TỔNG QUAN VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ
Tính cấp thiết của vấn đề
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng, Việt Nam đang đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức trong thương mại quốc tế, đặc biệt là trong hoạt động xuất nhập khẩu Hoạt động này không chỉ đáp ứng nhu cầu hàng hóa trong nước mà còn thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa Do đó, các công ty giao nhận cần phát triển về quy mô và chất lượng, cung cấp dịch vụ đa dạng để phục vụ nhu cầu xuất nhập khẩu ngày càng tăng Hiện tại, Việt Nam có hàng nghìn doanh nghiệp trong lĩnh vực này, phần lớn là các công ty vừa và nhỏ với thời gian hoạt động từ 5 đến 10 năm.
Giao nhận bằng đường biển hiện nay là hình thức phát triển nhất và đóng vai trò chủ chốt trong thương mại quốc tế Việt Nam có lợi thế với đường bờ biển dài và hệ thống cảng biển đa dạng, được đầu tư mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu dễ dàng vận chuyển hàng hóa cồng kềnh và quá tải Giá cước vận chuyển bằng đường biển là rẻ nhất so với các phương tiện khác, mang lại hiệu suất cao cho quãng đường dài Hơn nữa, vận chuyển đường biển đã ảnh hưởng lớn đến cơ cấu hàng hóa và thị trường giao nhận trong buôn bán quốc tế.
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển tại Việt Nam hiện đang gặp nhiều vấn đề, đặc biệt là về chất lượng Những bất cập này ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động giao nhận vận tải, cần được khắc phục để nâng cao trải nghiệm của khách hàng và phát triển ngành logistics.
Công ty TNHH Kho vận DANKO là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực logistics, đặc biệt chú trọng vào dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển Sự đầu tư vào cảng biển và tàu thuyền trọng tải lớn cho thấy cam kết phát triển của công ty Qua quá trình thực tập, tôi nhận thấy rằng chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cần được cải thiện, đây là vấn đề quan trọng không chỉ với DANKO mà còn với nhiều công ty khác trong bối cảnh hội nhập và cạnh tranh ngày càng gay gắt Vì vậy, đề tài “Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (FCL) của công ty TNHH Kho vận DANKO” trở nên rất cần thiết trong thời điểm hiện tại.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tôi nhận thấy có nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển.
- Trong luận văn của tác giả Hoàng Thị Nguyệt Anh (2009), trường Đại học
Kỹ Thuật – Công nghệ TP.HCM đã tiến hành nghiên cứu nhằm cải thiện hiệu quả giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển tại công ty cổ phần đại lý vận tải SaFi Nghiên cứu này áp dụng các phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp, so sánh và đối chiếu số liệu từ năm 2004 đến nửa đầu năm 2023.
Năm 2009, sau khi phân tích thực trạng tại công ty, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa Các giải pháp bao gồm cân đối cơ cấu giao nhận, đầu tư thêm phương tiện vận tải, phân công lại công việc, tăng cường hoạt động marketing, mở rộng thị trường, và nghiên cứu, áp dụng chuỗi cung ứng Logistics trong giao nhận.
Trong luận văn của Phạm Thị Hồng Hạnh (2013) tại Trường Đại học Kinh Tế TP.HCM, tác giả nghiên cứu các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu theo phương thức Door to Door bằng đường biển của công ty Interlogistics Nghiên cứu áp dụng cả phương pháp định tính và định lượng Tác giả đã đề xuất các giải pháp như lập chi nhánh nước ngoài tại các quốc gia có quan hệ thương mại mạnh với Việt Nam, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận Door to Door, cải thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, tăng cường hoạt động Marketing để thu hút khách hàng, đa dạng hóa dịch vụ và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của Interlogistics trong tương lai.
Trong khóa luận của Nguyễn Thị Quyên (2015) tại trường Đại học Hàng Hải Việt Nam, tác giả đã áp dụng phương pháp phỏng vấn, thu thập số liệu và quan sát để đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty cổ phần đầu tư vận tải biển & thương mại Sao Vàng Tác giả đã hệ thống hóa lý luận về chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển và đánh giá chất lượng dịch vụ của công ty trong giai đoạn từ 2012 đến 2015 Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp như đầu tư vào cơ sở hạ tầng và kho bãi, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đặc biệt là cải thiện chất lượng dịch vụ giao nhận của công ty.
Trong khóa luận của tác giả Lê Bùi Chí Hữu (2015) tại trường Đại học Kỹ Thuật – Công nghệ TP.HCM, nghiên cứu đã áp dụng phương pháp nghiên cứu tại bàn, phân tích thống kê và phương pháp chuyên gia nhằm cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH PCSC Đề tài đã hệ thống hóa lý luận về quy trình giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển và phân tích thực trạng quy trình tại công ty TNHH PCSC Từ đó, tác giả đề xuất các biện pháp hoàn thiện quy trình giao nhận, bao gồm giải pháp kiểm tra và áp mã HS hàng hóa.
Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ là bước quan trọng trong quá trình đầu tư phát triển phương tiện vận tải hiệu quả Để đạt được mục tiêu phát triển bền vững, các doanh nghiệp cần áp dụng những giải pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả, từ đó giữ chân khách hàng lâu dài.
Trong khóa luận của Phan Quỳnh Như (2016) tại trường Đại học Tài Chính - Marketing, tác giả đã áp dụng phương pháp phân tích thống kê và phương pháp chuyên gia để đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH TINCIMEX Đề tài đã hệ thống hóa lý luận về quy trình giao nhận vận tải hàng hóa nhập khẩu và phân tích thực trạng của quy trình này Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm tối thiểu hóa chi phí, xây dựng chiến lược marketing, xúc tiến dịch vụ và nâng cao công tác chăm sóc khách hàng tại công ty.
Các nghiên cứu đã đạt được những thành tựu nhất định trong việc khái quát hóa hệ thống lý luận về giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển trong lĩnh vực Logistics tại Việt Nam Bài viết phân tích thực trạng kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa nhập khẩu và đề xuất giải pháp thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa Những giải pháp này thường tập trung vào việc hoàn thiện công tác Marketing, mở rộng thị trường, chăm sóc khách hàng, và nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật cùng đội ngũ nhân viên.
Công ty TNHH Kho Vận Danko hiện chưa có nhiều nghiên cứu chuyên sâu Các nghiên cứu hiện tại chủ yếu tập trung vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, phân tích tài chính và cải thiện tình hình tài chính, cũng như các giải pháp marketing để mở rộng thị trường Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào đề cập đến dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (FLC).
Để cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động dịch vụ, tôi đã chọn đề tài “Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển (FLC) tại Công ty TNHH Kho Vận DANKO.” Mục tiêu là làm mới vấn đề và hỗ trợ công ty hoàn thiện dịch vụ của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung: Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (FCL) tại công ty Kho Vận DANKO
Mục tiêu cụ thể: Để đạt được mục tiêu chung như trên thì đề tài cần phải đạt được những yêu cầu như sau:
Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức nguyên container (FCL) là một chủ đề quan trọng trong ngành logistics Các lý thuyết liên quan đến việc cải thiện quy trình này bao gồm việc tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng, tăng cường sự phối hợp giữa các bên liên quan và ứng dụng công nghệ thông tin trong theo dõi và quản lý vận chuyển Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân viên và nâng cao kỹ năng phục vụ khách hàng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ Thực hiện các biện pháp này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Nghiên cứu chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công Ty TNHH Kho vận DANKO trong giai đoạn 2018 - 2020 đã chỉ ra những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và nhận diện các điểm hạn chế trong quy trình thực hiện nghiệp vụ.
Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (FCL) tại Công Ty TNHH Kho vận DANKO trong giai đoạn 2018 – 2020, từ đó hạn chế những thiếu sót hiện có.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (FCL) tại Công ty TNHH Kho vận DANKO trong giai đoạn 2018 – 2020.
Phạm vi nghiên cứu
- Nội dung: Nghiên cứu trong phạm vi giao nhận hàng hóa NK nguyên container bằng đường biển
- Không gian: Công ty TNHH Kho vận DANKO
- Thời gian: Thông tin và số liệu phân tích được lấy từ năm 2018 - 2020
Phương pháp nghiên cứu
Để có thể đem lại kết quả nghiên cứu khách quan nhất, khóa luận sử dụng các phương pháp sau để làm sáng tỏ vấn đề đặt ra:
Phương pháp phân tích tổng hợp là quá trình nghiên cứu và so sánh các số liệu, thông tin liên quan với tài liệu của Công ty nhằm chọn lọc, tổng hợp và đánh giá dữ liệu Phương pháp này được áp dụng trong chương 3 để phân tích các nguồn lực của công ty qua các năm.
Phương pháp thu thập dữ liệu trong khóa luận bao gồm việc khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trên Internet, như bài báo và báo cáo khoa học, nhằm đảm bảo tính chính xác và phong phú của dữ liệu được sử dụng.
- Báo cáo tài chính trong 3 năm (2018-2020) của công ty TNHH Kho vận DANKO
Một số tài liệu tham khảo quan trọng bao gồm các báo cáo khoa học từ Tổng cục Hải quan Việt Nam và các cơ quan liên quan Ngoài ra, còn có sách giáo trình và số liệu thống kê từ các trang web chính thức.
Phương pháp so sánh là cách đối chiếu các số liệu dựa trên một tiêu chí nhất định và cùng một đơn vị so sánh, nhằm phục vụ cho mục đích nghiên cứu cụ thể.
Việc so sánh kết quả giữa các thời kỳ như năm, quý hoặc tháng, cũng như giữa các nhóm nghiên cứu khác nhau, giúp đánh giá ý nghĩa của số liệu đối với vấn đề nghiên cứu Phương pháp này được áp dụng phổ biến trong Chương 3 để đối chiếu và so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm.
Kết cấu của khóa luận
Chương 1: Tổng quan về nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa
NK bằng đường biển (FCL) tại công ty TNHH Kho vận DANKO
Chương 2: Cơ sở lý luận về nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa
NKbằng đường biển (FCL) tại công ty
Chương 3: Phân tích thực trạng nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển (FCL) tại công ty TNHH Kho vận DANKO năm
Chương 4: Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhân hàng NK bằng đường biển (FLC) tại công ty TNHH Kho vận DANKO
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ
Tổng quát chung về dịch vụ giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển (FCL) 14 1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển (FCL)
2.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển (FCL)
Theo quy tắc mẫu của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế (FIATA), dịch vụ giao nhận bao gồm mọi hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, như hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Luật Thương Mại Việt Nam (2005), dịch vụ giao nhận được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó công ty giao nhận thực hiện việc nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ, và cung cấp các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của khách hàng.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển FCL đảm nhận trách nhiệm vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ cho lô hàng nguyên container và giao hàng cho khách hàng theo ủy thác.
2.1.2 Đặc điểm dịch vụ giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển (FCL)
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, đặc biệt là giao nhận hàng nguyên container (FCL), nổi bật với năng lực chuyên chở lớn và chi phí vận tải thấp Điều này khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho hầu hết các loại hàng hóa, đồng thời cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố và điều kiện tự nhiên khác nhau.
Container được cung cấp bởi người giao nhận hoặc thuê bởi chủ hàng, được đóng hàng tại kho của chủ hàng hoặc tại một địa điểm nội địa khác Sau khi trải qua kiểm tra của hải quan, container sẽ được kẹp chì để đảm bảo an toàn và tính toàn vẹn của hàng hóa.
- Người giao nhận sẽ lo liệu và vận chuyển container xuống bãi container của mình hoặc của cảng
Người giao nhận có trách nhiệm quản lý hàng hóa trong container, bao gồm việc bốc container lên tàu, dỡ container khỏi tàu và đưa về bãi container của cảng Trách nhiệm của họ thường kết thúc khi giao container cho người nhận hàng tại bãi container hoặc tại cảng.
2.1.3 Vai trò dịch vụ giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển (FCL)
Biển bao phủ 2/3 diện tích Trái Đất, tạo điều kiện thuận lợi cho dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển phát triển mạnh mẽ Phương thức này hiện nay là hình thức vận chuyển hàng hóa lớn nhất thế giới, chiếm gần 80% tổng khối lượng hàng hóa được giao nhận.
Việt Nam đang phát triển và hội nhập toàn cầu, thúc đẩy hoạt động thương mại không ngừng Vai trò của giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển ngày càng quan trọng, góp phần đáng kể vào sự phát triển kinh tế của đất nước.
- Thứ nhất, giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tạo điều kiện để hàng hóa lưu thông một cách thuận tiện, an toàn và tiết kiệm
Việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển giúp tăng cường tốc độ vòng quay của các phương tiện, từ đó khai thác tối đa dung tích và tải trọng của các công cụ, phương tiện vận tải cùng với các thiết bị hỗ trợ.
Quá trình giao nhận hàng hóa hiệu quả giúp rút ngắn thời gian nhận hàng và giảm thiểu các chi phí vận chuyển không cần thiết, từ đó góp phần làm giảm giá thành hàng hóa nhập khẩu.
Dịch vụ này hỗ trợ người nhập khẩu tiết kiệm chi phí không cần thiết, như chi phí xây dựng kho bãi và đầu tư vào xe chuyên chở.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển vào thứ năm đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng và phát triển kinh tế xã hội, mang lại lợi ích to lớn cho toàn bộ nền kinh tế.
Theo Tổng cục Thống kê (2021), diễn biến phức tạp của dịch Covid-19 tại một số tỉnh, thành phố đã ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của nhiều doanh nghiệp trong khu công nghiệp, dẫn đến kim ngạch nhập khẩu trong tháng 6 giảm nhẹ so với trước đó.
Trong 6 tháng đầu năm 2021, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa đạt 316,73 tỷ USD, trong đó nhập khẩu đạt 159,1 tỷ USD, tăng 36,1% so với cùng kỳ năm trước Cán cân thương mại trong giai đoạn này ước tính nhập siêu 1,47 tỷ USD.
2.1.4 Quy trình giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển (FCL) a) Sơ đồ
Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa NK đường biển FCL b) Quy trình
Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
Sau khi ký hợp đồng giao nhận, công ty dịch vụ giao nhận có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ đã thỏa thuận, bao gồm làm thủ tục thông quan hàng nhập và vận chuyển hàng hóa đến địa điểm chỉ định một cách an toàn Để hoàn tất quy trình, người nhận hàng cần cung cấp cho phòng giao nhận bộ hồ sơ gồm: thông báo hàng đến, một bản vận đơn gốc, một bản gốc phiếu đóng gói hàng hóa, một bản gốc hóa đơn thương mại, một bản gốc giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa và hợp đồng.
Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển (FCL) 19 1 Khái niệm chất lượng và nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (FCL)
2.2.1 Khái niệm chất lượng và nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (FCL) a Khái niệm chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (FCL)
Chất lượng dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của mọi ngành dịch vụ Dù có nhiều định nghĩa khác nhau tùy thuộc vào loại dịch vụ, bản chất của chất lượng dịch vụ chủ yếu dựa trên cảm nhận của khách hàng Mỗi khách hàng có những nhận thức và nhu cầu cá nhân riêng, do đó cảm nhận về chất lượng dịch vụ cũng sẽ khác nhau.
Theo tiêu chuẩn ISO 8402-1986, chất lượng được định nghĩa là tập hợp các đặc trưng của sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp đáp ứng các yêu cầu đã được xác định hoặc tiềm ẩn.
Theo tiêu chuẩn TCVN và ISO 9000, chất lượng dịch vụ được định nghĩa là mức độ phù hợp của sản phẩm dịch vụ với các yêu cầu và tiêu chí mà người mua đã đặt ra trước đó.
Chất lượng dịch vụ được định nghĩa bởi Parasuraman, Zeithaml và Berry là sự chênh lệch giữa kỳ vọng của khách hàng về sản phẩm dịch vụ và cảm nhận thực tế của họ sau khi trải nghiệm dịch vụ đó.
Chất lượng dịch vụ được hiểu là mức độ đáp ứng nhu cầu và sự mong đợi của khách hàng đối với dịch vụ mà nhà cung cấp dịch vụ mang lại Việc đánh giá chất lượng dịch vụ dựa trên sự hài lòng của khách hàng và mức độ đáp ứng nhu cầu của họ Chất lượng dịch vụ tốt sẽ giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng, từ đó dẫn đến sự trung thành và ủng hộ của họ đối với dịch vụ.
20 lượng dịch vụ chủ yếu do khách hàng xác định, mức độ hài lòng của khách hàng càng cao thì chất lượng dịch vụ càng tốt
Chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển (FCL) được hiểu là tổng hợp các khả năng của công ty nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng về thời gian giao nhận, chất lượng kho bãi, độ an toàn của hàng hóa, thái độ phục vụ và giá cả dịch vụ Để nâng cao chất lượng dịch vụ này, công ty cần chú trọng cải thiện các yếu tố trên, từ đó tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container.
Theo tiêu chuẩn ISO 9001, nâng cao chất lượng dịch vụ bao gồm các hoạt động được thực hiện trong toàn bộ tổ chức nhằm duy trì và cải thiện hiệu quả, hiệu suất của các quy trình Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cho khách hàng, tạo ra giá trị gia tăng cho cả hai bên.
Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường biển là một yếu tố quan trọng trong các công ty cung cấp dịch vụ này Hoạt động này nhằm duy trì và cải thiện hiệu quả, hiệu suất, cũng như sự thỏa mãn nhu cầu khách hàng Việc tối ưu hóa dịch vụ không chỉ mang lại lợi ích cho khách hàng mà còn tạo thêm giá trị cho công ty trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Chất lượng dịch vụ được đánh giá dựa trên mức độ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, và nhu cầu này luôn biến đổi theo thời gian và không gian Điều này đặc biệt đúng với dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển, nơi mà yêu cầu của khách hàng ngày càng gia tăng Trước đây, chỉ cần giao hàng đúng thời gian và địa điểm, nhưng hiện nay, dịch vụ cần phải tối ưu hóa cả về thời gian lẫn chi phí cho khách hàng Do đó, các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải đường biển cần liên tục cải tiến và đổi mới dịch vụ để nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
2.2.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (FCL) a Mức độ hài lòng của khách hàng
Mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm hay dịch vụ là kết quả phản ánh sự vượt trội so với mong đợi về chất lượng Để đánh giá chất lượng dịch vụ, cần xem xét mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng dịch vụ đó Điều này có thể được xác định thông qua phản hồi từ khách hàng trên các nền tảng như website, Facebook, Gmail, hoặc qua điện thoại sau khi trải nghiệm dịch vụ của doanh nghiệp.
Trong thương mại quốc tế, sự đa dạng của khách hàng và nhu cầu khác nhau của họ khiến việc thỏa mãn tất cả các yêu cầu trở nên khó khăn Tuy nhiên, việc đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng giúp doanh nghiệp xác định chất lượng dịch vụ, khả năng đáp ứng nhu cầu và nhận diện những thiếu sót trong sản phẩm Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm ra các biện pháp khắc phục kịp thời, hạn chế tồn tại và phát huy thế mạnh Để thực hiện đánh giá này, thường áp dụng các phương pháp cụ thể.
- Tiến hành khảo sát online hoặc qua email b Mức độ tin cậy
Tiêu chí tin cậy thể hiện cam kết của doanh nghiệp từ báo giá đến giao hàng, nhằm hạn chế sai sót và tổn thất cho khách hàng Quá trình thực hiện nghiệp vụ cần được tổ chức chặt chẽ để giảm thiểu lỗi, đảm bảo rằng các chứng từ và thời gian giao hàng luôn chính xác Độ tin cậy được đo lường qua khả năng thực hiện đúng quy trình và giữ vững sự tin tưởng từ phía khách hàng.
- Hồ sơ, chứng từ hàng hóa không bị sai sót
- Hàng hóa được giao nhận đảm bảo chất lượng phù hợp với hợp đồng
- Dịch vụ tốt nhưng mức giá cạnh tranh
Chất lượng công việc là yếu tố quan trọng thể hiện độ đầy đủ và chính xác trong việc hoàn thành nhiệm vụ của doanh nghiệp Nó được đánh giá qua việc thực hiện đúng nội dung công việc, bao gồm tính đầy đủ, tính chính xác và mức độ sai sót Việc kiểm tra chứng từ và giao hàng đúng tiến độ là minh chứng cho chất lượng công việc Tiêu chí này có trọng số lớn, vì sai sót trong quy trình có thể ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ nghiệp vụ và uy tín của doanh nghiệp Chất lượng công việc được đo lường qua nhiều khía cạnh khác nhau.
- Luôn hoàn thành công việc trong khoảng thời gian cho phép
- Các chứng từ luôn chuẩn bị đầy đủ không để bị thiếu sót
- Hạn chế mức độ sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ d Doanh thu của dịch vụ
Doanh thu dịch vụ là nguồn tài chính thiết yếu cho doanh nghiệp, phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và chất lượng dịch vụ cung cấp Tỷ lệ doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu cho thấy mức độ chuyên môn của công ty và có thể tăng theo từng năm, chứng minh chất lượng dịch vụ tốt Doanh nghiệp có doanh thu gia tăng theo thời gian sẽ thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ Để đánh giá tiêu chí này, cần thu thập thông tin từ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh doanh dựa trên báo cáo tài chính.
23 e Độ an toàn của hàng hóa
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY KHO VẬN DANKO NĂM 2018 - 2020
Tổng quan về Công ty TNHH Kho vận DANKO
3.1.1 Giới thiệu về công ty a) Những thông tin chung về công ty
Thông tin cơ bản của Công ty TNHH Kho vận DANKO:
- Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH KHO VẬN DANKO
- Tên quốc tế: DANKO LOGISTICS COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: DANKO CO.,LTD
- Trụ sở chính: Biệt thự G8, đường B2, làng Quốc Tế Thăng Long, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Website: https://danko.com.vn
Thành phố Hồ Chí Minh: 435 Hoàng Văn Thụ, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hải Phòng: Phòng 436, Tầng 4, Tòa nhà Thành Đạt 1, Số 3 đường Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
Công ty TNHH Kho vận DANKO, thành lập ngày 07/06/2002, có trụ sở chính tại Hà Nội và các chi nhánh tại hai cảng biển lớn nhất Việt Nam là Tp Hồ Chí Minh và Hải Phòng Công ty chuyên cung cấp dịch vụ kho vận, đảm bảo vận chuyển hàng hóa hiệu quả và an toàn.
Công Ty TNHH Kho vận DANKO chuyên thực hiện các công việc liên quan đến vận tải và giao nhận hàng hóa, bao gồm việc đưa hàng ra cảng và hoàn tất các thủ tục cần thiết.
28 tục hải quan, tổ chức xếp dỡ, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định; hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác
Công ty không chỉ chuyên giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển mà còn cung cấp các dịch vụ bổ sung như tư vấn hải quan, thực hiện hàng dự án, kho bãi và phân phối hàng hóa.
Xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh dịch vụ là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo các chức năng hoạt động của công ty được đáp ứng hiệu quả Các kế hoạch này cần được tổ chức chặt chẽ và liên quan đến các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Quản lý việc sử dụng vốn hợp lý có hiệu quả đảm bảo cho hoạt động kinh doanh và ngày càng mở rộng quy mô công ty
- Bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, nghiệp vụ cho nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên tự phát triển bằng cách khen thưởng, tăng lương
Công ty cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, bao gồm việc nộp thuế đúng hạn và đúng quy định, hoạt động kinh doanh trong khuôn khổ pháp luật cho phép, tuân thủ các quy định của Nhà nước và bảo vệ quyền lợi cho người lao động.
3.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Kho vận DANKO a Sơ đồ cơ cấu
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Kho vận DANKO
Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự Công ty TNHH Kho vận DANKO b Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban
Giám đốc điều hành là người quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật Họ đề ra phương hướng phát triển, làm việc trực tiếp với các bên liên quan và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh Ngoài ra, Giám đốc còn có trách nhiệm bổ nhiệm cán bộ cấp dưới, khen thưởng và kỷ luật nhân viên trong công ty.
Phó giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý và điều hành hoạt động của công ty theo sự phân công Đồng thời, Phó giám đốc cũng chủ động đưa ra và triển khai các quyết định liên quan đến công ty, cũng như hoạch định và thiết lập các chiến lược, kế hoạch trong lĩnh vực đối ngoại.
Phòng hành chính nhân sự là bộ phận quản lý nhân sự, đảm bảo việc tuân thủ các quy định và kỷ luật lao động trong công ty Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm giải quyết chế độ tiền lương và các chế độ phúc lợi khác cho cán bộ, nhân viên theo quy định hiện hành.
Tuyển dụng và bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc là rất quan trọng Công ty cần tổ chức các chương trình bồi dưỡng kiến thức chuyên môn và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên, nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc và phát triển bền vững.
Phòng kế toán và Quản trị là bộ phận chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính của công ty Bộ phận này quản lý sổ sách kế toán theo quy định pháp luật và quy chế tài chính của công ty, đảm bảo rằng các số liệu được cập nhật một cách chính xác.
Bộ phận này có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp vào ngân sách nhà nước, đồng thời giám sát việc quản lý và tuân thủ chế độ tài chính - kế toán Họ cũng phải phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi sử dụng tài sản và vật tư không đúng mục đích.
Quản lý ngân sách và chi tiêu của các phòng ban là rất quan trọng để theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
Phòng Dịch vụ Khách hàng và Quan hệ đối ngoại đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì hình ảnh tích cực của doanh nghiệp Bộ phận này chịu trách nhiệm giao tiếp với các đơn vị truyền thông, khách hàng và đối tác, nhằm đảm bảo sự kết nối và tạo dựng mối quan hệ bền vững.
Phòng điều hành và giao nhận: chịu trách nhiệm quản lý, điều hành công tác giao nhận như:
- Thực hiện nghiệp vụ khai thuế hải quan
- Theo dõi tiến độ lô hàng
- Lấy lệnh giao hàng từ đơn vị vận tải
- Làm thủ tục cược cont, mượn cont rỗng, trả cont
- Cập nhật thông tin hiện trường theo yêu cầu
Phòng kinh doanh và tiếp thị đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức các hoạt động tiếp thị và xây dựng mối quan hệ với cá nhân cũng như tổ chức doanh nghiệp cả trong và ngoài nước Mục tiêu chính là tìm kiếm khách hàng tiềm năng và duy trì, phát triển các mối quan hệ với họ Đồng thời, phòng cũng tổ chức thực hiện và cung ứng các dịch vụ xuất nhập khẩu, đảm bảo phù hợp với môi trường kinh doanh hiện tại.
31 mỗi thời kỳ Hoạch định kế hoạch công tác, nghiên cứu và cập nhật thường xuyên thông tin pháp luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu
3.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2018 -–2020
Bảng 3.1 Kết quả kinh doanh của Công ty DANKO giai đoạn 2018 - 2020 Đơn vị: Nghìn VNĐ
Khoản mục Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Chênh lệch năm 2019/2018
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty TNHH Kho vận DANKO)
Doanh thu của công ty đã liên tục giảm trong ba năm qua, với sự sụt giảm khoảng 3,48% vào năm 2019, tương đương 3,6 tỷ đồng Nguyên nhân chính là do công ty thu hẹp các dịch vụ lợi nhuận cao như tư vấn hải quan và kho bãi, đồng thời mở rộng dịch vụ vận tải đường biển và hàng không để đáp ứng nhu cầu thị trường Năm 2020, doanh thu tiếp tục giảm 11,08% so với năm trước, tương đương khoảng 11 tỷ đồng, do ảnh hưởng của dịch bệnh khiến xuất nhập khẩu hàng hóa bị hạn chế, dẫn đến lượng khách hàng giảm sút.
Thực trạng nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển (FLC) tại Công ty giai đoạn năm 2018 – 2020
đường biển (FLC) tại Công ty giai đoạn năm 2018 – 2020
3.3.1 Nâng cao chất lượng quy trình nhận hàng nhập khẩu FLC
Công ty TNHH Kho vận DANKO đã chia nhỏ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển nguyên container thành 10 bước, dựa trên quy trình 8 bước đã nêu trong chương 2.
Sơ đồ 3.2 Quy trình giao nhận hàng NK đường biển FCL của công ty DANKO
Chia nhỏ các bước công việc giúp công ty phân công nhiệm vụ hiệu quả cho từng bộ phận, tối ưu hóa khả năng làm việc và phát huy ưu điểm của từng nhân viên Điều này ngăn ngừa tình trạng quá tải cho một bộ phận, bảo đảm tiến độ và chất lượng ở các giai đoạn khác nhau.
39 về sau Ngoài ra, công ty còn chỉ định khoảng thời gian cụ thể cho từng bước tùy vào đặc điểm của từng lô hàng
Trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy rằng bước Khai báo Hải quan điện tử và Làm thủ tục thông quan là hai bước thường xuyên mắc lỗi Nguyên nhân khách quan dẫn đến sai sót này bao gồm hệ thống internet thường xuyên gặp sự cố và phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 thường bị lỗi phông chữ tiếng Việt, cũng như các sự cố phần mềm khác làm gián đoạn quá trình khai hải quan Bên cạnh đó, nguyên nhân chủ quan đến từ việc nhân viên chuẩn bị thủ tục và giấy tờ không đầy đủ, dẫn đến hàng hóa không được thông quan, gây ra tình trạng công ty phải gia hạn lệnh và phát sinh phí lưu container, lưu bãi.
Công ty đã thực hiện tốt tiêu chí phân công công việc cho từng bộ phận và thời gian giao nhận hàng Tuy nhiên, vẫn gặp phải một số vấn đề phát sinh do lỗi hệ thống ECUS5 và sự bất cẩn của nhân viên trong việc chuẩn bị chứng từ thông quan.
3.3.2 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Dưới đây là tình hình biến động nhân sự của công ty giai đoạn 2018-2020:
Bảng 3.6 Tình hình biến động nhân sự công ty DANKO từ 2018 - 2020
(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự công ty TNHH Kho vận DANKO)
Biểu đồ 3.2 Tình hình biến động nhân sự của công ty TNHH Kho vận DANKO
Công ty đang mở rộng dịch vụ giao nhận đường biển, dẫn đến việc tăng cường nguồn nhân lực mới Theo thống kê, số lượng nhân viên trong công ty liên tục tăng, mỗi năm tăng từ 4 người trở lên Trong số đó, có 1 nhân viên Hành chính nhân sự và 2 nhân viên khác.
Công ty hiện có 3 nhân viên kế toán và phần lớn là nhân viên phòng điều hành và giao nhận Điều này cho thấy nhu cầu cấp thiết về việc tuyển dụng thêm nhân viên giao nhận, những người có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ của công ty.
Việc đào tạo nhân viên mới gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong việc giúp họ hiểu rõ và phát triển nghiệp vụ để tránh sai sót trong kiểm tra chứng từ và khai báo Hải quan Những sai sót nhỏ trong quá trình này có thể dẫn đến chi phí phát sinh đáng kể cho công ty, và nhân viên có thể phải bù đắp cho những khoản chi phí này, có thể lên tới hàng nghìn USD.
Theo phân tích, tiêu chí đánh giá của công ty hiện chưa đạt yêu cầu Nhân viên mới không được đào tạo bài bản, trong khi phần lớn nhân viên là những người có kinh nghiệm lâu năm Điều này dẫn đến việc công ty thường bỏ qua các buổi tập huấn nghiệp vụ, khiến nhân viên mới thiếu hụt kiến thức và nhân viên cũ không kịp thời cập nhật các điều luật mới.
Phòng Điều hành & Giao nhận 49 55 57
Phòng Kinh doanh và tiếp thị 7 9 10
Biến động nhân sự công ty DANKO từ 2018-2020
3.3.3 Tăng cường cơ sở hạ tầng kỹ thuật giao nhận
Công ty hiện đang đối mặt với vấn đề lớn về cơ sở vật chất và kỹ thuật chưa đầy đủ, ảnh hưởng đến khả năng phục vụ khách hàng Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh không có hệ thống kho bãi riêng và phải thuê kho bên ngoài, gây khó khăn trong việc lưu giữ và bảo quản hàng hóa, đặc biệt trong mùa cao điểm Điều này dẫn đến việc công ty gặp khó khăn trong việc thuê kho, ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng Thêm vào đó, thiết bị xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa còn hạn chế, trong khi đội xe vận chuyển chưa đủ để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng.
Công ty sở hữu cơ sở vật chất hiện đại với kho bãi rộng 500m2 tại Hà Nội, cùng với 12 xe tải và hơn 20 xe đầu kéo cho khung container 20ft và 40ft Ngoài ra, công ty còn trang bị xe nâng và cần trục, đồng thời sử dụng phần mềm định vị GPS để theo dõi tiến độ lô hàng Với trang thiết bị này, công ty đáp ứng được hơn 70% nhu cầu chuyên chở của khách hàng.
Do nhu cầu ngày càng tăng về dịch vụ giao nhận đường biển, công ty nhận thấy hệ thống cơ sở vật chất hiện tại không đủ để đáp ứng Vì vậy, công ty đang triển khai kế hoạch đầu tư bổ sung trang thiết bị và công cụ làm việc cho nhân viên.
Bảng 3.7 Số lượng phương tiện vận tải của công ty từ năm 2019 - 20220
Nguồn: Phòng Điều hành & Giao nhận công ty DANKO
Công ty đã đầu tư thêm xe để nâng cao khả năng phục vụ khách hàng và trang bị thêm một máy in cho mỗi phòng ban nhằm hỗ trợ in ấn chứng từ Bên cạnh đó, trong năm 2022, công ty dự kiến mở rộng dịch vụ hàng hóa nhập khẩu bằng cách khai trương kho hàng mới có diện tích 600m2 tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh.
Công ty nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở hạ tầng trong lĩnh vực giao nhận và đã nỗ lực đầu tư để cải thiện Tuy nhiên, các khoản đầu tư chủ yếu tập trung vào việc gia tăng số lượng phương tiện vận tải và trang thiết bị, mà chưa chú trọng áp dụng công nghệ tiên tiến Do đó, cơ sở hạ tầng kỹ thuật của công ty hiện chỉ đạt mức khá, chưa thực sự tốt.
3.3.4 Tăng cường dịch vụ chăm sóc khách hàng
Với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận, công ty DANKO đã xây dựng được một lượng khách hàng đáng kể và con số này vẫn tiếp tục tăng trưởng hàng năm Khách hàng tiềm năng thường bị thu hút bởi mức giá hợp lý và chất lượng dịch vụ giao nhận tốt, với hàng hóa ít bị hư hại Tuy nhiên, yếu tố quan trọng giúp công ty giữ chân khách hàng và xây dựng lòng trung thành chính là sự chăm sóc tận tình trong và sau khi sử dụng dịch vụ DANKO luôn cam kết thực hiện tốt dịch vụ chăm sóc khách hàng từ những ngày đầu thành lập.
Công ty cam kết thực hiện đầy đủ các thỏa thuận trong hợp đồng, đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa, đồng thời giải quyết hiệu quả các tình huống phát sinh để bảo vệ lợi ích của khách hàng Trong suốt quá trình hợp tác, từ giai đoạn chào giá đến khi hoàn thành công việc, nhân viên công ty luôn duy trì thái độ phục vụ tận tình, chu đáo và phản hồi nhanh chóng mọi thắc mắc của khách hàng.
Đánh giá chung
3.4.1 Một số kết quả đạt được
- Đội ngũ nhân viên có kỹ năng nghiệp vụ ngày càng cao
Nhân viên của công ty, với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực, thực hiện công tác chuẩn bị hồ sơ chứng từ một cách cẩn thận và tư vấn cho khách hàng về dịch vụ một cách ngắn gọn, dễ hiểu Nhờ vào kinh nghiệm dày dạn, họ có khả năng kiểm soát các vấn đề phát sinh, từ đó hạn chế sai sót và giảm thiểu chi phí cũng như thời gian trong quá trình làm tờ khai nhập khẩu.
Công ty tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và nhiệt huyết, với tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Nhân viên không ngừng học hỏi và hoàn thiện kỹ năng chuyên môn cũng như tác phong làm việc Đặc biệt, bộ phận kinh doanh và dịch vụ khách hàng được tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng để phục vụ khách hàng hiệu quả nhất Hàng năm, công ty tổ chức các hoạt động team building và hội thảo nhằm tăng cường sự hiểu biết và hợp tác giữa các nhân viên Đội ngũ được đào tạo chuyên sâu và tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín của công ty.
- Mở rộng quan hệ hợp tác với các hãng tàu và các bên liên quan
Để hoạt động kinh doanh hiệu quả, công ty đã thiết lập mối quan hệ hợp tác với nhiều bên liên quan, bao gồm các khách hàng lớn và trung thành Công ty cũng duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đại lý, hãng tàu và hải quan, trong đó có các đối tác như Yangming và Evergreen Những mối quan hệ này đã tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc, giúp giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, DANKO đã mở rộng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ logistics, xuất nhập khẩu và vận tải Công ty không ngừng đàm phán ký kết hợp tác với nhiều quốc gia như Trung Quốc, Nhật Bản, Singapore và các đại lý vận tải giao nhận toàn cầu Đồng thời, DANKO cũng đang nỗ lực tăng cường hợp tác tại châu Âu và châu Mỹ để phát triển sản phẩm dịch vụ và tiếp thu công nghệ mới.
- Đội ngũ nhân viên mới được đào tạo thiếu bài bản
Mặc dù đa số nhân viên tại công ty đều có kinh nghiệm, vẫn tồn tại một số nhân viên mới vào nghề thiếu kinh nghiệm, dẫn đến việc lúng túng và trả lời không đầy đủ thông tin khi khai Hải quan Nhiều nhân viên chưa được tham gia các khóa học đào tạo nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bài bản, điều này đã gây ra nhiều sai sót trong quá trình làm việc thực tế.
Việc thiếu hụt chứng từ có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa không được thông quan, gây ra thời gian chờ đợi lâu và phát sinh thêm chi phí lưu cont, lưu bãi Bên cạnh đó, công ty cũng gặp khó khăn trong việc tiếp cận khách hàng và mở rộng thị trường do thiếu nhân viên kinh doanh, trong khi nguồn nhân lực thành thạo ngoại ngữ để đàm phán với đối tác nước ngoài vẫn còn hạn chế.
- Ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế
Tại Việt Nam, đặc biệt là ở DANKO, việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, với doanh nghiệp chủ yếu sử dụng các phương thức truyền thống như điện thoại, fax và email để giao tiếp và trao đổi thông tin Công ty chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng về các tiện ích như công cụ theo dõi đơn hàng, theo dõi chứng từ và lịch tàu.
Việc áp dụng công nghệ mới trong khai báo hải quan đã giúp đơn giản hóa quy trình và rút ngắn thời gian đáng kể Tuy nhiên, hệ thống Internet thường xuyên gặp lỗi, gây gián đoạn trong quá trình khai báo, thậm chí buộc nhân viên phải thực hiện lại từ đầu Nếu xảy ra lỗi trong quá trình khai báo điện tử, nhân viên có thể nhầm lẫn mã số thuế của lô hàng, dẫn đến việc phân luồng không chính xác vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.
- Điều kiện cơ sở vật chất chưa đủ đáp ứng
Công ty DANKO sở hữu phương tiện chuyên chở riêng, nhưng trong mùa cao điểm, đặc biệt vào dịp cận Tết, nhu cầu vận chuyển tăng đột biến, dẫn đến tình trạng thiếu xe Khi đó, công ty phải phụ thuộc vào dịch vụ cho thuê xe bên ngoài và thường xuyên đôn đốc thời gian để đảm bảo vận chuyển đúng hạn, nhằm tránh trì trệ trong hoạt động và phát sinh chi phí thêm.
3.4.3 Nguyên nhân của các tồn tại
Công ty hiện chưa có bộ phận đào tạo riêng, dẫn đến việc nhân viên mới và các nhân viên chưa tham gia khóa đào tạo nghiệp vụ không được đào tạo bài bản Họ chủ yếu chỉ học hỏi từ nhân viên cũ trong quá trình làm việc, thiếu kiến thức và nền tảng cơ bản về quy trình làm việc Điều này khiến nhân viên mới chỉ nắm bắt được những kiến thức hời hợt, không hiểu sâu về vấn đề chính và không được trang bị kỹ năng ứng phó với các tình huống phát sinh Hơn nữa, những công việc yêu cầu kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm như áp mã HS và kiểm hóa lại được giao cho nhân viên mới.
47 chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc, khả năng xử lí công việc còn hạn chế, thiếu linh hoạt gây sai sót, lãng phí thời gian và công sức
Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty hiện còn hạn chế do hạ tầng CNTT yếu kém, ảnh hưởng lớn đến hoạt động Công ty chủ yếu sử dụng các thiết bị công nghệ đơn giản, chỉ một số phòng ban được trang bị phần mềm làm việc mới nhất, không đủ đáp ứng nhu cầu trong thời đại 4.0 Đặc biệt, tình hình dịch bệnh Covid-19 đã làm tăng nhu cầu dịch vụ công nghệ thông tin, đòi hỏi công ty phải cập nhật nhanh chóng và đầy đủ Hơn nữa, phần mềm ECUS5 thường xuyên gặp lỗi, gây ảnh hưởng đến quá trình khai báo và khiến công ty phụ thuộc nhiều vào nó.
Việc đầu tư vào cơ sở vật chất và trang thiết bị, đặc biệt là công nghệ thông tin, vẫn chưa được chú trọng Mặc dù công ty sở hữu các phương tiện chuyên chở, nhưng vào các dịp cao điểm, lượng khách hàng tăng đột ngột khiến công ty phải thuê thêm xe bên ngoài để đáp ứng nhu cầu Lượng khách hàng của công ty khá ổn định, chỉ có sự biến động nhỏ ngoại trừ những dịp cao điểm, do đó công ty chưa đầu tư thêm phương tiện vận tải để tránh lãng phí nguồn lực và chi phí bảo trì.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHÂN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY
Triển vọng của công ty về hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển (FCL)
Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận, công ty đã xây dựng được một lượng khách hàng trung thành ổn định và ngày càng tăng Những khách hàng này không chỉ sử dụng dịch vụ mà còn giới thiệu công ty đến đối tác và khách hàng khác, tạo cơ hội phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển trong tương lai.
Nhà nước Việt Nam đã triển khai nhiều chính sách hỗ trợ cho các công ty giao nhận, bao gồm việc giảm thuế VAT xuống 0% và giảm 50% thuế TNDN, cùng với nghị quyết số 68/NQ-CP nhằm cắt giảm các thủ tục hành chính không cần thiết Ngoài ra, các cải cách tích cực trong thủ tục hành chính như hải quan điện tử và kê khai thuế trực tuyến cũng được thực hiện Cuối cùng, Chính phủ Việt Nam đang thúc đẩy hợp tác quốc tế trong lĩnh vực hàng hải để tiếp thu công nghệ và kinh nghiệm phát triển vận tải biển từ các quốc gia tiên tiến như Hà Lan, Nhật Bản và Panama.
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam mở cửa hiện nay, việc tham gia các hiệp định thương mại tự do (FTA) ngày càng gia tăng, tạo cơ hội cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu Tính đến nay, Việt Nam đã ký kết 15 FTA, trong đó Hiệp định Đối tác toàn diện khu vực (RCEP) bắt đầu có hiệu lực từ năm 2022, đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu của đất nước.
Chất lượng dịch vụ vận tải ở Việt Nam còn thấp do nhiều nguyên nhân, bao gồm đội tàu lạc hậu, hệ thống cảng yếu kém và năng lực kinh doanh hạn chế của các công ty Nhiều tàu có trọng tải nhỏ, chất lượng kém và tuổi đời cao, dẫn đến chi phí vận hành cao Ngoài ra, nhiều chủ tàu thiếu chuyên môn nhưng vẫn đầu tư vào các tàu giá cao, chất lượng kém, gây ra tình trạng khai thác không hiệu quả Vấn đề chất lượng thuyền viên cũng cần được cải thiện để nâng cao dịch vụ vận tải.
Thị trường vận tải biển hiện đang đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt và xu hướng hợp tác giữa các công ty toàn cầu Các doanh nghiệp Việt Nam cần có những đột phá trong kinh doanh để có thể cạnh tranh với các công ty nước ngoài, vốn sở hữu kinh nghiệm dày dạn và cơ sở vật chất hiện đại Trong bối cảnh kinh tế thế giới gặp khó khăn như thiếu nguồn hàng và giá nhiên liệu không ổn định, nhiều hãng tàu và công ty giao nhận đã hình thành các liên minh để gia tăng sức cạnh tranh và chiếm lĩnh thị trường Điều này đặt các doanh nghiệp trong nước vào tình thế khó khăn, đặc biệt khi năng lực cạnh tranh của họ còn hạn chế.
Năm 2020, ngành vận tải đường biển Việt Nam đối mặt với nhiều khó khăn do dịch bệnh Covid-19, dẫn đến suy giảm hoạt động thương mại toàn cầu và trong nước Khối lượng thương mại giảm cùng với giá cước vận tải biển cao đã tạo gánh nặng chi phí lớn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Nhu cầu quốc tế giảm sút khiến đơn hàng xuất khẩu giảm, buộc nhiều công ty phải cho công nhân nghỉ việc Hệ quả là các công ty giao nhận cũng bị ảnh hưởng nặng nề Thêm vào đó, một số cảng gặp nguy cơ tắc nghẽn do khó khăn trong việc giải phóng hàng nhập trong bối cảnh các tỉnh, thành phía Nam thực hiện giãn cách xã hội để ngăn chặn dịch Covid-19.
Một số giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường biển tại Công ty
khẩu đường biển tại Công ty
4.2.1 Giải pháp nâng cao năng lực chuyên môn, đào tạo nguồn nhân lực mới và trau dồi thêm các kĩ năng giải quyết tình huống phát sinh cho nhân viên Để có thể tiết kiệm thời gian đào tạo sau này cho nhân viên mới, ngay từ khâu tuyển dụng công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên có đam mê nhiệt tình trong công việc Như vậy mới đảm bảo được nhân viên nắm vững nghiệp vụ thuận lợi cho khâu đào tạo sau này
Công ty cần đào tạo và bồi dưỡng nhân viên chứng từ để nâng cao kinh nghiệm, giúp công tác chứng từ diễn ra suôn sẻ Đồng thời, việc cập nhật và phổ biến các văn bản pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu, cùng với những thay đổi trong chính sách Nhà Nước và quy tắc Hải quan, là rất quan trọng Điều này sẽ giúp thực hiện các thủ tục một cách đúng đắn, tiết kiệm chi phí và thời gian, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai báo hải quan.
Hằng năm, công ty cần tổ chức kiểm tra nghiệp vụ ngoại thương để đánh giá trình độ nhân viên Qua đó, công ty có thể xác định phương pháp đào tạo phù hợp nhằm nâng cao kỹ năng và tay nghề cho nhân viên.
Khuyến khích nhân viên trau dồi ngoại ngữ không chỉ giúp họ nâng cao kiến thức cá nhân mà còn phục vụ hiệu quả cho công việc Để nâng cao ý thức làm việc, công ty cần thiết lập nội quy nghiêm ngặt và áp dụng chính sách lương thưởng hấp dẫn cho những nhân viên xuất sắc, đi làm đúng giờ và có thái độ làm việc tích cực.
4.2.2 Tăng cường đầu tư vào cơ sở vật chất như kho bãi và phương tiện vận chuyển của công ty
Công ty cần thường xuyên kiểm tra tình trạng phương tiện vận tải để kịp thời sửa chữa hư hỏng Việc để tình trạng hư hại kéo dài sẽ dẫn đến chi phí sửa chữa cao hơn hoặc thậm chí phải đầu tư vào thiết bị mới.
Ngoài việc chú trọng đến phương tiện vận tải, công ty cũng cần đầu tư vào thiết bị văn phòng Việc thường xuyên nâng cấp máy tính và các thiết bị văn phòng hiện có sẽ giúp công ty dễ dàng bắt kịp xu hướng và nắm bắt thông tin thị trường hiệu quả hơn.
Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh và Hải Phòng hiện đang thuê kho bãi để lưu trữ hàng hóa, điều này có thể ảnh hưởng đến chi phí và tài chính của công ty Tuy nhiên, việc đầu tư vào kho bãi riêng sẽ giảm thiểu chi phí thuê ngoài, đặc biệt trong mùa cao điểm, giúp tăng lợi nhuận bền vững hơn trong dài hạn.
4.2.3 Ứng dụng các phát triển công nghệ thông tin mới nhất Để có thể thiết lập được một hệ thống thông tin thống nhất, chặt chẽ, chính xác nhằm hạn chế được những sai sót, tránh bỏ sót các nhiệm vụ của nhân viên; cũng như đảm bảo tính thuận tiện, nhanh chóng, giúp các hoạt động quản lý kho bãi một cách hiệu quả nhất Công ty nên ứng dụng các giải pháp sau đây vào quy trình giao nhận:
Thứ nhất, hiện đại hóa hệ thống kho bãi hiện có bằng cách sử dụng Mã Vạch - RFID trong hệ thống kho bãi
Sử dụng Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử EDI giúp kết nối thông tin nội bộ với bên ngoài một cách an toàn, bao gồm quản lý quỹ thanh toán giữa người mua và người bán qua mạng dữ liệu riêng EDI đám mây hỗ trợ công ty trong việc quản lý hậu cần, đơn hàng, tồn kho và kho bãi Với sự phát triển của Internet, việc ứng dụng EDI trở nên dễ dàng hơn, mặc dù đầu tư ban đầu có thể cao Tuy nhiên, EDI mang lại tiện ích lớn và độ an toàn cao, tối ưu hóa quy trình vận hành và cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu quả cho khách hàng lớn.
Công ty cần triển khai hệ thống mã vạch, máy kiểm kho, mạng không dây và công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến để theo dõi hàng hóa trong kho Việc áp dụng hệ thống này sẽ giúp công ty giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý kho bãi.
52 ra trong quá trình chuyên chở sản phẩm, mặt khác giúp khách hàng yên tâm khi lựa chọn sử dụng các dịch vụ công ty
Ứng dụng công nghệ Blockchain trong hoạt động giao nhận giúp các bên liên quan theo dõi tiến độ vận chuyển, vị trí container và hoàn thành thủ tục Hải quan một cách chính xác Việc tích hợp công nghệ này vào quy trình giao nhận sẽ cho phép công ty DANKO xây dựng một cơ sở dữ liệu an toàn, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ truy xuất thông tin hàng hóa Nhờ đó, quy trình giao nhận được tối ưu hóa, tiết kiệm chi phí liên lạc, giấy tờ và sửa chữa lỗi sai.
4.2.4 Tăng cường dịch vụ chăm sóc khách hàng
Công ty cần chú trọng đến yêu cầu của khách hàng bằng cách thường xuyên liên lạc để thu thập phản hồi, từ đó xây dựng chính sách hợp lý Để giữ chân khách hàng cũ, nên áp dụng các ưu đãi như giá ưu đãi cho lần hợp tác tiếp theo hoặc giảm 5% cho khách hàng lần đầu nhằm thu hút khách hàng mới.
Để tận dụng lợi thế của Internet, công ty cần cải tiến và làm phong phú thêm website của mình nhằm quảng bá hình ảnh thương hiệu, từ đó tăng cơ hội thu hút khách hàng mới.
Công ty cần tích cực tham gia các diễn đàn trong và ngoài nước để cập nhật tình hình kinh doanh, từ đó chủ động liên hệ với các đối tác có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa Cung cấp thông tin chi tiết về đối tác, các điều khoản hợp đồng ngoại thương, và xác định mặt hàng phù hợp với loại container, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển trong điều kiện tốt nhất Đồng thời, cần giải thích rõ ràng cho khách hàng về những vấn đề có thể phát sinh để tránh rắc rối trong tương lai.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty cần tuân thủ đúng tiến độ đã thỏa thuận, đồng thời đảm bảo chất lượng và giao đúng số lượng hàng hóa Điều này sẽ giúp xây dựng lòng tin với khách hàng, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết hợp đồng trong tương lai.
Một số kiến nghị đối với cơ quan Nhà nước
Để nâng cao chất lượng và thời gian thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển, tác giả đề xuất một số kiến nghị quan trọng.
Nghiên cứu tình hình giao nhận hiện nay để đưa ra các chính sách mới hiệu quả hơn là cần thiết nhằm khắc phục khó khăn và tạo cơ hội phát triển cho các công ty giao nhận Nhà nước cần đóng vai trò cầu nối, lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ doanh nghiệp để xây dựng các chính sách và quy định hợp lý.
Nhà nước cần tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng để giải quyết tình trạng ùn tắc giao thông và phát triển hệ thống cảng biển, đồng thời đầu tư mạnh cho ngành giao nhận vận tải Trong bối cảnh chính sách mở cửa và nền kinh tế phát triển, việc nâng cấp hạ tầng cảng hiện tại là cần thiết để hỗ trợ quá trình xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp, tránh gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh.
Nhà nước cần xử lý triệt để các hành vi nhũng nhiễu và quan liêu trong hoạt động Hải quan, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Việc giảm thiểu thuế và phí phát sinh cũng là một giải pháp hiệu quả để hỗ trợ doanh nghiệp trong kinh doanh Bên cạnh đó, Nhà nước nên cung cấp hỗ trợ tài chính, như vay vốn và chính sách lãi suất ngân hàng hợp lý, giúp các công ty có khả năng nhập khẩu và nâng cấp cơ sở vật chất hiện đại, từ đó thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
4.3.2 Đối với cơ quan Hải quan
Cơ quan Hải quan cần thống nhất quy trình làm thủ tục Hải quan và các chứng từ cần thiết, đồng thời giảm bớt giấy tờ và công đoạn không cần thiết Hiện nay, mỗi cảng có quy trình khác nhau, vì vậy cần rút gọn các bước tối đa và cập nhật thông tin nhanh chóng để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi.
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong khai báo hải quan điện tử sẽ giúp rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa nhập khẩu Đồng thời, việc công khai mọi thủ tục hải quan sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và thực hiện, cùng với cơ chế giám sát và kiểm tra hoạt động của cơ quan hải quan.
Mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin trong giám sát hàng hóa tại cảng biển và áp dụng chữ ký số cho việc khai báo thông tin liên quan đến tàu, thuyền nhập cảnh và quá cảnh Xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và đầu tư vào các phần mềm điện tử hiện đại để thực hiện thủ tục hải quan Cải thiện hệ thống thông tin liên lạc và trao đổi dữ liệu điện tử giữa các cơ quan quản lý trong ngành.
Để nâng cao hiểu biết về thủ tục hải quan điện tử và các quy định kiểm tra chuyên ngành, các doanh nghiệp thường xuyên được tổ chức các khóa đào tạo và tập huấn Đồng thời, mọi thủ tục hải quan được công khai để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và thực hiện Ngoài ra, cần có cơ chế giám sát và kiểm tra hoạt động của cơ quan hải quan nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quy trình.
4.3.3 Đối với các ban ngành liên quan
Chúng tôi không ngừng tăng cường hợp tác giữa các công ty trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, nhằm bảo vệ quyền lợi và lợi ích chung Điều này tạo điều kiện thuận lợi để xây dựng mối quan hệ hợp tác, liên kết và hỗ trợ lẫn nhau, từ đó thúc đẩy hoạt động giao nhận của các doanh nghiệp.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Công ty TNHH Kho vận DANKO, Báo cáo tài chính năm 2018, 2019,
2 Công ty TNHH Kho vận DANKO, Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2018, 2019, 2020, Phòng Kế toán
3 Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính
4 Bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT (2016), Bài giảng Quản trị giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế
5 Vũ Anh Tuấn (2015), Slide bài giảng môn quản trị giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế - Bộ môn Quản trị tác nghiệp Thương Mại Quốc Tế,
Trường Đại học Thương Mại
6 Phạm Mạnh Hiền (2010), Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương, NXB Lao động – Xã hội
7 Website tham khảo: https://danko.com.vn/ https://www.customs.gov.vn http://www.vietnamshipper.com