CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Tổng quan về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu trên thế giới
1.1.1 Sự hình thành và phát triển của hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu
Từ thuở ban đầu khi mới xuất hiện tại Thụy Sỹ vào năm 1552, dịch vụ giao nhận hàng hóa đã có vai trò quan trọng đối với thương mại và kinh tế thế giới Trải qua thời gian, khi ngành giao nhận tách biệt khỏi vận tải và bán buôn, nó trở thành một ngành độc lập với phạm vi dịch vụ mở rộng hơn Ngoài những dịch vụ cơ bản như xếp dỡ, lưu kho hàng hóa, dịch vụ giao nhận ngày nay còn cung cấp các dịch vụ trọn gói trong quá trình lưu thông hàng hóa, bao gồm tư vấn vận tải, tư vấn thị trường và dịch vụ hậu mãi, nhằm nâng cao giá trị hàng hóa cho khách hàng.
Bên cạnh đó ngành giao nhận quốc tế còn phát triển về hình thức tổ chức và đi đến thống nhất, dần dần hình thành tiếng nói chung cho ngành này trên phạm vi toàn cầu Việc ra đời Hiệp hội giao nhận như Bỉ, Hà Lan, Mỹ… Đặc biệt là Liên Đoàn Quốc Tế Các Hiệp Hội Giao Nhận năm 1962, gọi tắt là FIATA đã đánh dấu vị trí và tầm cỡ, đồng thời đảm bảo tính cạnh tranh lành mạnh của nó.
1.1.2 Phân loại hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Tuỳ theo từng cách tiếp cận mà ta có các hình thức giao nhận như:
Căn cứ vào phạm vi hoạt động giao nhận ta có: - Giao nhận nội địa.
Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh ta có: - Giao nhận thuần tuý.
Căn cứ vào phương thức vận tải:
- Giao nhận hàng hoá bằng đường biển.
- Giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không.
- Giao nhận hàng hoá bằng đường thuỷ.
- Giao nhận hàng hoá bằng đường sắt.
- Giao nhận hàng hoá bằng đường ôtô.
- Giao nhận hàng hoá bằng đường bưu điện.
- Giao nhận hàng hoá bằng đường ống.
- Giao nhận hàng hoá bằng đường liên hợp vận tải.
Căn cứ vào tính chất giao hàng: - Giao nhận hàng riêng.
1.1.3 Vai trò hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu đối với kinh tế thế giới 1.1.3.1 Thúc đẩy mậu dịch thế giới phát triển
Quá trình phân công lao động diễn ra ngày càng sâu sắc thì sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các quốc gia trong nền kinh tế thế giới ngày càng tăng, thúc đẩy quan hệ mậu dịch quốc tế tăng trưởng và phát triển Trong đó vai trò của giao nhận vận tải không những làm cầu nối cho mậu dịch quốc tế diễn ra, mà còn kích thích thương mại thế giới tăng trưởng và phát triển Sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong hoạt động giao nhận vận tải đã tạo ra chiều hướng mậu dịch quốc tế ngày càng thuận lợi hơn. Đặc biệt với sự ra đời của vận tải đa phương thức, trong đó các tổ chức giao nhận là người điều hành hoạt động này đã mang lại hiệu quả to lớn cho hoạt động thương mại trên thế giới.
Với tác động tích cực trên, khẳng định sự phát triển của nghiệp vụ giao nhận sẽ trở thành động lực quan trọng thúc đẩy mậu dịch thế giới phát triển ngày càng đa dạng, phong phú hơn, đồng thời tạo lập môi trường thuận lợi cho tự do thương mại toàn cầu diễn ra nhanh chóng.
1.1.3.2 Góp phần rút ngắn khoảng cách về trình độ phát triển của các quốc gia trong nền kinh tế thế giới
Giao nhận vận tải đã tạo lập môi trường thuận lợi và động lực phát triển mậu dịch toàn cầu Giúp các nước có điều kiện khai thác, tận dụng được lợi thế so sánh của mình, cũng như tiếp nhận được nhiều nguồn lực từ bên ngoài Từ đó, làm cơ sở phát triển lực lượng sản xuất trong nước.
Do đó, giao nhận vận tải đã tác động gián tiếp đến trình độ phát triển của quốc gia.Khi lĩnh vực dịch vụ này phát triển đến trình độ cao thì lượng thời gian cần thiết trong lưu thông hàng hoá diễn ra nhanh chóng hơn, tận dụng được thời cơ kinh doanh quốc tế Đồng thời các quốc gia trong nền kinh tế thế giới có điều kiện thuận lợi tiếp thu, trao đổi kịp thời những tinh hoa của nhân loại phục vụ cho nền sản xuất trong nước phát triển.
Tổng quan về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu ở Việt Nam
1.2.1 Sự hình thành và phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập ở nước ta được hình thành chậm hơn nhiều so với các nước trên thế giới, nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu chỉ được hình thành trong những thập niên gần đây.
Năm 1970, bộ ngoại thương đã thành lập lập hai tổ chức giao nhận:
- Cục kho vận kiêm tổng công ty giao nhận ngoại thương.
- Công ty giao nhận đường bộ.
Sau đó năm 1976 thì hai tổ chức này sáp nhập thành một, đó là Công ty Kho vận Ngoại thương (Vietrans) Với cơ chế tập trung bao cấp, đây là đơn vị duy nhất đảm nhận dịch vụ giao nhận hàng hoá ngoại thương từ sự uỷ thác của nhà xuất nhập khẩu Bước sang cơ chế thị trường dưới sự điều tiết của Nhà nước, ngành giao nhận có điều kiện phát triển về quy mô và số lượng Tính độc quyền đối với ngành nghề này không còn nữa, nhiều công ty, tổ chức ra đời hoặc tự bản thân chủ hàng đứng ra hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu Tổ chức kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá ngoại thương hiện nay tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty liên doanh liên kết… Vì thế ngành giao nhận đã phát triển mạnh về số lượng lẫn chất lượng dịch vụ Đó chính là quy luật của cạnh tranh mang lại.
1.2.2 Vai trò hoạt động giao nhận hàng hóa XK đối với nền kinh tế Việt Nam 1.2.2.1 Thúc đẩy ngoại thương Việt Nam phát triển
Trong xu thế từng nước hội nhập vào mậu dịch tự do khu vực AFTA, APEC và mậu dịch thế giới WTO, vai trò của nền kinh tế đối ngoại hết sức quan trọng đối với sự tăng trưởng và phát triển của nền kinh tế nước ta Hướng tới đẩy mạnh xuất khẩu tạo nguồn thu ngoại tệ để nhập khẩu máy móc thiết bị phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
Bên cạnh vai trò của ngành giao nhận vận tải là điều kiện cần cho hoạt động thương mại xảy ra mà ngành này còn tạo động lực và thời cơ cho hoạt động thương mại Việt Nam phát triển.
1.2.2.2 Thúc đẩy nền sản xuất trong nước phát triển
Ngành giao nhận vận tải quốc tế đóng vai trò trọng yếu trong thúc đẩy sản xuất trong nước, vừa góp phần khơi dậy tiềm năng sản xuất bằng cách mở rộng thị trường tiêu thụ, vừa đảm bảo cung ứng các nguồn lực cần thiết trong bối cảnh phân công lao động quốc tế Ngành này là đòn bẩy giúp đảm bảo sự ổn định và tăng trưởng cho sản xuất trong nước, đồng thời hỗ trợ việc nắm bắt các cơ hội thương mại quốc tế.
Thông qua đó nền kinh tế nước ta mới có thể giữ vững được tốc độ tăng trưởng và đảm bảo được tính ổn định và bền vững Tạo được thuận lợi trong quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế, đẩy mạnh xuất khẩu Bên cạnh đó tính ổn định phát triển nhịp nhàng của nền sản xuất trong nước là điều kiện thuận lợi cho ngành giao nhận vận tải phát triển.
1.2.2.3 Phát triển cơ sở hạ tầng
Ngành giao nhận vận tải phát triển tất yếu kéo theo sự phát triển của cơ sở hạ tầng và khoa học kỹ thuật, nhất là cơ sở hạ tầng phục vụ cho vận tải như: hệ thống cầu cảng, sân bay, đường xá… từng bước nâng cấp và xây dựng Đồng thời phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc chuyên chở, bốc dỡ như: tàu biển, xe cẩu, xe nâng, xe chuyên dụng cũng được cơ giới hoá, hiện đại hoá.
Vì vậy đòi hỏi phải đẩy mạnh đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng mới có thể đáp ứng tốc độ ngày càng tăng của sản lượng giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu.
Khái quát chung về giao nhận vận tải
1.3.1 Định nghĩa về giao nhận và người giao nhận
Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu của chu trình tái sản xuất xã hội.
Giao nhận gắn nghiệp vận tải liền và song hành với quá trình vận tải Thông qua giao nhận các tác được tiến hành: tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ…Với nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận.
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) về dịch vụ giao nhận, “dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”.
Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).
Người giao nhận thực hiện những dịch vụ giao nhận khi nhận được sự uỷ thác.* Chủ hàng, chủ tàu, doanh nghiệp xếp dỡ, kho hàng hoặc chuyên gia giao nhận đều có thể là người giao nhận.
Theo Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận FIATA: “Người giao nhận là người lo toan để hàng hoá được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá …”
1.3.2 Phạm vi dịch vụ giao nhận vận tải
1.3.2.1 Dịch vụ thay mặt người xuất khẩu
Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người xuất khẩu) những công việc sau:
- Lựa chọn tuyến đường vận tải.
- Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải.
- Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan.
- Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản luật pháp của chính phủ liên quan đến vận chuyển hàng hoá của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, kể cả các quốc gia chuyển tải (transit) hàng hoá, cũng như chuẩn bị các chứng từ cần thiết.
- Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá.
- Vận chuyển hàng hoá đến cảng, thực hiện các thủ tục về lệ phí ở khu vực giám sát hải quan, cảng vụ, và giao hàng hoá cho người vận tải.
- Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu.
- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liên hệ với người vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài.
- Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá.
1.3.2.2 Dịch vụ thay mặt người nhập khẩu
Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá trong trường hợp người nhập khẩu chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển.
- Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng.
- Nhận hàng từ người vận tải.
- Chuẩn bị các chứng từ và nộp các lệ phí giám sát hải quan.
- Chuẩn bị kho hàng chuyển tải.
- Giao hàng hoá cho người nhập khẩu.
- Giúp người nhập khẩu trong việc khiếu nại đối với những tổn thất, mất mát của hàng hoá.
Ngoài các dịch vụ kể trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng như dịch vụ gom hàng, tư vấn cho khách hàng về thị trường mới, chiến lược xuất khẩu, các điều kiện giao hàng phù hợp, v.v…
1.3.3 Quyền và nghĩa vụ người giao nhận Ðiều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây:
- Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng.
- Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng.
- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xẩy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm.
- Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý.
1.3.4 Trách nhiệm người giao nhận a Khi là đại lý của chủ hàng
Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:
+ Giao hàng không đúng chỉ dẫn.
+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn. + Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan.
+ Chở hàng đến sai nơi quy định.
+ Giao hàng cho người không phải là người nhận.
+ Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng.
+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế.
+ Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên b
Khi là người chuyên chở
Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.
Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (PerfomingCarrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier) Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bố xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện và người của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở.Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các Công ước quốc tế hoặc các Quy tắc doPhòng thương mại quốc tế ban hành.
Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại cảng biển
1.4.1 Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại cảng biển 1.4.1.1 Cơ sở pháp lý
Việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như: các quy phạm pháp luật quốc tế (các công ước về vận đơn, vận tải; công ước về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế…), các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vận tải, các loại hợp đồng và L/C… thì mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu.
Các quy phạm pháp luật quốc tế có thể kể ra như:
- Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế.
- Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển, ký tại Brussels ngày 25/08/1924.
- Nghị định thư sửa đổi Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển (Nghị định thư Visby 1968).
- Công ước Liên hiệp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, 1978.
Nhà nước Việt Nam cũng đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến vận tải, xếp dỡ, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như:
- Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 Quy định chi tiết Luật Thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics.
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại các cảng biển Việt nam như sau:
- Việc giao nhận hàng hóa được tiến hành theo các phương thức do các bên lựa chọn, thỏa thuận trong hợp đồng trên cơ sở có lợi nhất.
- Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phương thức nào thì giao hàng theo phương thức ấy.
- Trách nhiệm giao nhận hàng hóa là của chủ hàng hoặc của người được chủ hàng ủy thác (cảng) với người vận chuyển (tàu) Chủ hàng phải tổ chức giao nhận hàng hóa đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng.
- Nếu chủ hàng không tự giao nhận được phải ủy thác cho cảng trong việc giao nhận với tàu và giao nhận với chủ hàng nội địa.
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác phải xuất trình các chứng từ hợp lệ để chứng minh quyền sở hữu hàng hóa Họ phải nhận toàn bộ số lượng hàng hóa được ghi trên chứng từ trong khoảng thời gian quy định.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao, kiện hoặc dấu xi, chì vẫn còn nguyên vẹn và không chịu trách nhiệm về những hư hỏng, mất mát mà người nhận phát hiện ra sau khi đã ký nhận với cảng.
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện Trường hợp chủ hàng hoặc người vận chuyển muốn đưa người và phương tiện vào cảng xếp dỡ thì phải được cảng đồng ý và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng.
- Cảng có trách nhiệm bảo quản hàng hóa lưu tại kho, bãi cảng theo đúng kỹ thuật và thích hợp với từng vận đơn, từng lô hàng Nếu phát hiện thấy tổn thất của hàng hóa đang lưu kho bãi, cảng phải báo ngay cho chủ hàng biết, đồng thời áp dụng các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa, hạn chế tổn thất.
- Việc xếp dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng thực hiện trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa cảng và chủ hàng hoặc người vận chuyển.
1.4.2 Nhiệm vụ các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa xuất khẩu
- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng.
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác.
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng.
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu.
- Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng.
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ.
- Hàng hóa lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi.
1.4.2.2 Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK
- Ký kết hợp đồng giao nhận với Cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Tiến hành giao nhận hàng hóa trong trường hợp hàng hóa không qua cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hóa XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng.
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu.
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa:
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan và thanh toán các chi phí cho cảng.
1.4.2.3 Nhiệm vụ của Hải quan
- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm soát Hải quan đối với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
- Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu,gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam qua cảng biển.
Phương thức vận chuyển bằng đường biển
Hình 1.1: Tàu vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Vận tải đường biển là một phương thức vận chuyển ra đời sớm nhất Khi mà khoa học kỹ thuật chưa phát triển ở trình độ cao, khi con người chưa có khả năng sáng tạo ra những chiếc tàu biển hiện đại có trọng tải lớn và tốc độ nhanh như những chiếc tàu biển đang sử dụng để chuyên chở hàng hoá trong buôn bán quốc tế như ngày nay, thì những ưu thế của đại dương cũng đã được con người tận dụng để thực hiện việc chuyên chở hàng hoá và hành khách giữa các quốc gia trên thế giới với nhau bằng các phương tiện vận tải thô sơ như: tàu thuyền buồm, tàu biển nhỏ chạy bằng động cơ hơi nước.
Về đặc điểm kinh tế kỹ thuật, phương thức vận tải đường biển có những ưu thế nổi bật sau:
- Nổi bật nhất là cước phí vận chuyển đường biển thấp hơn rất nhiều so với các phương thức vận chuyển Đây là đặc điểm mà khiến cho phương thức vận tải bằng đường biển được chú trọng nhất trong buôn bán giữa các quốc gia và trở thành chủ đạo trong buôn bán quốc tế.
- Vận chuyển bằng đường biển có thể vận chuyển một lượng hàng lớn, khổng lồ mà các phương tiện vận chuyển khác không thể nào vận chuyển được như vậy.
- Đồng thời việc tổ chức chuyên chở không bị hạn chế, có thể chuyên chở nhiều lần, nhiều chuyến trong cùng một lúc cho cả lượt đi lẫn lượt về.
- Thích hợp vận chuyển hầu hết các loại hàng hoá trong thương mại quốc tế, đặc biệt thích hợp và có hiệu quả là các loại hàng rời có giá trị thấp.
- Với phương thức vận tải bằng container ngày càng trở nên thuận lợi, an toàn, nhanh gọn.
Mặt trái của vận chuyển đường biển bao gồm:
- Tốc độ tàu rất chậm, chậm hơn rất nhiều so với các phương tiện vận tải khác Vì vậy, trong nhiều trường hợp vận tải biển không đáp ứng được khi hàng hoá có nhu cầu vận chuyển nhanh.
- Nó phụ thuộc nhiều vào điều kiện khí hậu, thời tiết, các loại tàu biển thường gặp rất nhiều rủi ro như: mắc cạn, đắm, cháy, mất tích…
Do vậy trong thương mại quốc tế, để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, song song với việc thuê tàu vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu là mua bảo hiểm cho lô hàng.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
1.6.1 Các chứng từ trong quá trình giao nhận hàng bằng đường biển
Trong quá trình giao nhận hàng xuất khẩu cần những chứng từ sau:
- Bảng kê khai hàng hóa xuất khẩu (Cargo list): là chứng từ do chủ hàng gửi cho người giao nhận hoặc các hãng tàu để làm cơ sở cho việc lập vận đơn và Manifest, Cargo List cũng là cơ sở cho việc xếp hàng vào container.
Giấy lưu cước tàu (Booking Note) là biên bản ghi lại thỏa thuận giữa chủ hàng và đại lý hãng tàu về điều kiện giao nhận hàng, đồng thời đóng vai trò như hợp đồng vận chuyển xác nhận trách nhiệm và quyền lợi của hai bên, bao gồm mức cước vận chuyển cho lô hàng cụ thể.
- Phiếu đóng gói (Packing list): là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng.
- Bảng lược khai hàng hóa (Manifest): là bản lược kê các loại hàng xếp trên tàu để vận chuyển đến các cảng khác nhau do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên.
- Lệnh cấp container rỗng: là chứng từ hãng tàu cấp cho người gửi hàng dựa trên cơ sở Booking note Theo lệnh này hãng tàu sẽ cung cấp container rỗng cho chủ hàng để đóng hàng.
- Vận đơn dường biển (Bill of lading): là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp.
1.6.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu
1.6.2.1 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, lưu bãi của cảng
Quá trình giao hàng xuất khẩu bao gồm hai bước chính: Bước 1: Chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) vận chuyển hàng đến cảng Bước 2: Cảng thực hiện công tác giao hàng cho tàu.
Bước 1: Giao hàng XK cho cảng
- Giao danh mục hàng hoá XK (Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng.
- Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng.
- Giao hàng vào kho, bãi của cảng.
Bước 2: Giao hàng XK cho tàu
- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu.
+ Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan.
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận thông báo sẵn sàng (NOR) của tàu.
Cảng sẽ được giao danh mục hàng hóa xuất khẩu để sắp xếp phương tiện xếp dỡ Dựa trên danh sách hàng hóa này (Cargo List), thuyền phó phụ trách hàng hóa sẽ lập sơ đồ xếp hàng (Cargo plan, Stowage plan) trên tàu.
+ Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng.
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu.
+ Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải (nếu cần).
+ Tiến hành giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm.Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Phiếu kiểm đếm (Tally report), cuối ngày phải ghi vào bản báo cáo hàng ngày (Dailly Report), và khi cấp xong một tàu, vào báo cáo sau cùng (Final
Report) Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet).
Khi tiếp nhận lô hàng hoặc toàn bộ hàng hóa lên tàu, cảng phải thu thập biên lai của thuyền phó để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng hóa đã xếp ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và cùng tàu ký xác nhận Quá trình này tạo cơ sở để lập B/L.
- Lập bộ chứng từ thanh toán.
Cán bộ giao nhận có trách nhiệm lập hoặc thu thập các chứng từ cần thiết dựa trên hợp đồng mua bán và L/C Bộ chứng từ này bao gồm các chứng từ thanh toán được sử dụng để trình bày cho ngân hàng nhằm mục đích thanh toán tiền hàng.
+ Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L, hối phiếu, hoá đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng.
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá.
- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho.
- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ (nếu có).
1.6.2.2 Đối với hàng xuất khẩu không lưu kho lưu bãi tại cảng Ðây là hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác có thể giao trực tiếp cho tàu Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng, đưa hàng đến cảng: do các chủ hàng cho tiến hành làm các thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu.Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng về mảng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ.Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch… Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng Tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng lên tàu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện) Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tàu (là cơ sở để cấp vận đơn), biên lai phải sạch Người chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng ký, đóng dấu Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần) Tính toán thưởng phạt xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có).
1.6.2.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container
Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL): Full container load
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào phiếu lưu khoang tàu (Booking Note) và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với danh mục hàng XK (Cargo List).
- Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn và giao phiếu đóng gói (Packing List) và seal (dấu niêm phong).
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình.
- Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container.
- Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container Chủ hàng điều chỉnh lại Packing List và Cargo List (nếu cần).
- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container
(CY:Container Yard) quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate's Receipt.
- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate's Receipt để đổi lấy vận đơn.
Nếu gởi hàng lẻ (LCL/LCL): Less than container load
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI H&T QUỐC TẾ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
Giới thiệu công ty TNHH H&T Quốc Tế
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Sau khi Chính phủ thực hiện chính sách mở cửa nền kinh tế, các thành phần kinh tế trong cả nước đều chuyển sang cơ chế thị trường Sự giao thương giữa các nước ngày càng phát triển dẫn đến sự đòi hỏi của thị trường về dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu cũng như nhu cầu chuyên chở hàng hoá cũng tăng theo Nắm bắt được nhu cầu đó, năm 2011 Công Ty TNHH H&T Quốc Tế được thành lập Công Ty TNHH H&T Quốc Tế được thành lập theo giấy phép kinh doanh số
0310860118 do Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư cấp vào ngày 18/5/2011 Tên giao dịch tiếng việt: Công ty TNHH H&T Quốc Tế
Tên giao dịch quốc tế: H&T INTERNATIONAL CO., LTD
Trụ sở chính: 319 Nguyễn Thị Nhỏ, Phường 16, Quận 11, TP.HCM Điện thoại: 848 39602599 Fax: 848 39602598
Trong suốt 4 năm hoạt động, công ty đã đạt được những bước phát triển vượt bậc, mở rộng nhiều lĩnh vực hoạt động, đa dạng hóa dịch vụ và hoàn thiện hệ thống tổ chức hành chính Nhờ đó, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng ổn định và tăng trưởng mạnh mẽ qua từng năm Uy tín của công ty trên thị trường không ngừng được nâng cao, thị phần mở rộng và hiệu quả kinh doanh liên tục đạt mức tăng trưởng ấn tượng.
Hiện nay Công Ty H&T Quốc Tế có hệ thống kho bãi đặt tại quận 7 và phương tiện vận tải tiên tiến khá đầy đủ: 24 chiếc xe tải nhỏ, 7 đầu kéo container 20’, 24 đầu kéo container 40’.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
2.1.2.1 Chức năng Để có thể thực hiện được những chức năng trên, một số nhiệm vụ được Giám đốcCông ty TNHH H&T Quốc Tế đặt ra như sau:
Tiến hành và nhận ủy thác dịch vụ kho vận, giao nhận, vận chuyển hàng hóa, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải (tàu biển, máy bay, xà lan…) và các dịch vụ khác có liên quan như gom hàng, làm thủ tục Hải Quan, mua bảo hiểm hàng hóa…
Tư vấn về các vấn đề giao nhận, vận tải và các vấn đề khác có liên quan.
Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp.
Làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài và trong nước.
Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thuê tàu…
2.1.2.2 Nhiệm vụ Để có thể thực hiện được những chức năng trên, một số nhiệm vụ được Giám đốc Công ty TNHH H&T Quốc Tế đặt ra như sau:
Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh dịch vụ và các kế hoạch khác có liên quan trong ngắn và dài hạn.
Tự tạo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo tự trang bị, đổi mới và nâng cấp mở rộng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Quản lý và sử dụng nguồn vốn hợp lý cho nhiệm vụ kinh doanh được thực hiện một cách liên tục và có hiệu quả nhất.
Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế - tài chính, quản lý XNK và giao dịch đối ngoại, thực hiện nghiêm chỉnh cam kết trong hợp đồng mà công ty đã ký kết.
Thực hiện các chính sách về cán bộ, chính sách về lao động và tiền lương.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức hành chính và lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty
2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
P HÀNH CHÍNH P KINH DOANH P KẾ TOÁN TÀI
TỔ NGHIỆP TỔ ĐẠI LÝ TỔ SALES - TỔ KINH
VỤ XNK & HÀNG AIR & MARKETING DOANH KHO
GIAO NHẬN SEA BÃI & VẬN TẢI
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức hành chính của công ty H&T Quốc Tế
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc: hoạch định các chiến lược ngắn, trung và dài hạn, ra các quyết định và giao công việc cho cấp dưới và chịu trách nhiệm trước ban quản trị.
Phòng hành chính- nhân sự: phụ trách quản lý về nhân sự, tổ chức tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, đề ra nội quy công ty và giám sát việc thực hiện những nội quy này của nhân viên.
Phòng kế toán: phụ trách việc thu chi, thực hiện hoạch toán, tổng hợp và báo cáo tài chính với ban giám đốc.
Phòng Kinh Doanh XNK: chịu trách nhiệm quản lý HĐKD của công ty, quản lý các tổ nghiệp vụ tương ứng với các lĩnh vực hoạt động của công ty.
Tổ nghiệp vụ XNK và giao nhận hàng hóa: là bộ phận quan trọng của công ty, phụ trách thực hiện các công việc giao nhận hàng hóa như: các thủ tục khai báo Hải quan, kiểm hóa, đưa hàng về kho cho khách hàng…
Tổ Sales – Marketing: phụ trách khâu tìm kiếm khách hàng, chào bán giá cước vận tải đường biển, đường hàng không, cũng như các dịch vụ Logistics của công ty.
Tổ đại lý hàng Air & Sea: theo dõi lịch tàu, chuyến bay và thông báo cho khách hàng khi cần, chịu trách nhiệm liên hệ với hãng tàu và hãng hàng không trong và ngoài nước để tiến hành việc book tàu, book chuyến bay, ký và phát hành House
Bill, House Air, Way Bill cho khách hàng cho hàng xuất, nhận giấy thông báo hàng đến từ hãng vận tải chính, ký và phát hành D/O, AWB gốc đối với hàng nhập.
Tổ kho bãi và vận tải hàng hóa: chịu trách nhiệm quản lý bảo quản hàng hóa trong kho, quản lý đội xe container, hệ thống kho riêng của công ty và tổ chức việc chở hàng cho công ty.
2.1.3.3 Cơ cấu nhân sự của công ty
Công ty có khoảng 40 nhân viên không kể đội xe vận chuyển, độ tuổi từ 22 đến
42 Đây là những người đã gắn bó lâu dài với công ty từ những ngày đầu mới thành lập Công ty có một bộ phận trẻ năng động, sáng tạo trong công việc thúc đẩy phát triển doanh nghiệp Toàn bộ nhân viên trong công ty đều là những người có trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp Với chính sách tuyển dụng chặt chẽ, đào tạo chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên công ty đều là những người có năng lực nghiệp vụ, chuyên môn giỏi phù hợp với các vị trí ứng tuyển Điều này góp phần làm nên thành công của công ty như ngày nay.
Bảng 2.1: Cơ cấu trình độ nhân sự của công ty TNHH H&T Quốc Tế ĐVT: người, %
Số Tỷ Số Tỷ Số Tỷ
Phân loại lượng trọng lượng trọng lượng trọng
Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty H&T Quốc Tế
2.2.1 Giá trị giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Từ lúc thành lập đến nay, cùng với nỗ lực của công ty cũng như các chính sách có lợi mà nhà nước ban hành, công ty ngày càng phát triển, song song với sự phát triển đó là sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động giao nhận bằng đường biển Mặc dù gặp không ít khó khăn nhưng công ty cũng đã vựơt qua và đạt được nhiều thành tựu, góp một phần cho sự phát triển đất nước.
Bảng 2.3: Giá trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển của công ty Đơn vị tính: Triệu đồng, %
2011 2012 2013 Tuyệt Tương Tuyệt Tương đối đối đối đối
(Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất - Nhập Khẩu)
Qua bảng số liệu về giá trị giao nhận từ năm 2011 - 2013 cho thấy tổng giá trị giao nhận tăng dần qua các năm Năm 2012 tăng so với năm 2011 là 695 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 15,1 % Giá trị giao nhận năm 2013 cũng tăng so với năm
2012 là 2.109 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 39,9% Năm 2011 giá trị giao nhận thấp là do ảnh hưởng từ khủng hoảng kinh tế thế giới và lạm phát nên nhu cầu xuất nhập hàng hóa bị giảm khá mạnh, từ đó ảnh hưởng đến vấn đề vận tải của công ty.
Do vậy, để lôi kéo và giữ chân khách hàng, công ty đã thay đổi chính sách giá rất nhiều để giữ chân khách hàng Năm 2013, hoạt động của công ty đã có phần khởi sắc Nhìn chung, mặc dù sản lượng giao nhận trong vận tải biển chiếm khá cao (hơn 70%) nhưng giá trị giao nhận lại ở mức tương đối vì trong vận tải biển tiền cước và phí giao nhận thường thấp hơn các loại phương thức vận tải khác nhưng khối lượng hàng hóa vận chuyển lại lớn hơn gấp nhiều lần, mặc khác chi phí tăng lên trong khi cước thu lại giảm do cạnh tranh Ngoài ra nước ta chủ yếu xuất khẩu nông sản, thiết bị, máy móc và nguyên vật liệu ra nước ngoài… nên khối lượng hàng hoá là lớn, vì vậy khối lượng hàng hoá do công ty đảm nhận là khá lớn Nhưng hàng xuất khẩu của Việt Nam chủ yếu bán theo giá FOB nên cước vận tải hầu hết đều do khách hàng trả ở bên nước nhập khẩu, do đó công ty chỉ thu được hoa hồng từ việc làm đại lý và các chi phí phát sinh như: chi phí giao dịch, bến bãi
2.2.2 Cơ cấu dịch vụ của công ty
Bảng 2.4: Cơ cấu dịch vụ của công ty 2011 - 2013 ĐVT: triệu VNĐ
Tuyệt Tương Tuyệt Tương đối đối đối đối
XNK và giao nhận 4.588 5.283 7.392 695 15,1 2.109 39,9 Đại lý cước tàu 2.068 3.456 4.578 1.388 67,1 1.122 32,4
(Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất - Nhập Khẩu)
Dịch vụ Xuất nhập khẩu và giao nhận là đóng góp lớn nhất vào doanh thu tổng thể của công ty, với tỉ trọng tăng 15% năm 2012 so với 2011 do nhu cầu xuất nhập khẩu cao, chiến dịch nâng cao chất lượng dịch vụ đã thu hút nhiều khách hàng Năm 2013, tỉ trọng tăng mạnh lên 40% do kinh tế cải thiện và các chiến lược tăng khả năng cạnh tranh, thay đổi phương thức kinh doanh, phát triển dịch vụ trọn gói Kinh doanh kho bãi và vận tải hàng hóa đóng vai trò quan trọng thứ 2, mở rộng hệ thống phục vụ lượng hàng tăng cao, cho thuê kho bãi và phương tiện vận tải Tuy nhiên, năm 2013, tỉ trọng tăng giảm còn 42% do ảnh hưởng của kinh tế thế giới.
Ngược với tình hình của các loại hình dịch vụ trên thì khai thác hàng lại tăng khá chậm 3% vào năm 2012, điều này dễ lý giải vì năm 2012 còn chịu ảnh hưởng nặng nề từ cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2011 và lạm phát, đời sống khó khăn do đó sức mua giảm, hàng hóa ứ đọng, các doanh nghiệp không dám nhập khẩu nhiều loại hàng hóa do đó tỉ trọng tăng chậm Đến 2013 con số này cải thiện rõ rệt, tỉ trọng tăng 10%; gấp gần 3,5 lần, con số tăng do năm 2013 công ty mở rộng hệ thống kinh doanh, thực hiện các chính sách thu hút khách hàng, các gói cước rẻ, dịch vụ chất lượng Điều đó đã thu hút lượng lớn và được sự tin cậy của khách hàng.
Vì là một công ty dịch vụ nên hàng giao nhận của H&T Quốc Tế cũng rất đa dạng về chủng loại Tuy nhiên một số mặt hàng mà công ty thực hiện nghiệp vụ giao nhận chủ yếu đó là: hàng dệt may, nông sản, máy móc thiết bị, linh kiện điện tử… Để biết chi tiết hơn về tình hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty, mặt hàng giao nhận nào là chủ yếu và là thế mạnh của công ty Chúng ta hãy nghiên cứu thông qua các số liệu và biểu đồ thể hiện giá trị giao nhận của từng mặt hàng cụ thể của công ty ở bảng số liệu sau:
Bảng 2.5: Cơ cấu mặt hàng giao nhận đường biển tại công ty H&T Quốc Tế Đơn vị tính: Triệu đồng
Giá Tỷ trọng Giá Tỷ trọng Giá Tỷ trọng
Mặt hàng trị (%) trị (%) trị (%)
(Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất - Nhập Khẩu)
Từ bảng số liệu về các mặt hàng giao nhận, ta thấy giá trị của các mặt hàng giao nhận cao nhất vào năm 2013 tương ứng 5410 triệu đồng và thấp nhất vào năm 2011 tương ứng 3210 triệu đồng Nguyên nhân chủ yếu là do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế năm nên đã ít nhiều ảnh hưởng đến giá trị giao nhận của công ty năm 2011. Tuy nhiên công ty cũng biết tận dụng những thế mạnh của mình, thay đổi phương thức kinh doanh, thực hiện các chính sách thu hút khách hàng cùng với các chính sách có lợi của chính phủ nên đã nhanh chóng phục hồi tốt vào năm 2013.
Nhìn chung hàng dệt may chiếm tỷ trọng khá lớn gần trong tổng cơ cấu mặt hàng giao nhận của công ty, năm 2013 chiếm gần 22%, đây là mặt hàng thế mạnh của công ty Đặc biệt là trong những năm gần đây, hàng dệt may cũng là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của nước ta, không chỉ góp phần mang lại nguồn ngoại tệ cho đất nước mà còn mang lại doanh thu của các công ty vận tải Các mặt hàng nông sản, máy móc thiết bị, linh kiện điện tử, các mặt hàng khác chiếm tỷ trọng tương đối trong tổng cơ cấu mặt hàng giao nhận, những mặt hàng này cũng góp phần mang lại nguồn thu lớn cho công ty Tóm lại về cơ cấu mặt hàng giao nhận của công ty khá ổn định và ngày càng có chiều hướng tăng hơn về giá trị và tỷ trọng.
2.2.4 Thị trường giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Bảng 2.6: Cơ cấu và tỷ trọng DT từ các thị trường xuất khẩu 2011-2013 ĐVT: triệu VNĐ, %
Trị giá Tỉ trọng Trị giá Tỉ trọng Trị giá Tỉ trọng Đài Loan 1.425 30 1.622 26 1.650 26
(Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất - Nhập Khẩu)
Biểu đồ 2.2: Cơ cấu thị trường xuất khẩu 2011-2013
Nhận xét: Theo bảng 2.6 thể hiện thị trường xuất khẩu theo dịch vụ ủy thác của công ty thuộc về các nước nằm trong khu vực Châu Á Trong đó thị trường đem lại nhiều lợi nhuận cho H&T thông qua dịch vụ mà công ty đã cung cấp trong nước là Nhật Bản, Đài Loan và Hàn Quốc với mặt hàng gỗ, linh kiện, hàng thủ công mỹ nghệ, sản phẩm bằng gốm sứ, nông sản Cụ thể, H&T xuất khẩu ủy thác qua thị trường Nhật Bản luôn chiếm tỷ trọng cao: năm 2011 chiếm 18%, năm 2012 chiếm 24% và năm 2013 chiếm 23%, nguyên nhân của sự gia tăng lợi nhuận vào năm
2012 là do năm 2011 Nhật bản chịu ảnh hưởng nặng nề của sóng thần và động đất, nhu cầu thiết yếu cho cuộc sống như lương thực, thực phẩm, may mặc trở nên hết sức cần thiết, tỷ trọng xuất khẩu vào Nhật Bản tăng Ngoài ra, Đài Loan và Việt Nam ngày càng mở rộng mối quan hệ làm ăn hợp tác kinh tế và giao lưu buôn bán, kèm theo đó việc Đài Loan gia nhập WTO đã mở ra cánh cửa xuất nhập khẩu dễ dàng hơn Năm 2011 trị giá chiếm 30% và năm 2013 có giảm nhẹ nhưng vẫn chiếm tỉ trọng cao là 26% Hàn quốc cũng giảm dần mỗi năm 1% Bên cạnh đó các nước Indonexia, Malaixia và các thị trường khác tỷ trọng đóng góp nhỏ hơn, nhưng có sự biến động tăng giảm không đồng đều, mức dao động từ (+4)% đến (-4)% Tỷ trọng doanh thu từ nước Indonexia giảm lý do là ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế khó khăn 2011, chi tiêu người tiêu dùng thu hẹp, tỷ trọng nhập khẩu củaIndonexia giảm đáng kể.
2.2.5 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
2.2.5.1 Quy trình chung giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng
Bước 2: Hỏi giá/ chào giá cho khách
Bước 3: Liên hệ với Hãng tàu để đặt
Bước 4: Chuẩn bị chứng từ và hàng
Bước 5:Thông quan hàng xuất khẩu
Hàng xuất miễn kiểm Hàng xuất kiểm hóa
Mở tờ khai Hải quan Mở tờ khai Hải quan
Trả tờ khai Hải quan Trả tờ khai Hải quan
Thanh lí tờ khai Hải quan Thanh lí tờ khai Hải quan
Vào sổ tàu Vào sổ tàu
Bước 6: Phát hành vận đơn
Bước 7: Thực xuất tờ khai
Bước 8: Gửi chứng từ cho đại lý nước
Bước 9: Lập chứng từ kết toán và lưu
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng
Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh: 20’RF,40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”) Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng…
Cảng đi và cảng đến đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá cước vận chuyển Khoảng cách giữa hai cảng càng gần và thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp, và ngược lại.
Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty xét báo giá cước cho khách hàng đó biết.
Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm lịch trình tàu chạy phù hợp.
Bước 2: Hỏi giá/ chào giá cho khách hàng
Chào giá cho khách hàng: Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH H&T QUỐC TẾ
Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt dộng giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công Ty TNHH H&T
3.2.1 Giải pháp 1: Về cơ cấu dịch vụ giao nhận
Nâng cao chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa cơ cấu dịch vụ.
Một chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng tốt, làm cho khách hàng hài lòng sẽ đem lại sự tin tưởng của khách hàng sự an tâm rằng hàng hóa của mình sẽ đến tay người nhận một cách an toàn, nhanh chóng, từ đó tạo được uy tín và đem lại rất nhiều mặt thuận lợi cho công ty Từ khi bước sang kinh tế thị trường thì sự cạnh tranh trên thị trường rất gay gắt, khách hàng đã bắt đầu lựa chọn đối tác mang lại hiệu quả cho mình Vì vậy, nếu muốn tồn tại và phát triển, phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa cơ cấu dịch vụ để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất Mặc khác công ty cũng mong muốn mang lại dịch vụ tốt nhất để đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
3.2.1.2 Điều kiện thực hiện giải pháp
Là một công ty dịch vụ nên hàng giao nhận của công ty cũng khá đa dạng về chủng loại Trong quá trình kinh doanh, công ty luôn đảm bảo được phương châm “Uy tín, tận tâm, giá cả cạnh tranh” Công ty cũng đã có được một lượng khách hàng quen và làm ăn lâu dài với công ty Công ty luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng và giữ mối quan hệ song phương, thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt được các thông tin phản hồi từ khách hàng nhằm đề ra những chính sách hợp lý hơn Bên cạnh đó, công ty luôn xúc tiến tìm kiếm các khách hàng mới, nâng cao chất lượng quá trình đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng giao nhận vận tải. Trong vấn đề thanh toán công ty luôn được các ngân hàng cũng như các hãng tàu tín nhiệm vì tính chính xác và đúng hạn trong thanh toán Ngoài ra, nhờ đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ trong công tác giao nhận hàng hóa, sự năng nổ, nhiệt tình của tập thể nhân viên đã giúp cho việc giao nhận hàng hóa của công ty diễn ra nhanh chóng Chính những yếu tố trên, sẽ góp phần cho công ty thực hiện một số biện pháp dưới đây để công ty có thể nâng cao chất lượng dịch vụ hơn nữa, giúp giữ lượng khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới:
- Khi nhận được những thông tin các công ty mới thành lập có nhu cầu xuất hàng thì công ty cần có kế hoạch tiếp cận với khách hàng tạo mối quan hệ gây ấn tượng ban đầu, thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài Sau đó đưa chính sách giá cạnh tranh nhưng hợp lý để có thể ký hợp đồng ngay.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viên giao nhận cần phải thực hiện đúng tiến độ cũng như kiểm tra chất lượng hàng hóa phải đảm bảo.
- Mọi khiếu nại, thắc mắc của khách hàng thì đội tư vấn của công ty phải phúc đáp và giải quyết thỏa đáng Thái độ lịch sự, nhã nhặn của nhân viên đối với khách hàng là yều cầu cần thiết phải thực hiện vì khách hàng là thượng đế.
- Có chính sách ưu đãi đối với khách hàng, luôn không ngừng tìm kiếm khách hàng mới, nên tổ chức hội thảo giữa công ty với khách hàng nhằm quảng bá thương hiệu, dịch vụ mới tới khách hàng , lắng nghe ý kiến của khách hàng.
- Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương, giải thích cho khách hàng rõ những vấn đề phát sinh tránh rắc rối về sau.
- Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: Tư vấn, giúp đỡ các khách hàng khi khách hàng gặp khó khăn Tạo quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua việc: thăm hỏi, quan tâm chia sẻ khi khách hàng gặp khó khăn hay có niềm vui Đây chính là cách quảng cáo hiệu quả nhất và tốn ít chi phí vì có thể duy trì khách hàng cũ và có thêm khách hàng mới thông qua các mối quan hệ và phương thức “truyền miệng”.
- Quảng cáo trên mạng Internet: Công ty cần nâng cấp và làm phong phú thêm Website của công ty mình để tạo thu hút khách tham quan và hợp tác Đồng thời thúc đẩy thêm hình thức hợp tác, liên lạc qua mạng vừa hiệu quả lại tiết kiệm được thời gian và công sức Chẳng hạn, tạo tài khoản cho những khách hàng thường xuyên và lớn để đưa các thông tin như: ngày hàng đến, khoản nợ và các yêu cầu của khách hàng để khách hàng và công ty tiện thống kê theo dõi
Bên cạnh đó, cũng cần đẩy mạnh cung cấp các gói dịch vụ cho những khách hàng khó tính sẵn sàng chấp nhận giá cao nhưng hiệu quả Nhân viên công ty cần phải:
- Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải khác nhau Thí dụ kết hợp đường biển - đường hàng không: kiểu này kết hợp được cái” kinh tế” của vận chuyển đường biển với “tốc độ” của hàng không.
- Biết tận dụng tối đa thể tích và trọng tải của phương tiện vận tải bằng nghiệp vụ gom hàng Đồng thời phải có kinh nghiệm trong việc giải quyết vấn đề vướng mắc một cách nhanh nhất, tốt nhất nhằm giảm những chi phí không cần thiết.
- Nghiên cứu, cập nhật, áp dụng ngay các chính sách chuyển đổi của nhà nước, Hải quan trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, kịp thời đáp ứng cho khách hàng mọi thông tin kinh tế.
- Công ty nên xác định rõ thời gian hợp lý để hoàn thành công việc, theo dõi kết quả dịch vụ, đánh giá của khách hàng.
Ứng dụng tối đa các phương tiện công nghệ hiện đại vào quy trình cung cấp dịch vụ sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, đảm bảo tính chuyên nghiệp.
- Chăm chú cho dịch vụ door to door, thuyết phục khách hàng sử dụng các dịch vụ như khai báo thuế, làm thủ tục hải quan, dịch vụ trọn gói door to door… nhằm giúp cho trình độ nghiệp vụ của nhân viên ngày càng nâng cao, tiếp xúc thực tế được nhiều hơn.
