khó khăn khi phải phụ trách nhiều hợp đồng cùng một lúc, và mỗi hợp đồng lại có yêu cầu khác nhau về chứng từ, mà quy định của từng ban ngành lại thay đổi liên tục Do vậy, công tác chứng từ đôi khi gặp trở ngại, gây ảnh hưởng không nhỏ tới thời gian hoàn tất việc giao hàng cho khách hàng Hiện tại, số lượng nhân viên chứng từ chưa đáp ứng đủ yêu cầu công việc, đặc biệt trong trường hợp có nhiều đơn hàng cùng một lúc, việc lên chứng từ gặp nhiều khó khăn hơn, có thể gây sai sót trong việc lên tờ khai Hải quan

Thứ hai, dù đặc thù công việc trong lĩnh vực giao nhận vận tải chính là việc kết nối giữa các bộ phận trong công ty tuy nhiên hiện tại các phòng trong công ty vẫn còn trường hợp làm việc độc lập chưa thật sự có sự gắn kết, thống nhất trong công việc Điều này ảnh hưởng không hề nhỏ đến chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp, gây ra những trì hoãn không đáng có

Thứ ba, tuy đã đi vào hoạt động ổn định nhưng do nguồn vốn còn hạn chế nên việc đầu tư về trang thiết bị và phương tiện còn chưa được đầy đủ, hợp lý Khi hàng nhiều hay phải vận chuyển giữa nhiều địa điểm xa nhau, việc điều động các phương tiện gặp khó khăn do thiếu phương tiện hoặc phương tiện ở xa

Thứ tư, nghiên cứu thị trường, đánh giá nhu cầu khách hàng, thống kê thông tin khách hàng là những khâu chưa được chú trọng Do đó, cạnh tranh ngày càng gay gắt khi nhiều công ty cùng hoạt động trong lĩnh vực vận tải, dẫn đến sự cạnh tranh giành khách hàng Điều này tạo ra rào cản không nhỏ cho sự hoạt động và phát triển ổn định của Công ty CP đầu tư Thái Bình.

Thứ năm, tuy ứng dụng được khoa học công nghệ trong nhiều thủ tục giao nhận, cụ thể là tờ khai hải quan điện tử, nhưng nghiệp vụ này vẫn còn tương đối đơn giản, đôi khi gặp phải nhiều sai sót về mã số thuế, số liệu tờ khai, đối với nhân viên kinh nghiệm làm việc lâu năm Đối với những lô hàng lớn, cũng yêu cầu thủ tục kê khai tương đối dài và phức tạp, điều này cũng dễ gây nên sai sót trong quá trình nhập tờ khai Hay đối với hệ thống quản lý vận tải OTM được Công ty CP đầu tư Thái Bình vận hành năm

2017, công ty là đơn vị đầu tiên vận hành hệ thống này, hệ thống vận hành cập nhật giao diện liên tục nên việc sử dụng đôi khi cũng gặp một vài khó khăn và bất cập

Giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế của dịch vụ giao nhận xuất khẩu nguyên container (FCL/FCL) bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thái Bình

[VH28] KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL/FCL) TẠI CÔNG TY

CP ĐẦU TƯ THÁI BÌNH

4.1 Giải pháp[VH29] nhằm khắc phục các hạn chế của dịch vụ giao nhận xuất khẩu nguyên container (FCL/FCL) bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thái Bình

4.1.1 Giải pháp về ổn định nguồn nhân lực và nâng cao năng lực chuyên môn của người lao động

 Cơ sở của giải pháp

Duy trì cơ cấu nguồn nhân lực và nâng cao năng lực chuyên môn của người lao động Nguồn nhân lực rất quan trọng đối với hiệu quả của toàn bộ quá trình giao hàng Muốn nâng cao hiệu quả của quy trình thì trước hết phải nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại công ty

Bối cảnh cạnh tranh hiện nay đòi hỏi nguồn nhân lực chất lượng cao trong lĩnh vực hậu cần Tuy nhiên số lượng nhân viên có chuyên môn cao vẫn còn hạn chế Điều này thúc đẩy nhu cầu nâng cao tiêu chuẩn năng lực của nhân viên để đạt hiệu quả cao hơn Tuy nhiên, khi năng lực tăng lên thì chi phí liên quan cũng tăng theo Do đó, Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình cần thực hiện quy trình tuyển dụng nhân viên chặt chẽ để tuyển chọn những ứng viên yêu thích công việc, ham học hỏi, đam mê và có kiến thức chuyên môn.

+ Vị trí nhân viên văn thư có tính chuyên môn cao, cần có khả năng giao tiếp với khách hàng, đại lý nước ngoài, máy tính để tránh sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản Từ đó dẫn đến tình trạng giao hàng chậm trễ ngày càng gia tăng

+ Đối với những người bán hàng trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, ngoài trình độ chuyên môn và khả năng giao tiếp tiếng Anh còn phải có kỹ năng giao tiếp tốt, có mối quan hệ tích cực với các hãng tàu, khả năng thuyết phục, đàm phán Trao đổi với khách hàng về dịch vụ Đối với những nhân viên hiện trường, ngoài kiến thức chuyên môn còn phải có sức khỏe, ham mê công việc và có mối quan hệ với hải quan để thuận lợi cho việc làm thủ tục hải quan Giải pháp cho công ty là tuyển dụng những sinh viên đã có kinh nghiệm làm việc tốt tại công ty sẽ có lợi vì họ có thời gian làm quen với di sản văn hóa của công ty, điều này thuận lợi hơn cho việc đào tạo và nâng cao năng lực Ngoài ra, công ty có thể tiết kiệm chi phí và thời gian

Để nâng cao chất lượng đào tạo, doanh nghiệp có thể thuê các công ty chuyên đào tạo nhân sự như TD Group TD Group liên kết chặt chẽ với các doanh nghiệp, gắn đào tạo với thực tiễn và nghiên cứu Doanh nghiệp có thể thuê đào tạo các khóa học như Chuyên viên xuất nhập khẩu - Logistics - Khai báo hải quan (8 tuần, 30 triệu đồng), Khai báo hải quan thực hành trên chứng từ và máy tính (10 tuần, 33 triệu đồng), C/O và khai báo mã HS của hàng hóa (10 tuần, học phí chưa được cung cấp).

Những người trẻ có trình độ đại học có lợi thế là học hỏi nhanh và sáng tạo trong quá trình học nghề, quá trình này diễn ra đơn giản và thành công Công ty phải khơi dậy niềm đam mê ở nhân viên, tạo điều kiện và thúc đẩy sự tham gia của nhân viên vào các khóa đào tạo nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao hàng Những nhân viên thành thạo về năng lực và kiến thức chuyên môn nên hướng dẫn.Để truyền cảm hứng cho nhân viên và thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp, các công ty nên tổ chức các cuộc thi trao phần thưởng cho những nhân viên hoàn thành công việc Công ty cũng phải chú ý tổ chức các buổi hội thảo, trao đổi về quy trình giao nhận hàng hóa để hiểu rõ hơn về toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa và có cơ hội học hỏi kiến thức, mở rộng mối quan hệ các mối quan hệ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho mục tiêu của công ty

- Bố trí nhân sự bộ phận hợp lý để giải đáp các yêu cầu hoặc giải đáp thắc mắc của khách hàng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả

- Hình thành cơ cấu quản lý nguồn nhân lực có hệ thống và hiệu quả Cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, bố trí, sử dụng đúng người có kiến thức, kỹ năng chuyên môn phù hợp, phát huy điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên, nhóm để tìm ra giải pháp phù hợp, tạo không khí đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc

Mỗi giai đoạn trong dự án đòi hỏi sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho nhân viên có trình độ và hiểu biết về công việc cụ thể đó Bằng cách này, các nhiệm vụ sẽ được giải quyết hiệu quả và kịp thời, đảm bảo tiến độ dự án mượt mà.

- Các khóa học thường xuyên được tổ chức để nâng cao chuyên môn ngắn hạn hoặc dài hạn của nhân viên giải pháp dịch vụ kinh doanh

Ổn định nguồn nhân lực góp phần vào sự vận hành hiệu quả và vững chắc của một doanh nghiệp Ngược lại, phát triển nguồn nhân lực sẽ thúc đẩy sự tăng trưởng và tiến bộ của công ty, giúp đủ sức đối mặt với các thách thức bên ngoài.

4.1.2 Giải pháp về đầu tư trang thiết bị, nâng cao cơ sở vật chất

 Cơ sở của giải pháp

Cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cũng là một trong những yếu tố thúc đẩy hoạt động phân phối hiệu quả Cơ sở vật chất được trang bị tốt sẽ rút ngắn quá trình xử lý hàng hóa

- Công ty cần chuẩn bị nguồn vốn lớn và có kế hoạch chiến lược đầu tư rõ ràng, hợp lý

- Các công ty cần đầu tư thêm các thiết bị văn phòng như máy in, máy scan vào từng bộ phận để đáp ứng nhu cầu in ấn tài liệu ngày càng cao Có thể tìm mua máy in HP LaserJet M211d (9YF82A) sở hữu thiết kế đơn giản, với tông màu trắng thanh lịch, trang nhã Sản phẩm có kích thước dài 355 mm, rộng 279.5 mm và cao 205 mm, với khối lượng chỉ 5.6 kg thuận tiện di chuyển và đặt trên bàn làm việc trong văn phòng

Sản phẩm sử dụng công nghệ in laser trắng đen, độ phân giải 600 x 600 dpi cho nội dung bản in rõ nét, hạn chế bị nhòe Hơn nữa, máy có tốc độ in nhanh lên đến 29 trang/phút, công suất tối đa 20.000 trang/tháng giúp tiết kiệm thời gian và đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng

Có thể kết nối máy in HP với các thiết bị đơn giản, nhanh chóng thông qua cổng USB 2.0 Ngoài ra, sản phẩm còn được hỗ trợ HP Smart App cho phép theo dõi, chỉnh sửa in ấn tài liệu một cách dễ dàng hơn Với quy mô công ty nên đầu tư thêm 1000 chiếc máy in

- Đầu tư thêm máy phát điện để khắc phục tình trạng mất điện trong công ty