đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần logistics vinalink năm 2021

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.HCM KHOA KINH TẾ VẬN TẢI LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.HCM KHOA KINH TẾ VẬN TẢI

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

LOGISTICS VINALINK NĂM 2021

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.HCM KHOA KINH TẾ VẬN TẢI

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

LOGISTICS VINALINK NĂM 2021

Khoa: Kinh tế vận tải

Bộ môn: Quản trị Logistics và Vận tải đa phương thức

BẢN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

1 Họ và tên sinh viên được giao đề tài/ nhóm sinh viên được giao đề tài (sĩ số trong nhóm…)

(1) Đào Thanh Trúc MSSV: 1854030082 Lớp: QL18A Ngành : Khai thác vận tải

Chuyên ngành : Quản trị Logistics và Vận tải đa phương thức

Hiện vật (sản phẩm) kèm theo: …………

4 Nhận xét

i Về tinh thần, thái độ làm việc của sinh viên:

ii Những kết quả đạt được của LVTN:

iii Những hạn chế của LVTN:

5 Đề nghị:

Được bảo vệ (hoặc nộp LVTN để chấm) Không được bảo vệ

6 Điểm thi (nếu có):

TP.HCM, ngày……tháng……năm……

Giảng viên hướng dẫn

(Ký và ghi rõ họ tên)

Khoa: Kinh tế vận tải

Bộ môn: Quản trị logistics & vận tải đa phương thức

BẢN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

1 Họ và tên sinh viên/ nhóm sinh viên được giao đề tài (sĩ số trong nhóm……):

Đào Thanh Trúc MSSV: 1854030082 Lớp: QL18A 2 Tên đề tài: Đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty cổ phần Logistics Vinalink Năm 2021 3 Nhận xét: a) Những kết quả đạt được của LVTN:

b) Những hạn chế của LVTN:

4 Đề nghị: Được bảo vệ Bổ sung thêm để bảo vệ Không được bảo vệ 5 Các câu hỏi sinh viên cần trả lời trước Hội đồng: (1)

Giảng viên phản biện

(Ký và ghi rõ họ tên)

Lời cảm ơn

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Thầy Cô khoa Kinh Tế Vận Tải đã tận tâm truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong suốt thời gian em học tập tại trường Những kiến thức được thầy cô trang bị đã giúp cho em có được những nền tảng vững chắc để có thể áp dụng vào công việc thực tế sau này

Em xin chân thành cảm ơn thầy Bùi Văn Hùng đã tận tình hướng dẫn, góp ý cho em để có thể hoàn thành bài Luận văn tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo cùng toàn thể các anh chị tại công ty Cổ phần Logistics Vinalink đã tạo điều kiện thuận lợi và nhiệt tình chỉ dẫn để em có thể hoàn thành bài luận văn Với những kiến thức quý báu cùng với những tài liệu, số liệu cụ thể đã giúp em hoàn thành bài luận văn một cách rõ ràng, mang đậm tính thực tiễn

Trong quá trình viết bài Luận văn không thể tránh khỏi những sai sót nên em mong được tiếp thu những ý kiến đánh giá và nhận xét của Quý Công ty và Quý Thầy Cô về báo cáo này Gửi đến Quý Thầy Cô, các anh chị tại công ty Cổ phần Logistics Vinalink những lời chúc tốt đẹp nhất trong cuộc sống và trong công việc

Em xin chân thành cảm ơn!

TP HCM, ngày 23 tháng 07 năm 2022

Lời cam đoan

Em là Đào Thanh Trúc, sinh viên chuyên ngành Logistics và vận tải đa phương thức trường Đại học Giao thông vận tải thành phố Hồ Chí Minh xin cam đoan bài luận văn tốt

nghiệp với đề tài “ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS VINALINK NĂM 2021” được hoàn thành dựa trên các nghiên cứu do em thực hiện dưới sự

hướng dẫn của thầy Bùi Văn Hùng với những số liệu trung thực và nguồn gốc trích dẫn rõ ràng

1.1 Tổng quan về dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường biển 1

1.1.1 Khái niệm về giao nhận và người giao nhận 1

1.1.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận 1

1.1.1.2 Vai trò và đặc điểm của dịch vụ giao nhận 1

1.1.1.3 Người giao nhận 2

1.1.2 Dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường biển 4

1.1.2.1 Ưu điểm và nhược điểm của dịch vụ vận tải hàng hoá bằng đường biển 4

1.1.2.2 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường biển 6

1.1.2.3 Phạm vi dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển 7

1.1.2.4 Yêu cầu của hoạt động giao nhận hàng hoá bằng đường biển 7

1.2.3 Các chứng từ liên quan trong hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển 8

1.2 Một số tiêu chí đánh giá về chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển 10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG

ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS VINALINK 13

2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Logistics Vinalink 13

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 13

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 15

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 16

2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 16

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 16

2.1.4 Tình hình nhân lực 19

2.1.5 Cơ sở vật chất, kĩ thuật 22

2.1.6 Khách hàng, thị trường và đối thủ cạnh tranh 24

2.2 Đánh giá chung kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2020-2021 26

2.3 Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Logistics Vinalink 30

2.3.1 Tình hình hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Logistics Vinalink 30

2.3.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Logistics Vinalink 33

2.3.3 Đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Logistics Vinalink 57

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS VINALINK NĂM 2021 68

3.1 Định hướng phát triển của công ty 68

3.1.1 Xu hướng phát triển chung của dịch vụ giao nhận hàng hoá trong tương lai 68

3.1.2 Định hướng phát triển của công ty Cổ phần Logistics Vinalink 68

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại

công ty Cổ phần Logistics Vinalink 69

3.2.1 Giải pháp về chi phí 70

3.2.2 Giải pháp về nguồn nhân lực 70

3.2.3 Giải pháp về quy trình thanh toán 72

3.2.4 Giải pháp vào mùa cao điểm 72

3.2.5 Giải pháp marketing quảng bá thương hiệu 72

KẾT LUẬN 74

TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM 77

Bảng 2.11 Bảng khảo sát tổng thể các tiêu chí đánh giá chất lượng dịch

12

Bảng 2.12 Mô hình SWOT về chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá

nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần Logistics Vinalink 62

ii

DANH MỤC HÌNH

1 Hình 2.1 Logo của Công ty cổ phần Logistics Vinalink 13

3 Hình 2.3 Cơ cấu lao động theo trình độ tại công ty Vinalink năm 2021 21 4 Hình 2.4 Hình ảnh kho ngoại quan của Vinalink tại quận 4 24

5

Hình 2.5 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nguyên container nhập khẩu

8 Hình 2.8 Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA) 39

iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Diễn giải từ tiếng anh Diễn giải từ tiếng việt

CFS Container Freight Station

Địa điểm tập kết, thu gom/tách hàng lẻ

EIR Equipment Interchange Receipt Phiếu ghi lại tình trạng của container ETA Estimated Time of Arrival Thời gian dự kiến đến

ETD Estimated time of departure Thời gian khởi hành dự kiến FCL Full container load Hàng nguyên cont

FIATA

International Federation of Freight Forwarders Associations

Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế

HĐNT Sales Contract Hợp đồng ngoại thương HĐTM Commercial Invoice Hoá đơn thương mại IT Information Technology Công nghệ thông tin

LCL Less than container load Hàng hóa không xếp đủ một container

RFID Radio Frequency Identification

Công nghệ nhận dạng đối tượng bằng sóng vô tuyến

TEU Twenty-foot equivalent units Đơn vị tương đương 20 feet

WTO World Trade Organization Tổ chức Thương mại Thế giới

iv

LỜI MỞ ĐẦU 1) Lí do chọn đề tài

Góp phần vào thành tựu chung của đất nước, các hoạt động thương mại đã giải quyết được những vấn đề kinh tế, khai thác được nội lực và phát huy được tiềm năng lợi thế của đất nước Với sự phát triển của lực lượng sản xuất cùng với sự hỗ trợ của cuộc cách mạng khoa học công nghệ làm cho tốc độ lưu thông hàng hoá diễn ra ngày càng nhanh, nhu cầu sản xuất và tiêu thụ hàng hoá ngày càng cao dẫn đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp ngày càng mở rộng Đặc biệt kể từ khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) thì các hoạt động thương mại của Việt Nam đã phát triển theo chiều hướng tích cực, các hoạt động giao thương trong và ngoài nước diễn ra ngày càng nhiều

Và thực tế đã cho thấy hoạt động giao nhận hàng hoá đóng vai trò vô cùng quan trọng để giúp cho việc lưu thông hàng hoá được thuận tiện và nhanh chóng hơn Trong hoạt động giao nhận quốc tế có khoảng 80% khối lượng hàng hoá được vận chuyển bằng đường biển nhờ vào tính ưu việt về chi phí, có sức chuyên chở rất lớn và có thể di chuyển ở khoảng cách rất xa

Nhờ có vị trí thuận lợi nằm trên đường hàng hải quốc tế, với đường bờ biển dài và có cảng biển sâu đã tạo điều kiện cho hoạt động giao nhận hàng hoá bằng đường biển phát triển mạnh Từ đó, sự cạnh tranh trong ngành ngày một cao do sự xuất hiện của nhiều doanh nghiệp giao nhận Để có được một chỗ đứng vững chắc trên thị trường, các doanh nghiệp cần phải nắm chắc được tình hình hiện tại của thị trường giao nhận hàng hoá bằng đường biển nói chung và của chính doanh nghiệp nói riêng để từ đó đề ra những giải pháp, chiến lược phù hợp nhằm không ngừng nâng cao hoạt động kinh doanh của mình Với mong muốn đóng góp vào sự phát triển mảng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại đơn vị

công tác cũng như của Việt Nam, em đã chọn đề tài “Đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink năm 2021” để thực hiện khoá luận tốt nghiệp của mình

2) Mục đích nghiên cứu

v

Từ những cơ sở lí luận cơ bản về dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển và đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ Phần Logistics Vinalink

Dựa trên những cơ sở nghiên cứu thực tiễn về quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển cùng với việc đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận nhằm tìm ra những ưu điểm và khắc phục những điểm yếu kém của công ty Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Logistics Vinalink

3) Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu:

Chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Logistics Vinalink

 Phạm vi nghiên cứu: Tại công ty Cổ phần Logistics Vinalink, dựa vào số liệu kinh doanh của công ty năm 2020-2021 để đánh giá hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại công ty Vinalink

4) Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài được hoàn thành thông qua các phương pháp như:

Phương pháp phân tích thống kê: thu thập số liệu thông qua các báo cáo tài chính mà công ty cung cấp để từ đó có có sở đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Phương pháp so sánh: Dùng trong phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Số liệu dung để so sánh là năm 2020-2021 Số liệu dung làm mốc để so sánh là năm 2020

Phương pháp mô hình hoá: giúp có cái nhìn tổng quan hơn và có thể đánh giá được cơ cấu độ tuổi cũng như trình độ nhân viên tại công ty

Thực hiện khảo sát thông qua đường link đối với những cá nhân, doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ nhập khẩu hàng bằng đường biển tại công ty Kết quả của khảo sát này sẽ sử dụng để đánh giá, so sánh và nhận xét về thực trạng chất lượng dịch vụ tại công ty Cổ phần Logistics Vinalink

5) Kết cấu đề tài

Đề tài bao gồm 3 chương:

vi

Chương 1: Cơ sở lí luận về hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển Trong chương này đề cập đến những hiểu biết chung về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và những tiêu chí để đánh giá chất lượng dịch vụ

Chương 2: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink

Trong chương 2 sẽ giới thiệu tổng quan về công ty: lịch sử hình thành, cơ sở vật chất, kĩ thuật, tình hình nhân sự cũng như đánh giá tổng quát về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2020-2021

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink năm 2021

Trình bày mục tiêu định hướng phát triển của công ty Vinalink trong tương lai Dựa vào những cơ hội, thách thức đã phân tích trước đó từ đó đề xuất ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Vinalink

1.1.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận

Giao nhận hàng hoá là hoạt động vận chuyển hàng hoá từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng Trước đây, việc giao nhận có thể do người gửi hàng, người nhận hàng hoặc người chuyên chở đảm nhiệm Tuy nhiên với sự phát triển của thương mại quốc tế, yêu cầu mức độ chuyên môn hoá ngày càng cao đã cho ra đời các đại lí giao nhận

Ngày nay, người đại lí giao nhận đóng vai trò rất lớn trong thương mại quốc tế Càng ngày dịch vụ Logistics ngày càng sôi động, các dịch vụ vận tải ngày càng được cải thiện và phát triển đã làm cho phạm vi hoạt động giao nhận được mở Các dịch vụ mà họ thực hiện rất đa dạng, từ những dịch vụ cơ bản như đặt chỗ, khai hải quan cho đến việc cung cấp toàn bộ dịch vụ từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng Người giao nhận có thể làm một cách trực tiếp thuê dịch vụ của bên thứ 3

Theo liên đoàn các hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA – The International Federatuin of Freight Forwarder Association) thì dịch vụ giao nhận được định nghĩa như sau: “Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) được biết như là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá.” [8]

1.1.1.2 Vai trò và đặc điểm của dịch vụ giao nhận

 Vai trò:

Trong nền kinh tế hiện nay, dịch vụ giao nhận đóng vai trò vô cùng quan trọng Mọi hoạt động giao thương xuất nhập khẩu trên thế giới đều đi cùng với dịch vụ giao nhận, nó góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội và là sợi dây liên kết quá trình sản xuất, lưu thông và phân phối hàng hoá lại với nhau

2

Dịch vụ giao nhận phát triển giúp giảm chi phí trong quá trình lưu thông phân phối (chủ yếu là chi phí vận tải) Vì thế dịch vụ giao nhận càng hoàn thiện và hiện đại sẽ giúp tiết kiệm chi phí vận tải và nhiều chi phí khác trong quá trình lưu thông, giúp cho giá cả của hàng hoá giảm xuống Điều này mang lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

Ngoài ra, các hoạt động giao nhận còn góp phần hỗ trợ các doanh nghiệp hoàn thành các quy trình thủ tục trong quá trình vận chuyển hàng từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ theo đúng kế hoạch, thời gian, số lượng,… Giúp cho việc vận chuyển hàng hoá trở nên an toàn, nhanh chóng, thuận tiện và có thể đáp ứng các nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng

 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận

Vì dịch vụ giao nhận cũng là một loại hình dịch vụ nên nó cũng có mang những đặc điểm tương tự các ngành dịch vụ khác

Sản phẩm của dịch vụ giao nhận là vô hình, không thể cất giữ trong kho Nó chỉ làm cho đối tượng phục vụ di chuyển vị trí trong không gian chứ không thể tác động kĩ thuật để thay đổi trạng thái, tính chất của các đối tượng đó

Dịch vụ giao nhận mang tính thụ động và phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các yêu cầu hay quy định của các bên vận chuyển, và những ràng buộc về luật pháp của các quốc gia liên quan

Đây là ngành dịch vụ mang tính chất thời vụ Do đây là ngành dịch vụ dùng để phục vụ chủ yếu cho hoạt động thương mại nên nó phụ thuộc nhiều vào nhu cầu sử dụng hàng hoá Chẳng hạn vào cuối năm, nhu cầu mua sắm tiêu dùng tăng cao, các hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu diễn ra nhiều Lúc này các hoạt động giao nhận mới phát huy hết được năng lực vốn có của nó [15]

1.1.1.3 Người giao nhận

Hiểu một cách đơn giản, người giao nhận là những người kinh doanh dịch vụ giao nhận (Freight Forwarder, Forwarding Agent, Forwarder) Họ có thể là chủ hàng (chủ hàng là người thực hiện công việc giao nhận hàng hoá của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng

Trước đây, người giao nhận thường có vai trò là đại lí (Agent), họ đảm nhận một số công việc được uỷ thác bởi nhà xuất nhập khẩu như thực hiện các hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hoá hay các công việc về giấy tờ khi giao – nhận Họ còn có nhiệm vụ theo dõi và xử lí các vấn đề khiếu nại liên quan đến hàng hoá nhằm bảo vệ quyền lợi và lợi ích cho chủ hàng

Tuy nhiên ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thế giới, dịch vụ giao nhận phát triển trên nhiều môi trường khác nhau nên vai trò của họ cũng được mở rộng cụ thể như:

 Môi giới hải quan (Customs Broker): Trước đây, người giao nhận chỉ thực hiện các thủ tục hải quan để nhập khẩu hàng hoá Sau này, trên cơ sở được nhà nước cấp phép, họ đã mở rộng hoạt động kinh doanh sang hàng xuất khẩu, thực hiện các thủ tục hải quan như một người môi giới hải quan

 Đại lý (Agent): Lúc đầu, họ chỉ hoạt động như đại lí của người gửi hàng hoặc người chuyên chở (là cầu nối) Chủ hàng sẽ uỷ thác để họ đảm nhiệm các công việc liên quan đến hàng hoá Họ sẽ đóng vai trò là trung gian giữa người gửi hàng và người chuyên chở - người chuyên chở và người nhận hàng – giữa người bán và người mua

 Người lo chuyển tải và tiếp gửi: Nếu hàng hoá phải quá cảnh hoặc chuyển tải ở nước thứ ba, họ sẽ phải thực hiện các thủ tục quá cảnh, hoặc chuyển hàng hoá từ phương tiện này lên phương tiện khác hoặc giao hàng đến cho người nhận để hoàn thành trách nhiệm của mình  Người gom hàng: Người giao nhận sẽ tiến hành gom các lô hàng nhỏ lẻ thành một lô hàng lớn để gửi đến một địa điểm xác định Tại đó, đại lí của người giao nhận sẽ tiến hành chia tách lô hàng để giao chính xác đến cho người nhận hàng

4

 Người chuyên chở: Lúc này, họ là người trực tiếp kí kết hợp đồng chuyên chở với người xuất khẩu và họ sẽ chịu trách nhiệm chính đối với hàng hoá ở cảng xếp hàng, trong quá trình chuyên chở và ở cảng dỡ hàng

 Người kinh doanh vận tải đa phương thức: Khi người giao nhận tiến hành vận chuyển lô hàng mà sử dụng từ hai phương thức vận tải trở lên thì khi đó họ là người kinh doanh vận tải đa phương thức Họ sẽ phải tiến hành sắp xếp quá trình vận tải sao cho tốt nhất, tối ưu nhất và sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm về hàng hoá [8]

 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận

Theo điều 167 luật Thương mại quy định, Người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây

Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lí khác Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng

Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lí do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn khác của khách hàng nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng Sau khi kí kết hợp đồng, nếu xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm

Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lí [9]

1.1.2 Dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường biển

Vận tải hàng hoá bằng đường biển ra đời khá sớm so với các phương thức vận tải khác Nó giúp kết nối các khu vực, vùng miền trên một quốc gia và trên toàn thế giới Càng ngày phương thức này càng trở nên hiện đại, hoạt động giao nhận hàng hoá cũng ngày càng hoàn thiện hơn, trở thành một nhân tố quan trọng để thúc đẩy sự phát triển của thương mại thế giới

1.1.2.1 Ưu điểm và nhược điểm của dịch vụ vận tải hàng hoá bằng đường biển

 Ưu điểm:

Vận tải đường biển có năng lực chuyên chở rất lớn, có thể gấp nhiều lần so với các phương thức khác Các phương tiện vận tải biển chủ yếu là các tàu thuyền có năng lực chở

Dễ dàng kết hợp với các loại phương tiện, các thiết bị và công cụ hỗ trợ khác trong quá trình vận tải

Độ an toàn của phương thức vận chuyển này khá cao do hệ thống giao thông trên biển thông thoáng, ít phương tiện di chuyển và không bị bó hẹp trong bất kì tuyến đường nào

Chi phí đầu tư xây dựng hệ thống giao thông cho phương thức này thấp, hầu hết là tuyến đường giao thông tự nhiên, trừ việc xây dựng kênh đào và cảng

Đây là phương thức có giá thành vận tải thấp nhất Với trọng tải lớn, cự li vận chuyển xa cùng với sự phát triển ngày một hiện đại đã góp phần làm cho giá thành ngày càng hạ hơn

Ngoài việc phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng, nó còn đem lại nguồn thu không nhỏ khi kinh doanh dịch vụ tại các cảng biển Theo đó, để vào khu vực lãnh hải của một quốc gia nào đó đều phải trả phí, ngoài ra còn các dịch vụ lai dắt, bốc xếp, hay sửa chữa tàu biển…

Với vị trí thuận lợi cho ngành vận tải đường biển đã thu hút rất nhiều nguồn vốn đầu tư trong và ngoài nước Càng ngày, dịch vụ vận tải đường biển càng phát triển hơn, giúp cho việc giao thương giữa nước ta với thế giới càng mở rộng

6

Vận tải đường biển phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên và điều kiện hàng hải Khi gặp thời tiết không thuận lợi, các tàu thuyền có thể sẽ gặp rủi ro như chìm đắm, mắc cạn, đâm va… Gây thiệt hại rất lớn cho người và của [4]

1.1.2.2 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường biển

Đường biển có thể được sử dụng để vận chuyển hầu hết các loại hàng hoá trên thị trường, kể cả những hàng hoá siêu trường siêu trọng, có thể chở được khối lượng hàng lớn với đa dạng chủng loại Với những ưu điểm vốn có thì vận tải đường biển đã trở thành một phương thức quan trọng trong việc giao thương, buôn bán nội địa và quốc tế với những vai trò như sau:

 Đối với nền kinh tế:

Vận tải đường biển là một trong những phương thức chủ lực, đóng vai trò chủ chốt trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta Trong lĩnh vực sản xuất, nó giúp cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, giúp phân phối hàng hoá tới thị trường tiêu dùng Không những thế, vận tải đường biển còn là nền tảng để túc đẩy sự phát triển của nhiều ngành nghề khác, mở ra cơ hội cho việc kinh doanh trong nước, đem lại nguồn lợi lớn cho ngân sách quốc gia nhờ việc thu phí khi tàu đi vào lãnh hãi của quốc gia đó

 Đối với xã hội:

Vận tải đường biển phát triển đã tạo ra nhiều việc làm cho nhiều người trong thời gian vừa qua, giải quyết được phần nào đó tình trạng thất nghiệp, góp phần cải thiện cuộc sống nhân dân

 Đối với lĩnh vực đối nội – đối ngoại:

Về đối ngoại, vận tải biển góp phần thúc đẩy việc giao thương giữa các quốc gia trên toàn thế giới nhằm thu hút vốn đầu tư nước ngoài, mở rộng thị trường và tăng cường các mỗi quan hệ hợp tác giữa các quốc gia Về lĩnh vực đối nội, vận tải biển cũng có vai trò rất lớn trong việc lưu thông phân phối hàng hoá, nguyên vật liệu tới các vùng trên cả nước [16]

1.1.2.3 Phạm vi dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển

Trong hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển, khi thực hiện dịch vụ thay cho người mua hàng, họ sẽ thực hiện các công việc sau:

Đảm nhận giám sát việc vận chuyển hàng hoá thay mặt người nhập khẩu

7 Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ liên quan

Nhận hàng từ người chuyên chở và trả cước phí vận chuyển

Khai báo hải quan và tiến hành thanh toán thuế, các loại phí, lệ phí Sắp xếp lưu kho, quá cảnh cho hàng hoá

Tiến hành giao hàng cho người nhập khẩu

Khi có sự cố tổn thất, hư hỏng hàng hoá, người giao nhận sẽ giúp đỡ người nhận hàng khiếu nại tới các bên liên quan

Giúp đỡ việc lưu kho phân phối theo yêu cầu của người nhập khẩu

Đôi khi người giao nhận còn thực hiện giao nhận một số loại hàng hoá đặc biệt như:

Hàng công trình, hàng dự án: máy móc, thiết bị nặng để xây dựng các công trình lớn Đây thường là những loại hàng hoá có kích thước lớn, hàng siêu trường, siêu trọng yêu cầu phải có những phương tiện đặc biệt

Ngoài ra, người giao nhận có mở rộng cung cấp các dịch vụ gom hàng, tư vấn cho khách hàng về thị trường mới hay nhu cầu thị trường hiện tại và tương lai [16]

1.1.2.4 Yêu cầu của hoạt động giao nhận hàng hoá bằng đường biển

Giao nhận hàng hoá phải nhanh gọn: thời gian được tính từ lúc nhận hàng đến khi giao hàng Càng rút ngắn được thời gian giao nhận hàng hoá sẽ giúp cho việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng nhanh hơn Để làm được điều này, người giao nhận phải nắm chắc các quy trình giao nhận, có hiểu biết về các loại hàng hoá, nắm được lịch tàu và biết cách sắp xếp phương tiện vận chuyển một cách hợp lí

Giao nhận hàng hoá phải chính xác, an toàn: Điều này rất cần thiết để đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan Đó là về mặt số lượng, chất lượng, loại hàng hoá, chính xác về chủ hàng, người nhận hàng Đây là yêu cầu vô cùng quan trọng để hạn chế tối đa sự nhầm lẫn, thiếu hụt hay tổn thất hàng hoá trong quá trình vận chuyển

Đảm bảo chi phí thấp nhất: chi phí giao nhận là toàn bộ chi phí của các dịch vụ đóng gói, bốc xếp, lưu kho, làm thủ tục gửi hàng, dỡ hàng, giao hàng cho người nhận,… Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế, các công ty giao nhận xuất hiện ngày càng nhiều tạo ra sự cạnh tranh lớn trong ngành Giảm chi phí giao nhận là phương pháp vô cùng hiệu quả

8

để các doanh nghiệp có thể cạnh tranh với nhau, thu hút được nhiều khách hàng Để làm được điều này, họ cần phải có sự đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, các định mức, các tiêu chuẩn hao phí và cần chú trọng nhiều vào việc đào tạo nguồn nhân lực của mình

1.2.3 Các chứng từ liên quan trong hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển

1.2.3.1 Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Hợp đồng ngoại thương là văn bản thoả thuận giữa người bán và người mua ở các nước khác nhau HĐNT thể hiện nội dung cơ bản về việc bên mua chịu trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho bên bán và bên bán phải cung cấp hàng hoá và các chứng từ đi kèm cho bên mua

HĐNT là chứng tử quan trọng nhất, dùng để xác định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa bên bán và bên mua đối với hàng hoá

Nội dung của Hợp đồng ngoại thương bao gồm thông tin của bên mua, bên bán, thông tin chi tiết về hàng hoá, những điều khoản về bảo hành, bảo hiểm cho hàng hoá, những điều khoản khi có tranh chấp, khiếu nại xảy ra…

Lưu ý, HĐNT là chứng từ ràng buộc thanh toán và những điều kiện ràng buộc giữa bên bán và bên mua chứ không phải là chứng từ bắt buộc phải xuất trình khi thông quan xuất nhập khẩu

1.2.3.2 Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hoá đơn thương mại là chứng từ do người bán phát hành cho người mua trong giao dịch quốc tế, nó như hợp đồng và bằng chứng mua bán mà người bán dùng để yêu cầu người mua thanh toán

Hoá đơn thương mại là chứng từ rất quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán quốc tế và trong việc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu, nó thể hiện qua các yếu tố:

- Hoá đơn thương mại là chứng từ không thể thiếu trong việc giao hàng - Là chứng từ quan trọng để xác lập việc thanh toán với đối tác

Các lưu ý đặc biệt trên hoá đơn: Số tiền trên hoá đơn phải khớp với số tiền trong giao dịch, thời gian phát hành hoá đơn phải sau hoặc trùng với thời gian trên hợp đồng

1.2.3.3 Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing list)

Phiếu đóng gói hàng hoá là bảng kê danh mục hàng hoá như thoả thuận của hợp đồng, trên đó thể hiện tên hàng hoá, quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước của hàng hoá

Packing list được phát hành sau khi đóng hàng, nó là một trong những chứng từ không thể thiếu khi làm thủ tục hải quan Hải quan sẽ dùng nó để kiểm tra những thông tin hàng hoá thực tế của công ty có giống như khai báo hay không

Ngoài ra, dựa vào phiếu đóng gói hàng hoá, người ta sẽ có thể tính toán để bố trí được phương tiện chuyên chở, các thiết bị xếp dỡ phù hợp,…

1.2.3.4 Vận đơn đường biển (Bill of lading – B/L)

Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hoá bằng đường biển do người chuyên chở hay đại diện của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu

Vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng với chức năng cụ thể như sau:

- Là bằng chứng của việc kí kết hợp đồng vận chuyển, trong đó thể hiện rõ nội dung, điều khoản của hợp đồng cũng như xác định quan hệ pháp lí giữa người gửi hàng và người vận tải, giữa người vận tải và người nhận hàng

- Vận đơn đường biển là chứng từ xác nhận của người vận tải cho người chuyên chở Người vận tải chỉ giao hàng cho người nào xuất trình vận đơn hợp lệ đầu tiên mà họ đã kí phát ở cảng xếp hàng Do đó, B/L đóng vai trò rất quan trọng trong giao dịch ngoại thương

1.2.3.5 Tờ khai nhập khẩu (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan là văn bản mà chủ hàn hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành nhập khẩu hàng hoá

Sau khi truyền tờ khai, Hải quan sẽ trả về kết quả phân luồng Dựa vào kết quả đó doanh nghiệp sẽ in tờ khai này ra kết hợp với bộ chứng từ và các thủ tục cần thiết khác để làm thủ tục thông quan hàng hoá [16]

1.2 Một số tiêu chí đánh giá về chất lượng dịch vụ giao nhận

Dịch vụ vận tải, hay bất kì ngành dịch vụ nào khác nói chung đều có những thước đo, tiêu chí riêng để đánh giá về chất lượng Thông qua những đánh giá này, khách hàng có thể dễ dàng biết được doanh nghiệp đó có uy tín, chuyên nghiệp hay không Còn doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để đề ra kế hoạch phù hợp cho tương lai

Chất lượng dịch vụ là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp trên thị trường, đặc biệt là những doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ Khi doanh nghiệp đạt được mức độ chất lượng dịch vụ cao sẽ giúp nâng cao được sự trung thành của khách hàng từ đó vị thế của doanh nghiệp trên thị trường sẽ ngày càng tăng

Chất lượng dịch vụ của một công ty giao nhận sẽ thực hiện đánh giá qua các tiêu chí sau:

Năng lực phục vụ là yếu tố vô cùng quan trọng giúp giữ chân được khách hàng cũ và tạo ra được nhiều khách hàng trung thành Đối với ngành dịch vụ, khách hàng thường sẽ dựa vào độ tin cậy như thông tin truyền miệng hoặc trải nghiệm đã có của bản thân để đưa ra quyết định có sử dụng dịch vụ hay không Do đó, các doanh nghiệp giao nhận cần chú ý xây dựng đội ngũ nhân viên nhằm đem đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời khi sửa dụng dịch vụ

1.2.3 Khả năng đáp ứng

Khả năng đáp ứng là sự cung cấp cho khách hàng những gì mà họ muốn, đúng lúc họ cần nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng Khi một khách hàng cần cung cấp thông tin nào đó thì nhân viên có sẵn sàng để cung cấp cho họ 24/7, khi khách hàng mong muốn sử dụng thêm dịch vụ trong mùa cao điểm thì công ty có thể đáp ứng cho khách hàng? Doanh nghiệp giao nhận càng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì càng có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường và càng có nhiều hơn khách hàng trung thành

1.2.4 Cơ sở hạ tầng

Đây là yếu tố mà khách hàng có thể nhìn thấy, quan sát được trong thực tế ở nhà cung cấp dịch vụ Nó bao gồm các tài sản hữu hình như phương tiện kĩ thuật, các máy móc thiết bị và hệ thống phần mềm của doanh nghiệp Dựa vào đây, khách hàng phần nào đã đánh giá được quy mô và năng lực phục vụ của doanh nghiệp Cơ sở vật chất có đầy đủ, hiện đại, chất lượng thì mới đảm bảo việc cung cấp dịch vụ một cách tốt nhất

1.2.5 Sự tin cậy

12

Là khả năng cung cấp dịch vụ như đã hứa một cách đáng tin cậy và chính xác Đó là việc giữ đúng lời hứa về những thông tin khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng như giá cả, chất lượng dịch vụ, vì đây là tiêu chí có ảnh hưởng cao nhất tới cảm nhận của khách hàng về chất lượng dịch vụ [10]

Thông tin chung về công ty:

Tên đầy đủ : CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS VINALINK Tên viết tắt của công ty: VINALINK

14 Ngày bắt đầu hoạt động: 01/09/1999

Sứ mệnh và phương châm hoạt động:

Với sự phát triển nhanh chóng của thị trường vận tải như hiện nay, Vinalink luôn tổ chức và thực hiện các hoạt động của mình trên cơ sở các bên cùng có lợi Bằng việc kinh doanh của mình, Vinalink muốn là người tổ chức và thực hiện việc kết nối những lợi ích của các bên tham gia thông qua việc kết nối nội bộ, với khách hàng và các đối tác của mình Sứ mệnh của VINALINK

VINALINK – CÙNG KẾT NỐI, CÙNG THÀNH CÔNG

Phuơng châm hoạt động

CHUYÊN NGHIỆP - TẬN TÂM - TIN CẬY - HIỆU QUẢ

 Quá trình phát triển

Công ty cổ phần Logistics Vinalink được thành lập năm 1999 Trải qua 22 năm hình thành và phát triển, công ty luôn cố gắng thiết lập chặt các mối quan hệ bền lâu đối với các khách hàng mới, cũng như các khách hàng lâu năm Bên cạnh đó, công ty luôn chú trọng xây dựng đoàn kết nội bộ, uy tín đối với khách hàng, công ty luôn tuyển chọn, đào tạo và bồi dưỡng phát triển đội ngũ nhân viên đầy nhiệt huyết và tài năng, luôn mở rộng lĩnh vực phạm vi hoạt động, với đội ngũ quản lý được đào tạo chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải Từ những yếu tố trên công ty đã tạo được sự tin tưởng tuyệt đối cho nhiều đối tác trong và ngoài nước và đặc biệt là những đối tác khó tính như: Trung Quốc, Thái Lan, Đức, Italia, Hà Lan, Mỹ,

15

những dịch vụ tốt nhất Là một công ty giao nhận, Vinalink luôn chú trọng đến chi phí thời gian và cả sự an toàn của hàng hoá, từ đó đề ra các giải pháp để ngày càng hoàn thiện dịch vụ nhằm nâng cao vị thế của mình trên thị trường

Dịch vụ giao nhận hàng tận nhà (door to door) Dich vụ hàng lẻ (LCL) Vinaconsol

 Dịch vụ vận tải đa phương thức

Để tăng thêm sự lựa chọn cho khách hàng, bên cạnh phương thức vận chuyển truyền thống, Vinalink còn cung cấp dịch vụ vận chuyển đa phương thức bằng việc kết hợp linh hoạt giữa các phương thức vận chuyển như : đường biển-đường hàng không, đường bộ - biển,… hoặc trung chuyển qua Singapore và Dubai, giúp khách có được những dịch vụ hiệu quả nhất với mức chi phí phải chăng

 Dịch vụ Logistics

Dịch vụ Logistics cho hàng xuất nhập khẩu

Dịch vụ hàng quá cảnh: Hàng quá cảnh Cam-pu-chia, Lào, Trung Quốc và các nước trong khu vực

Dich vụ phân phối hàng hóa thiết bi xuất nhập khẩu và nội địa [3]

16  Dich vụ Kho và Bãi container

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

(Nguồn: Phòng hành chính)

Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ phần Logistics Vinalink, cho ta thấy được sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng với nhau Đứng đầu là tổng giám đốc, người đưa ra quyết định, chỉ đạo gián tiếp cho các phòng ban thông qua phó giám đốc Phó giám đốc là người chịu trách nhiệm quản lý tất cả các phộ phận của công ty dưới sự chỉ đạo của tổng giám đốc thông qua các trưởng phòng Các trưởng phòng có trách nhiệm quản lý phòng của mình thông qua sự chỉ đạo của phó giám đốc

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

 Ban giám đốc:

BAN GIÁM ĐỐC

SALE SEA FREIGHT

ACCOUNTING AIR FREIGHT

CONTRACT LOGISTICS

DOCUMENTATION CUSTOMS & OPS

TRANSPORT &

WAREHOUSE

OFFICE (HR-AD-IT)

Bên cạnh đó thì Giám đốc công ty còn lãnh đạo, quản lý nhân viên các phòng ban gián tiếp thông qua phó giám đốc

Tổ chức, kiểm tra toàn bộ bộ máy hoạt động ngày càng hoàn chỉnh, phù hợp với tình hình thực tiễn đáp ứng với nhu cầu Công ty

 Phòng Sale:

Chủ động tìm kiếm, giao dịch với khách hàng về các vấn đề nghiệp vụ như giá cước, sự biến động trong quá trình giao nhận hàng, tổ chức tiếp thị, tìm đối tác kinh doanh cho công ty

Phối hợp các phòng ban khác để nâng cao hiệu quả kinh doanh

Tiếp xúc đàm phán với các đối tác trong và ngoài nước để ký hợp đồng Nghiên cứu mở rộng thị trường, liên hệ, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và các hoạt động của đối thủ cạnh tranh để có những chiến lược thích hợp

Tham khảo thị trường để có những chính sách khai thác giá cả hợp lý so với các đối thủ

Đảm trách thực hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu, nhận uỷ thác xuất nhập khẩu cho các đơn vị kinh tế khác

 Phòng Seafreight, Airfreight:

Thực hiện các hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không Giải quyết mọi yêu cầu của khách hàng như: tư vấn các lĩnh vực liên quan đến vận tải, giao nhận, hải quan

Đàm phán giá với hãng tàu  Phòng Contract Logistics

Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý phòng Giao nhận vận tải

Đóng vai trò hết sức quan trọng trong hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty

18

Thu hút, thiết lập các mối quan hệ với khách hàng để mở rộng thị trường phát triển công ty Liên hệ được với các hãng tàu lớn trên thế giới để phát triển tốt nhất thị trường vận tải quốc tế

Là bộ phận trực tiếp thực hiện, hoàn thành hợp đồng giao nhận của công ty  Phòng chứng từ:

Được chia thành ba bộ phận: chứng từ nhập, xuất và TTI

Tiếp nhận thông tin làm hàng từ Phòng sales, tiếp nhận thông tin khách hàng, nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng xuất, nhập

Làm các chứng từ liên quan đến hàng xuất, hàng nhập như: Vận đơn, Thông báo hàng đến, Lệnh giao hàng,… Làm các thủ tục để khai báo hải quan điện tử

Kiểm tra bộ chứng từ của công ty khách hàng sau khi kí kết thỏa thuận sử dụng dịch vụ của công ty

In ra các chứng từ thanh toán (payment request, credit note) và phiếu thu, phiếu báo nợ (receipt, debit note) cho Phòng sales kiểm tra trước khi trình lên Giám Đốc phê duyệt và sau đó chuyển cho Phòng tài chính- kế toán thực hiện nghiệp vụ

Bố trí và phân bổ công việc cho bộ phận giao nhận đi lấy các chứng từ từ hãng tàu và các công ty giao nhận hợp lý, đúng thời gian

Thường xuyên liên lạc với các tổ chức có liên quan để nắm bắt thông tin về lô hàng, thông báo, liên lạc, hỗ trợ kịp thời cho khách hàng để xuất – nhập hàng

Hoàn tất lô hàng và sắp xếp lưu trữ thông tin theo quy định của nhà nước và quy định riêng của công ty

 Phòng Customs & OPS (phòng khai quan và giao nhận)

Giao nhận hàng từ kho chủ hàng ra cảng đối với hàng xuất và giao nhận hàng từ cảng về kho chủ hàng đối với hàng nhập

Làm thủ tục Hải quan tại cảng cho mỗi lô hàng xuất - nhập khẩu, quản lí việc đóng hàng, thanh lí, di lí và giải quyết vấn đề liên quan

Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hải quan tại cảng và sân bay như giao nhận, kiểm hàng, xếp hàng, dán nhãn hàng hoá,

Vận chuyển hàng hóa ra cảng và giao hàng cho nhà vận chuyển, lấy chứng từ cần thiết  Phòng Transport & Warehouse (phòng vận tải và kho hàng)

19  Phòng hành chính (Office)

Bao gồm bộ phận nhân sự và IT

+ Bộ phận nhân sự:

Tuyển dụng và tiếp nhận nhiều nhân sự cho công ty

Quản lý tất cả các thông tin của mọi người trong công ty, nếu công ty cần bất kỳ thông tin của nhân viên nào trong công ty, thì phòng nhân sự phải cung cấp kịp thời, nhanh chóng

Hướng dẫn và đào tạo các quy tắc và văn hóa của công ty cho nhân viên mới Tính lương, thưởng, trợ cấp cho nhân viên trước khi chuyển lên cho kế toán thanh toán

Theo dõi nợ để thu nợ và thanh toán kịp thời, theo dõi tỷ giá ngoại tệ, tổ chức và quản lý tiền lương…

Ngoài ra phòng kế toán còn có nhiệm vụ được thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về tài chính theo luật định, quản lý chặt chẽ tài sản của công ty, lập báo cáo thống kê, quyết toán chính xác, đầy đủ và kịp thời, bảo quản, lưu trữ các hồ sơ Kịp thời định khoản nợ phải thu, phải trả, nguồn tiền quỹ của công ty, quản lý tín dụng, phối hợp với các bộ phận khác lập kế hoạch vay, trả, thu tiền khách hàng và sử dụng vốn

Chuẩn bị báo cáo tài chính để cấp trên xem xét và chuẩn bị báo cáo thuế [3]

2.1.4 Tình hình nhân lực

20

Hiện nay, công ty Cổ phần Logistics Vinalink có gần 350 nhân viên trên cả ba chi nhánh với chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh có 164 cán bộ công nhân viên cụ thể như sau:

Bảng 2.1 Tình hình nhân sự của các phòng ban tại công ty Vinalink chi nhánh Hồ Chí Minh

1 Phòng Vận tải - giao nhận 70

3 Phòng dịch vụ đường biển 19 4 Phòng dịch vụ hàng không 15 5 Phòng dịch vụ Logistics 11

Nguồn nhân lực tại công ty Vinalink ngày càng được nâng cao cả về số lượng lẫn chất lượng cụ thể:

Từ bảng trên, ta có sơ đồ cơ cấu lao động theo trình độ như sau:

Hình 2.3 Cơ cấu lao động theo trình độ tại công ty Vinalink năm 2021

Cơ cấu lao động theo trình độ tại công ty Vinalink - Hồ Chí Minh

Trên đại họcĐại họcCao đẳng

Lao động phổ thông

22

còn tăng cường an ninh nội bộ trước sự thăm dò các đối thủ cạnh tranh Nhìn chung, trình độ lao động của công ty khá cao, trong đó số nhân viên có trình độ đại học chiếm tỉ lệ cao nhất là 62%, nhân viên có trình độ trên đại học chiếm 3% Nhân viên có trình độ cao đẳng và lao động phổ thông lần lượt là 21% và 14%, họ chủ yếu là nhân viên giao nhận hoặc tài xế lái xe

Thiết bị văn phòng tại Công ty Vinalink luôn được trang bị đầy đủ để đảm bảo hỗ trợ cho nhânh viên làm việc một cách tốt nhất Chúng luôn được bảo dưỡng định kì và sử chửa thay mới khi có hư hỏng xảy ra Số lượng máy tính và điện thoại bàn trang bị theo số lượng nhân viên của công ty Ngoài ra các thiết bị khác như máy in, máy scan… được trang bị đầy đủ theo nhu cầu của từng bộ phận

 Công nghệ thông tin

Năm 2019, phần mềm VMS được tạo ra và sử dụng cho các chi nhánh của Vinalink Phần mềm VMS được đưa vào sử dụng đánh dấu bước ngoặt vô cùng lớn trong sự phát triển của công ty, nó giúp cho việc quản lí kiểm soát dữ liệu tốt hơn và năng suất làm việc của nhân viên cũng được cải thiện đáng kể

 Phương tiện vận tải:

Về phương tiện vận tải, hiện công ty Vinalink có đội xe tải và container hơn 40 chiếc có thể phục vụ cho việc vận chuyển nội địa và quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam Các phương tiện luôn được bảo dưỡng định kì để đảm bảo việc vận hành một cách tốt nhất và hiệu quả nhất.[18]

 Kho bãi:

Về kho bãi, Vinalink có một khu vực kho bãi thuộc sở hữu của mình với diện tích

14,000 m2 ở quận 4 cạnh cảng Sài Gòn trên đường Nguyễn Tất Thành.[18]