Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển
tắc mẫu của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế - FIATA (Federation Internationale de Associations de Transitaries et Assimilaimes) về dịch vụ giao nhận: “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là bất kỳ dịch vụ nào liên qua đến vận chuyển, gom hàng, lưu thông, bốc xếp,đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa giữa hai quốc gia khác nhau.” Theo Luật Thương mại Việt Nam (2005), dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó công ty giao nhận nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, kho bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quann để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của khách hàng
Như vậy, dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển là tập hợp những dịch vụ thương mại có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) giữa hai hay nhiều nước, tức là điểm đầu và điểm cuối của quá trình vận chuyển nằm trên lãnh thổ của các nước khác nhau bằng đường biển với phương tiện vận tải thường được sử dụng là tàu biển Trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác.
Đặc điểm về dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển
một loại hình dịch vụ nên dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển mang những đặc điểm chung của dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế - Tính vô hình
7 Quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế làm hàng hóa có sự dịch chuyển từ nơi này sang nơi khác Sản phẩm của quá trình vận chuyển này có tính vô hình nghĩa là các chủ hàng, người sử dụng dịch vụ, không nhìn thấy, cân đong, đo đếm như đối với hàng hóa hữu hình Chỉ khi tiêu dùng rồi thì khách hàng mới có thể thấy được chất lượng của dịch vụ thông qua các tiêu thức như: thời gian vận chuyển nhanh hay chậm, có đúng lịch trình và an toàn không, thủ tục chứng từ có đúng quy cách, rõ ràng không Để giảm bớt mức độ không chắc chắn, người mua sẽ tìm kiếm dấu hiệu hay bằng chứng về chất lượng dịch vụ vận chuyển qua những thông tin họ thấy như địa điểm, con người, trang thiết bị, tài liệu thông tin hay giá cả
- Tính không lưu trữ Đặc điểm dễ nhận thấy của dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế là tính không lưu trữ Hoạt động vận chuyển chỉ có thể cung ứng khi xuất hiện nhu cầu của khách hàng nên người vận tải không có khả năng sản xuất hàng loạt dịch vụ vận chuyển Dịch vụ vận chuyển cung ứng ra bao nhiêu thì được sử dụng hết bấy nhiêu, nên nó không có khả năng tồn kho Chính điều này tạo nên sựmất cân đối trong quan hệ cung – cầu vào những thời điểm khác nhau, phụ thuộc vào mùa vụ và chu kỳ kinh doanh của khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa
Khi dịch vụ vận chuyển được thực hiện, với các công việc như vận chuyển, bảo quản, bốc xếp hàng hóa, khách hàng chỉ nhận được kết quả là hàng hóa được di chuyển đến đích, chứ không được chuyển giao quyền sở hữu với phương tiện vận tải, công cụ vận tải như tàu biển, máy bay Tương tự, hàng hóa được chủ hàng giao cho người vận chuyển; tuy nhiên, quyền sở hữu hàng hóa lại không được chuyển giao trong hợp đồng vận chuyển Người vận chuyển thay mặt người chủ hàng để di chuyển hàng hóa đến giao cho người nhận hàng
- Tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi tiêu thụ
Tính không thể chia cắt (đồng nhất) thể hiện sự đồng thời cả về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng dịch vụ vận chuyển Ví dụ: khi khách hàng thuê một
8 người vận chuyển để đưa hàng hóa từ nơi này sang nơi khác thì khi hàng hóa được vận chuyển là lúc người vận chuyển đang cung cấp dịch vụ vận chuyển và khách hàng đang tiêu dùng dịch vụ vận chuyển được cung cấp Sự đồng nhất về không gian và thời gian cung cấp dịch vụ được thể hiện ngay từ đầu quá trình cung cấp dịch vụ: người vận chuyển cho nhân viên tới nơi khách hàng yêu cầu và bốc xếp hàng hóa lên phương tiện, vận chuyển hàng hóa đến nơi được yêu cầu và dỡ hàng hóa Do không thể sản xuất hàng loạt, sản xuất trước nên người vận chuyển cần có kế hoạch, dữ trữ phương tiện, nhiên liệu và dự báo được nhu cầu của khách hàng
Tính thay đổi (không xác định, không đồng nhất, dị chủng) của dịch vụ vận chuyển thể hiện ở việc dịch vụ vận tải không giống nhau giữa các lần sử dụng dịch vụ, dù là cùng một nhân viên vận chuyển, cùng một nhà cung cấp hay một loại dịch vụ Sản phẩm dịch vụ vận tải không bao giờ lặp lại do nhiều yếu tố như điều kiện thời tiết, trình độ của nhân viên, tâm lý, trình độ cảm nhận của khách hàng
Do đặc điểm của sản phẩm vận tải là không có sản phẩm dở dang hay bán thành phẩm như các loại hàng hóa hữu hình nên dịch vụ vận tải luôn thích ứng với các yêu cầu thay đổi của người thuê Ví dụ khi sử dụng dịch vụ tàu chợ, khách hàng có thể gửi hàng đến bất kỳ cảng nào nằm trong hành trình chuyên chở của tàu.
Nội dung của dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển
Vận chuyển hàng hóa là dịch vụ do bên thứ ba cung cấp, bao gồm các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận Dịch vụ này có thể được thực hiện trực tiếp bởi người giao nhận hoặc thông qua các đại lý hoặc thuê ngoài các bên khác Người giao nhận có thể thay mặt người gửi hàng hoặc người nhận hàng xử lý các thủ tục, chứng từ và các công đoạn vận chuyển hàng hóa.
• Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp
• Lưu cước với người chuyên chở đã chọn lọc
• Nhận hàng và cấp chứng từ thích hợp như :giấy chứng nhận hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận
• Nghiên cứu những điều khoản trong tín dụng thư và tất cả những luật lệ của chính phủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu cũng như ở bất cứ nước quá cảnh nào và chuẩn bị những chúng từ cần thiết
• Đóng gói hàng hoá (trừ phi việc này do người gửi hàng làm trước khi giao nhận) có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất của hàng hoá và những luật lệ áp dụng nếu có, ở nước xuất khẩu, nước quá cảnh và nước gửi hàng đến • Lo liệu việc lưu kho hàng hoá nếu cần
• Lưu ý người gửi hàng cần phải mua bảo hiểm và nếu người gửi hàng yêu cầu thì mua bảo hiểm cho hàng
• Vận chuyển hàng hoá đến cảng, lo liệu khai báo hải quan, lo các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở
• Lo việc giao dịch ngoại hối (nếu có)
• Thanh toán phí và những phí khác bao gồm cả tiền cước
• Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở, giao cho người gửi hàng
• Thu xếp việc chuyển tải trên đường (nếu cần)
Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa tới tay người nhận thông qua hệ thống đại lý ở nước ngoài, ghi nhận tổn thất hàng hóa nếu có xảy ra.
• Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại người chuyên chở về những tổn thất của hàng hoá (nếu có)
- Dịch vụ thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) Theo những chỉ dẫn giao hàng của người nhập khẩu, người giao nhận sẽ:
• Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng
• Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa
• Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần)
• Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí thức và những chi phí khác cho hải quan và những nhà đương cục khác
• Thu xếp việc lưu kho quá cảnh (nếu cần)
• Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng
• Nếu cần giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở về những tổn thất của hàng hóa nếu có
• Giúp người giao nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối nếu cần
Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển
Hiện nay, sự trao đổi giao thương giữa các quốc gia ngày càng phát triển, mở ra nhiều cơ hội hơn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Ngày càng có nhiều hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết khiến cho số lượng hàng hóa quốc tế tăng lên nhanh chóng Công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một khâu rất cần thiết trong việc thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Thương mại quốc tế và toàn cầu hóa càng phát triển, vai trò của giao nhận ngày càng quan trọng và được thể hiện rõ ràng hơn, cụ thể:
Dịch vụ giao nhận tạo điều kiện tối ưu cho việc vận chuyển hàng hóa với tốc độ nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm Qua đó, người gửi và người nhận hàng không cần trực tiếp thao tác, giúp giảm thiểu thời gian và chi phí Đối với các đơn vị vận chuyển, giao nhận giúp đẩy mạnh công suất sử dụng phương tiện vận tải, khai thác tối đa hiệu quả của xe cộ và hệ thống cơ sở vật chất hỗ trợ.
Giao nhận giúp giảm giá thành các hàng hoá xuất nhập khẩu do giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bởi chi phí như: chi phí đi lại, chi phí đào tạo nhân công - Đối với nền kinh tế
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển góp phần mở rộng thị trường trong buôn bán quốc tế Dịch vụ này có tác dụng như cầu nối trong vận chuyển
11 hàng hóa trên các tuyến đường biển nối liền các quốc gia, đảm bảo đúng thời gian và địa điểm Tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, đẩy nhanh tốc độ xoay vòng cũng như mang lại hiệu quả sử dụng cho các phương tiện vận tải và các phương tiện hỗ trợ khác
Ngành giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển còn giúp giải quyết các vấn đề về khối lượng hàng hóa khổng lồ, là phương thức cung cấp nguyên liệu chính cho các ngành sản xuất, cũng như nhu cầu tiêu dùng của người dân trong nước Đây là loại hình dịch vụ giúp thúc đẩy phát triển sản xuất của nhiều ngành kinh tế quốc gia.Không những vậy, giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển còn mang lại nguồn thu rất lớn cho Ngân sách nhà nước
Bên cạnh đó, giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đã và đang mở ra nhiều cơ hội việc làm trong thời gian qua, từ đó đưa ngành vận tải trở thành yếu tố quan trọng trong việc giải quyết hiệu quả tình trạng đói nghèo, thất nghiệp Góp phần tăng giá trị kinh doanh của các doanh nghiệp giao nhận Đây cũng là phương thức góp phần thúc đẩy các mối quan hệ đối ngoại giữa các quốc gia, thu hút vốn đầu tư nước ngoài và mở rộng thị trường
2.1.5 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển Dựa vào đối tượng vận chuyển có thể chia nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển thành nhiều loại:
* Đối với hàng hóa được đóng trong container:
- Giao nhận hàng nguyên container ( FCL Full container loud) FCL viết tắt của Full container load có nghĩa là vận chuyển nguyên container Theo các hãng tàu, thuật ngữ FCL có thể hiểu là xếp hàng nguyên container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng và dỗ hàng khỏi container Khi người gửi hàng có khối lượng hàng đồng nhất đủ để chứa đầy một container hoặc nhiều container, người ta thuê một hoặc nhiều container để gửi hàng - Giao nhận hàng lẻ bằng container (LCL -
12 LCL là những lô hàng đóng chung trong một container mà người gom hàng (người chuyên chở hoặc người giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng vào – ra container Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên một container, chủ hàng có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ
Người kinh doanh chuyên chở hàng lẻ gọi là người gom hàng (Consolidator) sẽ tập hợp những lô hàng lẻ của nhiều chủ hàng, tiến hành sắp xếp, phân loại, kết hợp các lỗ hàng lẽ đúng vào container, niêm phong kẹp chỉ theo quy chế xuất khẩu và làm thủ tục hải quan, bốc container từ bãi chứa cảng gửi xuống tàu chở dì, dỡ container lên bãi chứa càng đích và giao cho người nhận hàng lẻ
- Giao nhận hàng bằng container kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL) Phương pháp gửi hàng này là sự kết hợp của phương pháp FCL và LCL Tùy theo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thoả thuận với người chuyên chở để áp dụng phương pháp gửi hàng kết
Phân loại dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển 12 2.2 Chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
Khái niệm và vai trò chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 14 2.2.2 Nội dung chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển 16 2.2.3 Các tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 17 2.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển
Chất lượng dịch vụ hiện nay được xem là tiêu chí hàng đầu của người tiêu dùng khi đưa ra quyết định có nên sử dụng dịch vụ đó hay không, với những lĩnh vực khác nhau, mục đích khác nhau thì quan điểm về chất lượng cũng khác nhau, vì vậy quan niệm về chất lượng khá trừu tượng Tuy nhiên theo Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO, trong dự thảo DIS 9000:2000 đã đưa ra định nghĩa như sau: “ Chất lượng là khả năng tập hợp của các đặc tính của một sản phẩm, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan.”
Cũng như “Chất lượng”, “Chất lượng dịch vụ” cũng có nhiều cách định nghĩa khác nhau tùy thuộc vào đối tượng nghiên cứu và môi trường nghiên cứu Việc tìm hiểu chất lượng dịch vụ là cơ sở cho việc thực hiện các biện pháp cải cách chất lượng của một doanh nghiệp Theo quan điểm của Lehtnen và Lehtinen (1982): “Chất lượng dịch vụ phải được đánh giá trên hai khía cạnh là quá trình cung cấp dịch vụ và kết quả của dịch vụ”, còn Gronroos (1984) lại cho rằng: “Chất lượng dịch vụ gồm hai yếu tố là chất lượng kỹ thuật và chất lượng chức năng” Trong đó, chất lượng kỹ thuật liên quan đến những gì được phục vụ còn chất lượng chức năng cho biết chúng được phục vụ thế nào
Tóm lại, chất lượng dịch vụ thường được hiểu là sự so sánh của khách hàng về những kỳ vọng dịch vụ mà họ mong muốn nhận được so với những gì họ thực sự nhận được Chất lượng dịch vụ cao có vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
14 ứng nhu cầu của khách hàng trong khi vẫn đảm bảo khả năng cạnh tranh kinh tế trong ngành nghề chuyên môn của họ Các doanh nghiệp thành công luôn luôn tìm cách nâng cao chất lượng dịch vụ của mình bằng cách chủ động thu thập thông tin từ cơ sở khách hàng hiện tại của họ để đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng đưa ra
Như vậy, chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển là khả năng có thể đáp ứng, thỏa mãn nhu cầu, sự mong đợi của khách hàng với dịch vụ giao nhận này của doanh nghiệp
Kinh doanh muốn mang lại lợi nhuận cần phải có chiến lược rõ ràng, dài hạn và mục tiêu nhắm đến không ai khác chính là đa dạng khách hàng với những nhu cầu và mong muốn khác nhau Khi mà cạnh tranh đang ngày càng trở nên gay gắt thì chất lượng trở thành chìa khóa vàng giúp các doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh và đứng vững trên thị trường Chính vì vậy mà chất lượng dịch vụ càng ngày càng trở nên vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, luôn phải là ưu tiên hàng đầu được đưa ra để đánh giá và cải tiến đối với một doanh nghiệp có tầm nhìn xa
• Đầu tiên, chất lượng dịch vụ tốt không những giúp giữ chân những khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới tiềm năng, đồng thời còn nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực, tạo chỗ đứng vững chắc, đây cũng được xem như cách quảng bá thương hiệu hiệu quả nhất của mỗi doanh nghiệp Nhu cầu của khách hàng ngày càng được tăng lên và đòi hỏi được đáp ứng ở mức độ ngày càng cao Vì vậy, những dịch vụ đạt chất lượng tốt mới có thể đáp ứng, thỏa mãn những nhu cầu của khách hàng Nếu muốn dịch vụ của mình được khách hàng sử dụng thì trước tiên nó phải có chất lượng tốt, bên cạnh đó phải có những ưu điểm, sự khác biệt so với dịch vụ của các đối thủ cạnh tranh cung ứng Điều này sẽ làm cho khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp khi có nhu cầu Chính vì lý do này sẽ khiến cho các doanh nghiệp nâng cao được khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường
• Tạo uy tín, danh tiếng cho doanh nghiệp từ đó góp phần khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường Việc nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường luôn
15 là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp Với chất lượng dịch vụ được đánh giá cao sẽ giúp doanh nghiệp nhận được niềm tin và sự tin tưởng của khách hàng, dẫn đến việc hợp tác lâu dài Doanh nghiệp không chỉ có khách hàng trung thành mà còn có cơ hội hợp tác với các đối tác lớn khiến cho việc kinh doanh trở nên rộng mở • Chất lượng dịch vụ là cơ sở quan trọng để tăng khả năng thâm nhập thị trường nước ngoài, mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế Khi chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp được khẳng định thì cơ hội hợp tác quốc tế và mở rộng thị trường là điều hết sức dễ dàng Để có hoạt động kinh doanh hiệu quả thì các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế luôn cần mở rộng hợp tác và xây dựng các mối quan hệ với các đối tác quốc tế: đại lý, hãng tàu, hãng hàng không Như vậy, chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK của các doanh nghiệp ngoài việc đảm bảo doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn là yếu tố quyết định sự mở rộng và phát triển của doanh nghiệp đó 2.2.2 Nội dung chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển Khi nói đến chất lượng dịch vụ, chúng ta không thể nào không đề cập đến đóng góp rất lớn của Parasuraman & ctg (1988, 1991) Parasuraman & ctg định nghĩa chất lượng dịch vụ là “mức độ khác nhau giữa sự mong đợi của người tiêu dùng về dịch vụ và nhận thức của họ về kết quả của dịch vụ”
Các tác giả này đã khởi xướng và sử dụng nghiên cứu định tính và định lượng để xây dựng và kiểm định thang đo các thành phần của chất lượng dịch vụ (gọi là thang đo SERVQUAL hay mô hình SERVQUAL được ghép từ hai từ là Service – Dịch vụ và Quality – Chất lượng)
Trọng tâm của mô hình chất lượng dịch vụ của Parasuraman là khoảng cách hay sự chênh lệch (GAP) giữa mong đợi của khách hàng và sự cảm nhận của họ về dịch vụ, gọi là sự thỏa mãn Dựa trên sự chênh lệch này, khách sẽ có cảm giác hài lòng hay không hài lòng về dịch vụ mà họ cảm nhận được
Sự thỏa mãn = Sự cảm nhận – Sự mong chờ
Theo mô hình chất lượng dịch vụ Servqual, chất lượng dịch vụ dựa trên khoảng cách giữa sự mong đợi của khách hàng về dịch vụ và sự cảm nhận thực tế khách hàng
16 nhận được sau khi tiêu dùng sản phẩm Các nhà nghiên cứu này đã nhiều lần kiểm định mô hình này đi đến kết luận là chất lượng dịch vụ bao gồm năm thành phần cơ bản đó là:
• Sự tin cậy: thể hiện qua khả năng thực hiện dịch vụ phù hợp và đúng thời hạn •
Sự đảm bảo cho thấy sự bảo vệ tốt về tình trạng của hàng hóa Các phương tiện hữu hình bao gồm cơ sở vật chất, thiết bị, đồng phục nhân viên, đồ dùng và tài liệu phục vụ liên lạc.
• Sự đáp ứng: thể hiện qua sự sốt sắn giúp đỡ khách hàng và nhanh chóng, linh hoạt khắc phục sự cố khi có sai sót hoặc tình huống bất ngờ xảy ra
THỰC TRẠNG VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH
Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH KCTC
- Giới thiệu chung về công ty
• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH KCTC VIỆT NAM
• Tên quốc tế: KCTC VIETNAM CO., LTD
• Tên giao dịch: KCTC VIETNAM
• Trụ sở ở Hà Nội: Lô HH2-2 (Tầng 12), Tòa nhà TASCO 09 Phạm Hùng, Phường
Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
• Người đại diện pháp luật: Hyun Bae Park
• Website: http://www.kctcvn.com
• Vốn điều lệ KCTC VIỆT NAM tại Hà Nội: 7.105.000.000 VNĐ
- Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH KCTC VIỆT NAM, có tên giao dịch là “KCTC VIETNAM CO., LTD” là một doanh nghiệp đầy năng động trong lĩnh vực logistics KCTC được thành
27 lập ngày 15 tháng 05 năm 2008, với trụ sở chính tại 195 Điện Biên Phủ, phường 15, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, một thành phố tiềm lực về con người, tiềm năng về kinh tế phát triển nhất cả nước, đồng thời là nơi có các hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hóa diễn ra một cách thường xuyên tấp nập Trải qua một chặng đường dài kể từ khi thành lập, KCTC đã thành lập 7 chi nhánh lớn trên cả nước.
Công Ty TNHH KCTC Việt Nam là doanh nghiệp FDI có 49% vốn đầu tư Hàn Quốc Hoạt động chính của công ty KCTC VIỆT NAM là cung cấp tổng thể các dịch vụ hậu cần bằng các trang thiết bị xe kéo và đầu kéo hiện đại KCTC Việt Nam với trọng tâm là kinh doanh vận tải đa phương thức, dịch vụ bốc xếp hàng hóa, kho bãi, tư vấn logistics, lưu trữ hàng hóa Với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành logistics, KCTC Việt Nam sẽ phấn đấu để trở thành trung tâm để cung cấp các giải pháp hậu cần tốt nhất có thể nhằm đáp ứng nhu cầu của tất cả khách hàng khu vực Đông - Nam - Bắc Á.
Lĩnh vực kinh doanh 28 3.1.3 Cơ cấu tổ chức 29 3.1.4
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ lĩnh vực kinh doanh của Công ty KCTC VIỆT NAM Công ty KCTC
Việt Nam được thành lập với sứ mệnh là công ty hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn xúc tiến thương mại điện tử, logistics và xuất nhập khẩu Trong các dịch vụ, hiện nay KCTC đang chú trọng phát triển dịch vụ vận chuyển và dịch vụ hải quan. Các dịch vụ Logistics chính mà KCTC cung cấp:
• Dịch vụ vận tải đường biển, vận tải đường hàng không, vận tải đường bộ
• Dịch vụ hải quan: khai báo và thông quan hải quan, khai thuê hải quan…
• Dịch vụ bốc xếp, xếp dỡ hàng hóa ( bằng đội ngũ nhân lực)
• Dịch vụ kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu
• Dịch vụ kho bãi, cho thuê kho bãi
• Dịch vụ xin giấy phép xuất nhập khẩu
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của KCTC VIỆT NAM chi nhánh Hà Nội Bộ máy tổ chức của công ty hoạt động phù hợp đem lại hiệu quả kinh tế và luôn làm hài lòng khách hàng của mình, mô hình tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ 3.2 Hiện tại, KCTC hoạt động dưới sự chỉ đạo của:
• Ông Park Hyun Bae – Tổng Giám đốc KCTC
• Ông Lee Sang Hoon, Ông Nguyễn Trung Hóa – Phó Giám đốc KCTC
Trong đó, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
Giám đốc: lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của công ty: ban hành các quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh, ban hành các quy định, quy chế quản lí nội bộ
Phó giám đốc chi nhánh: thừa hành quyết định của tổng giám đốc, điều hành mọi hoạt động các bộ phận trong công ty, tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý, kinh doanh.
Bộ phận kinh doanh: các nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, khai thác thông tin lô hàng của khách hàng, thực hiện hỏi giá dịch vụ và làm báo giá, đàm phán, thỏa thuận, chăm sóc khách hàng, quảng cáo và xúc tiến, quảng bá, hình ảnh cho công ty Bộ phận Hành chính – Kế toán: tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính kế toán của công ty, có trách nhiệm về các khoản thu chi của công ty, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh
Về mặt hoạt động, công ty chia thành hai bộ phận chính: bộ phận chứng từ và bộ phận hiện trường Bộ phận chứng từ phụ trách quản lý lưu trữ chứng từ, soạn thảo bộ hồ sơ, theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc với khách hàng để thông báo thông tin liên quan đến lô hàng Trong khi đó, bộ phận hiện trường trực tiếp làm việc tại cảng, kho bãi, các cơ quan thuế và hải quan, đảm nhiệm nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý chứng từ và thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu.
Công ty luôn dành sự quan tâm lớn trong từng khâu tuyển dụng, đào tạo mới, cho đến hướng dẫn nhân viên hòa nhập môi trường Do đó, từ những ngày đầu hoạt động, KCTC VIỆT NAM đã xác định nhân sự là yếu tố cốt lõi quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp
Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự của KCTC
Tiêu chí Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Trình độ nhân sự Đại học và trên Đại học 43 49,43%
Cao đẳng và Trung cấp 11 12,64%
Phân loại theo giới tính
(Nguồn: Phòng Hành chính – Kế toán)
30 KCTC Việt Nam tại Hà Nội hiện tại có 87 nhân viên, bao gồm ban lãnh đạo, các cán bộ và nhân viên Nhân viên của công ty rất năng động và nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với môi trường, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng Với định hướng xây dựng một đội ngũ nhân viên vững mạnh có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao, công ty thường xuyên tổ chức các buổi training đào tạo, cập nhật kiến thức các thông tư nghị định mới của chính phủ về thuế, hải quan để có thể đem lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Công ty đã và đang tăng cường tuyển dụng bổ sung thêm nguồn nhân lực Không chỉ tuyển dụng nhân tài đã có kinh nghiệm, KCTC sẵn sàng chào đón các bạn sinh viên chưa có kinh nghiệm đồng hành cùng họ trên con đường kiến tạo sự nghiệp
Hệ thống văn phòng KCTC được đặt tại các vị trí thuận lợi, khang trang, cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại, hệ thống công nghệ thông tin khá hoàn chỉnh phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty:
Bảng 3.2 Cơ sở vật chất của Công ty KCTC VIỆT NAM
STT Loại thiết bị Đơn vị Số lượng
5 Máy tính để bàn Cái 62
6 Điện thoại để bàn Cái 50
8 Bàn ghế văn phòng Bộ 90
(Nguồn: Phòng Hành chính – Kế toán ) 3.1.5 Tình hình tài chính của đơn vị
Được thành lập năm 2008 với vốn điều lệ 7.105.000.000 VND, Công ty TNHH KCTC VIỆT NAM đã huy động nguồn lực tài chính để đáp ứng nhu cầu kinh doanh gồm vốn điều lệ, vốn chủ sở hữu và các nguồn vốn khác.
• Vốn chiếm dụng của nhà cung cấp và của khách hàng
• Vốn vay hợp đồng tín dụng
• Vay vốn từ các ngân hàng nhà nước và ngân hàng tư nhân
• Vốn liên doanh liên kết với một số đơn vị kinh doanh khác
Nhìn chung, tình hình tài chính của công ty là rất khả quan Tỷ lệ vốn gia tăng và việc đầu tư vào cơ sở vật chất kĩ thuật cũng đem lại sự gia tăng về doanh thu và lợi nhuận khá đồng đều
Bảng 3.3 Tài sản và nguồn vốn của KCTC VIỆT NAM từ năm 2020 – 2022
A.Tài sản ngắn hạn 30.974.318 35.824.584 38.064.546 B.Tài sản dài hạn 17.150.544 19.050.806 22.120.310 Tổng cộng tài sản 48.124.862 54.875.390 60.184.856
D.Vốn chủ sở hữu 26.234.660 30.674.852 32.370.846 Tổng cộng nguồn vốn 48.124.862 54.875.390 60.184.856
(Nguồn: Báo cáo tổng kết năm Phòng kế toán 2020-2021-2022)
Bảng 3.4 Khả năng thanh toán của KCTC VIỆT NAM từ năm 2020 – 2022
Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Hệ số thanh toán ngắn hạn
Hệ số thanh toán nhanh Lần 0,75 0,69 0,75
(Nguồn: Báo cáo tổng kết năm Phòng kế toán 2020-2021-2022)
Sau hơn 15 năm hình thành và phát triển công ty đã có những bước phát triển nhất định: lớn mạnh về cả nhân lực, tài chính và ngày càng có chỗ đứng trên thị trường.Trở thành một trong những công ty Logistics hàng đầu về lĩnh vực giao nhận vận tải ở Việt Nam.
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020-2022
Công ty TNHH KCTC VIỆT NAM hoạt động trong lĩnh vực xúc tiến thương mại điện tử, xuất nhập khẩu, logistics luôn phát triển liên tục với nhiều thành tựu nổi bật, xuất sắc do thích ứng với những khó khăn, biến động của thị trường
Giai đoạn 2020-2022 chứng kiến những biến động kinh tế toàn cầu do đại dịch COVID-19, dẫn đến gián đoạn chuỗi cung ứng Tuy nhiên, điều này lại trở thành chất xúc tác thúc đẩy sự thay đổi đáng kể trong ngành logistics Do đó, tình hình kinh doanh của các công ty kinh doanh cốt lõi (KCTC) tại Việt Nam cũng trải qua biến động trong giai đoạn này.
Bảng 3.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của KCTC VIỆT NAM 2020 – 2022
STT Danh mục Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
2 Chi phí gộp (chi phí giá vốn, lãi ngân hàng, quản lí DN)
(Nguồn: Báo cáo tổng kết năm Phòng kế toán 2020-2021-2022)
Bất chấp diễn biến phức tạp của đại dịch COVID-19, hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020-2022 vẫn đạt được kết quả tương đối khả quan.
Về doanh thu: Năm 2020, Công ty đã đạt được doanh thu 65.854.913.000 VNĐ.
Năm 2021, dù ảnh hưởng của đại dịch covid-19 xong nhu cầu vận chuyển hàng hóa của các cá nhân và doanh nghiệp vẫn ở mức cao để duy trì sản xuất, và doanh nghiệp luôn chủ động đưa ra các phương án ứng phó với tình hình đại dịch, hướng ra mở rộng hợp tác với thị trường gần khu vực như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản… nên doanh thu năm 2021 đạt 73.266.548.000 VNĐ, tăng 11,25% so với năm 2020 Bước sang năm
2022, ngành logistics phát triển bứt phá, vượt qua khó khăn phục hồi mạnh mẽ sau đại dịch Covid- 19, các chính sách hạn chế dịch bệnh được gỡ bỏ, mở cửa thông thương với nhiều quốc gia doanh thu đạt mức 80.200.448.000 VNĐ
Về lợi nhuận: Lợi nhuận của Công ty cũng có sự tăng trưởng qua các năm Năm
Năm 2020, công ty ghi nhận lợi nhuận đạt 7.073.888.000 đồng Năm 2021, lợi nhuận tăng lên 8.464.994.000 đồng, tương ứng mức tăng trưởng 19,6% Đáng chú ý, năm 2022, lợi nhuận đạt 12.009.981.000 đồng, tăng trưởng 41% so với năm trước.
Dù trải qua giai đoạn đại dịch đầy khó khăn, ngành logistics vẫn ghi nhận sự tăng trưởng tích cực Nguyên nhân chủ yếu đến từ nhu cầu tăng cao của các dịch vụ hậu cần, đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử bùng nổ.
34 xuyên biên giới phát triển bứt phá trong thời kì đại dịch và sự lỗ lực vượt qua khó khăn để phục hồi mạnh mẽ sau đại dịch covid của công ty Nhu cầu về giải quyết vấn đề kê khai hải quan đang ngày càng trở nên quan trọng và đòi hỏi có sự chuyên nghiệp cao; với nhiều kinh nghiệm trực tiếp làm hải quan, công ty có thể tư vấn chi tiết cho khách hàng những giấy tờ cần chuẩn bị cho từng lô hàng và đảm bảo đúng tiến độ và chi phí hiệu quả cho mỗi lô hàng Nhờ đó mà doanh nghiệp đang rất mạnh trong lĩnh vực này và dự báo kết quả kinh doanh sẽ còn tăng trong những năm tới
3.2.2 Kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2020-2022
❖ Cơ cấu dịch vụ của công ty giai đoạn 2020 – 2022
Bảng 3.6: Các loại hình dịch vụ và doanh thu của công ty
Các Năm 2020 Năm 2021 2022 loại hình dịch vụ
Giá trị Tỉ lệ Giá trị Tỉ lệ Giá trị Tỉ lệ
Dịch vụ vận chuy ển Đườ ng biển
Thủ tục chuy ên ngàn h
(Nguồn: Báo cáo tổng kết năm Phòng kế toán 2020-2021-2022)
Có thể thấy, doanh thu của công ty đến từ nhiều loại hình kinh doanh dịch vụ khác nhau Hai mảng dịch vụ mang lại doanh thu chính là dịch vụ giao nhận vận tải và dịch
36 vụ thủ tục chuyên ngành (bao gồm dịch vụ hải quan và chứng từ hàng XNK) Doanh thu theo từng loại hình giao nhận nhìn chung tăng qua các năm
Trong giai đoạn 2020-2022, dịch vụ giao nhận vận tải luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tất cả các loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp, năm 2020 chiếm 66,25%; năm 2021 chiếm 70,27% và năm 2022 chiếm 73,78% Điều này cho thấy công ty đang ngày càng mở rộng, đẩy mạnh việc bán cước vận chuyển quốc tế Trong đó, cơ cấu dịch vụ vận tải của công ty gồm 3 loại hình chính: vận tải đường biển, vận tải đường hàng không và vận tải đường bộ Từ bảng thống kê ta nhận thấy, trong hoạt động giao nhận vận tải thì dịch vụ vận tải đường biển chiếm tỷ trọng lớn nhất, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, sau đó đến dịch vụ vận tải đường bộ, đường hàng không
❖ Tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển năm
- Giá trị giao hàng xuất khẩu của KCTC VIỆT NAM giai đoạn 2020 –2022 Công ty TNHH KCTC VIỆT NAM cung cấp khá đầy đủ các loại hình dịch vụ trong kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đáp ứng nhu cầu đa dạng từ phía khách hàng Đối với giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, là một trong những nhà giao nhận vận tải hàng đầu, công ty cam kết cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải xuất khẩu đường biển với chất lượng tốt nhất Với một hệ thống đại lý mạnh, dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của KCTC VIỆT NAM không ngừng phát triển và cải tiến Dưới đây là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn từ năm 2020 –
Bảng 3.7: Kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH KCTC VIỆT NAM giai đoạn 2020 –2022 (Đơn vị: Nghìn VNĐ)
Giao hàng bằng đường biển
Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
(Nguồn: Báo cáo tổng kết năm Phòng kế toán 2020-2021-2022)
Qua bảng số liệu, dễ thấy thế mạnh của công ty nằm ở dịch vụ giao nhận đường biển Doanh thu từ hoạt động này luôn chiếm trên 50% tổng doanh thu vận tải trong nhiều năm, riêng năm 2021 đạt mức 40%, chịu ảnh hưởng bởi đại dịch COVID-19 Ngoài ra, doanh thu giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cũng đóng góp tỷ lệ đáng kể, vượt 50% doanh thu giao nhận đường biển.
Nhìn vào bảng số liệu, xét riêng doanh thu về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển trong 3 năm 2020, 2021, 2022 ta có thể thấy doanh thu của năm 2020 là 51.3%, nhưng sang đến năm 2021 do ảnh hưởng của đại dịch covid, các quốc gia phong tỏa, khủng hoảng kinh tế toàn cầu kèm theo đó là giá vận chuyển tăng cao nên dịch vụ giao hàng xuất khẩu cũng giảm đáng kể còn 48.06% Một lí do nữa cũng cần phải xem xét, đó là do sự cạnh tranh của các công ty đối thủ, bởi ngày càng có nhiều các công ty giao nhận ra đời với nhiều thế mạnh đã tạo sự cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực này Sang
2022, nền kinh tế thế giới mở cửa trở lại, hoạt động xuất khẩu hồi phục trở lại, nhờ vậy mà doanh thu từ hoạt động giao hàng xuất khẩu của công ty cũng tăng trưởng trở lại chiếm 52% doanh thu giao nhận đường biển Một phần khác cũng là do chính sách kinh doanh của công ty đã có sự thay đổi, lượng hàng xuất khẩu đã tăng khiến cho nhu cầu sử dụng dịch vụ và doanh thu về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đã tăng nhẹ
Thực trạng chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Công ty TNHH KCTC VIỆT NAM
Như đã đề cập, ở đây sẽ sử dụng 5 yếu tố của mô hình SERVQUAL, bao gồm:
Sự tin cậy (Reliability), Khả năng đáp ứng (Responsiveness), Năng lực phục vụ
(Assurance), Sự đồng cảm (Empathy) và Phương tiện hữu hình (Tangibles) để đo lường thực trạng chất lượng dịch vụ nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH KCTC VIỆT NAM
Sự tin cậy được đo lường qua thời gian giao hàng
Bảng 3.10: Tổng hợp số lượng chuyến hàng giao nhận bằng đường biển bị chậm thời gian tại KCTC VIỆT NAM 2020 - 2022
Tổng số chuyến giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Số chuyến hàng bị giao chậm 17 35 21
Do các yếu tố khách quan 10 15 08 Điều kiện thời tiết xấu 02 02 03
Phương tiện vận chuyển gặp sự cố 02 03 02
Do các yếu tố chủ quan bên trong công ty
Thông tin trên chứng từ không thống nhất, sai sót
Thiếu chứng từ để làm thủ tục hải quan 03 04 02 Áp sai mã HS, thuế 02 03 01
Qua bảng trên ta thấy, tỷ lệ số hàng bị giao trễ năm 2020 là 7,52% đã tăng lên 8,53% vào năm 2021 và lần lượt giảm đến năm 2022 chỉ còn 6,95% Điều này cho thấy công ty đang ngày một hoàn thiện khả năng giao hàng đúng hẹn của mình Nguyên nhân chậm trễ do các yếu tố khách quan bên ngoài chủ yếu là do phương tiện vận chuyển gặp sự cố, thời tiết không thuận lợi,… và đặc biệt là do tác động của dịch covid
19 gây tắc nghẽn tại các cảng lớn tại Trung Quốc, Mỹ là 2 tuyến vận tải chủ yếu của KCTC VIỆT
45 NAM Nguyên nhân tiếp theo đến từ sự chủ quan bên trong công ty Năm 2020 tỷ lệ chuyến hàng chậm do nguyên nhân này là 47,5 %, năm 2021 giảm xuống còn là 42,85% và đến năm 2022 là 38,09%
Trong đó, các nguyên nhân chủ yếu là những sai sót trong khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng tử làm thủ tục hải quan và khâu áp mã HS, thuế Trong quá trình xử lý sai sót về chứng từ là điều không thể tránh khỏi những lỗi phải chỉnh sửa, thời gian hiệu chỉnh chứng từ có thể mất từ 01 đến 03 ngày Các lỗi thường xảy ra là khai báo sai thông tin trên tờ khai so với hồ sơ, chứng từ các thông tin về tên hàng, mô tả, điều kiện cơ sở giao hàng, tên cũng đi, cảng đến không dầy đủ, rõ ràng, cụ thể, trên các chứng từ không trùng khớp Các thông khai báo trên các chứng từ có sự chênh lệch dù là chỉ là một điều khoản nhỏ cũng mắt rất nhiều thời gian khi làm thủ tục hải quan theo trong quy trình và gây các tổn thất về tiền phạt không đáng có
Tiếp theo là do hồ sơ chứng từ thiếu các giấy tờ cần thiết Các chuyến hàng chậm trễ vì nguyên nhân này xuất phát từ đến từ phía khách hàng khi không cung cấp đầy đủ bộ chứng từ cần thiết Bên cạnh đó là do nhân viên sơ xuất hoặc kinh nghiệm làm việc, thiếu thông tin về quy định tại quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu khi họ cần một số giấy tờ đặc thù (đối với những mặt hàng cần xin giấy phép trước khi xuất hay nhập khẩu hàng hóa), không kiểm tra chứng tử để kịp thời thông báo cho khách hàng bổ sung
Cuối cùng là lỗi do áp sai mã HS và thuế Nguyên nhân là do nhân viên khai báo hải quan sơ xuất hoặc có nhiều kinh nghiệm nên vẫn xảy ra tình trạng áp nhằm mã dẫn đến sai thuế Những nhầm lẫn trong việc làm hồ sơ chứng từ khai báo hải quan khiến hàng hóa dễ rơi vào luồng đó khiến doanh nghiệp tốn thời gian giải quyết, gây ảnh hưởng đến thời gian giao hàng đã cam kết với khách hàng trước đó Để tối thiểu hóa các lỗi chủ quan khi xảy xử lý chứng từ, làm ảnh hưởng thời gian giao nhận hàng KCTC đã có những giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ và độ tin cậy của khách hàng Để đảm bảo sự chính xác về mặt thời gian công ty đã thực hiện một số biện pháp như:
Về mặt nhân sự: với đội ngũ 87 nhân viên chứng từ và chăm sóc khách hàng với kinh nghiệm được tích lũy qua tùng năm trong xử lý chứng từ luôn tỉ mỉ trong khâu kiểm tra các thông tin chi tiết trên các chứng từ, tờ khai sao cho trùng khớp, không xảy ra sai lệch Trong trường hợp thiếu chứng từ sẽ ngay lập tức liên hệ khách hàng để bổ sung và tìm phương án xử lý Công ty luôn chú trọng việc đào tạo, kiểm tra năng lực việc của nhân viên để nâng cao chất lượng công việc tránh sai sót, ngày càng chú trọng chính sách khen thưởng hoặc phạt để khích lệ nhân viên KCTCluôn cập nhật và khuyến khích nhân viên cần phải tìm hiểu những thông tin về những văn bản pháp luật, những quy định về chứng từ khác nhau về xuất nhập khẩu các loại hàng ở các quốc gia
Trong điều kiện đòi hỏi khắt khe của khách hàng, lãnh đạo công ty đã không ngừng tìm giải pháp nhằm hướng tới hoàn thiện tất cả các quy trình để nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận bằng đường biển Công ty luôn đảm bảo dịch vụ ở trạng thái sẵn sàng tiếp nhận và đáp ứng nhanh nhất nhu cầu của khách hàng (quy chế, thủ tục thuận lợi, giao dịch nhanh chóng, dịch vụ nhanh,…) để thời gian vận chuyển lô hàng từ điểm nhận hàng đến điểm trả hàng là nhỏ nhất có thể Công ty lên kế hoạch sắp xếp phương tiện di chuyển, thời gian xếp dỡ hàng hóa và thời gian bị hoãn hoặc kéo dài khi vận chuyển do thời tiết, khí hậu hay do sự kết nối các phương tiện vận tải không liên tục,…một cách khoa học và hợp lý nhất, đảm bảo chính xác về thời gian giao nhận và chất lượng của hàng hóa chuyên chở
Ngoài ra, các trang thiết bị của công ty luôn sẵn có để phục vụ cho quá trình bốc dỡ hàng hóa, tuy nhiên phương tiện vận tải còn thiếu nên đôi khi không đáp ứng kịp thời gian vận chuyển vì thời gian bốc xếp chậm, kéo dài, công ty sẽ phải phối hợp với các công ty giao vận nội địa khác để có thể đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi quy định đúng thời gian đã thỏa thuận, không gây chậm trễ cũng như thiệt hại cho khách hàng
Trong suốt quá trình hoạt động, công ty đã xây dựng mối quan hệ mật thiết với một số hãng tàu nên thời gian lưu thông hàng hóa sẽ được rút ngắn đáng kể Đa số các đơn hàng của công ty chủ yếu là các nước Đông Nam Á, tập trung nhiều nhất là tuyến Trung Quốc nên cũng khá thuận tiện trong quá trình vận chuyển, khoảng cách cũng
47 không quá xa như các nước châu Âu Chính vì vậy công ty thường chú trọng nhiều hơn vào các đơn hàng thuộc tuyến đường này, còn các đơn hàng từ các nước châu Âu lại khá ít
Để đảm bảo giao hàng nhanh chóng và kịp thời, công ty thực hiện chặt chẽ các bước trong quy trình giao nhận, bao gồm chuẩn bị hàng hóa, lập hợp đồng, vận chuyển hàng đến cảng và khai báo hải quan Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, có những lô hàng gặp vấn đề về giấy tờ hoặc hoạt động, dẫn đến chậm trễ và phát sinh chi phí không cần thiết.
Bảng 3.11: Kết quả thống kê mô tả nhân tố sự tin cậy của dịch vụ nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của KCTC VIỆT NAM
Tiêu chí Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn
1 Công ty luôn giao hàng đúng hẹn 3,86 0,874
2 Công ty luôn cố gắng để hạn chế sai sót 3,4 1,113
3 Công ty luôn thông báo trước về tiến độ thực hiện của dịch vụ (thời gian nhận hàng)
Mức độ tin cậy của khách hàng về thời gian giao hàng của KCTC VIỆT NAM được đánh giá ở mức tương đối tốt là 3,92 điểm trên thang đo 5, cho thấy khách hàng khá tin cậy về độ chính xác về thời gian của công ty trong quá trình thực hiện nghiệp vụ nhận hàng Hầu hết các độ lệch chuẩn đều nhỏ, dao động từ 0,4 đến 1,1 cho thấy sự biến thiên khá nhỏ, hầu hết khách hàng đều có quan điểm khá tương đồng về vấn đề được hỏi Tiêu chí thứ nhất “công ty luôn giao hàng đúng hẹn” được đánh giá với mức điểm trung bình là 3,86 Đây không phải là một mức điểm thấp nhưng nếu muốn cạnh tranh và phát
48 triển hơn thì công ty buộc phải nâng cao hơn nữa sự hài lòng của khách hàng về tiêu chí này
Tiêu chí này được thể hiện qua độ an toàn của hàng hóa
Để đảm bảo an toàn hàng hóa, doanh nghiệp vận chuyển phải kiểm soát chặt chẽ thiên tai, thời tiết trên biển Tuy nhiên, tình trạng hàng thất thoát vẫn xảy ra do những rủi ro khó lường trong quá trình vận chuyển, đặc biệt là vận chuyển bằng đường biển.
Bảng 3.12: Số lượng lô hàng giao nhận bằng đường biển bị hư hỏng, thất thoát tại công ty KCTC VIỆT NAM 2020-2022
Năm Tổng số lô hàng không đảm bảo yếu tố an toàn
Số lô hàng giao nhận không đảm bảo chất lượng
Số lô hàng giao nhận không đảm bảo số lượng
(Nguồn: Thống kê tại Công ty)
Có thể thấy trong giai đoạn từ năm 2020 - 2022, công ty có 15 lô hàng không đảm bảo an toàn và tổn thất về chất lượng chiếm tỷ trọng cao: 66,7%, còn tổn thất về số lượng hàng hóa chiếm 33,3% Nhìn chung tỉ lệ số lô hàng không đảm bảo yếu tố an toàn đã giảm dần qua các năm
