BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN KORCHINA HÀ NỘI Chuyên ngành Hải quan 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Trong xu thế toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế giữa các quốc gia diễn ra một cách mạnh mẽ và nhanh chóng đã tạo cơ hội giao thương giữa các nước, thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu gia tăng. Cùng với sự phát triển về hoạt động ngoại thương, ngành giao nhận hàng hoá nhập khẩu cũng đã phát triển mạnh và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc lưu chuyển hàng hoá, là chiếc cầu nối giữa người mua với người bán, người sản xuất với người tiêu dùng. Với ưu thế là một trong số ít các quốc gia có bờ biển thuận tiện cho hoạt động vận tải quốc tế bằng đường biển, Việt Nam đã, đang và ngày càng chú trọng phát triển hoạt động này. Việt Nam cũng có những chuyển biến tích cực để có thể hòa nhập vào thị trường thế giới. Và đặc biệt hơn nữa, hiện nay Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO, do đó cơ hội giao thương với các quốc gia lân cận càng rộng rãi Nền kinh tế của mỗi nước có phát triển hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào tình hình hoạt động kinh doanh và trao đổi mua bán của nước đó. Muốn làm giàu cho đất nước thì phải mở rộng việc mua bán quốc tế để ngày càng thu được nhiều ngoại tệ, ngày càng góp phần tăng thêm nguồn ngân sách của quốc gia. Ngành giao nhận đặc biệt là giao nhận bằng đường biển đã có bề dày lịch sử và khẳng định sự tồn tại cũng như vai trò của mình trong sự phát triển của kinh tế thế giới. Chính hoạt động này đã thúc đẩy các doanh nghiệp càng hăng say để phát triển hơn nữa, nỗ lực sáng tạo hơn nữa để có thể trao đổi mua bán với tất cả các nước bên ngoài mỗi lúc nhiều hơn và Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội cũng vậy. Công ty TNHH giao nhận Korchina có hệ thống đại lý mạnh trên toàn cầu cùng những hợp đồng hợp tác chặt chẽ với các cảng, hãng tàu lớn, am hiểu hoạt động kho bãi, đóng kiện, đóng gói, vận chuyển bằng đường hàng không, đường biển. Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội là một công ty rất trẻ trong ngành logistics nên có không ít những điểm yếu nhất định cần phát hiện và khắc phục kịp thời mới có thể đứng vững trong ngành, ngành logistics này được coi là đang cạnh tranh rất khốc liệt trên thế giới và cả trong nước. Hiện nay, Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội đã và đang phát triển hoạt động kinh doanh của mình để đáp ứng tốt những yêu cầu của khách hàng, cạnh tranh để tồn tại, đứng vững trên nền kinh tế thị trường. Hoạt động nhập khẩu là một quá trình diễn ra đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm vững nghiệp vụ, trình độ chuyên môn không thể sai sót. Nhập khẩu đóng vai trò thúc đẩy xuất khẩu, tạo đầu vào cho sản xuất hàng hóa xuất khẩu, tạo điều kiện cho hàng hóa Việt Nam ra thị trường thế giới. Nhập khẩu cho phép phát huy tối đa nội lực trong nước đồng thời tranh thủ học hỏi cái hay, cái tiến bộ của thế giới. Nhưng nếu nhập khẩu mà thiếu kinh nghiệm cũng như chuyên môn về việc vận chuyển hàng hóa nhập từ nước ngoài về sẽ gây thiệt hại vô cùng lớn cho đất nước. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần tiếp vận Avina em xin chọn đề tài “Nâng cao chất lượng chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội” để làm luận văn tốt nghiệp. Luận văn được xây dựng và hoàn thiện từ cơ sở dựa trên quy trình chung của doanh nghiệp và học hỏi, rút kinh nghiệm trong suốt thời gian thực tập tại công ty, thực hành công việc cụ thể. Luận văn đã nêu rõ được một quy trình cho công việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, thao tác cụ thể của từng bước trong quy trình. Từ đó rút ra phân tích ưu nhược điểm của quy trình, dựa trên cơ sở đó mà nêu ra những đề xuất và kiến nghị cho việc hoàn thiện quy trình cho Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội.
LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA VÀ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN5
Người giao nhận, quyền và nghĩa vụ của người giao nhận
Khái niệm người giao nhận:
Theo FIATA, người giao nhận được hiểu là “Người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác Người giao nhận cũng đảm nhận mọi công việc thực hiện liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”.
Người giao nhận có thể là chủ hàng khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình, là chủ tàu khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế Những dịch vụ người giao nhận thực hiện không chỉ dừng lại ở các công việc cơ bản như đặt chỗ đóng hàng, giao nhận hàng hóa mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như tư vấn chọn tuyến đường vận chuyển, chọn tàu vận tải, đóng gói bao bì hàng hóa.
Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận: Điều 235 Luật Thương Mại năm 2005 quy định người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau:
- Người giao nhận được hưởng tiền công và khoản thu nhập hợp lý khác.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng.
- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được toàn bộ hoặc thực hiện một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý, nếu trong hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
Phạm vi và trách nhiệm của người giao nhận
Phạm vi của người giao nhận:
Thường thì người giao nhận sẽ thay mặt người gửi hàng hoặc người nhận hàng thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa qua các công đoạn. Người giao nhận có thể làm các dịch vụ trực tiếp hay thông qua những đại lý mà họ thuê, những dịch vụ này bao gồm: Đại diện người gửi hàng (người xuất khẩu):
Theo những chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận sẽ:
- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp, lưu cước Nhận hàng và cung cấp chứng từ liên quan.
- Nghiên cứu kĩ điều khoản thư tín dụng (L/C), luật pháp, luật lệ của nước xuất nhập khẩu, kể cả nước chuyển tải và chuẩn bị các chứng từ cần thiết.
- Đóng gói hàng hóa (trừ hàng hóa đã được đóng gói trước khi giao cho người giao nhận), cân đo, kiểm đếm hàng hóa, nhắc nhở người gửi hàng về bảo hiểm và mua bảo hiểm (nếu người gửi hàng theo yêu cầu).
- Vận chuyển hàng hóa tới cảng, làm thủ tục thông quan, giao hàng cho người vận chuyển Chi các khoản phí, lệ phí, cước phí Nhận vận đơn từ người vận chuyển và giao cho người xuất khẩu Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa tới cảng đích thông qua các hợp đồng với người vận chuyển và liên hệ với đại lý nước ngoài.
- Ghi chú tổn thất, mất mát hàng hóa (nếu có), giúp người gửi hàng khiếu nại những mất mát, tổn thất này. Đại diện người nhận hàng (người nhập khẩu):
Theo những chỉ dẫn giao hàng của người nhập khẩu người giao nhận sẽ:
- Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa khi người nhận giành được quyền vận tải.
- Nhận hàng từ người vận chuyển, thanh toán cước phí (nếu cần). Thu xếp kho chuyển tải (nếu cần) Làm thủ tục thông quan và giao hàng cho người nhận hàng.
- Giúp người nhận hàng khiếu nại với người vận chuyển nếu hàng hóa bị hư hại, tổn thất Giúp người nhận hàng gửi hàng vào kho và phân phối hàng hóa (nếu cần)
Ngoài các dịch vụ trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ phụ trợ khác như gom hàng, tư vấn (có thể miễn phí) về thị trường XNK, cạnh tranh,logistics, hoạt động quản lý chuỗi cung ứng, các điều kiện incoterm phù hợp, kênh thông tin hữu ích về thương mại quốc tế cho doanh nghiệp XNK non trẻ mới vào ngành.
Trách nhiệm của người giao nhận:
- Khi là đại lý của chủ hàng, người giao nhận có tư cách sau
Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:
+ Giao hàng trái chỉ dẫn + Dù có chỉ dẫn mua bảo hiểm nhưng quên không mua hoặc sai sót việc bảo hiểm hàng hóa.
+ Sai lỗi trong thủ tục hải quan + Giao hàng sai địa chỉ
+ Giao hàng không đúng tên người nhận + Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng + Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
+ Ngoài ra, NGN còn phải chịu trách nhiệm về sơ xuất của mình gây tổn hại cho người thứ ba trong khi tiến hành hoạt động của mình.
+ NGN không phải chịu trách nhiệm với lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu chứng minh được là đã lựa chọn cho cẩn nhận.
+ Khi làm Agent NGN phải tuân thủ “Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn “ (Standard Trading Conditions)
- Khi là người chuyên chở, người giao nhận có tư cách sau
Lúc này NGN đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh chính mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu, và phải chịu trách nhiệm về hành vi, lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác… mà người giao nhận thuê để thực hiện hợp đồng giao nhận hàng hóa như thể là hành vi thiếu sót của mình Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho hay phân phối, thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình.
Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.
Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không phải trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện vận tải của chính mình (Performing Carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở- Contracting Carrier)
Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối… thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu dùng thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy ước do phòng Thương mại quốc tế ban hành.
Tuy nhiên người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hóa phát sinh từ những trường hợp sau đây:
+ Do lỗi của khách hàng hoặc lỗi của người khách hàng thuê + Do nội tỳ, bản chất của hàng hóa
+ Do chiến tranh, bạo loạn, đình công+ Do các trường hợp bất khả kháng khác
Chính phủ và các cơ quan chức năng: Cơ quan cảng biển Cơ quan Hải quan
Cơ quan giám định, kiểm dịch, y tế Ngân hàng nhà nước …
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Hãng vận tải và đại lý của họ Người quản lý kho Doanh nghiệp đóng gói hàng hóa
+ Ngoài ra người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình.
Mối quan hệ của người giao nhận với các bên có liên quan
HĐ bảo hiểm HĐ dịch vụ
Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan
Nói một cách ngắn gọn, người giao nhận là người lo việc vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác Trong quá trình vận chuyển hàng hóa thì phải trải qua rất nhiều giai đoạn và chịu sự kiểm soát của rất nhiều cơ quan chức năng Vì vậy, người giao nhận phải tiến hành các công việc có liên quan đến nhiều bên Dựa vào sơ đồ dưới đây ta có thể thấy được các mối liên hệ đó.
Sơ đồ trên biểu thị mối quan hệ giữa người giao nhận và các bên có liên quan Đầu tiên là mối quan hệ với khách hàng, có thể là người gửi hàng hoặc người nhận hàng.
* Mối quan hệ giữa người giao nhận với cơ quan nhà nước và đơn vị chức năng:
- Cơ quan hải quan để làm thủ tục hải quan
- Cơ quan cảng để làm thủ tục thông cảng
- Phòng quản lý xuất nhập khẩu địa phương.
- Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (cấp C/O)
- Cơ quan kiểm dịch động, thực vật.
- Cơ quan kiểm dịch hàng xuất khẩu
* Mối quan hệ giữa người giao nhận với các doanh nghiệp khác
- Doanh nghiệp xuất nhập khẩu, người cần dịch vụ giao nhận
- Hãng vận tải và đại lý của họ
- Người quản lý kho hàng
- Doanh nghiệp đóng gói hàng hóa
Các nghiệp vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
- Các văn bản của nhà nước như
Các văn bản quy định tàu bè của nước ngoài ra vào các cảng quốc tế của Việt Nam Các văn bản quy định trách nhiệm giao nhận hàng hóa của các đợn vị, doanh nghiêp Luật quốc gia điều chỉnh mối quan hệ phát sinh từ các hợp đồng mua bán, vận tải bảo hiểm, giao nhận, xếp dỡ.
+ Công ước quốc tế: Vienne 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa Quốc tế, công ước luật biển 1982, công ước Brussels
+ Các hiệp ước (Treaty) là một cuộc thỏa thuận về ngoại giao kí kết giữa hai hay nhiều nước; cũng có thể hiểu đó là văn bản được kí kết sau khi đã thảo luận giữa các bên (có thể có bên không thực hiện) như các hiệp ước song phương, đa phương quốc tế. + Các hiệp định ( Agreenment) là bản giao ước ký kết giữa các nước ký kết để cùng nhau thỏa thuận về một vấn đề nào đó như hiệp định thương mại GATT, hiệp định thương mại giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ, hiệp định khung về tang cường hợp tác kinh tế ASEAN + Các nghị định thư (Protocol) là văn kiện phụ của một hiệp định, nhằm cụ thể hóa những điểm mà Hiệp định chỉ nói khái quát và thi hành Hiệp định Nghị định thư cũng có thể trở thành một văn kiện độc lập Một số nghị định thư: Nghị định thư gia nhập WTO của Việt Nam, Nghị định thư về tang cường giải quyết tranh chấp ASEAN, nghị định thư 1968.
+ Các quy chế xuất nhập khẩu xăng dầu, thuốc; quy chế cửa khẩu biên giới đất liền.
- Các loại hợp đồng: hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng thuê tàu chuyển, Booking note, hợp đồng bảo hiểm
- Các tập quán thương mại và hàng hải, luật tập tục mỗi nước: Incoterm, UCP 600.
Các nguyên tắc giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc chung trong giao nhận hàng hóa như sau:
- Việc bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa nhập khẩu tại cảng là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác với cảng Người được chủ hàng ủy thác thường là người giao nhận.
- Đối với hàng không lưu kho tại cảng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác giao nhận trực tiếp với tàu Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm bốc dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan.
- Việc bốc dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng do cảng tổ chức thực hiện. Nếu chủ hàng đưa phương tiện và nhân công vào cảng để bốc dỡ thì chủ hàng thỏa thuận với cảng và phải trả lệ phí, chi phí liên quan cho cảng.
- Khi được ủy thác nhận hàng từ tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức ấy.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng ra khỏi kho bãi, cảng.
- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được ủy thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hóa ghi trên chứng từ.
- Việc giao nhận do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
1.1.5.2 Nhiệm vụ của các bên tham gia giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia vào quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại cảng biển
- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng Hợp đồng có hai loại là Hợp đồng ủy thác giao nhận và Hợp đồng thuê mướn
- Nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được uỷ thác
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự uỷ thác của chủ hàng nhập khẩu
- Tiến hành việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hoá do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ
- Hàng hoá lưu kho bãi bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và cảng không chứng minh được cảng không có lỗi
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong các trường hợp sau: + Không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hoá ở bên trong nếu bao kiện, dấu seal vẫn nguyên vẹn
+ Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hoá sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát).
Nhiệm vụ của các chủ hàng nhập khẩu (người nhập khẩu, người được ủy thác)
- Ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng
- Tiến hành giao nhận hàng hóa nhập khẩu trong trường hợp hàng qua cảng
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa.Đối với hàng nhập khẩu, bao gồm các chứng từ sau:
+ Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest),
+ Sơ đồ xếp hàng, chi tiết hầm tàu (Hatch List),
+ Vận đơn đường biển (Bill of lading) trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng Các chứng từ này đều phải cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu
+ Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) trong trường hợp nếu là hàng container lưu kho tại bãi cảng.
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan
- Thanh toán các chi phí cho cảng
Nhiệm vụ của Hải quan:
- Tiến hành thực hiện thủ tục hải quan, thực hiện việc kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan đối với tàu biển và hàng hoá nhập khẩu
- Ðảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về nhập khẩu, về thuế nhập khẩu
- Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hoá, ngoại hối qua cảng biển
1.1.5.3 Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Bước 1 : Chuẩn bị trước khi nhận hàng nhập khẩu
- Kiểm tra phương thức thanh toán đã ghi trong hợp đồng
- Nắm thông tin về hàng hóa và hãng vận chuyển , về các thủ tục hàng chính đối với hàng hóa như : thủ tục xin giấy phép đối với hàng hóa , thủ tục kiểm tra nhà nước về chất lượng , thủ tục kiểm dịch , thủ tục hải quan
- Nhận các giấy tờ như : NOR , Thông báo tàu đến ( Notice of Arrival ) ,
B / L và các chứng từ khác về hàng hoá
Bước 2 : Nhận hàng từ ga bãi cảng hoặc hãng vận chuyển
Đối với hàng nhập đóng trong Container
- Nếu nhận hàng nguyên ( FCL / FCL )
+ Khi nhận được Thông báo hàng đến từ hãng vận chuyển hay đại lý , người giao nhận , vận chuyển mang B / L gốc và Giấy giới thiệu của doanh nghiệp đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng ( D / O ) và đóng lệ phí + Người giao nhận , vận chuyển mang biên lai nộp phí bản D / O , cùng bộ chứng từ nhận hàng đến văn phòng quản lý hãng vận chuyển của ga / bãi / cảng để xác nhận D / O , đồng thời mang 1 bản D / O đến Hải quan giám sát cảng để đối chiếu với Manifest
+ Người giao nhận , vận chuyển đến bãi tim vị trí Container
+ Người giao nhận , vận chuyển mang 2 bản D / O đã có xác nhận của hãng vận chuyển , trên đó có ghi rõ phương thức nhận hàng ( nhận nguyên Container hoặc “ rút ruột ” ) đến bộ phận kho vận làm phiếu xuất kho
+ Sau khi đóng các loại phí và lệ phí , người giao nhận , Vận chuyển mang D / O đã xác nhận đến Thường vụ cùng lấy phiếu vận chuyển để chuẩn bị nhận hàng hóa
+ Nếu nhận nguyên Container thì phải xuất trình giấy mượn Container của hãng vận chuyển , sau đó đến bãi yêu cầu xếp Container lên phương tiện vận tải Nếu nhận theo phương thức “ rút ruột ” thì phải có lệnh điều động công nhân để dỡ hàng ra khỏi Container và bốc lên phương tiện vận tải
- Đối với hàng lẻ (LCL LCL )
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại cảng biển
1.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Sơ dồ 1.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Kiểm tra và xác nhận booking
1.2.1.1 Đặt lịch tàu (booking tàu)
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, bước đầu tiên chính là booking tàu Tuy nhiên, trước khi thực hiện được bước này, bạn cần phải tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract).
Thông thường, các hãng tàu sẽ hết chỗ sớm trước 1 tuần, nhất là khi rơi vào mùa cao điểm Khi booking tàu để nhập hàng, chỉ cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD tại Việt Nam để lấy booking Sau đó, họ sẽ liên hệ với đối tác của bạn để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch đã được xác định trước đó. Để lấy booking tàu, cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau cho hãng tàu:
- Cảng đi (port of loading): nơi mà hàng hóa của được xếp lên tàu.
- Cảng chuyển tải: có hai hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct) Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa hai bên mà sẽ lựa chọn hình thức phù hợp.
- Cảng đến (port of discharge): nơi hạ container.
- Tên hàng, trọng lượng: dựa trên thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp.
- Thời gian tàu chạy (ETD): ngày dự kiến tàu xuất phát.
- Thời gian đóng hàng: theo kế hoạch thống nhất giữa hai bên.
- Các yêu cầu khác: loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió,…
1.2.1.2 Kiểm tra và xác nhận booking
Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là kiểm tra thông tin trên booking Hãy kiểm tra các thông tin về:
- Cảng đi, cảng đến: kiểm tra xem đã đúng yêu cầu chưa, đây là yếu tố ảnh hưởng đến cả quá trình của lô hàng.
- Nhiệt độ, độ thông gió: kiểm tra xem nhiệt độ, độ thông gió đã đúng theo yêu cầu chưa Đối với các mặt hàng đông lạnh (nhiệt độ âm) thì sẽ không có độ thông gió.
- Loại container, kích cỡ: container khô hay lạnh, loại cao hay loại thường, loại 20’ hay 40’.
Sau khi kiểm tra toàn bộ các thông tin trên booking tàu, nếu có điểm nào sai sót Bạn hãy yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa, sau đó tiếp tục kiểm tra cho đến khi đạt yêu cầu.
1.2.1.3 Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu Đối với quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, công việc thực hiện giám sát, theo dõi toàn bộ tiến trình đóng hàng để cập nhật cho đối tác sẽ do nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch FDW ở Việt Nam đang sử dụng làm điều này.
Các thông tin cần phải được cập nhật như:
- Ảnh chụp container rỗng: nhằm đảm bảo rằng không xảy ra vấn đề hư hại gì Vì trong trường hợp xảy ra hư hại container sẽ do bạn chi trả cho hãng tàu.
- Đối với hàng đông lạnh, phải có hình ảnh chụp lại bảng nhiệt độ.
1.2.1.4 Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng
Trước khi tiến hành nhập một lô hàng Cần tìm hiểu xem lô hàng đó cần phải có những chứng từ gì Sau đó yêu cầu bên đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ liên quan đến lô hàng.
Hãy nhớ kiểm tra thật kỹ các thông tin trên chứng từ đã khớp hay chưa. Bởi vì khi có bất cứ 1 lỗi nhỏ nào, lô hàng có thể gặp rắc rối lớn từ phía hải quan, cơ quan nhà nước.
1.2.1.5 Chuẩn bị phương tiện vận tải để nhận hàng
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày, sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý.
Thông báo hàng đến (arrival notice) là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu/ đại lý giao nhận Nhằm thông báo thời gian dự kiến cập bến của lô hàng Các thông tin trên arrival notice sẽ tương tự như trên bill bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,…) Ngoài ra, sẽ có thêm các phụ phí (local charges).
Sau đó, tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau:
- Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).
1.2.1.6 Đăng kí chứng nhận liên quan đến lô hàng
Tùy thuộc vào từng loại hàng, mã HS code, các quy định của Nhà nước mà doanh nghiệp phải đăng ký những thủ tục gì để được cấp các chứng nhận có liên quan Nếu không đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng Thì lô hàng của doanh nghiệp sẽ không được thông quan cũng như gặp khó khăn trong quá trình làm hàng với các cơ quan chức năng.
1.2.1.7 Thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu
Khai báo hải quan hàng nhập Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển Còn trong quá trình làm thủ tục hải quan thì chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất. Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Tờ khai hải quan: 01 bản chính có đóng dấu và ký tên xác nhận của doanh nghiệp được in ra từ phần mềm ECUSS/VNACCS mà doanh nghiệp sử dụng.
(Mẫu tờ khai đính kèm ở phần phụ lục)
- Sales contract (Hợp đồng thương mại): 01 bản copy có dấu của doanh nghiệp Trên hợp đồng này sẽ thể hiện tên người nhập khẩu, nhà xuất khẩu, số hợp đồng, ngày tháng năm ký hợp đồng, diễn tả hàng hóa và giá cả Hợp đồng này còn thể hiện các điều kiện ràng buột và cả phương thức thanh toán.
(Mẫu hợp đồng thương mại đính kèm ở phần phụ lục)
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice) 01 bản copy có dấu của doanh nghiệp Đây là cơ sở xác định giá trị hàng hóa và dựa vào đó để tính thuế theo quy định.
(Mẫu hóa đơn thương mại, đính kèm ở phần phụ lục)
Chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
1.3.1 Các tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Để đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, người ta có thể dựa vào hai tiêu chí lớn là tiêu chí định tính và tiêu chí định lượng Cụ thể như sau
1.3.1.1 Tiêu chí định tính Đối với tiêu chí định tính, dựa vào các tiêu chí như: độ an toàn hàng hóa, cách thức phụ vụ, chất lượng kho bãi để đánh giá.
Thứ nhất, Độ an toàn hàng hóa
Hàng hóa vận chuyển rất đa dnajg và phong phú, trong đó có những mặt hàng dễ bị tổn thất như hàng dễ vỡ, dễ ẩm mốc, hàng khó bảo quản Đối với mỗi loại hàng hóa khác nhau cần có hình thức vận chuyển để mức độ tổn thất là nhỏ nhất Với những hàng hóa quan trọng các đơn vị vận chuyển còn cần mua bảo hiểm cao cho hàng hóa, có thể là bảo hiểm toàn bộ.
Mức độ đền bù thiệt hại cần được xác định rõ rang và hợp lý nếu như có tổn thất Việt Nam là một nước đang phát triển vì vậy cơ sở hạ tầng cũng như phương tiện vận chuyển còn lạc hậu, tổn thất trong quá trình vận chuyển còn nhiều Tuy nhiên, các doanh nghiệp phải đảm bảo tốt nhất cho hàng hóa được vận chuyển Đặc biệt với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển nếu có tổn tất thường là rất lớn vấn đề phân bố tổn thất cần rõ rang chính xác
Thứ hai, Cách thức phục vụ Đối với loại hàng hóa thông thường, cách thức phục vụ không mang tính quyết định đối với chất lượng hàng hóa không Tuy nhiên đối với các ngành dịch vụ nói chung với dịch vụ giao nhận hàng hóa nói riêng thì đây là một tiêu chuẩn quan trọng Cách thứ phục vụ bao gồm thái độ của nhân viên như trực điện thoại, giao hàng, lái xe, áp tải hàng, phương thức thanh toán, các thủ tịc khi nhận hàng, ưu tiên ưu đãi với khách hàng, cách thức chăm sóc khách hàng… Hiện nay, thủ tục là một nguyên nhân làm mất thời gian, vì vậy cần hạn chế thủ tục rườm rà nhưng vẫn cần bảo đảm đúng nguyên tắc Khách hàng của ngành cũng rất đa dạng có thể là người trong nước cũng có thể là người nước ngoài, vì vậy phương thức thanh toán phải đa dạng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Thứ ba, Chất lượng kho bãi
Chất lượng kho bãi có thể được phản ánh qua tiêu chuẩn về độ an toàn của hàng hóa, tuy nhiên như đã trình bày ở trên thì một lĩnh vực hoạt động rất lớn của giao nhận hàng hóa là cho thuê kho bãi Vì vậy đây cũng chính là một tiêu chí để khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ.
Trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, kho bãi không chỉ là nơi chứa hàng hóa mà còn là nơi thực hiện chức năng của một trung tâm phân phối, thận chí còn là nơi cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng cho khách hàng.
Hiện nay với cơ sở vật chất còn nhiều hạn chế các bên kho bãi của chúng ta chưa đáp ứng được 100% so với yêu cầu của khách hàng Tuy nhiên có những yêu cầu cơ bản cần được đảm bảo như chống được ẩm mốc, thuận tiện cho việc vận chuyển, đảm bảo giữ vệ sinh, có thiết bị phòng cháy chữa cháy,… Hàng hóa sẽ đảm bảo hơn nếu kho bãi trang bị thiết bị các phương tiện hiện đại, áp dụng công nghệ tiên tiến, và tất nhiên như vậy sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Ngược lại, đối với tiêu chí định lượng thì cần dựa vào các tiêu chí như: thời gian giao nhận hàng hóa, chi phí vận chuyển.
Thứ nhất, Thời gian giao nhận hàng hóa
- Sự chính xác về thời gian
Với sự phát triển ngày càng cao của công nghệ thông tin, thời gian ngày càng được chú trọng yêu cầu chính xác về thời gian không chỉ riêng một ngành nào mà với tất cả các ngành dịch vụ Đặc biệt là với ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa, thời gian càng cần được chú trọng nhiều hơn Bất kì một doanh nghiệp nào hoạt động đều theo kế hoạch được vạch ra từ trước, việc vận chuyển hàng hóa cần chính xác về thời gian để không làm ảnh hưởng đến kế hoạch của khách hàng Hơn thế nữa, mỗi lô hàng đều cần nhân lực nhận hàng gioa hàng vì vậy sự sai lệch về thời gian sẽ làm lãng phí nhân lực của khách hàng.
Hiện nay với điều kiện về đường xá, phương tiện vận chuyển, về địa hình địa lý… chưa đáp ứng được nhu cầu đề ra của ngành nên sự chính xác về thời gian là yếu tố ảnh hưởng lớn đến khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp
- Sự tiết kiệm về thời gian
Các mặt hàng vận chuyển là hết sức đa dạng và phong phú, có những mặt hàng có thời gian sử dụng không dài vì vậy mà nếu thời gian vận chuyển càng ngắn thì thời gian đứng trên thi trường càng dài, hay có những mặt hàng vận chuyển là nguyên vật liệu, nếu càng vận chuyển được đến sớm thì càng sớm có thành phẩm Hơn nữa thời gian vận chuyển càng ngắn càng tiết kiệm chi phí cho khách hàng và cho cả bên vận chuyển.
Các địa lý nước ta còn nhỏ lẻ,vì vậy kho bãi còn hẹp, khả năng dự trữ hàng chưa lớn Một yêu cầu đặt ra là khách hàng có thể cần hàng bất kì lúc nào, dịch vụ giao nhận hàng hóa có them nhiệm vụ dự trữ hàng và vận chuyển theo thời gian mà khách yêu cầu Để làm được điều này ngoài nhu cầu về phương tiện vận chuyển đa dạng kịp thời các doanh nghiệp còn cần heenj thống kho bãi rộng rãi để dự trữ hàng.
Thứ hai, Chi phí vận chuyển
Trên thực tế tiết kiệm thời gian vận chuyển tức là đã tiết kiệm được một phần chi phí cho khách hàng Tuy nhiên ngoài tiết kiệm thời gian, để có mức chi phí thấp nhất cho khách hàng các doanh nghiệp cần phải có nhiều biện pháp giảm chi phí cho khách hàng Như việc tìm ra hình thức vận chuyển tốt nhất, tiết kiệm nhất, cải tiến rút ngắn các khâu rườm rà lãng phí.
Khi nói đến chất lượng, giá cả thường được coi là một yếu tố nằm ngoài chất lượng, tuy nhiên khi khách hàng xem xét một hàng hóa, độ thỏa dụng của họ phụ thuộc rất nhiều vào giá cả, thậm chí đây có thể là yếu tốt quyết định đến việc sử dụng hàng hóa Theo định nghĩa về chất lượng thì chất lượng hàng hóa được đo bằng sự hài lòng của khách hàng vì vậy mà chi phí vận chuyển được coi là tiêu chuẩn quan trọng đánh giá chất lượng hàng hóa Để tồn tại, phát triển và chiếm lĩnh thị trường, các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp giảm giá thành rất dễ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ. Đối với dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, giảm giá đồng nghĩa với việc công ty phải xây dựng được hệ thống kho bãi một cách khoa học, tính toán kĩ lưỡng, áp dụng công nghệ hiện đại vi tính hóa các hoạt động…
1.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
1.3.2.2 Các nhân tố chủ quan
Các nhân tố chủ quan là các nhân tố mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được Nó bao gồm rất nhiều yếu tố như: Chiến lược, mục tiêu, chính sách của doanh nghiệp , nguồn vốn, cơ sở vật chất, nguồn nhân lực…
THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
Giới thiệu về Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
2.1.1.1 Khái quát về công ty
Hình 2.1: Hình ảnh Logo công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội
Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội (Korchina Logistics (Hanoi) CO., LTD- tiền thân là Korchina Logistics Holding) trụ sở ở Hà Nội có mã số thuế 01043449677 được cấp vào ngày 31/12/2009 với người đại diện theo Pháp luật là ông Woo Seungmin, công ty đã hoạt động được 11 năm.
- Email: info.han@korchina.vn
- Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà Simco, số 28 đường Phạm Hùng , Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Niêm, Thành phố Hà Nội
- Tên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY TNHH GIAO NHẬNKORCHINA HÀ NỘI.
- Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: KORCHINA LOGISTICS (HA NOI) COMPANY LIMITED
- Tên công ty viết tắt: KORCHINA LOGISTICS (HANOI) CO ,LTD
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội tiền thân là Công ty Korchina Logistics Holding có trụ sở chính tại Hong Kong Được thành lập năm 2009 bởi những cổ đông có nhiều kinh nghiệm và thành công trong lĩnh vực đầu tư tài chính, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản và dự án bất động sản.
- Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, công ty Korchina Logistics đã trải qua nhiều khó khăn, thử thách Nhưng với định hướng đúng đắn của Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo, cùng với sự nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ, công nhân viên tập đoàn Korchina Logistics Holding đã vượt qua những khó khăn để phát triển mạnh mẽ về cả chất và lượng Đến nay, Công ty Korchina Logistics Holding đã đạt được nhiều thành tự đáng tự hào trong nhiều lĩnh vực như: bất động sản, tài chính & công nghệ,… và đặc biệt là logistics.
- Trong nhiều năm gần đây, thị trường logistics ở Việt Nam có tốc độ tăng trưởng rất nhanh và được dự đoán sẽ tiếp tục phát triển mạnh trong những năm tiếp theo Korchina Logistics Holding nhận thấy đây là một ngành có tiềm năng rất lớn nên đã quyết định thành lập Công ty TNHH giao nhận Korchina chi nhánh Hà Nội
- Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội được hoạt động vào tháng 12/2009 tại địa chỉ Tầng 3, tòa nhà Simco, số 28 đường Phạm Hùng , Phường
Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Niêm, Thành phố Hà Nội.
Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội thuộc top 50 công tyLogistics lớn nhất thế giới, do đó công ty Korchina Logistics Holding (thành lập năm 1994) đã xây dựng nhiều chi nhánh của mình trên toàn thế giới.Chỉ trong vòng 8 năm hoạt động với dội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm có chuyên môn sâu, dịch vụ đa dạng, công ty đã thành lập nhiều văn phòng, chi nhánh trên toàn thế giới, khiến Korchina Logistics trở thành trung tâm logistics có hoạt động đa dạng.
2.1.1.3 Tầm nhìn và chiến lược phát triển
Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội chuyên hoạt động trong lĩnh vực tiếp vận hàng hoá quốc tế bao gồm các dịch vụ cụ thể như sau:
- Cước vận chuyển hàng hoá bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ.
- Xếp dỡ, kiểm đếm, giao nhận hàng hoá tại nhà máy, kho bãi, sân bay, cảng biển, cửa khẩu biên giới.
- Tư vấn thủ tục, chứng từ XNK và tiếp vận hàng hoá quốc tế.
- Khai báo hải quan và tư vấn các nghiệp vụ hải quan XNK hàng hoá.
- Cho thuê kho bãi, phương tiện xếp dỡ, vận tải hàng hoá.
- Tư vấn và cung cấp chuỗi tiếp vận hàng hoá quốc tế trọn gói.
Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội luôn nỗ lực hợp tác hiệu quả và tin cậy với các hãng vận chuyển toàn cầu Hiểu rõ vai trò và chức năng của từng mắt xích trong chuỗi cung ứng toàn cầu cũng như thế mạnh của từng hãng vận chuyển trên thị trường, luôn nỗ lực để phối hợp, hỗ trợ và hợp tác hiệu quả với các đối tác, cơ quan khai thác hàng tại cảng, sân bay và hãng vận chuyển để đạt được sự suôn sẻ, hiệu quả của từng đơn hàng vận chuyển.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội
2.1.2.1.Hệ thống tổ chức của Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội
+ Là người đứng đầu công ty có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hoạt động của công ty.
+ Trực tiếp ký kết hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động thu chi và quyết toán tài chính.
+ Tổ chức cán bộ, điều động sắp xếp cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, đối với cán bộ công nhân viên.
+ Phụ trách một số lĩnh vực và chịu trách nhiệm trước công ty về những lĩnh vực do tổng giám đốc ra quyết định
+ Trong một số vấn đề, phó giám đốc có thể thay Tổng Giám Đốc quyết định đối với cấp dưới của mình, đồng thời báo cáo xin ý kiến Tổng Giám Đốc để giải quyết.
+ Tăng cường tìm kiếm khách hàng mới, duy trì chăm sóc khách hàng cũ đặc biệt là khách hàng tiềm năng của công ty.
+ Báo cáo doanh thu cho Ban Giám Đốc hàng tuần, hàng tháng, quý, năm Phối hợp với các phòng ban chức năng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
+ Tiếp xúc đàm phán với các đối tác trong và ngoài nước để ký hợp đồng liên doanh liên kết và hợp đồng ngoại thương.
+ Chịu trách nhiệm việc thưc hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu
- Phòng tài chính kế toán:
+ Thực hiện nhiệm vụ hạch toán, quản lý và tổ chức thực hiện công tác kế toán trong công ty
+ Tiến hành việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, tổng hợp báo cáo, lên kế hoạch về tình hình tài chính nhằm giúp Ban Giám Đốc có những phương án hiệu quả nhất trong các hoạt động của công ty
+ Tham mưu cho Ban Giám Đốc về bảo quản nguồn vốn, sử dụng vốn và các tài sản khác của công ty một cách hợp lý và đạt hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận Giúp Ban Giám Đốc phân tích tình hình tài chính
- Bộ phận vận hành, hiện trường:
+ Là bộ phận trực tiếp thực hiện các hợp đồng giao nhận do phòng kinh doanh mang về, thực hiện các thủ tục về hải quan (mở tờ khai, các thủ tục lấy mẫu, kiểm hóa, đăng kí kiểm dịch, kiểm định…) giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng như các thủ tục về C/O, thực hiện các đơn đặt hàng mà phòng kinh doanh chuyển qua, cũng như có nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất, phù hợp nhất
+ Đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc giữ uy tín cũng như tạo sự tín nhiệm trong mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng
+ Giải quyết mọi vấn đề phát sinh xảy ra, đặc biệt với Hải Quan, các đối tác trong và ngoài nước và khách hàng
+ Liên hệ trực tiếp với các hãng tàu về lịch trình vận chuyển, đặt chỗ cho khách hàng qua các hãng tàu đối với hàng xuất khẩu khi được yêu cầu Theo dõi lịch trình vận chuyển của hàng hóa để đưa hàng đến cảng đến an toàn + Phát hành vận đơn đường biển cho khách hàng Theo dõi lịch trình, thông tin của lô hàng nhập từ phía đầu nước ngoài cho đến khi hàng về đến cảng Việt Nam
- Phòng dịch vụ khách hàng:
+ Thu hút, thiết lập các mối quan hệ với khách hàng để mở rộng thị trường phát triển công ty.
+ Phát hành lệnh giao hàng cho khách hàng.
+ Liên hệ với các hãng tàu lớn trên thế giới để phát triển tốt nhất thị trường vận tải quốc tế
+ Chịu trách nhiệm soạn thảo những chứng từ cần thiết cho khách hàng như booking, B/L, bộ phận này bao gồm cả những nhân viên giữ chức năng như là đại lý của các hãng tàu nước ngoài tại Việt Nam
+ Chịu trách nhiệm lên chứng từ cần thiết để chuyển giao cho bộ phận vận hàng, hiện trường làm thủ tục hải quan
2.1.2.2 Tổng quan về tình hình nhân sự của công ty TNHH Korchina Hà Nội
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động theo độ tuổi tại Korchina Logistics (HANOI)
PHÂN LOẠI SỐ NGƯỜI TỶ LỆ
(Số liệu: Phòng hành chính và kế toán)
Bảng 2.2: Tình hình nhân sự theo phòng ban tại Kochina Logistics
Trình độ cao đẳng Trình độ đại học
Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Phòng kinh doanh 2 0 0% 2 100%
Phòng hành chính & kế toán 4 0 0% 4 100%
(Nguồn: Phòng hành chính và kế toán)
Nhận xét: Từ bảng số liệu trên ta thấy nhân viên của công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội có trình độ cao đẳng chiếm khoảng 6.6% và trình độ đại học khoảng 93.4% trên tổng số nhân viên của cả công ty Hầu hết các nhân viên khi được tuyển dụng vào công ty đều có từ 1 đến 2 năm kinh nghiệm Đặc biệt nhân viên của công ty hầu hết là những cá nhân năng động, sáng tạo, nhiệt tình và có trình độ chuyên môn và có kinh nghiệm làm việc nhiều năm.
Về vấn đề đào tạo, duy trì, phát triển nguồn nhân lực trong công ty:
- Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội là một công ty cung cấp dịch vụ nên rất quan tâm đến chính sách con người Công ty luôn chú trọng thu hút người có năng lực về làm việc và cống hiến Mục tiêu mà công ty đặt ra là phát triển một cách bền vững, vì vậy công ty luôn tạo điều kiện để sinh viên đến thực tập.
Thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty
Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội
2.2.1 Thực hiện nghiệp vụ và quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội
Hiện nay, Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội và rất nhiều công ty giao nhận khác đều thực hiện quy trình giao nhận với một hệ thống các hoạt động được chuẩn hóa chung theo Luật Hải Quan Việt Nam Trong quá trình hoạt động giao nhận, công ty có giao dịch rất nhiều lô hàng hóa xuất nhập khẩu máy móc, nông sản, đồ gia dụng dưới đây là thủ tục và quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội
Quy trình giao nhận hàng hóa đối với lô hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty được thực hiện qua các bước sau:
Lấy hàng từ bãi cảng
Làm thủ tục với cảng Lập tờ khai hải quan và khai báo từ xa Đƣa hàng về kho của công ty Điều độ xe container lấy hàng
Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội
Xin một số giấy tờ cần thiết Nhận bộ chứng từ XK
Mở L/C nếu thanh toán bằng L/C Lấy D/O
Sơ dồ 2.1: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Korchina Logistics (HANOI)
2.2.1.1 Hàng nhập khẩu phải lưu kho bãi tại cảng a, Cảng nhận hàng từ tàu
Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest), sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác như Hải quan, cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng
Cảng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu Nếu phát hiện thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát, phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu chủ tàu không ký vào biên bản thì cơ quan giám định lập biên bản rồi dỡ hàng Nhân viên giao nhận cùng cảng lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận.
Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho, bãi Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet
Hàng sẽ được xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L
Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet
Lập Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trên cơ sở Tally Sheet Cảng và tàu đều ký vào Bản kết toán này, xác nhận số lương thực giao so với Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L
Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao thiếu. b, Cảng giao hàng cho các chủ hàng
Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order) Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 03 bản D/O cho người nhận hàng
Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai
Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 03 bản D/O cùng hoá đơn (Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List) đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 01 bản D/O
Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ 01 D/O và làm 02 phiếu xuất kho cho chủ hàng
Chủ hàng tiến hành làm thủ tục hải quan (nộp 01 bản D/O)
Sau khi Hải quan xác nhận “Hoàn thành thủ tục hải quan”, chủ hàng có thể đem hàng ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng.
2.2.1.2 Hàng nhập khẩu không phải lưu kho bãi tại cảng
Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.
Khi chủ hàng có khối lượng hàng hoá lớn chiếm toàn bộ hầm hoặc tàu hoặc hàng rời thì chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.
- Ðể có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ:
+ Bản lược khai hàng hoá (02 bản) + Sơ đồ xếp hàng (02 bản)
+ Chi tiết hầm hàng (02 bản) + Hàng quá khổ, quá nặng (nếu có)
- Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu
- Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng như:
+ Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệm cho tàu về những tổn thất xảy sau này.
+ Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt + Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất không rõ rệt + Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)
+ Biên bản giám định + Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập)
- Khi dỡ hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải quan kiểm hoá Nếu hàng không có niêm phong cặp chì phải mời hải quan áp tải về kho.
- Làm thủ tục hải quan
- Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hoá
2.2.1.3 Hàng nhập khẩu đóng trong container
Hình 2.2 Hình ảnh tàu chở container hàng hóa nhập khẩu cập cảng
Nếu là hàng nguyên (FCL – Full Container Load) Đối với trường hợp khách hàng tự nhận hàng tại container thì Korchina Logistics (HANOI) sẽ phát lệnh giao hàng cho khách hàng
Khi khách hàng không yêu cầu hay không ủy thác cho Avina Logistics nhận hàng thay mình thì công ty sẽ thay mặt khách hàng nhận hàng
+ Khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of Arrival) thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O + Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng kí kiểm hóa. Chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD (Inland Clearance Depot) để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt.
+ Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O + Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng
Nếu là hàng lẻ (LCL – Less than a Container Load) Đối với trường hợp khách hàng yêu cầu thay mặt mình nhận hàng thì Korchina Logistics (HANOI) sẽ cho nhân viên đến kho hàng lẻ (CFS) để nhận hàng và giao lại cho khách hàng.
Đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội
2.3.1 Những kết quả đạt được
Trong giai đoạn 2017-2019 công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội đã đạt được những kết quả sau:
- Với chiến lược đúng đắn của cấp trên, đội ngũ nhân viên giao nhận có trình độ nghiệp vụ và chuyên môn phù hợp với cường độ làm việc cao, năng động, có kinh nghiệm và thường xuyên được đào tạo về chuyên môn cũng như phong cách phục vụ khách hàng.
- Phong trào thi đua của công ty phát triển mạnh với những sáng kiến giúp công ty ngày càng hoàn thiện Bên cạnh đó công ty còn có hệ thống đại lý uy tín, chuyên nghiệp trên toàn cầu
- Việc kinh doanh uy tín cùng với những đối tác quen thuộc giúp giảm bớt một số bước không cần thiết trong quá trình giao nhận, nhằm không làm ứ đọng vốn, rút ngắn thời gian giao hàng, làm tăng lợi nhuận.
- Cơ sở vật chất được nâng cao, đầu tư hợp lý, văn phòng làm việc thuận lợi, chính sách dịch vụ khách hàng tốt Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội có đại diện ở cảng Hải Phòng, từ đó tạo thuận lợi trong làm thủ tục Hải quan và giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
- Bộ máy cùa công ty được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến, tức là cấp trên quản lý trực tiếp cấp dưới, tuy đơn giản nhưng mà rất là hiệu quả
- Korchina Logistics (HANOI) có chiến lược giá cả hợp lý
- Đảm bảo đem đến chất lượng, dịch vụ tốt nhất cho khách hàng
- Có mối quan hệ rộng rãi với Hải quan nên các lô hàng được các nhân viên giải quyết trong thời gian sớm nhất để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hàng hóa luôn được giao đúng địa điểm, thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng trong suốt thời gian giao nhận.
2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân
Mặc dù, công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội đã đạt được nhiều kết quả to lớn nhưng vẫn còn những han chế còn tồn tại và nguyên nhân là:
- Korchina Logistics (HANOI) là một chi nhánh của Korchina LogisticsHoldings, mới gia nhập vào thị trường Logistics tại Việt Nam.
- Hệ thống phần mềm điện tử còn gặp nhiều trục trặc, gây ra một số khó khăn cho đội ngũ nhân viên của bộ phận xử lý chứng từ.
- Hình thức kinh doanh chủ yếu của công ty là bán dịch vụ, do đó kho bãi là một trong những phương tiện chủ yếu của công ty để thực hiện kinh doanh Nhưng hiện nay công ty chưa có kho bãi riêng để thuận tiện cho việc đóng hàng.
- Thị trường mới không nhiều, chủ yếu là tập trung khai thác các thị trường hiện tại, việc mở rộng đại lý, kênh phân phối còn ít
- Vẫn còn gặp một số vướng mắc khi làm thủ tục giao nhận hàng, khi bộ chứng từ bị thiếu Chứng từ chậm trễ kéo dài thời gian giao nhận cho khách hàng làm ảnh hưởng tới dịch vụ của công ty Để phục vụ khách hàng tốt trong thời buổi thị trường cạnh tranh khốc liệt, các công ty giao nhận đều cố gắng nhận và giao hàng càng nhanh càng tốt cùng với chi phí rẻ và chất lượng dịch vụ cao.
- Đội ngũ nhân viên làm công tác giao nhận còn khá ít do đó đôi lúc cũng còn bị động trong công việc Khi lượng hàng về nhiều, công ty không đủ người, kết quả là làm chậm trễ tiến trình giao hàng cho khách hàng.
- Chưa khai thác hết tiềm năng hiện có về trang thiết bị, cũng như con người
- Tính chất cạnh tranh về giá còn yếu, đặc biệt là cước biển và cước hàng không.
- Cơ cấu hoạt động không tương đối, lợi nhuận chủ yếu là từ hàng xuất, số lượng các lô hàng nhập chưa cao
- Chưa có hệ thống chi nhánh phân phối rộng rãi
- Hoạt động marketing chưa tạo được hiệu ứng trên thị trường trong nước cũng như toàn cầu.
- Công ty không có trạm thu gom hàng lẻ, phải nhờ phương tiện của cảng nên giá dịch vụ tăng lên, giảm sức cạnh tranh về giá của doanh nghiệp
- Đa số kho hàng của doanh nghiệp là hợp tác kinh doanh và thuê ngoài, đươc xây dựng lâu năm nên trang thiết bị cũ và chất lượng hoạt động kém hơn.
Tuy nhiên, nhờ chính sách của Chính phủ mà công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội có được nhiều cơ hội, cụ thể là:
- Trong nền kinh tế hội nhập của Việt Nam, hoạt động nhập khẩu nói chung và trong công ty nói riêng ngày càng phát triển.
- Ngày nay, những quy định của nhà nước trong lĩnh vực giao nhận được thông thoáng hơn, người giao nhận còn được quyền nhận ủy thác từ khách hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như: giao nhận, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan…
- Ngoài ra, tạo cơ hội thực hiện chức năng cho người vận chuyển cung cấp các dịch vụ như gom hàng lẻ, dịch vụ từ kho đến kho, dịch vụ gom hàng đối với đại lý hãng tàu.
- Quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, gia tăng quan hệ kinh tế thương mại được khơi thông đã góp phần phát triển hoạt động nhập khẩu, tạo cơ hội cho ngành giao nhận phát triển, cũng là nhờ vào khả năng khai thác thị trường.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
Xu hướng phát triển dịch vụ giao nhận và định hướng của Công ty
3.1.1 Xu hướng phát triển dịch vụ giao nhận hànghóa nhập khẩu bằng đường biển trên thế giới và ở Việt Nam trong thời gian tới
- Hoàn thiện quy trình giao nhận, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc nâng cao chất lượng dịch vụ, tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình nhận hàng để tạo lợi thế cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành
- Phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội
- Đề xuất một số kiến nghị với nhà nước và các ban ngành nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nói riêng và Logistics nói chung trong công ty Việt Nam
3.1.2 Định hướng của Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội 3.1.2.1 Triển vọng của ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội
Việt Nam có đường bờ biển dài 3260 km với nhiều cảng biển lớn nhỏ tạo thuận lợi cho dịch vụ giao nhận phát triển.
Hiện nay cùng với việc nâng cao chất lượng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển phát triển mạnh trên thế giới cũng như ở Việt Nam là điều kiện cho các ngành dịch vụ liên quan như giao nhận phát triển theo.
Việt Nam hội nhập vào kinh tế khu vực và thế giới khu vực mậu dịch tự do (AFTA), Diễn đàn Hợp tác kinh tế Châu Á- Thái Bình Dương (APEC), Tổ chức Thương Mại Thế giới (WTO) là cơ hội nâng cao vị thế và mở rộng không gian của dịch vụ giao nhận Bên cạnh đó Nhà nước kí các hiệp định song phương và đa phương mở cửa thi trường giúp doanh nghiệp tìm hiểu them những thị trường mới, có được ưu đãi về thuế quan.
Nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghệp phát triển như cải thiện giao thông, thay đổi thủ tục hành chính phù hợp với quy tắc quốc tế, khuyến khích ngoại thương và dịch vụ liên quan.
Ngày càng có nhiều doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận được thành lập, nhiều doanh nghiệp tìm đến các công ty này hơn; đây cũng là dấu hiệu cho thấy triển vọng của các dịch vụ giao nhận tương lai.
3.1.2.2 Mục tiêu và phương hướng của công ty TNHH giao nhận Korchina
Hà Nội trong thời gian tới
Mục tiêu của công ty trong thời gian tới
- Mở rộng quan hệ giao dịch đối ngoại với các tổ chức giao nhận quốc tế, đẩy mạnh công tác marketing tìm kiếm thị trường mới, chú trọng các thị trường như Châu Âu, Trung Quốc
- Đầu tư, xây dựng kho bãi, cải tiến trang thiết bị, các phương tiện vận tải để phục vụ tốt hoạt động giao nhận.
- Xây dựng cơ chế điều hành thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ để tăng khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng.
- Tăng cường đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong ngành, cập nhật kịp thời thông tin và tình hình giao nhận vận tải trên thế giới.
- Xây dựng cơ cấu giá hợp lý, thường xuyên tìm kiếm, lựa chọn, tổ chức,phối hợp các phương án vận tải để cước phí có lợi nhất đảm bảo bù đắp giá thành
Phương hướng của công ty trong thời gian tới
- Về chính sách kinh doanh
+ Tiên phong, đột phá trong lĩnh vực cung ứng chuỗi vận chuyển đa phương thức toàn cầu, đưa ra giải pháp vận chuyển tối ưu chất lượng cao, giá cước phù hợp đáp ứng nhu cầu và quyền lực được lựa chọn của khách hàng.
+ Luôn quan tâm, chia sẻ và đáp ứng nhanh nhất mọi nhu cầu của khách hàng. Sẵn sang hợp tác, chia sẻ với các đối tác kinh doanh để cùng phát triển.
+ Mở rộng đại lý trên toàn thế giới liên kết chặt chẽ với các hãng vận chuyển nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
- Về chính sách nhân sự
Công ty TNHH giao nhạn Korchina Hà Nội luôn tự hào với đội ngũ trẻ trung, giàu kinh nghiệm và đầy nhiệt huyết Công ty là ngôi nhà chung cho một tập thể vững mạnh, trong đó mọi thành viên đều đoàn kết, chân thành, cùng gánh vác và chia sẻ với nhau Luôn quan tâm đào tạo và trọng dụng nhân tài, đặc biệt đề cao vai trò của từng cá nhân, con người trong sự phát triển của công ty.
- Về chính sách chất lượng
Một số giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội
3.2.1 Tạo sự uy tín với khách hàng
Mục tiêu của giải pháp
Hiện nay, việc đẩy mạnh giao lưu kinh tế và dịch vụ giao nhận vận tải ngày càng phát triển đã tạo điều kiện cho việc thông quan hàng hóa nhanh chóng giữa các vùng và khu vực trên phạm vi toàn thế giới Điều này đã dẫn tới sự ra đời của rất nhiều công ty dịch vụ vận tải khác nhau trên thị trường Vì thế, khi cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics, họ sẽ có nhiều lựa chọn hơn trong việc tìm kiếm một đối tác logistics thật sự chuyên nghiệp Tuy nhiên, nó cũng khiến cho việc lựa chọn đối tác của họ trở nên khó khăn hơn bởi có quá nhiều công ty logistics trên thị trường Vì vậy Korchina Logistics (HANOI) đã tạo sự uy tín với khách hàng thông qua những tiêu chí sau: Giá cước dịch vụ vận tải công khai, rõ ràng, hợp lý, Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, Điều khoản bảo hiểm chặt chẽ, Thời gian giao hàng đúng như hợp đồng, Tạo niềm tin với khách hàng.
Cách thức thực hiện giải pháp
- Giá cước dịch vụ vận tải công khai, rõ ràng, hợp lý:
Giá cước dịch vụ có lẽ là điều mà bất kì cá nhân hay doanh nghiệp nào đều quan tâm đầu tiên khi lựa chọn đối tác logistics Đây cũng là tiêu chí đầu tiên luôn được đề cập trong các hợp đồng mua bán, nhiều công ty dịch vụ vận tải hiện nay đang cạnh tranh với nhau rất gay gắt về cước phí vận tải Điều này tạo cơ hội cho các doanh nghiệp, công ty lựa chọn cho mình một dịch vụ vận tải uy tín, chất lượng mà giá cả cũng hợp lý.
Công ty TNHH giao nhận Korchina Hà Nội không chỉ thể hiện ở mức giá hợp lí mà còn có những chế độ giá riêng, khuyến mãi dành riêng cho các khách hàng đặc biệt Điều này tạo nên tính thân thiện và uy tín cho công ty.
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt:
Dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng là một cách để đánh giá sự chuyên nghiệp cũng như mức độ uy tín của một công ty logistics uy tín Chỉ khi chế độ chăm sóc khách hàng tốt thì các dịch vụ đi kèm của họ mới có thể tốt được Điều này thể hiện ở việc tư vấn giá cả, cung cấp thông tin đầy đủ hay thái độ nhã nhặn, lich sự và chuyên nghiệp của nhân viên khi làm việc.
- Điều khoản bảo hiểm chặt chẽ:
Chế độ bảo hiểm là một trong những tiêu chí được nhắc đến khi bạn đánh giá các công ty logistics có uy tín, chất lượng hay không? Nếu là công ty uy tín điều được khách hàng quan tâm nhất đó chính là đảm bảo an toàn hàng hóa, giao hàng đúng hạn, đúng quy cách Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, nếu chẳng may xảy ra sự cố ngoài ý muốn và gây ra tổn thất đáng tiếc thì khách hàng luôn muốn hàng hóa của mình đươc đền bù 100% giá trị thiệt hại theo như giá cả hiện hành.
- Thời gian giao hàng đúng như hợp đồng:
Các công ty giao nhận vận tải quốc tế uy tín luôn phải đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn Chúng ta điều biết hàng hóa lưu lại không chỉ làm trì hoãn tiến độ kinh doanh, ảnh hưởng tới việc buôn bán do thiếu nguồn hàng trong nước mà còn khiến doanh nghiệp đó mất thêm tiền lưu trữ, bảo vệ hàng hóa, và các chi phí phát sinh khác Vì thế, giao hàng đúng hạn là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá điểm tin cậy của một công ty logistics.
- Đảm bảo độ an toàn của hàng hóa
Khi nhận hàng hóa và thực hiện vận chuyển, các công ty vận tải biển luôn tuân thủ đúng các quy định được đề ra về việc vận chuyển hàng hóa theo đường biển từ đó giúp đảm bảo chất lượng và an toàn nhất cho hàng hóa Vì vậy, khi sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa với công ty vận tải biển, khách hàng sẽ hoàn toàn an tâm về chất lượng hàng hóa luôn được đảm bảo.
- Tạo niềm tin với khách hàng:
Tiêu chí này cũng khá quan trọng khi mà công ty dịch vụ logistics tạo dựng được niềm tin với khách hàng Từ đó, sẽ làm giảm bớt đi những lo lắng khi khách hàng tìm kiếm công ty chuyên về dịch vụ logistics uy tín, chất lượng. Công ty dịch vụ logistics sẽ đưa ra những cam kết để đảm bảo và bảo vệ quyền lợi của khách hàng thông qua các dịch vụ của công ty.
Dự kiến hiệu quả giải phái mang lại
- Khi có được sự uy tín của khách hàng thì họ sẽ đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty, sẽ có nhiều hợp đồng giao nhận được kí kết
- Công ty càng có uy tín càng lớn thì lại càng tìm được nhiều hợp đồng lớn bên ngoài khu vực, phát triển mạnh ra thế giới
- Xây dựng uy tín để làm nên thương hiệu cho công ty.
3.2.2 Tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với khác hàng
Mục tiêu của giải pháp
- Từ khi bước sang kinh tế thụ trường thì sự cạnh tranh trên thị trường rất gay gắt Khách hàng đã bắt đầu lựa chọn đối tác mang lại hiệu quả cho mình.
Vì vậy nếu muốn tồn tại, việc giữ khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới, khách hàng tiềm năng luôn là nhiệm vụ của Công ty Mặc khác công ty cũng mong muốn mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, mang lại sự hài long cho khách hàng.
Cách thức thực hiện giải pháp
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, hàng hóa phải được giao đúng thời gian và đảm bảo về số lượng và chất lượng
- Thường xuyên tư vấn miễn phí cho khách hàng về quy định của pháp luật về ngành hàng mà khách hàng nhập khẩu, để đưa ra chính sách tối ưu nhận hàng nhanh nhất và giá cả thấp nhất
- Đối với khách hàng cũ: cần duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ,đảm bảo thời gian giao hàng Đồng thời vào các ngày lễ, Tết Công ty cũng nên gửi hoa chúc mừng, hoặc gửi tặng văn phòng phẩm, các tặng phẩm khác có in hình logo Công ty Làm như vậy vừa gây dựng mối quan hệ với khách hàng, vừa là để quảng cáo cho công ty.
- Đối với những khách hàng mới: Công ty có thể giới thiệu các dịch vụ trên website của mình, các phương tiện thông tin đại chúng khác như: báo, tạp chí, đặc biệt là các tạp chí chuyên ngành Tìm kiếm thông tin về các công ty xuất nhập khẩu, xem xét tất cả các thông tin về công ty đó, đặc biệt là về lượng và mặt hàng nhập khẩu Từ đó, quyết định gửi chào hàng về giá cũng như chất lượng dịch vụ của mình cho họ, sau đó tùy tình hình mà công ty có những chính sách phù hợp khác Công ty cũng nên chủ động giao quyền cho các đơn vị thành viên để đề ra những chính sách giá cả hợp lý vào từng thời điểm khác nhau, áp dụng những cơ chế thưởng và hoa hồng thỏa đáng cho người giới thiệu.
- Nhân viên giao nhận cần phải thực hiện đúng tiến độ cũng như kiểm tra chất lượng hàng hóa phải đảm bảo, trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng.